tt - serazu · 2019-01-28 · การจัดเรียงข้อมูล (sorting) 104...
TRANSCRIPT
CONTENTS03 : สราง Tab
le ตารางขอมล55
C H A P T E R
สรางตารางขอมล
(Table)
การท�างานกบฐานขอมลในดานตางๆ หลงจากสรางไฟลฐานขอมลไดแลว ออบเจกตแรกทตองสรางคอ Table
หรอสรางตาราง เพอเกบขอมลขนแรกหรอขอมลดบเบองตน หลงจากนนจงจะน�าขอมลนนไปแสดงผลในออบเจกต
อนๆ ซงจะตองอางองถงขอมลจาก Table นไปใชงาน เชน น�าไปคนหาใน Query สราง Form แสดงผลหรอกรอก
ขอมล หรอน�าไปท�ารายงาน Report เปนตน การสรางตารางในโปรแกรม Access นนจะแตกตางกบการเกบขอมลใน
โปรแกรมอนๆ ทเราเคยใชงานมาบาง เชน ตารางใน Excel หรอ Word ทไมตองเตรยมการอะไรมาก อยากปอนขอมล
แบบไหนอยางไรกปอนไดเลยไมตองวางแผนอะไร แตการสรางตารางใน Access นนจะมความซบซอนอยบางเลกนอย
คอ เราตองก�าหนดโครงสรางของตารางใหเสรจเรยบรอยกอน วาตารางจะมหวขอ (Field) อะไรบาง แตละหวขอนนจะ
เกบขอมลอะไร ขอความ, ตวเลข หรอวนท และตองระบขนาดไปดวยวาจะใชความกวางในการจดเกบในแตละหวขอ
นนเทาไร มการเจาะจงหรอบงคบใหปอนขอมลมย เปนตน สงเหลานคอ การออกแบบตาราง (Design Table) นนเอง
ซงดเหมอนจะยงยาก แตจรงๆ แลวเปนการสรางตารางใหรดกม เหมาะสม เพอการจดเกบขอมลทมประสทธภาพสงสด
นนเอง จะท�าใหการน�าใชงานในอนาคตไดอยางราบรนไมมปญหาทตองตามมาแกไขบอยๆ
CHAPTER 3สรางตารางขอมล (Table) 55 ก�าหนดโครงสรางฐานขอมล 56
ชนดของขอมล(DataType)ในAccess 57
การสรางตาราง(Table) 58
สรางตารางในมมมองDesign 59
การใชงานค�าอธบาย (Caption) 64 สรางตารางในมมมองแผนขอมล(Datasheet) 65
บนทกตาราง (Save) 68 ปดตาราง (Close) 68 แกไขโครงสรางตาราง 69
คณสมบตของฟลด (Field Properties) 70 ตวอยางการก�าหนดคณสมบตฟลดแบบตางๆ 71
Format : คณสมบตของรปแบบขอความ 71 (Text) ก�าหนดคาเรมตน Default Value 72 สรางหนากากปอนขอมล Input Mask 72 จ�าเปน (Require) 73 สรางกฏการตรวจสอบ Validation Rule 73 สรางกฎรบขอมลในมมมองแผนขอมล 74 (Datasheet) สรางดชน Index 76 การกรอกขอมลลงในตาราง 77
เลอกวนทจากปฏทน 77 ใสขอมลแบบ Yes/No 77 ใสขอมลใหกบฟลด OLE 77 ใสขอมลใหกบฟลด Attachment 79 เปดไฟลในฟลด Attachment 80 แกไขไฟลในฟลด OLE Object 81 แกไขรายการไฟลในฟลด Attachment 82 การแกไขโครงสรางของTable 83
แทรกฟลดใหม (Insert Rows) 83 แทรกฟลดในมมมองแผนขอมล (Datasheet) 84 ลบชอฟลด (Delete Row) 85 เปลยนชอฟลด 86 เปลยนชอฟลดและใสค�าอธบายฟลด 86 ยายล�าดบของฟลด 87 เปลยนรปแบบขอมลชนดตวเลข (Format) 87 ใชฟลดLookupดงขอมลจากตารางอน 88
ก�าหนดชดขอมลเอง 90 คณสมบตของแผนขอมล(PropertySheet) 92
04 : ท�างานกบตารางในมมมอง Datasheet 93
C H A P T E R
ท�างานกบตารางมมมอง Datasheetหลงจากทสรางไฟลฐานขอมล และออกแบบโครงสรางตารางไปแลว มมมองการท�างานหลกของฐานขอมลทเรา
ใชงานเยอะทสดคอมมมอง Datasheet (แผนขอมล) เพอใชส�าหรบปอนขอมล ดขอมล หรอแกไขขอมลในฐานขอมล
นนเอง โดยจะแสดงขอมลในลกษณะของตาราง ทประกอบกอบดวยคอลมนหวรายการ หรอชอฟลด (Field) และแถว
ของขอมลหรอ เรคคอรด (Record) คลายๆ กบตารางขอมลทเราเกบใน Word, Excel หรอ PowerPoint โดยจะเรยง
ล�าดบหวรายการจากซายไปขวา และวางแถวขอมลแตละแถวจากบนลงลาง ท�าใหใชงานไดงายและไมซบซอน
หากคณตองการแสดงผลขอมลในรปแบบอนกตองน�าตารางนแสดงในแบบฟอรม หรอรายงานในต�าแหนงทตองการ
ใชงานได
การท�างานในมมมองนนอกจากจะแสดงผลขอมลตามปกตแลว คณสามารถจดรปแบบขอมล เชน แบบอกษร,
สพนเซลล, เสนตาราง และเอฟเฟกตพนเซลลได เพอความสวยงามหรอเพมความชดเจนขอเนอหา ท�าใหเขาถงขอมล
ไดเรวขน ดวยการเรยงล�าดบใหม (Sort) กรอง (Filter) เฉพาะขอมลทตองการโดยใสเงอนไขการกรองได ซงการท�างาน
ตางๆ ในมมมองแผนขอมลม ดงน CHAPTER 4ท�างานกบตารางมมมอง Datasheet 93 พนทการท�างานในมมมองแผนขอมล 94
สวนประกอบและเครองมอจดรปแบบตาราง 94 ในแผนขอมล แถบเลอนเรคคอรด (Record Navigation) 94 การจดการกบเรคคอรดขอมล 95
เพมเรคคอรดใหม (New Record) 95 ลบเรคคอรดทง (Delete Record) 95 จดรปแบบสพนเซลล 96 เลอกเอฟเฟกตพนเซลลในแผนขอมล 97 จดแสดงเสนตาราง 97 จดรปแบบขอความ 98 ปรบแตงความกวางคอลมนและความสง 99 ของแถว การยายคอลมนฟลด (Move Field) 100 เพมคอลมนใหม (Insert Field) 100 ซอน/แสดงคอลมนฟลด (Hide Fields) 101 ยกเลกการซอนคอลมนฟลด 101 (Unhide Fields) ตรงคอลมนฟลด (Freeze) 102 แสดงแถวผลรวม (Totals) 103 การจดเรยงขอมล(Sorting) 104
การกรองขอมล(Filter) 105
คลกเลอกกรองจากรายการขอมลทม 105 กรองจากขอมลตวอยางทเลอก (Selection) 106 ตวเลอกการกรองขอความ (Text Filters) 107 การกรองขอมลชนดตวเลข (Number) 108 ยกเลกการกรองขอมล 108 กรองขอมลตามฟอรมตวเลอก 109 (Filter By Form) กรองขอมลแบบตวเลข (Number) 110 คนหาขอมลในตาราง(Find) 111
คนหาและแทนทขอมล(Find&Replace) 112
การพมพขอมลในDatasheet 113
CONTENTSC H A P T E R
รจกกบฐานข
อมล
(Database)
เมอพดถงการจดเกบขอมล โปรแกรมทเราจะนกถงในอนดบตนๆ คอ Excel หรอ Word ดวยความทคนเคย และ
ใชงานงายคลองมอ ไมมกฎเกณฑในการจดเกบอะไรมากนก อยากใสอยากเกบอะไรแคเปดโปรแกรมขนมากใสขอมลได
ทนท แตส�าหรบหนวยงาน หางราน บรษทตางๆ ทมขอมลทส�าคญตองการจดเกบอยางเปนระบบ สามารถคนหา
แกไข ปรบปรง และน�าขอมลมาใชไดอยางรวดเรวแมนย�าละก ตองมองหาโปรแกรมจดการฐานขอมล (Database
Management System : DMBS) ดๆ เพอท�าใหบรหารจดการขอมลไดอยางมประสทธภาพ ซงโปรแกรม Access ถอวา
เปนโปรแกรมทมความสามารถในการจดการกบฐานขอมลไดด มประสทธภาพ จงไดรบความนยมตงแตอดตจนถงปจจบน
โดยในเวอรชน 2013 น จะจดการกบขอมลไดหลายรปแบบ ใชงานงายเหมอนการใช Excel หรอ Word ไอคอน
ค�าสง เมน และบางค�าสงเราจะดคนเคยเพราะเคยใชมาแลวในโปรแกรมชด Microsoft Office ตวอนๆ แตความสามารถ
ทโดดเดนของ Access คอ การจดการกบฐานขอมล ตงแตขอมลขนาดเลกไปจนถงฐานขอมลขนาดใหญ ทใชงานรวม
กนหลายๆ คน รวมทงสรางการเชอมโยงขอมลทสมพนธ (Relationship) ไดหลายๆ ตาราง (Table) เพอน�ามาใชงาน
รวมกน และการน�าขอมลทจดเกบไปแลวมาใชงานตอเนอง ทงการคนหาขอมลไดแบบรวดเรวและตรงเปาหมายดวย
Query น�าผลลพธไปแสดงผลในแบบฟอรม (Form) สรางรายงาน (Report) และยงเพมความสามารถในการจดการ
ฐานขอมลขนสง ดวยการสรางชดค�าสง Macro, เขยนโคด (VBA) หรอเขยนโปรแกรมควบคมระบบไดท�าให Access
มประสทธภาพในการท�างานสงมากยงขน ในหนงสอเลมนจะแนะน�าการสรางฐานขอมลพนฐาน และการจดการกบ
ออบเจกตฐานขอมลทคณสามารถน�าไปใชงานในระบบเลกๆ ได หากตองการน�าไปใชงานในระบบใหญกศกษาเรยนร
เพมเตมได
C H A P T E R
สรางไฟลฐานขอมล(Database File)การท�างานกบโปรแกรม Access เรมตนเราจะสรางไฟลฐานขอมล หรอ Database File กอน ซงจะเปนไฟล
หลกในการจดเกบขอมลของ Access โดยทไฟลฐานขอมลนจะมออบเจกตฐานขอมลอกหลายอยาง เพอจดเกบขอมล
และน�าขอมลเหลานนมาใชงาน ใน 1 ไฟล กคอ 1 ระบบฐานขอมล ซงจะเกบขอมลทเกยวของและสมพนธกน เชน
ระบบคลงสนคา กจะจดเกบขอมลเกยงของกบการบรหาร
จดการสนคาเปนหลก ไมใชเอาขอมลอนๆ ทไมเกยวของมา
เกบปนกน ซงอาจจะท�าใหสบสนเวลาเปดขนมาใชงาน เมอสรางไฟลฐานขอมลไดแลว จากนนกจะสราง
ออบเจกตฐานขอมลอนๆ เขามาเกบ มตาราง ควร ฟอรม
และรายงานเพอใชงานฐานขอมลได
CHAPTER 1รจกกบฐานขอมล (Database) 1 รจกกบฐานขอมล(Database) 2
ฐานขอมลในระบบของAccess2013 3
ตาราง (Table) 4 รายงาน (Report) 4 ฟอรม (Form) 4 ควร (Query) 5 มาโคร (Macro) 5 โมดล (Module) 5 ขอดของการจดเกบฐานขอมล 6
หลกการออกแบบฐานขอมล 7
การท�านอรมลไลเซชน(Normalization) 8
ขอดของการ Normalization 8 รปแบบการท�า Normalization 8 ตารางฐานขอมลในAccess 9
หนาตางโปรแกรมAccess2013 10
เปดแบบออฟไลน (ไมไดเชอมตออนเทอรเนต) 10 เปดแบบออนไลน (เชอมตออนเทอรเนต) 11 ตวอยางการเลอกสรางฐานขอมล 12 จากเทมเพลตออนไลน ประเภทฐานขอมลในAccess2013 13
พนทการท�างานหลกในหนาตางฐานขอมล 14
RibbonหลกของAccess 15
การตรวจสอบขอมลของบญชผใชและโปรแกรม 16
ออกจากบญชผใช (Sign out) 16 เลอกสและภาพพนหลงโปรแกรม 17
เพมการเชอมตอเขาบรการOneDrive 18
สมครชอบญชอเมลใหม 19 เปลยนชอบญช(Account)ส�าหรบใชงาน 20
CHAPTER 2 สรางไฟลฐานขอมล (Database File) 26 สรางไฟลฐานขอมลใหมแบบวางๆ 22
สรางฐานขอมลจากเทมเพลตตวอยาง 24
สรางฐานขอมลจากเทมเพลตออนไลน 26
บนทกฐานขอมลไวบนOneDrive 29
เปดไฟลฐานขอมล(Open) 30
เปดไฟลทเรยกใชงานบอยๆ (Recent) 30 เปดไฟลจากโฟลเดอรตางๆ ในเครองฯ 30 การเปดฐานขอมลจากOneDrive 32
เปดไฟลฐานขอมลทมโคดVBA 33
เปดไฟลฐานขอมลเวอรชนเกา 34
บนทกไฟลฐานขอมลไปใชในรปแบบตางๆ 35
การเปดออบเจกตในฐานขอมล 36
การปดไฟลฐานขอมล 38
การใชงานNavigationPane 39
ซอนกลมออบเจกต 39 ปด/เปดหนาตางน�าทางออบเจกต 40 เลอกการจดกลมและแสดงออบเจกต 40 เปลยนชอออบเจกต (Rename) 41 ลบออบเจกต (Delete) 41 คดลอกออบเจกต (Copy) 41 การใชงานเมนFile(แฟม) 42
ปรบแตงตวเลอกการท�างานของAccess 43
แทบ General (ทวไป) 43 แทบ Current Database (ฐานขอมลปจจบน) 44 แทบ Datasheet (แผนขอมล) 45 แทบ Objects Designer (ตวออกแบบวตถ) 45 ปรบแตงแทบRibbon 46
สรางแทบ Ribbon ใหม 46 การใชงานQuickAccessToolbar 48
เพมค�าสงใน Quick Access จากลสต 48 เพมค�าสงใน Quick Access 48 เลอกจากค�าสงทงหมด การใชงานAccessภาษาไทย 49
เปลยนเมนภาษาไทย 49 หนาจอและพนทการท�างาน Access 50 ภาษาไทย รบบอน (Ribbon) ภาษาไทย 53 ตวเลอก Access (Options) ภาษาไทย 54 บญชผใช (Account) ภาษาไทย 54
CONTENTS03 : สราง Tab
le ตารางขอมล55
C H A P T E R
สรางตารางขอมล
(Table)
การท�างานกบฐานขอมลในดานตางๆ หลงจากสรางไฟลฐานขอมลไดแลว ออบเจกตแรกทตองสรางคอ Table
หรอสรางตาราง เพอเกบขอมลขนแรกหรอขอมลดบเบองตน หลงจากนนจงจะน�าขอมลนนไปแสดงผลในออบเจกต
อนๆ ซงจะตองอางองถงขอมลจาก Table นไปใชงาน เชน น�าไปคนหาใน Query สราง Form แสดงผลหรอกรอก
ขอมล หรอน�าไปท�ารายงาน Report เปนตน การสรางตารางในโปรแกรม Access นนจะแตกตางกบการเกบขอมลใน
โปรแกรมอนๆ ทเราเคยใชงานมาบาง เชน ตารางใน Excel หรอ Word ทไมตองเตรยมการอะไรมาก อยากปอนขอมล
แบบไหนอยางไรกปอนไดเลยไมตองวางแผนอะไร แตการสรางตารางใน Access นนจะมความซบซอนอยบางเลกนอย
คอ เราตองก�าหนดโครงสรางของตารางใหเสรจเรยบรอยกอน วาตารางจะมหวขอ (Field) อะไรบาง แตละหวขอนนจะ
เกบขอมลอะไร ขอความ, ตวเลข หรอวนท และตองระบขนาดไปดวยวาจะใชความกวางในการจดเกบในแตละหวขอ
นนเทาไร มการเจาะจงหรอบงคบใหปอนขอมลมย เปนตน สงเหลานคอ การออกแบบตาราง (Design Table) นนเอง
ซงดเหมอนจะยงยาก แตจรงๆ แลวเปนการสรางตารางใหรดกม เหมาะสม เพอการจดเกบขอมลทมประสทธภาพสงสด
นนเอง จะท�าใหการน�าใชงานในอนาคตไดอยางราบรนไมมปญหาทตองตามมาแกไขบอยๆ
CHAPTER 3สรางตารางขอมล (Table) 55 ก�าหนดโครงสรางฐานขอมล 56
ชนดของขอมล(DataType)ในAccess 57
การสรางตาราง(Table) 58
สรางตารางในมมมองDesign 59
การใชงานค�าอธบาย (Caption) 64 สรางตารางในมมมองแผนขอมล(Datasheet) 65
บนทกตาราง (Save) 68 ปดตาราง (Close) 68 แกไขโครงสรางตาราง 69
คณสมบตของฟลด (Field Properties) 70 ตวอยางการก�าหนดคณสมบตฟลดแบบตางๆ 71
Format : คณสมบตของรปแบบขอความ 71 (Text) ก�าหนดคาเรมตน Default Value 72 สรางหนากากปอนขอมล Input Mask 72 จ�าเปน (Require) 73 สรางกฏการตรวจสอบ Validation Rule 73 สรางกฎรบขอมลในมมมองแผนขอมล 74 (Datasheet) สรางดชน Index 76 การกรอกขอมลลงในตาราง 77
เลอกวนทจากปฏทน 77 ใสขอมลแบบ Yes/No 77 ใสขอมลใหกบฟลด OLE 77 ใสขอมลใหกบฟลด Attachment 79 เปดไฟลในฟลด Attachment 80 แกไขไฟลในฟลด OLE Object 81 แกไขรายการไฟลในฟลด Attachment 82 การแกไขโครงสรางของTable 83
แทรกฟลดใหม (Insert Rows) 83 แทรกฟลดในมมมองแผนขอมล (Datasheet) 84 ลบชอฟลด (Delete Row) 85 เปลยนชอฟลด 86 เปลยนชอฟลดและใสค�าอธบายฟลด 86 ยายล�าดบของฟลด 87 เปลยนรปแบบขอมลชนดตวเลข (Format) 87 ใชฟลดLookupดงขอมลจากตารางอน 88
ก�าหนดชดขอมลเอง 90 คณสมบตของแผนขอมล(PropertySheet) 92
04 : ท�างานกบตารางในมมมอง Datasheet 93
C H A P T E R
ท�างานกบตารางมมมอง Datasheetหลงจากทสรางไฟลฐานขอมล และออกแบบโครงสรางตารางไปแลว มมมองการท�างานหลกของฐานขอมลทเรา
ใชงานเยอะทสดคอมมมอง Datasheet (แผนขอมล) เพอใชส�าหรบปอนขอมล ดขอมล หรอแกไขขอมลในฐานขอมล
นนเอง โดยจะแสดงขอมลในลกษณะของตาราง ทประกอบกอบดวยคอลมนหวรายการ หรอชอฟลด (Field) และแถว
ของขอมลหรอ เรคคอรด (Record) คลายๆ กบตารางขอมลทเราเกบใน Word, Excel หรอ PowerPoint โดยจะเรยง
ล�าดบหวรายการจากซายไปขวา และวางแถวขอมลแตละแถวจากบนลงลาง ท�าใหใชงานไดงายและไมซบซอน
หากคณตองการแสดงผลขอมลในรปแบบอนกตองน�าตารางนแสดงในแบบฟอรม หรอรายงานในต�าแหนงทตองการ
ใชงานได
การท�างานในมมมองนนอกจากจะแสดงผลขอมลตามปกตแลว คณสามารถจดรปแบบขอมล เชน แบบอกษร,
สพนเซลล, เสนตาราง และเอฟเฟกตพนเซลลได เพอความสวยงามหรอเพมความชดเจนขอเนอหา ท�าใหเขาถงขอมล
ไดเรวขน ดวยการเรยงล�าดบใหม (Sort) กรอง (Filter) เฉพาะขอมลทตองการโดยใสเงอนไขการกรองได ซงการท�างาน
ตางๆ ในมมมองแผนขอมลม ดงน CHAPTER 4ท�างานกบตารางมมมอง Datasheet 93 พนทการท�างานในมมมองแผนขอมล 94
สวนประกอบและเครองมอจดรปแบบตาราง 94 ในแผนขอมล แถบเลอนเรคคอรด (Record Navigation) 94 การจดการกบเรคคอรดขอมล 95
เพมเรคคอรดใหม (New Record) 95 ลบเรคคอรดทง (Delete Record) 95 จดรปแบบสพนเซลล 96 เลอกเอฟเฟกตพนเซลลในแผนขอมล 97 จดแสดงเสนตาราง 97 จดรปแบบขอความ 98 ปรบแตงความกวางคอลมนและความสง 99 ของแถว การยายคอลมนฟลด (Move Field) 100 เพมคอลมนใหม (Insert Field) 100 ซอน/แสดงคอลมนฟลด (Hide Fields) 101 ยกเลกการซอนคอลมนฟลด 101 (Unhide Fields) ตรงคอลมนฟลด (Freeze) 102 แสดงแถวผลรวม (Totals) 103 การจดเรยงขอมล(Sorting) 104
การกรองขอมล(Filter) 105
คลกเลอกกรองจากรายการขอมลทม 105 กรองจากขอมลตวอยางทเลอก (Selection) 106 ตวเลอกการกรองขอความ (Text Filters) 107 การกรองขอมลชนดตวเลข (Number) 108 ยกเลกการกรองขอมล 108 กรองขอมลตามฟอรมตวเลอก 109 (Filter By Form) กรองขอมลแบบตวเลข (Number) 110 คนหาขอมลในตาราง(Find) 111
คนหาและแทนทขอมล(Find&Replace) 112
การพมพขอมลในDatasheet 113
CONTENTS07 : สราง Form ปอน/แสดงขอมล 163
C H A P T E R
สราง Form
ปอน/แสดงขอมล
การท�างานกบออบเจกตฐานขอมลบน Table และ Query โดยปกตจะแสดงผลในมมมองแบบตารางแผน
ขอมลหรอ Datasheet เสมอ โดยจะแสดงขอมลทงหมดทกๆ เรคคอรด หรอเรคคอรดทตรงกบเงอนไขใน Query
แตบางครงคณอาจตองการดขอมลแคเพยงเรคคอรดเดยว เพอแกไขหรอดขอมล
เฉพาะเรคคอรดนนได ดวยการน�าเอาตารางมาแสดงในออบเจกต Form
โดยจะเลอกออกแบบฟอรมไดตามตองการ ซงสามารถออกแบบ จดวางฟลด
และตกแตงฟอรมไดอยางสวยงาม จะเลอกใหแสดงทละหนงเรคคอรดหรอ
ทงหมด หรอแสดงเรคคอรดทก�าหนดความ
สมพนธกนไวของ 2 ตารางมาวางรวมกน
แยกเปนซาย-ขวา หรอบน-ลางได ท�าให
ดขอมลทเกยวของได เชนถาตองการเพม
เรคคอรดใหมกใหแสดงแบบฟอรมกรอก
เรคคอรดใหมเทานน ไมตองเอาเรคคอรด
ขอมลเกาขนมาแสดง ซงในบทนเราจะมาด
วธการสรางฟอรมแบบตางๆ ขนมาใชงาน
ทงทสรางอตโนมตและสรางดวยตนเอง
08 : ออกแบบ Form ขนสง 199
C H A P T E R
ออกแบบ Form ขนสง
จากบททผานมาไดสราง Form แบบตางๆ ส�าหรบแสดงขอมลพนฐานทวๆ ไป แตการท�างานของฟอรมยงมอก
มากทเราสามารถน�ามาใชงานเพมเตมได เพอใหการน�าฟอรมมาใชไดอยางมสทธภาพมากทสด ซงในบทนจะเปนการ
สรางฟอรมในแบบตางๆ นอกจากนคณสามารถออกแบบฟอรมเพอใชในการปอนขอมล ดวยการน�าเอา Control
(คอนโทรล) มาวางเพอแสดงหรอดงขอมลจากตาราง หรอน�ามาตกแตงฟอรมใหเหมาะสมกบการรบขอมล และสราง
Navigation Form เพอรวบรวมฟอรมทเกยวของมาแสดงอยในฟอรมเดยวแลวคลกเลอกดวยแทบ ท�าใหคณสามารถ
สลบการท�างานระหวางฟอรมตางๆ ทเนอหาเกยวของสมพนธกน
ไดในหนาจอเดยว
CHAPTER 7สราง Form ปอน/แสดงขอมล 163 การท�างานของForm 164
มมมองแบบตางๆของForm 165
สรางFormแบบเรคคอรดเดยว 166
สรางFormแบบMultipleItems 167
สรางFormแบบDatasheet(แผนขอมล) 168
สรางFormแบบSplit(ฟอรมแยก) 169
สรางFormดวยWizard 170
สรางFormดวยตวเองในมมมองDesign 172
แสดงสวนประกอบของ Form เพมเตม 172 ปรบขนาดพนทแตละสวนในฟอรม 173 การเลอกและปรบแตงพนทหลกเบองตน 174 เครองมอออกแบบและตกแตงฟอรม 175 การวางฟลดลงในForm 176
การจดการฟลดหรอคอนโทรลบนฟอรม 177
การเลอกฟลด 177 เลอกทเดยวหลายๆ ฟลด 177 การยายต�าแหนงฟลด 178 ปรบความกวางและความสงของคอนโทรล 179 เลอกและปรบแตงคอนโทรล 179 ในมมมอง Layout การตกแตงFormและขอมล 180
จดรปแบบขอความ 180 ก�าหนดเอฟเฟกตพนคอนโทรล 181 แทรกรปภาพ Logo 182 การใสรปภาพบนฟอรม 183 น�าภาพมาตกแตงพนหลงฟอรมทงหมด 184 ใสภาพพนหลงและปรบขนาดภาพ 185 ยกเลกภาพพนหลง 186 แทรกรปภาพทวไปและปรบขนาดภาพ 187 เพมขอความลงในฟอรม 188 จดรปแบบฟอรมดวย Theme 189 เลอกรปแบบขอความในฟอรมดวย 189 Theme-Fonts เลอกรปแบบสในฟอรมดวย Theme-Colors 190 ตรวจสอบฟอรมในมมมองForm 190
ซอนแทบรบบอนขณะดฟอรม 191 บนทกฟอรม(Save) 192
ปดฟอรม (Close) 192 สรางฟอรมยอยลงในฟอรมหลก(SubForm) 193
ตวอยางฟอรมหลกและฟอรมยอย 195 ยกเลกฟอรมยอย 197 น�าควรพารามเตอรมาสรางฟอรม 198
CHAPTER 8ออกแบบ Form ขนสง 199 สรางFormในมมมองLayout 200
การเลอกและจดรปแบบอนๆ 201 การรวมเซลลในตาราง 202 ยกเลกตาราง Layout ออก 203 การสรางคอนโทรล(Control) 204
การสรางปมButton 205 ค�าสงในกลมตางๆ 207 ตวอยางการสรางปมท�างานกบฟอรม 208 ตรวจสอบคณสมบตของปมกด (Button) 208 สรางTabControlแทบใสฟลดขอมล 209
เพมแทบใหม (Insert Page) 211 ลบหนาแทบทง 212 สรางComboBoxกลองขอความตวเลอก 213
สรางคอนโทรลWebBrowser 215
วาดเสนตรงและกรอบสเหลยม 216
สรางNavigationForm 217
ก�าหนดคณสมบตพนฐานของฟอรมหลก 220 ตวอยางการสราง Navigation Form 221 แบบ 2 แนว สรางฟอรมกรอกขอมลใหม 222
สรางปม Combo Box เลอกขอมลมาใส 223 ทดสอบการท�างานของฟอรม 225 จดล�าดบคอนโทรลใหม 226
CONTENTS05 : Relationship ความสมพนธของ Table
115
C H A P T E R
Relationshi
p
ความสมพนธของ Table
โดยปกตการเกบขอมลในตารางหนงๆ เราจะเกบเฉพาะขอมลทสมพนธกน เชน ประวตสนคา กจะเกบรายละเอยด
เกยวกบสนคาเปนหลก เชน รหส จ�านวน ราคาซอ ราคาขาย วนทน�าเขา เปนตน แตเมอมการขายสนคาออกไป
เรากจะเกบรายละเอยดเกยวกบการขายขนมาอกตารางหนงเพอเกบขอมลการขาย เชน ขายอะไร วนไหน ขายไปกชน
ขายใหใคร เปนตน โดยทตารางเกบบนทกขอมลการขายจะอางถงรหสสนคาทขายไป และรหสลกคาทสงซอ เปนตน
ซงเปนการอางองขอมลทเกยวของมาใชงานรวมกน โดย Access จะใชวธสรางความสมพนธ (Relationships) ระหวาง
ตารางหรอ Table ดวยการน�าขอมลมาเชอมโยงถงกน แตละตารางเปนอสระตอกน แตดงขอมลมาใชรวมกน โดยจะ
ตองมฟลดรวมทสามารถน�ามาเชอมโยงความสมพนธกนระหวางตารางได เชน ฟลดรหสสนคาในตารางสนคา
กบฟลดรหสสนคาในตารางการขาย เปนตน
หลงจากทไดก�าหนดความสมพนธระหวางตารางไปแลว สามารถน�าขอมลของทงสองตาราง (หรอหลายๆ ตาราง)
มาใชงานดวยกน เชน น�าไปสราง Query แบบสอบถาม, สรางฟอรมแสดงขอมล หรอสรางรายงาน ท�าใบเสรจ
ใบสงของ ดวยการดงขอมลจากตารางทเกยวของมาแสดงรวมกนได
เปลยนชอบญช (Account) ส�ำหรบใชงำน
06 : คนหาและสอบถามขอมลดวย Query 135
C H A P T E R
คนหาและสอบถามขอมลดวย Queryการใชงานฐานขอมลของ Access นน หลกๆ เรมตนจาก Table เสมอ แตหลงจากทเราเกบขอมลดบลงไป
ในตารางบางสวนหรอครบแลว โดยปกตกจะเปดดผานหนาตาง Datasheet (แผนขอมล) แตหากมเรคคอรดขอมล
จ�านวนมากการเปดดทงหมดผานมมมองแผนขอมลคงไมสะดวก เชน เราตองการดขอมลของพนกงานแผนกหนง
หรอตองการดขอมลการขายของสนคาตวหนง แลวเปดขอมลทงหมดขนมาไลดคงเสยเวลาและอาจจะหาขอมลไมเจอ
หรอหาไดไมครบ ท�าใหการเขาถงขอมลไมสมบรณครบถวน การน�าฐานขอมลมาใชอยางมประสทธภาพอกแบบหนงคอ การสอบถามขอมล หรอการคนหาเพอใหเราเขาถง
ขอมลทเกบอยในตารางไดอยางรวดเรวและตรงเปาหมาย โดยใชออบเจกต Query (แบบสอบถาม) มาใชจดการกบ
ขอมล ดวยการน�าเอา Table ทมอยมาสรางเปน Query โดยก�าหนดเงอนไขส�าหรบขอมลทตองการ และเลอกรปแบบ
แสดงผลขอมลได เชน เมอเจอขอมลทตองการแลวจะใหแสดงฟลดอะไรบางจากฟลดทงหมด นอกจากนยงชวยใหเรา
น�า Table ทก�าหนดความสมพนธกนเอาไวมาใชงาน เชน คนหาและแสดงผลในหนาตางเดยวกนได ผลลพธทไดจาก
การสอบถามจาก Query สามารถน�าไปใชงานหรอเปนแหลงขอมลเหมอนกบตาราง เพอน�าไปสราง Form และ Report
ไดตามความตองการ
CHAPTER 6คนหาและสอบถามขอมลดวย Query 135 ประโยชนของควร(Query) 136
การสรางQuery 137
สราง Query จาก Wizard 137 สราง Query คนหาขอมลทซ�ากน 139 (Find Duplicate Query) สราง Query คนหาขอมลทไมตรงกน 141 (Find Unmatched Query) การสรางQueryในมมมองDesign 143
พนทออกแบบเงอนไข(QueryDesignGrid) 144
การเลอกฟลดแสดงผล 145 ลบฟลดหรอยกเลกฟลดทเลอกออก 145 การเพมและลบตารางในQueryDesign 146
เพมตาราง 146 ยกเลกตาราง 146 การจดเรยงขอมล 147
เกณฑการก�าหนดเงอนไข(Criteria) 148
โอเปอเรเตอรทใชในนพจน 149 การอางองชอฟลดในนพจนและเงอนไข 151 การใช And เชอม 2 เงอนไข 152 การ Or เชอมหลายๆ เงอนไข 152 ก�าหนดเงอนไขทง And และ Or รวมกน 153 ก�าหนดเงอนไขชวงหนงโดย Between…And 153 การบนทกQuery 154
Queryประเภทอนๆ 155
Parameter Query ปอนคาขอมลน�าไป 155 คนหาดวยตนเอง Make Table Query คนหาแลวน�าผลลพธ 157 ไปสรางตารางใหม Append Query (ผนวก) เพมขอมลในตาราง 158 Update Query (ปรบปรง) แกไขขอมล 159 Delete Query (ลบ) คนหาและลบเรคคอรด 160 ขอมลทง Crosstab Query ควรสรปผลขอมล 161 แบบตาราง
CHAPTER 5Relationship ความสมพนธ 115ของ Table ตวอยางฐานขอมลทมความสมพนธกน 116
ระบบฐานขอมลรานคา 116 ระบบฐานขอมลหองสมด 116 ลกษณะของความสมพนธ(Relationship) 117
ความสมพนธแบบ One-to-One (1:1) 117 ความสมพนธแบบ One-to-Many (1:N) 117 ความสมพนธแบบ Many-to-Many (M:N) 118 ก�าหนดคย(Key) 119
คยหลก (Primary Key) 119 คยรอง (Secondary key) หรอดชน (Index) 119 คยคแขง (Candidate Key) 120 คยรวม (Compound Key) 120 คยนอก (Foreign Key) 120 สรางคยหลกและดชนใหกบTable 121
การก�าหนดคยหลก (Primary Key) 121 สรางดชน (Index) 122 ตรวจสอบฟลดทเปนดชน 122 การสรางความสมพนธระหวางTable 123
ขนท 1 : ก�าหนดคยหลกและดชน 123 ขนท 2 : สรางความสมพนธ (Relationships) 124 ขนท 3 : บนทกความสมพนธ 127 แกไขRelationship 128
แกไขความสมพนธ 128 ลบหรอยกเลกความสมพนธ 128 ลบตารางออกจาก Relationship 129 เครองมอจดการกบความสมพนธ 129 ความสมพนธของตารางกบควร 130 การท�างานกบSubdatasheet 131
เพมหรอเลอกตารางยอย 132 แกไขหรอลบเรคคอรดใน Subdatasheet 133 พมพรายงานความสมพนธ 134
CONTENTS07 : สราง Form ปอน/แสดงขอมล 163
C H A P T E R
สราง Form
ปอน/แสดงขอมล
การท�างานกบออบเจกตฐานขอมลบน Table และ Query โดยปกตจะแสดงผลในมมมองแบบตารางแผน
ขอมลหรอ Datasheet เสมอ โดยจะแสดงขอมลทงหมดทกๆ เรคคอรด หรอเรคคอรดทตรงกบเงอนไขใน Query
แตบางครงคณอาจตองการดขอมลแคเพยงเรคคอรดเดยว เพอแกไขหรอดขอมล
เฉพาะเรคคอรดนนได ดวยการน�าเอาตารางมาแสดงในออบเจกต Form
โดยจะเลอกออกแบบฟอรมไดตามตองการ ซงสามารถออกแบบ จดวางฟลด
และตกแตงฟอรมไดอยางสวยงาม จะเลอกใหแสดงทละหนงเรคคอรดหรอ
ทงหมด หรอแสดงเรคคอรดทก�าหนดความ
สมพนธกนไวของ 2 ตารางมาวางรวมกน
แยกเปนซาย-ขวา หรอบน-ลางได ท�าให
ดขอมลทเกยวของได เชนถาตองการเพม
เรคคอรดใหมกใหแสดงแบบฟอรมกรอก
เรคคอรดใหมเทานน ไมตองเอาเรคคอรด
ขอมลเกาขนมาแสดง ซงในบทนเราจะมาด
วธการสรางฟอรมแบบตางๆ ขนมาใชงาน
ทงทสรางอตโนมตและสรางดวยตนเอง
08 : ออกแบบ Form ขนสง 199
C H A P T E R
ออกแบบ Form ขนสง
จากบททผานมาไดสราง Form แบบตางๆ ส�าหรบแสดงขอมลพนฐานทวๆ ไป แตการท�างานของฟอรมยงมอก
มากทเราสามารถน�ามาใชงานเพมเตมได เพอใหการน�าฟอรมมาใชไดอยางมสทธภาพมากทสด ซงในบทนจะเปนการ
สรางฟอรมในแบบตางๆ นอกจากนคณสามารถออกแบบฟอรมเพอใชในการปอนขอมล ดวยการน�าเอา Control
(คอนโทรล) มาวางเพอแสดงหรอดงขอมลจากตาราง หรอน�ามาตกแตงฟอรมใหเหมาะสมกบการรบขอมล และสราง
Navigation Form เพอรวบรวมฟอรมทเกยวของมาแสดงอยในฟอรมเดยวแลวคลกเลอกดวยแทบ ท�าใหคณสามารถ
สลบการท�างานระหวางฟอรมตางๆ ทเนอหาเกยวของสมพนธกน
ไดในหนาจอเดยว
CHAPTER 7สราง Form ปอน/แสดงขอมล 163 การท�างานของForm 164
มมมองแบบตางๆของForm 165
สรางFormแบบเรคคอรดเดยว 166
สรางFormแบบMultipleItems 167
สรางFormแบบDatasheet(แผนขอมล) 168
สรางFormแบบSplit(ฟอรมแยก) 169
สรางFormดวยWizard 170
สรางFormดวยตวเองในมมมองDesign 172
แสดงสวนประกอบของ Form เพมเตม 172 ปรบขนาดพนทแตละสวนในฟอรม 173 การเลอกและปรบแตงพนทหลกเบองตน 174 เครองมอออกแบบและตกแตงฟอรม 175 การวางฟลดลงในForm 176
การจดการฟลดหรอคอนโทรลบนฟอรม 177
การเลอกฟลด 177 เลอกทเดยวหลายๆ ฟลด 177 การยายต�าแหนงฟลด 178 ปรบความกวางและความสงของคอนโทรล 179 เลอกและปรบแตงคอนโทรล 179 ในมมมอง Layout การตกแตงFormและขอมล 180
จดรปแบบขอความ 180 ก�าหนดเอฟเฟกตพนคอนโทรล 181 แทรกรปภาพ Logo 182 การใสรปภาพบนฟอรม 183 น�าภาพมาตกแตงพนหลงฟอรมทงหมด 184 ใสภาพพนหลงและปรบขนาดภาพ 185 ยกเลกภาพพนหลง 186 แทรกรปภาพทวไปและปรบขนาดภาพ 187 เพมขอความลงในฟอรม 188 จดรปแบบฟอรมดวย Theme 189 เลอกรปแบบขอความในฟอรมดวย 189 Theme-Fonts เลอกรปแบบสในฟอรมดวย Theme-Colors 190 ตรวจสอบฟอรมในมมมองForm 190
ซอนแทบรบบอนขณะดฟอรม 191 บนทกฟอรม(Save) 192
ปดฟอรม (Close) 192 สรางฟอรมยอยลงในฟอรมหลก(SubForm) 193
ตวอยางฟอรมหลกและฟอรมยอย 195 ยกเลกฟอรมยอย 197 น�าควรพารามเตอรมาสรางฟอรม 198
CHAPTER 8ออกแบบ Form ขนสง 199 สรางFormในมมมองLayout 200
การเลอกและจดรปแบบอนๆ 201 การรวมเซลลในตาราง 202 ยกเลกตาราง Layout ออก 203 การสรางคอนโทรล(Control) 204
การสรางปมButton 205 ค�าสงในกลมตางๆ 207 ตวอยางการสรางปมท�างานกบฟอรม 208 ตรวจสอบคณสมบตของปมกด (Button) 208 สรางTabControlแทบใสฟลดขอมล 209
เพมแทบใหม (Insert Page) 211 ลบหนาแทบทง 212 สรางComboBoxกลองขอความตวเลอก 213
สรางคอนโทรลWebBrowser 215
วาดเสนตรงและกรอบสเหลยม 216
สรางNavigationForm 217
ก�าหนดคณสมบตพนฐานของฟอรมหลก 220 ตวอยางการสราง Navigation Form 221 แบบ 2 แนว สรางฟอรมกรอกขอมลใหม 222
สรางปม Combo Box เลอกขอมลมาใส 223 ทดสอบการท�างานของฟอรม 225 จดล�าดบคอนโทรลใหม 226
CONTENTS11 : บ�ำรงรกษำ และน�ำฐำนขอมลไปใชงำน
289
C H A P T E R
การบ�ารงรก
ษา
และน�าฐานขอ
มลไปใช
การสรางไฟลฐานขอมลทผานมาทงหมด เราเนนการสราง ออกแบบ และแกไขฐานขอมล ซงจะอยในสวนของ
การพฒนาฐานขอมล แตหลงจากทออกแบบเสรจเรยบรอยแลว การน�ามาใชงานตอเนองอาจจะใชโดยผออกแบบเอง
หรอผออกแบบน�าไปแจกจายใหผใชคนอนใชงานตอ ซงผใชงานเหลานนอาจจะไมมความรในการใชงาน Access
เลยกได ผออกแบบคงจะตองมการแปลงไฟลฐานขอมลใหอยในรปแบบทสามารถใชงานใหงายขน พรอมทงสราง
ความปลอดภยส�าหรบใหกบขอมลดวยวธการตางๆ ซงในบทนจะแนะน�าวธการบ�ารงรกษาฐานขอมลใหปลอดภย
ทงการซอมแซมฐานขอมล ใสรหสผาน ส�ารองไฟล สรางเอกสารคมอ วเคราะหประสทธภาพของตาราง รวมถงการน�า
เอาฐานขอมลนไปใชงานตอไป
CHAPTER 11การบ�ารงรกษาและน�าฐานขอมลไปใช 289 กระชบและซอมแซมฐานขอมล 290
ส�ารอง(BackUp)ไฟลฐานขอมล 291
ตรวจสอบการน�าออบเจกตไปใชงาน 292
วเคราะหตาราง(TableAnalyzer) 293
DatabaseDocumenterท�าเอกสารฐานขอมล 296
การSplitDatabase(แยกฐานขอมล) 298
ยกเลกการเชอมโยงกบฐานขอมล back-end 299 AnalyzePerformanceวเคราะหประสทธภาพ 300
เขารหสหรอก�าหนดรหสผาน(Password) 301
Decrypt Password 302 ปรบแตงฐานขอมลส�าหรบพรอมใชงาน 303
แปลงฐานขอมลเปนแฟมACCDEใชงาน 305
การเปดไฟล ACCDE ขนมาใชงาน 306
HERE WE
GO !!
CONTENTS09 : สราง Report รายงานขอมล 227
C H A P T E R
สราง Report
รายงานขอมล
Report (รายงาน) เปนออบเจกตทส�าคญของฐานขอมลอกตวหนง เพราะเปนการน�าเอาขอมลทจดเกบไวนนมา
น�าเสนอในรปแบบของรายงานในขนตอนสดทาย เพอน�าไปแจกจาย หรอสรปขอมล หากเปนระบบฐานขอมลการ
ขายกอาจจะสรางเปนใบเสรจรบเงน ใบสงซอ หรอใบสงของได ส�าหรบฐานขอมลของพนกงานกอาจจะน�ามาสรางเปน
ใบสลปเงนเดอน เปนตน ดวยการน�าขอมลจาก Table หรอ Query มาใชเปนแหลงขอมลส�าหรบท�ารายงาน แตผลลพธ
ของรายงานจะใชน�าเสนอขอมลในหนาจอและสงพมพเทานน ไมสามารถแกไขขอมล
ไดเหมอนออบเจกต Form
Access จะมรายงานใหเลอกสรางไดหลายแบบรปแบบ และมวธการสราง
ตงแตแบบงายๆ ดวยตวชวยสรางส�าเรจรปไปจนถงการออกแบบเอง ซงการ
ท�างานตางๆ จะมลกษณะเหมอนการสราง
Form ของบททผานมา ทงการจดรปแบบ,
การวางฟลด และการสรางคอนโทรลตางๆ
ท�าให คณสร างรายงานได ตามความ
เหมาะสม
10 : น�าเขาและสงออกฐานขอมล 267
C H A P T E R
น�าเขา/สงออกฐานขอมล
ฐานขอมลทเกบอยในโปรแกรม Access นน นอกจากสรางภายในโปรแกรมเองแลว คณสามารถน�าเอาฐานขอมล
จากแหลงตางๆ ทมอย หรอทเกบไวอยในรปแบบเอกสารตางๆ ในตางไฟล ตางโปรแกรม หรอตางประภทขอมลมาใช
งานใน Access ได ดวยการใชค�าสงในกลม Import (น�าเขา) ซงโปรแกรมจะมค�าสงใหเลอกน�าเขาไดจากหลายประเภท
เชน Excel, Text File, Access และประเภทอนๆ อกหลายแบบนอกจากนขอมลทเกบอยในฐานขอมลของ Access กสามารถน�าออกไปใชงานนอกโปรแกรม เพอขยายการใช
งานใหครอบคลมไดมากขน โดยใชค�าสงในกลม Export สงออกไปเปนไฟลเพอใชงานในโปรแกรมอนๆ เชน Excel,
Word, Text File, HTML Document หรอน�าไปสรางจดหมายเวยนใน Word เปนตน ซงจะมรายละเอยดและ
ขนตอนการใชงานในบทน
CHAPTER 9สราง Report รายงานขอมล 227 การสรางReportพนฐานแบบรวดเรว 228
สรางReportดวยWizard 230
มมมองกาารออกแบบReport 232
สวนประกอบของReport 233
สรางรายงานในมมมองDesign 234
มมมองผลลพธรายงาน 236
การสรางรายงานเปลาวางๆ 237
เปลยนแนวการจดวางฟลด 239 การปรบแตงรายงาน 240
ใสสพนทสวนประกอบและคอนโทรล 240 จดรปแบบขอความ, ตวเลข และสพน 241 ใสเสนคนเรคคอรดขอมล 242 จดรปแบบดวยชดธม (Themes) 243 การใสภาพพนหลงรายงาน 244
การเพมหว-ทายรายงาน 245
ใสวนทและหมายเลขหนาในรายงาน 245 ใสภาพโลโก (Logo) 246 ยกเลกสวนหว-ทายรายงาน 247 ยกเลกรปภาพพนรายงาน และลบรปโลโก 247 การแบงกลมรายงาน 248
สรปผลรวมใตกลมยอย 250 การซอน/แสดง หรอลบกลม 252 สรางคอนโทรล(Control)เพม 253
การพมพรายงาน(Print) 254
ปรบแตงตวเลอกการพมพ 254 การตงคาหนากระดาษ (Page Setup) 255 บนทกรายงานเปนไฟล PDF 256 บนทกรายงานเปนไฟลเอกสาร XPS 257 สรางปายชอ-ทอย(Label) 258
ออกแบบปายชอสนคา 262 สรางรายงานสลปเงนเดอนแบบงายๆ 263
สรางคอนโทรลค�านวณคาจากฟลด 264 พมพแบบฟอรมแทนรายงาน 266
CHAPTER 10น�าเขา/สงออกฐานขอมล 267 น�าเขาฐานขอมลจากExcel 268
น�าเขาฐานขอมลจากไฟลAccessอน 271
น�าเขาขอมลจากเทกซไฟล(TextFile) 272
สงขอมลจากAccessไปใชในExcel 275
สงออกขอมลเปนไฟลWord 276
สงขอมลชอ-ทอยไปท�าจดหมายเวยนWord 277
สรางไฟลเอกสารPDF/XPS 280
น�าเขาขอมลดวยค�าสงCopy&Paste 282
น�าเขาขอมลExcelแบบเชอมโยง(Link) 283
ยกเลกการลงคขอมลตาราง Excel 285 สรางไฟลเอกสารXML 286
สงตารางขอมลไปทางอเมล(E-mail) 287
สงตารางเปนไฟลเวบเพจHTML 288
CONTENTS11 : บ�ำรงรกษำ และน�ำฐำนขอมลไปใชงำน
289
C H A P T E R
การบ�ารงรก
ษา
และน�าฐานขอ
มลไปใช
การสรางไฟลฐานขอมลทผานมาทงหมด เราเนนการสราง ออกแบบ และแกไขฐานขอมล ซงจะอยในสวนของ
การพฒนาฐานขอมล แตหลงจากทออกแบบเสรจเรยบรอยแลว การน�ามาใชงานตอเนองอาจจะใชโดยผออกแบบเอง
หรอผออกแบบน�าไปแจกจายใหผใชคนอนใชงานตอ ซงผใชงานเหลานนอาจจะไมมความรในการใชงาน Access
เลยกได ผออกแบบคงจะตองมการแปลงไฟลฐานขอมลใหอยในรปแบบทสามารถใชงานใหงายขน พรอมทงสราง
ความปลอดภยส�าหรบใหกบขอมลดวยวธการตางๆ ซงในบทนจะแนะน�าวธการบ�ารงรกษาฐานขอมลใหปลอดภย
ทงการซอมแซมฐานขอมล ใสรหสผาน ส�ารองไฟล สรางเอกสารคมอ วเคราะหประสทธภาพของตาราง รวมถงการน�า
เอาฐานขอมลนไปใชงานตอไป
CHAPTER 11การบ�ารงรกษาและน�าฐานขอมลไปใช 289 กระชบและซอมแซมฐานขอมล 290
ส�ารอง(BackUp)ไฟลฐานขอมล 291
ตรวจสอบการน�าออบเจกตไปใชงาน 292
วเคราะหตาราง(TableAnalyzer) 293
DatabaseDocumenterท�าเอกสารฐานขอมล 296
การSplitDatabase(แยกฐานขอมล) 298
ยกเลกการเชอมโยงกบฐานขอมล back-end 299 AnalyzePerformanceวเคราะหประสทธภาพ 300
เขารหสหรอก�าหนดรหสผาน(Password) 301
Decrypt Password 302 ปรบแตงฐานขอมลส�าหรบพรอมใชงาน 303
แปลงฐานขอมลเปนแฟมACCDEใชงาน 305
การเปดไฟล ACCDE ขนมาใชงาน 306
HERE WE
GO !!
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
2
รจกกบฐานขอมล(Database)
ฐานขอมล (Database) คอ กลมของขอมลทมความเกยวของและสมพนธกนน�ามาเกบรวบรวมเขาไวดวยกน เชน กลมขอมลเกยวกบพนกงานบรษท ทประกอบดวยรหสพนกงาน ชอ นามสกล ต�าแหนง เงนเดอน และอนๆ หรอฐานขอมลเกยวกบสนคา เชน การสงซอ รหสใบสงซอ รายการสนคา จ�านวน ราคา และเงนทเรยกเกบ เปนตน ขอมลทจดเกบอาจจะเปน ขอความ, ตวเลข, วนท, รปภาพ หรออนๆ
ลกษณะของฐานขอมลจะประกอบไปดวย Field (ฟลด หรอเขตขอมล) และ Record (เรคคอรด หรอระเบยนขอมล) นนเอง ส�าหรบ Access จะเกบขอมลในรปของ Table (ตาราง)
Field Name (ชอฟลด)ขอมล 1 เรคคอรด (Record) ขอมลทเกบในชอฟลด
จดเกบขอมลของ Access จะอยในรปแบบตาราง (Table) ตามมาตรฐานของฐานขอมลทวไป
C H A P T E R
รจกกบฐานขอมล
(Database)
เมอพดถงการจดเกบขอมล โปรแกรมทเราจะนกถงในอนดบตนๆ คอ Excel หรอ Word ดวยความทคนเคย และใชงานงายคลองมอ ไมมกฎเกณฑในการจดเกบอะไรมากนก อยากใสอยากเกบอะไรแคเปดโปรแกรมขนมากใสขอมลไดทนท แตส�าหรบหนวยงาน หางราน บรษทตางๆ ทมขอมลส�าคญตองการจดเกบอยางเปนระบบ สามารถคนหา แกไข ปรบปรง และน�าขอมลมาใชไดอยางรวดเรวแมนย�าละก ตองมองหาโปรแกรมจดการฐานขอมล (Database Management System : DMBS) ดๆ เพอท�าใหบรหารจดการขอมลไดอยางมประสทธภาพ ซงโปรแกรม Access ถอวาเปนโปรแกรมทมความสามารถในการจดการกบฐานขอมลไดด มประสทธภาพ จงไดรบความนยมตงแตอดตจนถงปจจบน โดยในเวอรชน 2013 น จะจดการกบขอมลไดหลายรปแบบ ใชงานงายเหมอนการใช Excel หรอ Word ไอคอน ค�าสง เมน และบางค�าสงเราจะดคนเคยเพราะเคยใชมาแลวในโปรแกรมชด Microsoft Office ตวอนๆ แตความสามารถทโดดเดนของ Access คอ การจดการกบฐานขอมล ตงแตขอมลขนาดเลกไปจนถงฐานขอมลขนาดใหญ ทใชงานรวมกนหลายๆ คน รวมทงสรางการเชอมโยงขอมลทสมพนธ (Relationship) ไดหลายๆ ตาราง (Table) เพอน�ามาใชงานรวมกน และการน�าขอมลทจดเกบไปแลวมาใชงานตอเนอง ทงการคนหาขอมลไดแบบรวดเรวและตรงเปาหมายดวย Query น�าผลลพธไปแสดงผลในแบบฟอรม (Form) สรางรายงาน (Report) และยงเพมความสามารถในการจดการฐานขอมลขนสง ดวยการสรางชดค�าสง Macro, เขยนโคด (VBA) หรอเขยนโปรแกรมควบคมระบบไดท�าให Access มประสทธภาพในการท�างานสงมากยงขน ในหนงสอเลมนจะแนะน�าการสรางฐานขอมลพนฐาน และการจดการกบ ออบเจกตฐานขอมลทคณสามารถน�าไปใชงานในระบบเลกๆ ได หากตองการน�าไปใชงานในระบบใหญกศกษาเรยนรเพมเตมได
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
2
รจกกบฐานขอมล(Database)
ฐานขอมล (Database) คอ กลมของขอมลทมความเกยวของและสมพนธกนน�ามาเกบรวบรวมเขาไวดวยกน เชน กลมขอมลเกยวกบพนกงานบรษท ทประกอบดวยรหสพนกงาน ชอ นามสกล ต�าแหนง เงนเดอน และอนๆ หรอฐานขอมลเกยวกบสนคา เชน การสงซอ รหสใบสงซอ รายการสนคา จ�านวน ราคา และเงนทเรยกเกบ เปนตน ขอมลทจดเกบอาจจะเปน ขอความ, ตวเลข, วนท, รปภาพ หรออนๆ
ลกษณะของฐานขอมลจะประกอบไปดวย Field (ฟลด หรอเขตขอมล) และ Record (เรคคอรด หรอระเบยนขอมล) นนเอง ส�าหรบ Access จะเกบขอมลในรปของ Table (ตาราง)
Field Name (ชอฟลด)ขอมล 1 เรคคอรด (Record) ขอมลทเกบในชอฟลด
จดเกบขอมลของ Access จะอยในรปแบบตาราง (Table) ตามมาตรฐานของฐานขอมลทวไป
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
4
ตาราง(Table)
เปนออบเจกตหลกทใชเกบขอมลจรง และเปนออบเจกตแรกทเราตองสรางขนกอนทจะไปสรางออบเจกตอนๆ อยาง Query, Form และ Report โดยทวไปแลวตารางขอมลทใชงานกนจะประกอบดวยแถว (Row) และคอลมน (Column) ตางๆ แตถามองกนในรปแบบของฐานขอมลแลว เราจะเรยกรายละเอยดในแถววา ระเบยน (เรคคอรด : Record) และเรยกรายละเอยดในแนวคอลมนวา เขตขอมล (ฟลด : Field) ในระบบฐานขอมล 1 ระบบ จะมอยางนอย 1 Table หรอ 1 ตารางเสมอ แตหากมมากกวา 1 ตาราง และมตารางตงแต 1 คขนไปทมความสมพนธกนดวยฟลดใดฟลดหนง จะเรยกวาเปน “ฐานขอมลเชงสมพนธ” หรอ Relational Database และน�าขอมลมาใชงานรวมกนได
รายงาน(Report)
ขอมลทถกเกบในตารางหรอฟอรมนนจะใชส�าหรบการใชงานภายในเครอง แตถาจะพมพเปนรายงานออกทางเครองพมพ กท�าไดโดยใชออบเจกต Report เพอน�าเสนอขอมลโดยจดรปแบบไดอยางสวยงาม เชน จดกลมขอมล ค�านวณผลสรป และใสขอความทหว/ ทายกระดาษ วนท หมายเลขหนา ชอ-ทอยบรษท หรอจะใช Report สรางใบสงซอ ใบเสนอราคา และใบสงของ เปนตน
ฟอรม(Form)
การท�างานกบข อมลจ�านวนมากในมมมอง Datasheet อาจไมสะดวก คณอาจสรางออบเจกต Form คอแบบฟอรมในลกษณะทตองการ เพอใชในการปอน เพม แกไข ขอมลไดสะดวก โดยน�า Table มาสรางเปน Form และมตวควบคมหรอคอนโทรล (Control) ทเชอมโยงกบฟลดขอมลของตารางทอางอง เมอคณเปดฟอรม Access กจะไปเรยกขอมลจากตารางขนมาแสดงผลในฟอรม หรอเพมปมค�าสงตางๆ เพอใหใชงานค�าสงทใชบอยๆ ได
01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 3
ฐานขอมลในระบบของAccess2013
ฐานขอมลใน Access ม Object (ออบเจกต) หรอ วตถฐานขอมลประเภทตางๆ ประกอบดวย Table, Query, Form, Report, Macro และ Module โดยเกบออบเจกตทงหมดในไฟลฐานขอมลเดยว ซงไฟลของ Access 2013 จะมนามสกลเปน .accdb สวนไฟลฐานขอมลทสรางใน Access รนกอนหนาจะมนามสกลแฟมเปน .mdb แตคณสามารถใช Access 2013 บนทกเปนแฟมขอมลเพอน�าไปใชงานกบเวอรชนกอนหนานได เชน Access 2000 หรอ Access 2002-2003
ใน 1 ไฟลฐานขอมล (Database File) อาจจะม Table หรอตารางเพยง 1 หรอมากกวา 1 ตาราง โดยมกจะเกบตารางขอมลท เกยวของและสมพนธกน เพอน�ามาใชงานรวมกนภายหลงได เรยกวาเปนฐานขอมล เชงสมพนธ (Relational Database) ตวอยางเชน เราสรางฐานขอมลเกบระบบการซอการขายสนคาของบรษท ซงจะตองมขอมลหลายกลม เชน ขอมลของสนคา ขอมลของลกคา และขอมลของพนกงาน กจะแยกเกบเปนตารางๆ ไป เมอน�าเขาสระบบการขายขอมลเหลานกตองมาเชอมโยงกนได (สราง Relationship) เพอลดความซ�าซอนในการจดเกบขอมล เชน ขายสนคา รหสอะไรไป ขายใหลกคาคนไหน และพนกงานคนไหนเปนคนขาย เปนตน กจะอางองคยเพอดงขอมลจากตารางตางๆ มาแสดงรวมกนได เรมตนการท�างานจะเรมจากออบเจกต Table แตหลงจากนนเราสามารถน�าเอาขอมลมาบรหารจดการตอดวยออบเจกตตวอน เชน น�ามาท�ารายงานสรป สงพมพดวย Report, สรางแบบฟอรมแสดง/กรอกขอมล (Form) หรอคนหาขอมลทตองการ (Query)
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
4
ตาราง(Table)
เปนออบเจกตหลกทใชเกบขอมลจรง และเปนออบเจกตแรกทเราตองสรางขนกอนทจะไปสรางออบเจกตอนๆ อยาง Query, Form และ Report โดยทวไปแลวตารางขอมลทใชงานกนจะประกอบดวยแถว (Row) และคอลมน (Column) ตางๆ แตถามองกนในรปแบบของฐานขอมลแลว เราจะเรยกรายละเอยดในแถววา ระเบยน (เรคคอรด : Record) และเรยกรายละเอยดในแนวคอลมนวา เขตขอมล (ฟลด : Field) ในระบบฐานขอมล 1 ระบบ จะมอยางนอย 1 Table หรอ 1 ตารางเสมอ แตหากมมากกวา 1 ตาราง และมตารางตงแต 1 คขนไปทมความสมพนธกนดวยฟลดใดฟลดหนง จะเรยกวาเปน “ฐานขอมลเชงสมพนธ” หรอ Relational Database และน�าขอมลมาใชงานรวมกนได
รายงาน(Report)
ขอมลทถกเกบในตารางหรอฟอรมนนจะใชส�าหรบการใชงานภายในเครอง แตถาจะพมพเปนรายงานออกทางเครองพมพ กท�าไดโดยใชออบเจกต Report เพอน�าเสนอขอมลโดยจดรปแบบไดอยางสวยงาม เชน จดกลมขอมล ค�านวณผลสรป และใสขอความทหว/ ทายกระดาษ วนท หมายเลขหนา ชอ-ทอยบรษท หรอจะใช Report สรางใบสงซอ ใบเสนอราคา และใบสงของ เปนตน
ฟอรม(Form)
การท�างานกบข อมลจ�านวนมากในมมมอง Datasheet อาจไมสะดวก คณอาจสรางออบเจกต Form คอแบบฟอรมในลกษณะทตองการ เพอใชในการปอน เพม แกไข ขอมลไดสะดวก โดยน�า Table มาสรางเปน Form และมตวควบคมหรอคอนโทรล (Control) ทเชอมโยงกบฟลดขอมลของตารางทอางอง เมอคณเปดฟอรม Access กจะไปเรยกขอมลจากตารางขนมาแสดงผลในฟอรม หรอเพมปมค�าสงตางๆ เพอใหใชงานค�าสงทใชบอยๆ ได
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
6
ในปจจบนการจดเกบขอมลไมสามารถจดเกบลงในแผนกระดาษเหมอนในอดตทผานมา แตขอมลนนถกน�ามาบนทกลงในระบบคอมพวเตอร ในวงการศกษา วงการธรกจ ไมวาจะเปนขนาดใหญหรอเลก จงจดเกบขอมลลงในแฟม (File) ในระบบคอมพวเตอรโดยอาจจะใชโปรแกรม (Software) ทแตกตางกนไป ทงนกขนอยกบขนาดของขอมล และความส�าคญของขอมลดวย เชน รานคาเลกๆ อาจจะใชโปรแกรม Word หรอ Excel จดเกบขอมลพนฐาน และน�ามาใชเพยงแคเกบเอาไวดภายหลง สงพมพรายงาน หรอน�ามาอางอง แตถาเปนธรกจทมขอมลทตองบรหารจดการจ�านวนมาก และตองการจดการใหเปนระบบ เพอชวยใหการจดการ เขาถง คนหาหรอเรยกใชงานไดแบบรวดเรว ถกตองและแมนย�า กจะจดเกบในโปรแกรมทมความสามารถและออกแบบมาส�าหรบการจดการกบฐานขอมลโดยเฉพาะอยาง Access ซงจะท�าใหธรกจมความแมนย�าสง รวดเรวในการจดการ ลดขอจ�ากดเรองระยะเวลา ลดเวลาในการด�าเนนงานไดอยางมาก
ขอดของการจดเกบฐานขอมล
01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 5
ควร(Query)
ขอมลทเกบไวฐานขอมลทมจ�านวนมากและมความสมพนธซบซอน การใชออบเจกต Query จะชวยใหคณเขาถงขอมลไดตรงเปาหมายทตองการไดอยางรวดเรว โดยก�าหนดเงอนไขแลวสงใหแสดงผลเฉพาะขอมลทตรงกบเงอนไขนน ซงโปรแกรมไดเตรยม Query ใหเลอกใชคนหาไดหลายแบบ ทงคนหามาแสดงผล คนหาแลวปรบปรงขอมล หรอคนหาแลวเพมขอมล เปนตน และผลลพธการคนหาของ Query กอาจน�าไปสรางเปนแบบสอบถามตวใหม ฟอรมหรอรายงานไดตอไป
มาโคร(Macro)
เปนออบเจกตทเกบรวบรวมชดค�าสงหรอการกระท�าตางๆ ทผใชก�าหนด (Action) โดยจดกลมตามล�าดบขนตอนในการท�างานทเกยวของกบออบเจกตในฐานขอมลนน ผใชสามารถเกบบนทกชดค�าสงทงหมดทจะตองใชส�าหรบการนนอกในภายหลง กสงรน Macro แทน ขอดของ Macro คอชวยใหการท�างานสะดวกขน เนองจากผใช ไมตองสงให Access ท�างานทละค�าสงซ�าๆ กนดวยตวเองทกครง
โมดล(Module)
คอ การเขยนโคดหรอเขยนโปรแกรมใน Access โดยการเขยนโคดทเรยกวาภาษา VBA (Visual Basic for Application) ทใชมาตรฐานเดยวกบการเขยนใน Word, Excel ซงจะคลายกบภาษา Visual Basic โดยท�าผานหนาตาง Visual Basic Editor ตามรปแบบทก�าหนดแลวเรยกใชผานการ Run จะสรางชดค�าสงทซบซอนไดอยางมประสทธภาพ นยมใชเพมความสามารถของ Form โดยน�าโคดไปใสในออบเจกตคอนโทรล เชน ปมกด (Button) เพอใหท�างานทตองการ
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
6
ในปจจบนการจดเกบขอมลไมสามารถจดเกบลงในแผนกระดาษเหมอนในอดตทผานมา แตขอมลนนถกน�ามาบนทกลงในระบบคอมพวเตอร ในวงการศกษา วงการธรกจ ไมวาจะเปนขนาดใหญหรอเลก จงจดเกบขอมลลงในแฟม (File) ในระบบคอมพวเตอรโดยอาจจะใชโปรแกรม (Software) ทแตกตางกนไป ทงนกขนอยกบขนาดของขอมล และความส�าคญของขอมลดวย เชน รานคาเลกๆ อาจจะใชโปรแกรม Word หรอ Excel จดเกบขอมลพนฐาน และน�ามาใชเพยงแคเกบเอาไวดภายหลง สงพมพรายงาน หรอน�ามาอางอง แตถาเปนธรกจทมขอมลทตองบรหารจดการจ�านวนมาก และตองการจดการใหเปนระบบ เพอชวยใหการจดการ เขาถง คนหาหรอเรยกใชงานไดแบบรวดเรว ถกตองและแมนย�า กจะจดเกบในโปรแกรมทมความสามารถและออกแบบมาส�าหรบการจดการกบฐานขอมลโดยเฉพาะอยาง Access ซงจะท�าใหธรกจมความแมนย�าสง รวดเรวในการจดการ ลดขอจ�ากดเรองระยะเวลา ลดเวลาในการด�าเนนงานไดอยางมาก
ขอดของการจดเกบฐานขอมล
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
8
การท�า Normalization เปนวธการปรบโครงสรางของตารางเพอใหไดตารางทเหมาะสม ลดความซ�าซอนของการเกบขอมล โดยแยกออกมาเปนตารางยอยๆ เพอความถกตองของขอมล และเปนตวเชอมความสมพนธ (Relation-ship) ระหวางตาราง จะไดไมมปญหาในภายหลง การท�า Normalization นนจะมหลายระดบ แตในทางปฏบตการท�า Normalization จนถงระดบท 3 (3NF) กสามารถขจดปญหาความซ�าซอนของขอมลลงไดจนเกอบหมดแลวแตอาจจะมความซ�าซอนเกดขนไดอก แตจะพบไดคอนขางนอย
ขอดของการNormalization
� เปนเครองมอทชวยในการออกแบบฐานขอมลเชงสมพนธ (Relational Database)
� ลดเนอทในการจดเกบขอมล เพราะการท�า Normalization เปนการออกแบบตารางเพอลดความซ�าซอนของขอมล และยงชวยประหยดลดพนทและขนาดของไฟลลงดวย
� ลดปญาหาของขอมลทไมถกตอง เพราะถามการจดเกบขอมลทซ�าซอน เมอมการแกไขตองแกไขหลายจด แตถาท�า Normalization แลวขอมลไมมความซ�าซอน การปรบปรงหรอแกไขขอมลกจะท�าในทเดยว ความถกตองของขอมลกแมนย�ากวา
รปแบบการท�าNormalization
� First Normal Form (1NF) รปแบบระดบท 1 คา Attribute (แอตทรบวต) หรอ Field (ฟลด) ของทกๆ Field ในตารางของแตละ Record (เรคคอรด) จะเปน single value คอไมมคาเกน 1 คา หรอกลมขอมล ทซ�ากน (Repeating Group) หากเกนใหแยกคาทเกนออกเปนเรคคอรดใหม
� Second Normal Form (2NF) รปแบบระดบท 2 นนเปนการขจดแอตทรบวตหรอฟลดทไมใชคยหลกออกไป เพอใหแอตทรบวตทกตวทไมไดเปนคยหลก จะตองมความสมพนธกบแอตทรบวตทเปนคยหลกหรอขนตรงกบคยหลก ถาจะผานกฎขอนตองแยกฟลดเฉพาะนนออกมาสรางตารางใหม แลวสรางความสมพนธแบบ One-to-Many (1 ตอกลม)
� Third Normal Form (3NF) กฎขอท 3 ตองเปน 2NF และ ตองไมมแอตทรบวตใดทไมเปนคยทขนกบแอตทรบวตอนทไมใชคยหลก เพอใหแอตทรบวตทไมใชคยหลกตองขนตรงกบทงสวนทเปนคยหลก การแกไขคอตองแยกออกมาสรางตารางใหมเพมขน
� Fourth Normal Form (4NF) กฎขอท 4 การผานกฎขอนจะตองรเลชนทไมมความสมพนธในการระบคาของแอตทรบวตแบบหลายคา โดยทแอตทรบวตทถกระบคาเหลานไมมความสมพนธกน (Independently Multivalued Dependency) ซงเปนความสมพนธแบบ Many-to-Many ภายในตารางเดยวกน
การท�านอรมลไลเซชน(Normalization)
หากคณเกบขอมลไปแลวและไมไดท�า Normalization เอาไวกอน สามารถใชค�าสง Analyze
Tabel(วเคราะหตาราง)ใหโปรแกรมวเคราะหและแยกตารางได(ดเพมในบทท11)
01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 7
การจดเกบขอมลในลกษณะของฐานขอมลดวย Access นนจะไมเหมอนกบการเกบขอมลทวๆ ไป เพราะเราจะเปดโปรแกรมแลวใสขอมลเลยไมได ตองมการวเคราะหขอมลดบกอน วาขอมลทจะจดเกบมอะไรบาง เกบแบบไหน เกบอยางไร และจะเอาไปใชงานในดานไหนบาง จากนนกออกแบบโครงสรางฐานขอมลวาจะเกบขอมลกแฟม ใน 1 แฟมมตารางขอมลกตาราง แตละตารางมหวขอทจะใสขอมลอะไรบาง และขอมลทเกบนนจะน�ามาใชงานอยางไร เชน เกบเอาไวดอยางเดยว สงพมพได คนหาได หรอน�ามาใชงานรวมกนได เปนตน
หลกการออกแบบฐานขอมล
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
8
การท�า Normalization เปนวธการปรบโครงสรางของตารางเพอใหไดตารางทเหมาะสม ลดความซ�าซอนของการเกบขอมล โดยแยกออกมาเปนตารางยอยๆ เพอความถกตองของขอมล และเปนตวเชอมความสมพนธ (Relation-ship) ระหวางตาราง จะไดไมมปญหาในภายหลง การท�า Normalization นนจะมหลายระดบ แตในทางปฏบตการท�า Normalization จนถงระดบท 3 (3NF) กสามารถขจดปญหาความซ�าซอนของขอมลลงไดจนเกอบหมดแลวแตอาจจะมความซ�าซอนเกดขนไดอก แตจะพบไดคอนขางนอย
ขอดของการNormalization
� เปนเครองมอทชวยในการออกแบบฐานขอมลเชงสมพนธ (Relational Database)
� ลดเนอทในการจดเกบขอมล เพราะการท�า Normalization เปนการออกแบบตารางเพอลดความซ�าซอนของขอมล และยงชวยประหยดลดพนทและขนาดของไฟลลงดวย
� ลดปญาหาของขอมลทไมถกตอง เพราะถามการจดเกบขอมลทซ�าซอน เมอมการแกไขตองแกไขหลายจด แตถาท�า Normalization แลวขอมลไมมความซ�าซอน การปรบปรงหรอแกไขขอมลกจะท�าในทเดยว ความถกตองของขอมลกแมนย�ากวา
รปแบบการท�าNormalization
� First Normal Form (1NF) รปแบบระดบท 1 คา Attribute (แอตทรบวต) หรอ Field (ฟลด) ของทกๆ Field ในตารางของแตละ Record (เรคคอรด) จะเปน single value คอไมมคาเกน 1 คา หรอกลมขอมล ทซ�ากน (Repeating Group) หากเกนใหแยกคาทเกนออกเปนเรคคอรดใหม
� Second Normal Form (2NF) รปแบบระดบท 2 นนเปนการขจดแอตทรบวตหรอฟลดทไมใชคยหลกออกไป เพอใหแอตทรบวตทกตวทไมไดเปนคยหลก จะตองมความสมพนธกบแอตทรบวตทเปนคยหลกหรอขนตรงกบคยหลก ถาจะผานกฎขอนตองแยกฟลดเฉพาะนนออกมาสรางตารางใหม แลวสรางความสมพนธแบบ One-to-Many (1 ตอกลม)
� Third Normal Form (3NF) กฎขอท 3 ตองเปน 2NF และ ตองไมมแอตทรบวตใดทไมเปนคยทขนกบแอตทรบวตอนทไมใชคยหลก เพอใหแอตทรบวตทไมใชคยหลกตองขนตรงกบทงสวนทเปนคยหลก การแกไขคอตองแยกออกมาสรางตารางใหมเพมขน
� Fourth Normal Form (4NF) กฎขอท 4 การผานกฎขอนจะตองรเลชนทไมมความสมพนธในการระบคาของแอตทรบวตแบบหลายคา โดยทแอตทรบวตทถกระบคาเหลานไมมความสมพนธกน (Independently Multivalued Dependency) ซงเปนความสมพนธแบบ Many-to-Many ภายในตารางเดยวกน
การท�านอรมลไลเซชน(Normalization)
หากคณเกบขอมลไปแลวและไมไดท�า Normalization เอาไวกอน สามารถใชค�าสง Analyze
Tabel(วเคราะหตาราง)ใหโปรแกรมวเคราะหและแยกตารางได(ดเพมในบทท11)
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
10
เมอเรยกเปดโปรแกรม Access 2013 คณจะเหนมมมองหนาเรมตนทคณจะเลอกสรางฐานขอมลใหมแบบตางๆ หรอจะเปดไฟลเปดฐานขอมลทมอยขนมาใชงานตอกเลอกไดตามตองการ แตการเรมตนจะแตกตางกนระหวาง การเชอมตอกบอนเทอรเนต และไมไดเชอมตออนเทอรเนต
เปดแบบออฟไลน(ไมไดเชอมตออนเทอรเนต)
การเปดโปรแกรม Access 2013 เปดแบบออฟไลน (ไมไดเชอมตออนเทอรเนต) นน หนาเรมตนจะมตวเลอกการท�างานใหเลอก สรางใหม, เปดของเกา หรอเลอกสรางจากเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง (บางสวน) ทตดตงมาพรอมกบโปรแกรม ดงภาพ
สรางฐานขอมลเวบแอพฯ สรางฐานขอมลเปลา ชอ user ทใชโปรแกรม
หนาตางโปรแกรมAccess2013
เลอกเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง รายการเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง
01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 9
Table (ตาราง) กลมขอมลทน�ามาเกบรวมกนจะตองมความเกยวของกน โดยจะตองระบความสมพนธระหวางกลมขอมลและใชประโยชนจากความสมพนธนนได ส�าหรบโปรแกรมระบบจดการฐานขอมล Microsoft Access 2013 จะเรยกกลมขอมลทผใชมองเหนในรปของตารางวา Table ซงในหนงสอเลมนจะเรยกวา Table หรอตาราง กคอความหมาย เดยวกน จะประกอบไปดวย
� Record (เรคคอรด) หรอระเบยนขอมล คอขอมล 1 รายการหรอ 1 ระเบยนทมาจากขอมลในฟลดทมความสมพนธกน เชน ขอมลของพนกงาน 1 คน ซงจะประกอบไปดวย ฟลดรหสพนกงาน ชอ นามสกล แผนก ต�าแหนง เงนเดอน วนเรมงาน การศกษา ทอย และอนๆ ซงเปนของพนกงานคนนนคนเดยวกคอ 1 เรคคอรดนนเอง
� Byte (ไบต) จะหมายถงตวอกษร ตวเลข หรอสญลกษณพเศษ 1 ตว (Character) ทมาจากบตทงหมด 8 ตว ทอยในลกษณะของรหสแอสก (ASCII code) เชน 01000001 จะหมายถงตวอกษร A เปนตน
� Bit (บต) ทยอมาจาก Binary digit เปนหนวยขอมลทเลกทสด แทนดวยเลขฐานสอง (0 หรอ 1) เชน ตวอกษรทเกบ 1 ตว จะประกอบไปดวยบต 8 Bit เปนตน
� Field (ฟลด) หรอเขตขอมล หมายถง หวรายการหรอหวเรองขอมล ทเราตงขนมาเพอเกบขอมลตวอกษร ตวเลข หรอสญลกษณพเศษ รปภาพ โดยตงชอใหสอความหมายกบขอมลทจะเกบภายใตชอฟลดนน เชน ฟลดชอสนคา กจะเกบขอมลชอของสนคานนๆ เปนตน
� File (ไฟล) หรอแฟมขอมล ไฟลฐานขอมลของ Access อาจจะประกอบไปดวย Table, Form, Report, Query, Macro และ Module จ�านวนมากหรอนอยขนอยกบระบบฐานขอมลทผใชเกบ มกจะเกบขอมล ซงเปนเรองเดยวกน เชน ไฟล ขอมลพนกงาน ไฟลขอมลลกคา ไฟลขอมลการสงซอสนคา ไฟลขอมลสนคา เปนตน
ตารางฐานขอมลในAccess
ชอตาราง (Table) Field (ฟลด/เขตขอมล) Record (เรคคอรด/ระเบยน)
ออบเจกต Table
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
10
เมอเรยกเปดโปรแกรม Access 2013 คณจะเหนมมมองหนาเรมตนทคณจะเลอกสรางฐานขอมลใหมแบบตางๆ หรอจะเปดไฟลเปดฐานขอมลทมอยขนมาใชงานตอกเลอกไดตามตองการ แตการเรมตนจะแตกตางกนระหวาง การเชอมตอกบอนเทอรเนต และไมไดเชอมตออนเทอรเนต
เปดแบบออฟไลน(ไมไดเชอมตออนเทอรเนต)
การเปดโปรแกรม Access 2013 เปดแบบออฟไลน (ไมไดเชอมตออนเทอรเนต) นน หนาเรมตนจะมตวเลอกการท�างานใหเลอก สรางใหม, เปดของเกา หรอเลอกสรางจากเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง (บางสวน) ทตดตงมาพรอมกบโปรแกรม ดงภาพ
สรางฐานขอมลเวบแอพฯ สรางฐานขอมลเปลา ชอ user ทใชโปรแกรม
หนาตางโปรแกรมAccess2013
เลอกเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง รายการเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
12
ตวอยางการเลอกสรางฐานขอมลจากเทมเพลตออนไลน
คลกเลอกฐานขอมลตวอยาง1
ขณะดาวนโหลดฐานขอมล3
2 ตงชอไฟล แลวคลกปม Create
4 ฐานขอมลตวอยางทได
01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 11
เปดแบบออนไลน(เชอมตออนเทอรเนต)
การเปดโปรแกรม Access 2013 เปดแบบออนไลน (เชอมตออนเทอรเนต) นน หนาเรมตนจะมตวเลอกการท�างานใหเลอก สรางใหม, เปดของเกา หรอเลอกสรางจากเทมเพลตฐานขอมลตวอยางทมใหเลอกหลายประเภท โดยจะเชอมโยงๆ ไปทเวบไซต Office.com ของ Microsoft หากคลกเลอกสรางฐานขอมลแบบใด จะเปนการ Download (ดาวนโหลด) จากอนเทอรเนตมาเกบยงเครองคอมฯ ทเราใชงานอย
� ชอของ User ทแสดงทมมขวาของโปรแกรมจะมาจากชอของผใชท login (ลอกอน) ใชงานโปรแกรม Windows (ดงตวอยางใชงาน Access 2013 บน Windows 8) และเปดใชงานโปรแกรม Microsoft Access นอย
เปดไฟลเทมเพลตฐานขอมล สรางฐานขอมลเวบแอพฯ ชอ user ทลอกอนสรางฐานขอมลใหมแบบวางๆ
รายการเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง จะมมากกวาเปดแบบออฟไลน
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
12
ตวอยางการเลอกสรางฐานขอมลจากเทมเพลตออนไลน
คลกเลอกฐานขอมลตวอยาง1
ขณะดาวนโหลดฐานขอมล3
2 ตงชอไฟล แลวคลกปม Create
4 ฐานขอมลตวอยางทได
คมอใช
งาน
Acc
ess
2013
ฉบบสมบรณ
14
หากคลกเมน เปดรายการค�าสง ภายในแทบ เพอเลอกค�าสงจดการกบฐานขอมล เชน บนทก, พมพ, สรางใหม และก�าหนดตวเลอกการท�างานเรมตนของโปรแกรมในค�าสง Options เปนตน
ชอตาราง (Table)
พนทแสดงขอบเขตและเนอหาของออบเจกต
Record Navigation แถบเลอนเรคคอรดขอมล
Quick Access Tool แถบเครองมอดวน
คลกออกจากเมน File
คลกซอน/แสดงแทบ Ribbon
สลบมมมองการท�างาน เชน Design ออกแแบบ หรอ View แสดงผลลพธ
Navigation Pane หนาตางน�าทาง แสดงและจดการกบออบเจกตฐานขอมล เชน เลอก, เปด, แกไข หรอลบ
แทบ Ribbon แสดงค�าสงของแทบ
Contexual RibbonTab แทบค�าสงตามออบเจกต
พนทการท�างานหลกในหนาตางฐานขอมล
01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 13
ในขนตอนการสรางฐานขอมลใหม วธการสงเกตเทมเพลตระหวาง Desktop Database
และ Web App จะดไดจากรปลกโลกทแสดงอยบนไอคอนฐานชอฐานขอมล หากมรปลกโลก
กจะหมายถงเปนฐานขอมลแบบเวบแอพฯและถาไมมคอฐานขอมลแบบเดสกทอป
NoteNote
Microsoft Access 2013 จะมฐานขอมลใหเลอกสรางหลกๆ อย 2 แบบคอ Desktop Database และ Web App เพอออกแบบฐานขอมลและน�าไปใชงานตามวตถประสงค ดงน
� Desktop Database คอ ฐานขอมลทใชงานบนเดสกทอปมาตรฐานทเราใชงานกนอยทวไป (ฐานขอมล ไคลเอนท หรอฐานขอมลฝงผใช) ชวยใหคณจดเกบและตดตามขอมล เชน ขอมลรานคา สนคา การจดจ�าหนาย สนคาคงคลง ขอมลลกคา การตดตอ หรอขอมลของพนกงานในองคกร เปนตน คณจะสามารถสรางฐานขอมลบนเดกสทอปของ Access ไดเหมอนการสรางฐานขอมลดวย Access จากเวอรชนทผานๆ มา
� Web App คอ ฐานขอมลชนดใหมของ Access 2013 เพอสรางแอพพลเคชนฐานขอมลบนบราวเซอร เพอน�าไปใชงานบนอนเทอรเนต หรอใน Cloud ไดงาย โดยขอมลของคณจะจดเกบในฐานขอมล SQL โดยอตโนมตจงมความปลอดภยมากขน และคณสามารถแชรแอพพลเคชนกบเพอนรวมงานไดอยางงายดาย เพราะโปรแกรมจะมเครองมอใหชวยสรางออบเจกตตางๆ เชน มแมแบบของแอพฯ และแมแบบของตารางใหเลอกน�ามาใชงานจากคอลเลคชนแมแบบทออกแบบมาแบบมออาชพ
สรางฐานขอมลเวบแอพฯ จะมรปลกโลกสรางฐานขอมลเดสกทอป
ประเภทฐานขอมลในAccess2013