trƯỜng ĐẠi hỌc quẢng bÌnh -...

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH

Bài giảng

Hệ thống thông tin quản lý

BIÊN SOẠN

TS. Nguyễn Văn Chung

Quảng Bình 2015

2

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................................... 4

CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC, THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ................. 5

1.1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức ................................................................... 5

1.2.Hệ thống thông tin (Information system) .......................................................15

1.3.Hiệu quả kinh tế của một hệ thống thông tin quản lý .....................................28

CHƯƠNG 2. CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA HỆ THỐNG THÔNG

TIN QUẢN LÝ ........................................................................................................36

2.1. Phần cứng tin học ..........................................................................................36

2.2. Phần mềm tin học ..........................................................................................36

2.3. Mạng truyền thông dữ liệu và mạng máy tính ...............................................39

2.4 Cơ sở dữ liệu ...................................................................................................42

CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG THÔNG TIN

..................................................................................................................................53

3.1. Khái quát về việc phát triển hệ thống thông tin .............................................53

3.2. Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin .............................................53

3.3. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin ..............................................................54

3.4. Thiết kế logic cho hệ thống mới ....................................................................63

3.5 Đề xuất các phương án của hệ thống thông tin mới .......................................67

3.6 Thiết kế vật lý ngoài .......................................................................................69

3.7 Triển khai hệ thống thông tin ..........................................................................72

3.8 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống thông tin mới ......................................74

CHƯƠNG 4. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ DOANH

NGHIỆP ...................................................................................................................78

4.1 Hệ thống thông tin tài chính ...........................................................................78

4.2 Hệ thống thông tin marketing .........................................................................88

3

4.3 Hệ thống thông tin quản lý kinh doanh và sản xuất .......................................93

4.4 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực ................................................................97

4.5 Hệ thống thông tin văn phòng ......................................................................101

Tài Liệu Tham Khảo ..............................................................................................109

4

LỜI NÓI ĐẦU

Trong điều kiện hiện nay, khi hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới đang ngày

càng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, hoạt động kinh doanh nói chung, kinh

doanh quốc tế nói riêng trở thành một yếu tố khách quan đối với mọi quốc gia. Trong

những thập kỷ gần đây, đã chứng kiến sự bùng nổ của hoạt động kinh doanh trên phạm vi

toàn cầu.

Hệ thống thông tin quản lý là một môn học không thể thiếu trong chương trình đào

tạo ngành Quản trị kinh doanh, chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu

nghiên cứu, giảng dạy và học tập của giáo viên và sinh viên, chúng tôi tổ chức biên soạn

bài giảng “ Hệ thống thông tin quản lý ” phù hợp với điều kiện kinh doanh trong giai

đoạn hội nhập. Với kinh nghiệm giảng dạy được tích luỹ qua nhiều năm, cộng với sự nỗ

lực nghiên cứu từ các nguồn tài liệu khác nhau, bài giảng có nhiều thay đổi và bổ sung để

đáp ứng yêu cầu do thực tiễn đặt ra. Bài giảng “ Hệ thống thông tin quản lý ” là tài liệu

chính thức sử dụng giảng dạy và học tập cho sinh viên hệ đào tạo đại học ngành Quản trị

kinh doanh, chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp; đồng thời cũng là tài liệu tham khảo

cho những ai quan tâm đến lĩnh vực này. Nội dung cuốn sách gồm 4 chương đề cập đến

toàn bộ những kiến thức về Hệ thống thông tin quản lý.

Biên soạn bài gảng là một công việc hết sức khó khăn, đòi hỏi sự nỗ lực cao. Tác

giả đã giành nhiều thời gian và công sức với cố gắng cao nhất để hoàn thành. Tuy nhiên,

với nhiều lý do nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả rất mong sự chỉ giáo,

đóng góp, xây dựng của các đồng nghiệp, anh chị em sinh viên và bạn đọc để tiếp tục bổ

sung, hoàn thiện nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng bài giảng

Xin trân trọng cám ơn!

Quảng Bình, tháng 05 năm 2015

Tác giả

5

CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC, THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức

1.1.1Thông tin và vai trò của thông tin

Cho tới đầu thế kỷ XX, để liên lạc với nhau người ta vẫn chỉ sử dụng các hệ thống

ký hiệu như âm thanh, hình ảnh và chữ viết... Trong nửa cuối thế kỷ XX, kỹ thuật

số (Digital Technique) trên cơ sở hệ nhị phân (binary sýtem) dùng hai chữ số 0 và

1 mà mỗi số ssó gọi là một bít, 8 bít gọi là mộ byle bắt đầu phát triển và hoàn thiện

dần. Hình ảnh, chữ viết, con số, âm thanh và các ký hiệu khác đều được mã số hoá

thành các nhóm bít điện tử, các bít này dùng để ghi lại, lưu giữ trong môi trường từ

được truyền đi và dọc bằng điện tử, tất cả đều được thực hiện với tốc độ ánh sáng

(300 nghìn km/giây). Kỹ thuật số được áp dụng trước hết vào máy tính điện tử tiếp

đó sang các lĩnh vực khác như điện thoại di động, thẻ tín dụng... Việc áp dụng kỹ

thuật số có thể coi là một cuộc cách mạng vĩ đại trong lịch sử nhân loại, gọi là cuộc

cách mạng số hoả (digital revolution) nó mở ra kỷ nguyên số hoá (Digital Age).

Nhân loại đang sống thời kỳ tin học hoá xã hội, khác biệt về chất so với các thời kỳ

trước. Quá trình tin học hoá xã hội bắt đầu bùng nổ, nhanh chóng mang tính chất

toàn cầu sau khi Inemet ra đời. Trong bối cảnh ấy, hoạt động kinh tế nói chung và

thương mại nói riêng, kể cả khâu quản lý cũng chuyển sang dạng số hoá, khai niệm

thương mại điện tử dần dần hình thành và ứng dụng thương mại điện tử ngày càng

mở rộng.

a. Tầm quan trọng của thông tin trong tổ chức

Từ những năm 80 của thế kỷ XX trên thế giới đã bắt đầu thấy rõ tầm quan trọng

của thông tin trong tổ chức. Theo tạp chí Telecommunications cuối thế kỷ XX mỗi

ngày giới kinh doanh Mỹ sản sinh ra gần 600 triệu trang dữ liệu tin học, 235 triệu

6

tờ photo copy và 76 triệu thư tín, họ còn cho biết thêm rằng có 21 tỷ trang giấy tờ

được chứa trong các ngăn kéo và hàng năm lượng thông tin này tăng 25%. Năm

1986, Richard Mason (giáo sư về hệ thống thông tin, Đại học Southem methodist

và là nhà tư vấn cho các hãng lớn ở Mỹ và Canada) đã viết:

“ Ngày nay trong các nước phương tây, số lượng nhân viên thu thập, xử lý và phân

phối thông tin nhiều hơn số lượng nhân viên ở bất cứ một nghề nào khác. Hàng

triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn và

sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng như các phương tiện xử lý thông tin

lại với nhau. Xã hội của chúng ta thực sự là một xã hội thông tin, thời đại chúng ta

là thời đại thông tin”

b. Đầu tư ngày càng lớn cho lao động trí tuệ

Trong suốt thế kỷ XIX và nửa đầu thế kỷ XX các nhà doanh nghiệp tập trung

những nổ lực của họ vào việc tự động hoá những công việc thủ công thông qua các

máy móc năng lượng và tự động hoá cơ khí, còn từ những năm 50 thế kỷ XX trở

lại đây và trong tương lai nhiều chục năm nữa họ tập trung sức lực vào việc tạo ra

những trợ giúp cho lao động trí tuệ. Mức đầu tư cho công nghệ thông tin trên mỗi

nhân viên cổ cồn trắng tăng rất nhanh, ở Mỹ chẳng hạn, tăng từ 5000

USD/năm/nhân viên 1984 đến 30000 USD/năm/nhân viên 1999.

Sự đầu tư cao cho lao động trí tuệ còn có thể dễ dàng nhận thấy được khi những

sản phậm trợ giúp thông tin và trí tuệ xuất hiện ngày càng một nhiều trong các văn

phòng. Những hệ quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ tư, Fax, hệ chuyên

gia, vệ tinh viễn thông và tin học là những công cụ xử lý thông tin mà các tổ chức

hiện đại đã và đang sử dụng hàng ngày với tốc đoọ phát triển chóng mặt và mãnh

mẽ. Có thể lấy một vài số liệu chứng minh cho nhận định này như sau. Chỉ trong

lĩnh vực vi tính, tờ Businness Week thống kê rằng ở Mỹ doanh số bán máy vi tính

tăng từ 3,1 tỷ USD năm 1982 lên 7,4 tỷ năm 1984 và lên 14,5 tỷ một năm sau đó.

Theo tờ Computer Word thì ở 100 doanh nghiệp lớn của Mỹ, trung bình cứ 35 máy

tính trên 100 nhân viên và với 25 doanh nghiệp được xem là kinh doanh đạt hiệu

quả nhất thì có trung bình 44 máy tính trên 100 nhân viên. Gần đây hơn tạp chí

7

Personal Computing đã đưa ra những con số rất gây ấn tượng về số nhân viên trên

máy tính. Chắc chắn trằng xu thế tăng lên này sẽ còn tiếp tục trong hàng chục năm

tới

Bảng 1.1. Số lượng máy vi tính trong một số doanh nghiệp sản xuất

Doanh nghiệp Số lượng Tỷ lệ số người/máy

General Electric 45.000 6,71

Forrd 42.000 8,54

Dupont 40.000 2,75

GTE 32.000 3,12

GM 31.500 24,28

General Dynamics 30.000 3,16

Westingghouse 30.000 3,33

Boeing 28.000 5,46

Eastman-Kodak 25.000 3,00

8

Bảng 1.2: Số lượng máy vi tính trong một số doanh nghiệp dịch vụ

Doanh nghiệp Số lượng Tỷ lệ số người/máy

Merrill Lynch 25.000 1,92

Traveler Insurance 20.00 1,68

Bank of America 18.000 3,16

CitiCorp 15.000 3,60

Peal Manwick 10.000 2,50

Price Waterhouse 10.00 1,00

Arthur Young 8.000 1,62

Coopers & Lybrand 7.000 2,00

McGraw-Hid 4.000 4,00

Trong cuốn sách Information Payoff. The Transformation of Work in the

Electronic Age, P.A.Strassman dự đoán rằng trước năm 2000 sẽ có hơn 200 triệu

máy trạm (Workstation) tin học sẽ được lắp đặt trong các tổ chức trên thế giới.

Qua những số liệu thống kê trên, có thể thấy rằng quy mô mở rộng công nghiệp đã

phát triển mạnh từ những năm 1950. các doanh nghiệp mà hoạt động chủ yếu của

chúng là xử lý thông tin như ngân hàng, các tổ chức môi giới, các công ty bảo hiểm,

các doanh nghiệp quảng cáo trước đây chiếm một tỉ lệ nhỏ trong GNP của các

nước thì từ năm 19988 trở lại đây chúng đã chiếm một tỷ lệ lớn và ngày càng lớn.

Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm cuối

cùng. Xã hội đang chuyển dần sang xã hội thông tin.

c. Sự phát triển mạnh mẽ của nền công hoá công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin là một ngàng công nghiệp phát triển với vận tốc rất lớn. các

thông số cơ bản về tăng trưởng đều đặt tốc độ cao. Chẳng hạn hơn 90% của 25 tỷ

9

USD thu nhập của hãng INTEL trong năm 1997 là từ những sản phẩm chưa hề có

trong năm 1996, tăng trưởng bán hàng 30%/năm (trong khi đó mức trung bình ở

Mỹ là 7,9%/năm). Hãng Microsoft tăng 36%/năm với hơn 12 tỷ, hãng Oracle tăng

33%/năm với doanh số hơn 6 tỷ. Hãng Cisco System tăng 45%/năm với doanh số 7

tỷ.

Công nghiệp công nghệ thông tin phát triển kéo theo việc phát triển của lao động

về chất và về lượng. Nhiều ngành nghề mới ra đời. Ví dụ Singapore đang cần hơn

hai nghìn kỹ sư thiết kế phần mềm, Đức đang cần hơn 3000 kỹ sư lập trình. Tờ

Compter Word cho rằng có 350000 vị trí làm việc có liên quan tới CNTT còn để

trống ở Mỹ. Cơ hội nghề nghiệp cho người lao động trong lĩnh vực này là rất lớn

và xu thế này cond kéo dài trên 20 năm nữa. Ví dụ, nghề phân tích và thiết kế hệ

thống thông tin được tờ Money Magazine coi là một trong những nghề tốt nhất

hiện nay. Mức lương trong lĩnh vực hệ thống thông tin quản lý thuộc loại cao nhất

thế giới nghề nghiệp hiện nay (xem bảng dưới):

Mức lương nhân viên trong lĩnh vực HTTT

Chức danh Mức lương (USD)/năm

Phân tích viên

Lập trình viên

Tư vấn CNTT

Quản trị viên CSDL

Quản trị WEB

40.000 -> 80.000 USD

50.000 -> 80.000 USD

40.000 -> 80.000 USD

70.000 -> 100.000 USD

40.000 -> 75.000 USD

Giám đốc HTTT

Lãnh đạo HTTT (CIO)

75.000 -> 100.000 USD

100.000 -> 100.000 USD

Giáo sư Đại học HTTT 50.000 -> 100.000 USD

10

Cán bộ nghiên cứu CNTT 50.000 -> 100.000 USD

d. Sự phát triển và đổi mới của tư duy ứng dụng tin học trong quản lý

Nghiên cứu và ứng dụng tin học được tiến hành trong mọi loại hình thức tổ chức

nghề nghiệp, xã hội, tôn giáo, đào tạo và các cơ quan chính phủ. Tuy nhiên sôi

động nhất là trong các doanh nghiệp cạnh tranh. Tư duy ứng dụng tin học trong

quản lý một tổ chức đã thay đổi.

Nếu trước đây phần lớn các doanh nghiệp khi nghĩ tới tin học, lời máy tính là nghĩ

tới việc thực hiện các công việc có liên quan tới thông tin sao cho nhanh hơn, rẻ

hơn và chính xác hơn. Tư duy đó được gọi là tư duy tự động hoá (Automating

mentality).

Hiện nay tư duy giản đơn như vậy không còn nữa mà đang thống trị mottj cách tư

duy mới. Tư duy thông tin cho tổ chức (Infomating mẻtality). Theo cách tư duy

này các ứng dụng tin học sẽ giúp các tổ chức tự học tập được có nghĩa là qua

những thông tin phản ánh về mọi mặt hoạt động của tổ chức, tổ chức dần dần thay

đổi những hành vi ứng xử của mình cho phù hợp với những điều kiện mới và hoàn

cảnh mới, để đạt được mục tiêu tổ chức ngày một tốt hơn.

Nhiều doanh nghiệp đã nhìn nhận việc ứng dụng tin học với một gốc độ có tầm

chiến lược hơn. Điều đó có nghĩa là việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý

nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ. Tư duy như vậy được gọi là tư

duy HTTT với mục tiêu dành lợi thế cạnh tranh (Information Systems for

Competitile Advantage Mentality).

Hình thức ứng dụng công nghệ thông tin nổi bật nhất hiện nay trong nền kinh tế

thông tin là thương mại điện tử (Electronic Commerce-EC). Đây là việc sử dụng

các hình thức phương pháp điện tử để làm thương mại. Hiểu cụ thể hơn là việc

thực hiện các trao đổi thương mại giữa khách hàng với doanh nghiệp giữa doanh

nghiệp với doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với chính phủ, giữa các bộ phận giữa

chính phủ với nhau... thông qua hệ thống mạng điện tử. Sử dụng thương mại điện

11

tử các doanh nghiệp được lợi như chi phí mua sắm thấp, chi phí quản lý kho giảm,

chi phí maketing giảm, phạm vi kinh doanh mở rộng... doanh số ước tính của

thương mại điện tử toàn cầu đang tăng nhanh.

Ví dụ: - Khối APEC năm 2001 sẽ chiếm từ 1,3 đến 3,3% GDP của các nước trong

khối.

- Khối ASEAN năm 1998 là 700 triệu USD, dự kiến năm 2003 là 30 tỷ USD.

Qua những số liệu thống kê trên, có thể thấy rằng quy mô công nghiệp đã phát

triển mạnh từ những năm 1950. Các doanh nghiệp mà hoạt động chủ yếu của

chúng là xử lý thông tin như ngân hàng, các tổ chức môi giới, các công ty bảo hiểm,

các doanh nghiệp quảng cáo trước đây chiếm một tỷ lệ nhỏ trong GNP của các

nước thì từ năm 1988 trở lại đây chúng đã chiếm một tỉ lệ lớn và ngày càng lớn. Có

rất nhiều doanh nghiệp lớn mà trí tuệ là nguyên liệu, đầu vào chính còn còn máy

móc công nghệ thông tin là máy móc tác nghiệp chính và thông tin và sản phẩm có

hàm lượng chất xám cao là sản phẩm cuối cùng. Xã hội đang chuyển dần sang xã

hội thông tin. Nền kinh tế đang chuyển dần sang nền kinh tế thông tin với sự nổi

bật của việc ứng dụng tin học trong mọi lĩnh vực của kinh tế xã hội.

1.1. 2 Thông tin và quản lý

a. Sơ đồ thông tin trong một tổ chức

Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu

bằng hợp tác và phân công lao động

12

c. Hình 1.1. Sơ đồ thông tin trong một tổ chức

Sơ đồ thông tin trong một tổ chức được mô tả trong hình 1.1. Chủ thể quản lý thu

nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng

mục tiêu, lập kế hoạch bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động

của toàn bộ tổ chức. kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định

tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ

thống quản lý. Thông tin là nền tảng của quản lý cũng giống như năng lượng là nền

tảng của mọi hoạt động. Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích

thực.

Lao động quản lý của nhà quản lý có thể được chia ra làm hia phần: lao động ra

quyết định và lao động thông tin.

* Lao động ra quyết định: Chỉ bao hàm phần lao động của nhà quản lý từ sau khi

có thông tin cho tới khi ký ban hành quyết định. Lao động này thường là lao động

nghệ thuật, ít mang tính quy trình và có nhiều yếu tố chủ quan. Thời gian lao động

ra quyết định chỉ chiếm khoảng 10% thời gian lao động của nhà quản lý.

Chủ thể quản lý

Thông tin

từ môi trường

Thông tin

ra môi trường

Đối tượng quản lý

Thông tin

Quyết định

Thông tin

Tác nghiệp

13

* Lao động thông tin: của nhà quản lý là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu

nhập, lưu trữ, xử lý và phân phát thông tin. Lao động này thường mang tính khoa

học kỹ thuật, có quy trình và mang nhiều tính khách quan. Thời gian lao động

thông tin của nhà quản lý chiếm 90% thời gian lao động.

Việc phân chia lao động của nhà quản lý như vậy một mặt khẳng định tầm quan

trọng của thông tin trong quản lý một mặt giúp các nhà quản lý phân biệt ra cán bộ

lao động thông tin và cán bộ lãnh đạo (cán bộ ra quyết định) và triết lý “Một người

lo bằng kho người làm” chỉ dành cho cán bộ ra quyết định quản lý.

Nếu vẫn quan niệm những lao động ra quyết định là lao động thông tin trong một

tổ chức là lao động gián tiếp, thì số lượng lao động gián tiếp trong các tổ chức

ngày một tăng. Nếu đầu thế kỷ XX là 5%, vào những năm 1970 là 55% thì hiện

nay nhiều tổ chức đã lên tới 80%, sang thế kỷ XXI nhiều tổ chức sẽ có có 90% số

lao động là lao động gián tiếp mà đại bộ phận là lao động thông tin.

Có thể tóm lại rằng: Thông tin và lao động đang chiếm tỷ trọng lớn và có tầm quan

trọng lớn. Vì vậy, mục tiêu giảm chi phí, tăng hiệu quả trong lĩnh vực thông tin

đang là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học.

b. Các đầu mối thông tin ngoài đối với một tổ chức doanh nghiệp

Doanh nghiệp là các tổ chức quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong các tổ chức kinh

tế xã hội của một xã hội có nền kinh tế thị trường, do đó đôi khi việc xem xét thêm

về hệ thống thông tin cho doanh nghiệp là một điều cần thiết. Hình 1.2 sẽ cho một

cách nhìn khái quát về các đầu mối thông tin của một tổ chức doanh nghiệp.

14

Hình 1.2: Sơ đồ các đầu mối thông tin ngoài của doanh nghiệp

Nhà nước và cơ quan cấp trên

Một tổ chức trong một quốc gia phải chịu sựu quản lý của nhà nước. Mọi thông tin

mang tính định hướng của nhà nước và cấp trên đối với một tổ chức như luật thuế,

luật môi trường, quy chế bảo hộ... là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào

cũng phải lưu trũ và sử dụng thường xuyên.

Khách hàng

Trong nền kinh tế thị trường thì thông tin về khách hàng là tối quan trọng. Tổ chức

thu thập, lưu trữ, và khai thác thông tin về khách hàng như thế nào là một trong

những nhiệm vụ lớn của một doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cạnh tranh

Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công việc hàng ngày của các doanh nghiệp

hiện nay. Khái niệm gián điệp kinh tế thường được nói tới hiện nay giữa các doanh

nghiệp cạnh tranh phần nào thể hiện tầm quan trọng của những thông tin về doanh

nghiệp cạnh tranh.

Doanh nghiệp có liên quan

Nhà nước và cấp trên

Khách hàng

Nhà cung cấp

DN cạnh tranh

DN liên quan

DN sẽ cạnh tranh

Hệ thống quản lý

Đối tượng quản lý

DOANH NGHIỆP

15

Các doanh nghiệp sản xuất hàng hoá có liên quan (hàng hoá bổ sung hoặc hàng

hoá thay thế) là đầu mối thông tin quan trọng thứ tư của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh

Muốn doanh nghiệp tồn tại trong thời gian dài, nhà quản lý cần phải có những

thông tin về những đối thủ sẽ xuất hiện – các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh.

Các nhà cung cấp

Người bán đối với doanh nghiệp là đầu mối cần có sự chú ý đặc biệt. thông tin về

họ giúp doanh nghiệp hoạch định được kế sách phát triển cũng như kiểm soát tốt

chi phí và chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình.

Các đầu mối thông tin này đều quan trọng đối với doanh nghiệp, tuy nhiên các

nguồn thông tin này có tính biến động rất lớn và về nguyên tắc các đơn vị thực thể

liên quan không có trách nhiệm cung cấp thông tin cho doanh nghiệp. Vì vậy nên

việc tổ chức thu thấp, lưu trũ và xử lý thông tin từ các nguồn trên là một công việc

khó khăn và đòi hỏi chi phí khá lớn của mỗi doanh nghiệp.

1.2.3 Các mô hình quản lý một tổ chức

+ Cấu trúc giản đơn

+ Cấu trúc quan chế máy móc

+ Cấu trúc chuyên môn

+ Cấu trúc phân quyền

+ Cấu trúc nhóm dự án

1.2.Hệ thống thông tin (Information system)

a. Định nghĩa và mô hình hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị liên lạc viễn

thông, phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử

lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.

16

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học

hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn

(Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu

trữ từ trước. Kết qảu xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc

cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Như hình 1.4 minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa

dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.

Nguồn

Thu thập

Kho dữ liệu

Xử lý và lưu

trữ

Phân phát

Đích

17

Hình 1.4 Mô hình hệ thống thông tin

Ví dụ 1

Hệ thống trả lương truyền thông thu thập dữ liệu về thời gian đã làm việc, xử

lý chúng cùng với các dữ liệu lâu bền được ghi trên các hồ sơ, tạo ra các tờ sec trả

lương hoặc thực hiện việc gửi tiền tự đông vào các tài khoản cảu nhân viên ăn

lương và chuyển các thong tin về khoản tiền đó cho người được lĩnh. Vậy đây là hệ

thống thông tin.

Hệ thống trả lương thủ công hoặc bằng phương tiện máy móc. Đó có thể là

phương tiện chưa tự động hóa hoàn toàn như là máy tính bỏ túi và máy chữ, hoặc

có thể là một máy tính điện tủ gắn với một số đĩa từ và máy in Laser. Hệ thống này

cũng chịu những rang buộc của nó. Các rang buộc có thể là những thỏa thuận giữa

chủ và nhân viên. Các luật vầ thuế, về bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế cũng

là các yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống.

Ví dụ 2

Việc ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của các cộng sự gần

gũi, về hiệu quả công tác của họ và mức độ tự chủ trong công việc. Việc sử dụng

những ghi chép đó vào những thời điểm đề bạt, xét cho tham gia vào các công việc

hoặc xét tăng lương… tạo ra một hệ thống thong tin. Trong trường hợp này ông

chủ tịch vừa là người sử dụng thong tin vừa là người tạo ra thông tin. Phương tiện

sử dụng chỉ đơn giản là một quyển sổ ghi chép cá nhân. Mặc dù vậy hệ thống này

vẫn hội đủ mọi tiêu chuẩn định nghĩa của một hệ thống thông tin.

Qua hai ví dụ trên, chúng ta đã nói tới hai loại khác nhau của hệ thống thông

tin:

- Hệ thống thông tin chính thức: thường bao hàm một tập hợp các quy tắc và

các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra thì cũng được thiết lập

theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương được nói trên hoặc hệ

thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hang, phân tích bán

18

hàng và xây dựng kế hoặc ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh

tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia

cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức.

- Hệ thống thong tin phi chính thức: của một tổ chức bao chứa các bộ phận

gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch một doanh nghiệp

trong ví dụ đã nêu trên. Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư,

ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú

trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí là các hệ thông tin phi

chính thức.

Lưu ý

Mặc dù các hệ thống thông tin phi chính thức đóng một vai trò quan trọng

trong các tổ chức, nhưng chúng ta không quan tâm tới các trong trường hợp này.

b. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin:

Năm bộ phận cấu thành HTTT bao gồm con người, phần cứng, phần mềm, dử

liệu, viễn thông. Con người là yếu tố quyết định trong. Con người có thể làm ra tất

cả phần cứng, phần mềm, dữ liệu và thông.

19

Hình 1.5 Các bộ phận cấu thành HTTT

Con người trong HTTT bao gồm những người sử dụng hệ thống những bảo trì

hệ thống (kỹ thuật viên, lập trình, phân tích hệ thống.

Phần cứng bao gồm toàn bộ các thiết bị phục vị cho thập, xử lý, lưu trữ và

truyền thông tin. Đó là máy tính, mạng máy tính, các thiết bị khác.

Phần mềm trong HTTT bao gồm toàn bộ các chương trình máy tính cùng các

tài liệu hướng dẫn phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu truyền thông tin. Trong

phần mềm có phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.

Dữ liệu bao gồm toàn bộ các tài liệu, các số liệu thu thập trong hệ thống, trong

tổ chức doanh nghiệp.

Viễn thông bao gồm toàn bộ các trang thiết bị, các chương trình phục vụ cho

việc truyền thong và hệ thống với trường bên ngoài.

Sơ đồ các thành phần cấu thành HTTT được mô tả trong hình 1

c. Đặc trưng của hệ thống thông tin

Hệ thống

thông tin

Viễn

thôn

g

Phần

cứng

Phần

mềm

Con

ngườ

i

Dữ

liệu

20

- Phải được thiết kế, tổ chức phục vụ nhiều lĩnh vực hoặc nhiệm vụ tổng thể của một

tổ chức

- Đạt mục tiêu là hỗ trợ ra các quyết định

- Dựa trên kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin

- Có kết cấu mềm dẻo, phát triển được (HT mở)

d. Phân loại hệ thống thông tin trong môi trường tổ chức

Có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức được dung. Một

cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để loại và một cách lấy nghiệp vụ

mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại.

- phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng

phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có

năm loại: Hệ thống xử lý giao dịch. Hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống trợ giúp

ra quyết định. Hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạch tranh.

+ Hệ xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch lý các dữ liệu đến

từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hang, với nhà cung cấp,

những người cho vay hoặc với nhân viên của. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu

và các giấy tờ thể hiện những dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ

tập hơp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ

giúp hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại như: Hệ

thống trả lương, lập đơn đặt hang, làm hóa đơn, theo dõi khách hang, theo dõi nhà

cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, mượn sách và tài liệu trong một thư

viện, cập nhật taig khoản ngân hang, tính thuế phải trả của những người nộp

thuế…

+ Hệ thống thông tin quản lý MIS (Managêmnt Information System)

21

Hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở

mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc kế hoawchj chiến lược. Chúng

dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như

từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các

nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình

hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so

sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến

trước, tình hình hiện tại với một dự báo cáo, các dữ liệu hiện thời của các doanh

nghiệp trong cung một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử.

Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các thong tin dữ lieeujsanr sinh

từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ

thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống

phần mềm năng lực bán hang, theo dõi chi tiết, theo dõi năng suất hoặc sự vắng

mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị thường… là các hệ thống thông tin quản lý.

+ Hệ trợ giúp quyết định DSS (Decision Support System)

Hệ thống được thiết kế với mục đích rõ rang là trợ giúp các hoạt động ra quyết

định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo

thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải

quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết

định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình

mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa

để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là hệ thống đối thoại

có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô

hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.

+ Hệ chuyên gia ES (Expert System)

Hệ thống chuyên gia là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn góc từ nghiên cứu về trí

tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của

một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi

một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia

22

như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên

gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao đông trí tuệ. Tuy

nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân

tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các

quy tắc được chuyên gia sử dụng. Ví dụ, hệ chuyên gia chẩn đoán bệnh, hệ chuyên

gia trong thăm dò địa chất,…

+ Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System

for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được sử dụng như một trợ giúp

chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự

cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta

nghĩ rằng nó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản

lý , hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin

tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những

người ngoài tổ chức, có thể là một khách hang, mottj nhà cung cấp và cũng có thể

là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp…(trong khi ở bốn loại hệ thống

trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống

được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức

thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến

lược (vì vậy có thể gọi lag HTTT chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công

trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hang, các nhà

cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các

tổ chức khác trong cùng một doanh nghiệp.

Ví dụ

- Việc lắp đặt các trạm đầu cuối cho phép khách hang của một công ty phân phối

dược phẩm chuyển trực tiếp đơn đặt hang vào máy tính cảu nhà cung cấp. Điều đó

rõ rang là khá lôi cuốn khách hang.

- Một nhà sản xuất tủ bếp tạo cho khách hang một hệ trợ giúp lựa chọn kiểu mẫu

thiết kế tủ bếp có thể tăng mạnh thị phần của mình.

23

Toàn bộ các khái niệm, phương pháp phát triển hệ thống thông tin trình bày trong

giáo trình tập trung vào hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhưng chúng cunhx

thường được dung trong việc nghiêp cứu các HTTT khác như hệ xử lý giao dịch,

hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ thống tăng cường khả naeng cạnh tranh. Riêng

đối với hệ chuyên gia vì những đặc trưng riêng nó cần phải có những lý luận thích

ứng riêng.

- Phân loại theo nghiệp vụ của hệ thống thông tin

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý trong mỗi cấp

quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem bảng

phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách

phân chia này.

Sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp

24

Các đầu mối TT ngoài của một DN

Sơ đồ 3 phân hệ: HT Lãnh đạo, HT Thông tin quản lý và hệ thống tác nghiệp

25

e. Chức năng của HTTT

+ Một chức năng chính của doanh nghiệp tương tự như kế toán, tài chính, quản trị hoạt

động, tiếp thị, quản trị nguồn nhân lực.

+ Góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh thần và năng suất lao động nhân

viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn khách hàng.

+ Một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để hiệu quả việc ra quyết định

của các cấp quản trị và các doanh nhân

+ Một yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế

chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu

+ Là động lực, phần thưởng, cơ hội thành công cho rất nhiều người. Một thành phần then

chốt trong nguồn lực, hạ tầng, năng lực của doanh nghiệp kinh doanh trên mạng hiện nay.

f. Phân biệt Hệ thống thông tin và Công nghệ thông tin

Hệ thống thông tin (IS) – tất cả các thành phần và những tài nguyên cần

thiết để chuyển thông tin và thực hiện chức năng xử lý thông tin cho tổ chức.

Công nghệ thông tin (IT) – các công nghệ cần thiết cho hệ thống vận

hành.

g. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

- Hệ thống thông tin tài chính

- Hệ thống thông tin marketing

- Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất

- Hệ thống thông tin quản trị nhân lực

- Hệ thống thông tin văn phòng

h. Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin

Như chúng ta đã thấy trước đây, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa

phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra.

Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây

ra những hậu quả xấu nghiêm trọng, chúng ta xem xét lại một ví dụ có tính minh

họa dưới đây.

26

Hệ thống đặt vé máy bay là rất quan trọng cho hoạt động của một công ty

hàng không hiện đại. Một sự hỏng hóc của hệ thống này có thể phá vỡ nghiêm

trọng các hoạt động khác của công ty và trong một số trường hợp còn gây ra đổ vỡ

trầm trọng. Hệ thống đặt chổ không phải chỉ riêng có của các công ty hàng không,

nhiều loại hoạt động kinh doanh khác cũng cần tới hệ thống kiểu đó. Ví dụ hệ

thống đặt phòng hội nghị. Sự hoạt động kém của một hệ thống như vậy có thể sẽ

kéo theo những hậu quả khó lường.

Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của

thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin được đánh giá qua

các tham số như sau:

- Độ tin cậy của thông tin

- Tính đầy đủ của thông tin

- Tính thích hợp và dễ hiểu của thông tin

- Tính được bảo vệ của thông tin

- Tính kịp thời của thông tin

+ Độ tin cậy

Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ chính xác. Thông tin độ tin cậy dĩ nhiên là

gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có

nhiều sai sót, nhiều khách hàng mua về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã

thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách hàng sẽ giảm và

doanh số bán giảm xuống. Nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số tiền phải trả,

trong trường hợp này chẳng có khách hàng nào than phiền tuy nhiên của hàng thất

thu.

+ Tính đầy đủ

Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng nhu cầu

của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ sẽ dẫn đến các

quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi tình hình thực tế. Chẳng hạn

một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra hàng tuần. Để so

27

sánh, báo cáo cũng có nêu ra rằng ghế làm ra của tuần trước đó và của cùng kỳ

năm trước. Ông chủ thấy số lượng ghế làm ra tăng đều và có thể sẽ cho rằng tình

hình sản xuất tương đối tốt đẹp. Tuy nhiên trong thực tế có thể hoàn toàn khác. Hệ

thống thông tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra mà không cho biết gì về

năng suất. Ông chủ sẽ phản ứng ra sao khi trên thực tế số giờ tăng thêm rất lớn, tỷ

lệ nguyên vật liệu hao phí lớn khi công nhan làm quá nhanh. Một sự không đầy đủ

của hệ thống thông tin này như vậy sẽ làm hại cho doanh nghiệp.

+ Tính thích hợp và dễ hiểu

Nhiều nhà quản lý nói rằng ông ta đã không dùng báo cáo này hay báo cáo

kia mặc dù chúng có liên quan đến những hoạt động thuộc trách nhiệm của ông ấy.

Nhuyên nhân chủ yếu là chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có thể là có quá nhiều

thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu sự sáng sủa, sử dụng quá nhiều từ

viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó

dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra các

quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết.

+ Tính được bảo vệ

Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật

liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn

hoặc nguyên liệu. Và cũng phải làm như vậy đối với thông tin. Thông tin phải

được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin.

Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lướn cho tổ chức.

+ Tính kịp thời

Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn những

vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. Mọi

công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiều lần, một cửa

rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh.

28

Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiêu quả cao là

một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết

vấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân

tích thiết kế và cài đặt HTTT.

1.3.Hiệu quả kinh tế của một hệ thống thông tin quản lý

1.3.1 Khái niệm

Hiệu quả của hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là mức độ kết quả của HTTTQL này

mang lại, được thể hiện bằng tiền và được xác định bằng cách so sánh các kết quả thu

được từ HTTTQL với những chi phí đã bỏ ra để thực hiện nó.

Khi đánh giá hiệu quả kinh tế của HTTTQL là phải xem xét trên hai góc độ:

kết quả trực tiếp và kết quả gián tiếp.

1.3.2 Các nguyên tắc xác định hiệu quả kinh tế của một hệ thống thông tin quản lý

Để đánh giá giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý cần dựa trên

hai nguyên tắc:

- Đánh giá hiệu quả gián tiếp và hiệu quả trực tiếp

- Đánh giá toàn diện

a) Đánh giá hiệu quả gián tiếp và trực tiếp

Để đánh giá hiệu quả gián tiếp, ta sử dụng phương pháp chuyên gia bằng cách đưa ra hệ

thống các câu hỏi liên quan đến hiệu quả gián tiếp của hệ thống ứng dụng trong kinh tế

và thương mại. Kết quả phân tích đánh giá ý kiến của các chuyên gia cho ta nhận định về

hiệu quả gián tiếp của hệ thống

Để xác định hiệu quả trực tiếp người ta thường sử dụng các phương pháp lượng hóa cụ

thể trên cơ sở số liệu thống kê kế toán. Các yếu tố mang lại hiệu quả bao gồm:

� Một là Tin học đẩy nhanh các quá trình thống kê, kế toán đảm bảo số liệu chính xác

cung cấp cho các bộ phận quản lý

� Hai là Tin học hóa làm giảm thiểu thời gian và lao động cho các công đoạn xử lý thông

tin. Tin học hóa làm tăng năng suất lao động của đội ngũ thư ký và làm giảm đáng kể các

29

chi phí cho soạn thảo và phân phối tài liệu hoặc thông báo trong công tác văn phòng, rút

ngắn thời gian từ lúc chuẩn bị đến lúc phân phối thông báo đến tay người sử dụng

� Ba là nhờ Tin học hóa các quyết đinh quản lý được thông qua trên cơ sở tính toán cụ

thể nhằm đảm bảo hiệu quả cao

� Bốn là nhờ hệ thống thông tin quản lý các nhà lãnh đạo luôn được cấp thông một cách

kịp thời, giải phóng họ khỏi các cộng việc tính toán hàng ngày để tập trung vào các vấn

đề mang tính chiến lược và chién thuật của đơn vị

Phương pháp tính toán hiệu quả trực tiếp và gián tiếp của hệ thống thông tin quản lý cũng

tương tự như đối với các dự án đầu tư công nghệ khác, được xác định trên cơ sở so sánh

các chi phí bỏ ra với các kết quả thu được. Để phân tích hiệu quả người ta thường tiến

hành so sánh các tình huống có và không có dự án.

Có 3 trường hợp xảy ra

� Trường hợp 1 : Sản xuất trước khi có hệ thống thông tin quản lý không gia tăng, nhờ

có hệ thống thông tin quản lý mà sản xuất tăng lên đáng kể

� Trường hợp 2 : Sản xuất đang phát triển, nhờ có hệ thống thông tin quản lý mà tốc độ

phát triển tăng nhanh hơn

� Trường hợp 3 : Sản xuất đang suy giảm, nhờ có hệ thống thông tin quản lý đã góp

phần ngăn chặn sự suy giảm

b) Đánh giá toàn diện

Theo EM Awad có thể sử dụng tiêu chuẩn tổng quát sau đây để đánh giá độ tin cậy và

chất lượng của thông tin trong hệ thống thông tin quản lý

- Tiêu chuẩn 1 : Độ chính xác của SP thông tin xuất

- Tiêu chuẩn 2 : Thời gian đáp ứng yêu cầu về thông tin

- Tiêu chuẩn 3 : Năng lực xử lý 1 khối lượng thông tin

- Tiêu chuẩn 4 : Độ an toàn tin cậy của thông tin

- Tiêu chuẩn 5 : Có tài liệu hướng dẫn cụ thể và rõ ràng

Trong thực tế người ta thường sử dụng một hệ thống các chỉ tiêu để đánh giá phần cứng,

phần mềm và chất lượng dịch vụ của hệ thống thông tin quản lý

30

Các tiêu chuẩn đánh giá phần cứng

- Công suất : Tốc độ xử lý, dung lượng bộ nhớ

- Giá cả : Chi phí mua sắm, chi phí vận hành và bảo dưỡng hệ thống

- Hiệu năng : Độ tin cậy các biện pháp sửa chữa sai sót

- Tương thích : có khả năng tương thích cao với các thế hệ máy tính khác nhau

- Môđun hóa : cho phép nâng cấp khi bổ sung một module mới

- Công nghệ : sử dụng công nghệ tiên tiến

- Khả năng kết nối : dễ dàng kết nối mạng LAN,WAN,INTERNET

- Bảo trì : Có điều kiện bảo trì thuận tiện

Các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm

- Hiệu năng : Có tính năng cao, ít tốn bộ nhớ

- Tính mềm dẻo : Có khả năng xử lý trong mọi trường hợp

- Độ tin cậy : Có thủ tục kiểm tra và duy trì độ tin cậy

- Ngôn ngữ : sử dụng ngôn ngữ lập trình bậc cao, tiên tiến thế hệ mới nhất

- Tài liệu hướng dẫn : Có tài liệu hướng dẫn đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu

- Giá cả : hợp lý

c. Các tiêu chuẩn đánh giá dịch vụ thông tin

- Năng suất: Xử lý được khối lượng lớn thông tin một cách nhanh chóng

- Đầy đủ : Cung cấp đủ các thông tin cho các đối tượng có nhu cầu

- Kịp thời: Các thông tin được cung cấp kịp thời

- Chính xác: Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối của thông tin

- Bảo mật :Bảo đảm tính bí mật an toàn của các dòng thông tin

1.3.3 Các tiêu chí xác định hiệu quả kinh tế của HTTTQL

31

Trên cơ sử nghiên cứu qui trình thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý chúng ta có

thể xác định các chi phí xây dựng, thiết kế, và cài đặt hệ thống thông tin quản lý bao gồm:

a) Các khoản chi:

+ Chi phí cố định

C1: chi phí cho nghiên cứu, thiết kế hệ thống ;

C2: chi phí phần cứng;

C3: chi phí phần mềm;

C4: chi phí chuyển đổi, cài đặt hệ thống;

C5: chi phí đào tạo cán bộ;

C6. chi phí cho dữ liệu;

+ Chi phí biến động

C7: chi phí bảo trì hệ thống thông tin;

C8: chi phí khai thác và quản lý hệ thống;

C9: chi phí văn thư, hành chính, điện...;

C10: các chi phí khác;

TCP: tổng chi phí cho xây dựng và khai thác hệ thống thông tin quản lý

TCP=c1+ … +c10

b) Các khoản thu:

T1: Do giá trị các thông tin đã cung cấp mang lại;

T2: Do giảm cán bộ trong lĩnh vực thông tin ;

T3: Do cung cấp các dịch vụ thông tin;

T4: Do tận dụng được các cơ hội trong kinh doanh;

T5: Do tránh được rủi ro;

T6. Các khoản thu khác;

32

TT: Tổng các khoản thu do sử dụng hệ thống thông tin quản lý TT= t1+…+ t6

c) Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả:

Để thẩm định hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý chúng ta thường sử dụng 2

chỉ tiêu chính sau đây :

- Chỉ tiêu 1 : Giá trị hiện tại ròng NPV(Net Present value) của hệ thống thông tin quản lý

NPV =∑𝐶𝑖−𝑃𝑖

(𝑖+𝑟)𝑖

𝑛

𝑖=1

Ci : Chi phí đầu tư năm thứ i

Pi : Lợi ích thu được năm thứ i

r : Tỷ lệ chiết khấu

- Chỉ tiêu 2 : Chỉ số doanh lợi PI (Profitability Index) của hệ thống thông tin quản lý

𝑃𝐼 =

∑𝑃𝑖

(1 + 𝑟)𝑖𝑛𝑖=1

∑𝐶𝑖

(1 + 𝑟)𝑖𝑛𝑖=1

Ci : Chi phí đầu tư năm thứ i

Pi : Lợi ích thu được năm thứ i

r : Tỷ lệ chiết khấu

1.3.4 Lựa chọn phương án đầu tư cho HTTTQL

Giả sử qua kết quả nghiên cứu người ta đề xuất 4 phương án đầu tư cho hệ thống thông

tin. Yêu cầu tính tóan một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của mỗi phương án. Giả sử tỷ lệ

chiết khấu của dự án là 20%.

Phương án 1: Hệ thống tin học hóa đồng bộ xử lý theo chế độ thời gian thực.

ĐVT : Triệu đồng

Chi phí Năm thứ 1 Năm thứ 2 Năm thứ 3 Năm thứ 4

33

Khảo sát thiết kế 20

Mua sắm phần

cứng

250

Thiết kế phần

mềm

100

Chi phí cài đặt 5

Chi phí bảo hành 5

Chi phí đào tạo 5

Tổng chi phí 385 5 5 5

Tổng lợi ích 100 200 250 350

• Giá trị hiện tại ròng NPV =206,08 triệu đồng

• Chỉ số doanh lợi PI =1.625%

Phương án 2: Hệ thống tin học hóa đồng bộ, xử lý thông tin theo lô




Mua sắm phần

cứng

250

Thiết kế phần

mềm

120





Tổng lợi ích 100 150 250 310



Phương án 3: Hệ thống tin học hóa từng phần, theo chế độ thời gian thực




Mua sắm phần

cứng

90

Thiết kế phần

mềm

40


34




Tổng lợi ích 30 60 90 120



Phương án 4: Hệ thống tin học hóa từng phần, xử lý thông tin theo lô




Mua sắm phần

cứng

80

Thiết kế phần

mềm

50





Tổng lợi ích 30 65 95 105



So sánh các phương án

Các phương án NPV (triệu đồng) PI (%)

Phương án 1 206,08 162,5

Phương án 1 134,40 139,1

Phương án 1 38,68 128,0

Phương án 1 35,31 125,1

Dựa vào kết quả so sánh trên ta thấy Phương án 1 là hiệu quả hơn cả

1.3.5 Các Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Kinh Tế Của HTTTQL

- Làm tốt công tác phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

- Chọn phương án hợp lý

- Lựa chọn phần cứng tốt, đúng chủng loại, giá cả hợp lý

35

- Lựa chọn phần mềm tốt, giá cả hợp lý

- Sử dụng nhân viên vận hành tốt

- Có giải pháp bảo mật thông tin

- Chấp hành đầy đủ nội quy an toàn sử dụng hệ thống thông tin quản lý

- Quản lý tốt dự án tin học hóa (Con người tham gia dự án phải có chuyên

môn, có đạo đức nghề nghiệp, …)

36

CHƯƠNG 2. CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ

2.1. Phần cứng tin học

a. Phần cứng: Là tập hợp các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc để thu thập, xử

lý, lưu trữ và truyền thông tin bao gồm:

- Máy tính điện tử, MT ĐT vạn năng, MT ĐT chuyên dụng.

- Hệ thống mạng, …

- Hệ thống truyền thông: là tập hợp các thiết bị, các thiết bị đầu cuối nối với

nhau bằng các kênh, cho phép tạo, truyền và nhận các tin tức điện tử. Mỗi

hệ thống truyền thông gồm: thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhận tin.

b. Một số yêu cầu đối với phần cứng:

- Phù hợp với nhu cầu của tổ chức

- Đảm bảo sự tương thích

- Có khả năng mở rộng và nâng cấp

- Đảm bảo độ tin cậy

c. Một số tiêu chuẩn đánh giá phần cứng

- Công suất

- Giá cả

- Tính hiệu năng

- Tương thích

- Module hóa

- Công nghệ

- Khả năng kết nối

- Dịch vụ sau khi bán hàng (bảo hành bảo trì)

2.2. Phần mềm tin học

37

a. Khái niệm phần mềm: là các chương trình, các cấu trúc dữ liệu giúp chương trình

xử lý được những thông tin thích hợp và các tài liệu mô tả phương thức sử dụng

các chương trình ấy. Phần mềm luôn được sửa đổi bổ sung thường xuyên.

b. Phân loại phần mềm:

Phần mềm hệ thống: quản lý phần cứng máy tính

Hệ điều hành: quản lý, điều hành các hoạt động của máy tính

Phần mềm tiện ích: xử lý các nhiệm vụ thường gặp.

Phần mềm phát triển: Các ngôn ngữ lập trình, các công cụ lập trình, lập trình

hướng đối tượng

Phần mềm quản trị mạng máy tính

Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

Phần mềm ứng dụng: quản lý dữ liệu

Phần mềm ứng dụng đa năng

Phần mềm ứng dụng chuyên biệt

Quan hệ giữa phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng

Đặc tính chung của phần mềm hiện đại

+ Dễ sử dụng

+ Chống sao chép

+ Tương thích với phần mềm khác

+ Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi

38

+ Tính hiện thời của phần mềm

+ Giá cả phần mềm - Yêu cầu của bộ nhớ

+ Quyền sử dụng trên mạng

Chuẩn hoá phần mềm

Phần mềm được thiết kế có khả năng tự cài đặt và làm việc trên nhiều loại máy tính có

cấu hình khác nhau

Ví dụ: cài một số ứng dụng thông dụng

Các phần mềm khác nhau có thể làm việc được với nhau

Xu thế chung trong thiết kế phần mềm:

+ Giao diện đồ hoạ

+ Cửa sổ hoá (Windows)

+ Liên kết dữ liệu nơi này với nơi khác và từ phần mềm này với phần mềm khác.

+ Dễ sử dụng

+ Yêu cầu phần cứng ngày càng cao và khả năng tự động cài đặt để làm việc được

với nhiều loại cấu hình máy tính khác nhau.

Một số chú ý khi mua sắm phần mềm:

Xác định rõ yêu cầu ứng dụng

Chọn phần mềm

Xác định đúng hãng sản xuất phần mềm về công việc cần tới

Yêu cầu gửi các thông tin về phần mềm

Đề nghị gửi phần mềm giới thiệu DEMO sử dụng thử

Dịch vụ bảo hành:

39

* Trung tâm huấn luyện

* Nhân viên trợ giúp kỹ thuật

* Trung tâm dịch vụ bảo hành, kho hàng và

linh kiện thay thế

* Tình hình tài chính của người bán

Chọn phần cứng: phù hợp với phần mềm

2.3. Mạng truyền thông dữ liệu và mạng máy tính

Máy tính điện tử:

Sơ đồ chức năng

Phân loại máy tính điện tử:

+Siêu máy tính lớn (Super Computer)

+ Máy tính lớn (MainFrame)

+ Máy tính cỡ vừa (MiniComputer)

+ Máy vi tính (MicroComputer)

40

Mạng máy tính:

Một số khái niệm cơ sở truyền thông:

Hệ thống truyền thông: hệ thống cho phép tạo, truyền và nhận tin tức điện tử

Các phương thức truyền: Truyền dị bộ, Truyền đồng bộ, Chuyển mạch tuyến, Chuyển

mạch bản tin, Chuyển mạch gói, Truyền một chiều, hai chiều luân phiên, hai chiều đồng

thời

Các loại mạng:

+ Mạng LAN: mạng cục bộ

+ Mạng WAN: mạng diện rộng

+ Mạng INTERNET: mạng toàn cầu

+Mạng LAN:

Thành phần mạng LAN: Máy chủ tệp, Máy chủ in ấn, Máy chủ truyền thông, Máy trạm,

Dây cáp, Cạc giao diện mạng (NIC), Hệ điều hành mạng (NOS)

Các cấu hình mạng: Mạng hình sao, mạng đường trục, mạng vòng, mạng hỗn hợp, mạng

xương sống

41

MẠNG VÒNG (RING)

MẠNG ĐƯỜNG TRỤC (BUS)

MẠNG HỖN HỢP

42

Mạng WAN:

Thành phần mạng WAN: Máy chủ, Máy tiền xử lý, Modem, Thiết bị đầu cuối, Bộ tập

trung, Giao thức truyền thông, Phần mềm mạng

Mạng INTERNET:

Thành phần mạng INTERNET: Mạng con, Đầu cuối, Hệ thống trung gian, Cầu nối, Bộ

dọn đường, Giao thức INTERNET

2.4 Cơ sở dữ liệu

2.4.1 Xây dựng cấu trúc bảng

a) Tạo trúc bảng

Các bước thực hiện tạo cấu trúc bảng dữ liệu:

Bước 1: Chọn thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK.

Bước 2: Khai báo danh sách các trường, gồm các khai báo cơ bản sau:

- Khai báo tên trường: Field name

- Khai báo kiểu dữ liệu: Data type

Bước 3: Thiết lập trường khoá cho bảng (những bảng không có trường khoá có thể bỏ

qua bước này). Các bước thực hiện:

43

- Chọn trường khoá. Khoá có thể nhiều hơn 1 trường, để thiết lập khoá có nhiều trường:

Chọn các trường muốn thiết lập khoá bằng cách dùng chuột kết hợp giữ phím Shift đánh

dấu đầu dòng các trường muốn thiết lập khoá.

- Mở thực đơn Edit | Primary key để thiết lập thuộc tính khoá cho các trường vừa chọn.

Cũng có thể ra lệnh này bằng cách nhấn nút Primary key trên thanh công cụ.

Sau khi thiết lập khoá, những trường khoá sẽ có biểu tượng hình chìa khoá bên cạnh tên

trường.

Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng.

Nhấn tổ hợp phím Alt + S hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ.

b) Một số thuộc tính trường dữ liệu

Field size

Để thiết lập kích thước dữ liệu. Chỉ áp dụng cho các trường có kiểu dữ liệu Number và

Text.

Format

Để thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển thị. Trường này áp dụng cho hầu hết các kiểu dữ

liệu trừ ra kiểu: Memo, OLE, Yes/No.

Input Mark

Thiết lập mặt nạ nhập dữ liệu cho các trường. Kiểu này có thể áp dụng cho các loại

trường kiểu Text, Number, Datetime, Currency.

Default Value

Để thiết lập giá trị ngầm định cho trường mỗi khi ra lệnh thêm mới một bản ghi.

Khi đó phải thiết lập thuộc tính Default Value của trường này là 1.

Caption

44

Thiết lập tiêu đề cột mà trường đó hiển thị. Tên trường không nên chứa dấu cách và chữ

Việt có dấu, nhưng Caption của các trường thì nên gõ bằng tiếng Việt có dấu sao cho dễ

đọc và nhận biết. Đặc biệt giá trị thuộc tính Caption nếu có sẽ được sử dụng làm tiêu đề

cho các trường tương ứng mỗi khi sử dụng công cụ Form Wizard hay Report Wizard sau

này - sẽ rất tiện lợi.

Validation Rule

Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi được nhập vào.

Required

Để yêu cầu phải nhập dữ liệu cho trường này (nếu thiết lập Yes) khi bắt đầu một bản ghi

mới hoặc không nếu thiết lập No.

2.4.2 Thiết lập quan hệ

a) Thiết lập quan hệ

Một bước quan trọng trong xây dựng CSDL Access là thiết lập quan hệ các bảng trong

CSDL. Làm được điều này bạn sẽ gặp được rất nhiều thuận lợi trong quá trình sử dụng

các trình Wizard và Design View trong Access sau này.

Dưới đây sẽ là hướng dẫn cách thiết lập quan hệ cho một cặp bảng.

Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ bởi thực đơn: Tools | Relationship.

45

Bước 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp thoại Show

Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn Relationship | Show table):

Bước 3: Thực hiện tạo kết nối giữa từng cặp bảng theo thiết kế, cách làm như sau:

Dùng chuột kéo (Drag) trường cần liên kết của bảng này (ví dụ trường hangID của bảng

HANG) thả (Drop) lên trường cần liên kết đến của bảng kia (ví dụ trường hangID của

bảng HANGBAN). Khi đó hộp thoại Edit Relationships xuất hiện:

Trong trường hợp muốn thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu (Enforce

Referential Integrity) cho quan hệ hãy thực hiện chọn (checked) 3 mục chọn sau:

- Enforce Referential Integrity: để đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ

liệu;

46

- Cascade Dalete Related Fields: đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa 2 bảng

liên quan. Khi đó, nếu một bản ghi ở bảng có quan hệ 1 bị xoá, toàn bộ các bản ghi có

quan hệ với bản ghi hiện tại sẽ được tự động xoá ở bảng có quan hệ nhiều (nếu xoá 1

CHA, toàn bộ các con của cha đó sẽ tự động bị xoá khỏi bảng CON);

- Cascade Update Related Fieldsđảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa 2

bảng liên quan. Khi đó, nếu giá trị trường khoá liên kết ở bảng 1 bị thay đổi, toàn bộ giá

trị trường khoá liên kết ở bảng nhiều cũng bị thay đổi theo.

Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ giữa 2 bảng đang thiết lập:

- One – To – One

- One – To – Many

- Indeterminate (không xác định được kiểu liên kết)

Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liên kết mà Access tự xác định ra được

kiểu liên kết giữa 2 bảng.

4.2.3 Thuộc tính LOOKUP

Qua cách nhập dữ liệu cho bảng có quan hệ nhiều trên CSDL ta thấy việc nhập dữ liệu

cho trường tham gia liên kết của bảng nhiều đòi hỏi phải có độ chính xác với dữ liệu trên

bảng quan hệ 1 (phải nhớ mã để nhập). Trong thực tế với những danh mục lên đến hàng

trăm, thậm chí nhiều hơn nữa thì việc nhớ mã để nhập dữ liệu quả là khó khăn: hoặc gõ

sai mã, nguy hiểm hơn gõ đúng nhưng nhầm mã.

Thuộc tính LOOKUP sẽ giúp giải quyết phần nào việc khó khăn trong nhập dữ liệu trên

các bảng quan hệ nhiều như vậy.

Thuộc tính LOOKUP được thiết lập tại trường tham gia liên kết trên bảng có quan hệ

nhiều sang trường tham gia liên kết của bảng có quan hệ 1.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở bảng có trường cần thiết lập LOOKUP ở chế độ Design View bằng cách.

Bước 2: Kích hoạt trình LookUp Wizard bằng cách: Tại cột Data Type của trường cần

thiết lập thuộc tính LOOKUP, chọn mục Lookup Wizard từ danh sách thả xuống. Thực

hiện theo hướng dẫn trình Lookup Wizard, các lựa chọn bao gồm:

47

+ Chọn nguồn dữ liệu, cần chọn mục: I want the lookup column to look up the values in a

table or query.

+ Chọn tên bảng cấp dữ liệu.

+ Chọn trường cấp dữ liệu từ bảng đã chọn.

4.2.4 Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu Access

Đến đây chúng ta có thể xây dựng một qui trình tốt để xây dựng một CSDL Access theo

thiết kế sẵn có:

Bước 1: Lần lượt xây dựng cấu trúc từng bảng dữ liệu trong CSDL. Với

mỗi bảng dữ liệu khi khai báo cấu trúc cần giải quyết các công việc sau :

- Khai báo danh sách các trường của bảng ở cột Field Name;

- Chọn kiểu dữ liệu phù hợp cho các trường ở cột Data Type;

- Thiết lập trường khoá cho bảng;

- Thiết lập một số khác cần thiết cho các trường như : Field Size, Format, Input Mark,

Requried, Validate Rule, …

- Ghi tên bảng

Bước 2: Lần lượt thiết lập thuộc tính LOOKUP cho các trường một cách phù hợp. Mỗi

quan hệ trên bảng thiết kế sẽ cần một thao tác thiết lập thuộc tính LOOKUP (sử dụng

trình LookUp Wizard) từ trường trên bảng quan hệ nhiều sang trường bảng quan hệ một;

Bước 3: Thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cần thiết cho các quan hệ tại

cửa sổ Relationships

Bước 4: Thực hiện nhập dữ liệu cho các bảng nếu cần. Chú ý : bảng có quan hệ 1 phải

được nhập dữ liệu trước bảng có quan hệ nhiều.

BẢNG DỮ LIỆU

48

Các hoạt động chính của một CSDL:

Cập nhật dữ liệu: Nhập, xoá, sửa, cắt và nối các bản ghi, các bảng trong CSDL

Truy vấn dữ liệu: Tính toán, sắp xếp, kết suất, thống kê, tổng hợp, phân tích…

Lập báo cáo từ CSDL: báo cáo dạng bảng, biểu, tổng hợp các mức…

Các loại mô hình dữ liệu:

Mô hình phân cấp: mỗi cha có N con, mỗi con chỉ có một cha

Mô hình mạng lưới: mỗi cha có N con, mỗi con M cha

49

Mô hình quan hệ: dữ liệu được mô tả dưới dạng các bảng dữ liệu:

Mô hình quan hệ: xây dựng quan hệ giữa hai bảng Quản lý khách sạn và Danh mục

phong thuê

50

Mô hình quan hệ:

Khái niệm về khoá: nhóm các thuộc tính được gọi là khoá nếu nó xác định một cách duy

nhất thực thể trong bảng dữ liệu

Phụ thuộc hàm: ta nói thuộc tính B phụ thuộc hàm vào thuộc tính A (A -> B) nếu với

mỗi giá trị của A tương ứng với một giá trị duy nhất của B (tồn tại một ánh xạ từ tập hợp

các giá trị của A sang giá trị của B)

Các mối quan hệ trong CSDL:

Quan hệ 1 – 1

Quan hệ 1 – n

Quan hệ n - n

Bài tập ví dụ: Hãy xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ các nhân viên trong công ty. Dữ

liệu quản lý gồm: Họ tên, quê quán, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, học hàm, học vị, ngoại

ngữ, trình độ ngoại ngữ

Trong đó: mỗi nhân viên có thể biết nhiều loại ngoại ngữ khác nhau, cơ sở dữ liệu phải

lưu đủ các ngoại ngữ và trình độ mỗi ngoại ngữ của từng nhân viên

51

BÀI TẬP 1. Tạo CSDL quản lý học sinh được mô tả như sau:

2. Tạo cơ sở dữ liệu phục vụ ứng dụng quản lý việc bán hàng tại một cửa hàng được

mô tả như sau:

3. Tạo cơ sở dữ liệu phục vụ lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý lương cán bộ một

cơ quan được mô tả như sau:

4. Tạo CSDL Quản lý việc nhập-xuất vật tư một cửa hàng. Bao gồm các bảng như

sau:

53

CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG THÔNG TIN

3.1. Khái quát về việc phát triển hệ thống thông tin

Những nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT

+ Những vấn đề về quản lý

+ Những yêu cầu mới của nhà quản lý

+ Sự thay đổi của công nghệ

+ Thay đổi sách lược chính trị

Ba nguyên tắc phát triển một hệ thống thông tin

1. Sử dụng các mô hình:

Mô hình logic: cái gì? để làm gì?

Mô hình vật lý ngoài: cái gì? ở đâu? khi nào?

Mô hình vật lý trong: như thế nào?

2. Chuyển từ cái chung sang cái riêng: đơn giản hoá. Đi từ cái chung đến các chi

tiết. Mô hình hoá hệ thống bằng các chi tiết

3. Chuyển mô hình: từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô

hình logic sang mô vật lý khi thiết kế.

3.2. Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin

Mục tiêu: cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực

để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống.

* Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

* Làm rõ yêu cầu

* Đánh giá khả năng thực thi

54

* Chuẩn bị và trình bày báo cáo

3.3. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin

Mục tiêu: là đưa được các chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, xác định mục tiêu

cần đạt được của hệ thống mới và đề ra giải pháp đạt được mục tiêu.

Phân tích viên phải hiểu thấu đáo về môi trường hệ thống phát triển và các hoạt động của

chính của hệ thống thông qua các phương pháp: thu thập thông tin, mã hoá dữ liệu, sơ đồ

chức năng, sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu

Thu thập thông tin:

+ Phỏng vấn

+ Nghiên cứu tài liệu

+ Sử dụng phiếu điều tra

+ Quan sát

Mã hoá dữ liệu:

Các phương pháp mã hoá dữ liệu:

Mã hoá phân cấp: hệ thống đánh số đề mục, tài khoản

Mã hoá liên tiếp: 001, 002, 003

Mã hoá theo mã xêri: 29/3/1995 – EAN VN

Mã số quốc gia (893), mã nhà sản xuất, mã sản phẩm, số kiểm tra

Ví dụ:

55

Mã hoá gợi nhớ: VND, USD

Mã hoá ghép nối: NTHD1000136

Ví dụ mã hoá thí sinh trường ĐH NT

Lợi ích của mã hoá dữ liệu

+ Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng

+ Mô tả nhanh chóng đối tượng

+ Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

Ví dụ: Mã hoá thực thể sinh viên thông qua trường

Số thẻ: Khóa, Lớp, Mã hiệu SV trong lớp

56

Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)

Mục tiêu: Phân tích chính xác các hoạt động của hệ thống thông tin từ cụ thể đến

chi tiết.

Chỉ rõ hệ thống cần phải làm gì. Không phải làm như thế nào

Ký pháp vẽ một chức năng

Các phương pháp phân rã chức năng:

• Top Down

• Bottom Up

Qui tắc lập sơ đồ chức năng:

• Tuần tự

• Lựa chọn

• Phép lặp

57

Bài tập: Hãy vẽ sơ đồ chức năng quản lý tại trường Đại học Quang Binh

Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram):

Mục tiêu: mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Mô tả sự di chuyển của

dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ bằng các sơ đồ

Các ký pháp mô tả sơ đồ:

Xử lý:

58

Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

Qui tắc:

- Xác định các tác nhân trong HT

- Xác định các tài liệu trong HT

- Các thời điểm di chuyển tài liệu trong HT

- Lập bảng sơ đồ

Ví dụ: Mô tả sơ đồ quản lý điểm trong trường

- Tác nhân: Sinh viên, giáo viên, phòng đào tạo

- Các tài liệu: bài thi, bảng điểm môn học, bảng điểm bình quân

- Các thời điểm di chuyển:

59

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram)

Mục tiêu: dùng để mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu tượng.

Trên sơ đồ gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích không quan

tâm đến vị trí, thời điểm, đối tượng

Các ký pháp mô tả sơ đồ

Qui tắc vẽ sơ đồ:

+ Các bước vẽ sơ đồ: Vẽ sơ đồ ngữ cảnh, lần lượt phân rã thành các sơ đồ dữ liệu

mức đỉnh, sơ đồ dữ liệu dưới mức đỉnh theo cấu trúc sơ đồ chức năng.

60

+ Vẽ sơ đồ ngữ cảnh: thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Để

dễ hiểu có thể bỏ qua các kho dữ liệu, các xử lý cập nhật

- Xác định chức năng chính của hệ thống.

- Xác định các tác nhân ngoài

- Mô tả các luồng dữ liệu từ vào ra hệ thống với các tác nhân

Giả sử có sơ đồ chức năng hệ thống như mẫu sau.

Ví dụ: Sơ đồ ngữ cảnh được xây dựng như sau:

- Chức năng chính là: HT

- Các tác nhân hệ thống: X, Y, Z

- Sơ đồ được mô tả:

Vẽ sơ đồ mức đỉnh:

61

- Tách chức năng chính của hệ thống thành các chức năng con mức 1.

- Xác định luồng dữ liệu giữa các chức năng bộ phận với các tác nhân ngoài.

- Xác định luồng dữ liệu nội bộ và kho.

Chú ý: khi phân rã phải bảo toàn các luồng dữ liệu và các tác nhân ngoài.

Vẽ sơ đồ mức đỉnh: phân rã thành các chức năng A, B, C và thêm kho dữ liệu K.

Vẽ sơ đồ dưới mức đỉnh:

- Phân rã riêng từng chức năng mức đỉnh thành các sơ đồ dưới mức đỉnh.

- Tách các chức năng mức đỉnh thành các chức năng con mức dưới. Làm

tương tự như phân rã chức năng mức đỉnh.

Chú ý: khi phân rã phải bảo toàn các luồng dữ liệu và các tác nhân ngoài.

Vẽ sơ đồ dưới mức đỉnh: Phân rã xử lý A thành các chức năng D, E và thêm kho dữ liệu

K1.

62

Vẽ sơ đồ dưới mức đỉnh: tương tự tiến hành phân rã các xử lý B, C thành các chức năng

con và thêm các kho dữ liệu.

Ghép các sơ đồ dưới mức đỉnh vào sơ đồ mức đỉnh ta có sơ đồ luồng dữ liệu hoàn chỉnh.

+ Một số qui tắc khi vẽ sơ đồ:

- Tên các xử lý là động từ.

- Các xử lý phải được mã số.

- Xử lý buộc phải thực hiện biến đổi dữ liệu.

- Mỗi luồng dữ liệu phải có tên luồng trừ luồng nối xử lý với kho dữ liệu.

- Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau thì tạo nên

một luồng duy nhất.

- Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng không cắt khau.

63

+ Một số qui tắc khi vẽ phân rã sơ đồ:

- Nên để tối đa 7 xử lý trên một sơ đồ DFD.

- Một xử lý mà khi trình bày bằng ngôn ngữ cấu trúc chiếm một trang thì không

phân rã tiếp.

- Tất cả các xử lý trên một sơ đồ DFD phải cùng một mức phân rã.

- Luồng vào của một xử lý mức cao phải là luồng vào của một xử lý con mức thấp

nào đó. Luồng ra tới đích của một xử lý con phải là luồng ra tới đích của một xử lý con

mức lớn hơn.

d. Ví dụ: vẽ sơ đồ luồng dữ liệu quản lý nhập xuất trong kho hàng.

Sơ đồ ngữ cảnh:

3.4. Thiết kế logic cho hệ thống mới

Mục tiêu: xác định các thành phần logic của hệ thống thông tin mới phải làm để đạt

được các mục tiêu đề ra.

Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là các cơ sở dữ liệu, các xử lý vào ra.

Các phương pháp TK cơ sở dữ liệu

- Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra

- Thiết kế CSDL logic bằng phương pháp mô hình hóa

64

A. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ thông tin đầu ra:

Bước 1: xác định toàn bộ các thông tin đầu ra

Bước 2: xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo đầu ra

Liệt kê toàn bộ các thuộc tính của thông tin đầu ra.

+ Đánh dấu các thuộc tính lặp

+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh, loại các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách

+ Gạch chân các thuộc tính khoá của thông tin đầu ra

+ Tiến hành chuẩn hoá mức 1 (1.NF): tách các thuộc tính lặp thành danh sách con

riêng. Gắn thêm tên cho danh sách vừa tách. Tìm một thuộc tính định danh riêng,

thêm thuộc tính định danh vào danh sách gốc.

65

+ Tiến hành chuẩn hoá mức 2 (2.NF): tách tất cả các thuộc tính không phụ thuộc

hàm toàn bộ vào khoá thành một danh sách riêng. Chọn khoá mới cho danh sách

vừa tách.

+ Tiến hành chuẩn hoá mức 3 (3.NF): tách các thuộc tính có sự phụ thuộc bắc cầu.

Xác định khoá và tên cho danh sách mới.

Phiếu quản lý vốn vay gồm các thuộc tính:

Số phiếu, Ngày vay, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số CMT, Vốn vay, Kỳ

hạn, Lãi suất, Ngày thanh toán.

Trong đó:

+ Số phiếu là khoá chính

+ Ngày thanh toán là thuộc tính thứ sinh tách riêng

66

+ Phiếu quản lý vốn vay gồm các thuộc tính:

Số phiếu, Ngày vay, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số CM, Vốn vay, Kỳ hạn,

Lãi suất,

Trong đó: Mã khách hàng, Tên khách hàng, địa chỉ, Số CM là các thuộc tính phụ thuộc

bắc cầu vào khoá chính số phiếu, tách thành danh sách mới

Khoá danh sách mới là: Mã khách hàng.

Quản lý vốn vay

Số phiếu, Ngày vay, Mã khách hàng, Vốn vay, Kỳ hạn, Lãi suất.

+ Danh sách khách hàng:

Mã khách hàng, Tên khách hàng, địa chỉ, Số CM

Trong danh sách Quản lý vốn vay: Kỳ hạn, Lãi suất phụ thuộc bắc cầu vào khóa chính

tách riêng thành danh sách mới

Khoá là: Kỳ hạn

Quản lý vốn vay

Số phiếu, Ngày vay, Mã khách hàng, Vốn vay, Kỳ hạn

Danh sách khách hàng:

Mã khách hàng, Tên khách hàng, địa chỉ, Số CM

Danh mục lãi suất

Kỳ hạn, Lãi suất

Bước 3:

67

Mô tả các tệp: Mỗi danh sách ở bước 2 là một tệp cơ sở dữ liệu. Mỗi danh sách liên quan

đến một đối tượng quản lý. Nếu có nhiều danh sách cùng mô tả về một thực thể thì phải

tích hợp lại thành 1 danh sách.

Biểu diễn các tệp: Tên tệp viết in hoa ở trên, các thuộc tính nằm trong các ô, trên một

hàng. Khoá gạch chân.

Ví dụ:

Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp. Biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều,

nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó.

3.5 Đề xuất các phương án của hệ thống thông tin mới

68

Mục tiêu: thiết lập các phác họa cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích cho

các phác hoạ, xác định khả năng đạt được mục tiêu và sự tác động của chúng vào lĩnh

vực tổ chức và nhân sự đang làm việc tại hệ thống. Đưa các khuyến nghị về phương

án hứa hẹn nhất

Xác định các rằng buộc về tổ chức

Tài chính dự trù, ngân sách dự chi

Phân bố người sử dụng

Phân bố trang thiết bị

Thời gian

Thiên hướng

Nhân lực

Các rằng buộc về tin học:

Phần cứng

Phần mềm

Nguồn nhân lực

Các phương án giải pháp

Xây dựng biên giới phân chia phần thủ công và tin học cho các phương án

Xác định cách thức xử lý tương ứng với từng phương án

Đánh giá các phương án của giải pháp:

Phân tích chi phí / lợi ích

Trực tiếp - Gián tiếp

69

Biến động - Cố định

Hữu hình - Vô hình

Phân tích đa tiêu chuẩn

- Xác định các tiêu chuẩn cần đánh giá

- Cho mỗi tiêu chuẩn một trọng số

- Tính điểm mỗi phương án theo tiêu chuẩn

- Cộng điểm cho mỗi phương án

- Tổng điểm chính là chỉ tiêu so sánh các phương án

3.6 Thiết kế vật lý ngoài

Mục tiêu: thiết kế các giao diện vào ra, các tương tác với phần tin học hoá, các thủ tục

thủ công.

70

Thiết kế thông tin vào:

Lựa chọn phương tiện nhập tin

Thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập


Thiết kế màn hình nhập liệu có khuôn dạng giống tài liệu gốc

Nhóm các trường trên màn hình theo trật tự có ý nghĩa, trật tự tự nhiên, tần số,

chức năng hoặc tầm quan trọng

Không nhập các thông tin có thể tính toán hoặc truy tìm được

Đặt các giá trị ngầm định phù hợp

Đặt tên trường trước hoặc trên trường nhập

Thiết kế thông tin ra

Lựa chọn phương tiện xuất tin:

Giấy

Màn hình

Tiếng nói

Các vật mang tin từ tính, quang tính


Thiết kế trang in trên giấy:

- Dữ liệu in theo biểu

- Dữ liệu in theo bảng

71

- Dữ liệu in theo bảng có sự phân nhóm

Thiết kế thông tin ra trên màn hình:

Màn hình tương đối nhỏ nên cần thiết kế để có thể kiểm soát thông tin trên màn hình.

Thiết kế sao cho người sử dụng có thể dùng các phím: ,, Page Up, Page Down hoặc

thanh cuộn Scroll Bar hoặc dùng phương pháp lọc dữ liệu.

Thiết kế các giao tác với phần tin học hoá

Giao tác bằng tập hợp lệnh

Giao tác bằng các phím trên bàn phím

Giao tác trên thực đơn

Giao tác trên biểu tượng

Giao tác thông quan hệ thống menu

72

3.7 Triển khai hệ thống thông tin

Mục tiêu

Thiết kế vật lý trong

Lập trình

Thử nghiệm

Hoàn thiện hệ thống các tài liệu

Đào tạo người sử dụng

Thiết kế vật lý trong:

Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: đảm bảo cơ sở dữ liệu chứa tất cả các dữ liệu chính,

không có dữ liệu dư thừa.

Để tiếp cận dữ liệu nhanh chóng và có hiệu quả dùng hai phương thức: chỉ số hoá

các tệp và thêm các tệp dữ liệu hỗ trợ

73

b. Thiết kế vật lý trong các xử lý:

Lập chương trình máy tính

Đây là quá trình chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý của các nhà phân tích thành phần

mềm máy tính do các lập trình viên đảm nhận.

Chú ý: mỗi khi một mô đun được viết xong thì tiến hành thử nghiệm riêng mô đun đó

như một phần của chương trình lớn, thử chương trình như một phần của hệ thống

Các kỹ thuật thử nghiệm chương trình

Rà soát lỗi đặc trưng

Kỹ thuật kiểm tra logic

Kỹ thuật thử nghiệm thủ công

Kỹ thuật thử nghiệm Modun

Kỹ thuật tích hợp

Thử nghiệm hệ thống

Kỹ thuật thử nghiệm STUB

74

Kỹ thuật kiểm tra logic

(Ngôn ngữ PASCAL)

Delta = b*b – 4ac;

IF (Delta > 0) THEN;

X1 = (-b + SQRT(Delta)) / 2a;

X2 = (-b - SQRT(Delta)) / 2a;

IF (Delta = 0) THEN;

X1 = -b / 2a;

IF (Delta < 0) THEN;

END;

Hoàn thiện tài liệu hệ thống

Các thiết kế báo cáo

Sơ đồ cấu trúc: sơ đồ dòng dữ liệu, sơ đồ quan hệ thực thể, các bảng quyết định

Thiết kế màn hình

Thiết kế chương trình

Các phương pháp thử nghiệm

Dữ liệu dùng thử nghiệm

Kết quả thử nghiệm

3.8 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống thông tin mới

75

Mục tiêu: tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức sao cho ít

sai sót nhất, đáp ứng được những thay đổi có thể sảy ra trong suốt quá trình sử dụng.

Chuyển đổi về kỹ thuật

Chuyển đổi về con người

Các phương pháp cài đặt:

Cài đặt trực tiếp

Cài đặt song song

Cài đặt thí điểm cục bộ: cài đặt song song áp dụng cho một bộ phận

76

Cài đặt thí điểm cục bộ: cài đặt trực tiếp áp dụng cho một bộ phận

Cài đặt cài đặt theo giai đoạn

Bảo trì hệ thống thông tin

Qui trình bảo trì hệ thống thông tin:

- Thu nhận các yêu cầu bảo trì

- Chuyển đổi các yêu cầu thành những thay đổi cần thiết

- Thiết kế các thay đổi cần thiết

77

- Triển khai các thay đổi

Các kiểu bảo trì:

Bảo trì hiệu chỉnh: các lỗi thiết kế, lập trình còn tiềm ẩn sau cài đặt

Bảo trì thích nghi: sửa đổi hệ thống phù hợp với môi trường

Bảo trì hoàn thiện: cải tiến hệ thống để giải quyết những vấn đề mới hoặc tận

dụng lợi thế của những cơ hội mới

Bảo trì phòng ngừa: phòng ngừa các vấn đề sảy ra trong tương lai.

Đánh giá sau cài đặt:

- Đánh giá dự án: về thời gian và ngân sách dành cho dự án so với dự kiến

- Đánh giá hệ thống: xem xét hệ thống có đạt được mục tiêu đề ra không

78

CHƯƠNG 4. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ DOANH

NGHIỆP

4.1 Hệ thống thông tin tài chính

Chức năng Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin quản trị tài chính:

- Kiểm soát và phân tích điều kiện tài chính

- Quản trị hệ thống kế toán

- Quản trị quá trình lập ngân sách, dự toán vốn

- Quản trị công nợ khách hàng

- Tính và chi trả lương, quảnlý quỹ lương, tài sản, thuế

- Quản trị bảo hiểm tài sản và nhân sự

- Hỗ trợ kiểm toán

- Quản lý tài sản cố định, quỹ lương hưu và các khoản đầu tư

- Đánh giá các khoản đầu tư mới và khả năng huy động vốn

- Quản lý dòng tiền

Các hệ thống thông tin quản trị tài chính theo cấp quản lý

Mức quản lý Các hệ thống thông tin quản trị tài chính

79

Tác nghiệp

- Hệ thống thông tin tài sản cố định

- Hệ thống thông tin công nợ phải thu của khách

- Hệ thống thông tin công nợ phải trả người bán

- Hệ thống thông tin xử lý đơn hàng

- Hệ thống thông tin mua hàng

- Hệ thống thông tin hàng tồn kho

- Hệ thống thông tin thanh toán lương

Chiến thuật - Hệ thống thông tin ngân sách

- Hệ thống thông tin quản lý vốn

- Hệ thống thôgn tin lập ngân sách vốn

- Hệ thống thông tin quản trị đầu tư

Chiến lươc - Hệ thống phân tích tình hình tài chính

- Hệ thống dự báo

Hệ thống thông tin tài chính ở cấp tác nghiệp Hệ thống kế toán tự động gồm các phân hệ:

- Kế toán vốn bằng tiền

- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

- Kế toán hàng tồn kho

- Kế toán tài sản cố định

- Kế toán chi phí giá thành

- Kế toán tổng hợp

80

Các qui trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán:

- Qui trình tiêu thụ

- Qui trình cung cấp

- Qui trình sản xuất

- Qui trình tài chính

81

- Qui trình tiêu thụ Chức năng: ghi chép sự kiện phát sinh liên quan tạo doanh thu Sự kiện kinh tế :

Nhận đơn đặt hàng, giao hàng, yêu cầu thanh toán, nhận tiền thanh toán

82

- Qui trình cung cấp Chức năng: ghi chép sự kiện phát sinh liên quan mua hàng / dịch vụ

Sự kiện kinh tế : Yêu cầu đặt hàng/dịch vụ, nhận hàng, xác định nghĩa vụ thanh

toán, thực hiện thanh toán

- Qui trình sản xuất Chức năng: ghi chép và xử lý sự kiện phát sinh liên quan

tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung Sự kiện kinh tế : Mua hàng

tồn kho; bán hàng tồn kho; chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản

xuất khác; chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm; thanh toán lương

+ Hệ thống tiền lương

83

+ Hệ thống hàng tồn kho

+ Hệ thống chi phí

84

+ Hệ thống tài sản cố định

Qui trình tài chính

Chức năng: ghi chép kế toán sự kiện phát sinh liên quan huy động và quản lý các nguồn

quỹ và tiền mặt

Sự kiện kinh tế : tăng vốn do chủ doanh nghiệp đầu tư và đi vay, dùng vốn để đầu tư

85

- Qui trình báo cáo tài chính Chức năng: thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính và kết quả đạt được từ việc

dùng các nguồn tài chính này

Hệ thống thông tin tài chính ở cấp chiến thuật Muc tiêu :

- Cung cấp báo cáo tổng hợp định kỳ, đột xuất…

- Tập trung vào việc phân chia các nguồn lực

Hệ thống thông tin tài chính sách bao gồm :

- Hệ thống thông tin ngân sách

- Hệ thống quản lý vốn bằng tiền

- Hệ thống dự toán vốn và các hệ thống quản lý đầu tư

- Hệ thống thông tin ngân sách

+ Theo dõi và so sánh số thu/chi thực hiện với kế hoạch

+ So sánh ngân sách kỳ hiện tại với kỳ tài chính trước đó

86

+ So sánh ngân sách giữa các bộ phận, phòng ban

Từ đó hỗ trợ nhà quản trị tài chính xác định cách sử dụng các nguồn lực để đạt mục

tiêu

- Hệ thống thông tin quản lý vốn bằng tiền

Cung cấp thông tin dự báo về dòng tiền nhằm hỗ trợ nhà quản trị tài chính trong

quá trình ra các quyết định đầu tư, mua sắm và vay tiền

- Hệ thống thông tin dự toán vốn và các hệ thống quản lý vốn đầu tư Cung cấp thông

tin dự toán mua sắm hay bán chuyển nhượng tài sản cố định trong năm tài chính nhằm hỗ

trợ nhà quản trị tài chính trong quá trình phân tích và so sánh xếp loại các dự án đầu tư

Quản trị dự toán vốn bao gồm :

87

+ Đánh giá những cơ hội đầu tư tiềm năng

+ Ước lượng những luồng tiền tương lai cho mỗi dự án

+ Tính giá trị hiện tại của mỗi dự án

+ Trên cơ sở so sánh giá trị hiện tại và chi phí đầu tư cho mỗi dự án mà quyết định

chấp nhận hay không bằng các công cụ:

• Thời gian thu hồi vốn

• Giá trị hiện tại ròng NPV

• Tỷ suất hoàn vốn nội bộ IRR

• Tỷ suất hoàn vốn nội bộ điều chỉnh MIRR

- Hệ thống thông tin quản trị đầu tư

Theo dõi những khoản đầu tư của doanh nghiệp cho cổ phiếu, trái phiếu và các chứng

khoán có giá khác nhằm hỗ trợ nhà quản lý đầu tư trong quá trình ra quyết định

Hệ thống thông tin tài chính ở cấp chiến lược

- Chức năng : Đặt ra mục tiêu và phương hướng hoạt động cho doanh nghiệp

- Dòng thông tin:

• Thông tin nội bộ, phân tích điều kiện tài chính của doanh nghiệp

• Thông tin kinh tế xã hội bên ngoài, mô tả môi trường hiện tại và tương lai của

doanh nghiệp

• Những dự báo về tương lai của doanh nghiệp

Phần mềm quản lý tài chính

Phần mềm chuyên biệt dùng cho chức năng tài chánh bao gồm:

- Quản lý ngân quỹ

- Quản lý tiền vốn

88

- Phân tích các báo cáo tài chính

- Quản trị đầu tư

- Mô hình hóa

- Dự báo

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Trình bày hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất theo cấp quản lý

2. Trình bày hệ thống thông tin Marketing theo cấp quản lý

3. Trình bày hệ thống thông tin quản trị nhân sự theo cấp quản lý

4. Trình bày hệ thống thông tin quản trị tài chính theo cấp quản lý

4.2 Hệ thống thông tin marketing

Các HTTT Marketing thực hiện thu thập dữ liệu mô tả các hoạt động Marketing, xử lý

các dữ liệu thu thập được và cung cấp thông tin Marketing trợ giúp các nhà quản lý trong

quá trình ra quyết định

89

Mục tiêu Mục tiêu của hệ thống thông tin Marketing nhằm thỏa mãn nhu cầu và ý muốn

khách hàng

Các chức năng cơ bản:

- Xác định khách hàng hiện tại

- Xác định khách hàng tương lai

- Xác định nhu cầu khách hàng

- Lập kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng

- Định giá sản phẩm và dịch vụ

- Xúc tiến bán hàng

- Phân phối sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng

Các hệ thống thông tin Marketing theo cấp quản lý

Mức quản lý Các hệ thống thông tin Marketing

90

Tác nghiệp HTTT bán hàng:

- HTTT khách hàng tương lai

- HTTT liên hệ khách hàng

- HTTT hướng dẫn hỏi đáp / khiếu nại

- HTTT tài liệu

- HTTT bán hàng qua điện thoại

- HTTT quảng cáo qua thư

HTTT phân phối

HTTT kinh tế tài chính tác nghiệp hổ trợ:

- HTTT xử lý đơn đặt hàng

- HTTT hàng tồn kho

- HTTT tín dụng

Chiến thuật - HTTT quản lý bán hàng

- HTTT định giá sản phẩm

- HTTT xúc tiến bán hàng

- HTTT phân phối

Chiến lươc - HTTT dự báo bán hàng

- HTTT lập KH & phát triển

Hệ thống thông tin Marketing Tác nghiệp

- HTTT bán hàng:

• HTTT liên hệ khách hàng: cung cấp thông tin về khách hàng , về sở thích đối

với sản phẩm và dịch vụ và số liệu về quá trình mua hàng trong quá khứ

• HTTT khách hàng tương lai: cung cấp danh mục khách hàng theo địa điểm,

loại sản phẩm , doanh thu gộp, các chỉ tiêu khác quan trọng đối với lực lượng

bán hàng.

• HTTT hướng dẫn hỏi đáp / khiếu nại: ghi nhận, xử lý và lưu trữ lại các khiếu

nại phục vụ phân tích quản lý

• HTTT tài liệu: cung cấp tài liệu cho nhân viên marketing sử dụng

• HTTT bán hàng qua điện thoại:

91

• HTTT quảng cáo qua thư: Danh sách được gửi từ tập tin dữ liệu khách

hàng, công nợ phải thu, khách hàng tương lai và cơ sở dữ liệu thương mại

- HTTT phân phối: theo dõi hàng hóa và dịch vụ phân phối nhằm xác định và sửa

chữa những sai sót trong phân phối và giảm thời gian phân phối.

- HTTT kinh tế tài chính tác nghiệp hổ trợ:

• HTTT xử lý đơn đặt hàng: Báo cáo về tình hình đặt hàng theo thời kỳ, theo

người bán, theo sản phẩm và theo địa điểm � ự báo bán hàng

• HTTT hàng tồn kho: thông tin về hàng tồn kho, tình hình xuất nhập tồn, hàng

hư hỏng � ớng điều chỉnh phương thức bán hàng

• HTTT tín dụng: thông tin về tín dụng tối đa cho phép của khách hàng

HTTT Marketing chiến thuật

- Hỗ trợ nhà quản lý Marketing quản lý và kiểm tra lực lượng bán hàng, các kỹ thuật

xúc tiến bán hàng, giá cả, phân phối và cung cấp hàng hóa và dịch vụ

- Cung cấp thông tin tổng hợp

- Bao gồm nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài

- Xử lý dữ liệu khách quan và chủ quan

- HTTT quản lý bán hàng: cung cấp dữ liệu lịch sử về quá trình kinh doanh của mỗi

nhân viên bán hàng, mỗi địa điểm kinh doanh, mỗi sản phẩm và mỗi phân khúc

thị trường

- HTTT định giá sản phẩm: theo giá cộng lãi vào chi phí / giá cầu / giá bám chắc thị

trường / giá hớt ngọn mô hình giá

- HTTT xúc tiến bán hàng:thông tin lịch sử của thị trường, hiệu quả của quảng cáo

và khuyến mãi, lịch sử kinh doanh các sản phẩm trên thị trường, lịch sử các hãng

truyền thông

- HTTT phân phối: cung cấp thông tin về nhu cầu và tồn kho, chi phí của việc sử

dụng, mức độ tin cậy và sự bão hòa của phân khúc thị trường trên các kênh phân

phối khác nhau

Hệ thống thôgn tin Marketing chiến lược

92

- Hoạt động chiến lược: phân khúc thị trường thành những nhóm khách

hàng tiềm năng, lựa chọn thị trường mục tiêu, lập kế hoạch sản phẩm và dịch vụ

thỏa nhu cầu khách hàng, dự báo bán hàng đối với thị trường và sản phẩm

- HTTT bao gồm :

• HTTT dự báo bán hàng: cho 1 ngành công nghiệp, cho 1 doanh nghiệp, cho 1

loại sản phẩm /dịch vụ phân nhóm tiếp theo địa điểm kinh doanh và theo bộ

phận bán hàng

• HTTT lập kế hoạch và phát triển sản phẩm : cung cấp thông tin về sự ưa

chuộng của khách hàng thông qua nghiên cứu thị trường phát triển sản phẩm

mới

Phần mềm máy tính dành cho chức năng Marketing

Phần mềm ứng dụng chung dùng cho chức năng tiếp thị bao gồm:

- Truy vấn và sinh báo cáo

- Đồ họa và đa phương tiện

- Thống kê

- Quản trị cơ sở dữ liệu

- Xử lý văn bản và chế bản điện tử

- Bảng tính điên tử

- Điện thoại và thư điện tử

Phần mềm chuyên biệt dùng cho chức năng tiếp thị bao gồm:

- Trợ giúp nhân viên bán hàng

- Trợ giúp quản lý các nhân viên bán hàng

- Trợ giúp quản lý chương trình bán hàng qua điện thoại

93

- Trợ giúp quản lý hỗ trợ khách hàng

- Cung cấp các dịch vụ tích hợp cho nhiều hoạt động bán hàng và Marketing

4.3 Hệ thống thông tin quản lý kinh doanh và sản xuất

Mục tiêu

Hỗ trợ ra quyết định đối với những hoạt động phân phối và hoạch định các nguồn lực

kinh doanh và sản xuất

Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất bao gồm:

- HTTT kinh doanh: theo dõi dòng thông tin thị trường, thông tin công nghệ và đơn

đặt hàng của khách hàng. Nhận thông tin sản phẩm từ HTTT SX. phân tích và

đánh giá để đưa ra các kế hoạch SX phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

của công ty.

- HTTT sản xuất: nhận kế hoạch sản xuất từ HTTT kinh doanh quản lý thông tin

nguyên vật liệu của các nhà cung cấp, theo dõi quá trình sản xuất. cập nhật thông

tin và tính tổng chi phí của quá trình sản xuất cùng với thông tin sản phẩm để

chuyển qua HTTT kinh doanh làm cơ sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác

định giá, chiến lược trong quá trình phát triển của công ty.

Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất theo cấp quản lý

Mức quản lý Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất

Tác nghiệp

- Hệ thống thông tin mua hàng

- Hệ thống thông tin nhận hàng

- Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng

- Hệ thống thông tin giao hàng

- Hệ thống thông tin kế toán chi phí giá thành

94

Chiến thuật

- Hệ thống thông tin quản trị hàng dự trữ và kiểm tra

- Hệ thống thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

- Hệ thống thông tin Just-in-time

- Hệ thống thông tin hoạch định hàng dự trữ

Chiến lươc - Hệ thống thông tin phát triển và thiết kế sản phẩm

- Lập kế hoạch và định vị doanh nghiệp

- Lên kế hoạch và đánh giá công nghệ

- Xác định lịch trình sản xuất

- Thiết kế bố trí sản xuất trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp tác nghiệp

Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp tác nghiệp gồm có

- HTTT mua hàng: duy trì dữ liệu về mọi giai đoạn trong quá trình cung cấp nguyên

vật liệu và hàng hóa mua vào phục vụ sản xuất.

- HTTT nhận hàng: ghi nhận số lượng và chất lượng hàng giao nhằm cung cấp

thông tin cho bộ phận công nợ phải trả, kho và sản xuất

- HTTT kiểm tra chất lượng: cung cấp thông tin tình trạng sản phẩm từ nguyên vật

liệu đến sản phẩm dở dang cho tới thành phẩm cho những bộ phận mua hàng, hệ

thống phát triển và thiết kế sản phẩm , các nhà qlý

- HTTT giao hàng: hỗ trợ và kiểm soát quá trình dự trữ và giao hàng

95

- HTTT kế toán chi phí giá thành: kiểm soát nhân lực, nguyên vật liệu và máy móc

thiết bị dùng cho sản xuất; cung cấp thông tin bố trí sản xuất trong doanh nghiệp

để nhà quản lý kiểm soát chi phí sản xuất và phân bổ nguồn lực sản xuất

Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp chiến thuật

Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp chiến thuật nhằm hỗ trợ nhà quản lý

điều khiển và kiểm soát những quá trình kinh doanh và sản xuất, phân chia các nguồn lực

hiện có để đạt được mục tiêu kinh doanh và sản xuất do mức chiến lược đề ra

Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp chiến thuật bao gồm :

- Hệ thống thông tin quản trị và kiểm soát hàng dự trữ

+ Hệ thống xác định mức tồn kho an toàn / mức đặt hàng lại.

+ HT xác định điểm đặt hàng kinh tế (EOQ)

- HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

96

- HTTT Just-in-time: loại trừ lãng phí trong việc dùng máy móc, không gian, thời

gian làm việc và vật tư.

- HTTT hoạch định năng lực sản xuất: xác định năng lực hiện có là đủ hay quá ít

/ quá nhiều

- HTTT điều độ SX: phân chia việc dùng các thiết bị sản xuất đặc thù cho việc sản

xuất các thành phẩm phù hợp với lịch trình sản xuất

- HTTT phát triển và thiết kế sản phẩm : phát triển sản phẩm đáp ứng nhu cầu kế

hoạch với chi phí ít nhật về nguồn lực

Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp chiến lược

- Lập kế hoạch và định vị doanh nghiệp

- Lên kế hoạch và đánh giá công nghệ

- Xác định lịch trình sản xuất

- Thiết kế bố trí sản xuất trong doanh nghiệp

Phần mềm máy tính dành cho kinh doanh sản xuất

Phần mềm ứng dụng chung dùng cho chức năng kinh doanh sản xuất bao gồm

- Thống kê

- Cơ sở dữ liệu

- Bảng tính điên tử

- Quản lý dự án

Phần mềm chuyên biệt dùng cho chức năng kinh doanh sản xuất bao gồm

- Kiểm tra chất lượng

- Sản xuất và thiết kế có trợ giúp của máy tính CAD/CAM

- Lựa chọn nguyên vật liệu (Material Selection Software)

97

- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu ( Material Requirement Planning)

4.4 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Mục tiêu Mục tiêu của hệ thốn gthoogn tin quản trị nhân sự :

98

- Cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý

- Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguôn nhân lực

- Cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực

- Cung cấp thông tin về tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ

- Cung cấp thông tin về sự biến động của nguồn nhân lực

Các hệ thống thông tin quản trị nhân lực theo cấp quản lý

Mức quản lý Các hệ thống thông tin quản trị nhân lực

Tác nghiệp

- Hệ thống thông tin quản lý lương

- Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm vịêc

- Hệ thống tin quản lý người lao động

- Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con

người.

- Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp sếp công việc.

Chiến thuật

- Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công vệc

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên

- Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp

- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Chiến lươc

- Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

99

HTTT Nhân lực tác nghiệp

- Quản lý lương

• Công việc chấm công hàng ngày được nhân viên thống kê của phòng nhân sự trực tiếp

thực hiện và ghi vào sổ chấm công. Sau đó tổng hợp lại vào cuối tháng để làm cơ sở tính

lương cuối tháng, xong sẽ chuyển giao cho phòng kế toán.

• Bảng chấm công bao gồm: Họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số

ngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép.

• Sau khi nhận được bảng chấm công, nhân viên tiền lương của phòng kế toán sẽ thực

hiện việc kiểm tra đối chiếu xem số lượng báo cáo có đúng không. Nếu không đúng thì

gửi trả phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại. Nếu đúng thì sử dụng chương trình tiến

hành cập nhật thông tin chấm công để tính luơng.

- Quản lý vị Trí làm việc

• Mục tiêu của hệ thống này là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức , phạm trù nghề

nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó.

• Định kỳ , hệ thống thông tin vị trí việc làm sẽ tiến hành phân tích công việc theo yêu

cầu của các phòng ban (nếu có) , sau đó lấy thông tin những nhân viên trong công ty phù

hợp yêu cầu để tiến hành lập danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề , và danh mục

vị trí việc làm còn thiếu nhân lực . Những danh mục liệt kê các vị trí còn khuyết theo

ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận nhân sự trong việc ra quyết định tuyển dụng

- Quản lý người lao động

100

• Nhân viên khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm:

Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn…Khi được

tuyển dụng thì phải thử việc, sau đó ký hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu

của công ty. Tháng thử việc đầu tiên được hưởng 70% lương, nếu hồ sơ nào được chấp

nhận thì ký hợp đồng và xếp bậc lương, nếu không thì trả lại hồ sơ. Trưởng phòng nhân

sự và ban giám đốc là những người chịu trách nhiệm điều chỉnh bậc lương, kéo dài thời

hạn hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng của nhân viên trong công ty

• Thông tin nhân viên trong công ty cần cập nhật vào máy tính để quản lý gồm: Mã nhân

viên, mã phòng ban, họ tên nhân viên, giớI tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ thường trú,

địa chỉ hiện tạI, số CMND, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm,

mức lương cơ bản, bậc lương.

- Đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người

• Hàng tháng các phòng ban tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc nhân viên

thuộc phòng của mình, sau đó gửi các mẩu đánh giá đến phòng nhân sự. Phòng nhân sự

sẽ kiểm tra đối chiếu, xin chỉ đạo của giám đốc để quyết định khen thưởng kỷ luật.Thông

tin đánh giá còn được sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định như: đề bạt,

thuyên chuyển, buộc thôi việc người lao động

- Báo cáo lên cấp trên

• Hàng tháng, dữ liệu của các hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động

và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc được sử dụng để lên báo cáo

theo yêu cầu của luật định và theo qui định của chính phủ về tình hình sức khoẻ và an

toàn của người lao động (tai nạn hay bệnh nghề nghiệp). Những thông tin này cũng được

báo cáo lên nhà quản lý( ban giám đốc) để làm cơ sở đặt ra yêu cầu đào tào về bảo hộ lao

động hay thay đổi môi trường làm việc cho phù hợp.

- Tuyển chọn nhân viên và sắp sếp công việc

• Khi có nhu cầu tuyển dụng (thiếu nhân viên ở một số vị trí) thì bộ phận quản lý vị trí sẽ

gởi yêu cầu lên bộ phận nhân sự để thực hiện tuyển chọn nhân viên mới. Công việc tuyển

chọn được tiến hành theo trình tự: ứng viên nộp đơn vào , bộ phận tuyển chọn sẽ tiếp

101

nhận và kiểm tra hồ sơ, sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn.

Bộ phận tuyển dụng gởi thông tin về những ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc (để

xét duyệt) đồng thời cũng thông báo quyết định tuyển cho ứng viên biết.

• Cuối cùng thông tin ứng viên sẽ được đưa vào hồ sơ nhân viên (tức trở thành nhân viên

mới).

Hệ thống thông tin nhân lực ở cấp chiến thuật

Hỗ trợ nhà quản lý ra các quyết định:

- Tuyển người lao động

- Phân tích và thiết kế việc làm

- Quyết định phát triển và đào tạo

- Kế hoạch hóa trợ cấp cho người lao động

Các Hệ thống thông tin nhân lực chiến thuật gồm có :

- Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công vệc

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên

- Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp

- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Hệ thống thông tin nhân lực ở cấp chiến lược

Hệ thống thông tin nhân lực ở cấp chiến lược :

Lập kế hoạch về nguồn nhân lực

Phần mềm máy tính dành cho quản trị nhân lực

Phần mềm ứng dụng chung cho hệ thống thông tin quản trị nhân lực

- Cơ sở dữ liệu

- Phần mềm quản lý nhân lực

- Thống kê

4.5 Hệ thống thông tin văn phòng

Chức năng của hệ thống thông tin văn phòng

102

+ Hỗ trợ quản trị

+ Xử lý tài liệu

+ Xử lý dữ liệu

Một số phương pháp tổ chức văn phòng

+ Phương pháp tập trung hoá

+ Phương pháp phi tập trung

+ Phương pháp tổ chức theo chức năng

+ Phương pháp tổ chức các nhóm làm việc

Các công nghệ văn phòng

+ Hệ thống xử lý văn bản

+ Hệ thống sao chụp

+ Hệ thống hình ảnh và đồ hoạ

+ Các thiết bị đa năng

BÀI TẬP TỔNG HỢP

BÀI 1

Hoạt động nhập và xuất quạt máy của xí nghiệp điện cơ Sao Mai

1. Khi có yêu cầu xuất một loại quạt máy nào đó từ các đại lý, bộ phận quản lý xuất sẽ

kiểm tra số lượng quạt máy được yêu cầu trong kho. Nếu lượng quạt máy đủ đáp ứng thì

bộ phận này sẽ lập một phiếu xuất để xuất quạt máy cho đại lý. Trong phiếu xuất có ghi

rõ tên đại lý, địa chỉ đại lý, tên người nhận, ngày xuất, các thông tin về quạt máy được

xuất: tên quạt, đơn giá, số lượng xuất, loại quạt máy, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký của

người viết phiếu, người nhận và thủ trưởng đơn vị. Ngoài ra trên phiếu còn ghi rõ phiếu

do Bộ công nghiệp phát hành, ngày phát hành và số hiệu phiếu. Một bản sao của phiếu

xuất được hệ thống lưu lại. Nếu số lượng quạt máy không đủ để đáp ứng trên 2/3 số

lượng yêu cầu thì thông báo từ chối xuất.

2. Quạt máy từ các phân xưởng lắp ráp sẽ chuyển đến bộ phận nhập kho. Bộ phận này

kiểm tra chất lượng quạt máy trước khi nhập kho. Nếu chất lượng đảm bảo, bộ phận này

sẽ lập một phiếu nhập trên phiếu có ghi rõ tên số hiệu xưởng lắp ráp, tên người giao, các

103

thông tin về quạt máy được nhập. Phiếu nhập được viết thành 2 bản, một bản giao cho

xưởng lắp ráp, một bản lưu giữ lại sau khi quạt máy được chuyển vào kho.

3. Hàng tháng một bộ phận sẽ thống kê lại lượng quạt máy xuất, thu tiền từ các đại lý. Bộ

phận này cũng thống kê số lượng của từng loại quạt máy còn tồn trong kho sau đó làm

báo cáo gửi cho bộ phận kế hoạch để lập kế hoạch sản xuất cho tháng sau. Ngoài ra hệ

thống cần lưu trữ thông tin về các xưởng lắp ráp bao gồm số hiệu, số điện thoại, loại quạt

lắp ráp...Các thông tin về quạt máy gồm có tên sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá

bán...Trong thông tin lưu trữ về các đại lý cần có thông tin về lượng hàng đã lấy, số tiền

đã trả, số tiền còn nợ để đảm bảo không một đại lý nào được nợ quá số tiền cho phép.

Yêu cầu :

a. Lập mô hình phân rã chức năng của hệ thống đến mức 3.

b. Lập mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh và mức đỉnh của hệ thống.

c. Lập mô liên kết thực thể của hệ thống của hệ thống.

BÀI 2

Hoạt động của khách sạn Hoàng Hà được thực hiện như sau:

1. Quản lý thuê, trả phòng: Khi khách hàng đến thuê đặt phòng, bộ phận quản lý thuê

phòng sẽ kiểm tra yêu cầu của khách. Nếu yêu cầu không đáp ứng được thì đưa ra thông

báo từ chối, nếu đáp ứng được thì lập phiếu thuê cho khách hàng. Thông tin trên phiếu

thuê gồm có: Mã phiếu thuê, ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, địa

chỉ khách hàng, số tiền đặt trước, yêu cầu. Phiếu thuê được lập thành hai bản, một bản

giao cho khách, một bản lưu lại. Khách hàng có thể thuê nhiều lần khi có nhu cầu thuê

phòng, mỗi lần thuê sẽ có một phiếu thuê được lập. Khi khách hàng trả phòng hoá đơn

thanh toán sẽ được lập cho khách hàng. Thông tin trên hoá đơn gồm: Mã hoá đơn, mã

phiếu thuê, tên khách hàng, số CMND và thông tin về phòng thuê gồm {số phòng, tình

trạng phòng, đơn giá phòng, số ngày ở, thành tiền}, tổng tiền dịch vụ, tổng tiền thanh

toán, ghi chú .

2. Hoá đơn được lập thành hai bản, một bản giao cho khách, một bản lưu lại.Quản lý dịch

vụ: Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ, bộ phận quản lý dịch vụ sẽ kiểm tra yêu

104

cầu của khách. Nếu yêu cầu không đáp ứng được thì đưa ra thông báo từ chối, nếu đáp

ứng được thì cung cấp dịch vụ cho khách. Bộ phận này phải lưu đầy đủ thông tin theo dõi

quá trình sử dụng dịch vụ của khách hàng trong hoá đơn dịch vụ: số hoá đơn dịch vụ,

ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, và thông tin về dịch vụ gồm {mã

dịch vụ, tên dịch vụ, ngày sử dụng, thời lượng sử dụng, thành tiền}, tổng tiền, ghi chú.

Mỗi phiếu thuê có thể có nhiều hoá đơn sử dụng dịch vụ. Ngoài ra bộ phận này còn phải

thêm dịch vụ nếu là dịch vụ mới, xoá dịch vụ nếu dịch vụ đó không dùng nữa và sửa

chữa thông tin dựa trên các thông tin về các dịch vụ do nhà cung cấp gửi tới từ yêu cầu

của khách sạn. Thông tin gồm: mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn giá, mô tả khác.

3. Quản lý khách hàng: trong thời gian lưu lại khách sạn, bộ phận quản lý khách hàng sẽ

nhập và lưu toàn bộ thông tin về khách hàng. Khi cần thiết cũng có thể sửa chữa và xoá

thông tin khách hàng. Thông tin khách hàng gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, số

CMND, địa chỉ, điện thoại, quốc tịch, số hộ chiếu. Quản lý phòng: nhập mới thông tin

phòng, sửa chữa thông tin về phòng, xoá bỏ thông tin phòng. Thông tin về phòng do ban

quản lý cung cấp và gồm các thông tin: Số phòng, loại phòng, diện tích, tình trạng phòng,

đơn giá phòng. Quản lý tiện nghi: Việc thêm mới tiện nghi được thực hiện khi có tiện

nghi mới được nhập về từ nhà cung cấp. Nếu một tiện nghi không dùng nữa thì xoá thông

tin tiện nghi đó. Thông tin tiện nghi cũng có thể được sửa chữa. Thông tin tiện nghi gồm:

Mã tiện nghi, tên tiện nghi, tình trạng tiện nghi, số lượng hiện có. Trong một phòng có

thể có nhiều tiện nghi, các tiện nghi cũng có thể có trong nhiều phòng

4. Bộ phận báo cáo thống kê lấy thông tin từ các bộ phận khác và có nhiệm vụ thống kê

khách hàng thuê, thống kê tình trạng phòng, thống kê tình trạng thuê phòng, thống kê

doanh thu để đưa lên ban quản lý khi nhận được yêu cầu từ ban quản lý.

Yêu cầu:

a. Vẽ mô hình phân cấp chức năng của hệ thống

b. Vẽ mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh và mức đỉnh

c. Xây dựng mô hình liên kết thực thể của hệ thống

BÀI 3

105

Hoạt động kinh doanh của công ty thiết bị gia đình

1. Quản lý thông tin các đại lý: các đại lý lần đầu tiên liên hệ với công ty để đặt mua sản

phẩm thông tin về họ được lưu trữ lại bằng thao tác thêm mới, nếu sai sót được thực hiện

bằng thao tác sửa chữa, xoá bỏ các đại lý không còn giao dịch với công ty. Thông tin của

các đại lý bao gồm: số hiệu đại lý, tên đại lý, điện thoại, địa chỉ và các đặc điểm khác.

2. Quản lý thông tin sản phẩm bằng cách thêm mới sản phẩm khi nó được nhập vào kho

từ các xưởng sản xuất, sửa chữa các thông tin khi cần thiết và xoá bỏ thông tin về sản

phẩm khi không còn sản xuất nữa. Các thông tin về sản phẩm bao gồm: Mã sản phẩm, tên

sản phẩm, mô tả về sản phẩm, thời gian bảo hành, số lượng hiện có.

3. Việc bán sản phẩm của công ty được thực hiện như sau: Khi các đại lý muốn mua sản

phẩm, họ gửi đến công ty một phiếu đặt mua sản phẩm. Trên phiếu đặt mua sản phẩm có

các thông tin về: các sản phẩm mà họ muốn mua cũng như các thông tin về chính họ. Khi

nhận được phiếu đặt mua sản phẩm của các đại lý công ty thực hiện kiểm tra các sản

phẩm mà đại lý yêu cầu. Nếu sản phẩm mà đại lý yêu cầu không còn hoặc không đủ số

lượng đáp ứng thì đưa ra một thông báo từ chối bán. Nếu các yêu cầu của đại lý được đáp

ứng thì viết hoá đơn gửi cho đại lý để họ thanh toán và lưu lại bản sao của hoá đơn. Khi

đại lý đã thanh toán xong thì xác nhận đã thanh toán vào hoá đơn và chuyển hoá đơn này

cho bộ phận xuất sản phẩm. Bộ phận này xuất theo hoá đơn đã nhận được. Nếu đại lý

nhận sản phẩm trực tiếp tại công ty thì sản phẩm được giao ngay cho khách. Nếu cần phải

chuyển đến địa chỉ của đại lý, bộ phận này lập một phiếu chuyển sản phẩm gửi cho nhân

viên chuyển. Nhân viên chuyển sản phẩm được thực hiện vận chuyển sản phẩm cho đại

lý theo phiếu chuyển sản phẩm nhận được. Khi chuyển xong thì báo lại cho công ty biết

đã chuyển thành công. Phiếu chuyển sản phẩm được lưu trữ lại. Các thông tin trên hoá

đơn gồm: Số hoá đơn, ngày lập hoá đơn, số hiệu đại lý, tên đại lý, điện thoại, địa chỉ,

người lập hoá đơn, tổng số tiền cần thanh toán, đã thanh toán hay chưa, ghi chú và các

thông tin về sản phẩm được bản gồm: {Mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả về sản phẩm,

số lượng và đơn giá}. Các thông tin trên phiếu chuyển sản phẩm gồm: Số phiếu chuyển,

số hiệu người chuyển, ngày chuyển, đã chuyển thành công.

106

4. Để theo dõi và quản lý nhân viên vận chuyển công ty có một danh sách các nhân viên

chuyển sản phẩm. Việc quản lý này được thực hiện bằng cách thêm mới vào danh sách

khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xoá

bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải. Các thông tin về nhân viên gồm: Số hiệu

người chuyển, họ tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các mô tả khác.

Ngoài ra để tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập các báo cáo

gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tháng, danh sách các sản phẩm đã bán, báo cáo

về sản phẩm tồn kho để ban giám đốc có các biện pháp điều chỉnh.

Yêu cầu:


b. Vẽ mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh và mức đỉnh

c. Xây dựng mô hình liên kết thực thể của hệ thống

BÀI 4

Hoạt động bán hàng của công ty Tomato như sau:

1. Quản lý thông tin khách hàng: thêm mới, sửa chữa, xoá bỏ thông tin về khách hàng.

Các thông tin về khách hàng bao gồm: số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ,

điện thoại liên hệ, các đặc điểm khác. Tất cả các thông tin về khách hàng đều được lưu

trữ lại.

2. Quản lý thông tin hàng: thêm mới hàng khi hàng được đưa về, sửa các thông tin về

hàng khi cần thiết và xoá thông tin về hàng khi không còn kinh doanh nữa. Các thông tin

về hàng bao gồm: mã hàng, tên hàng, mô tả hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số

lượng hiện có. Những thông tin về hàng được nhân viên quản lý kho hàng cung cấp khi

hàng được chuyển đến kho.

3. Việc bán hàng của công ty được thực hiện như sau: Khi khách hàng muốn mua hàng,

họ gửi cho công ty một phiếu đặt hàng. Trên phiếu đặt hàng có các thông tin về các mặt

hàng mà họ muốn mua cũng như các thông tin về chính họ. Khi nhận được phiếu đặt

hàng của khách thì công ty thực hiện kiểm tra các mặt hàng mà khách yêu cầu. Nếu mặt

hàng mà khách yêu cầu không có bán tại công ty hoặc đã hết hàng thì đưa ra một thông

107

báo từ chối bán hàng. Nếu các yêu cầu của khách được đáp ứng thì viết hoá đơn gửi cho

khách hàng để họ thanh toán và lưu lại bản sao của hoá đơn. Khi khách hàng đã thanh

toán xong thì xác nhận đã thanh toán vào hoá đơn và chuyển hoá đơn này cho bộ phận

xuất và chuyển hàng. Bộ phận này xuất hàng theo hoá đơn đã nhận được. Nếu khách

nhận hàng trực tiếp tại công ty thì hàng được giao ngay cho khách. Nếu cần phải chuyển

hàng tới địa chỉ của khách, bộ phận này lập một phiếu chuyển hàng gửi cho nhân viên

chuyển hàng. Nhân viên chuyển hàng thực hiện chuyển hàng cho khách theo phiếu

chuyển nhận được. Khi chuyển hàng xong thì báo cáo lại cho công ty biết đã chuyển

thành công. Phiếu chuyển hàng được lưu trữ lại. Các thông tin trên hoá đơn gồm: số hoá

đơn, số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ khách, điện thoại liên hệ, ngày lập

hoá đơn, người lập hoá đơn, tổng số tiền cần thanh toán, đã thanh toán hay chưa, ghi chú

và các thông tin chi tiết về hàng bán bao gồm { mã hàng, tên hàng, mô tả mặt hàng, số

lượng, đơn giá}.Các thông tin trên phiếu chuyển hàng bao gồm: số phiếu chuyển, số hoá

đơn, số hiệu người chuyển hàng, ngày chuyển, tình trạng chuyển. Mỗi hoá đơn có một và

chỉ một phiếu chuyển hàng. Mỗi phiếu chuyển hàng do một nhân viên chuyển hàng phụ

trách. Một nhân viên có thể phụ trách nhiều phiếu chuyển hàng.

4. Để theo dõi và quản lý nhân viên chuyển hàng công ty có một danh sách các nhân viên

chuyển hàng. Việc quản lý này được thực hiện bằng cách thêm mới vào danh sách khi có

nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xóa bỏ nhân

viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải. Các thông tin về nhân viên chuyển hàng gồm: số

hiệu người chuyển hàng, họ tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các mô tả khác. Ngoài ra, để

tiện theo dõi việc kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập các báo cáo gửi cho ban

giám đốc về doanh thu trong tháng, mặt hàng đã bán ra, hàng tồn kho để ban giám đốc có

các biện pháp điều chỉnh.

Yêu cầu


a. Vẽ mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh và mức đỉnh.

b. Lập mô hình liên kết thực thể

109

Tài Liệu Tham Khảo

1. Trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh (2011), Hệ thống thông tin quản lý (dùng cho hệ

Đại học), NXB Tài chính.

2. TS Hồ Tiến Dũng (2011), Tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp”

3. Bộ môn quản trị nhân sự và chiến lược kinh doanh - Khoa Quản trị kinh doanh, Trường

ĐH Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2011), Quản trị học, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí

Minh.

4. Bộ môn quản trị sản xuất - Khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Quốc gia TP

Hồ Chí Minh (2011), Quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh.

trƯỜng ĐẠi hỌc quẢng bÌnh -...

Documents