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TRABAJO ACCESS - 2015

ALEJANDRO VALDERRAMA MONTOYA

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA

J.M. - 905

BOGOTA

2015

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TRABAJO, INFORME SOBRE MICROSOFT ACCESS

PROF. JHON ALEXANDER CARABALLO ACOSTA

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA

J.M. - 905

BOGOTA

2015

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Nota de Aceptación

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

BOGOTA [22/07/2015]

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Dedicamos esta dedicatoria a los profesores que se tomaron molestia de enseñar cómo usar una computadora a un niño

AGRADECIMIENTOS

Agradecemos al profesor John Alexander Caraballo

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BARRA DE CONTENIDO

Pág.

1. INTRODUCCIÓN 8

2. OBJETIVOS 9

2.1 OBJETIVO GENERAL 9

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 9

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 10

3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 10

3.2 JUSTIFICACIÓN 11

4. MARCO TEÓRICO 12

5.1 MATERIALES ¡Error! Marcador no definido.

5.2 METODOLOGÍA ¡Error! Marcador no definido.

6 DESARROLLO DEL PROYECTO 30

6.1 ANÁLISIS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO¡Error! Marcador

no definido.

6.2 CRONOGRAMA 30

CONCLUSIONES 31

RECOMENDACIONES ¡Error! Marcador no definido.

BIBLIOGRAFÍA ¡Error! Marcador no definido.

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GLOSARIO

BASE DE DATOS: bancos de información que contienen datos relativos a

diversas temáticas.

RELACIONES DE DATOS: Una Base de Datos relacional es un contenedor

que alberga múltiples tablas que guardan información relacionada,

permitiendo una estructura centralizada y eliminando los problemas de

redundancia y control de los datos

BASE DE DATOS RELACIONAL: Una Base de Datos Relacional, es una

base de datos que cumple con el modelo relacional, el cual es el modelo

más utilizado en la actualidad para implementar bases de datos ya

planificadas.

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RESUMEN

Este es un trabajo en el cual detallaremos que es una base de datos, como

hacer una base de datos, en que se puede utilizar una base de datos y en

que situaciones es conveniente.

PALABRAS CLAVE:

Base de datos, organizar, búsqueda, empresa, fila, relaciones, solución de

problemas, comprensión,

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1. INTRODUCCIÓN

Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos

relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que

comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y

clasificarlos en conjunto.

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos

pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para

su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una

base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos

en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo

tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de

las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente

electrónico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de

soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos,

abreviado DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los

datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así

como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la

informática.

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Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e

instituciones públicas; También son ampliamente utilizadas en entornos

científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Promover el conocimiento en cuanto a la creación de bases de datos

usando Microsoft Access

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- presentar el concepto de base de datos como fundamento de la

organización de la información en la empresa.

- Hacer tomar conciencia a los estudiantes de las necesidades de la

organización que puede confluir en el desarrollo de una base de

datos.

- Introducir al estudiante en los conocimientos de los principales

modelos de base de datos, contextualizando su razón de ser y

orígenes en el entorno empresarial.

- conceptuar las principales características de un sistema de base de

datos.

- Presentar las base del modelo relacional y sus conceptos asociados

de tal forma que el estudiante desarrolle competencias en el diseño

de modelos que sigan este paradigma

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- Relacionar la información necesaria que muestre la forma de

interactuar con el sistema de base de datos y realizar consultas de

diversa índole.

- Desarrollar competencias investigativas en los estudiantes para que

se apropien de su proceso de formación y construyan su

conocimiento en el area de de las base de datos.

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Un error de la base de datos puede hacer que los trabajos de DPM no se

ejecuten correctamente, interferir con el uso de la Consola de

administrador DPM, evitar que DPM genere los informes correspondientes

y detener el servicio de DPM. Los trabajos pendientes que puedan quedar

debido a la falta de memoria o a un uso intensivo de la CPU también

pueden hacer que se agote el tiempo de espera (cuando los procesos de

DPM demoran en establecer una conexión con SQL Server para ejecutar

una consulta de SQL).

A continuación, se indican posibles causas de los errores de la base de

datos DPM:

- Una cantidad inusualmente alta de trabajos de protección que se

están procesando en el servidor DPM al mismo tiempo, y SQL Server

no alcanza a responder al volumen de solicitudes en el tiempo

esperado. Esta es la causa más común de los errores de red

generales y de tiempo de espera del cliente.

- Un registro de transacciones o de la base de datos que DPM usa se

ha quedado sin espacio en disco.

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- La base de datos DPM entra en un estado de incoherencia o se

daña.

- El servicio de SQL Server no se está ejecutando o no está

configurado correctamente.

3.2 JUSTIFICACIÓN

Algunos errores de la base de datos DPM se deben a problemas

transitorios que pueden resolverse por sí mismos. Algunos ejemplos son la

falta de recursos, los tiempos de espera del cliente, espacio en disco

insuficiente para registros de transacciones, interbloqueos en SQL Server,

errores recuperables de la base de datos y problemas de sincronización.

Antes de llevar a cabo un diagnóstico para este tipo de error de la base de

datos, realice el siguiente procedimiento en el servidor DPM para

comprobar que el problema no sea transitorio.

Para resolver los problemas que podrían causar un error transitorio en la

base de datos

Compruebe que se está ejecutando el servicio de SQL Server. En

Herramientas administrativas, abra Servicios y verifique que el estado del

servicio de SQL Server (MSDPM2010) sea Iniciado. De no ser así, haga

clic con el botón secundario sobre el servicio y, a continuación, haga clic en

Iniciar o Reanudar, según corresponda.

Si esto no soluciona el problema, cierre la Consola de administrador DPM y

vuelva a abrirla.

Si esto no soluciona el problema, detenga tanto el servicio DPM como el

servicio de SQL Server (MSDPM2010). (En la mayoría de los casos, el

hecho de reiniciar el servicio DPM resolverá el problema). Para ver

instrucciones, consulte Comprobar el estado del servicio DPM.

Si experimenta errores de la base de datos DPM que no son de naturaleza

temporal, podría tratarse de inconvenientes complejos. Necesitará trabajar

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con el administrador de SQL Server para diagnosticar y resolver los

problemas relacionados. La siguiente tabla Errores de base de datos

proporciona un punto de comienzo para resolver errores específicos de la

base de datos. La tabla Excepciones de base de datos que se presenta

más adelante en este mismo tema proporciona información para solucionar

problemas de excepciones de la base de datos.

4. MARCO TEÓRICO

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar

información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre

personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de

datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de

texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a

aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más

complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos

métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos.

Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir

la información a una base de datos creada mediante un sistema de

administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

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4.1 PROCESOS

4.1.1 CREANDO UNA BASE DE DATOS

Para empezar abrimos nuestro MS ACCES 2010, en las plantillas escogemos BASE DE DATOS EN BLANCO:

Después hacemos clic en CREAR como se muestra en la siguiente imagen:

Ahora nos saldrá la presentación principal de MS ACCES 2010, nosotros le hacemos clic en VER y después nos saldrán dos o tres opciones nosotros escogemos VISTA DISEÑO como se muestra en la siguiente imagen:

Inmediatamente nos saldrá una ventana donde nos pedirá que pongamos el nombre a nuestra primera tabla, en nuestro caso le

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pondremos el nombre de Contactos como se muestra en a siguiente imagen:

Después le hacemos clic en el botón ACEPTAR, después nos saldrá la tabla que creamos que se llama CONTACTOS en vista diseño, para que podamos configurarla esta por primera vez se ver así:

Ahora por defecto se crea el campo ID y en su derecha tiene una llave y además es de tipo AUTONUMERACION como se muestra en la anterior imagen, la llave significa que es la clave principal que es por medio de este datos que ACCES controlo que no haya repetidos y el tipo de datos AUTONUMERACIÓN significa que automáticamente cada vez que llenemos un registro este se enumerara con 1, 2, 3, etc.

Ahora creamos más campos en la primera columna escribimos el NOMBRE DEL CAMPO en la segunda escogemos el TIPO De DATO, lo hacemos como se muestra en la siguiente forma:

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Cuando pongas un nombre de campo no puedes poner palabras separas es por eso que a nuestro segundo campo lo llamamos NOMBRE_COMPLETO que está unido por un guion bajo, si no lo hace así a la hora de usarlos de causaran muchos erros.

La mayoría son de tipo TEXTO existen varios tipos de datos como numéricos, fechas y otros, pero por ejemplo ponemos tipo numérico cuando tengamos que sumar o restar u otra operación matemática, nuestro campo teléfono guarda números pero son para leer y no vamos a hacer ningún operación matemática con ellos es por eso que son de tipo texto.

Ahora para poder llenar nuestra base de datos y usarla primeramente tenemos que guardarla en ARCHIVO->GUARDAR

Después cambiamos la vista de forma DISEÑO a VISTA HOJA DE DATOS como se muestra en la siguiente imagen:

Ahora se mostrara de la siguiente forma:

Y podemos llenar los datos que queramos, recuerda que el campo Id no necesitas llenarlo se llenara automáticamente, un ejemplo de la tabla con datos esta:

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4.1.2 COMO HACER RELACIONES EN UNA BASE DE DATOS

Para crear relaciones con Access 2010 debemos ir a la pestaña “Herramientas de base de datos” en la cual pulsaremos el botón

“Relaciones”.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha en donde deberemos seleccionar las tablas que vamos a relacionar pulsando agregar, o haciendo doble click sobre las tablas deseadas.

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Para crear la relación se debe seleccionar el campo que se usará para la relación y sin dejar de presionar el mouse arrastrar al

campo análogo de la otra tabla con el cual se relaciona, por lo general se usa una calve primaria y otro campo que actuará como clave foránea, en otras palabras “jalas” de un campo a otro para crear la relación entre ellos; pero ten en cuenta que los campos deben tener el mismo tipo de datos, para que coincida el valor, por ejemplo no podrás relacionar un campo de fecha con un numérico.

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En la imagen se relacionaron los códigos de producto, como apreciaras en la imagen se tiene un botón llamado “Modificar

relaciones” que al pulsarlo te mostrará la siguiente ventana donde podrás exigir la integridad referencial, en este caso esto es posible ya que el la tabla de Productos tiene el código de producto como clave primaria, en caso no se tenga una no se podrá establecer la integridad referencial.

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Al cerrar y guardar la relación se podrá ver la vinculación entre las tablas en este caso de uno a varios, luego al abrir la tabla producto mostrará sus ventas.

Aclaración:

¿Necesariamente se tiene que tener clave primaria para relacionar tablas?

Se puede relacionar pero no se puede exigir integridad referencial y el tipo de relación es indeterminado.

Algo más…

Qué es integridad referencial, pues es lo que te garantiza que los datos sean en verdad los necesarios y no se tenga repeticiones innecesarias, pérdida de datos, etc.; es decir se garantiza que los valores de un campo se correspondan con los del otro de manera correcta, por ejemplo si deseara insertar la venta de un producto no registrado en la tabla de productos no se podría porque el código de dicho producto no existiría.

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4.1.3 CREAR UN FORMULARIO

El primer paso para crear un formulario es seleccionar la tabla en la cual se basará el formulario y posteriormente ir a la ficha Crear donde pulsaremos el botón Formulario e inmediatamente observaremos el formulario en pantalla

En la parte inferior del formulario podrás observar un grupo de controles que nos permitirán desplazarnos entre todos los registros de la tabla.

4.1.4 COMO CREAR UN DISEÑO DE TABLAS

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Existen dos maneras de crear una tabla de Access: Crear la tabla en la vista Hoja de datos o crear la tabla en la vista Diseño. Con cualquiera de los dos métodos llegaremos al mismo resultado pero en esta ocasión mostraré el método para crear una tabla en la vista Diseño de Access.

En un artículo anterior creamos una nueva tabla en la vista Hoja de datos. Ahora crearé la misma tabla en una nueva base de datos pero utilizando la vista Diseño. A continuación los campos que crearemos:

Crear una tabla de Access en la vista Diseño

Lo primero que debemos hacer es pulsar el botón Diseño de tabla que se encuentra dentro del grupo Tablas en la ficha Crear.

Una vez que se muestra la cuadrícula en el panel derecho el procedimiento será el mismo para todos los campos.

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En la columna Nombre del campo colocaremos los nombres de los campos de la tabla y en la columna Tipo de datos elegiremos el tipo de dato para cada campo de la tabla. De esta manera podemos crear todos los campos de nuestro ejemplo:

Como regla general siempre colocamos primero el campo clave. Para establecer el campo clave debemos seleccionar el campo correspondiente y pulsar el botón Clave principal que se encuentra en la ficha Diseño.

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Podrás diferencia el campo de la clave principal por un pequeño icono que se mostrará a la izquierda del nombre.

Propiedades de los campos

Para cada uno de los campos creados se pueden modificar ciertas propiedades. Solamente selecciona alguno de los campos y podrás ver mayor detalle en el panel Propiedades del campo.

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En la imagen superior puedes observar que he modificado el tamaño del campo Nombre de acuerdo al diseño que se realizó de la tabla. De esta manera puedes seleccionar cualquier campo de la tabla y modificar sus propiedades.

Finalmente debemos pulsar el botón Guardar que nos permitirá asignar un nombre a la tabla y guardar las modificaciones que hemos realizado.

4.1.5 COMO CREAR INFORMES

Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a presentar los datos de manera adecuada para su lectura. Antes de crear el informe debemos decidir adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.

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El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos los datos para el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo Informes hacer clic sobre el botón Informe.

Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servirá como base para el informe o de lo contrario el botón Informe estará deshabilitado. Access creará un informe básico que tendrá por columnas los campos de la tabla seleccionada.

Puedes observar que el informe tiene como título el mismo nombre de la tabla. Access coloca este título predeterminado, pero lo puedes cambiar fácilmente son tan sólo hacer doble clic sobre él para especificar el nuevo título.

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Para guardar el informe haz clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. Se mostrará el cuadro de dialogo Guardar como y deberás indicar un nombre para el nuevo informe.

4.1.6 CREAR UN CONSULTA EN ACCESS

Una consulta en Access no es más que una pregunta que podemos hacer a la base de datos sobre la información que contiene. Para crear una consulta en Access podemos utilizar el Asistente para consultas el cual nos guiará paso a paso por todo el proceso.

El primer paso para crear una consulta en Access es saber la pregunta que deseamos hacer a la base de datos, así que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos tener una idea del tipo de información que deseamos obtener. Por ejemplo: Me gustaría tener una lista de todos los departamentos de la empresa.

Cómo crear una consulta en Access

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Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar el botón Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.

Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo crearé una consulta sencilla.

En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

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El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.

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Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta para ver información y pulsaré el botón Finalizar. Esto cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado de la consulta:

En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de Consultas es probable que estés observando algún otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic sobre el título del panel izquierdo y selecciona la opción Consultas.

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6 DESARROLLO DEL PROYECTO

6.1 CRONOGRAMA

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7. BIBLIOGRAFIA

https://exceltotal.com/crear-una-tabla-en-la-vista-diseno-de-access/

https://exceltotal.com/crear-un-formulario-en-access/

https://support.office.com/es-ar/article/Crear-un-formulario-en-Access-5d550a3d-92e1-4f38-

9772-7e7e21e80c6b

http://www.mailxmail.com/como-crear-base-datos-acces-2010_h