Welcome

You have been elected/appointed to a position of trust.

You will be provided with information relating to federal laws, constitutional responsibilities, and suggestions for building a stronger local/state union.

If you have any questions, please do not hesitate to contact me or Roosevelt Stewart.

Yours In Union Solidarity,Elizabeth Powell

1

APWU Secretary‐Treasurer Training Seminar

Travel & Expenses

Elizabeth PowellSecretary‐Treasurer

2

Creating a Travel & Expense Policy 

• Since Travel & Expenses are a major category of union expenditures, the DOL prefers a policy in writing detailing how the local pays for and reimburses travel and business expenses. 

• The purpose of the T & E policy is to protect the organization’s funds and ensure uniformity and accountability.  Your officers and members know before hand what the local will compensate or reimburse for travel and expenses

• The policy should be established by the executive board and presented to the membership for approval. 

3

What Your Travel & Expense PolicyShould Cover

• Travel & Expense Vouchers.• Choice of expense plan: GSA vs. Fully Receipted.• Advances.• Airfare.• Hotel.• Mileage.• Ground Transportation.• Business Meals.• Meals & Incidentals (per diem)• Phone Calls.• Administrative Expenses.• LWOP Compensation.

4

5 Sources of Authority to Spend $1. The Law (taxes, fines, contracts)2. The Membership, in form of a motion3. The Constitution and Bylaws4. The Budget, adopted by the 

membership5. The Executive Board, as permitted in 

the Constitution or by the membership

5

Creating a Travel & Expense Policy (cont.)

• Your T & E policy should not be in your local constitution.  This will permit changes to the policy without the formal constitutional amendment process.

• The policy should however, be referenced in your constitution. 

“Travel reimbursements and expenses will be paid in accordance  with the local’s travel policy”

6

Creating a Travel & Expense Policy(cont.)

• It should be clear that only expenses required for union business will be reimbursed.

• The purpose of reimbursements are to make the member whole for approved business‐related expenses, not to compensate the member for union work.

• The purpose of compensation is to pay the member for work performed for the union.

7

Creating a Travel & Expense Policy(cont.)

• Locals should control travel compensation and expenses!!!

• Officers and members travel for union business. The local’s  only obligation is to provide reasonably priced transportation, lodging, along with their per diem!!!  

8

Local vs. Out of Town Expenses

• Travel expenses are normally reimbursed for travel outside of your commuting area; 50 miles away.  This would include per diem and lodging.

• Exceptions: Expenses related to administrative functions for in town meetings/conferences/conventions

– Business meals– In‐town mileage authorized for payment

9

Creating a Travel & Expense Policy 

The Three NO’s

No Receipts/3971

No Reimbursement

No Exception!!!10

Travel and Expense Voucher

All vouchers must answer the 5 Ws:

• Who is requesting payment• What is the payment for• When did the expense occur• Where did the expense occur• Who  authorized the expense

11

GSA Plan vs. Fully Receipted Plan

• The GSA Per Diem Plan is the Government Services Administration estimate of necessary expenditure for meals and incidental, accepted by the IRS,  and tolerated by the DOL.  It sets a per diem for each city/county. 

• A Fully Receipted Plan is an expense plan that requires total accountability for all expenses;  this must be done in accordance with IRS and DOL guidelines. The local union determines its daily per diem.

12

GSA Plan vs. Fully Receipted Plan

The IRS and DOL differ on GSA vs. Fully Receipting• The IRS accepts the GSA rate without the need to document actual meal receipts.

• The DOL has questioned the validity of GSA non‐receipted rate, but in several recent audits of international unions has not questioned the use of GSA travel per diem rates.

13

GSA Plan 

Rate is determined by the GSA for about 400 cities/counties.

14

GSA Plan ://www.gsa.gov/portal/category/100120

Obtaining GSA Per Diem Rates

http://www.gsa.gov/portal/category/21287

15

Fully Receipted Plan

• Rate set must be reasonable and customary for union business

• No receipts = no money. Detailed meal receipts must be submitted to get reimbursed. – It should have the name, address and phone # of the restaurant.

– The # of people who ate.– The items ordered.– Method of payment.

16

Sample Individual Meal Receipt

17

Fully Receipted Plan (cont.)

• The IRS and DOL have concerns about paying for alcohol consumed without the accompaniment of food, because you getting smashed is not for the benefit of the union.

• If you choose to reimburse for alcoholic drinks, we recommend that they are only reimbursed when consumed in proportion with the food consumed.

18

Advancing Funds

• Why it is recommended that locals don’t advance funds for travel.

– Large checks to individuals are a red flag for the DOL.

– You have no guarantee that proper expenditures are made.

– Better control over local travel dollars– You don’t have “collection issues.”

19

Advancing Funds for Travel

• Pay for airfare with the local’s credit card or check.

• Pay for hotel with the local’s credit card or check.

The only advance payment should be a per diem check, if your local uses the GSA plan.  You don’t normally advance per diem under the fully receipted plan, however if it is advanced, it must be fully receipted.

20

Advancing Funds

• You cannot advance funds more than 60 days before travel occurs.

• If you advance funds, they must be accounted for within 30 days of the travel occurring.

• All reimbursements of overpayments back to the local must be made within 120 days.

• Failure to abide by the above rules will result in theunion reporting the advance as a loan and possibly having to withhold taxes on the entire sum.

All expenses should be submitted for reimbursement within 60 days.

21

Airfare

• The union can pay for tickets on the union credit card or have the individual pay.

• If the individual pays, they can be reimbursed before the travel occurs, but it must be done in accordance with the policy. (The National does not recommend giving an advance.)

• The policy may state for airfare to be booked at least 3 weeks in advance, whenever possible. 

• The policy should also cover baggage fees and priority seating.

22

Airfare

It is the option of the local to  pay for alternate means of travel if a member chooses not to fly.  However, the local should never pay more than the price of the coach ticket, unless there is specific authorization to do so.  

23

Hotel

• We suggest that the union pay for the hotel on a union credit card or by check. The local should pay for room and tax only.  All other charges should be paid for by the individual.

• The local may reimburse the individual after the travel has occurred based on the hotel receipt. 

24

Hotel (cont.)

The policy should state that the union will not reimburse for movies or entertainment on a hotel bill, such as spa treatments, music selection on television, mini bar, personal items from the gift shop, or other resort activities.

25

Mileage

The IRS mileage rate in now

$.57.5 per mile

26

Mileage: Deductible vs. Reimbursable 

• The IRS code determines which expenses are not considered income and if not reimbursed can be claimed on your income tax

• The union determines which expenses are reimbursable 

• Mileage is only deductible for the person driving the car, and it must be an officer or member on official union business who is authorized for expenses.

27

Recording Mileage

Mileage should be recorded on a voucher and include the following:

• Starting address and miles on odometer• Ending address and miles on odometer• Total mileage• Date of travel• Purpose of the travel

Local officers  should use MapQuest or Google maps to determine what  the mileage should normally be.

28

29

Ground Transportation

• Ground transportation can be reimbursed for business purposes only, per the IRS.  It covers the expenses related to getting to and from an official assignment.

• This includes taxi, shuttle between home and the airport and hotel, and to any meetings while out of town.

• It would also include the airport parking fee while on travel

This does not include expenses from the hotel to a restaurant of your selection – that is a personal expense.

30

Ground Transportation (cont.)

• You should stipulate in your travel policy what type of ground transportation will be reimbursed and that reimbursement must be receipted.

• For example, will rental cars be allowed?    Do they need advance approval to rent a car?  What size car can you rent?  Can they get the pre‐pay fuel option?  GPS?  

31

Rental Cars And Mileage

• A rental car, if authorized, is reimbursable, but not the mileage. 

• If the union does not reimburse for a rental car, authorized mileage may be reimbursed (if it is not reimbursed, then it is deductible). 

32

Business Meals

• They are legal;  however, we suggest that you require advance authorization.

• Submit a voucher with documentation (who, what, when, where, why).

• Business must be discussed immediately before, during or after.

• If you choose to reimburse for alcoholic drinks we recommend that they are only reimbursed when proportionate to the meals and people attending.(2 drinks per meal, per person)

33

APWU T & E Policy –Alcoholic Beverages

“APWU will not reimburse receipts for alcoholic beverages that do not include accompanying meal service or for alcoholic beverages that are not in proportion to the meal service. Furthermore, alcoholic beverages purchased from retail stores are not reimbursable.”

34

Business Meals

• Must list names of each person who ate.

• Can only be for those who are involved in the business being discussed, not for spouses, children or friends.

• If a spouse, children or friend comes alone, their food should be paid for on a separate receipt. 

35

Sample Business Meal ReceiptFrontRestaurant Name

AddressPhone Number

Check 101      1/1/12     7:54 pmGuests 3     Server: John       Table 3___1 Qintessa 13.991 Long Island Iced Tea 12.501 Caesar Side Salad 4.751 DINNER CAESAR 8.501 Water 0.001 Tuna Ahi 25.001 Water 0.001 Buffalo Wings ‐ APPETIZER 7.00

SUBTOTAL 71.74TAX (7%) 5.02

TOTAL 76.76

Thank you for your Business!

Back

Doe, President

Jane Johnson, S-T

Jack Thompson, Trustee

Meeting to discuss upcoming audit.

36

Incidentals

Tips are incidental expenses.

• Tips come out of the daily rate under the GSA per diem.

• You may want put in your policy normal tip rates.• Under fully receipted plans, tips are not required to be receipted, but must be claimed on any travel voucher.Remember‐Ground transportation, parking, and phone calls are not incidentals, neither are the tips related to these expenses. 

37

APWU Travel Policy ‐ Tips“Reasonable tips for housekeepers, bell service, sky caps, cabs, etc. are reimbursable and are included in the allowable per diem total.

(a)Bellhop/skycap – SUGGESTED TIP: $1‐$2 per bag.(b)Housekeeper – SUGGESTED TIP: $2‐$5 per day (Tipping 

daily rather than when you check out ensures that the tip will go to the specific person who cleaned your room) .  Be aware some hotels charge your room directly for housekeeping.

(c)Valet – SUGGESTED TIP: $2‐$3 per handoff.(d)Room  Service Waiter – SUGGESTED TIP: 15%‐20% of the 

total charge. (Check bill to see if gratuity has already been included, but do not confuse this tip with a delivery charge).

38

Phone Calls

• The policy should address how the local will reimburse phone calls/cell phones used for union business.

• Documentation for phone reimbursements is the actual phone bill, with the business call identified.

• The locals may wish to provide calling cards or cell phones rather than paying reimbursements.

39

Special Administrative Functions

• On occasion, the local may require someone to perform administrative duties to facilitate a conference or meeting in‐town.

40

Administrative Expenses

• Administrative expenses can be reimbursed separately, but still should be documented with a voucher or receipt:

– Tips relating to facilitating a union event– Making copies for a meeting– Mileage related to facilitating a union event– Parking related to facilitation or attending a union event 

41

LWOP COMPENSATION

• When working for the union, one principle that is widely applied is that the work for the union should be no loss‐no gain.

• This would mean that a member would be compensated at the identical rate as if at work, including night differential and Sunday premium.

• It is not recommended that members be compensated for missed overtime.  

42

Lost Time vs LWOP• Lost time and LWOP are used interchangeably to describe time off of work at the post service that is paid by the local.  

• A 3971 for annual leave or LWOP is required to document the time off work.  

• Local should not pay ‘lost time’ for work that a officer or member performs on their non‐scheduled day or before or after work.  Pay for this time is not lost time, it is ‘other compensation.’

43

LWOP COMPENSATION

• If the local constitution does not specifically give the authority to the president and/or the executive board to approve lost time payments, a properly approved and recorded motion can be used to authorize the payment of lost time from work.

• Lost time can be paid to any officer or member.  

44

LWOP COMPENSATION

Often there is confusion about granting lost time for members on tour 1.  The actual union work is being done during the day, however the employee is not working either the night before or the night after the assignment.  The DOL has not challenged this arrangement, as long as the lost time was properly approved and the assignment is explained.

45

LWOP COMPENSATION

• Lost time/LWOP compensation are payroll records and must be retained the same as any other financial records.  

• Constitutional language or motion to pay LWOP• Properly approved 3971/TACS Report• Properly approved local pay voucher

46

LWOP COMPENSATION

• Authorization for approving LWOP payments should be clearly stated in your local constitution.  

• The president, executive board, membership or any combination of the three are normally given this authority.

• Some locals limit the amount of LWOP compensation for local officers, but all LWOP compensation should be monitored as this is a significant expense to the local.

47

OTHER COMPENSATION

• Other compensation is what you pay a member for working on their own time for the union.  This rate of pay is established by your constitution or by a properly adopted motion. 

• The rate of pay may be equivalent to a members lost time rate, but it is not lost time or LWOP.

• Other compensation should be documented with a pay voucher

48

COMPENSATIONIs paid to ‘employees’ of the local and must be taxed.A pay voucher should be used to claim Lost time/LWOP and Other Compensation.

• Dates incurred.• Specific times and number of hours claimed.• Rate per hour.• Purpose of lost time. (“Union business” or “miscellaneous” are insufficient descriptions and are not acceptable)

49

Week of ___/___/___  ‐ ___/___/___

APWU LOCAL # ______                       

Name Title

Lost Time (LWOP)    Hourly Rate ________ Other Compensation   Hourly Rate _______Date Start Time End Time Assignment Total Hours

Weekly Total

Employee Signature  : Date:

President’s Signature: Date:50

51

Elizabeth Powell, our Secretary Treasurer would like to thank you for all you do for APWU. Your feedback is very important to us because it will help us improve training. Please feel free to comment, both negative and positive, about this training.

Please feel free to email your comments todbright@apwu.org or contact the SecretaryTreasurer’s Department.