TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

APRENDICES:MARCELO CASTRO

PABLO MUÑOZ

TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS

FICHA: 982085

IntroducciónEl presente trabajo se refiere al tema Pasos para realizar Trasferencias Documentales, en el cual se especifica detalladamente como, y que implementos se necesita para este importante proceso en la vida de los documentos. Al mismo tiempo se usaran imágenes que facilitan al lector para la interpretación de los diferentes pasos que se deben seguir a la hora de realizar la transferencia documental.

Objetivos Generales:

Despertar el interés en las personas por las transferencias documentales. Asegurar el control del orden de la documentación. Concentrar la información útil para la toma de decisiones.

Objetivos Específicos:

Enseñar a los lectores los pasos para las transferencias.

Incentivar a las personas para que sean consientes de la importancia de conservar los documentos y transferirlos.

¿Qué son las trasferencias?

La transferencia constituye el traspaso físico y legal de la documentación de las diferentes unidades y servicios al Servicio de Archivo y Gestión de Documentos. Constituye el medio de control de los documentos ingresados y tiene que permitir garantizar la futura buena organización del archivo y la recuperación óptima de los documentos y de la información.

PREPARACION FISICA DE LA

DOCUMENTACION• Limpieza de la

documentación

El personal deberá utilizar ropa e implementos adecuados, para realizar esta labor se hace en un espacio con buena ventilación, iluminación e higiene.

• Eliminación del material Metálico:

Cambiar material metálico por material plástico.Reemplazar carpetas tradicionales por materiales desacificados, eliminar clips, ganchos de cosedora, legajadores.

Se cambia por material plástico

Material metálico

• Identificación del material afectado por biodeterioro

Documentos identificados con hongos o insectos. Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación es su parte externa, – caja, carpeta, legajo, y en su parte interna se utiliza una brocha con cerdas suaves.

Se debe solicitar personal especializado

Los documentos se enumeran consecutivamente y cronológicamente. Con lápiz de mina negra en la esquina superior derecha, sin enmendaduras, la numeración existente no debe tacharse, los planos o cualquier documento.Que por su formato o tamaño estén doblados se enumeran como un solo folio. Los folios totalmente en blanco y están sueltos no se envían en la transferencia. Aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.

• Revisión y foliación:

UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y REALMACENAMIENTOHay distintas unidades de conservación: paquetes, legajos, tomos, cajas, carpetas y A-Z.

Como preparar las unidades de conservación.

Transferencias: La documentación empastada que tenga los lomos deteriorados deberán someterse a procesos de empaste o refuerzo. La documentación que no esta encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.

Especificaciones para realizar mis

transferencias documentales

Cajas: materiales elaborados en cartón corrugado, recubriendo en su cara interna por una película a base de la parafina y ceras vegetales.Tamaño: Las dimensiones más generalizadas son: Alto 27cm, ancho 40 cms y profundidad 12.5 cms. Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con su documentación, capacidad para introducir el número de carpetas necesarias de manera que no quede muy ajustada ni muy sueltas.Identificación de las cajas: deben ser rotuladas en sus tapas laterales.

Identificación de las carpetas: Material cartulina libre de acidez (neutra)

Diseño: Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes.

Amarre: este proceso es importante para las unidades de conservación a transferir y a la vez facilitar el traslado.

Especificaciones para el amarre: en el procedimiento se utiliza cinta de faya o hiladillo de 2,5 cms. El ancho que abarque la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.

Embalaje:Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.La cantidad de documentos será moderada. Se enumerara las cajas consecutivamente para cargar las cajas al vehículo se corresponderán desde el ultimo número en orden descendente.

Conclusiones:En conclusión se observo que las transferencias documentales son un proceso por el cual se debe pasar un documento para llegar al lugar donde serán conservados durante más tiempo. Además es importante que todas las entidades realicen las transferencias para aprovechar espacio y tener los documentos de manera organizada, e importante recalcar que para este proceso tomamos como base las tablas de retención documental.