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9Tramitación de documentación

1. Archivos y carpetas digitales

2. Tipos de archivos informáticos

3. Requisitos y elementos de los archivos electrónicos

4. Creación de un archivo digital

5. Operaciones con los archivos digitales

6. Criterios de codificación y clasificación de los documentos digitales

7. Conservación de archivos digitales

8. Expurgo en los archivos de oficina o gestión

9. El registro digital de documentos

10. La seguridad del archivo digital

11. Los archivos y la Administración Pública

FICHA DE TRABAJO 1

Crear un archivo personal

FICHA DE TRABAJO 2

Crear metadatos y copias de seguridad

Vamos a conocer...

■ Identificarás y clasificarás documentos según sus características y contenido.

■ Averiguarás las posibles ubicaciones de archivo en soporte digital.

■ Conocerás las operaciones que se pueden rea-lizar en un archivo digital.

■ Archivarás digitalmente los documentos en el lugar correspondiente.

■ Accederás a documentos archivados previa-mente.

■ Conocerás las medidas de seguridad en archi-vos digitales.

■ Sabrás consultar una tabla de metadatos.

Y al finalizar esta unidad…

Tratamiento informatico de datos - Ud09.indd 228 23/06/14 16:58

Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - [email protected]© Editorial Editex. Este archivo es para uso personal cualquier forma de reproducción o distribución debe ser autorizada por el titular del copyright.

Tramitación de documentación

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1. Archivos y carpetas digitales1.1. DefiniciónLa RAE define archivo, en referencia a un archivo informático, como el «espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única», o como «el conjunto de la información almacenada de esa manera».

De estas dos definiciones podemos deducir que el archivo puede ser:

■ Una información almacenada.

■ El espacio de memoria donde se almacena la información.

Así pues, un archivo digital o electrónico es toda información almacena-da en un formato que solamente un equipo electrónico puede procesar.

Los archivos electrónicos son generados por aplicaciones automatiza-das, como procesadores de texto, hojas de cálculo, el correo electrónico, etc. Todos deben ser revisados y evaluados para determinar si tienen utilidad y valor para la empresa, y entonces deberán ser conservados en un sistema electrónico de administración de documentos por el tiempo que sea necesario.

En informática se llama carpeta digital al contenedor virtual donde se guardan archivos de datos.

Las carpetas son creadas por los usuarios para clasificar y guardar de forma lógica los archivos que tenemos en nuestro ordenador de forma parecida a un árbol. El nivel más alto es el denominado raíz y de él cuel-gan todos los demás archivos; es decir, todos los archivos y directorios, incluidos los discos y las particiones, se encuentran en el directorio raíz.

La carpeta «Empresas 2015» contiene una serie de subcarpetas. Entre ellas se en-cuentra la subcarpeta «nominas», que contiene otras subcarpetas y archivos creados con diferentes programas.

Ejemplos

Saber másNormativaLey 30/1992, de 26 de noviembre, art. 45.5Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios elec-trónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que estas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos me-dios, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumpli-miento de las garantías y requisitos exi-gidos por esta u otras Leyes.

Art. 105 b. La Constitución Española regula el derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registrosEl acceso de documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las per-sonas estará reservado a estas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuren incompletos o inexactos podrán exigir que sean rectificados o comple-tados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo.

El acceso podrá ser denegado por razo-nes de interés publico, por intereses ter-ceros más dignos, o porque lo disponga la Ley.



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Unidad 9

Los programas gestores o administradores de archivos son utilidades que permiten manipular archivos directamente; permiten mover, crear, borrar y renombrar archivos y carpetas, aunque no permiten realmente leer el contenido de un archivo o almacenar información en él. Cada sistema operativo proporciona al menos un programa gestor de archivos para su sistema de archivos nativo. En Windows, el gestor de archivos usado más comúnmente es Windows Explorer.

Los archivos pueden ser de diferentes tipos, según los datos que con-tengan; por ejemplo, pueden ser archivos de imágenes, de programas, de texto, de bases de datos, etc.

El nombre del archivo está formado por un nombre, un punto y una ex-tensión. El nombre permite la administración del archivo, puede tener hasta 255 caracteres y estar compuesto por letras, números, espacios en blanco y caracteres especiales como guiones, subrayado, @, $, &. Hay caracteres que están prohibidos: ( “, ? , !, \, >, <, *, :, ). El nombre sirve para diferenciar un archivo de otro.

La extensión indica el formato, tipo de datos que contiene y el programa que requiere el ordenador para visualizarlo o editarlo; generalmente está compuesta por tres letras, pero hay excepciones con cuatro letras.

Saber másExisten archivos ejecutables cuya exten-sión es .exe.

Tenemos un archivo con el nombre «documento.docx». Al leer el nombre, el equipo nos indica que se trata de un archivo de texto. El ordenador reconocerá la extensión y al abrir el archivo buscará un programa apropiado, en este caso Word.

Icono Nombre Extensión TamañoTipo de archivoFecha y hora de la creación/última modificación

Ejemplos

1. Busca al menos dos archivos con sus extensiones con datos que correspondan a audio, archivo comprimido, vídeo, texto, imagen y archivo de internet.

2. Indica las extensiones de los archivos creados con los siguientes programas: Word, Excel, Access, PowerPoint, Writer, Calc, Base, Impress, Draw.

3. Desde tu ordenador crea documentos con el Bloc de notas, Grabadora de sonido, Paint y Wordpad, y anota las extensiones que tienen cada uno de los archivos creados.

4. Crea un archivo en el Bloc de notas donde escribas tu nombre completo y guárdalo con el nombre «ejemplo». Busca dónde lo has guardado y con el botón derecho cambia el nombre y elimina la extensión.

Intenta abrirlo y contesta: ¿se abre automáticamente? Si has conseguido abrirlo indica cómo lo has hecho.

5. En tu ordenador pincha en el icono Iniciar y a continuación Todos los programas. Abre Documentos y busca tres carpetas que estén dentro, anota sus nombres. Busca tres archivos dentro de estas carpetas y anota sus nombres y sus extensio-nes. Señala qué clase de archivos son. Si no puedes ver las extensiones selecciona la opción Detalles del menú desplegable Vista. Si realizas las actividades en el or-denador, en lugar de en el cuaderno, puedes realizar un pantallazo de la estructura de carpetas y archivos seleccionados y pégalo en un documento de texto, en lugar de anotar los nombres.

Actividades




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1.2. Ventajas e inconvenientes del archivo digitalSon las siguientes:

Ventajas Inconvenientes

■ Elimina los procesos de impresión y gastos de papel.

■ Elimina el extravío físico de documentos.

■ Permite un acceso rápido y fácil a la información.

■ Reduce el tiempo profesional en la búsqueda de datos manuales e incrementa la productividad.

■ Agiliza el servicio a los clientes. ■ Favorece la conservación de

originales al no ser manipulados. ■ Permite una distribución masiva de

documentos vía internet o intranet. ■ Permite guardar la información en

múltiples formatos electrónicos. ■ Optimiza el espacio físico. ■ Permite el uso simultáneo de un

documento por varios usuarios.

■ Necesidad de depurar los archivos frecuentemente.

■ Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.

■ Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y en su modificación.

■ Incompatibilidad de programas porque no existe un estándar universal.

■ Existencia de gran complejidad en los documentos electrónicos.

■ Control de fiabilidad y autenticidad. ■ Cambios en la tecnología digital. ■ Coste de adquisición de lectores de

documentos. ■ Se puede perder información al

migrar de una tecnología a otra.

6. Indica si son ventajas o inconvenientes de un archivo informático las siguientes: ■ Elimina el extravío físico de documentos. ■ Carece de autenticidad. ■ Cambios en la tecnología digital. ■ Permite un acceso rápido y fácil a la información. ■ Agiliza el servicio a los clientes. ■ Incompatibilidad de programas. ■ Necesidad de depurar los archivos frecuentemente. ■ Favorece la conservación de originales.

Completa las ventajas e inconvenientes que crees que faltan en esta lista.

7. Indica si los siguientes supuestos son ventajas o inconvenientes de tener archivos digitales:

■ La batería de tu ordenador portátil no tiene carga y tienes que ver un archivo de forma urgente que está guardado en el ordenador.

■ Te dicen que el archivo que tienes que buscar se nombró como «anuario.txt». ■ María ha sido contratada y no conoce el programa de contabilidad con el que

trabaja la empresa. ■ Se ha establecido en un programa una alarma para que avise cuando falten quin-

ce días para la terminación de los contratos de los trabajadores temporales. ■ El programa para abrir un archivo no lo tiene instalado el ordenador con el que

estás trabajando.

Actividades

Existen muchas ventajas para informatizar los archivos en la empresa.



232

Unidad 9

2. Tipos de archivos informáticos

Los archivos informáticos se pueden clasificar siguiendo diferentes cri-terios:

■ Según los datos almacenados:

- Ejecutables: son aquellos que almacenan instrucciones que inician procedimientos en el ordenador.

- No ejecutables: son archivos que no contienen instrucciones de pro-cesos para el ordenador y se pueden clasificar de forma general en archivos de audio, archivos de vídeo, archivos de imagen, archivos de texto, hojas de cálculo, bases de datos, archivos de uso exclusivo en programas determinados y archivos de sistema.

■ Según su uso:

- Permanentes: la información que contiene varía poco a lo largo del tiempo. Dentro de esta clase se pueden distinguir:

◆ Constantes: la información es utilizada para consulta.

◆ De situación: se actualizan para adaptarlos a las nuevas situa-ciones.

◆ De información: se guardan para consultar posteriormente, como por ejemplo los datos estadísticos.

- De movimiento: son archivos intermedios. En ellos se almacena la información que se pasará a los archivos permanentes. Sobre ellos se realizan altas, bajas y modificaciones. Una vez actualizados los datos en el archivo de situación, este pierde validez y se puede borrar.

- De trabajo o maniobra: su permanencia está limitada a la ejecución del programa; sirve como archivo auxiliar de los anteriores.

n Según la función para la que se crearon:

- Archivo maestro: contiene información glo-bal que se actualizará cada cierto tiempo; sobre él no se puede operar.

- Archivo de transacciones: en él se van guar-dando los archivos o las operaciones para actualizar el archivo maestro.

- Archivo de reporte o noticias: sirve para no-tificar los errores o las incidencias especiales ocurridas en las operaciones con un siste-ma.

- Archivos de trabajo: archivos imprescindi-bles para el usuario que son generados en los procesos.

- Archivos de programas: son los ejecutables.

- De textos: archivos que contienen informa-ción de ayuda y del sistema.

Saber másExtensiones de algunos archivos:

Tipos de archivo Extensión

Texto txt, rtf, wps, odt, doc, docx

Imagenjpg o jpeg, bmp, tiff, png, tga, gif

Audio wav, mp3, wma

Vídeoavi, mov, wmv, png, mpg o mpeg

Empaquetar o comprimir

archivos

tar, zip, rar, arj, gzip, bzipe, afio, kgb

Hojas de cálculo

ods, xls, xlsx

Exclusivos para Adobe

prproj, aep, psd

Algunos tipos de archivos.




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3. Requisitos y elementos de los archivos electrónicos

Los archivos electrónicos reúnen una serie de requisitos para garantizar sus funciones:

Requisito Descripción

Autenticidad Es aquel documento que puede probar: ■ Que es lo que afirma ser. ■ Que ha sido creado o enviado por la persona que lo creó o lo

envió. ■ Que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.

Integridad Es un documento completo e inalterado.

Conservación Se puede acceder a él durante un largo periodo de tiempo.

DisponibilidadLa información del documento está a disposición de los usuarios autorizados para acceder a ella.

ConfidencialidadLa información del documento está protegida frente a los usuarios no autorizados.

Un documento electrónico está compuesto por los siguientes elementos:

Archivo: contenido del documento.

Firma: firma electrónica de archivo.

Metadatos: datos asociados al documento.

Saber másLos metadatos son datos estructurados que describen otra información y que nos permiten encontrarla, gestionarla, controlarla, entenderla y preservarla en el tiempo.

Un ejemplo es el DNI. En él aparecen metadatos de su titular: la dirección, los nombres de los padres, un número que actúa como identificador, etc.

Los metadatos administrativos incluyen datos para la gestión de derechos, firma digital, control de acceso mediante con-traseñas, tiempo de preservación, etc.

ArchivoFirma

electrónicaMetadatos

Documento

electrónico

8. Indica si en estos casos se puede considerar que un archivo es auténtico y argu-menta por qué:

■ El archivo se envió el día 25 de mayo de 2014 y se afirma que se envió el 20 de mayo.

■ Dice que lo creó Juana López, pero la firma electrónica es de Amalia Suárez. ■ Es una instancia de solicitud de una subvención y se especifica que se envía

una solicitud.

9. ¿Si un documento que recibes viene en varias partes puedes decir que tiene in-tegridad?

10. Averigua cuánto tiempo se deben conservar por Ley los ficheros de nóminas de los trabajadores de la empresa.

Actividades



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Unidad 9

4. Creación de un archivo digitalLas tecnologías de la información (TIC) permiten la creación de archivos digitales que se guardarán en la memoria del ordenador, un servidor o una unidad de almacenamiento externo. Estos archivos posibilitan el acceso a la información.

Cuando se quiere almacenar y recuperar la información es importante que se efectúe en el menor tiempo posible y se recupere exactamente igual que cuando se guardó. Es fundamental recordar que las necesi-dades de recuperación de la información serán las que determinen las técnicas de almacenamiento que van a emplearse.

La creación de un archivo digital trae consigo la necesidad de organizar y almacenar la información recopilada. No existe una forma concreta mejor que otra de hacerlo; cada empresa u organización creará el archi-vo digital de tal forma que permita el fácil acceso y una ubicación que garantice la seguridad del archivo.

Cuando se crean archivos digitales y se tienen que enviar a través de in-ternet puede ocurrir que dichos archivos no puedan ser abiertos por no disponer del programa adecuado al formato en que fue creado. Por ello, lo aconsejable es crear archivos digitales en formato PDF, procurando que sean copias fieles al documento original.

También es aconsejable, como complemento a los archivos PDF, crear archivos en formato TIFF para que sirvan como copia de seguridad y archivo maestro para futuras modificaciones.

Si un archivo en formato PDF resulta muy pesado y difícil de manejar por un usuario, la solución es seccionar el archivo PDF del documento, pero en este caso se debe:

■ No fraccionar el documento más que lo necesario.

■ Utilizar una tabla que sirva de guía para no olvidar ninguna parte sec-cionada.

■ Seccionar si el documento ocupa más de 25 megabytes.

Se debe guardar un informe de un estudio de mercado sobre la conveniencia de abrir una nueva tienda en una zona concreta. El documento es muy grande y se ha guardado con el nombre de doc34.

El documento se dividirá en secciones:

Partes del documento Nombres sugeridos

Portada e introducción doc34_introduccion.pdf

Contenidos doc34_contenido.pdf

Conclusiones doc34_conclusiones.pdf

Anexos doc34_anexos.pdf

Ejemplos

Saber másLa creación de un archivo digital se com-pone en general de varias etapas:

■ Crear una estructura de carpetas digi-tales: serán los directorios.

■ Nombrar los directorios o carpetas di-gitales.

■ Nombrar los archivos o documentos digitales.

■ Archivar los documentos digitales en las carpetas correspondientes.

■ Crear tablas de contenido (metada-tos).

■ Crear, copiar, mover y eliminar carpe-tas, archivos y accesos directos (como hemos visto en la Unidad 3).




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5. Operaciones con los archivos digitalesEn las operaciones realizadas en los archivos se deben tener en cuenta su organización y la estructura lógica que se haya creado.

Las operaciones más habituales son las siguientes:

■ Abrir: es establecer un canal de comunicación entre un programa y el archivo. Pueden existir problemas en la apertura de los archivos digitales, y los motivos pueden ser:

- El archivo se ha localizado pero el usuario no tiene permiso para acceder a este.

- El formato del archivo es incompa-tible con los programas instalados.

- El archivo está dañado.

- El antivirus lo bloquea por detectar amenaza de la presencia de algún virus.

■ Cerrar: cancelar el canal de cone-xión establecido entre el progra-ma del usuario y el archivo. Si no se produce el cierre correcto de un archivo, los motivos pueden ser los siguientes:

- El archivo no está abierto.

- No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del archivo, debido a fallos en el hardware.

- No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del archivo, por falta de espacio en el dispositivo de almacenamiento.

- El archivo está dañado.

■ Asignar: es asociar un nombre de archivo con un identificador válido en el lenguaje del programa que se creó.

■ Proteger: establecer permisos sobre archivos para controlar quién puede o no modificar, borrar o crearlos. Algunos pendrives tienen botones para proteger los archivos almacenados de la eliminación inconsciente de contenido.

■ Actualizar, escribir o modificar: son los procesos de cambio de con-tenido de los datos de un archivo.

■ Consultas o lectura: acceso a los datos para por ejemplo generar una salida por un medio determinado. Es conveniente poner la protección de «solo lectura».

■ Eliminar: suprimir físicamente el archivo o carpeta donde está alma-cenado.

■ Clasificar: organizar los archivos o carpetas siguiendo un criterio es-tablecido.

Existen archivos cuyo acceso está restringido.



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Unidad 9

■ Unir: combinar dos o más archivos o carpetas para dar como resultado otro nuevo y único.

■ Dividir: es partir un archivo o carpeta en dos o más. Es necesario, por ejemplo, cuando el archivo es demasiado grande para ser enviado por internet.

■ Importar: ampliar un archivo o carpeta a partir de los datos contenidos en otro, ya sea suprimiendo el contenido del archivo o carpeta des-tino o no.

■ Exportar: generar un nuevo archivo o car-peta a partir de los datos contenidos en un archivo de origen, pudiendo ser los datos exportados suprimidos de este.

■ Respaldar: hacer copias de seguridad (backup) en una ubicación separada de la original.

■ Cambiar propiedades: si se desean esta-blecer restricciones o incluso ocultar para no ser visto.

■ Expurgar: se puede decir que es limpiar de contenido. Archivos que no se desea que permanezcan en el archivo serán transferidos a otros o eliminados (se ex-plica detalladamente en el apartado 6 de esta unidad).

La partición de archivos mejora su envío a través de las redes.

11. Indica qué operación se está realizando en el archivo en los siguientes supuestos:

a) Establecer un canal de comunicación entre un programa y el archivo.

b) Limpiar de contenido.

c) Ampliar un archivo o carpeta a partir de los datos contenidos en otro.

d) Ocultar para no ser visto.

e) Hacer un backup.

f) Generar un nuevo archivo a partir de los datos contenidos en otro.

g) Organizar los archivos siguiendo un criterio.

h) Dividir un archivo en dos o más.

i) Combinar dos o más archivos.

j) Cambiar de contenido los datos de un archivo.

k) Acceder a los datos para generar una salida.

l) Asociar un nombre de archivo con un identificador.

m) Establecer permisos sobre archivos.

n) Cancelar el canal de conexión establecido entre el programa del usuario con el archivo.

o) Suprimir físicamente el archivo.

p) Hacer copias de seguridad.

Actividades




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6. Criterios de codificación y clasificación de los documentos digitales

La clasificación de documentos es la operación que se realiza en el ar-chivo, y consiste en el establecimiento de las categorías o grupos, con los datos similares que reflejan la estructura jerárquica de los archivos. Es el primer paso del proceso de organización.

Codificar es asignar números, letras y otros caracteres al nombre para diferenciar los documentos dentro de las categorías a la que pertenecen. Se establecerá la codificación que mejor se adapte a la organización.

La depuración consiste en suprimir duplicados de archivos con conte-nidos idénticos, archivos en blanco sin contenido y archivos que han servido de apoyo en la creación de los archivos de gestión. Es necesario separar los archivos que deben ser guardados de los que no interesan a la organización.

En una oficina se pueden identificar las facturas, y dentro de estas las emitidas y las recibidas. Estas se pueden clasificar por número, por fecha, nombre de cliente o pro-veedor, etc.

A veces se crean carpetas o archivos que carecen de contenido y es necesario depu-rarlos para que no ocupen espacio y resten recursos al sistema.

Ejemplos

6.1. Organización de los archivos informáticos en las oficinas

Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de sus actividades.

En la organización de los archivos de oficina se tendrá en cuenta:

■ Quién o quiénes son responsables del archivo de oficina.

■ Que los originales se reproducirán según el procedimiento establecido para ello.

El archivo es fundamental para la empresa y se tendrán que limitar los accesos a este.

En los archivos de oficina encontramos documentos y carpetas de dis-tintos niveles jerárquicos.

Observaciones que deben tenerse en cuenta en la organización de ar-chivos y carpetas son:

■ El criterio para crear una carpeta de nivel básico deber ser uniforme, constante y conocido por todo el personal del departamento o em-presa.

■ Las carpetas serán individualizadas para cada asunto.

■ El título de la carpeta suele estar establecido en las normas de la em-presa o en la propia documentación. No es conveniente que el nombre de la carpeta sea el nombre de documentos (carta, oficios, factura, etc.).

Los archivos informáticos se organizan jerárquicamente.



238

Unidad 9

■ Se debe evitar archivar documentos en varias carpetas; es mejor in-tegrar toda la documentación en el momento de crearla o recibirla en una carpeta concreta.

■ Se debe evitar duplicar carpetas, y hay que asegurarse de que al ha-cerlo no existe una en la que se puede archivar esa documentación o que esos documentos no deben estar integrados en una existente.

■ No se deben borrar carpetas ni documentos integrantes de estas sin autorización.

■ Si un departamento generó documentación y debe seguir con el asun-to otro departamento, no se deben duplicar los archivos y se deben integrar todos en una misma carpeta.

■ Hay que eliminar los documentos de apoyo informativo si no forman parte del documento principal.

■ Si se tiene documentación que acompaña al documento principal es aconsejable crear una subcarpeta para la documentación anexa.

Las carpetas pueden ordenarse bajo distintos criterios:

■ Orden cronológico.

■ Orden alfabético de nombres de personas u organismos.

■ Orden numérico.

■ Combinación de varios (ejemplo: cronológico y alfabético).

Para evitar el caos en la búsqueda de archivos es necesaria la organización.

Archivo generalArchivo de contabilidad Archivo de RR. HH.

Nóminas

Contrato.docx Trienios.docx Baja maternidad.docx

Expedientes personales

Amalia Ibarra Rodríguez

Dentro del archivo del departamento de RR. HH. se encuentra la carpeta Expedientes personales y, dentro de ella, la de Amalia Ibarra Rodríguez. Esta es una carpeta básica donde se ha tenido en cuenta lo siguiente:

■ El criterio de creación es uniforme, constante y conocido por todo el personal del departamento o empresa. ■ La carpeta es individual. ■ El título hace referencia al asunto tratado. ■ Se integran todos los archivos en esta carpeta. ■ Se evita duplicar carpetas. ■ Los accesos a este archivo se deben limitar por tener datos de carácter personal. ■ Para borrar la carpeta se necesita autorización. ■ Si un departamento generó archivos relacionados con la trabajadora, se deben integrar en esta carpeta.

Ejemplos




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6.1.1. Correspondencia electrónica en la empresaPor lo general es aconsejable tener en cuenta en las acciones realizadas con la correspondencia electrónica en la empresa los siguientes puntos:

■ La correspondencia remitida o recibida durante la tramitación de un asunto forma parte de este (carta, factura u otros documentos) y se debe archivar en la carpeta correspondiente al asunto.

■ Los correos electrónicos que no formen parte de nin-gún asunto concreto de forma excepcional se orga-nizarán como «correspondencia».

■ Cada correo emitido se une a su respuesta, para su archivo de forma conjunta por orden cronológico de salida. Esto no impide que los registros de entrada y salida de correo se realicen de forma separada.

6.1.2. Archivos de apoyo administrativoSe conocen como archivos de apoyo administrativo aquellos que sirven de ayuda o refuerzo para la realización de otro tipo de documentación o de archivos (ejemplo: catálogos comerciales, disposiciones normativas, textos, etc). No tienen valor administrativo, solo informativo.

Estos archivos de apoyo deben conservarse en las oficinas mientras constituyan fuente de información para ellas.

Una vez tramitado y cerrado el asunto principal al que acompañan, la documentación o archivos de apoyo informativo deben eliminarse del archivo y no deben pasar en ningún caso al archivo general.

Mucha de la información contenida en este tipo de archivos puede ser encontrada a través de internet.

6.2. Ventajas de una buena organización del archivoCada puesto de trabajo tendrá acceso a las carpetas en tramitación, que agrupen todos los documentos del asunto y en cuyos metadatos figuren los siguientes datos que lo identifiquen:

■ Archivo.

■ Asunto.

■ Fecha de inicio.

■ Relación de documentos.

Los metadatos para el ejemplo anterior pueden ser:

Archivo: RRHH

Carpeta: Expedientes personales

Asunto: Amalia Ibarra Rodríguez

Fecha de inicio: 20/05/2007

Documentos: Contratos, Trienios, Bajas

Ejemplos

Cada día más las organizaciones se relacionan con el correo electrónico.



240

Unidad 9

Una organización con metadatos (como la del ejemplo) tiene efectos muy positivos:

■ Permite buscar un documento no dentro de la carpeta principal o de-partamento, sino en la relación de contenido señalada en la carpeta.

■ Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta.

■ Al estar relacionados todos los archivos digitales de un asunto se puede ver rápidamente el estado en que se encuentra la tramitación de este.

■ Ayudará a reconstruir las carpetas en el caso de que se hubieran dis-persado algunos documentos.

■ A las carpetas activas se les irán añadiendo los archivos en el orden en que se produzcan.

■ Posibilita borrar las carpetas ya tramitadas si no son útiles o transfe-rirlas a los archivos generales si es necesaria su conservación.

Esta forma de organización con metadatos:

■ Facilita el acceso a la documentación por múltiples campos de re-cuperación.

■ Facilita realizar las transferencias de forma automatizada.

■ Posibilita que con la misma aplicación informática se pueda buscar documentación que se encuentre tanto en archivos de oficina como en el archivo general (siempre que se tenga autorización de acceso).

7. Conservación de archivos digitalesLas condiciones de los equipos y soportes son fundamentales para la preservación y conservación de la documentación, y forman parte de una buena organización del archivo de oficina.

Los soportes para conservar archivos digitales, dependiendo de su tec-nología, pueden ser:

■ Magnéticos: discos duros, tarjetas de memoria, etc.

■ Ópticos: CD, DVD y Blu-ray.

Algunas recomendaciones para su conser-vación son las siguientes:

■ Protegerlos de la luz y el polvo.

■ Evitar campos magnéticos y proximidad con transformadores eléctricos.

■ Mantener una temperatura ambiente de alrededor de 20 grados centígrados y una humedad del 40 %.

■ Guardar los discos de forma que no se doblen.

Saber másLos metadatos pueden contener infor-mación de tres tipos:

■ Datos descriptivos: autor, fecha de creación del archivo, título, tipo, etc.

■ Datos para la preservación: fecha de la última versión, fecha en que fue transferido al archivo, condiciones de acceso, etc.

■ Datos técnicos: programa, versión, formato, tamaño, nivel de seguridad en el acceso, firma digital, relación con otros archivos, etc.

Ejemplo de soportes magnéticos.

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Algunos de los inconvenientes que se puede encontrar cualquier or-ganización en la conservación del archivo digital y la recuperación de cualquier documento son los siguientes:

■ Obsolescencia de hardware: la rápida evolución en la tecnología hace que puedan cambiar los dispositivos de lectura de la información.

■ Dependencia del software: los archivos han de ser interpretados con los programas que fueron creados.

■ Deterioro del soporte de almacenamiento: su vida útil es limitada, más que el papel de los archivos tradicionales.

A continuación veremos estrategias para la conservación y accesibilidad a los archivos digitales, así como sus inconvenientes:

Estrategias Inconvenientes

Preservación: conservar el hardware y el software que se utilizaron para crear los archivos.

Puede ser costoso para la empresa.

Puede ser difícil encontrar repuestos.

Conversión de los formatos en que fueron creados los archivos en otros estándar normalizados. Se gana accesibilidad pero se puede perder el formato original. Lo que ahora puede ser estándar puede quedar obsoleto en un futuro.

La conversión puede variar el formato o el contenido.

Emulación: recrear con un programa, distinto al utilizado originariamente, la apariencia del que originó los archivos, por haber quedado el anterior obsoleto y no existir en el momento de reproducción de la información guardada.

La pérdida de un solo dato puede dejar inservible toda la información.

Migración: ir actualizando los archivos progresivamente, abriéndolos y guardándolos en otras versiones a medida que se producen nuevas innovaciones tecnológicas, tanto de hardware como de software y de los soportes de almacenamiento.

Al guardar los archivos a otras versiones se pueden perder o modificar los datos o el formato tras varias migraciones.

Renovar los soportes de almacenamiento. Se pueden producir modificaciones o pérdidas de carácter fortuito.

Preservación en línea: conservar la información en servidores en formato NTML o XML.

El servidor puede dejar de funcionar y se puede perder la información.

Existen empresas especializadas en la gestión integral de archivos in-formáticos.

La contratación de estos servicios tiene como objetivos:

■ Resolver las necesidades de la gestión de datos con los requerimien-tos de sus clientes.

■ Garantizar que los datos de los archivos sean válidos.



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Unidad 9

■ Optimizar los tiempos de acceso a los datos.

■ Ofrecer soportes de entrada y salida de datos para los dispositivos de almacenamiento.

■ Minimizar la pérdida o destrucción de documentos.

Las empresas y organismos que utilizan los servicios de empresas que gestionan su archivo pretenden que el sistema les permita:

■ Crear, borrar y cambiar los archivos.

■ Acceder a sus archivos mediante un nombre, códigos establecidos o claves de acceso.

■ Crear usuarios y controlar qué tipos de acceso permite a sus archivos.

■ Acceder de forma controlada a los archivos de otros usuarios.

■ Poder reestructurar sus archivos de manera adecuada a sus necesi-dades.

■ Mover datos entre los archivos.

■ Guardar copias de seguridad y recuperar sus archivos en el caso de que hayan sufrido algún daño.

12. Busca en internet empresas comerciales que se dediquen a la gestión de archivos y responde a las siguientes preguntas:

■ ¿Cómo custodian los documentos? ■ ¿Destruyen documentos? ■ ¿Realizan acta de destrucción de documentos? ■ ¿Digitalizan documentos?

13. Haz una lista con soportes de almacenamiento donde se pueden guardar archivos informáticos. Puedes consultar internet.

14. De la siguiente lista de estrategias de conservación indica cuál es el inconveniente: ■ Renovar los soportes de almacenamiento. ■ Conservar el hardware y el software con los que se crearon los archivos. ■ Preservación en línea. ■ Emulación. ■ Migración. ■ Conversión de los formatos en que fueron creados los archivos en otros es-

tándares normalizados.

15. Clasifica los metadatos siguientes en descriptivos, para la preservación y técni-cos: versión, fecha de la última versión, programa, firma digital del autor, fecha de creación del archivo, relación con otros archivos, título, tipo, fecha en que fue transferido al archivo, tamaño, condiciones de acceso, formato, nivel de seguridad en el acceso, relación con otros archivos.

16. Indica si son verdaderas o falsas las afirmaciones siguientes:

Con la organización con metadatos se consigue: ■ Facilitar la transferencia de datos de forma manual. ■ Facilitar el acceso a los documentos por múltiples campos. ■ Facilitar el acceso a tantos archivos como se tenga autorización.

Actividades




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8. Expurgo en los archivos de oficina o gestión

No crear un archivo innecesario es la mejor forma de expurgo para la eficacia en la gestión de los archivos digitales. Hay que ser racionales al crear archivos, de forma que se apliquen criterios de eficacia y economía en su conservación.

A veces se confunde expurgo con eliminación: todos los archivos son sometidos al expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos se-rán eliminados, pero otros puede que sean guardados como archivos históricos o de memoria de la organización.

8.1. Expurgo en los archivos de gestiónDeben expurgarse en los archivos de oficina, y nunca ser transferidos al archivo general:

■ Los archivos de apoyo informativo: pueden ser múltiples y sirven para apoyar en la gestión o toma de decisiones. Tienen valor a corto plazo (publicaciones, boletines oficiales, etc.).

■ Los borradores de los archivos (archivos no firmados). Son versiones de un mismo archivo que se van creando por modificaciones hasta crear el definitivo.

■ Los archivos de datos que han servido para confeccionar un archivo definitivo y cuyos datos han sido recogidos en el archivo definitivo como parte de este (ejemplo: encuestas, cuestionarios, etc.).

■ Archivos múltiples que se han producido de forma interna en la orga-nización para comunicarse entre los distintos departamentos o divi-siones. Si es conveniente, a valoración de la entidad, se conservarán los originales por parte de quien los elaboró, y el resto se expurgará una vez concluya su vigencia o falta de valor.

■ Los archivos establecidos por la organización: cada organización pue-de establecer qué archivos quiere conservar y cuáles no. Un ejemplo es que una empresa conserva los turnos de vacaciones de sus em-pleados de los últimos cinco años, porque rotan cada ese tiempo, mientras que otra solo conserva el archivo de las vacaciones del úl-timo año porque sus trabajadores rotan los turnos en dos periodos.

Los archivos pueden guardarse o eliminarse.

17. Consulta en internet si se tiene obligación de conservar los documentos de una empresa. Si la respuesta es afirmativa, contesta: ¿durante cuánto tiempo? ¿Quién o quiénes están obligados a conservar los documentos? Puedes consultar el ar-tículo 30 del Código de Comercio.

■ En una empresa en activo. ■ En el caso de cese de la actividad por fallecimiento del titular. ■ En el caso de liquidación de una sociedad.

La Ley General Tributaria establece en sus artículos del 66 al 70 otros plazos. ¿Podrías indicar cuáles?

Actividades



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Unidad 9

8.2. Expurgo en el archivo generalEl archivo electrónico reduce espacio y costes de mantenimiento, lo que permite mantener los archivos más tiempo del obligatorio para resguar-dar el valor histórico de la organización.

Este archivo también debe ser expurgado cada cierto tiempo, y de él se retirarán:

■ Los archivos que la empresa considere que carecen de valor para la organización.

■ Los documentos de los que haya pasado el plazo obligatorio de con-servación y no tengan relación con otros que aún estén en vigor por tener referencias cruzadas (un documento hace referencia a otro y viceversa).

El expurgo ha de hacerse de forma sistemática y constante, para que no sea una labor esporádica o cuando ya no se encuentran los archivos con facilidad.

Cuando se efectúa la eliminación de un archivo es aconsejable generar una comunicación electrónica que notifique el expurgo efectuado a las unidades involucradas con el archivo.

18. De los siguientes documentos indica aquellos que pueden ser expurgados y el motivo por el que consideras que se debe hacer. ■ Acta de una reunión de socios de hace 10 años. ■ Nóminas de hace 2 años. ■ Carta circular que anuncia a los clientes el cierre de las oficinas por las vacaciones de la Navidad pasada. ■ Catálogo del proveedor de papel de este año. ■ Calendario laboral de este año. ■ Facturas de los proveedores de hace 3 años. ■ Facturas de los proveedores del año actual. ■ Manual de funcionamiento de la caldera de hace 10 años. ■ Escrituras de constitución de la empresa de hace 15 años. ■ Extractos bancarios de hace 2 años. ■ Oferta de un viaje en avión remitida por la agencia de viajes para que lo realizara el comercial de la empresa hace 6 meses.

19 . De los siguientes documentos que te proponemos para tu vida personal indica cuáles guardarías y durante cuánto tiempo: ■ Documento Nacional de Identidad. ■ Escritura de propiedad de la vivienda. ■ Escritura de propiedad de tu antigua casa. ■ Póliza del seguro del automóvil actual. ■ Póliza de un seguro de tu primer automóvil, que se llevó al desguace. ■ Facturas del agua, luz y electricidad. ■ Contrato del préstamo hipotecario de la vivienda. ■ Diplomas y títulos de estudios. ■ Contrato de trabajo. ■ Permiso de conducir. ■ Tarjeta de afiliación a la Seguridad Social.

Actividades




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9. El registro digital de documentosPara poder enviar documentos a los registros de los diferentes orga-nismos o entidades que reclamen una seguridad de la identidad del firmante o quien lo envía, se necesita disponer de un DNI electrónico (DNIe) o un certificado digital o electrónico.

Con el registro electrónico de documentos se puede realizar la presen-tación de escritos, solicitudes y comunicaciones respecto a trámites y procedimientos en curso.

En el caso de la Seguridad Social, por ejemplo, cuando se haya reali-zado el trámite el usuario recibirá un «acuse de recibo» en formato zip integrado por el resguardo de la solicitud en formato PDF y la firma del servidor, que garantiza que la transacción se ha producido correctamen-te, y en caso contrario se recibe un mensaje de error.

Si lo que se pretende es consultar algún registro digital de un organismo y no se dispone de DNIe o certificado digital, generalmente se pedirá que se identifique el solicitante con el número de DNI, apellido, algún dato específico y el número del teléfono móvil para que envíen un có-digo o referencia. Se deberá introducir, en la casilla correspondiente de la página web, el código o referencia, y se obtendrá la información disponible de la consulta solicitada.

Para poder utilizar el DNIe se necesita:

■ Un hardware: un ordenador y un lector de tarjetas inteligentes que sean compatibles con el DNIe.

■ Un software: un sistema operativo, un navegador y controladores o módulos criptográficos.

9.1. Registro telemático de documentos ORVE-SIRORVE-SIR es la Oficina de Registro Virtual de Entidades, un sistema informático capaz de conectar las oficinas de registro de las adminis-traciones públicas: estatal, autonómica y local.

Cualquier persona puede registrar documentos con destino a las ad-ministraciones adheridas al proyecto ORVE. Los documentos originales son presentados en papel; la oficina de registro donde se presenten los digitalizará y los enviará electrónicamente al destino correspondiente, con plena validez jurídica.

Esto propicia la reducción de los tiempos de gestión y ahorra el des-plazamiento de los ciudadanos. Se mejora también el sistema de infor-mación al ciudadano porque le permite consultar y conocer a través de internet, en cualquier momento, el estado de su registro.

La aplicación ORVE permite escanear, adjuntar y firmar electrónicamente la documentación de forma inmediata para el usuario.

Saber másPara la utilización de la firma electrónica se precisa obtener previamente el certi-ficado digital, expedido por la Fábrica Na-cional de Moneda y Timbre (FNMT), con el que acreditar la identidad.

¿Cómo obtener el certificado digital?

-A través de la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre hay que pedir un código de solicitud con el que se acu-dirá a cualquiera de las oficinas de re-gistro de los organismos acreditados.

-Presentarse físicamente en una oficina de registro acreditada con el docu-mento identificativo, DNI o NIF, y el código de solicitud.

-Descargar el certificado en el mismo or-denador donde se solicitó aquel. Intro-ducir el DNI – NIF, además del código de solicitud obtenido. Se pulsará en «Enviar petición» y se habrá obtenido el certificado.

20. La Seguridad Social cuenta con el servicio Red para gestionar trámites a través de internet. Entra en la página de la seguridad social <www.seg-social.es> e infórmate de qué trámites se pueden o deben realizar a través de este medio.

Actividades



http://www.seg-social.es

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Unidad 9

10. La seguridad del archivo digitalLa seguridad informática tiene como principios los siguientes:

■ Confidencialidad: el sistema debe proteger los archivos de intrusos, invasores y accesos de personas o programas no autorizados.

■ Integridad: el sistema debe garantizar que el proceso de actualización esté sincronizado y no se duplique, para que todo el personal mani-pule adecuadamente los datos.

■ Disponibilidad: el sistema debe garantizar el acceso a los datos per-manentemente por parte de los usuarios.

Factores que afectan a la seguridad del sistema de archivos:

■ Factores tecnológicos: fallos de hardware y software, virus.

■ Factores ambientales: humedad, calor, suciedad, etc.

■ Factores humanos: alteraciones, hurto, fraude, sabotaje, crackers, hackers, etc.

■ Factores impredecibles: factores inciertos.

Medidas que pueden implantarse para eliminar o minimizar el riesgo:

■ Encriptación y cifrado de datos: consiste en enmascarar los datos para evitar que sean leídos y comprendidos por alguien no autorizado. El proceso inverso se conoce como descifrado.

■ Instalación de software antivirus: ejerce un control preventivo ante intrusiones no deseadas en los datos.

■ Plan de contingencias: descripción de situaciones que se pueden producir y cómo actuar para recuperar los datos y no perderlos de-finitivamente.

■ Respaldo de los datos: creación de copias de seguridad que pueden estar guardadas en el nivel interno o local y en el nivel remoto con servidores específicos.

Los archivos informáticos se deben proteger:

■ Con la restricción del acceso a los archivos informáticos por parte de los usuarios.

■ Con la identificación de los usuarios de un archivo digital.

■ Con la creación de niveles de seguridad a documentos, carpetas, etc. A estos niveles se dará acceso a usuarios o grupos de usuarios a los que se les asignan las mismas funciones y permisos sobre los distintos elementos.

■ Se pueden crear privilegios de usuario para administrar el sistema en el nivel de administrador (crear usuarios) o en el nivel de auditoría (configuración, expurgo, etc.).

■ Otra medida de seguridad es establecer permisos en el nivel de do-cumento. Estos permisos serán las acciones que se puedan realizar sobre el archivo, como por ejemplo:

- Ninguna: sin acceso al documento.




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- Navegación: el usuario puede saber dónde está, cuánto ocupa, etc. (metadatos), pero no acceder a su contenido.

- Lectura: tiene acceso al contenido pero no puede modificarlo.

- Anotación: el usuario puede realizar anotaciones sobre el documento.

- Versionado: el usuario puede crear una versión del documento.

- Escritura: el usuario puede modificar el documento.

- Eliminación: el usuario puede eliminar el documento.

Estos permisos son jerárquicos, es decir, si se tiene permiso de elimina-ción se tiene permiso sobre todas las anteriores.

La seguridad en los archivos digitales permite que sean las propias apli-caciones las encargadas de gestionar la seguridad de forma integral, de manera que controlan a los usuarios y sus permisos por medio de controles de acceso, compartir documentos entre aplicaciones, asignar la seguridad a cada documento en función de su creación y si el usuario ha sido registrado.

La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPDCP), aprobada el 15 de diciembre de 1999, desarrollada en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, contempla las acciones lesivas sobre la información.

Se especifican las sanciones ante la obtención o violación de secretos, el espionaje, la divulgación de datos privados, las estafas electrónicas, el hacking maligno o militar, el phreacking, la introducción de virus, etc.; se aplica pena de prisión y multa, agravándolas cuando existe una inten-ción dolosa o cuando el hecho es cometido por parte de funcionarios públicos.

El Código Penal establece castigos de prisión y multas «a quien por cualquier medio destruya, altere, inutilice o de cualquier otro modo dañe los datos, programas o documentos electrónicos ajenos contenidos en redes, soportes o sistemas informáticos».

21. Indica en los siguientes casos qué podrás y no podrás hacer sobre un archivo:

a) Tienes permiso de lectura.

b) Tienes permiso de escritura.

c) Tienes permiso de navegación.

d) Tienes permiso de anotación.

e) Tienes permiso de eliminación.

f) No tienes ningún permiso.

22. Indica qué tipo de medidas implantarías para minimizar el riesgo en los archivos informáticos:

■ Enmascarar los datos para evitar que sean leídos. ■ Evitar intrusos no deseados que accedan a los datos. ■ Proponer cómo actuar para recuperar los datos y no perderlos definitivamente. ■ Crear copias de seguridad.

Actividades

Saber másCada archivo puede tener un nivel de se-guridad diferente y cada usuario puede tener distintos privilegios con respecto a los archivos.



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Unidad 9

11. Los archivos y la Administración Pública 11.1. NormativaLa siguiente normativa regula los archivos electrónicos en el ámbito de la Administración del Estado:

■ La Ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudada-nos a los Servicios Públicos reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electró-nicos y regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas.

■ El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se estable-ce el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos y su régimen de acceso.

En el articulo 2.2 aporta las definiciones de los siguiente conceptos, que desarrolla posteriormente: sistema archivístico, documento de archivo, documento electrónico, expediente electrónico, ciclo vital de documen-tos, calendario de conservación, identificación, valoración documental, eliminación de documentos y metadato.

11.2. Agencia Española de Protección de DatosLa Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es una entidad que vela por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales y actúa de forma independiente de la Administración Pública. De ella depende el Registro General de Protección de Datos (RGPD), cuyo objetivo es proteger y controlar el derecho de información, el acce-so, la rectificación, oposición o cancelación de datos de carcter personal.

Para proteger los archivos con datos personales, tanto si son creados por Administraciones Públicas como por particulares, estos se deben inscribir en el Registro mencionado. El procedimiento de registro será el mismo que para el caso de posteriores modificaciones o cancelación del mismo. El titular del archivo será el encargado de su seguridad.

En la pagina web de la AEPD se encuentra el formulario para ello. Este puede ser cumplimentado telemáticamente o puede ser impreso y re-llenado a mano.

En caso de que percibamos que se está incumpliendo la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), y se esté haciendo un uso incorrecto de datos personales por parte de terceras personas, se debe realizar personalmente la denuncia ante la AEPD.

Saber másSegún el artículo 2.2 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, se de-finen documento y archivo electrónico como sigue:

■ Documento de archivo: ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.

■ Documento electrónico: de acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Pú-blicos, se entenderá por documento electrónico la información de cual-quier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y sus-ceptible de identificación y tratamien-to diferenciado.

Saber másLa Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciem-bre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en su artículo 26, indica que toda persona o entidad que cree un fiche-ro con datos de carácter personal, pre-viamente deberá notificarlo a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y a su inscripción en el Registro General de Protección de Datos (RGPD).

23. La LOPD recoge una serie de derechos fundamentales de los ciudadanos. Busca tus derechos en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos (<http://www.agpd.es>). Pincha en la pestaña «Canal del ciudadano».

Actividades



http://www.agpd.es

249

EN RESUMENUnidad 9

■ Ubicación: lugar o espacio donde está situado o instalado algo. ■ Gestor: programa informático que controla la ubicación y apariencia de las ventanas bajo un sistema. ■ Optimizar: buscar la mejor manera de realizar una actividad. ■ Seccionar: dividir un archivo en varias partes o secciones. ■ Anexo: unido o agregado a un archivo. ■ Obsoleto: anticuado, inadecuado a las circunstancias actuales. ■ Emular: imitar las acciones de otro procurando igualarlas. ■ Servidores: ordenadores remotos que proveen los datos solicitados por parte de los navegadores de otros ordenadores. ■ Racionalizar: organizar el trabajo de manera que aumente los rendimientos o reduzca los costos con el mínimo esfuerzo. ■ Criptográfico: escribir con clave secreta o de un modo enigmático. ■ Sabotaje: oposición u obstrucción disimulada contra proyectos, órdenes, decisiones, ideas. ■ Auditoría: proceso que consiste en recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema de información

mantiene la integridad de los datos. ■ Doloso: engañoso, fraudulento. ■ Hacker: pirata informático. Concierne a la seguridad informática con entradas remotas no autorizadas por medio de redes

de comunicación como internet. ■ Phreaker: persona que con amplios conocimientos de telefonía puede llegar a realizar actividades no autorizadas con los

teléfonos, por lo general móviles. Ha pasado a utilizar muchas de las técnicas de los hackers.

Glosario

Conservación de archivos digitales

La seguridad del archivo digital

Los archivos y la Administración Pública

El registro digital de documentos

Archivos y carpetas digitales

Definición

Ventajas e inconvenientes del archivo digital

Ventajas de una buena organización

del archivo

Expurgo en los archivos de gestión

Expurgo en el archivo general

Registro telemático de documentos ORVE-SIR

Expurgo en los archivos de oficina o gestión

Creación de un archivo digital

Operaciones con los archivos digitales

Criterios de codificación y clasificación de los documentos digitales

Tipos de archivos informáticos

Requisitos y elementos de los archivos electrónicos

Correspondencia electrónica en la empresa

Archivos de apoyo administrativo

Organización de los archivos

informáticos en las oficinas




RESUELVE EN TU CUADERNO O BLOC DE NOTAS

250

ACTIVIDADES FINALESUnidad 9

Repaso 1. Señala a qué corresponden las siguientes definiciones:

a) Por una parte es una información almacenada.

b) Es también el espacio de memoria donde se almacena.

2. ¿Qué es un archivo digital?

3. ¿Es lo mismo carpeta digital que archivo digital? En caso afirmativo, ¿qué son? En caso negativo, ¿qué es cada uno de ellos?

4. ¿A qué forma se asemejan las estructuras de las carpetas digitales?

5. ¿Qué permiten realizar los programas gestores de archivos digitales?

6. En Windows, ¿cuál es el gestor de archivos más usado?

7. ¿Qué signos se prohíben utilizar en el nombre de un archivo informático?

8. ¿Qué extensión tienen los archivos ejecutables?

9. De la siguiente lista crea dos columnas: una con las ventajas y otra con los inconvenientes de los archivos digitales.

• Se puede perder información al migrar de una tecnología a otra.

• Eliminación de los procesos de impresión y gastos de papel.

• Elimina el extravío de documentos.

• Permite un acceso rápido y fácil a la información.

• Es necesario depurar los archivos frecuentemente.

• Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.

• Reduce el tiempo profesional en la búsqueda de datos manuales e incrementa la productividad.

• Optimiza el espacio físico, convirtiendo archivos en papel en un CD-ROM o en el ordenador.

• La tecnología digital es cambiante.

• Agiliza el servicio a los clientes.

• Incompatibilidad de programas porque no existe un estándar universal.

• Permite el uso simultáneo de un documento por varios usuarios.

• Existe gran complejidad de documentos electrónicos.

• Control de fiabilidad y autenticidad.

10. Según los datos almacenados, ¿cómo se pueden clasificar los archivos informáticos?

11. ¿Cómo se pueden clasificar los archivos informáticos siguiendo el criterio de acceso a la información?

12. ¿Qué son los metadatos?

13. Enumera los requisitos de los archivos electrónicos almacenados.

14. ¿Qué metadatos incluye el DNI?

15. ¿Por qué los nombres de los archivos no deben incluir letras mayúsculas, tildes, eñes o caracteres especiales?

16. ¿Cuál es la mejor forma de crear un fichero digital?

17. Define las siguientes operaciones con los ficheros digitales:

Abrir Cerrar Asignación Protección Actualizar

Consultas Eliminación Clasificación Mezclar Partición

Importación Exportación Respaldo: Cambiar propiedades Expurgo



251

18. Ordena adecuadamente las etapas para crear un fichero digital:

• Crear tablas de contenido (metadatos).

• Nombrar los archivos o documentos digitales.

• Crear una estructura de carpetas digitales o directorios.

• Archivar los documentos digitales en las carpetas correspondientes.

• Poner nombre a los directorios o carpetas digitales.

19. ¿Los archivos de oficina están formados por documentos de entrada o documentos de salida?

20. ¿Qué se tendrá en cuenta a la hora de trabajar con una carpeta de nivel básico?

21. Si un departamento generó un documento que será utilizado por otro departamento, ¿dónde se guardará el documento al final del proceso?

22. ¿Qué se guarda en una subcarpeta de una carpeta?

23. ¿Qué criterios de ordenación pueden seguir las carpetas en un archivo?

24. ¿Qué hay que hacer con la documentación de apoyo al cerrarse un asunto?

25. ¿Cómo pueden ser los soportes para conservar los archivos digitales, dependiendo de su tecnología?

26. ¿Qué medidas se deben observar para conservar los soportes digitales donde se guarda información?

27. ¿Es lo mismo expurgo que eliminación de documentos?

28. En la siguiente lista de documentos indica cuáles deben ser expurgados y no transferidos al archivo general:

• Los documentos de apoyo informativo.

• Los documentos firmados.

• Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo.

• Fotocopias de documentos.

• Documentos originales.

• Documentos que se envían a otros departamentos.

• Los dosieres que han perdido valor informativo.

• Los documentos según el criterio personal de quien gestiona el archivo.

29. ¿Cómo se obtiene el certificado digital?

30. ¿Qué es ORVE-SIR?

31. ¿Qué consecuencia puede tener el divulgar datos privados o realizar estafas electrónicas?

Ampliación 1. Nombra tres aplicaciones informáticas que generen documentos electrónicos.

2. ¿Qué regula el art. 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre?

3. ¿Y su artículo 105.b?

4. Busca en internet varios programas gestores de archivos para diferentes sistemas operativos.

5. ¿Qué signos especiales se permiten utilizar en el nombre de un archivo informático?

6. ¿Cuántos caracteres tienen las extensiones?

7. Indica las extensiones de un documento creado con Word 2007 y otro creado con Word 2010.




252

ACTIVIDADES FINALESUnidad 9

8. Elabora dos listas. En la primera escribe las ventajas de crear tu propio archivo digital y en la otra los inconvenientes. Puedes hacer una puesta en común con tus compañeros, de forma que cada uno diga ventajas e inconvenientes distintos.

9. Clasifica los archivos siguiendo el criterio de uso.

10. Clasifica los archivos siguiendo el criterio de para qué fueron creados.

11. Responde qué significa que un documento:

• Sea auténtico.

• Sea íntegro.

• Sea confidencial.

• Tenga disponibilidad.

• Se pueda conservar.

12. ¿Qué datos incluyen los metadatos administrativos?

13. ¿Qué son las TIC?

14. Cuando se quiere almacenar y recuperar la información, ¿qué es importante?

15. ¿En qué formato es aconsejable guardar los archivos informativos para enviarlos por internet?

16. ¿En qué formato es aconsejable guardar los archivos informáticos como copias de seguridad?

17. Si un archivo en formato PDF resulta muy pesado y difícil de descargar por un usuario de internet, ¿cuál puede ser la solución?

18. Asocia cada definición con depurar, clasificar y codificar.

a) Operación que se realiza en el archivo que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos, con los datos similares que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización.

b) Es asignar números, letras y otros caracteres al nombre para diferenciar los documentos dentro de las categorías a las que pertenecen. Se establecerá la codificación que mejor se adapte a la organización.

c) Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión. Es necesario para separar los archivos que deben ser guardados de los que no interesan a la organización.

19. ¿Qué efectos positivos tiene el organizar todas las carpetas de un mismo asunto o procedimiento?

20. ¿Qué facilita el organizar todas las carpetas por asuntos?

21. Indica qué problemas se puede encontrar cualquier organización en la conservación y recuperación de archivos digitales.

22. Indica si las siguientes afirmaciones son estrategias o inconvenientes:

a) Es difícil encontrar repuestos.

b) Guardar los documentos en entornos estándar normalizados.

c) Variar el formato.

d) Recrear el formato con un programa distinto al que fue creado.

e) Perder datos tras varias migraciones.

f) Renovar los soportes de almacenamiento.

g) Ir actualizando los documentos a medida que se producen nuevas innovaciones tecnológicas.

h) Preservación en línea.

23. ¿Para qué sirve el registro electrónico?



253

EVALÚA TUS CONOCIMIENTOSUnidad 9


1. Un archivo digital es la información almacenada en for-mato: a) Analógico.b) Que solamente un equipo electrónico puede procesar.c) Papel.d) Todas las respuestas anteriores son incorrectas.

2. Una carpeta digital:a) Es la agrupación de archivos de datos.b) Es un A3 doblado.c) Es lo que se cuelga en los archivadores.d) Todas las respuestas anteriores son correctas.

3. Las carpetas digitales se estructuran en forma de:a) Paraguas.b) Árbol.c) Arbusto.d) Todas las respuestas anteriores son incorrectas.

4. Los programas gestores de archivos son utilidades que permiten:a) Leer el contenido de un archivo.b) Almacenar información en un archivo.c) Manipular archivos.d) Todas las respuestas anteriores son correctas.

5. Cada sistema informático proporciona:a) Un gestor de archivos para su sistema de archivos na-

tivos.b) Un archivo maestro.c) Las respuestas a) y b) son correctas.d) Las respuestas a) y b) son incorrectas.

6. Los archivos, según los datos que contienen, pueden ser:a) Programas.b) Archivos de texto.c) Las respuestas a) y b) son correctas.d) Las respuestas a) y b) son incorrectas.

7. El archivo está formado por:a) Un nombre, un punto y una extensión.b) Una extensión.c) Un nombre y una extensión.d) Ninguna respuesta es correcta.

8. En el nombre de los archivos están permitidos:a) ¿, > y <.b) @, $ y &.c) *, / y :.d) Todas las respuestas anteriores son correctas.

9. La extensión indica:

a) El tipo de datos que contiene.

b) El formato.

c) El programa que requiere el ordenador para visualizar y editar el archivo.

d) Todas las respuestas anteriores son correctas.

10. Los archivos pueden ser:

a) Ejecutables y no ejecutables.

b) Permanentes, de movimiento y de maniobra.

c) Maestros, de transacciones, de reporte y de trabajo.


11. Si un archivo digital no se puede enviar por internet por ser muy pesado se puede:

a) Cambiar el formato a PDF.

b) Hacer una copia en formato DOC.

c) Hacer una copia de seguridad.


12. Es aconsejable que los nombres de los archivos no lle-ven mayúsculas, tildes, eñes ni caracteres especiales porque:

a) Se escriben más rápido.

b) En el extranjero no lo entienden.

c) Se asegura la compatibilidad con cualquier sistema operativo.


13. Depurar consiste en:

a) Borrar hojas en blanco.

b) Retirar archivos duplicados.

c) Retirar documentos de apoyo en los archivos de ges-tión.


14. Una carpeta básica es donde se incluyen:

a) Fotos personales.

b) Manuscritos.

c) Documentos sobre un mismo asunto.


15. Los problemas en la conservación de archivos digitales tienen que ver con:

a) La obsolescencia del hardware.

b) La dependencia del software.

c) El deterioro del soporte de almacenamiento.




254

FICHA DE TRABAJO 1Unidad 9

Crear un archivo personal

Objetivos ■ Identificar y clasificar documentos según sus ca-

racterísticas y contenido.

■ Saber las operaciones que se pueden realizar en un archivo digital.

■ Archivar digitalmente los documentos en el lugar correspondiente.

■ Acceder a documentos archivados previamente.

■ Conocer las medidas de seguridad en archivos digitales.

Precauciones ■ Comprobar que los documentos que van a guar-

darse no han sido guardados previamente, para evitar duplicidades.

■ Comprobar que se ha guardado de forma com-pleta el documento en la carpeta correspon-diente.

DesarrolloPasos que deben seguirse:

1. Crear la siguiente estructura de carpetas en la unidad o soporte informático donde trabajes habitualmente.

2. Cambia los iconos de los archivos FOTOS, MÚSICA y OTRAS COSAS: selecciona la carpeta con el botón derecho Propiedades, y en la pestaña Personalizar elige Cambiar icono. Una vez seleccionado el icono correspondiente pulsa Aceptar.

3. Oculta la carpeta TUTORIA (podrás volver a visualizarla desde Herramientas - Opciones).

4. Comparte la carpeta APLICACIONES OFIMATICA con el resto de tus compañeros, pero solo dales permiso de lectura.

5. Bájate algunos archivos de internet a las carpetas MUSICA, VIDEOS y FOTOS, y compártelas con tus compañeros.

6. Crea un archivo de texto, guárdalo en la carpeta DOCUMENTOS y cambia los permisos de la carpeta de leer a poder cambiar.



255

FICHA DE TRABAJO 2Unidad 9

Crear metadatos y copias de seguridad

Objetivos ■ Identificar y clasificar documentos según sus ca-

racterísticas y contenido.

■ Conocer las operaciones que se pueden realizar en un archivo digital.

■ Archivar digitalmente los documentos en el lugar correspondiente.

■ Acceder a documentos archivados previamente.

■ Conocer las medidas de seguridad en archivos digitales.

Precauciones ■ Comprobar que los documentos que van a guar-

darse no han sido guardados previamente, para evitar duplicidades.

■ Comprobar que se ha guardado de forma com-pleta el documento en la carpeta correspon-diente.

DesarrolloA partir de la estructura de carpetas creadas en la actividad anterior, guarda los documentos de cada módulo que hayas ido elaborando a lo largo del curso, dependiendo del contenido de estos.

Pasos que deben seguirse:

1. Abre cada documento y crea un archivo en un procesador de textos o una hoja de cálculo para crear los metadatos de todo lo que vayas archi-vando.

Si lo haces en una hoja de cálculo, crea una hoja con el nombre de cada módulo, y en las columnas anota los datos que te parezcan más relevantes para poderlo localizar rápidamente. A modo de ejemplo te proponemos:

2. Encuentra la información de los metadatos haciendo un clic sobre el archivo o carpeta de archivos y seleccionando Propiedades con el botón derecho del ratón.

3. Cambia las opciones en las pestañas General, Compartir, Seguridad y Personalizar; anótalas en la tabla de metadatos. Puedes ver las fechas de modificación desde el explorador si eliges la vista Detalles.

Módulo: Archivo y comunicación

Título Autor Fecha creación

Fecha modificación

Aplicación Tamaño Ubicación Permisos Archivos relacionados

CUADERNOCUADERNOCUADERNOCUADERNOCUADERNOCUADERNOCUADERNOCUADERNOCUADERNOCUADERNOCUADERNOCUADERNOCUADERNOCUADERNO



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