Towards Open Justice: ICT acceptance in the Greek

justice system

The case of the Integrated Civil and Criminal Court Case Management System for

Penal and Civil Procedures (OSDDY/PP)

Athanasios Deligiannis | Harokopio University Athens | Department

of Informatics

Open Government Partnership

Independent Reporting Mechanism for Greece

Prof. Dimosthenis Anagnostopoulos | Harokopio University Athens

Department of Informatics

Greece: first steps towards open justice

2009

PM’s Office eGov

& OpenGov Team

Cl@rity Programme

diavgeia.gov.gr

All decisions but

not Ministry of Justice

Greece: first steps towards open justice

OGP First and Second Action Plan: Open by Default policy (Law 4305/2014)

OGP Third Action Plan - First commitments on Justice

1. Completion of Integrated Judicial Case Management System for Civil

and Criminal Justice (IJCMS - OSDDY/PP) - Justice Statistics

2. Case-law database of anonymized Administrative Court decisions

www.adjustice.gr

3. Legal database of Court Of Audit with anonymized content

www.elsyn.gr

4. Implementation of ICT for Digital Recording, Storage and Retrieval of

Court Proceedings.

Ministry of Justice: ICT before IJCMS (OSDDY/PP)

Few ICT systems

No integration

No data policies

Antiquated workflows

No digital archives / decisions

Source: Deligiannis & Priftis, 2012 - PM’s Office Open Government Team

Thessaloniki Appellate Court Archives

Source: Deligiannis & Priftis, 2012 - PM’s Office Open Government Team

100 years

EU Justice Scoreboard 2015

Electronic communication between courts & citizens (EU)

Digital Case Management Systems (EU)Greek Justice ICT

& EU countries

Type of ICT use in the

Greek Ministry of Justice

Civil and administrative court case completion time (days)

Greek Justice: Basic facts & figuresNumber of Judges:

Greece: 35 / 100,000 inhabitants

EU : 18.9 / 100,000 inhabitants

Total Greece: 2827 | 2010-2013 increase 19.6%

Lawyers:

Greece: 381.3 / 100,000 inhabitants

EU: 105,7 / 100,000 inhabitants

Total Greece: 42,177 lawyers

Court Clerks: 5376

Volumes: Appellate Penal Court of Thessaloniki - 10,000/year

Backlog: Appellate Civil Court of Athens - 35,000 cases

All Courts of First instance in Athens - 242,000 cases

Source: Greek Ministry of Justice, EU Justice Scoreboard 2015

Main IJCMS interface

Main IJCMS (OSDDY/PP) functional modules

● management of court cases and workflows

● electronic receipt of court documents

● electronic receipt of requests and sending of replies

● preparation, version control and distribution of documents

● electronic docket publishing

● monitoring of case progress

● record keeping and issuing of certificates

● remote access to authorized users

Offers compatibility with international standards:

The European case-law identifier - ECLI, The European Legislation Identifier - ELI, e-APP, e-

CODEX.

Aim of research

Investigate the acceptance, degree of usefulness, ease of

use and user intent to work with the new IJCMS system

among judges and clerks as well as basic ICT usage

patterns.

Method

Research Tools

The sample of the study completed a

questionnaire (TAM model) tο examine:

Demographics + basic ICT usage

Perceived Ease of Use & Usefulness

of IJCMS

Intention of using IJCMS

Positives and negatives of IJCMS use

Sample

101 judges and clerks

51 judges (63% female and 37% male)

46 court officials (55,6% female and

44,4% male)

Results - Demographics:

Clerks

Computer Use

word processing: 100%

web browsing: 82.2%

email: 75.6%

Age

Education

Secondary

Technical Uni.

University

Masters

PhD

Results - Demographics:

Judges

Computer Use

word processing: 98.2%

accessing legal databases: 94.5%

email: 81.8%

browsing internet: 82.2%

Age

Education

● Masters

Age

Mean scores, standard deviations, internal consistency indicators

Correlation coefficients between TAM questionnaire factors

Results - Psychometric characteristics and correlations among

TAM variables

Results - Intention of using the IJCMS

61.5% of judges & 41.9% of clerks

intend to use the new system

Judges

Yes

No

Maybe

Clerks

Results - t-test and regression

There were no statistically significant differences between judges and court officialsfor use intention (t=.1, p=.91), Perceived Usefulness (t=.74, p=.39) and Perceived Easeof Use (t=.002, p=.96).

Perceived Usefulness (b=.50, p<.01) and Perceived Ease of Use (b=.33, p<.01) ofOSDDY/PP system significantly predicted the intention of the judges and court officialsto use the new system (R2=.63, F(2-85)=70.27, p<.01).

Results - Using the IJCMS: Judges

Positives ranked:

1. Easier access to case law

2. Increased speed in drafting and better quality of decisions

3. Improved decision and data archiving

Risks ranked:

1. Privacy violations

2. Data loss

3. Manipulation of decisions by selective presentation of case law

Positives ranked:

1. Digital case files

2. Data re-use

3. Better quality of service to the public

Risks ranked:

1. Data loss

2. Privacy violations

3. Increased workload & job losses in the future

Results - Using the IJCMS: Clerks

Discussion

High level of basic ICT usage by clerks and judges

Both groups perceive significant positives for court ICT use and realize

transparency and openness effect.

BUT: Relatively low intention of using IJCMS especially by clerks despite

compulsory nature of the system due to perceived low ease of use and

usefulness.

ICT design

&

implementation

failures

The case of the Integrated Civil and Criminal Court Case

Management System for Penal and Civil Procedures

(OSDDY/PP)

Positive towards open

data & open government

Political will

Resources to build ICT

systems

Low user acceptance

ICT

underused / sidelined

Recommendations

Meaningfully engage system users at earliest design stage to improve

ease of use / usefulness

Use improved requirements elicitation techniques

Agile development models

Chance to improve workflows not simply digitize existing ones

Rethinking concept of documents

User training & feedback

Avoiding parallel workflows

Towards Open Justice: ICT acceptance in the Greek

justice system

The case of the Integrated Civil and Criminal Court Case Management System for

Penal and Civil Procedures (OSDDY/PP)

Athanasios Deligiannis | Harokopio University Athens

OGP Independent Reporting Mechanism for Greece

Prof. Dimosthenis Anagnostopoulos | Harokopio University Athens

Συστήματα ΤΠΕ του Υπουργείου Δικαιοσύνης

Υπάρχοντα:

Εθνικό Ποινικό Μητρώο

Ηλεκτρονική κατάθεση και παρακολούθηση δικογράφου - Online

εξυπηρέτηση δικηγόρων, δικαστών, πολιτών (πιλοτικό)

Ψηφιακή Καταγραφή Πρακτικών Συνεδριάσεων (προς επέκταση)

Σε ανάπτυξη:

Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Δικαστικών Υποθέσεων (ΟΣΔΔΥ –

Ποινικών, Πολιτικών, Διοικητικών Υποθέσεων)

Ψηφιακή Καταγραφή, Αποθήκευση και Διάθεση Πρακτικών

Θεωρητικό υπόβαθρο: Μοντέλο Αποδοχής της

Τεχνολογίας (ΤΑΜ) (Davis 1989, Bagozzi, Davis & Warshaw 1992)

Προσεγγίζει με ποιον τρόπο οι χρήστες αποδέχονται και χρησιμοποιούν

συγκεκριμένες τεχνολογίες.

Το TAM είναι το πιο δημοφιλές μοντέλο αποδοχής και χρήσης

τεχνολογίας (Venkatesh, 2000).

Το μοντέλο προτείνει πως όταν οι χρήστες έρχονται σε επαφή με μια

νέα τεχνολογία συγκεκριμένοι παράγοντες επηρεάζουν την απόφαση

για το πως και πότε θα το χρησιμοποιήσουν: Αντιλαμβανόμενη Ευκολία

Χρήσης & Αντιλαμβανόμενη Χρησιμότητα

Ερωτηματολόγιο & παράγοντες έχουν ελεγχθεί με θετικά

αποτελέσματα για: συνοχή, εγκυρότητα, αξιοπιστία κλιμάκων (Adams,

1992) και προβλεπτική εγκυρότητα για πρόθεση χρήσης και διάθεση

προς χρήση.

Γενικά ερευνητικά ερωτήματα

Τα προς διερεύνηση ερωτήματα αφορούν:

Την αποτύπωση και καταγραφή, του βαθμού εξοικείωσης με

εφαρμογές Η/Υ, την ευκολία χρήσης τους, καθώς και η

χρησιμότητά τους, κατά την άσκηση των καθηκόντων τους.

Την καταγραφή του βαθμού αποδοχής των επικείμενων εφαρμογών

των συστημάτων ΤΠΕ του Υπουργείου Δικαιοσύνης.

Την αντιλαμβανόμενη ευκολία χρήσης των επικείμενων εφαρμογών

των συστημάτων ΤΠΕ του Υπουργείου Δικαιοσύνης.

Το βαθμό πρόθεσης για χρήση των συστημάτων ΤΠΕ του Υπουργείου

Δικαιοσύνης.

Αποτελέσματα | Δημογραφικά στοιχεία

Δικαστές

Υπάλληλοι

Αποτελέσματα | Υπόθεση 1ηΠρώτη ερευνητική υπόθεση: Διαφορές σε ωφέλεια, ευκολία χρήσης και ευκολία εκμάθησης

βάσει της εργασιακής κατηγορίας, της ηλικίας και του επιπέδου εκπαίδευσης

α) t-test για ανεξάρτητα δείγματα ανάμεσα στους δικαστικούς λειτουργούς και

δικαστικούς υπάλληλους: δεν παρουσιάστηκαν στατιστικά σημαντικές διαφορές τόσο στον

παράγοντα Ωφέλεια Χρήσης (t=2.44, p=.12), όσο τον παράγοντα Ευκολία Χρήσης (t=.30,

p=.58) και τον παράγοντα Ευκολία Εκμάθησης (t=.21, p=.65).

β) ανάλυση διακύμανσης (ΑΝΟVA) ανάμεσα στις ηλικιακές κατηγορίες: υπήρχαν

στατιστικά σημαντικές διαφορές μεταξύ ηλικιακών κατηγοριών σε όλους τους παράγοντες

του ερωτηματολογίου. Συγκεκριμένα, τα άτομα άνω των 65 ετών φαίνεται να έχουν

στατιστικά σημαντικά χαμηλότερες τιμές από όλες τις άλλες ηλικιακές ομάδες στην Ωφέλεια

Χρήσης (F(4-96)=9.22, p<.01), την Ευκολία Χρήσης (F(4-94)=4.05, p<.01) και την Ευκολία

Εκμάθησης (F(4-94)=6.43, p<.01).

γ) ανάλυση διακύμανσης (ΑΝΟVA) ανάμεσα στα επίπεδα εκπαίδευσης για την κάθε

ανεξάρτητη μεταβλητή: δεν παρουσιάστηκαν στατιστικά σημαντικές διαφορές σε κανέναν από

τους παράγοντες του ερωτηματολογίου (Ωφέλεια Χρήσης: F(4-96)=1.29, p=.28, Ευκολία

Χρήσης: F(4-94)=.10, p=.98, Ευκολία Εκμάθησης:F(4-94)=.61, p=.66).

Αποτελέσματα | Υπόθεση 2η

Δεύτερη ερευνητική υπόθεση: Διαφορές στην πρόθεση χρήσης, την

αντιλαμβανόμενη ευκολία χρήσης και την αντιλαμβανόμενη

χρησιμότητα του ΟΣΔΔΥ βάσει της εργασιακής κατηγορίας

Ανάλυση t-test για ανεξάρτητα δείγματα ανάμεσα στους δικαστικούς

λειτουργούς και δικαστικούς υπάλληλους: δεν παρουσιάστηκαν στατιστικά

σημαντικές διαφορές τόσο στον παράγοντα Πρόθεση Χρήσης (t=.1, p=.91),

όσο τον παράγοντα Αντιλαμβανόμενη Χρησιμότητα (t=.74, p=.39) και τον

παράγοντα Αντιλαμβανόμενη Ευκολία χρήσης (t=.002, p=.96).

Αποτελέσματα | Υπόθεση 3η

Τρίτη ερευνητική υπόθεση: Πρόβλεψη της πρόθεσης χρήσης των

μελλοντικών συστημάτων ΤΠΕ του Υπουργείου Δικαιοσύνης από την

αντιλαμβανόμενη ευκολία χρήσης και την αντιλαμβανόμενη

χρησιμότητα του ΟΣΔΔΥ

Ανάλυση παλινδρόμησης: η Αντιλαμβανόμενη Χρησιμότητα (b=.50,

p<.01) και η Αντιλαμβανόμενη Ευκολία Xρήσης (b=.33, p<.01) των

συστημάτων ΤΠΕ προέβλεψαν σημαντικά την πρόθεση των δικαστικών

λειτουργών και υπαλλήλων να χρησιμοποιήσουν τα νέα συστήματα ΤΠΕ

(R2=.63, F(2-85)=70.27, p<.01)

Πιθανές Μελλοντικές έρευνες

Μετά από ένα εύλογο διάστημα λειτουργίας του Ολοκληρωμένου

Συστήματος Διαχείρισης Δικαστικών Υποθέσεων (ΟΣΔΔΥ) θα

μπορούσε να μετρηθεί διαχρονικά ο βαθμός χρήσης του

συστήματος όπως και ο βαθμός ικανοποίησης των χρηστών.

Υπόλοιπα υπό ένταξη συστήματα, σε άλλες υπηρεσίες (π.χ.

Εισαγγελίες και Καταστήματα Κράτησης) όπως και γεωγραφικές

περιοχές.

Ο βαθμός εξοικείωσης των δικαστικών λειτουργών στην αρχή της

καριέρας τους κατά την εισαγωγή τους στη Σχολή Δικαστικών

Λειτουργών.

Results - Demographics

● 68.9% of court officials of the sample are between 35 and 54 years of age

● 67.3% of the judges of the sample are between 45 and 64 years.

● 42% of court officials of the sample have university education with 22.2%

having a post graduate degree

● All judges are university graduates and have studied at the National School

of Judges

● Court officials use computers for word processing (100%), web browsing

(82.2%) and sending email (75.6%)

● Judges use computers for word processing (98.2%), access to legal

databases (94.5%), sending email (81.8%) and surfing the Internet (82.2%)

Discussion: Reasons for acceptance

1.Availability of digital case files

2.Data reuse

3.Better and faster decision drafting

4.Improved archiving

5. Access to case law information databases

Discussion: Risks

1.Delivered system increases workload

2.Delivered system does not correspond to current

workflows

3.Possibility of data / private information leaks

4.Possibility of manipulation of judges through selective

presentation of case law