tor scm data dissemination- north sumatra, nov 24-25, 2015.pdf

7/26/2019 TOR SCM DATA DISSEMINATION- North Sumatra, Nov 24-25, 2015.pdf

1/5

1

Kerangka Acuan Kegiatan

WORKSHOP DISEMINASI HASIL ASESMEN

MANAJEMEN RANTAI PASOK ALKON BKKBN SUMATERA UTARA

PROGAM PILIHANKU

A. LATAR BELAKANG

BKKBN sedang berupaya merevitalisasi pelayanan keluarga berencana di Indonesia agar Angka

Keikutsertaan ber-KB (Contraceptive Prevalance rate atau CPR) nasional meningkat, mengatasi

kebutuhan yang belum terpenuhi, dan memastikan bahwa perempuan dapat memilih berbagai

metode kontrasepsi sebagai bagian dari strategi "Metode Tepat, Pilihan Tepat, Pilihan Saya".

Memiliki rantai pasok yang handal dan tanggap dalam memasok kontrasepsi yang berkualitas pada

saat dan dimana dibutuhkan ke fasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes) merupakan hal yang sangat

penting untuk memastikan keberhasilan strategi ini.

Untuk mendukung strategi ini, JSI Research & Training Institute, Inc. (JSI) menangani bantuan

komponen rantai pasok atau Supply Chain Management(SCM) yang diberikan oleh Johns Hopkins

UniversityCenter for Communication Programs (CCP) ke BKKBN. Untuk memastikan bahwa produk

KB tersedia, JSI akan berupaya mengatasi tantangan-tantangan SCM di setiap kabupaten/kota di 11

percontohan di 4 Provinsi dengan memperkenalkan intervensi yang memperkuat sistem, dimana

efektivitas dari sistem tersebut akan dikaji melalui pelaksanaan penelitian.

JSI melakukan asesmen rantai pasok yang komprehensif, meliputi asesmen secara kualitatif dan

kuantitatif. Komponen dari asesmen kualitatif meliputi grup diskusi di tingkat Pusat, Provinsi,

Kabupaten/Kota serta fasilitas kesehatan menggunakan the Logistics Systems Assessment Tool

(LSAT). Sedangkan komponen asesmen kuantitatif meliputi wawancara mendalam di sekitar 370

fasilitas kesehatan (Service Delivery Poin atau SDP) dan 11 gudang di Kabupaten/Kota serta 4 gudang

Provinsi di wilayah kerja program My Choice, yaitu Sumatera Utara, Sumatera Utara, Sulawesi

Selatan dan DKI Jakarta.

Temuan dari asesmen akan didiseminasikan di Provinsi dan Kabupaten/Kota sebagai pemangku

kepentingan dan akan menjadi panduan dalam desain intervensi dan rencana kerja. Peserta akan

menggunakan hasil dan rekomendasi dari asesmen untuk mendesain intervensi yang tepat dandapat dimasukkan kedalam rencana kerja masing-masing.

Sejalan dengan rencana kerja tersebut, diperlukan struktur monitoring yang sesuai untuk

mendukung pelaksanaan intervensi. Tim Peningkatan Kualitas Rantai Pasok (TPKR) merupakan

suatu struktur yang terdiri atas anggota yang bertanggungjawab terhadap fungsi rantai pasok dari

lintas bagian dan tingkatan dalam sistem. Pada kegiatan di hari kedua, akan diperkenalkan pada

peserta tools atau alat dan strategi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan

penyebabnya, membuat solusi dan mengembangkan indikator dan target untuk mengukur kinerja

sistem rantai pasok.


2/5

2

B. TUJUAN

Berdasarkan hasil asesmen, maka diharapkan :

1.

Untuk diseminasi temuan asesmen SCM dan validasi data

2. Teridentifikasinya kekuatan utama, tantangan dan rekomendasi untuk perbaikan kinerja rantai

pasok kontrasepsi yang dikelola oleh BKKBN dan mitra

3.

Kesepakatan mengenai langkah intervensi di tingat Provinsi dan Kabupaten/Kota yang

disesuaikan dengan celah tantangan pada sistem

4. Mengembangkan rencana kegiatan SCM di tingkat Provinsi dan Kabupaten/Kota

5.

Membentuk Tim Peningkatan Kualitas Rantai Pasok (TPKR) Provinsi atau Provincial Supply Chain

Quality Improvement Team (SCQIT) dengan tujuan dan tanggung jawab yang akan disepakati

6. Menentukan indikator kinerja dan menetapkan target untuk TPKR untuk memantau

perkembangan dari rencana kerja tahunan

7. Melatih TPKR mengenai tehnik pemecahan masalah dan penggunaan tools pengukuran

peningkatan kualitas untuk mendukung pelaksanaan rencana kerja tahunan8.

Menetapkan tata cara dan jadwal pertemuan TPKR

C. HASIL YANG DIHARAPKAN

Pada akhir akhir kegiatan ini, diharapkan:

1. Sebagai validasi temuan asesmen rantai pasok untuk produk kontrasepsi

2.

Tersusunnya rencana kerja Provinsi dan Kabupaten/Kota yang meliputi intervensi untuk

mengatasi celah tantangan pada sistem

3. Rencana monitoring kinerja Provinsi dengan target untuk memantau pelaksanaan rencana kerja

tahunan pada rantai pasok4. Terbentuknya SCQIT dan melakukan pertemuan rutin untuk monitor kinerja dan meninjau

rencana kerja tahunan SCM

D. WAKTU & TEMPAT

Hari/ tanggal : Selasa-Rabu/24-25 Nopember 2015

Waktu : 08.30-16.00 WIB

Tempat : Hotel Santika Premiere Dyandra Medan, Jl. Kapten Maulana Lubis No 7

E.

JADWAL KEGIATAN

Selasa, 24 Nopember 2015

Waktu Kegiatan Narasumber

08.3009.00 Pembukaan & Arahan Kepala Perwakilan

BKKBN Provinsi

09.0009.30 Rencana Strategis & Rencana Kerja Sistem Rantai

Pasok Kontrasepsi BKKBN Provinsi Sumatera Utara

BKKBN Provinsi

09.3010.45 Presentasi HasilAssessment Sistem Rantai Pasok di

Provinsi Sumatera Utara & Tanya Jawab

10.45-11.00 Coffee Break

11.0011.30 Presentasi Rencana Kerja Rantai Pasok Kota Medan& Tanya jawab

& Tanya Jawab

SKPD KB Kota Medan


3/5

3

11.3012.00 Presentasi Rencana Kerja Rantai Pasok Kab Deli

Serdang & Tanya Jawab

SKPD KB Kab Deli

Serdang

12.0013.00 ISHOMA

13.0013.30 Presentasi Rencana Kerja Rantai Pasok Kab Asahan

& Tanya Jawab

SKPD KB Kab. Asahan

13.3014.15 Provinsi: Diskusi Kelompok Mengenai Rencana

Kerja Rantai Pasok Provinsi Berdasarkan Temuandan Rekomendasi Serta Draft Rancangan Intervensi

dari Hasil Asesmen

Kabupaten/Kota : Diskusi Kelompok Mengenai

Rencana Kerja Rantai Pasok Kab./Kota Berdasarkan

Respon Tanya Jawab Presentasi Rencana Kerja

Kab./Kota

14.1514.30 Coffee Break

14.3015.30 Presentasi : Tim Peningkatan Kualitas SCM JSI

Pembentukan Tim dengan tujuan memperkuat

Rantai Pasok

15.3016.00 Tinjauan Bahasan BKKBN Provinsi

Rabu, 25 Nopember 2015

Waktu Bahasan Narasumber

08.3009.30 Tim Peningkatan Kualitas SCM (lanjutan) JSI

09.3010:15 Penetapan Indikator dan Target JSI

10.1510.30 Coffee Break

10:30 - 11:30 Tatacara Monitoring Kinerja JSI

11.3012.30 Studi Kasus (Kemampuan Pemecahan Masalah)

12:30 - 13:30 Lunch Break13:30 - 14:30 Presentasi : Melakukan Pertemuan Yang Efektif JSI

14:3014.45 Coffee Break

14.4515.30 Presentasi : Mengidentifikasi Kinerja Yang Bagus JSI

15.30 - 16:00 Tinjauan Bahasan JSI

16:00 - 16:15 Penutupan BKKBN Provinsi

F. PESERTA

1. Kantor Perwakilan BKKBN Provinsi Sumatera Utara:

-

Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi- Sekretaris

- Kepala Sub Bagian Perencanaan

-

Kepala Sub Bagian Keuangan dan BMN

- Kepala Bidang KB & KR

- Kepala Bidang Advokasi, Informasi dan Pergerakan

-

Kepala Sub Bidang Bina Kesertaan KB Jalur Pemerintah dan Swasta

-

Kepala Sub Bidang Bina Kesertaan KB Jalur Wilayah dan Khusus

- Kepala Sub Bidang Data & Informasi

- Kepala Sub Bidang Advokasi & KIE

-

Bendahara Gudang

- Staf Gudang (3 orang)


4/5

4

2.

SKPD KB Kota Medan

- Kepala Badan PPKB Kota Medan/Sekretaris


-

Kepala Sub Bag Penyusunan Program

- Bendahara Penyimpanan Barang (Gudang KB)

3.

SKPD KB Kabupaten Deli Serdang

- Kepala Badan PPKB Kab. Deli Serdang/Sekrtaris


-

Kepala Sub Bag Penyusunan Program

-

Bendahara Penyimpanan Barang (Gudang KB)

4.

SKPD KB Kabupaten Asahan

- Kepala Badan PPKB Kabupaten Asahan/ Sekretaris

-

Kepala Bidang KB & KR-

Kepala Sub Bagian Program

-

Bendahara Penyimpanan Barang (Gudang KB)

5.

Konsorsium

-

JHU CCP

- JHPIEGO

- UGMAvenir

-

JSI

G.

SARANA dan PRASARANA

LCD projector

Flip Chart

H.

BAHAN

1. Bahan presentasi

- Rencana Strategis Sistem Rantai Pasok Kontrasepsi Kantor Perwakilan BKKBN Provinsi

Sumatera Utara

- Presentasi Workplan Rantai Pasok Kota Medan

-

Presentasi Workplan Rantai Pasok Kabupaten Deli Serdang-

Presentasi Workplan Rantai Pasok Kabupaten Asahan

2. Bahan Cetak

Factsheet hasilassessment

I. ANGGARAN

Kegiatan ini mendapatkan anggaran dari BMGF melalui JSI dan JHU CCP. Pelaksana kegiatan dari JSI

J. KODE ETIK KEGIATAN

Tujuan dari kode etik dalam kegiatan ini adalah untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatandan menyediakan pedoman standar partisipasi dan manajemen kegiatan.


5/5

5

Regulasi organisasi dan pembiayaan JSI seperti di bawah ini:

1.

Pertemuan dan Konfirmasi kehadiran

- Pertemuan akan dilaksanakan di tempat dan pada waktu yang telah ditentukan

-

Peserta yang akan hadir diharapkan untuk mengkonfirmasi kedatangan kepada panitia

penyelenggara tidak lebih dari 7 hari sebelum kegiatan dimulai

2. Akomodasi dan Konsumsi

- Peserta yang harus melakukan perjalanan dari luar kota pulang pergi selama lebih dari enam

(6) jam berhak untuk akomodasi (penginapan) sebelum rapat dan pada malam terakhir dari

kegiatan jika pertemuan berakhir setelah pukul 4 sore. Dengan demikian, akomodasi akan

diberikan atas permintaan. Peserta harus mengkonfirmasi rencana kedatangan dan

kepulangan mereka agar dapat di fasilitasi pemesanan penginapan. Tanpa konfirmasi,

pemesanan tidak dapat dilakukan.

- Makanan untuk peserta mencakup snack dan makan siang pada saat pertemuan

3.

Penggantian Biaya Perjalanan-

Biaya transportasi lokal dibayar hingga Rp. 110,000. Bukti pembayaran tidak diperlukan,

tetapi memerlukan tanda tangan penerima uang. Jika pertemuan dilaksanakan di kantor

peserta yang bersangkutan, maka tidak ada biaya transportasi yang dapat digantikan.

- Peserta yang kantornya terletak di kota yang berbeda dengan tempat pertemuan/konferensi

dimungkinkan untuk mengganti biaya perjalanan mereka.

-

Peserta dari luar kota yang tidak menginap di hotel akan mendapat penggantian biaya

perjalanan hingga Rp. 250,000 (PP).

-

Peserta dari luar kota yang menginap di hotel akan menerima uang saku dan penggantian

biaya travel sesuai dengan JSI regulasi hingga Rp. 400,000 per hari. 50% akan dipotong untuk

biaya snack dan makan siang selama kegiatan. 75% perdiem berlaku untuk hari kedatangan

dan kepulangan.

tor scm data dissemination- north sumatra, nov 24-25, 2015.pdf

Documents