tomo ii dirección de calidad del gasto público -dcgp

No. No. de Nombramiento Entidad

11 DCGP-0042-2013 Municipalidad de San José del Golfo, Guatemala

12 DCGP-0043-2013 Municipalidad de Guatemala, Guatemala

13 DCGP-0046-2013 Municipalidad de Fraijanes, Guatemala

14 DCGP-0069-2013 Municipalidad de Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla

15 DCGP-0073-2013 Municipalidad de Flores Costa Cuca, Quetzaltenango

TOMO II

Dirección de Calidad del Gasto Público -DCGP-

Departamento de Auditorias Concurrentes

Exámenes Especiales de Fiscalización Preventiva de Adquisiciones Públicas

Municipalidades

INDICE

16 DCGP-0083-2013 Municipalidad de San Andrés, Petén

17 DCGP-0085-2013 Municipalidad de Guatemala / Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA-

18 DCGP-0087-2013 Municipalidad de Chiquimula, Chiquimula

19 DCGP-0091-2013 Municipalidad de Cobán, Alta Verapaz

20 DCGP-0092-2013 Municipalidad de Puerto Barrios, Izabal

21 DCGP-0094-2013 Municipalidad de Chinautla, Guatemala22 DCGP-0102-2013 Municipalidad de Guatemala / Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA-23 DCGP-0103-2013 Municipalidad de Guatemala, Guatemala

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DEL EXAMEN ESPECIALDE FISCALIZACIÓN PREVENTIVADE ADQUISICIONES PÚBLICAS

ENTIDADMUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO,

DEPARTAMENTO DE GUATEMALA

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 27 DE FEBRERO AL 16 DE ABRIL DE 2013

091

Guatemala, junio de 2013

Sin otro particular, atentamente. e^PG^NEÑA,

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Contraloría General de CuentasGUATEMALA, C.A.

Guatemala, 25 de junio de 2013

Elzer Fidelino Palencia MayenSeñor

Alcalde MunicipalMunicipalidad de San José del GolfoDepartamento de GuatemalaPresente

Señor Alcalde Municipal:

En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de ExamenEspecial de Fiscalización Preventiva, realizado por los auditores gubernamentalesque oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidadcon el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables del contenido yefectos legales del mismo.

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"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / Fax: (502) 2417-8710

www.coniraloria.gob.gt



ENTIDADMUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO,

DEPARTAMENTO DE GUATEMALA

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 27 DE FEBRERO AL 16 DE ABRIL DE 2013

e23

Guatemala, junio de 2013 /

ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencial

Información General del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 11.1 Base Legal 11.2 Función 11.3 Equipo de Auditoría 11.4 Unidad Ejecutora del Proceso de Adquisición 11.5 Descripción del Objeto del Examen 11.6 Estado de Avance del Proceso Finalizado 2

Fundamento Legal del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 2

Objetivos del Examen Especial de fiscalización Preventiva 43.1 General 43.2 Específicos 4

Alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 4

Comentario y Conclusión 55.1 Comentario 55.2 Conclusión 5

Resultados del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 66.1 Relacionados con el Control Interno 76.2 Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 106.3 Observación y Recomendación 25

Autoridades de la Entidad durante el Proceso de Fiscalización 25

Comisión de Auditoría 26

AnexosNombramiento No. DCGP-0042-2012, de fecha 20 de febrero de 2013Informe TécnicoForma Única de EstadísticaFormulario SR1

eg4

e 0 5

Contraloría General de CuentasGUATEMALA,

RESUMEN GERENCIAL

Guatemala, 25 de junio de 2013

SeñorElzer Fidelino Palencia MayenAlcalde MunicipalMunicipalidad de San José del GolfoDepartamento de GuatemalaPresente


Los Auditores Gubernamentales designados de conformidad con el nombramiento No.DCGP-0042-2013, 5te fecha 20 de febrero de 2013,pan efectuado Examen Especialde Fiscalización Preventiva en la Municipalidad de San José del Golfo, con el objetivode verificar los procesos con NOGS: 2474204, 2474093, 2474069, 2474190, 2474174,2474131, 2474123, 2474077, 2474220, 2474239, 2476118.

El alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, abarcó la evaluación delos procesos con NOGS: 2474204, 2474093, 2474069, 2474190, 2474174, 2474131,2474123, 2474077, 2474220, 2474239, 2476118, en la modalidad de Cotización, losque suman un moto de Q. 5,909,243.50, durante los días del 27 de febrero/al 16 deabril de 2013; , como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectosimportantes que merecen ser mencionados: cuatro (4) resultados de Control Interno,diecinueve (19) resultados de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables y una(1) Observación y Recomendación; los cuales se encuentran en detalle en el informecorrespondiente.

El personal que realizó el Examen Especial de Fiscalización Preventiva es elsiguiente: licenciado Sergio Nazario Pac y Pac, licenciado Nelso Rudy GonzálezLópez e ingeniero José Laureano Joaquín Quiyuch y supervisado por la licenciadaMargarita Ury Monterroso Escobar e ingeniero Osías Moisés Velásquez Fuentes.

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eD6

Contraloría General de Cuentas 1 Juntos por una Guatemala honesta y transparente

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓNPREVENTIVA

1.1 Base Legal

Acuerdo Número A-006-2012 de la Contralora General de Cuentas, emitido el 23 de enerode 2012.

1.2 Función

Según el artículo 1. del Acuerdo A-006-2012 el departamento de Auditorías Concurrentestiene como función principal practicar Auditorías concurrentes en cualquier proceso decontratación de bienes, suministros, obras y servicios de los Organismos del Estado,entidades descentralizadas, entidades autónomas, unidades ejecutoras, municipalidades yempresas públicas estatales o municipales y demás instituciones que conforman el sectorpúblico no financiero.

1.3 Equipo de auditoría

Según nombramiento No. DCGP-0042-2013, de fecha 20 de febrero de 2013, emitido porel licenciado Walter Osmar Argueta, Director de la Dirección de Calidad de Gasto Público,con Visto Bueno del licenciado Sergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad deGasto Público, ambos de la Contraloría General de Cuentas; la comisión de auditoríaestuvo conformada por los licenciados Sergio Nazario Pac y Pac, Nelso Rudy GonzálezLópez e ingeniero José Laureano Joaquín Quiyuch y supervisada por la licenciadaMargarita Ury Monterroso Escobar y el ingeniero Osías Moisés Velásquez Fuentes.

La fiscalización se realizó durante los días del 27 de febrero al 16 de abril de 2013, en lasinstalaciones de la Municipalidad de San José del Golfo, Departamento de Guatemala.

1.4 Unidad Ejecutora del proceso de adquisición

La Unidad Ejecutora del proceso de adquisición objeto de la auditoría, es la Municipalidadde San José del Golfo, Departamento de Guatemala, con Cuentadancia No. T3-1-4.

1.5 Descripción del Objeto del Examen

El objeto fue revisar los Procesos de adquisiciones identificados con NOG: 2474204,2474093, 2474069, 2474190, 2474174, 2474131, 2474123, 2474077, 2474220, 2474239,2476118, los que suman un monto de Q.5,909,243.50, los cuales fueron adjudicados a lasempresas Construcciones Villas del Oeste, S. A., Planes Avanzados de la Construcción, S.A., Constructora La Libertad, S. A. y San Rafael Construcciones, S. A.

Los recursos considerados para el proceso de adquisición, provienen del PresupuestoGeneral de Ingresos y Egresos de la Municipalidad de San José del Golfo, Departamentode Guatemala, según partidas presupuestarias: 11 00 000 002 000 173 21-0101-0001 (IVAPaz), 11 00 000 003 000 173 21-0101-0001 (IVA Paz), 11 00 000 004 000 173 21-0101-0001 (IVA Paz), 11 00 000 004 000 173 22-0101-0001 (Situado Constitucional para

Municipalidad de San José del Golfo Informe del Examen Especial de Fiscalización PreventivaDepartamento de Guatemala

e 7


Inversión), 14 00 000 001 000 173 29-0101-0002 (Otros Ingresos), 14 00 000 002 000 17329-0101-0002 (Otros Ingresos), 14 00 000 003 000 173 31-0151-0001 (Fondos Propios),14 00 000 004 000 173 21-0101-0001 (IVA Paz), 14 00 000 005 000 173 21-0101-0001(IVA Paz), 14 00 000 005 000 173 22-0101-0001 (Situado Constitucional para Inversión),14 00 000 005 000 173 29-0101-0002 (Otros Ingresos), para el ejercicio fiscal 2013.

1.6 Estado de Avance del Proceso Fiscalizado

A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la fase de Registro del Contrato en laContraloría General de Cuentas correspondiente a la etapa Selección y Contratación.

2. FUNDAMENTO LEGAL DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓNPREVENTIVA

La Constitución Política de la República de Guatemala, establece en su Artículo 232.Contraloría General de Cuentas. "La Contraloría General de Cuentas es una institucióntécnica descentralizada, con funciones fiscalizadoras de los ingresos, egresos y en generalde todo interés hacendario de los organismos del Estado, los municipios, entidadesdescentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que reciba fondos delEstado o que haga colectas públicas.

También están sujetos a esta fiscalización los contratistas de obras públicas y cualquierotra persona que, por delegación del Estado, invierta o administre fondos públicos..."

El Decreto número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 2.Ámbito de competencia. "Corresponde a la Contraloría General de Cuentas la funciónfiscalizadora en forma externa de los activos y pasivos, derechos, ingresos y egresos y, engeneral, todo interés hacendario de los Organismos del Estado, entidades autónomas ydescentralizadas, las municipalidades y sus empresas, y demás instituciones queconforman el sector público no financiero; de toda persona, entidad o institución que recibafondos del Estado o haga colectas públicas; de empresas no financieras en cuyo capitalparticipe el Estado, bajo cualquier denominación así como las empresas en que éstastengan participación.

También están sujetos a su fiscalización los contratistas de obras públicas y cualquierpersona nacional o extranjera que, por delegación del Estado, reciba, invierta o administrefondos públicos, en lo se refiere al manejo de estos.

Se exceptúan las entidades del sector público sujetas por ley a otras instanciasfiscalizadoras. La Contraloría General de Cuentas deberá velar también por la probidad,transparencia y honestidad en la administración pública, así como también por la calidaddel gasto público."

Artículo 6. Aplicación del control gubernamental. "La Contraloría General de Cuentas,normará lo relativo a las actividades técnicas que ejercerán las unidades de auditoríainterna de los organismos, instituciones y entidades del Estado. Además, para ejercer elcontrol externo posterior o concurrente, diseñará e implementará un sistema de auditoría


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gubernamental, que con un enfoque de auditoría integral, examine y evalúe las actividadesadministrativas financieras y de gestión de los organismos, entidades y personas a que serefiere el artículo 2 de la presente Ley, cuyos alcances, normas y procedimientos seestablecerán en el reglamento de esta Ley."

Artículo 7. Acceso y disposición de información. "Para el fiel cumplimiento de su función, laContraloría General de Cuentas, a través de sus auditores, tendrá acceso directo acualquier fuente de información de las entidades, organismos, institucionesmunicipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de lapresente Ley".

Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Artículo 14. Control externo gubernamental. "El control externogubernamental, es un conjunto de actividades y acciones técnicas y legales, ejercidas porla Contraloría, para evaluar todo el ámbito operacional, funcional y legal de los entespúblicos, a través de la auditoria moderna, accionada por profesionales que no intervienenen las actividades u operaciones controladas, con base a normas de auditoríagubernamental, técnicas y procedimientos que permitan un enfoque objetivo y profesional,cuyos resultados no se sintetizan en recomendaciones para mejorar la administraciónpública."

Artículo 15. Aplicación del Control Externo Gubernamental. "Aplicación de control externogubernamental. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley, la Contraloríapara realizar la actividad de control externo, diseñará, implementará y mantendrá unsistema de auditoría gubernamental, que permita, a través de distintos tipos de auditoría,realizar exámenes objetivos y sistemáticos practicados en forma a la ejecución de lasoperaciones de las entidades sujetas a control, según el artículo 2 de la Ley. LaContraloría, adoptará todas las medidas necesarias para la emisión, divulgación, aplicacióny revisión periódica del sistema de auditoría gubernamental, de las normas de auditoríagubernamental y las respectivas guías de auditoría que establecerán el alcance y losprocedimientos."

Decreto número 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones y susReformas y Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado.

Los Acuerdos números A-26-2005 y A-57-2006 del Subcontralor de Probidad Encargadodel Despacho y A-028-2012 de la Contralora General de Cuentas.

Resoluciones del Ministerio de Finanzas Públicas relacionadas con las normas para el usodel Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala-GUATECOMPRAS-.


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3. OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA

3.1 General

Evaluar de manera oportuna si el control interno relacionado con la adquisición, en la etapay fases correspondientes, contribuye a que la misma se lleve a cabo para satisfacerrazonablemente, en tiempo y forma, las necesidades que la motivaron.

3.2 Específicos

Evaluar la aplicación y existencia de procedimientos o actividades de control quecontribuyan a brindar seguridad razonable, tanto para el proceso auditado como para otrosprocesos de adquisición, de que los mismos contribuyen a:

i. Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes.Convocar la mayor cantidad de oferentes idóneos.Ampliar o complementar información sobre el proceso de adquisiciones a través deAclaraciones y Modificaciones.Contribuir a adjudicar, de manera objetiva y técnica, la oferta más conveniente yfavorable a los intereses del Estado.Otorgar transparencia al proceso de apertura y revisión del contenido de plicas.Adjudicar objetivamente al oferente calificado cuya oferta resulte más conveniente yfavorable a los intereses del Estado.

vii. Plasmar, demostrar y justificar mediante documento oficial, la decisión deadjudicación a la que arribó la Junta.

4. ALCANCE DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA

En función del estado de avance en que se encontraron los Procesos de adquisiciones,identificados con NOG: 2474204, 2474093, 2474069, 2474190, 2474174, 2474131,2474123, 2474077, 2474220, 2474239, 2476118, por medio de cotizaciones públicas, almomento del inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el alcance del mismocontempló la evaluación de las fases descritas a continuación, correspondientes a la etapade Selección y Contratación:

Segregación de Funciones.Publicación del Aviso.Entrega de Documentos de Cotización.Aclaraciones y Modificaciones.Junta de Cotización.Presentación y Recepción de Plicas.Apertura de de Plicas.Garantía de Sostenimiento de Oferta.Evaluación de Plicas.Precalificación y Preselección o Registro de Precalificados.

11 Acta de Adjudicación.Notificación de Resultados.Documentación necesaria para contratar y cumplimiento de requisitos.


010


Elaboración de Contrato.Garantía de Cumplimiento de Contrato.Suscripción y Aprobación del Contrato.Registro del Contrato en la Contraloría General de Cuentas.

El cumplimiento de los resultados contenidos en el informe del Examen Especial deFiscalización Preventiva, serán sujetos de seguimiento por parte de una auditoría posterior,la que de acuerdo a las leyes y normas vigentes, podrá aplicar las acciones legales yadministrativas que los casos ameriten, de conformidad con la normativa internaestablecida por la Contraloría General de Cuentas.

5. COMENTARIO Y CONCLUSIÓN

5.1 Comentario

La Comisión de Auditoría al realizar el Examen Especial de Fiscalización Preventiva y deacuerdo a su importancia determinaron los siguientes resultados: cuatro (4) de ControlInterno, diecinueve (19) de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables y una (1)observación y recomendación, los que se detallan en el numeral 6. del presente informe.

5.2 Conclusión

Los procesos de adquisición identificados con los NOG: 2474204, 2474093, 2474069,2474190, 2474174, 2474131, 2474123, 2474077, 2474220, 2474239, 2476118, hasta elmomento del inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, se encontraban en lafase de Registro del Contrato en la Contraloría General de Cuentas, correspondiente a laetapa de Selección y Contratación, no fueron realizados razonablemente de acuerdo con laLey de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92, su Reglamento, Acuerdo Gubernativo1056-92 y sus Reformas, las Normas Generales de Control Interno Gubernamental.

Por esta razón, la comisión de auditoría nombrada para el efecto comunicó los resultadosdel Examen Especial de Fiscalización Preventiva en la NOTA DE AUDITORIA No. DCGP-0042-2013, de fecha 21 de mayo de 2013, por medio de la cual se sugirió al alcaldemunicipal de San José del Golfo, suspender temporalmente todos los procesos deadquisición, hasta que se corrijan las deficiencias planteadas, y si así lo consideranconveniente, convocar a nuevos eventos, los que deberán ajustarse a los requerimientostécnicos y legales.

La comisión de auditoría presenta los resultados del trabajo realizado a efecto degarantizar le eficiencia, eficacia y calidad del gasto público; sin embargo, todas lasdecisiones administrativas, técnicas y legales respecto al proceso auditado sonresponsabilidad de las autoridades de la Municipalidad de San José del Golfo,Departamento de Guatemala.


011


6. RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA

Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia de los asuntos determinados en el mismo, se traslada copia del presenteinforme a la Dirección de Auditoria Gubernamental y a la Dirección de InfraestructuraPública de la Contraloría General de Cuentas, para que estas, de acuerdo a sus funcionesy como responsables de la evaluación presupuestaria, incluyan dentro de su muestra losprocesos de adquisición auditados por el Departamento de Auditorías Concurrentes orealicen un examen especial de los mismos, conforme lo regula el Acuerdo número A-006-2012 de la Contralora General de Cuentas, emitido el 23 de enero de 2012.

A continuación se presentan los resultados, respecto a la revisión de los siguientesprocesos de adquisición, efectuados por la Municipalidad de San José del Golfo,departamento de Guatemala:

No. NOG Descripción Monto

1 2474204Rehabilitación y mantenimiento carretera de terracería decabecera municipal a El Carrizal, municipio de San José delGolfo, departamento de Guatemala

Q 600,000.00

2 2474093Mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje, cabeceramunicipal, municipio de San José del Golfo, departamentode Guatemala

Q 650,000.00

3 2474069Mantenimiento y limpieza de calles, cabecera municipal,municipio de San José del Golfo, departamento deGuatemala

Q 753,250.50

4 2474190Rehabilitación y mantenimiento carretera Aldea El Caulote,municipio de San José del Golfo, departamento deGuatemala

Q 600,000.00

5 2474174Rehabilitación y mantenimiento carretera de terracería deAldea La Choleña a el Javillal, municipio de San José delGolfo, departamento de Guatemala

Q 502,745.00

6 2474131Rehabilitación y mantenimiento carretera de terracería decabecera municipal a Encuentro Navajas, municipio de SanJosé del Golfo, departamento de Guatemala

Q 500,000.00

7 2474123Rehabilitación y mantenimiento carretera de terracería deLoma Tendida a Concepción Grande, municipio de SanJosé del Golfo, departamento de Guatemala

Q 500,000.00

8 2474077Mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles,Aldea La Choleña, municipio de San José del Golfo,departamento de Guatemala

Q 400,000.00

9 2474220Mantenimiento de sistema de agua potable de Aldea laCholeña, municipio de San José del Golfo, departamento deGuatemala

Q 200,000.00

10 2474239Mantenimiento de sistema de agua potable de Garibaldi, ElCaulote, Pontezuelas y Loma Tendida, municipio de SanJosé del Golfo, departamento de Guatemala

Q 303,248.00

11 2476118Mantenimiento sistema de agua potable casco urbano,municipio de San José del Golfo, departamento deGuatemala

Q 900,000.00

Municipalidad de San José del Golfo

Informe del Examen Especial de Fiscalización PreventivaDepartamento de Guatemala

012


Dichos eventos se realizaron a través de la modalidad de Cotización Pública, para loscuales se sugieren las recomendaciones respectivas a los funcionarios de la Municipalidadde San José del Golfo, municipio del Departamento de Guatemala, implementación quecontribuirá a mejorar el control interno del área de adquisiciones. Se hace del conocimientoa las autoridades del la Municipalidad de San José del Golfo, que en los once (11) eventosantes descritos, se encontraron los siguientes resultados comunes:

6.1 RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

6.1.1 EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, NO EXISTE EL PLANOPERATIVO ANUAL -POA-

Condición

En oficio de fecha 13 de marzo de 2013, la Comisión de Auditoría solicitó al AlcaldeMunicipal, el Plan Operativo Anual para verificar si en este, se encuentran contempladaslas diferentes adquisiciones de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje" en el Municipio de San José del Golfo,Departamento de Guatemala. Según oficio sin número de fecha 01 de abril de 2013,emitido por el Tesorero Municipal, se manifestó a la comisión de auditoría, que no existe elPlan Operativo Anual.

Criterio

Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, establecen "4.2 PLANOPERATIVO ANUAL. La máxima autoridad de cada ente público, debe promover laelaboración técnica y objetiva de los planes operativos anuales.

EL PLAN OPERATIVO ANUAL, constituye la base técnica para una adecuada formulaciónpresupuestaría, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, deben elaboraranualmente en forma técnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando losalcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuestosean contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metaspropuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos.

Copia de dicho Plan debe ser enviado a la Contraloría General de Cuentas, una semanadespués de haber sido aprobado su presupuesto, para efectos de la evaluación de lacalidad del gasto y su impacto en la gestión pública."

Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, establecen: "4.12PROGRAMACIÓN ANUAL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. La máximaautoridad de cada ente público a través de la unidad especializada, debe velar porquelos responsables de los programas y proyectos institucionales realicen laprogramación anual.


13

Contraloria General de Cuentas 8 Juntos por una Guatemala honesta y transparente

Los responsables de los programas y proyectos deben realizar la programación anual enforma técnica y de acuerdo a las políticas para la programación de la ejecuciónpresupuestaria, tomando en cuenta la oportunidad para: La producción de bienes, personaly servicios, inicio y avance de las obras físicas, adquisición de insumos, personal yrecursos financieros, dejando evidencia escrita de los resultados del análisis realizado parafijar el monto de compromiso, devengado y pagado."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de la Administración FinancieraIntegrada Municipal, para que, antes del inicio del ejercicio fiscal de cada año, realice laprogramación de forma técnica y de acuerdo a las políticas en la ejecución presupuestariaen todos los eventos que la Municipalidad ejecute, los que deben reflejar las metas segúnsu finalidad; deberán contener la fecha, la cantidad, el personal responsable y el recursofinanciero, además tiene que estar autorizado por la máxima autoridad.

6.1.2 LOS EXPEDIENTES ORIGINALES DE LOS EVENTOS NO SE ENCUENTRANORDENADOS DE FORMA CRONOLÓGICA

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje" en el Municipio de San José del Golfo,Departamento de Guatemala, se determinó que la documentación no se encuentra foliada.

Criterio

Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, establecen: "1.11 ARCHIVOS.Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada ente público, emitir, con base enlas regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todaslas unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivosordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácillocalizar la información.

La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realicela entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores,siendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición decuentas.

Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos,incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyesespecificas; independientemente del medio de información que se trate, es decir, pormedios naturales o electrónicos."


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Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de la Administración FinancieraIntegrada Municipal, que toda la documentación de respaldo de las operaciones financierasy administrativas de la Municipalidad, se mantengan en archivos ordenados y foliados enforma lógica.

6.1.3 EN LAS BASES DE COTIZACIÓN, NO SE REQUIERE QUE LAS EMPRESASADJUDICADAS, REALICEN EL TRÁMITE DE LA BITÁCORA ANTE LACONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", en las bases de cotización no se solicitaque las empresas adjudicadas, realicen el trámite de la Bitácora ante la ContraloríaGeneral de Cuentas.

Criterio

Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General deCuentas, 2. Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, en la Norma 2.6DOCUMENTOS DE RESPALDO, establece: "Toda operación que realicen las entidadespúblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria ysuficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia ydebe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registroy control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medioque se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operaciónpara facilitar su análisis."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación, para queexija a las empresas contratadas la realización del trámite correspondiente ante laDirección de Infraestructura Pública, de la Contraloría General de Cuentas, para laautorización de los libros de Bitácora para cada uno de los proyectos de mantenimiento yrehabilitación.

6.1.4 EL PRESUPUESTO DE CADA EVENTO ESTIMADO POR LA INSTITUCIÓN, NOCUENTA CON LA INTEGRACIÓN DE PRECIOS UNITARIOS DE CADA UNO DELOS RENGLONES DE TRABAJO

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento de


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sistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", el presupuesto de cada evento, estimadopor la institución, no cuenta con la integración de precios unitarios de cada uno de losrenglones de trabajo.

Criterio

Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General deCuentas, 2. Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, en la Norma 2.6DOCUMENTOS DE RESPALDO, establece: "Toda operación que realicen las entidadespúblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria ysuficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia ydebe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registroy control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medioque se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operaciónpara facilitar su análisis."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación, para quese tome en cuenta que en todo evento de licitación o cotización, se adjunten a suexpediente, la integración de los precios unitarios de los renglones de trabajo, para quesirva de parámetro de comparación a las juntas de licitación en la calificación de ofertas, locual permitirá que se obtenga la oferta apegada a los intereses de la entidad.

6.2 RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONESAPLICABLES

6.2.1 EN LAS ACTAS DE RECEPCIÓN DE OFERTAS NO SE DEJÓ CONSTANCIA DELA RECEPCIÓN DE LAS GARANTÍAS DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", en el Municipio de San José del Golfo,Departamento de Guatemala, se determinó, que la Junta de Cotización no dejó descrito enlas Actas de Recepción de Ofertas Números del 01-2013 al 11-2013, suscritas con fechas6, 7 y 8 de febrero de 2013, la Garantía de Sostenimiento de Oferta de los participantes.No obstante, que la Junta de Cotización, actuó de forma arbitraria e ilegal, dejaronconstancia de las anomalías contenidas en las Actas de Recepción de Ofertas.

Criterio

Las Bases de Cotización de: "Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación ymantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento de sistema de agua potable,mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles", en el Municipio de San José del


Contraloría General de Cuentas

11 Juntos por una Guatemala honesta y transparente

Golfo, Departamento de Guatemala, en la Sección 12, Apertura de plicas y numeral 12.2determina: "...se dejará constancia básicamente de: nombre de la Empresa OFERENTE,nombre del representante legal o apoderado de la Empresa, Número de IdentificaciónTributaría (NIT), precio del bien cotizado, Compañía que emitió la Garantía deSostenimiento de Oferta, su monto y clase.".

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, instruya a las Juntas de Cotización y Licitación, para que entodos los eventos que realice la Municipalidad, en las Actas de Recepción se deje descritoel nombre de los proveedores participantes y las Garantías de Sostenimiento de Oferta conel valor y la Clase, consignados en las mismas, tal, como lo establecen las bases.

6.2.2 EN LAS BASES DE COTIZACIÓN Y EN LAS ACTAS DE ADJUDICACIÓN NO SEDETALLAN LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje" en el Municipio de San José del Golfo,Departamento de Guatemala, se comprobó que, la Junta de Cotización no detalló en lasActas de Adjudicación, Números del 01-2013 al 11-2013, suscritas con fechas 8, 11 y 12de febrero de 2013, los criterios de evaluación. No obstante, que el Alcalde Municipal y laJunta de Cotización, actuaron de forma arbitraria e ilegal, dejaron constancia de lasanomalías contenidas en las Actas de Adjudicación.

Criterio

El Decreto 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Articulo12, correspondiente a la Publicación, tercer párrafo, establece: "... En los procesos decotización y licitación, la entidad contratante debe publicar en GUATECOMPRAS, comomínimo, la siguiente información: bases de cotización o licitación, especificacionestécnicas, criterios de evaluación, preguntas, respuestas, listado de oferentes, actas deadjudicación y los contratos de las contrataciones y adquisiciones..."

Adicionalmente, el Artículo 19, correspondiente a los Requisitos de las Bases de Licitación,establece: "Las bases de licitación, según el caso, deberán contener como mínimo losiguiente: 12. Criterios que deberán seguir la Junta de Licitación para calificar las ofertasrecibidas..."

Además, el último párrafo establece: "Los requisitos anteriores también regirán en lo quefuere aplicable para los efectos de cotización..."

Asimismo, el artículo 12, del Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Leyde Contrataciones del Estado, establece: "... El acta de adjudicación debe contener loscuadros o detalles de la evaluación efectuada a cada una de las ofertas recibidas,

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conteniendo los criterios de evaluación, la ponderación aplicada a cada uno de ellos y elpuntaje obtenido por cada oferta en cada uno de los criterios de evaluación aplicados. Estainformación de detalle debe ser publicada en GUATECOMPRAS. Los criterios deevaluación que la entidad contratante consideró en las bases para adjudicar el concurso,incluyendo la fórmula, escala o mecanismo que se utilizó para asignar los puntajes en cadauno de esos criterios y la ponderación que se aplicó a cada uno de ellos deben estarpreviamente definidos en las bases, siendo objetivo y cuantificables ...".

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, instruya a las Juntas de Cotizaciones y Licitación, para que entodos los eventos que realice la Municipalidad, en las Bases de Cotización y en las Actasde Adjudicación, se dejen detallados los criterios de evaluación, con el objetivo detransparentar los procesos de adjudicación.

6.2.3 EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, NO EXISTE LAPROGRAMACIÓN DE NEGOCIACIONES -PDN-

Condición

En oficio de fecha 13 de marzo de 2013, la Comisión de Auditoría solicitó al AlcaldeMunicipal, la Programación de Negociaciones -PDN-, con el objetivo de verificar si en este,se encuentran contempladas las adquisiciones de: "Mantenimiento y limpieza de calles,rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento de sistema deagua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje" en el Municipio de San José del Golfo, Departamento deGuatemala. Según oficio sin número de fecha 01 de abril de 2013 emitido por el TesoreroMunicipal, manifestó a la comisión de auditoría, que no existe la Programación deNegociaciones -PDN-.

Criterio

El Decreto 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, elArtículo 4 establece: "PROGRAMACIÓN DE NEGOCIACIONES. Para la eficaz aplicaciónde la presente ley, las entidades públicas, antes del inicio del ejercicio fiscal, deberánprogramar las compras, suministros y contrataciones que tengan que hacerse durante elmismo."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de la Administración FinancieraIntegrada Municipal, para que, antes del inicio del ejercicio fiscal de cada año, realice laprogramación de las compras y adquisiciones en todos los eventos que la Municipalidadejecutará en el transcurso del mismo, con el objetivo de transparentar todos los procesos.


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6.2.4 TRES MIEMBROS DE LA JUNTA DE COTIZACIÓN NO SON SERVIDORESPÚBLICOS EN FUNCIONES

Condición

En oficio de fecha 13 de marzo de 2013, la Comisión de Auditoría solicitó al AlcaldeMunicipal, información relacionada con el personal que integró la Junta de Cotización delos procesos de: "Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento decarreteras de terracería, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje"en el Municipio de San José del Golfo, Departamento de Guatemala; en respuesta a lainformación solicitada, se determinó que los tres (3) integrantes de la Junta, ya no trabajanen la Municipalidad, según consta en las Actas Número 109-2012, 110-2012 ambas defecha 13 de diciembre de 2012 y Acta Número 11-2013, de fecha 30 de enero de 2013,suscritas por la Encargada de Recursos Humanos. No obstante, que el Alcalde Municipal yla Junta de Cotización, actuaron de forma arbitraria e ilegal, dejaron constancia del hechoen las actas mencionadas.

Criterio

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, establece en el Artículo 11."INTEGRACIÓN DE LA JUNTA DE LICITACIÓN. Se integrará con un número de cincomiembros, nombrados por la autoridad administrativa superior, de preferencia entreservidores públicos de la entidad contratante. Si la entidad no cuenta con personal idóneo,podrá nombrarse a servidores públicos de otras dependencias del estado que tengaexperiencia en la materia de que se trate...".

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, establece en el Artículo 42:"APLICACIÓN SUPLETORIA. Las disposiciones en materia de licitación, regiránsupletoriamente en el régimen de cotizaciones en lo que fueren aplicables. ".

El Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,Capítulo II, Régimen de Cotización el Artículo 14, establece: "JUNTAS DE COTIZACIÓN.Los integrantes de las Juntas de Cotización a que se refiere el artículo 15 de la Ley, seránnombradas por la autoridad administrativa superior de la dependencia interesada, mismaque aprobará la adjudicación. Podrán funcionar una o varias Juntas de Cotización concarácter temporal o permanente según las necesidades o conveniencia de la dependenciainteresada.".

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, establece en el Artículo 15."Integración de la Junta de Cotización. La Junta de Cotización se integrará con tresmiembros que sean servidores públicos de la entidad contratante, nombrados por laautoridad administrativa superior."

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, establece en el Artículo 16,correspondiente a la Competencia de la Junta de Cotización, establece: "La junta decotización tendrá competencia para recibir, calificar y adjudicar la cotización. Sus


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decisiones las tomará por mayoría de sus miembros, quienes no podrán abstenerse devotar, dejando constancia en acta de lo actuado.

La Junta de Cotización tendrá las mismas facultades, atribuciones, responsabilidades yobligaciones que se fijan para la junta de licitación."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, nombre al personal que trabaja en la Municipalidad, para integrarlas Juntas de Cotización y Licitación, en todos los eventos que efectúen; o bien solicitepersonal idóneo, a otras dependencias del sector público que cuenten con experiencia enla materia.

6.2.5 LA JUNTA DE COTIZACIÓN FUE INTEGRADA POR MÁS MIEMBROS DE LOSREQUERIDOS POR LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO

Condición

Mediante Acta Número 18-2010, con fecha 29 de abril de 2010, -vigente a la fecha-, senombró a la Junta de Cotización, integrada por cinco (5) miembros, para la contratación delos once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación ymantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento de sistema de agua potable,mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje". No obstante, que el Alcalde Municipal y la Junta de Cotización,actuaron de forma arbitraria e ilegal, dejaron constancia de las anomalías contenidas en elActa de Nombramiento de la Junta de Cotización.

Criterio

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, establece en el Artículo 15."Integración de la Junta de Cotización. La Junta de Cotización se integrará con tresmiembros que sean servidores públicos de la entidad contratante, nombrados por laautoridad administrativa superior."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, cumpla con la normativa legal, la cual establece que las Juntasde Cotización, deben ser integradas por tres (3) miembros y no por cinco (5).

6.2.6 LOS PEDIDOS DE LOS EVENTOS AUDITADOS, NO SE APEGAN A LANORMATIVA LEGAL

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", en el Municipio de San José del Golfo,



15 Juntos por una Guatemala honesta y transparente

Departamento de Guatemala, no se encontraron los pedidos que dieron origen al evento deCotización en el formulario correspondiente.

Criterio

El Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,Capítulo II, Régimen de Cotización el Artículo 15, establece: "PEDIDOS. Previo de lasolicitud de cotizaciones deberá contarse con el pedido suscrito por el jefe de la oficinaque corresponda, que justifique la necesidad de la compra o contratación de los bienes,suministros, obras o servicios, debiendo contarse con la descripción y especificaciones delo que se requiere, bases de contratación cuando proceda y el caso de obras, también conestudios, diseños, planos y referencias sobre el costo probable de las mismas, todoaprobado por la autoridad administrativa superior de la dependencia interesada."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación, para queantes de la formalización de la solicitud de las Licitaciones y Cotizaciones, en todos loseventos que realice la Municipalidad, deberá contar con los pedidos de acuerdo a lanormativa legal.

6.2.7 FALTA DE CONSTANCIA DEL REGISTRO DE PROVEEDORES DEL SISTEMA DECONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO DE GUATEMALA-GUATECOMPRAS-

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", en el Municipio de San José del Golfo,Departamento de Guatemala, se estableció que no se encuentran las Constancias delRegistro de Proveedores del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado deGuatemala -GUATECOMPRAS-, donde conste que están habilitados como proveedoresdel Estado. No obstante, que el Alcalde Municipal y la Junta de Cotización, actuaron deforma arbitraria e ilegal, dejaron constancia del hecho ilícito.

Criterio

El Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,Capítulo II, Régimen de Cotización el Artículo 54, establece: "... para participar en unconcurso, la persona interesada deberá presentar la constancia de inscripción, en la queconste que se encuentra habilitado en el Registro de Proveedores..."

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Recomendación

Que el Alcalde Municipal, instruya a las Juntas de Cotización y Licitación, para que entodos los eventos que realice la Municipalidad, se cumpla con los requisitos que establecela Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

6.2.8 LOS CONTRATOS SUSCRITOS DE LOS EVENTOS AUDITADOS NO SEPUBLICARON EN GUATECOMPRAS

Condición

Al ingresar al Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala-GUATECOMPRAS-, se verificó que los contratos números del 01-2013 al 11-2013,suscritos con fecha 14 de febrero de 2013, entre la Municipalidad y las empresasConstrucciones Villas del Oeste, S. A., Planes Avanzados de la Construcción, S. A., SanRafael Construcciones, S. A. y Constructora la Libertad, de los eventos de: "Mantenimientoy limpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería,mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema dedrenaje y calles y mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", en el Municipio de SanJosé del Golfo, Departamento de Guatemala, no se encuentran publicados en dichosistema.

Criterio

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, el Articulo 23, tercer párrafo,establece: "En los procesos de cotización y licitación, la entidad contratante debe publicaren GUATECOMPRAS, como mínimo, la siguiente información: bases de cotización olicitación, especificaciones técnicas, criterios de evaluación, preguntas, respuestas, listadode oferentes, actas de adjudicación y los contratos de las contrataciones y adquisiciones."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de la Administración FinancieraIntegrada Municipal, a efecto de que cumplan con los requisitos que establece la Ley deContrataciones del Estado y su Reglamento.

6.2.9 NO EXISTE CONSTANCIA DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA PARAEJECUTAR LOS ONCE (11) EVENTOS ANTES DESCRITOS

Condición

En oficio de fecha 13 de marzo de 2013, la Comisión de Auditoría solicitó al AlcaldeMunicipal, la constancia de la disponibilidad presupuestaria para la ejecución de loseventos: "Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreterasde terracería, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento y limpieza desistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", en elMunicipio de San José del Golfo, Departamento de Guatemala, de la cual no se obtuvorespuesta.


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Criterio

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, el artículo 3, establece:"Disponibilidades Presupuestarias. Para la adjudicación definitiva y firma del contrato, si serequerirá la existencia de partida y créditos presupuestarios que garanticen los recursosnecesarios para realizar los pagos por los avances de ejecución a ser realizados en elejercicio fiscal correspondiente...".

El Decreto 30-2012, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado parael Ejercicio Fiscal Dos Mil Trece, Artículo 8, establece: "Constancia de disponibilidadpresupuestaria: Previo a adquirir compromisos y devengar gastos por contratos deinversión física, ampliaciones, variaciones o modificaciones, las Entidades del estadodeben obtener del responsable de la Unidad de Administración Financiera, la constancia dedisponibilidad presupuestaria que garantice que existe crédito que cubra el monto anual delcontrato. Dicha constancia deberá aprobarse a través del Sistema de Gestión y seráentregada al contratista y al funcionario, además deberá formar parte de los documentosque formalicen el contrato, incluyendo sus prorrogas, ampliaciones, disminuciones,variaciones o modificaciones..."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de la Administración FinancieraIntegrada Municipal, que para todos los eventos que ejecute la Municipalidad, debe serrespaldado con la partida presupuestaria y la constancia de disponibilidad presupuestaria,a efecto de que cumplan con los requisitos que establece la Ley de Contrataciones delEstado y su Reglamento y la Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos delEstado para el Ejercicio Fiscal 2013.

6.2.10 LAS ACTAS DE APROBACIÓN DE LAS ADJUDICACIONES NO FUERONPUBLICADAS EN GUATECOMPRAS

Condición

Al ingresar al Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala-GUATECOMPRAS-, se verificó que en el mismo, no se encuentran publicadas lasresoluciones de las Aprobaciones de las Adjudicaciones de los once (11) eventos de:"Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracería, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento y limpieza desistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", en elMunicipio de San José del Golfo, Departamento de Guatemala.

Criterio

El Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,Capítulo I, Disposiciones Generales el Artículo 12. BIS, establece: "Aprobación de laAdjudicación. Toda aprobación o improbación a que se refiere el artículo 36 de la Ley,deberá publicarse en el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,denominado Guatecompras..."


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Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de la Administración FinancieraIntegrada Municipal, a efecto de que cumplan con los requisitos que establece la Ley deContrataciones del Estado y su Reglamento.

6.2.11 LAS ACTAS DE APROBACIÓN DE LAS ADJUDICACIONES, NO FUERONSUSCRITAS POR EL ÓRGANO COMPETENTE

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", en el Municipio de San José del Golfo,Departamento de Guatemala, se estableció que las Actas de Aprobación de lasAdjudicaciones, Números del 01-2013 al 11-2013, suscritas con fechas 6, 7 y 8 de febrerode 2013, no fueron suscritas solamente por el alcalde de la Municipalidad de San José delGolfo, como lo establece la Ley de Contrataciones del Estado, sino también por el ConcejoMunicipal.

Criterio

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Título II, Capitulo Único, ÓrganosCompetentes, el Articulo 9, establece: "Autoridades Superiores. Corresponde ladesignación de los integrantes de la Junta de Licitación y la aprobación de la adjudicaciónde toda licitación, a las autoridades superiores siguientes: ...6. PARA LASMUNICIPALIDADES Y SUS EMPRESAS UBICADAS FUERA DE LAS CABECERASDEPARTAMENTALES. 6.1. Al Alcalde o al Gerente, según su caso, cuando el monto noexceda de novecientos mil quetzales (900,000.00)..."

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, el Artículo 38, establece: "... En elsistema de cotización, la presentación de las bases, designación de la junta y la aprobaciónde la adjudicación, compete a las autoridades administrativas que en jerarquía le siguen alas nominadas en el artículo 9 de esta Ley..."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, asuma la función que delega la Ley de Contrataciones delEstado, como signatario de las actas de Aprobación de las Adjudicaciones.

6.2.12 LOS CONTRATOS NO CONTIENEN LA CLÁUSULA RELATIVA AL COHECHO

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles y


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mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", en el Municipio de San José del Golfo,Departamento de Guatemala, se estableció que los contratos Números del 01-2013 al 11-2013, suscritos con fechas 14 de febrero de 2013, no contienen la cláusula relativa alcohecho.

Criterio

El Acuerdo Ministerial 24-2010, del Ministerio de Finanzas Publicas, Articulo 3, en loreferente a las Cláusulas Especiales de Contrato, establece: "La entidad contratante ocompradora debe incluir dentro de las bases y el contrato que suscriba con el oferenteadjudicado, la cláusula siguiente: CLÁUSULA RELATIVA AL COHECHO: Yo el contratistamanifiesto que conozco las penas relativas al delito de cohecho así como las disposicionescontenidas en el capítulo II del título XIII del Decreto 17-73 del Congreso de la República,Código Penal. Adicionalmente conozco las normas jurídicas que facultan a la autoridadsuperior de la entidad afectada para aplicar las sanciones administrativas que pudierencorresponderme incluyendo la inhabilitación en el sistema GUATECOMPRAS."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal y la Directora de la Administración Financiera IntegradaMunicipal, cumplan con los requisitos que establece el Acuerdo Ministerial 24-2010, delMinisterio de Finanzas Publicas.

6.2.13 LAS ACTAS DE APROBACIÓN DE ADJUDICACIÓN DE LOS EVENTOSIDENTIFICADOS CON LOS NOG 2474220 Y 2476118, FUERON SUSCRITASANTES DE QUE LA JUNTA DE COTIZACIÓN SUSCRIBIERA LAS ACTAS DEADJUDICACIÓN

Condición

Se comprobó que el Acta de Adjudicación de Obra Número 09-2013, de fecha 11 defebrero de 2013, fue suscrita por la Junta de Cotización nombrada para el efecto, enreunión celebrada a las 14:00 p.m. y el Acta de Aprobación de Adjudicación Número 09-2013, de fecha 11 de febrero de 2013, fue conocida por el alcalde municipal a la 11:30 a.m.y firmada veinte minutos después.

Además, se comprobó que el Acta de Adjudicación de Obra Número 11-2013, de fecha 12de febrero de 2013, fue suscrita por la Junta de Cotización nombrada para el efecto y elActa de Aprobación de Adjudicación Número 11-2013, fue suscrita el 11 de de febrero de2013.

Por lo anteriormente descrito, se comprobó que las Actas de Aprobación de Adjudicaciónfueron suscritas, antes de que la Junta de Cotización suscribiera las Actas de Adjudicaciónrespectivas.



Criterio

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, en el Artículo 36, establece:"Aprobación de la Adjudicación. Publicada en GUATECOMPRAS la adjudicación ycontestadas las inconformidades, si las hubiere, la Junta remitirá el expediente a laautoridad superior dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. La autoridad superioraprobará o improbará lo actuado por la Junta, dentro de los cinco días de recibido elexpediente..."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, cumpla con lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estadoy no proceda a aprobar las adjudicaciones, antes de que la Junta de Cotización suscriba elActa de Adjudicación correspondiente.

6.2.14 DEFICIENCIAS TÉCNICAS EN PLANOS DE LOCALIZACIÓN DE EVENTOS DEMANTENIMIENTO ASI COMO LA FALTA DE PLANOS DE CONSTRUCCIÓNPARA LOS LUGARES DONDE SE NECESITA REHABILITACIÓN

Condición

Al revisar los planos que forman parte de los expedientes de los once (11) eventos de:"Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracería, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento y limpieza desistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", se constatóque tienen deficiencias técnicas en planos de localización de eventos de mantenimiento ylimpieza de sistemas de drenajes, mantenimiento de sistemas de agua potable,mantenimiento y limpieza de calles y rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracería, así como la falta de planos de construcción de los lugares donde se necesitarehabilitación, ya que los mismos carecen de información importante, pues no tienenreferenciales para la rehabilitación y mantenimiento de carreteras, tales como transversalesexistentes, cunetas, desfogues de aguas pluviales, secciones transversales deestacionamientos donde es prioritario el mantenimiento y la ubicación exacta de los lugaresdonde se necesita la rehabilitación de la carretera y sus planos de construccióncorrespondientes. Para el mantenimiento y limpieza de drenajes, tampoco se tienenreferenciales, tales como localización y profundidad de pozos de visita, puntos dedesfogue, longitudes, clases y diámetros de tubería, ubicación y cantidad de candelasdomiciliares, etcétera. Para el mantenimiento y limpieza de calles, no se cuenta con laubicación de bordillos, no se tiene información de longitudes y anchos de calles y longitudtotal de calles y bordillos, etcétera. Para el mantenimiento de los sistemas de agua potable,no se tiene información de longitud total, clase y diámetros de tubería, localización ycantidad de acometidas domiciliares, circuitos, localización de pozos de abastecimiento deagua y los sistemas de bombeo, etcétera.

Criterio

El Decreto No. 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, el Artículo 20. EspecificacionesGenerales, Técnicas, Disposiciones Especiales y Planos de Construcción, establece: "La


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autoridad superior velará porque las especificaciones generales, técnicas, disposicionesespeciales o planos de construcción, sean congruentes o se ajusten al contenido de lasbases y con las necesidades que motiven la contratación. En el reglamento de esta ley sedeterminará todo lo relativo a esta materia."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación, para quese proceda a la elaboración del juego completo de planos de localización para los seisproyectos, de mantenimiento y los planos de construcción para los cinco proyectos derehabilitación y mantenimiento, los que deben incluir toda la información técnica necesariay suficiente, con el propósito que la empresa contratada realice los trabajos de acuerdo alos renglones de trabajo y apegados a las especificaciones técnicas establecidas en dichosplanos.

6.2.15 NO SE ENCONTRÓ LA RESOLUCIÓN FINAL DEL INSTRUMENTO DEEVALUACIÓN AMBIENTAL

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", no se encontró la Resolución Final deaprobación del instrumento de evaluación ambiental, presentado por el proponente de losproyectos de mantenimiento, emitido por el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales-MARN-.

Criterio

El Decreto 68-86 Congreso de la República y sus reformas, Ley de Protección yMejoramiento del Medio Ambiente, en el Artículo 8 establece: "Para todo proyecto, obra,industria o cualquier otra actividad que por sus características puede producir deterioro alos recursos naturales renovables o no, al ambiente, o introducir modificaciones nocivas onotorias al paisaje y a los recursos culturales del patrimonio nacional, será necesariopreviamente a su desarrollo un estudio de evaluación de impacto ambiental, realizado portécnicos en la materia y aprobado por la Comisión Nacional del Medio Ambiente (Ministeriode Ambiente y Recursos Naturales). El funcionario que omitiere exigir el estudio de impactoambiental de conformidad con este Artículo, será responsable personalmente porincumplimiento de deberes, así como el particular que omitiere cumplir con dicho estudiode Impacto Ambiental será sancionado con una multa de Q 5,000.00 a Q 100,000.00. Encaso de no cumplir con este requisito en el término de seis meses de haber sido multado,el negocio será clausurado en tanto no cumpla."

El Acuerdo Gubernativo Número 431-2007 Reglamento de Evaluación, Control ySeguimiento Ambiental, en el artículo 45 Resolución Final, indica: "La resolución final laemitirá el Ministerio de Ambiente y de Recursos Naturales, en los casos de instrumentos de


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evaluación ambiental correspondientes a obras, industrias, proyectos y/o actividadescategorías A1, B1 y B2 del listado Taxativo de proyectos..."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación, para quese realice el instrumento de evaluación ambiental a cada uno de los eventos y se presenteante el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales -MARN-, para su aprobación y seobtenga la Resolución Final correspondiente. Además, debe tomar en cuenta que, previo alinicio de todo evento de mantenimiento de todo proyecto de infraestructura, debe realizarseel instrumento de evaluación ambiental y presentarlo ante el MARN y obtener suaprobación, plasmada en la Resolución Final de mérito.

6.2.16 LOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS NO CUENTAN CON CANTIDADES DECADA UNO DE LOS RENGLONES DE TRABAJO A EJECUTAR NI PRECIOSUNITARIOS

Condición

En la revisión de los contratos administrativos de los once (11) eventos de: "Mantenimientoy limpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería,mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema dedrenaje y calles y mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", se observó que losContratos Administrativos no cuentan con cantidades de cada uno de los renglones detrabajo a ejecutar ni sus precios unitarios.

Criterio

El Decreto No. 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, el Artículo 6, establece: "PreciosUnitarios y Totales. Las ofertas y contratos que se presenten y/o suscriban, para elsuministro de bienes y servicios, para la contratación de obras, deben contener el preciounitario de cada uno de los renglones que lo integran, expresados en quetzales, tanto ennúmero como en letras, cuando corresponda."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a quien corresponda, para que se realice unaadenda a los once contratos de los eventos, para que se incluyan las cantidades y preciosunitarios de cada uno de los renglones de trabajo que forman parte del proyecto demantenimiento. Además, debe tomar en cuenta que para todo contrato de obra, se debenincluir las cantidades y precios unitarios de cada uno de los renglones de trabajo delproyecto.


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6.2.17 NO SE ENCONTRÓ EL DOCUMENTO DE RESPALDO DONDE LA JUNTA DECOTIZACIÓN REALIZÓ EL CÁLCULO DEL COSTO TOTAL OFICIAL ESTIMADO,PARA FIJAR LA FRANJA DE FLUCTUACIÓN DEL DIEZ POR CIENTO ARRIBA YQUINCE POR CIENTO ABAJO

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", no se encontró el documento derespaldo donde la junta de cotización realizó el cálculo del costo total oficial estimado, parafijar la franja de fluctuación del diez por ciento arriba y quince por ciento abajo, para lasofertas que hayan cumplido con los requisitos fundamentales y que estén comprendidasdentro de la franja del veinticinco por ciento arriba y abajo del costo estimado por laentidad, para la calificación de las ofertas.

Criterio

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, el Artículo 29, establece: "Integracióndel Precio Oficial. Tratándose de obras, después de la apertura de plicas, la Junta deLicitación calculará en definitiva el costo total oficial estimado que servirá de base para fijarla franja de fluctuación y lo dará a conocer de inmediato a los oferentes. Para este cálculotomará el cuarenta por ciento (40%) del costo estimado por la entidad interesada, al cual sesumará el sesenta por ciento (60%) del promedio del costo de las ofertas presentadas quecumplan con los requisitos fundamentales de las bases y que estén comprendidas dentrode la franja del veinticinco por ciento (25%) arriba y el veinticinco por ciento (25%) abajodel costo estimado por dicha entidad. Los límites máximos de fluctuación con respecto alcosto total oficial estimado, se establecen en un diez por ciento (10%) hacia arriba y en unquince por ciento (15%) hacia abajo. Los porcentajes indicados en más y en menosrespecto al costo total oficial estimado, darán la franja límite entre la cual deberán estarcomprendidas las ofertas para que sean aceptadas por las juntas para su calificación. Lasofertas recibidas que estén fuera de la franja establecida serán descalificadas. El costoestimado por la entidad interesada será aprobado por la autoridad administrativa superiorde dicha entidad, el cual debe darse a conocer después de la presentación de ofertas yantes de abrir la primera plica. De los errores que se detecten en el cálculo de este costo,serán responsables quienes lo elaboraron. Estas infracciones se sancionarán deconformidad con lo dispuesto en los Artículo 83 y Artículo 87 de la presente ley. En el actaque se levante deberán hacerse constar los extremos a que se refiere el presente artículo,en su orden."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a las Juntas de Cotización o Licitación, paraque tomen en cuenta que para todo evento, apliquen lo que establece el Artículo 29.Integración del Precio Oficial del Decreto No. 57-92, Ley de Contrataciones del Estado,para la recepción, calificación de ofertas y adjudicación del negocio.


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6.2.18 DEFICIENCIAS EN LA PLANIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS DEMANTENIMIENTO

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", se encontraron deficiencias en laplanificación de los proyectos, ya que no se especifica lo siguiente: en qué consiste elmantenimiento que se realizará, no se indica cuáles son las causas por las cuales se hacenecesario realizar la reparación de conexiones domiciliares en un número significativo encada evento, no se indica en qué consiste la rehabilitación de carreteras, etcétera.

Criterio

El Decreto No. 52-97, Ley de Contrataciones del Estado, el Artículo 20. EspecificacionesGenerales, Técnicas, Disposiciones Especiales y Planos de Construcción, establece: "Laautoridad superior velará porque las especificaciones generales, técnicas, disposicionesespeciales o planos de construcción, sean congruentes o se ajusten al contenido de lasbases y con las necesidades que motiven la contratación. En el reglamento de esta ley sedeterminará todo lo relativo a esta materia."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación, para quetome en cuenta que, en todo evento de infraestructura, se realice una mejor planificaciónde cada uno de los eventos, apegadas a las necesidades que son motivo de lacontratación, estableciendo para cada uno lo siguiente: a) Realizar un estudiopormenorizado de las necesidades de cada aldea; b) Que se incluya el dictamen técnico,elaborado por personal idóneo de la entidad que avala el proyecto y c) que se cumpla conlos normativos técnico y legal. Asimismo que se tome en cuenta la recomendación paratodo evento, independientemente del tipo de proyecto.

6.2.19 NO EXISTEN ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS EVENTOS DECOTIZACIÓN

Condición

Al revisar los expedientes de los once eventos de: "Mantenimiento y limpieza de calles,rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento de sistema deagua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje", se determinó la ausencia de especificaciones técnicas enlos eventos de cotización.


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Criterio

Decreto No. 52-97, Ley de Contrataciones del Estado, en su artículo 18 establece:"Documentos de Licitación. Para llevar a cabo la Licitación Pública, deberán elaborarse,según el caso, los documentos siguientes: 1. Bases de Licitación, 2. EspecificacionesGenerales, 3. Técnicas, 4. Disposiciones especiales, y 5. Planos de construcción cuandose trate de obras."

El Artículo 42. Aplicación supletoria, establece: "Las disposiciones en materia de licitación,regirán supletoriamente en el régimen de cotizaciones en la que fueren aplicables."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación, para quese tome en cuenta que en la planificación técnica de todo evento de mantenimiento, seelaboren las especificaciones técnicas que correspondan.

6.3 OBSERVACIÓN Y RECOMENDACIÓN

6.3.1 LA JUNTA DE COTIZACIÓN FUE NOMBRADA POR UN PERIODOPROLONGADO E INDEFINIDO

Condición

Se determinó que según Acta Número 18-2010, suscrita con fecha 29 de abril de 2010,-vigente a la fecha-, el Alcalde Municipal, nombró a la Junta de Cotización para laadquisición de los eventos: "Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación ymantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento de sistema de agua potable,mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje", en el Municipio de San José del Golfo, Departamento de Guatemala,la cual lleva tres (3) años de ejercer funciones para distintos eventos. No obstante, que elAlcalde Municipal y la Junta de Cotización, actuaron de forma arbitraria e ilegal, dejaronconstancia del hecho ilícito.

Recomendación

Se recomienda al Alcalde Municipal, que los nombramientos para la integración de lasJuntas de Cotización, no se extiendan indefinidamente, ya que la permanencia prolongadade las mismas, resta transparencia a los procesos de adquisición.

7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN

Los funcionarios, empleados y personas vinculadas al proceso auditado, son lassiguientes:


Lic. Sergio N o Pac y PacAuditor Gubernamental

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Juntos por una Guatemala honesta y transparente

Nombre y apellido CargoSeñor Elzer Fidelino Palencia Mayen Alcalde MunicipalSeñor Juan Carlos Reyes Santos Sindico PrimeroSeñor Arnulfo Ávila Veliz Sindico SegundoSeñor Hermán René Oliva Reyes Concejal PrimeroSeñor Moisés Veliz Catalán Concejal SegundoSeñor Henry Humberto PalenciaPérez

Concejal Tercero

Señor José Damacio Reyes Veliz Concejal CuartoSeñora Herlinda Betancourt Palencia Encargada de Recursos humanosSeñora Janet del Rosario RamírezLópez

Integrante de la Junta de Cotización

Señor Luis Oswaldo Porras Mejía Integrante de la Junta de CotizaciónSeñor Carlos Arnulfo Pineda Veliz Integrante de la Junta de CotizaciónSeñor Rodrigo Antonio RamírezDubón

Integrante de la Junta de Cotización

Señor Oscar Leonel Reyes Morales Integrante de la Junta de CotizaciónSeñor Juan Antonio Luis Hernández Tesorero MunicipalArq. Juan Carlos Yos Soto Director Municipal de Planificación

Arq. Marcelino Larios GuoxEncargado de la Dirección Municipal dePlanificación

Señorita Velvet Marlene Garrido EstradaDirectora de la Administración FinancieraIntegrada Municipal

ANEXOS

e 3 2

e33


DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICONOMBRAMIENTO DE EXAMEN ESPECIAL

DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA

DCGP-0042-2013Guatemala, 20 de febrero de 2013

Auditor(es) Gubernamental(es):LIC. SERGIO NAZARIO PAC Y PACLIC. NELSO RUDY GONZÁLEZ LÓPEZING. JOSÉ LAUREANO JOAQUÍN QUIYUCH

En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirección le(s) designa, para que se constituya(n) en las instalaciones de la MUNICIPALIDAD DESAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, con la Cuenta No. T3-1-4 y demásinstituciones que corresponda según los casos lo ameriten, para que ryalice(n) Examen Especial deFiscalización Preventiva a los procesos con NOGS: 2474204, 2474093; 2474069, 2474190, 2474174,2474131, 2474123, 2474077, 2474220, 2474239, 2476118; este examen será supervisado por lalicenciada Margarita Ury Monterroso Escobar e ingeniero Osías Moisés Velásquez Fuentes.

Como alcance del examen especial antes indicado si es necesario podrá(n) constituirse en lasentidades, unidades ejecutoras y demás instituciones públicas o privadas que hayan o esténadministrando fondos del Estado bajo cualquier denominación, relacionados con el proceso deadquisición sujeto a fiscalización, asimismo con los funcionarios, empleados públicos y toda personanatural o jurídica y/o representantes legales de las entidades privadas y no gubernamentales, paraobtener toda clase de datos e información necesaria relacionada a los procesos fiscalizados, dentrodel plazo que se les fije.

En la actividad de mérito deberá(n) observar la metodología y los procedimientos de FiscalizaciónPreventiva, las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Internacionales deAuditoría, así como las leyes y disposiciones vigentes aplicables a la entidad a fiscalizar.

Los resultados de su actuación, los hará(n) constar en informe, actas circunstanciadas, quesuscriba(n) y papeles de trabajo que elabore(n) para el efecto, tomando y/o dictando las medidas deorden técnico, contable y legal que procedan oportunamente a esta Dirección. El tiempo estimadopara realizar el examen especial es de 10 días, el cual puede variar según las circuns ancias que sepresenten en el desarrol o del trabajo.

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.untos por una Guatemala honesta y transparente"ida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 /

www.contraloda.gob.gt

Vo.Bo.

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x: (502) 2417-8710

INFORME TÉCNICO DE EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVADE ADQUISICIONES PÚBLICAS

ENTIDAD

MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, MUNICIPIO DE GUATEMALA

UNIDAD EJECUTORA

MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, MUNICIPIO DE GUATEMALA

PROCESOS DE ADQUISICIÓN

1) REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO CARRETERA DE TERRACERÍA DECABECERA MUNICIPAL A EL CARRIZAL, NOG: 2474204; 2) MANTENIMIENTO YLIMPIEZA DE SISTEMA DE DRENAJE, CABECERA MUNICIPAL, NOG 2474093; 3)MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA DE CALLES, CABECERA MUNICIPAL, NOG2474069; 4) REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO CARRETERA ALDEA ELCAULOTE, NOG 2474190; 5) REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO CARRETERADE TERRACERÍA DE ALDEA LA CHOLEÑA A EL JAVILLAL, NOG 2474174; 6)REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO CARRETERA DE TERRACERÍA DECABECERA MUNICIPAL A ENCUENTRO NAVAJAS, 2474131; 7) REHABILITACIÓNY MANTENIMIENTO CARRETERA DE TERRACERÍA DE LOMA TENDIDA ACONCEPCIÓN GRANDE, NOG. 2474123; 8) MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA DESISTEMA DE DRENAJE Y CALLES, ALDEA LA CHOLEÑA, NOG. 2474077; 9)MANTENIMIENTO DE SISTEMA DE AGUA POTABLE DE ALDEA LA CHOLEÑA,NOG. 2474220; 10) MANTENIMIENTO DE SISTEMA DE AGUA POTABLE DEGARIBALDI, EL CAULOTE, PONTEZUELAS Y LOMA TENDIDA, NOG. 2474239; 11)MANTENIMIENTO SISTEMA DE AGUA POTABLE CASCO URBANO, NOG.2476118. TODOS DEL MUNICIPIO DE SAN JOSE DEL GOLFO, DEPARTAMENTODE GUATEMALA

ETAPA DE LA ADQUISICIÓN

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

FASE DE LA ADQUISICIÓN

REGISTRO DE CONTRATO EN LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

FECHA DE VISITA DE CAMPO

12, 15 Y 16 DE ABRIL DE 2,013

(' 3 4

GUATEMALA, JUNIO 2013

INDICE

1 INTRODUCCIÓN 1

2 OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL DE 1FISCALIZACIÓN PREVENTIVA

2.1 General 1

2.2 Específicos 1

3 ALCANCE 2

4 EVALUACIÓN DE LOS EVENTOS DE 2ADQUISICIÓN.

5 RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL 7DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA

6 LEVANTAMIENTO FOTOGRÁFICO 16

e35

P36

Contraloría General de Cuentas 1 "Juntos por una Guatemala honesta y transparente"

INFORME TÉCNICO

MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DEGUATEMALA, EVENTOS DE MANTENIMIENTO CON NOGS: 2474204, 2474093,2474069, 2474190, 2474174, 2474131, 2474123, 2474077, 2474220, 2474239,2476118.

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento al nombramiento de Examen Especial de Fiscalización PreventivaDCGP-0042-2013, de fecha 20 de febrero de 2013, emitido por el Director deCalidad de Gasto Público, licenciado Walter Osmar Argueta y visto bueno delSubcontralor de Calidad de Gasto Público, licenciado Sergio Oswaldo Pérez López,se realizó Examen Especia! de Fiscalización Preventiva a los procesos con NOGS:2474204, 2474093, 2474069, 2474190, 2474174, 2474131, 2474123, 2474077,2474220, 2474239, 2476118. Como parte del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva, se revisó el expediente del proceso y se realizó la visita técnica de campo,con el propósito de verificar la viabilidad de los eventos en la fase Registro deContrato en la Contraloría General de Cuentas, de la Etapa de Selección yContratación.

OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA

2.1. General

Realizar la revisión y evaluación documental técnica y de campo de los procesos, conNOGS: 2474204, 2474093, 2474069, 2474190, 2474174, 2474131, 2474123,2474077, 2474220, 2474239, 2476118, aplicando la metodología y procedimientos dela Fiscalización Preventiva, con el propósito de constatar si la entidad auditada diocumplimiento a los eventos, por medio del control interno y leyes aplicables.

2.2. Específicos

2.2 .1 Revisar y evaluar la documentación técnica de los eventos de adquisición parael examen de los siguientes documentos de cotización: bases, especificacionesgenerales y técnicas, disposiciones especiales, planos de construcción para loseventos de rehabilitación y mantenimiento de carreteras y planos delocalización y ubicación de los lugares donde se realizarán los proyectos demantenimiento, así como verificar la existencia de la Resolución Final delinstrumento de evaluación ambiental, emitida por el Ministerio de Ambiente yRecursos Naturales -MARN-.

2.2.2 Verificar si el evento de adquisición cumple con lo establecido en las Leyesaplicables a la modalidad de adquisición Pública.

2.2,3 Evaluar la localización y ubicación de los lugares donde se ejecutarán losproyectos de mantenimiento, por medio de la visita técnica de campo, para la

diMunicipalidad de San José del Golfo, Guatemala Informe Técnico Examen Especial de Fiscalización Preventiva

P37


verificación y aplicación de los diferentes renglones de trabajo de cada uno delos proyectos de mantenimiento.

ALCANCE

El Examen Especial de Fiscalización Preventiva realizada comprende la revisión yevaluación de los expedientes de los procesos con NOGS: 2474204, 2474093,2474069, 2474190, 2474174, 2474131, 2474123, 2474077, 2474220, 2474239,2476118, en la fase Registro de Contrato en la Contraloría General de Cuentas de laetapa de Selección y Contratación.

EVALUACIÓN DE LOS EVENTOS DE ADQUISICIÓN

Los procesos de adquisición examinados, se detallan a continuación, con los nombresy NOG's correspondientes, siendo la unidad ejecutora la Municipalidad de San Josédel Golfo, departamento de Guatemala:

4.1 REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO CARRETERA DE TERRACERIA DECABECERA MUNICIPAL A EL CARRIZAL, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DELGOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, NOG 2474204.

Empresa contratada: Construcciones Villas del Oeste, S.A.

Contrato administrativo:

Monto del contrato:

Planos de localización firmados por:

Representante Legal de la empresa:

No. 08-2013, de fecha 14 de febrero de2,013

Seiscientos mil quetzales exactos(Q 600,000.00)

Arquitecto Juan Carlos Yos Soto, colegiadoNo. 3,303

Arq. Carlos Federico Rodríguez Vásquez

Plazo contractual: 10 meses

4.2 MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA DE SISTEMA DE DRENAJE, CABECERAMUNICIPAL, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DEGUATEMALA, NOG 2474093

Empresa contratada:


Monto del contrato:

San Rafael Construcciones, S. A.


Seiscientos cincuenta mil quetzales exactos(Q 650,000.00)

Municipalidad de San José del Golfo, Guatemala

Informe Técnico Examen Especial de Fiscalización Preventiva

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Planos de localización firmados por: Arquitecto Juan Carlos Yos Soto, colegiadoNo. 3,303

Representante Legal de la empresa: Arquitecta Olivia Magali Toribio Aquino


4.3 MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA DE CALLES, CABECERA MUNICIPAL,MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA,NOG 2474069

Empresa contratada: Construcciones Villas del Oeste, S. A.

Contrato administrativo: No. 01-2013 de fecha 14 de febrero de2,013

Monto del contrato:

Setecientos cincuenta y tres mil doscientoscincuenta quetzales con cincuenta centavos(Q 753,250.50)


Representante Legal de la empresa: Arq. Carlos Federico Rodríguez Vásquez


4.4 REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO CARRETERA ALDEA EL CAULOTE,MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA,NOG 2474190

Empresa contratada: San Rafael Construcciones, S. A.

Contrato administrativo: No. 07-2013, de fecha 14 de febrero de2,013

Monto del contrato: Seiscientos mil quetzales exactos(Q 600,000.00).

Planos de localización firmados por: Arquitecto Juan Carlos Yos Soto, ColegiadoNo. 3,303



1Municipalidad de San José del Golfo, Guatemala Informe Técnico Examen Especial de Fiscalización Preventiva

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4.5 REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO CARRETERA DE TERRACERÍA DEALDEA LA CHOLEÑA A EL JAVILLAL, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DEL GOLFO,DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, NOG 2474174

Empresa contratada: Planes Avanzados de la Construcción, S. A.

Contrato administrativo: No. 06-2013 de fecha 14 de febrero de2,013

Monto del contrato: Quinientos dos mil setecientos cuarenta ycinco quetzales exactos (Q 502,745.00).

Planos de Construcción firmados por: Arquitecto Juan Carlos Yos Soto, colegiadoNo. 3,303

Representante Legal de la empresa: Arquitecto Cristian Adolfo Pérez Guerra


4.6 REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO CARRETERA DE TERRACERÍA DECABECERA MUNICIPAL A ENCUENTRO NAVAJAS, MUNICIPIO DE SAN JOSÉDEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, NOG 2474131

Empresa contratada: Constructora La Libertad, S. A.


Monto del contrato: Quinientos mil quetzales exactos(Q 500,000.00)


Representante Legal de la Empresa: Arquitecto Cristian Adolfo Pérez Guerra


4.7 REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO CARRETERA DE TERRACERÍA DELOMA TENDIDA A CONCEPCIÓN GRANDE, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DELGOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, NOG. 2474123


Contrato administrativo: No, 04-2013, de fecha 14 de febrero de2,013

Municipalidad de San José del Golfo, Guatemala Informe Técnico Examen Especial de Fiscalización Preventiva

e 4 0

Contraloría General de Cuentas 5 "Juntos por una Guatemala honesta y transparente'

Monto del contrato: Quinientos mil quetzales exactos(Q 500,000.00).

Planos de localización firmados por: Arquitecto Juan Carlos Yos Soto. ColegiadoNo. 3,303



4.8 MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA DE SISTEMA DE DRENAJE Y CALLES, ALDEALA CHOLEÑA, MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DEGUATEMALA NOG. 2474077

Empresa contratada: Planes Avanzados de La Construcción, S. A.


Monto del contrato:




Cuatrocientos mil quetzales exactos(Q 400,000.00)


Arquitecto Cristian Adolfo Pérez Guerra


4.9 MANTENIMIENTO DE SISTEMA DE AGUA POTABLE DE ALDEA LA CHOLEÑA,MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA,NOG. 2474220

Empresa contratada: Planes Avanzados de la Construcción, S. A.


Monto del contrato:




Doscientos mil quetzales exactos(Q 200,000.00).


Arquitecto Cristian Adolfo Pérez Guerra


e41



4.10 MANTENIMIENTO DE SISTEMA DE AGUA POTABLE DE GARIBALDI, ELCAULOTE, PONTEZUELAS Y LOMA TENDIDA, MUNICIPIO DE SAN JOSÉDEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, NOG. 2474239



Monto del contrato: Trescientos tres mil doscientos cuarenta yocho quetzales exactos (Q 303,248.00)




4.11 MANTENIMIENTO SISTEMA DE AGUA POTABLE CASCO URBANO,MUNICIPIO DE SAN JOSE DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA,NOG. 2476118

Empresa contratada: San Rafael Construcciones, S. A.


Monto del contrato: Novecientos mil quetzales exactos(Q 900,000.00)




Se efectuó la revisión de los expedientes de cada uno de los eventos, con el propósitode verificar su contenido, en los cuales se encontraron las Bases de Cotización,planos de localización, presupuestos, renglones de trabajo y contratos de cada uno delos proyectos de mantenimiento.


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Los proyectos consisten en Mantenimiento y limpieza de calles; Mantenimiento ylimpieza de sistema drenajes y calles; Mantenimiento y limpieza de sistema dedrenaje, Rehabilitación y mantenimiento carreteras de terracería y Mantenimiento desistemas de agua potable.

Los procesos de adquisición se encuentran en la fase de Registro del Contrato en laContraloría General de Cuentas, de la etapa de Selección y Contratación.

Se realizó una visita de campo a cada uno de los lugares donde se ejecutarán losproyectos de mantenimiento; la cual consistió en un recorrido a toda el área de dichosproyectos. En dicha visita, se contó con la participación de los miembros de lacomisión de auditoría, el Arquitecto Jaime Duarte, nombrado por el señor alcaldemunicipal de San José del Golfo y el señor Rodrigo Ramírez Dubón quien manifestóverbalmente ser el encargado del mantenimiento, en representación de las empresascontratadas. En los proyectos de rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracería, no se encontró maquinaria ni personal realizando algún trabajo;encontrándose las carreteras transitables.

En los proyectos de Mantenimiento y limpieza de calles no se observó personaltrabajando.

En los proyectos de Mantenimiento y limpieza sistema de drenaje y calles yMantenimiento y limpieza de sistema de drenaje, no se encontró personal trabajandoy en los proyectos de Mantenimiento de sistemas de agua potable, al momento de lavisita no se encontró personal trabajando, pero el señor Ramírez Dubón, manifestóque ya se había realizado la limpieza de los tanques de distribución de agua.

No se tuvo a la vista los informes de supervisión, ni bitácoras con registro de lostrabajos realizados en los eventos antes descritos.


Posterior a la revisión de los expedientes de los procesos y realizada la visita técnicade campo a cada lugar donde se ejecutan los proyectos de mantenimiento, y deacuerdo a la aplicación de la metodología y procedimientos de la FiscalizaciónPreventiva, se tienen los resultados de los eventos que se mencionan a continuación:

NOG DescripciónContrato,Fecha yMonto

Rehabilitación y mantenimiento carretera de terracería de 08-20132474204 cabecera municipal a El Carrizal, municipio de San José 14/02/2013

del Golfo, departamento de Guatemala Q. 600,000.00Mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje, cabecera 03-2013

2474093 municipal, municipio de San José del Golfo, departamento 14/02/2013de Guatemala Q. 650,000,00

Municipalidad de San José del Golfo, Guatemala

Informe Técnico Examen Especial de Fiscalización Preventiva

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8 "Juntos por una Guatemala honesta y transparente"

NOG DescripciónContrato,Fecha y

MontoMantenimiento y limpieza de calles, cabecera municipal, 01-2013

2474069 municipio de San José del Golfo, departamento de 14/02/2013Guatemala Q. 753,250.50

Rehabilitación y mantenimiento carretera Aldea El Caulote, 07-20132474190 municipio de San José del Golfo, departamento de 14/02/2013

Guatemala Q. 600,000.00Rehabilitación y mantenimiento carretera de terracería de 06-2013

2474174 Aldea La Choleña a El Javillal, municipio de San José del 14/02/2013Golfo, departamento de Guatemala Q. 502,745.00Rehabilitación y mantenimiento carretera de terracería de 05-2013

2474131 cabecera municipal a Encuentro Navajas, municipio de San 14/02/2013José del Golfo, departamento de Guatemala Q. 500,000.00Rehabilitación y mantenimiento carretera de terracería de 04-2013

2474123 Loma Tendida a Concepción Grande, municipio de San 14/02/2013José del Golfo, departamento de Guatemala Q. 500,000.00Mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles, 02-2013

2474077 Aldea La Choleña, municipio de San José del Golfo, 14/02/2013departamento de Guatemala Q. 400,000.00Mantenimiento de sistema de agua potable de Aldea La 09-2013

2474220 Choleña, municipio de San José del Golfo, departamento 14/02/2013de Guatemala Q. 200,000.00Mantenimiento de sistema de agua potable de Garibaldi, El 10-2013

2474239 Caulote, Pontezuelas y Loma Tendida, municipio de San 14/02/2013José del Golfo, departamento de Guatemala Q. 303,248.00Mantenimiento sistema de agua potable casco urbano, 11-2013

2476118 municipio de San José del Golfo, departamento de 14/02/2013Guatemala Q. 900,000.00


5.1.1 EN LAS BASES DE COTIZACIÓN, NO SE REQUIERE QUE LAS EMPRESASADJUDICADAS, REALICEN EL TRÁMITE DE LA BITÁCORA ANTE LACONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", en las bases de cotización no sesolicita que las empresas adjudicadas, realicen el trámite de la Bitácora ante laContraloría General de Cuentas.


('44

Contraloria General de Cuentas 9 "Juntos por una Guatemala honesta y transparente"

Criterio

Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General deCuentas, 2. Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, en laNorma 2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO, establece: "Toda operación que realicenlas entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con ladocumentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldopromueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitoslegales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá lainformación adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar lanaturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación,para que exija a las empresas contratadas la realización del trámite correspondienteante la Dirección de Infraestructura Pública, de la Contraloría General de Cuentas,para la autorización de los libros de Bitácora para cada uno de los proyectos demantenimiento y rehabilitación.

5.1.2 EL PRESUPUESTO DE CADA EVENTO ESTIMADO POR LA INSTITUCIÓN,NO CUENTA CON LA INTEGRACIÓN DE PRECIOS UNITARIOS DE CADAUNO DE LOS RENGLONES DE TRABAJO

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", el presupuesto de cada evento,estimado por la institución, no cuenta con la integración de precios unitarios de cadauno de los renglones de trabajo.

Criterio

Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General deCuentas, 2. Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, en laNorma 2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO, establece: "Toda operación que realicenlas entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con ladocumentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldopromueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitoslegales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá lainformación adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar lanaturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis."

21/ Municipalidad de San José del Golfo, Guatemala Informe Técnico Examen Especial de Fiscalización Preventiva

f' 4 5

Contraloría General de Cuentas 10 "Juntos por una Guatemala honesta y transparente'

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación,para que se tome en cuenta que en todo evento de licitación o cotización, se adjuntena su expediente, la integración de los precios unitarios de los renglones de trabajo,para que sirva de parámetro de comparación a las juntas de licitación en la calificaciónde ofertas, lo cual permitirá que se obtenga la oferta apegada a los intereses de laentidad.


5.2.1 DEFICIENCIAS TÉCNICAS EN PLANOS DE LOCALIZACIÓN DE EVENTOSDE MANTENIMIENTO ASI COMO LA FALTA DE PLANOS DECONSTRUCCIÓN PARA LOS LUGARES DONDE SE NECESITAREHABILITACIÓN

Condición

Al revisar los planos que forman parte de los expedientes de los once (11) eventos de:"Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracería, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento y limpieza desistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", seconstató que tienen deficiencias técnicas en planos de localización de eventos demantenimiento y limpieza de sistemas de drenajes, mantenimiento de sistemas deagua potable, mantenimiento y limpieza de calles y rehabilitación y mantenimiento decarreteras de terracería, así como la falta de planos de construcción de los lugaresdonde se necesita rehabilitación, ya que los mismos carecen de informaciónimportante, pues no tienen referenciales para la rehabilitación y mantenimiento decarreteras, tales como transversales existentes, cunetas, desfogues de aguaspluviales, secciones transversales de estacionamientos donde es prioritario elmantenimiento y la ubicación exacta de los lugares donde se necesita la rehabilitaciónde la carretera y sus planos de construcción correspondientes. Para el mantenimientoy limpieza de drenajes, tampoco se tienen referenciales, tales como localización yprofundidad de pozos de visita, puntos de desfogue, longitudes, clases y diámetros detubería, ubicación y cantidad de candelas domiciliares, etcétera. Para elmantenimiento y limpieza de calles, no se cuenta con la ubicación de bordillos, no setiene información de longitudes y anchos de calles y longitud total de calles y bordillos,etcétera. Para el mantenimiento de los sistemas de agua potable, no se tieneinformación de longitud total, clase y diámetros de tubería, localización y cantidad deacometidas domiciliares, circuitos, localización de pozos de abastecimiento de agua ylos sistemas de bombeo, etcétera.

Criterio

El Decreto No. 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, el Artículo 20.Especificaciones Generales, Técnicas, Disposiciones Especiales y Planos de


el 6



Construcción, establece: "La autoridad superior velará porque las especificacionesgenerales, técnicas, disposiciones especiales o planos de construcción, seancongruentes o se ajusten al contenido de las bases y con las necesidades quemotiven la contratación. En el reglamento de esta ley se determinará todo lo relativo aesta materia."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación,para que se proceda a la elaboración del juego completo de planos de localizaciónpara los seis proyectos, de mantenimiento y los planos de construcción para los cincoproyectos de rehabilitación y mantenimiento, los que deben incluir toda la informacióntécnica necesaria y suficiente, con el propósito que la empresa contratada realice lostrabajos de acuerdo a los renglones de trabajo y apegados a las especificacionestécnicas establecidas en dichos planos.


Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", no se encontró la Resolución Finalde aprobación del instrumento de evaluación ambiental, presentado por el proponentede los proyectos de mantenimiento, emitido por el Ministerio de Ambiente y RecursosNaturales -MARN-.

Criterio

El Decreto 68-86 Congreso de la República y sus reformas, Ley de Protección yMejoramiento del Medio Ambiente, en el Artículo 8 establece: "Para todo proyecto,obra, industria o cualquier otra actividad que por sus características puede producirdeterioro a los recursos naturales renovables o no, al ambiente, o introducirmodificaciones nocivas o notorias al paisaje y a los recursos culturales del patrimonionacional, será necesario previamente a su desarrollo un estudio de evaluación deimpacto ambiental, realizado por técnicos en la materia y aprobado por la ComisiónNacional del Medio Ambiente (Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales). Elfuncionario que omitiere exigir el estudio de impacto ambiental de conformidad coneste Artículo, será responsable personalmente por incumplimiento de deberes, asícomo el particular que omitiere cumplir con dicho estudio de Impacto Ambiental serásancionado con una multa de Q 5,000.00 a Q 100,000.00. En caso de no cumplir coneste requisito en el término de seis meses de haber sido multado, el negocio seráclausurado en tanto no cumpla."


e47

Contraloria General de Cuentas 12 "Juntos por una Guatemala honesta y transparente"

El Acuerdo Gubernativo Número 431-2007 Reglamento de Evaluación, Control ySeguimiento Ambiental, en el artículo 45 Resolución Final, indica: "La resolución finalla emitirá el Ministerio de Ambiente y de Recursos Naturales, en los casos deinstrumentos de evaluación ambiental correspondientes a obras, industrias, proyectosy/o actividades categorías A1, B1 y B2 del listado Taxativo de proyectos..."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación,para que se realice el instrumento de evaluación ambiental a cada uno de los eventosy se presente ante el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales -MARN-, para suaprobación y se obtenga la Resolución Final correspondiente. Además, debe tomar encuenta que, previo al inicio de todo evento de mantenimiento de todo proyecto deinfraestructura, debe realizarse el instrumento de evaluación ambiental y presentarloante el MARN y obtener su aprobación, plasmada en la Resolución Final de mérito.

5.2.3 LOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS NO CUENTAN CON CANTIDADESDE CADA UNO DE LOS RENGLONES DE TRABAJO A EJECUTAR NIPRECIOS UNITARIOS

Condición

En la revisión de los contratos administrativos de los once (11) eventos de:"Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracería, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento y limpieza desistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", seobservó que los Contratos Administrativos no cuentan con cantidades de cada uno delos renglones de trabajo a ejecutar ni sus precios unitarios.

Criterio

El Decreto No. 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, el Artículo 6, establece:"Precios Unitarios y Totales. Las ofertas y contratos que se presenten y/o suscriban,para el suministro de bienes y servicios, para la contratación de obras, debencontener el precio unitario de cada uno de los renglones que lo integran, expresadosen quetzales, tanto en número como en letras, cuando corresponda."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a quien corresponda, para que se realiceuna adenda a los once contratos de los eventos, para que se incluyan las cantidadesy precios unitarios de cada uno de los renglones de trabajo que forman parte delproyecto de mantenimiento. Además, debe tomar en cuenta que para todo contrato deobra, se deben incluir las cantidades y precios unitarios de cada uno de los renglonesde trabajo del proyecto.


e 4 8


5.2.4 NO SE ENCONTRÓ EL DOCUMENTO DE RESPALDO DONDE LA JUNTADE COTIZACIÓN REALIZÓ EL CÁLCULO DEL COSTO TOTAL OFICIALESTIMADO, PARA FIJAR LA FRANJA DE FLUCTUACIÓN DEL DIEZ PORCIENTO ARRIBA Y QUINCE POR CIENTO ABAJO

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", no se encontró el documento derespaldo donde la junta de cotización realizó el cálculo del costo total oficial estimado,para fijar la franja de fluctuación del diez por ciento arriba y quince por ciento abajo,para las ofertas que hayan cumplido con los requisitos fundamentales y que esténcomprendidas dentro de la franja del veinticinco por ciento arriba y abajo del costoestimado por la entidad, para la calificación de las ofertas.

Criterio

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, el Artículo 29, establece:"Integración del Precio Oficial. Tratándose de obras, después de la apertura de plicas,la Junta de Licitación calculará en definitiva el costo total oficial estimado que serviráde base para fijar la franja de fluctuación y lo dará a conocer de inmediato a losoferentes. Para este cálculo tomará el cuarenta por ciento (40%) del costo estimadopor la entidad interesada, al cual se sumará el sesenta por ciento (60%) del promediodel costo de las ofertas presentadas que cumplan con los requisitos fundamentales delas bases y que estén comprendidas dentro de la franja del veinticinco por ciento(25%) arriba y el veinticinco por ciento (25%) abajo del costo estimado por dichaentidad. Los límites máximos de fluctuación con respecto al costo total oficialestimado, se establecen en un diez por ciento (10%) hacia arriba y en un quince porciento (15%) hacia abajo. Los porcentajes indicados en más y en menos respecto alcosto total oficial estimado, darán la franja límite entre la cual deberán estarcomprendidas las ofertas para que sean aceptadas por las juntas para su calificación.Las ofertas recibidas que estén fuera de la franja establecida serán descalificadas. Elcosto estimado por la entidad interesada será aprobado por la autoridad administrativasuperior de dicha entidad, el cual debe darse a conocer después de la presentaciónde ofertas y antes de abrir la primera plica. De los errores que se detecten en elcálculo de este costo, serán responsables quienes lo elaboraron. Estas infraccionesse sancionarán de conformidad con lo dispuesto en los Artículo 83 y Artículo 87 de lapresente ley. En el acta que se levante deberán hacerse constar los extremos a quese refiere el presente artículo, en su orden."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a las Juntas de Cotización o Licitación,para que tomen en cuenta que para todo evento, apliquen lo que establece el Artículo


(' 4 9


29. Integración del Precio Oficial del Decreto No. 57-92, Ley de Contrataciones delEstado, para la recepción, calificación de ofertas y adjudicación del negocio.


Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", se encontraron deficiencias en laplanificación de los proyectos, ya que no se especifica lo siguiente: en qué consiste elmantenimiento que se realizará, no se indica cuáles son las causas por las cuales sehace necesario realizar la reparación de conexiones domiciliares en un númerosignificativo en cada evento, no se indica en qué consiste la rehabilitación decarreteras, etcétera.

Criterio

El Decreto No. 52-97, Ley de Contrataciones del Estado, el Artículo 20.Especificaciones Generales, Técnicas, Disposiciones Especiales y Planos deConstrucción, establece: "La autoridad superior velará porque las especificacionesgenerales, técnicas, disposiciones especiales o planos de construcción, seancongruentes o se ajusten al contenido de las bases y con las necesidades quemotiven la contratación. En el reglamento de esta ley se determinará todo lo relativo aesta materia."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación,para que tome en cuenta que, en todo evento de infraestructura, se realice una mejorplanificación de cada uno de los eventos, apegadas a las necesidades que son motivode la contratación, estableciendo para cada uno lo siguiente: a) Realizar un estudiopormenorizado de las necesidades de cada aldea; b) Que se incluya el dictamentécnico, elaborado por personal idóneo de la entidad que avala el proyecto y c) que secumpla con los normativos técnico y legal. Asimismo que se tome en cuenta larecomendación para todo evento, independientemente del tipo de proyecto.


Condición

Al revisar los expedientes de los once eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracería, mantenimiento desistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles y


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Contra eneraf de Cuentastoría Concurrente

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mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", se determinó la ausencia deespecificaciones técnicas en los eventos de cotización.

Criterio

Decreto No. 52-97, Ley de Contrataciones del Estado, en su artículo 18 establece:"Documentos de Licitación. Para llevar a cabo la Licitación Pública, deberánelaborarse, según el caso, los documentos siguientes: 1. Bases de Licitación, 2.Especificaciones Generales, 3. Técnicas, 4. Disposiciones especiales, y 5. Planos deconstrucción cuando se trate de obras."

El Artículo 42. Aplicación supletoria, establece: "Las disposiciones en materia delicitación, regirán supletoriamente en el régimen de cotizaciones en la que fuerenaplicables."

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal de Planificación,para que se tome en cuenta que en la planificación técnica de todo evento demantenimiento, se elaboren las especificaciones técnicas que correspondan.


e51


LEVANTAMIENTO FOTOGRAFICO

El levantamiento Fotográfico, corresponde a los eventos, de mantenimiento y limpiezade calles, mantenimiento y limpieza de sistema de drenajes y calles, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenajes, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracería y mantenimiento de sistemas de agua potable.

Foto No .1

Carretera de terracería de cabecera municipal aEncuentro Navajas, tramo transitable.

Foto No.2

Carretera de terracería de cabecera municipal aEncuentro Navajas, tramo deteriorado.

Foto No.3

Rehabilitación y mantenimiento carretera aldea ElCaulote, se observa tramo deteriorado.


052



Foto No.4

Rehabilitación y mantenimiento carretera de terraceríade Loma Tendida a Concepción Grande, tramotransitable.

Foto No .5

Rehabilitación y mantenimiento carretera de terraceríade aldea La Choleña a El Javillal, tramo transitable.

Foto No.6Mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles,aldea La Choleña, se observa la calle limpia.


P 5 3



Foto No.7

Rehabilitación y mantenimiento carretera de terracería decabecera municipal a El Carrizal, se observa en malestado pero transitable.

Foto No. 8

Mantenimiento de sistema de agua potable de Garibaldi,El Caulote, Pontezuelas y Loma Tendida, tanque dedistribución, se observó que su interior está limpio.

Foto No. 9

Mantenimiento de sistema de agua potable de aldea LaCholeña, se observó que el agua que se encuentra en suinterior está limpia.


e 5 4



Foto No. 10

Mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles,aldea La Choleña, se observa que trabajadoresmunicipales destapan un pozo de visita, para verificar suestado.

Foto No. 11

Mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles,aldea La Choleña, se observa que la limpieza del pozode visita, está pendiente.


UNIDAD DE PLANIFICACIÓN. Área Estedistica

No i sl (09. . zo /3

FORMA ÚNICAOE ESTADISTICA

1 DATOS GENERALES

1.1

1.2

1 3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.0

1.9

1.10

2

AORGANIZACION ENTIDAD, INSTITUCION, O FIDEICOMISO MUNICIPALIDA0 DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALAL ' r'.i CUFHTAS

t ,ENTIDAD A LA QUE PERTENECE MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO , '

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NuMERO. DE E uENTADANC IA .0 REGISTRG

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FECHA EMISION DE NOMBRAMIENTOISi

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CODIGO (Excluswo estadiefical -Ua enC—F-15', ...

Dla Mes Age Ola mes ano No MESES AUDITADOS

PERIODO AJDITALIC DEL 27 2 2012 / AL 19 4 1012

FECHA DE RPESENEACION A SIG

AUDITORIA 5 OBRA PUBUCA

2.1

2.2

TIPO DE AUDITORIA 0 COMISION Examen Especial de Fiscalización Preventiva

1

V

TIPO DE OBRA

Puentes

Pavonarnos

Eafipos Escoteres

Otros arafiolos

salon usos roohipIel

Const Y Mant Carretera

Instalaciones Deporaves

Sistema oe Agua Potable

Drenajeses

Alergia Electrica

Orms

'No.Obras Monto

TOTAL MONTO AUDITADO a 5,909,243.60

a -

O -

Saldo ameriuM Q O

Inmesos O - I O -

egresos Q 5,901243 50 O -

,,„...,.„,,,,,,,,„.,,,,,..,..x.„,„,0,,,,, O •

3 ACCIONES LEGALES Y ADMPASTRATIVAS O -

3.1

3.2

3.z

SANCIÓN 3 0 1.403.248 00

CantidadTipo de hallazgo

Monto an G. Fundamento Legal

I 2 0 1 050.000 00

CI C—

O -

01 6 0 3 455,995 50

TOTAL 11 0 5,909,243.50

'FORMULACIÓN DE CARGO *Si es más cal una obra agregar anexo

Tipo de hallazgoMonto en O. Fundamento Legal

6 0 AG Cantidad

Cl C Se realizó Examen Especial de Fiscalización Preventiva a los procesos con NOG5 - 2474204,2474093 2474069. 2474190, 2474174. 2474131. 2474123, 2474077. 2474220, 2474239,2476118 por un monto de 0 5,909,243.50, los cuales. al inicio del Examen, se encontraba enfase Registro del Contrato en la Contraloria General de Cuentas. de la etapa Selección yContralacion

0

DENUNCIA

Cantidad X11 Tipo de hallazgoMonto en O. Fundamento Legal

1 CI C

0

51 es búa de UNA SencIón. Fonnolsoló cargos o Denotare, agrega ercao •

4 PRESUPUESTO

Presupuesto Asignado O -

Modldcacicnes 1 ,-) C (-1 0

Vigente O -

Ejecutado O -

Poruevengar O -

7 NOMBRE, CARGO, FIRMA Y SELLO DE SUPERVISOR, COORDINADOR Y AUDITORES RESPONSABLES

NOMBRES CARGO Y SEL •

LO Smgo Nammoo Geo y Pec Ammor nAl,11111

-41111111n~11/ -1111/011 jel'1W-.-.4"-----_-^-111---~/1*. l•

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Supervisom de AmM orias Concomentes

Supervisor de Auartaie.Concurrenten

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TAL

Pagina 1 de 13

DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLIC O Formulario SR1

IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

.N MUNICIPALIDAD DE SAN JOSE DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA

I

Dirección da laEALjdrodAUditade

11 avenida, 2-05, zona 1 San Jose del Golfo departamento de Guatemala /

Na, De 73-1-44/ Tedéidnbadekt Entidad Auditade 16641-606616641-6225

Examen Especial de Fiscalización Preventiva 47del 27 de febrero al 16 de abril de 2013 n

DCGP-0042-2013 Np‹.'Cadá ate y Fecha I/

Lic Sergio Nazano Pac y Pac Lic Nelso Rudy Gonzalez Lopez e Ing. Jose Laurean Joaquin Quitruch/ Licda Marganta Ury Monterroso Escobar e Ing. Osms Moises Velasquez Fuentesi

. 0 Nombre del Responsable pfeceso NoCumplIde


6.1.1 EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, NO EXISTE ELPLAN OPERATIVO ANUAL -POA-Condición

En oficio de fecha 13 de marzo de 2013, la Comisión de Auditoría solocnoal Alcalde Municipal, el Plan Operativo Anual para verificar si en este, seencuentran contempladas las diferentes adquisiciones de los once (11)eventos de; "Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación ymantenimiento de carreteras de terraceria, mantenimiento de sistema deagua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje" en el Municipio de SanJosé del Golfo, Departamento de Guatemala. Según oficio sin número defecha 01 de abril de 2013, emitido por el Tesorero Municipal, se manifestóa la comisión de auditoria, que no existe el Plan Operativo Anual.

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de laAdministración Financiera Integrada Municipal, para que, antes del iniciodel ejercicio fiscal de cada año, realice la programación de forma técnica yde acuerdo a las políticas en la ejecución presupuestaria en todos los

Municipalidadque la Mucmalidad ejecute, los que deben reflejar las metassegún su finalidad; deberan contener la fecha, la cantidad, el personalresponsable y el recurso financiero, además tiene que estar autorizado porla máxima autoridad.

Señor Elzer Fodelono PalenciaMayen, Alcalde Municipal y Señonta

Velvet Madene Garrido Estrada,Directora de la AdmmistraciónFinanciera Integrada Municipal

X

6.1.2 LOS EXPEDIENTES ORIGINALES DE LOS EVENTOS NO SEENCUENTRAN ORDENADOS DE FORMA CRONOLÓGICA

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de 'Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterraceria, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje' en el Municipio de San Jose del Golfo. Departamentode Guatemala, se determono que la documentación no se encuentrafoliada.Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de laAdministración Financiera Integrada Municipal, que toda la documentaciónde respaldo de las operaciones financieras y administrativas de laMunicipalidad, se mantengan en archivos ordenados y foliados en formalógica.

Señor Elzer Fidelino PalenciaMayen, Alcalde Municipal y Señonta

Velvet Madene Garrido Estrada,Directora de la AdministraciónFinanciera Integrada Municipal

X

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DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICO Formulario SR1 IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

Nombre de la Enedad MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALADIng¿dóride laenfidT ad

Au chtade1. avenida, 2 05 zona 1 San Jose del Golto departamento de Guatemala

No. De Cuenteclancia' T3-1-4 6641 6068/6641-6225

Examen Espenal de Fiscalización Preventiva pedodo Atiditadol del 27 de febrero al 16 de abril de 2013

DCGP-0042-2013 No. Carta a 141 e) 'a y Feche 1 ---------

Lic. Sergio Nazano Pac y Pac Lic. Nelso Rudy Gonzalez Lopez e I g Jose Laureano Joaquin Oulyuch Licda. Margarita Ury Monterroso Escobar e Ing Osias Moises Velasquez Fuentes

. Con<fición yftec Nombre del Responeabl beervaelOnellRetdialrile Brocean No Cumplida

6.1.3 EN LAS BASES DE COTIZACIÓN, NO SE REQUIERE QUE LASEMPRESAS ADJUDICADAS, REALICEN EL TRÁMITE DE LABITÁCORA ANTE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterraceria, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje', en las bases de cotización no se solicita que lasempresas adjudicadas, realicen el trámite de la Bitácora ante la ContraloríaGeneral de Cuentas

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal dePlanificacion, para que exija a las empresas contratadas la realización deltramite correspondiente ante la Dirección de Infraestructura Publica, de laContraloría General de Cuentas, para la automación de los libros deBitácora para cada uno de los proyectos de mantenimiento y rehabilitación.

Señor Elzer Falehno PalenciaMayen, Alcalde Municipal y ArqJuan Carlos Yos Soto, Director

Municipal de Planificación

X

6.1.4 EL PRESUPUESTO DE CADA EVENTO ESTIMADO POR LAINSTITUCIÓN, NO CUENTA CON LA INTEGRACIÓN DE PRECIOSUNITARIOS DE CADA UNO DE LOS RENGLONES DE TRABAJO

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterraceria, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje", el presupuesto de cada evento, estimado por lainstitución, no cuenta con la integración de precios unitanos de cada unode los renglones de trabajo

Recomendación

Oue el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal dePlaniticadon, para que se tome en cuenta que en todo evento de licitacióno cotización, se adjunten a su expediente, la integración de los preciosunitanos de los renglones de trabajo. para que sirva de parámetro decomparación a las juntas de licitación en la calificación de ofertas, lo cualpermitirá que se obtenga la oferta apegada a los intereses de la entidad.

Señor Elzer Frdelino PalenciaMayen, Alcalde Municipal y Arq.Juan Callos Yos Solo, Director


X

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DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PUBLIC O Formulario SR1IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

Nombre de 16 Entidad MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALADireeción de laEntidadAtaBada

1. avenida, 2-05, zona 1 San Jose del Golfo departamento de Guatemala

NO. De Cuentadanda T3 1-4 Tewonea de la ad Auditada 16641-6068/6641-6225

Tine de Auditada Examen Especial de FiscalwaGon Preventiva Penodo Auditadoldel 27 de febrero el 16 de abril de 2013Mgmbignifent0 I. DCGP-0042 2013 No. Carta a la Gerencia y Fecha

.A,..„utmorriem''''''''

Lic Sergio Nazano Par y Pac, Lic. Nelso Rudy Gonzalez Lopez e I g Jose Laureano Joaquin Quiyuch Ucda. Marganta Ury Monlerroso Escobar e Ing. Ocias Moises Velasquez Fuentes

No. Conadbn YRee0 Nombre delRespenaableRealizada Procese Ne CtIMPlide

6.2 RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

6.2.1 EN LAS ACTAS DE RECEPCIÓN DE OFERTAS NO SE DEJÓCONSTANCIA DE LA RECEPCIÓN DE LAS GARANTÍAS DESOSTENIMIENTO DE OFERTA

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracena, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenare". en el Municipio de San José del Golfo, Departamentode Guatemala, se delennino, que la Junta de Cotización no dejo descritoen las Actas de Recepción de Ofertas Números del 01-2013 al 11-2013.suscritas con fechas 6, 7 y 8 de febrero de 2013, la Garantía deSostenimiento de Oferta de los participantes. No obstante, que la Junta deCotización, actuó de forma arbitrana e ilegal, dejaron constancia de lasanomalías contenidas en las Actas de Recepción de Ofertas.

Recomendación

Oue el Alcalde Municipal, instruya a las Juntas de Cotización y Licitación,para que en todos los eventos que realice la Municipalidad, en las Actasde Recepción se deje descrito el nombre de los proveedores participantesy las Garantías de Sostenimiento de Oferla con el valor y la Clase.consignados en las mismas, tal, como lo establecen las bases.

Señor Elzer Fideltno PalenciaMayen, Alcalde Municipal X

6.2.2 EN LAS BASES DE COTIZACIÓN Y EN LAS ACTAS DEADJUDICACIÓN NO SE DETALLAN LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de. 'Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras detenacena, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje" en el Municipio de San Jose del Golfo, Departamentode Guatemala. se comprobó que, la Junta de Cotización no detallo en lasActas de Adjudicación, Números del 01-2013 al 11-2013. suscritas confechas 8, 11 y 12 de febrero de 2013. los criterios de evaluación. Noobstante. que el Alcalde Municipal y la Junta de Cotización, actuaron deforma arbitraria e ilegal, dejaron constancia de las anomalías contenidasen las Actas de Adjudicamon

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DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICO Formulario SR1


Nombre de la Enóded MUNICIPALIDAD DE SAN JOSE DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA,Directión de leEntidadAucatada

1° avenida, 2-05 zona 1 San Jose del Golfo departamento de Guatemala

No. De Culentadancia T3-1-4 Tegdanoe de le Entidad Aodeada .....16641606816641-6225

Tipo de Auclitoria Examen Especial de Fiscalezamon Preventiva Periodo Audtadoldel 27 de febrero al 16 de abnl de 2013Nembnaniento DGGIE-0042-2013 No Carta e la Gemelzia y Fec11a -------

AUdiarGeberneMental Lm Sergio Nazano Pac y Pac, Lec Nelso Rudy Gonzalez Lopez e I g Jose Laurean Joaquin Chayuch supemsor boda Marganta Ury Monterroso Escobar e Ing Osias Moisés Velasquez Fuentes

No. Nombre detReaOdneable Obaer 4idOt1 eRealkeada Pro114so NoCtiMPOIAL

RecomendaciónQue el Alcalde Municipal. onstonya a las Juntas de Cotizaciones yLicitación, para que en lodos los eventos que realice la Municipalidad, enlas Bases de Cotización y en las Actas de Adjudicación, se dejendetallados los criterios de evaluación, con el objetivo de transparentar losprocesos de adjudicación.

Señor Elzer Fodelono PalenciaMayen, Alcalde Municipal X

6.2. 3 EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, NO EXISTE LAPROGRAMACIÓN DE NEGOCIACIONES -PDN-CondiciónEn oficio de fecha 13 de marzo de 2013, la Comisión de Auditoria solicitóal Alcalde Municipal, la Programación de Negociaciones -PDN-, con elobjetivo de verificar si en este, se encuentran contempladas lasadquisiciones de: "Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación ymantenimiento de carreteras de terracería. mantenimiento de sistema deagua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje" en el Municipio de SanJose del Golfo, Departamento de Guatemala Según oficio sin número defecha 01 de abril de 2013 emitido por el Tesorero Municipal, manifestó a lacomisión de auditoria, que no existe la Programación de Negociaciones -PDN-

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de laAdministración Financiera Integrada Municipal, para que, antes del iniciodel ejercicio fiscal de cada año, realice la programación de las compras yadquisiciones en todos los eventos que la Municipalidad ejecutara en eltranscurso del mismo, con el objetivo de transparentar todos los procesos.

Señor Elzer Fodelono PalenciaMayen, Alcalde Municipal y Señonta

Velvet Martene Garrido Estrada.Directora de la AdministraciónFinanciera Integrada Municipal

X

6.2.4 TRES MIEMBROS DE LA JUNTA DE COTIZACIÓN NO SONSERVIDORES PÚBLICOS EN FUNCIONESCondición

En oficio de fecha 13 de marzo de 2013, la Comisión de Auditoria solicitóal Alcalde Municipal, onfonnaaon relacionada con el personal que integro laJunta de Colación de los procesos de: "Mantenimiento y limpieza decalles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terraceria.mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento y limpieza desistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza de sistema dedrenaje" en el Municipio de San José del Golfo, Departamento deGuatemala: en respuesta a la información solicitada, se determinó que lostres (3) integrantes de la Junta. ya no trabajan en la Municipalidad, segúnconsta en las Actas Número 109-2012, 110-2012 ambas de fecha 13 dediciembre de 2012 y Acta Número 11-2013. de fecha 30 de enero de 2013,suscritas por la Encargada de Recursos Humanos. No obstante, que elAlcalde Municipal y la Junta de Cotización, actuaron de forma arbitraria eilegal, dejaron constancia del hecho en las actas mencionadas

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Nombre de la Entidad. MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALADIrec.~ de teEntidadAUcatada

11 avenida, 2-05, zona 1 San José del Golto departamento de Guatemala

NO. Cu cia T3-1-4 TOWPOPS de 111Enfided Auditeda 1664/-6068/6641-6225

Tipo da Auditoda Examen Especial de Fiscalización Preventivau

ReriadoAuditadoidei 27 de febrero al 16 de abril de 2013tiornisramiento DOGP-0042-2013 No, Calta.a fa Gerona y FInho 1AuditorGiro

mented Ló Sergio Nazano Pac y Pac, Lic. Nelso Rudy Gonzalez López e Ing. ose Laureano JoaquínOulyuch bcda MargaritaIlly Monterroso Escobar e Ing Osias Moises Velasquez Fuenles

No. y Nombro del ResponsableReaRutla

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, nombre al personal que trabaja en laMunicipalidad, para integrar las Juntas de Cotización y Licitación, en lodoslos eventos que efectúen: o bien solicite personal idóneo, a otrasdependencias del sector público que cuenten con experiencia en lamateria.

Señor Elzer Fidelino PalenciaMayen, Alcalde Municipal

X

6.2.5 LA JUNTA DE COTIZACIÓN FUE INTEGRADA POR MÁS MIEMBROSDE LOS REQUERIDOS POR LA LEY DE CONTRATACIONES DELESTADO

Condición

Mediante Acta Número 18-2010, con fecha 29 de abril de 2010, -vigente ala fecha-. se nombro a la Junta de Cotización, integrada por cinco (5)miembros, para la contratación de los once (11) eventos de:"Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento decarreteras de terracena, mantenimiento de sistema de agua potable.mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje". No obstante, que el Alcalde Municipal y laJunta de Cotización, actuaron de forma arbitraria e ilegal, dejaronconstancia de las anomalías contenidas en el Acta de Nombramiento de laJunta de Cotización.

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, cumpla con la normativa legal, la cual estableceque las Juntas de Cotización. deben ser integradas por tres (3) miembros yno por cinco (5)

Señor Elzer Fidelino PalenciaMunicipalMayen, Alcalde Municipal X

6.2.6 LOS PEDIDOS DE LOS EVENTOS AUDITADOS, NO SE APEGAN A LANORMATIVA LEGALCondición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de "Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracena, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje", en el Municipio de San Jose del Golfo. Departamentode Guatemala, no se encontraron los pedidos que dieron origen al eventode Cotización en el formulario correspondiente.

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal dePlanificación, para que antes de la formalización de la solicitud de lasLicitaciones y Colizactones, en todos los eventos que realice laMunicipalidad, debera contar con los pedidos de acuerdo a la normativalegal.

Señor Elzer Fidelino PalenciaMayen, Alcalde Municipal y Arq.Juan Carlos Yos Soto. Director


X

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Nombre de le Entiftard MUNICIPALIDAD DE SAN JOSE DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALADirección de taEutkiedAuatade

1• avenida, 2-05, zona 1 San Jose del Golfo departamento de Guatemala

14°' De C ntedenc'e"e T3.1-4

Telef de Entidad Aud 6641-6068/6641-6225

Ttpo I Examen Especial de Fiscalizacion Preventiva Penado AuditOdo del 27 de febrero al 16 de abril de 2013

Nombramiento DGGP-0042-2013 No Ca .e a y F

/1/414111/GebernaMentat

Lic. Sergio Nazano Pac y Pac, tdc Nelso Rudy Gonzalez Lopez e Ing. Jose Laureano Joaquín Quiyuch Ideda Marganta Ury Monterroso Escobar e Ing Osias Moises Velásquez Fuentes

Nombre del Respaembla ObeervaclOneeRealizada P No'Cumppda

6.2.7 FALTA DE CONSTANCIA DEL REGISTRO DE PROVEEDORES DELSISTEMA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADODE GUATEMALA -GUATECOMPRAS-

Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: 'Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterraceria, mantenimiento de sistema de agua potable. mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje", en el Municipio de San Jose del Golfo, Departamentode Guatemala, se estableció que no se encuentran las Constancias delRegistro de Proveedores del Sistema de Contrataciones y Adquisicionesdel Estado de Guatemala -GUATECOMPRAS-, donde conste que estanhabilitados como proveedores del Estado. No obstante, que el AlcaldeMunicipal y la Junta de Cotización, actuaron de forma arbitrara e ilegal,dejaron constancia del hecho illcdo.

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, instruya a las Juntas de Cotización y Licitación,para que en todos los eventos que realice la Municipalidad, se cumpla conlos requisitos que establece la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento.


X

6.2.8 LOS CONTRATOS SUSCRITOS DE LOS EVENTOS AUDITADOS NOSE PUBLICARON EN GUATECOMPRAS

Condición

Al ingresar al Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado deGuatemala -GUATECOMPRAS-, se verificó que los contratos números del01-2013 al 11-2013. suscritos con fecha 14 de febrero de 2013, entre laMunicipalidad y las empresas Construcciones Villas del Oeste. S. A.,Planes Avanzados de la Construcción, S. A., San Rafael Construcciones,S A y Constructora la Libertad, de los eventos de: "Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracena, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje", en el Municipio de San Jose del Golfo. Departamentode Guatemala, no se encuentran publicados en dicho sistema

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de laAdministración Financiera Integrada Municipal, a efecto de que cumplancon los requisitos que establece la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento.

Señor Elzer Fidelino PalenciaMayen, Alcalde Municipal y Señorita


X

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DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICO

Formulario SR1


Nombrede Iá Entidad MUNICIPALIDAD DE SAN JOSE DEL GOLFO. DEPARTAMENTO DE GUATEMALADimoción de leEntbitdAuchtada

1° avenida, 2-05 zona 1 San Jose del Golto departamento de Guatemala

NO. Dol Cuentedancia T3-1-4 Telékatee dala EnBddd AUditada 6641-6068/6641-6225

Tipo de Auditola Examen Especial de Fiscalización Preventiva Periodo Audaado del 27 de febrero al 16 de abril de 2013DOGP-0042-2013 No. Carta a la Gereaaa y Fecha

AiIDaÓr -- Lic. Sergio Nazano Pac y Pac, Lic. Nelso Rudy Gonzalez López e Ing. Tose Laureano Joaquin Quiyuch Supervisor Licda. Marganta Ury Monterroso Escobar e Ing. Osias Motses Velasquez Fuentes

Nombra del Reso ble CtbsereacIonesPomao No Cu de

6.2.9 NO EXISTE CONSTANCIA DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIAPARA EJECUTAR LOS ONCE (11) EVENTOS ANTES DESCRITOS

Condición

En oficio de fecha 13 de marzo de 2013, la Comisión de Auditoria solicitóal Alcalde Municipal, la constancia de le disponibilidad presupuestana parala ejecución de los eventos: "Mantenimiento y limpieza de calles,rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terraceria, mantenimientode sistema de agua potable, mantenimiento y limpieza de sistema dedrenaje y calles y mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", en elMunicipio de San Jose del Golfo. Departamento de Guatemala, de la cualno se obtuvo respuesta.

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de laAdministración Financiera Integrada Municipal, que para todos los eventosque ejecute la Municipalidad, debe ser respaldado con la partidapresupuestaria y la constancia de disponibilidad presupuestaria, a efectode que cumplan con los requisitos que establece la Ley de Contratacionesdel Estado y su Reglamento y la Ley del Presupuesto General de Ingresosy Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2013.

Señor Elzer Fidelino PalenciaMayen, Alcalde Municipal y Señorita


X

6.2.10 LAS ACTAS DE APROBACIÓN DE LAS ADJUDICACIONES NOFUERON PUBLICADAS EN GUATECOMPRASCondición

Al ingresar al Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado deGuatemala -GUATECOMPRAS-, se verificó que en el mismo, no seencuentran publicadas las resoluciones de las Aprobaciones de lasAdjudicaciones de los once (11) eventos de: "Mantenimiento y limpieza decalles. rehabilitación y mantenimiento de carreteras de terraceria,mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento y limpieza desistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza de sistema dedrenaje", en el Municipio de San Jose del Golfo, Departamento deGuatemala

Recomendación

Que el Alcalde Municipal, gire instrucciones a la Directora de laAdministración Financiera Integrada Municipal, a efecto de que cumplancon los requisitos que establece la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento.

Señor Elzer Fidelono PalenciaMayen, Alcalde Municipal y Señorita

Velvet Madene Garrido Estrada,Directora de la AdministracoonFinanciera Integrada Municipal

X

Cleale

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DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICO Formulario SRI


NOmbre de fe Entidad MUNICIPALIDAD DE SAN JOSE DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALADinscción de laEntidad:.Auckada

1' avenida, 2 - 05 zona 1 San Jose del Golfo departamento de Guatemala

No De eaamsdarrda., T3-1-4 Teléfonos de le Entided Auditad9 . . 16641-6068/6641-6225

Tipa de Audlhefa Examen Especial de Fiscalización Preventiva Penado Auclazdoldel 27 de febrero al 16 de abril de 2013Nombelffiliento DCGP -0042 - 2013 NO. Carta a la Gerencia y PecheAudliorGWIensznentol

` Loc Sergio Nazano Pac y Pac, Lic. Nelso Rudy Gonzalez Lopez e I g Jose Laurean Joaquín Quiyuch licda Marganta Ury Monterroso Escobar e Ing Osias Morses Velasquez Fuentes

Nombra del Reeponaa SItuadón clonesRealiaada Proceso Nb C41nPIWe

6.2.11 LAS ACTAS DE APROBACIÓN DE LAS ADJUDICACIONES, NOFUERON SUSCRITAS POR EL ÓRGANO COMPETENTECondición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterraceria, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje", en el Municipio de San Jose del Golfo. Departamentode Guatemala, se estableció que las Actas de Aprobación de lasAdjudicaciones, Números del 01-2013 al 11-2013, suscritas con fechas 6.7 y 8 de febrero de 2013, no fueron suscritas solamente por el alcalde dela Municipalidad de San José del Golfo, como lo establece la Ley deContrataciones del Estado, sino también por el Concejo Municipal.

RecomendaciónQue el Alcalde Municipal, asuma la función que delega la Ley deContrataciones del Estado, corno signatano de las actas de Aprobacion delas Adjudicacrones


X

6.2.12 LOS CONTRATOS NO CONTIENEN LA CLÁUSULA RELATIVA ALCOHECHOCondiciónAl revisar los expedientes de los once (11) eventos de: 'Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracería, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje", en el Municipio de San José del Golfo, Departamentode Guatemala, se estableció que los contratos Números del 01-2013 al 11-2013, suscritos con fechas 14 de febrero de 2013, no contienen la clausularelativa al cohecho.

RecomendaciónQue el Alcalde Municipal y la Directora de la Administración FinancieraIntegrada Municipal, cumplan con los requisitos que establece el AcuerdoMinisterial 24-2010, del Ministerio de Finanzas Publicas.

Señor Elzer Frdelmo PalenciaMayen, Alcalde Municipal y Señonta


X

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Formulario SR1


Nombre ole {11 ad MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALAA

1° avenida. 2495 zona 1 San Jose del Golfo departamento de Guatemala

No. De CllanL n T3 1-4 Talófonon de l9 EntidadA 6641-6068/6641-6225

dl Examen Especial de Fiscalización Preventiva Reddde Aud11841Dl del 27 de febrero al 16 de abril de 2013

NoMbrombento DEGP-0042-2013 Na. CartealaGerendayFecha IAudhoratemta L c Sergio Nazano Pac y Pac, Lic. Nelso Rudy Gonzalez López e Ing. JOSe Laureano Joaquín Ouiyuch SdPeMlsor bcda Marganta Ury Monterroso Escobar e Ing. Osias Momes Velasguez Fuentes

NO.. Confficián y Recomeodabibn N Obsentaelonas

6.2.13 LAS ACTAS DE APROBACIÓN DE ADJUDICACIÓN DE LOS EVENTOSIDENTIFICADOS CON LOS NOG 2474220 Y 2476118, FUERONSUSCRITAS ANTES DE QUE LA JUNTA DE COTIZACIÓNSUSCRIBIERA LAS ACTAS DE ADJUDICACIÓNCondición

Se comprobó que el Acta de Adjudicación de Obra Número 09-2013, defecha 11 de febrero de 2013, fue suscrita por la Junta de Cotizaciónnombrada para el efecto, en reunión celebrada a las 14:00 p. m. y el Actade Aprobación de Adjudicación Número 09-2013, de fecha 11 de febrerode 2013, fue conocida por el alcalde municipal a la 11:30 a.m. y firmadaveinte minutos despues

Además, se comprobo que el Acta de Adjudicación de Obra Número 11-2013, de fecha 12 de febrero de 2013, fue suscrita por la Junta deCotización nombrada para el efecto y el Acta de Aprobación deAdjudicación Número 11-2013, fue suscrita el 11 de de febrero de 2013.

Por lo anteriormente descrito, se comprobó que las Actas de Aprobaciónde Adjudicación fueron suscritas, antes de que la Junta de Cotizaciónsuscribiera las Actas de Adjudicación respectivas.

RecomendaciónQue el Alcalde Municipal, cumpla con lo estipulado en la Ley deContrataciones del Estado y no proceda a aprobar las adjudicaciones,antes de que la Junta de Cotización suscriba el Acta de Adjudicacióncorrespondoente

Señor Elzer Fidelino PalenciaMayen, Alcalde Municipal X

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Ntimbredala Entidad'. MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALADheaSóil cle 10Entidadmotkida

1° avenida, 2-05 zona 1 San Jose del Golio departamento de Guatemala

T3-1-4 Táláfanaa tie la EntidadAudikade 1 6641-6068/6641-6225

Examen Especial de Foscalcamon Preventiva Txeadde AWptt*dH del 27 de febrero al 16 de abril de 2013

110Mbhtliftdiffig . " DCGP-0042-2013 No. Cárta á la Gerencia y Fecha 1AüdHwG Lc Sergio Nazano Pac y Pac, Lic. Nelso Rudy Gonzalez Lopez e I g Jose Laureano Joaquín Coyuch Licita. Margarita Ury Monterroso Escobar e ing Osms Moisés Velasquez Fuentes

Na, Cardldón y Rec Nombre R p neable No C a6.2.14 DEFICIENCIAS TÉCNICAS EN PLANOS DE LOCALIZACION DE

EVENTOS DE MANTENIMIENTO ASI COMO LA FALTA DE PLANOSDE CONSTRUCCIÓN PARA LOS LUGARES DONDE SE NECESITAREHABILITACIÓNCondiciónAl revisar los planos que forman parte de los expedientes de los once (11)eventos de: "Mantenimiento y limpieza de calles, rehabilitación ymantenimiento de carreteras de terracena, mantenimiento de sistema deagua potable, mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles ymantenimiento y limpieza de sistema de drenaje", se constató que tienendeficiencias técnicas en planos de localización de eventos demantenimiento y limpieza de sistemas de drenajes, mantenimiento desistemas de agua potable, mantenimiento y limpieza de calles yrehabilitación y mantenimiento de carreteras de terracena, así como lafalla de planos de construcción de los lugares donde se necesitarehabilitación, ya que los mismos carecen de información importante, puesno tienen referenciales para la rehabilitación y mantenimiento decarreteras, tales como transversales existentes, cunetas, desfogues deaguas pluviales, secciones transversales de estacionamientos donde esprioritario el mantenimiento y la ubicación exacta de los lugares donde senecesita la rehabilitación de la carretera y sus planos de construccióncorrespondientes. Para el mantenimiento y limpieza de drenajes, tampocose tienen referenciales, tales como localización y profundidad de pozos devisita, puntos de desfogue, longitudes, clases y diámetros de tubería,ubicación y cantidad de candelas domiciliares, etcétera. Para elmantenimiento y limpieza de calles, no se cuenta con la ubicación debordillos, no se tiene información de longitudes y anchos de calles ylongitud total de calles y bordillos, etcétera. Para el mantenimiento de lossistemas de agua potable, no se tiene información de longitud total, clase ydiámetros de tubería, localización y cantidad de acometidas domiciliares,circuitos, localización de pozos de abastecimiento de agua y los sistemasde bombeo. etcéteraRecomendaciónQue el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal dePlanificación, para que se proceda a la elaboración del juego completo deplanos de localización para los seis proyectos, de mantenimiento y losplanos de construcción para los cinco proyectos de rehabilitación ymantenimiento, los que deben incluir toda la información técnica necesariay suficiente, con el propósito que la empresa contratada realice lostrabajos de acuerdo a los renglones de trabajo y apegados a lasespecificaciones técnicas establecidas en dichos planos

Señor Elzer Fidelino PalenciaMayen, Alcalde Municipal y ArqJuan Carlos Vos Soto, Director


X

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Formulario SR1


Nombredele Enttded MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO. DEPARTAMENTO DE GUATEMALADITeMión de laEmeedAucktade

1. aven da, 2-05, zona 1 San Jose del Golfo departamento de Guatemala

No. De Ctientadancie 73-1-4 TNéfonoa de IR Enlid AIWBade 16641-6068/6641-6225

Tido d, Examen Especral de EiscalizacIon Preventiva Peficbb k cbldel 27 de febrero al 16 de abril de 2013,DCGP-0042-2013 No. Carta a te Gerencla y Feche 1

3loc Sergio Nazano Pac y Pac Loc Nelso Rudy Gonzalez Lopez e I g Jose Laureano Joaquín Canyuch

Gmbernydadtd Locda Margarita Ury Monterroso Escobar e Ing Osas Moises Velasquez Fuentes

No. Condición y.Recomandsciát Nombra del onsable onProceso No cumplida


CondiciónAl revisar los expedientes de los once (11) eventos de: "Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracería, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje", no se encontró la Resolución Final de aprobación delinstrumento de evaluación ambiental, presentado por el proponente de losproyectos de mantenimiento, emitido por el Ministerio de Ambiente yRecursos Naturales -MARN-RecomendaciónQue el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal dePlanificación, para que se realice el instrumento de evaluación ambiental acada uno de los eventos y se presente ante el Ministerio de Ambiente yRecursos Naturales -MARN-, para su aprobación y se obtenga laResolución Final correspondiente. Además, debe tomar en cuenta que,previo al inicio de todo evento de mantenimiento de todo proyecto deinfraestructura, debe realizarse el instrumento de evaluación ambiental ypresentarlo ante el MARN y obtener su aprobación, plasmada en laResolución Final de mérito.

Señor Elzer Fidelino PalenciaMayen, Alcalde Municipal y ArqJuan Cados Yos Soto, Director


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6.2.16 LOS CONTRATOS ADMINISTRATIVOS NO CUENTAN CONCANTIDADES DE CADA UNO DE LOS RENGLONES DE TRABAJO AEJECUTAR NI PRECIOS UNITARIOSCondición

En la revisión de los conlratos administrativos de los once (11) eventosde: "Mantenimiento y limpieza de calles. rehabilitación y mantenimiento decarreteras de terraceria, mantenimiento de sistema de agua potable.mantenimiento y limpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje", se observo que los ContratosAdministrativos no cuentan con cantidades de cada uno de los renglonesde trabajo a ejecutar ni sus precios unitarios.

RecomendaciónQue el Alcalde Municipal, gire instrucciones a quien corresponda, para quese realice una adenda a los once contratos de los eventos, para que seincluyan las cantidades y precios unitarios de cada uno de los renglonesde trabajo que forman parte del proyecto de mantenimiento. Ademas, debetomar en cuenta que para todo contrato de obra, se deben incluirlascantidades y precios unitarios de cada uno de los renglones de trabajo delproyecto

Señor Elzer Fidelino PalenciaMayen, Alcalde Municipal X

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DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLIC O

Formulario SR1


Nombre de laEntterad MUNICIPALIDAD DE SAN JOSE DEL GOLEO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALADitección de teFogóadAtdiade

11 avenida, 2-05 zona 1 San Jose del Golto departamento de Guatemala

No. De CuentatlañGla : T3-1-4 TeIefOnos de 10 6641-6068/6641-6225

Tipo de Auditoría Examen Especial de Eiscaltzacon Preventiva periodo Audl1ad01 del 27 de febrero al 16 de abril de 2013NombmllNINdA DGGP-0042-2013 No Celta e la Gerenelay Fecha 1

ZAuditor i , Lic Sergio Nazano Pac y Pac, Lic Nelso Rudy Gonzalez Lopez e Ing Jose Laurean Joaquin Oulyuch Licda Marganta Ury Monterroso Escobar e Ing Osias Mrases Velasquez Fuentes

ReconruMaclón Nombre del Re,poneebleRsalI de P

-Opwrvaciona

6.2.17 NO SE ENCONTRÓ EL DOCUMENTO DE RESPALDO DONDE LAJUNTA DE COTIZACIÓN REALIZÓ EL CÁLCULO DEL COSTO TOTALOFICIAL ESTIMADO, PARA FIJAR LA FRANJA DE FLUCTUACIÓN DELDIEZ POR CIENTO ARRIBA Y QUINCE POR CIENTO ABAJOCondiciónAl revisar los expedientes de los once (11) eventos de :"Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterraceria, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje", no se encontró el documento de respaldo donde lajunta de cotización realizó el cálculo del costo total oficial estimado, parafijar la franja de fluctuación del diez por ciento amba y quince por cientoabajo, para las ofertas que hayan cumplido con los requisitosfundamentales y que estén comprendidas dentro de la franja delveinticinco por ciento arriba y abajo del costo estimado por la entidad, parala calificación de las ofertas.RecomendaciónQue el Alcalde Municipal, gire instrucciones a las Juntas de Cotización oLicitación. para que tomen en cuenta que para todo evento, apliquen loque establece el Articulo 29. Integración del Precio Oficial del Decreto No.57-92. Ley de Contrataciones del Estado, para la recepción, calificación deofertas y adjudicación del negocio

Senor Elzer Fodelono PalenciaMayen, Alcalde Municipal X


Condición

Al revisar los expedientes de los once (11) eventos de. "Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterracena, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje", se encontraron deficiencias en la planificación de losproyectos, ya que no se especrfica lo siguiente: en que consiste elmantenimiento que se realizará, no se indica cuales son las causas por lascuales se hace necesario realizar la reparación de conexiones domiciliaresen un número significativo en cada evento. no se indica en que consiste larehabilitación de carreteras, etcétera

RecomendaciónQue el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal dePlanificación, para que tome en cuenta que, en todo evento deinfraestructura, se realice una mejor planificación de cada uno de loseventos, apegadas a las necesidades que son motivo de la contratación,estableciendo para cada uno lo siguiente: a) Realizar un estudiopormenorizado de las necesidades de cada aldea: b) Que se incluya eldictamen técnico, elaborado por personal idóneo de la entidad que avala elproyecto y c) que se cumpla con los normativos técnico y legal. Asimismoque se tome en cuenta la recomendación para todo evento,independientemente del tipo de proyecto

Señor Elzer Fodelono PalenciaMayen, Alcalde Municipal y ArqJuan Carlos Yos Soto, Dorector


X

Lugar y Fecha

Lic. Sergio NaAuditor

• • umn Quiyuchntal

unjo de 2013

04,E GSN ER4

o,v-

.teAUDITOR

GUBERNAMENTAL

EMALA , C

Ing

Elzer Fidelino Palencia MayenAlcalde Municipal

Mun lidadde• a del Golfo

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Formulario SR1


Nombre de la Enlida4 MUNICIPALIDAD DE SAN JOSE DEL GOLFO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALADi accioo de laEntidedAoditada

1. avenida, 2-05 zona 1 San Jose del Golfo departamento de Guatemala

No. Dé QUentadan T3-1-4 Inief000s de la Entidad' 6641-6068/6641-6225

TglodeA4dltóda Examen Especial de Fiscakzacon Preventiva PetgdoAWlfad 4 del 27 de febrero al 16 de abril de 2013

NOManarnaata - DCGP-0042-2013 No. Gaita a iaAuditot Guberteederke

Lic. Sergio Nazano Pac y Pac, L IC. Nelso Rudy Gonzalez López e Ing. Jose Laureano Joaquín Quiyuch Supemsor bcda Marganta Ury Monterroso Escobar e Ing. Osias Moises Velasquez Fuentes

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Condición

Al revisar los expedientes de los once eventos de: "Mantenimiento ylimpieza de calles, rehabilitación y mantenimiento de carreteras deterraceria, mantenimiento de sistema de agua potable, mantenimiento ylimpieza de sistema de drenaje y calles y mantenimiento y limpieza desistema de drenaje", se determino la ausencia de especificacionestécnicas en los eventos de cotización.

RecomendaciónQue el Alcalde Municipal, gire instrucciones al Director Municipal dePlanificación, para que se tome en cuenta que en la planificación tecnicade todo evento de mantenimiento, se elaboren las especificacionestécnicas que correspondan.

Señor Elzer Frdelono PalenciaMayen, Alcalde Municipal y AnjJuan Carlos Yos Soto, Director

Municipal de P/anrficaménY\

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INFORME DEL EXAMEN ESPECIALDE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA

DE ADQUISICIONES PÚBLICAS

ENTIDADMUNICIPALIDAD DE GUATEMALA, GUATEMALA

PERIODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 8 DE MARZO DE 2013 AL 2 DE ABRIL DE 2013

Guatemala, abril de 2013


Guatemala, 22 de abril de 2013

SeñorÁlvaro Enrique Arzú IrigoyenAlcalde MunicipalMunicipalidad de Guatemala, GuatemalaPresente


En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe del ExamenEspecial de Fiscalización Preventiva realizado por los auditores gubernamentalesque oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidadcon el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables del contenido yefectos legales del mismo.

Sin otro particular, atentamente.

Lic. SergioSubcontral

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ENTIDADMUNICIPALIDAD DE GUATEMALA, GUATEMALA

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 8 DE MARZO DE 2013 AL 2 DE ABRIL DE 2013

Guatemala, abril de 2013

ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencial

1. Información General del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva 11.1 Base Legal 11.2 Función 11.3 Equipo de Auditoría 11.4 Unidad Ejecutora del Proceso de Adquisición 11.5 Descripción del Objeto del Examen 11.6 Estado de Avance del Proceso Fiscalizado 2

2 Fundamento Legal del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 2

3 Objetivos del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 33.1 General 33.2 Específicos 4

4 Alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 4

5 Comentario y Conclusión 55.1 Comentario 55.2 Conclusión 5

Resultados del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 56.1 Relacionados con el cumplimiento a leyes y regulaciones 66.2 Observaciones y recomendaciones 7

Autoridades de la Entidad durante el Proceso Fiscalizado 8

8. Comisión de Auditoría 8

AnexosNombramiento No. DCGP-0043-2013, de fecha 22/02/2013Forma Única de EstadísticaFormulario SR1

el Examen Especial de Fiscalización Preventiva es elrtha Elizabeth Estrada Carrillo; supervis el

arrillo.N ER4

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AUDITOR

qUBERNAMENTALLicda. Ma abe strada

Auditor GubernamentalI A /.A.

Cauroncurrente

e Cuentas

El persosiguielicenci

que ree: licenciadado Pedro Esquivel

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RESUMEN GERENCIAL

Guatemala, 22 de abril de 2013

SeñorÁlvaro Enrique Arzú IrigoyenAlcalde MunicipalMunicipalidad de Guatemala, GuatemalaPresente


Los Auditores Gubernamentales designados de conformidad con el nombramientoNo. DCGP-0043-2013, de fecha 22 de febrero de 2013, han efectuado ExamenEspecial de Fiscalización Preventiva en la Municipalidad de Guatemala, Guatemala,con el objetivo de verificar el proceso de: "Servicio de refacciones para eventosprotocolarios que se realizan en la Municipalidad de Guatemala".

El alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, realizada durante losdías del 8 de marzo al 2 de abril de 2013, abarcó la evaluación del proceso de:"Servicio de refacciones para eventos protocolarios que se realizan en laMunicipalidad de Guatemala", con NOG 2432471, por un monto total deQ803,250.00; el cual se encontraba en la fase de Suscripción y Aprobación delContrato, correspondiente a la etapa de Selección y Contratación; y, comoresultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen sermencionados: dos (2) relacionados con el Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables; y una (1) observación; los cuales se encuentran en detalle en el informecorrespondiente.


www.confralorla.gob.gt

cp.Contraloría General de Cuentas 1 Juntos por una Guatemala honesta y transparente


1.1 Base Legal

Acuerdo número A-006-2012 de la Contralora General de Cuentas, emitido el 23 de enerode 2012.

1.2 Función

Según el Artículo 1. del Acuerdo A-006-2012, el departamento de Auditorías Concurrentestiene como función principal practicar auditorías concurrentes en cualquier proceso decontratación de bienes, suministros, obras y servicios de los Organismos del Estado,entidades descentralizadas, entidades autónomas, unidades ejecutoras, municipalidades yempresas públicas estatales o municipales y demás instituciones que conforman el sectorpúblico no financiero.

1.3 Equipo de Auditoría

Según nombramiento No. DCGP-0043-2013, de fecha 22 de febrero de 2013, emitido porel licenciado Walter Osmar Argueta, Director de Calidad de Gasto Público, con Visto Buenodel licenciado Sergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad de Gasto Público,ambos de la Contraloría General de Cuentas; la comisión de auditoría estuvo conformadapor la licenciada Martha Elizabeth Estrada Carrillo y supervisada por el licenciado PedroEsquivel Carrillo.

La fiscalización se realizó durante los días del 8 de marzo al 2 de abril de 2013, en lasinstalaciones de la Municipalidad de Guatemala, Guatemala, ubicadas en la 21 calle 6-77,Zona 1, Palacio Municipal, Centro Cívico, Ciudad de Guatemala.

1.4 Unidad Ejecutora de los Procesos de Adquisición

La Unidad Ejecutora de los procesos de adquisición objeto de la auditoría, es laMunicipalidad de Guatemala, Guatemala, con Cuentadancia No. T3-1-1.

1.5 Descripción del objeto del Examen

El objeto fue revisar el proceso de: "Servicio de refacciones para eventos protocolarios quese realizan en la Municipalidad de Guatemala", con NOG 2432471, por un monto total deQ803,250.00; el cual fue adjudicado a la empresa: SHICK CAFÉ, propiedad del señor JoséEduardo Salazar Melgar.

Los recursos considerados para el proceso de adquisición, provienen del PresupuestoGeneral de Ingresos y Egresos de la Municipalidad de Guatemala, Guatemala,correspondiente al período 2013.

Municipalidad de Guatemala, Guatemala Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva


1.6 Estado de Avance de los Procesos Fiscalizados

A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la fase de Suscripción y Aprobación delContrato, correspondiente a la etapa de Selección y Contratación.





También están sujetos a su fiscalización los contratistas de obras públicas y cualquierpersona nacional o extranjera que, por delegación del Estado, reciba, invierta o administrefondos públicos, en lo que se refiere al manejo de estos.


Artículo 6. Aplicación del control gubernamental. "La Contraloría General de Cuentas,normará lo relativo a las actividades técnicas que ejercerán las unidades de auditoríainterna de los organismos, instituciones y entidades del Estado. Además, para ejercer elcontrol externo posterior o concurrente, diseñará e implementará un sistema de auditoríag ernannental, que con un enfoque de auditoría integral, examine y evalúe las actividades/fo

dministrativas financieras y de gestión de los organismos, entidades y personas a que serefiere el artículo 2 de la presente Ley, cuyos alcances, normas y procedimientos seestablecerán en el reglamento de esta Ley."

11? Municipalidad de Guatemala, Guatemala Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva


Artículo 7. Acceso y disposición de información. "Para el fiel cumplimiento de su función, laContraloría General de Cuentas, a través de sus auditores, tendrá acceso directo acualquier fuente de información de las entidades, organismos, instituciones,municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de lapresente Ley."


Artículo 15. Aplicación del Control Externo Gubernamental. "Aplicación de control externogubernamental. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley, la Contraloríapara realizar la actividad de control externo, diseñará, implementará y mantendrá unsistema de auditoría gubernamental, que permita, a través de distintos tipos de auditoría,realizar exámenes objetivos y sistemáticos practicados en forma posterior a la ejecución delas operaciones de las entidades sujetas a control, según el artículo 2 de la Ley. LaContraloría, adoptará todas las medidas necesarias para la emisión, divulgación, aplicacióny revisión periódica del sistema de auditoría gubernamental, de las normas de auditoríagubernamental y las respectivas guías de auditoría que establecerán el alcance y losprocedimientos."

Decreto número 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado ysus Reformas y Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado.


Resoluciones del Ministerio de Finanzas Públicas relacionadas con las normas para el usodel Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado-GUATECOMPRAS-.


3.1 General

11( Evaluar de manera oportuna si el control interno relacionado con las adquisiciones, en laetapa y fases correspondientes, contribuyen a que las mismas se lleven a cabo parasatisfacer razonablemente, en tiempo y forma, las necesidades que las motivaron.


4


3.2 Específicos

Evaluar la aplicación y existencia de procedimientos o actividades de control quecontribuyan a brindar seguridad razonable, tanto para los procesos auditados como paraotros procesos de adquisición, de que los mismos contribuyen a:

i. Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes.Contribuir con la transparencia del proceso.Lograr una adecuada segregación de funciones.Otorgar transparencia al proceso de apertura y revisión del contenido de plicas.Asegurarse que las empresas cuenten con la capacidad técnica y económica.Plasmar, demostrar y justificar mediante documento oficial, la decisión deadjudicación a la que arribó la Junta.

vii. Revisar la forma legal del contrato a suscribirse.


En función del estado de avance en que se encontró el proceso de: "Servicio derefacciones para eventos protocolarios que se realizan en la Municipalidad de Guatemala",con NOG 2432471; al momento del inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva,el alcance del mismo contempló la evaluación de las fases descritas a continuación,correspondientes a la etapa de Selección y Contratación:

Segregación de FuncionesPublicación del AvisoAclaraciones y ModificacionesJunta de LicitaciónPresentación y Recepción de PlicasApertura de PlicasGarantía de Sostenimiento de OfertasEvaluación de PlicasActa de AdjudicaciónAprobación de la adjudicaciónNotificación de ResultadosGarantía de Cumplimiento de ContratoElaboración del ContratoSuscripción y Aprobación del Contrato

El cumplimiento de los resultados contenidos en el informe del Examen Especial deFiscalización Preventiva, serán sujetos de seguimiento por parte de una auditoría posterior,la que de acuerdo con las leyes y normas vigentes y después de ser discutidos con losresponsables, podrá aplicar las acciones legales y administrativas que los casos ameriten,de conformidad con la normativa interna establecida por la Contraloría General deCuentas.


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COMENTARIO Y CONCLUSIÓN

5.1 Comentario

La Comisión de Auditoría, en el desarrollo del Examen Especial de Fiscalización Preventivaal proceso: "Servicio de refacciones para eventos protocolarios que se realizan en laMunicipalidad de Guatemala", con NOG 2432471; como resultado del trabajo realizado sedetectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados: dos (2) relacionados conel Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables y una (1) Observación.

5.2 Conclusión

El proceso de: "Servicio de refacciones para eventos protocolarios que se realizan en laMunicipalidad de Guatemala", con NOG 2432471; al momento de inicio del ExamenEspecial de Fiscalización Preventiva, se encontraba en la fase de la Suscripción yAprobación del Contrato, correspondiente a la etapa de Selección y Contratación, fuerealizado razonablemente de acuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto57-92, su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92 y sus Reformas y las NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, excepto por los resultados que se presentanen este informe.

La Comisión de Auditoría presenta los resultados del trabajo realizado a efecto degarantizar la eficiencia, eficacia y calidad del gasto público; sin embargo, todas lasdecisiones administrativas, técnicas y legales respecto a los procesos auditados sonresponsabilidad de las autoridades de la Municipalidad de Guatemala, Guatemala.

RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA

Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia del proceso examinado, se traslada copia del presente informe a la Direcciónde Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, para que ésta, deacuerdo a sus funciones y como responsable de la evaluación de la ejecuciónpresupuestaria incluya dentro de su muestra los procesos de adquisición auditados por elDepartamento de Auditorías Concurrentes o realice un examen especial de los mismos,conforme lo regula el Acuerdo número A-006-2012 de la Contralora General de Cuentas,emitido el 23 de enero de 2012.

A continuación se presentan los resultados, respecto a la revisión del proceso de: "Serviciode refacciones para eventos protocolarios que se realizan en la Municipalidad deGuatemala", con NOG 2432471; por lo que, se sugieren las recomendaciones respectivasa los funcionarios de la Municipalidad de Guatemala, Guatemala, implementación quecontribuirá a mejorar el control interno del área de adquisiciones.




6.1.1 REQUERIMIENTO DE CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN EN REGISTRO DEPROVEEDORES NO INCLUIDO EN LAS BASES DE COTIZACIÓN

Condición

Al revisar las Bases de Cotización del proceso "Servicio de refacciones para eventosprotocolarios que se realizan en la Municipalidad de Guatemala", se comprobó queen la Sección 4. CONTENIDO DE LA OFERTA, no se establece el requisito depresentar la Constancia de Inscripción en el Registro de Proveedores deGuatecompras.

Criterio

El Artículo 73, del Decreto No. 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y susreformas, establece: "Adscrito al Ministerio de Finanzas Públicas, funciona elRegistro de proveedores, en el que se inscriben los interesados, atendiendo suespecialidad y capacidad financiera"; asimismo, el Artículo 3, del Acuerdo MinisterialNo. 23-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Reglamento del Registro deProveedores del Estado, establece: "DE LOS PROVEEDORES. Los proveedoresque sean habilitados por el Registro de Proveedores podrán participar en losdiferentes eventos y modalidades de compra así como celebrar contratos con losOrganismos del Estado, las entidades descentralizadas, autónomas, unidadesejecutoras, municipalidades y empresas públicas estatales o municipales". [...].

Recomendación

Que la Autoridad Superior, de la Municipalidad de Guatemala, gire instrucciones alDepartamento de Adquisiciones, para que en las Bases de contratación querealicen, incluyan como requisito dentro del contenido de las ofertas, la presentaciónde la Constancia de Inscripción en el Registro de Proveedores de Guatecompras.

6.1.2 REQUISITOS FUNDAMENTALES NO INCLUIDOS EN LAS BASES DECOTIZACIÓN

Condición

Al revisar el expediente del Proceso "Servicio de refacciones para eventosprotocolarios que se realizan en la Municipalidad de Guatemala", se determinó queen las Bases de Cotización, en la Sección 4. CONTENIDO DE LA OFERTA, no seincluyeron los siguientes requisitos:

Los artículos 1, 2 y 3 del Acuerdo Ministerial número 24-2010, Normas detransparencia en los procedimientos de compra o contratación pública del Ministeriode Finanzas Públicas, establecen que se deben incluir como requisitos



fundamentales en las bases y los documentos de contratación, lo siguiente: "1.Documentos adicionales en la Plica de Oferta; 2. Disposiciones especiales en lasbases de contratación; y 3. Cláusulas especiales del proyecto de contrato".

Criterio

Los artículos 1, 2 y 3 del Acuerdo Ministerial No. 24-2010, del Ministerio de FinanzasPúblicas, Normas de Transparencia en los Procedimientos de Compra oContratación Pública, establece: "Artículo 1. Documentos adicionales en la Plicade Oferta. [...] a) Declaración Jurada que haga constar que toda la información ydocumentos anexos proporcionados por el oferente al Registro de Proveedoresadscrito al Ministerio de Finanzas Públicas está actualizada y es de fácil acceso; c)Certificación Bancaria que acredite la titularidad de las cuentas y operacionesbancarias que posee. Para el efecto deberá contener la información siguiente: [...];d) Declaración Jurada sobre la inexistencia de conflicto de interés entre el oferente yel Banco que acredite la titularidad de sus cuentas bancarias. Artículo 2.Disposiciones especiales en las bases de contratación. La autoridad superiorde la entidad contratante, además de las disposiciones de la Ley de Contratacionesdel Estado y de su Reglamento, debe incluir como requisitos fundamentales en lasbases y los documentos de compra o contratación para las modalidades de ContratoAbierto, Cotización, Licitación, o Compras por Excepción, el párrafo siguiente: [...];Artículo 3. Cláusulas especiales del proyecto de contrato. La entidadcontratante o compradora debe incluir dentro de las bases y en el contrato quesuscriba con el oferente adjudicado la cláusula siguiente: "CLAUSULA RELATIVAAL COHECHO: [...]".

Recomendación

Que la Autoridad Superior, de la Municipalidad de Guatemala, gire instrucciones alDepartamento de Adquisiciones, para que se cumpla en todo evento con losrequisitos que establecen las Normas de Transparencia en los Procedimientos deCompra o Contratación Pública.

6.2 OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

6.2.1 PÓLIZAS DE FIANZAS O SEGUROS DE CAUCIÓN PERFORADAS

Condición

Al revisar el expediente del Proceso "Servicio de refacciones para eventosprotocolarios que se realizan en la Municipalidad de Guatemala", se pudo observarque las Pólizas de Fianzas o Seguros de Caución de Sostenimiento de Ofertapresentadas por los diferentes oferentes, fueron perforadas directamente en eldocumento original, lo que invalida la garantía, debido a que si hubiera necesidad deejecutar las Fianzas, no se podrían hacer efectivas por la razón de estar invalidadas.


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Recomendación

Que la Autoridad Superior, de la Municipalidad de Guatemala, gire instrucciones alDepartamento de Adquisiciones, para que en las Bases de contratación querealicen, se norme la forma de presentación de las Pólizas de las diferentes Fianzaso Seguros de Caución, de manera que los oferentes no las perforen, para que nopierdan su validez y eficacia.

7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PROCESO FISCALIZADO


Nombre y Apellido CargoSr. Alvaro Enrique Arzú Irigoyen Alcalde MunicipalSr. Ricardo de la Torre Gimeno Gerente MunicipalSr. Rafael Guillermo Paiz Conde Director de Comunicación SocialSra. Marcia Sabbagh Espineira Asesor Profesional IISr. Geoffrey Alexander Alvarez Pérez Integrante de Junta de CotizaciónLic. Walter Gilmar Marroquín Pérez Integrante de Junta de CotizaciónSr. Carlos Enrique Bámaca García Integrante de Junta de CotizacióV

Ing. F cisco Antonio Ericastilla SánchezJefe de Departamento de Auditorias

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ANEXO

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DE GUATEMALA

0 8 MAR 2013

GERENCI UNICIPFirma: H. -u

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Contraloría General de CuentaGUATEMALA, C.A.

3 DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICONOMBRAMIENTO DE EXAMEN ESPECIAL


DCGP-0043-2013Guatemala, 22 de febrero de 2013

Auditor(es) Gubernamental(es):LICDA. MARTHA ELIZABETH ESTRADA CARRILLO

En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirección le(s) designa, para que se constituya(n) en las instalaciones de la MUNICIPALIDAD DEGUATEMALA, GUATEMALA, con la Cuenta No. T3-1-1 y demás instituciones que correspondasegún el caso lo amerite, para que realice(n) Examen Especial de Fiscalización Preventiva al procesode: "SERVICIO DE REFACCIONES PARA EVENTOS PROTOCOLARIOS QUE SE REALIZAN ENLA MUNICIPALIDAD DE GUATEMALA", con NOG 2432471; este examen será supervisado por ellicenciado Pedro Esquivel Carrillo.

Como alcance del examen especial antes indicado si es necesario podrá(n) constituirse en lasentidades, unidades ejecutoras y demás instituciones públicas o privadas que hayan o esténadministrando fondos del Estado bajo cualquier denominación, relacionados con el proceso deadquisición sujeto a fiscalización, asimismo con los funcionarios, empleados públicos y toda personanatural o jurídica y/o representantes legales de las entidades privadas y no gubernamentales, paraobtener toda clase de datos e información necesaria relacionada al proceso fiscalizado, dentro delplazo que se les fije.

En la actividad de mérito deberá(n) observar la metodología y los procedimientos de FiscalizaciónPreventiva, las Normas de Auditoria del Sector Gubernamental y las Normas Internacionales deAuditoría, así como las leyes y disposiciones vigentes aplicables a la entidad a fiscalizar.

Los resultados de su actuación, los hará(n) constar en informe, actas circunstanciadas, quesuscriba(n) y papeles de trabajo que elabore(n) para el efecto, tomando y/o dictando las medidas deorden técnico, contable y legal que procedan oportunamente a esta Dirección. El tiempo estimadopara realizar el examen especial es de 8 días, el cual puede variar según las circunstancias que sepresenten en el desarrollo del trabajo.

it C idad de Gasta Púnico

Contral oría (7eneralde CuentasContialer t..",uenas 04./TEmAul,GY'

"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / Fax: ( 02) 2417-8710


CtSC No.UNIDAD DE PLANIFICACIÓNÁrea Estadistica 0 (9 L1 - Z.0 k 3

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Examen Especial de FIscalliacidn Preventiva

TOTAL MONTO AUDITADO

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AUDITORIA CONCURRENTE

DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICOIMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONES

Formulario SR1Anexo No. 1

Norltre dellEngded - MUNICIPALIDAD DE GUATEMALA, GUATEMALA / Dimcdenaele 21 Calle 6-77, Zona 1, Palacio Muniapal, Centro Cinco, 57d de Guatemale07

No.De Cuentadanda T3-1-1 gelatnlided Affd 2285-8065 /108 Auditoifa13 Examen Especial de Fiscalización Preventiva / peilodo Auditado del 8 de marzo 2013 al 2 de abril de 2013

Nombramiento DCGP-0043-2013 / No. Carta alaterireday Fecha, 1: 1

Licda. Martha Elizabeth Estrada Carrillo ......."/ . Líe. Pedro Esquivel Canilla //'

No. - ,-: : ponalcIón y Recomendación -1. , • Nombre del Responsable ", SltuacIón . ,-, , ObservacIones No-Cumplicra' Realizada - -Proceso % ,

, - -

6.1 RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYESY REGULACIONES APLICABLESTitulo

6.1.1 REQUERIMIENTO DE CONSTANCIA DEINSCRIPCIÓN EN REGISTRO DE PROVEEDORES NOINCLUIDO EN LAS BASES DE COTIZACIÓNCóndlcIónAl revisar las Bases de Cotización del proceso "Serviciode refacciones para eventos protocolarios que serealizan en la Municipalidad de Guatemala", secomprobó que en la Sección 4. CONTENIDO DE LAOFERTA, no se establece el requisito de presentar laConstancia de Inscripción en el Registro de Proveedoresde Guatecompras.

RecomendacIón

'Que la Autoridad Superior, de la Municipalidad deGuatemala, gire instrucciones al Departamento deAdquisiciones, para que en las Bases de contrataciónque realicen, incluyan como requisito dentro delcontenido de las ofertas, la presentación de laConstancia de Inscripción en el Registro de Proveedoresde Guatecompras.

Sr. Ricardo de la Torre Gimeno,Gerente Municipal; Sr. RafaelGuillermo Paiz Conde, Director deComunicación Social; Sra. MaríaSabbagh Espineira, AsesorProfesional II; Sr. Geoffrey AlexanderAlvarez Pérez, integrante de Juntade Cotización; Lic. Walter GilmarMarroquín Pérez, integrante de Juntade Cotización; y Sr. Carlos EnriqueBámaca García, integrante de Juntade Cotización.

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Nombre de la Efflidad''

MUNICIPALIDAD DE GUATEMALA, GUATEMALA Direc9161-Ca.EñbAt 21 Calle 6-77, Zona 1, Palacio Municipal, Centro Cívico, Ciudad de Guatemala

No. T3-1-1 2285-8065

a Examen Especial de FiscalizacIón Preventiva Pefbdo AWfmadó del 8 de marzo 2013 al 2 de abril de 2013

DCGP-0043-2013 No. Carta ala GerBnda Y Fetzba l

Licda. Martha Elizabeth Estrada Carrillo Lic. Pedro Esquivel Camllo

CeedIcIórIV /3 Nombre del Responsable, , , ,SI

Reailámle , Proceso No Cumplida•Titulo

6.1.2 REQUISITOS FUNDAMENTALES NO INCLUIDOS ENLAS BASES DE COTIZACIÓNCondicIón

Al revisar el expediente del Proceso "Servicio derefacciones para eventos protocolarios que se realizanen la Municipalidad de Guatemala", se determinó que enlas Bases de Cotización, en la Sección 4. CONTENIDODE LA OFERTA, no se incluyeron los siguientesrequisitos:

- Los artículos 1, 2 y 3 del Acuerdo Ministerial número 24.2010, Normas de transparencia en los procedimientos decompra o contratación pública del Ministerio de FinanzasPúblicas, establecen que se deben incluir comorequisitos fundamentales en las bases y los documentosde contratación, lo siguiente: "1. Documentos adicionalesen la Plica de Oferta; 2. Disposiciones especiales en lasbases de contratación; y 3. Cláusulas especiales delproyecto de contrato".

RecomendaclonQue la Autoridad Superior, de la Municipalidad deGuatemala, gire instrucciones al Departamento deAdquisiciones, para que se cumpla en todo evento conlos requisitos que establecen las Normas deTransparencia en los Procedimientos de Compra oContratación Pública.

Sr. Ricardo de la Torre Gimeno,Gerente Municipal; Sr. RafaelGuillermo Paiz Conde, Director deComunicación Social; Sra. MaríaSabbagh Espineira, AsesorProfesional II; Sr Geoffrey AlexanderAlvarez Pérez, integrante de Juntade Cotización; Lic. Walter GilmarMarroquín Pérez, integrante de Juntade Cotización; y Sr. Carlos EnriqueBámaca García, integrante de Juntade Cotización.

x

Nombre dala Entidad MUNICIPALIDAD DE GUATEMALA, GUATEMALA Pireentn eale. . -.Eillidld-Mtit09 3

21 Calle 6-77, Zona 1, Palacio Municipal, Centro Cívico, Ciudad de Guatemala

T3-1-1 2285-8065

Examen Especial de Fiscalización Preventiva del 8 de marzo 2013 al 2 de abril de 2013

Nr DCGP-0043-2013 , y Fecha IAtxNbrea Licda. Martha Elizabeth Estrada Camllo Lic. Pedro Esquivel Camilo

C., Ickmy Recomericlación iMSación **_ -ObservacIone ll- NoMbredeI Reeponubkr Realizada. . Proceso NoCumpada6.2 OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

Titulo6.2.1 PÓLIZAS DE FIANZAS O SEGUROS DE CAUCIÓN

PERFORADASCondiciónAl revisar el expediente del Proceso "Servicio derefacciones para eventos protocolarios que se realizanen la Municipalidad de Guatemala", se pudo observarque las Pólizas de Fianzas o Seguros de Caución deSostenimiento de Oferta presentadas por los diferentesoferentes, fueron perforadas directamente en eldocumento original, lo que invalida la garantía, debido aque si hubiera necesidad de ejecutar las Fianzas, no sepodrían hacer efectivas por la razón de estar invalidadas.

Recomendación

------

Oue la AutoridadGuatemala, girecontratación quepresentación deSeguros de Caución,perforen, para que

Superior, de la Municipalidad deinstrucciones para que en las Bases de

realicen, se norme la forma delas Pólizas de las diferentes Fianzas o

de manera que los oferentes no lasno pierdan su validez y eficacia.

Sr. Ricardo de la Torre Gimeno,Gerente Municipal; Sr. RafaelGuillermo Paiz Conde, Director deComunicación Social; Sra. MaríaSabbagh Espineira, AsesorProfesional II; Sr. Geoffrey AlexanderÁlvarez Pérez, integrante de Juntade Cotización; Lic. Walter GilmarMarroquin Pérez, integrante de Juntade Cotización; y Sr. Carlos EnriqueBámaca García, integrante de Juntade Cotización.

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A UDITORGUBERNAMENTAL

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- Sr. Álvaro Enrique Arzú IrigoyenAlcaide Municipal

Municipalidad de Guatemala, Guatemala

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Formulario SRIAnexo No. 1

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CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS


ENTIDADMUNICIPALIDAD DE SANTA LUCIA COTZUMALGUAPA

ESCUINTLA

PERIODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODel 20 de marzo al 08 de abril de 2013

Guatemala, mayo de 2013

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Contraloría General de CuentasMUNICIPALIDAD GUATEMALA, C A

SANTA LUCIA COTZUMALGUAPA

JG/ 0:2- . Guatemala, 29 de mayo de 201301A.

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IngenieroRolando GuzmánAlcalde MunicipalSanta Lucía Cotzumalguapa, EscuintlaPresente

Señor Alcalde Municipal: /

En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimientode lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamenteme fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe delExamen Especial de Fiscalización Preventiva realizado por las auditorasgubernamentales que oportunamente fueron nombradas para el efecto yquienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica sonresponsables del contenido y efectos legales del mismo.


Figueroa

Lic. SergioSubcontralor

Contralor

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ENTIDADMUNICIPALIDAD DE SANTA LUCIA COTZUMALGUAPA

ESCUINTLA

PERIODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODel 20 de marzo al 08 de abril de 2013

5

Guatemala, mayo de 2013 I

ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencia]

1. Información General del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 11.1 Base Legal 11.2 Función 11.3 Equipo de Auditoría 11.4 Unidad Ejecutora del Proceso de Adquisición 11.5 Descripción del Objeto del Examen 11.6 Estado de Avance del Proceso Finalizado 2

2, Fundamento Legal del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 2




Resultados del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 56.1 Relacionados con el Control Interno 56.2 Relacionado con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 76.3 Observaciones y Recomendaciones 8



AnexosNombramiento No. DCGP-0069-2013, de fecha 06 de marzo de 2013Forma Única de EstadísticaFormulario SR1


RESUMEN GERENCIAL

Guatemala, 29 de mayo de 2013 --r

IngenieroRolando Guzmán FigueroaAlcalde MunicipalSanta Lucía Cotzumalguapa, EscuintlaPresente


Las Auditoras Gubernamentales designadas de conformidad con el nombramientoDCGP-0069-2013, jde fecha 06 de marzo de 2013, han efectuado Examen Especialde Fiscalización Preventiva en la Municipalidad dé Santa Lucía Cotzumalguapa,con el objetivo de verificar el proceso de: "CONSTRUCCIÓN EDIFICIO ESTADIOMUNICIPAL, SANTA LUCIA COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA."/

El alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva abarcó laevaluación del proceso de adquisición: "CONSTRUCCIÓN EDIFICIO ESTADIOMUNICIPAL, SANTA LUCIA COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA", durante elperíodo del 20 de marzo al 08 de abril de 2013, en la modalidad LicitaciónPública, con NOG 2435977, por un monto de Q.5,549,650.00; el cual seencontraba en la fase de Anticipo, correspondiente a la etapa de Ejecución; y,como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes quemerecen ser mencionados: dos (2) de Control Interno; uno (1) de Cumplimientoa Leyes y Regulaciones Aplicables; y dos (2) Observaciones, los cuales seencuentran en detalle en el informe correspondiente.

El personal que realizó el Examen Especial de Fiscalización Preventiva es elsiguiente: licenciada Olga Adela Castillo Ríos, supervisada por la licenciadaMargarita Ury Monterroso Escobar.

Atentamente, (

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Auditor Gubei`name I Q Suben./ ora MALA•09G.e,,


vnAns.contraloria.gob.gt

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Con ,untos por una Gualernala honesta y transparente


1.1 Base Legal


1.2 Función

Según el Artículo 1 del Acuerdo A-006-2012, el departamento de auditorías concurrentestiene como función principal practicar auditorias concurrentes en cualquier proceso decontratación de bienes, suministros, obras y servicios de los Organismos del Estado,entidades descentralizadas, entidades autónomas, unidades ejecutoras, municipalidades ydemás instituciones que conforman el sector público no financiero.

1.3 Equipo de Auditoria

Según nombramiento No. DCGP-0069-2013,'de fecha 06 de marzo 2013,' emitido por ellicenciado Walter Osmar Argueta, Director de Calidad de Gasto Público, con Visto Buenodel licenciado Sergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad de Gasto Público,ambos de la Contraloría General de Cuentas; la comisión de auditoría estuvo conformadapor la licenciada Olga Adela Castillo Ríos y supervisada por la licenciada Margarita UryMonterroso Escobar.

La fiscalización se realizó durante los días del 20 de marzo al 08 de abril de 2013, en lasinstalaciones de la Municipalidad de Santa Lucia Cotzumalguapa, ubicada en la 5 a . Calle 3-39 zona 1, Santa Lucia Cotzumalguapa, departamento de Escuintla.


La Unidad Ejecutora del proceso de adquisición objeto de la auditoría, es la Municipalidadde Santa Lucia Cotzumalguapa, con cuentadancia No. T3-5-2.


El objeto fue revisar el proceso de: "CONSTRUCCIÓN EDIFICIO ESTADIO MUNICIPAL,SANTA LUCIA COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA" con NOG 2435977, por un monto deQ5,549,650.00 el cual fue adjudicado a la empresa Consultoría de Ingeniería Civil, -CIC-.

Los recursos considerados para el proceso, provienen de los fondos del presupuesto deingresos y egresos vigente de la Municipalidad de Santa Lucia Cotzumalguapa, ejerciciofiscal 2013, de las fuentes 21-0101-0001 IVA PAZ para inversión y 22-0101-0001 SituadoConstitucional para inversión.

(I‘E. Lxarnen

Contraloi i^ genera de íJ.tE Juntos Or

ala honesta

1.6 Estado de avance del proceso fiscalizado

A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la fase de Anticipo correspondiente a laetapa de Ejecución.


La Constitución Política de la República de Guatemala, establece en su Artículo 232Contraloría General de Cuentas. "La Contraloría General de Cuentas es una institucióntécnica descentralizada, con funciones fiscalizadoras de los ingresos, egresos y en generalde todo interés hacendario de los organismos del Estado, los municipios, entidadesdescentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que reciba fondos delEstado o que haga colectas públicas.





Artículo 6. Aplicación del control gubernamental. "La Contraloría General de Cuentas,normará lo relativo a las actividades técnicas que ejercerán las unidades de auditoríainterna de los organismos, instituciones y entidades del Estado. Además, para ejercer elcontrol externo posterior o concurrente, diseñará e implementará un sistema de auditoríagubernamental, que con un enfoque de auditoría integral, examine y evalúe las actividadesadministrativas financieras y de gestión de los organismos, entidades y personas a que serefiere el artículo 2 de la presente Ley, cuyos alcances, normas y procedimientos seestablecerán en el reglamento de esta Ley."

Artículo 7. Acceso y disposición de información. "Para el fiel cumplimiento de su función, laContraloría General de Cuentas, a través de sus auditores tendrá acceso directo a

apecla, de r ;t1

Contrato ra Genera ,s Junios por una Guatemala honesta y transparente

cualquier fuente de información de las entidades, organismos instituciones,municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de lapresente Ley."


Artículo 15. "Aplicación del Control Externo Gubernamental. De conformidad con lodispuesto en el artículo 6 de la Ley, la Contraloría para realizar la actividad de controlexterno, diseñará, implementará y mantendrá un sistema de auditoría gubernamental, quepermita, a través de distintos tipos de auditoría, realizar exámenes objetivos y sistemáticospracticados en forma posterior a la ejecución de las operaciones de las entidades sujetas acontrol, según el artículo 2 de la Ley. La Contraloría, adoptará todas las medidasnecesarias para la emisión, divulgación, aplicación y revisión periódica del sistema deauditoría gubernamental, de las normas de auditoría gubernamental y las respectivas guíasde auditoría que establecerán el alcance y los procedimientos."


Los Acuerdos números A-26-2005 y A-57-2006 del Subcontralor de Probidad Encargadodel Despacho; A-028-2012 de la Contralora General de Cuentas.



3.1 General


3.2 Específicos


SpeCIZ,11 Citt vent

N

1.wtos por lna honesta y transparente

Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes, aplicables al proceso.Contribuir a la transparencia del proceso.Convocar la mayor cantidad de oferentes idóneos.Contribuir a adjudicar, de manera objetiva y técnica, la oferta más conveniente yfavorable a los intereses del estado.Otorgar transparencia y asegurar la integra y oportuna recepción de plicas.Plasmar, demostrar y justificar mediante documentos oficiales, la decisión deadjudicación a la que arribo la junta.

vii. Otorgar en tiempo y forma validez institucional a lo actuado por la junta y reflejarloen la respectiva Acta de Adjudicación.


En función del estado de avance en que se encontró el proceso de "CONSTRUCCIÓNEDIFICIO ESTADIO MUNICIPAL, SANTA LUCIA COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA" almomento del inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el alcance del mismocontempló la evaluación de las fases descritas a continuación, correspondientes a lasetapas de Actividades Previas, Selección y Contratación y Ejecución:

Segregación de funcionesJunta de LicitaciónActa de Presentación y Recepción de OfertasApertura de Plicas

5. Garantía de Sostenimiento de OfertasEvaluación de PlicasActa de AdjudicaciónAprobación de la AdjudicaciónNotificación de ResultadosDocumentación necesaria para contratar y cumplimiento de requisitosElaboración de ContratoSuscripción y Aprobación de ContratoGarantía de AnticipoPrograma de Inversión de AnticipoAnticipo

El cumplimiento de los resultados contenidos en el informe del Examen Especial deFiscalización Preventiva, serán sujetos de seguimiento por parte de una auditoría posterior,la que de acuerdo con las leyes y normas vigentes, después de ser discutidos con losresponsables podrá aplicar las acciones legales y administrativas que los casos ameriten,de conformidad con la normativa interna establecida por la Contraloría General deCuentas.


5.1 Comentario

La Comisión de Auditoría al realizar el examen Especial de Fiscalización Preventiva y deacuerdo a su importancia determinó los resultados siguientes: dos (2) de Control Interno y

1--hdad de Sta. L.ucia r; uapa.. gepartament.Q de s , Infla 11•1-01.1,1e L xamen 1-speclai de veot los

una (1) de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, y dos (2) Observaciones, losque se detallan en el numeral 6. del presente informe.

5.2 Conclusión

El proceso de "CONSTRUCCIÓN EDIFICIO ESTADIO MUNICIPAL, SANTA LUCIACOTZUMALGUAPA, ESCUINTLA" con NOG 2435977, hasta el momento de inicio delExamen Especial de Fiscalización Preventiva, se encontraba en la fase de Anticipocorrespondiente a la etapa de Ejecución, fue realizado razonablemente de acuerdo con laLey de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República, suReglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92 y sus Reformas y las Normas de ControlInterno Gubernamental, excepto por los resultados reportados en este informe.

La comisión de auditoría realizó sus actividades basadas en aspectos relacionados con elControl Interno y el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, no sobre aspectostécnicos y de calidad de compra, solicitando la evaluación técnica de obras, a través deoficio remitido con fecha 15 de abril de 2013.

La Comisión de auditoría, presenta los resultados del trabajo realizado a efecto degarantizar la eficiencia, eficacia y calidad del gasto público; sin embargo, todas lasdecisiones administrativas, técnicas y legales respecto al proceso auditado sonresponsabilidad de las autoridades de la Municipalidad de Santa Lucia Cotzumalguapa,Escuintla.


Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia de los asuntos determinados en el mismo, se traslada copia del presenteinforme a la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General deCuentas, para que ésta, de acuerdo a sus funciones y como responsable de la evaluaciónpresupuestaria, incluya dentro de su muestra el proceso de adquisición auditado por elDepartamento de Auditorias concurrentes o realicen un examen especial del mismo,conforme lo regula el Acuerdo número A-006-2012 de la Contralora General de Cuentas,emitido el 23 de enero de 2012.

6.1 RESULTADOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

6.1.1 INTERVENCIÓN DE UNA MISMA PERSONA EN LA ELABORACIÓN DE LASESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LA EMISIÓN DE DICTAMEN TÉCNICO.

Condición

Se comprobó que La Directora de Planificación Municipal fue la persona encargadade elaborar las especificaciones técnicas y ella misma emitió el dictamen técnico.

Criterio

La Norma 1.5 de Control Interno Gubernamental, SEPARACIÓN DE FUNCIONES,establece: "Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entre

1 i d P,t(,),

Contraloría General de Cuentas ó Juntos por una Guatemala honesta y transpat e t.

los procesos de autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores ybienes y el control de las operaciones.

La separación de funciones tiene como objetivo evitar que una unidad administrativao persona ejerza el control total de una operación".

La Norma 2.2 de Control Interno Gubernamental, ORGANIZACIÓN INTERNA DELAS ENTIDADES, establece: "Todas las entidades públicas, deben estarorganizadas internamente de acuerdo con sus objetivos, naturaleza de susactividades y operaciones dentro del marco legal general y específico.

Cada entidad pública mantendrá una organización interna acorde a las exigenciasde la modernización del Estado, que le permita cumplir eficientemente con la funciónque le corresponda, para satisfacer las necesidades de la ciudadanía en general,como beneficiaria directa de los servicios del Estado.

Entre los principios y conceptos más importantes para la organización interna, cadaentidad pública, puede adaptar los siguientes: ..."

" . LÍNEAS DE COMUNICACIÓN

Se establecerán y mantendrán líneas definidas y recíprocas de comunicación entodos los niveles y entre las diferentes unidades administrativas, evitando laconcentración de información en una persona o unidad administrativa..."

Recomendación

Que la máxima autoridad de la Municipalidad de Santa Lucia Cotzumalguapa, tomeen consideración que no se debe concentrar en una sola persona o unidadadministrativa, diferentes actos u operaciones en las cuales debe prevalecerindependencia.

6.1.2 CONSTANCIA DE VISITA AL PREDIO, EMITIDA EN HOJA MEMBRETADA DELA EMPRESA CONSTRUCTORA

Condición

Al revisar el expediente del evento, se determinó que, la Constancia de Visita alPredio, fue emitida por la Directora de Planificación Municipal, en hoja membretadade la Empresa Constructora adjudicada.

Criterio

La Norma 2.6 de Control Interno Gubernamental, establece: "DOCUMENTOS DERESPALDO. Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera seasu naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que larespalde.

v

I 7 Juntos por una Guu[elndla nonesta y transparente

La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que seha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de laentidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que seproduzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operaciónpara facilitar su análisis."

Recomendación

Que la máxima autoridad de la Municipalidad de Santa Lucia Cotzumalgua, gireinstrucciones al Alcalde Municipal, para que, cuando las bases lo consideren debeexistir constancia de visita al predio, y de ser auténtica, emitida en hoja conmembrete de la Municipalidad, en virtud que si esta impresa en hoja con membretedel oferente pone en duda que se haya realizado la visita de campo e invalida eldocumento.

6.2 RESULTADO RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

6.2.1 LAS BASES DE LICITACIÓN HACEN MENCIÓN DE MARCAS

Condición

Se constató que dentro de las especificaciones técnicas se contempló que losartefactos sanitarios tenían que ser de color blanco marca Incesa Standar.

Criterio

El Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado en su artículo 20 establece:"Especificaciones Generales, Técnicas, Disposiciones Especiales y Planos deConstrucción... La entidad licitante o contratante no deberá fijar especificacionestécnicas o disposiciones especiales que requieran o hagan referencia adeterminadas marcas, nombres comerciales, patentes, diseños, tipos..."

Recomendación

Que la autoridad superior de la Municipalidad de Santa Lucia Cotzumalguapa, gireinstrucciones a la Secretaría Municipal y a la Dirección de Planificación Municipal,oficinas en las cuales se llevó a cabo la elaboración de las bases, especificacionesgenerales y técnicas, disposiciones especiales, respectivamente, se tenga elcuidado de no hacer mención de diseños, tipos, orígenes y marcas de lo que sepretende adquirir.

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6.3 OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

6.3.1 FALTA DE DEFINICIÓN POR PARTE DE LA JUNTA DE LICITACIÓN ALMOMENTO DE CALIFICAR OFERTAS.

Condición

Se comprobó que en el acta No. 09-2013 de Calificación y Adjudicación, de fecha 15de febrero de 2013, los miembros de la Junta de Licitación mencionan los términosBases de Cotización y Junta de Cotización, cuando lo correcto es referirse a Basesde Licitación y Junta de Licitación.

Recomendación

Que las personas nombradas para integrar las Juntas de Licitación tengan lasuficiente claridad de la modalidad del evento que se está llevando a cabo y de loscuales ellos son parte importante.

6.3.2 EXPEDIENTE NO ORDENADO NI FOLIADO CRONOLÓGICAMENTE DELEVENTO AUDITADO

Condición

Expediente no ordenado cronológicamente, ni foliado, en virtud de que cada unidadparticipante tiene documentos originales del mismo, y los folios no son continuos,por lo que no existe un adecuado control del expediente.

Recomendación

Que la máxima autoridad de la Municipalidad de Santa Lucía Cotzumalguapa gireinstrucciones al Alcalde Municipal, para que si bien es cierto, cada unidadparticipante quiere conservar en su archivo los documentos originales, se forme unsolo expediente conforme las actuaciones cronológicas y foliado, indicando que losoriginales de las copias que allí se encuentran, los tiene la unidad indicada, noobstante exista un archivo de resguardo de dichos documentos.



Nombre y Apellido CargoIng. Rolando Guzmán Figueroa Alcalde Municipal de Santa Lucía

CotzumalguapaSr. Juan Manuel Portillo Batres Concejal PrimeroSr. Nery Amílcar Duarte Soto Concejal SegundoSr. Juan Gutiérrez Godínez Concejal TerceroSr. Juan Fernando Estrada Estrada Concejal Cuarto

rp',,o p,,pallo p o C1e Sta Lacta Gotzurnalguapa departa) `noto LSCI;int q:1 Lxa-kP sca,izaCoL ' cvenh

F cisco Antonio Ericastilla Sánchlefa de Departamento de Auditodas

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Nombre y Apellido CargoSra. Leslie Susan Guísela Maldonado S. Concejal QuintoSr. Miguel Ángel Marroquín Marroquín Concejal SextoSra. María Eugenia Portillo Amaya Concejal SéptimoSr. Rafael Alfredo Espaderos Gaitán Sindico PrimeroSr. Ángel Francisco González Velásquez Sindico SegundoSr. Gary Noé Jacinto Castro Secretario MunicipalArq. Karen Sofía Aguilar Franco Directora de Planificación

MunicipalAntonio Cisneros López Director de Desarrollo Social/

Miembro de la Junta de Licitación.Mayra Lorena Rivas Rogel Contadora Municipal/ Miembro de

la Junta de Licitación.Manuel de Jesús Porras Bran Jefe de Compras/Miembro de la

Junta de Licitación.Milton Estanislao Espinoza Vargas Director de Servicios

Públicos/Miembro de la Junta deLicitación.

Cesar Augusto Alvarado Relaciones Públicas/Miembro de laJunta de Licitación.

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8. COMISIÓN DE AUDITORly•/'

AUDITOR "1z GUBERNAMENTAL »I

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Informe conocido por:

nhswalleau de Sta. Lucia Cotzurnalguapai departamento de Escuintle Intonme Lxarnerl Lspe de Fiscahzaclon Preventiva

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DCGP-0069-2013Guatemala, 06 de marzo de 2013

Auditor(es) Gubernamental(es):LICDA. OLGA ADELA CASTILLO RIOS

En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirección le(s) designa, para que se constituya(n)yn las instalaciones de la MUNICIPALIDAD DESANTA LUCIA COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA, con la Cuenta No.T3-5-2 y demás institucionesque corresponda según el caso lo amerite, para que realice(n) Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva al proceso de: "CONSTRUCCIÓN EDIFICIOSTADIO MUNICIPAL, SANTA LUCIACOTZUMALGUAPA, ESCUINTLA", con NOG 2435977;''este examen será supervisado por lalicenciada Margarita Ury Monterroso Escobar.




"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / Fax: (5

vonnm.contraloria.gob.gt2)2417-8710

UNIDAD DE PLANIFICACIÓNÁrea Estadistica (-.9e»,3

1 .2 ENTIDAD A LA QUE PERTENECE

4 NUMERO DE CUENTADANCIA O REGISTRO

1. 5 DIRECO I ON QUE EMITE EL NOMBRAMIENTO

RGANIZACION ENTIDAD INSTITUCION O FI DEICOMISr Munlupeldaa de Santa Lucm O urnalguale Escuintle

1 1/P0 DE ENTIDAD AdminiMracen Central (G rno) Desceramixada Autonorne X t,Anlnplieadas Entidades Espesan

1T34/2 /

mcen uede oh. Adela Cestillo Rlos ' J _ _ T. L4.9 J

l n ., " ;

FIRMA Y S Li./5 Cie ESTADISTiCA ..iNIOAD DE PLANIFICACIÓN

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Calidad de Gatito Publico

10 NOMBRAMIENTO No le., 1

DOCE/089.201D/

1.] FECHA EMISIÓN DE NOMBRAMIFW OlS n 100 de marzo 20131

1 1

I.8 UDITOR(ES/ OUBDRNAMENTA/ zESJ ASIGNADOS 1 O ° O C T 'Ir

.9 CODIO0 n E/clusive ...diseca, ,oli. n ,, „,,-,,,,,-;.,

O PERiODO AJDITADO DEL I 20 1 3 1 13 17 AL 1 S 1 4MI

L'i t ) U_,Ola Mes o Ola Mes Ario .»,, /... AUDITADOS

FECHA DO P RESEl/TACIO SIG 1 1

2 SUQIF0NA 6 ae Pú

TIFO DE AJDITORIA O COMISIÓN Examen Especial de Fiscalización Preventiva TIPO DE OBRA No Obras Monto

Puentes O

Ovos

2.2 TOTAL MONTO AUOITADO a 5 549 650 00 / Pavimentos O

Saldo anterior' O Edifices Escolares

Ingresos O Otros &Mimos

Egresos O 5,549,650 00 Dalos usos multiples

inpreser unicarnents si es examen especie Const Y Mdnt Carretera Olonas Lerud EYADMINiSTRATIVA/1 Instalaciones FS/PMPlens a 5,549,650 00

3.1 ' SANCIÓN Sistema de Agua Potable O

[Cantidad

TIpo da hallazgo Drenajes aMonto en O. Fundamento Legal

CI c 1 Energia Electrea O

TOTAL O 5,549,650 002 'FORMULACIÓN DE CARGO I esnaaae unaabraagragaea rexo

Tipo de hallazgoCantidad Monto en 0. Fundamento Legal

CI c El Examen Especial de Fiscalzacibr, Preventiva se realmu al Proceso'CONSTRUCCIÓN EDIFICIO ESTADIO MUNICIPAL SANTA LUCIA COTZUMALGUAPAESCUINTLA' con NOG 2435577 el cual al momento de la frscalizacibn se encontraba

.,.

O en la Etapa de Ejecución Fase Anhcipo con un monto de C 5.549 650 00

3,3 'DENUNCIA

Tipo de hallazgoCantidad Monto en O. Fundamento Legal

CI C

'SI ea móa de ANA Sanmen, Formulaclon de cargos o Canana, agregar anexo

PRESUPUESTO'.Presupuesto Asignado amodn;ano,,,. , o 'l O

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Ing Francisco A. Encastilla Sanchez • Auditorias Concurrentes tigrAlriff,Wn'tirket,el•*

„„ . . . ,, t, .,.. .4PrisAth, '29 de mayo de 2013 Jefe ("Departamento de Auditorias Cazaren es

AUDITOR tls

BERNAMENTAL

4 r1P4A t. A. c


Hoja 1 de 2

Ull efjUlUI I

Nombre dela Entidad Municipalidad de Santa Lucia Cotzumalguapa, Escuintla/

Dirección de laEntidad ÁLaktade

5a Calle 3-39 Zona 1 Santa Lucia Cotzumalguapa, Escuintla.

NO De60001tadanliti T3-5-2 Teléfonos de 12245-9800Tilo de Nldito la Examen Especial de Fiscalización Preventiva Periodo ~hada Del 20 de marzo al 08 de abril de 2013.

Nombramiento DCGP-0069-2013 No. Canas la lGerenia y

Auditor Gubernamental Licenciada Olga Adela Castillo Rios Supandsdr Licenciada Margarita Uly Monterroso Escobar

No. Condición y Recomendación Nombre.del Responsable Situación ObservacionesRealizada' Reoeee0 No Cumplida

6.1 RELACIONADOS CON CONTROL INTERNO

6.1.1 INTERVENCIÓN DE UNA MISMA PERSONA EN LA ELABORACIÓNDE ESPECIFICACIONES TECNICAS Y EMISIÓN DE DICTAMENTÉCNICO.

CondiciónSe comprobó que La Directora de Planificación Municipal fue lepersona encargada de elaborar las especificaciones técnicas y ellamisma emitió el dictamen técnico.

RecomendaciónQue la máxima autoridad de la Municipalidad de Santa LuciaCotzumalguapa, tome en consideración que no se debe concentraren una sola persona o unidad administrativa, diferentes actos uoperaciones en las cuales debe prevalecer independencia.

MIEMBROS DEL CONCEJO MUNICIPALlag. Rolando Guzmán FigueroaSr. Juan Manuel Portillo BatresSr. Nery Amílcar Duarte SotoSr. Juan Gutiérrez GodinezSr. Juan Fernando Estrada EstradaSra. Leslie Susan Guísela Maldonado S.Sr. Miguel Ángel Marroquín MarroquínSra. Maria Eugenia Portillo AmayaSr. Rafael Alfredo Espaderos GaitánSr. Ángel Francisco González Velásquez

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6.1.2 CONSTANCIA DE VISITA AL PREDIO, EMITIDA EN HOJAMEMBRETADA DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA.

Condición

Al revisar el expediente del evento, se determinó que, la Constanciade Visita al Predio, fue emitida por la Directora de PlanificaciónMunicipal, en hoja membretada de la Empresa Constructoraadjudicada.RecomendaciónQue la máxima autoridad de la Municipalidad de Santa LuciaCotzumalgua, gire instrucciones el Alcalde Municipal, para que ,cuando las bases lo consideren debe existir constancia de visita alpredio, y ser auténtica, emitida en hoja con membrete de leMunicipalidad, en virtud que si esta impresa en hoja con membretedel oferente pone en duda que se haya realizado la visita de campoe invalida el documento.

MIEMBROS DEL CONCEJO MUNICIPALIng. Rolando Guzmán FigueroaSr. Juan Manuel Portillo BatresSr. Nery Amílcar Duarte SotoSr. Juan Gutiérrez GodinezSr. Juan Fernando Estrada EstradaSra. Leslie Susan Guísela Maldonado S.Sr. Miguel Ángel Marroquín MarroquinSra. Maria Eugenia Portillo AmayaSr. Rafael Alfredo Espaderos GaitánSr. Ángel Francisco González Velásquez

X

Licd . Olga A. Castillo RiosAuditor Gubernamental

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lng. Rola GuzIcalde Municipal

Fecha 29 de mayo de 2013


Hoja 2 de 2

vileccion E TACION DE RECOMENDACIONES

N bre de kii Ehadad Municipalidad de Santa Lucia Cotzumalguapa, Escuintla Dirección de laEntidad Auditada

5a Calle 3-39 Zona 1 Santa Lucia Cotzumalguapa, Escuintla.

NO.DeDlientadancia T3-5-2 Teléfonos de la 12245-9800Tipo de Auditoria ' Examen Especial de Fiscalización Preventiva Perlado Aedflddo' Del 20 de marzo al 08 de abril de 2013

Nomines-ente DCGP-0069-2013 No. Cana a la Gerencia y Fecha ILicenciada Olga Adela Castillo Rios Supervisor Licenciada Margarita Ury Monten-oso Escobar

No Condición y Recomendación Nombrada( Responsable Situación ObservacionesRealizadte Étroceso Wo Cumplida


6.2.1 LAS BASES DE LICITACIÓN HACEN MENCIÓN DE MARCAS

CondiciónSe constató que dentro de las especificaciones técnicas secontempló que los artefactos sanitarios techan que ser de colorblanco marca Incesa Standar.

RecomendaciónQue la autoridad superior de la Municipalidad de Santa LuciaCotzumalguapa, gire instrucciones a la Secretaria Municipal y a laDirección de Planificación Municipal, oficinas en las cuales se llevóa cabo la elaboración de las bases, especificaciones generales ytécnicas, disposiciones especiales, respectivamente, se tenga elcuidado de no hacer mención de diseños, tipos, orígenes y marcasde lo que se pretende adquirir.

MIEMBROS DEL CONCEJO MUNICIPALIng. Rolando Guzmán FigueroaSr. Juan Manuel Portillo BatresSr. Nery Amilcar Duarte SotoSr. Juan Gutiérrez GodinezSr. Juan Fernando Estrada EstradaSra. Leslie Susan Guísela Maldonado S.Sr. Miguel Ángel Marroquin MarroquínSra. María Eugenia Portillo AmayaSr. Rafael Alfredo Espaderos GaitánSr. Ángel Francisco González Velásquez

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ENTIDADMUNICIPALIDAD DE FLORES COSTA CUCA 3

QUETZALTENANGO /

PERIODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODel 09 al 18 de abril de 2013 I

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Guatemala, julio de 2013

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Contraloría General de CuentasGUATEMALA, ( A

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SeñorTito Natanael Vásquez López yAlcalde MunicipalFlores Costa Cuca, QuetzaltenangoPresente




Lic. Sergio OSubcontrator de

Contraloría

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"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"7a. Avenida 7 .32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / Fax: (502) 2417-8710




ENTIDADMUNICIPALIDAD DE FLORES COSTA CUCA /

QUETZALTENANGO /

PERIODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODel 09 al 18 de abril de 2013

11)


ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencial

Información General del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 11.1 Base Legal 11.2 Función 11.3 Equipo de Auditoría 11.4 Unidad Ejecutora del Proceso de Adquisición 11.5 Descripción del Objeto del Examen 11.6 Estado de Avance del Proceso Fiscalizado 2








AnexosNombramiento No. DCGP-0073-2013, de fecha 13 de marzo de 2013Forma Única de EstadísticaFormulario SR1


RESUMEN GERENCIAL

Guatemala, 25 de julio de 2013 /

SeñorTito Natanael Vásquez LópezAlcalde MunicipalFlores Costa Cuca, QuetzaltenangoPresente


Las Auditoras Gubgrnamentales designadas de conformidad con el nombramientoDCGP-0073-2013,s/de fecha 13 de marzo de 2013;l1an efectuado Examen Especialde Fiscalización Prgventiva en la Municipalidad de Flores Costa Cuca, del 09 al 18de abril de 2013/con el objetivo de verificar el proceso de: "CONSTRUCCIÓNMERCADO MUNICIPAL MUNICIPIO DE FLORES C.C."./

El alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva abarcó laevaluación del proceso de adquisicióry "CONSTRUCCIÓN MERCADOMUNICIPAL MUNICIPIO DE FLORES C.C.", /en la modalidad Licitación Pública,con NOG 2463091 .!por un monto de Q.10,348,875.00; el cual se encontraba enla fase de Anticipo, correspondiente a la etapa de Ejecución y, como resultadodel trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen sermencionados: tres (3) de Control Interno; siete (7) de Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables y una (1) Observación y Recomendación los cuales seencuentran en detalle en el informe correspondiente.

El personal que realizó el Examen Especial de iscalización Preventiva es elsiguiente: licenciada Olga Adela Cgstillo Ríos, supervisada por la licenciadaMargarita Ury Monterroso Escobar. /

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Contraloría General de Cuentas 1 juntos por une Guatemala honesta v transparente


1.1 Base Legal


1.2 Función



Según nombramiento No. DCGP-0073-2013/e fecha 13 de marzo 2013/emitido por ellicenciado Walter Osmar Argueta, Director de Calidad de Gasto Público, con Visto Buenodel licenciado Sergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad de Gasto Público,ambos de la Contraloría General de Cuentas; la comisión de auditoría estuvo conformadapor la licenciada Olga Adela Castillo Ríos-, supervisada por la licenciada Margarita UryMonterroso Escobar. ILa fiscalización se realizó en las instalaciones de la Municipalidad de Flores Costa Cuca,ubicada frente al Parque Central de Flores Costa Cuca, departamento de Quetzaltenango.


La Unidad Ejecutora del proceso de adquisición objeto de la auditoría, es la Municipalidadde Flores, Costa Cuca con cuentadancia No. T3-9-22.


El objeto fue revisar el proceso de Licitación/con "CONSTRUCCIÓN MERCADO

MUNICIPAL MUNICIPIO DE FLORES C.C." kon NOG 2463091, / por un monto deQ10,348,875.00 el cual fue adjudicado a la empresa Dinámica Comercial, SociedadAnónima.

Los recursos considerados para el proceso, provienen de los fondos del préstamo deQ.12,000,000.00 otorgado por el Banco Inmobiliario a la Municipalidad de Flores CostaCuca, ampliando el presupuesto en la Cuenta Escritural No. 42-1524-0002-002Construcción Mercado Municipal, Flores Costa Cuca Inversión.

PA,muop iWad de Flores Costa Cuca, departamento de Quetzaltenango !ni:Qm./e Exarnen Especial de Fiscalización Preventiva

Contraloría Genera de Cuentas 2 Juntos por una Guatemala honesta y transparente


A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la Fase de Anticipo correspondiente a laEtapa de Ejecución.








Artículo 7. Acceso y disposición de información. "Para el fiel cumplimiento de su función, laContraloría General de Cuentas, a través de sus auditores tendrá acceso directo a

Municipalidad de Flores Costa Cuca departamento de Quetzaltenango Informe Examen pecial de Fiscalización Preventiva


cualquier fuente de información de las entidades, organismos instituciones,municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de lapresente Ley."







3.1 General


3.2 Específicos


MUIIIC palidatl de Flores Costa Cuca, departamento de Quetzartenango Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

(1\

Contraloría General de Cuentas 4 Juntos por una Guatemala honesta y uansparen

i. Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes, aplicables al proceso.Contribuir a la transparencia del proceso.Contribuir a adjudicar, de manera objetiva y técnica, la oferta más conveniente yfavorable a los intereses del estado.Plasmar, demostrar y justificar mediante documentos oficiales, la decisión deadjudicación a la que arribo la junta.Otorgar el anticipo en tiempo y forma para el inicio oportuno de la ejecución delcontrato.Proteger al contratante ante el eventual incumplimiento por parte del contratista delas condiciones establecidas en relación al anticipo.Otorgar un anticipo respaldado por información aceptable en cuanto al destino einversión del mismo en tiempo y formaEstablecer un adecuado monitoreo y control de la inversión del anticipo en tiempoy forma


En función del estado de avance en que se encontró el proceso de CONSTRUCCIÓNMERCADO MUNICIPAL ,MUNICIPIO DE FLORES C.C." realizado en el período del 09 al18 de abril de 2013, -/al momento del inicio del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva, el alcance del mismo contempló la evaluación de las fases descritas acontinuación, correspondientes a las etapas de Actividades Previas, Selección yContratación y Ejecución:


5. Garantía de Sostenimiento de OfertasEvaluación de PlicasActa de AdjudicaciónAprobación de la AdjudicaciónNotificación de ResultadosDocumentación necesaria para contratar y cumplimiento de requisitosElaboración de ContratoSuscripción y Aprobación de ContratoGarantía de AnticipoPrograma de Inversión de AnticipoAnticipo


Mul/IcIp31/dad de Flores Cosía Cuca departamento de Quetzallenango Informe Examen Especial de Fiscallzació " n•event/va

Contraloría General de Cuentas 5 juntos por una Guatemala honesta y transparente


5.1 Comentario

La Comisión de Auditoría al realizar el examen Especial de Fiscalización Preventiva y deacuerdo a su importancia determinó los resultados siguientes: tres (3) de Control Interno,siete (7) de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, y una (1) Observación yRecomendación, los que se detallan en el numeral 6. del presente informe.

La Comisión de Auditoría realizó sus actividades basadas en aspectos relacionados con elControl Interno y el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, no sobre aspectostécnicos y de calidad de la adquisición pública.

5.2 Conclusión

El proceso de "CONS/TRUCCIÓN MERCADO MUNICIPAL MUNICIPIO DE FLORES C.C."con NOG 2463091, hasta el momento de inicio del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva, se encontraba en la fase de Anticipo correspondiente a la etapa de Ejecución,fue realizado razonablemente .,de acuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado,Decreto 57-92 del Congreso de la República, su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92 y sus Reformas y las Normas de Control Interno Gubernamental, excepto por4osresultados reportados en este informe.

La Comisión de auditoría, presenta los resultados del trabajo realizado a efecto degarantizar la eficiencia, eficacia y calidad del gasto público; sin embargo, todas lasdecisiones administrativas, técnicas y legales respecto al proceso auditado sonresponsabilidad de las autoridades de la Municipalidad de Flores Costa Cuca,Quetzaltenango.


Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia de los asuntos determinados en el mismo, se traslada copia del presenteinforme a la Dirección de Auditoría de Municipalidades y a la Dirección de Infraestructurade la Contraloría General de Cuentas, para que ésta, de acuerdo a sus funciones y comoresponsable de la evaluación presupuestaria, incluya dentro de su muestra el proceso deadquisición auditado por el Departamento de Auditorias Concurrentes o realicen unexamen especial del mismo, conforme lo regula el Acuerdo número A-006-2012 de laContralora General de Cuentas, emitido el 23 de enero de 2012.


6.1.1 INTERVENCIÓN DE UNA MISMA PERSONA EN LA ELABORACIÓN DEESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y EMISIÓN DE DICTAMEN TÉCNICO

Condición

Se comprobó que el Director Municipal de Planificación fue la persona encargada deelaborar las especificaciones técnicas y él mismo emitió el dictamen técnico.

Municipalidad de Flores Costa Cuca. departamento de Quetzaltenango Informe Examen Especial de Fisoalizacion Preventiva


Criterio

La Norma 1.5 de Control Interno Gubernamental, SEPARACIÓN DE FUNCIONES,establece: "Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entrelos procesos de autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores ybienes y el control de las operaciones.

La separación de funciones tiene como objetivo evitar que una unidad administrativao persona ejerza el control total de una operación".

La Norma 2.2 de Control Interno Gubernamental, ORGANIZACIÓN INTERNA DELAS ENTIDADES, establece: "Todas las entidades públicas, deben estarorganizadas internamente de acuerdo con sus objetivos, naturaleza de susactividades y operaciones dentro del marco legal general y específico.



"...LÍNEAS DE COMUNICACIÓN

Se establecerán y mantendrán líneas definidas y recíprocas de comunicación entodos los niveles y entre las diferentes unidades administrativas, evitando laconcentración de información en una persona o unidad administrativa..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de FloresCosta Cuca, departamento de Quetzaltenango, tome en consideración que no sedebe de concentrar en una sola persona o unidad administrativa diferentes actos uoperaciones en las cuales debe prevalecer independencia.

6.1.2 CONTRATO ADMINISTRATIVO EVIDENCIA DEBILIDAD EN SU REDACCIÓN

Condición

Se comprobó que el contrato suscrito para la ejecución del proyecto "ConstrucciónMercado Municipal Municipio de Flores C.C." carece de cláusulas que deben decontener información importante.

Criterio

La Norma 2.2. de Control Interno Gubernamental, ORGANIZACIÓN INTERNA DELAS ENTIDADES, establece: "Todas las entidades públicas, deben estar

Municipalidad de Flores Costa Cuca, departamento de Quetzaltenango Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva


organizadas internamente de acuerdo con sus objetivos, naturaleza de susactividades y operaciones dentro del marco legal general y específico.



"...SUPERVISIÓN

Se establecerán los distintos niveles de supervisión, como una herramientagerencial para el seguimiento y control de las operaciones, que permitan identificarriesgos y tomar decisiones para administrarlos y aumentar la eficiencia y calidad delos procesos..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de FloresCosta Cuca, departamento de Quetzaltenango, gire instrucciones al AlcaldeMunicipal, para que se ejerza supervisión, ya que cuentan con un Asesor Legal,para que los contratos llenen los requisitos legales mínimos y tengan como objetivoel resguardo de los intereses municipales, como por ejemplo: manifestar que este esun contrato administrativo, las definiciones, base legal, ordenes de cambio, detrabajos extras, bitácora, documentos que forman parte del contrato, objeto delcontrato, valor del contrato, la forma de pago, declaraciones juradas, partidapresupuestaria, rescisión del contrato, etc. Aspectos que deben de considerarseprimordiales al momento de elaborar los contratos administrativos, más, si son deobra y de costos altos.

6.1.3 BASES DE LICITACION DEFICIENTES

Condición

Al revisar el expediente del evento, "Construcción Mercado Municipal Municipio deFlores C.C.", se constató que las bases de licitación de este proyecto, reflejandebilidad en los requisitos contenidos en ellas, ejemplo: en la sección V establece:"La Junta Calificadora deberá dar a conocer de sus actuaciones a más tardar 5 díascalendario después de la fecha del acta de adjudicación" en el modelo de oferta enel numeral 6 contempla "Hemos estudiado detenidamente las especificacionesgenerales de la presente invitación y hemos inspeccionado el proyecto donde seejecutaran los trabajos"

Criterio

La Norma 2.2. de Control Interno Gubernamental, ORGANIZACIÓN INTERNA DELAS ENTIDADES, establece: "Todas las entidades públicas, deben estar

Municipalidad de Flores Costa Cuca. departamento de Quetzaltenango Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

C eniraloria General de Cuentas 4 Juntos por una Guatemala honesta y transparente

organizadas internamente de acuerdo con sus objetivos, naturaleza de susactividades y operaciones dentro del marco legal general y específico.



"...SUPERVISIÓN

Se establecerán los distintos niveles de supervisión, como una herramientagerencial para el seguimiento y control de las operaciones, que permitan identificarriesgos y tomar decisiones para administrarlos y aumentar la eficiencia y calidad delos procesos..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de FloresCosta Cuca, departamento de Quetzaltenango, gire instrucciones al AlcaldeMunicipal, para que se ejerza supervisión, ya que cuentan con un Asesor Legal,para que las bases de cotización y/o licitación se elaboren conforme a lo establecidoen la Ley de Contrataciones del Estado, incluyendo las especificaciones y lorelacionado a lo que se pretende adquirir.


6.2.1 DICTAMEN TÉCNICO EMITIDO POR PERSONAL NO IDÓNEO

Condición

Al revisar el expediente del evento, "Construcción Mercado Municipal Municipio deFlores C.C.", se determinó que, el Dictamen Técnico no fue elaborado por personalespecializado, sino por un estudiante de Ingeniería en Sistemas.

Criterio

El Artículo 6 del Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado, establece: "Dictámenes. Los dictámenes técnicos a quese refiere el artículo 21 de la Ley, serán emitidos por personal especializado quedesigne la autoridad administrativo superior de la dependencia, y las que no cuentencon esta clase de personal podrán recurrir a otras dependencias que dispongan delmismo, debiéndose analizar el cumplimiento de los requisitos de los documentos delicitación previstos por la Ley, así como el examen de los aspectos jurídicos delcaso".

Muni validad de Flores Costa Cuca -panarnento de Quetzailenango Informe Examen Especial de Fiscallzación Preventiva

Contraiona General de Cuentas 9 Juntos por una Guatemala honesta y transparente

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de FloresCosta Cuca, departamento de Quetzaltenango, gire instrucciones al AlcaldeMunicipal, para que el personal que emita los dictámenes, sea personalespecializado y con conocimiento en lo que se contrate.

6.2.2 JUNTA DE LICITACIÓN CONFORMADA POR PERSONAS NO IDÓNEAS

Condición

Al revisar el expediente del evento "Construcción Mercado Municipal Municipio deFlores C.C.", se constató que los miembros integrantes de la Junta de Licitación noson personas idóneas para calificar ofertas relacionadas a obras de tal magnitud,puesto que no llenan los perfiles.

Criterio

El Decreto No. 52-97 Ley de Contrataciones del Estado, en su artículo 11 establece:"INTEGRACION DE LA JUNTA DE LICITACIÓN. Se integrará con un número decinco miembros, nombrados por la autoridad administrativa superior, de preferenciaentre servidores públicos de la entidad contratante. Si la entidad no cuenta conpersonal idóneo, podrá nombrarse a servidores públicos de otras dependencias delEstado que tenga experiencia en la materia de que se trate. La junta tomará susdecisiones por mayoría del total de sus miembros, quienes no podrán abstenerse devotar, dejando constancia en acta de lo actuado."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de FloresCosta Cuca, departamento de Quetzaltenango, considere la importancia de nombrara personas con experiencia comprobada en el proyecto a licitar para integrar unaJunta de Licitación, garantizando así que dicha Junta realice una adjudicaciónacertada, que permitirá una obra de calidad, funcionalidad y beneficio.

6.2.3 DICTAMEN JURÍDICO ELABORADO POR ASESOR DE LA MUNICIPALIDAD

Condición

Al revisar el expediente del evento, "Construcción Mercado Municipal Municipio deFlores C.C.", se determinó que, el Dictamen Jurídico fue elaborado por unprofesional Abogado y Notario, persona contratada bajo el renglón presupuestario183 como Asesor Jurídico de la Municipalidad.

Criterio

El Acuerdo No. A-118-2007 de fecha 27 de abril de 2007, del Contralor General deCuentas, establece en el artículo 2 lo siguiente: "Al personal contratado bajo elRenglón Presupuestario 029 "otras remuneraciones del Personal Temporal" por

GI Pidad de Flores Costa Cuca, departamento de Quetzaltenango Informe Examen F -nac.:Jai de F isealizardn Pre y Uva

ralona General de Cuentas 10 Juntos por una Guatemala honesta y transpa ent

carecer de la calidad de servidor público, no le son aplicables las normas contenidasen el decreto 89-2002, Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios yempleados Públicos y su Reglamento; por lo que no están afectos ni obligados a lapresentación de la Declaración Jurada Patrimonial y en consecuencia tieneprohibición para el manejo de fondos públicos, ejerzan funciones de dirección ydecisión. Esta prohibición surte efectos a partir del uno de agosto de dos mil siete."

El Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo No. 18-98, en elartículo 1 establece:

"Servidores Públicos. Para los efectos de la Ley de Servicio Civil y el presenteReglamento, se consideran como servidores públicos o trabajadores del estado lossiguientes

Funcionario Público: Es la persona individual que ocupa un cargo o puesto, envirtud de elección popular o nombramiento conforme a las leyescorrespondientes, por el cual ejerce mando, autoridad, competencia legal,representación de carácter oficial de la dependencia o entidad estatalcorrespondiente, y se le remunera con un salario; y

Empleado Público: Es la persona individual que ocupa un puesto al servicio delEstado en las entidades o dependencia regidas por la Ley de Servicio Civil, envirtud de nombramiento o contrato expedidos de conformidad con lasdisposiciones legales, por el cual queda a obligada a prestar sus servicios o aejecutar una obra personalmente a cambio de un salario bajo la direccióncontinuada del representante de la dependencia, entidad o institución dondepresta sus servicios y bajo la subordinación inmediata del funcionario o surepresentante".

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de FloresCosta Cuca, departamento de Quetzaltenango, gire instrucciones al señor AlcaldeMunicipal para que en todos los eventos como el auditado, los dictámenes,regulados en la Ley de Contrataciones del Estado, sean emitidos por funcionarios oempleados públicos facultados legalmente, para ejercer funciones de naturalezapermanente, o cargos de dirección, decisión o manejo de fondos públicos y quesean personas especializadas o con experiencia en lo que dictaminen.

6.2.4 NO EXISTE INTEGRACIÓN DEL PRECIO OFICIAL

Condición

Al revisar el expediente del evento"Construcción Mercado Municipal Municipio deFlores C.C.", se constató que no existe la integración del precio oficial que la Leycontempla.

Municipalidad de Flores Costa Cuca, departamento de Quetzaltenango Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

Contraloría General de Cuentas 11 Juntos por una Guate

la honesti transparente

Criterio

El Artículo 29 del Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, establece:"Integración del precio oficial. Tratándose de obras, después de la apertura deplicas, la Junta de Licitación calculará en definitiva el costo total oficial estimado queservirá de base para fijar la franja de fluctuación y lo dará a conocer de inmediato alos oferentes..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de FloresCosta Cuca, departamento de Quetzaltenango, gire instrucciones al señor AlcaldeMunicipal para que en todos los eventos como el auditado, se planifiquen bien losproyectos, se llenen todos los requisitos legales y se de cumplimiento a la Ley.

6.2.5 PROCEDIMIENTO INCORRECTO EN LA ELABORACIÓN DEL ACTA DERECEPCIÓN DE OFERTAS

Condición

Al revisar el expediente del evento, "Construcción Mercado Municipal Municipio deFlores C.C.", se comprobó que en el Acta de Recepción y Apertura de Plicas, setranscribió la información de precios unitarios presentados por cada oferente.

Criterio

El Artículo 10 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, establece:"Recepción y Apertura de Plicas. "Recibidas las ofertas, la Junta procederá a abrirlas plicas, se dará lectura al precio total de cada oferta y en el acta correspondientese identificaran las ofertas recibidas, sin transcribirlas ni consignar en detalle susprecios unitarios, siendo suficiente anotar el monto de cada oferta. Cuando se tratede obras se procederá como lo establece el artículo 29 de la Ley. Los miembros dela Junta numerarán y rubricarán las hojas que contengan las ofertas propiamentedichas..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de FloresCosta Cuca, departamento de Quetzaltenango, gire instrucciones al señor AlcaldeMunicipal para que el personal que integre las Juntas de Cotización y/o Licitaciónsea capacitado para llevar a cabo esas diligencias y debe cumplir los requisitoslegales.

Municipalidad de Flores Costa Cuca, departamento de Quetzaltenango Informe Examen Especial de Fiscalizacion Preventiva

Contralora General de Cuentas 12 Juntos por una Guatemala honesta y transparent

6.2.6 ADJUDICACIÓN EFECTUADA EN TIEMPO QUE NO EVIDENCIATRANSPARENCIA

Condición

Al revisar el expediente del evento, "Construcción Mercado Municipal Municipio deFlores C.C.", se comprobó que aun siendo cuatro empresas oferentes, la calificaciónde las ofertas se llevó a cabo en cinco (5) horas tiempo insuficiente para analizar ycalificar las mismas, de una manera que refleje transparencia, sin tomar en cuentalo que al respecto establece la Ley.

Criterio

El Artículo 12 segundo párrafo del Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de laLey de Contrataciones del Estado, establece: "Adjudicación. ...En aquellos casos enque las bases no hayan establecido plazo para la adjudicación, este será de cinco(5) días hábiles, contados a partir del día señalado para la recepción y apertura deofertas, prorrogables hasta un máximo de diez (10) hábiles adicionales..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de FloresCosta Cuca, departamento de Quetzaltenango, gire instrucciones al señor AlcaldeMunicipal para que el personal que integre las Juntas de Cotización y Licitación seael idóneo y capacitado para llevar a cabo esas diligencias cumpliendo con losrequisitos que la Ley establece.

6.2.7 ACTA DE ADJUDICACIÓN DE OFERTAS NO PRESENTA CUADROS DE LACALIFICACION EFECTUADA

Condición

Al revisar el expediente del evento, "Construcción Mercado Municipal Municipio deFlores C.C.", se comprobó que en el acta de adjudicación la junta transcribióúnicamente la información de los renglones de las ofertas, no evidenció unacalificación minuciosa del procedimiento de calificación, realizada de los criteriosestablecidos en las bases de licitación, puesto que no constan los cuadros de lacalificación efectuada.

Criterio

El Artículo 12 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, establece:"Adjudicación. La Junta de Calificación debe faccionar acta de la adjudicación en lacual debe hacer constar los aspectos a que se refiere el artículo 33 de la Ley,emitiendo la resolución correspondiente.

El acta de adjudicación debe contener los cuadros o detalle de la evaluaciónefectuada a cada una de las ofertas recibidas, conteniendo los criterios de

Municipalidad de Flores Costa Cuca, departamento de Quetzaltenango Informe Examen Especial de Fiscalizacion Preventiva

(1ontldlorh..3 General de Cuentas

13 Juntos p un- Guate ala honesta y danspa

evaluación, la ponderación aplicada a cada uno de ellos y el puntaje obtenido porcada oferta en cada uno de los criterios de evaluación aplicados... "

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de FloresCosta Cuca, departamento de Quetzaltenango, gire instrucciones al señor AlcaldeMunicipal para que el personal que tenga a su cargo la elaboración de las bases decotización y licitación considere los criterios de evaluación, incluyendo la fórmula,escala o mecanismo que se utilizó para asignar los puntajes de cada uno de loscriterios, y deben de ser objetivos y cuantificables.


6.3.1 EXPEDIENTE NO ORDENADO NI FOLIADO CRONOLÓGICAMENTE DELEVENTO AUDITADO

Condición

El Expediente no fue ordenado cronológicamente, ni foliado, en virtud de que cadaunidad participante tiene documentos originales del mismo, y los folios no soncontinuos, por lo que no existe un adecuado control del expediente.

Recomendación

Que el Concejo Municipal como autoridad máxima de la Municipalidad de FloresCosta Cuca gire instrucciones al Alcalde Municipal, para que si bien es cierto, cadaunidad participante desea conservar en su archivo los documentos originales, seforme un expediente conforme las actuaciones cronológicas y foliado, indicando quelos originales de las copias que allí se encuentran, los tiene la unidad indicada, noobstante exista un archivo de resguardo de dichos documentos.



Nombre y Apellido CargoSr. Tito Natanael Vásquez López Alcalde Municipal de Flores Costa CucaSr. Laureano Chan Rivera Concejal PrimeroSr. Mainor René Rodas Makepeace Concejal SegundoSr. Héctor Leonel Maldonado Velásquez Concejal TerceroSra. Timotea López de León Concejal CuartoSr. Ángel Wosbely Barrios Velásquez Sindico PrimeroSr. Byron Saúl García de León Sindico SegundoSr. Hilde Alberto López Sánchez Secretario MunicipalSr. Enrique Alejandro Morales Pacheco Director de Planificación MunicipalLic. Julio Danilo Zapeta Lorenzo Director de AFIM

Municipalidad de Flores Costa Ceca : departamento de Quetzaltenango Informe Examen Especial de [iscteua ucrt Preventiva

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Nombre y Apellido CargoSr. Juan Martín Vásquez López Encargado de Recaudación/ Miembro

de la Junta de LicitaciónSr. Normin Antonio Arango Bravo Encargado de Presupuesto/Miembro de

la Junta de LicitaciónSr. Eduardo Baltazar Vásquez Cabrera Auxiliar de la DMP/Miembro de la Junta

de LicitaciónSra. Mariela de Jesús Morales Mensajera Municipal/Miembro de la

Junta de LicitaciónSr. Zaqueo Benjamín Hernández Ramos Policía Municipal/Miembro de la Junta

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Ing. rancisco Antonio Ericastilla SánchezJefe de Departamento de Auditorias

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DCGP-0073-2013Guatemala, 13 de marzo de 2013 ,/

Auditor(es) Gubernamental(es):LICDA. OLGA ADELA CASTILLO RíOS 3

En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirección le(s) designa, yira que se constituyan) en las instalaciones de la MUNICIPALIDAD DEFLORES COSTA CUCA, QUETZALTENANGQ/con la Cuenta No. T3-9-22 y demás instituciones quecorresponda según el caso lo amerite, para que realice(n) Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva al proceso Oe: "CONSTRUCCIÓN MERCADO MUNICIPAL MUNICIPIO DE FLORES C.C.",con NOG 2463091; este examen será supervisado por la licenciada Margarita Ury MonterrosoEscobar.




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UNIDAD DE PLANIFICACIÓNÁrea Estadistica /627-22/3

11

1.2

1.3

1.4

1A

1.7

1 .1

1.11

1.10

ORGANIZACIÓN, ENTIDAD. INSTITUCIÓN.

ENTIDAD A LA QUE PERTENECE

TIPO DE ENTIDAD

NUMERO DE CUENTADANCIA O REGISTRO

DIRECCIÓN OUE EMITE EL NOMBRAMIENTO

NOMBRAMIENTO Nota)

FECHA EMISIÓN DE NOMBRAMIENTOS)

A UDITOR(ES) GUBERNAMENTAL(ES) ASIGNADOS

CODIGO (Emilio. estadista.)

PERIODO AUDITA00

FECHA DE PRESENTACIÓN A SIC

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2.2

TIPO DE AUDITORIA O COMISIÓN

TOTAL MONTO AUDITADOSaldoantenor'

Ingresos

Egresos„e„(nowwae st a asma. mpecd

Examen Especial de Fiscalización Preventiva TIPO DE OBRA

Puentes

Pavimentos

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Otros acidaos

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3.2

3.3

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CantidadTlpo de Hallazgo

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El Examen Especial de Facalización Preventiva se realizó al Proceso'CONSTRUCCIÓN MERCADO MUNICIPAL. MUNICIPIO DE FLORES C C ' con NOG9463091, el cual al momento de la ESCalilaCián Be encontraba en la Etapa de EjecuciónFase de Anhelo", con un monto de 0 10,348.875 000

DENUNCIA


Monto en 0. Fundamento LegalCI C

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IMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONESMunicipalidad de Flores Costa Cuca, Quetzaltenango Dirección de la

Entidad ~nadaFrente al Parque Central de Flores Costa Cuca. Quetzaltenango

T3-9-22 Teléfonos d 17722-2192

Tipo de Auditolta Examen Especial de Fiscalización Preventiva Poned° AU . Del 09 al 18 de abril de 2013.

NóebradltenM DCGP-0073-2013 No, Oattaala VWA,tiáyFecha

Licenciada Olga Adela Castillo Ríos Supervisor Licenciada Margarita Ury Monterroso Escobar

No. : ;Condición y Recomendación Nombre del Res a eRema proceso Nrr Cumplida

6.1 RELACIONADOS CON CONTROL INTERNO

6.1.1 INTERVENCIÓN DE UNA MISMA PERSONA EN LA ELABORACIÓNDE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y EMISIÓN DE DICTAMENTÉCNICO.CondiciónSe comprobó que el Director de Planificación Municipal fue lapersona encargada de elaborar las especificaciones técnicas y élmismo emitió el dictamen técnico.RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Flores Costa Cuca, departamento deQuetza/tenango, tome en consideración que no se debe deconcentrar en una sola persona o unidad administrativa diferentesactos u operaciones en las cuales debe prevalecer independencia.

Sr. Tito Natanael Vásquez López, AlcaldeMunicipal; Sr. Laureano Chan Rivera, Concejalprimero; Sr. Mainor René Rodas Makepeace,Concejal Segundo; Sr. Héctor LeonelMaldonado Velásquez, Concejal Tercero; Sra.Timotea López de León, Concejal Cuarto; Sr.Ángel Wosbely Barrios Velásquez, SindicoPrimero; Sr. Byron Seúl Garcia de León,Sindico Segundo

X

6.1.2 CONTRATO ADMINISTRATIVO EVIDENCIA DEBILIDAD EN SUREDACCIÓNCondición

Se comprobó que el contrato suscrito para la ejecución delproyecto "Construcción Mercado Municipal Municipio de FloresC.C." carece de cláusulas que deben de contener informaciónimportante.

Hoja 2 de 6

'


IMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONESNombre de la Entidad Municipalidad de Flores Costa Cuca, Ouelzaltenango Dirección de la

Era!~ ~dadaFrente al Parque Central de Flores Costa Cuca, Ouetzaltenango

No Cuentadanda T3-9-22 Tetéfonkls de la 17722-2192Tipo deAuditorio Examen Especial de Fiscalización Preventiva Periodo dita& Del 09 al 18 de abril de 2013

Nombramiento DCGP-0073-2013 No, CelaalaGerenciay Fecha l

I Licenciada Olga Adela Castillo Rios Licenciada Margarita Ury Monterroso Escobar

No. Condición y Recomendación Nombredel Responsable Sitiratión ObservacionesRéallzada Proceso No Cumplida

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Flores Costa Cuca, departamento deQuetzaltenango, gire instrucciones al Alcalde Municipal, para que seejerza supervisión, ya que cuentan con un Asesor Legal, para quelos contratos llenen los requisitos legales mínimos y tengan comoobjetivo el resguardo de los intereses municipales, como porejemplo: manifestar que este es un contrato administrativo, lasdefiniciones, base legal, ordenes de cambio, de trabajos extras,bitácora, documentos que forman parte del contrato, objeto delcontrato, valor del contrato, la forma de pago, declaracionesjuradas, partida presupuestaria, rescisión del contrato, etc.Aspectos que deben de considerarse primordiales al momento deelaborar los contratos administrativos, más, si son de obra y decostos altos.

Sr. Tito Natanael Vásquez López, AlcaldeMunicipal; Sr. Laureano Chan Rivera, Concejalprimero; Sr. Mainor René Rodas Makepeace,Concejal Segundo; Sr. Héctor LeonelMaldonado Velásquez, Concejal Tércero; Sra.Timotea López de León, Concejal Cuarto; Sr.Ang SindicouezBarrios Velásquez,Angel Wosbely q ,Primero; Sr. Byron Seúl García de León,Sindico Segundo

X

6.1.3 BASES DE LICITACIÓN DEFICIENTESCondiciónAl revisar el expediente del evento, "Construcción MercadoMunicipal Municipio de Flores C.C.", se constató que las bases delicitación de este proyecto, reflejan debilidad en los requisitoscontenidos en ellas, ejemplo: en la sección V establece: "La JuntaCalificadora deberá dar a conocer de sus actuaciones a más tardar5 días calendario después de la fecha del acta de adjudicación" enel modelo de oferta en el numeral 6 contempla "Hemos estudiadodetenidamente las especificaciones generales de la presenteinvitación y hemos inspeccionado el proyecto donde se ejecutaranlos trabajos"

RecomendaciónQue el ConcejoMunicipalidadQuetzaltenango,ejerza supervisión,las bases de cotizaciónestablecido enespecificaciones

Municipal, como máxima autoridad de lade Flores Costa Cuca, departamento degire instrucciones al Alcalde Municipal, para que se

Sr. Tito Natanael Vásquez López, AlcaldeMunicipal; Sr. Laureano Chan Rivera, Concejalprimero; Sr. Mainor René Rodas Makepeace,Concejal Segundo; Sr. Héctor LeonelMaldonado Velásquez, Concejal Tércero; Sra.Timotea López de León, Concejal Cuarto; Sr.Ángel Wosbely Barrios Velásquez, SindicoPrimero; Sr. Byron Seúl García de León,Sindico Segundo

X

Asesor Legal,ya que cuentan con un para quey/o licitación se elaboren conforme a lo

la Ley de Contrataciones del Estado, incluyendo lasy lo relacionado a lo que se pretende adquirir.

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IMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONESNombre de la Entidad: Municipalidad de Flores Costa Cuca, Quetzaltenango Diección de la

Entidad AuditadaFrente al Parque Central de Flores Costa Cuca, Quetzaltenango

noa T3-9-22 Teléfonos dill la 17722-2192Tipo de d Examen Especial de Fiscalización Preventiva Period0 Militado J Del 09 al 18 de abril de 2013

Nombramiento DCGP-0073-2013 No. Carta a la Gerencia y

Licenciada Olga Adela Castillo Rios Supervisor -'-- 1 Licenciada Margarita Ury Monterroso Escobar

No Condición y Recomendación Nombre del Responsable SItuació t ObservacionesRealizada Proceso No Cumplida

6.2 RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONESAPLICABLES

6.2.1 DICTAMEN TÉCNICO EMITIDO POR PERSONAL NO IDÓNEOCondiciónAl revisar el expediente del evento, "Construcción MercadoMunicipal Municipio de Flores C.C.", se determinó que, el DictamenTécnico no fue elaborado por personal especializado, sino por unestudiante de Ingeniería en Sistemas.

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Flores Costa Cuca, departamento deQuetzaltenango, gire instrucciones al Alcalde Municipal, para que elpersonal que emita los dictámenes, sea personal especializado v•con conocimiento en lo que se contrate.

Sr. Tito Natanael Vásquez López, AlcaldeMunicipal; Sr. Laureano Chan Rivera, Concejalprimero; Sr. Mainor René Radas Makepeace,Concejal Segundo; Sr. Héctor LeonelMaldonado Velásquez, Concejal Tércero; Sra.Timotea López de León, Concejal Cuarto; Sr.Ángel Wosbely Barrios Velásquez, SindicoPrimero; Sr. Byron Seúl García de León,Síndico Segundo

X

6.2.2 JUNTA DE LICITACIÓN CONFORMADA POR PERSONAS NOIDÓNEAS

Condición

Al revisar el expediente del evento "Construcción MercadoMunicipal Municipio de Flores C.C.", se constató que los miembrosintegrantes de la Junta de Licitación no son personas idóneas paracalificar ofertas relacionadas a obras de tal magnitud, puesto queno llenan los perfiles.Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Flores Costa Cuca, departamento deQuelzaltenango, considere la importancia de nombrar a personascon experiencia comprobada en el proyecto a licitar para integraruna Junta de Licitación, garantizando así que dicha Junta realiceuna adjudicación acertada, que permitirá una obra de calidad,funcionalidad y beneficio.

Sr. Tito Natanael Vásquez López, AlcaldeMunicipal; Sr. Laureano Chan Rivera, Concejalprimero; Sr. Mainor René Rodas Makepeace,Concejal Segundo; Sr. Héctor LeonelMaldonado Velásquez, Concejal Tércero; Sra.Timotea López de León, Concejal Cuarto; Sr.Ángel Wosbely Barrios Velásquez, SíndicoPrimero; Sr. Byron Seúl Garcia de León,Sindico Segundo

X

Hoja 4 de 6


IMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONESNdni4nade la Entidad Municipalidad de Flores Costa Cuca, Quetzaltenango Dirección de la

Entidad AuditadaFrente al Parque Central de Flores Costa Cuca, Quetzaltenango

T3-9-22 Teléfonosla 17722-2192TO4 :1113 A4dson8 Examen Especial de Fiscalización Preventiva Periodo Andando Del 09 al 18 de abril de 2013

DCGP-0073 2013 .No. C a FLicenciada Olga Adela Castillo Rios Supervisor Licenciada Margarita Uwy Monterroso Escobar

omendación Nombre de l ReePonaable SituaciónRealizada Proceso ` No Cumplida

6.2.3 DICTAMEN JURÍDICO ELABORADO POR ASESOR DE LAMUNICIPALIDADCondición

Al revisar el expediente del evento, "Construcción MercadoMunicipal Municipio de Flores C.C.", se determinó que, el DictamenJurídico fue elaborado por un profesional Abogado y Notario,persona contratada bajo el renglón presupuestado 183 comoAsesor Jurídico de la Municipalidad.Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Flores Costa Cuca, departamento deQuetzaltenango, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal paraque en todos los eventos como el auditado, los dictámenes,regulados en la Ley de Contrataciones del Estado, sean emitidospor funcionarios o empleados públicos facultados legalmente, paraejercer funciones de naturaleza permanente, o cargos de dirección„decisión o manejo de fondos públicos y que sean personasespecializadas o con experiencia en lo que dictaminen.

Sr. Tito Natanael Vásquez López, AlcaldeMunicipal; Sr. Laureano Chan Rivera, ConcejalPrimero; Sr. Mainor René Rodas Makepeace,Concejal Segundo; Sr. Héctor LeonelMaldonado Velásquez, Concejal Tércero; Sra.Timotea López de León, Concejal Cuarto; Sr.Angel Wosbely Barrios Velásquez, SindicoPrimero; Sr. Byron Seúl Garcia de León,Sindico Segundo

X

6.2.4 NO EXISTE INTEGRACION DEL PRECIO OFICIAL

Condición

Al revisar el expediente del evento"Construcción Mercado MunicipalMunicipio de Flores C.C.", se constató que no existe la integracióndel precio oficial que la Ley contempla.

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Flores Costa Cuca, departamento deQuetzaltenango, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal paraque en todos los eventos como el auditado, se planifiquen bien losproyectos, se llenen todos los requisitos legales y le dencumplimiento a la Ley.

Sr. Tito Natanael Vásquez López, AlcaldeMunicipal; Sr. Laureano Chan Rivera, Concejalprimero; Sr. Mainor René Rodas Makepeace,Concejal Segundo; Sr. Héctor LeonelMaldonado Velásquez, Concejal Tércero; Sra.Timotea López de León, Concejal Cuarto; Sr.Ángel Wosbely Barrios Velásquez, SindicoPrimero; Sr. Byron Seúl García de León,Síndico Segundo

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Hoja 5 de 6

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IMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONESNombre de te Entidad Municipalidad de Flores Costa Cuca, Quetzaltenango DkecCión

EntidadAuditada `.Frente al Parque Central de Flores Costa Cuca, Quetzaltenango

T3-9-22 17722-2192Tetó de Andánr13 ° Examen Especial de Fiscalización Preventiva Del 09 al 18 de abril de 2013.

DCGP-0073-2013Licenciada Olga Adela Castillo Ríos Licenciada Margarita Ury Monterroso Escobar

No. Condición, y tenlo ón _ , . !=.' ; Nombre del Responsable S' •' ' K Observaciones

6.2.5 PROCEDIMIENTO INCORRECTO EN LA ELABORACION DEL ACTADE RECEPCION DE OFERTASCondiciónAl revisar el expediente del evento, "Construcción MercadoMunicipal Municipio de Flores C.C.", se comprobó que en el Acta deRecepción y Apertura de Plicas, se transcribió la información deprecios unitarios presentados por cada oferente.

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Flores Costa Cuca, departamento deQuetzaltenango, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal paraque el personal que integre las Juntas de Cotización ylo Licitaciónsea capacitado para llevar a cabo esas diligencias y debe cumplirlos requisitos legales.

Sr. Tito Natanael Vásquez López, AlcaldeMunicipal; Sr. Laureano Chan Rivera, Concejalprimero; Sr. Mainor René Rodas Makepeace,Concejal Segundo; Sr. Héctor LeonelMaldonado Velásquez, Concejal Tércero; Sra.Timotea López de León, Concejal Cuarto; Sr.Angel Wosbely Barrios Velásquez, SíndicoPrimero; Sr. Byron Saúl García de León,Síndico Segundo

X

6.2.6 ADJUDICACION EFECTUADA EN TIEMPO QUE NO EVIDENCIATRANSPARENCIACondiciónAl revisar el expediente del evento, "Construcción MercadoMunicipal Municipio de Flores C.C.", se comprobó que aun siendocuatro empresas oferentes, la calificación de las ofertas se llevó acabo en cinco (5) horas tiempo insuficiente para analizar y calificarlas mismas, de una manera que refleje transparencia, sin tomar encuenta lo que al respecto establece la Ley.

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Flores Costa Cuca, departamento deQuetzaltenango, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal paraque el personal que Integre las Juntas de Cotización y Licitaciónsea el idóneo y capacitado para llevar a cabo esas diligenciascumpliendo con los requisitos que la Ley establece.

Sr. Tito Natanael Vásquez López, AlcaldeMunicipal; Sr. Laureano Chan Rivera, Concejalprimero; Sr. Mainor René Rodas Makepeace,Concejal Segundo; Sr. Héctor LeonelMaldonado Velásquez, Concejal Tércero; Sra.Timotea López de León, Concejal Cuarto; Sr.Angel Wosbely Barrios Velásquez, SíndicoPrimero; Sr. Byron Saúl García de León,Sindico Segundo

X

TORSr.Alcalde Munici

squez Lópezsta Cuca, Quetzaltenango.

Hoja 6 de 6


IMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONESNombrede la Municipalidad de Flores Costa Cuca, Quetzaltenango Dirección de la

EntdadAuditadaFrente al Parque Central de Flores Costa Cuca, Quetzaltenango

No. T3-9-22 17722-2192Examen Especial de Fiscalización Preventiva P Del 09 al 18 de abril de 2013.

DCGP-0073-2013 FLicenciada Olga Adela Castillo Ríos ~b

,u, Licenciada Margarita Ury Monterroso Escobar

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6.2.7 ACTA DE ADJUDICACION DE OFERTAS NO PRESENTA CUADROSDE LA CALIFICACION EFECTUADA.CondiciónAl revisar el expediente del evento, "Construcción MercadoMunicipal Municipio de Flores C.C.", se comprobó que en el acta deadjudicación la junta transcribió únicamente la información de losrenglones de las ofertas, no evidenció una calificación minuciosadel procedimiento de calificación, realizada de los criteriosestablecidos en las bases de licitación, puesto que no constan loscuadros de la calificación.

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Flores Costa Cuca, departamento deQuetzaltenango, gire instrucciones al sellar Alcalde Municipal paraque el personal que tenga a su cargo la elaboración de las bases decotización y licitación considere los criterios de evaluación,incluyendo y fórmula, escala o mecanismo que se utilizó paraasignar los puntajes de cada uno de los criterios, y deben de serobjetivos y cuantificables.

Sr. Tito Natanael Vásquez López, AlcaldeMunicipal; Sr. Laureano Chan Rivera, ConcejalPrimero; Sr. Mainor René Rodas Makepeace,Concejal Segundo; Sr. Héctor LeonelMaldonado Velásquez, Concejal Tercero; Sra.Timotea López de León, Concejal Cuarto; Sr.Ángel Wosbely Barrios Velásquez, SindicoPrimero; Sr. Byron Saúl García de León,Sindico Segundo

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Fecha. 25 de julio de 2013

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ENTIDADMUNICIPALIDAD DE SAN ANDRÉS, PETÉN

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Guatemala, 24 de mayo de 2013

ProfesorMiltón Saúl Méndez FionAlcalde MunicipalMunicipalidad de San AndrésDepartamento de PeténPresente

Señor Alcalde:

En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimientode lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamenteme fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe delExamen Especial de Fiscalización Preventiva realizado por los auditoresgubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto yquienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica sonresponsables del contenido y efectos legales del mismo.

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Lic. Sergio OSubcontratar de

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ENTIDADMUNICIPALIDAD DE SAN ANDRÉS, PETÉN

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 9 AL 18 DE ABRIL DE 2013

3

Guatemala, mayo 2013

4

ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencial






Resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva

56.1 Relacionado con el Control Interno

5

Autoridades de la Entidad durante el Proceso Fiscalizado

7


Anexos- Nombramiento No. DCGP-0083-2013 de fechal9 de marzo de 2013

Forma Única de EstadísticaFormulario SR1

5


RESUMEN GERENCIAL

Guatemala, 24 de mayo de 2013

ProfesorMilton Saúl Méndez FiónAlcalde Municipal de San Andrés,Departamento de PeténPresente

Señor Alcalde:

Los Auditores Gubernamentales designados de conformidad con el nombramientoNo. DCGP-0083-2013, de fecha 19 de marzo de 2013, han efectuado ExamenEspecial de Fiscalización Preventiva en la Municipalidad de San Andrés Petén conel objetivo de verificar el proceso "Ampliación Edificio Municipal, San Andrés,Petén".

El alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, realizado durante losdías del 9 al 18 de abril de 2013, abarcó la evaluación del proceso de "AmpliaciónEdificio Municipal, San Andrés, Petén". en la modalidad de Licitación, con NOG2441977, por un monto de Q 3,524,608.00; el cual se encontraba en la fase deRegistro del contrato en la Contraloría General de Cuentas, correspondiente a laetapa de Selección y Contratación y, como resultado del trabajo realizado sedetectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados en este informe,clasificándolos así: dos (2) relacionados con el Control Interno, los cuales seencuentran en detalle en el informe correspondiente.

El personal que realizó el Examen Especial de Fiscalización Preventiva es elsiguiente: licenciado Oscar Vinicio Meneses Morales, supervisado por el licenciadoPedro Esquivel Carrillo.

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1.1 Base Legal


1.2. Función



Según nombramiento No. DCGP-0083-2013 de fecha 19 de marzo de 2013, emitido por ellicenciado Walter Osmar Argueta, Director de Calidad de Gasto Público, con Visto Buenodel licenciado Sergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad de Gasto Público,ambos de la Contraloría General de Cuentas; la comisión de auditoría estuvo conformadapor el licenciado Oscar Vinicio Meneses Morales y supervisada por el licenciado PedroEsquivel Carrillo.

La fiscalización se realizó durante los días del 9 al 18 de abril de 2013, en las instalacionesde la Municipalidad de San Andrés, Petén, ubicada en Barrio el Centro, San Andrés, Petén.

1.4 Unidad Ejecutora del Proceso de Adquisición

La Unidad Ejecutora del proceso de adquisición objeto de la auditoría, es la Municipalidadde San Andrés, Petén, con Cuentadancia No. T3-17-4.


El objeto fue revisar el proceso de "Ampliación Edificio Municipal, San Andrés, Petén" conNOG 2441977, por medio de Licitación Pública, por un monto de Q 3,524,608.00, el cualfue adjudicado a la "Constructora Técnica Archila".

Los recursos considerados para el proceso de adquisición, provienen de Fondos delPetróleo del Consejo Departamental de Desarrollo de Petén, por un monto0.3,524,608.00.


A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la fase de Registro del Contrato en laContraloría General de Cuentas, correspondiente a la etapa Selección y Contratación.

fr Municipalidad de San Andrés, Petén Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

7










Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Artículo 14. Control externo gubernamental. "El control externo

'Municipalidad de San Andrés, Petén Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

8


gubernamental, es un conjunto de actividades y acciones técnicas y legales, ejercidas porla Contraloría, para evaluar todo el ámbito operacional, funcional y legal de los entespúblicos, a través de la auditoria moderna, accionada por profesionales que no intervienenen las actividades u operaciones controladas, con base a normas de auditoríagubernamental, técnicas y procedimientos que permitan un enfoque objetivo y profesional,cuyos resultados no se sintetizan en recomendaciones para mejorar la administraciónpública."



Los Acuerdos números A-26-2005 y A-57-2006 del Subcontralor de Probidad Encargadodel Despacho y A-028-2012 de La Contralora General de Cuentas.



3.1 General


3.2 Específicos


Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes.Convocar la mayor cantidad de oferentes idóneos.Facilitar el acceso a los Documentos de Adquisición.Contribuir a adjudicar, de manera objetiva y técnica, la oferta más conveniente yfavorable a los intereses del Estado.

v. Resarcirse en caso de que el oferente adjudicado no firme el contrato.

eMunicipalidad de San Andrés, Petén Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

9


Otorgar en tiempo y forma validez institucional a lo actuado por la Junta y reflejadoen la respectiva Acta de Adjudicación.Comunicar a todos los oferentes los resultados de la evaluación de plicas (Actas deAdjudicación) en tiempo y forma.


En función del estado de avance en que se encontró el proceso "Ampliación EdificioMunicipal, San Andrés, Fetén", al momento del inicio del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva, el alcance del mismo contempló la evaluación de las fases descritas acontinuación, correspondientes a la etapa de Selección y Contratación:

Segregación de funciones.Publicación del aviso de negociación.Entrega de formulario de Licitación.Aclaraciones y modificaciones.Junta de Licitación.Presentación y recepción de plicas.Apertura de Plicas.Garantía de sostenimiento de ofertas.Evaluación de Plicas.Precalificación y preselección o registro de precalificados.

11.Acta de Adjudicación.Aprobación de la Adjudicación.Notificación de resultados.Documentación Necesaria para Contratar y Cumplimiento de requisitos.Elaboración del Contrato.Garantía de Cumplimiento.Suscripción y Aprobación del Contrato.

18. Registro del Contrato en la Contraloría General de Cuentas.

El cumplimiento de los resultados contenidos en el informe del Examen Especial deFiscalización Preventiva, serán sujetos de seguimiento por parte de una auditoría posterior,la que de acuerdo con las leyes y normas vigentes, podrá aplicar las acciones legales yadministrativas que los casos ameriten, de conformidad con la normativa internaestablecida por la Contraloría General de Cuentas.


5.1 Comentario

La comisión de auditoría realizó el Examen Especial de Fiscalización Preventiva, hasta lafase de Registro del Contrato en la Contraloría General de Cuentas, correspondiente a laetapa de Selección y Contratación, comprobando que la Municipalidad de San Andrés,Petén ejecuta el evento de Licitación Pública "Ampliación Edificio Municipal, San Andrés,Fetén", con NOG 2441977, con un monto de Q 3,524,608.00, y en el transcurso delExamen Especial de Fiscalización Preventiva se detectaron aspectos importantes quereportar en este informe, clasificándolos así: dos (2) relacionados con el Control Interno.

/Municipalidad de San Andrés, Petén Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

10


5.2 Conclusión

El Proceso "Ampliación Edificio Municipal, San Andrés, Petén", con NOG 2441977, hasta elmomento de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, se encontraba en lafase de Registro del Contrato en la Contraloría General de Cuentas correspondiente a laetapa de Selección y Contratación, fue realizado razonablemente de acuerdo con la Ley deContrataciones del Estado, Decreto 57-92, su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92 ysus Reformas, Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, excepto por losresultados que se reportan en este informe.

La Comisión de Auditoría presenta los resultados del trabajo realizado a efecto degarantizar la eficiencia, eficacia y calidad del gasto público; sin embargo, todas lasdecisiones administrativas, técnicas y legales respecto al proceso auditado sonresponsabilidad de las autoridades de la Municipalidad de San Andrés, Petén.

6. RESULTADO DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA

Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia de los asuntos determinados en el mismo, se traslada copia del presenteinforme a las Direcciones de Auditoría de Municipalidades, e Infraestructura Pública de laContraloría General de Cuentas, para que éstas, de acuerdo a sus funciones y comoresponsables de la evaluación de la ejecución presupuestaria, incluyan dentro de sumuestra el proceso de adquisición auditado por el Departamento de AuditoriasConcurrentes o realicen un examen especial del mismo, conforme lo regula el Acuerdonúmero A-006-2012 de la Contraloría General de Cuentas, emitido el 23 de enero de 2012.

A continuación se presentan los resultados, respecto a la revisión del proceso de"Ampliación Edificio Municipal, San Andrés Peten", por lo que, se sugieren lasrecomendaciones respectivas a los funcionarios del la Municipalidad del municipio de SanAndrés, del departamento de Petén, implementación que contribuirá a mejorar el controlinterno del área de adquisiciones.

6.1 RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO

6.1.1 OBRA NO INICIADA 30 DIAS DESPUÉS DE LA FIRMA DEL CONTRATO

Condición:

Al realizar la revisión del expediente del Proyecto denominado Ampliación EdificioMunicipal, San Andrés, Petén, que se realizará con recursos financieros provenientes delFondo del Petróleo -FONPETROL-, se comprobó que el Contrato de Obra número 002-2013 fue firmado el ocho (8) de marzo de 2013 por el Alcalde Municipal de San Andrés,Petén y la empresa Constructora Técnica Archila; sin embargo, treinta (30) días despuésde su firma, fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, no se habíaniniciado los trabajos de construcción de la obra. El Contrato de obra establece que lostrabajos se iniciarán cuando se haya recibido el anticipo, previo a la presentación de laprogramación del anticipo y el contrato cobrará vigencia con el Acta de inicio de la obra.

Municipalidad de San Andrés, Petén Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

11


Criterio:

El Convenio de Administración y Transferencia Financiera No. CODEDE-FP-180-2012firmado por el Coordinador del Consejo Departamental de Desarrollo de Petén y el Alcaldede San Andrés Petén, para la ejecución del Proyecto denominado Ampliación EdificioMunicipal, San Andrés, Petén, prorrogado con Addendum del veintiocho de diciembre dedos mil doce, en la Cláusula CUARTA establece: FORMA DE PAGO A LAMUNICIPALIDAD: "EL CONSEJO" realizará la transferencia a la "MUNICIPALIDAD" dela siguiente manera: a) un primer desembolso del veinte por ciento (20%) sobre el valortotal de la obra; previa la entrega de la siguiente información: ...a.6 Acta de inicio de "ELPROYECTO" en las que deberá figurar un personero de la "MUNICIPALIDAD" uno de "ELCONSEJO" y el Contratista; (...)".

El Contrato de Obra Número 002-2013 suscrito el ocho de marzo 2013, por el AlcaldeMunicipal de San Andrés, Petén y el Contratista, en la CLAUSULA TERCERA,establece: "VALOR DEL CONTRATO: El contratista se compromete a realizar lostrabajos descritos en la cláusula anterior por la suma de TRES MILLONES QUINIETOSVEINTICUATRO MIL SEISCIENTOS OCHO QUETZALES EXACTOS(Q3,524,608.00), con un monto proveniente del Fondo del Petróleo, segúnconvenio número (CODEDE-FP-180-2012), suscrito entre el ConsejoDepartamental de Desarrollo de Petén, y la Municipalidad de San Andrés, Petén,lo cual se hará efectivo de la manera siguiente: A) UN VEINTE POR CIENTO (20%)AL SUSCRIBIR EL ACTA DE INICIO DE LA OBRA Y HACER EFECTIVAS LASFIANZAS DE CUMPLIMIENTO Y DE ANTICIPO DEL CONTRATO, B) CONFORMELOS AVANCES FÍSICOS DE LA OBRA, Y EL ÚLTIMO DESEMBOLSO al suscribirseel acta de recepción de la obra, entregar las fianzas de saldos deudores y conservaciónde obra a entera satisfacción de la Municipalidad, dichos aportes se efectuarán deconformidad a los recursos transferidos por el Consejo Departamental de Desarrollo dePetén, con Fondos del Petróleo del Consejo Departamental de Desarrollo Petén -CODEDE-."

Recomendación:

Que el señor Alcalde Municipal de San Andrés Petén, realice las gestiones necesariasa efecto de verificar el inicio de la obra para que el Consejo Departamental deDesarrollo de Petén -CODEDE- entregue el anticipo acordado en el CONVENIO DEADMINISTRACIÓN Y TRANSFERENCIA FINANCIERA DEL FONDO DELPETRÓLEO -FONPETROL- suscrito por la Municipalidad y el Consejo Departamentalde Desarrollo de Petén, para la realización del Proyecto.

6.1.2 EN LA FECHA DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA ELEXPEDIENTE NO ESTABA INTEGRADO NI FOLIADO.


12


Condición:

Al revisar el Expediente del Proyecto denominado "Ampliación Edificio Municipal, SanAndrés, Petén" se comprobó que el mismo no estaba debidamente integrado y foliado,pues las ofertas recibidas y el addendum de ampliación del Plazo del Convenio deFinanciamiento Número CODEDE-FP-180-2012, no estaban incluidas en el expediente.

Criterio:

Las Normas de Control Interno, 1. Norma de Aplicación General, Norma 1.11Archivos: establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidadpública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticasadministrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización,creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, demanera que sea fácil localizar la información.

La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas querealice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganosrectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera quefacilite la rendición de cuentas.

Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contrarobos, incendios u otros riesgos, manteniendo por el tiempo establecido en las leyesespecíficas; independientemente del medio de información que se trate, es decir, pormedios manuales o electrónicos."

Recomendación

Al señor Alcalde Municipal de San Andrés Petén, se recomienda girar instrucciones aquien corresponda para que elabore e implemente un manual de procedimientos paraorganizar la información relacionada con los expedientes de cada uno de los procesosde adquisiciones públicas, con indicación de la responsabilidad del archivo, desde elinicio hasta su culminación. El archivo de los documentos debe estar ordenadocronológicamente y debidamente foliado para evitar la pérdida de folios o el remplazode los mismos, facilitando su ubicación.



Nombre y apellido CargoSr. Milton Saúl Méndez Fión Alcalde Municipal San Andrés, Petén.

Arquitecto Erick Estuardo Vilarde Arquitecto Supervisor, Municipalidad_ de San Andrés Petén,

Municipalidad de San Andrés, Petén

Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

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8. Comisión de Auditoría

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Ing. Francisco Antonio Ericastilla SánchezJefe de Departamento de Audilonas

Contraloría General de Cu

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Nombre y apellido Cargo

Ing. Juan Miguel Manzano Director DMP, Municipalidad de SanAndrés, Petén.

PC. Jacinto Herrera Tesorero Municipal, Municipalidad deSan Andrés, Petén,

PC. Marco Tulio Chablé Chatá Miembro de la Junta de Licitación

Bach. Leirson Abelardo Chí Acosta Miembro de la Junta de LicitaciónSr. Nataniel Ismael Rivera Tesucún Miembro de la Junta de Licitación

PEM. Manuel Antonio Acosta Cucul Miembro de la Junta de Licitación

Prof. Juan de Jesus Quixchán Pantí Miembro de la Junta de Licitación_ ------. /

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ANEXOS

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Director de Catidarin Certera/ de Cuentas

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Lic. Sergio Osw.Subconlraior de C

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Contraloría General de CuentasGUATEMALA, C A




Auditor(es) Gubernamental(es):LIC. OSCAR VINICIO MENESES MORALES

En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirección le(s) designa, para que se constituya(n) en las instalaciones de la MUNICIPALIDAD DESAN ANDRÉS, PETÉN, con la Cuenta No. T3-17-4 y demás instituciones que corresponda según elcaso lo amerite, para que realice(n) Examen Especial de Fiscalización Preventiva al proceso de:"AMPLIACIÓN EDIFICIO MUNICIPAL, SAN ANDRES, PETEN", con NOG 2441977; este examenserá supervisado por el licenciado Pedro Esquivel Carrillo.




"Juntos por una Gu ala ho esta y transparente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / F (502) 2417-8710


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NUMERO DE CUENTADANCIA O REGISTRO

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FECHA EMISION DE NOMBRAMIENTOISI 1 9 cm io de 201 1. t t.

AUDITOR(ES)GUBERNAMENTAL(ES ASIGNADOS1. 4C Oscar ,: 1 8 A: / HORA:_ (5 II -2-...

Vinlao Menee. Moral.-IJ ATEMALA, C.A.

CODIGO (Exclualvo evadiese.)No MESES AUDITADOS

11 1--PERIODO AUDITADO DELDm Mea Ano Ola Mea Ano

AL I 1S I a I 2013

2 AUDRORIA i. 5 ORRA.Pkí8LICA

TIPO DE AUDITORIA O COMISIÓN Examen Especial de Fiscal ción Preventiva TIPO OE OBRA *No Obras Monto

Puentes

Pavimentos

Edificios saurio..

Otros edificios

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nstalaelones Deportivas

Sistema de Agua Potable

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Monto en O Fundamento Legal6 OESERVACI000S

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San Andrés, Petén, Puerta Entrada a la Reserva de la Biósfera Maya

2411-2411

Del 09 al 18 de abril 2013

No se envió carta a la GerenciaLic. Pedro Esquivel Carrillo

MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRÉS, PETÉN

T3-17-4

Examen Especial de Fiscalización Preventiva

DCGP-0083-2013

Lic. Oscar Vinicio Meneses Morales

Hoja 1 de 2

Formulario SRI

Dirección de Calidad del Gasto Público Anexo No. 1IMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONES


Título

OBRA NO INICIADA 30 DIAS DESPUES DE LA FIRMA DELCONTRATO.

CondiciónAl realizar la revisión del expediente del Proyecto denominadoAmpliación Edificio Municipal, San Andrés, Peten, que se realizarácon recursos financieros provenientes del Fondo del Petróleo -FONPETROL-, se comprobó que el Contrato de Obra número 002-2013 fue firmado el ocho (8) de marzo de 2013 por el AlcaldeMunicipal de San Andrés, Petén y la empresa Constructora TécnicaArchila; sin embargo, treinta (30)dias después de su firma, fecha deinicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, no sehabían iniciado los trabajos de construcción de la obra. El Contratode obra establece que los trabajos se iniciarán cuando se hayarecibido el anticipo, previo a la presentación de la programación delanticipo y el contrato cobrará vigencia con el Acta de inicio de laobra.

Recomendación

6.1.1

Que el señor Alcalde Municipal de San Andrés Peten, agilice lasgestiones de inicio de la obra para que el Consejo Departamental deDesarrollo de Petén -CODEDE- entregue el anticipo acordado enel CONVENIO DE ADMINISTRACIÓN Y TRANSFERENCIAFINANCIERA DEL FONDO DEL PETRÓLEO -FONPETROL-suscrito por la Municipalidad y el Consejo Departamental deDesarrollo de Petén, para la realización del Proyecto.

Prof. Mitón Seúl Méndez Fión X

FECHA Guatemala 24 de mayo de 2013

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Profesar Millón Saú istOnd

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Hoja 2 de 2

Formulario SR1

Dirección de Calidad del Gasto Público Anexo No. 1IMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONES

Nombre de 13MUNICIPAL.MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRÉS. PETEN

Oireceiern de le.Entidad AurEtade

San Ancnes Peler Pueda Entrada a la Reserva de la Biosfera Maya

No, De Cuenkidalit#E, 1, ' T3-'7-4,

Teléfonosde IsEntided Aucirtada I 2411-2411

Tipode`Auditaia, Exornen Especia de E.sca' zac,on P•evenliva Penado' Auditado 1 Del 09 al le de abrs 2013

Nozob DCGP-0383-2013 No. Cada ala Gerencia y Fecha 1 No se envió carta a la Gerencia~I< 09beniellnOat Lic Oscar Vinicia Meneses Morales Supervisa- L.c Pedo:, Esquivel Cariado

No. Condición y Neconiendaciób -, ,

Nombre del Responsable':i -. ---

Situación ,

Realizada Proceso' ' '

No Cumplida . Observaciones


Titulo

612

EN LA FECHA DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIONPREVENTIVA EL EXPEDIENTE NO ESTABA INTEGRADO NIFOLIADO

Condición

Al revisar el Expediente del Proyecto denominado"AmpliaciónEdificio Munici pal. San Ancies Pelen' se comprobó que el rn srrr:no estaba inteyado ri follado, pues las alelas recdoclas y eladdendurn de ampliaciar de, Plazo del Caneen lo de Financia-nonioNo CODEDE-EP-130-20' ro estaban integradas al expediente

Recomendación

Al seña, Alcaide Mumcnial de San Anides Pelen, se recomiendagirar insmucciones 9 ¡Loen corresponda para que elabore emplemerte un manual de procedimientos para orgar zar laInformación relacionada con :os expedientes de cada uno de iesproyectos que rea icen con ndbanidn de la responsabilidad delarchivo desde e, nace hasta su culmmazion El archivo de losdocumentos cebe es t a/ csoenado cronológicamente y

debidamente losado para evitar la perd da de foros o el remplazo de'Os mismos fan, tanda su u ideac 0,

Prof. Millón Saút Méndez Fión X

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Contraloría General de CuentasGUATEMALA, C.A Prov. DCGP-403-2013

---RECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICO, CONTRALORÍA GENERAL DECUENTAS. Guatemala, veintiuno de junio de dos mil trece.

ASUNTO: LICENCIADO OSCAR VINICIO MENESES MORALES,AUDITOR GUBERNAMENTAL, REMITE INFORMEORIGINAL DEL EXAMEN ESPECIAL DEFISCALIZACIÓN PREVENTIVA, PRACTICADO A LAMUNICIPALIDAD DE SAN ANDRÉS, PETÉN,DERIVADO DEL NOMBRAMIENTO DCGP-0083-2013DE FECHA 19 DE MARZO DE 2013.

INFORME DE AUDITORIA DERIVADO DEL POA.

Atentamente se trasladan las presentes diligencias al AuditorGubernamental LICENCIADO OSCAR VINICIO MENESES MORALES, con elinforme identificado en el epígrafe, debidamente firmado y sellado del DespachoSuperior y conocido por el Director de Calidad de Gasto Público, para quecontinúe su trámite en la Unidad de Sistema de Información Gubernamental -SIG-, para su notificación, en un plazo no mayor de 3 días.

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Lic. alter OsmarDirector Se Calidad de Gasto

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MoralesAuditor Gubernamental

Guatemala 10 de octubre de 2013

LicenciadaAlma Raquel Villeda de MeléndezJefe del departamento SIGContraloría General de CuentasCiudad

Respetable Licenciada Villeda:

Por medio de la presente me dirijo a usted para manifestarle lo siguiente:

Según nota de rechazo No. 2013-1087, número de gestión 39811, firmado por laseñorita Diana Elizabeth Gómez Pérez; motivo de rechazo Colocar SR1 original. Porerror de los empleados de la Municipalidad de San Andrés Petén no firmaron nisellaron el SR1 del informe correspondiente, por lo consiguiente inicie un proceso desolicitud a dicha municipalidad para resolver el problema, habiéndome chocado convarios inconvenientes y negativas de parte de los empleados de la municipalidad deSan Andrés. Afortunadamente me puse en contacto con el Director de la delegaciónde la Contraloría General de Cuentas del Departamento de Petén, a quién se leescaneo una copia del SR1, para que fuera sellada y firmada por el Alcalde de SanAndrés Petén.

Ese es el motivo por el cual en el Informe de Auditoría, no se encuentra el original delSR1, no así en los papeles de trabajo.

Por la atención que se sirva prestar a la presente Atentamente.Gy,sERAt

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ENTIDADMUNICIPALIDAD DE GUATEMALA

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PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 10 DE ABRIL AL 22 DE MAYO DE 2013

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Guatemala, 05 de junio de 2013 3

SeñorOscar Alfredo Guzmán GonzálezGerente GeneralEmpresa Municipal de AguaPresente

Señor Gerente:



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Enip esa Municipal de Aguade la ciudad de Guatemala

"Juntos por una Guatemala h7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 010

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ENTIDADMUNICIPALIDAD DE GUATEMALA

EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA -EMPAGUA- -/

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 10 DE ABRIL AL 22 DE MAYO DE 2013 3

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ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencial



Objetivos del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 43.1 General 43.2 Específicos 4



Resultados del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 66.1 Relacionado con el Control Interno 66.2 Relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables 8



Anexos- Nombramiento No. DCGP-0085-2013, de fecha 20 de marzo de 2013 -/- Forma Única de Estadística

Formulario SR1

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RESUMEN GERENCIAL

Guatemala, 05 de junio de 2013,7


Señor Gerente:

Las Auditoras Gubernamentales d9signadas de conformidad con , elnombramiento No. DCGP-0085-2013,-/de fecha 20 de marzo de 2013,-/hanefectuado Examen Especial de3Fiscalización Preventiva en la EmpresaMunicipal de Agua -EMPAGUA-; con el objetivo de verificar el "Proceso deCotización para el Suministro de Combustible Gasolina Regular y Diesel". 3

El alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva abarcó laevaluación del 10 de abril al 22 de mayo de 2013, del "Proceso de Cotizaciónpara el Suministro de Combustible 9asolina Regular y Diesel", en la modalidadde Cotización con NOG 2485001, por un monto de Q695,500.00; el cual seencontraba en la fase de Suscripción y Aprobación del Contrato,correspondiente a la etapa de Selección y Contratación y, como resultado deltrabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen sermencionados: uno (1) relacionado con el control interno; y uno (1) relacionadocon el cumplimiento a leyes y regulaciones aplicables los cuales se encuentranen detalle en el informe correspondiente.

El personal que realizó el Examen Especial de Fiscalizagión Preventiva es elsiguiente: Licenciada Eleusis Wend9ly Rios Azañón, supervisada por laLicenciada Mirla Gloria Quelex Etec. /

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7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / Fax: (502) 2417-8710wv1w.contralorla.gob.gt



1.1 Base Legal

Acuerdo número A-006-2012 de la Contralora General de Cuentas, emitido el 23 deenero de 2012.

1.2 Función

Según el Artículo 1. del Acuerdo A-006-2012, el departamento de AuditoríasConcurrentes tiene como función principal practicar auditorías concurrentes encualquier proceso de contratación de bienes, suministros, obras y servicios de losOrganismos del Estado, entidades descentralizadas, entidades autónomas, unidadesejecutoras, municipalidades y empresas públicas estatales o municipales y demásinstituciones que conforman el sector público no financiero.


Según nombramiento No. DCGP-0085-2013, de fecha 20 de marzo de 2013, emitidopor el licenciado Walter Osmar Argueta, Director de Calidad de Gasto Público, conVisto Bueno del licenciado Sergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad deGasto Público, ambos de la Contraloría General de Cuentas; la comisión de auditoríaestuvo conformada por la licenciada Eleusis Wendely Rios Azañón y supervisada por lalicenciada Mirla Gloria Quelex Etec.

La fiscalización se realizó durante los días del 10 de abril al 22 de mayo de 2013, enlas instalaciones de la Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA- ubicada en 6a.

Avenida 1-27, Zona 4, Edifício Mini, 6to. Nível Ala Sur, Ciudad de Guatemala.


La Unidad Ejecutora del proceso de adquisición objeto de la auditoría, es la EmpresaMunicipal de Agua -EMPAGUA-, con Cuentadancia No. E1-25. 3


El objeto fue revisar el "Proceso de Cotización para el Suministro de CombustibleGasolina Regular y Diesel", en la modalidad de cotización, con NOG 2485001, por unmonto de seiscientos noventa y cinco mil quinientos quetzales exactos (Q 695,500.00),el cual fue adjudicado a la entidad Productos & Servicios Arko, Sociedad Anónima.

Los recursos considerados para el proceso de adquisición, provienen del presupuestode la Empresa Municipal de Agua correspondiente al periodo 2013, afectando laPartida Presupuestaria Número 2120-101-000-01-00-000-015-000-262.

Municipalidad de Guatemala Informe Examen Especial de Fiscalización PreventivaEmpresa Municipal de Agua -EMPAGUA-



A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la fase de Suscripción y Aprobación delContrato, correspondiente a la Etapa de Selección y Contratación.


La Constitución Política de la República de Guatemala, establece en su Artículo 232.Contraloría General de Cuentas. "La Contraloría General de Cuentas es una institucióntécnica descentralizada, con funciones fiscalizadoras de los ingresos, egresos y engeneral de todo interés hacendario de los organismos del Estado, los municipios,entidades descentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que recibafondos del Estado o que haga colectas públicas.


El Decreto número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,Artículo 2. Ámbito de competencia. "Corresponde a la Contraloría General de Cuentasla función fiscalizadora en forma externa de los activos y pasivos, derechos, ingresos yegresos y, en general, todo interés hacendario de los Organismos del Estado,entidades autónomas y descentralizadas, las municipalidades y sus empresas, ydemás instituciones que conforman el sector público no financiero; de toda persona,entidad o institución que reciba fondos del Estado o haga colectas públicas; deempresas no financieras en cuyo capital participe el Estado, bajo cualquierdenominación así como las empresas en que éstas tengan participación.

También están sujetos a su fiscalización los contratistas de obras públicas y cualquierpersona nacional o extranjera que, por delegación del Estado, reciba, invierta oadministre fondos públicos, en lo que se refiere al manejo de estos.

Se exceptúan las entidades del sector público sujetas por ley a otras instanciasfiscalizadoras. La Contraloría General de Cuentas deberá velar también por laprobidad, transparencia y honestidad en la administración pública, así como tambiénpor la calidad del gasto público."

Artículo 6. Aplicación del control gubernamental. "La Contraloría General de Cuentas,normará lo relativo a las actividades técnicas que ejercerán las unidades de auditoríainterna de los organismos, instituciones y entidades del Estado. Además, para ejercerel control externo posterior o concurrente, diseñará e implementará un sistema deauditoría gubernamental, que con un enfoque de auditoría integral, examine y evalúelas actividades administrativas financieras y de gestión de los organismos, entidades y



personas a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley, cuyos alcances, normas yprocedimientos se establecerán en el reglamento de esta Ley."

Artículo 7. Acceso y disposición de información. "Para el fiel cumplimiento de sufunción, la Contraloría General de Cuentas, a través de sus auditores, tendrá accesodirecto a cualquier fuente de información de las entidades, organismos, instituciones,municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de lapresente Ley."

Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Artículo 14. Control externo gubernamental. "El control externogubernamental, es un conjunto de actividades y acciones técnicas y legales, ejercidaspor la Contraloría, para evaluar todo el ámbito operacional, funcional y legal de losentes públicos, a través de la auditoria moderna, accionada por profesionales que nointervienen en las actividades u operaciones controladas, con base a normas deauditoría gubernamental, técnicas y procedimientos que permitan un enfoque objetivo yprofesional, cuyos resultados no se sintetizan en recomendaciones para mejorar laadministración pública."

Artículo 15. Aplicación del Control Externo Gubernamental. "Aplicación de controlexterno gubernamental. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley, laContraloría para realizar la actividad de control externo, diseñará, implementará ymantendrá un sistema de auditoría gubernamental, que permita, a través de distintostipos de auditoría, realizar exámenes objetivos y sistemáticos practicados en formaposterior a la ejecución de las operaciones de las entidades sujetas a control, según elartículo 2 de la Ley. La Contraloría, adoptará todas las medidas necesarias para laemisión, divulgación, aplicación y revisión periódica del sistema de auditoríagubernamental, de las normas de auditoría gubernamental y las respectivas guías deauditoría que establecerán el alcance y los procedimientos."

Decreto número 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado y sus Reforma y Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Leyde Contrataciones del Estado.

Los Acuerdos números A-26-2005 y A-57-2006 del Subcontralor de ProbidadEncargado del Despacho y A-028-2012 de la Contralora General de Cuentas.

Resoluciones del Ministerio de Finanzas Públicas relacionadas con las normas para eluso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado-GUATECOMPRAS-.

Acuerdo Gubernativo de fecha 25 de mayo de 1971, mediante el cual la Municipalidadde Guatemala acordó crear la Empresa Municipal de Agua.




3.1 General

Evaluar de manera oportuna si el control interno relacionado con la adquisición, en laetapa y fases correspondientes, contribuye a que la misma se lleve a cabo parasatisfacer razonablemente, en tiempo y forma, las necesidades que la motivaron.

3.2 Específicos

Evaluar la aplicación y existencia de procedimientos o actividades de control quecontribuyan a brindar seguridad razonable, tanto para el proceso auditado como paraotros procesos de adquisición, de que los mismos contribuyen a:

Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes.Convocar la mayor cantidad de oferentes idóneos.Contribuir a adjudicar, de manera objetiva y técnica, la oferta más conveniente yfavorable a los intereses del Estado.Otorgar transparencia y asegurar la íntegra y oportuna recepción de plicas.Adjudicar objetivamente al oferente calificado cuya oferta resulte más convenientey favorable a los intereses del Estado.Plasmar, demostrar y justificar mediante documento oficial, la decisión deadjudicación a la que arribó la Junta.

vii. Establecer el marco legal acordado que regirá las relaciones, derechos yobligaciones entre las partes.


En función del estado de avance en que se encontró el "Proceso de Cotización para elSuministro de Combustible Gasolina Regular y Diesel", al momento del inicio delExamen Especial de Fiscalización Preventiva, el alcance del mismo contempló laevaluación de las fases descritas a continuación, correspondientes a la etapa deSelección y Contratación:

Segregación de funciones.Publicación del aviso (PDA).Entrega de documentos de licitación (EdDL).Aclaraciones y modificaciones (AyM).Junta de Cotización.Presentación y recepción de plicas.Apertura de plicas.Garantía de sostenimiento de oferta (GSO).

9. Evaluación de plicas.10.Precalificación y preselección o registro de precalificados.11.Acta de adjudicación.


10


Aprobación de la Adjudicación.Notificación de Resultados.Documentación Necesaria para Contratar y Cumplimiento de Requisitos.Elaboración del Contrato.

16.Garantía de Cumplimiento.17. Suscripción y Aprobación del Contrato.

El cumplimiento de los resultados contenidos en el informe del Examen Especial deFiscalización Preventiva, serán sujetos de seguimiento por parte de una auditoríaposterior, la que de acuerdo con las leyes y normas vigentes y después de serdiscutidos con los responsables de la entidad auditada podrán aplicar las accioneslegales y administrativas que los casos ameriten, de conformidad con la normativainterna establecida por la Contraloría General de Cuentas.


5.1 Comentario

La evaluación del "Proceso de Cotización para el Suministro de Combustible GasolinaRegular y Diesel", NOG 2485001, se realizó de acuerdo a la metodología de AuditoriaConcurrente, encontrándose en la Etapa de Selección y Contratación, Fase deSuscripción y Aprobación del Contrato.

Cabe señalar que de acuerdo al Pedido de Suministros y Servicios No. 48, de fecha 14de enero de 2013, las cantidades solicitadas fueron las siguientes: a) 15,000 galonesde gasolina regular y b) 10,000 galones de diesel.

La empresa ganadora denominada Productos & Servicios ARKO, S.A. cotizó a) 15,000galones de gasolina regular a un precio unitario de Q23.50, y b) 10,000 galones dediesel por un precio unitario de Q26.10, valores que no incluyen el Impuesto a laDistribución de Petróleo y el Impuesto al Valor Agregado.

De acuerdo a NOTA DE AUDITORIA No. DCGP-DAC-FP-01-0085-2013; de fecha 22de mayo de 2013, se comunicó al Gerente General de la Empresa Municipal de Agua-EMPAGUA- los resultados preliminares del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva; los cuales se confirman por no haberse desvanecido con las pruebas dedescargo presentadas.

5.2 Conclusión

El "Proceso de Cotización para el Suministro de Combustible Gasolina Regular yDiesel" con NOG 2485001, hasta el momento de inicio del Examen Especial deFiscalización Preventiva, se encontraba en la fase de Suscripción y Aprobación delContrato correspondiente a la etapa de Selección y Contratación, fue realizadorazonablemente de acuerdo con la ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92, su


1


Reglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92 y sus Reformas, las Normas Generales deControl Interno Gubernamental, excepto por los resultados que se presentan en esteinforme.

La comisión de Auditoría Concurrente presenta los resultados del trabajo realizado aefecto de garantizar la eficiencia, eficacia y calidad del gasto público; sin embargo,todas las decisiones administrativas, técnicas y legales respecto al proceso auditado,son responsabilidad de las autoridades de la Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA-.


Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia de los asuntos determinados en el mismo, se traslada copia del presenteinforme a la Dirección de Auditorias de Municipalidades, de la Contraloría General deCuentas, para que ésta, de acuerdo a sus funciones y como responsable de laevaluación de la ejecución presupuestaria, incluya dentro de su muestra el proceso deadquisición auditado por el Departamento de Auditorias Concurrentes o realice unexamen especial del mismo, conforme lo regula el Acuerdo número A-006-2012 de laContralora General de Cuentas, emitido el 23 de enero de 2012.

A continuación se presentan los resultados, respecto a la revisión del "Proceso deCotización para el Suministro de Combustible Gasolina Regular y Diesel", por lo que,se sugieren las recomendaciones respectivas a los funcionarios de la EmpresaMunicipal de Agua -EMPAGUA-, cuya implementación contribuirá a mejorar el controlinterno del área de adquisiciones.

6.1 RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO

6.1.1 INCONGRUENCIA EN EL NOMBRE DEL EVENTO

Condición

Al revisar el expediente que corresponde al proceso de Cotización No. 1 Comprade Combustible, NOG 2485001, se constató que existe incongruencia en elnombre publicado en el Sistema de Información de Contrataciones yAdquisiciones del Estado -Guatecompras- siendo el siguiente: "Proceso deCotización para el Suministro de Combustible Gasolina Regular y Diesel", y elconsignado en las bases de Cotización es el siguiente: Suministro deCombustible, 15,000 Galones de Gasolina Regular y 10,000 Galones de Diesel,Incluyendo el Impuesto Distribución de ambos Productos, para Uso de losVehículos y Maquinaria de la Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA-.



Criterio

Según Acuerdo No. A-57-2006, emitido por el Subcontralor del Probidadencargado del despacho. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:

"2.2... Supervisión: Se establecerán los distintos niveles de supervisión, comouna herramienta gerencial para el seguimiento y control de las operaciones, quepermita, identificar riesgos y tomar decisiones para administrarlos y aumentar laeficiencia y calidad de los procesos."

Recomendación

A la Autoridad Administrativa Superior de la Empresa Municipal de Agua-EMPAGUA-, gire instrucciones a donde corresponda, para que durante laelaboración de los documentos de cotización, los mismos sean previamenterevisados, supervisados y no existan incongruencias al momento de publicarlos.

Comentario de los Responsables

El resultado preliminar del Examen Especial de Fiscalización Preventiva,contenido en el presente informe fue comunicado por la comisión de auditoría,según NOTA DE AUDITORÍA No. DCGP-DAC-FP-01-0085-2013, de fecha 22 demayo de 2013, a las autoridades de la Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA-,quienes manifestaron lo siguiente:

"...En la Nota descrita en el primer párrafo, se indica que al revisar el expedientedel proceso de Cotización de mérito, se constató que existe incongruencia en elnombre indicado en el Sistema de Información de Contrataciones yAdquisiciones del Estado -Guatecompras- y el consignado en las bases decotización.En respuesta a lo anterior, nos permitimos manifestar que el nombre del procesode cotización que se consignó en el portal de Guatecompras no es incongruentecon el descrito en las bases de cotización, toda vez que de conformidad con elArtículo 8 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, AcuerdoGubernativo 1056-92, los anuncios o convocatorias a concursos de compra desuministros deben contener como mínimo una breve descripción de lo que seconcursa, tal y como se realizo en el presente caso (una breve descripción de lacompra). Asimismo en el segundo párrafo del artículo referido, también índicaque las empresas municipales sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado,previamente al procedimiento establecido en dicha Ley y su Reglamentopublicaran y gestionaran los anuncios o convocatorias relacionadas con lacompra en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones delEstado denominado Guatecompras, en consecuencia y en base a la cita legalmencionada, se considera que no existe ninguna incongruencia al consignar de



forma breve el nombre o descripción del evento relacionado en el portal deGuatecompras...".

6.2 RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONESAPLICABLES

6.2.1 LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN NO FUE APROBADA POR LAAUTORIDAD ADMINISTRATIVA SUPERIOR

Condición

Al verificar el expediente del "Proceso de Cotización para el Suministro deCombustible Gasolina Regular y Diesel", se pudo comprobar que laSubgerencia Administrativa Financiera suscribió la Resolución de Aprobación deAdjudicación, debiendo ser la Autoridad Administrativa Superior de la EmpresaMunicipal de Agua -EMPAGUA- la responsable de aprobar la adjudicación.

Criterio

Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado, Artículo 14. Juntas de cotización. "Los integrantes de las juntas decotización a que se refiere el artículo 15 de la Ley, serán nombrados por laautoridad administrativa superior de la dependencia interesada, misma queaprobará la adjudicación...".

Recomendación

Que la Autoridad Administrativa Superior de la Empresa Municipal de Agua-EMPAGUA- considere lo establecido en el Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado, para que toda adjudicación, sea aprobada por laautoridad correspondiente.


El resultado preliminar del Examen Especial de Fiscalización Preventiva,contenido en el presente informe fue comunicado por la comisión de auditoría,según NOTA DE AUDITORÍA No. DCGP-DAC-FP-01-0085-2013, de fecha 22 demayo de 2013, a las autoridades de la Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA-,quienes manifestaron lo siguiente:

"... De acuerdo a lo expresado en la nota que origina el presente, en el apartadorespectivo, también hace referencia que al verificar el proceso de cotización parasuministro de combustible Regular y Diesel, se comprobó que el SubgerenteAdministrativo Financiero que suscribió la Resolución de Aprobación de laAdjudicación, no es la Autoridad Administrativa Superior responsable de aprobar


Info

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Ing. F 1 fisco Antonio Ericastilla SáncnJefe de Departamento de !dilatas Concu

Contraloria General de Cuentas

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la adjudicación de conformidad con lo establecido en el Artículo 14 delReglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo 1056-92.En virtud de lo anterior, consideramos que de acuerdo a lo establecido en elArtículo 38 último párrafo de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92del Congreso de la República, la aprobación de la adjudicación, tambiéncompete a las autoridades administrativas que en jerarquía le siguen a lasnominadas en el Artículo 9 de ese mismo cuerpo legal; y en el presente caso, deconformidad con el Acuerdo de Creación de la Empresa Municipal de Agua de laCiudad de Guatemala. Por lo tanto, en base a lo expuesto y la normativa citada,la aprobación de la adjudicación referida, no incumple con lo establecido en laLey de Contrataciones del Estado, que de acuerdo a la jerarquía de la Ley, essuperior al reglamento antes mencionado...".



Nombre y apellido CargoIng. Oscar Alfredo Guzmán González Gerente General -EMPAGUA-Lic. Aníbal Iván Reyes de León Subgerente Administrativo Financiero

Jefe de la Unidad de ComprasSr. Luis Raúl Pacheco POLicda. Matilde Pinto de Alvarez Directora de Recursos HumanosLicda. Patricia Johana Pereira López Integrante de la Junta de CotizaciónLic. Jorge Mario Lima Quiñonez Integrante de la Junta de CotizaciónLic. Oscar Armando Beltetón Aguilar Integrante de la Junta de Cotización

8. COMISIÓN DE AUDITORÍA0 GU NER 4 ,

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Auditor(es) Gubernamental(es):LICDA. ELEUSIS WENDELY Ríos AZAÑON

En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirección le(s) designa, para que se constituya(n) en las instalaciones de la EMPRESA MUNICIPALDE AGUA -EMPAGUA-, con la Cuenta No. E1-25 -S/ demás instituciones que corresponda según elcaso lo amerite, para que realice(n) Examen Especial de Fiscalización Preventiva al proceso de:"PROCES9 DE COTIZACIÓN ,P/ARA EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE GASOLINA REGULAR YDIESEL", ton NOG 2485001; este examen será supervisado por la licenciada Mida Gloria QuelexEtec.



"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / ax: (502) 2417-8710

wvps.conttaloria.gob.gt

UNIDAD DE PLANIFICACIÓNÁrea Estadística 1551 -1013

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AUDITORIES, GJFIERNAmEN T ALIESi ASIGNADOS 4Licor Eleusis wendeiy Ri 1 Arenal

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Edificios Escolares

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Clorales

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Norolee de b Entidad Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA- EntIdad AuNtada 6a Avenida 1-27, Zona 4, Edificio Mini, 6to Nivel , Ala SurNo, De Cuentadanráa E 1-25 Teléfodos de. laEntidad 22858747 y 22858748Tipo de AeNtode Examen Especial de Fiscalización Preventiva Periodo Auditedo Del 10 de abril al 22 de mayo de 2013

DCGP-0085-2013 . , N/ANo Ud la-Gereeda yfecha 1

Auditor ubernamentel Licda. Eleusis Wendely Rios Azahón 1 licda Mirla Gloria Quelex Etec

No. Condición 15 Nombre Responsableac ..

Realizada N'ocaso No Cumplida6.1 RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO

6.1.1 INCONGRUENCIA EN EL NOMBRE DEL EVENTOCondiciónAl revisar el expediente que corresponde al proceso de Cotización No. 1Compra de Combustible, NOG 2485001, se constató que existeincongruencia en elnombre publicado en el Sistema de Información deContrataciones y Adquisiciones del Estado -Guatecompras- siendo elsiguiente "Proceso de Cotización para el Suministro de CombustibleGasolina Regular y Diesel", ya que el consignado en las bases delicitación pública es el siguiente- Suministro de Combustible, 15,000Galones de Gasolina Regular y 10,000 Galones de Diesel, Incluyendo elImpuesto Distribución de ambos Productos, para Uso de los Vehículos y

Maquinaria de la Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA-.

Recomendación

A la Autoridad Administrativa Superior de la Empresa Municipal de Agua-EMPAGUA-, gire instrucciones a donde corresponda, para que durante laelaboración de los documentos de cotización, los mismos seanpreviamente revisados, supervisados y no existan incongruencias almomento de publicarlos.

Init Oscar Alfredo Guzmán González--

Gerente General -EMPAGUA-i/.

6.2RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

. 6 2.1

LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN NO FUE DE APROBADA PORLA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA SUPERIOR

CondiciónAl verificar el expediente del "Proceso de Cotización para el Suministrode Combustible Gasolina Regular y Diesel". se pudo comprobar que laSubgerencia Administrativa Financiera suscribió la Resolución deAprobación de Adjudicación, debiendo ser la Autoridad AdministrativaSuperior de la Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA- la responsablede aprobar la adjudicación.

Recomendación

Que la Autoridad Administrativa Superior de la Empresa Municipal deAgua -EMPAGUA- considere lo establecido en el Reglamento de la Leyde Contrataciones del Estado, para que toda adjudicación, sea aprobadapor autoridad correspondiente

Ing. Oscar Alfredo Guzmán GonzálezGerente General -EMPAGUA-

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GIIIINCIA

239( 11Contraloría General de Cuentas

GUATEMALA, G.A. Prov. DCGP-438-2013

---RECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICO, CONTRALORÍA GENERAL DECUENTAS. Guatemala, dieciséis de julio de dos mil trece.

ASUNTO: LICENCIADA ELEUSIS WENDELY RIOS AZAÑON,AUDITORA GUBERNAMENTAL, REMITE INFORMEORIGINAL DE EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓNPREVENTIVA, PRACTICADO A LA EMPRESAMUNICIPAL DE AGUA -EMPAGUA-, DERIVADO DELNOMBRAMIENTO DCGP-0085-2013 DE FECHA 20 DEMARZO DE 2013.

INFORME DE AUDITORÍA DERIVADO DEL POA.

Atentamente se trasladan las presentes diligencias a la AuditoraGubernamental LICENCIADA ELEUSIS WENDELY RIOS AZAÑON, con elinforme identificado en el epígrafe, debidamente firmado y sellado del DespachoSuperior y conocido por el Director de Calidad de Gasto Público, para quecontinúe su trámite en la Unidad de Sistema de Información Gubernamental -SIG-, para su notificación, en un plazo no mayor de 3 días.

(59. DIRECCION <soDE

CALIDAD--4

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GASTO PUBLICO

Director de CaCidart de Gasto PteMAL A N-

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ENTIDADMUNICIPALIDAD DE CHIQUIMULA, CHIQUIMULA

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 25 DE ABRIL AL 24 DE JULIO DE 2013

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Guatemala, septiembre de 2013

MUNILIPAUDAD DE CHIQUIMULA1.12411--, y, DEPARTAMENTO DE

rro.-41". CHIQUIMULA

"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8



LídetgleSubeontrator de

Contraloría

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SUBCONTRALORIAI-- DE CALIDAD DE zS GASTO PUBLICO Sr

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Guatemala, 02 de Septiembre de 2013 ./

IndustrialRolando Arturo Aquino GuerraAlcalde MunicipalMunicipio de Chiquimula, Departamento de ChiquimulaPresente






ENTIDADMUNICIPALIDAD DE CHIQUIMULA, CHIQUIMULA


3

Guatemala, septiembre de 2013

ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencial






6 Resultados del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 56.1 Relacionados con el Control Interno 66.2 Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 7



AnexosNombramiento No. DCGP-0087-2013 de fecha 20 de marzo de 2013Forma Única de Estadística

- Formulario SR1


RESÚMEN GERENCIAL

Guatemala, 02 de Septiembre de 2013

IndustrialRolando Arturo Aquino GuerraAlcalde MunicipalMunicipio de Chiquimula, Departamento de ChiquimulaPresente


Los Auditores designados de conformidad con el nombramientoNo. DCGP-0087-2013, de fecha 20 de marzo de 2013, han efectuado ExamenEspecial de Fiscalización Preventiva en la municipalidad de Chiquimula,departamento de Chiquimula con el objetivo de verificar el proceso "MejoramientoSistema de Agua Potable El Abundante II Fase, Chiquimula, Chiquimula".

El alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, realizado del 25 deAbril al 24 de Julio de 2013, abarcó la evaluación del proceso de adquisición"Mejoramiento Sistema de Agua Potable El Abundante II Fase, Chiquimula,Chiquimula", con NOG 2462702, publicado en la modalidad de Licitación por unmonto de Q 8,530,657.60 el cual se encontraba en la fase "Suscripción yAprobación de Contrato", correspondiente a la etapa "Selección y Contratación" ycomo resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes quemerecen ser mencionados: dos (02) relacionados con el Control Interno y tres (03)relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables; los cualesse encuentran en detalle en el informe correspondiente.

El personal que realizó el Examen Especial de Fiscalización Preventiva es elsiguiente: licenciado Salvador Ibán Castro Peñate, supervisado por el licenciadoOscar Hugo Werner Ochoa

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Atentamente,


1. INFORMACIÓN GENERAL DEL EXÁMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓNPREVENTIVA

1.1 Base Legal


1.2 Función



Según nombramiento No. DCGP-0087-2013, de fecha 20 de marzo de 2013, emitido por ellicenciado Walter Osmar Argueta, Director de Calidad de Gasto Público, con Visto Buenodel licenciado Sergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad de Gasto Público,ambos de la Contraloría General de Cuentas; la comisión de auditoría estuvo conformadapor el licenciado Salvador Iban Castro Peñate, supervisada por el licenciado Oscar HugoWerner Ochoa.

La auditoría se realizó en las instalaciones de la Municipalidad de Chiquimula,departamento de Chiquimula, ubicada en la 6a . Avenida 3-00 Zona 1 Chiquimula.


La Unidad Ejecutora del proceso de adquisición objeto de la auditoría es la Municipalidadde Chiquimula, departamento de Chiquimula con Cuentadancia No. T3-20-1.


El objeto fue revisar el Proceso "Mejoramiento Sistema de Agua Potable El Abundante IIFase, Chiquimula, Chiquimula" con NOG 2462702, por un monto de Q 8,530,657.60publicado en la modalidad de Licitación Pública, el cual fue adjudicado a la empresaRepresentaciones CEM propiedad de Rudy Israel Cienfuegos Cordón.

Los recursos considerados para el proceso de adquisición, provienen del Presupuesto deIngresos y Egresos de la municipalidad de Chiquimula, departamento de Chiquimula, delejercicio fiscal dos mil trece, estructura presupuestaria 11.000.18.000.001, Renglón 331,Fuente de Financiamiento 42-1501-0002.

C2i Municipalidad de Chiquimula, Chiquimula Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva



A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la fase "Suscripción y Aprobación deContrato" correspondiente a la etapa "Selección y Contratación".








Artículo 7. Acceso y disposición de información. "Para el fiel cumplimiento de su función, laContraloría General de Cuentas, a través de sus auditores, tendrá acceso directo a

Municipalidad de Chiquimula, Chiquímula Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva


cualquier fuente de información de las entidades, organismos, instituciones,municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de lapresente Ley."



El Decreto número 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estadoy sus Reformas y Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado.


La Resolución No. 11-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas relacionadas con lasnormas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones delEstado de Guatemala -GUATECOMPRAS-.

El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, "Código Municipal."


3.1 General


dMunicipalidad de Chiquimula, Chiquimula Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva


3.2 Específicos


1. Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes.Contribuir a la transparencia del proceso.Contribuir a adjudicar, de manera objetiva y técnica, la oferta más conveniente yfavorable a los intereses del Estado.Asegurarse que las empresas cuentan con la capacidad técnica y económica.Plasmar, demostrar y justificar mediante documento oficial, la decisión de adjudicacióna la que arribó la Junta.


En función del estado de avance en que se encontró el proceso "Mejoramiento Sistema deAgua Potable El Abundante II Fase, Chiquimula, Chiquimula", al momento del inicio delExamen Especial de Fiscalización Preventiva, realizado durante los días del 25 de abril al24 de julio de 2013, el alcance del mismo contempló la evaluación de las fases descritas acontinuación, correspondientes a la etapa Selección y Contratación:

Segregación de FuncionesPublicación del Aviso.Entrega de Formularios de Licitación.Aclaraciones y Modificaciones.

5. Junta de Licitación.Presentación y Recepción de Formularios de Licitación.Apertura de Formularios de Licitación.Garantía de Sostenimiento de Oferta.Evaluación de Plicas.Precalificación y Preselección o Registro de Precalificados.Acta de Adjudicación.Aprobación de la Adjudicación.Notificación de Resultados.

14. Suscripción y aprobación de Contrato.

El cumplimiento de los resultados contenidos en el informe del Examen Especial deFiscalización Preventiva, serán sujetos de seguimiento por parte de una auditoría posterior,la que de acuerdo con las leyes y normas vigentes, y después de ser discutidos con losresponsables de la entidad auditada, podrá aplicar las acciones legales y administrativasque los casos ameriten, de conformidad con la normativa interna establecida por laContraloría General de Cuentas.

gMunicipalidad de Chiquimula, Chiquimula Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva



5.1 Comentario

Los resultados obtenidos durante la revisión documental del evento y revelados en esteinforme de Examen Especial de Fiscalización Preventiva, se presentan a la entidadauditada con las recomendaciones para su implementación en forma oportuna, tanto paraeste evento como los procesos futuros que lleve a cabo la Municipalidad.

5.2 Conclusión

El Proyecto "Mejoramiento Sistema de Agua Potable El Abundante II Fase, Chiquimula,Chiquimula", con NOG 2462702, hasta el momento de inicio del Examen Especial deFiscalización Preventiva, se encontraba en la fase "Suscripción y Aprobación de Contrato"correspondiente a la etapa "Selección y Contratación", el cual fue realizadorazonablemente de acuerdo al Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones del Estado,Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,las Normas Generales de Control Interno contenido en el Acuerdo número 09-03 del Jefede la Contraloría General de Cuentas, excepto por los resultados que se presentan en esteinforme.

La Comisión de Auditoría presenta los resultados del trabajo realizado en lo que respecta aaspectos de carácter administrativo y financiero; a efecto de garantizar la eficiencia,eficacia y calidad del gasto público; sin embargo, todas las decisiones administrativas,técnicas y legales respecto al proceso auditado son responsabilidad de las autoridades dela Municipalidad de Chiquimula.


Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia de los asuntos determinados en el mismo, se traslada copia del presenteinforme a las Dirección de Auditoría de Municipalidades, de la Contraloría General deCuentas, para que ésta de acuerdo a sus funciones y como responsable de la evaluaciónde la ejecución presupuestaria, incluya dentro de su muestra el proceso de adquisiciónauditado por el Departamento de Auditorías Concurrentes o realice un examen especial delmismo, conforme lo regula el Acuerdo número A-006-2012 de la Contralora General deCuentas, emitido el 23 de enero de 2012.

A continuación se presentan los resultados, respecto a la revisión del proceso"Mejoramiento Sistema de Agua Potable El Abundante II Fase, Chiquimula, Chiquimula",por lo que, se sugieren las recomendaciones respectivas a las Autoridades de lamunicipalidad de Chiquimula, implementación que contribuirá a mejorar el control internodel área de adquisiciones:

Municipalidad de Chiquimula, Chiquimula Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva



6.1.1 ERRORES DE REDACCIÓN EN DOCUMENTOS IMPORTANTES DEL EVENTO

Condición

Al revisar el expediente del evento auditado, se verificó que existen errores deredacción en el anuncio o invitación a ofertar donde se lee "Cotización", las Basesde Licitación, correspondientes a los numerales 1, Definiciones "Para efectos deesta Cotización, numeral 5.1 en sub-numerales Números 6, 8, 9, 10, "Cotización", enel sub-numeral 12, "Original de la Calificación Bancaria" siendo lo correctoCertificación Bancaria, numeral 17, "Las ofertas presentadas en esta Cotización...",numeral 20 literal a) ..."Objetos de la presente Cotización", certificación del ActaNo. 4-2013 en lo relacionado a la aprobación de los documentos técnicos y en elpunto segundo de la misma; en el Oficio No. 03-2013-adj-licitación, entrega delexpediente al Concejo Municipal, dice ..."bases de Licitación"; igualmente el informetécnico hace referencia a "Cotización", cuando el proyecto corresponde a Licitación.Además en las cartas enviadas a los oferentes para invitarlos a ofertar como elanuncio o invitación a ofertar publicado en Guatecompras, consignaron mal la fechacolocando el día 14 de Noviembre de 2013, siendo lo correcto 14 de Noviembre de2012.

Criterio

El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, norma 2.6 Documentos de respaldo, establece:"... La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar quese ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de laentidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que seproduzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operaciónpara facilitar su análisis."

Recomendación

Que la Autoridad Superior de la municipalidad de Chiquimula, departamento deChiquimula, gire instrucciones a la Junta de Licitación y encargados de la redacciónde las Bases y demás documentos relacionados con el proyecto, para que almomento de redactarlos, sean leídos y analizados para establecer si llenan losrequisitos y que no contengan errores, que den lugar a confusión en el desarrollo delproceso.

6.1.2 ACTA DE ADJUDICACIÓN CONTIENE ERRORES REFERENCIALES DE OTROSDOCUMENTOS

Condición

Al revisar el expediente del evento auditado, se verificó que en la certificación delActa de Adjudicación No. 03-2013 de fecha 05 de marzo 2013 (05-03-2013), firmadapor los cinco integrantes de la Junta de Licitación, se hace mención como parte dela Adjudicación el Acta de Recepción y Apertura de Plicas No. 04-2013 de fecha 28

dMunicipalidad de Chiquimula, Chiquimula Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

12


febrero 2013 (28-02-2013), pero con fecha equivocada ya que consignaron la fechadel Acta como 28 de Marzo de 2013 (28-03-2013), entendiéndose por el error de lasfechas que primero fue la adjudicación y luego la apertura de plicas.

Criterio

El Acuerdo 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas en las NormasGenerales de Control Interno, 1.2 ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO,establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidadpública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, quepromueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivosinstitucionales.

Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicosrelacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controlespreventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controlesfuncionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados encada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance lasimplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin quese lesione la calidad del servicio."

Recomendación

Que la Autoridad Superior de la municipalidad de Chiquimula, departamento deChiquimula, gire instrucciones a la Junta de Licitación para que al momento decertificar los documentos necesarios para el correcto desarrollo del proceso, sehaga con cuidado y se verifiquen las fechas y números de los documentos a los quese hará referencia como parte integral de los mismos.


6.2.1 INCUMPLIMIENTO DE PLAZO LEGAL POR LA JUNTA DE LICITACIÓN EN ELENVIO DE EXPEDIENTE A LA AUTORIDAD SUPERIOR PARA SUAPROBACIÓN O IMPROBACIÓN

Condición

Al revisar el expediente del evento auditado, se verificó que la Junta de Licitación,envió el expediente a la Autoridad Superior para su aprobación o improbación, el 12de marzo de 2013 (12-03-2013), cuatro (4) días después de la publicación del Actade Adjudicación en Guatecompras, misma que fue publicada el 06 de marzo de2013 (06-03-2013), existiendo atraso de dos (2) días del plazo legal en el envío delmismo.

Criterio

El Decreto 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado,en su artículo 36 establece: Aprobación de la Adjudicación. "Publicada en

Municipalidad de Chiquimula, Chiquímula Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva


Guatecompras la adjudicación y contestadas las inconformidades si las hubiere, laJunta remitirá el expediente a la autoridad superior dentro de los dos (2) días hábilessiguientes. La autoridad superior aprobará o improbará lo actuado por la Junta,dentro de los cinco (5) días de recibido el expediente..."

Recomendación

Que la Autoridad Superior de la municipalidad de Chiquimula, departamento deChiquimula, gire instrucciones a la Junta de Licitación para que cumplan con losplazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado, en todo lo relacionadoal desarrollo del proceso.

6.2.2 CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN EN GUATECOMPRAS DESACTUALIZADA

Condición

Al revisar el expediente del evento auditado, se verificó que la Junta de Licitaciónadjudicó a la Empresa Representaciones CEM sin haber cumplido con lapresentación de la Constancia de Inscripción en Guatecompras de estar habilitado,con cinco días de anticipación a la presentación de la oferta, siendo la fecha deRecepción de Ofertas el 28 de febrero de 2013, y la Constancia tiene fecha deemisión 04 de enero de 2011.

Criterio

Las Bases de Licitación en el numeral 5 PREPARACIÓN O ELABORACIÓN DE LAOFERTA, sub-numeral 5.1 DOCUMENTOS A PRESENTAR DENTRO DE LAOFERTA; establece: "...DOCUMENTACION NO FUNDAMENTAL, 18. Original de laConstancia de inscripción en el registro de Guatecompras de estar HABILITADOcomo Proveedor del Estado; emitido durante 5 días antes de la fecha de entrega dela oferta, firmado y sellado por el Representante Legal.

El Acuerdo Gubernativo Número 1056-92 del Presidente de la República,"Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado", en su artículo 54 bis. Registrode Proveedores, establece: "...Para participar en un concurso, la persona interesadadeberá presentar la Constancia de Inscripción, en la que conste que se encuentrahabilitada en el Registro de Proveedores ... Cuando se determine que una personaproporcionó información falsa en algún procedimiento de compra o contratación,ésta debe ser inhabilitada en el Registro de Proveedores de GUATECOMPRAS...".

Recomendación

Que la Autoridad Superior de la municipalidad de Chiquimula, departamento deChiquimula, gire instrucciones a los miembros de la Junta de Licitación para que almomento de la revisión documental de las ofertas, previo a la adjudicaciónrespectiva, tengan el debido cuidado de que los documentos presentados por losoferentes, reúnen los requisitos establecidos en las Bases de Licitación.

9 Municipalidad de Chiquimula, Chiquimula Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva


6.2.3 FALTA DE PRESENTACIÓN DE CONSTANCIA DE PRECALIFICADO GENERALVIGENTE 2013

Condición

Al revisar el expediente del evento auditado, se verificó que la Junta de Licitación,adjudicó el evento a la Empresa Representaciones CEM, sin haber cumplido con lapresentación de la constancia de precalificado general vigente para el año 2013,encontrándose únicamente el Formato de Solicitud de Vigencia con fecha 23 denoviembre de 2012, mismo que presenta alteración en el último número del año2012, lo que influyó en la no presentación por el oferende adjdicado, del documentooriginal emitido por el Registro de Precalificados de Obras del Ministerio deComunicaciones, Infraestructura y Vivienda; documento establecido comofundamental en las Bases de Licitación.

Criterio

El Decreto 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado,establece: "Artículo 71. Registro de precalificado de obras. Adscrito al Ministerio deComunicaciones, Transportes y Obras Públicas, funciona el Registro dePrecalificados de Obras, en el que serán inscritos los interesados atendiendo a laespecialidad, experiencia y capacidad financiera en figurar en dicho Registro.Artículo 78. Actualización e inscripción. Cada registro actualizará sus asientos en elmes de enero de cada año, no obstante los interesados podrán solicitar suinscripción o actualización en cualquiera otra fecha".

El Acuerdo Gubernativo Número 1056-92 del Presidente de la República,"Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado", en su artículo 54 bis. Registrode Proveedores, establece: "...Para participar en un concurso, la persona interesadadeberá presentar la Constancia de Inscripción, en la que conste que se encuentrahabilitada en el Registro de Proveedores ... Cuando se determine que una personaproporcionó información falsa en algún procedimiento de compra o contratación,ésta debe ser inhabilitada en el Registro de Proveedores de GUATECOMPRAS...".

Recomendación

Que la Autoridad Superior de la municipalidad de Chiquimula, departamento deChiquimula, gire instrucciones a los miembros de la Junta de Licitación para que almomento de la revisión documental de las ofertas, previo a la adjudicaciónrespectiva, tengan el debido cuidado de que los documentos presentados por losoferentes, están completos conforme lo requerido en las Bases de Licitación.

Ci/ Municipalidad de Chiquimula, Chiquirnula Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

AUDITORÍA8.

_LÇ



Los funcionarios, empleados y personas, vinculadas al proceso auditado, son lassiguientes:


Ind. Rolando Arturo Aquino Guerra Alcalde Municipal

Ing. Regis Fernando MauricioLima Peña Director AFIM

Sr. Herber Noé Galdámez Aldana Encargado de Presupuesto

Sr. Derick Mario Augusto RamosCalderón Director Interino Dirección Municipal de Planificación

Santy Josué Valdes Calderón Auxiliar DMP. Encargado de Expedientes

Sr. Ramiro Vargas Sandoval Guardalmacén, Miembro de la Junta de Licitación

Sra. Cinthia Melissa Alay Pérez deQuiroa Auxiliar de Oficina, Miembro de la Junta de Licitación

Sr. Héctor Enrique Guancín Cetino Oficial Segundo-Secretaría, Miembro de la Junta deLicitación

Sra. Rosario Leticia GuancínMonroy de Díaz

Encargada de Oficina de Apoyo a lasOrganizaciones Locales, Miembro de la Junta deLicitación

Sra. Doris Elizabeth Burgos Lópezde Flores Auxiliar DMP, Miembro de la Junta de Licitación

Sr. Juan Carlos Martínez Pérez Encargado de Contratos de Obras

Lic. S n CastroAuditor tal


RAZÓN: De conformidad .6kolidcPestablecido en el Decreto 31-2002 Ley

Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Articulo 29, los Auditores

G . :•. rnamentales nombrados son responsables del contenido y efectos

leg..hils del presente informe, el Director y Jefe del Departamento

Onicamente firman en cumplimiento de oficializ ojón que en

corresponde.

Muní ipalidadCofitralaría

en almo,

mi AUDITOR tyGUBERNAMENTAL

O

L•,'

• 1"(17,r7.1-- Informe Examen specia •e 7 a ion P

Lic.Director' C

Contraloría

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ralla Cventiva

GENE/94

DIRECCION

DE

CALIDAD

DE

GASTO PUBLICO c'

ANEXOS

GENE/74,

O .()

Lic. Sergio OsSubcontraior de ► 1. Ga, Pút!im ‘,47.1.AIALI‘,zy.

Contraloria eral de O1 eras

Vo.Bo.

oSUBCONTRALORIA rn

ér z LópezDE CALIDAD DE z

,

pez GASTO PUBLICO





Auditor(es) Gubernamental(es):LIC. SALVADOR IBAN CASTRO PEÑATE

En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirección le(s) designa, para que se constituya(n) en las instalaciones de la MUNICIPALIDAD DECHIQUIMULA, CHIQUIMULA, con la Cuenta No. T3-20-1 y demás instituciones que correspondasegún el caso lo amerite, para que realice(n) Examen Especial de Fiscalización Preventiva al procesode: "MEJORAMIENTO SISTEMA DE AGUA POTABLE EL ABUNDANTE II FASE, CHIQUIMULA,CHIQUIMULA", con NOG 2462702; este examen será supervisado por el licenciado Oscar HugoWerner Ochoa.



Los resultados de su actuación, los hará(n) constar en informe, actas circunstanciadas, quesuscriba(n) y papeles de trabajo que elabore(n) para el efecto, tomando y/o dictando las medidas deorden técnico, contable y legal que procedan oportunamente a esta Dirección. El tiempo estimadopara realizar el examen especial es de 8 días, el cual puede variar según las circunstancias que sepresenten en el desarrollo del trabajo.-----.

GE.NER4,'''

<<s

° ID RECCION O O,r DE ni

1— CALIDAD zz --f

1. O DE

',.. ° GASTO PUBLICOco

90yr- y -..,,,*-,111.11/".7

41-EMALA , mv,r--- - - ..Ø.él

Lic, 1 Srar Argueta /rector dc Calidad de Gasto Púb(iciContraloría General de Cantas "Juntos por una Guatemala honesta y transparente"

7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / Fa : (502) 2417-8710www.contraloria.gob.gt

No.„clic UNIDAD DE PLANIFICACIÓNÁrea Estadística 215?.-2-0)--5

Fideicomiso MunicipalidadesSemi Aútonornas Enadedes Especiales

CAUDAD DE GASTO PÚBLIC/0

DCGP-0087-2013

20 DE MARZO DE 2013 / FIRMA Y .SEt-LX2 L71ESTADiSfICA - UNIDAD DE plik(cyleedi

DELII 25 4 I 2013 I

DATOS GENERALES

2 AUDITORIA 5

2.1

2.2


TOTAL MONTO AUDITADOSaldo anterior'IngresosEgresos*Ingresar únicamente d ee examen especial

CONCURRENTE

8,530,657.6á

OO

O 8,530,657.617

3 ACCIONES LEGALES Y ADMINISTRATNAS

3.1

3.2

3.3

SANCIÓN

CantidadTipo de hallazgo Monto en O. Fundamento Legal

CI C

o o o

'FORMULACIÓN DE CARGO

CantidadTipo de hallazgo Monto en O. Fundamento Legal 6

CI C

o

'DENUNCIACantidad Tipo de hallazgo Monto en O. Fundamento Legal

CI C

Presupuesto AsignadoModificaciones (+) ó (-)VigenteEjecutadoPor devengar

NOMBRE'

OBRA PUBLICA'NO.Obras Monto

1

8,530,661.60ar anexo

OBSERVADORES

Se realizó Examen Especial de Fiscalización Preventiva al proceso"Mejoramiento Sistema de Agua Potable El Abundante II Fase, Chiquimula,Chiquimula” con NOG 2462702 por un monto de O 8,530,657.60 el cual, alinicio del Examen, se encontraba en la fase "Suscripción y Aprobación delContrato", de la etapa "Selección y Contratación".

Vv- --'<'¿n

Nr c't>r

FIRMA V SELLo1 4" AUDITOR egs

iz GUERNAMENTAL 41,4té

•

OO

TIPO DE OBRA

Puentes

Pavimentos

Edificios Escolares

Otros edificios

Salón 11505 múltiples

Const. Y Mant. Carretera

Instalaciones Deportivas


Drenajes

Energía Eléctrica

Otros

TOTAL

*Si m más de una obra n.o

1

O OOOO

OOOaa

CARGO

feitteMtOnio a:astilla Sánchez

Jefe d •.:: Departamento dc Auditorios CODCIITTefil

Con tsáría General de Cuenta

LIC. SALVADOR IBAN CASTRO PERATE

LIC. OSCAR HUGO WERNER OCHOA

AUDITOR GUBERNAMENTAL

SUPERVISOR

INEU>

e>

SUPERVISOR

BERNAMENTAL

iNG. FRANCISCO ANTONIO ERICASTILLA SÁNCHEZJEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS

CONCURRENTES

Dio Mes Ano

AL I24 I 2 2013

No. MESES AUDITADO

Administración central (Gobierno)

T3-20-1

11.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

ORGANIZACIÓN, ENTIDAD, INSTITUCIÓN, O FIDEICOMISO

ENTIDAD A LA QUE PERTENCE:

TIPO DE ENTIDAD

NÚMERO DE CUENTADANCIA O REGISTRO

DIRECCIÓN QUE EMITE EL NOMBRAMIENTO

NOMBRAMIENTO No.(s)

FECHA EMISIÓN DE NOMBRAMIENTO(S)

AUDITOR(ES) GUBERNAMENTAL(ES) ASIGNADOS

CODIGO (Exclusivo @Mediatice)

PERIODO AUDITADO

MUNICIPALIDAD DE CHIQUIMIXA, DEPARTAMENTO DE CHICIUIMULAii

LIC. SALVADOR IBAN CASTRO PERATE

Ola Mes Arlo

8,530,657 60

7 NOMBRE, CARGO, FIRMA Y SELLO DE SUPERVISOR, COORDINADOR Y AUDITORES RESPONSABLES

Guatemala, 02 de Septiembre de 2013


Hoja 1 de 3

Formulario SR1Anexo No. 1Col Itra oría neral de (

.MALA C.A IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES.,

Nombra do la Entidad .. .,,• ,. MUNICIPALIDAD DE CHIQUIMULA, CHIQUIMULA

---Dirsollán de laEntidad Auditscla

6a. Av. 3-00 Zona 1, Chiquimula, Departamentode Chiquimula

No. Da CueolictanCka . ' ' ' -....."..""--, T3-20-1 Teléfonos de le Entidad ~Nada 3047-1186

. EXAMEN ESPECIALQE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA•Periodo ~lado Del 25 de Abril al 24 de Julio de 2013 .....,..,„,

Norn -.,

. . '....----,-DCGP-0087-2013 DET:10 DE MARZO DE 2013 No. Carta a la. -. .

Gerencia y Fecha

.. , •.

Auditores Gubenismentskin i _'..'

., •Lic. SALVADOR IBAN CASTRO PEÑATE suriegloris• Lic. OSCAR HUGO WERNER OCHOA

No. Condición,

y Recomendación~p11.S14r,~1.<

...'• • . .

ftNombre. del . .Responsable

.'

SituaciónObservaciones'

Reanuda '>.Proceso No Cumplida



6.1.1 TITULOERRORES DE REDACCIÓN EN DOCUMENTOS IMPORTANTES DEL EVENTO

CONDICIÓNAl revisar el expediente del evento auditado, se verificó que existen errores de redacción en el anuncio

o invitación a ofertar donde se lee "Cotización", las Bases de Licitación, correspondientes a losnumerales 1, Definiciones "Para efectos de esta Cotización, numeral 51 en sub-numerales Números 6,8, 9, 10, "Cotización", en el sub-numeral 12, "Original de la Calificación Bancaria" siendo lo correctoCertificación Bancaria, numeral 17, "Las ofertas presentadas en esta Cotización...", numeral 20 literal a)..."Objetos de la presente Cotización", certificación del Acta No. 4-2013 en lo relacionado a laaprobación de los documentos técnicos y en el punto segundo de la misma; en el Oficio No. 03-2013-adj-licitación, entrega del expediente al Concejo Municipal, dice ..."bases de Licitación"; igualmente elinforme técnico hace referencia a "Cotización", cuando el proyecto corresponde a Licitación. Además enlas cartas enviadas a los oferentes para invitarlos a ofertar como el anuncio o invitación a ofertarpublicado en Guatecompras, consignaron mal la fecha colocando el día 14 de Noviembre de 2013,siendo lo correcto 14 de Noviembre de 2012.

RECOMENDACIÓN

Que la Autoridad Superior de la municipalidad de Chiquimula, departamento de Chiquimula, gireinstrucciones a la Junta de Licitación y encargados de la redacción de las Bases y demás documentosrelacionados con el proyecto, para que al momento de redactados, sean leídos y analizados paraestablecer si llenan los requisitos y que no contengan errores, que den lugar a confusión en el desarrollodel proceso.

Rolando Arturo Aquino Guerra Alcalde Municipal, Ing. Regis Femando MauricioInd. Lima Peña Director AFIM , Sr. Herber Noé Galdámez Aldana Encargado dePresupuesto, Sr. Derick Mario Augusto Ramos Calderón Director Interino Dirección

Municipal de Planificación, Santy Josué Valdes Calderón Auxiliar DMP. Encargado deExpedientes, Sr. Juan Carlos Martínez Pérez Encargado de Contratos de Obras y

Miembros de la Junta de Licitación

X

6.1.2 TITULO

ACTA DE ADJUDICACIÓN CONTIENE ERRORES REFERENCIALES DE OTROS DOCUMENTOS

CONDICIÓN

Al revisar el expediente del evento auditado, se verificó que en la certificación del Acta de AdjudicaciónNo. 03-2013 de fecha 05 de marzo 2013 (05-03-2013), firmada por los cinco integrantes de la Junta deLicitación, se hace mención como parte de la Adjudicación el Acta de Recepción y Apertura de Plicas No.04-2013 de fecha 28 de febrero 2013 (28-02-2013), pero con fecha equivocada ya que consignaron lafecha del Acta como 28 de Marzo de 2013 (28-03-2013), entendiéndose por el error de las fechas queprimero fue la adjudicación y luego la apertura de plicas.

RECOMENDACIÓN

Que la Autoridad Superior de la municipalidad de Chiquimula, departamento de Chiquimula, gireinstrucciones a la Junta de Licitación para que al momento de certificar los documentos necesarios parael correcto desarrollo del proceso, se haga con cuidado y se verifiquen las fechas y números de losdocumentos a los que se hará referencia como parte integral de los mismos.

Ind. Rolando Arturo Aquino Guerra Alcalde Municipal, Ing. Regis Femando MauricioLima Peña Director AFIM , Sr. Herber Noé Galdámez Aldana Encargado de

Presupuesto, Sr. Del-id< Mario Augusto Ramos Calderón Director Interino DirecciónMunicipal de Planificación, Santy Josué Valdes Calderón Auxiliar DMP. Encargado de

Expedientes, Sr. Juan Carlos Martínez Pérez Encargado de Contratos de Obras y


X

G-107,371esC. >ri • ti C



Hoja 2 de 3


Nix.14-19-o)* Erld ad MUNICIPALIDAD DE CHIQUIMULA, CHIQUIMULA Entidadoireoció. la

Auaeditede


No: De Cuenta.] a n-.1 T3-20-1 Teléfonos de la Entidad Audkoda I 3047-1186EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA Posiodo Auditadó: I Del 25 de Abril al 24 de Julio de 2013

DCGP-0087-2013 DEL 20 DE MARZO DE 2013 No. Carta o la ~molo y Fecha, .,

, . ..AedroaeaeGubemementates.., ,

Lic. SALVADOR IBAN CASTRO PEÑATE Supiir*:«e. Lic. OSCAR HUGO WERNER OCHOA

Q‘indltlón. . yRecomendacIón Nombre del,

Responsable, ,,. Situación-,, - , ,

ObservacionesRealizada Proceso No Cumplida


6.2 RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

6.2.1 TITULO

INCUMPLIMIENTO DE PLAZO LEGAL POR LA JUNTA DE LICITACIÓN EN EL ENVIO DEEXPEDIENTE A LA AUTORIDAD SUPERIOR PARA SU APROBACIÓN O IMPROBACIÓN

CONDICIÓN

Al revisar el expediente del evento auditado, se verificó que la Junta de Licitación, envió el expediente ala Autoridad Superior para su aprobación o improbación, el 12 de marzo de 2013 (12-03-2013), cuatro(4) días después de la publicación del Acta de Adjudicación en Guatecompras, misma que fue publicadael 06 de marzo de 2013 (06-03-2013), existiendo atraso de dos (2) días del plazo legal en el envío delmismo.

RECOMENDACIÓN

Que la Autoridad Superior de la municipalidad de Chiquimula, departamento de Chiquimula, gireinstrucciones a la Junta de Licitación para que cumplan con los plazos establecidos en la Ley deContrataciones del Estado, en todo lo relacionado al desarrollo del proceso.

Ind. Rolando Arturo Aquino Guerra Alcalde Municipal, Ing. Regis Fernando MauricioLima Peña Director AFIM , Sr. Herber Noé Galdámez Aldana Encargado de

Presupuesto, Sr. Derick Mario Augusto Ramos Calderón Director Interino DirecciónPresupuesto,. cac...Municipal'anal de Planificación, Santy Josué Valdes Calderón Auxiliar DMP. Encargado de



X

6.2.2 TITULOCONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN EN GUATECOMPRAS DESACTUALIZADA

CONDICIÓN

Al revisar el expediente del evento auditado, se verificó que la Junta de Licitación adjudicó a la EmpresaRepresentaciones CEM sin haber cumplido con la presentación de la Constancia de Inscripción enGuatecompras de estar habilitado, con cinco días de anticipación a la presentación de la oferta, siendo lafecha de Recepción de Ofertas el 28 de febrero de 2013, y la Constancia tiene fecha de emisión 04 deenero de 2011.

RECOMENDACIÓN

Que la Autoridad Superior de la municipalidad de Chiquimula, departamento de Chiquimula, gireinstrucciones a los miembros de la Junta de Licitación para que al momento de la revisión documental delas ofertas, previo a la adjudicación respectiva, tengan el debido cuidado de que los documentospresentados por los oferentes, reúnen los requisitos establecidos en las Bases de Licitación.

Ind. Rolando Arturo Aquino Guerra Alcalde Municipal, Ing. Regis Fernando MauricioLima Peña Director AFIM , Sr. Herber Noé Galdámez Aldana Encargado de

Presupuesto, Sr. Derick Mario Augusto Ramos Calderón Director Interino DirecciónMunicipal de Planificación, Santy Josué Valdes Calderón Auxiliar DMP. Encargado de


Miembros de la Junta de LicitaciónZ

X

Hoja 3 de 3Formulario SR1

Anexo No. 1,NrIr

‹. n



Guatemala, 02 de Septiembr

Lic. SalvadorAuditor

,

CHL,J'"ULA

Nombre le la Entklad MUNICIPALIDAD DE CHIQUIMULA, CHIQUIMULA0.00d1d. d. 1. , ,EntldadOlácia»


No. De Coontutoncia ,:.:: T3-20 -1 Teléfoeeede la Entidad Auditada 1 3047-1186EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA ~lodo Aucitarld • 1 Del 25 de Abril al 24 de Julio de 2013

DCGP-0087-2013 DEL 20 DE MARZO DE 2013 No4arlo a la Gerencia y Fiaba 1

Auditoreo Gubirmabnimbakoo : , . Y., Lic. SALVADOR IBAN CASTRO PEÑATE Lic. OSCAR HUGO WERNER OCHOA

..No. Condición y Recomendación .. ' -, • . , .

, , .. .- .í ,.: . . Nombre-del Responsable

': • Situación, .. ..,. , . ..

'. Observaciones•.. ;Realizada Proceso..r. '' , 'No Cumplida

RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA6.2.3 TITULO

FALTA DE PRESENTACIÓN DE CONSTANCIA DE PRECALIFICADO GENERAL VIGENTE 2013

CONDICIÓN

Al revisar el expedientela Empresa Representacionesprecalificado general vigenteVigencia con fecha 23año 2012, lo que influyópor el Registro de Precalificadosdocumento establecido

del evento auditado, se verificó que la Junta de Licitación, adjudicó el evento aCEM, sin haber cumplido con la presentación de la constancia de

para el año 2013, encontrándose únicamente el Formato de Solicitud dede noviembre de 2012, mismo que presenta alteración en el último número delen la no presentación por el oferende adjdicado, del documento original emitido

de Obras del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda;como fundamental en las Bases de Licitación.

RECOMENDACIÓN

Que la Autoridad Superiorinstrucciones a los miembroslas ofertas, previo a lapresentados por los oferentes,

de la municipalidad de Chiquimula, departamento de Chiquimula, girede la Junta de Licitación para que al momento de la revisión documental de

adjudicación respectiva, tengan el debido cuidado de que los documentosestán completos conforme lo requerido en las Bases de Licitación.

Ind. Rolando Arturo Aquino Guerra Alcalde Municipal, Ing. Regis Fernando MauricioLima Peña Director AFIM , Sr. Herber Noé Galdámez Mana Encargado de

Presupuesto, Sr. Derick Mario Augusto Ramos Calderón Director Interino DirecciónMunicipal de Planificación, Santy Josué Valdes Calderón Auxiliar DMP. Encargado de



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Contraloría General de CuentasGUATEMALA, C.A

Guatemala, 17 de junio de 2013 /

IngenieroLeonel Arturo Chacón BarriosAlcalde MunicipalCobán, Alta VerapazPresente


En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimientode lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamenteme fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe delExamen Especial de Fiscalización Preventiva realizado por las auditoras 3gubernamentales que oportunamente fueron nombradas para el efecto yquienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica sonresponsables del contenido y efectos legales del mismo.




ENTIDADMUNICIPALIDAD DE COBÁN /

ALTA VERAPAZ /

PERIODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODel 14 al 23 de mayo de 2013 /

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/Guatemala, junio de 2013

ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencial









AnexosNombramiento No. DCGP-0091-2013, de fecha 01 de abril de 2013Forma Única de EstadísticaFormulario SR1

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Contraloría General de Cuentas GUATEMALA, C.A.

RESUMEN GERENCIAL

Guatemala, 17 de junio de 2013 / /

IngenieroLeonel Arturo Chacón BarriosAlcalde MunicipalCobán, Alta VerapazPresente


Las Auditoras Gub9rnamentales designadas de copformidad con el nombramientoDCGP-0091-2013,/de fecha 01 de abril de 2013, :fían efectuado Examen Especialde Fiscalización Prepentiva en la Municipalidad de Cobán, Alta Verapaz del 14 al 23de mayo de 2013, /con el objetivo de verificar el proceso de: "MEJORAMIENTOVIVIENDA MÍNIMA (DOTACIÓN) ORIENTADO A MUJERES, DEL MUNICIPIO DECOBÁN, DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ" ,/

El alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva abarcó laevaluación del proceso de adquisición: MEJORAMIENTO VIVIENDA MÍNIMA(DOTACIÓN) ORIENTADO A MUJERES, DEL MUNICIPIO DE COBÁN,DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ", en la modalidad Licitación Pública, conNOG 2468328;3por un monto de Q.17,269,181.20, período comprendido del 14al 23 de mayo de 2013; el cual se encontraba en la fase de Elaboración ySuscripción del Contrato, correspondiente a la etapa de Selección yContratación y, corno resultado del trabajo realizado se detectaron aspectosimportantes que merecen ser mencionados: dos (2) de Control Interno, ocho (8)de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables; y una (1) Observación yRecomendación los cuales se encuentran en detalle en el informecorrespondiente.


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"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"70. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417


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1.1 Base Legal


1.2 Función



Según nombramiento No. DCGP-0091-2013, de fecha 01 de abril 2013, / emitido por ellicenciado Walter Osmar Argueta, Director de Calidad de Gasto Público, con Visto Buenodel licenciado Sergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad de Gasto Público,ambos de la Contraloría General de Cuenta,s; la comisión de auditoría estuvo conformadapor la licenciada Olga Adela Castillo Ríos 'y supervisada por la licenciada Margarita UryMonterroso Escobar. /

La fiscalización se realizó en las instalaciones de la Municipalidad de Cobán, ubicada en lal a . Calle 1-11, Zona 1, Cobán, departamento de Alta Verapaz.


La Unidad Ejecutora del proceso de adquisición objeto de la auditoría, es la Municipalidadde Cobán, departamento de Alta Verapaz con cuentadancia No. T3-16-1.


El objeto fue revisar el proceso de Licitación Pública: "MEJORAMIENTO VIVIENDAMÍNIMA (DOTACIÓN) ORIENTADO A MUJERES, DEL MUNICIPIO DE COBÁN,DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ" con NOG 2468328, /dotación consistente enláminas, pilas de concreto, tinacos y estufas mejoradas, por un monto de Q.17,269,181.20,el cual fue adjudicado a la empresa Constructora CARGO.

Los recursos considerados para el proceso, provienen del Presupuesto de Ingresos yEgresos 2013 de la Municipalidad de Cobán, fuentes IVA-Paz, Situado Constitucional,Impuesto Circulación de Vehículos, Impuestos del Petróleo y sus derivados y OperacionesPatrimoniales, partidas presupuestarias 284-21-0101-0001, 284-22-0101-0001, 284-29-0101-0002, 284-29-0101-0003, 284-91-0000-0000.

Municipalidad de Cobán, departamento de Alta Verapaz Informe Examen Especial de • iscalización Preventiva

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A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la fase de Elaboración y Suscripción delContrato correspondiente a la etapa de Selección y Contratación.








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Artículo 7. Acceso y disposición de información. "Para el fiel cumplimiento de su función, laContraloría General de Cuentas, a través de sus auditores tendrá acceso directo acualquier fuente de información de las entidades, organismos, instituciones,municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de lapresente Ley."







3.1 General


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Contraloría General de Cuentas n Juntos por una Guatemala honesta y transparente

3.2 Específicos


Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes, aplicables al proceso.Contribuir a la transparencia del proceso.Convocar la mayor cantidad de oferentes idóneos.Contribuir a adjudicar, de manera objetiva y técnica, la oferta más conveniente yfavorable a los intereses del estado.Otorgar transparencia y asegurar la integra y oportuna recepción de plicas.Plasmar, demostrar y justificar mediante documentos oficiales, la decisión deadjudicación a la que arribó la junta.

vii. Otorgar en tiempo y forma validez institucional a lo actuado por la junta y reflejarloen la respectiva Acta de Adjudicación.


En función del estado de avance en que se encontró el proceso de "MEJORAMIENTOVIVIENDA MÍNIMA (DOTACIÓN) ORIENTADO/A MUJERES, DEL MUNICIPIO DECOBÁN, DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ" realizado durante el período del 14 al 23de mayo 2013, al momento del inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, elalcance del mismo contempló la evaluación de las fases descritas a continuación,correspondientes a las etapas de Actividades Previas, Selección y Contratación yEjecución:


5. Garantía de Sostenimiento de OfertasEvaluación de PlicasActa de AdjudicaciónAprobación de la AdjudicaciónNotificación de ResultadosDocumentación necesaria para contratar y cumplimiento de requisitosElaboración y Suscripción del Contrato


Municipalidad de Cobán departamento de Alta Verapaz Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva


5.1 Comentario

La Comisión de Auditoría al realizar el examen Especial de Fiscalización Preventiva y deacuerdo a su importancia determinó los resultados siguientes: dos (2) de Control Interno yocho (8) de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, y una (1) Observación yRecomendación, los que se detallan en el numeral 6. del presente informe.

La comisión de auditoría realizó sus actividades basadas en aspectos relacionados con elControl Interno y el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, no sobre aspectostécnicos y de calidad de compra.

5.2 Conclusión

El proceso de "MEJORAMIENTO VIVIENDA MÍNIMA (DOTACIÓN) ORIENTADO, AMUJERES, DEL MUNICIPIO DE COBÁN, DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ" c onNOG 2468328, / hasta el momento de inicio del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva, se encontraba en la fase de Elaboración y Suscripción del Contratocorrespondiente a la etapa de Selección y Contratación, fue realizado razonablemente1deacuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de laRepública, su Reglamento, Acuerdo Gubern yivo 1056-92 y sus Reformas y las Normas deControl Interno Gubernamental, excepto por los resultados reportados en este informe.

La Comisión de auditoría, presenta los resultados del trabajo realizado a efecto degarantizar la eficiencia, eficacia y calidad del gasto público; sin embargo, todas lasdecisiones administrativas, técnicas y legales respecto al proceso auditado sonresponsabilidad de las autoridades de la Municipalidad de Cobán, Alta Verapaz.


Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia de los asuntos determinados en el mismo, se traslada copia del presenteinforme a la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General deCuentas, para que ésta, de acuerdo a sus funciones y como responsable de la evaluaciónpresupuestaria, incluya dentro de su muestra el proceso de adquisición auditado por elDepartamento de Auditorias Concurrentes o realice un examen especial del mismo,conforme lo regula el Acuerdo número A-006-2012 de la Contralora General de Cuentas,emitido el 23 de enero de 2012.


6.1.1 EXPEDIENTE DEL EVENTO FISCALIZADO, NO SE ENCONTRÓ ORDENADO NIFOLIADO CRONOLÓGICAMENTE

Condición

Se constató que el expediente del proyecto "MEJORAMIENTO VIVIENDA MÍNIMA(DOTACIÓN) ORIENTADO A MUJERES DEL MUNICIPIO DE COBÁN, DEPARTAMENTO

DE ALTA VERAPAZ" no se encontró ordenado ni foliado, según las actuacionescronológicas, en virtud que no incluyen las solicitudes en las cuales se generó lanecesidad, pedido, reporte de disponibilidad presupuestaria, preguntas y respuestasformuladas en GUATECOMPRAS, ofertas participantes incluyendo a la oferta a la cual sele adjudicó dicho evento.

Criterio

La Norma 2.2. de Control Interno Gubernamental, ORGANIZACIÓN INTERNA DE LASENTIDADES, establece: "Todas las entidades públicas, deben estar organizadasinternamente de acuerdo con sus objetivos, naturaleza de sus actividades y operacionesdentro del marco legal general y específico.

Cada entidad pública mantendrá una organización interna acorde a las exigencias de lamodernización del Estado, que le permita cumplir eficientemente con la función que lecorresponda, para satisfacer las necesidades de la ciudadanía en general, comobeneficiaria directa de los servicios del Estado.

Entre los principios y conceptos más importantes para la organización interna, cada entidadpública, puede adaptar los siguientes: ..."

"...SUPERVISIÓN

Se establecerán los distintos niveles de supervisión, como una herramienta gerencia! parael seguimiento y control de las operaciones, que permitan identificar riesgos y tomardecisiones para administrarlos y aumentar la eficiencia y calidad de los procesos..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Cobán,departamento de Alta Verapaz, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, se conformen los expedientes de acuerdo a las actuacionescronológicas, evitando así, riesgo de extravío y/o adición de documentos.


El resultado preliminar del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, contenido en elpresente informe, fue comunicado por la comisión de auditoría, según Nota de AuditoriaComunicación de Resultados Preliminar No. OF.DCGP-0091-03-2013, de fecha 16 demayo de 2013, al señor Alcalde Municipal de la Municipalidad de Cobán, departamento deAlta Verapaz, concediendo un plazo de cinco (5) días hábiles para conocer suscomentarios, a los cuales se manifestó a través del oficio No. 212-2013-GAFIM de fecha 20de mayo de 2013 (copia textual):

"RESPUESTAAl momento de haber sido revisado el expediente no se había foliado ya que el procesoaun no ha finalizado. En cuanto a las solicitudes de cada comunidad no se consideró quefueran necesarias todas, ya que es latente la necesidad de los vecinos especialmente delas mujeres que necesitan contar con un depósito para guardar el vital líquido. Sin embargo

se tomaron en cuenta sus recomendaciones y se requirieron las solicitudes de necesidadde todas las comunidades beneficiadas para respaldo del expediente, procediéndoseposteriormente a su foliación."

6.1.2 ACTAS DEL CONCEJO MUNICIPAL CERTIFICADAS Y NO EXISTENFÍSICAMENTE

Condición

Se constató que las Certificaciones de Actas del Concejo Municipal que obran en elexpediente auditado, no existen físicamente.

Criterio

La Norma 2.6 de Control Interno Gubernamental, establece: "DOCUMENTOS DERESPALDO. Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea sunaturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde.

La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se hacumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; portanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, paraidentificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Cobán,departamento de Alta Verapaz, gire instrucciones a la Secretaria Municipal, para quecumpla con sus atribuciones y suscriba las actas en su oportunidad para evitar los riesgosque esto conlleva, y menos certificar algo que no existe.


El resultado preliminar del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, contenido en elpresente informe, fue comunicado por la comisión de auditoría, según Nota de AuditoriaComunicación de Resultados Preliminar No. OF.DCGP-0091-03-2013, de fecha 16 demayo de 2013, al señor Alcalde Municipal de la Municipalidad de Cobán, departamento deAlta Verapaz, concediendo un plazo de cinco (5) días hábiles para conocer suscomentarios, a los cuales se manifestó a través del oficio No. 212-2013-GAFIM de fecha 20de mayo de 2013 (copia textual):

"RESPUESTASe comparte su criterio en cuanto a tener físicamente las actas en los libroscorrespondientes, por lo que para el efecto ya se encuentran impresas en las hojasautorizadas por la Contraloría General de CuentasSe adjuntan: fotocopia certificadas el acta 123-2012, contenida en los folios del 0019661 al0019669 del libro con registro número 127521-2012, destinado para actas de Sesiones delConcejo Municipal, autorizada por la Contraloría General de Cuentas. Fotocopia certificadadel acta 8-2013, contenida en los folios del 020113 al 020136 del libro con registro número13045-2013, destinado para actas de Sesiones del Concejo Municipal, autorizada por la

Contraloría General de Cuentas. Fotocopia certificada del acta 36-2013, contenida en losfolios del 020498 al 020500 del libro con registro número 13045-2013, destinado para actasdel Concejo Municipal, autorizada por la Contraloría General de Cuentas, y en los foliosnúmeros del 020501 al 020522 del libro con registro número 13077-2013, destinado paraactas de Sesiones del Concejo Municipal autorizada por la Contraloría General deCuentas. (ANEXO II)."


6.2.1 ALCALDE MUNICIPAL EN NOMBRAMIENTO DE JUNTA DE RECEPCIÓN,CALIFICACIÓN Y ADJUDICACIÓN, ORDENA ADJUDICAR EN DOS DÍASDESPUÉS DE LA RECEPCIÓN DE PLICAS.

Condición

Se comprobó que en el Oficio Circular No. 093-2013, e I señor Alcalde Municipal, dacumplimiento al acta No. 8-2013, del Concejo Municipal, informando que el personal al cualestá dirigido el oficio ha sido nombrado para integrar la Junta de Recepción, Calificación yAdjudicación y ordena adjudicar en dos días el evento.

Criterio

El Artículo 12 segundo párrafo del Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado, establece: "Adjudicación. ...En aquellos casos en que las basesno hayan establecido plazo para la adjudicación, este será de cinco (5) días hábiles,contados a partir del día señalado para la recepción y apertura de ofertas, prorrogableshasta un máximo de diez (10) días hábiles adicionales..."

Las Bases de Licitación, literal C ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO: "El procedimiento deadjudicación se realizará conforme a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estadoy su reglamento Art. 33 de la Ley de Contrataciones. Art.12 del Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Cobán,departamento de Alta Verapaz, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, si las bases no señalan plazo para la adjudicación, debeaplicarse el plazo legalmente establecido en la Ley.

"RESPUESTAReferente a su observación se cumplirá con los términos establecidos en las bases o enel plazo que establezca la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento."

6.2.2 NO EXISTE DENTRO DEL EXPEDIENTE DEL EVENTO EL PEDIDO

Condición

Se comprobó que dentro del expediente no se encontró el pedido de los bienes a adquirir,ni su justificación u origen.

Criterio

El Artículo 15 del Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley de Contratacionesdel Estado, establece: "Pedidos. Previo a la solicitud de cotizaciones deberá contarse conel pedido suscrito por el Jefe de la oficina que corresponda, que justifique la necesidad dela compra o contratación de los bienes, suministros, obras o servicios, debiendo contarsecon la descripción y especificaciones de lo que se requiere..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Cobán,departamento de Alta Verapaz, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, el expediente se inicie con la necesidad y por consecuencialógica se respalde con el pedido aprobado por la autoridad administrativa superior de ladependencia interesada.

"RESPUESTASe tomara en cuenta dicha Observación, debido a que en procesos anteriores seelaboraban los pedidos de bienes al momento de los desembolsos de las estimaciones deacuerdo al informe girado de parte del supervisor de proyectos."

6.2.3 INCUMPLIMIENTO DEL PLAZO PARA LA ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DELCONTRATO

Condición

Se comprobó que a la fecha del 15 de mayo de 2013, no se había elaborado ni suscrito elcontrato de la adjudicación realizada del proyecto "MEJORAMIENTO VIVIENDA MINIMA(DOTACION) ORIENTADO A MUJERES DEL MUNICIPIO DE COBÁN, DEPARTAMENTODE ALTA VERAPAZ".

Criterio

El Artículo 47 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, establece: "Suscripcióndel Contrato. Los contratos que se celebren en aplicación de la presente ley, seránsuscritos dentro del plazo de diez (10) días contados a partir de la adjudicación definitiva..."

Las Bases de Licitación del evento, en lo que se refiere a ESPECIFICACIONESGENERALES, en la literal C. "SUSCRIPCION Y APROBACIÓN DEL CONTRATO. ElContrato será elaborado por la Secretaría Ejecutiva dentro del plazo de diez (10) díascontados a partir de la adjudicación definitiva, suscrito por el Alcalde Municipal y aprobadopor el Concejo Municipal."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Cobán,departamento de Alta Verapaz, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, la elaboración y suscripción del contrato se lleve a cabo enel plazo legal establecido.

"RESPUESTADurante el período de revisión de expediente, no se contaba con el contrato en el mismo,debido a que encontraba en revisión. (ANEXO II)."

6.2.4 NO EXISTE EVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAZO POR PARTE DE LAJUNTA DE LICITACIÓN PARA REMITIR LA SOLICITUD DE APROBACIÓN DELA ADJUDICACIÓN

Condición

No existe evidencia de la fecha en la cual la Junta de Licitación, elevó el expediente a laautoridad superior solicitando la aprobación o improbación de lo actuado por ella, contandocon el plazo legal de 2 días hábiles para hacerlo

Criterio

El Artículo 36 de la Ley de Contrataciones del Estado, establece: "Aprobación de laAdjudicación. Publicada en GUATECOMPRAS la adjudicación y contestadas lasinconformidades, si la hubiere, la Junta remitirá el expediente a la autoridad superior dentrode los dos (2) días hábiles siguientes..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Cobán,departamento de Alta Verapaz, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que lasjuntas de cotización y licitación cumplan con el plazo legal y dejen evidencia que en los dosdías después de la adjudicación eleven el expediente a la autoridad superior para lo quecorresponda.

"RESPUESTAPara la aprobación de la adjudicación se toma como base el acta de adjudicación No. 18-2013 de fecha 13 de marzo del año en curso, por lo que se presentó a I DespachoMunicipal en el plazo establecido de dos días que establece la ley, y posteriormente fueraelevada al Concejo Municipal con el fin de que los mismos aprobaran dicha adjudicación,quedando como constancia el punto TERCERO del acta del Concejo Municipal No. 36-2013, de fecha 3 de abril del años en curso. (ANEXO III)."

6.2.5 INCUMPLIMIENTO DEL PLAZO PARA LA APROBACIÓN DE LAADJUDICACIÓN

Condición

Se comprobó que el Concejo Municipal, aprobó la adjudicación del proyecto "MejoramientoVivienda Mínima (Dotación) orientado a mujeres, del municipio de Cobán, departamento deAlta Verapaz", nueve días hábiles después de adjudicado, siendo el plazo legal cinco (5)días hábiles.

Criterio

El Artículo 36 de la Ley de Contrataciones del Estado, establece: "Aprobación de laAdjudicación. ...La autoridad superior aprobará o improbará lo actuado por la Junta, dentrode los cinco días de recibido el expediente"

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Cobán,departamento de Alta Verapaz, le de cumplimiento a lo establecido legalmente referente alos plazos para aprobar las adjudicaciones

"RESPUESTALos miembros del Concejo Municipal únicamente se reúnen los días lunes y martes decada semana y por ende no se cumplido con los cinco días establecidos por la Ley deContrataciones del Estado." (Copia textual)

6.2.6 INCUMPLIMIENTO DE PLAZOS PARA LAS PUBLICACIONES EN EL SISTEMADE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO -GUATECOMPRAS-

Condición

Se comprobó que las publicaciones tanto del Acta de Recepción y Apertura de Plicas comode la Adjudicación correspondiente se publicaron fuera del plazo legal.

Criterio

La resolución No. 11-2010 que contiene las Normas para el uso del Sistema deInformación de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS- estableceen el Artículo 11: "Procedimiento, Tipo de información y momento en que debe publicarse.Los usuarios deben publicar en el sistema GUATECOMPRAS, las operaciones,documentos y comunicaciones de cada concurso, en la forma y oportunidad que sedescribe: literal i) Acta de Apertura de Ofertas, a más tardar al día hábil siguiente de laapertura de ofertas Las literales k) y I) el Acta y Resolución de Adjudicación y Resoluciónde Aprobación, Improbación o de prescindir, debe hacerse dentro de los dos días hábilessiguientes a la fecha de emisión del acta o resolución que corresponda."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Cobán,departamento de Alta Verapaz, gire instrucciones al Alcalde Municipal para que la personaencargada de publicar en GUATECOMPRAS los eventos, esté atenta con los plazos paradarle cumplimiento a la normativa legal.

"RESPUESTAReferente a su observación se cumplirá con los plazos que establecen las normas para eluso del sistema de información de contrataciones del Estado-GUATECOMPRAS-."

6.2.7 PROCEDIMIENTO INADECUADO PARA LA RECEPCIÓN Y APERTURA DEPLICAS

Condición

Se comprobó que en los numerales A.3 y A.4 de las Bases de Licitación, se estableció ellugar y procedimiento para la entrega de ofertas, contrario a lo establecido en la Ley.

Criterio

El Artículo 24 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, establece:"Presentación de Ofertas y Apertura de Plicas. Las ofertas y demás documentos delicitación deberán entregarse directamente a la Junta de Licitación, en el lugar, dirección,fecha y hora y en la forma que señalen las bases. Transcurridos treinta (30) minutos de lahora señalada para la presentación y recepción de ofertas, no se aceptará alguna más y seprocederá al acto público de apertura de plicas. De todo lo actuado se levantará actacorrespondiente en forma simultánea."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Cobán,departamento de Alta Verapaz, gire instrucciones al Alcalde Municipal para que la juntanombrada para la recepción y calificación de ofertas, lo realicen apegados a la normativalegal.

"RESPUESTAReferente a su observación se cumplirá con lo que establece la Ley de Contrataciones delEstado y su Reglamento. Habiéndose solicitado un sello respectivo para que la juntarecepcione directamente las ofertas."

6.2.8 DICTAMEN TÉCNICO ELABORADO POR UN PROFESIONAL EXTERNOCONTRATADO POR EL SISTEMA DE COMPRA DIRECTA

Condición

Al revisar el expediente del evento, proyecto "MEJORAMIENTO VIVIENDA MÍNIMA(DOTACIÓN) ORIENTADO A MUJERES DEL MUNICIPIO DE COBÁN, DEPARTAMENTODE ALTA VERAPAZ", se determinó que, el Dictamen Técnico fue elaborado por el

Arquitecto Herbert Fernando Pérez, persona contratada por la Municipalidad bajo elsistema Compra Directa.

Criterio

El Acuerdo No. A-118-2007 de fecha 27 de abril de 2007, del Contralor General deCuentas, establece en el artículo 2 lo siguiente: "Al personal contratado bajo el RenglónPresupuestario 029 "otras remuneraciones del Personal Temporal" por carecer de lacalidad de servidor público, no le son aplicables las normas contenidas en el decreto 89-2002, Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y empleados Públicos y suReglamento; por lo que no están afectos ni obligados a la presentación de la DeclaraciónJurada Patrimonial y en consecuencia tiene prohibición para el manejo de fondos públicos,ejerzan funciones de dirección y decisión. Esta prohibición surte efectos a partir del uno deagosto de dos mil siete."

El Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo No. 18-98, en el artículo 1establece:

"Servidores Públicos. Para los efectos de la Ley de Servicio Civil y el presente Reglamento,se consideran como servidores públicos o trabajadores del estado los siguientes


Empleado Público: Es la persona individual que ocupa un puesto al servicio delEstado en las entidades o dependencia regidas por la Ley de Servicio Civil, envirtud de nombramiento o contrato expedidos de conformidad con lasdisposiciones legales, por el cual queda a obligada a prestar sus servicios o aejecutar una obra personalmente a cambio de un salario bajo la direccióncontinuada del representante de la dependencia, entidad o institución dondepresta sus servicios y bajo la subordinación inmediata del funcionario o surepresentante."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Cobán,departamento de Alta Verapaz, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, los dictámenes regulados en la Ley de Contrataciones delEstado, sean emitidos por funcionarios o empleados públicos facultados legalmente, paraejercer funciones de naturaleza permanente o cargos de dirección, decisión o manejo defondos públicos y que sean personas especializadas o con experiencia en lo quedictaminen.


6.3.1 ERROR AL CONSIGNAR EL MONTO DE LA OFERTA EN LETRAS

Condición

Se observó que el modelo de la oferta presentado por la empresa oferente, en el numeral7) consigna el monto de la negociación en letras en forma equivocada, lo contrario a lo queaparece en números, y lo cual la Junta debió observarlo y pedir corregirlo.

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Cobán,departamento de Alta Verapaz, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, se instruya a las juntas de cotización y licitación para que almomento de la recepción de ofertas revisen que la información esté completa, clara y seafidedigna.

"RESPUESTAReferente a la observación del monto en la oferta se giran instrucciones a la junta para queprocedan a realizar en procesos futuros una revisión más minuciosa."



Nombre y Apellido CargoIng. Leonel Arturo Chacón Barrios Alcalde Municipal de Cobán, A.V.Br. Danny Omar Maaz Buechsel Sindico PrimeroP.C. Leopoldo Salazar Samayoa Sindico SegundoBr. Mario Augusto Hernández Chenal Síndico TerceroAgr. Marco Tulio Sierra Lemus Concejal PrimeroSr. Eduardo Ariel Hasse Rosales Concejal SegundoSr. José Estuardo Alvarado López Concejal TerceroP.C. Marvin Yovani Cucul Juc Concejal CuartoSr. Amílcar Salvador de León Concejal QuintoLic. Luis Fernando Hernández Ibáñez Concejal SextoIng. Héctor Rolando Lemus López Concejal OctavoSr. Roberto Cho Caal Concejal NovenoSr. Oscar Salvador Montepeque Linares Concejal DécimoLicda. Aura Violeta Rey Yalibat Juez Municipal

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Nombre y Apellido CargoSra. Ana Catalina García Chenal Gerente de Planificación

Seguimiento y Evaluación (procesode licitación)

Licda. Yany María Berreondo Gerente de PlanificaciónSeguimiento y Evaluación

Licda. Ana Esther López Martínez Secretaria Ejecutiva MunicipalSr. Walter Orlando Vásquez San José Asistente Sección Programación y

Sistematización/ Miembro de laJunta de Licitación

Sr. Orlando Isaías Gutiérrez Alvarado Encargado del Almacén/Miembrode la Junta de Licitación

Sr. Erwin Roberto Fernández Velásquez Director Ejecutivo deProyectos/Miembro de la Junta deLicitación

Sr. Julio Fernando Jolomna Encargado de Compras/Miembrode la Junta de Licitación

Sra. Edith Zurama Vaídes Burmester Directora Social/Miembro de laJunta de Licitación

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8. COMISIÓN DE AUDITORÍA

Licda. O g Adela Castillo RíosAuditor Gubernamental

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Ing. Francisco Antonio Ericastilla SánchezJefe de Departamento de Auditorias Concurrentes


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Director de Catiiad de Gasto Público

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ANEXO

9/(

Auditor(es) Gubernamental(es):LICDA. OLGA ADELA CASTILLO RÍOS

DCGP-0091-2013rvt_PIAL vi:pf p

)!! ; 1 ' F Guatemala, 01 de abril de 2013 /

1 4 MAY 2013

•

lRECCION oDE rn

CALIDADDE e°STO PUBLICO

'Plialter tiiDirector r a P'Gasto Público

ontraforia Generar de Cuentas

Vo.Bo.

ir. Sergio Qs1

!;t.eíicría

"O o

SLIOCONTRALORIA f,,Lope DE CALIDAD DEP GASTO PUBLICO 1-1.

Cú,^rEMALb,--"




En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirecciórile(s) designa, palia que se constituya(n) en instalaciones de la MUNICIPALIDAD DECOBÁN, ALTA VERAPAZ, éon la Cuenta No. T3-16-1 demás instituciones que corresponda segúnel caso lo amerite, para que realice(n) Examen Especial de Fiscalización Preventiva al proceso de:"MEJORAMIENTO VIVIENDA MÍNIMA (DOTACIÓN) ORIENTADO A MyJERES, DEL MUNICIPIO DECOBÁN, DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ", con NOG 2468328; este examen será supervisadopor la licenciada Margarita Ury Monterroso Escobar. /






UNIDAD DE PLANIFICACIÓNÁrea Estadística

No./1-i- 71 J0)3

FAR6WUNICA'GEESTADISFICA

1 DATOS ESI RA1 ALA n

it

1.3

1 .6

1 7

1. 6

19

0

VPoANL4LIoN ENT . DAD NSTITbr.uN. .1, FIDEICUMIaI

ENTIpADA LA OuE OERTENECE

TIPO DE ENTiDAG

NUMERO DE CLTEti rADANC. O REG I STRO

01000,-.10,1 CUE EMITE E L NOMBRAMIENTO

NOMBRAMIENT O NO (si

FE T,HA EMISION DE NOMBRAMIENTO.,

JOITORIES GUBERNAMEN FALTE, AbIGNADOo

O,01001Exciusoo estad,onca,

PERIODO AUDI TAD0

FECHA DE PRESENTACION A SIG

MunuyeLtlae ne Lao la VeraVss

Adm.atrecon c... Gob erml 0 antraicaoa [Alrtonuna ' ' ilaad I -,E Gi __.

13-16.1 k

O 9 (TI, 2013

FIRMA Y SELLO DE TAU i DAD DE P1. T. ,11 , ICACION ., I ' _,,..BT (iTn '''

V `,..—...—R., _

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:Toldad de Gasto PublIco

DCOP.0091.2013

01 de alon.120I 3

LIcencada 0193 Adela casona

Ano N I/ MESES ATTOTTAD

DEL lOla Mes Ano

V- AL lDia Mes

14 I 6 1 16 23 16 MI1I

2 AUDITORIA (i OBRA PÚBLICA

2

2.2


TOTAL MONTO AUDITAIDO

5010o arte. icr '

I ngreses

Egresas

n5raser „,,„,,„,o ,, o, „,,,,,,, o,,,,,

Ex amen Especial de Fiscalización Preventiva

./

TIPP DE OBRA

oeu

Pavimentos

Odinoos Escolares

<Vos 10100,05

/Sean esos moitmies

Const r Mant Carretera

insidia-iones Deparó,.


DrenajesPraga Electina

Otros

TOTAL

'Si es más M Uru 0Maagrapar

No Obras Monto

a 17 269 181 20 O -

a -

aa 17,269 181 20

3 ACCIONES LECIALES Y ADMINISTRATIVAS O

3.1

3.2

SANCIÓN O -

Tipo cle hallazgoCantidad Monto en O. Fundamento Legal

a

CI C a -

C 1 7.269.181.20

a 7.269 181 20

FORMULACIÓN GE CARGO anexo

Tipo de hallazgoMonto en O Fundamento Legal

4-

OCantidad

CI C El Examen Especial Je FIscalización P .eventwa se realizo al Proceso'MEJORAMIENTO VIVIENDA MINIMA DO f AC.ON, 01.1 ENTADO A MUJERES DEEMUNICIPIO DE COCAN DEPARTAMENTO Cha AL 7A VERA; AD ZO T, "JOG 245eneel cual a[ momento de M fiscalización se encontraba en la Etapa de Seleccion yContratación Fase Elabm y SueDipcien del Contrato con un monto deU 17 269 15 1 20

ov

DENUNCIA

' Tipo de hallazgoMonto en O Fundamento LegalCantidad

CI—n

C

'SI es Mas de UNA 5010 on, Fomrulacidn ríe urgoa o Denuncia, ayrauar arcxo

4 PRESUPUESTO

Presupuesto Asignado

el fi nac i unc,.. oT O ,-1

Vigente

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O -

12

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o -

a

Y' NOMBRE. CARGO FIRMA Y,SELLO DE CdORDIPRGOR Y N ,C1o CARGO FIRNAYSELEA

Illes.

Licda. Olga Adela Castillo Rios „II>.€ ,..,-....u.

,..7 V"Auditor Gubemamental

- tII ! 1 op_Off EF

t.

V4!..igk";,../..........,,,,...11111.......--_ ...4.Licda

ing

17 de

UryMargarita U Monterroso Escobar g4e

rvSupervisora"ESUPERVISOR tF

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7 GUBERNAMENTALFrancisco A. Encastilla Sanchez

Jefe del DepartamentoAuditorias Concurrentes

de 1I I I III I II ill .~~,1.1 Vil r 1

hi•wz s'In-1195..1W ,--- ., . ,i,

Aud—Concurrentes""

0., .1.J 40

et>>junio de 2013

-47111)1k,O' Jeie /Departamen7o de it-orias—

ERkt.

DITORNAgENTAL

nerai de Cuentas

Hoja 1 de 6


IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES~grade la Entidad Municipalidad de Cobán, Alta Verapaz DireiXibri de la

Entidadla Calle 1-11. Zona 1, Coban, Alta Verapaz

Ne De Euentedends„.=.1-2.z_.:..77=-:-.7.-.

lT3-16-1 1" ono3 deYaErrüdad

7955-3232

Tipo de AediMrie Examen Especial de Fiscalización Preventiva

/Ped0d0

AlOitéldoDel 14 al 23 de mayo de 2013

Nombramieree DCGP-0091-2013 No.NOFeche

a la

Auditor Gubernamehid LIcenclada Olga Adela Castillo Rios

l/$opervieof Licenciada Marganta Ury Monten-oso Escobar,/

Condición y- RecoM N re I Situación Observacionesda Proceso No Cumplida,

6.1 RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO6.1.1 EXPEDIENTE DEL EVENTO FISCALIZADO, NO SE

ENCONTRÓ ORDENADO NI FOLIADOCRONOLÓGICAMENTECondiciónSe constató que el expediente del proyecto"MEJORAMIENTO VIVIENDA MINIMA (DOTACION)ORIENTADO A MUJERES DEL MUNICIPIO DE COBÁN,DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ" no se encontróordenado ni foliado, según las actuaciones cronológicas, envirtud que no incluyen las solicitudes en las cuales segeneró la necesidad, pedido, reporte de disponibilidadpresupuestaria, preguntas y respuestas formuladas enGUATECOMPRAS, ofertas participantes incluyendo a laoferta a la cual se le adjudico dicho evento.RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Cobán, departamento de Alta Verapaz,gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, se conformen losexpedientes de acuerdo a las actuaciones cronológicas,evitando así, riesgo de extravío y/o adición de documentos.

Ing. Leonel Arturo Chacón Barrios, Alcalde Municipal; Br. Danny Omar MaazBueschsel, Síndico Primero; P.C. Leopoldo Salazar Samayoa, SindicoSegundo; Br. Mario Augusto Hernández Chenal, Sindico Tercero; Agr. MarcoTulio Sierra Lemus, Concejal Primero; Sr. Eduardo Ariel Hasse Rosales,Concejal Segundo; Sr. José Estuardo Alvarado López, Concejal Tercero;P.C. Marvin Yovani Cucul Juc, Concejal Cuarto; Sr. Amilcar Salvador deLeón, Concejal Quinto; Lic. Luis Fernando Hernández Ibañez, ConcejalSexto; Uno. Héctor Rolando Lemus López, Concejal Octavo; Sr. Roberto ChoCaal, Concejal Noveno; Sr. Oscar Salvador Montepeque Linares, ConcejalDécimo.

X

6.1.2 ACTAS DEL CONCEJO MUNICIPAL CERTIFICADAS Y NOEXISTEN FiSICAMENTECondiciónSe constató que las Certificaciones de Actas del ConcejoMunicipal que obran en el expediente auditado, no existenfísicamente.

Hoja 2 de 6


IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESNombre de lalEnedad Municipalidad de Cobán, Alta Verapaz OrtéSxtón de la

Entidad-.,...

1a Calle 1-11 Zona 1 Cobán, Alta Verapaz

T3- 16- 1 Tdléfonds----40— , — 7955-3232Tipo de Audllvda Examen Especial de Fiscalización Preventiva Del 14 al 23 de mayo de 2013.

Lerendo - -

AudeaAuditor Nbein mert1at Licenciada Olga Adela Castillo Ftios Licenciada Margarita Ury Montenoso Escobar

Nombre del Responsable I

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Cobán, departamento de Alta Verapaz,gire instrucciones a la Secretaria Municipal, para quecumpla con sus atribuciones y suscriba las actas en suoportunidad para evitar los riesgos que esto conlleva, ymenos certificar algo que no existe.

Ing. Leonel Arturo Chacón Barrios, Alcalde Municipal; Br. Danny Omar MaazBueschsel, Sindico Primero; P.C. Leopoldo Salazar Samayoa, SíndicoSegundo; Br. Mario Augusto Hernández Chenal, Síndico Tercero; Agr. MarcoTulio Sierra Lemus, Concejal Primero; Sr. Eduardo ariel Hasse Rosales,Concejal Segundo; Sr. José EstuardoAlvarado López, Concejal Tercero; P:C:Marvin Yovani Cucul Juc, Concejal Cuarto; Sr. Amilcar Salvador de León,Concejal Quinto; Lic. Luis Fernando Hernández Ibañez, Concejal Sexto; Ing.Héctor Rolando Lemus López, Concejal Octavo; Sr. Roberto Cho Caal,Concejal Noveno; Sr. Oscar Salvador Montepeque Linares, Concejal Décimo.

X


6.2.1 ALCALDE MUNICIPAL EN NOMBRAMIENTO DE JUNTA DERECEPCIÓN, CALIFICACION Y ADJUDICACION, ORDENAADJUDICAR EN DOS DIAS DESPUES DE LA RECEPCION DEPLICAS.CondiciónSe comprobó que en el Oficio Circular No. 093-2013 el señorAlcalde Municipal, da cumplimiento al acta No. 8-2013 delConcejo Municipal, informando que el personal al cual estádirigido el oficio ha sido nombrado para integrar la Junta deRecepción, Calificación y Adjudicación y ORDENA adjudicaren dos días.Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Cobán, departamento de Alta Verapaz,gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, si las bases no señalan plazopara la adjudicación, debe aplicarse el plazo legalmenteestablecido en la Ley.

Ing. Leonel Arturo Chacón Barrios, Alcalde Municipal; Br. Danny Omar MaazBueschsel, Síndico Primero; P.C.Leopoldo Salazar Samayoa, SíndicoSegundo; Br. Mario Augusto Hernández Chenal, Sindico Tercero; Agr. MarcoTulio Sierra Lemus, Concejal Primero; Sr. Eduardo ariel Hasse Rosales,Concejal Segundo; Sr. José EstuardoAlvarado López, Concejal Tercero; P:C:Marvin Yovani Cucul Juc, Concejal Cuarto; Sr. Amilcar Salvador de León,Concejal Quinto; Lic. Luis Fernando Hernández lbañez, Concejal Sexto; Ing.Héctor Rolando Lemus López, Concejal Octavo; Sr. Roberto Cho Caal,Concejal Noveno; Sr. Oscar Salvador Montepeque Linares, Concejal Décimo.

X

Hoja 3 de 6


IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESNombre dula-nadad Municipalidad de Cobán, Alta Verapaz DireediOn de la

Entidad10 Calle 1-11, Zona 1. Cobán. Alta Verapaz

No. DeCu6retadanDa T3-16-1 Teléfonos e 17955-3232Tipa. &Audible Examen Especial de Fiscalización Preventiva Periodo Del 14 al 23 de mayo de 2013

DCGP-0091-2013 No. Oaftilr

At nita licenciada Olga Adela Castillo Rios IalbM Licenaada Marganta Ury Monterroso Escobar

No. Condición o e cl n Nombre del Observaciot esReai^ada =Proceso -No Id

6.2.2 NO EXISTE DENTRO DEL EXPEDIENTE DEL EVENTO ELPEDIDOCondición

Se comprobó que dentro del expediente no se encontró elpedido de los bienes a adquirir, ni su justificación u origen.Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Cobán, departamento de Alta Verapaz,gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, el expediente se inicie con lanecesidad y por consecuencia lógica se respalde con elpedido aprobado por la autoridad administrativa superior dela dependencia interesada.

X

6.2.3 INCUMPLIMIENTO DEL PLAZO PARA LA ELABORACION YSUSCRIPCION DEL CONTRATOCondición

Se comprobó que a la fecha 15 de mayo de 2013 no se habíaelaborado ni suscrito el contrato de la adjudicaciónrealizada del proyecto Mejoramiento Vivienda Mínima(Dotación) orientado a mujeres, del municipio de Cobán,departamento de Alta Verapaz.Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Cobán, departamento de Alta Verapaz,gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, la elaboración y suscripcióndel contrato se lleve a cabo en el plazo legal establecido.

Ing. Leonel Arturo Chacón Barrios, Alcalde Municipal; Br. Danny Omar MaazBueschsel, Sindico Primero; P.C.Leopoldo Salazar Samayoa, SíndicoSegundo; Br. Mario Augusto Hernández Chenal, Sindico Tercero; Agr. MarcoTulio Sierra Lemus, Concejal Primero; Sr. Eduardo ariel Hasse Rosales,Concejal Segundo; Sr. José EstuardoAlvarado López, Concejal Tercero; P:C:Marvin Yovani Cucul Juc, Concejal Cuarto; Sr. Amilcar Salvador de León,Concejal Quinto; Lic. Luis Fernando Hernández Ibañez, Concejal Sexto; Ing.Héctor Rolando Lemus López, Concejal Octavo; Sr. Roberto Cho Caal,Concejal Noveno; Sr. Oscar Salvador Montepeque Linares, Concejal Décimo.

X

6.2.4 NO EXISTE EVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAZOPOR PARTE DE LA JUNTA DE LICITACION PARA REMITIRLA SOLICITUD DE LA APROBACION DE LA ADJUDICACIONCondición

No existe evidencia de la fecha en la cual la Junta deLicitación, elevo el expediente a la autoridad superiorsolicitando la aprobación o improbación de lo actuado porella, contando con el plazo legal de 2 días hábiles parahacerlo

Hoja 4 de 6


IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESNombre da la Entidad Municipalidad de Cobán, Alta Verapaz DilaCtill de la

Entidadla Calle 1-11 Zona 1 Cobán Alta Verapaz

No. Da aihntadarne ....°

T3-16-1 Teléfonos déla erilkied

17955-3232

11009 1 , _ _ Examen Especial de Fiscalización Preventiva PittiOde- _ .

MIltiaelb - -Del 14 al 23 de mayo de 2013

DCGP-0091-2013 No. Carta a la Gerencia' yFedfe

- -

AuditorG be jn..ental !, Licenciada Olga Adela Castillo Rios licenciada Margarita Ury Monterroso Escobar

Recomendación Nombre dellealizada Proceso No Cumplida'

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Cobán, departamento de Alta Verapaz,gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que lasjuntas de cotización y licitación cumplan con el plazo legal y

dejen evidencia que en los dos días después de laadjudicación eleven el expediente a la autoridad superiorpara lo que corresponda.

Ing. Leonel Arturo Chacón Barrios, Alcalde Municipal; Br. Danny Ornar MaazBueschsel, Síndico Primero; P.C. Leopoldo Salazar Samayoa, SindicoSegundo; Br. Mario Augusto Hernández Chenal, Síndico Tercero; Agr. MarcoTulio Sierra Lemus, Concejal Primero; Sr. Eduardo ariel Hasse Rosales,Concejal Segundo; Sr. José EstuardoAlvarado López, Concejal Tercero; P:C:Marvin Yovani Cucul Juc, Concejal Cuarto; Sr. Amilcar Salvador de León,Concejal Quinto; Lic. Luis Fernando Hernández Ibañez, Concejal Sexto; Ing.Héctor Rolando Lemus López, Concejal Octavo; Sr. Roberto Cho Caal,Concejal Noveno; Sr. Oscar Salvador Montepeque Linares, Concejal Décimo.

X

6.2.5 INCUMPLIMIENTO DEL PLAZO PARA LA APROBACION DELA ADJUDICACIONCondiciónSe comprobó que el Concejo Municipal, aprobó laadjudicación del proyecto "Mejoramiento Vivienda Mínima(Dotación) orientado a mujeres, del municipio de Cobán,departamento de Alta Verapaz", nueve días hábiles despuésde adiudicado, siendo el plazo legal cinco (5) días hábiles.RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Cobán, departamento de Alta Verapaz, lede cumplimiento a lo establecido legalmente referente a losplazos para aprobar las adjudicaciones

Ing. Leonel Arturo Chacón Banjos, Alcalde Municipal; Br. Danny Omar MaazBueschsel, Síndico Primero; P.C. Leopoldo Salazar Samayoa, SíndicoSegundo; Br. Mario Augusto Hernández Chenal, Síndico Tercero; Agr. MarcoTulio Sierra Lemus, Concejal Primero; Sr. Eduardo ariel Hasse Rosales,Concejal Segundo; Sr. José EstuardoAlvarado López, Concejal Tercero; P:C:Marvin Yovani Cucul Juc, Concejal Cuarto; Sr. Amilcar Salvador de León,Concejal Quinto; Lic. Luis Fernando Hernández Ibañez, Concejal Sexto; Ing.Héctor Rolando Lemus López, Concejal Octavo; Sr. Roberto Cho Caal,Concejal Noveno; Sr. Oscar Salvador Montepeque Linares, Concejal Décimo.

X

6.2.6 INCUMPLIMIENTO DE PLAZOS PARA LAS PUBLICACIONESEN EL SISTEMA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONESDEL ESTADO -GUATECOMPRAS-CondiciónSe comprobó que las publicaciones tanto del Acta deRecepción y Apertura de Plicas como de la Adjudicacióncorrespondiente se publicaron fuera del plazo legal.

1-loia 5 de 6


IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESNombm dolo Entidad Municipalidad de Cobán, Alta Verapaz 1a Calle 1-11. Zona 1, Cobán, Alta Verapaz

No. DeCalentddaxta T3-16-1 Teléfonos de 17955-3232Tipodenuditoda Examen Especial de Fiscalización Preventiva Del 14 al 23 de mayo de 2013

DCGP-0091-2013 1.91..~ 444.-Ges1.95111.11Auditor ~momento' Licenciada Olga Adela Castillo Ríos Sup9n4ax Licenciada Marganta Ury Monterroso Escobar

No. Conditión y Recomendación Nombre del Responsable '.. •..; SlWatción ObeervaciRealizada Proceso . No Cumplida

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Cobán, departamento de Alta Verapaz,gire instrucciones al Alcalde Municipal para que la personaencargada de publicar en GUATECOMPRAS los eventos,esté atenta con los plazos para darle cumplimiento a lanormativa legal.

Ing. Leonel Arturo Chacón Barrios, Alcalde Municipal; Br. Danny Omar MaazBueschsel, Sindico Primero; P.C. Leopoldo Salazar Samayoa, SíndicoSegundo; Br. Mario Augusto Hernández Chenal, Síndico Tercero; Agr. MarcoTulio Sierra Lemus, Concejal Primero; Sr. Eduardo ariel Hasse Rosales,Concejal Segundo; Sr. José EstuardoAlvarado López, Concejal Tercero; P:C:Marvin Yovani Cucul Juc, Concejal Cuarto; Sr. Amilcar Salvador de León,Concejal Quinto; Lic. Luis Fernando Hernández Ibañez, Concejal Sexto; Ing.Héctor Rolando Lemus López, Concejal Octavo; Sr. Roberto Cho Caal,Concejal Noveno; Sr. Oscar Salvador Montepeque Linares, Concejal Décimo.

X

6.2.7 PROCEDIMIENTO INADECUADO PARA LA RECEPCION YAPERTURA DE PLICAS

CondiciónSe comprobó que en los numerales A.3 y A.4 se establecióel lugar y procedimiento para la entrega de ofertas, contrarioa lo establecido en la Ley.RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Cobán, departamento de Alta Verapaz,gire instrucciones al Alcalde Municipal para que la juntanombrada para la recepción y calificación de ofertas, lorealicen apegados a la normativa legal.

Ing. Leonel Arturo Chacón Barrios, Alcalde Municipal; Br. Danny Omar MaazBueschsel, Síndico Primero; P.C. Leopoldo Salazar Samayoa, SíndicoSegundo; Br. Mario Augusto Hernández Chenal, Sindico Tercero; Agr. MarcoTulio Sierra Lemus, Concejal Primero; Sr. Eduardo ariel Hasse Rosales,Concejal Segundo; Sr. José EstuardoAlvarado López, Concejal Tercero; P:C:Marvin Yovani Cucul Juc, Concejal Cuarto; Sr. Amilcar Salvador de León,Concejal Quinto; Lic. Luis Fernando Hernández Ibañez, Concejal Sexto; Ing.Héctor Rolando Lemus López, Concejal Octavo; Sr. Roberto Cho Caal,Concejal Noveno; Sr. Oscar Salvador Montepeque Linares, Concejal Décimo.

x

6.2.8 DICTAMEN TÉCNICO ELABORADO POR UN PROFESIONALEXTERNO CONTRATADO POR EL SISTEMA DSE COMPRADIRECTACondiciónAl revisar el expediente del evento, proyecto"MEJORAMIENTO VIVIENDA MINIMA (DOTACION)ORIENTADO A MUJERES DEL MUNICIPIO DE COBÁN,DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ", se determinó que, elDictamen Técnico fue elaborado por el Arquitecto HerbertFernando Pérez, persona contratada por la Municipalidadbajo el sistema Compra Directa.

Ing, Leonel Arturo ChacónAlcalde Municipal de Cobán, A

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Fecha 17 de junio de 2013

Li cda Iga A Castillo RíosAudi or Gubernamental

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Hoja 6 de 6

CGC Formulario SR1Anexo No. 1

IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESNombre de:le Enlidad Municpalodad de Cobán, Alta Verapaz Di &I de la 1a Calle 1-11 Zona 1 Cobán, Alta Verapaz

N0• D'e Cuenfadaizio T3-16-1 Teléferia$ de ./7955-3232Tipo de Aud bda Examen Especial de Fiscalización Preventiva Del 14 al 23 de mayo de 2013

Nombramiento DCGP-0091-2013 No_ Carta a la G y -

AuditorAuditorGubemamental Licenciada Olga Adela Castillo Ríos Supervisor Licenciada Margarita Ury Monlerroso Escobar

No. Condición y Recomendacón Nombre del Responsable SitoRealizada ' proceso No Cumplida

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Cobán, departamento de Alta Verapaz, gireinstrucciones al señor Alcalde Municipal para que en todoevento como el auditado, los dictámenes regulados en laLey de Contrataciones del Estado, sean emitidos porfuncionarios o empleados públicos facultados legalmente,para ejercer funciones de naturaleza permanente o cargosde dirección, decisión o manejo de fondos públicos y quesean personas especializadas o con experiencia en lo quedictaminen

Ing. Leonel Arturo Chacón Barrios, Alcalde Municipal; Br. Danny Omar MaazBueschsel, Síndico Primero; P.C. Leopoldo Salazar Samayoa, SindicoSegundo; Br. Mario Augusto Hernández Chenal, Síndico Tercero; Agr. MarcoTulio Sierra Lemus, Concejal Primero; Sr. Eduardo ariel Hasse Rosales,Concejal Segundo; Sr. José EstuardoAlvarado López, Concejal Tercero; P:C:Marvin Yovani Cucul Juc, Concejal Cuarto; Sr. Amilcar Salvador de León,Concejal Quinto; Lic. Luis Fernando Hernández Ibañez, Concejal Sexto; Ing.Héctor Rolando Lemus López, Concejal Octavo; Sr. Roberto Cho Caal,Concejal Noveno; Sr. Oscar Salvador Montepeque Linares, Concejal Décimo.

x

AlumapAcsoce coliANAVERML



ENTIDADMUNICIPALIDAD DE PUERTO BARRIOS,

IZABAL

PERIODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODel 11 al 20 de junio de 2013


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SECRE/ARIA MUNIC1P+'Ár4,.

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Gasto Público °Cuentas

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Guatemala, 22 de julio de 2013

LicenciadoJosé Antonio López ArévaloAlcalde MunicipalPuerto Barrios, Izaba'Presente




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Atendido Por'MON no, PUA T BARRIO'

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www.contralcnia.gob.gt



ENTIDADMUNICIPALIDAD DE PUERTO BARRIOS,

IZABAL

PERIODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODel 11 al 20 de junio de 2013


3

ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencial









AnexosNombramiento No. DCGP-0092-2013, de fecha 01 de abril de 2013Fotografías del ProyectoForma Única de EstadísticaFormulario SR1

cAltéttimuente,N.

AUDIT ,TAL

RNAME1kUBE

Licda. O1 a e á astillo sLiada. Ma


RESUMEN GERENCIAL

Guatemala, 22 de julio de 2013

LicenciadoJosé Antonio López ArévaloAlcalde MunicipalPuerto Barrios, Izaba'Presente


Las Auditoras Gubernamentales designadas de conformidad con el nombramientoDCGP-0092-2013, de fecha 01 de abril de 2013, han efectuado Examen Especialde Fiscalización Preventiva en la Municipalidad de Puerto Barrios, Izaba', con elobjetivo de verificar el proceso de: "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTOTOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTOTOMAS DE CASTILLA, PUERTO BARRIOS, IZABAL."

El alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva abarcó laevaluación del proceso de: "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTOTOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTOTOMAS DE CASTILLA, PUERTO BARRIOS, IZABAL", en la modalidad LicitaciónPública, con NOG 2460963, por un monto de Q.11,379,882.82, períodocomprendido del 11 al 20 de junio de 2013; el cual se encontraba en la fase deEstimaciones para Pagos, correspondiente a la etapa de Ejecución y, comoresultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes quemerecen ser mencionados: tres (3) de Control Interno, ocho (8) deCumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables; y una (1) Observación yRecomendación los cuales se encuentran en detalle en el informecorrespondiente.


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Auditor Gubernamental rsulth. c- Supervi ora

"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"70. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417 .8700 / Fax: (502) 2417-8710


`tontra[oria Ceneral de Cuentas 1 Juntos por una Guatemala honesta y transparente


1.1 Base Legal


1.2 Función



Según nombramiento No. DCGP-0092-2013, de fecha 01 de abril 2013, emitido por ellicenciado Walter Osmar Argueta, Director de Calidad de Gasto Público, con Visto Buenodel licenciado Sergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad de Gasto Público,ambos de la Contraloría General de Cuentas; la comisión de auditoría estuvo conformadapor la licenciada Olga Adela Castillo Ríos y supervisada por la licenciada Margarita UryMonterroso Escobar.

La fiscalización se realizó en las instalaciones de la Municipalidad de Puerto Barrios,ubicada en la 15 Calle entre 5 a . y 6a . Avenida, Puerto Barrios, departamento de Izabal.


La Unidad Ejecutora del proceso de adquisición objeto de la auditoría, es la Municipalidadde Puerto Barrios, departamento de Izabal con cuentadancia No. T3-18-1.


El objeto fue revisar el proceso de Licitación Pública: "MEJORAMIENTO CALLEPRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARDBANVI, SANTO TOMAS DE CASTILLA, PUERTO BARRIOS, IZABAL" NOG 2460963 porun monto de Q11,379,882.82 el cual fue adjudicado a la empresa Constructora C y G.

Los recursos considerados para el proceso, provienen del Presupuesto de Ingresos yEgresos 2013 de la Municipalidad de Puerto Barrios, Izabal, fuente, 22-0101-0001 SituadoConstitucional para Inversión, partida presupuestaria 14.000.003.000.001.331.


A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la fase de Estimaciones para Pagoscorrespondiente a la etapa de Ejecución.

Tatidad de Puerto Barrios, departamento de Izabal Informe Examen Especial de ! is atizac:ión Preventiva









Artículo 7. Acceso y disposición de información. "Para el fiel cumplimiento de su función, laContraloría General de Cuentas, a través de sus auditores tendrá acceso directo acualquier fuente de información de las entidades, organismos instituciones,municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de lapresente Ley."

Municipalidad de Puerto eerrios. departamento de lz.abal Informe Examen Especial de Iscal - zacIón Preventiva

Cortraloria General de Cuentas 3 Juntos por una Guaternala honesta y transparente







3.1 General


3.2 Específicos


Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes, aplicables al proceso.Contribuir a la transparencia del proceso.

iii. Convocar la mayor cantidad de oferentes idóneos.

Municipalidad de Puerto Barrios departamento de Izaba) Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

Coral General Ue Cuentas

Juntos por una Guaternala honesta y transparente

Contribuir a adjudicar, de manera objetiva y técnica, la oferta más conveniente yfavorable a los intereses del estado.Establecer el avance físico de la obra y que la misma se haya ejecutado conformea las especificaciones técnicas.Otorgar un anticipo respaldado por información aceptable en cuanto al destino oinversión del mismo en tiempo y formaEstablecer un adecuado monitoreo y control de la inversión del anticipo en tiempoy forma.


En función del estado de avance en que se encontró el proceso de: "MEJORAMIENTOCALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIABOULEVARD BANVI, SANTO TOMAS DE CASTILLA, PUERTO BARRIOS, IZABAL"realizado durante el período del 11 al 20 de junio de 2013, NOG 2560963, al momento delinicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el alcance del mismo contempló laevaluación de las fases descritas a continuación, correspondientes a las etapas deActividades Previas, Selección y Contratación y Ejecución:


5. Garantía de Sostenimiento de OfertasEvaluación de PlicasActa de AdjudicaciónAprobación de la AdjudicaciónNotificación de ResultadosDocumentación necesaria para contratar y cumplimiento de requisitosElaboración y Suscripción del ContratoGarantía de AnticipoPrograma de Inversión del AnticipoAnticipoApertura y Manejo de Bitácora

16. Estimaciones para Pagos



5.1 Comentario

La Comisión de Auditoría al realizar el examen Especial de Fiscalización Preventiva y deacuerdo a su importancia determinó los resultados siguientes: tres (3) de Control Interno y

Municipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izabal Informe Examen Etspeclat de Fiscalizac.ion Preventiva

{Contraloría C tn I de Cuentas 5 Juntos por una Guatemala honesta y transparente

ocho (8) de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, y una (1) Observación yRecomendación, los que se detallan en el numeral 6. del presente informe.

5.2 Conclusión

El proceso de "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DELCRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMAS DE CASTILLA, PUERTOBARRIOS, IZABAL" con NOG 2460963, hasta el momento de inicio del Examen Especialde Fiscalización Preventiva, se encontraba en la fase de Estimaciones para Pagoscorrespondiente a la etapa de Ejecución, fue realizado razonablemente de acuerdo con laLey de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República, suReglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92 y sus Reformas y las Normas de ControlInterno Gubernamental, excepto por los resultados reportados en este informe.

La comisión de auditoría realizó sus actividades basadas en aspectos relacionados con elControl Interno y el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, no sobre aspectostécnicos y de calidad de compra.

La Comisión de auditoría, presenta los resultados del trabajo realizado a efecto degarantizar la eficiencia, eficacia y calidad del gasto público; sin embargo, todas lasdecisiones administrativas, técnicas y legales respecto al proceso auditado sonresponsabilidad de las autoridades de la Municipalidad de Puerto Barrios, Izabal.


Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia de los asuntos determinados en el mismo, se traslada copia del presenteinforme a la Dirección de Auditoría de Municipalidades de la Contraloría General deCuentas, para que ésta, de acuerdo a sus funciones y como responsable de la evaluaciónpresupuestaria, incluya dentro de su muestra el proceso de adquisición auditado por elDepartamento de Auditorias Concurrentes o realicen un examen especial del mismo,conforme lo regula el Acuerdo número A-006-2012 de la Contralora General de Cuentas,emitido el 23 de enero de 2012.


6.1.1 EXPEDIENTE DEL EVENTO FISCALIZADO, NO SE ENCONTRÓ ORDENADO NIFOLIADO CRONOLÓGICAMENTE

Condición

Se constató que el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPALSANTO TOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTOTOMAS DE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL" no se encontró ordenado ni foliado,según las actuaciones cronológicas.

Criterio

La Norma 2.2. de Control Interno Gubernamental, ORGANIZACIÓN INTERNA DE LAS

Municipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izabal Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

Contrate la General de Cuentas v Juntos por una Guatemala honesta y transparente

ENTIDADES, establece: "Todas las entidades públicas, deben estar organizadasinternamente de acuerdo con sus objetivos, naturaleza de sus actividades y operacionesdentro del marco legal general y específico.



"...SUPERVISIÓN

Se establecerán los distintos niveles de supervisión, como una herramienta gerencial parael seguimiento y control de las operaciones, que permitan identificar riesgos y tomardecisiones para administrarlos y aumentar la eficiencia y calidad de los procesos..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que en todoevento como el auditado, se conformen los expedientes de acuerdo a las actuacionescronológicas, evitando así, riesgo de extravío y/o adición de documentos. Estarecomendación se hace en virtud que a la fecha de la presencia de la suscrita no se habíarealizado.


El resultado preliminar del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, contenido en elpresente informe, fue comunicado por la comisión de auditoría, según Nota de AuditoriaComunicación de Resultados Preliminar No. OF.DCGP-0092-02-2013, de fecha 14 de juniode 2013, al señor Alcalde Municipal de la Municipalidad de Puerto Barrios, departamentode Izabal, concediendo un plazo de cinco (5) días hábiles para conocer sus comentarios, alos cuales se manifestó a través del oficio s/n de fecha 20 de junio de 2013 (copia textual):

"COMENTARIO:

En oficio de fecha 17 de Junio del corriente año se giraron instrucciones al Director dePlanificación para que con el personal bajo su responsabilidad se le den instrucciones paraque en el futuro se tenga foliado y ordenado en forma cronológica tanto los originales comolas copias de los expedientes de obras realizadas por Administración, indicando a laLicenciada Auditora Gubernamental que a la misma fecha de la presente Nota de Auditoríael expediente se encontró en un LEITZ, ordenado cronológicamente y foliado. En Virtud delo anterior los expedientes se encuentran completos y esto no nos limitó para hacerentrega del expediente por usted solicitado. Se estará iniciando el proceso con todos losexpedientes que se conformen para obras municipales."

Municipalidad de uerto Barrios. departamento de Izabal Informe Examen tEspecial de Fiscalización Preventiva

Conealoria General de Cuentas 7 Juntos por una Guatemala honesta y transparente

6.1.2 BASES DE LICITACIÓN DEFICIENTES Y CON POCA CLARIDAD EN SUREDACCIÓN

Condición

Al revisar el expediente del proceso "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTOTOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", se constató que las bases de licitación deeste proyecto, reflejan debilidad en los requisitos contenidos en ellas, ejemplo: mencionaCotización, siendo lo correcto Licitación, no contempla la presentación de la fianza deconservación de obra, no indica cuáles son requisitos fundamentales y no fundamentales,no adjuntan modelo de oferta, proyecto de contrato, y, no fueron sujetas a revisión jurídica.

Criterio




"...SUPERVISIÓN


Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al Alcalde Municipal, para que se ejerzasupervisión, ya que cuentan con cuatro (4) Asesores Legales, los cuales pueden revisar lasbases de cotización y licitación para que, se elaboren conforme a lo establecido en la Leyde Contrataciones del Estado, incluyendo las especificaciones y lo relacionado a lo que sepretende adquirir.


El resultado preliminar del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, contenido en elpresente informe, fue comunicado por la comisión de auditoría, según Nota de AuditoriaComunicación de Resultados Preliminar No. OF.DCGP-0092-02-2013, de fecha 14 de junio

Municipalidad de Puerto Barrios. departamento de Izabal Informe Examen Especial de FiscalizaciÓn Preventiva

itrattx a General de Cuerdas H Juntos por una Guatemala honesta y transparente

de 2013, al señor Alcalde Municipal de la Municipalidad de Puerto Barrios, departamentode Izabal, concediendo un plazo de cinco (5) días hábiles para conocer sus comentarios, alos cuales se manifestó a través del oficio s/n de fecha 20 de junio de 2013 (copia textual):

"COMENTARIO:

Que las Bases de Licitación mencionadas por usted, fueron publicadas en el portal deGuatecompras, y en la practica administrativa de inconformidad por personas que sesientan afectadas no se recibió ninguna. En base de lo anterior consideramos que no habíaefectos de riesgo toda vez que no fueron objetadas ya que no existe solicitud de aclaracióno inconformidad, por lo que no fue necesario publicar ninguna modificación a las Bases deLicitación, cumpliendo con estas por contener las condiciones necesarias de un concursopara preparar y presentar una oferta. Se integrará una comisión de estilo para revisarBases y actas de licitación antes de su publicación.

En cuanto a las fianzas de Conservación de Obras se consideró en el contrato ya que esrequisito previo para la recepción de la obra. Artículo 67 de la Ley de Contrataciones delEstado.

En cuanto al modelo de Oferta se encuentra en el portal de Guatecompras y en las Basesde Licitación se cita en la literal c) del subnumeral 12.2 de dichas bases (Folio 125)."

6.1.3 CONTRATO ADMINISTRATIVO EVIDENCIA DEBILIDAD EN SU REDACCIÓN, APESAR DE CONTAR CON CUATRO ASESORES JURÍDICOS

Condición

Se comprobó que el contrato suscrito para la ejecución del proceso de: "MEJORAMIENTOCALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIABOULEVARD BANVI, SANTO TOMAS DE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL"carece de cláusulas que deben de contener información importante, por ejemplo lorelacionado al Cohecho.

Criterio




ivlunu;ipa / piad de Puerto Barrios departamento de lzabal Informe Examen t=s(%ecial de Fiscaliza-1 evenuva


"...SUPERVISIÓN


El Acuerdo Ministerial No. 24-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas deTransparencia en los Procedimientos de Compra o Contratación Pública, en su artículo 3,establece: "Cláusulas especiales del Proyecto de contrato. La entidad contratante ocompradora debe incluir dentro de las bases y en el contrato que suscriba con el oferenteadjudicado la cláusula siguiente": "CLÁUSULA RELATIVA AL COHECHO: Yo elContratista, manifiesto que conozco las penas relativas al delito de cohecho así como lasdisposiciones contenidas en el Capítulo III del Título XIII del Decreto 17-73 del Congresode la República, Código Penal. Adicionalmente, conozco las normas jurídicas que facultana la Autoridad Superior de la entidad afectada para aplicar las sanciones administrativasque pudieran corresponderme, incluyendo la inhabilitación en el sistemaGUATECOMPRAS"

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al Alcalde Municipal, para que se ejerzasupervisión, ya que cuentan con cuatro (4) Asesores Legales, los cuales pueden revisar loscontratos para que los mismos llenen todos los requisitos legales y tengan como objetivo elresguardo de los intereses municipales, más, si son de obra y de costos altos.



"COMENTARIO:

Que dicho Contrato Administrativo se faccionó de conformidad a la misma ley decontrataciones del Estado Decreto 57-92 del Congreso de la República y susmodificaciones y lo relacionado al Contratos Administrativos.En cuanto a lo que se indica como deficiente es oportuno comentar que se tomará encuenta como recomendación para futuros contratos por que lo que en una clausulaespecial se agregará lo relacionado al Cohecho."

Municipalidad de Puerto Barrios. departamento de Izaba] Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

Corrtraloria f-; neral de Cuentas o Juraos por una Guatemala honesta y transparent

6.2. RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONESAPLICABLES

6.2.1 NO EXISTE DENTRO DEL EXPEDIENTE DEL EVENTO EL PEDIDO

Condición

Se comprobó que dentro del proceso de: "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTOTOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", no se encontró el pedido que establece laLey.

Criterio

El Artículo 15 del Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley de Contratacionesdel Estado, establece: "Pedidos. Previo a la solicitud de cotizaciones deberá contarse conel pedido suscrito por el Jefe de la oficina que corresponda, que justifique la necesidad dela compra o contratación de los bienes, suministros, obras o servicios, debiendo contarsecon la descripción y especificaciones de lo que se requiere..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que en todoevento como el auditado, el expediente se inicie con la necesidad y por consecuencialógica se respalde con el pedido aprobado por la autoridad administrativa superior de ladependencia interesada.



"COMENTARIO:

Por la misma naturaleza de la Contratación, la misma se realizó en apego al Manual deAdministración Financiera Integrada Municipal MAFIM (Segunda Versión), en que ensus paginas 93/95 Reza "La comunidad o el municipio solicita por escrito al Alcalde laConstrucción o remodelación de un bien", quien con la debida justificación de la necesidadde la construcción o remodelación hace del conocimiento del Concejo Municipal para ladebida aprobación la cual consta en el expediente (copia del Acta No. 003-2012 del 27 deMarzo de 2012 suscrita en COMUDE (Folios del 1/13), de igual manera se adjunta copiadel punto vigésimo tercero del Acta 048-2012 del 10 de Diciembre del 2012 (Folio 18)suscrita por el Concejo Municipal para la priorización del proyecto en mención.

Municipalidad de Puerto Barrios departamento de Izabal Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

Contraloría General de Cuentas ti Juntos por una Guatemala honesta y transparente

Que el Artículo 15 Citado en el Hallazgo se refiere al Capítulo II Régimen de Cotización yno al de Licitación, por lo que se consideró lo vertido en el primer párrafo del presente.no obstante este despacho municipal en Oficio ordenó al Departamento de Compras, secumplan con las normas que recomiende por escrito la Contraloría General de Cuentas."

6.2.2 NO EXISTE EVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAZO POR PARTE DE LAJUNTA DE LICITACIÓN PARA SOLICITAR LA APROBACIÓN DE LAADJUDICACIÓN

Condición

No existe evidencia de la fecha en la cual la Junta de Licitación, elevó el expediente a laautoridad superior solicitando la aprobación o improbación de lo actuado por ella, contandocon el plazo legal de 2 días hábiles para hacerlo.

Criterio

El Artículo 36 de la Ley de Contrataciones del Estado, establece: "Aprobación de laAdjudicación. Publicada en GUATECOMPRAS la adjudicación y contestadas lasinconformidades, si la hubiere, la Junta remitirá el expediente a la autoridad superior dentrode los dos (2) días hábiles siguientes..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que las juntasde cotización y licitación cumplan con el plazo legal y dejen evidencia que en los dos díasdespués de la adjudicación eleven el expediente no el acta de adjudicación como sucedióen este caso, a la autoridad superior para lo que corresponda.


El resultado preliminar del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, contenido en elpresente informe, fue comunicado por la comisión de auditoría, según Nota de AuditoriaComunicación de Resultados Preliminar No. OF. DCGP-0092-02-2013, de fecha 14 de juniode 2013, al señor Alcalde Municipal de la Municipalidad de Puerto Barrios, departamentode Izabal, concediendo un plazo de cinco (5) días hábiles para conocer sus comentarios, alos cuales se manifestó a través del oficio s/n de fecha 20 de junio de 2013 (copia textual):

"COMENTARIO:

La Junta de Licitación en este caso trasladó con fecha 11 de Marzo del 2013 dos díashábiles después de suscrita el acta de adjudicación (Folios: 163 y166) al —señor AlcaldeMunicipal que en este caso administrativamente es la autoridad superior de la Junta. Quiena su vez con fecha 18 de Marzo del corriente año notifica lo actuado al representante legalde la constructora favorecida en el proceso de licitación."

Municipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izaba!



6.2.3 INFORME JURÍDICO ELABORADO POR ASESOR DE LA MUNICIPALIDAD

Condición

Al revisar el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTOTOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", se determinó que, el Dictamen Jurídico fueelaborado por un profesional Abogado y Notario, persona contratada bajo el renglónpresupuestario 183 como Asesor Jurídico de la Municipalidad.

Criterio

El Acuerdo No. A-118-2007 de fecha 27 de abril de 2007, del Contralor General deCuentas, establece en el artículo 2 lo siguiente: "Al personal contratado bajo el RenglónPresupuestario 029 "otras remuneraciones del Personal Temporal" por carecer de lacalidad de servidor público, no le son aplicables las normas contenidas en el decreto 89-2002, Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y empleados Públicos y suReglamento; por lo que no están afectos ni obligados a la presentación de la DeclaraciónJurada Patrimonial y en consecuencia tiene prohibición para el manejo de fondos públicos,ejerzan funciones de dirección y decisión. Esta prohibición surte efectos a partir del uno deagosto de dos mil siete."

El Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo No. 18-98, en el artículo 1establece:

"Servidores Públicos. Para los efectos de la Ley de Servicio Civil y el presente Reglamento,se consideran como servidores públicos o trabajadores del estado los siguientes:


Empleado Público: Es la persona individual que ocupa un puesto al servicio delEstado en las entidades o dependencia regidas por la Ley de Servicio Civil, envirtud de nombramiento o contrato expedidos de conformidad con lasdisposiciones legales, por el cual queda a obligada a prestar sus servicios o aejecutar una obra personalmente a cambio de un salario bajo la direccióncontinuada del representante de la dependencia, entidad o institución dondepresta sus servicios y bajo la subordinación inmediata del funcionario o surepresentante".

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que en todoevento como el auditado, los dictámenes regulados en la Ley de Contrataciones delEstado, sean emitidos por funcionarios o empleados públicos facultados legalmente, para

Municipalidad de Puedo Barrios. departamento de Izabal Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

Contralora General de Cuentas 13 Juntos por una Guatemala honesta y transparente

ejercer funciones de naturaleza permanente o cargos de dirección, decisión o manejo defondos públicos y que sean personas especializadas o con experiencia en lo quedictaminen.



"COMENTARIO:

El informe jurídico que se menciona en el hallazgo no 2.3 de su nota de Auditoría fueemitido por Abogado y Notario fue contratado por medio tiempo lo que no lo inhabilita paraejercer su profesión como tal y que en el Acuerdo No. A-118-2007 de fecha 27 de abril de2007, del Contralor General de Cuentas, conforme lo vertido por usted en el hallazgo citadoanteriormente se refieren a personas contratadas bajo el renglón presupuestario 029 y noal 183 como está contratado dicho Asesor, en virtud de lo cual se consideró comoprofesional habilitado para dicho informe por lo que solicitamos considere la posibilidad deaceptar dicha documentación. Sin embargo se tomará en cuenta la recomendaciónquedando excluido en futuros eventos que requieran Dictámenes, para evitar malosentendidos."

6.2.4 ERROR AL CONSIGNAR EL NOMBRE DE DICTÁMENES TÉCNICO Y JURÍDICO

Condición

Al revisar el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTOTOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", se constató que tanto el Dictamen Técnicocomo el Jurídico fueron mal llamados Informes

Criterio

El artículo 6 del Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado, establece: Dictámenes. Los dictámenes técnicos a que se refiere el artículo 21 dela Ley, serán emitidos por personal especializado que designe la autoridad administrativasuperior de la dependencia, y las que no cuenten con esta clase de personal podránrecurrir a otras dependencias que dispongan del mismo, debiéndose analizar elcumplimiento de los requisitos de los documentos de licitación previstos por la Ley, asícomo el examen de los aspectos jurídicos del caso.

Municipalidad de Puerto Barrio departamento de Izabal Informe Examen Especial de Fiscalizas Preventiva


Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que en todoevento como el auditado, se elaboren dictámenes técnicos y jurídicos y no informes.



"COMENTARIO:

Se giraron instrucciones al Director Municipal de Planificación, para que en futurascontrataciones que se requieran para solventar necesidades sentidas por las comunidadescomo en este caso que nos atañe y se considere la petición de los dictámenes a personalcalificado para el efecto."

6.2.5 ACTA DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE PLICAS CON INFORMACIÓNINCOMPLETA

Condición

Se comprobó al revisar el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTO CALLEPRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARDBANVI, SANTO TOMAS DE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", que el acta derecepción de ofertas, no consigna el monto de las ofertas recibidas.

Criterio

El artículo 10 del Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley de Contratacionesdel Estado, establece: "Recepción y Apertura de Plicas. Recibidas las ofertas, la Juntaprocederá a abrir las plicas, dará lectura al precio total de cada oferta y en el actacorrespondiente se identificarán las ofertas recibidas, sin transcribirlas ni consignar endetalle sus precios unitarios, siendo suficiente anotar el monto de cada oferta..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que en todoevento como el auditado, se elaboren las actas de Recepción y Apertura de Plicas con losrequisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.

Municipalidad de Puerto Barrios departamento de Izabal Informe Examen Especial de E' iscalización Preventiva

Contralona General de Cuentas JUtItOS por una Guatemala honesta y transparente



"COMENTARIO:

Que la Junta de Licitación en este caso previo a la suscripción del acta de recepción yapertura de plicas, elaboró cuadro de Oferentes que contiene número correlativo,constructoras oferentes número de Nit y Monto ofertado en Quetzales, el cual se adjunta alexpediente que contiene las operaciones en cada caso. (Folio 157) y al presente memorialse adjunta copia simple del manuscrito debidamente firmado, que sirvió de base para laimpresión del cuadro adjunto al expediente en folio antes indicado."

6.2.6 ACTA DE ADJUDICACIÓN DE OFERTAS NO PRESENTA CUADROS DE LACALIFICACIÓN EFECTUADA

Condición

Al revisar el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTOTOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", se comprobó que en el acta de adjudicaciónla junta, no evidenció una calificación minuciosa del procedimiento de calificación realizada,de los criterios establecidos en las bases de licitación, puesto que dentro del acta noconstan los cuadros de la calificación; están fuera de ella y sin firmas, lo que los haceinválidos.

Criterio

El Artículo 12 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, establece:"Adjudicación. La Junta de Calificación debe faccionar acta de la adjudicación en la cualdebe hacer constar los aspectos a que se refiere el artículo 33 de la Ley, emitiendo laresolución correspondiente.

El acta de adjudicación debe contener los cuadros o detalle de la evaluación efectuada acada una de las ofertas recibidas, conteniendo los criterios de evaluación, la ponderaciónaplicada a cada uno de ellos y el puntaje obtenido por cada oferta en cada uno de loscriterios de evaluación aplicados..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que en todoevento como el auditado, los cuadros de la calificación efectuada estén conforme lo

Municipalidad de Puerto Bardos, departamento de Izabal Informe Examen Especial de nscalizac n On Preventiva

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Contraloría General de Cuentas lh Juntos por una Guatemala honesta y transparente

establece la Ley de Contrataciones del Estado, y si los manejan como anexos que esténbien redactados y con las firmas de los integrantes de la Junta de Cotización y Licitación.



"COMENTARIO:

Los manuscritos firmado que sirvieron de base y en este caso son el respaldo deoperaciones propias de la Junta de Licitación, se encuentran en resguardo de la Junta deLicitación en este caso cuadros conteniendo el detalle de la evaluación efectuada en cadauna de las ofertas recibidlas en donde costa los criterios de evaluación, para lo cual seconsideró lo contenido en las Bases de Licitación No. 001-2013 del proyecto examinado.Se adjuntan al expediente que contiene las operaciones en cada caso. (Folio 158 y 159) yal presente memorial se adjunta copia simple del manuscrito debidamente firmado porcada miembro de licitación, que sirvió de base para la impresión del cuadro adjunto alexpediente en folio antes indicado."

6.2.7 EXISTE INTEGRACIÓN DEL PRECIO OFICIAL, PERO SIN FIRMAS, LO CUALLO HACE INVÁLIDO

Condición

Al revisar el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTOTOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", se constató que existe la integración delprecio oficial pero sin firmas de los miembros de la Junta, además no se evidencia quehaya sido elaborado y dado a conocer a los oferentes, en el momento de la apertura deplicas.

Criterio

El Artículo 29 del Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, establece:"Integración del precio oficial. Tratándose de obras, después de la apertura de plicas, laJunta de Licitación calculará en definitiva el costo total oficial estimado que servirá de basepara fijar la franja de fluctuación y lo dará a conocer de inmediato a los oferentes..."

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que en todoevento como el auditado, la integración del precio oficial sea como lo establecido en la Ley

Municipalidad de Puerto Barrios. departamento de Izaba! Informe Examen Especial de Fiscalizauen Preventiva


de Contrataciones del Estado y que la Junta de Licitación lo de a conocer y aparezcan lasfirmas de los integrantes de dicha Junta.



"COMENTARIO:

Los borradores debidamente firmados que sirvieron de base y que evidencia lo realizadopara establecer el precio Oficial son el respaldo de las operaciones realizadas por la Juntade Licitación, se encuentran en resguardo de la Junta de Licitación, se adjuntan alexpediente que contiene las operaciones en cada caso. (Folio 160 y 161) y al presentememorial se adjunta copia simple del manuscrito debidamente firmado por cada miembrode licitación, que sirvió de base para la impresión del cuadro adjunto al expediente en folioantes indicado.

6.2.8 DICTAMEN TÉCNICO EMITIDO POR PERSONAL NO IDÓNEO

Condición

Al revisar el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTOTOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL" se determinó que, el Dictamen Técnico no fueelaborado por personal especializado, sino por un Bachiller Industrial.

Criterio

El Artículo 6 del Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley de Contratacionesdel Estado, establece: "Dictámenes. Los dictámenes técnicos a que se refiere el artículo 21de la Ley, serán emitidos por personal especializado que designe la autoridadadministrativo superior de la dependencia, y las que no cuenten con esta clase de personalpodrán recurrir a otras dependencias que dispongan del mismo, debiéndose analizar elcumplimiento de los requisitos de los documentos de licitación previstos por la Ley, asícomo el examen de los aspectos jurídicos del caso".

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al Alcalde Municipal, para que el personal queemita los dictámenes, sea personal especializado y con conocimiento en lo que secontrate.

Municrpalidart de Puerto Barros, departamento de Izabal Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva




"COMENTARIO:

No se puede decir que es una deficiencia ya que no se tiene dentro de nuestro personalcon relación de dependencia personal especializado como se comenta en el hallazgo y entodo caso solicitaremos la colaboración de otra institución de gobierno que cuente dentrode su personal a personal especializado."


6.3.1 ASESOR DE LA MUNICIPALIDAD FIRMÓ Y AUTENTICÓ DOCUMENTOS DE LAEMPRESA GANADORA

Condición

La Junta de Licitación, debió haber observado que las declaraciones juradas y lasauténticas de los documentos de la Empresa a la que ellos le adjudicaron, las hizo uno delos asesores de la Municipalidad, quien coincidentemente emitió el Informe Jurídico,situación que denota falta de transparencia en dicho proceso.

Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de la Municipalidad de Puerto Barrios,departamento de Izabal, gire instrucciones al Alcalde Municipal, para que el personal queintegre las Juntas de Cotización y Licitación, revisen y efectúen una calificación minuciosapara no caer en esos errores.



Nombre y Apellido CargoLic. José Antonio López Arévalo Alcalde Municipal

Izabalde Puerto Barrios,

Hugo Artemio Rodríguez Murcia Sindico PrimeroBlanca Dina Pérez Choc Sindico Seg_undo

Concejal PrimeroOscar Oswaldo Cervantes VargasHéctor Joaquín Estrada Jerez Concejal SegundoRoel Antonio Pérez Concejal Tercero

Morarapalidad de PuertoBar os, departamento de Izabal

Informe Examen Especial de Fiscalización Provenís

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Nombre y Apellido CargoJosé Rony Jiménez Girón Concejal CuartoHugo Leonel Pineda Esmenjaud Concejal QuintoEddi Romeo Lemus Ferro Concejal SextoMarco Antonio Recinos Concejal SéptimoArq. Byron Eduardo Moya Quiñonez Supervisor de Obras PúblicasLic. Erik Giovani Díaz Orellana Asesor JurídicoSr. Ronald Francisco Zúñiga Méndez Director Municipal de PlanificaciónLic. Víctor Hugo Oliva Aguilar Administrador de IUSI/ Miembro de la

Junta de LicitaciónLic. Alexander Pinto López Inspector de Arbitrios/Miembro de la

Junta de LicitaciónIng. Fernando Augusto Velásquez Conde Jefe de Unidad de Gestión

ambiental/Miembro de la Junta deLicitación

Licda. Norma Judith Hernández Gómez Secretaria de Juzgado de AsuntosMunicipales/Miembro de la Junta deLicitación

Sr. Edgar Eduardo Morales Pineda Jefe de Catastro/Miembro de la Juntade Licitación

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Municipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izabal Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

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DCGP-0092-2013Guatemala, 01 de abril de 209

Auditor(es) Gubernamental(es):LICDA. OLGA ADELA CASTILLO RÍOS

En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirección le(s) designa, para que se constituya(n) en las instalaciones de la MUNICIPALIDAD DEPUERTO BARRIOS, IZABAL, con la Cuenta No. T3-18-1 y demás instituciones que correspondasegún el caso lo amerite, para que realice(n) Examen Especial de Fiscalización Preventiva al procesode: "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIABOULEVARD BANVI, SANTO TOMAS DE CASTILLA, PUERTO BARRIOS, IZABAL", con NOG2460963; este examen será supervisado por la licenciada Margarita Ury Monterroso Escobar.




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DIRECCION c�.DE

CALIDADDE

GASTO PUBLICO

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Contraloría Genera l. de Cuentas

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7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudaddenp y t

Guat-ernala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / Fax: (502)www.contraloria.gob.gt

513•IERAz Vo.Bo.

417-8710

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cc UNIDAD DE PLANIFICACIÓNÁrea Estadística 11S3 w I

1 DATOS GENERALES

1.1

12

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

ORGANIZACIÓN ENTIDAD INSTITUCIÓN O FIDEICOMIS(


TIPO DE ENTIDAD

NÚMERO DE CUENTADANCLA O REGISTRO


NOMBRAMIENTO No le)


AUDITOR(ES) GUBERNAMENTALES) ASIGNADOS

CODIGO (Exclusivo Mediste.)

PERIODO AUDITADO

FECHA DE PRESENTACIÓN A SIS

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Examen Especial de Fiscalización Preventiva TIPO DE OBRA

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0 11,379,882 82'FORMULACIÓN DE CARGO nao


Monto en O. Fundamento LegalCI c El Examen Especial de Fiscalizaoón Preventiva se maleó al Proceso de

'MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-

A9 HACIA BOULEVARD EANVI, SANTO TOMAS DE CASTILLA, PUERTO BARRIOS,IZABAL" con NOG 2460963 el cual al momento de la fiscalización se encontraba enla Etapa de Ejecución Fase Estimaciones para Pagos. con un monto deO 11 379,682 B2

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Ing. Francisco A. Encastilla Sánchez 6.1.. :01,.•

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AUDITOR 5ERNAMENTAL 1,4

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Hoja 1 de 6

CCie Formulario SRIAnexo No. 1

Nombre de la Entidad

NO- De 6uMMadanda

Municipalidad de Puerto Banjos, Izabal15 Calle entre 5a y 6a. Avenida, Puerto Banjos, Izabal.

T3-18-1 7948-0785

Tipo de a Examen Espeual de Ascalizaoón Preventiva P4114d0 Del 11 al 20 de junio de 2013.

No DCGP-0092-2013 No. Carta ala Gerencra y

Licenciada Olga Adela Castillo Rios -BulleMeta--,-• Licenuada Margarita Ury Monterroso Escobar

No. Condición y Recomendación Ndrnbre del ResponsableRealizada `'Proceso - NoCumplida'

6.1 RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO6.1.1 EXPEDIENTE DEL EVENTO FISCALIZADO, NO SE

ENCONTRÓ ORDENADO NI FOLIADOCRONOLÓGICAMENTECondiciónSe constató que el expediente del proceso de;,."MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DECASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI,SANTO TOMAS DE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL"no se encontró ordenado ni foliado, según las actuacionescronológicas.RecomendaciónQue el Concejo Municipal, corno máxima autoridad de laMunicipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izabal,gire Instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, se conformen losexpedientes de acuerdo a las actuaciones cronológicas,evitando así, riesgo de extravío ylo adición de documentos.Esta recomendación se hace en virtud que a la fecha de lapresencia de la suscrita no se había realizado.

Lic. José Antonio López Arévalo, Alcalde Municipal; Sr. Hugo ArtemioRodríguez Murcia, Sindico Primero; Sra. Blanca Dina Pérez Choc, SíndicoSegundo; Sr. Oscar Oswaldo Cervantes Vargas, Concejal Primero; Sr.Héctor Joaquín Estrada Jerez, Concejal Segundo; Sr. Roel antonio Pérez,Concejal Tercero; Sr. José Rony Jiménez Girón, Concejal Cuarto; Sr. HugoLeonel Pineda Esmenjaud, Concejal Quinto; Sr. Eddi Romeo Lemus Ferro,Concejal Sexto; Sr. Marco Antonio Recinos, Concejal Séptimo.

X

6.1.2 BASES DE LICITACIÓN DEFICIENTES Y CON POCACLARIDAD EN SU REDACCIÓNCondiciónAl revisar el expediente del procso de: "MEJORAMIENTOCALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DELCRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", se constató quelas bases de licitación de este proyecto, reflejan debilidaden los requisitos contenidos en ellas, ejemplo: mencionaCotización, siendo lo correcto Licitación, no contempla lapresentación de la fianza de conservación de obra, no indicacuáles son requisitos fundamentales y no fundamentales,no adjuntan modelo de oferta, proyecto de contrato, y, nofueron sujetas a revisión jurídica.

Hoja 2 de 6


N MENNOMbre de ta Enuaad Mur-napa/dad de Puerto Barnos, Izaba' DW4301906 dala

15 Calle entre 5a y 6a Avenida, Puerto Bamos, Izaba'

140430C . T3-18-1 +0610n96 de I 7948-0785

deLAúd Examen Especial de Fiscalizacán Prevenbva Del 11 al 20 de Junio de 2013

h1~01.9.fitti DCGP-0092-2013 Na .6 la Gerencia .v1..1 - - - - - - - - - - - -

'-: Licenciada Olga Adela Castillo Ríos Licenciada Marganta Ury Monterroso Escobar

r' fOndietOPIRscontenda0/6" Noinbre del Responsable- ,..

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izaba',gire instrucciones al Alcalde Municipal, para que se ejerzasupervisión, ya que cuentan con cuatro (4) AsesoresLegales, los cuales pueden revisar las bases de cotizacióny licitación se elaboren conforme a lo establecido en la Leyde Contrataciones del Estado, incluyendo lasespecificaciones y lo relacionado a lo que se pretendeadquirir.

Lic. José Antonio López Arévalo, Alcalde Municipal; Sr. Hugo ArtemioRodríguez Murcia, Síndico Primero; Sra. Blanca Dina Pérez Choc, SíndicoSegundo; Sr. Oscar Oswaldo Cervantes Vargas, Concejal Primero; Sr.Héctor Joaquín Estrada Jerez, Concejal Segundo; Sr. Roel antonio Pérez,Concejal Tercero; Sr. José Rony Jiménez Girón, Concejal Cuarto; Sr. HugoLeonel Pineda Esmenjaud, Concejal Quinto; Sr. Eddi Romeo Lemus Ferro,Concejal Sexto; Sr. Marco Antonio Recinos, Concejal Séptimo.

X

6.1.3 CONTRATO ADMINISTRATIVO EVIDENCIA DEBILIDAD ENSU REDACCIÓN, A PESAR DE CONTAR CON CUATROASESORES JURIDICOSCondiciónSe comprobó que el contrato suscrito para la ejecución delproceso "MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTOTOMAS DE CASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIABOULEVARD BANVI, SANTO TOMAS DE CASTILLA PUERTOBARRIOS, IZABAL" carece de cláusulas que deben decontener información importante, por ejemplo lorelacionado al Cohecho.RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izaba',gire instrucciones al Alcalde Municipal, para que se ejerzasupervisión, ya que cuentan con cuatro (4) AsesoresLegales los cuales pueden revisar los contratos P il,

, ' ara 'aelos mismos llenen todos los requisitos legales y tengancomo objetivo el resguardo de los intereses municipales,más, si son de obra y de costos altos.

Lic. José Antonio López Arévalo, Alcalde Municipal; Sr. Hugo ArtemioRodríguez Murcia, Sindico Primero; Sra. Blanca Dina Pérez Choc, SíndicoSegundo; Sr. Oscar Oswaldo Cervantes Vargas, Concejal Primero; Sr.Héctor Joaquín Estrada Jerez, Concejal Segundo; Sr. Roel antonlo Pérez,Concejal Tercero; Sr. José Rony Jiménez Girón, Concejal Cuarto; Sr. HugoLeonel Pineda Esmenjaud, Concejal Quinto; Sr. Eddi Romeo Lemus Ferro,Concejal Sexto; Sr. Marco Antonio Recinos, Concejal Séptimo.

X


6.2.1 NO EXISTE DENTRO DEL EXPEDIENTE DEL EVENTO ELPEDIDOCondiciónSe comprobó que dentro del expediente del proceso de:"MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DECASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI,SANTO TOMAS DE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL",no se encontró el pedido que establece la Ley.

Hoja 3 de 6

Formulario SR1Anexo NO. 1

" I« Entkle9 Municipalidad de Puerto Bamos, Izaba' Direlción de laEntidad 15 Calle entre 5a y 6a Avenida, Puerto Bamos, Izabal

T3-18-1 79,78-0785

Tell>01 - Examen Especial de Fiscalización Preventiva . .. . Del 11 al 20 de Junio de 2013

hIllYPIOn1/61!1:: ' ..' .' DCGP-0092-2013 NO. Cana a la Gerarida Y - - - - - - - - - - - -Licenciada Olga Adela Castillo Rios inplirVisor. Leenoada Marganta Ury Monterroso Escobar

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Nombre del Rettp2416abin ' ..

. -Railláada PrOcesa fio-OtimPitd*

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izaba',gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, el expediente se inicie con lanecesidad y por consecuencia lógica se respalde con elpedido aprobado por la autoridad administrativa superior dela dependencia Interesada.

Lic. José Antonio López Arévalo, Alcaide Municipal; Sr. Hugo ArtemioRodríguez Murcia, Síndico Primero; Sra. Blanca Dina Pérez Choc, SíndicoSegundo; Sr. Oscar Oswaldo Cervantes Vargas, Concejal Primero; Sr.Héctor Joaquín Estrada Jerez, Concejal Segundo; Sr. Roel antonio Pérez,Concejal Tercero; Sr. José Rony Jiménez Girón, Concejal Cuarto; Sr. HugoLeonel Pineda Esmenjaud, Concejal Quinto; Sr. Eddi Romeo Lemus Ferro,Concejal Sexto; Sr. Marco Antonio Recinos, Concejal Séptimo.

x

6.2.2 NO EXISTE EVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAZOPOR PARTE DE LA JUNTA DE LICITACIÓN PARA SOLICITARLA APROBACIÓN DE LA ADJUDICACIÓNCondiciónNo existe evidencia de la fecha en la cual la Junta deLicitación, elevó el expediente a la autoridad superiorsolicitando la aprobación o improbación de lo actuado porella, contando con el plazo legal de 2 días hábiles parahacerloRecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izaba',gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que lasjuntas de cotización y licitación cumplan con el plazo legal ydejen evidencia que en los dos días después de laadjudicación eleven el expediente no el acta de adjudicacióncomo sucedió en este caso, a la autoridad superior para loque corresponda.

Lic. José Antonio López Arévalo, Alcalde Municipal; Sr. Hugo ArtemioRodríguez Murcia, Síndico Primero; Sra. Blanca Dina Pérez Choc, SíndicoSegundo; Sr. Oscar Oswaldo Cervantes Vargas, Concejal Primero; Sr.Héctor Joaquín Estrada Jerez, Concejal Segundo; Sr. Roel antonio Pérez,Concejal Tercero; Sr. José Rony Jiménez Girón, Concejal Cuarto; Sr. HugoLeonel Pineda Esmenjaud, Concejal Quinto; Sr. Eddl Romeo Lemus Ferro,Concejal Sexto; Sr. Marco Antonio Recinos, Concejal Séptimo,

x

6.2.3 INFORME JURÍDICO ELABORADO POR ASESOR DE LAMUNICIPALIDADCondiciónAl revisar el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTOCALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DELCRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", se determinóque, el Dictamen Jurídico fue elaborado por un profesionalAbogado y Notario, persona contratada bajo el renglónpresupuestario 183 como Asesor Jurídico de laMunicipalidad.

Hoja 4 de 6

agcFormulario SRIAnexo No. 1

~ten da kt Enklad ' Municipalidad de Puerto Barrios, Izaba' DtreaStórs de laEntidad 15 Calle entre 5a y 6a Avenida, Puerto Barrios, lzabal

N9-90 T3-18-1 TelékdOlt i de t 7948-0785

70011 Examen Especial de Fiscalización Preventiva Del 11 al 20 de iumo de 2013

' DCGP-0092-2013 Na Cala e ke Gateada YI - - - - - - - - - - -Licenciada Olga Adela Castillo Ríos $0,11~ Licenciada Marganta Ury Monterroso Escobar

14hr ::-. , .. ' -'y .. ' Situación. ObeendaddRes

da Procesó No Cumplida' .. .

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izaba',

Lic. José Antonio López Arévalo, Alcalde Municipal; Sr. Hugo ArtemioRodríguez Murcia, Sindico Primero; Sra. Blanca Dina Pérez Choc, Síndico

gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que en Segundo; Sr. Oscar Oswaldo Cervantes Vargas, Concejal Primero; Sr.todo evento como el auditado, los dictámenes regulados en Héctor Joaquín Estrada Jerez, Concejal Segundo; Sr. Roel antonio Pérez,la Ley de Contrataciones del Estado, sean emitidos por Concejal Tercero; Sr. José Rony Jiménez Girón, Concejal Cuarto; Sr. Hugofuncionarios o empleados públicos facultados legalmente, Leonel Pineda Esmenjaud, Concejal Quinto; Sr. Eddi Romeo Lemus Ferro, xpara ejercer funciones de naturaleza permanente o cargosde dirección, decisión o manejo de fondos públicos y quesean personas especializadas o con experiencia en lo quedictaminen.

Concejal Sexto; Sr. Marco Antonio Recinos, Concejal Séptimo.

6.2.4 ERROR AL CONSIGNAR EL NOMBE DE DICTÁMENESTÉCNICO Y JURIDICOCondiciónAl revisar el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTOCALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DELCRUCE C-a9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMAS DECASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", se constató quetanto el Dictamen Técnico como el Jurídico fueron malllamados informesRecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Puerto Barrios, departamento de izabal,

Lic. José Antonio López Arévalo, Alcalde Municipal; Sr. Hugo ArtemioRodríguez Murcia, Síndico Primero; Sra. Blanca Dlna Pérez Choc, Síndico

gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que en Segundo; Sr. Oscar Oswaido Cervantes Vargas, Concejal Primero; Sr.todo evento como el auditado, se elaboren dictámenes Héctor Joaquín Estrada Jerez, Concejal Segundo; Sr. Roel antonio Pérez, X

técnicos y juriclIcos y no informes. Concejal Tercero; Sr. José Rony Jiménez Girón, Concejal Cuarto; Sr. HugoLeonel Pineda Esmenjaud, Concejal Quinto; Sr. Eddl Romeo Lemus Ferro,

6.2.5 ACTA DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE PLICAS CONINFORMACIÓN INCOMPLETACondiciónSe comprobó al revisar el expediente del proceso de:"MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DECASTILLA DEL CRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI,SANTO TOMAS DE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL",que el acta de recepción de ofertas, no consigna el montode las ofertas recibidas.

Hoja 5 de 6


Nombre de la Entidad Municipalidad de Puerto Barrios, Izaba' Direeden de laEntidad 15 Calle entre 5a y Be.Avenida, Puerto Bamos, Izaba'

No. 00 Cue9~989ta T3-18-1 Teléfono/1 de- 7948-0785Tço de Auditoria Examen Especial de Fiscalización Preventiva , Periodo. .. . Del 11 al 20 de junio de 2013.

NonmIento DCGP-0092-2013 No. Carta a le ~ola y. - - - - -,- - - - - - -

Auditor Gemamental Licenaada Olga Adela Castillo Ríos ítipetvlaor — — Licenciada Margarita Ury Monterroso Escobar

No. Condición y Recomendación Nombre del Responsable Situación ObservacionesRealizada Proceso Cumplida

Recomendación

6.2.6 ACTA DE ADJUDICACIÓN DE OFERTAS NO PRESENTACUADROS DE LA CALIFICACIÓN EFECTUADACondiciónAl revisar el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTOCALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DELCRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", se comprobóque en el acta de adjudicación la Junta, no evidenció unacalificación minuciosa del procedimiento de calificaciónrealizada, de los criterios establecidos en las bases delicitación, puesto que dentro del acta no constan loscuadros de la calificación; están fuera de ella y sin firmas, loque los hace inválidos.

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Puerto Banjos, departamento de Izaba',gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, los cuadros de la calificaciónefectuada estén conforme lo establece la Ley deContrataciones del Estado, y si los manejan como anexosque estén bien redactados y con las firmas de losintegrantes de la Junta de Cotización y Licitación.

Lic. José Antonio López Arévalo, Alcalde Municipal; Sr. Hugo ArtemioRodríguez Murcia, Sindico Primero; Sra. Blanca Dina Pérez Choc, SindicoSegundo; Sr. Oscar Oswaldo Cervantes Vargas, Concejal Primero; Sr.Héctor Joaquín Estrada Jerez, Concejal Segundo; Sr. Roel antonio Pérez,Concejal Tercero; Sr. José Rony Jiménez Girón, Concejal Cuarto; Sr. HugoLeonel Pineda Esmenjaud, Concejal Quinto; Sr. Eddi Romeo Lemus Ferro,Concejal Sexto; Sr. Marco Antonio Recinos, Concejal Séptimo.

X

6.2.7 EXISTE INTEGRACIÓN DEL PRECIO OFICIAL PERO SINFIRMAS, LO CUAL LO HACE INVÁLIDOCondiciónAl revisar el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTOCALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DELCRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL", se constató queexiste la Integración del precio oficial pero sin firmas de losmiembros de la Junta, además no se evidencia que hayasido elaborado y dado a conocer a los oferentes, en elmomento de la apertura de pilcas.

Hoja 6 de 6


IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESNombrade la Entidad Municipalidad de Puerto Barrios, Izabal DOXIX110114) la

Entidad 15 Calle entre 5a y 6a Avenida, Puerto Barnos, Izabal.

T3-18-1 TeléfereS de 7948-0785Tipo de Aadtoda Examen Especial de Fiscalización Preventiva Pedede Del 11 al 20 de junio de 2013.Nomb DCGP-0092-2013

Licenciada Olga Adela Castillo Rios • Licenciada Margarita Ury Monterroso Escobar

Có`ndición y Recomendación Nombre del Reaponsabie ^n '; Obre vacionesR No Cumplida

RecomendaciónQue el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izabal,gire instrucciones al señor Alcalde Municipal para que entodo evento como el auditado, la integración del preciooficial sea como lo establecido en la Ley de Contratacionesdel Estado y que la Junta de Licitación lo de a conocer yaparezcan las firmas de los Integrantes de dicha Junta.

Lic. José Antonio López Arévalo, Alcalde Municipal; Sr. Hugo ArtemioRodríguez Murcia, Síndico Primero; Sra. Blanca Dina Pérez Choc, SindicoSegundo; Sr. Oscar Oswaldo Cervantes Vargas, Concejal Primero; Sr.Héctor Joaquín Estrada Jerez, Concejal Segundo; Sr. Roel antonio Pérez,Concejal Tercero; Sr. José Rony Jiménez Girón, Concejal Cuarto; Sr. HugoLeonel Pineda Esmenjaud, Concejal Quinto; Sr. Eddl Romeo Lemus Ferro,Concejal Sexto; Sr. Marco Antonio Recinos, Concejal Séptimo.

X

6.2.8 DICTAMEN TÉCNICO EMITIDO POR PERSONAL NO IDÓNEOCondiciónAl revisar el expediente del proceso de: "MEJORAMIENTOCALLE PRINCIPAL SANTO TOMAS DE CASTILLA DELCRUCE C-A9 HACIA BOULEVARD BANVI, SANTO TOMASDE CASTILLA PUERTO BARRIOS, IZABAL" se determinóque, el Dictamen Técnico no fue elaborado por personalespecializado, sino por un Bachiller industrial.Recomendación

Que el Concejo Municipal, como máxima autoridad de laMunicipalidad de Puerto Barrios, departamento de Izabal,gire Instrucciones al Alcalde Municipal, para que el personalque emita los dictámenes, sea personal especializado y conconocimiento en lo que se contrate.

Lic. José Antonio López Arévalo, Alcalde Municipal; Sr. Hugo ArtemioRodríguez Murcia, Sindico Primero; Sra. Blanca Dina Pérez Choc, SindicoSegundo; Sr. Oscar Oswaldo Cervantes Vargas, Concejal Primero; Sr.Héctor Joaquín Estrada Jerez, Concejal Segundo; Sr. Roel antonio Pérez,Concejal Tercero; Sr. José Rony Jiménez Girón, Concejal Cuarto; Sr. HugoLeonel Pineda Esmenjaud, Concejal Quinto; Sr. Eddl Romeo Lemus Ferro,Concejal Sexto; Sr. Marco Antonio Reclnos, Cancela' Séptimo.

X

----"C--------

Fecha 22 de julio de 2013 GSNER4,

041 elAUDITOR

15 GUBERNAMENTAL

Licda. 01 a A. Castillo RíosAuditor Gubernamental

CGdTEMALA , C



ENTIDADMUNICIPALIDAD DE CHINAUTLA

DEPARTAMENTO DE GUATEMALA /

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 23 DE ABRIL AL 30 DE AGOSTO DE 2013 /

1

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Guatemala, noviembre de 2013

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Guatemala, 5 de noviembre de 2013. 1

SeñorEdgar Amoldo Medrano Menéndez /Alcalde MunicipalMunicipalidad de Chinautla,epartamento de Guatemala /Presente

Señor Alcalde:

En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de loregulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de suconocimiento de manera oficial el informe del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva realizado por los auditores gubernamentales que oportunamente fueronnombrados para el efecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitadaLey Orgánica son responsables del contenido y efectos legales del mismo.

Fecha: ;11 t 1 atUlioraz

Nombre:Cargo:


Fama;GENERA,

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SUBCONTRALORIADE CALIDAD DE

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DEPARTAMENTO DE GUATEMALA /

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 23 DE ABRIL AL 30 DE AGOSTO DE 2013

3


ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencial

Información General del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva 11.1 Base Legal 11.2 Función 11.3Equipo de Auditoría 11.4Unidad Ejecutora del Proceso de Adquisición 11.5 Descripción del Objeto del Examen 11.6Estado de Avance del Proceso Fiscalizado 2




Comentarios y Conclusiones 55.1 Comentarios 55.2 Conclusiones 5

Resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 66.1 Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 6



AnexosNombramiento No. DCGP-0094-2013 de fecha 2 de abril de 2013Forma Única de EstadísticaFormulario SR1

4

5


RESUMEN GERENCIAL

Guatemala, 5 de noviembre de 2013 ,/

SeñorEdgar Arnoldo Medrano MenéndezAlcalde MunicipalMunicipalidad de Chinautla, departamento de Guatemala /Presente

Señor Alcalde:

Los Auditores Gub)ernamentales designados de itonformidad con el nombramientoDCGP-0094-2013,'de fecha 2 de abril de 2013, han efectuado Eamen Especial deFiscalización/ Preventiva a la Municipalidad de Chinautla, Departamento deGuatemala, "con el objetivo de verificar el proceso "CONSTRUCCIÓN VIVIENDADIGNA AREA URBANA Y RURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTODE GUATEMALA".

El alcance del Examen Especial de Fiscalizacn Preventiva, realizado durante losdías del 23 de abril al 30 de agosto de 2013, abarcó la evaluación del proceso deadquisición de "CONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNA AREA URBANA Y/ RURAL,muNiciPip DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA", /con NOG2476088, en la modalidad de Licitación Pública, por un monto de Q 10,000,000.00; elcual se encontraba en la fase Registro del Contrato en la Contraloría General deCuentas, correspondiente a la Etapa Selección y Contratación y, como resultado deltrabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados,seis (6) relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, loscuales se encuentran en detalle en el informe correspondiente.

El personal que realizó el Examen Especial de Figcalización Preventiva elsiguiente: licenciado Oscar Vinicio Meneses Morales, supervisado por doPedro Esquivel Carrillo. ,/

Atentamente,

Auditoría ncurrentee CuentasContraft na Gener

ra esRNAMENTAL

ubernamentalQt/47.1

MA L • c •

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-



6Contraloría General de Cuentas 1 Juntos por una Guatemala honesta y transparente


1.1 Base Legal


1.2 Función



Según nombramiento No. DCGP-0094-2013, de fecha 2 de abril de 2013, emitido por ellicenciado Walter Osmar Argueta, Director de Calidad de Gasto Público, con Visto Buenodel licenciado Sergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad de Gasto Público,ambos de la Contraloría General de Cuentas; la comisión de auditoría estuvo conformadapor el licenciado Oscar Vinicio Meneses Moralesfy supervisada por el licenciado PedroEsquivel Carrillo. /

La fiscalización se realizó en las instalaciones de la Municipalidad de Chinautla,departamento de Guatemala, ubicadas en la 2a . Calle Lote F-02 Colonia Sauzalito zona 6,municipio de Chinautla, departamento de Guatemala.


La Unidad Ejecutora del proceso de adquisición objeto de la auditoría, es la Municipalidadde Chinautla, departamento de Guatemala, con Cuentadancia No. T3-1-6. /


El objeto fue revisar el evento de Licitación Pública, "CONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNAAREA URBAN,,/ Y RURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DEGUATEMALA", 3con NOG 2476088 en la modalidad de Licitación Pública, por un monto deQ 10,000,000.00, el cual fue adjudicado a la empresa "El Mundo de las Construcciones,S.A.".

Los recursos considerados para el proceso de adquisición, provienen del Fondo delCODEDE IVA-PAZ Consejo de Desarrollo Municipal COMUDE asignado a la Municipalidadde Chinautla, departamento de Guatemala.

Municipalidad de Chinautla departamento de Guatemala Informe del Examen Especial de Fiscalización Preventiva

7



A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, del proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la fase de Registro del Contrato en laContraloría General de Cuentas, correspondiente a la etapa Selección y Contratación.


La Constitución Política de la República de Guatemala, establece en su Artículo 232.Contraloría General de Cuentas. "La Contraloría General de Cuentas es una institucióntécnica descentralizada, con funciones fiscalizadoras de los ingresos, egresos y en generalde todo interés hacendario de los Organismos del Estado, los municipios, entidadesdescentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que reciba fondos delEstado o que haga colectas públicas.






Municipalidad de Chinautla, departamento de Guatemala Informe del Examen Especial de Fiscalización Preventiva

8



Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Artículo 14. Control Externo Gubernamental. "El control externogubernamental, es un conjunto de actividades y acciones técnicas y legales, ejercidas porla Contraloría, para evaluar todo el ámbito operacional, funcional y legal de los entespúblicos, a través de la auditoria moderna, accionada por profesionales que no intervienenen las actividades u operaciones controladas, con base a normas de auditoríagubernamental, técnicas y procedimientos que permitan un enfoque objetivo y profesional,cuyos resultados no se sintetizan en recomendaciones para mejorar la administraciónpública."

Artículo 15. "Aplicación de Control Externo Gubernamental. De conformidad con lodispuesto en el artículo 6 de la Ley, la Contraloría para realizar la actividad de controlexterno, diseñará, implementará y mantendrá un sistema de auditoría gubernamental, quepermita, a través de distintos tipos de auditoría, realizar exámenes objetivos y sistemáticospracticados en forma posterior a la ejecución de las operaciones de las entidades sujetas acontrol, según el artículo 2 de la Ley. La Contraloría, adoptará todas las medidasnecesarias para la emisión, divulgación, aplicación y revisión periódica del sistema deauditoría gubernamental, de las normas de auditoría gubernamental y las respectivas guíasde auditoría que establecerán el alcance y los procedimientos."



Resoluciones del Ministerio de Finanzas Públicas relacionadas con las normas para el usodel Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado-GUATECOM PRAS-.


3.1 General


'Municipalidad de Chinautla, departamento de Guatemala Informe del Examen Especial de Fiscalización Preventiva

9


3.2 Específicos


Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes.Lograr una adecuada segregación de funciones.Convocar la mayor cantidad de oferentes idóneos.Otorgar transparencia y asegurar la integra y oportuna recepción de plicas.Resarcirse en caso de que el oferente adjudicado no firme el contrato.Asegurarse que las empresas cuentan con la capacidad Técnica y Económica.

vii. Otorgar en tiempo y forma validez institucional a lo actuado por la Junta y reflejado enla respectiva Acta de Adjudicación.


En función del estado de avance en que se encontró el proceso "CONSTRUCCIÓNVIVIENDA DIGNA AREA URBANA Y RURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA,DEPARTAMENTO DE GUFFEMALA";'"realizado durante el periodo del 23 DE ABRIL AL 30DE AGOSTO DE 2013'a' momento del inicio del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva, el alcance del mismo contempló la evaluación de las fases descritas acontinuación, correspondientes a la etapa de Selección y Contratación:

Segregación de Funciones.Publicación de Aviso de Licitación.Entrega de Documentos de Licitación.Aclaraciones y Modificaciones.Junta de Licitación.Presentación y Recepción de Plicas.Apertura de Plicas.Garantía de Sostenimiento de Oferta.Evaluación de Plicas.Precalificación y Preselección o Registro de Precalificados.Acta de Adjudicación.Aprobación de la Adjudicación.Notificación de resultados.Documentación Necesaria para Contratar y cumplimiento de Requisitos.Garantía de Cumplimiento.Elaboración del Contrato.Suscripción y Aprobación del Contrato.Registro del Contrato en la Contraloría General de Cuentas.

El cumplimiento de los resultados contenidos en el informe del Examen Especial deFiscalización Preventiva, serán sujetos de seguimiento por parte de una auditoría posterior,la que de acuerdo con las leyes y normas vigentes, podrá aplicar las acciones legales yadministrativas que los casos ameriten, de conformidad con la normativa internaestablecida por la Contraloría General de Cuentas.


1. O


5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES

5.1 Comentarios

La comisión de auditoría realizó el Examen Especial de Fiscalización Preventiva, hasta lafase de Registro del Contrato en la Contraloría General de Cuentas, correspondiente a laetapa Selección y Contratación, comprobando que la Municipalidad de Chinautla,departamento de Guatemala, ejecuta el evento de Licitación Pública "CONSTRUCCIÓNVIVIENDA DIGNA AREA URBANA /Y RURAL, MUNICIP/10 DE CHINAUTLA,DEPARTAMENTO DE GUATEMALA", 1 con NOG 2476088, /con un monto de Q10,000,000.00 y en el transcurso del Examen Especial de Fiscalización Preventiva sedetectaron aspectos importantes que se incluyen en el presente informe, los cuales seclasifican de la siguiente forma: seis (6) relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables.

5.2 Conclusiones

El Proceso de Licitación Pública "CONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNA AREA U5BANA YRURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA" con NOG2476088,'/hasta el momento de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, seencontraba en la fase de Registro del Contrato en la Contraloría General de Cuentas,correspondiente a la etapa de Selección y Contratación, el cual se realiza de acuerdo conla Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92, su Reglamento, Acuerdo Gubernativo1056-92 y sus Reformas, las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, cuyosresultados se reportan en este informe.

Con oficio sin número de fecha 3 de junio de 2013, se solicitó al Señor Alcalde Municipalampliación de la información de aspectos técnicos, la cual no fue proporcionada a lacomisión de Auditoría.

Derivado del resultado detallado en el párrafo anterior, la Comisión de Auditoría nombradapara realizar el Examen Especial de Fiscalización Preventiva, a través de la Nota deAuditoría de Comunicación de Resultados No.01-DCGP-0094-2013, de fecha 28 de agostode 2013, se sugirió al Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala,SUSPENDER el evento por las deficiencias señaladas y convocar a un nuevo evento elque deberá sujetarse a los requerimientos técnicos y legales. De dicha nota hasta la fechano se ha recibido respuesta, por lo que se procedió a hacer del conocimiento de lasautoridades correspondientes para que se investigue el presente caso.

La Comisión de Auditoría presenta los resultados del trabajo realizado a efecto degarantizar la eficiencia, eficacia y calidad del gasto público; sin embargo, todas lasdecisiones administrativas, técnicas y legales respecto al proceso auditado sonresponsabilidad de las autoridades de la Municipalidad de Chinautla, departamento deGuatemala.

(Municipalidad de Chinautla, departamento de Guatemala Informe del Examen Especial de Fiscalización Preventiva


6. RESULTADO DEL EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN PREVENTIVA

Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia de los asuntos determinados en el mismo, se traslada copia del presenteinforme a las Direcciones de Auditoría de Municipalidades e Infraestructura Pública de laContraloría General de Cuentas, para que éstas, de acuerdo a sus funciones y comoresponsables de la evaluación presupuestaria, incluyan dentro de sus muestras el procesode adquisición auditado por el Departamento de Auditorías Concurrentes o realicen unexamen especial del mismo, conforme lo regula el Acuerdo número A-006-2012 de laContralora General de Cuentas, emitido el 23 de enero de 2012.

A continuación se presentan los resultados respecto a la revisión del proceso"CONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNA AREA URBANA Y RURAL, MUNICIPIO DECHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA", por lo que se sugieren lasrecomendaciones respectivas a los funcionarios de la Municipalidad de Chinautla,departamento de Guatemala, implementación que contribuirá a mejorar el control internodel área de Adquisiciones.


6.1.1 LA OFERTA ADJUDICADA, NO LLENÓ LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICASDEL PROYECTO

Condición

Al revisar las bases de licitación del Proyecto "CONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNA ÁREAURBANA Y RURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA"se comprobó que las especificaciones técnicas contenidas en las bases de licitación delproyecto son las siguientes: Trabajos preliminares: Limpieza General, nivelación deterreno y trazo; Cimentación: Excavación, cimiento corrido, zapatas y solera de humedad;Columnas: columnas aisladas y columnas de block; Muros y soleras: blocks de pómez,soleras sillares, mortero de unión, acero de refuerzo y concreto; Techo: estructura principaly cubierta; Pisos: Preparación de base y acabado final; Ventanería: Materiales, fijación yacabado final; Instalaciones eléctricas: acometida, instalación, luminarias, placas yaccesorios; Drenaje sanitario y pluvial: Excavación de relleno y zanjas; InstalaciónHidráulica: Excavación de relleno, zanjas, materiales, instalación y pruebas de tubería; sinembargo, la Junta de licitación adjudicó y el Concejo Municipal aprobó la adjudicación delevento por diez millones de quetzales (Q10,000,000.00) a la empresa EL MUNDO DE LASCONSTRUCCIONES, S.A. proveedor que únicamente incluyó en su oferta, para laconstrucción de 899 viviendas, los siguientes materiales por vivienda: Parales de3"X3"X10", Tendales de 3"X2"X10', Lámina galvanizada acanalada calibre 28 legítima,clavo para lámina de 2 1/2" , clavo de 4" y mano de obra.

Criterio

El artículo 30 del Decreto 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, establece: Rechazo de oferta; "La junta de Licitación rechazará, sin


12Contraloría General de Cuentas 7 Juntos por una Guatemala honesta y transparente

responsabilidad de su parte, las ofertas que no se ajusten a los requisitos fundamentalesdefinidos como tales en las bases o cuando los precios, calidades u otras condicionesofrecidas sean inconvenientes para los intereses del Estado..."

Recomendación

Al Honorable Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala, se recomiendagirar instrucciones al Alcalde Municipal para que en todas las adjudicaciones de loseventos se cumpla con lo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento.

6.1.2 EL ACTA DE AJUDICACIÓN, NO CONTIENE INFORMACIÓN SOBRE LOSCRITERIOS DE CALIFICACIÓN Y EL CUADRO DE EVALUACIÓN DE LASOFERTAS

Condición

Al revisar el Acta de Adjudicación del evento "CONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNA ÁREAURBANA Y RURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA",se comprobó que la Junta de Licitación no suscribió el Acta de apertura y calificación delas ofertas, sino solamente Acta de Adjudicación del evento, en la cual no dejó constanciade los criterios de calificación y el cuadro o detalle de la evaluación de las ofertas recibidas,de acuerdo con lo establecido en las bases de licitación publicadas en el Sistema deInformación de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala-GUATECOMPRAS-.

Criterio

El Artículo 12 del Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contratacionesdel Estado, establece: "Adjudicación. La Junta de Licitación debe faccionar acta de laadjudicación en la cual debe hacer constar los aspectos a que se refiere el Artículo 33 de laLey, emitiendo la resolución correspondiente. El Acta de adjudicación debe contener loscuadros o detalles de la evaluación efectuada a cada una de las ofertas recibidas,conteniendo los criterios de evaluación, la ponderación aplicada a cada uno de ellos y elpuntaje obtenido por cada oferta en cada uno de los criterios de evaluación aplicados. Estainformación debe ser publicada en Guatecompras. Los criterios de evaluación que laentidad contratante consideró en las bases para adjudicar el concurso incluyendo lafórmula, escala o mecanismo que utilizó para asignar los puntajes en cada uno de esoscriterios y la ponderación que se aplicó a cada uno de ellos, deben estar previamentedefinidos en las bases, siendo objetivos y cuantificables..."

Recomendación

Al Honorable Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala, se recomiendagirar instrucciones al Alcalde Municipal para que en todas las actas de adjudicación de loseventos se cumpla con lo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento.


13


6.1.3 MIEMBROS DE LA JUNTA DE LICITACIÓN NOMBRADOS TIENENIMPEDIMENTO LEGAL PARA ACTUAR EN EL EVENTO

Condición

Al revisar el expediente del evento se estableció que dos miembros de la Junta deLicitación actuaron con impedimento legal, pues el Ing. Marlon Alberto Álvarez Colop,Director de Planificación de la Municipalidad de Chinautla, departamento de Guatemalaparticipó como miembro de la Junta de Licitación según nombramiento emitido por elalcalde en Acta No. 07-2013 del 01 de febrero 2013 y a la vez emitió dictamen Técnicodel Proyecto, Heidy Carolina Rodríguez Retana, Primer Concejal Suplente, según AcuerdoNo. 05-2011 de la Junta Electoral de Guatemala, de fecha 30 de septiembre 2011, yparticipó como miembro de la Junta de Licitación, según nombramiento del Alcalde deChinautla, contenido en acta No. 07-2013 del 01 de febrero 2013.

Criterio

El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, en el artículo 12 establece losiguiente: Impedimentos. No podrán ser miembros de las Juntas de Licitación, quienestengan los impedimentos siguientes: a) ser parte del asunto... h) haber participado en lapreparación del negocio, en cualquier fase.

Recomendación

Al Honorable Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala, se recomiendagirar instrucciones al Alcalde Municipal para que en todos los eventos de adjudicación secumpla con lo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, conrespecto a las personas que deben participar en las Juntas de Cotización y Licitación.

6.1.4 OFERTA ADJUDICADA, CONTIENE INCONGRUENCIAS EN EL PRECIOOFERTADO

Condición

Al revisar el expediente del evento "CONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNA ÁREA URBANAY RURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA", secomprobó lo siguiente:

En la carta de Oferta presentada por la Empresa El Mundo de las ConstruccionesS.A., sin fecha y firmada por el propietario de la empresa Sr. Josué AlexanderColíndres Pérez, se indica en el monto de la oferta en letras la cantidad de diez milquetzales (Q.10,000.00) y en números diez millones de quetzales (Q.10,000,000.00)que es lo correcto.

En el formulario de Cotización de la Empresa adjudicada El Mundo de lasConstrucciones S.A. existe error en la multiplicación del costo unitario de(Q.11,141.90) por la cantidad de unidades habitacionales (899), indicando que son

Municipalidad de Chinautla. departamento de Guatemala Informe del Examen Especial de Fiscalización Preventiva

14


diez millones exactos, lo cual no es correcto, pues debería ser diez millonesdieciséis mil quinientos sesenta y ocho quetzales exactos, (Q10,016,568.00).

Criterio

El artículo 13, numeral 4, del Código de Notariado, establece que se debe tomar comocorrecto lo expresado en letras.

Recomendación

Al Honorable Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala, se recomiendagirar instrucciones al Alcalde Municipal para que las Juntas de Cotización y Licitacióncumplan con lo establecido por el Código de Notariado.

6.1.5 EL MODELO DE CONTRATO PUBLICADO EN GUATECOMPRAS, NO INCLUYÓLA CLÁUSULA RELATIVA AL COHECHO

Condición

En la revisión del expediente del evento "CONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNA ÁREAURBANA Y RURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA",se comprobó que en el modelo de contrato publicado en Guatecompras, la Municipalidadde Chinautla no incluyó la Cláusula relativa al Cohecho.

Criterio

El Artículo 3 del Acuerdo Ministerial Número 24-2010, del Ministerio de Finanzas Públicasestablece lo siguiente: "Clausulas especiales del Proyecto de Contrato. La entidadcontratante o compradora debe incluir dentro de las bases y en el contrato que se suscribacon el oferente adjudicado la cláusula siguiente: "CLÁUSULA RELATIVA AL COHECHO:(

Recomendación

Al Honorable Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala, se recomiendagirar instrucciones al Alcalde Municipal para que en todas las publicaciones de los eventosque realicen en Guatecompras cumplan con lo establecido por el Artículo 3 del AcuerdoMinisterial Número 24-2010, del Ministerio de Finanzas Públicas

6.1.6 EN LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO, NO SE INCLUYERON DATOSSOBRE EL NÚMERO DE UNIDADES HABITACIONALES A CONSTRUIR, NILA JUSTIFICACIÓN DE LA COMPRA DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN

Condición:

Al revisar el expediente del proyecto se comprobó que en la documentación delproyecto no se hizo mención del número de unidades de vivienda que se construirán.


15


Nota sin número del 8 de febrero 2013 dirigida al Consejo Departamental deDesarrollo Urbano y Rural (CODEDE) firmada por el señor Edgar Arnoldo Medrano,Alcalde Municipal, para solicitar financiamiento para la construcción de las viviendas;

En la Opinión de Asesoría Jurídica firmada por el Lic. Edgar Haroldo Juárez Laínez,de fecha 24 de enero de 2013; c) Acta de Recepción de Ofertas Número 28-2013, defecha 7 de marzo de 2013 y Acta de Adjudicación Número 28-2013, de fecha 13 demarzo de 2013.

Criterio

El Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,Artículo 15 establece: "Previo a la solicitud de cotizaciones, deberá contarse con elpedido suscrito por el Jefe de la Oficina que corresponda, que justifique la necesidadde la compra o contratación de los bienes, suministros, obras o servicios, debiendocontarse con la descripción y especificaciones de lo que se requiere..."

Recomendación

Al Honorable Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala, se recomiendagirar instrucciones al Alcalde Municipal para que en todos los eventos se cumpla con loestablecido por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.




Sr. Edgar Arnoldo Medrano Menéndez / Alcalde Municipal, Municipalidad de Chinautla,departamento de Guatemala.

Licda. Maritza Ortiz veliz Jefe Financiero, Municipalidad de Chinautla,departamento de Guatemala, Miembro de laJunta de Licitación.

Ing. Marlon Alberto Álvarez Colop Jefe del Dpto. Municipal de Planificación,Miembro de Junta de Licitación.

Sra. Judith Magali Soc Guzmán Miembro de Junta de Licitación, Municipalidadde Chinautla, departamento de Guatemala.

Sr. Eduardo Adqui Ortiz Miembro de la Junta de Licitación,Municipalidad de Chinautla, departamento deGuatemala.

Sra. Heidy Carolina Rodríguez Retana Miembro de la Junta de Licitación,Municipalidad de Chinautla, departamento de

_ Guatemala.

Municipalidad de Chinautia, departamento de Guatemala

Informe del Examen Especial de Fiscalización Preventiva

Au.or Gubernamental

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8. COMISIÓN DE AUDITORÍA

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de Cuentas

in ncisco Antonio Ericastilia Sánchez

Jefe de Departen* de Audliorias ConcurrentesContraloría General de uentas

Director deContr

Rubénalidad de

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1 6



RAZÓN: De conformidad con lo establecido enOrgánica de la Contraloría General de Cuentas,Gubernamentales nombrados son responsableslegales del presente informe, el Director yúnicamente firman en cumplimiento al procesoLey corresponde.

el Decreto 31-2002 LeyArtículo 29, los Auditoresdel contenido y efectos

Jefe del Departamentode oficialización que

51.11E19:Z.N\P«, o

DIREDCDE 51

CEIONras CALIDAD

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una Rivasastofiáfico

de Cuentas

Informe del Examen Especial de Fiscalización PreventivaMunicipalidad de Chinautla, departamento de Guatemala

ANEXOS

Vo.Bo.

Lic. SergiSubcontrato

Contra!

O aldode lidad d

eneral d

MUNICIPALID DE CHIttik—TESOADRERIA

161 1 a

Contraloría General de CuentasÇIRMA.

DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICNOMBRAMIENTO DE EXAMEN ESPECIAL


GUATEMALA. C.A.

DCGP-0094-2013Guatemala, 02 de abril de 2013 ,/

Auditor(es) Gubernamental(es):LIC. OSCAR VINICIO MENESES MORALES /

En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirección le(s) esigna, para que se constituya(n) on la instalaciones de la MUN ICIPALIDAD DECHINAUTLA .•(DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, on la Cuenta No. T3-1-6 y ldemás institucionesque corresponda según el caso lo amerite, para que realice(n) Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva al proceso de: "CONSTRUCCION VIVIENDA DIGNA/AREA URBANA/Y RURAL,MUNICIPIO DE CHI NAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA", on NOG 2476088; este examenserá supervisado por el licenciado Pedro Esquivel Carrillo.



Los resultados de su actuación, los hará(n) constar en informe, actas circunstanciadas, quesuscriba(n) y papeles de trabajo que elabore(n) para el efecto, tomando y/o dictando las medidas deorden técnico, contable y legal que procedan oportunamente a esta Dirección. El tiempo estimadopara realizar el examen especial es de 8 días, el cual puede variar según las circ stancias que sepresenten en el desarrollo del trabajo.

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8

UNIDAD DE PLANIFICACIÓNÁrea Estadistica

MNIC4:111:11570,9

1,1 MUNICIPALIDAD DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA

1,2

ORGANIZACIÓN, ENTIDAD. INSTITUCIÓN. O FIDEICOMISO

ENTIDAD A LA QUE PERTENCE

TIPO DE ENTIDAD

NÚMERO DE CUENTADANCIA O REGISTRO


NOMBRAMIENTO No Is)


AUDITORES) GUBERNAMENTALIES) ASIGNADOS

T3-14

CALIDAD DE GASTO PÚBLICO

DCGP-0094-2013

2 DE ABRIL DE 2013

1,9

1,19

2,1

2,2

3,2

No. MESES AWOTADOSDie Mes AñO30 1 8 1 2013

'05R* Mitla:71P0 DE OBRA

Puentes

Pavimentos

Edificios Escolares

Otros edificios

Salón usos múltiples

Const. Y Mate. Carretera

Instelaciones Deportivas


Drenajes

Ener9le Electrice

Otros

TOTAL

'No.Obras Monto

O

O

O

O

O

OOOO

O 10.000.000,00

10.000.000,00

*SI es mi. de una obre etIoNlef enes.

Se realizó Examen Espec ial de Fiscalización al Proceso 'Construcción Vivienda DignaAarea Urbana y Rural, municipio de Chinautla departamento de Guatemala', con NOG2476088 por un monto de Q.10,000,000.00, el cual al inicio del exámen, se encontrabaen la fase Registro del Contrato en la Contralorla General de Cuentas, correspondientea la etapa Selección y Contratación.

3,3

CODIGO (Excluswo estadisece/

PERIODO AUDITADO


DELDie Mes Año

AL23 1 4 1 2013



Saldo anterior'

Ingresos

Egresos

*Ingresa- unIcamenle m es examen especial


10.000.000,00O

O10.000.000 00

191911E111494411g11111 17111190.'SANCIÓN


Monto en Q. Fundamento LegalCI C

D

ORMULACIÓN DE CARGO


Monto en Q. Fundamento LegalCI C

o

'DENUNCIA



Art.30 Dcto.57-92 Ley de

8 10,000,000.00Contrataciones del estado. Art. 12Aedo. Gubernativo 1050-92,Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado

*Si *e mi. de UNA Sanción, Formulación de cargos o Denuncia, apreso« anexo -


Supervisor de AuditorlConcurrente

Jefe de Auditorio Concurrente

›..,.f.1:11er.iu de Auditoras CGra

l'oneral de Cuentas

04Gy, N ERA z

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AUDITOR

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'7.41ALk,c.

ritetas

119/1911E~91,111MAYM141.91,19.1119~11:~P~PKY1.11:4:1911111W111.

Presupuesta Asignado

Modificaciones (4-) ó (-)

Vigente

Ejecutado

Por devengar


Lic. Pedro Esquivel Carrillo

Inc. Francisco Antonio Ericastilla Sanchez

Guatemala, 5 de noviembre de 2013

O

Q

O

li.via/IVIRIA GENERAL OE444.szt

,

I /- MAR 2014

A



Formulario SRIIMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

MUNICIPALIDAD DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA 2a calle Lote F-02 Colonia Sauzakto Zona 6 Chinautla, Departamento de Guatemala

6.1

---

T3-1-6 22868631172455980

3 de abril al 30 de agosto de 2013 -,..,....

DCGP-00942013 No se envió carta a la Gerencia

Oscar Vinicio Meneses Morales

,fl-V.937.1.17."....:..11,=.

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Lic. Pedro Esquivel Carrillo "N-N.

. ,.",.:1,....1' =',.'

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RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONESAPLACABLES

•,...1-,,,..1. I . .

Titulo

6.1.1LA OFERTA ADJUDICADA, NO LLENÓ LAS ESPECIFICACIONESTÉCNICAS DEL PROYECTO

Condición

Al revisar las bases de licitación del Proyecto 'CONSTRUCCIÓN VIVIENDADIGNA ÁREA URBANA Y RURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA,DEPARTAMENTO DE GUATEMALA' se comprobó que las especificacionestécnicas contenidas en las bases de licitación del proyecto son las siguientes:Trabajos preliminares: Limpieza General, nivelación de terreno y trazo;Cimentación: Excavación, cimiento sonido, zapatas y solera de humedad;Columnas: columnas aisladas y columnas de block; Muros y soleras: blocksde pómez, soleras sillares, mortero de unión, acero de refuerzo y concreto;Techo: estructura principal y cubierta; Pisos: Preparación de base y acabadofinal; Ventaneria: Materiales, fijación y acabado final; Instalaciones eléctricas:acometida, instalación, luminarias, placas y accesorios; Drenaje sanitario ypluvial: Excavación de relleno y zanjas; Instalación Hidráulica: Excavación derelleno, zanjas, materiales, instalación y pruebas de tubería; sin embargo, laJunta de licitación adjudicó y el concejo Municipal aprobó la adjudicación delevento por diez millones de quetzales (Q10,000,000.00) a la empresa ELMUNDO DE LAS CONSTRUCCIONES, S.A. proveedor que únicamenteincluyó en su oferta, para la construcción de 899 viviendas, los siguientesmateriales por vivienda: Parales de 3"X3'X10', Tendales de 3%2%10",Lámina galvanizada acanalada calibre 28 legítima, clavo para lámina de 2 %., clavo de 4' y mano de obra.

Recomendación

Al Honorable Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala,se recomienda girar instrucciones al Alcalde Municipal para que en todas lasadjudicaciones de los eventos se cumpla con lo establecido por la Ley deContrataciones del Estado y su Reglamento.

Sr. Edgar Amoldo Medran Menéndez,Alcalde Municipal de Chinautla,departamento de Guatemala. X

Titulo

6.1.2EL ACTA DE AJUDICACIÓN, NO CONTIENE INFORMACIÓN SOBRE LOSCRITERIOS DE CALIFICACIÓN Y EL CUADRO DE EVALUACIÓN DE LASOFERTASCondición

Al revisar el Acta de Adjudicación del evento 'CONSTRUCCIÓN VIVIENDADIGNA ÁREA URBANA Y RURAL MUNICIPIO DE CHINAUTLA,DEPARTAMENTO DE GUATEMALA', se comprobó que la Junta de Licitaciónno suscribió el Acta de apertura y calificación de las ofertas, sino solamenteActa de Adjudicación del evento, en la cual no dejó constancia de los criteriosde calificación y el cuadro o detalle de la evaluación de las ofertas recibidas,de acuerdo con lo establecido en las bases de licitación publicadas en elSistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado deGuatemala -GUATECOMPRAS-.

Hoja 1 de 4



Formulario SR1IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

MUNICIPALIDAD DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA

T3-1-6

2a. calle Lote F-02 Colonia Sauzalito Zona 6 Chinaulla, Departamento de Guatemala

2286E1831/22455980

Examen Especial de Fiscalización Preventiva 23 de abril al 30 de agosto de 2013

Uc. Oscar Vinicio Meneses Morales

......

Recomendación

_ .. . . .... .

-' --.-:..,.- .- _ .

:71., ...,,,...".-1• r.,

Un. Pedro Esquiva Canas

Al Honorable Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala,se recomienda girar instrucciones al Alcalde Municipal para que en todas lasactas de adjudicación de los eventos se cumpla con lo establecido por la Leyde Contrataciones del Estado y su Reglamento.

Sr. Edgar Arnoldo Medrano Menéndez,Alcalde Municipal de Chinautla,departamento de Guatemala. X

Título

6.1.3 MIEMBROS DE LA JUNTA DE LICITACIÓN NOMBRADOS TIENENIMPEDIMENTO LEGAL PARA ACTUAR EN EL EVENTOCondición

Al revisar el expediente del evento se estableció que dos miembros de laJunta de Licitación actuaron con impedimento legal, pues el Ing. MadonAlberto Alvarez Colop, Director de Planificación de la Municipalidad deChinautla, departamento de Guatemala participó como miembro de la Juntade Licitación según nombramiento emitido por el alcalde en Acta No. 07-2013del 01 de febrero 2013 y a la vez emitió dictamen Técnico del Proyecto, HeidyCarolina Rodríguez Resana, Primer Concejal Suplente, según Acuerdo No. 0•2011 de la Junta Electoral de Guatemala, de fecha 30 de septiembre 2011, yparticipó como miembro de la Junta de Licitación, según nombramiento delAlcalde de Chinaulla, contenido en acta No. 07-2013 del 01 de febrero 2013.

Recomendación

Al Honorable Concejo Municipal de Chinaulla, departamento de Guatemala,se recomienda girar instrucciones al Alcalde Municipal para que en todos loseventos de adjudicación se cumpla con lo establecido por la Ley deContrataciones del Estado y su Reglamento, con respecto a las personas quedeben participar en las Juntas de Cotización y Licitación.

Sr. Edgar Amoldo Medrano Menéndez,Alcalde Municipal de Chinautla,departamento de Guatemala.

X

Titulo

6.1.4OFERTA ADJUDICADA, CONTIENE INCONGRUENCIAS EN EL PRECIOOFERTADOCondición

Al revisar el expediente del evento "CONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNAÁREA URBANA Y RURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTODE GUATEMALA', se comprobó lo siguiente:

En la carta de Oferta presentada por la Empresa El Mundo de lasConstrucciones S.A., sin fecha y firmada por el propietario de la empresa Sr.Josué Alexander Colíndres Pérez, se indica en el monto de la oferta en letrasla cantidad de diez mil quetzales (0.10,000.00) y en números diez millonesde quetzales (Q.10,000,000.00) que es lo correcto.

En el formulario de Cotización de la Empresa adjudicada El Mundo de lasConstrucciones S.A. existe error en la multiplicación del costo unitario de(0.11,141.90) por la cantidad de unidades habitacionales (899), indicando queson diez millones exactos, lo cual no es correcto, pues debería ser diezmillones dieciséis mil quinientos sesenta y ocho quetzales exactos,(010,016,568.00).

Hoja 2 de 4



Formulario SRIIMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

MUNICIPALIDAD DE CHINAUTLA DEPARTAMENTO DE GUATEMALA 2a. calle Lote F-02 Colonia Sauzalito Zona 6 Chinautla De • artamento de Guatemala

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Preventiva

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2286863122455980

23 de abril al 30 de agosto de 2013

Lic. Pedro Esquivel Cardlo

.T.I.i. Examen Especial de Fiscalización

DCGP-0094-2013


Recomendación

Al Honorable Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala,se recomienda girar instrucciones al Alcalde Municipal para que las Juntas deCotización y Licitación cumplan con lo establecido por el Código de Notariado.

Sr. Edgar Amoldo Medrano Menéndez,Alcalde Municipal de Chinautla,departamento de Guatemala. X

-Titulo

6.1.5EL MODELO DE CONTRATO PUBUCADO EN GUATECOMPRAS, NOINCLUYÓ LA CLÁUSULA RELATIVA AL COHECHO

Condición

En la revisión del expediente del evento 'CONSTRUCCI *N VIVIENDADIGNA ÁREA URBANA Y RURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA,DEPARTAMENTO DE GUATEMALA', se comprobó que en el modelo decontrato publicado en Guatecompras, la Municipalidad de Chinautla no incluyóla Cláusula relativa al Cohecho.

Recomendación

Al Honorable Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala,se recomienda girar instrucciones al Alcalde Municipal para que en todas laspublicaciones de los eventos que realicen en Guatecompras cumplan con loestablecido por el Artículo 3 del Acuerdo Ministerial Número 24-2010, delMinisterio de Finanzas Públicas

Sr. Edgar Amoldo Medran° Menéndez,Alcalde Municipal de Chinaulla,departamento de Guatemala.

X

Titulo

6.1.6

EN LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO, NO SE INCLUYERONDATOS SOBRE EL NÚMERO DE UNIDADES HABITACIONALES ACONSTRUIR, NI LA JUSTIFICACIÓN DE LA COMPRA DE MATERIALESDE CONSTRUCCIÓNCondición

Al revisar el expediente del proyecto se comprobó que en la documentacióndel proyecto no se hizo mención del número de unidades de vivienda que seconstruirán. a) Nota sin número del 8 de febrero 2013 dirigida al ConsejoDepartamental de Desarrollo Urbano y Rural (CODEDE) firmada por el señorEdgar Amoldo Medrano, Alcalde Municipal, para solicitar financiamiento parala construcción de las viviendas; b) En la Opinión de Asesoría Jurídicafirmada por el Lic. Edgar Haroldo Juárez Lainez, de fecha 24 de enero de2013; c) Acta de Recepción de Ofertas Número 28-2013, de fecha 7 demarzo de 2013 y Acta de Adjudicación Número 28-2013, de fecha 13 demarzo de 2013.

Hoja 3 de 4

MUNICIPALIDAD DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA 2a. calle Lote F-02 Colonia Sauzalito Zona 6 Chinautla, Departamento de Guatemala

T3-1-6 22868631122455980 Examen Especial de Fiscalización Preventiva 23 de abd al 30 de agosto de 2013


Fiffile;

Fecha: á7/ 11 /Nombré:

léfglt\-1

ContraloríaGeneral de CuerdasHoja 4 de 4


Formulario SR1IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

Recomendación

Al Honorable Concejo Municipal de Chinautla, departamento de Guatemala, Sr. Edgar Amoldo Medrano Menéndez,se recomienda girar instrucciones al Alcalde Municipal para que en todos los Alcalde Municipal ... II,/ 15.9ipautla,eventos se cumpla con lo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado departamento de Gti4h5101".11.¿y su Reglamento. ....NY

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Sr. Edgar Amoldo Medrano MenéndezAlcalde Municipal

G4?1MAL,A.Ct4?1MALh . es Municipalidad de Chinautla, departamento de Guatemala

X

Vuelvan las presentes diligencias al ingeniero Francisco AntonioEricastilla Sánchez, Jefe del Departamento de AuditoríasConcurrentes, Contraloría General de Cuentas, adjuntándole elinforme realizado al proyecto Construcción Vivienda Digna ÁreaUrbana y Rural, municipio de Chinautla, departamento deGuatemala, para su trámite y efectos pertinentes.

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PROV. No. 01-DCGP-0094-2013

--DITORÍA CONCURRENTE, CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS,Guatemala, catorce de noviembre de dos mil trece..

ASUNTO: LICENCIADA NACY MARGORI GARCÍA MELÉNDEZ,AUXILIAR FISCAL, FISCALÍA DE SECCIÓN CONTRA LACORRUPCIÓN, MINISTERIO PÚBLICO, SOLICITACOPIA CERTIFICADA DEL INFORME DERIVADO DELNOMBRAMIENTO DCGP-0094-2013 DEL EVENTOCONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNA AREA URBANA YRURAL, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, DEPARTAMENTODE GUATEMALA.



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25

Contraloría. General de CuentasGUATEMALA, C.A.

Guatemala, 5 de noviembre de 2013

LicenciadoWilliam Rubén Luna RivasDirector de Calidad de Gasto PúblicoPresente

Licenciado Luna:

De conformidad con el nombramiento DCGP-0094-2013, de fecha 2 de abril de 2013,para realizar Examen Especial de Fiscalización Preventiva al proceso de"CONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNA AREA URBANA Y RURAL, MUNICIPIO DECHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA" con NOG 2476088 por un montode Q. 10,000,000.00, durante los días del 23 de abril al 30 de agosto 2013. Dichaentidad está ubicada en la 2 a . Calle Lote F-02 Colonia Sauzalito zona 6 del municipiode Chinautla, departamento de Guatemala, identificada con registro de CuentadanciaNo. T3-1-6.

En el desarrollo del Examen Especial, se aplicó la metodología y los procedimientosde Fiscalización Preventiva; asimismo, se observó el cumplimiento de las Normas deAuditoría del Sector Gubernamental, Normas internacionales de Auditoría, AcuerdosInternos aprobados por la Contraloría General de Cuentas, Leyes y disposicionesvigentes aplicables a la entidad auditada.

Como resultado del trabajo de Fiscalización Preventiva, se detectaron situacionesimportantes que merecen ser mencionadas en este informe, las cuales se clasificande la siguiente forma: seis (6) relacionados con el Cumplimiento Leyes yRegulaciones Aplicables, los cuales se adjuntan para su conocimie to y trámiterespectivo.

Atentamente,".


www.confraloria.gob.gt



CUENTADANCIA T3-1-6

PROCESO DE ADQUISICIÓNCONSTRUCCIÓN VIVIENDA DIGNA AREA URBANA Y RURAL, MUNICIPIODE CHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, NOG 2476088, PORMEDIO DE LICITACIÓN PÚBLICA, POR UN MONTO DE Q. 10,000,000.00

ETAPA Y FASE DE LA ADQUISICIÓNETAPA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN,

FASE DE REGISTRO DEL CONTRATO EN LA CONTRALORÍA GENERAL DECUENTAS

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 23 DE ABRIL AL 30 DE AGOSTO DE 2013

^6


IRECCION 4‹.<‘. oDE

CALIDADDE

GASTO PUBLICO CDo

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27


Prov. DCGP-806-2013

---RECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICO, CONTRALORÍA GENERAL DECUENTAS. Guatemala, veinte de noviembre de dos mil trece.

ASUNTO: LICENCIADO OSCAR VINICIO MENESES MORALES,AUDITOR GUBERNAMENTAL REMITE INFORMEORIGINAL DE EXAMEN ESPECIAL DE FISCALIZACIONPREVENTIVA, PRACTICADO A LA MUNICIPALIDAD DECHINAUTLA, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA,DERIVADO DEL NOMBRAMIENTO DCGP-0094-2013DE FECHA 02 DE ABRIL DE 2013.

INFORME DE AUDITORIA DERIVADO DEL POA.

Atentamente se trasladan las presentes diligencias al AuditorGubernamental LICENCIADO OSCAR VINICIO MENESES MORALES, con elinforme identificado en el epígrafe, debidamente firmado y sellado del DespachoSuperior y conocido por el Director de Calidad de Gasto Público, para quecontinúe su trámite en la Unidad de Sistema de Información Gubernamental -SIG-, para su notificación, en un plazo no mayor de 3 días.

WLR/mtp





ENTIDADEMPRESA MUNICIPAL DE AGUA -EMPAGUA-,/

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADADEL 18 DE ABRIL AL 14 DE JUNIO DE 2013

Guatemala, Junio de 2013 /

Empresa Mtzn:.de la citalat!

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Guatemala, 24 de junio de 2013 /

SeñorOscar Alfredo Guzmán González/Gerente GeneralEmpresa Municipal de AguaPresente

Señor Gerente:



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Lic. Sergio al

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INFORME DEL EXAMEN ESPECIAL



ENTIDADEMPRESA MUNICIPAL DE AGUA -EMPAGUA- /

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 18 DE ABRIL AL 14 DE JUNIO DE 2013 /


ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencia!

1. Información General del Examen Especial de Fiscalización 1Preventiva1.1 Base Legal 11.2 Función 11.3 Equipo de Auditoría 11.4 Unidad Ejecutora del Proceso de Adquisición 11.5 Descripción del Objeto del Examen 11.6 Estado de Avance del Proceso Fiscalizado 2





Resultados del Examen Especial de Fiscalización Preventiva 66.1 De Control Interno 66.2 Relacionado con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 7



AnexosNombramiento No. DCGP-0102-2013 de fecha 04 de abril de 2013Forma Única de Estadística

- Formulario SR1

Licda. E eusis Wendely RiosAuditor Gubernamen


RESUMEN GERENCIAL

Guatemala, 24 de junio de 2013 Y


Señor Gerente:

Las Auditoras Gubernamentales deisignadas de conformidad con elnombramiento No. DCGP-0102-2013/de fecha 04 de abril de 2013 3hanefectuado Examen Especial de ,Fiscalización Preventiva en la EmpresaMunicipal de Agua -EMPAGUA-/con el objetivo de verificar el Proceso de"Contratación de Servicios Técnicos de Seguridad para las Oficinas Centrales,Otras Instalaciones y Funcionarios de la Empresa Municipal de Agua de laCiudad de Guatemala -EMPAGUA-".-/

El alcance del Examen )Especial de Fiscalización Preventiva abarcó laevaluación del 18 de abril al 14 de junio de 2013,/ del proceso de adquisición"Contratación de Servicios Técnicos de Seguridad para las Oficinas Centrales,Otras Instalaciones y Funcionarios de la Empresa Municippl de Agua de laCiudad de Guatemala -EMPAGUA-" con NOG 2500752, por un monto deQ.2,208,000.00; el cual se encontraba en la fase de Garantía de Cumplimiento,correspondiente a la etapa de Selección y Contratación y, como resultado deltrabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen sermencionados: uno (1) relacionado con el control interno; y dos (2) relacionadoscon el cumplimiento a leyes y regulaciones aplicables los cuales se encuentranen detalle en el informe correspondiente.

El personal que realizó el Examen Especial de Fiscalización Preventiva es elsiguiente: Licenciada Eleusis Wendely Rios Azañón, /supervisada por laLicenciada Mida Gloria Quelex Etec. I

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"Juntos por una G°O.nrAillácilhnesta y transparente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / Fax: (502) 2417-8710


Atentamente,GOER4z



1.1 Base Legal

Acuerdo número A-006-2012 de la Contralora General de Cuentas, emitido el 23 deenero de 2012.

1.2 Función

Según el Artículo 1. del Acuerdo A-006-2012, el departamento de AuditoríasConcurrentes tiene como función principal practicar auditorías concurrentes encualquier proceso de contratación de bienes, suministros, obras y servicios de losOrganismos del Estado, entidades descentralizadas, entidades autónomas, unidadesejecutoras, municipalidades y empresas públicas estatales o municipales y demásinstituciones que conforman el sector público no financiero.


Según nombramiento No. DCGP-0102-2013, de fecha 04 de abril de 2013, emitido porel licenciado Walter Osmar Argueta, Director de Calidad de Gasto Público, con VistoBueno del licenciado Sergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad de GastoPúblico, ambos de la Contraloría General de Cuentas; la comisn de auditoría estuvoconformada por la licenciada Eleuis Wendely Rios Azañón s'y supervisada por lalicenciada Mirta Gloria Quelex Etec./

La fiscalización se realizó en las instalaciones de la Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA- ubicada en 6a . Avenida 1-27, Zona 4, Edifício Mini, 6to. Nível Ala Sur,Ciudad de Guatemala.


La Unidad Ejecutora del proceso de adquisición objeto de la auditoría, es la EmpresaMunicipal de Agua -EMPAGUA-, con Cuentadancia No. E1-25. 3


El objeto fue revisar el proceso de "Contratación de Servicios Técnicos de Seguridadpara las Oficinas Centrales, Otras Instalaciones y Funcionarios de la EmpresaMunicipal de Agua de la Ciudad de Guatemala-EMpAGUA-, en la modalidad deexcepción y otros procedimientos con NOG 2500752, por un monto de dos millonesdoscientos ocho mil quetzales exactos (Q2,208,000.00), el cual fue adjudicado a laempresa individual New Tec Security.

Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA- Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva


Los recursos considerados para el proceso de adquisición, provienen del presupuestode la Empresa Municipal de Agua correspondiente al periodo 2013, afectando laPartida Presupuestaria Número 2120-101-000-01-00-000-015-000-197.


A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la fase de Garantía de Cumplimiento,correspondiente a la Etapa de Selección y Contratación.


La Constitución Política de la República de Guatemala, establece en su Artículo 232.Contraloría General de Cuentas. "La Contraloría General de Cuentas es una institucióntécnica descentralizada, con funciones fiscalizadoras de los ingresos, egresos y engeneral de todo interés hacendario de los organismos del Estado, los municipios,entidades descentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que recibafondos del Estado o que haga colectas públicas.


El Decreto número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,Artículo 2. Ámbito de competencia. "Corresponde a la Contraloría General de Cuentasla función fiscalizadora en forma externa de los activos y pasivos, derechos, ingresos yegresos y, en general, todo interés hacendario de los Organismos del Estado,entidades autónomas y descentralizadas, las municipalidades y sus empresas, ydemás instituciones que conforman el sector público no financiero; de toda persona,entidad o institución que reciba fondos del Estado o haga colectas públicas; deempresas no financieras en cuyo capital participe el Estado, bajo cualquierdenominación así como las empresas en que éstas tengan participación.

También están sujetos a su fiscalización los contratistas de obras públicas y cualquierpersona nacional o extranjera que, por delegación del Estado, reciba, invierta oadministre fondos públicos, en lo que se refiere al manejo de estos.

Se exceptúan las entidades del sector público sujetas por ley a otras instanciasfiscalizadoras. La Contraloría General de Cuentas deberá velar también por laprobidad, transparencia y honestidad en la administración pública, así como tambiénpor la calidad del gasto público."

Artículo 6. Aplicación del control gubernamental. "La Contraloría General de Cuentas,normará lo relativo a las actividades técnicas que ejercerán las unidades de auditoríainterna de los organismos, instituciones y entidades del Estado. Además, para ejercer


S


el control externo posterior o concurrente, diseñará e implementará un sistema deauditoría gubernamental, que con un enfoque de auditoría integral, examine y evalúelas actividades administrativas financieras y de gestión de los organismos, entidades ypersonas a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley, cuyos alcances, normas yprocedimientos se establecerán en el reglamento de esta Ley."

Artículo 7. Acceso y disposición de información. "Para el fiel cumplimiento de sufunción, la Contraloría General de Cuentas, a través de sus auditores, tendrá accesodirecto a cualquier fuente de información de las entidades, organismos, instituciones,municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de lapresente Ley."

Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Artículo 14. Control externo gubernamental. "El control externogubernamental, es un conjunto de actividades y acciones técnicas y legales, ejercidaspor la Contraloría, para evaluar todo el ámbito operacional, funcional y legal de losentes públicos, a través de la auditoria moderna, accionada por profesionales que nointervienen en las actividades u operaciones controladas, con base a normas deauditoría gubernamental, técnicas y procedimientos que permitan un enfoque objetivo yprofesional, cuyos resultados no se sintetizan en recomendaciones para mejorar laadministración pública."

Artículo 15. Aplicación del Control Externo Gubernamental. "Aplicación de controlexterno gubernamental. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley, laContraloría para realizar la actividad de control externo, diseñará, implementará ymantendrá un sistema de auditoría gubernamental, que permita, a través de distintostipos de auditoría, realizar exámenes objetivos y sistemáticos practicados en formaposterior a la ejecución de las operaciones de las entidades sujetas a control, según elartículo 2 de la Ley. La Contraloría, adoptará todas las medidas necesarias para laemisión, divulgación, aplicación y revisión periódica del sistema de auditoríagubernamental, de las normas de auditoría gubernamental y las respectivas guías deauditoría que establecerán el alcance y los procedimientos."

Decreto número 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado y sus Reforma y Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Leyde Contrataciones del Estado.

Los Acuerdos números A-26-2005 y A-57-2006 del Subcontralor de ProbidadEncargado del Despacho y A-028-2012 de la Contralora General de Cuentas.

Resoluciones del Ministerio de Finanzas Públicas relacionadas con las normas para eluso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado-GUATECOMPRAS-.



Acuerdo Gubernativo de fecha 25 de mayo de 1971, mediante el cual la Municipalidadde Guatemala acordó crear la Empresa Municipal de Agua.


3.1 General

Evaluar de manera oportuna si el control interno relacionado con la adquisición, en laetapa y fases correspondientes, contribuye a que la misma se lleve a cabo parasatisfacer razonablemente, en tiempo y forma, las necesidades que la motivaron.

3.2 Específicos

Evaluar la aplicación y existencia de procedimientos o actividades de control quecontribuyan a brindar seguridad razonable, tanto para el proceso auditado como paraotros procesos de adquisición, de que los mismos contribuyen a:

Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes.Convocar la mayor cantidad de oferentes idóneos.Contribuir a adjudicar, de manera objetiva y técnica, la oferta más conveniente yfavorable a los intereses del Estado.Otorgar transparencia y asegurar la íntegra y oportuna recepción de plicas.Adjudicar la oferta que resulte más conveniente a los intereses del Estado.Plasmar, demostrar y justificar mediante documento oficial, la decisión deadjudicación a la que arribó la Junta.


En función del estado de avance en que se encontró el Proceso de Excepción y OtrosProcedimientos para la "Contratación de Servicios Técnicos de Seguridad para lasOficinas Centrales, Otras Instalaciones y Funcionarios de la Empresa ,Municipal deAgua de lyCiudad de Guatemala -EMPAGUA-", realizado del 18 de abril al 14 de juniode 2013, al momento del inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, elalcance del mismo contempló la evaluación de las fases descritas a continuación,correspondientes a la etapa de Selección y Contratación:

Segregación de funciones.Invitación.Comisión Receptora y Calificadora.Presentación y recepción de plicas.Apertura de plicas.Garantía de sostenimiento de oferta (GSO).Evaluación de plicas.Acta de adjudicación.



Aprobación de la Adjudicación.Notificación de Resultados.

11. Elaboración del Contrato.12.Garantía de Cumplimiento.

El cumplimiento de los resultados contenidos en el informe del Examen Especial deFiscalización Preventiva, serán sujetos de seguimiento por parte de una auditoríaposterior, la que de acuerdo con las leyes y normas vigentes, podrá aplicar lasacciones legales y administrativas que los casos ameriten, de conformidad con lanormativa interna establecida por la Contraloría General de Cuentas.


5.1 Comentario

La evaluación del Proceso de "Contratación de Servicios Técnicos de Seguridad paralas Oficinas Centrales, Otras Instalaciones y Fun9ionarios de la Empresa Municipal deAgua de la Ciudad de Guatemala -EMPAGUA-",/NOG 2500752, se realizó de acuerdoa la metodología de Auditoria Concurrente, encontrándose en la Etapa de Selección yContratación, Fase de Garantía de Cumplimiento.

De acuerdo a NOTA DE AUDITORIA No. DCGP-DAC-FP-01-0102-2013, de fecha 14de junio de 2013, se comunicó a la Gerencia General de la Empresa Municipal de Agua-EMPAGUA- los resultados preliminares del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva.

Las pruebas de descargo no fueron presentadas por la entidad auditada, por lo que seconfirman los resultados del Examen Especial de Fiscalización.

5.2 Conclusión

El Proceso de "Contratación de Servicios Técnicos de Seguridad para las OficinasCentrales, Otras Instalaciones y Fun9ionarios de la Empresa Municipal de Agua de laCiudad de Guatemala -EMPAGUA-"óon NOG 2500752, hasta el momento de inicio delExamen Especial de Fiscalización Preventiva, se encontraba en la fase de Garantía deCumplimiento, correspondiente a la etapa de Selección y Contratación, fue realizadorazonablemente de acuerdo con la ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92, suReglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92 y sus Reformas, las Normas Generales deControl Interno Gubernamental, excepto por los resultados que se presentan en esteinforme.

La comisión de Auditoría Concurrente presenta los resultados del trabajo realizado aefecto de garantizar la eficiencia, eficacia y calidad del gasto público; sin embargo,todas las decisiones administrativas, técnicas y legales respecto al proceso auditado,son responsabilidad de las autoridades de la Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA-.




Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia de los asuntos determinados en el mismo, se traslada copia del presenteinforme a la Dirección de Auditorías de Municipalidades, de la Contraloría General deCuentas, para que ésta, de acuerdo a sus funciones y como responsable de laevaluación de la ejecución presupuestaria, incluya dentro de su muestra el proceso deadquisición auditado por el Departamento de Auditorias Concurrentes o realice unexamen especial del mismo, conforme lo regula el Acuerdo número A-006-2012 de laContralora General de Cuentas, emitido el 23 de enero de 2012.

A continuación se presentan los resultados, respecto a la revisión del Proceso"Contratación de Servicios Técnicos de Seguridad para las Oficinas Centrales, OtrasInstalaciones y Funcionarios de la Empresa Municipal de Agua de la Ciudad deGuatemala -EMPAGUA-" por lo que, se sugieren las recomendaciones respectivas alos funcionarios de la Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA-, cuya implementacióncontribuirá a mejorar el control interno del área de adquisiciones.

6.1 DE CONTROL INTERNO

6.1.1 INCONGRUENCIA EN LOS TERMINOS DE REFERENCIA PUBLICADOS ENEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONESDEL ESTADO -GUATECOMPRAS- y LOS QUE SE ENCUENTRAN EN ELEXPEDIENTE

Condición

Al revisar en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones delEstado -GUATECOMPRAS- se pudo comprobar que en la Sección II Recepción,Apertura y Calificación, inciso 1. Lugar y fecha de presentación de ofertas: indicaque la recepción de ofertas será el 21 de febrero del año 2013, a las 11:00 horas,mientras que los términos de referencia que se encuentran en el expediente en laSección II Recepción, Apertura y Calificación, inciso 1. Lugar y fecha depresentación de ofertas: no establecen la fecha y hora en que se llevará a cabo lapresentación de ofertas, existiendo diferencia entre lo publicado en-GUATECOMPRAS- y lo que obra en el expediente.

Criterio

Según Acuerdo No. A-57-2006, emitido por el Subcontralor del Probidadencargado del despacho. Normas Generales de Control Interno Gubernamental.



"2.2...Supervisión: Se establecerán los distintos niveles de supervisión, como unaherramienta gerencial para el seguimiento y control de las operaciones, quepermita, identificar riesgos y tomar decisiones para administrarlos y aumentar laeficiencia y calidad de los procesos."

Recomendación

Que la Autoridad Administrativa Superior de la Empresa Municipal de Agua de laCiudad de Guatemala -EMPAGUA-, gire instrucciones a donde corresponda, paraque los Términos de Referencia, que se encuentren dentro del expediente, asícomo los publicados en -GUATECOMPRAS- sean previamente revisados,supervisados y no existan incongruencias en el contenido de los mismos.

6.2 RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONESAPLICABLES

6.2.1 NO SE TUVO A LA VISTA EL NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN DECALIFICACIÓN DE OFERTAS

Condición

Al verificar el expediente de "Contratación de Servicios Técnicos de Seguridadpara las Oficinas Centrales, Otras Instalaciones y Funcionarios de la EmpresaMunicipal de Agua de la ciudad de Guatemala -EMPAGUA-", no se tuvo a la vistael Nombramiento de la Comisión de Calificación de Ofertas, que corresponde alpresente evento.

Criterio

Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de contratación del Estado,Artículo 22. Contratación de estudios, diseños y supervisión de obras yservicios técnicos. "... Para la calificación se integrará una comisión compuestapor tres (3) miembros nombrados por la autoridad administrativa superior de laentidad interesada...".

Recomendación

Que la Autoridad Administrativa Superior de la Empresa Municipal de Agua de laCiudad de Guatemala -EMPAGUA-, para futuros eventos tenga a bien nombraruna comisión para la calificación de ofertas, la cual deberá ser integrada por tresmiembros, cumpliendo con lo establecido en el artículo 22 del Reglamento de laLey de Contrataciones del Estado.



6.2.2 TERMINOS DE REFERENCIA Y CONTRATO ADMINISTRATIVO NO INCLUYENLO ESTABLECIDO EN EL ACUERDO MINISTERIAL NÚMERO 24-2010,NORMAS DE TRANSPARENCIA EN LOS PROCEDIMIENTOS DE COMPRA OCONTRATACIÓN PÚBLICA, DEL MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

Condición

Al revisar el expediente del proceso de "Contratación de Servicios Técnicos deSeguridad para las Oficinas Centrales, Otras Instalaciones y Funcionarios de laEmpresa Municipal de Agua de la Ciudad de Guatemala" -EMPAGUA-", NOG2500752, se determinó que los términos de referencia y el Contrato Administrativonúmero setenta y uno dos mil trece, de fecha veintiuno de marzo de dos mil trece,no establecen como requisito fundamental lo establecido en el Acuerdo Ministerialnúmero 24-2010, Normas de Transparencia en los Procedimientos de Compra oContratación Pública.

Criterio

El Acuerdo Ministerial número 24-2010 "Normas de Transparencia en losProcedimientos de Compra o Contratación Pública, establece en su Artículo 1.Documentos adicionales en la Plica de oferta. "... Para prevenir que en lascompras o contrataciones que realizan los Organismos del Estado, sus entidadesDescentralizadas y Autónoma, Unidades ejecutoras, las municipalidades y lasempresas públicas estatales o municipalidades o toda entidad que ejecute fondospúblicos, se contravengan los supuestos contenidos en el Decreto número 67-2001 del Congreso de la República, Ley Contra el Lavado de Dinero u OtrosActivos y su Reglamento, y en el ejercicio de la rectoría en el sistema decontrataciones, es necesario que las autoridades superiores de las referidasentidades aseguren que todo oferente, incluya en la plica de la oferta, adicional alos aspectos detallados en el artículo 19 de la Ley de Contrataciones del Estado y9 del Reglamento de dicha Ley, los documentos siguientes: ...d). Artículo 2.Disposiciones Especiales en las Bases de Contratación... Artículo 3. CláusulasEspeciales del Proyecto de Contrato... "CLÁUSULA RELATIVA AL COHECHO..."

Recomendación

Que la Autoridad Administrativa Superior de la Empresa Municipal de Agua de laCiudad de Guatemala -EMPAGUA-, gire instrucciones a los funcionariosresponsables de la elaboración de los documentos relacionados con lasadquisiciones públicas, los cuales deben incluir los requisitos establecidos en ElAcuerdo Ministerial número 24-2010, Normas de Transparencia en losProcedimientos de Compra o Contratación Pública.


Ing. Francisco Antonio Ericastilla SincJefe de Depaliamerito de Auditorios

Contraloría General de Cue

Infor Conocido Por




Nombre y apellido CargoIng. Oscar Alfredo Guzmán González Gerente General -EMPAGUA-Lic. Aníbal Iván Reyes de León Subgerente Administrativo FinancieroSr. Luis Raúl Pacheco Aju Jefe de la Unidad de Com rasLicda. Matilde Pinto de Álvarez Directora de Recursos HumanosLic. Hugo Lionel Ramírez González Integrante de la Comisión Receptora y

CalificadoraSrita. Sonia Elizabeth EnríquezRodríguez

Integrante de la Comisión Receptora yCalificadora

Srita. Silvia Ninette Hernández Dávila Integrante de la Comisión Receptora yCalificadora

8. COMISIÓN DE AUDITORÍA .csNER4

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Contrataría Genera r de Cuentas

Auditor Gubernamen


ANEXOS

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DCGP-0102-2013 1

Guatemala, 04 de abril de 2013 ,/

Auditor(es) Gubernamental(es):LICDA. ELEUSIS WENDELY RÍOS AZAÑON

En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirección le(s) designa, para que se constituya(n) en las instalaciones de la EMPRESA MU5IICIPALDE AGUA DE LA CIUDAD DE GUATEMALA -EMPAGUA-, con la Cuenta No. E1-251/ demásinstituciones que corresponda según el caso lo amerite, para que realice(n) Examen Especial deFiscalización Preventiva al proceso de: "CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS DESEGURIDAD PARA LAS OFICINAS CENTRALES, OTRAS INSTALACIONES Y FUNCIONARIOS DELA EMPRSA MUNICIPAL DE AGUA DE LA CIUDAD DE GUATEMALA -EMPAGUA-", con NOG2500752; -/este examen será supervisado por la licenciada Mirta Gloria Quelex Etec.



Los resultados de su actuación, los hará(n) constar en informe, actas circunstanciadas, quesuscriba(n) y papeles de trabajo que elabore(n) para el efecto, tomando y/o dictando las medidas deorden técnico, contable y legal que procedan oportunamente a esta Dirección. El tiempo estimadopara realizar el examen especial es de 8 días, el cual puede variar según las circunstanciaspresenten en el desarrollo del trabajo. o'ÇV's

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O Examen Especial de Fiscalización Preventiva 7

DCGP-0102-2013 r 'a N/A

Licda Eleusis Wendely Ros Azañón ,r,' Licda. Murta Gloria Quelex Etec

, Situac iónRealizada ro Cumbtidá

6.1 DE CONTROL INTERNO

6.1.1

INCONGRUENCIA EN LOS TERMINOS DE REFERENCIA PUBLICADOSEN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATACIONES YADQUISICIONES DEL ESTADO -GUATECOMPRAS- y LOS QUE SEENCUENTRAN EN EL EXPEDIENTE

CondiciónAl revisar en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones delEstado -GUATECOMPRAS- se pudo comprobar que en la Sección IIRecepción, Apertura y Calificación, inciso 1 Lugar y fecha de presentación deofertas: indica que la recepción de ofertas será el 21 de febrero del año 2013,a las 11:00 horas, mientras que los términos de referencia que se encuentranen el expediente en la Sección II Recepción, Apertura y Calificación, inciso 1.Lugar y fecha de presentación de ofertas: no establecen la fecha y hora en quese llevara a cabo la presentación de ofertas, existiendo diferencia entre lopublicado en -GUATECOMPRAS- y lo que obra en el expediente.

RecomendaciónQue la Autoridad Administrativa Superior de la Empresa Municipal de Agua dela Ciudad de Guatemala -EMPAGUA-, gire instrucciones a donde corresponda,para que los Términos de Referencia, que se encuentren dentro delexpediente, asi corno los publicados en -GUATECOMPRAS- seanpreviamente revisados, supervisados y no existan incongruencias en elcontenido de los mismos.


3

6.2 DE CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

6.2.1

NO SE TUVO A LA VISTA EL NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN DECALIFICACIÓN DE OFERTAS

CondiciónAl verificar el expediente de "Contratación de Servicios Técnicos de Seguridadpara las Oficinas Centrales, otras Instalaciones y Funcionarios de la EmpresaMunicipal de Agua de la ciudad de Guatemala -EMPAGUA-", no se tuvo a lavista el Nombramiento de la Comisión de Calificación de Ofertas, quecorresponde al presente evento.

RecomendaciónQue la Autoridad Administrativa Superior de la Empresa Municipal de Agua dela Ciudad de Guatemala -EMPAGUA-, para futuros eventos tenga a biennombrar una comisión para la calificación de ofertas, la cual deberá serintegrada por tres miembros, cumpliendo con lo establecido en el articulo 22del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado


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FECHA

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GereEmpresa Municipal de Agua -EMPAGUA-

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Nombre de ia ab:lid Empresa Municipal de Agua -EMPAGUA- Dirección de la I 6a. Avenida 1-27, Zona 4, Edificio Mini, 6to Nivel , Ala SurNo. De GuentadanCia

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DCGP-0102-2013 No Ca ia'ala N/ALicita. Eleusis Wendely Rios Azañón Supervisor Licda. Mirla Gloria Quelex Etec

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6.2.2

TERMINOS DE REFERENCIA Y CONTRATO ADMINISTRATIVO NOINCLUYEN LO ESTABLECIDO EN EL ACUERDO MINISTERIAL NÚMERO24-2010, NORMAS DE TRANSPARENCIA EN LOS PROCEDIMIENTOS DECOMPRA O CONTRATACIÓN PÚBLICA, DEL MINISTERIO DE FINANZASPÚBLICAS

CondiciónAl revisar el expediente del proceso de "Contratación de Servidos Técnicos deSeguridad Para las Oficinas Centrales, Otras Instalaciones y Funcionarios dela Empresa Municipal de Agua de la Ciudad de Guatemala" -EMPAGUA-",NOG 2500752, se determinó que los términos de referencia y el ContratoAdministrativo número setenta y uno dos mil trece. de fecha veintiuno demarzo de dos mil trece, no establecen como requisito fundamental loestablecido en el Acuerdo Ministerial número 24-2010, Normas deTransparencia en los Procedimientos de Compra o Contratación Pública

RecomendaciónQue la Autoridad Administrativa Superior de la Empresa Municipal de Agua dela Ciudad de Guatemala -EMPAGUA-, gire instrucciones a los funcionariosresponsables de la elaboración de los documentos relacionados con lasadquisiciones públicas, los cuales deben incluir los requisitos establecidos enEl Acuerdo Ministerial número 24-2010. Normas de Transparencia en losProcedimientos de Compra o Contratación Pública.

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Guatemala, 24 de Junio de 2013




ENTIDADMUNICIPALIDAD DE GUATEMALA í

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Guatemala, agosto de 2013

Municipalidad de GuatemalaDIRECCION DE FINANZAS

002


Guatemala, 19 de agosto de 2013 ,/

SeñorÁlvaro Arzú IrigoyenAlcaldeMunicipalidad de GuatemalaSu Despacho

Señor Alcalde:

En mi calidad de Subcontralor de Calidad Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe del ExamenEspecial de Fiscalización Preventiva realizado por las auditoras gubernamentalesque oportunamente fueron nombradas para el efecto y quienes de conformidadcon el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables del contenido yefectos legales del mismo.

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ENTIDADMUNICIPALIDAD DE GUATEMALA ./

CUENTADANCIA No. T3-1-1 /

PERÍODO DEL EXAMEN ESPECIAL REALIZADODEL 18 DE ABRIL AL 31 DE JULIO DE 2013 3

CC3

Guatemala, agosto de 2013

CC4

ÍNDICE

Contenido Página

Resumen Gerencial

Información General del Examen Especial de FiscalizaciónPreventiva1.1 Base Legal 11.2 Función 11.3 Equipo de Auditoría 11.4 Unidad Ejecutora del Proceso de Adquisición 11.5 Descripción del Objeto del Examen 11.6 Estado de Avance del Proceso Fiscalizado 2





Resultados del Examen Especial de Fiscalización Preventiva

56.1 De Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables

6

Autoridades de la Entidad durante el Proceso Fiscalizado

7

Comisión de Auditoría

8

AnexosNombramiento No. DCGP-0103-2013 de fecha 5 de abril de 2013Forma Única de EstadísticaFormulario SR1

Contraloría General de CuentasGUATEMALA, CA.

RESUMEN GERENCIAL

Guatemala, 19 de agosto de 2013 ,/

SeñorÁlvaro Arzú Irigoyen 3AlcaldeMunicipalidad de GuatemalaSu Despacho

Señor Alcalde:

Las Auditoras Gubérnamentales designadas de conformidad con el nombramiento númeroDCGP-0103-2013, "de fecha 5 de abril de 2013,-/hay efectuado Examen Especial deFiscalización Preventiva a la Municipalidad de Guatemala con el objetivo de verificar el proceso"Compra de 20,000 Galones de Combustible Diesel, para Consumo en el Mes de abril de 2013"../

El alcance del Examen Especial de Fiscalización Preventiva abarcó la evaluación del proceso"Compra de 20,000 Galones de Combustible Diesel, para Consumo en el Mes de abril de 2013", 3en la modalidad de cotización con NOG 2491761 1por un monto de Q. 659,000.00 el cual seencontraba en la fase de Registro del Contrato en la Contraloría General de Cuentascorrespondiente a la etapa Selección y Contratación; y, »omo resultado del trabajo realizadodurante los días del 18 de abril al 31 de julio de 2013, se detectó un aspecto importante quemerece ser mencionado: un (1) resultado de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables,el cual se encuentra en el informe correspondiente.

El personal que realizó el Examen Espe9I de Fiscalización Preventiva es el siguiente:licenciada Brenda Marisol Ruano Chamalé, supervisada por la licenciada Mida Gloria QuelexEtec.

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006



1.1 Base Legal


1.2 Función

Según el Artículo 1 del Acuerdo A-006-2012, el departamento de Auditorías Concurrentestiene como función principal practicar auditorías concurrentes en cualquier proceso decontratación de bienes, suministros, obras y servicios de los Organismos del Estado,entidades descentralizadas, entidades autónomas, unidades ejecutoras, municipalidades yempresas públicas estatales o municipales y demás instituciones que conforman el sectorpúblico no financiero.


Según nombramiento DCGP-0103-2013, de fecha 5 de abril de 2013, emitido por el licenciadoWalter Osmar Argueta, Director de Calidad de Gasto Público, con el visto bueno del licenciadoSergio Oswaldo Pérez López, Subcontralor de Calidad de Gasto Público, ambos de laContraloría General de Cuentas; la comisión de auditoría estuvo conformada por lalicenciada Brenda Marisol Ruano Chamaléísupervisada por la licenciada Mida GloriaQuelex Etec.

La fiscalización se realizó en las instalaciones de la Municipalidad de Guatemala ubicadasen la 21 Calle 6-77, zona 1, Palacio Municipal, Centro Cívico, ciudad de Guatemala.


La Unidad Ejecutora del proceso de adquisición objeto de la auditoría, es la Municipalidadde Guatemala, con Cuentadancia No. T3-1-1.


El objeto fue revisar el proceso de "Cómpra de 20,000 Galones de Combustible Diesel, paraConsumo en el Mes de abril de 2013"/NOG 2491761,1oor un monto de Q.659,000.00 el cualfue adjudicado a la empresa Petrolatin, S.A.

Los recursos considerados para el proceso de adquisición, provienen del PresupuestoGeneral de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal 2013, asignados a laMunicipalidad de Guatemala, el cual corresponde a la partida presupuestaria2013.12100101.01.00.000.006.000.262.31.1.

Municipalidad de Guatemala Informe Examen Especial de Fiscalización Preventiva

007



A la fecha de inicio del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, el proceso deadquisición objeto del mismo se encontraba en la fase de Registro del Contrato en laContraloría General de Cuentas correspondiente a la etapa Selección y Contratación.








Artículo 7. Acceso y disposición de información. "Para el fiel cumplimiento de su función, laContraloría General de Cuentas, a través de sus auditores, tendrá acceso directo a


008


cualquier fuente de información de las entidades, organismos, instituciones,municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de lapresente Ley."







3.1 General


3.2 Específicos



009


Cumplir adecuadamente las disposiciones legales vigentes.Lograr una adecuada segregación de funciones incompatibles.Dar a conocer lo que se desea adquirir así como las condiciones del proceso.Otorgar transparencia y asegurar la íntegra y oportuna recepción, apertura yrevisión del contenido de Formularios de Cotización.Otorgar en tiempo y forma validez institucional a lo actuado por la Junta yreflejado en la respectiva Acta de Adjudicación.Dar forma legal al contrato a suscribirse y promover el cumplimiento delcontrato, garantizando que la obra, bien o servicio contratado sea entregado deconformidad con las condiciones pactadas.

vii. Permitir por parte de la Contraloría General de Cuentas el registro, control yfiscalización de los Contratos, mediante la remisión íntegra y oportuna de losmismos.


En función del estado de avance en que se encontró el proceso "Compra de 20,000 Galonesde Combustible Diesel, para Consumo en el Mes de abril de 2013", al momento del inicio delExamen Especial de Fiscalización Preventiva, el alcance del mismo contempló laevaluación de las fases descritas a continuación, correspondientes a la etapa Selección yContratación, durante los días del 18 de abril al 31 de julio de 2013: y

Segregación de funcionesPublicación del aviso (PdA)Entrega de formularios de cotización (EdFC)Aclaraciones y modificaciones (AyM).Junta de cotización.Presentación y recepción de formularios de cotización.Apertura de formularios de cotización.Garantía de sostenimiento de oferta (GSO).Evaluación de plicas.Precalificación y preselección o registro de precalificados.Acta de adjudicación.Aprobación de la adjudicación.Notificación de resultados.Documentación necesaria para contratar y cumplimiento de requisitos.Elaboración de contrato.Garantía de cumplimiento.Suscripción y aprobación del contrato.Registro del contrato en la Contraloría General de Cuentas.

El cumplimiento de los resultados contenidos en el informe del Examen Especial deFiscalización Preventiva, serán sujetos de seguimiento por parte de una auditoría posterior,la que de acuerdo con las leyes y normas vigentes, y después de discutidos con losresponsables de la entidad auditada podrá aplicar las acciones legales y administrativasque los casos ameriten, de conformidad con la normativa interna establecida por laContraloría General de Cuentas.




5.1 Comentario

La comisión de Auditoría comunicó los resultados preliminares del Examen Especial deFiscalización Preventiva por medio de Nota de Auditoría No. DCGP-01-0103-2013 de fecha30 de julio de 2013, a las autoridades responsables de la entidad.

5.2 Conclusión

El proceso de "Compra de 20,000 Galones de Combustible Diesel, para Consumo en el Mesde abril de 2013",/NOG 2491761/hasta el momento de inicio del Examen Especial deFiscalización Preventiva, se encontraba en la fase de Registro de Contrato en laContraloría General de Cuentas correspondiente a la etapa de Selección y Contratación,fue realizado razonablemente-"de acuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado,Decreto 57-92, su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 1056-92 y sus Reformas, las NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, excepto porlos resultados que se presentanen este informe.

La comisión de Auditoría presenta los resultados del trabajo realizado a efecto degarantizar la eficiencia, eficacia y calidad del gasto público; sin embargo, todas lasdecisiones administrativas, técnicas y legales respecto al proceso auditado, sonresponsabilidad de las autoridades de la Municipalidad de Guatemala.


Como resultado del Examen Especial de Fiscalización Preventiva y derivado de laimportancia de los asuntos determinados en el mismo, se traslada copia del presenteinforme a la Dirección de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, para queésta de acuerdo a sus funciones y como responsable de la evaluación de la ejecuciónpresupuestaria, incluya dentro de su muestra el proceso de adquisición auditado por eldepartamento de Auditorías Concurrentes o realice un examen especial del mismoconforme lo regula el Acuerdo número A-006-2012 de la Contralora General de Cuentasemitido el 23 de enero de 2012.

A continuación se presentan los resultados, respecto a la revisión del proceso "9ompra de20,000 Galones de Combustible Diesel, para Consumo en el Mes de abril de 2013", por lo que,se sugieren las recomendaciones respectivas a los funcionarios de la Municipalidad deGuatemala, implementación que contribuirá :a mejorar el control interno del área deadquisiciones.


010

011



6.1 DE CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

6.1.1 CONSTANCIA DE REGISTRO DE INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES NO SEENCUENTRA ACTUALIZADA

Condición

Al verificar la documentación del expediente del evento "Compra de ?0,000 Galones deCombustible Diesel, para Consumo en el Mes de abril de 2013", ise observó que laConstancia de Inscripción en el Registro de Proveedores del SistemaGUATECOMPRAS presentada por la empresa Petrolatin, Sociedad Anónima, a quiense le adjudicó el evento anteriormente descrito, consigna fecha de emisión 17 de juniode 2010, por lo que evidencia que la misma no se encuentra actualizada.

Criterio

Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado. Artículo 42. Vigencia y Actualización. "La inscripción en los Registro tiene unavigencia máxima de un año, con vencimiento al 31 diciembre de cada año. Sinembargo, el interesado podrá obtener su inscripción o actualización cuando lo considereconveniente.

Para efectos de la actualización de los asientos, los Registros harán el anuncio en elmes de noviembre de cada año, mediante un aviso publicado en el Diario oficial y otroen uno de los de mayor circulación en el país, con intervalo de cinco (5) días hábiles.En dichos anuncios se fijará la fecha hasta la cual deberá presentarse los datos,informes o documentos que se requieran; los interesados están obligados aproporcionarlos para que su inscripción continua vigente por el año siguiente."

Recomendación

Que la Autoridad Administrativa Superior de la Municipalidad de Guatemala(Gerente Municipal), capacite oportunamente a las diferentes juntas de Cotizacióny/o Licitación, para que verifiquen el cumplimiento de los requisitos contemplados enlas Bases de Cotización y/o Licitación, las cuales deben estar amparadas en Ley.


El resultado Preliminar del Examen Especial de Fiscalización Preventiva, contenidoen el presente informe fue comunicado por la comisión de Auditoría, según Nota deAuditoría No. DCGP-01-0103-2013 de fecha 30 de julio de 2013, a las autoridadesresponsables de la entidad, quienes en oficio con referencia númeroRef-DC-193-2013 de fecha 1 de agosto de 2013, indican lo siguiente:

"En relación al inciso 2, en su oportunidad La Junta de Cotización que evaluó yadjudicó el proceso, envió el día 27 de mayo del año 2013 respuesta del oficioDCG03-2013 de fecha 23 de mayo del 2013 de la Contraloría General deCuentas ..."


012


Al respecto, el oficio en referencia literalmente dice:

"En la documentación que presentó la empresa Petrolatín, S.A. obra constancia deInscripción del Registro de Proveedores del Sistema GUATECOMPRAS, en la quela empresa Petrolatin, S.A. con número de Nit. 1690169K, se encuentra habilitada yes de observar en dicho documento en Aclaración, literal c) que reza que "puedepresentarse en cualquier licitación o concurso público y no requiere previacertificación notarial", sin indicar que tenga que ser actualizado. Para el efecto nospermitimos acompañar fotocopia simple de dicha constancia. Así mismo en lasbases de cotización para este evento si se pide la constancia de Inscripción en elsistema Guatecompras, pero no indica que tenga que ser actualizado; sin embargola Junta de Cotización teniendo conocimiento que esta Constancia no constituía unrequisito fundamental en las bases de cotización, verificó en su oportunidad en elsistema de Guatecompras que la empresa Petrolatín, S.A. se encontrara habilitada.

De acuerdo a lo descrito y con fundamento en el Artículo 73 de la Ley deContrataciones del Estado y Artículo 54, 54 Bis, del Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado, se le otorgó a dicha empresa el evento público antescitado."




Sr. Ricardo de la Torre Gimeno Gerente de la Municipalidad de Guatemala

Lic. Wilmar Ovidio Medina Ortíz Jefe del Departamento de Compras

Ing. Maynor Rafael López Contreras Dirección de Medio Ambiente y miembro de laJunta de Cotización

Lic. Walter Gilmar Marroquín Pérez Dirección de Obras y miembro de la Junta deCotización

Lic. Manuel Escobar Martínez Fiscalización y miembro de la Junta deCotización


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Ing. F cisco Antonio Ericastfila SánchezJefe de Departamento de Auditorias Concurrentes


RAZÓN: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Articulo 29, los AuditoresGubernamentales nombrados son responsables del contenido y efectoslegales del presente informe, el Director y Jefe del Departamentoúnicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en

Ley corresponde.


ANEXOS

014

0 1. 5

Contraloría General de CuentasGUATEMALA, ( A



DCGP-0103-2013 ,/Guatemala, 05 de abril de 2013 ,/

Auditor(es) Gubernamental(es):LICDA. BRENDA MARISOL RUANO CHAMALE 3

En cumplimiento a los artículos 2, 6 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 5 y 47 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de laLey, así como al Acuerdo No. A-006-2012 emitido por la Contralora General de Cuentas, estaDirección le(s) /designa, para que se constituya(n) en lanstalaciones de MUNICIPALIDAD DEGUATEMALA,3GUATEMALA, con la Cuenta No. T3-1-1 y demás instituciones que correspondasegún el caso lo amerite, para que realice(n) Examen Especial do Fiscalización Preventiva al procesode: "COMPRA DE 20,000 GALONES DE/COMBUSTIBLE DIESEL, PARA CONSUMO EN EL MESDE ABRIL DE 2013", con NOG 2491761; 3 ste examen será supervisado por la licenciada Mida GloriaQuelex Etec.






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SubconlralorContra!

Gasto Público -170fALA,:::.°Cee Cuentas

16

UNIDAD DE PLANIFICACIÓNÁrea Estadistica

PORFIA<MICA DE

1 DATOS GENERALES

11

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1 .7

1.9

1.9

1.10

ORGANIZACIÓN. ENTIDAD. INSTITUCIÓN. O FDEICOLESO de Guatemala

ENTIDAD A LA QUE PERTENECE CONTRAL ORIA e e

TIPO DE ENTIDAD Adnanatree o mi ~solo cescentreateel I, .. ,, 1., ITAL MI' """.'

NUMERO DE CUENTADANCIA O REGISTRO 73-1-1 i 1 ,

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DIRECCIÓN OUE EMITE EL NOMBRAMIENTO Calidad do Osnle PO011cor

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3NOMBRAMIENTO No (s) 0001,0103.201

s. Irullm • •FECHA EMISION DE NOIABRAINIENTO(S) 5 Be de 20

AUDITOR(ES) GUDERNAMENTALIES) ASIGNADOS 'IRML Oronda Marisol Ii111111:1 cepolmle _ HORA: rol.•,--k_-,

GUATEMALA, C.A.

CODIGO (Exclusivo etadlake)1 I

No MESES ALOMADOSPERIODO AUDITADO

05 Mea Ateo Ella Mes AM

l 18 1 4 1 2013 1 AL 31 1 7 1 2013 1 ME

2 AUDITORIA a OBRA PUBLICA

2.1

2.2

TIPO DE AUDITORIA O COMISIÓN Examen Especial de Fiscalización Preve va TIPO DE OBRA allo. Obras Monto

TOTAL MONTO AUDITADO 0 659,000.00

Puentes

Pnamenlos

Edificios Escolares

Otros edificios

Salón usos múltiplos

Cont.Y Mant Carretera

estelaciones Deportivas

Sistema de Agua Folehl•

Dreneles

Empala Mecen*

Otros

TOTAL

O

Saldo .Mentol' O O

Ingresos O Q

Egresos O 659,000 00 O

'harem unIcamenie el e: examen especial O3 ACCIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS 0

3.1

3.2

d.3

'SANCIÓN Q


Monto en a Fundamento Legal O

CI C

-

FORMULACIÓN DE CARGO fi es mis de una obra agregar ama*


Fundamento Lega/e *

CI CSe matra Examen Esencial e Eiscallsaclem Preven(Na al proceso de coesacIón 'Compre de 20.000Gabanes de Combustible Dle Si. para Conaumo en I Me. do ~I de 2013T NOG 2491761 el cual. alIMclo da le auditorio se enc toreos en la Tase de Registro de Contrato en la coqueen. dorarte doCuentas. Corresponda • le Nepe Selección y codretecien

DENUNCIA

CantidadTipo da hagazgo

CI CMonto en a Fundamento Legal

51 as más de UNA 110016 Formulación de cargo. o Denuncia. agregar am po -S PRESUPUESTO

Presupuesto Asignado O

Modificaciones (a) ó (-) 0 -

Vigente O -

s'aculado O

Por devengar O - Gy,ru, .sv.

7 NOMBRE; CARGO, MEA Y SELLO DE SUPERVISE*, ceo* it YAUDITORES RES '1 .5

NOMBRES :CARGO Ab, EMATEElijaagik.

Llcda Oronda IIIMaol Ruano Chamal* /Mal« G./1.mm.~ glielétáll...d, , j Goot_ili1yBEERNom,

Licda a *orla Guaso Elec Supervisora

ing Francisco ~olla ErIcazilla Sánchez Jefa del ceporiamento de ~ore Comande .11111n-•111111-111.1", ,,,A iiiii 7,0. sur/ ,74.9"."7"-- GUERRA

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Gulemale. 19 de .godo ele 2013/

Jefe de • parlamento de Auddorias o o •Contraloría General de Cuentas 4ris

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21 Calle 6-77, zona 1, Palacio Municipal, Centro Cívico

2285-8034

Del 18 de abril al 31 de julio de,201.3

Licda. Mirla Gloria Quelex Etec

Municipalidad de Guatemala

T3-1-1


DCGP-0103-2013

Licda. Brenda Marisol Ruano Chamalé

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Sr. Blo rz igoyen<`./ Alcalde de la M ici dad de Guatemala015.

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GUBERNAMEN:

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1

Página 1

DIRECCIÓN DE CALIDAD DE GASTO PÚBLICOFormulario SRIAnexo No. 1

IMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONES

6.1 DE CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONESAPLICABLES

6.1.1 CONSTANCIA DE REGISTRO DE INSCRIPCIÓN DEPROVEEDORES NO SE ENCUENTRA ACTUALIZADA

Condición

Al verificar la documentación del expediente del evento°Compra de 20,000 Galones de Combustible Diesel, paraConsumo en el Mes de abril de 2013°, se observó que laConstancia de Inscripción en el Registro de Proveedores delSistema GUATECOMPRAS presentada por la empresaPetrolatin, Sociedad Anónima, a quien se le adjudicó elevento anteriormente descrito, consigna fecha de emisión 17de junio de 2010, por lo que evidencia que la misma no seencuentra actualizada. Municipalic

DIRECCICad de GuatemalaN DE FINANZAS

f)

Recomendación

Que la Autoridad Administrativa Superior de la Municipalidadde Guatemala (Gerente Municipal), capacite oportunamentea las diferentes juntas de Cotización y/o Licitación, para queverifiquen el cumplimiento de los requisitos contemplados enlas Bases de Cotización y/o Licitación, las cuales debenestar amparadas en Ley.

tomo ii dirección de calidad del gasto público -dcgp

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