töösoorituse hindamine tartu Ülikooli raamatukogus
DESCRIPTION
Töösoorituse hindamine Tartu Ülikooli Raamatukogus. Tiina Kuusik. Teadusraamatukogude suveseminar 28.08.- 29.08.03. Kava. 1. Töösoorituse hindamise teoreetilised alused. 2. Töösoorituse hindamise praktikast teistes maailma raamatukogudes. 3. Töösoorituse hindamise eesmärgid - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Töösoorituse hindamine Tartu Ülikooli Raamatukogus
Tiina Kuusik
Teadusraamatukogude suveseminar 28.08.- 29.08.03
1. Töösoorituse hindamise teoreetilised alused
2. Töösoorituse hindamise praktikast teistes maailma raamatukogudes
3. Töösoorituse hindamise eesmärgid ja protsessid Tartu Ülikooli Raamatukogus
4. Hindamise tulemused ja järeldused
Kava
Allikad
Anglo- Ameerika juhtimisteoreetikute monograafiadja teadusartiklid alates 90- ndatest (Cascio, W. F., Cole, G.A., Dessler, G, Fletcher, C. Sisson, K.,Sparrow, P., Hiltrop, J.-M. jpt)
Töösoorituse hindamist raamatukogudes käsitlevad artiklid (Durey, P. Edwards, R. G., Williams, C. J., Green, A. A. Morgan, S. Verrill, P. E. jt)
Inimressurrside juhtimist raamatukogus käsitlevad teavikud (Brophy, P. Casteleyn, M., Webb, P. S., Performance Appraisal in Academic Libraries (ALA)
Performance appraisal are like seat belts.Everybody agrees they’re a good idea, but lost of people find them awkward to use.
Dick GroteInimressurssi juhitmise konsultantGrote Consulting Corporation juht (USA)
INFORMAALNE - toimub igapäevase töö käigus
FORMAALNE - perioodiline protsess, mis viiakseläbi kindlate reeglite alusel ja mille tulemused vormistatakse kokkulepitud viisil
Personali hindamine
on planeeritud protsess, mille käigus antaksehinnang töötajate tööle ning seatakse uued eesmärgid nende töö tulemuslikkuse parandamiseks
on süsteemne informatsiooni kogumine töötajateltja töötajate kohta organisatsiooniliste otsuste tegemise eesmärgil
Personali töösoorituse hindamine (performance appraisal)
toimub korrapäraselt ja süsteemselt ning kindlatekriteeriumide ja metoodika alusel
Ettevõtte tegevuse eesmärk Ametikirjeldus
Üksuse/grupi eesmärgid
Hindamine Individuaalsed Pidev eesmärgid/ülesanded Perioodiline Seos tasustamisega ?
Individuaalne arenguplaan toetamakseesmärkide saavutamist
Soorituse juhtimise süsteem
KONTROLLIMINE
ARENDAMINE
Töösoorituse hindamise funktsioonid
minevikuorientatsiooniga - graafilise skaala avatud meetod (graphic scale open-ended method), essee (essay)
tulevikuorientatsiooniga - juhtimine eesmärkidekaudu(MBO),hindamis-arenguvestlus (appraisal interview)
Enamlevinumd hindamismeetodid
eesmärkidel ja töö väljundil (target/output)
oskustel ja kompetentsil (skills/competencies)
tegevusel ja ülesandel (process/task)
huvigruppidel (kaastöötajad, kliendid jt.) ja ootustel
(stakeholders expetations)
Töösoorituse hindamise kriteeriumid põhinevad
360 kraadilise tagasiside süsteem
Vahetu töökorraldaja (supervisor)
Enesehinnang Alluvad
(self) (subordinates )
Kliendid (served) Kolleegid (same job peers)
HINNATAV
360 kraadilise tagasiside süsteem - MIKS populaarne?
meeskonnakesksed struktuurid on asendamas hierarhilisi, mis eeldab häid koostööoskusi (meeskonnaliikmetehinnangud objektiivsemad)
süsteem teeb tagasiside rohkem põhjendatumaks kui üheallikaline tagasiside
kaastöötajad, alluvad ja kliendid teavad rohkem töötaja tugevustest ja piirangutest, kui tema vahetu töökorraldaja
võimaldab töötajal võrrelda oma käitumuslikku tegevust teiste poolt antud hinnangutega
Formaalse hindamise kasud
ORGANI -SATSIOON
hinnang inimressursile reaalne alus personalialaste otsuste tegemiseks aitab kindlaks määrata ja suurendada olemasoleva
personali potentsiaali organisatsiooni vajadusterahuldamiseks tulevikus
parandab töötajate töömoraali
JUHT adekvaatsem pilt töötaja arusaamast selle kohta, mida
temalt oodatakse ülevaade töötajate arendamisvajadustest aitab määratleda töötajate ümberpaigutamise vajadusi initsieerib koostööd
TÖÖTAJA võimaldab edastada otse oma ideid nii enda kui
organisatsiooni tegevuse parandamiseks kindlustab töötaja regulaarsete ja süsteemsete
ülevaadetega tema tegevuse kohta initsieerib koostööle saab teada juhi arvamuse tema töötamise kohta
rohkem kui 80% USA raamatukogu erinevate tüüpi raamatukogudest kasutab erinevaidpersonalihindamise süsteeme ja vorme
Suurbritannia teadusraamatukogudest kasutab 57%raamatukoguhoidjate (librarian)ja 25% tugipersonali ( non proffessional staff)töösoorituse hindamiseks erinevaid küsimustikkke
Töösoorituse hindamise praktikast- fakte
hindamistegevusega alustati USA avalikesraamatukogudes juba 1920-tel aastatel
kasutusel on nii raamatukogu enda pooltväljatöötatud,kui ülikooli tsentraalsedhindamissüsteemid
Töösoorituse hindamise praktikast- kuidas
töösoorituse hindamiseks raamatukogudes kasutatakse erinevaid meetodeid ning nendekombinatsioone
juhtide ja referentide (subject librarian) puhul soovitatakse kasutada mitmeallikalist e 360° tagasiside süsteemi
pealiskaudsus, kiirustamine
juhtide ükskõiksus
hindamiskriteeriumide ebaselgus
pinged inimestevahelistes suhetes
lisatöö ja bürokraatia
Töösoorituse hindamise praktikast- probleemid
töösoorituse hindamise tulemuste mitterakendamine, mis muudab kogu tegevuse formaalsekspaberitäitmiseks.
T artu Ü likoo li R aam atukogu adm in istra tiivne skeem
üld- ja arendusosakond se k re tä r
käsikirjade ja haruldaste raam atuteosakond
biom eedikum i raam atukogu teaduskirjanduse osakond
füüsikaraam atukogu õppekirjanduse osakond
hum anitaarraam tukogu info- ja bibliograafiaosakond
keem iaraam atukogu m uusika- ja keeleõppe keskus
m ajandusraam atukogu
TEENINDUSte e n in d u sd ire k to r
kodum aise kirjanduse osakond liigitam isosakond
väliskirjanduse osakond säilitus- ja hooldusteenistus
KOGUDko gu d e d ire k to r
infosüsteem ide teenistus peainseneriteenistus
ennistuskeskus m ajandusteenistus ja valve
köitekoda
TEHNOLOOGIA JA HALDUSte h n o lo o g ia d ire k to r
direktor
Töösoorituse hindamise üldisedpõhimõtted TÜ Raamatukogus
I Üldosa (eesmärk, hindajad, hindamiskriteeriumid, hindamismeetodid, hindamise koordineerimine)II Hindamise rakendamine (dokumentatsioon, teavitamine, tulemuste vormistamine, kokkuvõte, tulemuste rakendamine)
tööalase tegevuse analüüs teadmiste, oskuste, ja töötulemuste hindamise kaudu
täiend- ja ümberõppevajaduste kindlaksmääramine
eesmärkide ja tööülesannete täpsustamine töötajatele tagasiside andmine nende töö kohta ja tagasiside saamine
organisatsiooniliste probleemide kindlakstegemine
Töösoorituse hindamise eesmärgid TÜ Raamatukogus
Hindamistegevused
2002. aasta kevad, talv; 2003 kevad
Valim
Meetodid
19 referenti
3 asedirektorit
mitmeallikaline tagasiside süsteem
hindamis-arenguvestlus
13+5 keskastmejuhti (sh 3 peaspetsiakisti)
Hindamise kavandamine
Referendid
Vahetu töökorraldaja
Enesehinnang Kolleegid
Kliendid Hinnang testile
REFERENT
Referentide töösoorituse hindamise alusdokumendid
Hindamise alusdokument VastutajaTest kogude direktor ja teenindusdirektorKodumaise ja väliskirjanduse osakonnahinnanguleht (A, B vorm)
kogude direktor
Õppekirjanduse ja teaduskirjandusehinnanguleht (C, D vorm)
teenindusdirektor
Referendi töö aruanne (vorm G) teenindusdirektorTeaduskonna küsimustik (vorm E) üld- ja arendusosakonna juhatajaArenguvestluse ettevalmistusleht(F- vorm)
TÜ personaliosakonna poolt koostatudvorm
Üldhinnang (H vorm) üld- ja arendusosakonna juhatajaTagasiside leht (I vorm) üld- ja arendusosakonna juhataja
Hindamise kavandamine
Asedirektorid
Vahetu töökorraldaja
Enesehinnang Alluvad
Kolleegid Koostööpartnerid
ASEDIREKTOR
Hindamise kavandamine
Keskastmejuhid (sh peaspets)
Vahetu töökorraldaja
Enesehinnang Alluvad
Kolleegid
ASEDIREKTOR
Hindamise kavandamine
Filiaalide juhid
Vahetu töökorraldaja
Enesehinnang Alluvad
Kolleegid Kliendid
ASEDIREKTOR
Juhtide töösoorituse hindamise küsimustik
VIIS dimensiooni
Juhtimine
Otsustamine
Koostöö
Tööalane pädevus
Suhete juhtimine ja kommunikatsioon
Referendi koondhinnangK
üs
Küs
Küs
im.n
Võim Tööt Võim Tööt Võim Tööt Võim Tööt Võim Tööt Võim Tööt Võim Tööt1 4 4 1 4 4 4 4 4 3 4 4 I 2 4 32 4 3 2 4 4 4 4 4 3 4 4 II 20 203 4 3 3 4 3 4 4 4 3 4 3 III 20 20
4 4 4 4 4 4 3 4 4 IV 16 165 4 4 4 3 4 3 4 46 4 4 4 4 4 4 4 47 4 4 4 4
Kokku 12 10 24 23 24 23 28 23 28 27 4 3 60 59Hinnangu kaal 0,1 0,05 0,05 0,05 0,05 0,2 0,5Kaalutud hinnang 1,2 1 1,2 1,2 1,2 1,15 1,4 1,15 1,4 1,4 0,8 0,6 30 29,5
Võimalik Töötaja M.-N. IlusKaalatud hinnang kokku 35,9 K. Pai
96,5 T. Kuusik
Teaduskonna hinnang
Küsimused Väited Väited Väited Väited Hinnang aruandele Küsimustik
Test Osakond IOsakond
IVVahetu
töökorraldaja Osakond
II Osakond III
Allkiri Kuupäev
%des37,2 21.06.02
21.06.02Töötaja: xxx
Hindamis komisjon:
21.06.02
Asedirektori koondhinnang1. Valdkonna juhtimine K Kp A V E1.1. Koostab pikaajalisi plaane ja seab strateegilise eesmärke 5,5 3,7 4,6 5 51.2. On vajalike uuenduste algataja 4 3,2 3 4 41.3. Organiseerib oma ja teiste tööd tõhusalt 4 3,4 3,9 4 51.4. Kontrollib tööprotsesside ja ressursside kasutamist 4,5 3,4 4,6 4 41.5. Kasutab tööaega efektiivselt 4,5 3,4 3,7 4 51.6 Tegeleb eelisolukorras oluliste ja kiirete probleemide/ülesannetega 5 3,7 4,3 4 51.7. Delegeerib alluvatele otsustusõigust ja vastutust lähtudes tööülesannete iseloomust ja võimetest 5 3,7 4,9 5 41.8. Tagab oma tegevusega tööd soodustava keskkonna 4 3,4 3,7 4 51.9. Tagab valdkonnas optimaalse töökorralduse 4 3,1 3,6 5 51.10. On pühendunud organisatsiooni väärtuste kandja 6 4,9 4,7 6 61.11. Toetab igakülgselt töötajate arengut 6 3,3 4,4 5 61.12. On alluvatele eeskujuks ning autoriteediks 5 3,4 3,3 4 41.13. Oskab kaastöötajaid/alluvaid hinnata ja motiveerida 5 2,8 3,6 4 51.14. Annab alluvatele piisavalt tagasisidet nende töö tulemuste kohta 5 3,4 3,7 5 41.15. Oskab määratleda oma vastutust 5 3,6 3,7 4 5
2. Otsustamine K Kp A V E2.1. Oskab määratleda oma vastutust 4,5 3,6 4,2 5 52.2. Oskab leida ja analüüsida otsustamiseks vajaminevat infot 4,5 3,7 3,7 4 52.3. Teeb ainult faktidele tuginevad ning pädevaid otsuseid 4 3,1 3,4 4 52.4. On järjekindel oma tegevuses, ei anna vastukäivaid korraldusi 4 3 3,9 4 52.5. Kaasab alluvaid (valdkonda puudutavate) otsuste tegemisel. 6 4,3 5,1 5 62.6 Teeb vajalikud otsused operatiivselt 5 3,2 3,7 4 42.7. Ei karda teha ebapopulaarseid otsuseid 6 4 4,9 5 62.8. Oskab põhjendada ja selgitada vastuvõetud otsuseid 6 3,7 3,7 3 53. Koostöö K Kp A V E3.1. Innustab koostööle oma vastutusvaldkonna sees 5 4 4,1 4 63.2. Innustab koostööle teiste üksuste ja organisatsioonidega 5 3,6 4,1 4 63.3. Arvestab konstruktiivset kriitikat 4 3,1 4 4 4
Asedirektori koondhinnang
3.4 On avatud muudatustele 4 3,6 3,3 4 43.5. On usaldusväärne ja usaldab teisi 5 3,6 4,4 5 53.6. Annab õiglaselt tagasisidet töötulemuste/saavutuse kohta 5 3,3 4 5 53.7. Toetab häid ideid, ükskõik kellelt need tulenevad 4 3,9 4,6 4 63.8. Hindab kõrgelt oma alluvaid/koostööpartnereid 5 3,6 4,6 4 53.9. Omab võimet äratada inimestes peituv loovus 4 3,3 3,1 4 53.10. Oskab moodustada ülesande lahendamiseks pädeva meeskonna 5 4 4,1 5 63.11. On tõhusaks sidepidajaks huvigruppide ja koostööpartneritest organisatsioonidega 4 3,4 4,1 4 54. Tööalane pädevus K Kp A V E4.1. Omab edukaks tööks piisaval määral teoreetilisi raamatukogunduslikke teadmisi ja oskusi 5 3,9 4,7 5 54.2. Omab edukaks tööks piisaval määral kogemusel põhinevaid raamatukogunduslikke teadmisi ja oskusi 5 4,4 4,6 5 6
Asedirektori koondhinnang
4.3. Omab edukaks tööks piisaval määral tehnilisi teadmisi ja oskusi (oskus koostada vajalikke tekste ja juhendeid, kasutada arvutiprogramme, teada org põhitegevusega seotut, juhatada koosolekut) 6 3,3 4,5 3 44.4. Omab edukaks tööks piisaval määral analüüsi ja üldistusvõimet 5 3,3 3,6 4
5. Suhete juhtimine ja kommunikatsioon K Kp A V E5.1. Juhib oma emotsioone 4 4 5 4 65.2. Annab oma mõtteid ja ideid edasi veenvalt ning arusaadavalt 4 4 4 4 45.3. Oskab teisi kuulata ja nende seisukohti tegelikult mõista (empaatia) 5 4 4 4 55.4. Säilitab kriitilises olukorras tasakaalukuse ja partneri respekteerimise 5 4,9 4,9 5 55.5. Oskab juhtida konflikte, leida nende põhjusi ja lahendusi 6 4 4 4 55.6. Vahendab infot õigeaegselt 5 4,4 4,4 5 45.7. Vahendab infot piisavalt 5 4 4 5 4
kokku 203,5 152,9 171 182 202max 270 270 270 270 270
hinnagu kaal 0,2 0,2 0,2 0,3 0,15kaalutud hinnang (võimalik max) 54 54 54 68 40,5
töötaja kaalutud hinnang 40,7 30,58 34,2 46 30,3kaalutud hinnang kokku (võimalik max) 270kaalutud hinnang kokku töötaja puhul 181,3
% 67,14
Asedirektori koondhinnang
Hindamise tulemused
ReferendidHinnangud soorituse kohta oodatust positiivsemad
Töökoormused alahinnatud
Ajastatud eesmärkide puudumine
Täiendkoolitusvajaduste tuvastamine
Ametikirjeldused vajavad täpsustamist
Hinnangute mediaan e hajuvuse keskmine: 91,2%
1/2hinnatavaid 1/2hinnatavaid
72,8 91,2 98,4
Hindamise tulemused
Klientide rahulolu referendi tööga (26 vastajat)
42,30%
42,30%
7,70% 7,70%silmapaistev
hea
rahuldav
ei vastanud
Referendid hindamise vajalikkusest
1
5
3
4 väga vajalik
vajalik
vähavajalik
ei pea vajalikuks
Hindamise tulemused
AsedirektoridHinnangud soorituse kohta oodatust positiivsemad
Kõige madalam hinnang koostööpartneritelt
Minapilt ei vasta hindajate hinnangutele. Enesehinnang kõrgem teiste hinnangutest
Valdkondade piirid ebaselged
80,3%, 74,1%, 72,2%
Hindamise tulemused
KeskastmejuhidHinnangud soorituse kohta oodatust positiivsemad
Ametikirjelduste ja täpsutamine. Üksuste probleemid.Ajastatud eesmärkide puudumine
Täiendkoolitusvajaduste tuvastamine
Keskastmejuhid (sh 3 peaspetsialisti)
Hinnangute mediaan e hajuvuse keskmine: 87,4%
1/2hinnatavaid 1/2hinnatavaid
79,1 87,4 91,00
Filiaalide juhid
Hinnangute mediaan e hajuvuse keskmine: 87,0%
1/2hinnatavaid 1/2hinnatavaid
82,4 87,0 90,3
Hindamise probleemid ja lahendused
Positiivne äärmuslikkus hindamisel - formaalsus, umbusk, soov säilitada häid suhteid
Positiivse äärmuslikkuse vähendamiseks hindamisskaala muutmine, hindamise eesmärkide selgitamine, referentide hindajate anonüümsus
Subjektiivsuse vähendamiseks kvantitatiivsete kriteeriumide lisamine
Teaduskonna poolsete hindajate hindamisest varajane teavitamine
Hindamise järeldused
Mitmeallikalise hindamisüsteemi kasutamine onajamahukas, kuid inforikas. Saadud info kasutamine ?
Väljatöötatud metoodikat ja protsesse saab kasutada hindamisel järgmisel aastal
Efektiivne protsess vajab enamat osalejate koolitamist
Protsess nõuab väga head planeerimist
Hoiakute muutmine hindamisse võtab aega
Kokkuvõtteks
Olulised nii protsess ise kui tulemused janende rakendamine
Töösoorituse hindamise katseprojektid teistes töötajate gruppides
Organsatsioonikultuuri uurimus
Oluline TÜ Raamatukogu edasisel arendamisel Oluline kujundada terviklik efektiivne kogu personali hõlmav süsteem ja ning saavutada süsteemi teatud toimimine.
Hindamise regulaarsuse järgimine edaspidi
Töösoorituse hindamine Tartu Ülikooli Raamatukogus
Tiina Kuusik
Teadusraamatukogude suveseminar 28.08.- 29.08.03