UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASINGENIERÍA EN FINANZAS

TIPO DE VARIABLES DE MICROSOFT ACCESS

TEXTODEFINICIÓN: Texto o combinaciones de texto y números en el campo, tales como direcciones. Números que no requieran cálculos, como números de teléfono, números de pieza o códigos postales.

ALCANCE: Hasta 255 caracteres (2 bytes por carácter)

CONFIGURAR : TEXTO

EJEMPLO:Después de configurar las PROPIEDADES DE CAMPOIntroducimos el TEXTO

MEMODEFINICIÓN: Memo se utiliza para grandes cantidades de texto.

CAPACIDAD: Almacena hasta 65.536 caracteres.

NOTA: No se puede ordenar un campo memo. Sin embargo, se pueden buscar

EJEMPLO: Podemos crearnos un formulario auxiliar con dos cuadros de texto, uno con formato enriquecido y otro sin él cuyo origen sea el primero. Cualquier formato que demos en el primer cuadro, se reflejará en código en el segundo. Sólo hay que copiar y pegar, teniendo en cuenta que <div> y </div> son las marcas de inicio y fin de párrafo y que puede que no necesitemos.

Nos creamos una tabla con un campo de Formato, de texto, y otro Muestra, memo, y un formulario para editarla en el que al campo Muestra le ponemos como valor predeterminado, "Muestra" y como Formato de texto,"Texto enriquecido".

Le damos a Muestra los formatos que queramos y en Formato ponemos un texto descriptivo para después localizar el formato.Nos creamos una función que busque Formato, lea el contenido de Muestra y en él sustituya la palabra "Muestra" por el contenido que queremos formatear

PROPIEDADES DEL CAMPO

Soportan formato de texto enriquecido y la posibilidad de sólo permitir anexar, no modificar.Utiliza grandes cantidades de texto.

NÚMEROPara datos

numéricos utilizados en cálculos

matemáticos

Dentro del tamaño campo permite concretar más.

Exceptuando los cálculos relacionados con dinero.

En este caso utilizar el tipo moneda.

Tipos Byte

Entero

Largo

Permite almacenar números sin decimales

SimpleDoble

Decimal

Permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas.

Establecer el tamaño máximo para los datos que se almacenan en un campo que se establece en el tipo de datos número.

Personaliza la forma en que los números, fechas, horas y texto aparecen en impresión, sólo controla cómo aparece la información en el campo. La propiedad no almacena la información de formato.

 Especifica el número de posiciones decimales para mostrar números.

Especifican el texto que aparece en el control.

Especificar un valor para un campo en el que se introduce automáticamente al crear un nuevo registro.Tamaño del

campo

Formato

Lugares decimales

Máscara de entrada

Facilita la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de Cuadro de texto . Títulos

Formularios

Botones

Etiqueta

especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista formulario. 

Valor predeterminado

Especifica un mensaje que debe aparecer cuando se infringe una regla de validación.

• Establece un índice de campo único. • Un índice acelera las consultas en los

campos indexados .• Las operaciones de ordenación y

agrupación de operaciones en los campos. 

 Especifica los requisitos para los datos que se introducen en un registro, en un campo o en un control.

Texto de validaciónIndexado

Regla de validación EJEMPLO

Al ingresar datos a la base de datos se introduce un número por ejm: 3456789 cajas de banano he aquí muestra el número tal y como se escribió 3456789.

Si a este valor le tomamos como dinero no procederá el tipo de dato debido a que el dinero tiene su propia configuración. Es mas para realizar cálculos matemáticos tampoco con ésta configuración al tener un texto no funcionará al momento de proceder cambiar el tipo de dato.

Así podemos tener la fecha representada como DD/MM/AA (día-mes-año), MM/DD/AA, o AA/MM/DD

FECHA/HORASe agrega un campo Fecha/Hora a una tabla cuando se necesitan almacenar fechas y horas. (8 bytes)

FORMATO PREDETERMINADOValor DescripciónFecha general (Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna

hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 P.M. y 3/4/93 05:34:00 P.M.

Fecha larga Similar al valor Fecha larga de la configuración regional de Windows.Ejemplo: sábado, 3 de abril de 1993.

Fecha mediana Ejemplo: 3-abr-93.Fecha corta Igual que el valor Fecha corta de la configuración regional de Windows.

Ejemplo: 4/3/93.ADVERTENCIA  El formato de fecha corta presupone que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del siglo XXI (es decir, que los años están entre el 2000 y el 2029). Las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 se supone que son fechas del siglo XX (es decir, que los años están entre 1930 y 1999).

Hora larga Igual que el valor de la ficha Hora de la configuración regional de Windows.Ejemplo: 5:34:23 p.m.

Hora mediana Ejemplo: 5:34 P.M.Hora corta Ejemplo: 17:34.

FORMATO PERSONALIZADOSímbolo

Descripción

: (dos puntos)

separador de hora. Los separadores se establecen en la configuración regional de Windows.

/ Separador de fecha.c Igual que el formato predefinido Fecha general.d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a

31).dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom).dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Dom).ddddd Igual que el formato predefinido Fecha corta.dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.s Día de la semana (1 a 7).ss Semana del año (1 a 53).m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a

12).mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).mmmmNombre completo del mes (de enero a diciembre).t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).a Número del día del año (1 a 366).aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99).aaaa Año completo (0100 a 9999).h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23).hh Hora en dos dígitos (00 a 23).n Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).nn Minuto en dos dígitos (00 a 59).s Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).ss Segundo en dos dígitos (00 a 59).ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.a.m./p.m.

Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "A.M." o "P.M.", según sea apropiado.

a.m./p.m.

Reloj de doce horas con las letras minúsculas "a.m." o "p.m.", según sea apropiado.

A/P Reloj de doce horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea apropiado.

a/p Reloj de doce horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea apropiado.

a.m.p.m.

Reloj de doce horas con el indicador de mañana/tarde adecuado tal como está definido en la configuración regional de Windows.

Valor Se muestraddd", "d mmm", "aaaa Lun, 2 jun, 1997dd mmmm", "aaaa 02 junio, 1997"Ésta es la semana número "ss

Ésta es la semana número 22

"Hoy es "dddd Hoy es martes

MASCARA DE ENTRADASe usa una máscara de entrada cuando los usuarios deben especificar los datos en un formato predefinido. Por ejemplo, esta máscara de entrada obliga a los usuarios a escribir las fechas en un formato que se usa en numerosas partes del mundo.00 LLL 0000;0;_

REGLAS Y TEXTO DE VALIDACION

Reglas de validación de campo    Use una regla de validación de campo para comprobar el valor especificado en un campo al salir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene un campo de fecha y especifica >=#01/01/2007# en la propiedad Regla de validación de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o sean posteriores al 1 de enero de 2007.

El texto que se introduzca en esta propiedad será el texto descriptivo del campo que aparecerá como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al diseñar Formularios o Informes.Si se omite esta propiedad, Access utilizará como título el nombre del campo correspondiente.

TITULO:

EJEMPLO DE FORMATO PREDETERMINADO

El valor que se introduce en esta propiedad, aparece en el campo al añadir un nuevo registro. Por ejemplo, para el campo provincia dentro de una tabla de clientes, si la gran mayoría de nuestros clientes son de Pichincha, podríamos establecer como valor predeterminado Pichincha

VALOR PREDETERMINADO:

Es el texto que, en una pequeña ventana, aparecerá cuando se introduzca un valor que no cumpla la regla de validación establecida.

TEXTO DE VALIDACIÓN:

Al activar esta casilla con el valor en Sí, Access crea un índice para el campo, lo que permitirá realizar búsquedas más rápidas en él. Si por ejemplo, en un libro disponemos de un índice, buscaremos mas rápidamente un determinado concepto que si no disponemos de índice. En Access esta propiedad dispone de tres opciones:•No: es el valor por omisión, indica que no se creará ningún índice.•Sí (Con duplicados): crea un índice para el campo.•Sí (Sin duplicados): crea un índice único para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este campo.

Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introducción de un dato en el campo.

REQUERIDO:INDEXADO:

Sirve para establecer el método de entrada de editor como modo de entrada de datos, Controlar la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de Windows

MODO IME

Se establece la alineación predeterminada de ese campo

Controlar la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de Windows.

Especificar si Access muestra un selector de fecha (control de calendario) cuando los usuarios modifican el valor de un campo.NOTA  Si utiliza una máscara de entrada para un campo de fecha y hora, el control Selector de fecha no estará disponible independientemente del modo en que establezca esta propiedad.

ALINEACION

MODO ORACIONES IME

MOSTRAR SELECTOR DE FECHA

MONEDADEFINICIÓN: Ideal para datos numéricos que representen valores en moneda, que vayan a utilizarse para cálculos matemáticos y que necesitemos que lo preceda el signo de moneda.

ALCANCE: Acepta hasta 15 dígitos para la parte entera del número y hasta 4 dígitos en su parte decimal, se recomienda utilizar en datos en donde se requieran hasta 4 dígitos decimales.

CAPACIDAD: Puede representar números tan grandes como 1.79E+308 (+/-) con una exactitud de aprox. 15 dígitos y tan pequeños como 1E-323.

EJEMPLO:Cuando se desea registrar algún valor

PROPIEDADES DEL CAMPO

Auto numeración no posea varias propiedades en su campo pero si las mas esenciales que pueden ser utilizadas según la necesidad.Los campos mas usados son:- Formato- Requerido- Indexado- Alineación del Texto

AUTONUMERACIÓNDEFINICIÓN: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna .Los campos Auto numérico no se pueden actualizar.

CAPACIDAD: Solo se puede asignar una sola vez cuando se agrega un nuevo registro a una tabla.

USO: Se utiliza para facilitar la numeración secuencial sea ascendente o descendente según sea el caso de la base de datos que estemos creando.

EJEMPLO:Se realiza un registro de notas donde consta el numero de estudiante, nombre, nota uno y nota dos, etc.

PROPIEDADES DEL CAMPO

Auto numeración no posea varias propiedades en su campo pero si las mas esenciales que pueden ser utilizadas según la necesidad.Los campos mas usados son:- Tamaño de Campo- Nuevos Valores- Indexado- Alineación del Texto

SI/NO

DEFINICION: Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

CAPACIDAD: 1bit.

USO: Campos que sólo contendrán uno de dos valores, como Sí/No, Verdadero/Falso, activado/desactivado.

Diego Sangoquiza TIC´S 2 AULA 37

EJEMPLO:

Se puede registrar solo valores o campos que caractericen a los nombres de los campos únicamente con dos opciones.

Diego Sangoquiza TIC´S 2 AULA 37

PROPIEDADES DEL CAMPO

El tipo de datos Si/No posee varias propiedades en su campo, están pueden ser modificadas según los requerimientos. Los campos más usados son: Formato Valor predeterminado Indexado Alineación del texto

OBJETO OLEDEFINICIÓN: Un objeto que admite el protocolo OLE para la vinculación e incrustación de objetos. Un objeto OLE de un servidor OLE (por ejemplo, una imagen de Windows Paint o una hoja de cálculo de Excel) se puede vincular o incrustar en un campo, formulario o informe.

TIPO DE DATOS: Un tipo de datos de campo que se usa para objetos creados en otros programas que pueden vincularse o incrustarse (insertarse) en una base de datos de Access.

USO: Se puede utilizar para añadir una fotografía del articulo o una grabación de sonido que acompañe la ficha del registro que queramos visualizar.

EJEMPLO: Se realiza un registro de varios estudiantes en ellas se debe registrar su datos

personales como cédula, nombre, apellido, dirección de su domicilio, etc.; además se registrará la foto de cada estudiante.

PROPIEDADES DEL CAMPO

OBJETO OLE posee solo tres propiedades en su campo, no tiene mayor complejidad.

Los campos son: • Titulo (nombre de la imagen)• Requerido • Alineación del texto

HipervínculoDEFINICIÓN: Es usado para campos que contienen enlaces a páginas web, direcciones de correo electrónico, o archivos que abren con un navegador web.Es un sistema de enlaces a una ruta determinada que bien puede ser sitio dentro de un determinado ordenador, como un sitio en internet o en la red.

ALACANCE: Ocupa espacio en la base de datos para redirigir al enlace.

Estos hipervínculos pueden conducir a un archivo, a una carpeta, o a una ubicación de red y de este modo es básicamente como funcionan las paginas de internet

EJEMPLO: Al activar este hipervínculo con el valor en si ACCESS nos llevara a la carpeta estudiantes o al sitio web estudiantes

Se utiliza los campos requerido, permitir longitud cero, indexado, comprensión Unicode, modo IME, modo de oraciones IME y alineación de texto.

DATOS ADJUNTOS DEFINICIÓN: Es una función para agregar uno o varios datos  (documentos de Microsoft Office Word 2007, presentaciones de Microsoft Office PowerPoint 2007, imágenes, etcétera)  a los registros de una base de datos.

CAPACIDAD: Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio en disco).

USO: Normalmente se utiliza para poner Objetos (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crean en otros programas mediante el protocolo OLE que puede estar vinculado o incrustado en una tabla de Access.

EJEMPLO: Se realiza un registro de varias cedulas en el registro civil en ellas se debe

registrar su foto a lado del campo nombre.

RICARDO ANDRADE M .

Propiedades del campo Texto posee dos propiedades en su campo, están pueden ser modificadas según sea la necesidad. Los campos son: • Titulo • Requerido ( SI / NO)

CALCULADO

DEFINICIÓN: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos.

Alcance: Fórmula

EJEMPLO: Podría ser un campo total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de mercado.

PROPIEDADES DEL CAMPO

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda.Para la variable calculado los campos q se utiliza son expresión, tipo de resultado, lugares decimales y alineación de texto.

ASISTENTE PARA BÚSQUEDA

DEFINICIÓN: Te permite buscar datos en otra tabla o en una lista de valores predeterminada para el campo

CAPACIDAD: El mismo tamaño que el campo de clave principal es también el campo de búsqueda (normalmente 4 bytes).

USO: Crea un campo que permite seleccionar un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al seleccionar el asistente para búsquedas en la lista tipos de datos, un asistente se inicia automáticamente para que pueda definir el campo de búsqueda.

EJEMPLO: Se realiza un registro de datos sobre una empresa y las sucursales que tiene se desea saber cuantos clientes posee según la base de datos para una búsqueda rápida utilizamos el asistente de búsqueda basándonos en la tabla clientes. Después de haberse utilizado el asistente de búsqueda se creara un nuevo campo en donde se permite realizar la búsqueda de información de las otras tablas.

PROPIEDADES DEL CAMPO Texto posee varias propiedades en su campo, están pueden ser modificadas según sea la necesidad. Los campos más usados son: • Tamaño de campo • Lugares decimales• Y alineación del texto Los campos que no requiere son:• Requerido• indexado