TINJAUAN ORGANISASI

TRUSTCO Malang10 Maret 2007

Model & Teori Diagnosa

• Menggunakan model Weisbord

Model & Teori Diagnosa

• Setiap aspek didiagnosa untuk mengetahui kesenjangan antara dimensi formal dengan dimensi informal realitanya.

• Weisbord memberikan pertanyaan-pertanyaan kunci untuk membantu mendiagnosa

• Kunci keberhasilan diagnosa ini adalah kecermatan atas realita yang terjadi

1. TUJUAN Tujuan jelas ?

Visi TRUSTCO ada Misi dan Rencana Strategis belum ada AD/ART belum ada Program kerja masih parsial Sepaham untuk mencapai kepuasan pelanggan

melalui lembaga yang profesional Tujuan disetujui / didukung oleh anggota ?

Dukungan sebatas pada pemahaman masing-masing.

Masih labil, karena TUJUAN masih samar

2. STRUKTUR

• Apakah selaras antara tujuan dengan struktur yang ditetapkan ?– Struktur yang ada, cukup logis sesuai dengan

pembagian tugas.– Namun pada pelaksanaannya menjadi tidak efektif

karena sebagian besar personal memiliki kesibukan di luar struktur.

– Struktur itu terkesan gemuk karena masih ada tugas-tugas yang overlap

– Selain itu masih ada forum trainer dan forum pemilik yang belum diatur

Eko AndiQUALITY ASSURANCE

ADMINISTRATION (Luluk)LEARNING OUTLINE (Priyanda, Catur)

LEARNING MATERIAL (Dadang)LOGISTIK (Sofyan)

AriefHUMAN RESOURCES DEPARTMENT

ItaFINANCIAL DEPARTMENT

FerryMARKETING DEPARTMENT

SofyanOUTBOUND DEPARTMENT

Deddy. DIREKTUR OPERATIONAL

NurcholisDIREKTUR UTAMA

ADMINISTRASI• Bertanggung jawab pada pengelolaan administrasi

dan kesekretariatan secara umum.• Mengelola Buku Daftar Pelanggan• Melakukan pengarsipan terhadap segala format

dokumen maupun produk yang dipakai (proposal / kontrak / kuisioner / laporan dsb.)

• Bertanggung jawab pada distribusi surat & proposal• Mengelola peralatan perkantoran• Mengelola Perpustakaan• Melakukan tindakan korektif, preventif dan

improvement terhadap administrasi

OUTLINE MATERI• Bertanggung jawab pada penyiapan dan pengendalian

kurikulum • Bertanggung jawab pada perumusan Mindset TRUSTCO• Bertanggung jawab pada perumusan kurikulum / outline

setiap materi.• Melakukan pengendalian dan up-grading pada materi

pelatihan• Melakukan analisa dan evaluasi terhadap kuisioner

pelatihan• Melakukan tindakan korektif, preventif dan improvement

terhadap materi

LOGISTIC

• Bertanggung jawab pada penyiapan dan pengelolaan sarana pelatihan secara umum

• Melakukan inventarisasi peralatan • Mengatur peminjaman peralatan• Mengatur penyimpanan peralatan • Merencanakan investasi peralatan• Melakukan tindakan korektif, preventif dan

improvement terhadap sarana pelatihan

MOTIVATION SHOP• Bertanggung jawab pada penyiapan dan pengelolaan

design sarana & prasarana pelatihan (produk trustco)• Menyusun standar sarana pelatihan dan melakukan

pengarsipan / dokumentasi (makalah, slide, kuisioner dsb)• Melakukan up-grading terhadap sarana pelatihan

(makalah, slide, kuisioner dsb.)• Melakukan pengadaan & penjualan produk trustco• Membuat Design Training Kit• Melakukan tindakan korektif, preventif dan improvement

terhadap produk trustco

PENANGGUNG JAWAB• Bertanggung jawab pada pelaksanaan acara pelatihan yang

dilaksanakan oleh lembaga.• Mempersiapkan dan/atau melaksanakan tugas kepanitian• Melaksanakan pengadaan Training Kits & Marketing Tools, melalui

Motivation Shop• Mempersiapkan dan melaksanakan serta mengkoordinasikan acara

pelatihan• Melakukan tindakan korektif, preventif dan improvement terhadap

pelaksanaan kegiatan pelatihan• Mengatur keuangan kegiatan, dengan persetujuan Dir.Op• Menunjuk trainer yang bertugas, dengan persetujuan HRD• Mengatur susunan acara, dengan persetujuan QC• Menetapkan framework of training berdasarkan hasil TNA &

masukan Outline materi• Mempertanggungjawabkan tugasnya dengan menyusun LPJ.

STAFF MARKETING

• Menyusun standar Company Profile• Menyusun standar Product Knowledge• Menyusun standar Proposal Kegiatan• Menyusun standar Proposal Lanjutan• Menyusun Form Kontrol Pengeluaran

Marketing• Menyusun Design Marketing Tools

3. TATA HUBUNGAN

• Bgmn tatahubungan individu dalam organisasi ?– Individu memiliki sense of belonging yang

cukup besar pada TRUSTCO, apalagi yang sumber maisyah-nya hanya di TRUSTCO.

– Memiliki hubungan KEKELUARGAAN yang kental, kurang cocok bila HIRARKIS

– Forum informal kadang menjadi lebih efektif daripada forum formal

3. TATA HUBUNGAN

• Bgmn tatahubungan antar unit ?– Masih sering terjadi mis-koordinasi karena

ketidaktepatan pelaksanaan pekerjaan, padahal waktu sangat singkat.

– Beberapa job unit tidak terlaksana sehingga terjadi ketidakpuasan internal customer.

– Komunikasi internal tidak lancar karena belum ada kesepakatan tentang sistem yang akan dipakai

– Hanya efektif bila personal ketemu di kantor.

3. TATA HUBUNGAN

• Bgmn tatahubungan antar orang dengan sifat dan keharusan yang diminta pekerjaannya ?– Beberapa personal incharge belum melaksanakan

tugasnya dengan ‘sempurna’, sehingga fungsi unit tersebut menjadi lemah dan harus di-back up oleh unit lain

– Inovasi masih rendah dalam pelaksanaan tugas– SaranaPrasarana pendukung tugas masih sedikit

4.PENGHARGAAN

• Apakah sistem penghargaan telah terlaksana dengan baik ?– Hanya sebagian yang diberi gaji– THR sudah diberikan semampunya– Pembagian fee training cukup jelas– Bentuk-bentuk insentif untuk meningkatkan

motivasi belum diberikan.

5. KEPEMIMPINAN• Pemimpin dapat merumuskan tujuan organisasi ?

– Visi telah ada, misi dan renstra belum ada• Mewujudkan tujuan dalam bentuk program ?

– Belum secara terpadu, masih parsial dan tidak terpantau dengan baik

• Mempertahankan integritas organisasi ?– Integritas TRUSTCO terjaga pada saat mutu produk dan

kepuasan pelanggan terjaga. Kedua hal tersebut tidak terpantau dengan baik.

– Motivasi staf masih naik-turun • Membangun dan memelihara peraturan ?

– Peraturan yang ditetapkan masih sedikit, dan bersifat korektif-responsif, belum bersifat antisipatif

5. KEPEMIMPINAN

• Apresiasi pada konflik ? – Konflik terbuka dapat diselesaikan dengan

baik, walaupun tidak menutup kemungkinan adanya konflik tersembunyi yang belum terselesaikan. Perlu mekanisme untuk mengungkap konflik-konflik tersebut.

– Masih terdapat kesenjangan antara Pemimpin Formal dan Pemimpin Informal, sehingga secara alamiah terjadi ketidakefektifan organisasi

6. Mekanisme Tata Kerja

• Sistem Perencanaan ?– Masih bersifat responsif dan parsial di unit, belum

bersifat menyeluruh dan antisipatif• Sistem Penganggaran ?

– Sudah ada, namun belum mencakup perencanaan kedepan yang antisipatif dan jangka panjang.

• Sistem Komunikasi ?– Secara formal hanya dilakukan saat rapat pleno

(lisan), belum efektif dalam bentuk tertulis berupa surat atau laporan, apalagi elektronik

6. Mekanisme Tata Kerja

• Sistem Kontrol ?– Masih lemah, baik dari segi standar nilai, pendataan,

pemeriksaan maupun tindakan perbaikan– Dokumen untuk kontrol masih lemah

• Apakah sistem yang ada mendukung atau malah menghambat ?– Sistem yang TOP down seringkali menghambat

karena kurang aplikatif, sehingga yang terjadi adalah sistem yang dibangun secara BOTTOM up

RESUME

• TRUSTCO secara organisasi masih memiliki kekurangan di wilayah KEBIJAKAN juga di wilayah OPERATIONAL

• Perlu dilakukan recovery segera karena diperkirakan akan banyak TREAT yang muncul dimasa akan datang– Kompetitor yang semakin berkembang (ESQ remaja-

mahasiswa, TIPS, Lembaga lokal)– Kewajiban beberapa trainer untuk studi lanjut diluar

negeri atau kota (Arief, Andi, Catur)

RESUME• KEBIJAKAN lemah karena

– tidak tersedia cukup waktu untuk membahasnya– Lebih banyak membahas yang urgent, walaupun itu

bersifat operasional– Banyaknya kewajiban prioritas yang belum selesai

sehingga menghambat pengambilan keputusan di tingkatan bawahnya

– Personal pengambil kebijakan masih overlap dengan tugas operasional

– Tugas operasional belum didelegasikan dengan tuntas, karena belum ada mekanisme kontrol.

– Terjebak oleh kesibukan masing-masing.

RESUME• OPERATIONAL lemah karena

– Beberapa personal terjebak dalam kesibukan masing-masing (masih ada dobel fungsi yaitu pada KEBIJAKAN dan OPERASIONAL sekaligus)

– Tidak ada mekanisme kontrol yang efektif (tidak ada atau masih informal)

– Belum ada program kerja yang terpadu– Sistem kerja masih belum stabil– Pengambilan keputusan yang butuh waktu yang lama oleh board of

management– Sarana prasarana kerja masih belum mencukupi– Sistem komunikasi internal yang kurang lancar karena jarang

bertemu di kantor dan surat-menyurat tidak efektif.– Pelaksanaan keputusan yang belum stabil, dikarenakan

ketidakjelasan pelaksana, dan kesibukan staf yang bersangkutan.– Secara personal lebih mengutamakan persiapan untuk training yang

terdekat daripada tugas rutin– Kesenjangan antara kompetensi personal dengan tuntutan

jabatannya

ALTERNATIF SOLUSI• Perlu diperjelas dan diperkuat wilayah

KEBIJAKAN dan wilayah OPERATIONAL dengan cara :1. Mendelegasikan beberapa tugas dan wewenang

Board of Management kepada staf OPERASIONAL, terutama untuk t&w yang memang bersifat operasional, misal :• Pembukuan dan Pembuatan Laporan Keuangan• Penetapan rencana up-grading trainer• Pengembangan produk training• Pelaksanaan rencana investasi dan pembelian dsb.

2. Memberikan t&w lebih besar pada staf OPERASIONAL sehingga mekanisme kerja dapat berjalan lebih luwes dan cekatan, dengan kewajiban membuat laporan OPERASIONAL per 3 bulan dan dipresentasikan kepada board of management

ALTERNATIF SOLUSI

3. Memperkuat leadership dengan cara membangun sistem kontrol yang jelas dan formal. Misal kontrol Board of Management kepada OPERASIONAL dilakukan setiap 3 bulan sekali, disertai standarisasi mutu sebelumnya.

4. Mengurangi waktu kerja personal yang memiliki kesibukan di luar struktur, sehingga beban pekerjaan sesuai dengan kesanggupan.

ALTERNATIF SOLUSI5. Mengefektifkan rapat koordinasi yang saat ini

diadakan, misal :Rapat Manajemen dilakukan sebulan sekali untuk membahas KEBIJAKAN STRATEGIS, Rapat Pleno dilakukan setiap minggu untuk membahas MARKETING, Rapat Kordinasi & Evaluasi antara MANAJEMEN dengan OPERASIONAL dilakukan 3 bulan sekali, Rapat Trainer dilakukan 2 minggu sekali untuk membahas training yang ada, Rapat Insidental diadakan diantara rapat-rapat yang diatas.

ALTERNATIF SOLUSI

6. Menempatkan personal sesuai dengan kesanggupan (kompetensi dan waktu kerja tersedia) yang bersangkutan

7. Merampingkan struktur organisasi, menyesuaikan jumlah orang yang sanggup menjadi staf operasional.

8. OPERATIONAL harus setiap hari datang ke kantor untuk membangun sistem yang stabil (setidaknya dalam 3 bulan ini)

KESIMPULAN AKHIR• Board of Management, hanya pada wilayah

KEBIJAKAN STRATEGIS yang bersifat antisipatif dan dilakukan peninjauan dalam periode tertentu. Bertanggungjawab untuk menjaga integritas lembaga.

• OPERATIONAL, sebagai pihak yang akan menjadi frontliner TRUSTCO, memiliki kesanggupan untuk mencapai target2 perusahaan, memiliki tugas dan wewenang yang lebih luas sehingga akan dapat melaksanakan amanah organisasi dengan lebih luwes dan cekatan. Bertanggung jawab untuk menjaga mutu lembaga dan kepuasan pelanggan