tillämpningsanvisning - varberg

KREDIT-/KRAVPOLICY

Tillämpningsanvisning

1.1 INLEDNING

· Var.bergs Ml!1t!l'.il1M

I Varbergs kommun är de betalningsströmmar som flyter genom kommunens kassa många och stora. De rutiner som styr in- och utbetalningarna är således oerhört viktiga. En aktiv hantering av rutiner och penningmedel ger positiva konsekvenser i form av ökade räntevinster och lägre hanteringskostnader.

För att uppnå så effektiva betalningsströmmar som möjligt, måste samtliga förvaltningar och enheter engageras i detta arbete .

. När alla medarbetare som är involverade i kreditgivnings-, fakturerings- och kravprocessen, är väl förtrogna med de regler som gäller och agerar i enlighet med dessa, ökar effektiviteten och säkerheten i hela hanteringen.

Denna kredit-kravpolicy omfattar regler för Varbergs kommun. Kredit-kravpolicyn skall i alla tillämpliga delar följas av samtliga förvaltningar, enheter och kommunägda företag inom Varbergs kommun.

Policyn är utformad som ett ramverk i syfte att ge en enhetlig kredi~-kravhantering för kommunen.

Då förvaltningarna driver verksamheter med skiftande karaktär skall utifrån denna kreditkravpolicy utarbetas närmare handläggningsinstruktioner för respektive förvaltning och tjänst.

1.2 KREDITPOLICY

Det är kommunens grnndläggande policy att levererade varor/tjänster som är debiterade till rätt pris och är fullständigt levererade skall betalas av kunden.

Det åligger kommunstyrelsen att ta det övergripande ekonomiska ansvaret Det är dock omöjligt för kommunstyrelsen att bedöma enskilda ärenden under verksamhetens gång, i stället har kommunstyrelsen beslutat om denna policy för kredit-kravverksamheten.

För att skapa de ramar inom vilka personalen skall arbeta med kredit-kravverksamheten har således kommunstyrelsen fastställt denna kredit-kravpolicy som styr handläggningen av normala ärenden i verksamheten.

1.3 VARBERGS KOMMUNS ÖVERGRIPANDE KREDITKRAVPOLICY

Kommunstyrelsen har fastställt denna policy som gäller fr.o.m 2002-06-25.

1. Vi skall alltid handlägga kundärenden enligt gällande lagstiftning samt de avtal och praxis som finns. Handläggande personal skall ha erforderlig utbildning för hanteringen av kommunens åtaganden.

Varbergs kommun,© JuraB enligt avtal.

avar~ L~ kommM

2. Vi skall verka för att kundregistret innehåller uppgifter som säke1t identifierar kunden med hjälp av personnummer eller organisationsnummer. ·

3. Vi skall alltid agera så att kunden har respekt för våra betalningsvillkor, samt ge kunden korrekt information i våra rntiner.

4. Vi skall i vaije läge agera för att minimera risken för förlust av kundfordringar. När sådan risk föreligger, skall ansvarig medarbetare informera, kontrollera och följa upp. Kreditbedömningar eller motsvarande skall utföras enligt fastställd rutin.

5. Vid bedömning av om det föreligger risk för förlust av vår fordran, skall stor vikt läggas vid kundens tidigare agerande i förhållande till gällande avtal och betalningsvillkor.

· 6. Kund som besvärar sig mot beslut eller åtgärd, skall utan dröjsmål erhålla korrekt information om grunden för beslutet/åtgärden och besked om omprövning, föranledd av invändningen, kommer att ske.

7. Chef som på kundens begäran står inför omprövning av ett beslut som tidigare meddelats kunden av handläggaren, skall alltid inhämta yttrande från berörd handläggare före omprövning. Detta oavsett tjänsteställning hos den som omprövar beslutet.

8. Avbrytande av leverans skall ske när grund för detta föreligger enligt leveransavtal, avtal eller taxa. Detta i syfte att minimera kundförluster och risken för att våra kunder ådrar sig skuldbördor. ·

9. Kund skall alltid erhålla skriftlig bekräftelse på överenskommelse om anstånd eller motsvarande. Amorteringsplan skall upprättas skriftligt.

10. Alla kunduppgifter skall behandlas med hänsyn taget till den personliga integriteten och med beaktande av de regler som finns för sekretess och tystnadsplikt.

11. Vi skall utan dröjsmål utsända inkassokrav för obestridda förfallna fordringar. Betalningsfastställelse skall ske så snart det är möjligt och efterbevakning skall ske för fordringar som vi ej erhållit full betalning för.

1.4 BESKRIVNING

1.4.1 Målsättningen med vår policy

Varbergs kommuns målsättning med kredit-kravpolicyn är att:

• Fakturerings- och kravverksamheten i kommunen bedrivs i enlighet med gällande lagar och förordningar

• Med effektivitet hantera kommunens kreditgivning, fakturering och kravverksamhet och efterföljande rättsliga åtgärder

• Verka för att betalningar erhålls utan dröjsmål • Minimera kommunens kundförluster • Minimera kommunens hanteringskostnader • Tydliggöra vår policy för kunder och personal


I{! Varbergs komm1m

Varbergs kommuns kredit-kravverksamhet skall utmärkas av effektivitet och kompetens, där bästa totalekonomi är målet. All verksamhet skall utgå ifrån objektivitet, affärsmässighet och likabehandling.

Kommentarer: Med effektivitet avses: att använda kommunens resurser på bästa sätt, att rutiner och hjälpmedel är ändamålsenliga, att valet av system och rutiner baseras på en riktig behovsanalys.

Med kompetens avses: Kommunens förutsättningm· att uppnå god effektivitet genom kunskap om kreditkravverksamhet.

Med objektivitet avses: Ingen kund får särbehandlas samt att invändningar och reklamationer skall behandlas sakligt och opartiskt.

Med affärsmässighet avses: Vatje utdebitering skall utföras på ett riktigt och korrekt sätt mot kunden. Att skapa en homogen totalbild av kommunens debitering för kunden.

Med likabehandling avses: Alla kunder behandlas på lika villkor. Vatje medarbetare har skyldighet att aktivt verka för att den kommunala likabehandlingstanken genomsyrar hela verksamheten.

1.4.2 Syfte

Målsättningen med kommunens kredit-kravverksamhet skall vara att erhålla full likvid för fullgjorda leveranser, med rätt kvalitet, till rätt pris och i övrigt enligt gällande avtal och bestämmelser.

• Målsättningen skall uppnås genom att denna kredit-kravpolicy är tillgänglig för alla anställda.

• Vid alla leveranser skall ansvarig tillvarata kommunens intressen och följa upprättad kredit-kravpolicy.

• Verksamheten skall skötas objektivt och med största möjliga affärsmässig-het. • Samverkan skall ske på bästa sätt med kollegor inom kommunen, samt med kollegor

och i koncernen ingående företag, där så är möjligt.

Dessutom syftar reglerna till att hanteringen skall bli så snabb, riktig och effektiv som möjligt. Det ärt.ex. vid beställningstillfället som grunden läggs för en effektiv krav hantering.

För att kravhanteringen i kommunen skall få bästa utfall, är det avgörande att kreditgivning och fakturering sker på ett sådant sätt att det går att vidta inkasso och efterföljande rättsliga åtgärder om kunden inte betalar.


1.5 ANSVAR OCH KOMPETENS

1.5.1 Ansvar

1~varbergs ~koomum

Varbergs kommun är en juridisk person enligt gällande lagar och regler och dessa måste kommunen efterleva. Ansvaret för detta åligger kommunstyrelsen i första hand, men måste sedan beaktas av alla som arbetar för kommunen. Nämndema har därutöver ansvar för den intema kontrollen över respektive verksamhetsområde.

Konsekvenserna vid brott mot gällande lagar, regler och policy är bl.a.

• att kommunen kan tvingas göra om hela debiteringen eller korrigera felaktigheter • att om inkassokrav utfärdas felaktigt, erlägga skadestånd • ansvara för kundförluster

Ansvaret för efterlevnad av fastställd kredit-kravpolicy åvilar respektive anställd.

1.5.2 Metod

Denna policy är avsedd att säkerställa rntiner och ge anvisningar för att kunna följa gällande lagar och regler. Samverkan skall ske på bästa sätt mellan verksamheter inom kommunen.

Det åligger var och en som hanterar kredit-kravfrågor att informera sig om förekomsten av anvisningar.

1.5.3 Uppföljning

Kredit-kravverksamhetens kvalitet och rättsefterlevnad följs kontinuerligt upp av kommunens ekonomikontor och internrevision.

Den grundläggande principen i kommunens organisation, avseende kredit-kravhanteringen är att vatje förvaltning själv ansvarar ekonomiskt för sin kredit-kravhantering.

1.6 KOMPETENSKRAV

1.6.1 Samtliga anställda

Vatje anställd inom kommunen skall informeras om att det finns särskilda regler för kreditkravhantering och att dessa finns tillgängliga dels hos enhetschef och kredit-kravansvarig och dels via datanätet.

1.6.1.1 Utbildningskrav

Alla anställda erhåller fortlöpande information om eventuella ändringar i kredit-kravreglerna genom förändringar i denna kredit-kravpolicy samt genom datanätet.


1.6.2 Förvaltningschefer/arbetsledare eller motsvarande


fMVarbergs IW,komuum

Samtliga ansvariga skall ha en övergripande kunskap om vilka regler som gäller för kreditkravhantering.

1.6.3 Verksamhetsansvarig debitering


Ansvariga för debitering på respektive förvaltning skall ha god kännedom om kommunens regler för kredit-kravhantering och agera affärsmässigt.

1.6.4 Ekonomikontoret


Ekonomikontoret skall besitta en god kompetens avseende kreditgivning, fakturering, kravverksamhet, betalningsfastställelse samt efterbevakning. För detta skall ekonomikontorets personal genomgå utbildning med detta syfte, samt regelbundet uppdateras genom kotiare repetitionskurser.

1. 7 DEBITERINGS-KRA VORGANISA TION

1.7.1 Bakgrund

Ansvaret för att all kredit-kravverksamhet inom kommunen sker enligt gällande lagar och regler åligger kommunstyrelsen. Detta ansvar kan inte delegeras. Däremot har ett internt regelverk skapats för att säkerställa den interna ansvarsfördelningen.

1.7.2 Definition

1.7.2.1 Kommunen

Kommunen som helhet är en juridisk person enligt gällande lagar och regler. Detta innebär att kommunstyrelsen ytterst ansvarar för all verksamhet som sker inom kommunen, oavsett om detta sker t.ex. på en förvaltning, självständig enhet eller en central funktion.

1. 7 .2.2 Ekonomikontoret

Ekonomikontorets roll är att övergripande ror kommunen fimgera som sammanhållande av ansvariga för kredit-kravverksamheten, utsända betalningspåminnelser samt initiera utskick av inkassokrav via inkassoombud, sammanställa statistik avseende kredit-kravhanteringen, samordna utbildning inom området samt ansvara för drift av ekonomisystem och för ajourhållningen av kredit-kravpolicyn.


1.7.2.3 Förvaltningarna

!•Varbergs W,koomum

Har den fortlöpande kundkontakten. Upprättar debiteringsunderlag samt begär kreditbedömningar från ekonomikontoret där så anses nödvändigt. Skriver ut och skickar fakturor.

1.7.3 Intern ansvarsfördelning

1.7.3.1 Kommunen

Ansvarar som juridisk person för kredit och k:ravverksamheten i kommunen. Kredit och kravverksamhet som lämpligen kan samordnas inom kommunen beslutas och hanteras av ekonomikontoret.

1. 7 .3.2 Ekonomikontoret

Detta samverkar fortlöpande genom att föreslå nya områden som kan vara lämpliga för samverkan. Ansvaret för att sammanställa statistik avseende k:redit-kravverksamheten inom kommunen, åligger ekonomikontoret.

Ekonomikontoret skall samordna utbildning inom kredit-kravmmådet, samt i övrigt fungera som kontakt för ansvariga för kredit-krav inom kommunen. Ansvaret för ekonomisystemet och förvaltningen av kredit-kravpolicyn ligger på ekonomikontoret.

Kommunens ekonomikontor har det övergripande och samordnande systemansvaret och är ansvarig för kommunens kundregister och kundreskontra, samt utformandet av kundfakturor, påminnelser, inkassokrav etc. Kontoret utsänder fakturor och påminnelser för de förvaltningar som ej hanterar detta själva.

1.7.3.3 Förvaltningarna

Ansvarar för registrering av ny kund och beställningar samt initierande av kreditbedömning enligt denna policy. Utställandet och översändandet av fakturor sker på förvaltningarna samt beräkning av dröjsmålsränta vid räntefakturering. För barnomsogsavgifter samt omvårndandsavgifter utsänder förvaltningarna påminnelser.

1.7.3.4 Externa tjänster

För större eller komplicerade frågor avseende kredit-kravverksamheten bör samverkan ske med kvalificerad och erfaren expertis. Ekonomikontoret anskaffar denna hjälp efter framställan från förvaltningarna.

Varbergs kommun, © JuraB enligt avtal.

1.8 LAGAR OCH FÖRORDNINGAR

l(!varbergs kommun

Kredit-kravhanteringen regleras av en mängd lagar och regler, nedan finner du en lista över de viktigaste.

• Kommunallagen (1991 :900) • Lag (1915 :218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område

(avtalslagen) • Köp lagen (1990:93 I) • Konsumentköplagen (1990:932) • Personuppgiftslagen (1998:284) • Datainspektionens författningssamling, Datainspektionens föreskrifter för vissa

personregister i kommunal verksamhet • Kreditupplysningslag (1973: 1173) • Räntelag (1975:635) • Inkassolag (1974:182), omtryckt i SFS 1981:738 • Inkassoförordningen(l 98 I :956) • Datainspektionens Allmänna råd vid tillämpning av inkassolagen • Lag (198 I :739) om ersättning för inkassokostnader mm • Förordning (1996:938) om ersättning för inkassokostnader mm • Lag (1990:746) om betalningsföreläggande och handräckning • Förordning (1992:1094) om avgifter vid kronofogdemyndigheten • Preskriptionslag (1981: 130) • Konkurslag (SFS 1987:672) • Förmånsrättslag (1970:979) • Skuldsaneringslag (1994:334) • Arkivlagen (1990:782) • Kommunal redovisningslag (1997 :614) • Sekretesslagen (1980: 100) • Sekretessförordningen (1980:657)


KREDITGIVNING

2.1 KREDIT

Kredit kan definieras som:

1mvarbergs ~konnnun

En köpares FÖRMÅGA och VILJA all betala på en bestämd dag för varor eller tjänster som lämnats till honom utan kontant betalning.

Med utgångspunkt från detta, behöver kommunen ha grundläggande viktig information om kunden för att skapa ett bra fordringsunderlag och göra en kreditbedömning.

2.1.1 Kunduppgifter

När kommunen rar en beställning på en vara eller tjänst måste samtliga nedanstående uppgifter inhämtas om kunden för att en korrekt faktura senare skall kunna ställas ut.

2.1.2 Ny kund

Obligatoriska uppgifter enligt nedan skall inhämtas före kreditgivning, oavsett belopp och kundkategori, detta underlättas om ett underlag "debitering - extern" fylls i. Se länk flik I 0.

Ansvaret för att uppgifterna inhämtas åligger den person inom kommunen som säljer varan eller tjänsten.

2.1.2.1 Konsument

Följande uppgifter skall alltid inhämtas om kunden:

Fysisk person:

• Fullständigt namn • Personnummer (privatperson eller innehavare av enskild firma)

o OBS! minderårig rar ej registreras som kund endast vårdnadshavare förälder/förmyndare rar registreras

• Fullständig adress • Då så är möjligt är det bra om telefonnummer noteras då detta underlättar vid behov

av kontakt med kunden.

Fysisk person, skall vid personlig kontakt styrka sin identitet med legitimation. Argument:

• Säkerställer rätt kunduppgifter och att ingen annan kan beställa i kundens identitet • Behövs endast vid kreditleverans • Kunden kan välja förskottsbetalning i stället


2.1.2.2 Näringsidkare

Följande uppgifter skall alltid inhämtas om kunden är Juridisk person:

• Fullständigt namn (det registrerade namnet) • Firmaform (associationsform somt ex AB, HB, Brf) • Organisationsnummer • Fullständig adress • Kontaktpersonens namn • Då så är möjligt är det bra om telefonnummer noteras då detta underlättar vid behov

av kontakt med kunden.

Om försäljningen avser löpande leveranser eller större belopp skall kunden alltid lämna registrerings bevis som ej är äldre än 6 månader.

Använd EJ fiktivt organisationsnummer vid enskild firma, se ovan.

2.1.2.3 Minderåriga

Där mottagaren av tjänst eller vara är minderårig ska förälder, vårdnadshavare eller förmyndare registreras som kund, med uppgift om den minderåriga i beställningen. Detta då vi är förhindrade att vidta inkassoåtgärder mot minderåriga. Leverans kan således endast ske efter beställning med uppgifter enligt ovan.

2.1.3 Registreringsbevis

- vad är det? Registreringsbeviset är företagets legitimationshandling. Följande information bör återfinnas i registreringsbeviset:

• Dag för registreringsbevisets utfärdande • Bolagets organisationsnummer • Bolagets registreringsdag • Bolagets namn, postadress, säte och ev. aktiekapital • Styrelse och firmatecknare • Nuvarande firmas registreringsdag

I den angivna uppräkningen finns viktig information, framförallt bolagets identitet, d.v.s. dess organisationsnummer. Organisationens firma (namn) kan i princip ändras hur ofta som helst, det påverkar inte bolagets identitet, men ändras organisationsnumret rör det sig om ett annat företag. Kontrollera därför alltid organisationsnumret noga! I numret finns koder angivna, aktiebolag böijar exempelvis alltid med 556, handelsbolag med 916 osv, vid osäkerhet kontakta ekonomikontoret.

Bolagets säte ger vägledning om vilken kronofogdemyndighet/domstol som handlägger mål om betalningsförpliktelse mot bolaget.

Observera att ett registreringsbevis får vara högst ett år gammalt om det skall bifogas handlingarna till kronofogdemyndigheten/domstolen. Ett år är också den maximala åldern på


ett registreringsbevis om man vill åberopa underlaget som stöd för någons behörighet, om det är äldre kan man inte hävda god tro.

2.1.3.1 Varför behöver vi dessa uppgifter om kunden

Enligt Inkassolagen får inte krav skickas till en gäldenär som inte kan identifieras. För att en obetald fordran skall kunna hanteras i kravprocessen måste uppgift om person- eller organisationsnummer finnas.

Personuppgiftslagen medför att personnummer endast får användas där det är nödvändigt och i vissa fall då den fysiska personen lämnat sitt medgivande. Exempel på då detta är nödvändigt, är när kunden skall ha kredit, d.v.s. då betalning sker i efterskott. Personnummer och organisationsnummer är en förntsättning för att kunna:

• Göra en kreditprövning (ta kreditupplysning) • Ansöka om betalningsföreläggande/handräckning hos Kronofogdemyndigheten

Dessutom är kunduppgifterna viktiga för att kunden inte skall kunna finnas under flera olika namn/benämningar i kundregistret. Vid kontroll av eventuella restskulder och möjligheten till att sammanföra olika fordringar mot samma kund senare i ett eventuellt inkassoförfarande, är identifieringen avgörande.

2.2 KREDITBEDÖMNING

2.2.1 Kontroll av uppgifter

Före kreditgivning skall kunder identifieras och deras förmåga att betala (kreditvärdighet) bedömas. Kreditbedömningens art och omfattning skall anpassas till kreditrisken, d.v.s. kreditbeloppets storlek och typ av kund. Detta sker genom en kreditupplysning som begärs av förvaltningen via ekonomikontoret. Denna visar bl.a. om betalningsföreläggande eller restförda skatter m.m. finns.

Vid kreditgivning till befintliga kunder skall alltid kontroll ske mot kommunens kundregister. Detta för att kontrollera om kunden förekommer i restlängder (har skulder till kommunen).

2.2.2 Kreditbeloppet

I Varbergs kommun skall det i kreditbeloppet även inräknas den fordran som uppstår under den tid som åtgår för att kommunen skall kunna avbryta sin leverans.

2.2.3 Kreditvärdighet

Det finns ett antal möjligheter att kontrollera om kunden har betalningsanmärkningar eller andra "belastningar".

• Kontroll hos Bolagsverket • Kontroll hos Skatteverket • Kontroll hos Kronofogdemyndigheten (KFM) • Kontroll i upplysningspublikation • Beställning av kreditupplysning


En kunds kreditvärdighet påverkas bl.a. av:

• Betalningsanmärkningar • Restförda skatter • Skuldsanering • Obetalda skulder till kommunen • Konkurs • Näringsförbud • Upprepade sena betalningar • Upprepade inkassoåtgärder

I{! Varbergs kommun

Upprepade sena betalningar eller inkassoåtgärder skall snabbt leda till omprövning av kreditvärdighet.

Enstaka tjänster som utförs mot kontantbetalning eller förskottsbetalning kan alltid avtalas utan fullständig kreditprövning. Kontroll mot kundreskontran skall dock alltid ske. Se även flik 5 om leveransvägran.

Löpande tjänster som enligt avtal skall betalas i förskott, t.ex. hyra, skall hanteras som lämnande av kredit vid beställningstillfället.

När kreditvärdigheten hos en kund bedöms vara tveksam finns möjlighet till försäljning mot fullgod säkerhet (se säkerheter denna flik).

2.2.3.1 Privatpersoner

Kreditkontroll av privatpersoner (hushåll) undantages i de fall där lagstiftning och allmänna regler styr förvaltningens verksamhet på ett sådant sätt att tillhandahållande av tjänsten skall ske trots bristande kreditvärdighet eller där beslut med regler fastställts av nämnd. I dessa fall skall där så är möjligt förskottsbetalning för leverans ske.

2.2.3.2 Juridiska personer

Vid registrering av nya företagskunder bör en kreditgräns sättas som anger taket för utestående fordringar. Innan en befintlig kund ges kredit kontrolleras den nya krediten mot kundens beviljade kreditgräns.

Har kunden skulder skall ekonomikontoret bedöma om kunden skall få betala mot faktura, dvs. få kredit. Är det tveksamt att lämna kredit skall kunden erbjudas att i förskott betala kontant eller via autogiro om avtal avser löpande fakturering.

2.2.3.3 Myndighetsutövning

Vid myndighetsutövning kan kreditprövningen undantas. Observera dock att uppgifter om kunden alltid skall infordras enligt denna policy.

2.2.3.4 Summering

Att inhämta uppgifter om kunden är ett viktigt instrument för att förebygga kreditförluster. Genom att skaffa oss information om en kund innan avtal ingås kan bl.a. följande uppnås:


rmvarbergs IW,konmum

• Identifierings- och faktauppgifter rörande den tilltänkte kunden erhålls • Uppgifter erhålls om den tilltänkte kundens betalningsförmåga och vilja att göra rätt

för sig • Risken att bli belastad med kundförluster och dithörande kringkostnader minskar

2.3 KREDITUPPLYSNING

Den förvaltning som säljer varan eller tjänsten ansvarar för att kreditupplysning inhämtas, om kunden är ny eller kan tänkas ha betalningsproblem.

Efter uppdrag från respektive förvaltning inhämtas kreditupplysningsinformation centralt av ekonomikontoret.

2.3.1 Befintliga kunder

Kontroll av befintliga kunder skall ske fortlöpande och minst I gång per år av ekonomikontoret. Kontrollen genomförs genom nyckeltalsberäkningar samt i förekommande fall kompletterat med kreditupplysning, där så anses nödvändigt.

2.3.2 Kundreskontran

Kundreskontran ger löpande information om kundernas betalningsvilja och betalningsförmåga. Nyckeltalskörningar ger information och vägledning om våra kunders kreditstatus. Kontroll mot kundreskontran skall alltid ske.

Detta kan kompletteras med kontroll genom kreditupplysnings leverantören efter framställan till ekonomikontoret, då detta är motiverat.

2.3.3 Varningssignaler

• När antalet kreditdagar utöver angivna betalningsvillkor ökar för vatje faktura som betalas

• Begäran om anstånd med betalning • Delbetalningar utan kommunens godkännande • Utebliven betalning på avtalad amorteringsplan • Uppsägning av avtal, om kunden har förfallen obetald skuld

För företag dessutom:

• Kundens årsredovisning EJ inlämnad i tid till PRV (aktiebolag) • Önskemål om byte av säkerhet t.ex. utställd bankgaranti till företags-hypotek • Många och täta styrelse- och/eller revisorsändringar


lf!lvarbergs komm1m

2.4 SÄKERHETER

Om det på objektiva grunder kan fastställas att kunden inte kommer att kunna fullgöra sina betalningsförpliktelser, skall tagande av fullgod säkerhet övervägas. Begränsning i möjligheten att kräva säkerhet kan finnas i lagstiftning, allmänna regler eller avtal.

Som huvudregel använder sig Varbergs kommun av förskottsbetalning såsom säkerhet för leveranser. Se dock flik 5 om leveransvägran. Med förskottsbetalning menas att hela beloppet är insatt och bokfört på bankkonto, bank- eller plusgiro tillhörande kommunen, innan tjänsten eller leveransen påbötjas.

Vid bedömning att annan säkerhet krävs för leverans, hanteras detta av ekonomikontoret.

De former av säkerheter som bör användas är:

• Förskottsbetalning • Bankgaranti • Borgen • Pantbrev

Säkerhet skall återlämnas då kreditrisk inte längre föreligger.

2.4.1 lnfordrande av säkerhet

Om kreditprövningen visar att annan säkerhet än förskottsbetalning bör ställas, använder ekonomikontoret särskilt underlag för sådan begäran hos kunden.

2.4.2 Kreditfordrans omfattning

Ställs säkerhet skall den motsvara kommunens risktagande både vad avser beloppets storlek och för den tid risken kan bedömas föreligga.


AVTAL - ORDER

3.1 AVTAL

fllfVarbergs IW,kommWl

Innan avtal tecknas skall kontroller och bedömning av kunden ske, se flik 2. Kommun skall sträva efter att alltid teckna skriftliga avtal eller överenskommelser där så är möjligt. Avtalet styr sedan bl.a. innehållet i fakturan.

Respektive förvaltning skall utse vem som har rätt att teckna avtal för kommunens räkning.

3.2 AVTALSLAGEN

3.2.1 Om slutande av avtal

Enligt lagen kommer avtal till stånd om anbud och accept överensstämmer med varandra. Såväl anbud som accept är bindande. Ett avtal är därför liktydigt med ett anbud som accepterats på rätt sätt och i rätt tid, muntligt eller skriftligt.

Lagen är till stora delar dispositiv. Detta medför att andra modeller för slutande av avtal finns än den som anges i lagen.

3.2.2 Anbud

Sådana förklaringar i det dagliga livet som inte gör anspråk på att vara rättsligt bindande, skall inte anses utgöra ett anbud. I de flesta fall är det inte svått att praktiskt göra denna skillnad.

Anbudet kan inte återkallas sedan det kommit fram till adressaten eller verkat bestämmande på hans handlingssätt. Bundenheten vid anbudet innebär en plikt att låta det stå fast till oförändrat innehåll under accepttiden. I annat fall kan anbudsgivaren bli skadeståndansvarig enligt allmänna regler.

3.2.3 Accept

Ett antagande svar är dels bindande för avgivaren, dels en förutsättning för att anbudsgivaren skall fortsätta att vara bunden. Ett meddelande kan ses som accept och leda till avtalsslut även om det förutsätter ytterligare åtgärder för att dokumentera avtalsslutet.

Ett nekande svar innebär att anbudet omedelbart förfaller. En accept som inte överensstämmer med anbudet är ett avslag i förening med ett nytt anbud.

3.2.4 Förhandlingar

Då ett avtal skall föregås av förhandlingar, måste man anta att parterna avsett att ingen av dem skall bli bunden vid enskilda villkor, förrän enighet uppnåtts om alla de förhållanden som parterna avser att få reglerade genom avtalet.

Parterna kan ha överenskommit att gemensamt utarbeta ett kontrakt, som inte blir bindande förrän det är undertecknat. Vad som sker under förhandlingarna före avtalets tecknande, kan


l(!varbergs kommun

inte i ett sådant fall anses utgöra anbud eller accept. Resultatet blir att avtalet inte kan anses slutet innan det skriftliga avtalet har upprättats.

En part kan bli skadeståndsskyldig om han uppträder under förhandlingen på ett sådant sätt att avtalet inte blir av.

3.2.5 Avtalsbundenheten

Anbud och accept som överensstämmer med varandra ger upphov till ett avtal. Bundenheten till avtalet ät· slutlig, till skillnad från bundenheten vid anbudet, som är provisorisk. Principen är att inga andra än parterna blir bundna av avtalet.

För att ett långvarigt avtal med säkerhet skall kunna omförhandlas krävs att parterna träffat särskild överenskommelse om detta (tar in klausul om omförhandling).

3.2.6 Avtalsinnehållet

Anbudet utgör den väsentliga grunden för bedömningen av vad som är avtalets innehåll. Ett anbud kant.ex. innehålla en refererande klausul till ett standaravtal som blir verksamt i sin helhet. Om det är fråga om standardavtal som använts länge och kanske är resultatet av förhandlingar mellan intresseorganisationer kan standardavtalet komma att ingå i det individuella avtalet utan särskild hänvisning. Ett sådant infogande kan förklaras med att standardavtalet blivit handelsbruk eller annan sedvänja.

3.2.7 Fullmakt

Kännetecknande för fullmakt är att fullmaktsgivaren (utställaren) omedelbart blir bunden av fullmäktigens (innehavarens) rättshandlingar i fullmaktsgivarens namn. Självklatt endast inom de gränser som anges i fullmakten. Innehavaren står således helt utanför avtalsförhållandet, då han handlar i annans ställe.

3.3 BESTÄLLNING

Kreditförsäljning innebär en viss risk. För att skydda kommunen mot ekonomiska förluster p.g.a. att kunder inte betalar sina fakturor finns regler och rutiner för hur kredit skall beviljas och sedan bevakas, se flik 2.

Beställning till kommunen kan ske skriftligt eller muntligt. Kommunen bekräftar beställningen skriftligen där så är möjligt eller efter särskild begäran av kunden. Parterna har därmed ingått ett avtal. Innan beställningen bekräftas och/eller avtal tecknas skall vissa uppgifter inhämtas om kunden. Det är exempelvis viktigt att kontrollera kundens kreditvärdighet innan kommunen bekräftar beställningen eller påbötjar leveransen, se flik 2.

Förvaltningarna i Varbergs kommun ansvarar för att i förekommande fall skriftlig bekräftelse samt leveransavtal upprättas vid beställningstillfället.

3.3.1 Kunduppgifter

Se flik 2 om vilka uppgifter som alltid skall infordras.


3.3.2 Bekräfta ordern

lf! Varbergs koounun

Varbergs kommun använder, där så är möjligt, orderbekräftelse vilket är ett bra hjälpmedel i kreditaffärer. Detta underlag är bra att kunna hänvisa till om kommunen t.ex. får en invändning eller reklamation i samband med leverans eller fakturering.

Orderbekräftelsen skall innehålla uppgift om följande:

• Kundens namn (hos PRV registrerad firma (namn) och firmaform för näringsidkare) • Kundens Personnummer/organisationsnummer. (Om det är en enskild firma,

innehavarens personnummer) • Kundens fullständiga adress (besöks- leverans- postadress) • Beställarens namn (samt eventuell övrig identifikationskod internt) • Telefonnummer • Vår handläggare/referensperson • Specifikation över beställd vara/tjänst • Betalningsvillkor • Eventuella avgifter enligt förordning eller taxa • Räntevillkor • Beräknad leveranstid • Kommunens fullständiga namn, adress samt uppgift om F-skattebevis, registrerat säte,

organisationsnummer/momsregistreringsnummer

Till orderbekräftelsen skall i förekommande fall bifogas leveransavtal med eventuellt vidhängande standardvillkor.


FAKTURERING - DEBITERING

4.1 FAKTURERINGSUNDERLAG

Som faktureringsunderlag används orderbekräftelse, underlag för debitering extern, beställningsunderlag, avtalsunderlag och liknande handlingar (se flik 3, beställning).

Vid stående fakturering som används vid t.ex. leverans enligt omsorgsavtal och hyreskontrakt, använder kommunen attesterat och undettecknat avtal eller biståndsbeslut som underlag för fakturering. I dessa fall utgör således avtalet eller biståndsbeslutet underlag för samtliga fakturor intill dess att avtalet upphör i enlighet med de villkor som anges däri.

4.2 FAKTURERING

Kommunens faktura skall spegla vad som tidigare bekräftats och avtalats. Vid kreditförsäljning utgör fakturan underlag för betalning. Fakturan är inget avtal utan den skall spegla det som tidigare överenskommits vid beställningen och villkor i avtal. Fakturan är en uppmaning till kunden att betala. Fordran på kunden uppstår vid beställningstillfället, inte vid faktureringstillfället. Orderbekräftelsen/ beställningsunderlaget och avtalet styr därför vad som skall anges på fakturan.

Det vanligaste misstaget vid fakturering mot kredit, är att inte notera kundens personnummer/organisationsnummer och/eller fullständiga namn/firma, se vidare flik 2. En mycket vanlig orsak till ekonomisk förlust är att det inte går att säkert identifiera gäldenären, således kan denne inte krävas på pengar. Den fysiska och juridiska personens ID-beteckning är personnummer samt organisationsnummer, vilket framgår av t.ex. legitimation och registreringsbevis.

Kom ihåg att vi alltid måste kunna redogöra för:

• VEM som gjort beställningen • NÄR beställningen gjordes och • HUR t.ex. tfn/brev

Förvaltningarna i Varbergs kommun ansvarar för kunduppgifternas riktighet samt utskrift och utsändandet av fakturor. Personnummer anges aldrig på fakturan i Varbergs kommun, i enlighet med gällande regler och datainspektionens anvisningar.

Om fordringsbeloppet är lågt, under 75 kr skall förvaltningen undvika att ge kredit, d.v.s. att ställa ut faktura, såvida inte annat finns föreskrivet eller anges i avtal. För att undvika dyra hanteringskostnader skall således småbelopp betalas kontant, samlas till en större faktura eller påföras nästkommande faktura då detta är möjligt.

4.2.1 Faktureringstidpunkt

Det är mycket viktigt att kunden mottar en korrekt och fullständig faktura. Fakturering sker enligt huvudregeln i Varbergs kommun i förskott, där så är möjligt. I övriga fall skall fakturering ske snarast efter godtagen, bekräftad och/eller avtalad leverans. Fakturaunderlag upprättas senast i samband med leverans av beställd vara/tjänst.


1•. Varbergs Wkonunun

Varbergs kommuns strävan skall vara att undvika fakturering i efterskott då risken för försenade fakturautskick ökar och därigenom risken för att s.k. dolda krediter uppstår, där kunderna :far kredittiden utsträckt räknat från leveranstillfället.

4.2.1.1 Fakturadatum/Avsändande

Fakturan skall skickas samma dag som den är daterad. Detta p.g.a. att möjligheten till debitering av dröjsmålsränta sammanhänger med fakturans avsändande, enligt Räntelagen.

4.2.2 Fakturans utformning

Fakturor skall innehålla tydliga instruktioner om betalningsdag, betalningssätt, dröjsmålsränta samt i övrigt återspegla avtalet med kunden.

Varbergs kommun har fastställt en grundläggande layout och standardinnehåll för fakturor, se länk flik 10.

Glöm inte att ange på fakturan att försenad betalning medför debitering av dröjsmålsränta.

De kuvert som EJ når adressanten kommer i retur till Varbergs kommuns Post o Bud Service. Den steckkod som finns på kuvertet anger ett kundnummer så att Posten vet att kuvertet kommer från Varbergs kommun. Därefter sker efterforskning om ny adress.

4.2.3 Betalningsvillkor

Kredittiden skall generellt vara så kott som möjligt för att minimera kapitalbindningen och riskexponeringen i kundfordringar. Detta uppnås på bästa sätt genom att kommunen förskottsdebiterar leveranser enligt huvudregeln.

Varbergs kommuns betalningsvillkor skall anges enligt följande: oss tillhanda senast åå-mmdd på BG xxxx-x . Detta betalningsvillkor innebär att kunden måste planera sin betalning så att den finns bokförd på av kommunen anvisat konto senast angiven dag.

Kommunens betalningsvillkor skall alltid skrivas in och tydligt framgå i det avtal som ingås med kunden. Nya kunder skall kreditbedömas före beslut om betalningsvillkor.

Kommunens standardbetalningsvillkor är: oss tillhanda senast åå-mm-dd på BG xxxx-x. Där åå-mm-dd skall anges enligt avtalet och tjänstens debiteringsperiod. I övriga fall där avtal saknas skall åå-mm-dd motsvara fakturans utskriftsdatum + 30 dagar. Infaller detta förfallodatum på icke bankdag skall datumet justeras till närmast efterföljande bankdag.

4.2.4 Avgifter

4.2.4.1 Faktureringsavgifter m.m.

Varbergs kommun debiterar ej faktureringsavgifter eller liknande avgifter. Denna typ av avgifter är att anse som ett pristillägg enligt köplagens regler och skall vara avtalade senast i samband med skuldens uppkomst, för att vara ersättningsgilla.

Varbergs kommun skall ej avtala om avgifter och skall följaktligen inte debitera sådana.


4.3 BETALNING

lim. Varberg. s W,knnunun

Av fakturan skall framgå vilket betalningsvillkor som gäller. Om inte annat överenskommits (avtalats) i samband med köpet, är det kommunen (borgenären) som bestämmer när betalning för fordran skall ske. Detta i enlighet med köp lagen.

Kunden skall ha tydlig instruktion om hur fakturan skall betalas t.ex. till PG eller BG som anges på fakturan. Det är av stor praktisk betydelse när en betalning, som får ske till kommunens PG eller BO, anses fullgjord med beji-iande verkan. För de flesta slagen av fordringar, förutom hyresfordringar är en dom av högsta domstolen refererad i NJA 1988 sida 312, vägledande. Där anges att betalning skett när beloppet bokförts på mottagarens konto.

I Varbergs kommun skall betalningen vara kommunen tillhanda det datum som anges i betalningsvillkoret på fakturan. Detta innebär att betalning som bokförts på kommunens PG/BG på det i betalningsvillkoret angivna datumet är betald med s.k. befriande verkan.

4.3.1 Kontantbetalning

Om kommunen erhåller kontant betalning, skall kvitto enligt gällande rutin utfärdas till kunden. Kontant betalning samt leverans mot kontant betalning kan normalt ej vägras av kommunen.

4.3.2 Autogiro

Varbergs kommun erbjuder betalning via autogiro till de kunder som omfattas av stående fast månadsfakturering, exempelvis omsorgsavgifter. Autogiro innebär att kunden ger kommunen fullmakt att hämta fakturabeloppet på kundens bank- eller plusgirokonto på förfallodagen. Autogiro underlättar administrationen kring betalningen både för kunden och kommunen.

I Varbergs kommun har ekonomikontoret det övergripande ansvaret för autogiroavtalet. Övrig hantering av autogiro sker på respektive förvaltning.

4.3.3 Reklamationer

Reklamationer skall behandlas med skyndsamhet och med ett affärsmässigt uppträdande. Efter mottagandet av reklamationen skall handläggande person ta beslut om åtgärd samt bekräfta detsamma skriftligen till kund. Skulle chef ompröva beslut skall handläggaren alltid informeras om beslutsgrunden.

4.3.4 Kreditfakturor

I flik 2 beskrivs att det är viktigt att korrekta uppgifter inhämtas innan fakturering. Om ändå felaktig faktura sänts ut skall rättelser i form av krediteringar göras av registratören. Speciell blankett finns framtagen att användas vid rättelser och krediteringar, se flik I 0. Anledning till rättelsen skall anges på blanketten.

Underlaget till krediteringen skall vara attesterad av samma person som attesterat underlaget till faktureringen. Rättelser skall göras snarast efter det att felet upptäckts.


lf!. Varbergs konnnun Om en felaktig utställd faktura redan har betalats av kunden och denne har pengar att fordra, skall reglering ske genom utanordning, förutsatt att det inte finns någon fordran att kvitta mot.

4.3.5 Kvittning av fordringar och skulder

Kvittning av fordringar och skulder sker genom förvaltningens försorg, där så är möjligt, enligt gällande kvittningsregler.

Kvittning kan exempelvis vara möjlig när en kund betalat för mycket på ett fakturaunderlag eller när ersättning skall utgå till kunden. Erhåller kommunen för mycket betalt eller skall utbetalning ske till kund, skall kontroll om kvittningsgill fordran föreligger genomföras. Ansvaret för att kontroll initieras och sker ligger på förvaltningen.

4.4 BETALNINGSPÅMINNELSE

Betalningspåminnelsen är en skriftlig påstötning, före inkassokrav, som klart och tydligt skall förmedla budskapet att kommunen vill ha betalt för den förfallna fordran. Denna skickas ut 7 dagar efter det att skulden förfallit till betalning i Varbergs kommun.

Det skall inte förekomma olika benämningar på betalningspåminnelsen, t.ex. första krav, kontoutdrag. Den skall heta "Betalningspåminnelse" i Varbergs kommun.

Betalningspåminnelser skickas ut av Ekonomikontoret, med undantag av Barnomsorgsavgifter och Omvårdnadsavgifter.

Det finns ingen lag som reglerar hur en betalningspåminnelse skall utformas. Kommunen ställer dock vissa grundläggande krav på innehållet.

4.4.1 Innehåll i betalningspåminnelsen

Den skall ange följande:

• Vilken fordran den avser med angivande av fakturanummer • Belopp • När detta förföll till betalning • Angivelse av vilket datum betalningskontroll skett • Angivelse om att försenad betalning av vår fordran medför debitering av

dröjsmålsränta

Observera att det inte föreligger någon skyldighet för kommunen att skicka en betalningspåminnelse. Kommunen kan direkt efter förfallodagen skicka ett inkassokrav på sin fordran och dessutom ta ut en inkassokostnad för denna, se flik 6.

4.5 DRÖJSMÅLSRÄNTA

Dröjsmålsränta skall debiteras när kunden/gäldenären inte betalar en förfallen skuld och räntefristen passerats antingen enligt Räntelagen eller enligt avtalet. Vid avtalad ränta debiteras ränta fr.o.m. första dagen efter förfallodatum t.o.m. betalningsdatum. I övriga fall debiteras dröjsmålsränta enligt Räntelagen.


!(!Varbergs konunun

För att undvika kostsam hantering har Varbergs kommun fastställt ett lägsta belopp vad gäller utställande av separat dröjsmålsräntefaktura. Beloppet är 75 kr. Vid kontinuerliga leveransförhållanden, påförs dröjsmålsränta oavsett beloppets storlek på nästkommande faktura, med specifikation.

Om det i efterhand konstateras att skälet till en försenad betalning beror på felaktigheter i en förvaltnings hantering skall räntefaktura avskrivas/krediteras.

Fordringar avseende dröjsmålsränta skall drivas in på normalt sätt om betalning inte sker på förfallodag.

4.5.1 Grunden för debitering av ränta

Uppstår när kunden/gäldenären inte betalar en förfallen skuld och räntefristen passerats antingen enligt Räntelagen eller enligt avtalet. Detta under förutsättning att kommunen/borgenären på fakturan har angivit, vid fakturering av konsument, att för sen betalning medför debitering av dröjsmålsränta, enligt Räntelagens regler eller att det angivits i avtalet.

4.5.2 Räntelagen

Dröjsmålsränta vid försenad betalning "Lagen gäller i den mån ej annat är avtalat eller utflist eller särskilt foreskrivet."

4.5.3 Ränteberäkning enligt Räntelagen

• Räntesatsens storlek är kopplad till riksbankens referensränta. Gällande räntesats är den vid var tid gällande referensräntan + 8 % -enheter

• Fordran som är räntebärande fordran med löpande ränta. I Räntelagen finns speciella regler om dröjsmålsränta beträffande skuldebrev och andra fordringar som pga. avtal löper med ränta före förfallodagen, exempelvis kredit i bank eller avbetalningsköp. Då beräknas dröjsmålsränta efter samma räntesats som löper på krediten, om inte annat avtalats

• Om förfallodagen är bestämd i förväg böijar ränta utgå fr.o.m. dagen efter förfallodagen. Detta gäller om förfallodagen bestäms senast då skulden uppstod, t. ex. i leveransavtal, kontrakt eller liknande

• Om förfallodagen inte bestäms i förväg, utan anges på t.ex. en faktura, böijar dröjsmålsränta utgå från den dag som infaller 30 dagar efter det att kommunen/borgenären har avsänt sin faktura. Ränta löper sedan t.o.m. betalningens bokföringsdag

Kommunen kan inte beräkna dröjsmålsränta på en räntefaktura enligt Räntelagen, om detta inte särskilt avtalats med gäldenären. Se därför upp så att kommunen inte debiterar dröjsmålsränta på belopp som avser ränta enligt Räntelagen.

Det finns ett specialfall där kunden kan fordra ränta. Om en kund har köpt och betalat för en vara/tjänst som visar sig felaktig eller som av någon annan anledning skall returneras och kommunen skall betala tillbaka det kunden betalat, så har kunden rätt att begära ränta. Den beräknas då för den tid som förflutit från den dag kunden betalade för varan/tjänsten t.o.m. den dag då kommunen betalar tillbaka köpesumman.


Il!. varberg:s kommun 4.5.4 Undantag då Räntelagen inte gäller

• Om man har avtalat om annat, t.ex. i avtal eller genom angivelse i offett. Man kan alltså avtala om villkor som avviker från Räntelagen

• Något annat är utlovat ("utfäst") köparen. Köparen kant.ex. ha varit kund sedan länge och ha visat med handling att han känner till kommunens villkor och accepterat dessa

• Skyldigheten att betala dröjsmålsränta är "särskilt föreskriven". Då finns redan skyldigheten reglerad i någon annan lag som gäller i ett speciellt fall, t.ex. Växel- eller Checklag

4.5.5 Dröjsmålsräntefakturering

Målet med räntefakturering är att styra våra kunder till att betala i tid. Ett effektivt sätt att styra kunderna är att visa att det kostar pengar att betala för sent. På grund av detta skickar kommunen alltid räntefakturor till alla kunder, dock med hänsyn tagen till fastställd beloppsgräns.

Räntefakturering skall i Varbergs kommun ske, då betalning av vår fordran skett för sent. Debitering av dröjsmålsräntebelopp sker på nästkommande räkning, där så är möjligt. Kan debitering ej ske på nästa räkning, skall räntefaktura utsändas snarast dock senast 7 dagar efter erhållen betalning från gäldenären.

Vid debitering på nästa räkning särskiljer kommunens datasystem dröjsmålsräntan så att inte ränta på ränta debitering sker, då avtal ej föreligger. Varbergs kommuns dröjsmålsräntefakturor skall förses med betalningsvillkoret "Oss tillhanda på BG åå-mm-dd" ( utskriftsdatum + I 0 dagar)

Förvaltningarna ansvarar för dröjsmålsräntefaktureringen i Varbergs kommun.

4.5.5.1 Små belopp

För att undvika onödig irritation och meningsskiljaktigheter samt kostsam hantering har kommunen beslutat om ett lägsta belopp vad gäller fakturering av dröjsmålsräntan. Beloppet är 75 kr. Vid kontinuerliga leveransförhållanden och små räntebelopp debiteras dröjsmålsräntan oavsett beloppets storlek på nästa faktura. Dröjsmålsräntan tas där upp som en separat post på fakturan med specifikation över räntegrunden.

4.5.5.2 Att komma ihåg vid fakturering av dröjsmålsränta

• Specificera vad räntan avser, tid fr.o.m. - t.o.m. samt grunden för densamma • Dröjsmålsränta enligt Räntelagen beräknas från den dag som infaller 30 dagar efter

fakturans avsändande, t.o.m. dagen för betalningens bokföringsdag • Är förfallodagen avtalad i leveransavtal, kontrakt eller liknande, utgår ränta från den

avtalade förfallodagen. Villkor på faktura gäller ej som avtal • Räntans storlek i procent är enligt Räntelagen, vid vaije tid gällande referensränta + 8

%. Eller enligt avtal/kontrakt • Det utgår ej moms på fakturerad dröjsmålsränta • Det utgår dröjsmålsränta på moms som fakturerats • Det utgår ej dröjsmålsränta på räntefaktura enligt Räntelagen. Kan dock avtalas


4.5.5.3 Referensräntetabell samt Diskontotabell

Il. Varbergs lronmnm

Länk till aktuell referensräntetabell samt diskontotabell i interna blankettarkivet Länk

4.5.5.4 Kostnadsersättningar

Länk till aktuella kostnadsersättningar i det interna blankettarkivet Länk

4.6 TVIST

Föreligger oklarheter eller tvist råder om respektive parts ansvar och åtagande, är det viktigt att detta meddelas till inkassoansvarig på Ekonomikontoret och Barn o Utbildningsförvaltningen. Detta är viktigt för att kunna stoppa eventuella inkassokrav tills oklarheterna utretts eller tvisten lösts.

Eftersom förvaltningen har kunskap om vad som avtalats, skall denna också reda ut oklarheterna och lösa tvisten. Kan förvaltningen ej lösa tvisten skall ärendet vidarebefordras till ekonomikontoret. Detta skall ske snarast, dock senast I vecka efter invändningen.

4.6.1 Invändning

Kund som besvärar sig mot beslut eller åtgärd skall utan dröjsmål, senast inom I vecka, erhålla korrekt information om grnnden för beslutet/åtgärden och besked om omprövning, föranledd av invändningen, kommer att ske.

Ansvaret för detta åligger den som mottar invändningen från kunden.

Vid invändning från kund avseende räntedebitering skall kommunens ränteanspråk vidmakthållas. Kunden skall informeras om att räntefordran har sin grund i gällande lag eller avtal med anledning av kundens försenade betalning. Vidare skall informeras om att räntefordran kommer att överföras till inkasso samt eventuellt efterföljande betalningsfastställelse och utmätning för räntefordran.

Standard texter för svar på invändningar från kunder återfinns under länk i flik I 0.


ANSTÅND - AMORTERINGSPLAN

5.1 ANSTÅND

l(!varbergs lronuntm

Förvaltning som kontaktas av kund, ansvarar för och skall handlägga anstånd i samråd med Ekonomikontoret. Anstånd beviljas av ansvarig för debitering (attestant) på förvaltningen.

Möjlighet till beviljande av enstaka anstånd för våra kunder finns. Vid beviljande av anstånd skall skriftlig bekräftelse som vism· överenskomna villkor utsändas till kunden. Ett beviljande av anstånd förutsätter dessutom att kunden inte tidigare vid upprepade tillfällen erhållit anstånd eller har brutit överenskommelser om anstånd eller amorteringsplan. Betalning skall ske före nästa fakturas förfallodag vid löpande leveranser. Vid beviljande av anstånd skall dröjsmålsränta debiteras från ursprunglig förfallodag tills full betalning sker.

Om en kund genom att delbetala sin faktura, utan att ha fått anstånd beviljat av ansvarig för debitering på förvaltningen, skall kommunen agera omedelbart och utsända meddelande till kunden om att anstånd endast kan beviljas av ansvarig för debitering på förvaltningen. Meddelandet till kunden skall innehålla uppgift om att kunden restar i sin betalning.

5.2 AMORTERINGSPLAN

Möjlighet till beviljande av amorteringsplan finns. För att amorteringsplan skall beviljas krävs att det upprättas en skriftlig amot1eringsplan med kunden som visar överenskomna villkor. Det förutsätter dessutom att kunden inte tidigare har brutit överenskommelser om anstånd eller amorteringsplan och att första delbetalningen sker före nästa fakturas förfallodag. Ekonomikontoret upprättar och beviljar amorteringsplan i samråd med förvaltningarna.

Vid beviljande av amorteringsplan skall i Varbergs kommun, dröjsmålsränta debiteras från ursprunglig förfallodag tills full betalning sker. Därutöver skall debiteras avgift för upprättande av amorteringsplan, enligt vid var tid gällande lag och förordning. I förekommande fall skall i amorteringsplanen även medtagas övriga avgifter och utlägg såsom inkassokravsavgift och avgifter vid Kronofogdemyndighet.

Hur en amorteringsplan skall se ut finns inte reglerat i lag. Kommunen som är fordringsägare bör dock beakta att inte, vara alltför generös med sina villkor och göra det frestande för en gäldenär att missbruka villkoren i amorteringsplanen. En amorteringsplan skall vara en skriftlig överenskommelse om amortering av återstående del av en förfallen skuld.

Kommunen har rätt till ersättning för arbetet med upprättandet av amorteringsplanen och hanteringen av de amorteringar som skall göras. För att kommunen skall ha denna rätt, skall amot1eringsplanen avse "upprättande av en fullständig plan för amortering av återstående del av skulden och planen ha tillkommit i samråd med gäldenären samt ha upprättats skriftligt och lämnats över eller sänts till gäldenären". Ersättningsskyldigheten är fastställd i lag, Lagen om ersättning för inkassokostnader m.m.

Storleken på ersättningen för upprättande av amorteringsplan är fastställd i särskild förordning. Därutöver har kommunen rätt att debitera en avgift för vmje amortering om detta har avtalats och skriftligen bekräftats i samband med överenskommelsen. Storleken på avgiften för vmje amo11ering, får ej överstiga det belopp som vid var tid är gällande för


Il!. Varbergs koomnm utsändande av avtalad påminnelse, i enlighet med lagen om ersättning för inkassokostnader m.m. Se länk flik 4

Amorteringsplanen uppfyller "god inkassosed" enligt DI: s regler när den innehåller:

• Borgenärens namn/firma • Vad fordran avser • Kapitalbelopp • Dröjsmålsränta t. o. m. sista delbetalningen • Räntesats enligt inkassokravet • Kostnadsersättningar för:

o Inkassokrav o Upprättande av amorteringsplan o Avtalad aviserings/bokföringskostnad

• Antalet delbetalningstillfällen • Beloppsstorlek per delbetalning • Tidpunkt för delbetalning/ar • Totalskuld för hela amorteringsplanen

Därutöver skall Varbergs kommuns amorteringsplan ange att:

• Om amorteringsplanen ej följs förfaller hela beloppet till omedelbar betalning • Denna amorteringsplan innebär inte avtal om återkallande av eventuellt insänt mål

eller att betalningsfastställelse för insänd fordran inte skall ske. Kommunen förbinder sig dock, under förutsättning att amorteringsplanen i sin helhet följs, att inte ansöka om verkställighet enligt meddelat utslag/dom

5.3 AVBRYTANDE AV LEVERANSER

Grunden för leveransvägran är att kunden bryter mot gällande leveransavtal i vilket det skall vara reglerat att förfallna obetalda fordringar är att betrakta som ett väsentligt avtalsbrott, vilket är grund för avbrytande av leveransen enligt avtalet.

Avbrytande av leveransen får inte användas som en påtryckning för att få betalt för förfallna fordringar enligt Inkassolagen samt Datainspektionens allmänna råd för tillämpning av inkassolagen. Varbergs kommun avbryter leverans för att minimera kundförlustrisken samt i förebyggande syfte för att kunderna inte skall ådra sig stora skuldbördor.

Vid avbrytande av leveranser skall meddelande om avbrutna leveranser utsändas, i vissa fall enligt gällande lagstiftning och i övriga fall enligt praxis och det föreliggande avtalet för respektive tjänst. I förekommande fall skall mätaravläsning ske, snarast.

Indrivning av fordringar som härrör från sådan verksamhet som regleras enligt särskild lag t.ex. socialtjänstlagen skiljer sig i viss mån från vanlig inkassoverksamhet. Kommunen har skyldigheter att enligt lag tillhandahålla vissa tjänster, varför åtgärderna för denna typ och vissa andra lagreglerade verksamheter måste kombineras med särskilda hänsynstaganden. Nämnd som ansvarar för verksamhet där särskild lagreglering föreligger, ansvarar för och skall upprätta rutinbeskrivning för vmje sådan rutin.


Il Varbergs konmum Antalet avbrutna leveranser minimeras genom att kommunen följer denna kredit-kravpolicy och på detta sätt minimerar denna typ av åtgärd.

Observera att kommunen normalt inte kan leveransvägra vid kontant betalning.


lf!. Varberg. B kommun KRAVHANTERING

6.1 KRA VHANTERING

Kravhanteringen i Varbergs kommun administreras med hjälp av ekonomisystemet. Kommunens ekonomikontor har det övergripande och samordnande ansvaret för kommunens kund- och kravreskontra.

Förvaltningarna får information om förfallna obetalda kundfordringar för respektive förvaltning genom ekonomisystemet.

Varbergs kommuns inkassoombud sänder ut inkassokrav efter initiering från Ekonomikontoret för förfallna fordringar som är otvistiga.

I Varbergs kommun skall utsändas inkassokrav för förfallna obetalda fordringar som ej är tvistiga. Inkassokravet skickas 10 dagar efter utsändandet av påminnelsen och i förekommande fall, 10 dagar efter förfallodagen i de fall påminnelse ej utsändes. Enskilt inkassokrav kan stoppas i avvaktan på eventuell utredning av tvistig fordran. Ränta löper dock under utredningstiden för hela eller den del av fordran som är gmndad.

Den i inkassokravet angivna tidsfristen för invändningar skall vara minimum 8 dagar.

För upprättande och utsändande av skriftligt inkassokrav skall debiteras en avgift enligt lagen om ersättning för inkassokostnader mm, avgiftens storlek regleras i förordning, se länk, flik 4. Inkassokravsavgiften tillfaller Ekonomikontoret. Förvaltningarna har eget resultatansvar och belastas av eventuella kundförluster samt direkta kostnader för indrivningsförfarandet.

Respektive förvaltning är ansvarig för sina kundfordringar, vilket innebär ansvar för löpande uppföljning av kundkrediter, samt kontroll av förfallna fordringar innan nya leveranser tillhandahålls.

6.1.1.1 Influtna fordringar

Om kommunen erhåller betalning för fordran, exempelvis via inkasso eller betalningsföreläggande, tillgodogörs den förvaltning där fordran uppstått. Skulle kommunens organisationen se annorlunda ut vid betalningstillfället tillgodogörs det verksamhetsområde som fordran avsåg.

6.2 KRAVVERKSAMHET

Inkassoverksamheten styrs av bestämmelserna i Inkassolagen (SFS 1974: 182), med efterföljande ändringar. Tillsynsmyndighet är Datainspektionen, nedan kallad DI. Det krävs inget tillstånd för att sköta inkassohanteringen i kommunen så länge det handlar om fordringar som uppkommit i vår egen verksamhet.

Nedan följer en sammanställning av de regler som styr kravverksamheten.


6.2.1 Allmänna regler för kravverksamhet

•. Varbergs lWkomm1m

Inkassoförfarandet inleds vid utebliven betalning från kunden. Det är viktigt att skilja på vad som är påminnelse, och vad som är inkassokrav, då både utformning och användande av inkassokrav är reglerat i lag.

6.2.1.1 Gocl inkassosed

All inkassoverksamhet skall i enlighet med Inkassolagen bedrivas enligt "god inkassosed". Det innebär bl. a. att:

• Gäldenären skall ha information om betalningsanspråket genom faktura eller annan avisering, före inkassoåtgärd

• Gäldenären inte får vållas onödig skada eller olägenhet • Eller utsättas för otillbörlig påtryckning eller otillbörlig inkassoåtgärd

Observera att kommunen (borgenären), inte behöver skicka någon betalningspåminnelse före inkassoåtgärd, det räcker med faktura och att denna förfallit till betalning. Det enda undantaget från detta, gäller kontrollavgift för s.k. tomtmarksparkering eller kontrollavgift vid olovlig parkering. Vid dessa tillfällen skall bilägaren tillställas en betalningspåminnelse.

Om kommunen har flera obetalda fordringar/fakturor mot en och samma gäldenär är det god inkassosed att samla dessa i ett och samma inkassokrav, vilket skall ske när så är möjligt i Varbergs kommun.

Om en oriktig inkassoåtgärd får till följd att gäldenären noteras i kreditupplysningsregister, skall kommunens ekonomikontor eller dennes ombud snarast sända en rättelseframställan till de upplysningsföretag som finns upptagna på en särskild föiteckning hos DI.

Kommunen får inte kräva högre dröjsmålsränta, eller från en tidpunkt som avviker från Räntelagen, om inte detta är avtalat med gäldenären, eller är reglerat i annan lag än Räntelagen.

Underårig gäldenär får inte krävas enligt inkassoreglerna. Underåriga får normalt inte teckna bindande avtal och skall därför inte registreras som kund i kundregistret, se flik 2. Avtal skall istället tecknas i enlighet med vad som anges där.

Krav mot en gäldenär skall framställas skriftligt. Det skall innehålla tydlig uppgift om borgenärens namn och vad fordran grundar sig på/avser. Om en fordran har överlåtits eller pantsatts, skall gäldenären ha information om detta. I kravet ska gäldenären även upplysas om lämpligt betalningssätt och telefonnummer samt helst namnet på ärendets handläggare.

Kravet skall innehålla uppgift om kapitalbelopp, upplupen dröjsmålsränta och ersättning för kostnader. Dessa uppgifter skall anges var för sig på ett sådant sätt att gäldenären kan kontrollera beräkningen.

Normalt får endast ett inkassokrav tillställas gäldenären i ett och samma ärende för att gäldenären inte ska bli ersättningsskyldig för onödiga inkassokostnader.


1mr:~= Gäldenären skall informeras om de åtgärder som kan följa på utebliven betalning eller invändning.

Då flera gäldenärer, som har gemensamt betalningsansvar, krävs samtidigt, skall var och en underrättas om att också övriga solidariskt ansvariga krävs på samma fordran.

Inkassoåtgärder får endast vidtas om de är ägnade att tillvarata kommunens (borgenärens) rätt.

Man får inte, som påtryckningsmedel, hota gäldenären med någon åtgärd som man inte har för avsikt att genomföra t.ex. konkursansökan, avstängning av leverans eller rättsliga åtgärder, om man inte verkligen överväger och har legala möjligheter, att genomföra någon av dessa.

Inkassokrav skall sändas samma dag, eller senast dagen efter den angivna utskriftsdagen.

I kravet skall anges en viss skälig tid som gäldenären har på sig att betala frivilligt eller inkomma med invändning mot kravet. Den angivna tidsfristen skall vara minst åtta dagar och räknas från kravets avsändningsdag. Om annan postbefordran än A-post används skall tidsfristen utsträckas med hänsyn därtill, även hänsyn bör tagas till en eventuell sammanhängande helgperiod.

Ansökan till KFM eller annan åtgärd med anledning av kravet, får ej vidtagas förrän den i kravet angivna tidsfristen löpt ut, och ytterligare fyra dagar har gått.

Om ett inkassokrav kommer i retur, utan att ha nått gäldenären, får inga ytterligare åtgärder vidtagas, utan att utställaren som utsänt inkassokravet först har efterforskat den nya adressen och skickat kravet dit.

6.2.1.2 Särskilda regler för ränta

Om inte annat är avtalat skall dröjsmålsränta beräknas med utgångspunkt från, vid vaije tillfälle, gällande referensränta med tillägg av 8 %. Beräkningen skall redovisas så att vaije delpost kan kontrollräknas med utgångspunkt från kapitalbelopp och dröjsmålsräntesats.

Om beräkningen görs för en tidsperiod där referensräntan ändrats, gäller följande: Beräknad upplupen ränta får redovisas med sammanlagt belopp, den tidsram och det kapitalbelopp som legat till grund för beräkningen skall anges. Det skall också framgå att beräkning är gjord med hänsyn till vid vmje tid gällande refrerensränta. Dessutom skall den för närvarande gällande räntesatsen anges i procent (referensränta+ 8 %).

Tillkommande ränta yrkas "tills betalning sker" och med hänvisning till Räntelagen eller till avtalet.

6.2.1.3 Särskilda regler för kostnader

Ersättningsskyldighet för följande kostnader föreligger för gäldenären:

• Avtalad påminnelseavgift • Inkassokrav enligt 5 § • Upprättande av amorteringsplan

o Avtalad aviseringsavgift


Grundförutsättningen för att ersättningsskyldigheten skall föreligga är dock att åtgärden skall ha varit skäligen påkallad för att tillvarata kommunens (borgenärens) rätt. Vilket i princip innebär att åtgärden skall ha vidtagits för att kommunen (borgenären) skall erhålla betalning för sin fordran.

6.3 RÄTTSLIG HANTERING

Reglema om betalningsföreläggande finns i lagen om betalningsföreläggande och handräckning (SFS 1990:746).

Varbergs kommun eller anlitat ombud skall efter inkassokrav ansöka om betalningsfastställelse för förfallna, obetalda fordringar. Huvudregeln är att betalningsskyldigheten skall fastställas för alla fordringar.

Ekonomikontoret ansvarar för och skall kontrollera att fastställelse samt erforderlig preskriptions bevakning sker för respektive förvaltnings fordringar.

Kommunen eller ombudet skall debitera de avgifter samt arvoden som vid var tid gällande förordningar medger, se länk flik 4 .

I normala fall skall ansökan om betalningsföreläggande eller handräckning (t.ex. avhysning av hyresgäst) ske snarast efter det att den angivna tidsfristen i inkassokravet löpt ut. Det är kommunens målsättning att ansökan skall ske senast 7 dagar efter detta datum.

Ekonomikontoret ansvarar för val av processform samt val av verkställighetsåtgärd.

Vid kunds bestridande av fordran till KFM skall ärendet överlämnas till tingsrätten. Eventuellt efterföljande förhandlingar i Tingsrätten skall hanteras av kommunens jurist eller anlitat ombud.

6.3.1 Rättsliga åtgärder

Det är viktigt att kommunen väljer rätt processform. Det medför dels extra kostnader att välja fel processform, dels blir gäldenären om denna är en juridisk person registrerad i kreditupplysningsföretagens register redan vid ansökan om betalningsfastställelse.

Beroende på om fordran är tvistig eller ej väljer Ekonomikontoret eller ombudet processform, normalt står valet mellan:

6.3.1.1 Betalningsföreläggancle

Används i den summariska processen för fastställande av betalningsförpliktelse. Exempel: fakturafordran, skuldebrev, skadestånd. En ansökan om betalningsföreläggande får avse föreläggande för en eller flera personer, såväl fysiska som juridiska, att till kommunen (svaranden) betala en penningfordran som är förfallen till betalning.

6.3.1.2 Stämning

Används som rättslig åtgärd när fordran är tvistig, eller där kommunen eller ombudet vet att gäldenären kommer att bestrida och denna form bedöms som riktig. Exempel: en tvistig


1mr:~~ fordran där gäldenären gjort en saklig invändning mot faktura/inkassokrav, men där kommunen anser att betalningsansvar föreligger för gäldenären.

6.3.2 Beskrivning av normal inkassorutin

När gäldenären tillställts ett inkassokrav och den i inkassokravet angivna tiden för betalning, minimum åtta dagar efter kravets avsändande, löpt ut, och betalning då ännu ej kommit kommunen tillhanda, är nästa steg i processen att till Kronofogdemyndigheten inge en ansökan om betalningsföreläggande. Detta kan dock ej göras förrän ytterligare fyra dagar har förflutit sedan den i inkassokravet angivna tidsfristen har löpt ut, således totalt 12 <lagat'.

Observera att kommunen eller ombudet inte får vidta rättslig åtgärd (ansökan betalningsföreläggande) med anledning av sin fordran, förrän ett inkassokrav skickats, utformat enligt Inkassolagen och den angivna tidsfristen gått ut.

När kommunen eller ombudet insänt ansökan om betalningsföreläggande till KFM, sänder KFM ansökan och föreläggandet om att gäldenären måste yttra sig över ansökan till den adress som kommunen angivit i ansökan. I de fall KFM har sät·skild anledning att anta att den adress som finns i KFM: s register är den riktiga och den kommunen angivit är fel, måste kommunikation först ske med kommunen eller ombudet så som sökanden, innan föreläggandet sänds till adressen i KFM: s register. Kommunikation kan ske formlöst per telefon eller i lösbrev. Om föreläggandet sänds till den av kommunen eller ombudet uppgivna adressen och kommer i retur skall försök med delgivning ske på adressen i KFM: s register. Delgivning sker normalt med återsänt mottagningsbevis s.k. vitt kort, men kan också ske på annat sätt, t.ex. stämningsmannadelgivning eller i vissa fall genom kungörelsedelgivning.

Om gäldenären signerar och returnerar mottagningsbeviset, det s.k. vita kortet eller delges på annat sätt har denne en förklaringstid på sig, som finns angiven i föreläggandet. Vill gäldenären bestrida ansökan måste detta göras inom denna tid.

Bestrider inte gäldenären ansökan och förklaringstiden går ut, meddelar Kronofogdemyndigheten utslag. Detta utgör bevis för gäldenärens betalningsskyldighet. Efter att Kronofogdemyndigheten meddelat utslag, har gäldenären en månad på sig att söka återvinning.

6.3.3 Verkställighet

Då betalningsfästställelsen har skett, sker verkställighet med:

Tillgångsunclersökning, vilken omfattar lön och överskjutande skatt samt gäldenärens alla utmätningsbara tillgångar såsom fast egendom, lös egendom, fordringar etc.

I de fäll KFM inte lyckas med indrivningen måste kommunen så som borgenär stå för avgifterna. I annat fall tas avgiften ut av gäldenären.

6.3.3.1 Val av vcrkställighetsåtgärcl

Ekonomikontoret eller ombudet ansvarar för valet av verkställighetsform. Valet skall baseras på verkställighetsåtgärdens kostnad i förhållande till den bedömning som Ekonomikontoret eller ombudet gör för att utfå fordran eller lyckas med åtgärden.

Varbergs kommun, © J uraB enligt avtal.

6.3.3.2 Gäldenärens bestriclande

11. Varberg. s lronunun

Om gäldenären bestrider ansökan om betalningsföreläggande, erhåller kommunen eller ombudet en kopia på bestridändet samt ett föreläggande från Kronofogdemyndigheten att yttra sig över bestridandet och begära ett eventuellt överlämnande till tingsrätten. Om förvaltningen eller ombudet ej begär överlämnande i rätt tid, inom fyra veckor från den dag då underrättelsen sändes till kommunen eller ombudet, avskrivs ärendet hos Kronofogdemyndigheten.

Begär kommunen eller ombudet överlämnande, överförs ärendet till tingsrätten och handläggs där som tvistemål. Ansvaret för att föreläggandet besvaras i rätt tid samt att beslut fattas om överlämnande till tingsrätten, åligger Ekonomikontoret.

I de fall överlämnande begärs, ansvarar Ekonomikontoret för att kommunjuristen kontaktas i de fall denne skall företräda kommunen.

6.4 UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING

En regelbunden och ändamålsenlig rapportering gällande kundfordringar, dröjsmålsränta, påminnelser, inkassokrav samt betalningsfastställelse och långtidsbevakning skall ske I gång/år av ekonomikontoret. Effektiviteten i kredit- och kravverksamheten avläses inom kommunen mot nyckeltal enligt ekonomikontorets beslut.

6.5 TYSTNADSPLIKT - SEKRETESS

Reglerna om tystnadsplikt och sekretess för kundfordringsärenden finns i huvudsak för kommunens del, så som offentligt organ, i sekretesslagen samt i lagstiftning som särskilt reglerar viss verksamhet t.ex. inom socialtjänsten.

I Inkassolagens § 11 regleras tystnadsplikten för inkassoverksamhet i allmänhet. Regeln innebär att man inte får röja eller utnyttja uppgifter om enskilda personers personliga förhållanden, yrkes- eller affärshemligheter som erhållits vid hanteringen av inkassokrav. För den som arbetar i ett offentligt organ gäller de regler som ställs upp i sekretesslagen.

Sekretesslagen innebär att vi inte får utlämna ekonomisk eller annan information som kan leda till skada eller men för enskild person. Reglerna i sekretesslagen är till för att skydda den enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden och skall tolkas restriktivt. En prövning skall i enlighet med sekretesslagen ske i vatje enskilt fall. Observera att sekretessen omfattar såväl skriftliga som muntliga uppgifter.

Upprättade restlängder är offentliga handlingar och skall således vara rensade från sekretessbelagd information.

Kan handläggaren ej avgöra om begärd information omfattas av sekretess/tystnadsplikt skall ärendet vidarebefordras till kommunjuristen för en bedömning. Beslut om sekretess skall meddelas till kunden av handläggaren/eller kommunjuristen. Handläggaren skall alltid få information om innehållet i beslut som meddelats kunden.


LÅNGTIDSBEVAKNING - PRESKRIPTION

7.1 LÅNGTIDSBEVAKNING

lf!. Varbergs lronuntm

I de fall normala inkassoåtgärder med efterföljande rättsliga åtgärder inte leder till betalning och utmätningsbara tillgångar saknas skall, fordringen alltid långtidsbevakas av kommunen eller genom anlitat ombud.

Långtidsbevakning skall ske för samtliga fordringar oavsett fordringsbeloppets storlek. Ekonomikontoret ansvarar för och skall kontrollera att erforderlig preskriptionsbevakning sker.

7.1.1 Bevakning vid konkurs

I förekommande fall skall ekonomikontoret ansvara för och kontrollera att bevakning via ombud under samt efter konkurs sker.

7.1.2 Bokföringsmässig avskrivning av fordran

Att en fordran avskrivs bokföringsmässigt via en värdereglering innebär inte att kommunens fordran gentemot gäldenären upphör. Detta hör samman med värderingen av kommunens tillgångar där fordringar ingår som en del av tillgångsmassan. Hur gammal en fordran är saknar betydelse för bedömningen om vilka fordringar som skall värderegleras. Värdereglering utförs kontinuerligt av Ekonomikontoret.

7.1.3 Avskrivning av fordran

Det är viktigt att komma ihåg att även om kommunen avskriver en fordran rent bokföringsmässigt via en värdereglering, så finns fordran ändå kvar. Denna kan utfås om gäldenären kommer i en bättre ekonomisk ställning eller om vi i framtiden har möjlighet att använda fordringen för t.ex. kvittning.

Varbergs kommuns fordringar skall endast avskrivas förmögenhetsrättsligt då fysisk eller jmidisk person upphör att existera och fordran ej kan utfås på något annat sätt. Beslut om avskrivning tas enligt fastställd delegationsordning på förvaltningen.

7.2 PRESKRIPTION

7.2.1 Preskription av fordringar

Reglerna för preskription återfinns i en särskild preskriptionslag (SFS 1981 :130) Med preskription av en fordran menas att borgenären p.g.a. fordrans ålder har förlorat sin rätt att utkräva den. Vad som gäller om fordringspreskription för gäldenär gäller också för den som gått i borgen för honom.

7.2.2 Fordrans uppkomst


!(!Varbergs lromm1m

Fordrans uppkomst utgör starten för preskriptionstidens beräkning. Det är inte alltid lätt att finna ut när en fordran uppkommer. Förfallodagen utgör sällan fordrans uppkomst, utan snarare t. ex. den dag fordran först hade kunnat göras gällande.

Följden av att en fordran preskriberats blir att fordringsägaren förlorar rätten att kräva in fordran ifråga. Det innebär dock inte att själva skulden försvinner.

Kommunen har rätt att och skall trots att preskription inträtt för fordran leveransvägra tills skulden är betald. Detta under förutsättning att annan lagstiftning inte strider mot detta.

7.2.3 Preskriptionstider

• I 0 år för skuldebrev samt fordringar mot näringsidkare • 3 år för fordran mot konsument • 2 år för hyresfordringar

7.2.3.1 Konsument

För en konsumentfordran är preskriptionstiden tre år från fordrans uppkomst. När det gäller löpande skuldebrev t.ex. lån, är däremot preskriptionstiden tio år. En konsumentfordran är en fordran som uppkommit hos en näringsidkare när denne i sin näringsverksamhet säljer en vara eller en tjänst till en konsument.

7.2.3.2 Näringsidkare

Fordran preskriberas tio år efter uppkomsten, om inte preskriptionen dessförinnan avbryts.

Lagen är bindande, vilket gör att det inte är möjligt för avtalsparter att avtala bort lagens bestämmelser för att förkorta eller förlänga preskriptionstidens längd.

När en fordran preskriberas förlorar kommunen (borgenären) sin rätt att kräva betalning för densamma. En preskriberad fordran kan dock användas till kvittning, om förutsättningarna för kvittning i övrigt är uppfyllda.

Har kommunen som borgensman för en fordran, betalat en gäldenärs skuld, preskriberas regressfordran (kommunens fordran mot gäldenären) tidigast ett år efter det att huvudfordran betalades av kommunen.

7.2.4 Preskriptionsavbrott

Preskriptionsavbrott sker genom någon av nedanstående åtgärder och ny tre- respektive tioårig preskriptionstid bötjar då löpa från tiden för avbrottet. Preskriptionsavbrott kan ske hur många gånger som helst.

I. Gäldenären lovar att betala, gör en betalning av ränta eller ammtering eller erkänner på annat sätt fordringen gentemot borgenären.

2. Gäldenären får bevisligen ett skriftligt krav eller en skriftlig erinran rörande skulden från kommunen (borgenären).

3. Kommunen (borgenären) väcker talan mot gäldenären vid domstol, KFM, konkursansökan eller offentligt ackord.


fifiVarbergs IW,kommun

Alla åtgärderna vid preskriptionsavbrott förutsätter att gäldenären verkligen har tagit del av kommunens (borgenärens) krav. Detta innebär att kommunen eller dennes ombud bör delge eller sända handlingar till gäldenären med rekommenderat brev med mottagnings bevis. Det kan annars föreligga viss risk för tvist om preskriptionsavbrott har skett.

Preskription betyder som tidigare nämnts att kommunen (fordringsägaren) inte längre kan kräva in sin fordran, men fordran finns dock kvar. Om gäldenären efter det att preskription inträffat bötjar betala igen eller sluter ett avtal om avbetalning av skulden eller liknande, böijar ny preskriptionstid att löpa.

Observera att det anses inte förenligt med god inkassosed att söka driva in preskriberade fordringar.

I Varbergs kommun sköts preskriptionsbevakningen av anlitat ombud. Ansvaret för preskriptionsbevakning och kontroll av att erforderliga rutiner för verksamheten hos anlitat ombud finns, ligger på ekonomikontoret.

Varbergs kommuns policy innebär att arbete med preskriptionsavbrott bör inledas senast 1 år före preskription.

7.2.5 Kommunalt borgensinfriande

I de fall kommunen infriat ett borgensåtagande, skall till huvudgäldenären, anmodan om betalning för regressfordran, utsändas 10 dagar efter kommunens borgensinfriande. Kommunjuristen skall snarast fastställa huvudfordrans preskriptionstidpunkt.


l(!varbergs lronmnm

SKULDSANERING - REKONSTRUKTION - ACKORD

8.1 SKULDSANERING

I Varbergs kommun hanteras kommuninvånarnas vägledning för skuldsaneringsärenden av socialförvaltningens rådgivare.

Varbergs kommun accepterar skuldsaneringsförslag endast i undantagsfall, enligt upprättat förslag i samråd med budgetrådgivare. För att förslag upprättat med budgetrådgivare skall accepteras, krävs att samtliga borgenärer godkänner förslaget. Framställan från KFM godkänns alltid.

Ansvaret för skuldsaneringsärenden samt godkännande av uppgörelse enligt skuldsaneringslagen ligger på ekonomikontorets chef. Det formella nedskrivningsbeslutet eller ackordet skall fattas av ekonomichefen.

8.1.1 Skuldsaneringslagen

Den Svenska skuldsaneringslagen, trädde i kraft 1994-07-01. Omarbetning (SFS 2006:548) gäller f o m 2007-01-0 I.

Med skuldsanering enligt lagen avses att enfjwisk person helt eller delvis befrias från betalningsansvaret för sina skulder. Under vissa förutsättningar kan även näringsidkare beviljas skuldsanering.

Tanken med lagen är att människor skall kunna sanera sina skulder i stället för att leva på existensminimum under mycket lång tid, eller t.o.m. för resten av livet.

Följande "aktörer" är inblandade:

• Gäldenären - den som har skulden • Borgenären - den som har fordran • Kronofogdemyndigheten (KFM)

Lagen omfattar normalt ej de personer som driver näring, (dock i vissa undantagsfall). Vidare gäller ej saneringen mot borgensman, som har solidariskt betalningsansvar med gäldenären. Borgensmannen måste således genomgå en egen prövning för eventuell sanering. Om en "näringsidkare" slutar sin verksamhet (konkurs) och därigenom får stora personliga skulder (borgen), kan sanering bli aktuell om gäldenären förväntas ha låg inkomst av anställning under lång tid framöver.

8.1.1.1 Ansökan om skuldsanering

Gäldenären gör en ansökan till kronofogdemyndigheten om skuldsanering. Om ansökan uppfyller kraven och KFM tar upp ärendet kan handläggningen hos KFM bäija. Beslutet kungörs i Post och Inrikes Tidningar. Borgenärer som omfattas av saneringen skall anmäla sin fordran till KFM inom en (I) månad, (kan i vissa fall förlängas av KFM till två månader).


Il Varbergs kummtm

KFM skall sedan samordna förhandlingarna med borgenärerna och lägga fram ett förslag att godkännas av dem. Detta förslag skall genom KFM:s försorg delges alla kända borgenärer med ett föreläggande om att yttra sig över förslaget. Om en anmäld fordran inte omfattas av skuldsaneringen skall detta meddelas borgenären av KFM.

Om borgenärerna godkänner förslaget fastställer KFM detta att gälla, vilket genast skall kungöras i Post och Inrikes Tidningar. Av överenskommelsen skall framgå hur stor del av skulden som gäldenären skall betala och under hur lång tid. Normal tid för "avbetalning" på skulden är fem (5) år. Därefter skall resterande skuld avskrivas.

KFM är beslutande om en skuldsanering ska beviljas eller inte. Beslutet hos KFM ska kunna överklagas till Tingsrätten.

8.2 FÖRETAGSREKONSTRUKTION -ACKORD

I Varbergs kommun hanteras företagsrekonstruktionsärenden samt övriga ackordserbjudanden av ekonomikontoret. Huvudregeln i kommunen för dessa förfaranden är att acceptans skall ske med stor restriktivitet och försiktighet.

Ansvaret för dessa ärenden samt eventuella godkännanden ligger på ekonomichefen. Det formella beslutet skall fattas av ekonomichefen.

8.2.1 Rekonstruktion

Lag om företagsrekonstruktion trädde i kraft den 1 september 1996.

Syftet med lagen är att i större utsträckning än tidigare genomföra företags-rekonstruktioner i syfte att undvika konkurs.

Företagsrekonstruktion enligt denna Jag innebär att en gäldenär som driver näringsverksamhet, efter betalningsinställelse och under medverkan av en av rätten utsedd rekonstruktör, söker rekonstruera verksamheten utan konkurs och träffa en ekonomisk uppgörelse med sina borgenärer.

Företagsrekonstruktion inleds efter ansökan hos rätten. En ansökan kan göras av gäldenären eller en borgenär. En ansökan av gäldenären är att anse som en förklaring att denne ställer in sina betalningar.

Företagsrekonstruktion innebär inskränkningar i borgenärernas rätt att tvångsvis ta i anspråk gäldenärens egendom för betalning av sina fordringar och att göra gällande påföljd av avtalsbrott från gäldenärens sida. Detta inträder den dag då en ansökan om företagsrekonstruktion bifalls. Verkningarna förfaller när rätten meddelar beslut om förfarandets upphörande, om inte annat förordnas i beslutet.

8.2.2 Ackordserbjudande

Ackord är en betalningsuppgörelse utan konkurs mellan en gäldenär som är på obestånd och de borgenärer som har fordringar mot honom. Fordringsägarna har att ta ställning till nedskrivning av sina krav, där alternativet är konkurs.


!(!Varbergs . konmnm

Detta kan ske genom att borgenärerna "skriver ner" sina fordringar till en viss procent av det ursprungliga fordringsbeloppet. Detta innebär att den nedskrivna delen av den ursprungliga fordran faller bott när ackordet är genomfört. Ackordet kan dock ofta ge en bättre utdelning än vid ett konkursförfarande.

Ackord har stor betydelse för fordringsägare som ej har säkerhet för sin fordran med förmånsrätt enligt FRL, fönnånsrättslagen. Vid konkurs får dessa fordringsägare mycket sällan utdelning.

Det förekommer två olika typer av ackord:

• Offentligt ackord • Underhands ackord

Ackord inleds med betalningsinställelse för att gäldenären skall skydda sig mot säraktioner från enskilda borgenärer. För att få detta skydd krävs att tingsrätten utser en rekonstruktör.

Det förekommer också i viss mån att advokater handlägger ackord, vilket då oftast gäller underhandsackord, se nedan.

8.2.3 Offentligt ackord

Offentliga ackord kallas ibland även för "tvångsmässiga ackord". Detta därför att en majoritet av borgenärerna kan tvinga övriga att omfattas av ackordet. Offentliga ackord är reglerade i Lag om företagsrekonstruktion.

Majoritet för ackordserbjudande uppnås enligt följande:

8.2.3.l Ackordserbjudande 25-49%

Om 3/4 av de röstberättigade borgenärerna accepterar förslaget och dessutom tillsammans representerar minst 3/4 av totala fordringarna, drivs ackordet igenom.

8.2.3.2 Ackordserbjudande 50-99%

Om 3/5 av de röstberättigade borgenärerna accepterar förslaget och dessutom tillsammans representerar minst 3/5 av de totala fordringarna, drivs ackordet igenom. Offentligt ackord omfattar endast fordringar utan förmånsrätt.

En begäran om ackordsförhandling skall göras skriftligt och skall innehålla ett förslag till utdelning samt tidpunkten för betalningen och eventuell uppgift om säkerhet som ställts för ackordet.

När en ackordsförhandling tas upp av rätten skall denna: bestämma tid för borgenärssammanträde, kalla gäldenären, rekonstruktören och borgenärerna till sammanträdet, samt kungöra beslutet i Post- och inrikes tidningar.


8.2.4 Underhandsackord-uppgörelse

För att ett underhandsackord skall kunna genomföras, krävs att alla borgenärer accepterar ackordserbjudandet.

Underhandsackordet i sig finns inte reglerat i lag. Det förekommer att gäldenärer själva eller genom ombud, går ut och erbjuder denna typ av ackord, varför Varbergs kommun som huvudregel inte skall acceptera denna typ av erbjudande.

Om det framgår av erbjudandet att det är en av tingsrätten utsedd rekonstruktör eller ackordscentralen, AC, som handlägger ackordet skall Varbergs kommun göra en bedömning i det enskilda fallet.

Ett underhandsackord som misslyckats, övergår ibland till offentligt ackord.


tillämpningsanvisning - varberg

Documents