Pääpointit:

• Tietotyön kehittäminen yleensä edellyttää mittaamista. Jos emme mittaa sisäistä tiedonkulkua ja

prosessejamme, emme saa objektiivista kuvaa työyhteisömme toiminnasta. Avoin keskustelu täy-

dentää, mutta ei korvaa mittaamista.

• Ilmeisimmät mittarit eivät aina ole parhaita, sillä niihin saattavat vaikuttaa ulkoiset tekijät, tekijät,

joihin yhteisön toimijoilla on vain vähän vaikutusta.

• Mittaaminen on helppoa ja nopeaa verkkosovellusten, kuten Google Formsin avulla.

Kun olin lapsi, kasvatuksessa käytettiin apuna paljon erilaisia kilpailuja. Ainakin meillä Pohjanmaalla tär-

keää oli esimerkiksi kuka saa parhaan arvosanan, voittaa painissa, kuorii perunan nopeimmin, tmv. Kil-

pailuilla kasvattamisen teema sopi kenties hyvin yhteen myös työelämän kanssa. Kilpailun etuna on ollut

työelämässä ja kasvatuksessa mittaaminen ja selkeät kehityksen merkkipaalut. Terveellä asenteella kil-

pailu voi olla myös kivaa. Kilpailussa on kuitenkin haittansa. Se voi olla stressaavaa, vastakkain asettele-

vaa eikä sovi kaikkien luonteelle. Siksi on mukavaa huomata oman lapseni kohdalla, että nykyisin kou-

lussa korostetaan enemmän yhteistyötä. Ryhmätöiden lisäksi on jopa tunnetaidoille ja sosiaalisille tai-

doille erillisiä oppitunteja, joissa lapset pääsevät rauhassa pohdiskelemaan yhdessä tekemisen ja olemi-

sen edellytyksiä. Uskon, että tulevaisuudessa nämä kaksi maailmaa kohtaavat entistä paremmin, ja kil-

pailemiseen liittyvä mittaamisen etu saadaan myös yhteistyön tueksi. Meidän tulee mitata yhteistyötä, ei

vain kilpailua, tullaksemme paremmiksi yhdessä tekijöiksi.

Omalla työurallani ja työyhteisöjen kanssa vuorovaikuttaessani olen huomannut esim. tällaisia ilmiöitä:

• Organisaation vaikuttavuus kasvaa, jonka jälkeen johtajat kiittävät “kaikkia upeasta tuloksesta”.

Pimentoon jää yksittäisen tekijän suoritus: hän ei tiedä mitä on tehnyt oikein, tai kääntäen, onko

tehnyt jotain väärin huonona aikana, koska organisaatiossa mitataan vain kokonaisvaikuttavuutta.

• Työyhteisössä on tyytymättömyyttä. ”Kukaan ei ollut järjestänyt yhteisestä työtilasta työvälineitä”.

”Keskitetty ajanvaraus on sössinyt aikataulut”. Osan työntekijöistä mielestä vähän kaikki on pieles-

sä. Mutta kukaan ei ole mitannut, kuinka moni kokee, että työ ei suju? Missä asioissa, vai tosiaan

kaikessa? Miksi työ ei suju? Mitä voitaisiin tehdä paremmin?

• Sidosryhmiltä tulee viestejä silloin tällöin sisällöllä: pystyisimme varautumaan paremmin, jos ker-

toisitte muutoksistanne. Mutta kukaan ei ole mitannut: mistä asioista sidosryhmät haluavat tietoa?

Millä tavoilla? Mikä toimii? Mikä ei toimi?

Mittaamiselle vaihtoehtona pidetään joskus sitä, että ”puhutaan vain asiat halki”. Vapaa vuorovaikutus

on tärkeää, mutta ei korvaa mittaamista. Nämä ovat toisiaan täydentäviä toimintatapoja. Kaikki eivät ole

yhtä puheliaita tai valmiita kertomaan mietteistään julkisesti. Kun työyhteisön asioita puidaan julkisesti,

muutamien mielipiteet helposti alkavat johdattaa keskustelua. On tuurikysymys ovatko he äänekäs

enemmistö vai vähemmistö. Toisaalta, kaikkia ongelmia tai huolia ei ole mukavaa sanoa ääneen kollegoi-

den edessä. Edelleen, me myös näytämme paljon vähemmän kuin ajattelemme ja tunnemme (kts. tästä

aiheesta vaikkapa Amabile&Kramer sisäisestä työelämästä teoksessa Pienet suuret teot).

Näistä syistä hyvän työn edellytyksiä, kuten tiedonkulkua ja työyhteisöviestintää, on hyvä mitata siten,

että kaikki voivat vastata omassa rauhassaan ja tarvittaessa anonyymisti.

II/2016

II/2016:

Mittaaminen

Tietotyödelfiini—työkaluja sujuvampaan työhön © Viestintätoimisto Avara. Delffarikuvat: Marianna Teräväinen

Euroopan laatupalkinto –mallista löydät ideoita

siitä, mitä elementtejä tietotyössä kannattaa mi-

tata. Lisää tietoa:

verkkohakusanalla EFQM

Erityisesti viestinnästä:

Tuominen, Kari (2011)

Organisaation vuoropuhelu pähkinässä

Sytykkeitä mittaamiseen saat myös balanced

scorecard –mallista. Esim.:

Friedag, Herwig R. (2005)

Balanced Scorecard

Mitä sitten olisi syytä mitata? Tässä neljä vaihtoehtoa raskaimmasta kevyimpään:

1. Mittaa kaikkea. Suurten tietomäärien käsittely helpottuu. Tulevaisuudessa voi olla, että tehoon ja

viihtyvyyteen puuttumiseksi mitataan vaikkapa ilmeitä, eleitä, pulssia, yms. Vaikka tähän liittyy

paljon huolia (valvonnasta), siinä lienee sittenkin enemmän mahdollisuuksia. Esimerkiksi burnoutit

voidaan tunnistaa ennakolta silloinkin kun työntekijällä itsellään on vaikeaa tunnistaa oireitaan.

2. Etsi keskeiset mittarit työnne vaikuttavuudelle työntekijän, tiimin, työyhteisön, sidosryhmäyhteisön

ja yhteiskunnan tasoilla.

3. Etsi keskeiset mittarit keskeisille toiminnoillenne (viestintä, markkinointi, jäsenhankinta, tms.)

4. Valitse kaksi organisaatiollenne sopivinta mittaria: yksi ulkoiselle vaikuttavuudelle, toinen työyhtei-

sön sisäiselle työlle.

Entä miten löytää oikeat mittarit? Ilmeiset mittarit eivät aina ole parhaita. Vaikkapa puolueen ilmeinen

mittari onnistumisesta on kannutuslukema, mutta se ei oikein ohjaa yksittäisen työntekijän suoritusta.

Esimerkiksi: SDP sai viime keväällä vaaleissa 16,5 % kannatuksen. Vaalien jälkeen puoluepoliittinen ase-

telma on muuttunut, ja tänä keväänä kannatus on ollut yli 21 %. Yksittäinen työntekijä, vaikkapa kan-

sanedustajan avustaja, on varmasti iloinen kannatuksesta, mutta kokeeko hän tehneensä neljäsosan pa-

rempaa työtä suhteessa viime kevääseen? Ohjaako mittari työskentelyä mitenkään? Mittareiksi kannat-

taa hakea sellaisia, joihin ulkoiset tekijät vaikuttavat mahdollisimman vähän. Esimerkiksi puolueen koh-

dalla koko puolueen menestystä voisi kuvata paremmin jäsenmäärän kehitys kuin kannatuslukemat. Yk-

sittäiselle tiimille olisi hyvä löytää vielä omat mittarit.

Mittaamisen keinoja on paljon. Mitata voi vaikka tulostamalla lomakkeita ja järjestämällä tyhjän laatikon

käytävälle. Verkkoympäristöstä löytyy kuitenkin helpompiakin keinoja, joiden käyttö helpottaa valtavasti

myös vastausten käsittelyä. Näitä ovat vaikkapa SurveyMonkey, joka tarjoaa ilmaiseksi 10 kysymyksen

kyselyn 100 henkilölle (monipuolisemmat palvelut maksavat).

Yksi helppokäyttöinen ja ilmainen tapa kyselyiden tekemiseen on Google Forms. Sen jälkeen kun olet kir-

jautunut omalle Google-tilillesi (ilmaista), Forms löytyy osoitteesta docs.google.com/forms. Formsilla voit

luoda laajojakin kyselyjä, johon voit liittää normaalien kysymytyyppien—kuten avointen kysymysten,

monivalintojen, lineaaristen asteikkojen—lisäksi vaikkapa kuvia, tekstiä tai videoita. Formsilla myös vas-

tausten analysointi on helppoa: sovellus tekee automaattisesti yhteenvetoja tiedoista, esimerkiksi kaavi-

oiksi ja tekstikoosteiksi. Löydät Avaran tekemän lyhyen videon Formsin käytöstä täältä:

https://youtu.be/JgJSlmVKpDo

Lisää tietoa ja inspiraatiota: Katsaus tulevaisuuteen: miten työtä voidaan kehit-

tää, tuoda uutta tehoa ja viihtyvyyttä, mittaamalla

vuorovaikutusta erittäin tarkasti elektronisesti:

Pentland, Alex (2012)

The New Science of Building Great Teams.

Harvard Business Review 4/2012.

Avaran video Formsin käytöstä:

https://youtu.be/JgJSlmVKpDo

Yhteys:

Ilmari Nalbantoglu

Yrittäjä, Viestintätoimisto Avara

050 574 1112

ilmari@avaraviestinta.fi

twitter.com/aviestint

II/2016

Tietotyödelfiini—työkaluja sujuvampaan työhön © Viestintätoimisto Avara. Delffarikuvat: Marianna Teräväinen

Viestintätoimisto Avaran tarkoituksena on tehdä

työstänne parempaa ja näkyvämpää.

Tarjoamme suunnittelun, toteutuksen ja seu-

rannan palveluita viestintään ja työn sujuvuu-

teen.