1

TICK, TOCK! WHERE DID TIME GO:  TIME MANAGEMENT 

Hilda Cuthbertson, CCCII, ICM Fellow

Court Consultant

Bojorquez Law Firm, Austin, Texas 

OBJECTIVES

Discuss the social media and the web. 

Describe the different generations in the workplace.

Identify ways  employees waste time in the workplace. 

Discuss why employees waste time in the workplace.

Identify who waste the most time in the workplace.

Identify time management skills. 

Computers

2

CELL PHONES

INTERNET

3

SOCIALNOMICS 

The value created and shared via social media and its efficient influence

on outcomes [economic, political, relational, etc.].

Simply put: Word of Mouth on Digital Steroids!

• Social Revolution video

Did You Know?

• According to Socialnomics and other web sources, volumes of new data and photos are uploaded continually. 

• Web surfers are bombarded with millions of new pictures, tweets and articles every day. 

4

Did You Know?

• More than 1.1 billion active Facebook 

users upload 350 million photos daily. 

• More than 100 hours of video join 

the YouTube database every 

minute. 

• We now have access to more than two Zettabytes of data worldwide as of 2011. 

How Do People

Waste Time at Work ?

Biggest and Number 1 

Distraction in the     

work place

64% !!

5

ON LINE GAMES

STREAMING VIDEOS 

FANTASY FOOTBALL

UNSAVORY SITES  

ONLINE SHOPPING

6

Computer Chatting 

Long Lunch Breaks

OFFICE PRANKS 

Other Workplace Distractions

Personal phone calls – landline or cellphone 

Searching for new job opportunities

Gossiping 

Checking personal email 

7

Social Media Networks

• Tumblr ‐ 57% 

• Facebook ‐ 52% 

• Twitter ‐ 17% 

• Instagram ‐ 11% 

• SnapChat ‐ 4% 

Workplace Distractions TIME WASTED  % OF EMPLOYEES 

< 1 HOUR  39 % 

1 TO 2 HOURS 29%

2 TO 5 HOURS  21%

6 TO 10 HOURS  8% 

10 +  HOURS  3%

WHAT IS THE IMPACT? 

• An employee works 2,080 hours per year (260 days). 

• This person is in the top bracket of time wasters. 

• The employee wastes 520 hours per year: 

• 25% of the employee’s total hours at work are spent on unproductive activities. 

Result: Costs to your organization. 

8

Salary. Com Survey Says: Employees waste time because: 

34%  ‐ Not Challenged 

34%  ‐ Work Long Hours

32%  ‐ No incentive to work harder 

30%  ‐ Unsatisfied with Work 

23%  ‐ Just Plain Bored 

18%  ‐ Low Wages 

Who Wastes The Most 

Time At Work? 

9

Work Place Generations 

Traditionalist – Prior to 1945 

Baby Boomers – 1946 to 1964

Generation X – 1965 to 1981

Millennials/Gen Y – 1982 to 2004 

Traditionalists – Oldest GenerationLeadership Style: 

Direct 

Command/Control 

Interactive Style:   Formal style of communication is appreciated

Feedback & Rewards: Job well done 

Message that Motivate: “Your experience is respected.” 

Work & FamilyView work as an obligation 

Baby Boomers – Largest Generation

Leadership Styles: 

Consensual or Collegial 

Interactive Style: 

Enjoy working in teams

Feedback & Rewards: 

Job title and monetary rewards are important

Messages that Motivate: 

“You are valued.”

Work & Family Life: 

Work to Live 

10

Gen X – Smallest Generation

Leadership Style:  Like to ask questions to make sure they are doings things the right way. 

Interactive Style:  Entrepreneurial work environment where  everyone is the same.

Feedback & Rewards:  Prefer the freedom to do their job.

Message that Motivate:   “Do it your way.”

Work & Family Life:  Invented term – “work life balance” 

Millennials – Gen YLeadership Style: 

To be determined – communicate thru Technology

Interactive Style:  

Thrive on participative interaction 

Feedback & Rewards: 

Immediate is preferred

Message that Motivate: 

“You will work with other bright & creative people.”

Work & Family Life: 

Enjoy work and Life balance

Job StrengthsTrads Boomers Xers Millennial

Job Strength

Stable

Service 

Oriented/Team

Players

Adaptable & 

Techno‐literate

Multitaskers & 

Techno‐Savvy 

Outlook  Practical Optimistic  Skeptical  Hopeful

Authority  Respectful Love/Hate

Unimpressed & 

Unintimidated Polite

Leadership Hierarchy  Consensus  Competence Pulling

Together

Relationships  Personal 

Sacrifice 

Personal 

Gratification 

Reluctant to 

Commit 

Inclusive 

11

Job Strengths Trads Boomers Xers Millennial

Time on the      

Job

Punched the 

clock 

Visibility is Key 

“Face Time” 

As long as I get 

the job done, 

who cares 

It’s quitting time 

–I have a real life 

to live 

Diversity  Ethnically 

segregated

Integration began Integrated No majority 

Race 

Feedback  No news is good 

news 

Once a Year 

With

documentation

Interrupts and 

asks how they 

are doing 

Wants feedback 

at the push of a 

button 

Work/Life

Balance 

Needs help 

shifting 

Balances everyone 

else 

and themselves

Wants balance 

now

Need flexibility 

to balance 

activities 

Which Generation Wastes The Most Time At  Work?

Traditionalists?

Yes or No? 

NO!  

Which Generation Wastes The Most Time At  Work?

Baby Boomers?   

Yes or No? 

No… waste the least amount

About 41 minutes per day

12

Which Generation Wastes The Most Time At  Work?

Generation X?  Yes or No?

No.. Gen X’ers only waste 1.6 hours per day  

Which Generation Wastes The Most Time At  Work?

Millennials – Gen Y? 

Yes or No? 

Yes… Millennials waste the most  

2 hours per day 

40 hours per month

Motivate for Greater Productivity 

Know Your Employees 

What makes them tick?

What is important to them? 

Establish Rules and Guidelines 

Be Fair

Establish Expectations 

Skill levels

Measure and Reward Results 

Meaningful 

13

What is Time Management? 

The act of planning and

determining how much time

is spent on specific tasks.

Time Management Skills 

Organize The 

Work Area

Time Management Skills 

Update  To    Do List

14

Time Management Skills 

Prioritize 

Tasks 

Time Management Skills 

Maintain a    

Calendar

Time Management Skills 

Stay focused 

on tasks 

at hand.

15

Time Management Skills 

Manage Communication 

Tools Effectively

QUESTIONS

Email address:  hilda@texasmunicipallawyers.com