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The World Bank GroupInformation Solutions Group

Organizational Knowledge AssessmentOKA

WBI


• Program de GC do Blanco Mundial

• Visão Geral do Projeto OKA

• Método OKA

• Resultados do Projeto Piloto

• OKA - Estágio Atual

Outline


Program de GC do Blanco

• Program de GC foi iniciado em meados dos anos 90– Descentralização de atividades do Banco para os países– Conhecimento como linha de negócios do Banco Mundial– Indústria do Conhecimento: segmento que mais cresce dentro

da indústria de serviços

• World Bank Institute – WBI e o programa de treinamento em GC– Introduzir conceitos básicos de GC nos países– Introduzir GC em programas do Banco nos países (CAS)– Iniciar um programa de assistência técnica nesta área– Assimilar conhecimento local para reempregar em diversos

países– Auxiliar na criação e participar de comunidades interessadas

em assuntos de desenvolvimento


Por que Gerencia do Conhecimento?

• Benefícios da GC– Resolução de problemas usando todo o capital da

organização: capital estrutural, processual e humano– Maximização do uso do capital intelectual da

organização– Padronização e aplicação da experiência acumulada

visando melhoria de “performance”, eficiência e eficácia da organização

– Aumentar capacidade de competição, sobretudo através de ideais inovativos e contínuo processo de mudança

– Aumentar a capacidade de aprendizagem contínua da organização

– Organizar capital humano em torno de práticas e objetivos da organização


• Gestão do Conhecimento (GC) é um princípio organizacional que objetiva utilizar informação, experiência, conhecimento e habilidades (Intellectual Assets) da Organização afim de gerar valor

• O Projeto OKA foil concebido como ferramenta para acessar a capacidade e o nível de preparação de uma Organização na utilização adequada de seus ativos intelectuais.

• O Projeto tem como objetivos principais:– Ser utilizado pelo WBI em seus treinamentos em GC– Ser utilizado em projetos de Assistência Técnica do WBI– Ser utilizado para avaliação de parceiros do Banco quando

GC for um pré-requisito– Coletar dados para benchmark em algumas dimensões da

Gestão do Conhecimento• OKA complementará o trabalho que o Banco está

realizando em avaliar a economia do conhecimento dos países (Knowledge Assessment Methodology - KAM).

Visao geral do Projeto OKA


Metodologia OKA

• A ferramenta OKA inclui três elementos básicos: Pessoas, Processos e Sistemas. Cada um destes elementos inclui uma série de “Dimensões do Conhecimento”

• Estas “Dimensões do Conhecimento” constituem o elemento chave da ferramenta. A ferramenta inclui 14 Dimensões.

• Cada “Dimensão do Conhecimento” incorpora um número de métricas. A escolha destas métricas foi resultado de entrevistas e pesquisa na área de GC, bem como de experiência derivada do programa de GC do Banco Mundial. Setenta (70) métricas foram escolhidas para o teste da ferramenta. A estas foram adicionadas métricas demográficas.

• A ferramenta foil viabilizada com um questionário composto de 183 questões (de um total inicial de 302) com “scores” associados a cada valor de cada questão.


Metodologia OKA

• “Dimensões do Conhecimento”– Cultura e Incentivos– Identificação e Criação de Conhecimento– Compartilhamento do Conhecimento– Comunidades de Prática e Times– Aprendizado e Absorção do Conhecimento– Liderança e Estratégia– Alinhamento do programa/atividades de GC aos

objetivos da Organizacao– Operacionalização de processos do conhecimento nos

processos institucionais– Fluxos de gestão do conhecimento


Metodologia OKA

• Tecnologia de Informação de suporte às atividades e programas de Gestão do Conhecimento

• Infraestrutura de Acesso ao Conhecimento

• Tipos de Conteúdo refletindo o Conhecimento da Organização

• Infra-estrutura de suporte ao Program de Gestão do Conhecimento


Metodologia OKA

Exemplo de uma “Dimensão do Conhecimento”

Culture & Incentives

Definição:• As atitudes culturais implícitas e explícitas, convicções e incentivos que existem

dentro da organização para dar forma, criar suporte para o uso de recursos intelectuais visando alcançar objetivos da organização.

O que está sendo medido:• O grau em que as políticas organizacionais recompensam as atividades do

conhecimento (inclui mecanismos de transferência do conhecimento)• O grau de tolerância da organização relacionados com o comportamento de risco e

inovação • O grau de sustentação da organização para as atividades de aprendizagem • O grau de receptividade do empregado para mudanças na organização • O grau de participação de empregado em melhorar o desempenho da organização• O grau em que a organização é receptiva quanto às idéias externas


Metodologia OKA

Dimension A.

Question 1.

Question 2.

Question 3.

Question 4.

Question 5.

Question 6.

. . .

Only a subset ofthe questions

are scored

Question 3 Score.

Question 4 Score.

Question 5 Score.

Question 6 Score.

Scores of questionsfor each dimension

are averaged (can beweighted if some

questions are moreimportant)

Raw Score forDimension A

Demographics,Industry,Country

Final Score forDimension A

Using FirmDemographics, Industry,

and Country the RawDimension Score isweighted/adjusted

Final Score forDimension AFinal Score for

Dimension AFinal Score forDimension B

Average of scores fordimensions withinPeople, Process,

Systems can also beperformed to obtain

high-level OKAMscore

Score forPeople

Score forProcess

Score forSystems


Metodologia OKA

Dimension A.

Only a subset ofthe questions

are scoredQuestion 3 Score.

Question 4 Score.

Question 6 Score.

Scores of questions for eachdimension are averaged (can beweighted if some questions are

more important)

Final Score forDimension A

Final Score forDimension AFinal Score for

Dimension AFinal Score forDimension B

Average of scores fordimensions withinPeople, Process,

Systems can also beperformed to obtain

high-level OKAMscore

Score forPeople

Score forProcess

Score forSystems

Demographics,Industry,CountryQuestion 1.

Question 2.

Question 3.

Question 4.

Question 5.

Question 6.

. . .

Question 5.

Question 5 Score.

Rules related to each question aretriggered. They use logic along withanswers to other questions in orderto derive an appropriate score for

each question

Question 5 Rules


Metodologia OKA

• Ferramenta utiliza QuestionPro para aplicação do survey

• Uma base de dados para armazenamento dos resultados do survey e análise computacional baseados em scores associados a cada valor de cada questão do survey

• Criação de um “spider diagram” que representa as “Dimensões do Conhecimento” com seus respectivos scores

• Um score final mostra quão preparada uma organização está em Gestão do Conhecimento (nível de maturidade em GC)


Metodologia OKA


Metodologia OKA

• Ferramenta foil aplicada em 56 Organizacões nos EUA e em 2 Organizacões no Brasil

– Maior parte das organizacões pertencentes ao governo

– O setor de saúde e militar estão muito representados, embora outros 8 setores também estejam representados (Financeiro, Consultoria, Comércio, etc)

– Maior proporção de Organizações com média de 1.000 a 10.000 funcionários

– Organizações com presença em vários países (1-12 países)

– Organizações com níveis de retenção de funcionários entre 50%-70% nos últimos 5 anos

– Maior parte da força de trabalho com nível superior

.


Metodologia OKA

• A ferramenta foil aplicada com e sem “focus groups” a fim de avaliar qual a metodologia mais apropriada para derivar resultados.Os métodos testados foram:

– Uma instituição com vários participantes (método preferido)

• Workshop para explicação do método com principais representantes de diversos setores da organização

• Resposta ao Survey e distribuição dos scores. Diferentes participantes respondem ao survey individualmente

• Workshop para discussão dos resultados do survey e consolidação de definições para criar entendimento comum dos resultados entre participantes

• Discussão de ações para reforço de “Dimensões” com problemas ou scores abaixo do esperado ou da média de organizaçoes já testadas

– Muitas instituições com um participante de cada. Este método foil usado em Workshops de poucos dias efetuados pelo WBI


Metodologia OKA

Results: Antonio Carlos Reis de Souza

.00

2.00

4.00

6.00

8.00

10.00

12.00

14.00

Cultural Incentives

Knowledge Identification and Creation

Knowledge Sharing

Communities of Practice and K-Teams

Knowledge and Learning

Leadership and Strategy

Knowledge Flows

Operationalization of Knowledge

Alignment

Metrics and Monitoring

KM Program

Knowledge Access and Infrastructure

Knowledge Content

Technology


Metodologia OKA

Results: Jose Mario

.00

2.00

4.00

6.00

8.00

10.00

12.00

14.00

Cultural Incentives


Knowledge Sharing




Knowledge Flows


Alignment


KM Program


Knowledge Content

Technology


Metodologia OKA

Results: Maria de Lourdes Peregrino Maia Alves

.00

2.00

4.00

6.00

8.00

10.00

12.00

14.00

Cultural Incentives


Knowledge Sharing




Knowledge Flows


Alignment


KM Program


Knowledge Content

Technology


Resultados do Piloto OKA

• Maioria das organizações não possuem programas “formais” de GC• Das que possuem, 23% declaram sucesso dos programas• Estrutura organizacional

– 23% unidade centralizada– 38% responsabilidade distribuída com coordenação– 23% somente em unidades descentralizadas

• 75% não possuem estratégias e políticas explícitas (escritas) de GC• Em 41% a Gerência Superior apoia as atividades de GC• 40% das organizações não possuem CoPs ou estruturas semelhantes• 33% das Organizações tem orçamento relacionado às atividades de

GC• 40% não possuem incentivos especificos para GC (20% possuem

incentivos – normalmentes prêmios e recompensas não financeira)• 45% tem programas formais e periodicos de aperfeiçoamento de

pessoal usando lições aprendidas, AARs, ou métodos semelhantes



• Mecanismos de Compartilhamento do Conhecimento– Workshops – 35%– Emails – 30%– Comunidades – 30%– Intranet – 30%– Reuniões departamentais ou semelhantes – 18%– Discussões Eletrônicas moderadas – 13%– Video e audio conferências – 18%– Almoços Informais (Brown Bags) – 11%

• Tipos de conteúdo explícito:– Melhores Práticas – 15%– Know-how – 11%– Processos documentados – 20%– Lições Aprendidas – 14%– Conhecimento sobre clientes – 14%



• 30% das organizações tem sistemas de informação para apoiar conhecimento no nível da organização (28% a nível departamental ou de unidades)

• 41% ulitiliza pesadamente tecnologias de informação e comunicação (outros 28% utilizam “somewhat high”). Somente 9% não utilizam estas tecnologias suficientemente.



Análise de quão preparadas estão as Organizações em GC

• As “Dimensões” relacionadas a Processos e Sistemas apresentam “scores” mais baixos. A maior parte das Organizações apresentam melhores “scores” relacionados as “Dimensões” relacionadas a Pessoas

• Dimensões relacionadas a Pessoas que apresentam maiores “scores: “Knowledge Content” “Knowledge Sharing”, “Knowledge Flows”, e “Knowledge Identifications and Creation”.

• Em Processos, as Organizações apresentam “scores” mais baixos em : “Alignment”, “Operationalization” e “Leadership and Strategy”.

• Em Sistemas, a maioria das Organizações testadas não possuem um programa “formal” de GC mas apresentam uma quantidade substancial de práticas que , se bem integradas, poderão evoluir para um program de GC.



OKA Results

8.112.9

10.04.9

14.29.1

7.7

8.2

23.2

8.9

13.0

14.63.0

10.50

5

10

15

20

25

30

Cultural Incentives


Knowledge Sharing




Knowledge Flows


Alignment


Technology


Knowledge Content

KM Program


Metodologia em geral e questionário• Maior análise das Dimensões de “knowledge Learning” e “Knowledge

Content” • Sugestões para eliminação e acréscimo de questões deverão ser

avaliadas para contextos específicos (governo, empresas privadas, empresas de pequeno e medio porte, etc). Cerca de 60 recomendações de adições e mudanças foram feitas pelas organizações testadas.

• Intervalos (“Ranges”) começam a ser possiveis de serem derivados para cada “Dimensão do Conhecimento” a partir do número de organizações já testadas

• Ainda não é possível definir uma seqüência de Implementação das “Dimensões do Conhecimento”, mas trabalho indicativo já é possível com base nos resultados

• Primeiros padrões associados às “Dimensões do Conhecimento” já se tornam possíveis

Abordagem Administrativa• OKA parece (nesta versão) ser mais adequada para organizações

maiores• OKA oferece melhores resultados quando usada dentro de uma

organização usando “focus groups” e questionário combinados



OKA Estágio Atual e próximos passos

• Próximos 6-8 meses:– Continuação da análise dos resultados obtidos até o momento– Derivar seqüências de implementação de programas de GC

baseados nos resultados obtidos – Analizar os padrões derivados dos “scores” visando a definir

intervalos para cada Dimensão do Conhecimento (níveis de maturidade)

– Identificar parceiros para projetos visando a “estabilizar” uma versão da ferramenta

• 8-10 meses: projetos conjuntos– Uso da ferramenta em audiências diversificadas

• 1-2 anos:– Necessidade de evoluir para um esquema utilizando o método

de “multi-factored weighting”


COMITÊ TÉCNICO DE

GESTÃO DO CONHECIMENTO E

INFORMAÇÃO ESTRATÉGICACT-GCIE

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