The Paperless Journey Into the FutureSession ID: 319

Jim DaltonAssociate Dean

Andy HudsonIT ManagerAssociate Dean

United States Military Academy(845)938-2050/2051

jim.dalton@usma.edu

IT ManagerUnited States Military Academy

(845)938-2050/2051andrew.hudson@usma.edu

16 March 2011

Session Rules of Etiquette

• Please turn off your cell phone/pager

• If you must leave the session early, please do so as discreetly as possibleas discreetly as possible

• Please avoid side conversation during the sessiong

Thank you for your cooperation!

AgendaAgenda

• Intro and History

• Hardware/SoftwareHardware/Software

• Partnering with other organizations

Th h d• The way ahead

West PointhA Snap Shot

• A four year degree granting institutionA four year degree granting institution

• Degrees in liberal arts and engineering disciplines

C ifi d b iddl S d• Certified by Middle States and ABET

• A current population of approximately 4500

• A diverse domestic and international student body y

• Semester Abroad Program

Unique constraintsUnique constraints 

• Every student also in the Army – additional records

E t d t h d i th• Every student has records in three programs

• Every student that fails a course creates special forms/records

• Same lifetime & beyond requirement for every student’s recordsstudent s records

HistoryHistory

• Initial student paper files sent to registrar by admissions in boxesadmissions in boxes

• Paper files kept on current students

Fil hi d 1 ft d ti• Files archived 1 year after graduation

• Business processes not changed for an extended period of time

Initial phaseInitial phase

• Admissions goes paperless first

• A general lack of communication with other• A general lack of communication with other organizations on campus

Ad i i h t t f 2013 d t• Admissions has a test year for 2013 graduates

• Admissions goes entirely electronic for 2014 graduates

Registrar goes paperlessRegistrar goes paperless

• “No more boxes”

• An examination of hardware neededAn examination of hardware needed

• An examination of business processes

N l f l• No loss of personnel

The Way Aheady

• Transition other actions to paperless (Case Study)p p ( y)

• Receive files from other Student Service Organizations at graduation for permanent file.graduation for permanent file.

• Possible migration from the current software platform

• Possible direct integration into the college database

• COOP & Lifetime Issues

• What to do with current paper files?

Academic Board LetterAcademic Board LetterA Case Study

• Paper based workflow

• Many trees wasted• Many trees wasted

• Purpose of letter not clear to other Student S i O i tiService Organizations

• Ineffective outcome with litigation issues

• Ineffective manual verification process

• Would cause the scanning of a few hundred pagesWould cause the scanning of a few hundred pages manually at the registrar’s office

Replaced with new processReplaced with new process

• Student must acknowledge receipt of the letter electronically through the student information system

• A copy of the letter will be kept in the electronic personnel file

• A record of the date of acknowledgement kept in college database

• Advisors have the ability to see the letter and results of the academic board

Technical issuesTechnical issues

• A digital signature is preferred

• A record of the date is far simpler and less trouble prone

• DoD electronic signature will likely be adopted at some future time.

The Way Aheady

• Transition other actions to paperless (Case Study)p p ( y)

• Receive files from other Student Service Organizations at graduation for permanent file.graduation for permanent file.

• Possible migration from the current software platform

• Possible direct integration into the college database

• COOP & Lifetime Issues

• What to do with current paper files?

Lessons LearnedLessons Learned

C i ti E l d Oft• Communications – Early and Often

• Communications – Continuous into the future

• Make it a positive

• IT knowledge and Help CriticalIT knowledge and Help Critical

Questions&&

Thank You!

Jim Dalton Andy HudsonJim DaltonAssociate Dean

United States Military Academy(845)938-2050/2051

ji d lt @ d

Andy HudsonIT Manager

United States Military Academy(845)938-2050/2051

d h d @ djim.dalton@usma.edu andrew.hudson@usma.edu

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