texo apoyo modulo 4-gestión presupuestaría para la toma de decisiones

2014

Relator:

Cristian Delgado Bello

MÓDULO IV: GESTION PRESUPUESTARIA PARA LA TOMA DE DECISIONES

PROGRAMA

DIPLOMADO EN GESTIÓN PÚBLICA EDUCACIONAL


Contenidos

Aspectos Conceptuales del Presupuesto ............................................................................................ 2

Ventajas del Presupuesto. ................................................................................................................... 4

Desventajas del Presupuesto. ............................................................................................................. 5

Elementos Relevantes Antes de Elaborar un Presupuesto: ................................................................ 6

Unidad de Medida: .......................................................................................................................... 6

Horizonte: ........................................................................................................................................ 6

Período: ........................................................................................................................................... 7

Valor del dinero en el tiempo y el espacio ...................................................................................... 7

La pérdida de poder adquisitivo...................................................................................................... 7

Concepto de Flujo concepto de resultado ...................................................................................... 7

Correspondencia con el resto de la organización: .......................................................................... 8

Etapas de un Presupuesto: .................................................................................................................. 8

Etapa de Formulación ..................................................................................................................... 8

Etapa de Discusión y Aprobación .................................................................................................... 9

Etapa de Ejecución: ....................................................................................................................... 10

Etapa de Control y Evaluación:...................................................................................................... 10

Etapas en el Sector Público: .......................................................................................................... 11

Tipos de Presupuesto ........................................................................................................................ 12

Según su forma o flexibilidad ........................................................................................................ 12

Según el período de tiempo o duración. ....................................................................................... 12

Según el campo de aplicabilidad dentro de la organización ......................................................... 13

Según el tipo de organización. ...................................................................................................... 14

Contabilidad Gubernamental y el Presupuesto ................................................................................ 15

Clasificador presupuestario gubernamental ................................................................................. 15

Sistema presupuestario del sector público ................................................................................... 18

IMPORTANTE

Resulta indispensable señalar que este documento de apoyo para el estudiante, no es una producción docente de autoría del profesor, en tanto sólo es un compendio y abstractos de los documentos publicados por la Contraloría General de la República y del libro Contabilidad, Costos y Presupuesto, 3ra edición, Torres G.

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Aspectos Conceptuales del Presupuesto

uando una persona va subirse a un bus y antes de hacerlo cuenta el dinero que tiene en su

bolsillo, está haciendo un presupuesto; cuando la dueña de casa cuenta el número de personas que ese día van almorzar en su hogar, antes de decidir la cantidad de pan a comprar está haciendo un presupuesto. Existe en general la creencia de que un presupuesto está siempre relacionado con dinero, es decir, se trataría de ver cuánto va costar una actividad determinada o que rentabilidad va producir, pero no es necesariamente así.

Un presupuesto puede estar confeccionado en unidades monetarias o en unidades físicas, ya sea, por ejemplo, en unidades de materias primas, en litros, kilos o metros, o en unidades de tiempo o en cualquier otro elemento que sea susceptible de ser medido. Siempre ha existido en la mente de la humanidad la idea de “presupuestar”, los egipcios, antes de Cristo, hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo con el objeto de prevenir los años de escasez; los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados para exigirles el tributo correspondiente. Sin embargo, fue hasta el siglo XVIII cuando el presupuesto comenzó a utilizarse como ayuda en la Administración Pública, al someter el Ministro de Finanzas de Inglaterra a la consideración del Parlamento, sus planes de Gastos para el período fiscal del año siguiente, incluyendo un resumen de gastos del año anterior, y un programa de impuestos y recomendaciones para su aplicación. Desde entonces el concepto ha evolucionado, volviéndose más complejo.

C El presupuesto forma parte de la vida cotidiana de los individuos. Es la cuantificación de un plan.

El La palabra “Presupuesto” se compone de dos raíces latinas: PRE = antes de, o delante de, y SUPUESTO = hecho, formado.

Por lo tanto, presupuesto significa “antes de lo hecho”

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Para Meyer, Jean en su libro Gestión Presupuestaria, Presupuesto es, “un conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la organización”. El presupuesto representa la cuantificación de un plan estratégico con la finalidad de ser una herramienta informacional (información interna y externa) para la adopción de la decisión de su puesta en marcha y además, para servir de elemento base en el control del cumplimiento de dicho plan. En el sector público el presupuesto persigue reflejar los gastos y los ingresos previstos para un ámbito determinado del Sector Público en un período de tiempo determinado. Esto significa que mide, habitualmente para el intervalo de un año, los créditos que como máximo se destinarán a las distintas partidas de gastos, así como las previsiones de recaudación y la estimación de los fondos provenientes de otras fuentes de ingresos. El presupuesto público constituye, asimismo, un documento político que recoge la declaración de intenciones de un gobierno cuantificada monetariamente para un ejercicio anual. El presupuesto público, por tanto, sintetiza desde la perspectiva económica y financiera el plan de actuación que presidirá la gestión gubernamental y, en este sentido, deberá responder a las siguientes cuestiones: Qué hacer: qué políticas se van a llevar a cabo. Quién puede gastar y hasta qué límite: clasificación orgánica del gasto. Para qué se hará el gasto: clasificación funcional y por programas del presupuesto. Cómo se hará el gasto: clasificación económica del gasto público.

En Chile se ha intentado mantener un presupuesto en el cual los ingresos sean mayores a los gastos, es decir un superávit fiscal estructural. Sin embargo, las crisis económicas recientes han impedido que el país mantenga esta política,

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Evolución del Balance de Presupuesto en Chile

Fuente: Ministerio de Desarrollo Social

Ventajas del Presupuesto. Quienes utilizan el presupuesto como herramienta de dirección de sus organizaciones, obtienen mejores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de la administrarlas sin haber pronosticado el futuro, sus ventajas son: Permite determinar si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y se

procura la consecución de los mismos

Permite escoger aquellas decisiones que aporten mayores beneficios a la entidad.

Da una base para la toma de decisiones y fijación de políticas a seguir (financiamiento,

compras, inversiones, producción, ventas, etc.), las cuales pueden ser replanteadas si

después de evaluarlas no son las adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.

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Procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos,

Ayuda a optimizar el uso de recursos.

Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la organización.

Advierte sobre optimismo exagerado o irrealizable, que pudiera traer consecuencias

negativas.

Conduce la fuerza de trabajo en forma más productiva.

Con base en la medición, se hace la evaluación de lo efectuado contra lo presupuestado,

Generando retroalimentación para el siguiente período.

Desventajas del Presupuesto. La precisión de sus datos depende del juicio o la experiencia de quienes los determinaron.

Estar basado en estimaciones o pronósticos, que son susceptibles de errores, y a

imprevistos como: disposiciones fiscales, tendencia del mercado, actuación de la

competencia, pérdida en el poder adquisitivo de la moneda, etc.

Es sólo una herramienta de la administración, un plan presupuestario se diseña para que

sirva de guía a la administración y no para que la suplante.

Cuando se ha tenido por algún tiempo en ejercicio del control presupuestal, se puede confiar

demasiado en él, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y actualizarlo.

Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto los resultados pueden no ser

inmediatos.

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Elementos Relevantes Antes de Elaborar un Presupuesto: Para comenzar a analizar la forma de trabajar con presupuestos, es necesario tener cierta claridad de algunos elementos, esto son: Unidad de Medida:

Por unidad de medida se entiende la unidad de cuenta con que se hacen las cuantificaciones presupuestarias.

Estas unidades de medida pueden ser de diversas índoles, ya sean monetarias o físicas. Las monetarias pueden ser en valores nominales o reales, en moneda nacional o en divisas; las físicas pueden ser horas-hombre, kilos, metros cuadrados, etc. El requisito fundamental es que la unidad de medida sea homogénea en un presupuesto y en los distintos presupuestos que conformen un sistema, para que pueda servir de común denominador, es decir, para que los diversos presupuestos parciales o funcionales se puedan ir integrando en los presupuestos globales o de síntesis.

Horizonte:

Se entiende por horizonte el plazo total al que se extiende la planificación estratégica, y que puede ser muy corto, como tres días, dos meses, o un semestre, o bastante largo, como cinco o diez años. En general, los presupuestos se construyen con bastante más detalle en los horizontes cortos y con mayor globalidad en los horizontes largos. Además, dentro de un horizonte un presupuesto se divide por períodos, así, un presupuesto a tres años, se puede dividir en períodos semestrales. También el horizonte está en función de las características de la organización, un astillero por ejemplo, necesariamente debe presupuestar a largo plazo, ya que la construcción de un buque puede demorar fácilmente dos o tres años, en cambio, una fábrica de confecciones, sujeta a las variaciones de la moda, con cuatro temporadas distintas en el año, puede encontrar más razonable presupuestar por temporada: otoño, primavera, etc. Por tanto, el establecimiento del horizonte presupuestario depende del plan estratégico, de la capacidad de pronóstico Y de las características de la organización, sin que dejen de influir las variables del entorno

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Período: Como se anticipó en el concepto de horizonte, un período representa la división interna del horizonte presupuestario. Y normalmente se encuentra en función de las necesidades informacionales de los directivos. .

Valor del dinero en el tiempo El dinero puede ser considerado como un bien más, que tiene oferta y demanda y un precio. El precio del dinero es la tasa de interés Desde este punto de vista la organización nunca debe olvidar que el dinero tiene un valor a lo largo del tiempo. Que puede estar representado por el costo de adquisición de los recursos financieros. En este sentido, los presupuestos deben de aprovechar los recursos al máximo y liberar todos aquellos fondos que no le sean estrictamente necesarios

La pérdida de poder adquisitivo Normalmente lo presupuestos se preparan en moneda de un mismo período, momento llamado cero, es decir el momento que corresponde al comienzo del período presupuestario. Por esta razón, en principio la pérdida de poder adquisitivo no debería de afectar al presupuesto. Sin embargo, algunos presupuestos flexibles utilizan moneda nominal o del año y no del año base, para actualizar.

Concepto de flujo y resultado Lo flujos son un concepto financiero que se refiere el movimiento de recursos, por ejemplo aumento el número de matrículas o disminución en el número de matriculas En cambio, los resultados son un concepto económico que se refiere al crecimiento o perdida de patrimonio como fruto de la operación de la organización. Un presupuesto de caja, es un presupuesto de flujo y un presupuesto de ventas es un presupuesto de resultados.

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Correspondencia con el resto de la organización: La estructura del sistema presupuestario debe estar alineada con la estructura de la organización. Esto es, se debe enmarcar dentro del plan estratégico de la compañía y debe representar a todas las unidades que componen la organización.

Etapas de un Presupuesto: Las etapas más reconocidas que se aplican tanto para el sector público como privado son: formulación, Discusión y Aprobación, ejecución, control y evaluación. En la etapa de formulación de hace el presupuesto y para ello se requiere recopilar los planes de cada unidad, además de las políticas e instrucciones para el período que cubrirá dicho presupuesto. En la segunda etapa el presupuesto se somete a un proceso de discusión para su respectiva aprobación. Lo que suele ocurrir en los últimos meses de cada año. En la tercera etapa se ejecutan los planes de recaudación y gastos presupuestados, además se controla si hay desviaciones respecto de lo proyectado. En la etapa final se controla y evalúa para emitir los informes de resultados para evaluar el cumplimiento de los objetivos. Etapa de Formulación

La dirección ha de desempeñar un papel activo, dada la perspectiva más amplia que tiene de la propia organización y del entorno. Su compromiso en la realización del presupuesto obliga a los diferentes responsables a involucrarse en su preparación y desarrollo, bajo las directrices previamente definidas. Su intervención influye de manera decisiva en el interés y eficacia del sistema. La dirección ha de clarificar la orientación de la organización a corto y largo plazo, así como los objetivos globales que se persiguen. Lógicamente, esta orientación ha de ser coherente con la propia estrategia. La dirección de la organización ha de celebrar reuniones orientativas con los responsables de la elaboración del presupuesto para exponer la situación del entorno, la de la propia organización y la estrategia que ésta seguirá.

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La elaboración del presupuesto de cada centro debe ser realizada por el respectivo responsable para que ello implique un mayor compromiso, debiendo estar previamente determinados los criterios que se deben seguir para su confección y negociación a efectos de su aceptación. Es esencial que la iniciación del proceso se realice de forma coordinada entre los diferentes centros para poder conjugar la visión global de la dirección con la visión más específica de cada departamento, pudiendo venir definidos los objetivos por la dirección (imposición de los objetivos de arriba a abajo), o bien ser negociados, a partir de las propuestas de los distintos centros.

Etapa de Discusión y Aprobación En la etapa de discusión del presupuesto es vital la conciliación de los objetivos generales de la dirección de la organización con los particulares de cada centro de costos, lo que requiere un proceso reiterativo de revisión de los distintos presupuestos. Es importante que al final de la negociación cada directivo departamental se comprometa con su presupuesto. La dirección, por su parte, ha de tener en cuenta la trayectoria histórica de la organización y de cada centro en particular, así como los objetivos y las expectativas a corto y medio plazo, justificando las razones de las modificaciones habidas en las revisiones. También es necesario asegurar la coherencia entre los presupuestos de los diferentes centros de responsabilidad. La aprobación del presupuesto ha de llevarse a efecto por parte de la dirección en su nivel más elevado. Dado que el presupuesto integrado cuantifica los objetivos y los programas de acción, reflejará los aspectos monetarios de la estrategia de la organización para el próximo período. Ello constituirá: Una guía para el comportamiento de cada centro de responsabilidad, Un instrumento para evaluar sobre la marcha y "a posteriori" el resultado de cada

centro y La autorización para la realización de los gastos e inversiones señalados por el

presupuesto.

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Etapa de Ejecución:

Es frecuente que, una vez aprobado el presupuesto, y durante el ejercicio, se produzcan circunstancias que puedan modificar más o menos sustancialmente las características que han servido para la realización del presupuesto inicial. Sin embargo, sólo será conveniente efectuar una revisión sustantiva del mismo por razones estructurales importantes, tales como: Cambios inesperados en el entorno (crisis de ventas, inflación muy elevada, etc.). Cambios en alguna actividad importante. Cambios en los estándares. Introducción o eliminación de alguna actividad significativa, etc.

Para compensar este desajuste del presupuesto conviene realizar estimaciones que permitan conocer el impacto de dichos cambios y anticipar su efecto en el resultado. La utilización de presupuestos flexibles, cuando los cambios no son realmente significativos permite efectuar determinados ajustes "a posteriori" de los presupuestos iniciales sin tener que modificarlos.

Etapa de Control y Evaluación:

El proceso de control de gestión requiere llevar a cabo la evaluación de la actuación y del resultado de cada centro. Dicha evaluación se realiza de forma preferente mediante el cálculo de las desviaciones respecto a los objetivos iniciales considerados en el presupuesto de cada centro de responsabilidad. El análisis de las desviaciones debe estar vinculado con la estrategia de la organización, la política específica de cada centro, la estructura organizativa de la organización y las responsabilidades específicas de cada centro. A partir del cálculo de las desviaciones se determinarán las causas que las han producido, adoptando las oportunas acciones correctoras. Las variables que han de ser controladas mediante el cálculo de las desviaciones serán las relacionadas con: 1.- Las ventas (desviación en precios de venta, en unidades, por productos, áreas geográficas, etc.).

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2.- Los costes de ventas (desviación en composición, en consumo y en precio de los factores productivos). 3.- Los costes de estructura de cada departamento.

Etapas en el Sector Público:

Fuente: Contraloría General de la República

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Tipos de Presupuesto

Según su forma o flexibilidad .

Flexibles. Estos consideran anticipadamente, las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad, por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias. Fijos. Son los que permanecen invariables, durante la vigencia del período presupuestario o en el curso de varios. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la Institución a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.

Según el período de tiempo o duración.

Cortos. Los que abarcan un año o menos. Largos. Los que se formulan para más de un año.

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Según el campo de aplicabilidad dentro de la organización

De operación o económicos. Incluye el presupuesto de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y su contenido a menudo se resume en un estado proyectado de pérdidas y ganancias. En estos presupuestos se pueden incluir:

Ventas-ingresos operacionales Producción Compras Uso de materiales Mano de obra

Gastos operacionales:

• Ventas y mercadeo

• Administrativos

Financieros (tesorería y capital). Incluyen el cálculo de partidas y rubros que inciden fundamentalmente en el balance conviene en este caso desatacar el presupuesto de caja o tesorería y el presupuesto de capital, también conocido como de erogaciones capitalizables.

• Presupuesto de caja o tesorería. Se formula con las estimaciones de fondos disponibles

en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o efectivo, porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos (ventas al contado, recuperación de cartera, ingresos financieros) o con la salida de fondos líquidos (amortización de créditos, pagos de proveedores, pago de nómina, impuestos o dividendos).

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El presupuesto de tesorería se establece para períodos cortos: meses o trimestres. Es importante porque por medio suyo se programan las necesidades de fondos líquidos de la organización.

Presupuesto de capital. Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el

importe de las inversiones en adquisiciones de terrenos, construcción o ampliación de edificios y compra de maquinaria y equipos. También evalúa alternativas de inversión posibles y permite conocer el monto de los fondos requeridos y su disposición en el tiempo.

Según el tipo de organización.

Públicos. Los que realizan los Gobiernos, Estados, Organizaciones Descentralizadas, etc. para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.

Privados. Los que utilizan las Organización Particulares, como instrumento de su Administración.

En el sector público el presupuesto persigue reflejar los gastos y los ingresos previstos para un ámbito determinado del Sector Público en un período de tiempo determinado El presupuesto público constituye, asimismo, un documento político que recoge la declaración de intenciones de un gobierno cuantificada monetariamente para un ejercicio anual

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Contabilidad Gubernamental y el Presupuesto

l Estado planifica con qué recursos económicos cuenta. Este proceso de planificación

culmina con un presupuesto anual, que es preparado por el Órgano Ejecutivo y es aprobado por el Órgano Legislativo. De esta manera, el Órgano Legislativo se convierte en supervisor de la forma en que el Órgano Ejecutivo emplea o utiliza los recursos públicos. El Órgano Ejecutivo tienen la obligación de rendir cuentas ante el Órgano Legislativo de cómo se ejecutó el presupuesto nacional aprobado. Este proceso de verificación o de rendir cuentas es lo que da origen a la necesidad de llevar una contabilidad especial que controle la ejecución del presupuesto de las instituciones estatales.

Clasificador presupuestario gubernamental

I. Clasificación institucional

Corresponde a la agrupación presupuestaria de los organismos que se incluyen en la “Ley de Presupuesto del Sector Público”, como sigue: PARTIDA: Nivel superior de agrupación asignada a la presidencia de la República, al Poder Legislativo, al Poder Judicial, a la Contraloría General de la República, a cada uno de los diversos Ministerios y a la Partida Tesoro Público que contiene la estimación de ingresos del fisco y de los gastos y aportes de cargo fiscal. Ejemplos: 04 Contraloría General de la República. 05 Ministerio del Interior y Seguridad Pública. 08 Ministerio de Hacienda.

E El sistema de contabilidad general de la Nación es el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos que permiten el registro de los hechos económicos inherentes a las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de información para apoyar el control y el proceso de toma de decisiones de los administradores y para el conocimiento de terceros interesados en la gestión.

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CAPITULO: Subdivisión de la Partida que corresponde a cada uno de los organismos que se identifican con presupuestos aprobados en forma directa de la Ley de Presupuestos. Ejemplos: 08 03 Servicio de Impuestos Internos. 08 4 Servicio Nacional de aduanas. PROGRAMA: División presupuestaria de los capítulos, en relación a funciones u objetivos específicos identificados dentro de los presupuestos de los organismos públicos. Ejemplos: 12 02 01 Administración y Ejecución de Obras Públicas. 12 02 02 Dirección de Arquitectura. 12 02 03 Dirección de Obras Hidráulicas. 12 2 04 Dirección de Vialidad. Clasificación presupuestaria por objeto o naturaleza; Corresponde al ordenamiento de las transacciones presupuestarias de acuerdo a su origen, en lo referente a los ingresos, y a los motivos a que se destinen los recursos, en lo que respecta a los gastos. Contiene las siguientes divisiones: SUBTITULO: Agrupación de operaciones presupuestarias de características o naturaleza homogénea, que comprende un conjunto de ítem. Ejemplos: 01 Impuestos. 07 Ingresos de Operación. 21 Gastos en Personal. 22 Bienes y Servicios de Consumo. 31 Iniciativas de Inversión. Ítem: Representa un “motivo significativo” de ingreso o gasto. Ejemplo: 01 01 Impuestos a la Renta.

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09 01 Aporte Fiscal Libre. 21 01 Personal de Planta. 22 01 Alimentos y Bebidas. 29 6 Equipos Informáticos. Asignación: Corresponde a un “motivo específico” del ingreso o gasto. Ejemplo: 08 01 001 Reembolsos art.4° Ley N°19.345 y Ley N°19.117 Art. Único. 21 01 001 Sueldos y Sobresueldos. 22 4 001 Materiales de Oficina y Equipos de Oficina. Subasignación: Sub-asignación de la asignación en conceptos de naturaleza más particularizada. Ejemplos: 21 01 001 001 Sueldos base. 21 01 001 002 Asignación de Antigüedad. 211 001 003 Asignación Profesional. Clasificación por monedas Corresponde a la identificación presupuestaria en forma separada, de ingresos y gastos en moneda nacional y en moneda extranjeras convertidas en dólares. Clasificación por iniciativas de inversión Corresponde al ordenamiento, mediante asignaciones especiales, de los estudios básicos, proyectos y programas de inversión, de acuerdo a lo establecido en el inciso 5° del artículo 19 bis del Decreto ley N°1.263, de 1975. Dichas asignaciones especiales corresponden al código y nombre que se le asignen el Banco Integrado de proyectos (BIP). La identificación a nivel de asignaciones presupuestarias, clasificación por objeto, debe considerarse como gastos específicos estimados asociados a los estudios, proyectos y programas identificados de acuerdo a lo establecido anteriormente. Ejemplos: Codificaciones iniciativas de inversión

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Sistema presupuestario del sector público

Fuente: Contraloría general de la republica

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Fuente: Contraloría general de la republica

IMPORTANTE

Resulta indispensable señalar que este documento de apoyo para el estudiante, no es una producción docente de autoría del profesor, en tanto sólo es un compendio y abstractos de los documentos publicados por la Contraloría General de la República y del libro Contabilidad, Costos y Presupuesto, 3ra edición, Torres G.

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texo apoyo modulo 4-gestión presupuestaría para la toma de decisiones

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