teko-hanke toimintaympäristön ja tiedonkulun kuvaus 1.12 ... · himmeli palvelukeskus iltakoti 1...

TeKo-hanke

Toimintaympäristön ja tiedonkulun kuvaus 1.12.2005 – 10.5.2006 Sotkamon kotihoidossa

Kartoitus ennen mobiililaitteen käyttöönottoa

Irmeli Luukkonen Kuopion yliopisto, Tietojenkäsittelytieteenlaitos

Tuula Tuomainen Savonia-ammattikorkeakoulu,

Savonia Business Pirkko Hyvönen Kainuun maakunta –kuntayhtymä, Teko-hanke

1

Sisällys Raportissa käytetyt termit ja lyhenteet..............................................................................................2 1 Johdanto...................................................................................................................................3

1.1 Osapuolet .........................................................................................................................3 1.2 TeKo-hanke: tavoitteet ja osa-alueet ................................................................................4 1.3 Alkutilanteessa tunnistetut ongelmat asiakaskäyntien kirjaamisessa ................................5 1.4 Tutkimustapa....................................................................................................................6

2 Sotkamon kotihoito ja sen toimintaympäristö ............................................................................7 3 Kotihoidon tiedon muoto ja sijainti.............................................................................................9

3.1 Hoivapalvelu.....................................................................................................................9 3.2 Kotisairaanhoito..............................................................................................................10

4 Kotihoidon prosessit................................................................................................................12 4.1 Hoivapalvelun prosessit..................................................................................................12

4.1.1 Hoivapalvelun työpäivänkulku....................................................................................13 4.1.2 Asiakaskäyntien työnjakosuunnitelma........................................................................16

4.2 Kotisairaanhoidon prosessi.............................................................................................17 4.3 Työsuunnitelman muutoksen vaikutus työpäivään ..........................................................20

4.3.1 Työntekijän puuttuminen............................................................................................20 4.3.2 Asiakkaan tilassa tapahtunut yllättävä muutos...........................................................21 4.3.3 Asiakkaan turvapuhelin..............................................................................................23

5 Huolikartoitus ..........................................................................................................................25 6 Tavoitteita ...............................................................................................................................27 7 Osatavoitteet ja mittarit ...........................................................................................................28 8 Yhteenveto .............................................................................................................................30

Liitteet Liite 1 Kotihoito-ohjelmaan käytetyn ajan seuranta Liite 2 Viikkolista Liite 3 a-c Työpäivän tiedon tarpeet -ryhmätyöt Liite 4 Huolikartoituksen tulokset Liite 5 Toiveet muutoksille Liite 6 Osatavoitteet ja mittarit

2

Raportissa käytetyt termit ja lyhenteet Raportissa käytetyt lyhenteet, tietokonesovellusten nimet sekä hoito- ja palvelutilojen nimet on koottu alapuolelle listaksi.

ATJ aluetietojärjestelmä Citrix ohjelmisto, joka mahdollistaa ohjelmistojen turvallisen etäkäytön Interne-

tin yli1 Effica Kainuun keskussairaalassa käytössä oleva potilastietojärjestelmä Hedsam Sotkamon terveysasemalla käytössä oleva kulunvalvontajärjestelmä Himmeli palvelukeskus Iltakoti 1 ja 2 Sotkamon vanhaintukisäätiön ylläpitämä asumisyksikkö, jossa kotihoi-

don työntekijöiden tiimit hoitaa asiakkaita KAIMA Kainuun maakunnan intranet KAKS Kainuun keskussairaala (vanha lyhenne KASS:sta) Kaskela lyhytaikaisosasto KASS Kainuun sairaanhoito- ja erityishuoltopiirin kuntayhtymä

Kainuun keskussairaala KH kodinhoitaja KHO kotihoidonohjaaja KPO Kainuun puhelinosuuskunta KSH kotisairaanhoito, kotisairaanhoitaja PaHoLiSu palvelu-, hoito- ja liikuntasuunnitelma Pegasos Sotkamon terveysasemalla käytössä oleva potilastietojärjestelmä PTJ potilastietojärjestelmä rajapinta kahden fyysisen tai abstraktin olion välinen tai ne yhteen liittävä käytän-

tö2, esimerkiksi sovellusliittymä, jonka kautta ohjelmisto tarjoaa tai käyt-tää toisen ohjelmiston palveluja

sh-lähete sairaanhoitajan lähete Sommeli Sotkamon vanhaintukisäätiön ylläpitämä asumisyksikkö, jossa kotihoi-

don työntekijöiden Sommeli-tiimi hoitaa asiakkaita Titania työvuorojen suunnitteluohjelmisto Travel eHRMTravel-matkahallintajärjestelmä

1 www.citrix.com

2 Atk-sanakirja 2001

3

1 Johdanto

Teknologialla muutosta kotihoidon toimintaprosesseihin, TeKo, on Tekes-rahoitteinen Kainuun maakunta -kuntayhtymän hanke, joka toteutetaan Sotkamon kotihoidossa. Hankkeen tarkoituksena on kehittää kotihoidon työprosesseja tekniikkaa hyödyntäen. Tässä raportissa kuvataan Sotkamon kotihoidon toimintaympäristöä sekä työprosesseja työnteki-jöiden näkökulmasta ottaen huomioon tietojärjestelmän ja työtoiminnan kehittämisen tarpeet. Tiedot kerättiin Sotkamon kotihoidossa joulukuun 2005 ja toukokuun 2006 välisenä aikana. Yhteistyössä oli mukana Sotkamon kotihoito (TeKo-hanke), ZipIT-hanke sekä Luovaliike Oy:n Hoivapalvelun Tietojärjestelmä -hanke (HoTi). Alkukartoitus on taustatietona TeKo-hankkeen kolmelle osiolle, jot-ka ovat mobiili, huoli ja netti. Raportin tekstissä ja kuvissa käytetyt termit ja lyhenteet on selvitetty raportin alussa. Luvussa 1 esitellään Teko-hanke ja sen taustat. Luvussa on esitelty hankkeessa mukana olevat tahot, TeKo-hankkeen tavoitteet ja hankkeen syntyyn vaikuttaneet asiat. Raportin loppuosassa esitellään alku-kartoituksen tulokset. Luvussa 2 on esitetty yleiskuvaus Sotkamon kotihoidon toimitiloista. Luvussa kerrotaan, miten työntekijät ja tietovälineet sijoittuvat toimitiloihin. Luvussa 3 on kuvattu tarkemmin, miten viestit kulkevat ja missä muodossa eri kotihoidon työyksiköiden ja sidosryhmien välillä sekä minkälaisia kotihoitoon liittyviä tietovälineitä on yksiköissä ja asiakkaiden kotona. Luvussa 4 on ku-vattu sekä hoivapalvelun että kotisairaanhoidon työnkulut toimijoiden näkökulmasta, kun työpäivä sujuu suunnitelmien mukaan. Lisäksi luvussa on kuvattu kolmen tyypillisen työsuunnitelman muu-toksen vaikutuksesta työntekijöiden työpäivän kulkuun. Luvussa 5 on kuvattu huolimittariin liittyvät asiat. Luvussa 6 esitetään työntekijöiltä kerätyt työtoimintaa ja tietojärjestelmiä koskevat muutostoi-veet ja luvussa 7 on esitelty johtoryhmän hyväksymät osatavoitteet ja mittarit, joiden avulla TeKo-hankkeen tuloksia aiotaan arvioida. Luvussa 8 esitetään yhteenveto raportista.

1.1 Osapuolet

Kainuu, Sotkamon kotihoito Kainuun 85 000 asukkaan maakunnassa on meneillään lakiin perustuva hallintokokeilu, jonka yksi keskeinen tavoite on hakea uusia työtapoja ja toimintamalleja maakunnan, kuntien ja elinkeinoelä-män välillä3. Maakunta vastaa mm. sosiaali- ja terveydenhuollosta. Maakunnan tehtävänä on mm. turvata lähipalvelut, esim. kotihoito, kaikissa alueen yhdeksässä kunnassa periaatteella: johtaminen keskitetään, palvelut hajautetaan. Kainuun maakunnan sosiaali- ja terveystoimialalla panostetaan asiakaslähtöisyyteen, asiakkaan vapaan valinnan periaatteeseen, asiakkaan palvelutarpeiden huomioimiseen, ennaltaehkäisyyn, palveluiden tasapuoliseen turvaamiseen ja kustannustehokkuu-den lisäämiseen. Kainuulainen voi valita hoitopaikkansa mistä tahansa maakunnan alueelta kunta-rajoista riippumatta.4 Maakunnan sosiaali- ja terveydenhuollossa työskentelee 2500 työntekijää. Kainuussa vanhuspalvelut (kotona asumista tukevat palvelut = kotihoito, asumispalvelut, laitoshoi-to) on järjestetty seudullisesti: Kajaanin seutu (Kajaani, Paltamo, Ristijärvi, Vuolijoki), Kuhmo-Sotkamo-seutu ja Ylä-Kainuu (Hyrynsalmi, Puolanka, Suomussalmi). Vanhuspalveluiden tavoittee-na on ensisijaisesti ikäihmisten kotona asumisen tukeminen. Vanhukselle järjestetään hoitokoti- tai laitospaikka, kun kotihoito ei ole enää turvallista tai muuten mahdollista. Maakunnan vanhuspalve-luissa työskentelee noin 700 työntekijää, joista kotihoidossa on 300. Kotihoito sisältää kotisairaan-hoidon ja kotipalvelun. Säännöllistä kotihoitoa (vähintään yksi käynti viikossa) Kainuussa on vuon-na 2003 saanut 1300 henkilöä, joista 80–85 % on ollut yli 75-vuotiaita. Vanhustyöryhmä ehdotti loppuraportissaan vuonna 2003, että 75 vuotta täyttäneistä enintään 10 % olisi sijoitettuina tehoste-tun palveluasumisen ja pitkäaikaisen laitoshoidon paikoille. 5

3 TeKo-hanke, hankehakemus

4 www.kainuu.fi

5 Kainuun hallintokokeilun sosiaali- ja terveystoimen vanhustyöryhmän loppuraportti 17.5.04

4 Tutkimuskohteena olevalla Sotkamon kotihoidolla oli joulukuussa 2005 noin 350 säännöllistä koti-hoitoa saavaa asiakasta, joista suurin osa asuu Sotkamon kirkonkylässä. Sotkamon kotihoidossa on 39 vakinaista työntekijää ja 8 työllistettyä. Vuonna 2003 yli 75-vuotiaista sotkamolaisista tehos-tetun palveluasumisen ja pitkäaikaisen laitoshoidon paikoilla oli 7 %. ZipIT6 on kolmivuotinen, syksyllä 2004 käynnistynyt tutkimushanke. Hankkeen toteuttavat Kuopion yliopisto ja Savonia-ammattikorkeakoulu ja sitä rahoittavat Tekes, Työsuojelurahasto sekä joukko terveydenhuoltoalan yrityksiä ja organisaatioita, mm. Kainuun maakunta -kuntayhtymä. ZipIT-hankkeen tavoitteena on tuottaa toimintamalli terveydenhuollon toiminnan ja tietojärjestelmien rin-nakkain kehittämiseen ja kaventaa näin kuilua työtoiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisen välil-lä. Tutkimus toteutetaan toimintatutkimuksena osallistumalla useisiin terveydenhuollon tietojärjes-telmän kehittämiseen liittyviin pilotteihin, joista yksi on TeKo-hanke. Toimintamalli kuvataan hank-keen tuloksena julkaistavassa menetelmäoppaassa, joka tulee sisältämään myös pilottikohteista saatuja menetelmien soveltamiskokemuksia. Luovaliike Oy7 on kajaanilainen, vuonna 2004 perustettu ohjelmistoalan yritys. Luovaliike Oy kehit-tää Kainuun maakunta -kuntayhtymän kanssa Hoivapalvelun Tietojärjestelmää (HoTi). HoTi on Te-Kon Tekes-rahoitteinen rinnakkaishanke. Luovaliike Oy on kartoittanut markkinoilla olevia älypääte-laitteita, joita voitaisiin käyttää HoTi-projektissa. Luovaliike Oy on tehnyt myös Kainuun maakunnan kotihoidon henkilökunnalle kyselyn, jossa kartoitettiin muun muassa eri alueiden työntekijöiden työ-päivän kulkua, asiakaskäyntiä, palvelun toteutusta ja sitä, mitä paperisia dokumentteja työntekijät päivittäin lukevat ja tarkastelevat. Kajaanin ammattikorkeakoulu on mukana hankkeen ohjausryhmässä. Lisäksi Kajaanin ammatti-korkeakoulun kanssa on sovittu taulukossa 1 luetellut valmisteilla olevat, Teko-hankkeeseen tehtä-vät opinnäytetyöt. Taulukko 1: Kajaanin ammattikorkeakoulun opiskelijoiden valmisteilla olevat opinnäytetyöt TeKo-hankkeeseen.

Tekijä(t) Aihe Sanna Kivelä ja Johanna Lohtander Huolimittari Päivi Heikura ja Niina Huotari Toimintakykyarvio Päivi Huusko Hoito-, palveluja liikuntasuunnitelma Jenni Heikkinen, Suvi Heikkinen ja Raisa Karppinen Elämäntarina Katriina Smedberg ja Sirkka Karjalainen Kuntouttava työtapa Tekijä ei vielä tiedossa Asiakastietojen kirjaus kotikäynnillä

1.2 TeKo-hanke: tavoitteet ja osa-alueet

Teknologialla muutosta kotihoidon toimintaprosesseihin, TeKo on Tekes-rahoitteinen Kainuun maakunta -kuntayhtymän hanke. Hankkeen suunniteltu alkamisaika oli 1.9.2005 ja sen on suunni-teltu päättyvän 30.8.2007. Hanke toteutetaan Sotkamon kotihoidossa. Hankkeen tavoitteena on muuttaa toimintaprosesseja yksinkertaistamalla ja oikaisemalla monivaiheisia, manuaalisia työpro-sesseja.8 Muutos merkitsee käytännössä kotihoidon työhön tiedonsiirtoon soveltuvan, mukana kul-jetettavan tietojärjestelmän kehittämistä. Laitteen tulisi mahdollistaa työhön liittyvän tiedon saanti ja kirjaaminen asiakkaan kotona. Lisäksi tavoitteena on kehitellä 5-asteinen huolimittari mittaamaan työntekijöiden kokemaa huolta asiakkaasta, mahdollistamaan tarpeenmukainen hoito asiakkaan toimintakyvyn jostakin syystä laskiessa ja mahdollistamaan asiakkaan siirtyminen ”kitkatta” asu-mispalveluihin, kun kotihoidon, sosiaalisen verkoston ja omaisten avulla kotona asumien ei ole enää turvallista, inhimillistä tai muusta syystä mahdollista. Hankkeessa on tavoitteena kokeilla myös tietoteknisiä mahdollisuuksia omaisten kanssa tehtävässä yhteistyössä.

6 www.centek.fi/zipit

7 www.luovaliike.fi

8 TeKo-hanke, hankehakemus

5 TeKo-hankkeessa on kolme osiota. Mobiili-osion tarkoitus on tuoda apua käyntien kirjaamiseen. Kotihoidon toimijoille mobiili-osio on tärkein osa-alue. Huoli-osiossa on tarkoitus kehittää huolimitta-ri, jolla kotihoidon henkilökunta välittää huolensa asiakkaan kotona selviytymisestä. Mittarilla saa-taisiin hiljainen tieto näkyväksi ja ”musta tuntuu” -tieto mitattavaksi. Netti-osiolla on tarkoitus helpot-taa yhteydenpitoa omaisiin. Netti-osiosta on tarkoitus tehdä asiakkaiden omaisille markkinoitava tuote.

1.3 Alkutilanteessa tunnistetut ongelmat asiakaskäyntien kirjaamises-sa

Kotihoidon käynnit asiakkaan luona kirjataan Pegasos-ohjelmaan. Hoivapalvelu kirjaa käyntiajan ja annetut palvelut. Näitä tietoja käytetään asiakkaan laskuttamiseen ja kotihoidon toteutumisen seu-rantaan. Kotisairaanhoito kirjaa Pegasokseen myös asiakkaan terveydentilaan ja tehtyihin toimen-piteisiin liittyviä asioita. Vaikka hoivapalvelun kirjaamistarve on vähäisempi kuin kotisairaanhoidon, koetaan kirjaaminen työlääksi, eikä nykyinen kirjaamistapa palvele parhaalla mahdollisella tavalla kotihoidon kokonaisuutta. Alla on kuvattu lähtötilanteessa tunnistettuja ongelmia sekä niiden syitä. Kuvaan 1 on koottu salamalla merkittyjä käynnin kirjaamiseen liittyviä ongelmia. Hoivapalvelun työntekijät kirjaavat saman asian kolmeen kertaan: asiakkaan kotona olevaan koosteeseen (tarkiste asiakkaan laskutusta varten), omaan vihkoon (muistin tueksi; tämän perusteella viedään Pegasok-seen) ja Pegasokseen. Hoivapalvelu kirjaa käynnit omasta vihosta Pegasokseen tällä hetkellä 2-3 kertaa viikossa, jolloin käynnit eivät ole ajan tasalla Pegasoksessa. Sijaiset eivät käytä Pegasosta, vaan vakituiset työntekijät kirjaavat heidän käyntinsä. Joskus käsinkirjoitetut muistiliput aiheuttavat tulkintavaikeuksia, erityisesti silloin, kun kirjaaja on joku muu. Tietokoneita on kotihoidossa vähän. Hoivapalveluissa kirjaamiset tehdään yleensä päivän päätteeksi, jolloin koneille syntyy ruuhkaa ja omaa kirjausvuoroa joutuu jonottamaan. Esimerkiksi viikolta 47/2005 yhdeltä työntekijältä käynnin kirjaamisiin kului jonotuksineen 12 tuntia. Tämä aika on pois asiakkaiden hoitoon käytettävästä ajasta.

Kuva 1. Tiedonsiirto paperilta tietokoneelle.

6 Yhden käynnin kirjaamiseen Pegasokseen kokeneelta käyttäjältä kului noin 5 minuuttia ja kirjaami-nen vaati noin 25 klikkausta. Väärin tehtyjen kirjausten korjaaminen on työlästä ja korjaaminen vaa-tii ainakin saman verran toimenpiteitä. Kirjausten tulee olla oikein, sillä ne ovat tilastoinnin lisäksi asiakaslaskutuksen perustana. Maaliskuussa 2006 tehtiin Hyrynsalmella, Sotkamossa ja Suomussalmella kartoitus Pegasoksen kotihoidon ohjelman käyttöajasta (liite 1). Sotkamossa kotisairaanhoitaja kirjasi kuukauden aikana Pegasokseen keskimäärin 22,4 tuntia eli noin kolme työpäivää. Hoivapalvelun työntekijältä aikaa kirjaamiseen kului kuukauden aikana noin 7 tuntia. Näihin aikoihin ei ole laskettu paperilomakkeisiin kirjaamiseen kuluvaa aikaa eikä hoivapalvelun työntekijöiden tietokoneelle jonotusaikaa, vaan ai-noastaan se aika, jonka työntekijä on ollut tietokoneen ääressä.

Työntekijät kirjoittavat matkalaskut kerran kuukaudessa. Hoivatyöntekijät tekevät matkalaskun pa-perilomakkeelle. Kotisairaanhoitajat kirjaavat päivittäin kilometrilukemat tietokoneelle muistilapuilta. Matkakorvauksilla on työntekijöille tärkeä merkitys, sillä välimatkat asiakkaiden luo ovat pitkiä, jopa 60 kilometriä, ja päivän aikana matkaa saattaa kertyä 120 kilometriä.

1.4 Tutkimustapa

Tämän raportin tiedot on kerätty Sotkamon kotihoidon toimijoille pidetyissä moniammatillisissa työ-pajoissa. Varsinainen projektiryhmä aloitti työskentelynsä 1.12.2006 toimintaympäristön ja kotihoi-don työprosessien mallinnuksella, kiinnittäen erityistä huomioita arjessa liikkuvaan tietoon ja tie-donsiirto tapoihin. Työpajoja 1 tai 2 päivän jaksoissa pidettiin joulukuun 2005 ja toukokuun 2006 välisenä aikana 6 kertaa. Työpajoihin osallistui hankevastaavan johdolla 7 kotihoidon työntekijää (kodinhoitaja, lähihoitaja, perushoitaja, sosiaaliohjaaja, sairaanhoitaja) ja ZipIT hankkeen edustajat sekä tarvittaessa Luovanliikkeen edustajat ja muut projektiryhmäläiset. Tutkimustapaamiset on koottu taulukkoon 2. Taulukko 2: TeKo-hankkeen alkukartoitukseen liittyvät tutkimustapaamiset Pvm Aihe 25.11.2005 projektin suunnittelu 1.12.2005 kotihoidon työpäivien mallintaminen 2.12.2005 huolimittarin suunnittelu, esitietoja mobiililaitteesta 12.1.2006 asiakaskäynnin tiedon tarpeet 13.1.2006 tavoitetilan esikartoitus 10.2.2006 yhteenveto; tavoitetilan tarkentaminen mobiililaitteen kannalta 24.2.2006 mobiililaitteen asiakasvaatimukset, huoli-kartoituksen suunnittelu 24.3.2006 mobiililaitteen asiakasvaatimukset 10.5.2006 mobiililaitteen tuntumatestaus, huoli-kartoituksen tulokset

Tietojenkeräämismenetelminä työpajoissa käytettiin kotihoidon toimijoiden ryhmäkeskusteluja ja ryhmätöitä. Sekä hoivapalvelun että kotisairaanhoidon työntekijät koostivat työprosessinsa seinä-tauluiksi. ZipIT-hankkeen työntekijät piirsivät seinätaulut sähköiseen muotoon. Keskusteluista teh-tiin muistiinpanoja ja koostettiin erilaisia seinätauluja. ZipIT-hankkeen työntekijät kirjoittivat työpa-joista muistioita sekä koostivat seinätauluista ja ryhmäkeskusteluista tässä raportissa esitettyjä ku-via ja kuvauksia. Kotihoidon toimijat tarkistivat raportin kuvat ja kuvaukset myöhemmin työpajoissa.

7

2 Sotkamon kotihoito ja sen toimintaympäristö

Sotkamon kotihoidon toimitiloja on nykyisin Sotkamon terveysasemalla, Iltakoti 1:ssä, Iltakoti 2:ssa ja Sommelissa (kuva 2). Terveysasemalla on kotihoidon esimiesten toimistot, kotisairaanhoidon toimisto ja hoivapalvelun toimisto. Yhden esimiehen toimistossa on ilta- ja viikonloppukansiot, vies-tivihko sekä avaimet kotihoidon asiakkaiden koteihin, palvelutaloissa asuvien asiakkaiden avaimia lukuun ottamatta. Toimistoon on sijoitettu myös postilaatikot, jonne postia jaetaan myös Iltakotien henkilökunnalle.

Kuva 2. Sotkamon kotihoidon toimitilat ja tietovälineiden sijoittuminen niihin.

8

Kotisairaanhoidossa työskentelee kuusi vakinaista työntekijää ja yksi sijainen. Kotisairaanhoidon toimiston työpisteissä on tietokoneet kaikille vakinaisille työntekijöille. Kaikilla vakinaisilla työnteki-jöillä on käytössään myös ajanvarauskirjat.

Hoivapalvelussa on kaksi tiimiä, Etelätuuli ja Pohjattaret, joissa työskentelee 16 vakinaista ja kaksi työllistettyä työntekijää/sijaista. Hoivapalvelun toimistossa on työntekijöiden kuukausitilasto, viikko-lista ja kalenteri. Hoivapalvelun toimistossa ei vielä alkuvuodesta 2006 ollut tietokoneita, vaan työn-tekijät kävivät tilastoimassa työnsä siellä, mistä vapaa kone löytyi. Työntekijät käyttivät esimerkiksi kotisairaanhoidon toimiston, esimiesten toimistoiden tai lääkärien toimistoiden tietokoneita. Etelä-tuuli-tiimi käyttää myös toimistonaan/taukotilanaan erään rivitaloyhtiön, Konstankujan, pesutupaa. Siellä työntekijöillä on konttoritarvikkeita.

Iltakoti 1 ja Iltakoti 2 ovat palvelutaloja. Työntekijät liikkuvat siellä yleisavaimilla. Molempien palvelu-talojen toimistoissa on kalenterit ja viestivihot. Palvelutalojen toimistoihin on tulossa tietokoneet, mutta nykyään työntekijät käyvät tilastoimassa käyntinsä Pegasokseen terveysaseman tiloissa ku-ten muutkin hoivapalvelun työntekijät. Palvelutaloihin tuleva sisäinen posti on noudettava terveys-asemalta.

Sommeli on kahden kilometrin päässä terveysasemalta ja siellä on palveluasuntoja. Sommeliin sisäisen postin vie lähetti. Sommelin toimistossa on kalenteri ja viestivihko. Käynnit tilastoidaan Pegasokseen Palvelukeskus Himmelin toimistossa olevalla tietokoneella.

9

3 Kotihoidon tiedon muoto ja sijainti

Tässä luvussa on kuvattu kotihoidon tärkeät tietovälineet ja tiedonkulut asiakkaiden kotien ja KAS-Sin sekä hoivapalvelun ja kotisairaanhoidon välillä. Tieto voi kulkea puhelimitse, paperilla, asiak-kaiden mukana tai palavereissa keskustellen. Tietovälineitä ovat muun muassa tietokoneohjelmis-tot, viestivihot tai kotihoitokansiot. Seuraavassa on kuvattu tietovälineitä ja tiedonkulkuja hoivapal-velussa ja kotisairaanhoidossa.

3.1 Hoivapalvelu

Kuvaan 3 on koottu hoivapalvelulle tärkeitä tietovälineitä ja sidosryhmien väliset tiedonkulut. Hoiva-palvelun kannalta tärkeä asiakkaan kotona oleva tietoväline on kotihoitokansio, joka sisältää palve-lu-, hoito- ja liikuntasuunnitelman (PaHoLiSu), lääkelistan sekä mahdollisen haavanhoitokortin, dia-beteksen omaseurantavihkon tai muut hoidon seurantaan tarvittavat lomakkeet. Muita kotona ole-via tietovälineitä ovat viestivihko, avohoidon työseloste, vaippatilaus ja ostoslista. Kotona saattaa olla myös erikoissairaanhoidon epikriisejä ja hoitotyönlähetteitä, jotka jotkut asiakkaat säilyttävät kotihoitokansiossa. Tiedot Kainuun keskussairaalasta ja terveysaseman vuodeosastolta asiakkaan kotiin tulevat joko asiakkaan mukana tai postitse. Hoivapalvelun toimistossa olevia tietovälineitä ovat viestivihko, johon kirjataan työntekijöiden viestit toisilleen esimerkiksi asiakkaan muuttuneesta tilanteesta tai seurattavasta asiasta. Lisäksi siellä on asiakkaiden avaimet ja niiden numerolista (asiakkaan nimi ja osoite + avaimen numero), kalenteri sekä viikkolista (työnjakosuunnitelma). Toimistossa on myös työntekijöiden työvuorolistat, ilta- ja viikonloppukansio sekä tiimivihko. Työntekijät kuljettavat mukanaan käynneillä matkalaskulomaket-ta, johon he kirjaavat työmatkojen reitit ja kuljetut kilometrit ja jonka he toimittavat kuukauden lo-pussa kotihoidonohjaajalle. Lisäksi heillä on mukanaan oma kansio, johon he ovat kirjanneet asiak-kaat ja näiden luona tehtävät työt. Niillä työntekijöillä, jotka vastaavat turvahälytyksiin, on muka-naan turvapuhelinten koodilista, joka sisältää turvapuhelimen koodin lisäksi asiakkaan nimen, pu-helinnumeron ja osoitteen. Jos seutu on työntekijöille tuntematon, he tarvitsevat mukaansa kartan. Lisäksi työntekijät kirjoittavat erillisiä muistilippuja muistin tueksi. Kotihoidon kiireelliset asiat hoide-taan puhelimitse, yleiset asiat joko puhelimitse tai keskustellen tavatessa. Asiakaskäynneistä tieto kulkee viestivihon lisäksi myös suullisesti. Hoivapalvelun tiimitilassa ei ole tietokonetta. Kotihoidon toimistolla on tietokoneita. Käytettäviä tietojärjestelmiä ovat mm. Pegasos, Titania ja Hedsam. Hedsam on kulunvalvontajärjestelmä. Esimiehet tai tiiminvetäjät tekevät Titanialla työvuo-rot. Pegasos on Sotkamon kunnassa käytössä oleva terveydenhuollon perusjärjestelmä. Pegasok-sen palvelin on Kajaanin puhelinosuuskunnan tiloissa. Kainuun keskussairaalan ja Pegasoksen väliset viestit kulkevat Effica-aluetietojärjestelmän PTJ-viitelistan välityksellä. Työntekijät pääsevät katsomaan asiakastiedostoja heille määritellyn työroolin mukaisesti eli kaikki eivät näe kaikkia tieto-ja. Kodinhoitajan/lähihoitajan käyttöoikeudet ovat rajatummat kuin esimerkiksi kotisairaanhoitajan. Palvelutaloissa työt ja työvuorot ovat samanlaiset arkena ja viikonloppuna. Palvelutalojen tietoväli-neet ja tiedonkulku poikkeaa hoivapalvelusta tiedonkulusta siten, että palvelutalojen toimistoissa on listat talon asiakkaista ja heidän töistään. Palvelutalon toimistossa on viestivihon ja kalenterin lisäk-si käyntilista ja niputusvihko, johon asiakkaiden luona tehtyjä parin minuutinkäyntejä niputetaan suuremmaksi kokonaisuudeksi ja josta niputetut käynnit sitten kirjataan Pegasokseen. Vaipat tila-taan kerralla kaikille niitä tarvitseville talon asukkaille yhdellä lomakkeella, ei jokaiselle asiakkaalle erikseen. Palvelutalojen toimistoihin on tulossa tietokoneet. Siihen asti työntekijät käyvät kirjaamas-sa käyntinsä Pegasokseen terveysasemalla kotihoidon toimistossa. Palvelutalojen työvuorolistoja suunnittelevat vuorotellen Titanialla kaikki vakinaiset työntekijät.

10

Kuva 3. Hoivapalvelun tietovälineet ja tiedonkulku.

3.2 Kotisairaanhoito

Kotisairaanhoidon tiedonkulku toimii kuvan 4 tavalla. Kaikilla kotisairaanhoitajilla on käytössään ajanvarauskirjat. Ilta- ja viikonloppukansiossa on ilta- ja viikonloppuasiakkaista käyntitiedot ja tiedot asiakkaiden luona tehtävistä töistä. Kotisairaanhoidon toimistolla on kaikilla kotisairaanhoitajilla tietokoneet käytössään. Kotisairaanhoitajat käyttävät työssään Pegasos-terveyskertomusta ja koti-hoidon ohjelmaa hoitotyössä syntyvien tietojen tallentamiseen. Matkalaskujen tekoon he käyttävät myös tietokonetta. Kilometrilukemat kirjoitetaan autossa muistilapulle, josta lukemat siirretään tieto-

11 konejärjestelmään. Tilastoinnin lisäksi kotisairaanhoitajilla on käytössään Pegasoksesta mm. lääke-lista, terveyskertomus sekä palvelu-, hoito- ja liikuntasuunnitelma. Tiedot asiakkaan kodin ja toimis-ton välillä kotisairaanhoitajat kuljettavat ajanvarauskirjassa, viestilipuilla sekä tietokonetulosteina. Tulosteita kotisairaanhoitajat joutuvat ottamaan muistin tueksi esimerkiksi ohjeista ja asiakkaiden laboratoriotuloksista. Muistin tueksi on myös kirjoitettava viestilippuja asiakkaiden luona esimerkiksi laboratorio- tai röntgenlähetteistä, tilattavista lääkärin vastaanottoajoista jne.

Kuva 4. Kotisairaanhoidon tietovälineet ja tiedonkulku.

Kotisairaanhoidon kannalta tärkeitä tietovälineitä asiakkaan kodissa ovat kotihoitokansiossa olevat hoito-, palveluja liikuntasuunnitelma, lääkelista, asiakkaan reseptit, verensokeri- ja verenpainekor-tit sekä avohoidon työseloste ja tarvittaessa viestivihko. Asiakkaan kotona saattaa olla myös eri-koissairaanhoidosta tulleita epikriisejä, joita kaikki asiakkaat eivät säilytä kotihoitokansion välissä. Viestit kotisairaanhoidon ja hoivapalvelun sekä kotisairaanhoidon ja Kainuun keskussairaalan kul-kevat kuten edellä luvussa 3.1 on kuvattu.

12

4 Kotihoidon prosessit

Kotihoito on monen eri tahon laaja ja monimutkainen yhteistyöverkosto. Hoivapalvelun ja kotisai-raanhoidon lisäksi yhteisen asiakkaan hoitoon osallistuu suuri joukko yhteistyökumppaneita. Sot-kamon kotihoidon yhteistyökumppaneita on kuvassa 5. Yhteistyökumppaneiden suuri määrä ja tar-ve olla heihin yhteydessä näkyvät esimerkiksi hoivapalvelun työnkulkukaaviossa (kuva 6). Koska sidosryhmillä on erilaiset tietojärjestelmät eikä niistä ole yhteyttä Pegasokseen, työntekijät ovat yh-teydessä näihin sidosryhmiin yleensä puhelimitse tai kirjeitse.

Kuva 5. Sotkamon kotihoidon yhteistyökumppaneita.

Tässä luvussa on kuvattu kotihoidon työntekijöiden tämän hetkisiä työprosesseja. Kuvauksissa on huomioitu erityisesti tiedon käsittelyyn liittyviä asioita, kuten hoidossa tarpeelliset tiedot, niiden välit-täminen ja hakeminen sekä toteutuneen hoidon kirjaaminen. Kuvauksissa ei esitetä tarkkaan asi-akkaan luona tapahtuvia konkreettiseen hoiva- ja hoitotyöhön liittyviä tehtäviä, kuten haavan hoito tai aamutoimissa avustaminen. Hoivapalvelun prosesseista on kuvattu kappaleessa 4.1 tavallinen työpäivän kulku sekä asiakas-käyntien työnjakosuunnitelman laatiminen. Työpäivän kulku on perusosiltaan samanlainen sekä ”pitäjällä” että palvelutaloissa. Kotisairaanhoidon työpäivän kulku on kuvattu kappaleessa 4.2. Hoi-vapalvelun ja kotisairaanhoidon työpäivät on kuvattu työnkulkukaavion avulla ja lisäksi sanallisena kuvauksena. Kappaleessa 4.3 on kuvattu hoivapalvelun työsuunnitelman muutosten vaikutuksia.

4.1 Hoivapalvelun prosessit

Tässä luvussa on kuvattu hoivapalvelun prosesseja. Luvussa 4.1.1 kuvataan hoivapalvelun työpäi-vän kulku. Luvussa 4.1.2 kuvataan hoivapalvelun asiakaskäyntien työnjakosuunnitelma, viikkolista, ja sen laatiminen.

13

4.1.1 Hoivapalvelun työpäivänkulku

Tässä kappaleessa on kuvattu hoivapalvelun työntekijän työpäivän kulku, kun työt tapahtuvat suunnitelmien mukaan. Pitäjällä ja palvelutalossa tapahtuvaa hoivapalvelua ei ole eroteltu. Kuvassa 6 työpäivä on kuvattu työnkulkukaavion avulla. Kuvassa on yhteenveto hoivapalvelun työntekijän työpäivästä. Siinä on sidosryhmät ja tietovälineet. Kaikkiin kuvassa esitettyihin sidosryhmiin ei vält-tämättä olla yhteydessä päivittäin. Hoivapalvelun työntekijän työpäivä alkaa useimmiten kotihoidon toimistolla, jossa työpäivään val-mistaudutaan. Sitten seuraa asiakaskäynnit, joita on yleensä n. 5-8 käyntiä päivässä, palvelutalos-sa käyntejä on useampia ja ne ovat kestoltaan lyhempiä kuin pitäjällä. Työpäivän päätteeksi tullaan toimistolle palauttamaan puhelimet ja asiakkaiden avaimet sekä viestittämään asioita seuraavan vuoron työntekijälle. Asiakkaan käynnit ja suunniteltu käyntiaika näkyvät asiakkaan palvelu-, hoito- ja liikuntasuunnitel-massa (PaHoLiSu) paperilla asiakkaan luona. Kotihoidon toimistolla PaHoLiSu on sähköisessä muodossa. Asiakkaiden suunnitellut käynnit jaetaan työntekijöille Sotkamossa kerran viikossa. Muutoksia työnjakosuunnitelmaan (viikkolista) tulee päivittäin. Hoivapalvelun työntekijät tulevat vuoron alkaessa toimistolle tai he voivat mennä suoraan asiak-kaan luo. Työvaatteensa he vaihtavat toimistolla tai kotona. Kodinhoitajat tarvitsevat mukaansa suojavaatteet saunotusta ja puunkantoa varten. Toimistolta he ottavat mukaan viikkolistan ja asiak-kaiden avaimet sekä puhelimen, jonka avaavat. Kaikilla sijaisilla ei ole työpuhelinta. Palvelutalossa on kaksi puhelinta yhteisessä käytössä. Jos kodinhoitajat eivät tunne seutua (esimerkiksi sijaiset), he tarvitsevat mukaansa myös kartan. Tiimitilassa on aluekohtainen viestivihko, josta tarkistetaan, onko edellinen vuoro jättänyt asiakkaista viestejä. Asiakkaan hoitoon ja vointiin liittyvistä muutoksis-ta keskustellaan toimistolla paikalla olevien kanssa ja tarvittaessa soitetaan kotisairaanhoitajalle, jonka on tarpeellista tietää muuttuneesta tilanteesta. Asiakkaan voinnissa voi illan ja yön aikana tapahtua muutoksia. Ilta- ja yöhoitaja jättää tarvittaessa viestin asiakkaan luo tai soittaa tai viestittää hoivapalvelun matkapuhelimeen. Ambulanssin henki-lökunta jättää viestin asiakkaan luo. Jos asiakas on joutunut yöllä terveysaseman vuodeosastolle, asiakkaan kirjaaminen vuodeosaston potilaaksi nähdään kotisairaanhoidossa Pegasoksesta. Koti-sairaanhoitaja ilmoittaa hoivapalvelun keskeytyksestä puhelimitse hoivapalveluun. Jos asiakas on viety KASSiin hoidettavaksi, tieto hoivapalvelun keskeytyksestä ei välity automaattisesti Pegasok-sen kautta, vaan tieto saadaan usein vasta kyselemällä, kun asiakasta ei kotoa löydy. Asiakkaat, jotka ovat ateriapalvelun piirissä, nähdään palvelu-, hoito- ja liikuntasuunnitelmista. Maaseudulle menevät kodinhoitajat ottavat mukaansa Himmelistä aterialaatikot, jotka he palautta-vat sinne takaisin kierroksen jälkeen. Muualle ateriat toimittaa yksityinen kuljettaja. Toimistosihteeri kirjaa toimitetut ateriat tietojärjestelmään kerran kuukaudessa ennen laskutusajoa. Jos asiakas ei ole kotona eikä hän ole ilmoittanut poissaolostaan, kodinhoitajan on tarkistettava, missä tämä on. Asiakasta kysellään omaisilta, terveyskeskuksesta tai onko esimerkiksi kylän taksi vienyt tämän jonnekin. Kodinhoitaja ilmoittaa asiakkaan poissaolosta myös muille kotihoitoon osal-listuville tahoille, esimerkiksi ateriankuljettajalle. Asiakkailla on erilaisia tapoja ja pelkoja, jotka vaikuttavat hoitotyöhön ja siihen, miten asiakasta lähestytään. Kodinhoitajan on tiedettävä esimerkiksi, voiko asiakkaan ovikelloa soittaa vai pitääkö koputtaa, voiko asiakkaan luo mennä avaimilla ilman ovikellon soittoa vai tuleeko asiakas itse avaa-maan. Tieto saattaa olla palvelu-, hoito- ja liikuntasuunnitelmassa, vihossa tai hoitaja vain tietää sen kokemuksensa perusteella.

14

Kuva 6. Hoivapalvelun työntekijän työpäivän työnkulku.

15 Asiakkaan luona tehdään suunnitellut työt. Seuraavassa on esitetty tiedonkulun ja -käsittelyyn liitty-viä tehtäviä asiakaskäyntien aikana ja eri käyntien välillä. Jos asiakkaalla on käytössä vaipat, kodinhoitaja huolehtii niiden riittävyydestä. Vaippoja tilataan kolmen kuukauden tarve kerrallaan tarvikkeita toimittavalta yritykseltä postin kautta yrityksen lo-makkeella, joka on esitäytetty ensimmäisen tilauskerran yhteydessä. Palvelutalossa vaippavastaa-va tilaa vaipat. Vaipat toimitetaan yleensä asiakkaan kotiin. Vaippalähetysten tulosta soitetaan ko-dinhoitajalle, jotta tämä on vastaanottamassa lähetystä. Diabetesta sairastavien asiakkaiden verensokeri mitataan päivittäin tai harvemmin kotisairaanhoita-jan ja lääkärin ohjeiden mukaan. Tulos merkitään kotihoitokansion välissä olevaan asiakkaan oma-seuranta kontrollivihkoon, jonka asiakas ottaa tarvittaessa mukaan lääkärin vastaanotolle kotihoito-kansion lisäksi. Insuliinidiabeetikon vihkoon merkitään pistosaika, insuliiniannos ja pistäjän nimikir-jaimet. Kodinhoitajat tekevät kerran viikossa paperille asiakkaiden kauppalistan, jonka he toimittavat kaup-paan asiakkaiden toiveiden mukaisesti (sopimuskauppoja on kaksi). Yksityinen yrittäjä toimittaa tilatut tavarat asiakkaan kotiin. Kun asiakkaan lääkkeet ovat loppumassa, lääkereseptit kerätään toimistolla olevaan apteekkikas-siin. Kassi toimitetaan apteekkiin esimerkiksi palvelutaloissa kerran viikossa. Tarvittaessa kodinhoi-taja käy apteekissa myös itse. Kotisairaanhoidon kassi viedään ja haetaan apteekista päivittäin. Kodinhoitaja merkitsee asiakkaan luona olevaan listaan tekemänsä työt, esimerkiksi hoivapalvelu, asiointi tai siivous, sekä töiden alkamis- ja lopettamisajat. Samat asiat hän kirjaa omaan listaansa, josta kirjaa tiedot edelleen Pegasokseen kotihoidon toimistolla. Sijaisilla on omat listansa. Sijaiset eivät itse kirjaa käyntitietoja Pegasokseen, vaan sijaisten käynneistä kirjauksen tekee vakinainen hoitaja. Palvelutalossa asiakkaiden töitä tehdään lomittain. Siirtyessään seuraavaan paikkaan, kodinhoitajat soittavat tarvittaessa puheluita toisilleen, omaisille, toimistolle, ateriankuljettajalle, kotisairaanhoitajille jne. Aikatauluihin tulee yleensä muutoksia, joista työntekijät ilmoittavat niille, joita asia koskee ja joiden työhön asia vaikuttaa. Muutoksia aiheuttavat esimerkiksi työntekijän tai asiakkaan sairastumiset ja asiakkaan kotiuttaminen Sotkamon terveys-aseman vuodeosastolta tai KASSista. Vuodeosastolta saatetaan soittaa samana päivänä tapahtu-vista kotiutuksista. Jos vuodeosasto tietää oman hoitajan (tieto kotihoitokansiossa, joka on asiak-kaan mukana vuodeosastolla), he soittavat kotiutuksesta suoraan hoitajalle. Jos tietoa ei ole, esi-merkiksi uusi asiakas, vuodeosastolta soitetaan kotihoidonohjaajalle, tiiminvetäjälle tai kotisairaan-hoitajalle tarvittavan avun mukaan. Asiakkaan sairauskohtaus muuttaa yleensä myös kodinhoitajan aikataulua. Työpäivän aikana tiettyihin hoitajien puhelimiin tulee myös asiakkaiden turvapuhelinhälytyksiä. Hä-lytyksiin vastaavalla kodinhoitajilla on mukanaan turvapuhelinlista, josta näkee koodin, jolla saa-daan selville kuka apua tarvitsee. Turvapuhelimen takavastaaja on palvelutalo Puistolassa. Turva-puhelinhälytys aiheuttaa usein muutoksia päivän suunniteltuihin töihin. Turvapuhelinhälytystä kuva-taan tarkemmin kappaleessa 4.3.3. Omaisiin pidetään yhteyttä pääasiassa puhelimella. Joillakin asiakkailla on kotonaan myös viesti-vihko yhteydenpitoa varten. Yhteyttä otetaan tarpeen mukaan asiakkaan tilanteen niin vaatiessa tai niistä asioista, joista on erikseen sovittu hoito-, palveluja liikuntasuunnitelmaa tehtäessä. Asiakaskäyntien lisäksi työpäivään sovitetaan toteutuneiden käyntien kirjaamiset, tulevien käyntien suunnittelu, työnjako sekä PaHoLiSun tarkistukset. Vuoron päättyessä tiimitilan viestivihko laitetaan ajan tasalle seuraavaa vuoroa varten. Avaimet ja puhelin palautetaan toimistolle. Aamuvuoron on palautettava avaimet kello 15 mennessä, jotta ne olisivat iltavuoron käytössä. Työntekijät vievät paperilistoiltaan asiakkaiden luona tekemänsä työt

16 Pegasokseen 2-3 kertaa viikossa. Myös keskeytykset viedään koneelle, jotta laskutus tapahtuisi oikein. Tietokoneita on vähän ja niille pääsyä kodinhoitajat joutuvat odottamaan. Vakituiset työnteki-jät vievät koneelle myös sijaisten työt. Työvuorolistoista vastaa esimies. Osa tiimeistä (sovittu henkilö, joka osaa käyttää Titania-ohjelmaa) suunnittelee tulevat listat itse, mutta toteumat eli toteutuneet listat ja muutokset tekee esimies ja toimittaa listat palkanmaksua varten palkkatoimistoon. Matkalaskukaavakkeet työntekijät palautta-vat kuukauden lopussa toimistotyöntekijälle, joka tarkastaa laskun, jonka sitten esimies hyväksyy ja toimittaa paperilomakkeen palkanlaskijalle. PaHoLiSun tarkistuksen tekee asiakkaan omahoitaja tilanteen niin vaatiessa tai vähintään kerran vuodessa. Tällä hetkellä palvelusuunnitelma on Pegasoksessa, laskutus hoituu näin koneellisesti. Asiakaskohtainen hoito- ja liikuntasuunnitelma tehdään paperiversioon ja säilytetään kotihoitokan-siossa asiakkaan kotona. PaHoLiSun tarkistusasioita käsitellään tiimipalavereissa ja työneuvotte-luissa. Samassa yhteydessä tarkistetaan myös asiakkaan saamat tuet. Asiakkaiden tukihakemuk-set tehdään paperilomakkeille. Tukia ovat esimerkiksi Kelan hoito- ja asumistuet, maakunnan mak-sama omaishoidontuki ja kuljetustuki. Kelan hoitotukeen tarvitaan liitteeksi lääkärinlausunto. Kotihoidon työneuvottelut ovat kerran kuussa ja niissä käsitellään ajankohtaisia tiedotusasioita ja toiminnan kehittämistä ym. Tähän ei ole aina mahdollista ajanpuutteen tai työvuorolistojen takia. Tiimin omia palavereja pidetään tarvittaessa. Asiakkaan laskutusta varten Pegasoksesta ajetaan laskutuksen tarkistusajo kuukauden lopulla. Säännöllistä kotihoitoa saavalla asiakkaalla on kuukausimaksu ja laskutus tapahtuu asiakkaan pal-velu-, hoito- ja liikuntasuunnitelman mukaan. Kotihoito on säännöllistä, kun asiakkaan luona käy-dään vähintään kerran viikossa. Tilapäistä kotihoitoa saavan laskutus tulee Pegasokseen tehtyjen toteutumien pohjalta. Pegasoksessa olevaa listaa verrataan asiakkaan kotona olevaan listaan. Esil-le nousseet kirjausvirheet korjataan. Joitakin virheitä pystyy korjaamaan vain atk-pääkäyttäjä, jotkut virheet vain Turussa oleva WM-datan tuki. Laskutusajon jälkeen tehdyt korjaukset näkyvät seuraa-van kauden laskussa. Liitteissä 3a ja 3b on luetteloitu kotihoidon työntekijöiden hoivapalvelun työpäivään nimeämiä tiedon tarpeita. Tiedon tarpeet vastaavat kysymyksiin: Mitä tietoa suunnitellun mukaisella asiakaskäynnillä tarvitaan tai kirjataan? Mistä ja miten tieto saadaan? Miksi tieto on tärkeä? Kuka muu samaa tietoa käyttää, kirjaa tai tarvitsee?

4.1.2 Asiakaskäyntien työnjakosuunnitelma

Asiakaskäyntien työnjakosuunnitelma, josta käytetään nimitystä viikkolista, on tiimikohtainen ja se toimii työntekijän päivittäisten asiakaskäyntien runkona (yhden työntekijän asiakaskäyntilista). Viik-kolistasta näkee, ketkä minäkin päivänä ovat töissä ja missä vuorossa sekä miten asiakaskäynnit jakautuvat eri työntekijöille. Viikkolista laaditaan tiimin viikkopalaverissa kynällä paperille ja sitä säi-lytetään tiimitilassa, lisäksi työntekijät kopioivat listan itselleen. Viikon mittaan työsuunnitelmaan tulevat muutokset kirjataan viikkolistaan kynällä. Liitteessä 2 on kuva todellisen kaltaisesta viikkolis-tasta, josta asiakkaiden, työntekijöiden ja paikkojen nimet on muutettu. Tiimit suunnittelevat asiakaskäyntinsä kerran viikossa pidettävissä työnjakopalavereissa (viikkopa-laveri) seuraavaksi viikoksi (arkipäivät) eteenpäin. Sotkamossa työt jaetaan viikoksi, koska kaikki työntekijät eivät käy toimistolla päivittäin. Lisäksi viikoittaisella työnjaolla pyritään säästämään työ-aikaa. Viikkopalaveriin osallistuvat tiiminvetäjän lisäksi kaikki tiimin työntekijät. Yleensä viikkopala-vereissa keskustellaan muistakin asiakkaiden hoitoon liittyvistä asioista, kuten lisääntyneestä hoi-dontarpeesta tai työntekijää huolettavista asioista (luku 5, Huolikartoitus). Viikkolistaan merkitään ensin taulukon riveille viikonpäivät ja sarakkeisiin tiimin työntekijöiden ni-met, sitten taulukkoon merkitään työntekijöiden vapaapäivät ja työvuorot (aamu- tai iltavuoro). Työntekijät ja heidän työvuoronsa saadaan työvuorolistoilta, jotka esimies on tehnyt Titania-järjestelmällä kuudeksi viikoksi kerrallaan viimeistään viikkoa ennen työvuorolistan alkamisajankoh-taa.

17 Asiakkaat jaetaan työntekijälle usein asiakkaiden asumisalueen mukaan, jotta työntekijältä kuluisi vähemmän aikaa matkoihin ja aikaa jäisi enemmän asiakastyöhön. Viikkolistaan merkitään asiak-kaan nimen lisäksi se, montako kertaa vuoron aikana hänen luonaan on suunniteltu käytävän. Asi-akkaan luona tehtävistä töistä viikkolistaan merkitään vain työt, joita ei tehdä joka käyntikerralla tai aikaa vievät työt, kuten suunnitellut pesut. Uuden tai tilapäisen asiakkaan osoite saatetaan merkitä myös viikkolistaan. Viikkolistaan voidaan merkitä asiakkaan nimen asemesta palveluyksikön tai taloyhtiön nimi, jolloin työntekijä toteuttaa kaikkien siellä asuvien asiakkaiden suunnitellut asiakas-käynnit. Tiimin asiakkaat ja heidän palvelunsa nähdään Pegasos-järjestelmässä olevista palvelu-, hoito- ja liikuntasuunnitelmista (PaHoLiSu). Työntekijät kopioivat viikkolistan itselleen. Jos asiakkaat ovat työntekijälle tuntemattomia, tämä kat-soo hoito-, palveluja liikuntasuunnitelmasta tarkemmat tiedot asiakkaasta (osoite, työt, suunniteltu asiakasaika). Viikkolistaan tulee muutoksia päivittäin. Muutokset asiakaskäynneistä ilmoitetaan tiiminvetäjälle ja/tai suoraan sille hoitajalle kenen listalla käynti on. Muutoksia aiheuttavat esimerkiksi työntekijän sairastuminen, asiakkaan joutuminen vuodeosastolle tai muu keskeytys asiakkaan kotihoidossa. Muutoksia aiheuttavat myös yllättäen tulevat uudet asiakkaat. Viikkolistan muutostilanteiden vaiku-tusta työpäivään on kuvattu luvussa 4.3. Tieto viikkolistaan muutoksia aiheuttavista asioista saattaa tulla esimiehelle tai tiiminvetäjälle. Muutoksista ilmoitetaan puhelimitse niille työntekijöille, joiden töitä muutokset koskevat. Viikonlopun töistä tehdään erilliset käyntilistat, joita päivitetään tilanteen mukaan. Tiimin iltakäynnit on erillisellä listalla, joka päivitetään tarvittaessa. Koska illalla ja viikonloppuna tehdään vain välttä-mättömiä päivittäisten toimintojen tukemiseksi tehtäviä käyntejä, työntekijöitä on vuorossa vähem-män kuin tavallisena arkipäivänä. Sotkamossa asiakkaiden yöhoito ostetaan yksityiseltä palvelun-tuottajalta.

4.2 Kotisairaanhoidon prosessi

Tässä kappaleessa on kuvattu kotisairaanhoitajan työpäivän kulku. Työpäivän aluksi kotisairaan-hoitajat valmistelevat päivän työt kotisairaanhoidon toimistolla, siirtyvät asiakaskäynneille ja iltapäi-vällä takaisin toimistolle. Kotisairaanhoitajan päivän työnkulku on kuvattu kuvassa 7. Työpaikalle tultuaan kotisairaanhoitaja leimaa itsensä työhön tulleeksi Hedsam-kulunvalvontalaitteella. Joskus kotisairaanhoitaja aloittaa työpäivänsä muualla kuin työpisteessään, silloin aloitustyöaika merkitään työvuorolistaan ja esimies korjaa sen myöhemmin Titania-ohjelmaan. Muualla aloitettu työasia voi olla esimerkiksi sovittu aikainen verikokeiden haku. Tietokoneen ja puhelimen avauksen jälkeen kotisairaanhoitaja katsoo Pegasoksesta, onko kotihoi-don asiakkaita kirjattu Sotkamon sairaalaan. Sairaalaan joutuneista ilmoitetaan hoivapalvelun työn-tekijöille puhelimella, tekstiviestillä tai keskustelemalla, jos asiakkaan hoitoon osallistuva hoivapal-velun työntekijä on läheisessä työpisteessä. KASSin vuodeosastolle joutuneista tietoa ei tule auto-maattisesti Pegasokseen. Edellisen päivän asioita on saattanut jäädä kirjaamatta Pegasokseen esimerkiksi sen takia, että edellinen työpäivä on venynyt niin, että työaika on loppunut. Kotisairaanhoitaja kirjaa tiedot muisti-lapuilta, omasta muististaan tai ajanvarauskirjasta. Päivän työsuunnitelmansa kotisairaanhoitaja tekee toimistolla ajanvarauskirjan pohjalta. Pegasos-ohjelmasta voisi teoriassa tulostaa päivän suunnitellut työt. Käytännössä yhtenäistä päivän työlistaa ei voida tulostaa, sillä Pegasos esittää sairaanhoitokäynnit, tilapäiset käynnit ja omaishoidon käyn-nit eri ikkunoissa. Lisäksi kotisairaanhoitajalla voi olla arviointikäyntejä, joiden tilaus on tullut esi-merkiksi puhelimella. Työsuunnitelmaa tehdessään kotisairaanhoitaja ottaa huomioon määräaikoja. Esimerkiksi laboratorionäytteiden on jouduttava lähtemään Kajaaniin kello 11.30 mennessä.

18

Kuva 7. Kooste kotisairaanhoitajan työpäivän työnkulusta.

19 KASSin määräämistä näytteistä tieto tulee joko puhelimella tai paperilla. Sen mitä kokeita KASSis-sa on määrätty, kotisairaanhoitaja voi varmistaa laboratoriosta Effica-ohjelmasta. Sen jälkeen kun hän on ottanut näytteet asiakkaista, hän vie ne laboratorioon ja merkitsee ne otetuiksi laboratorion Effica-ohjelmaan. Laboratoriovastaukset tulevat Pegasoksen suojattuun sähköpostiin, jos kotisai-raanhoitaja on merkinnyt itsensä tulosten jakelulistalle. KASSin määräämien verikokeiden tuloksista tietoa ei saada Pegasos-terveyskertomukseen, vaikka näytteet olisi otettukin Sotkamossa. Kotisairaanhoitaja tutustuu tarvittaessa Pegasoksessa oleviin päivän asiakkaiden palveluja hoito-suunnitelmiin ja valmistelee lääkäripalaverissa esitettäviä asioita, joita ovat esimerkiksi asiakkaiden laboratoriovastaukset, reseptit ja konsultaatiot. Lääkäripalaveri on päivittäin kello 8 – 8.30. Palave-rissa lääkäri esimerkiksi antaa hoito-ohjeita ja uusii asiakkaiden lääkereseptejä. Apteekkikassiin kerätään reseptit asiakkaiden tarvitsemista lääkkeistä. Apteekkikassi viedään Sotkamon apteekkiin päivittäin noin kello 9 ja haetaan kello 14. Päivän asiakaskäyntejä varten kotisairaanhoitaja kerää mukaansa tarvittavat lääkkeet, hoitotarvik-keet ja apuvälineet sekä tulostaa tarvittaessa niihin liittyvät ohjeet ja kirjoittaa asiakkaiden lääkelis-tat. Lääkelistoista saa Pegasoksesta jonkinlaisen printin, mutta ohjelmassa on vielä kehitettävää. Kotisairaanhoitaja tekee yleensä 5 - 10 asiakaskäyntiä päivittäin. Joskus niitä on enemmänkin. Matkoja kertyy päivittäin jopa 120 km. Kotisairaanhoitaja kuljettaa mukanaan ajanvarauskirjaa myös asiakaskäynneillä ja kirjaa siihen to-teutetut tehtävät. Ajanvarauskirjan lisäksi hänellä on mukanaan kotihoito-ohjeet ja ennen lähtöä kerätyt tarvikkeet. Kartankin hän tarvitsee, jos matka ei suuntaudu tutulle alueella. Kotisairaanhoi-dossa yhteistyötä tehdään kodinhoitajien, lääkärien, fysioterapian, vastaanoton, laboratorion ja röntgenin kanssa. Yhteistyötahoja ovat myös palvelutalot, sairaala, Säätionkulman päiväkeskus, Himmeli, Kaskela, Kela, Kajaanin maistraatti ja taksit. Asiakaskäyntien jälkeen kotisairaanhoitaja tilastoi ja kirjaa käynnit Pegasokseen. Pegasokseen hän kirjaa käynnin alkamis- ja päättymisajat sekä hoitokertomustekstin. Hoitokertomukseen hän kirjaa muun muassa tietoa asiakkaan voinnista tai annetusta ohjauksesta, tilanteen arviointitietoa, toi-menpiteet, seuraava käynti, laboratoriolähetteet, Marevan-hoidot, hakemukset ja apuvälineasiat. Kotisairaanhoitaja täyttää asiakkaan puolesta hoitotuki-, asumistuki-, matkakorvaus-, lääkekustan-nuskorvaus-, kuntoutus- ym. hakemuksia Kelalle, edunvalvontahakemus tai ilmoitus maistraattiin. Tiedot tukihakemuksiin hän saa asiakkaalta, omaiselta ja sairauskertomuksesta. Hoitotukihake-mukseen liitetään lääkärintodistus. Uusittavat reseptit kotisairaanhoitaja laittaa lääkäripalaverissa käsiteltäviin asioihin. Asiakkaille hän voi joutua ilmoittamaan tai muistuttamaan puhelimella hoidoista ja lääkärin ohjeista. Kotipalvelusta pyydetään konsultaatioapua puhelimitse. Puhelimella hän on yhteydessä eri hoitopaikkoihin, omai-siin, Kelalle, maistraattiin, asiakkaiden naapureihin, taksiin, lääkäriin, ajanvaraukseen, laboratorioon ja toisiin työntekijöihin. Kilometrit kotisairaanhoitaja kirjaa muistilipuilta atk:lla olevaan matkalaskuun, jonka hän tulostaa tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi kuun lopussa. Lääke- ja varastotilaukset hän hoitaa tietokoneella tilauksiin tarkoitetulla ohjelmalla. Päivän aikana kotisairaanhoitaja suunnittelee seuraavan päivän käyntejä. Hän tarkistaa, onko hä-nen aamulla tultava työpisteeseen vai mentävä ensin asiakkaiden luo ja mitä tarvikkeita on otettava mukaan. Viikonlopun asiakaskäynnit hän suunnittelee huolella, koska viikonloppuna hänellä on asiakkaita muidenkin kotisairaanhoitajien alueilta eikä hän tunne välttämättä kaikkia asiakkaita, joiden hoidossa tarvittavat tarvikkeet tulee olla valmiina. Pegasoksen sähköpostin lisäksi kotisai-raanhoitaja saa sähköpostia henkilökohtaiseen sähköpostiin, [email protected]. Hän seu-raa tiedotteita myös Kainuun maakunta –kuntayhtymän intranetistä, KAIMAsta. KAIMAssa kaikki tiedotteet ovat peräkkäin, niitä ei ole ryhmitelty esimerkiksi aloittain. Kun päivän työt on tehty, kotisairaanhoitaja leimaa itsensä ulos työpaikalta Hedsam-leimauslaitteella. Esimies ”kaataa” kerran viikossa työajat kulunvalvontajärjestelmästä Titania-

20 järjestelmään, jonne korjataan erikseen esimerkiksi ne työnalkamisajat, jolloin työpäivä on aloitettu muualla kuin työpisteessä. Kotisairaanhoidon työpäivään liittyviä tiedon tarpeita on luetteloitu liitteessä 3c. Tiedon tarpeet ovat kotisairaanhoidon työntekijöiden vastauksia kysymyksiin: Mitä tietoa suunnitellun mukaisella asia-kaskäynnillä tarvitaan tai kirjataan? Mistä ja miten tieto saadaan? Miksi tieto on tärkeä? Kuka muu samaa tietoa käyttää, kirjaa tai tarvitsee?

4.3 Työsuunnitelman muutoksen vaikutus työpäivään

Kotihoidon työ on luonteeltaan tilanneriippuvaista. Vaikka kotihoidon perustehtävät suunnitellaan huolellisesti asiakkaan hoito-, palveluja liikuntasuunnitelmassa sekä työntekijöiden työlistojen avulla, työhön aiheutuu muutoksia päivittäin. Työntekijän töitä viivästyttäviä työsuunnitelman muu-toksia ovat muun muassa ennalta suunnittelematon asiakkaan kotiutus vuodeosastolta, toisen työn-tekijän sairastuminen, asiakkaan äkillisesti huonontunut kunto ja asiakkaan turvapuhelinhälytys. Työsuunnitelman muutoksille on yhteistä se, että työntekijän päivän töiden viivästyessä syystä tai toisesta, lisääntyvät asiakkaiden turvapuhelinhälytykset. Kajaanin kaupungin alueella on tehty selvi-tys kotiutuksesta vuonna 2005. Tässä luvussa on kuvattu työntekijän puuttumisesta, asiakkaan tilan huononemisesta ja turvapuhelinhälytyksestä johtuvat muutokset suunnitellun työpäivän kulkuun.

4.3.1 Työntekijän puuttuminen

Kuva 8. Tilanteen kulku kun työntekijä puuttuu.

21 Tieto työntekijän puuttumisesta esimerkiksi sairastumisen vuoksi tulee yleensä puhelimella (kuva 8). Puhelimeen vastaaja tai tiiminvetäjä yleensä selvittää, miten puuttuvan työntekijän työt jaetaan vai saadaanko puuttuvan töitä tekemään sijainen.

Vaikka sairastuneen työntekijän tilalle saataisiinkin sijainen, työt usein ruuhkautuvat. Työllistetyt ja lyhytaikaiset sijaiset tarvitsevat perehdytystä, ja perehdytykseen käytetty aika on pois jonkin muun työntekijän ajasta. Lisäksi sijaisilta puuttuu usein vakinaisten työntekijöiden hiljainen tieto työstä: ”talon tavat”, asiakkaiden tavat ja tottumukset, asiakkaiden / työssä tarvittavien tietojen / yms. si-jainti on erikseen kysyttävä. Jos puuttuvan työt jaetaan muiden työntekijöiden kesken, lisätöitä saavien työntekijöiden päiväntyöt muuttuvat ja samalla viivästyvät. Kun työt viivästyvät, alkaa ketjureaktio. Asiakkaat alkavat hälyttää turvarannekkeillaan ja kysellä, missä kävijä viipyy. Tällöin myös tilastoinnit viivästyvät. Vakituiset työntekijät kirjaavat omien käyntiensä lisäksi myös sijaisten käynnit. Yleensä sijaisilla ei ole käyttäjätunnuksia Pegasos-järjestelmään. Pitempiaikaiselle sijaiselle voidaan hankkia käyttäjä-tunnukset. Sijaisen tunnuksista esimies tekee kirjallisen pyynnön järjestelmän pääkäyttäjälle. Kii-reellisissä tapauksissa helpdesk voi avata tunnukset puhelinsoiton perusteella, mutta helpdesk on avoinna vain arkipäivisin. Pegasokseen tilastointi vaatii myös sijaisen perehdyttämistä, mikä sitoo kaksi työntekijää kunnes sijainen on oppinut ohjelman käytön.

4.3.2 Asiakkaan tilassa tapahtunut yllättävä muutos

Joskus asiakkaan tila saattaa olla huonontunut, kun työntekijä menee käynnille tämän luo tai asia-kas saa sairauskohtauksen työntekijän ollessa asiakkaan luona (kuva 9). Työntekijä tekee ensin tilannearvion, mitä on sattunut. Hän havainnoin asiakasta. Hän voi katsoa viestivihosta, onko edel-linen kävijä tehnyt normaalista poikkeavia havaintoja asiakkaasta. Hän tarkistaa lääkelistan ja lääk-keet, onko ne otettu tai jääneet ottamatta. Hän voi kysyä tarvittaessa neuvoa puhelimitse kotisai-raanhoitajalta tai päivystävältä sairaanhoitajalta. Joskus asiakkaan tilanne vaatii kutsumaan ambulanssin heti. Työntekijän on odotettava ambulans-sin tuloa. Odotus viivästyttää työntekijän muita suunniteltuja käyntejä, mikä lisää toisten asiakkai-den turvapuhelinhälytyksiä. Työntekijän suunniteltuja käyntejä saatetaan joutua jakamaan muille työntekijöille, siinä tapauksessa muidenkin työntekijöiden suunnitellut työt muuttuvat. Kun ambulanssi on tullut, ensihoitajat tarvitsevat tietoja tapahtuneesta. Jos asiakasta ei viedä sai-raalaan, hänen hoidontarpeensa saattaa lisääntyä. Siinä tapauksessa asiakkaalle järjestetään esi-merkiksi yöhoitoa. Jos asiakas viedään sairaalaan, hänen mukaansa annetaan kotihoitokansio. Asiakkaan tilanteesta ilmoitetaan hänen omaisilleen. Kotihoitokansiossa on tärkeitä puhelinnume-roita, esimerkiksi omaisten puhelinnumerot. Näitä numeroita työntekijä saattaa joutua etsimään, kun kotihoitokansio on mennyt asiakkaan mukana päivystykseen. Jos asiakas viedään terveysaseman vuodeosastolle, Pegasos tekee kotihoitoon keskeytyksen au-tomaattisesti, kun asiakas kirjataan vuodeosaston potilaaksi. Jos asiakas viedään KASSiin, keskey-tystä ei tule järjestelmään automaattisesti, vaan kotihoito keskeytetään erikseen Pegasoksessa, jotta asiakkaan laskutus tapahtuisi oikein. Keskeytyksen tekee joko hoivapalvelun työntekijä tai ko-tisairaanhoitaja. Ateriapalvelu perutaan puhelimella. Asiakkaalla saattaa lisäksi olla palveluita yksi-tyisiltä palvelun tuottajilta, esimerkiksi siivouspalvelu. Myös yksityiset palvelut perutaan. Jos asiakas on kuollut, hoivapalvelun työntekijä kysyy neuvoa kotisairaanhoitajalta, miten hänen tulisi menetellä. Kotisairaanhoitaja saattaa konsultoida lääkäriä. Jos epäillään, että tapaukseen liittyy rikos, paikalle kutsutaan poliisi. Asioiden selvittely vie aikaa ja työntekijän suunnitelluista töis-tä neuvotellaan esimiehen tai työkaverin kanssa. Kun on selvillä, miten toimitaan, otetaan yhteyttä vainajan omaisiin ja hautaustoimistoon. Käynti kirjataan Pegasokseen ja sovitut palvelut perutaan seuraavana päivänä. Asiakkuus sekä palvelu-, hoito- ja liikuntasuunnitelma lopetetaan.

22

Kuva 9. Asiakkaan tilassa tapahtunut yllättävä muutos.

23

4.3.3 Asiakkaan turvapuhelin

Osalla kotihoidon asiakkailla on käytössään turvapuhelin. Turvapuhelinasiakkaista on kotihoidossa lista, jossa näkyy asiakkaan turvapuhelinkoodi, asiakkaan nimi ja osoite sekä asiakkaan tavallinen puhelinnumero. Asiakas voi hälyttää turvapuhelimella tarvittaessa apua turvarannekkeen nappia painamalla. Tällöin ennalta määritelty hoivapalvelun puhelin hälyttää. Turvapuhelimen kautta voi-daan myös keskustella. Kuvassa 10 on asiakkaan turvapuhelinhälytyksestä johtuva työsuunnitel-man muutostilanteen kulku. Asiakkaiden turvapuhelinhälytykset on ohjattu kukin tiettyyn hoivapalvelun puhelimeen, esimerkiksi omahoitajalle. Kun hälytys tulee, työntekijä näkee puhelimen näytössä hälyttävän turvapuhe-linasiakkaan koodin. Työntekijän katsoo koodilistastaan, kuka asiakas hälyttää. Työntekijä yrittää saada ensin puheyhteyden hälyttäjään. Jos puheyhteyttä ei synny, työntekijä soittaa koodilistassa näkyvään hälyttäjän ”tavalliseen” puhelinnumeroon. Jos puhelimeen vastataan ja asiakkaalla ei ole hätää, työntekijä voi rauhoitella hälytyksen tehnyttä asiakasta ja jatkaa töitään. Jos asiakkaalla on hätä, hädän laadusta riippuu, miten työntekijä toimii. Hätä voi olla sellainen, että kotihoidon työntekijä voi hoitaa sen menemällä asiakkaan luo. Esimer-kiksi asiakas on kaatunut eikä pääse ilman apua ylös. Hätä voi olla myös sellainen, että työntekijän on soitettava heti ambulanssi. Vaikka ambulanssi tilataan, asiakkaan luo täytyy mennä. Jos häly-tyksen tehnyt asiakas ei vastaa puhelimeen, hänen luokseen on aina mentävä tarkistamaan tilan-ne. Jos hälytyksen tekijä ei ole hälytykseen vastaajan senpäiväisellä työlistalla, hälytykseen vastannut työntekijä sopii puhelimitse tiiminvetäjän tai toisten työntekijöiden kanssa, kuka asiakkaan luokse menee käymään ja mistä asiakkaan avaimet löytyvät. Asiakkaiden avaimet säilytetään kotihoidon toimistolla. Jos jonkin työntekijän listalla on suunniteltu käynti asiakkaan luokse, asiakkaan avain on tämän mukana. Turvapuhelinhälytyksen sattuessa hälytykseen vastanneen työntekijän työt viivästyvät. Jos asiak-kaan luokse menee toinen työntekijä, tämänkin työt viivästyvät. Viivästykset aiheuttavat muiden asiakkaiden turvapuhelinhälytyksiä, kun nämä hätäilevät, tuleeko heidän luonaan kukaan käymään. Mikäli asiakkaan luo menevän työntekijän muita päivän töitä jaetaan turvakäynnin takia, toistenkin työntekijöiden päivän työt muuttuvat.

24

Kuva 10. Työsuunnitelman muutostilanteen kulku asiakkaan turvapuhelinhälytyksessä.

25

5 Huolikartoitus

Asiakkaan turvallisuuden takaamiseksi ja työntekijöiden työkuormituksen vähentämiseksi tarvitaan osaamista ja välineitä, joiden avulla hiljainen tieto voidaan tehdä näkyväksi ja ”musta tuntuu” tieto mitattavaksi. Koska vanhusten asumispalvelupaikkoja on rajoitetusti, tarvitaan työväline, jonka avul-la toimijoiden on mahdollista muodostaa asiakkaan tilanteesta mahdollisimman objektiivinen kuva, jolloin asiakkaan turvallisuutteen liittyvät riskit kartoitetaan ja tehdään näkyväksi. Tämä auttaa asi-akkaan oikean hoitopaikan valinnassa ja samalla helpottaa työntekijöiden kokemaan kuormitusta. TeKo-hankkeen tavoitteena on kehittää 5-asteinen huolimittari (taulukko 3) mittaamaan työntekijöi-den kokemaa huolta asiakkaasta, mahdollistamaan tarpeenmukainen hoito asiakkaan toimintaky-vyn jostakin syystä laskiessa ja mahdollistamaan asiakkaan siirtyminen ”kitkatta” asumispalveluihin, kun kotihoidon, sosiaalisen verkoston ja omaisten avulla kotona asumien ei ole enää turvallista, inhimillistä tai muusta syystä mahdollista. Huolimittarin esikuvana on Varpu-hankkeessa kehitelty mittari. Taulukko 3. Huolimittarin asteikko

1. Ei huolta asiakkaasta 2. Huoli asiasta, joka kotihoidon ammattitaidolla hoidettavissa 3. Huoli asiakkaan kotona selviämisestä, tarvitsee lisää kotihoidon apua 4. Huoli asiakkaan kotona selviämisestä, tarvitaan muutakin kuin kotihoidon lisäapua 5. Asiakasta ei voi jättää kotiin => SAS-ryhmä

Huolimittarin suunnittelu aloitettiin huolikartoituksella. Huolikartoituksen tarkoituksena oli selvittää, millaiset asiat jäävät painamaan työntekijöiden mieltä työpäivän jälkeen. Kotihoidon työntekijät kir-jasivat tammikuussa 2006 omaan vihkoonsa kahden viikon aikana työssään kokemiaan, työhön liittyviä huolia. Kartoitus toimi esitietona huolimittarin suunnittelussa. Työntekijöiden huolet luokitel-tiin seuraaviin kategorioihin: Asiakkaan muistiin, fyysiseen vointiin ja asuinympäristöön liittyvät huo-let (kuva 11) sekä työntekijän omaan jaksamiseen ja työhyvinvointiin liittyvät huolet. Lisäksi kirjattiin asiakkaan ja omaisten tuntemia huolia. Huolikartoituksen tulokset on listattu liitteessä 4.

Kuva 11. Työntekijän asiakkaasta tuntemia huolia.

26 Maaliskuun 2006 aikana kotihoidon työntekijät harjoittelivat huolimittarin käyttöä ja kirjasivat asia-kaskäynneillä vihkoonsa huolimittauksen asteikolla 1-5 ja syyn, jos mittarin arvo oli 3 tai 4. Sairaan-hoitajaopiskelijat Sanna Kivelä ja Susanna Lohtander tekevät huolimittariaineistosta opinnäytetyön. Tavoitteena tulevaisuudessa on, että työntekijä kirjaa jokaisen käynnin jälkeen asiakkaasta koke-mansa huolen asteikolla 1-5, sekä huolen syyn, jos arvo on 3 tai 4. Kertyneistä huolista keskustel-laan tiimipalavereissa ja tarvittaessa päätetään jatkotoimista. Teknisesti huolimittarin on suunniteltu toimivan mobiililaitteella. Huolimittarin käytön yhteiset pelisäännöt ja käytännöt tarvitsevat vielä ke-hittämistä, ja lopulliset käytännöt muotoutuvat vasta käytön myötä.

27

6 Tavoitteita

Kotihoidon työntekijöiden kanssa hahmotettiin Sotkamon kotihoidon tavoitetilaa yhdessä keskustel-len. Keskustelun pohjaksi kukin kotihoidon työntekijä nimesi yhden asian, jonka muutos helpottaisi hänen työtään. Keskustelussa pohdittiin näiden muutosten heijastumista kotihoitoon kokonaisuute-na (miten oma ja toisten työntekijöiden työ muuttuisi). Lisäksi keskusteltiin siitä, millainen olisi hyvä arki, kun ATK-laite helpottaisi työtä. Tässä keskustelussa selvitettiin, mitä tietoja tulisi voida käsitel-lä sähköisesti ja miten sähköinen käsittely helpottaisi työpäivää. Esille tulleet kehitysehdotukset jaoteltiin kahteen ryhmään: työvälineisiin liittyvät muutostoiveet sekä työtapoihin ja työnorganisoin-tiin liittyvät muutostoiveet. Yhteenveto keskusteluissa esille tulleista asioista on liitteessä 5. Voimakkaimmin esille tuli työntekijöiden määrä suhteessa hoidettaviin asiakkaisiin: tarvitaan kipe-ästi lisää vakinaisia työntekijöitä. Kehitysehdotuksena tuli esille koulutuksen lisääminen, työharjoit-telijoiden palkkaaminen kotihoitoon sekä varahenkilöstöpankki. Varahenkilöstöpankki helpottaisi sijaisten löytämistä, ja sijaiset olisivat jo ennestään tutustuneet työhön, mikä puolestaan vähentäisi perehdytyksen tarvetta. Kotisairaanhoidossa kaivattiin työvälineeksi kannettavaa tietokonetta, jolla voisi asiakaskäynnin aikana olla yhteydessä Pegasokseen. Kannettavan avulla työ tulisi tehdyksi loppuun saakka asiak-kaan kotona, ja kirjattavia tietoja ei tarvitsisi kuljettaa erillisillä muistilapuilla. Käynnistä olisi tällöin helpompi kirjata enemmän tietoa. Tietoa voitaisiin myös hakea tietojärjestelmästä kotoa käsin, esi-merkiksi laboratoriotulokset, epikriisit ja lääkärin antamat ohjeet sekä tietoa lääkityksistä. Asiakkaal-le voitaisiin näyttää lääkärin antamia ohjeita, mikä saattaisi lisätä hoidon vakuuttavuutta. Myös si-jaisten olisi helpompi toimia, kun tarvittavat tiedot olisivat saatavilla asiakkaan kotona. Molemmille palvelutaloille oli tarve saada tietokoneet ja yhteys Pegasokseen sekä yksi puhelin li-sää. Tätä raporttia kirjoitettaessa nämä palvelutalojen toiveet ovat jo toteutuneet.

28

7 Osatavoitteet ja mittarit

Hankkeessa kehittämisen lähtökohta on toimintalähtöinen, mikä tarkoittaa sitä, että tietotekniikan mahdollisuudet kotihoidon työntekijän työn tukena johdetaan kotihoidon toiminnasta, strategiasta ja tavoitteista käsin. Hankkeen vaikutuksia arvioidaan osatavoitteiden toteutumisen kautta (liite 6). Taulukkoon 4 on koottu arviointiin vaikuttavien osatavoitteiden mittarit ja niiden alkuarvot. Osata-voitteet ja mittarit on hyväksytty TeKo-hankkeen johtoryhmässä 20.6.2006. Taulukko 4: Arviointiin vaikuttavat osatavoitteiden mittarit ja niiden alkuarvot

Osatavoite Mittari Tavoitetaso Alkuarvot Manuaalisten työprosessien väheneminen

alkukartoitus - loppu-kartoitus

manuaaliset prosessit vähenevät 70 % nykyi-sestä

Asiakkaalle jäävän ajan lisäys Alkuarvot 3/06, ks. liite 1 Suunniteltu seuranta 5/07

keskimääräisesti ti-lastointiin käytetty aika kuukaudessa

asiakasaikaa lisää 10–20 % / asiakas

hoiva 6,95 h/kk ksh 22,4 h/kk

Annetun palvelun jäljitettävyys Alkuarvot 1/06 Suunniteltu seuranta 5/07

kirjautuneet käynnit käynnit kirjautuvat re-aaliajassa Pegasok-seen

8374 kirjautunutta käyntiä

Kustannustehokkuuden paran-taminen. Alkuarvot 1/06 Suunniteltu seuranta 5/07

hoiva-asiakkaiden määrä ja asiakkaalle annettu aika

asiakasmäärä lisääntyy 1/kk/työntekijä

155 hoiva-asiakasta

Työssä jaksamisen ja työn mie-lekkyyden lisääntyminen Alkuarvot 9/06 Suunniteltu seuranta käyttöön-oton jälkeen syksy 2007

työtyytyväisyys työtyytyväisyys nousee yhdellä asteella (1-5)

Toteutus 9/06, TeKo-projektisuunni-telma

Nuorten kiinnostuminen van-hustyöstä Alkuarvot 8/06

opiskelijoiden muka-na olo hankkeessa ja opinnäytetyöt

5 opiskelijaa 5 opiskelijaa ja 2 opinnäytetyötä

Kotihoidon huolimittarin kehit-täminen

opinnäytetyö ja hank-keen raportit

Asiakkaan elämän historian välittyminen palvelusuunnittelun avuksi

IT-teknologiaan pe-rustuvien elämäntari-noiden määrä

6 asiakkaalle opinnäy-tetyönä tehty elämän tarina

Hankkeen teknologisena tavoitteena on kotihoidon työprosessien muuttaminen teknologiaa hyö-dyntämällä niin, että muutoksella voidaan tukea, nykyaikaistaa ja tehostaa kotihoidossa työskente-levän työntekijän työkäytäntöjä ja työtapoja sekä tukea työn kokonaishallintaa ja työssä jaksamista. Tavoitteena on teknologian hyödyntäminen niin, että nykyiset monivaiheiset manuaaliset työpro-sessit (esim. kirjaukset) yksinkertaistetaan ja oikaistaan teknologian avulla. Muutos lisää työn tuot-tavuutta ja kohottaa palvelun laatua ja varmuutta sekä tukee asiakkaan palveluiden saantia ja koto-na selviytymistä. Keskeistä on kotihoitoprosessin ja teknologian integrointi käytössä olevaan asiakastietojärjestel-mään (Pegasos kotihoito) ja muihin kotihoidossa käytössä oleviin tai käyttöönotettaviin tukijärjes-

29 telmiin (Titania työvuorosuunnittelu, eHRMTravel-matkanhallinta). Hanke muodostaa näin ollen kiinteän kehittämisalueen sosiaali- ja terveydenhuollon käytössä oleviin asiakastieto- ja operatiivi-siin järjestelmiin ja erityisesti niiden mahdollisuuksiin tuottaa jo valmista asiakastietoa kehitettävään uuteen teknologiaan. Hankkeessa edelleen kehitetään ns. huolen vyöhykkeistöä ikäihmisten hoitoon sopivaksi työpro-sessiksi. Huolen vyöhykkeistön avulla voidaan jäsentää työntekijöiden asiakkaastaan kokeman huolen määrää. Vyöhykkeistö on apuväline työntekijän tilanteen jäsentämiseksi ja yhteistyön kehit-tämiseksi. Sen tarkoituksena on auttaa selkiyttämään työntekijöiden keskinäistä ja/tai työntekijöiden ja perheiden yhteistoimintaa. Se tarjoaa kaikille ymmärrettävän ja yhteisen käsitteen: huoli (www.stakes.fi). Vyöhykkeistö on kehitetty lasten ja nuorten hoitoon sopivaksi menetelmäksi. Tässä hankkeessa mallia kehitetään edelleen ikäihmisten hoitoon soveltuvaksi, siten että mallia hyödyn-netään teknisen apuvälineen avulla. Lisäksi hankkeessa kehitetään asiakkaan, työntekijän, omaisten ja muiden hoitoon osallistuvien tahojen, keskinäistä viestintää.

30

8 Yhteenveto

Tässä raportissa on TeKo-hankkeessa (teknologialla muutosta kotihoidon toimintaprosesseihin) tehdyn alkukartoituksen tulokset. Alkukartoitus on taustatietona TeKo-hankkeen kolmelle osiolle, jotka ovat: mobiili, huoli ja netti. Raportin kuvauksia on hyödynnetty mobiililaitteen asiakasvaatimus-ten määrittelyssä ja huolimittarin suunnittelussa. Netti-osio käynnistetään myöhemmin. Tiedot alkukartoitukseen kerättiin Sotkamon kotihoidossa joulukuun 2005 ja toukokuun 2006 väli-senä aikana. Yhteistyössä oli mukana Sotkamon kotihoito, ZipIT-hanke sekä Luovaliike Oy:n Hoi-vapalvelun Tietojärjestelmä -hanke. Hoivapalvelun Tietojärjestelmä -hanke on TeKo-hankkeen si-sarhanke. ZipIT-hanke on Kuopion yliopiston ja Savonia-ammattikorkeakoulun toteuttama tutki-mushanke, jolla pyritään kehittämään toimintalähtöinen malli tietojärjestelmän ja työtoiminnan yhtä-aikaiseen kehittämiseen. Alkukartoituksessa on kuvattu Sotkamon kotihoidon toimintaympäristö: kotihoidon tilat ja tietoväli-neiden sijainti. Lisäksi siinä on kuvattu kotihoidossa tarvittavan tiedon kulkuja kotihoidon toimiston, kotisairaanhoidon, kotipalvelun, asiakkaan kodin, Sotkamon terveysaseman ja Kainuun keskussai-raalan välillä. Kotihoidon työprosessit sekä joidenkin työnjakosuunnitelman muutostilanteiden vai-kutusta työpäivään on kuvattu työntekijän näkökulmasta. Lisäksi on selvitetty kotihoidon työntekijöi-den työhön liittyviä huolia sekä muutostoiveita ja hahmotettu, miten atk-laitteet voisivat helpottaa työntekijöiden arkea. Kotihoidon ja kotisairaanhoidon toimistot sijaitsevat keskitetysti Sotkamon terveysasemalla, missä kotihoidon työntekijät käyvät kirjaamassa asiakaskäynnit. Palvelutaloissa ja Konstankujalla on koti-palvelun tiimitiloja. Kotihoidossa on käytössä paljon erilaisia manuaalisia tietovälineitä, esimerkiksi viestivihkoja, muistilappuja, käyntilistoja sekä erilaisia lomakkeita. Osa tiedosta on sähköisessä muodossa myös Pegasos-järjestelmässä. Näiden avulla varmistetaan, että asiakas saa tarvitse-mansa hoidon, ja toisaalta laskutuksen oikeellisuus. Nykytilanteessa kotisairaanhoitajilla on omat tietokoneet työpisteissä ja he ovat jo kokeneita Pegasoksen käyttäjiä. Kotipalvelun työntekijät ovat tähän asti kirjanneet käyntitietoja (lähinnä käynnin alkamis- ja loppumisaika) asiakkaan kotona ole-vaan listaan, omaan taskussa kulkevaan listaan ja nyt vielä samat tiedot Pegasokseen. Aikaisem-min toimistotyöntekijä kirjasi työntekijöiden listalta tiedot laskutukseen. Ongelmana tällä hetkellä on se, ettei kotihoidon työntekijöillä ole omia koneita ja vapaan koneen löytäminen ja kirjaamisvuoron odottaminen koetaan ongelmaksi. Lisäksi kirjaus Pegasokseen on työlästä, sillä yhden käynnin kirjaamiseen kuluu aikaa kokeneeltakin noin 5 minuuttia. Kotihoitokäyntejä voi olla yhden asiakkaan luona useita yhden päivän aikana, ja jokainen pitää kirjata erikseen käydyksi. Jos asiakaskäynti voitaisiin kirjata asiakkaan kotoa ajantasaisesti suoraan Pegasos-järjestelmään, osa manuaalisista välineistä voitaisiin jättää pois käytöstä. Tämän toivotaan vähentävän kirjaamiseen kuluvaa aikaa. Kotona kirjaamisen edellytyksenä on, että kotihoidossa on käytettävissä kotihoidon ohjelmisto, joka tukee tiedon langatonta siirtoa ja että kotihoidon työntekijöillä on mukanaan asiakaskäynnillä kir-jaamiseen tarvittava mobiililaite. Pegasos ei suoraan mahdollista asiakkaan kotona kirjaamista, vaan tähän tarvitaan ohjelmisto, joka käsittelee kentältä tulevan tiedon ja siirtää sen rajapinnan välityksellä Pegasokseen. Kotihoidon työprosessit ovat monimutkaisia ja tilanteiden mukaan nopeasti muuttuvia. Työssä tarvi-taan monenlaista asiakkaaseen sekä työympäristöön liittyvää tietoa, esimerkiksi asiakkaan terveys-tiedot, omaisten yhteystiedot, työntekijöiden työvuorolistat ovat työn onnistumisen kannalta välttä-mättömiä. Tiedot sijaitsevat hajallaan työympäristön eri tietovälineillä, ja osa tiedoista muuttuu no-peasti. Siksi tietoja joudutaan usein kyselemään puhelimitse. Työ vaatii tekijältään omatoimisuutta ja nopeita päätöksiä. Toisaalta on otettava huomioon myös hitaasti tapahtuvat muutokset esimer-kiksi asiakkaan fyysisessä ja psyykkisessä kunnossa. Nämä muutokset jäävät usein painamaan työntekijöiden mieltä, sillä nykykäytäntöjen mukaan niitä on vaikea kirjata mihinkään. Huolimittarin avulla hiljainen tieto voidaan saada näkyväksi ja mitattavaksi sekä asiakkaan turvallisuuteen liittyvät riskit kartoitetuksi, mikä auttaa asiakkaan hoidon kehittämisessä ja oikean hoitopaikan valinnassa.

31

LIITE 1 KOTIHOITO-OHJELMAAN KÄYTETYN AJAN SEURANTA 1. – 31.3.2006

HYRYNSALMI KOTISAIRAANHOITO

HOIVA

Tunnit Työntekijöiden määrä

Käytetty tuntimää-rä/työntekijä

Tunnit Työntekijöi-den määrä


22 1 22 109 10 10,9 Käytetyt tunnit yhteensä 141/11 (työntekijä)=12,818 ~13 tuntia/työntekijä Käynnit yhteensä /11= yksi kirjaaminen vienyt aikaa

SOTKAMO KOTISAIRAANHOITO

HOIVA





67,20 3 22,40 125,06 18 6,95 Käytetyt tunnit yhteensä 147,46/21 (työntekijä)=7,022 ~7 tuntia/työntekijä Käynnit yhteensä 2731 /21= 130,05 ~130 käyntiä keskimäärin yhdellä työntekijällä kuukau-dessa. (Tunnit muutettu minuuteiksi 7 h = 420 min ja jaetaan käyntien määrällä 130) Yksi kirjaaminen vienyt aikaa keskimäärin 3,20 min.

SUOMUSSALMI KOTISAIRAANHOITO

HOIVA





130,30 5 26,06 128,00 16 8,00 Käytetyt tunnit yhteensä 258,30/21 (työntekijä)=12,30 tuntia/työntekijä

32

VIIKKOLISTA LIITE 2 Viikkolistassa asiakkaiden, työntekijöiden ja paikkojen nimet ovat muutettu.

33

RYHMÄTYÖ LIITE 3a Hoivapalvelu Mitä tietoa suunnitellun mukaisella asiakaskäynnillä tarvitaan / kirjataan? Mistä tieto saadaan? Miten? Miksi tieto on tärkeä? Kuka muu käyttää/ kirjaa/ tarvitsee samaa tietoa? Tieto

Väline

Sijainti

Kir

jaa

Kat

soo

Miksi

Mistä tieto tullut/ kuka kirjannut? Mihin tieto menee/ kuka tarvitsee?

Muuta

työvuorot sijainen

paperi-lista

toimiston seinä

x

x Tietää minne on menossa

Esimies tekee 6 vk:n listan tiimilista viikoittain

asiakkaan pe-rustiedot sijainen

kansio viikon työt

x

x Käynnin tarkoitus Pegasos

viestivihko toimisto x kooste asiakkai-den tilasta

edellisten vuorojen työntekijät kirjan-neet

keskeytykset puhelin oma lista x ei käyntiä vuodeosasto => kotisairaanhoito

avaimen nume-ro

lista avain-kaappi

x että päästään asiakkaan luo

viikon lista, uudelle kerro-taan perusasiat

työ-kaveri

suu-sanalli-nen vies-tintä

x

sijaiselle/uudelle työntekijälle tie-doksi

puhelimen avaus

puhelin

Asiakkaat, työn-tekijät voivat ottaa yhteyttä

matkamittarin lukema

lappu, vihko, matka-lasku

x

Matkalasku Esimies, palkkaus

34 Tieto

Väline

Sijainti

Kir

jaa

Kat

soo

Miksi


Muuta

asiakkaan tila vuoro-vaiku-tus, ha-vain-nointi

Uusi asiakas haasteel-linen

kauppalista paperi-lista

x

Kauppa tietää kerätä / toimittaa asiakkaan tarvit-semat tavarat

Kaupat

apteekkikassi reseptit toimisto

Apteekki voisi kerätä asiakkaan tarvitsemat lääk-keet, uusia re-septit

Apteekki

lääkelista paperi koti-palvelu-kansio, dosetti

x x lääkkeen tarjoilu, asiakkaan vointi

kotisairaanhoito Muute-taan, jos on lääk-keet ovat muut-tuneet

haavan hoito paperi esim. tiimin viesti-vihko

x kotisairaanhoito, vuodeosasto

vaippatilaus paperi asiak-kaan koti

x

Tarvikkeita toimitta-va yritys, josta esi-täytetty lomake 1. tilauksen jälkeen

asiakkaan luo-na tehtyjen töi-den kirjaus

paperi- lomak-keet

asiak-kaan koti, oma kansio

x

tilastointi, lasku-tus erityistöistä

kirjaus paperilo-makkeelta Pe-gasokseen

matkamittarin lukema

paperi x

matkalasku esimies, palkkaus

35 Tieto

Väline

Sijainti

Kir

jaa

Kat

soo

Miksi


Muuta

viestivihko vihko toimisto x

tiedoksi tiimi muille asiakkaan luona kävijöille,

Viestivihkoon ei kirjata, jos kaikki ok. Perusasiat:

• asiakkaan nimi

• osoite, puhelinnumero

• vuoron työt

• erikoisasiat

36

RYHMÄTYÖ LIITE 3b Hoivapalvelu – palvelutalo Mitä tietoa suunnitellun mukaisella asiakaskäynnillä tarvitaan / kirjataan? Mistä tieto saadaan? Miten? Miksi tieto on tärkeä? Kuka muu käyttää/ kirjaa/ tarvitsee samaa tietoa? Tieto

Väline

Sija

inti

Kir

jaa

Kat

soo

Miksi


Muuta

työvuoro Paperilista to

imis

to

x Titania, työntekijät tekevät

asiakkaan perustiedot, + palvelut

käyntilistat (aamulista, iltalista)

toim

isto

x tiedetään, mitä asiakkaan luona on milloinkin teh-tävä

vakituiset tt tekevät; erityisesti sijaiset tarvitsevat

voisi olla Pegasok-sessa

(pitkäaik.) muutokset asiakkaan tietoihin

käyntilistat (aamulista, iltalista)

toim

isto

x tiedetään, mitä asiakkaan luona on milloinkin teh-tävä

vakituiset tt tekevät; erityisesti sijaiset tarvitsevat

asiakkaan tilassa eri-tyistä (esim. kaatunut ja seurattava)

viestivihko

toim

isto

x x kooste talon ta-pahtumista; tiedo-tetaan akuuteista muutoksista

kaikkien pitäisi kir-jata (usein vakitui-set kirjaavat sijais-ten puolesta)

kalenteri

toim

isto

x x

asiakkaan hoitoon liit-tyvät tiedot ja muutok-set

asiakkaan viestivih-ko

as.

luona

x x huonokuntoisen asiakkaan tiedot helposti saatavana

”periaat-teessa ei saisi olla, mutta hel-pottaa si-jaisten työtä”

akuutit muistettavat asiat

oma lappu

tasku,

tsto

x muistin tueksi => siirretään kalen-teriin, viestivihkoon, Pegasokseen, soi-tetaan esim. ksh:lle

37 Tieto

Väline

Sija

inti

Kir

jaa

Kat

soo

Miksi


Muuta

Käyntiajat, keskeytyk-set, keskeytys-ten poisto

siniset laput

as.

luona

x

(Tilastointi), laskutus,

kh kirjaa, => kotihoidon ohjaaja tarkistaa ja vertaa Pegasoksen tietoi-hin )=> lasku asiak-kaalle

Kooste asiakkaan saamasta palvelusta


ruutuvihko,

om

a tasku

x

oman muistin tu-eksi, (Tilastointi)

tämän mukaan kir-jataan Pegasok-seen


Pegasos

kh-t

sto

, eri

x

Tilastointi ja lasku-tus

- kooste vuosittain Stakesille - lasku asiakkaalle

yöhoidon käyntitiedot (kuittaus)

sininen lappu

as.

luona

x

tieto yökäynnistä

kotihoidon ohjaaja tarkistaa ja vertaa Pegasoksen tietoi-hin )=> lasku asiak-kaalle

vaihteleva käytäntö (osa kirjaa, osa ei)

haavahoito-ohje

tiimivihko

että osataan hoi-taa haavaa ja seu-rata sen tilaa

ksh/lääkäri => puhelin, kh=> tiimi-vihko

asiakas-käynnin ajat

niputusvihko

toim

isto

x

yhdistetään asiak-kaan luona tehdyt ”vilkaisukäynnit” (palvelutalossa tehdään töitä lo-mittain eri asiak-kaiden luona, ero-aa pitäjällä tehdys-tä asiakaskäynnis-tä)

=> kirjataan Pe-gasokseen

38

RYHMÄTYÖ LIITE 3c Kotisairaanhoito Mitä tietoa suunnitellun mukaisella asiakaskäynnillä tarvitaan / kirjataan? Mistä tieto saadaan? Miten? Miksi tieto on tärkeä? Kuka muu käyttää/ kirjaa/ tarvitsee samaa tietoa? Tieto

Väline

Sijainti

Kir

jaa

Kat

soo

Miksi?


Muuta

Työhön tuloaika

Hedsam-leimaus

Tk oven pieli

x

Työajan seuranta

Kaadetaan Titani-aan/ Esimies, pal-kanlaskenta

Hyvä

Onko joka kirjalla tekijä

Ajanvaraus-kirja työvuoro-lista

Toimisto x Että asiakas tulee hoidettua

Työntekijä/Esimies Kaikki

Kännykän avaus

Puhelin Työ-pöytä

Toi-mii

On saatavilla Asiakasyhteyden-otot, toiset työn-tekijät, itse

Mitä käynte-jä, mitä mu-kaan

Ajanvaraus-kirja

Työ-pöytä

Toi-mii

Päivän suun-nittelu, kaikki tarvikkeet mu-kana

Edellisen käynnin jälkeen suunnitel-laan seuraava käyn-ti, työntekijä

Osoite Tietokone Työ-pöytä

x Osaa perille, kartta tarvitta-essa, PaHoSu

Kysyy toisilta tarvit-taessa neuvoa

Atk:n avaus Tietokone salasana

Työ-pöytä

Toi-mii

Ketä vuode-osastolla, kes-keytykset, lab-ravastaukset

Ketä vuode-osastolla

Tietokone Työ-pöytä

x Hoivapalve-luun tieto kes-keytyksestä, ei käyntiä

Vuodeosasto/ Ilmoi-tus hoiva-palveluun, kotihoidon työase-ma, terveyskerto-mus

Keskeytyk-set

tietokone työ-pöytä

x ei käyntiä Vuodeosasto/ koti-hoidon työ-asema, terveyskertomus

39 Tieto

Väline

Sijainti

Kir

jaa

Kat

soo

Miksi?


Muuta

Labra-vastaukset

Tietokone/ tulosposti

työpöytä x Lääkäri-konsultointi

Labra Effica

Lääkäri- konsultaatio

Vuorovaikutus puhelin

toimisto hoidon suun-nittelu t. toteu-tus

Asiakas, omat huo-miot, labrat, kodin-hoitajat, lääkäri, omaisen yhteyden-otto

Reseptit, lääkehan-kinnat

resepti, ajan-varauskirja, apteekkikassi

x x Asiakkaan lääkitys sovi-tusti

ed. käynnin yhtey-dessä, asiakas soit-taa, lääkäri

Muutos lääkitykseen /hoitoon

vuorovaikutus puhelin

lääkärin ohje=> hoitaja kirjaa/ ilmoittaa asiak-kaa-le/omaiselle/kh

x Hoidon onnis-tuminen

lääkäri tai hoitaja apteekki => asiakas hoitavalle lääkärille asiakas + hoitaja

lääkelista tietokone

labra/ röntgen lähetteen teko

tietokone

ajanvaraus puhelin

röntgen/lääkäri => ei käyttö-oikeutta

KASS epikriisit/ viitelista PJT

40 Tieto

Väline

Sijainti

Kir

jaa

Kat

soo

Miksi?


Muuta

Matka-mittarin nol-laus

oma auto Toi-mii

Matkalasku Matkalasku, toimis-totyöntekijä esimies, palkanlaskenta

asiakkaan vointi

Keskus-telu, ha-vainnoin-ti, vuoro-vaikutus

Hoidon suun-nittelu/ arviointi/ toteutus

Atk:lle työntekijä, muut hoitoon osallis-tuvat Kotihoitokansio kor-jataan/kirjataan asi-akkaan lääkelista ym. viestit ajantasal-le sovittuun paik-kaan

mahdolliset hoidon muu-tokset

tietokone konsultaatio lääkelista paperituloste labroista/ epi-kriisi muistilappu resepti tai lääke mukaan hoitomääräys hakemus lo-make

x

Kotihoitokansio kor-jataan/kirjataan asi-akkaan lääkelis-ta ym. viestit ajan-tasalle sovittuun paikkaan

ajatte-lee, toimii, muistilappu, atk:lle toimis-tolla

seuraavan käynnin sopiminen

ajanvaraus-kirja

x

asiakas tietää jatkon, oman työn suunnitte-lu, työvuoro-suunnittelu, lääkärikonsul-taatio, labrat, reseptit, ha-kemukset, sovitut asiat, mitä luvannut hoitaa

Esimies, lääkäri

matkat matkamittari lappu x

muistin tueksi atk:lle matkalasku

esimies, palkat

41 Tieto

Väline

Sijainti

Kir

jaa

Kat

soo

Miksi?


Muuta

näytteet labraan

labra x

labra tietää tutkia

kuitataan näytteet otetuiksi Efficaan

asiakas-tietojen kir-jaus

tietokone toimisto x

hoidon toteu-tus, suunnitte-lu, arviointi, jatkuvuus, ti-lastointi

seuraavan käynnin suunnittelu

ajanvaraus-kirja

x

tietää mitä ottaa mukaan seuraavalle käynnille

lääkelistat ok/ muutokset

yhteyden-pito

puhelin

hoidon jatku-vuus

työstä-lähtöaika

Hedsam

Työajan seuranta

esimies, palkkaus

42

LIITE 4

Sotkamon kotihoidon työntekijöiden kokemia huolia tammikuussa 2006 Asiakkaan muistamattomuuteen liittyvät asiat:

� Sähkölaitteiden käyttö � Levottomuus; toistuvat soittamiset tavallisella puhelimella ja turvapuhelimella mihin aikaan

vuorokaudesta tahansa � ”Pää ei muista, mutta jalat kantaa”

o eksyminen, jos menee ulos o lähtee ulos, vähillä vaatteilla (talvella, yöllä)

� ”Pää ei muista, etteivät jalat kanna” o kaatumiset, murtumat

� Mustamaton asiakas, osittain - kotiutunut osastolta – muistikatkos - ei tiennyt missä on, mis-sä omat tavarat - ahdistunut, hiki valui. Omaiselle soitettu, eivät ottaneet sen kummemmin kantaa, olisi asiakas halunnut, että joku tulisi käymään - piti jättää yksin oman tuskansa kanssa vaikkakin alkoi jo palautua tähän maailmaan

� Miten muistisairas pärjää arjen toiminnoissa, kun itsellä ei ole sairaudentuntoa, vielä, huoli viestiä tulee pojalta, ystäviltä, naapureilta, toimia jo tekosyin, as. kuullaan, uskotaan, muu-taman hetken tuntemisen perusteella, jolloin pystyy ”skarppaamaan”

� Miten asiakkaat pärjäävät, jäävätkö muistipotilaat pakkaseen/mitä pitäisi tehdä?

Asiakkaan vointiin liittyviä: � Asiakas ei syö, eikä juo riittävästi � Asiakas on väsyneempi kuin ennen � Kipuja � ”Mutu” tuntuma => asiakas ei ole kunnossa/normaali voinnissa � Ei pärjää esim. yötä ilman valvontaa � Asiakas, joka kotiutui osastolta – pystyi olemaan kotona kun vain olisi apua kotona – kaksi

ihmistä käydessään auttamassa sohvalta ylös ”en voi ruveta pitkälleen, kun pitää teidän nostaa minua sitten ylös yksinään, jos ei ole toista kaveriksi. istua päivät yhdessä kohti”

� Kun avun tarve lisääntyy, milloin voidaan vielä luottaa omaan pärjäämiseen, kontrolloiko yh-teiskunta?

Ympäristöön liittyviä

� Todetaan, että asumisympäristö ei ole turvallinen

Asiakkaalla on huolia:

� Huolta omaisistaan � Taloushuolia � Terveys huolia

Omaan työhön liittyviä huolia

� Työntekijöiden yhteiset pelisäännöt työn tekemisessä, joustavuus, jatkuvuus, luotettavuus � Kirjoittamatta olevat paperit, hoitamattomat asiat � Atk-ohjelmien yhteensovittaminen - turha työ? � Pakkanen paukkuu 28–30, lähteekö auto käyntiin, kuinka selviää asiakas ilman autoa � Herään aamuyöllä, veinkö verinäytteen ja kuittasinko sen - muistin päällä taas liikaa asioita -

muistelun jälkeen asia ok, mutta uni tiessään, kahvin keittoon ja lehden lukuun � Monenlaiset asiat mielen päällä, kirjasinko vai en, teinkö oikeat havainnot asiakkaasta,

muistikapasitteetti käy täysillä � Missä raja mikä vielä kuuluu minulle, olenko huono hoitaja, kun en jaksa kaikkea � Miten resurssi jaetaan

43

� Miten kehität omaa työtäsi kun kotikäyntejä on 5-10 ja kirjaamiset � Huolimittari vapaa-ajalla /oman isän käyttö Kass:lla � Muistitesti+verikokeet, miten jatkot onnistuvat?

mukaeltu viesti asiakkaan omaiselta >>Hyvät sosiaali- ja vanhuspalvelujohtajat >>Käännyn puoleenne ongelmassa, jonka ratkaisemiseksi tarvitsen apuanne. >>Sotkamon kunnassa asuu iäkäs sukulaiseni…Hän asuu yksin >>osoitteessa … >>Hänen terveytensä on pikkuhiljaa viime vuosina heikentynyt siten, että >>dementoitumisen oireita on esiintynyt vaihtelevasti. Nyt olen äitini >>välityksellä saanut sellaista tietoa sukulaisestani, että dementoitumisen voidaan >>katsoa edenneen huolestuttavaan vaiheeseen, joka mielestäni vaatii pikaista >>puuttumista. >>Vaikka hän toisin ajoin on edelleen hyvinkin ajantasalla ja vaikuttaisi >>pärjäävän edelleen yksin ja on kykenevä huolehtimaan itsestään ja asioistaan, >>on enenevässä määrin tullut esille muistamattomuutta, sekavuutta, erilaisten >>tosiasioiden sotkemista, tunnistamattomuutta, epämääräistä liikkumista >>(hortoilua)ympäristössä, liian kevyesti pukeutumista kylmällä, ruokailun >>epäsäännöllisyyttä jne. Myös hänen naapurinsa ovat kovin huolissaan tilanteesta. >>Mielestäni nyt olisi viimeistään kartoitettava sukulaiseni tilanne huolellisesti ja >>mietittävä onko enää edellytyksiä hänen yksiasumiselleen vai tulisiko hänet >>ohjata turvallisempaan asuinympäristöön. >>Hänen lapsensa, jotka asuvat kaukana ja pitävät säännöllisesti yhteyttä, >>ovat varmasti osittain tietoisia vanhempansa kunnosta, mutta puhelimen >>välityksellä ei voi täysin varmistua mikä tilanne todellisuudessa on, niin >>luulen, että he eivät täysin ymmärrä tilanteen vakavuutta. >>En halua enkä voi puuttua asiaan suoraan, vaan haluan teidän välityksellä >>varmistaa, että sukulaiseni terveysongelmat tiedostetaan ja ne saatetaan myös >>hänen lastensa tietoon asianmukaisesti. >>En myöskään halua, että nimeni tulee tässä yhteydessä esille, sillä ymmärrän, >>että olen ulkopuolinen sekaantumaan sukulaiseni asioihin, mutta en myöskään >>halua omalletunnolleni sitä, että hänelle tapahtuisi jotain ikävää, jonka >>estämiseksi olisin omalla asioihin puuttumisella voinut vaikuttaa.

44

LIITE 5 Muutostoiveet ja tavoitteita atk-laitteelle Kotihoidon työntekijöiden työvälineisiin sekä työtapoihin ja työnorganisointiin liittyviä muutostoiveita ja kehitysehdotuksia (kerätty 12.–13.1.2006).

Välineisiin kohdistuvia toiveita: Kannettava atk-laite (kotisairaanhoitoon) Tietoa enemmän käytettävissä reaaliaikaisesti � tarvittavat tiedot mukana

o tieto ei muistin varassa tai lapuilla o puhelut vähenisivät o epäselvyydet vähenisivät

� Pegasos sama kuin toimistolla => työn voisi tehdä pääsääntöisesti loppuun asiakkaan kotona o kirjaukset ja tilastoinnit o laboratoriovastaukset ja lähetteet o nähdään KAKSin epikriisit o nähdään yle-lehti => lääkärin sanelut, nyt ne ovat myöhässä

� etukäteisvalmistautuminen vähenee o paperiversioita ei tarvitsisi tulostaa mukaan

� hoidon luotettavuus o asiakkaat ymmärtäisivät asiat paremmin

� loppupäivän työt helpottuvat o kirjaukset ja tilastoinnit asiakkaan kotona o tulisi kirjattua enemmän => kirjaamisen laatu paranee o monen asiakkaan asiat eivät jäisi muistinvaraan

� lääkelista nyt o kotihoidon ja vuodeosaston lääkelistat ovat erilaiset o lääkelista ei siirry kotihoidosta vuodeosastolle o kotiutuksen yhteydessä vuodeosastolta lääkelista paperilla o lääkkeen nimi, vahvuus, päiväruudukko (annostusaika)

� lääkelistassa olisi hyvä olla mihin vaivaan lääke on o lääkkeiden geneerinen substituutio o sama lääke apteekista eri nimillä

� lääkkeiden vaikutusten tarkistusmahdollisuus => nettiyhteys � asiakkaan hoito-ohjeet kotiutettaessa

o nyt printtiin ei tulostu kaikki tiedot � verrattava vanhaan � tarkistettava osastolta

� sijaisen tilanne parempi o vähemmän muistinvaraista tietoa => asiakkaan tilanne parempi

� lääkäritkin ehkä katsoisivat koneelta kotihoidon viestejä � kotiin pitäisi kuitenkin joskus jättää viestejä esim. lääkemuutoksista � hoivapuolelle ei apua, jos ei heilläkin kannettavaa

o apua olisi esim. haavanhoidossa � suunniteltava uusi työtapa, kun kannettava on mukana � sähköposti Palvelutalolle tarvitaan tietokone + yhteys Pegasokseen sekä yksi kännykkä lisää. Asiakkaan kotona Lääkkeiden pussijakelu (muistuttava pussilaite)

45

Työtapoihin, työnorganisointiin ja koulutukseen kohdistuvat toiveet: Lisää henkilökuntaa

� Työllistetyt vakituisiksi � Nyt voi hakea 4 kk lisäaikaa 6 kk:n lisäksi � Paikkoja muutettava vakituisiksi � Koulutettava lisää lähihoitajia � Työharjoittelijoita kotipalveluun

� työvoimatoimisto maksaa harjoittelurahaa � voi tutustua töihin

Varahenkilöstöpankki

� Vähentäisi sijaisen etsimistä Autettavien määrä suhteutettava työntekijöiden määrään

� Työn kuormittavuus � Asiakasmäärä ei kerro työn kuormittavuutta � On kahdenautettavia � Sotkamon asumispalveluissa on jo alitettu maakunnan tavoite � Paljon hoitoa tarvitsevaa on edullisempi hoitaa laitospaikalla kuin kotona

Työlistat tasapuolisemmiksi

� Kiertävät työvuorolistat o kaikkien työntekijöiden toiveita on vaikea huomioida työlistoja tehdessä, jos kiertävät

vuorot � Viikonloppu/iltatyöt

o viikonlopun iltatyöt 4 x 6 h => yksi vapaa päivä häviää Tiiminvetäjyys koetaan raskaaksi Tarvitaan lisää:

� Atk-aika:”toimistotunti” � Taukoliikunta-aika � Kuntouttavat tapahtumat

o ”juhannusjuhlat” vanhuksille o tiimiläisillä kiirettä o yhteistyötä muiden esim. liikuntatoimiston kanssa o asiakkaat tyytyväisiä => mukavaa muisteltavaa

� Stressiloma – kuntoutus � Työnohjaus � Kotiutushoitaja � Keskustelut � Tulevaisuuden suunnittelupalaveri

ATK-koulutus/vuorovaikutuskoulutus Lääkekoulutus

� Lääkkeen jakajan on tiedettävä, mitä lääkkeitä jakaa => kaikista lääkkeistä ei ole tietoa mi-hin vaivaan lääke on => uusia lääkenimiä => tiedot tarkistettava reseptistä

Muuta:

� Puhelin pois; turvahälytykset eri puhelimeen � Työllistetyt pois =>heiltä on joskus jäänyt esim. ruuat tilaamatta � Mitä voidaan jättää tekemättä? � Mitä voidaan keskittää? � Mitkä asiat on pakko tehdä?

46

Mobiilin tavoitetila 9/2007 Millainen on hyvä arki, kun atk-laite helpottaa työtä? Hyödyt

• tiedon saatavuus, tiedon siirto

• työn voi tehdä asiakkaan luona loppuun o asioita ei jää muistin varaan o vähemmän lippuja

• vapauttaa kädet muuhun työhön

• asiakaskäynnin tilastointi o reaaliajassa o ei niputusongelmia o kirjaus oikein o jää aikaa asiakastyöhön => työntekijän stressi alenee

Huolimittari

• huolen välittäminen niille, jotka voivat tuoda voimavaroja arkeen ja jotka voivat tehdä tarvit-tavia päätöksiä => huoli näkyväksi

o mikä huoli? o kuka voi auttaa?

• oman tiimin yhteinen käsitys

• minkälaisia huolia voi välittää omaisille Laitteen ominaisuudet

• iskun ja pakkasen kestävä

• kevyt

• roiskesuojattu Laitevaihtoehdot

• PDA-laite

• Web book

• Table PC

• Kannettava Toimintoja

• hoidettavat asiat –lista

• puutelista

• tieto apteekkiin, että lääke on loppunut/loppuu

• interaktioselvitys => Pegasos mahdollistaa reseptinkirjoitusalustalla

• lääkkeen selvitys, kun en tiedä, mikä lääke on

• asiakaskäynnin tilastointi

• henkilötunnistus

• työajan laskenta

• käynnin kohdistaminen tiettyyn asiakkaaseen

• asiakkaan käyntiajan laskenta, keskeytys ja mahdollinen jatkaminen

• palvelun valinta o palvelut erihintaisia => vaikuttaa laskutukseen

• seuraavan käyntiajan varmistus ja muutosmahdollisuus

47

LIITE 6 Osatavoitteet, tavoitetasot ja mittarit:

• manuaalisten työprosessien väheneminen o tavoitetaso: 70 % nykyisestä o laskutuksen kierto nopeutuu o henkilötyömäärä vähenee laskun valmistelussa

o tiedon kulku nopeutuu ja tiedon luotettavuus kasvaa � tieto siirtyy asiakkaan kotoa palvelimelle � vähentää asiakkaiden tarkentavia kyselyitä � kolminkertainen kirjaus (työnseurantalomake asiakkaan kotona, työn-

tekijän oma vihko, Pegasos kotihoidon ohjelmaan tehtävä käynnin tilas-tointi) korvautuu palvelukohtaisesti viivakoodin lukulaitteella tehtävällä ”leimauksella”

o mittari: alkukartoitus /loppukartoitus toimintaympäristöstä ja työprosessissa liikkuvasta tiedosta ja siihen käytetyistä välineistä (Tuula Tuomainen, Irmeli Minkkinen)

• asiakkaalle jäävän ajan lisäys

o tavoitetaso: n. 10–20% / asiakas o mittari: tilastointiin käytetyn ajan seuranta 3/06. Ks. liite 1 ja 5/07

• annetun palvelun jäljitettävyys täsmentyminen o tavoitetaso: käynnit kirjautuvat reaaliajassa Kotihoidon Pegasos järjestelmään o mittari: 1/06 kirjautuneet käynnit 8374 (tilastointi tehty viikon sis. käynnistä) o tilanne 5/07

• kustannustehokkuuden parantaminen

o tavoitetaso: asiakkaiden määrä lisääntyy 1 asiakas /kk /työntekijä o mittari: hoivatyön asiakkaiden määrä ja asiakkaalle annettu aika 1/06: o 1/06 hoiva-asiakkaita oli 155; asiakkaan luona käytettyä aikaa ei saa järjestelmästä o tilanne 5/07

• työssä jaksamisen ja työn mielekkyyden lisääntyminen o tavoitetaso: työtyytyväisyys nousee yhdellä asteella (1-5) o mittari: työtyytyväisyys 9/2006 ja laitteen käyttöönoton jälkeen syksy 2007

• nuoret kiinnostuvat vanhustyöstä

o tavoitetaso: opiskelijoita mukana hankkeessa 5 o mittari: opiskelijoiden mukanaolo hankkeessa 8/05 opiskelijoita mukana 5 ja opinnäy-

te töiden määrä: sovittu 2 opinnäytetyöstä (huoli ja netti)

• hyvin toimivan kotihoidon huolimittarin kehittäminen o tavoitetaso: eri osapuolet kokevat huolimittarin omaa työtään ja asiakkaan palvelua

helpottavaksi o mittari: opinnäytetyö ja hankkeen raportit

• asiakkaan elämän historian välittyminen kotihoidosta palveluasumiseen hyvän palvelusuunnittelun avuksi (asiakkaalla on hoitotyön tueksi IT-teknologiaa apuna käyttäen - kuvat, videot, kirjoitettu teksti, ääni - omaisten ja asiakkaan yhdessä tekemä elämäntarina, josta hoitajat saavat kosketuspinnan elettyyn elämään ja voivat hyödyn-tää sitä asiakkaan hoidossa kuntouttavan työtavan apuvälineenä) tavoitetaso: 6 asiak-kaalle opinnäytetyönä tehty elämäntarina o mittari: IT–teknologiaan pohjautuvien elämäntarinoiden määrä

• muut mahdolliset uudet innovaatiot

teko-hanke toimintaympäristön ja tiedonkulun kuvaus 1.12 ... · himmeli palvelukeskus iltakoti 1...

Documents