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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN UNIDAD Nº III

Presentaciones.

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Introducción

A veces se hace necesario animar un texto, imágenes, formas, tablas, gráficos

SmartArt y otros objetos de la presentación y en esta oportunidad nos daremos

cuenta que Microsoft PowerPoint nos permite darle efectos visuales, nos

permite cambiar de tamaño o el color de los distintos objetos insertados.

Por ejemplo, puede crear palabras o texto que aparezca una línea en un

momento. Crear una presentación de diapositivas que permite animar viñetas o

incluso créditos de producción.

La animación es una excelente forma de centrarse en los puntos importantes,

controlar el flujo de información y para aumentar el interés de las personas que

ven la presentación.

SEMANA 6

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Ideas Fuerza

1. Diseño personalizado a cada una de las diapositivas con las que se está

trabajando, además de dar diversos efectos en el diseño de objetos en

forma individual.

2. Se pueden aplicar efectos de animación a textos u objetos de diapositivas

individuales, texto y objetos en la secuencia completa de diapositivas o los

marcadores de posición en los diseños de diapositiva personalizada.

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Desarrollo

I.- Trabajo con formas.

En las presentaciones de PowerPoint también se puede insertar gran variedad de

formas, tales como, líneas, flechas, llamadas, estrellas y figuras básicas;

incluyendo rectángulos y círculos.

a) Insertar forma:

• Paso 1: Seleccionar la pestaña o ficha Inicio y hacer clic en el comando Formas.

• Paso 2: Seleccionar, haciendo clic, la forma que irá en el documento.

• Paso 3: Mover el cursor hacia la diapositiva. Se verá que éste aparece en forma de cruz.

• Paso 4: Hacer clic sostenido con el botón izquierdo del mouse y arrastrar el cursor hasta que la forma alcance el tamaño que se desea. Finalmente, libera el botón de mouse para insertar la forma.

b) Cambiar el estilo de la forma

• Paso 1: Seleccionar la forma que se insertó en el documento. Aparecerá la pestaña Formato en la cinta de opciones. Hacer clic allí.

• Paso 2: Hacer clic sobre la flecha Más en el grupo Estilos de forma para desplegar más opciones de estilo.

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• Paso 3: Mover el cursor sobre los estilos para previsualizarlo en la diapositiva. Luego, seleccionar el estilo que se desea aplicar a la forma haciendo clic sobre él.

c) Cambiar el relleno y la forma

• Paso 1: Seleccionar la forma que fue insertada en el documento. Se verá que la pestaña Formato aparecerá en la cinta de opciones. Hacer clic allí.

• Paso 2: Luego, hacer clic en el comando Relleno de forma. Aparecerá un panel de colores. Allí, seleccionar el color que se desea aplicar a la forma de tu documento.

d) Cambiar contorno de forma

• Paso 1: Seleccionar la forma insertada en el documento. Se verá que la pestaña Formato aparecerá en la cinta de opciones. Hacer clic allí.

• Paso 2: Luego, hacer clic en el comando Contorno de forma. Se verá que se abre un panel de colores. Allí, seleccionar el color que deseas aplicar a la forma del documento.

e) Aplicar efecto de forma

• Paso 1: Seleccionar la forma que fue insertada en el documento. Se verá que la pestaña Formato aparece en la cinta de opciones. Hacer clic allí.

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• Paso 2: Luego, hacer clic en el comando Efecto de forma. Se verá que aparece un menú desplegable. Ubicar el cursor sobre el tipo de efecto que se desea aplicar a la forma.

• Paso 3: Se verá que aparece un nuevo menú desplegable. Allí, seleccionar la opción que deseas aplicara la forma de tu documento.

II.- Incorporación de tablas.

En PowerPoint además de insertar texto gráficos etc. También se pueden insertar

tablas para organizar mejor la información las tablas funcionan de la misma manera

que en un procesador de texto.

a) Crear una tabla.

Para ello se selecciona el menú insertar y tabla o bien en la barra de herramientas

también hay un botón en la barra de herramientas para acceder directamente. Una vez

que accedamos saldrá una nueva ventana en la que elegiremos el número de filas y

columnas que queremos que tenga la tabla, luego se pulsa aceptar y saldrá la tabla y

una nueva barra para modificar las opciones de la tabla.

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Para insertar texto hay que ubicarse en el recuadro o celda en la que queremos

introducir el texto y se introduce. También se puede cambiar el formato al texto como

ha visto anteriormente a la hora de trabajar con textos.

Para cambiar de celda se puede hacer con el tabulador o con las flechas del teclado.

b) Eliminar una tabla, fila o columna:

- Para eliminar una tabla hay que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla

entonces estará seleccionada y se debe pulsar el botón Supr. o Del.

- Para eliminar una fila hay que situarse en alguna de las celdas de la fila a

eliminar y en la barra de herramientas Tablas y Bordes desplegar la lista Tabla y

seleccionar la opción Eliminar filas.

- Para eliminar una columna hay que situarse en una de las celdas que

pertenezcan a la columna que se quiera eliminar y después de la barra de

herramientas Tablas y bordes desplegar la opción tabla y seleccionar la opción

Eliminar columnas.

Si se quiere eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo solo se debe

seleccionar varias celdas utilizando la tecla Shift o arrastrando el ratón sobre las celdas

y después elegir Eliminar filas o Eliminar Columnas.

c) Insertar filas o columnas:

Al igual que se pueden eliminar filas y columnas, también se pueden insertar nuevas

filas o columnas en una tabla que ya está creada y que por cualquier motivo es

necesario ampliar.

Para insertar una nueva fila hay que situar el cursor en la tabla a la altura que se quiera

insertar una fila y una vez en esa celda hay que ir a la barra de herramientas Tablas y

Bordes y seleccionar Insertar fila en la parte inferior (se insertara por debajo de la fila

en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en

la que nos encontramos)

Para insertar una columna el proceso es similar, hay que situarse en la columna que se

quiera insertar y al igual que antes, se despliega el menú tabla de la barra de

herramientas Tablas y Bordes y elegir entre insertar columna a la izquierda o a la

derecha según lo que se necesite.

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d) Bordes de una tabla:

Para poder modificar el formato de una tabla lo primero es seleccionándola haciendo

clic en uno de sus bordes. Después ir al menú Formato selecciona la opción Tabla,

entonces se desplegara una ventana en la que se puede elegir el tipo de borde, el color

del borde y el ancho de este.

En la parte derecha de la ventana aparece un recuadro en el que se puede seleccionar

si solo se quieren bordes en un lado o si se quieren ocultar, etc. También se pueden

realizar estas tareas desde la barra de herramientas Tablas y Bordes.

e) Color de relleno: Para cambiar el color de relleno de la tabla se debe hacer lo

siguiente:

Igual que antes, seleccionar la tabla haciendo clic sobre unos de los bordes, después

del menú formato seleccionar la opción Tabla y en la ventana que aparece hacer clic

sobre la pestaña Relleno.

De la lista desplegable seleccionar el color que se desee y si no se encuentra se puede

pulsar en más colores y después se escoge y se pulsa aceptar. Se puede hacer que el

color de relleno sea algo transparente, por lo que tendrá el color del fondo de la

diapositiva donde se encuentra la tabla. También se puede acceder con el botón

derecho pulsando en bordes y relleno.

f) Combinar o dividir celdas:

Combinar celdas consiste en convertir 2 o más celdas en una sola por lo que no habrá

una separación entre una y otra celda, ya que pasara a ser una. Esto puede utilizarse

para poner un título a una tabla uniendo todas las celdas de la primera fila.

Para combinar celdas lo que se hace es seleccionar la que quiere combinar y pulsar el

botón combinar celdas de la barra de herramientas Tablas y Bordes.

Por otro lado dividir celdas en lógicamente consiste en dividir en dos una celda. Para

ello hay que seleccionar la celda que se quiere dividir y pulsar el botón dividir celdas.

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g) Efectos del color:

- El degrado del color: Seleccionar la tabla haciendo clic sobre uno de sus bordes,

en el menú Formato seleccionar la opción Tabla y en la ventana que aparece

hacer clic sobre la pestaña Rellenos de la lista desplegable seleccionar Efectos

de relleno. Lo primero que se hace para aplicar un degrado es seleccionar el

color o los colores con los que se quiera trabajar.

Si se quiere trabajar con uno sólo activar la casilla Un Color y después en Color 1 elegir

el color que se quiera.

Si se quiere trabajar con dos colores activar la casilla Dos Colores y después elegir el

Color 1 y el Color 2. Una vez hecho esto se puede indicar la dirección del degrado a

través de Estilos de Sombreado, y en la parte derecha se puede ver cómo va a quedar

al aplicarlo en una tabla. Una vez elegido todo, se debe pulsar Aceptar.

- Otros efectos: En esta misma ventana existen otras opciones como Textura,

trama e imagen. Con la pestaña Textura se pueden elegir texturas que

PowerPoint incluye como puede ser la textura Mármol, Pergamino, etc.

- Con la pestaña Trama se puede elegir la cenefa que más agrade (rombos,

cuadros, rayas, puntos, etc.) y con los colores que se deseen.

- Con la pestaña Imagen se puede elegir una imagen que se tenga guardada.

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III.- Trabajo con diagramas.

a) Diseño del diagrama:

De igual forma que se pueden insertar fotos en una

presentación de PowerPoint, también se pueden crear

e introducir diagramas. Para crear un diagrama hay que

seleccionar del menú Insertar la opción Diagrama.

Tras seleccionar la opción Diagrama, saldrá a continuación la siguiente pantalla, en

donde se elegirá aquel diagrama que más se adapte a lo buscado:

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b) Organigramas:

Como de todos los tipos de diagramas existentes el más común es el organigrama,

pasaremos a explicar detalladamente cómo insertar un organigrama en Microsoft

PowerPoint, siendo casi en su totalidad comunes los pasos para representar los

distintos tipos de diagramas en el programa. En el momento que hemos insertado el

diagrama a nuestra presentación, se cargará una barra de herramientas de diagrama

con la siguiente forma:

Desde esta barra se le puede dar el formato deseado al diagrama, ya sea para añadir

nuevos elementos al diagrama, modificar su tamaño o el texto contenido en cada uno

de los nodos, cambiar el tipo de diagrama, etcétera.

- Desde Insertar forma añadiremos nuevos elementos a nuestro diagrama: según

se desee podremos insertarlos al nivel buscado (insertarlos al mismo nivel que

nuestro nodo o a uno inferior).

- Diseño permite controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y

ramas del diagrama. Estas opciones variarán en función del tipo de diagrama

que se utilice, ya que sus características son distintas.

- Seleccionar nos sirve para seleccionar un objeto de nuestro diagrama, ya sea un

nodo determinado, un nivel, etc.

- La opción de ajustar texto adaptará el texto contenido en el nodo seleccionado

para que ocupe todo el fondo del mismo.

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- El botón abrirá la galería de estilos del diagrama, en donde se puede elegir

el estilo del diagrama que queremos.

c) Organizar los elementos de un organigrama:

En Microsoft PowerPoint podremos modificar la posición de todas aquellas ramas que

dependan de un elemento determinado, para organizar de una mejor manera el

organigrama resultante. Esto se realiza de una manera muy sencilla: simplemente

habrá que seleccionar el cuadro a partir del cual deseamos ordenar los distintos

elementos y a partir de ahí seleccionar la opción Diseño de la barra del organigrama.

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Por ejemplo:

Ejemplos de diagramas:

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IV.- Animaciones y transiciones.

En las presentaciones se puede dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas

e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de

conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.

a) Animar textos y objetos:

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a

continuación desplegar el menú Presentación y seleccionar personalizar animación.

Después aparecerá en el Panel de tareas algo similar a la

siguiente imagen:

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En este panel aparece la lista desplegable Agregar efecto en la se seleccionará el tipo

de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del

movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento.

Se puede utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que se haya aplicado

a algún texto. En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cuándo queremos que

se aplique la animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva,

etc).

Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio

del mismo. La velocidad suele ser una característica común por lo que podemos

controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto. La lista que

aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos

aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar aparecen en orden. El

botón Reproducir muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que

hemos aplicado.

b) Ocultar diapositivas:

La función ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentación por

problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para

generar una presentación más corta pero sin perder las diapositivas que no

visualizamos. Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la

diapositiva que se quiera ocultar y después desplegar el menú Presentación y elegir

Ocultar diapositiva.

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c) Transición de diapositivas:

La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de

una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos. Para aplicar

la transición a una diapositiva se despliega el menú Presentación y se selecciona la

opción Transición de diapositiva. En el panel de tareas aparece algo similar a esto:

- La primera lista que aparece Aplicar a las diapositivas seleccionadas: lo que

permite seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y la

siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.

- En la lista Velocidad: podemos indicarle la velocidad de la transición entre una y

otra diapositiva. Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido.

- En la sección Diapositiva avanzada podemos indicarle que si para pasar de una

diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratón o bien indicar un tiempo

de transición (1 minuto, 00:50 segundos, etc…)

Si se quieren aplicar estas características a todas las diapositivas hay que pulsar en el

botón Aplicar a todas las diapositivas. El botón Reproducir muestra el resultado.

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d) Ensayar intervalos:

Ensayar intervalos permite calcular el tiempo que se necesita para ver cada diapositiva

sin prisas. Para calcular el tiempo que se necesita, se debe desplegar el menú

Presentación y elegir la opción Ensayar Intervalos, después la presentación empieza a

reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una

especie de contador que cronometra el tiempo que se tarda en pasar de una

diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.

En el recuadro blanco mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del

tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el

tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.

La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar el ensayo de

intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro de la

diapositiva. Una vez se termina el ensayo PowerPoint pregunta si quieres conservar

esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si la respuesta es

sí, aparecerá una pantalla en la que se muestra en miniatura las diapositivas y debajo

de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.

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Conclusión PowerPoint es la herramienta más popular para crear presentaciones y es considerada

por muchos como la forma más útil y accesible para representar visualmente a una

empresa, lugar de trabajo, o intereses personales a la audiencia.

Una presentación eficaz permite mejorar la relación entre el presentador y la audiencia.

Y detrás del presentador está la empresa, grupo de trabajo, etc. Para lograr realizar

una buena presentación, es importante seguir un pequeño proceso de planificación, ya

que muchos factores afectan a un buen diseño de presentación. Sobre todo si tenemos

en cuenta que “una presentación en manos de los clientes marca considerablemente la

imagen que tienen de nosotros”

Lo primero es responder a la pregunta ¿Para quién estamos haciendo la presentación?

Un error muy común y hasta comprensible es la de usar la misma plantilla PowerPoint

para todos los clientes, cambiando logos, imágenes y contenido. Hay que pensar que

es lo que el público quiere entender. No es lo mismo una presentación para un banco

que para una tienda de ropa. Algunos clientes querrán detalles técnicos y otros precios

y servicios.

Después saber: ¿Qué sabe tu público sobre el tema? Hay que ser consciente de que si

trabajamos con diferentes clientes y sectores, es complicado disponer de información

para dirigirnos con la suficiente calidad. Esto podría implicar evitar en lo posible, el

lenguaje técnico o explicar conceptos abstractos con ejemplos metafóricos. Si no

tenemos en cuenta las necesidades de la audiencia, nos costará mucho lograr

despertar su interés e imaginación.

Luego, pensar: ¿Dónde va a realizarse la presentación? Este punto es más importante

de lo que parece, y se suele obviar hasta el Minuto Cero. Una sala de conferencias

podría necesitar una exposición más formal y una sala de reuniones un tono más

relajado.

Es casi seguro que también se habrá designado un tiempo para su presentación;

esencial atenernos a esto. Es posible que pidan presentar un documento en un

determinado estilo o cumplir con ciertos criterios de evaluación. De poco servirá crear

muchas diapositivas si el tiempo de exposición es mínimo. Seguramente dejemos lo

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más importante en las páginas finales y daremos una mala impresión o al no seguir la

línea corporativa resultar aburrida.

Menos es más. Eliminar lo superfluo y distribuir de forma atractiva y profesional la

información, refleja nuestra empresa y su calidad.

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Bibliografía

- https://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/powerpoint_2007/word_art_y_formas_en_power_point_2007/4.do

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- https://www.uclm.es/profesorado/raulmmartin/Ofimatica/powerpoint.pdf

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- https://support.office.com/es-es/article/Tareas-b%C3%A1sicas-para-crear-una-presentaci%C3%B3n-de-PowerPoint-efbbc1cd-c5f1-4264-b48e-c8a7b0334e36

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