Técnicas en la Organización y Promoción de Eventos.

Programación Y Coordinación De Eventos.

Instituto Universitario de Tecnología

“Antonio José de Sucre”.Extensión Barquisimeto.

Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.

ConferenciaSe trata de una técnica extremadamente formal que permite la presentación de información completa y detallada sin interrupciones. Tiene la ventaja de ser un método rápido, donde el control puede ser rígido pues éste está completamente en manos del expositor.

Para que la conferencia sea exitosa requiere de un alto grado de competencia por parte del expositor y de gran nivel de cooperación por parte del auditorio, de lo contrario, se pueden manifestar verdades a medias, deformaciones de hechos, falta de control o disminución del espíritu crítico del auditorio.

Tiene la ventaja de ser un método rápido, donde el control puede ser rígido pues éste está completamente en manos del expositor.

Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.

Estas son algunas diferentes opciones de conferencia:

Se permitirá que el auditorio interrumpa en cualquier momento, ya sea para hacer preguntas y ofrecer comentarios cuando lo deseen, porque al final no habrá sesión de preguntas y respuestas.

Sírvanse anotar sus preguntas en una libreta, porque el orador invitará al auditorio a hacer preguntas y ofrecer comentarios al final de cada punto principal.

Conferencia

Sírvanse acercarnos sus preguntas y comentarios en una hoja de papel, porque el orador seleccionará las más relevantes y se concentrará en estas por 5 (10 ó 15 minutos) al final de su discurso.

Esto es para que recuerden sus preguntas y, llegado el momento, las expresen a viva voz desde sus asientos.

O para que el encargado recabe las preguntas y les sean alcanzadas por el presidente al orador por escrito.

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Tipos de Conferencias: Una Simple Conferencia

Cuando los organizadores nos solicitan que hablemos de un tema determinado, haciendo una amplia exposición de éste y una vez expuesto se dé por finalizado el acto. En este caso no habrá posibilidad que el público formule algún tipo de preguntas. Por lo general se trata de intervenciones a tiempo fijado, por lo que se debe acordar con los organizadores cuánto tiempo se dispone para hablar.

Conferencia Con Ruegos y PreguntasLos organizadores ya advierten que se debe ser más breve para dejar paso a la intervención del público que preguntará sobre el tema. Es importante en este tipo de conferencias la presencia de un moderador, alguien que ayude y ponga punto final a las preguntas o evite que las preguntas se conviertan en un diálogo entre el espectador y el conferenciante.

Conferencia – EntrevistaSe trata de una modalidad que últimamente se realiza mucho en algunos ámbitos, al margen de la radio y la televisión. En este caso el conferenciante expone el tema de una forma breve y seguidamente deja paso al presentador para que este formule preguntas a las que el conferenciante va respondiendo ampliamente y sin límite de tiempo.

Congreso

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Un congreso es una reunión o conferencia, generalmente periódica, donde los miembros de un cuerpo u organismo se reúnen para debatir cuestiones de diversa índole, aunque generalmente con fines políticos.

Generalmente en los congresos participa un amplio porcentaje de los profesionales vinculados a la temática, lo cual no significa que todos los congresos tienen 4000 asistentes, ya que ese número variará de acuerdo a la cantidad de miembros de la entidad organizadora y público al que apuntan (si esperan gente de otras ciudades o países).

Un congreso es uno de los eventos más complejos de organizar en lo que respecta a la coordinación y logística porque generalmente son eventos de varios días y con diferentes actividades paralelas.

Según los expertos debe al menos durar de 3 a 5 días, para poderle llamar congreso. En caso contrario, podría catalogarse de conferencia, convención o asamblea, entre otros.

Características de un Congreso

La exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias, etc

Dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político. Todo depende de la finalidad que los organizadores del mismo deseen tener como objetivo.

Finalidad

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Tipos de congresos

Congresos Ordinarios Congresos Extraordinarios. Congresos Científicos. Congresos Académicos. Congresos Culturales. Congresos Artísticos. Congresos Tecnológicos. Congresos Sociales. Congresos Privados. Congresos Generales o Mixtos. Congresos Constituyentes. Congresos Reconstituyentes.

Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.

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Panel

Es una reunión entre varias personas que hablan sobre un tema específico. Los miembros del panel, que suelen recibir el nombre de «panelistas», exponen su opinión y punto de vista sobre el tema a tratar

Algunas veces, en la reunión de un panel se admite personas, como observadores, a personas ajenas al panel; este público puede realizar preguntas para aclarar el contenido o la posición de algún miembro del panel. El panel tiene el sentido de una consulta a los expertos mundiales en un tema.

Si todos los presentes en la reunión debaten entre sí los diferentes enfoques, ya no se trata de un panel sino de una mesa redonda. Otra diferencia entre «panel» y «mesa redonda» es que en un panel los expertos conocen el tema en profundidad, mientras que en una mesa redonda tanto la gente que debate como los que oyen y preguntan conocen el tema de forma suficiente para participar en el debate. La mesa redonda suele conducir a discusiones y polémica. El lenguaje es formal.

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Tipos de Paneles Paneles de Clientes:

Se trata del panel más común y habitual, y está conformado por Clientes actuales que voluntariamente desean participar en esta iniciativa.Por lo general se les recompensa con descuentos y promociones en sus productos y/o servicios.

Paneles de Expertos:Este panel está conformado por expertos del sector, en muchos casos ex-empleados de la firma que se hayan retirado o jubilado de la actividad.

Paneles de Expertos:Con este panel podemos prever desvíos e impactos negativos ante cambios en la organización.

Paneles de Competencia:Se trata de un grupo de colaboradores que consumen y utilizan productos y servicios de forma habitual con otros proveedores, competidores de nuestra firma.

Es la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados voluntaria o accidentalmente. La reunión es una de las expresiones más características de todo ser vivo que se considere gregario y esto es especialmente importante en el caso del ser humano.

Reunión

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Uno de los casos más característicos de reunión es aquél que tiene que ver con cuestiones profesionales o laborales. En este ámbito, las personas reunidas se juntan para trabajar sobre elementos en común y delinear futuras acciones, para hacer un análisis de lo realizado, para asignar tareas, para controlar diferentes aspectos de la labor de todos. En estos casos, las reuniones suelen ser formales, con un vocabulario específico y relativo a la temática a desempeñar.

Seminario

Es una reunión especializada, de naturaleza técnica o académica, que intenta desarrollar un estudio profundo sobre una determinada materia. Por lo general, se establece que un seminario debe tener una duración mínima de dos horas y contar con, al menos, cincuenta participantes.

Concretamente podemos establecer que el sentido de la puesta en marcha de cualquier seminario es que los asistentes al mismo entren de lleno y a fondo en una materia concreta. Pero no sólo eso sino que además estudien la misma desde un punto de vista mucho más práctico que será el que se convierta en una herramienta de gran ayuda profesional para los mismos.

El aprendizaje en un seminario es activo, ya que los participantes deben buscar y elaborar la información en el marco de una colaboración recíproca entre sí y a partir de la interacción con el especialista.

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Características de un Seminario

Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al tema y un nivel de información semejante acerca del mismo.

El tema o materia del Seminario exige la investigación o búsqueda específica en diversas fuentes. Un tema ya elaborado y expuesto en un libro no justificaría el trabajo de Seminario.

El desarrollo de las tareas, así como los temas y subtemas por tratarse, son planificados por todos los miembros en la primera sesión del grupo.

Los resultados o conclusiones son responsabilidad de todo el grupo de seminario. El facilitador es un miembro más que coordina las labores pero no resuelve de por sí.

Todo Seminario concluye con una sesión de resumen y evaluación del trabajo realizado.

El Seminario puede trabajar durante varios días hasta dar término a su labor. Las sesiones suelen durar dos o tres horas.

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Torbellino de Ideas

Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.

La capacidad de establecer nuevas relaciones entre hechos o integrarlos de una manera distinta. Los miembros exponen con la mayor libertad sobre un tema, con el objeto de producir ideas originales o soluciones nuevas.

CumbreReunión del más alto nivel cuyos integrantes son los más altos dignatarios representantes de diversos Estados u Organismos Internacionales.

Mesa RedondaLos expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos. Lo componen un número reducido de expertos, pueden ser 4 o 6 y exponen en forma individual o formando pareja. Es coordinado por un director o moderador. La extensión no debe ser mayor a los 50 minutos para permitir luego preguntas.

Comités de Eventos.

Su objetivo en un primer momento es dar a conocer la existencia de la Asociación en losniveles tanto académico, social, familiar, así como local, nacional e internacional. Luego,mantener contacto permanente con los medios de comunicación para apoyar los proyectos.Además organizar los eventos propios de la Asociación o en beneficio de ella.

Comité de Promoción y Relaciones Públicas

Lleva las relaciones comerciales con entidades y empresas a efectos de publicidad, venta, alquiler, regalo de productos y promoción del evento. Diseña estrategias para la búsqueda de

patrocinadores y acciones comerciales con otras empresas, para la venta del evento y para la fidelización de los patrocinadores.

Diseña y organiza las acciones de relaciones públicas entre los patrocinadores y espónsores y el público general.

Dispone de instalaciones y condiciones de trabajo para los medios. Prepara, coordina, dirige las

ruedas de prensa.

Funciones

Comités de Eventos.

Está coordinación tiene por finalidad conseguir y manejar los recursos financieros que se generen durante el evento.

Comité De Finanzas

Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general.

Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las finanzas.

Elaborar y controlar el flujo de dinero.

Funciones

Elaborar el presupuesto para montar e evento. Autorizar, programar y realizar el pago a

proveedores. Controlar los recursos financieros. Solicitar apoyos financieros.

Elaborar el catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto de un evento.

Presentar el informe financiero.

Comités de Eventos.Comité de ProgramasPresta apoyo al comité organizador en

todo lo concerniente a la estructuración del programa general del evento

Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.

Escoger temas a tratar y actividades a realizar.

Funciones

Estructurar un programa técnico. Seleccionar a los conferencistas o ponentes.

Seleccionar coordinadores de actividades. Establecer los mecanismos para la preselección

y hacer la selección final del trabajo Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin

de revisar las actividades ejecutadas y programar acciones pendientes.

Comités de Eventos.Comité de Apoyo y Servicios Generales Se encarga lo referente a la

planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento

Reservación del centro de convenciones. Montaje de los salones. Alquiler de equipos de sonido. Alquiler de todos los equipos audiovisuales. Reproducción del material. Organización y contratación del personal

técnico.

Funciones

Comités de Eventos.

El objetivo del Comité de Transportes es promover el que sus miembros contribuyan a satisfacer las necesidades humanas de movilidad de las personas y bienes, fomentar el desarrollo profesional de sus miembros, mediante el apoyo y estímulo a la formación, investigación y al intercambio de información en los temas del transporte y cooperar para el logro de un transporte seguro, cómodo y eficaz, en beneficio de la colectividad.

Comité de Transportes Funciones

Contratar los autobuses y automóviles en el número acordado por el Presidente del Comité Organizador, de acuerdo a las necesidades de comodidad que merecen los Delegados.

Disponer en el aeropuerto los automóviles o buses para el traslado de los Delegados al Hotel.

Asignar al Delegado o Expositor que por su rango lo amerite, un automóvil para su uso exclusivo.

Capacitar a los choferes de los autobuses en relación a las normas de protocolo, de lugares turísticos, de los países que asistirán.

Coordinar con las comisiones de Recepción y Despedida, de Registro, de Eventos y Programa Social, de Prensa y Difusión.

Comités de Eventos.Comité de Seguridad y EmergenciaEs el personal responsable de la evacuación debe estar informado si en el recinto se encuentran personas con discapacidad o con movilidad reducida que necesiten ser auxiliados durante la evacuación por terceras personas. Dicho plan se plasmará en planos en los que se indique la ruta de evacuación desde cada una de las áreas que comprende el recinto. En todo caso debe cumplirse con la normativa estatal de seguridad en caso de incendio o emergencia.

Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes.

Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a los prestatarios de servicios.

Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.

Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.

Funciones

Comités de Eventos.Comité de Recepción

Su papel será el de anfitrión de los asistentes en todos los eventos de la reunión.Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes. Recibir a todos los invitados especiales. Brindar toda la información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados.

Funciones Es el responsable de dar la bienvenida a todos los

participantes. Recibir a los invitados especiales. Brindar toda la información tanto de las

actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados

Controlar todo lo relativo a la inscripción de los Delegados, Observadores, Acompañantes, Directores, Profesores y Estudiantes, por medio de los formularios de registro.

Elaborar conforme a las listas proporcionadas por las comisiones de Recepción y Despedida, de Alojamiento, relacionados por países de los participantes, con antelación a su llegada.

Tener previstas las llegadas de última hora y personas que no se registraron previamente.

Mantener el suficiente número de gafetes en blanco para ser llenados en el mismo momento.

Ordenar las tarjetas de registro por países, las mismas que contendrán los siguientes datos: nombre participante, nacionalidad, cargo, representación, datos del hotel.

Coordinar con las Comisiones de Recepción y Hospitalidad, de Alojamiento, de Prensa y Difusión.

FuncionesComité de Registro

Comités de Eventos.

Se encarga de coordinar todo lo referente la inscripción. Diseñar las planillas de inscripción. Entregar el material. Suministrar información

Comité de Alojamiento

Comités de Eventos.

Tendrá como función principal lograr que los participantes que formen parte del desarrollo del programa del evento cuente con una habitación de acuerdo a sus necesidades y, para conocer un poco acerca de los gustos se necesitará mantener una comunicación constante con el comité de exposiciones que será el encargado de elegir a los empresarios que participarán en el evento

Funciones Seleccionar a los hoteles que mas se

apeguen a las necesidades de cada empresario.

Reservar las habitaciones con tiempo anticipado aprox. De dos semanas.

Asegurarse de la comodidad del empresario

Asignar habitaciones a los invitados especiales

Realizar el check out de las habitaciones. Revisar que no haya ninguna inconformidad

por parte del hotel así como por parte de los huéspedes

Comité de Alimentos y Bebidas

Comités de Eventos.

Funciones

Es el responsable de supervisar y organizar los alimentos y las bebidas durante el evento

Seleccionar todo lo concerniente a bebidas y alimentos para un evento.

Asegurar que los horarios de las comidas sean flexibles.

Organizar la comida en horarios apropiados.

Llevar un control de las comidas, se recomienda el uso de boletos o cupones.

Conocer las costumbres alimenticias de los participantes.

Saber cada uno de los tipos de técnicas grupales que podamos aplicar en la organización de eventos, es

muy importante ya que nos especifican los espacios, tipo de público, métodos y otras características que debemos de tomar en cuenta si queremos realizar cualquier evento, bien sea educativo, tecnológico,

recreativo, entre otros. Cada uno requiere el uso de un comité organizador ya que si una sola persona realiza todos lo requerido para que salga a la perfección el

evento seria algo estresante y hasta no podrían cumplirse las expectativas establecidas al principio de

la planificación.

Importancia

Bibliografíahttp://www.gerza.com/tecnicas_grupo/todas_tecnicas/conferencia.htmlhttp://es.wikipedia.org/wiki/Oratoriahttp://blog.eventioz.com/congresos-y-ferias/organizar-un-congreso/http://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/los_congresos_que_son_finalidad_donde_se_celebran_cuando.htmlhttp://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/tipos_de_congresos_criterios_de_clasificacion.htmlhttp://www.braintrust-cs.com/metodologias/paneles-propietarios/tipos-de-paneleshttp://temasselectosdeturismo.blogspot.com/2013/02/tipos-de-reuniones.htmlhttp://www.utp.edu.co/asopadres/comite-de-relaciones-publicas.pdfhttp://es.slideshare.net/crismarla/los-comites-de-un-eventohttp://www.iies.es/Comite-de-Transportes_a48.htmlhttp://es.slideshare.net/zully_carvajal/comites-de-recepcion-y-registrohttp://clubensayos.com/Temas-Variados/Comite-De-Alojamiento/452272.html