table des matièresdisponible. cependant, chacun d'entre vous pourra découvrir des "trucs...

Les logiciels InformaStock inc. 1

Table des matières INTRODUCTION............................................................................................................................................2

MOT DE BIENVENU.......................................................................................................................................................... 2 SUPPORT TÉLÉPHONIQUE ............................................................................................................................................... 2 CONVENTIONS TYPOGRAPHIQUES.................................................................................................................................... 3

ÉQUIPEMENT REQUIS.................................................................................................................................................. 3 INSTALLATION ................................................................................................................................................................ 4 MENU PRINCIPAL ............................................................................................................................................................ 6 INITIALISATION................................................................................................................................................................ 7

CONFIGURATION.........................................................................................................................................8 MENU CONFIGURATION ................................................................................................................................................... 8 INFORMATION COMPAGNIE .............................................................................................................................................. 9 CONFIGURATION IMPRIMANTE........................................................................................................................................ 10 CONFIGURATION FACTURE ............................................................................................................................................ 11

CONFIGURATION COUPON-CAISSE ............................................................................................................................. 12 CONFIGURATION DES SORTIES .................................................................................................................................. 13 ONGLET ÉTAT DE COMPTES ...................................................................................................................................... 16 PARAMÈTRES DE FACTURATION................................................................................................................................. 17

MENU DES CAISSIERS / VENDEURS ................................................................................................................................ 23 GESTION DES DÉPARTEMENTS ...................................................................................................................................... 26 MENU GRAND LIVRE...................................................................................................................................................... 27 CONFIGURATION WINDOWS .......................................................................................................................................... 36

FACTURATION............................................................................................................................................38 GÉNÉRALITÉS SUR LA FACTURATION.............................................................................................................................. 38 FACTURER ................................................................................................................................................................... 42

MÉTHODES DE PAIEMENT.......................................................................................................................................... 43 UTILISATION DES CLÉS FINALES................................................................................................................................. 43 AUTRES TRANSACTIONS............................................................................................................................................ 47

LES FONCTIONS SPÉCIALES........................................................................................................................................... 49 SOUS-MENU DE LA FACTURATION .................................................................................................................................. 62

COMPTES CLIENTS ...................................................................................................................................68 SOLDE OUVERT OU SOLDE REPORTÉ.............................................................................................................................. 68 DOSSIER CLIENT........................................................................................................................................................... 70 LES FONCTIONS............................................................................................................................................................ 72 GESTION DES PAIEMENTS ............................................................................................................................................. 77 MENU FIN DE MOIS........................................................................................................................................................ 80 MENU RAPPORTS ......................................................................................................................................................... 82 MENU UTILITAIRES........................................................................................................................................................ 85

INVENTAIRE ...............................................................................................................................................91 MENU ARTICLE ............................................................................................................................................................. 92

CRÉATION / MODIFICATION ARTICLE............................................................................................................... 94 CHANGEMENT DE PRIX................................................................................................................................................ 104 MENU FOURNISSEUR .................................................................................................................................................. 108 MENU RAPPORTS ....................................................................................................................................................... 111

RAPPORTS D’INVENTAIRE........................................................................................................................................ 118 RAPPORTS STATISTIQUE DE VENTES........................................................................................................................ 120 RAPPORTS STATISTIQUES D’INVENTAIRE .................................................................................................................. 124

MENU DES COMMANDES ............................................................................................................................................. 127 MENU PRISE D’INVENTAIRE.......................................................................................................................................... 140 MENU UTILITAIRES...................................................................................................................................................... 143 CARACTÈRES RÉSERVÉS ............................................................................................................................................ 146

GARANTIES ET CONDITIONS .................................................................................................................147


Introduction Mot de bienvenu Bravo et merci, vous venez d'acquérir le logiciel de point de vente le plus performant de sa catégorie. Développé depuis 1987, InformaStock sera un outil de gestion précieux pour votre commerce. Plusieurs commerçants ont collaboré avec notre équipe de développement/ recherche, ce qui nous a permis d'obtenir rapidité, performance et facilité d'utilisation. Plusieurs modules sont disponibles, ce qui vous permettra de personnaliser votre point de vente selon vos besoins. En annexe, vous trouverez la liste de ceux-ci. Vous faites maintenant parti de la grande famille des utilisateurs des logiciels de point de vente InformaStock. Bienvenu chez vous! IMPORTANT N'oubliez pas de compléter votre carte d'enregistrement en ligne pour obtenir toutes informations de mise à jour, d'utilisation supplémentaire ainsi que nous aider à vous donner un meilleur service à la clientèle. BRIS Tous les logiciels InformaStock ont été conçus pour une fiabilité maximale. On ne peut cependant pas prévenir les détériorations physiques des équipements, ni les fluctuations électriques. Il est alors prudent de bien entretenir vos équipements et de faire régulièrement des copies de sécurité. Dans certains commerces l’utilisation de batterie backups et/ou régulateur de courant est fortement recommandé. Support téléphonique Les logiciels InformaStock Inc. assure un support national sur tous ses produits. Ce service nous permet de répondre aux questions qui peuvent survenir sur l'utilisation générale de votre point de vente. Pour les quatre-vingt-dix (90) premiers jours, suite à l'installation de votre logiciel de point de vente, vous avez accès gratuitement à notre ligne (800) support et utilisation. Passé ce délai, vous pouvez vous procurer un service annuel. L'apprentissage de votre point de vente peut être fait avec le mode d'entraînement inclus dans votre logiciel. Il est important de prendre le temps nécessaire pour bien comprendre les options offertes, d'utiliser votre manuel et votre compagnie d'entraînement. Le service à la clientèle d'InformaStock est fourni par des gens compétents qui sont formés pour répondre rapidement à toutes vos questions, pourvu que celles-ci se rapportent sur l'utilisation de votre point de vente. Malheureusement, le nombre toujours croissant des nouvelles installations ne nous permet pas d’assurer la formation d'un usager via le service (800). Nous ne pouvons également pas réparer les équipements ni configurer tout autre équipement non présent dans la configuration normale d'InformaStock. Nous ne sommes en aucun moment habilité à répondre aux questions d'ordre fiscal ou comptable se rapportant à votre compagnie. Aussi, assurez-vous de disposer de ce genre d'information auprès de votre comptable. Nous avons tenu à maintenir la même norme tout au long de l'utilisation d'InformaStock. Il est très important de toujours bien observer votre écran. Au bas de celle ci vous sont indiquées les commandes à utiliser. Si de l'aide est disponible, un écran apparaît vous donnant les instructions. Si une erreur d'utilisation survient un petit écran apparaît, avec avertissement sonore, vous indiquant les raisons de votre erreur.


Ce manuel est une source d'information générale sur l'utilisation du système et il vous définit chaque fonction disponible. Cependant, chacun d'entre vous pourra découvrir des "trucs et astuces" propre à votre commerce. InformaStock a été conçu pour être utilisé par des non informaticiens. Soyez sans crainte, si par hasard vous hésitez à une question ou une option, téléphonez nous. Pour rejoindre notre service à la clientèle, veuillez composer un des numéros suivants, de 9:00 à 17:00 (HNE) du lundi au vendredi.

1-800-363-1322 Ou pour toutes autres raisons ou renseignements au : (450) 649-2335 Regroupez vos questions avant de téléphoner et consultez d'abord votre manuel. Avant de téléphoner, assurez-vous d'avoir votre numéro de site et votre manuel à la main. Le numéro de site apparaît à l'endos de vos disquettes d'installation et au menu principal en bas à droite. Exemple: CBI0001400 Si vous désirez vous abonner à l'un des différents supports annuels offerts par Les logiciels InformaStock Inc., veuillez remplir le feuillet d'inscription, que vous trouverez dans l'emballage, et retournez-le à l’adresse suivante : C.P. 35 Ste-Julie (Québec) J3E 1X5 Conventions typographiques Afin de faciliter la lecture de ce manuel, nous avons inclus les quelques conventions typographiques suivantes: [F1] Les clés du clavier demandées à l'utilisateur sont illustrées par des crochets et en italique [F1] dans le texte et

par des crochets et en caractères gras [F1] s’il fait partie d’un écran InformaStock. <<CAISSIER>> Lorsque dans le texte, on utilise un mot réservé, celui-ci est placé entre guillemets. Départ Lorsque dans le texte, on vous demande de taper une commande à votre écran, celle-ci est inscrite dans ces caractères. menu Rapport: Pour chaque appel de menu, le nom du menu commence par une lettre majuscule. Attention: Les messages inscrits en caractères gras sont importants. Prenez le temps de bien lire ces

types de messages avant de passer à la prochaine étape du manuel. Équipement requis Les systèmes de point de vente InformaStock exigent les caractéristiques matérielles suivantes:

InformaStock est recommandé pour un ordinateur muni d’un processeur Pentium II 400 Mhz ou supérieur. Un minimum de 200 Mhz est requis. Il est recommandé d’avoir 64 MO de mémoire vive (32 MO minimum). Finalement, une carte vidéo supportant une résolution de 800x600 en 16 bits (65535 couleurs) est requise.

InformaStock requiert Windows 98 ou supérieur. L’installation avec Windows 95 demeure possible, mais

nous ne pouvons en garantir le fonctionnement. Par conséquent, toute installation sur la plate-forme Windows 95 ne sera pas supportée par notre service à la clientèle.

InformaStock fonctionne tout aussi bien sur des écrans monochromes que couleurs.


LES LOGICIELS INFORMASTOCK INC NE PEUVENT PAS SUPPORTER UN MALFONCTIONNEMENT DU POINT DE VENTE SI CES REGLES NE SONT PAS SUIVIES. UN SYSTÈME DE SÉCURITÉ PROTÈGE LE LOGICIEL CONTRE LA COPIE ILLÉGALE. TANT AU NIVEAU DE L'INSTALLATION QUE DES MISES-A-JOUR DES NOUVELLES VERSIONS. Installation InformaStock est livré sur un CD-ROM. Voici la méthode à suivre pour l'installation d'InformaStock sur votre disque rigide. • Si l’option d’exécution automatique des CD-ROM est activée, l’écran suivant apparaîtra automatiquement en

insérant le CD d’InformaStock:

Simplement cliquer sur le bouton Installer et suivre les instructions du programme d’installation. • Si l’option d’exécution automatique n’est pas activée, veuillez suivre les étapes suivantes :

1) Fermer toutes les fenêtres ouvertes jusqu’à ce que vous soyez revenu au bureau (toutes les icônes avec

l’image de fond d’écran). Trouvez et double-cliquer sur l’icône portant le nom “Poste de travail” :

Dans Windows XP : Dans Windows 98 : 2) Double-cliquer sur l’icône du CD-ROM (dans ce cas-ci, le CD-ROM est le lecteur D). Noter que la présentation

des lecteurs peut varier selon votre configuration (ex : les icônes peuvent être plus grandes).


EXÉCUTEZ LE PROGRAMME Pour exécuter InformaStock, simplement double cliquer sur l’icône « InformaStock » sur le bureau de l’ordinateur. Vous pouvez aussi parcourir à partir du menu Démarrer -> Programmes -> InformaStock -> InformaStock 7.x. Le programme est alors chargé en mémoire. Si le programme ne s'exécute pas, contactez Les logiciels InformaStock Inc. Nous pourrons vous aidez à trouver l'erreur, par contre les instructions concernant l'installation et le matériel compatible doivent avoir été suivies à la lettre. UTILISATION GÉNÉRALE Les programmeurs d'InformaStock n'ont ménagé aucun effort lors de la conception de l'interface usager d'InformaStock. Tout a été mis en place dans le but de faciliter la tâche à l'utilisateur. Dans les prochains paragraphes, nous tenterons d'expliquer les standards utilisés dans InformaStock ce qui vous permettra de mieux comprendre le fonctionnement de tous les modules et options disponibles avec InformaStock.


Menu principal Une bonne connaissance de vos menus facilite vos déplacements dans le point de vente InformaStock. Voici une petite explication de votre écran principal.

La première ligne du menu vous indique l'endroit dans le point de vente où vous êtes situé.

MENU PRINCIPAL - INFORMASTOCK

ENDROIT Ensuite vient le nom de la compagnie dans laquelle vous vous trouvez (dans le cas présenté ci-haut, DEMO). De base il y a votre compagnie créée lors de l’installation et la compagnie DÉMO (mode d’entraînement). Le choix sur lequel le curseur est positionné est surligné d’une couleur contrastante. Lorsque vous avez un titre avec le mot Menu, vous entrez dans une option avec un nouveau menu. Si votre curseur est situé sous une option directe, vous exécutez une action immédiate ou entrez directement dans un écran. Vous accédez au menu soit en positionnant votre curseur avec les flèches sur votre choix et en appuyant [Enter], soit en appuyant directement le numéro au menu ou en cliquant le bouton de gauche de la souris sur le choix désiré. Voici les principales touches utilisées dans InformaStock: [Esc] (RECULE) vous permet de revenir à l'étape précédente du programme, c'est à dire au menu, sous

menu ou écran précédent ou pour sortir d'une fenêtre. [F1] (AVANCE GLOBAL) vous permet d'enregistrer, d'imprimer ou d'accéder à l'écran qui suit, selon

l'endroit où vous vous situez dans le programme [Enter] (AVANCE LIGNE A LIGNE) vous permet de passer d'un champ, d'une ligne à l'autre dans un même

écran. [?] (INTERROGE) vous permet d'avoir accès à une fenêtre de recherche sur les numéros de produits,

les comptes-clients, les fournisseurs, les mises de côté, les commandes spéciales, ...


Initialisation A chaque fois que vous ouvrez InformaStock, vous devez inscrire correctement la date (JJ.MM.AAAA) ainsi que l'heure réelle (HH.MM.SS). Appuyez [Enter] pour confirmer que la date et l'heure sont exactes. Sinon, entrez les bonnes informations. InformaStock initialisera automatiquement l'horloge de votre ordinateur. Appuyez [Esc] pour revenir à la date lorsque votre curseur est au début de l'heure ou la flèche vers la gauche pour une correction à l'intérieur d'un champ. Si vous avez commencé à modifier la date ou l'heure vous devez obligatoirement compléter l'information. Sinon, vous devrez confirmer l'inscription de votre date. Si la date a déjà été utilisée lors d'une fin de journée, un message vous demandera de confirmer que c'est la bonne date. Si vous dites oui, vous devez entrer le mot de passe gérant. Le système utilisera cette date et lors de votre fin de journée, il ajoutera les transactions effectuées à nouveau pour cette journée à celle déjà fermée. Si vous désirez corriger une journée antérieure, c'est la façon de faire, quoique peu recommandée. N'oubliez pas que vous pouvez toujours, dans votre journée, replacer la bonne date car c'est lors de la fermeture de la caisse que le système utilisera la date initialisée ici et qui servira de référence pour les statistiques ultérieures. Bref, l'entrée de la date et de l'heure n’est pas critique, mais est tout de même importante. Portez donc une attention particulière de quelques secondes. Mot de passe Un mot de passe (Gérant ou Commis) peut vous être demandé pour avoir accès à un menu. Tous les mots de passe doivent contenir 10 caractères obligatoirement. Si votre mot de passe est inférieur à 10 caractères, vous devez le compléter avec des zéros (0) et non des "o". Si vous vous trompez, le message suivant s'affiche: "Ce mot de passe n'est pas autorisé" et vous revenez à la facture. Si vous désirez modifier vos mots de passe Gérant ou Commis, aller à partir du menu principal dans la section [4] Menu configuration au choix [1] Information Compagnie. Les logiciels InformaStock Inc. sera toujours capable d'accéder à cette section même si vous avez oublié votre mot de passe. Appelez notre service à la clientèle. Il est cependant prudent d'inscrire un mot de passe que vous pourrIez retenir facilement. Mot de passe Gérant par défaut InformaStock possède par défaut un mot de passe gérant: 0000000000 APPUYEZ [Enter] Le mot de passe Gérant permet d'enter dans toutes les sections concernant la gestion de votre inventaire. Mot de passe Commis par défaut InformaStock possède par défaut un mot de passe Commis: 0000000000 APPUYEZ [Enter] Le mot de passe Commis permet d'effectuer la fin de journée et de quitter le point de vente.


Configuration Menu configuration Cette section vous permet de configurer adéquatement votre point de vente InformaStock. Grâce à des paramètres de contrôle, l'indication de tous vos accessoires matériels, la structure de travail que vous voulez implanter. Vous personnalisez l'utilisation de votre point de vente InformaStock. La puissance d'InformaStock dépendra donc de la façon dont vous initialiserez votre configuration. Cette section peut être protégée par le mot de passe gérant. La première étape que vous avez à compléter lorsque vous installez votre logiciel de point de vente est de vous assurer d'inscrire l'information obligatoire dans les choix suivants: Information compagnie Configuration facture Liste des caissiers Gestion des départements Toutes modifications, ajouts ou retraits d'équipement, de vendeurs ou de départements devront aussi être modifiés dans votre configuration de point de vente. Après avoir complété ces étapes, vous êtes prêt à facturer en mode CAISSE peu importe votre catégorie de logiciel. Vous accédez à la section de configuration en sélectionnant [4] au menu principal d'InformaStock. Votre menu de configuration est le suivant:

Faites [Esc] pour revenir au menu principal.


Information compagnie Lorsque vous choisissez l'option "Information compagnie", l'écran suivant s'affiche après avoir inscrit le mot de passe :

MOT DE PASSE Tous les mots de passe doivent avoir dix caractères obligatoirement, ceux-ci se complèteront par des zéros (et non des "o") si votre mot de passe est inférieur à dix caractères. N.B.: Les logiciels InformaStock Inc. sera toujours capable d'accéder à cette section même si vous avez oublié votre mot de passe. Il est cependant prudent d'inscrire un mot de passe que vous pourrez retenir facilement. MOT DE PASSE GÉRANT PAR DEFAUT 0000000000 APPUYEZ [Enter] Permet d'entrer dans toutes les sections concernant la gestion de votre inventaire, d'accorder des autorisations gérant dans la facture, d'exécuter les indexations ou remises à zéro. MOT DE PASSE COMMIS PAR DÉFAUT 0000000000 APPUYEZ [Enter] Permet d'effectuer la fin de journée, de quitter le point de vente et effectuer les communications. NOM DE LA COMPAGNIE Inscrivez votre nom de compagnie, adresse, numéro de téléphone, télécopieur car ceux-ci seront utilisés plus tard par votre logiciel pour les factures régulières (8 1/2 x 7). La première ligne, nom de la compagnie a déjà été enregistré par l'installation de votre logiciel. C'est le nom abrégé de la compagnie que vous avez donné et c'est aussi cette ligne d'information qui apparaît avec le titre de chaque menu. #TVQ #TPS Selon les lois gouvernementales, toutes vos factures doivent indiquer vos numéros de taxes. C'est ici qu'elles doivent être enregistrées et corrigées, s'il y a lieu. Vos numéros d'inscrits aux taxes apparaissent sur chaque facture faite par InformaStock dans votre compagnie.


QUITTER Toujours quitter cet écran en enregistrant vos inscriptions par [F1]. Si vous appuyer la touche [Esc], la fenêtre suivante apparaîtra afin de vous faire penser à enregistrer les modifications effectuées dans celle-ci. Si aucune modification n'a été apportée, vous pouvez quitter sans enregistrer.

Configuration imprimante Les valeurs ici mentionnées sont bonnes pour la majorité des imprimantes matricielles. Si vous ne disposez pas d’une telle imprimante, vous pouvez passer à la prochaine section. Cette section sert à configurer adéquatement votre imprimante. A l'aide du manuel d'instruction de votre imprimante, vous entrez les codes associés au mode d'impression que vous désirez employer.

Si un rapport imprimé n'a pas l'alignement adéquat, vérifiez votre configuration d'imprimante. Ces valeurs par défaut sont compatibles avec la majorité des imprimantes. Toujours faire [F1] pour enregistrer les modifications apportées. Avec les formulaires InformaStock (facture, état de compte) votre imprimante rapport doit avancer en mode 6 lignes au pouce (verticalement) et imprimer en 12 caractères au pouce (horizontalement). Avec votre facture coupon-caisse, les codes d'imprimantes à vérifier sont les codes de gras et de 12 caractères au pouce. N.B. Si vous utilisez par exemple une imprimante à coupon d'Epson assurez-vous que votre imprimante rapport

soit elle aussi en mode Epson (physiquement) et que le 12 caractères au pouce soit bien [12] [77] [00] En résumé, si vous utilisez une imprimante coupon-caisse et une imprimante à rapport, assurez-vous que les deux imprimantes soient dans les mêmes modes. Les imprimantes coupon-caisse qui fonctionnent en mode IBM étant très rares, le mode Epson est normalement utilisé.


L'indication "Marge facture" peut être utilisée seulement avec certaines imprimantes (8 1/2 x 11) afin de faciliter le détachement sur le pointillé de vos factures régulières. Ainsi, le premier champ sert à indiquer le nombre de pouces. Marge fact.: [01] [00] [00] pour 1 pouce et le deuxième champ est utilisé pour indiquer un nombre de lignes Marge fact.: [00] [03] [00] pour 3 lignes Attention, c'est l'un ou l'autre qui doit être utilisé, pas les deux en même temps. Ce système automatique pour certains modèles d'imprimantes Roland et Panasonic permet de reculer du nombre de lignes ou de pouces la facture avant l'impression et de l'avancer d'autant après. Configuration facture Dans cette deuxième étape de votre configuration, vous avez accès à plusieurs écrans, celles-ci sont accessibles page par page grâce à [F1]. Notez bien qu’ici avec [Esc] les modifications sont enregistrées et cela vous permet de revenir à la page précédente. La personnalisation de votre coupon-caisse et les paramètres de contrôle de facturation s'effectuent à cette section importante. Portez une attention particulière à cette section, elle vous permettra d'utiliser votre point de vente selon vos besoins particuliers. N.B. Une fois la configuration terminée et fonctionnelle selon vos besoins, conservez cette information en sécurité.

Si jamais votre configuration était changée par erreur, il serait alors rapide de réinscrire les informations. Chaque poste de travail peut avoir ses propres spécifications. Ainsi, même en réseau la configuration des postes doivent être faite à chaque poste de travail. IDENTIFICATION DE BASE Le premier écran à compléter est l'identification de votre magasin. Voici l'écran:

Logo Le logo est affiché lorsque vous entrez dans votre point de vente. Vous avez un espace de 25

caractères disponibles. Magasin Vous indiquez, par exemple, la succursale de votre commerce ou le nom de votre magasin. Cette

information apparaîtra dans l'écran de facturation, sur certains rapports et sur vos étiquettes produits. Vous avez un espace de 20 caractères disponible.

Num lock Si vous désirez faire allumer automatiquement votre touche [NumLock] en entrant dans InformaStock (utile pour certains types d'ordinateur ex.: note book).

Délai Pour gérer les délais d'apparition des messages d'InformaStock. Selon la rapidité de votre ordinateur, ce délai devra être augmenté de 1 à 9 afin d'avoir le temps pour lire les messages sans retarder inutilement votre système.


Configuration coupon-caisse Cette section vous permet d'inscrire le nom de votre magasin ainsi que les messages publicitaires que vous voulez imprimer sur la facture. Vous pouvez changer ces informations à votre guise selon les événements ou les saisons. C'est ici, également, qu'il vous est possible de réinitialiser vos numéros de facture et d'indiquer (s'il y a lieu) le numéro de caisse de ce point de vente par rapport à vos autres caisses InformaStock.

Entête #1 Cette ligne apparaîtra sur l'entête de la facture coupon-caisse. Elle sera écrite en caractère

allongé, ainsi seulement 20 caractères seront considérés. Entête #2 Cette ligne s'imprimera en-dessous de la ligne entête #1 en caractère allongé également

(Max. 20 caractères). No facture Vous inscrivez le numéro avec lequel vous voulez débuter votre facturation ou réinitialiser

celle ci. Et si vous êtes en réseau chaque caisse devrait avoir une numérotation différente. (caisse #1: 1 000 000; caisse #2: 2 000 000; ...)

Lettre de caisse Cette information sera utilisée par ceux qui sont en lien réseau et identifiera la caisse lors des

communications. No mise de côté Vous inscrivez le numéro avec lequel vous voulez débuter vos mises de côté ou réinitialiser

celles ci. Si vous êtes en réseau chaque caisse devrait avoir une numérotation différente. (caisse #1: 1 000 000; caisse #2: 2 000 000; ...)

No note de crédit Vous inscrivez le numéro avec lequel vous voulez débuter vos notes de crédit ou réinitialiser

celles ci. Et si vous êtes en réseau chaque caisse devrait avoir une numérotation différente. (caisse #1: 1 000 000; caisse #2: 2 000 000; ...)

Message HAUT Les deux premières lignes des messages publicitaires s'imprimeront en entête sur

l'imprimante coupon-caisse et en bas de page sur la facture régulière. Message BAS Les deux dernières lignes des messages publicitaires s'imprimeront au bas de la facture

coupon-caisse seulement. Par la suite, appuyez [F1] pour configurer votre sortie d'imprimante et votre sortie de communication.


Configuration des sorties L'étape suivante est la configuration des sorties série et parallèle de votre ordinateur. Cette section sera habituellement configurée par l'installateur de votre système. Ainsi vous n'aurez pas à modifier cette section, si vous ne changez pas le statut physique de votre équipement. Nous vous suggérons de noter adéquatement et de conserver cette configuration dans votre manuel ou dans vos notes sur InformaStock. Notez aussi toutes modifications, ajouts ou retraits d’équipements au fur et à mesure de l’évolution de votre point de vente. Si jamais votre configuration est modifiée par erreur, vous pouvez donc vous référer à cette feuille. [F1] vous permet de passer cette étape sans la modifier. L’utilisation de la souris est fortement recommandée pour tous les onglets de cet écran.

Onglet Général Cette section permet d’ajouter une imprimante à jet d’encre ou laser à InformaStock. Il s’agit d’une étape nécessaire si vous utilisez une telle imprimante pour un des quatre (4) usages suivants : • Impression d’une facture format laser (compatible avec jet d’encre) • Impression d’étiquettes Windows (formats personnalisés) • Impression d’états de comptes 8.5 x 11 • Impression de billets Windows (formats personnalisés, si vous disposez de l’option Billetterie)

Notez que le pilote de l’imprimante désiré doit déjà être installé dans Windows pour que celle-ci puisse être ajoutée et utilisée dans InformaStock. Pour ajouter une imprimante : Cliquer sur le bouton « Choisir imprimante »

Une fenêtre de dialogue apparaîtra, choisir l’imprimante que vous voulez incorporer parmi la liste des imprimantes installées. Vous obtiendrez alors un affichage comme suit :


Les informations de l’imprimante sélectionnée apparaissent en dessous du bouton « Choisir imprimante ». Vous devez porter une attention particulière au champ DPI. La valeur se situera normalement en dessous de 3000. Si celle-ci est à zéro (0) ou 65535, alors le pilote d’imprimante rapporte mal sa résolution. Vous devrez alors le fixer manuellement en cochant « Fixer le DPI manuellement » et entrer la vraie valeur de DPI de l’imprimante. Le DPI varie d’une imprimante à l’autre et selon la qualité d’impression configurée dans le pilote. Le DPI d’une imprimante à jet d’encre est généralement une des valeurs suivantes : 300, 360, 720, 1440, 2400, tandis que celui d’une imprimante laser est une des valeurs suivantes : 300, 600, 1200, 2400. Vous devez ensuite cliquer le bouton « Ajouter à InformaStock ». Vous pouvez ajouter autant d’imprimantes que nécessaire (ex : une pour les factures, une pour les étiquettes, etc…). Il est possible de modifier les valeurs d’une imprimante ou de la supprimer en la sélectionnant avec la liste déroulante situé juste au dessus du bouton « Choisir imprimante ». Pour sauvegarder les modifications apportées, cliquer le bouton « Enregistrer modifications ». Pour la supprimer, cliquer « Supprimer d’InformaStock ».

Cette partie de l’écran permet de signifier à InformaStock que vous possédez une imprimante matricielle qui vous sert à imprimer les rapports. Ceci permet une rétro-comptabilité pour les usagers des nos anciennes versions. Onglet Facturation

Cette section vous permet de configurer la majorité des composants utilisés lors de la facturation.


Les champs « Port parallèle #1 » et « Port parallèle #2 » sont disponibles pour offrir une rétro-compatibilité avec les usagers qui avaient une ancienne version. Il est fortement recommandé d’utiliser un pilote pour faire fonctionner l’imprimante à coupon ainsi que le tiroir, particulièrement avec Windows XP et plus. Pour ce faire référez-vous à la section « Configuration Windows » et laissez les deux (2) champs (LPT1 et LPT2) à la valeur « Aucune ». Le champ « Imprimante Windows – Formulaire inclus » permet de choisir l’imprimante pour la facture 8.5 x 11. Cette imprimante doit préalablement avoir été ajoutée à InformaStock dans l’onglet Général. En sélectionnant une imprimante, plusieurs choix supplémentaires apparaissent à droite. Vous pouvez alors choisir un logo personnalisé qui s’imprimera sur chaque facture. La valeur affichée sous « Format de l’image recommandé » correspond à la taille optimale de l’image pour assurer une excellente qualité lors de l’impression. Cliquer sur « … » pour parcourir et choisir le fichier bitmap (.BMP) de votre logo. Vous pouvez également choisir le nombre de copies de chaque facture qui seront imprimées lors de la facturation. Dans la section « Autres périphériques », vous pouvez définir une configuration de tiroir si vous avez une imprimante sélectionnée dans les champs LPT1 ou LPT2. Mais comme mentionné précédemment, il est recommandé de configurer le tiroir caisse avec l’imprimante à coupon dans la section « Configuration Windows ». Vous pouvez choisir le port série du poteau afficheur ainsi que celui d’une balance poids s’il y a lieu. Dans le cas précédent, il est important de spécifier la marque de la balance. Onglet Étiquettes

Vous pouvez spécifier l’imprimante à étiquettes Windows ici. La section « Calibration de l’imprimante » permet de modifier l’emplacement du point d’origine (coin supérieur gauche de la première étiquette de la page). En augmentant la correction horizontale, les étiquettes se déplaceront vers la droite, et inversement vers la gauche en la diminuant. En augmentant la correction verticale, elles descendront vers le bas, et inversement vers le haut en la diminuant. Le bouton « Imprimer feuille » permet d’imprimer une page avec une échelle permettant de déterminer plus facilement les valeurs de correction à inscrire.


Onglet État de comptes

Le choix de type d’état de compte « DOS standard » est un format rétro-compatible pour les usagers qui avaient une ancienne version. En sélectionnant le type « Windows (formulaire inclus) », des options supplémentaires apparaissent. Tout comme la facture laser, vous pouvez choisir un logo qui s’imprimera sur tous les états de comptes. La valeur affichée sous « Format de l’image recommandé » correspond à la taille optimale de l’image pour assurer une excellente qualité lors de l’impression. Cliquer sur « … » pour parcourir et choisir le fichier bitmap (.BMP) de votre logo. Vous pouvez également choisir le nombre de copies de chaque état de compte. Dû au formatage de la page, il se peut que le nom de votre compagnie dépasse les limites de la case y étant réservée. Vous pouvez « couper » une portion du nom en diminuant la longueur imprimée dans la section « Autre ». Onglet Billetterie (avec option)

Vous pouvez spécifier l’imprimante à billetterie Windows ici. La section « Calibration de l’imprimante » permet de modifier l’emplacement du point d’origine (coin supérieur gauche du billet). En augmentant la correction horizontale, le billet se déplacera vers la droite, et inversement vers la gauche en la diminuant. En augmentant la correction verticale, il descendra vers le bas, et inversement vers le haut en la diminuant.


Paramètres de facturation Cette section est très importante, veuillez y accorder une attention particulière en lisant les explications.

Trois (6) sections composent cet écran:

1) Facturation rapide 2) Contrôle facturation 3) Messages publicitaires 4) Facturation par défaut 5) Supplément 6) Contrôle divers

FACTURATION RAPIDE Répondre par oui ou non selon votre méthode de travail. Si vous inscrivez non partout, la facture sera très rapide. Les étapes aux écrans de facturation et de méthode de paiement seront les étapes minimales selon le type de transactions effectuées sur chaque facture. Ainsi, par exemple, il est possible de ne pas arrêter à la quantité en indiquant [N] (non) à la ligne QUANTITE, la quantité par défaut sera 1. CONTROLE DE FACTURATION Geler le prix: Impossible de modifier les prix des produits, sans connaître le mot de passe gérant. Création article:Possibilité de créer des articles en facturant. La liste des articles créés pourra être imprimée avec le

rapport de caisse. Catalogue: InformaStock vous permet d'utiliser un catalogue de produit. Ce catalogue contient toutes les

informations du produit, par contre, il ne contient pas d'historique, ce qui vous permet de réduire l'espace disque utilisé. Il transfère, avec votre approbation, les produits appelés lors de la facturation, lors des commandes, des changements de prix... vers votre inventaire.

Avec l'utilisation d'un catalogue, lors de l'entrée d'un produit à la facture, InformaStock effectuera une recherche à votre inventaire. Si le produit n'est pas trouvé, il effectuera une recherche au catalogue de produits.

Renseignez-vous sur les interfaces de catalogues de produits déjà existants chez nous. Des frais de conversion ou de préparation de votre propre catalogue peuvent s'appliquer.


Les SKU: SKU pour produits non inventoriés (ex.: produit saisonnier, usagé, ...). En inscrivant Oui, vous permettez la vente de produits sous n'importe quel numéro. A la facture, vous indiquez le département regroupant ce produit et le prix de vente de celui-ci. Ces produits seront gardés dans vos statistiques de vente et apparaîtront correctement dans votre facture sans alourdir votre inventaire.

N.B.: Vous ne pouvez pas utiliser en même temps la création article par la facture et utilisation de SKU. Un

seul à la fois. Promotion: Sans indiquer de date de prix solde dans vos fiches-produits et si vous avez un prix de promotion

inscrit dans celle-ci, en disant Oui à cette question, votre facturation se fera automatiquement selon le prix solde pour tous vos produits. Si vos produits ont des dates de promotion, celles-ci auront alors priorité.

TPS & TVQ: Au Québec dites N (Non) ailleurs dites O (Oui). Cette question permet de savoir si le calcul de la taxe

provinciale est sur le sous-total de la facture ou sur le sous-total plus TPS. Création client: La création de nouveaux dossiers clients est-elle permise à la facturation? Paiement rapide: [End] Même si des arrêts sont permis à l'écran de méthode de paiement, vous pouvez appuyer sur cette touche

pour accélérer le processus de facturation, si votre client paie comptant. Avec [End] le système vous dirigera immédiatement à la case "Information Paiement" (le total étant automatiquement dans Comptant) afin que vous puissiez inscrire le montant donné par le client et ensuite la facture s'imprimera. Si vous ré-appuyez [End] le montant tendu sera argent juste. [Home] Vous pouvez déterminer vous-même les méthodes de paiement attribuées à chacune de ces touches rapides. [PgUp] [PgDn] Une fenêtre apparaît vous indiquant le chiffre correspondant à la méthode de paiement. Laissez à

zéro (0) pour ne pas utiliser de touches rapides. [1] Pour Visa [4] Paiement Direct [2] Master Card [5] Comptes-clients [3] American Express Les chèques: Vous avez aussi un contrôle sur le droit ou non d'échanger des chèques de vos clients. Si vous

acceptez d'échanger des chèques, indiquez le montant maximal que vous autoriserez.

Un échange de chèque n'est pas un paiement par chèque lors d'un achat, ni un paiement avec un chèque plus élevé que l'achat, ni l'encaissement d'un chèque pour payer une facture compte-client due. C'est simplement la possibilité que vous offrez à certains clients et/ou employés d'encaisser directement chez vous l'argent correspondant à un chèque. Pour ce faire, utilisez le mot réservé "CHEQUE" sous No Article dans la facture.

Les acomptes: Si dans vos politiques de commerce, vous demandez un acompte minimum sur une mise de côté.

Inscrivez % et le taux de pourcentage minimum ou encore $ et le montant minimum demandé. Le montant qui sera suggéré à la facturation mise de côté est simplement une indication du montant de l'acompte à demander à votre client. Un montant inférieur ou supérieur peut être accepté.

$ dans caisse: Lorsque l'argent dans le tiroir dépasse le montant fixé à ce champ, le système vous avertira d'effectuer

un prélèvement. Utilisez le mot réservé RETRAIT avec quantité -1 pour retirer l'argent du tiroir. Ce prélèvement sera considéré dans sur votre rapport de caisse. Vous pouvez continuer à facturer même si la limite est dépassée. Un message apparaîtra entre chaque facture, vous rappelant que vous avez dépassé la limite fixée pour le montant maximum dans votre caisse et pour vous faire penser à retirer de l'argent de votre caisse. Vous devez appuyer une touche pour revenir à votre facturation. Mettre le montant maximum à zéro pour ne pas utiliser cette fonction.


Prix max/ligne: Ce paramètre est très utile dans les commerces où les prix sont toujours très petits (exemple magasin à 1$) ou dans un magasin où une vérification de prix maximum est nécessaire. Vous indiquez le montant maximum (Qté x Prix) qui ne devrait normalement pas être dépassé par vente (ligne) de produits. Les limites du système sont cependant à 9 999.99$ par ligne de facture.

Deux choix s’ajoutent par rapport aux version précédentes :

Rembourser différence cert. Cadeau si diff. Inférieure à « montant ». Ceci permet de gérer la monnaie d’un Certificat cadeau si elle est inférieure au montant spécifié, sinon le système génère une note de crédit. Doit être utilisé avec l’option « Permettre paiement > total pour pmt perso. » de la section Suppléments. Montant maximum de retrait avec paiement direct. Permet de limiter le montant supplémentaire appliqué à une facture payée avec le mode paiement direct.

MESSAGES PUBLICITAIRES Si vous disposez de deux (2) moniteurs, le message spécifié ici défilera sur le 2e écran lorsque le poste est hors de l’écran de facturation. CONTROLE DIVERS La sécurité: Vous pouvez ici mettre ou enlever la sécurité sur les différents menus d'InformaStock. Cependant,

pour certaines fonctions le mot de passe gérant sera toujours demandé. Les décimales: Indiquez si vous désirez travailler avec vos départements (uniquement pour le prix de vente) à 2 ou 3

décimales. Néanmoins, le total de la facture sera dans tous les cas à 2 décimales. Identification: L'identification pour les communications internes (réseau) est utilisée dans les installations à plusieurs

postes. Vous choisissez de vérifier, même si vous êtes en réseau On-line, certaines informations lors de vos transferts de journées, soient :

[0] Mise à jour : inventaire et comptes-clients.

[1] Inventaire seulement [2] Comptes-clients seulement [3] Aucune mise à jour Selon votre configuration de lien On-line, vous indiquez quels types de mise à jour vous avez besoin. Format impression: Le format d'impression identifié ici est utilisé par le format de la facture régulière (8 1/2 x 7) seulement et les possibilités sont:

[0] pour condensé [1] pour 12 caractères au pouce (standard) FACTURATION PAR DEFAUT Permet de spécifier l’écran de facturation par défaut qui sera utilisé. Trois (3) choix sont disponibles : Écran Standard, Écran Épicerie et Écran Tactile (avec option). SUPPLEMENTS Afficher argent US permet d’afficher en tout temps dans l’écran de facturation standard le montant en argent US du total de la facture en cours. Le montant est calculé en fonction du taux US spécifié dans la configuration. 15 MODES DE PAIEMENTS Continuez à appuyer [F1] et vous trouverez la table pour les différentes méthodes de paiement que votre commerce désire utiliser. En plus, des méthodes de paiement de base, vous pouvez inscrire six autres méthodes de paiement de votre choix dans ce tableau.


Inscrire toutes les autres méthodes de paiement acceptées par votre magasin. Le système ajustera automatiquement les fenêtres et les rapports. Inscrivez vos méthodes directement à la suite des autres, c'est-à-dire sur la prochaine ligne disponible. Les lettres F, N, D et U inscrites entre les crochets dans cette table sont des codes utilisés pour les rapports de transactions et/ou lors de la communication avec le siège social. Ainsi pour toutes autres méthodes de paiement que vous inscrivez, vous devrez aussi donner la lettre code correspondante. Vous pouvez changer les méthodes 5 à 10 de ce tableau à votre guise. Les trois premières étant fixes pour tous. ATTENTION: Certaines lettres-codes sont déjà réservées pour les méthodes de paiement du système. Veuillez prendre en considération cette liste: C : Comptant M : Mastercard H : cHèque A : Américan Express V : Visa F : comptes clients N : Note de crédit D : paiement Direct U : Argent US NE LAISSEZ AUCUN ESPACE LIBRE ENTRE CHAQUE MODE DE PAIEMENT.


LES DEPOTS BANCAIRES Après avoir fait encore une fois [F1], apparaîtra l'écran pour les méthodes de paiement pour lesquels vous faites un dépôt à chaque jour.

L'écran s'ajuste selon le nombre de méthodes de paiement opérationnelles que vous avez activées (jusqu'à 15 méthodes différentes). Inscrivez votre choix par Oui pour sélectionner les dépôts qui doivent être effectués par votre boutique à votre banque principale. Cette section sert uniquement à donner les bonnes indications pour les calculs de dépôt sur votre rapport de caisse, format coupon-caisse. De base, c'est comptant et chèque qui sont déposés à chaque soir. Cependant, si vos dépôts de Visa sont faites à la même banque et manuellement à chaque jour, indiquez oui vis-à-vis Visa. Si vos dépôts MasterCard et American Express sont faits à une autre banque ou directement ou encore seulement une fois la semaine, dites Non. La dernier écran à remplir est le suivant:

MONTANT DE BASE FOND DE TIROIR Vous inscrivez au premier champs le montant de base que vous laissez en tout temps dans votre tiroir. Ce montant fixe, à tous les jours, constitue votre fond de tiroir. AFFICHER L'ARGENT LORS DE LA CONCILIATION Si désiré, vous pouvez faire afficher l'argent, dans les activités en cours de la fin de journée, que devrait contenir le tiroir caisse. Si vous répondez Non, le commis fera sa conciliation de caisse selon l'argent dans le tiroir et ne verra pas si le tout balance.


Nous vous suggérons de mettre votre montant de base à zéro (0), si votre fond de tiroir varie à chaque jour, selon votre dépôt précédent ou selon la monnaie disponible en magasin. Néanmoins inscrivez par le mot réservé CAISSE, le fond de tiroir à chaque matin, pour faciliter votre conciliation de fin de journée. TAUX DE CONVERSION DE L'ARGENT US Inscrivez ici le taux avec lequel le calcul de changement d'argent américain (US) devra s'effectuer lors de la facturation. Ce pourcentage dans votre configuration convertira en argent américain le montant dû par le client et indiquera la monnaie à remettre en argent canadien. ACTIVATION MODES DE PAIEMENT

Cet écran vous permet de désactiver certains modes de paiement dont vous voulez bloquer l’accès dans la facturation. La 2e colonne permet d’imprimer un reçu pour certains modes de paiement même si vous êtes en mode reçu off. Appuyez [F1] pour terminer cette section très importante de votre configuration.


Menu des caissiers / vendeurs InformaStock vous permet de gérer 99 caissiers et 99 vendeurs. Les caissiers sont les personnes responsables de la caisse (notion : CAISSIER, CAISSIER FLOTANT) ou parfois directement le vendeur lorsqu’il n’y a pas les deux postes dans votre commerce. Cependant les ventes de chacun d'eux sont enregistrées à leur numéro de vendeurs. Vous inscrivez dans la liste appropriée les noms de chacun des caissiers et de chacun des vendeurs du magasin. A chaque nom correspondra un numéro de vendeur pour la facturation. Cette section vous permet aussi de donner et de gérer les codes de sécurité pour chacun. L'écran pour inscrire vos 99 caissiers est le suivant:

La notion de caissiers est utilisé avec le mot-clé XCAISSE pour gérer le tiroir par X (journée de journée temporaire) par responsable de l'encaissement. Le numéro de caissier est alors demandé avant de faire chacune des factures. Cependant, vous pouvez toujours continuer à enregistrer un numéro de vendeur sur chaque facture. Ainsi les ventes pour chaque vendeur à commission sont quand même inscrites et avec sécurité, car enregistrées par le caissier. Si vous n'utilisez pas la notion de vendeur (mot clé VENDEUR), la liste des caissiers sera considérée par défaut. Vous inscrivez vos caissiers dans la liste suivante :


Vous avez une possibilité de 99 vendeurs et chaque nom possède 15 caractères. Le cumul des ventes est seulement par vendeur. Ce n'est pas ici que vous pourrez voir les ventes totales pour le magasin. Les ventes cumulées ainsi ne sont pas détaillées, consultez plutôt vos rapports de statistique des ventes. Nous vous recommandons de mettre le caissier par défaut (le caissier le plus souvent dans le magasin) à la position 1. Pour les deux listes: [F1] Vous permet d'enregistrer l'inscription effectuée. [F2] Vous permet de détruire un employé de la liste, lorsque celui-ci quitte son emploi. Positionnez-vous

sur la ligne avant d'appuyer sur la touche [F3] Pour imprimer la liste. [F4] Pour transférer les ventes du mois au cumul des ventes. [Esc] Pour quitter sans sauvegarder.


LISTE DES COMMENTAIRES Cette section de la configuration vous servira à inscrire les commentaires les plus couramment utilisés par votre magasin. Le système imprimera les commentaires sur la facture du client à votre demande.

Vous avez le choix entre 20 commentaires de vingt-cinq (25) caractères chacun. Ces commentaires sont accessibles par la touche [?] lors de l'entrée des marchandises dans la fiche maître pour la ligne des commentaires imprimés et lors de la facturation en appuyant [Enter] sous la description d'un article.


Gestion des départements Cette section de la configuration vous permettra d'inscrire toutes vos catégories de vente (couramment appelée département) que vous utilisez dans votre commerce.

Vous avez jusqu'à 199 départements d'une description de quinze (15) caractères chacun. Cependant, le premier département de votre liste doit être le département 000 ESC SUR VENTES. Celui-ci est utilisé dans votre système par la fonction escompte global. Tel que demandé, par le gouvernement ce type d'escompte est taxable. Le tableau des départements déroule à l'aide des flèches vers le haut et vers le bas au fur et à mesure que vous inscrivez ou consultez vos départements. Ces départements sont accessibles par [?] lors de l'entrée des marchandises dans la fiche maître et lors de la facturation caisse en appuyant [?] dans la colonne du numéro d’article. Pour chaque numéro de département, un PLU (fiche-produit) se crée automatiquement, pour vous permettre de facturer sous ce département facilement. Vous pouvez changer le numéro de département par un nouveau numéro de département. Le système remplacera, dans tous les produits, l'ancien numéro par le nouveau numéro. # département peut être des chiffres, des lettres ou les deux. (max. 3 caractères) Description inscrire le nom du département (max. 15 caractères) Taxe vous indiquez P pour provincial, F pour fédéral et N pour non taxable. Taux taxe en pourcentage, le taux établi par le gouvernement Profit inscrire la valeur décimale. Ce champ représente le profit que vous faites en moyenne sur les ventes

faites par département. Ainsi selon le prix de vente inscrit à la facture, le coût et le profit seront calculés selon la valeur ici déterminée.

Dépt.Vente inscrire O pour oui pour toute vente faisant partie de votre chiffre d'affaires et N pour non pour identifier un département non vente.

InformaStock vous permet de séparer les départements non vente, c'est-à-dire des entrées ou retraits d'argent qui ne font pas partis de votre chiffre d'affaire (ex.: les retours de bouteilles, les billets gagnants de loterie, vente de billets d'autobus ou de spectacles,...). Le rapport de fin de journée ainsi que le journal auxiliaire tiennent compte de cette attribution au département. [F1] pour enregistrer de nouveau département. Une compilation s'effectue et ainsi les nouveaux départements

ajoutés à la fin de votre liste seront ré-indexés. Il est très important de ne pas interrompre cette compilation. [F2] pour détruire un département. A la condition qu'il n'existe aucun article utilisant encore ce numéro. [F3] pour faire imprimer la liste de tous vos départements. [Esc] pour revenir au menu configuration sans enregistrer.


Menu grand livre LIEN COMPTABLE Il est possible avec InformaStock d'importer vos informations de revenus et de gestion de caisse dans certains logiciels de comptabilité. Ainsi une écriture quotidienne de toutes les transactions effectuées par la facturation pourra être directement amenée au Grand Livre. Avec le Grand Livre de Fortune 1000 et l'utilisation de compte à six (6) et sept (7) chiffres, vous devez utiliser le mot-clé GLIMP70. Un lien automatique peut s'effectuer avec l'impression du rapport de caisse lors de la fin de journée. Un lien manuel peut s'effectuer sur demande pour la journée ou la période que vous voulez importer à votre comptabilité. Si vous faites votre comptabilité manuellement ou avec un logiciel (Grand Livre) non compatible avec InformaStock vous utilisez alors l'impression du journal auxiliaire pour obtenir d'une date à une autre vos rapports de fin de journées (Z) sous forme d'écriture comptable. Vous n'avez alors qu'à transcrire manuellement cette écriture dans votre grand livre.

ASSIGNATION DES COMPTES L'assignation des comptes est la première étape à établir pour effectuer un lien comptable. Cette étape consiste à identifier chaque compte de grand livre nécessaire pour établir un lien avec votre grand livre et votre point de vente. La nomenclature des comptes doit être équivalente à votre système comptable afin d'avoir une intégration automatique parfaite ou une liste correspondante exactement au même compte. Le système peut établir par défaut une charte comptable. Imprimez le rapport de la liste des comptes du grand livre de votre comptabilité et examiner les comptes nécessaires à un lien comptable pour votre caisse-recette. Si vous avez utilisé la charte par défaut, modifiez ou détruisez les comptes n'ayant pas les mêmes appellations et créez les comptes équivalents.


C'est donc par cet écran de saisie que vous inscrivez, dans InformaStock, vos comptes de grand livre. [F1] pour enregistrer un nouveau compte. [F2] pour détruire un compte. Attention vérifiez si le compte était utiliser dans la charte comptable et inscrire le

numéro qui le remplace. [Esc] pour revenir au menu Grand Livre. CHARTE COMPTABLE Une charte comptable est nécessaire pour établir un lien comptable. La colonne de gauche représente les postes de grand livre nécessaire pour l'écriture comptable provenant de vos fins de journée. La colonne de droite représente vos comptes de grand livre correspondant à votre gestion comptable. Ainsi, une fois vos numéros de comptes inscrits dans l'assignation des comptes, vous les attribuez à chaque activité d'encaissement et de ventes utilisées par votre facturation InformaStock. Chaque type de transactions provenant d’InformaStock doit avoir un numéro de compte de grand livre, même si ceux-ci ne sont pas utilisés présentement dans votre commerce. Vous pouvez utiliser plusieurs fois le même compte. Portez une attention particulière au type de compte qui est demandé par la charte. C’est-à-dire pour les postes de banque, utilisez des comptes qui sont dans la catégorie banque par l’assignation des comptes. Même chose pour les comptes de types : « Autre ».


Pour mieux ventiler chacune des méthodes de paiement utilisées par votre point de vente InformaStock, notez l'utilisation possible de la catégorie Autres pour avoir de la flexibilité au niveau de quelques transactions contenues dans la charte comptable. Après avoir défini pour chaque méthode de paiement le compte de grand livre qui sera affecté par les dépôts, faites [Esc] pour poursuivre votre charte.

Vous avez la possibilité de ne pas utiliser la notion de variation d'inventaire en indiquant le compte 000000 Non variation à cet écran. Le compte 000000 doit avoir été créé préalablement dans l'assignation des comptes (choix 1). Dans cette charte minimum, vos ventes de produits et services sont globalisés, pour les ventiler voir l'étape suivante soit l'assignation des départements. ASSIGNATION DES DÉPARTEMENTS Pour chaque département vous devez identifier un compte de grand livre. Par défaut, la charte comptable identifie le compte de grand livre inscrit à "Ventes Produits" dans votre charte comptable (l'étape précédente).

N.B.: Pour chaque nouveau département créé dans InformaStock, vous devez spécifier le numéro de Grand

Livre associé.


Cette option vous permet de ventiler vos revenus ou encore de regrouper plusieurs départements d'InformaStock dans un même poste de grand livre. Le journal auxiliaire imprime chaque département avec le poste de Grand Livre associé à chacun. Cependant, si vous utilisez une comptabilité compatible à InformaStock, le poste de Grand Livre affecté par plusieurs départements représentera le cumul des départements. INDEXATION COMPTE GL Si vous avez de la difficulté à imprimer une liste de comptes de Grand Livre ou à créer de nouveau compte de grand livre. Ré-indexez vos comptes de grand livre. Il est recommandé de ré-indexer après la création initiale de celle-ci. LISTE DES COMPTES Imprimer à l'écran ou sur papier 8 1/2 x 11 tous les comptes de Grand Livre inscrits dans InformaStock par la première étape du menu grand livre. JOURNAL AUXILIAIRE GL Imprimer à l'écran ou sur papier 81/2 x 11 pour un intervalle choisi (d'une date à une autre) le journal auxiliaire des ventes et transactions à la facture dans un format de grand livre. Le journal auxiliaire vous indique les montants cumulés pour la période demandée selon les colonnes débits et crédits. GÉNÉRER ÉCRITURE Ce choix vous permet d'importer, pour une période donnée, l'écriture du journal auxiliaire directement dans un module de grand livre compatible à InformaStock.

Si une des dates sélectionnées n'est pas une date pour laquelle il y a eu une fin de journée, la fenêtre suivante vous présentera les dates disponibles dans votre système.

Générer une écriture est l'impression, sous forme ASCII dans un fichier d'exportation, de votre journal auxiliaire. Aucune impression sur papier s'effectue c'est le fichier qui se prépare. Une fois terminé, l'écran revient au menu grand livre.


DÉTRUIRE ÉCRITURE Cette option vous permet de détruire une écriture erronée ou d'un mauvais intervalle. Avant qu’elle ne soit traitée par votre module de Grand livre. N.B. Voir pour chaque comptabilité la façon précise de recevoir le fichier d’importation et les étapes à suivre pour accepter l’écriture dans celle-ci. Si l’écriture est déjà importée dans votre Grand Livre, suivez alors les instructions de votre compagnie de Grand livre pour inverser ou détruire une écriture erronée. Exemple de l’impression d’un journal auxiliaire. N. B. Total des débits égal toujours le total des crédits. Sinon il y a un hors-balance sur une fin de journée dans la

période demandée. Le montant dans la variation de l'inventaire égale le montant dans inventaire. InformaStock vous permet de calculer la variation d'inventaire. Donc, votre poste d'inventaire au Grand Livre sera toujours à jour, selon les ventes effectuées. Le montant dans compte-client correspond au total des achats moins (-) le total des paiements. S'il y a plus de paiements que d'achat pour la période choisie, le montant de méthode de paiement du compte-client sera dans la colonne crédit. Les méthodes de paiement utilisées augmentent normalement l'encaisse (poste de banque) ainsi que les comptes à recevoir de votre comptabilité. Les comptes-clients font partis des actifs et les notes de crédit du passif. Dans l'actif ou retrouve aussi (balance normalement au débit) petite caisse, coupon-fournisseur, mise de côté et l'inventaire. Dans le passif, les taxes et commandes spéciales balancent normalement au crédit. Par la suite, on retrouve les postes de revenu par département et intérêt compte-client (au crédit). Pour les trois derniers comptes, vous pouvez établir le type de catégorie de Grand Livre. Exemple: Escompte sur ventes est un revenu (crédit) toujours en négatif (sera alors au débit).

INFORMASTOCK mercredi, 7 mars 2001DÉMO 18 :35, PAGE : 1

JOURNAL AUXILIAIRE DU GRAND LIVRE De : 31/01/2001 à : 28/02/2001 # COMPTE DESCRIPTION DÉBIT CRÉDIT 1) 10100 COMPTANT 1842.38 2) 10110 CHÈQUE 0.00 3) 10200 VISA 0.00 4) 10400 AMERICAN EXPRESS 0.00 7) 12000 COMPTES CLIENTS 5267.63 8) 12050 COMPTES À RECEVOIR (M. de C.) 0.00 5) 10500 AUTRES MÉTHODES (Divers) 0.00 6) 10600 PETITE CAISSE 0.00 9) 13500 INVENTAIRE 1675.78 10) 21400 TVP SUR VENTES 427.12 12) 21600 TPS PERCUES SUR VENTES 437.24 13) 22100 COMMANDE SPÉCIALE 0.00 14) 22200 NOTE DE CRÉDIT 0.00 15) 40100 ÉQUIPEMENTS 35.00 16) 40100 LOGICIELS 2471.75 17) 41000 FOURNITURES 1301.80 18) 41000 CONTRAT DE SERVICE 2257.50 19) 41000 LIVRAISON 23.00 20) 40100 MAIN-D’ŒUVRE 180.00 21) 40100 DIVERS 15.90 22) 40500 INTERET COMPTES CLIENTS 0.00 23) 41000 ESCOMPTES SUR VENTES 7.50 24) 52500 VARIATION DE L’INVENTAIRE 1675.78 8809.19 88019.19


LIEN COMPTABLE AVEC CONCEPT ou FORTUNE 1000 Assurez-vous d'avoir installer votre logiciel comptable et que le répertoire où se trouve votre logiciel: Avantage C:\ Concept est bien situé dans C:\CONCEPT Fortune 1000 est bien situé dans C:\FORTUNE ou F1000.DTA A l'intérieur du répertoire C:\INFOSTOC\TRANSFER, vous devez indiquer un fichier LIEN.COM donnant les indications suivantes: a) le logiciel de comptabilité utilisé b) le répertoire où se situe ce logiciel permettant la lecture du fichier GLIMPORT.XXX (XXX=000..999)

le mot AUTO ou MANUEL pour une écriture automatique ou une génération manuelle Voici des exemples de lien.com : Avantage Concept Fortune C:\ C:\ CONCEPT\DÉMO C : \F1000.dta\DÉMO Manuel\Auto manuel


MENU DES OPTIONS Ce menu vous permet d'initialiser les différentes options disponibles avec InformaStock. Informez-vous auprès des logiciels InformaStock Inc. pour la documentation et les frais relatifs à ces options.


MASQUE COÛT InformaStock vous permet de définir un masque représentant le coûtant de vos produits d'inventaire. Ce coûtant, une fois codé, pourra apparaître sur certains formats d'étiquettes de produits et dans afficher les articles du menu facturation lorsque la sécurité sur les menus est en fonction.

Vous inscrivez les lettres que vous désirez, cependant choisissez des lettres différentes pour chaque chiffre. Vous pouvez vérifier le résultant de votre masque pour un coûtant spécifique en appuyant [F2]. L’interprétation que fera votre masque des coûtants sera selon l’exemple ci-haut : Votre coût : 14.95 Votre coût masqué : UQNC


MENU GRANDEURS / COULEURS Ce menu vous permet, au besoin, d'initialiser vos chartes de grandeurs et de couleurs pour la création de produits avec une telle notion. Vous avez une possibilité de 1000 grandeurs et 1000 couleurs.

Même fonctionnement pour la liste des couleurs:

[F1] pour enregistrer les ajouts et modifications apportées à la liste. [F2] pour enlever une grandeur (ou couleur) de la liste. [F3] pour insérer une grandeur (ou couleur) dans la liste. [F4] pour faire imprimer, format coupon la liste. [Esc] pour quitter sans sauvegarder.


Configuration Windows Cet écran vous permet de spécifier des paramètres d’environnement Windows et InformaStock.

Paramètres InformaStock La première option qui s’offre à vous est d’avoir une icône dans la barre de tâches de Windows. Vous pouvez également changer la couleur de fond de tous les écran InformaStock, ainsi que changer la disposition de l’écran de facturation standard et la langue d’opération du logiciel. Paramètres Windows L’onglet « Pilote imprimante Spool » est très important. C’est ici que vous pouvez configurer l’utilisation d’un pilote Windows pour la rétro-compatibilité de certaines impressions et pour une imprimante à coupon. Dans les deux (2) sections qui suivent, les pilotes des imprimantes doivent avoir été installés dans Windows avant de pouvoir les utiliser dans InformaStock. Utilisation du spool d’imprimante Cette section permet d’utiliser des pilotes d’imprimantes pour imprimer les factures régulières et les états de comptes clients de format DOS. Elle fait partie de la rétro-compatibilité pour les usagers qui avaient une ancienne version. Le fait d’avoir la possibilité de configurer deux (2) imprimantes (primaire et secondaire) permet d’avoir une impression par défaut (primaire) et de choisir d’imprimer une facture régulière DOS sur une autre imprimante (secondaire). Le choix de l’imprimante doit être fait à chaque facture en appuyant Ctrl-Alt-F8 dans la facturation. L’impression des états de comptes DOS utilisera toujours l’imprimante primaire. Utilisation du Spool pour imprimante coupon C’est ici que l’imprimante à coupon à utiliser est définie. Simplement la choisir dans la liste déroulante. Si l’imprimante est munie d’un couteau, il est possible que le coupon coupe trop court dépendamment de sa position à l’intérieur de l’imprimante. Il faut alors cocher la case en dessous du choix d’imprimante (« Cocher ici si le coupon est coupé trop court »). Vous pouvez ensuite configurer le tiroir caisse. En général, les paramètres spécifiques par défaut feront l’affaire, quoique la configuration peut varier d’un modèle à l’autre de tiroir.


MOTS CLÉS Les mots clés permettent de changer la façon dont le système réagit à certaines situations et d’en modifier le comportement précis.

Cet écran est protégé par le mot de passe gérant et est recommandé aux usagers experts d’InformaStock seulement. TABLE « MIX AND MATCH » Cet écran permet de définir les « mix and match » qui seront utilisés dans l’écran « Extra» de la fiche produit.

Les « mix and match » permettent de combiner plusieurs produits qui font partie d’une même catégorie de « mix and match » et de fixer un prix pour une certaine quantité de ces produits. Ils peuvent être définis pour une période précise ou pour une période indéterminée (comme c’est le cas dans l’exemple). Ex : Trois (3) barres de chocolat à $0.99 chacune font partie du groupe « Barres rabais » qui est fixé à $2.29 pour

le groupe. Lorsqu’un client achète trois (3) barres, les deux (2) premières seront à $0.99, mais la 3e coûtera $0.31, appliquant le prix total de $2.29 du groupe « Barres rabais ». Ce calcul sera vrai à chaque instance de la combinaison des trois (3). Le nombre trois (3) est déterminé dans la fiche extra de chaque produit au moment où il est associé au groupe « mix and match » voulu.


Facturation Généralités sur la facturation Une fois votre configuration terminée, vous êtes prêt à facturer avec votre point de vente InformaStock. Vous allez donc travailler avec les deux écrans suivants. Nous allons vous transmettre ici toutes les informations qui vous permettront d'utiliser au maximum votre système de facturation. 1ier écran de la facturation InformaStock:

2ième écran de la facturation InformaStock:


PLU ouvert (Price Lookup Unit) Numéro de département de 1 à 3 caractère(s) permettant la facturation comme une caisse enregistreuse. C'est une fonction de base qui vous permet de facturer et de commencer à utiliser votre point de vente sans avoir à créer tous vos produits ou votre masque de SKU. A la facturation, vous devez toujours inscrire le prix du produit vendu dans ce département, car ce dernier est toujours à zéro. 98 PLU (département) sont disponibles. PLU (produit) Un PLU correspond à une fiche d'inventaire. On y retrouve de plus, la description, le prix, le coût, ... A la facturation, vous devez seulement (si nécessaire) confirmer le prix. SKU non validé (Stock Keeping Unit) Non-Disponible si vous utilisez la notion de SKU validé (Option SKU avec coût). Vous permet de facturer avec des numéros de produits sans toutefois qu'ils soient inventoriés. Donc très pratique pour des produits saisonniers, les produits peu utilisés ou utilisés une seule fois. Vous gardez néanmoins toutes les statistiques de vente sans alourdir votre inventaire. A la facturation pour utiliser un SKU ouvert, entrez un numéro quelconque, votre curseur se déplacera dans la case description entrez un numéro de département ou appuyez [Enter] et sélectionnez le département associé à ce produit. Vous pouvez alors changer la description ou appuyer [Enter] pour accepter celle-ci. Complétez la ligne. En cas d'erreur dans votre SKU, complétez votre ligne, appuyez sur la flèche vers le haut pour revenir sur celle-ci, appuyez [Del] et recommencez l'inscription de votre SKU. SKU validé Disponible seulement avec l’option SKU avec coût. Selon un masque que vous aurez défini préalablement, toutes les entrées de SKU seront validées pour y retrouver le département, le sous-département et le coûtant propre à chaque article. Tous les SKU sont de longueur uniforme. A la facturation, complétez seulement le prix de vente du produit. Le système pourra alors calculer le profit réel sur vos SKU (produits). (Voir rapport de ventes) 599 LIGNES /FACTURE La facture a une capacité de cinq cent quatre-vingt-dix-neuf (599) lignes. Cependant, l'affichage a seulement onze (11) lignes de disponible à la fois à l'écran. Dans la colonne du numéro d'article, avec les flèches vers le haut ou vers le bas, vous pouvez monter ou descendre à l'intérieur de votre facture de 599 lignes. L'utilisation de l'impression ligne à ligne est valide seulement sur coupon-caisse et aucune correction de produit n'est possible à l'écran, vous devez plutôt faire un retour de produit. CORRECTION D’UN SKU Détruire votre ligne avec [Del] et recommencez l’inscription du bon numéro.


CORRECTION D'UN PLU (produit-département) On peut seulement modifier la quantité, le prix et l'escompte d'un produit. Pour ce faire, positionnez-vous sur le numéro inscrit, appuyez, s'il y a lieu [F12] si la ligne est barrée, [Enter] et le curseur vous amène à la quantité, modifiez le(s) champs désirés. Vous devez compléter la ligne pour passer à un autre ligne. ENLEVER UN PRODUIT OU UN SKU Pour effacer complètement une ligne d'information, appuyez sur la touche [Del] lorsque vous êtes positionné sur la ligne erronée. Sinon, seulement le champ où vous étiez s'effacera. N.B.: [Del] sur la seule ligne inscrite à la facture enlève la ligne d'inscription. De plus, [Del] réinitialise toutes les

fonctions déjà activées sur cette facture. Donc, il n'est pas nécessaire de quitter et de revenir à la facture pour enlever de mauvaises fonctions et erreurs de produits.

COMMENTAIRE Dans la colonne description, il est possible d'inscrire des commentaires (description plus détaillée, des informations spéciales, ...). Sur la ligne désirée, appuyez sur la flèche vers la droite pour que le curseur se positionne dans la colonne Description. Inscrivez alors votre propre commentaire dans l'espace disponible (maximum 25 caractères). Sous description, en appuyant [Enter], vous avez accès à une banque de vingt (20) commentaires (voir configuration). Ceux-ci vous apparaîtront sous forme de fenêtre. Vous sélectionnez un commentaire pré-inscrit avec les flèches haut et bas et [Enter]. INSÉRER Pour insérer un nouvel article entre deux autres ou simplement pour insérer une ligne de commentaires, positionnez votre curseur sur la ligne, suivant l'insertion appuyez la touche [Ins] et entrez l'information manquante. DETRUIRE Si vous voulez détruire votre facture, appuyez [Esc] et répondez [O] pour oui à la question du bas ou faites [Del] sur chaque ligne inscrite à l'écran de facturation. MOTS RÉSERVÉS Il existe des MOTS RÉSERVÉS pour accéder à certaines fonctions bien précises de votre facturation. Aucune autre transaction n'est permise avec l'utilisation de certains de ces mots réservés. Vous inscrivez ces mots dans le champ "No article" et poursuivez votre facture selon les explications suivantes: Ces mots réservés de la facturation sont: 1) 000 Votre premier département se nomme 000 (Escompte sur ventes). Vous ne pouvez détruire ce

département. Il vous permet d'accorder une escompte en argent avant taxe en y indiquant une quantité à -1. Ex.:

Donc, par << 000>>> vous pouvez accorder un escompte manuel avec des produits sur la facture.

000 ESC SUR VENTES -1


2) CAISSE Pour inscrire toutes les entrées et les sorties d'argent de votre tiroir caisse sous forme de petite

caisse. C’est-à-dire un retrait pour payer des factures, ajout de monnaie dans le tiroir, etc... Si vous voulez retirer $10 du tiroir inscrivez -1 à la quantité et le montant (en positif) à retirer. Pour remettre de l'argent dans le tiroir caisse, inscrivez à nouveau <<CAISSE>> au numéro d'article et avec la quantité 1 (en positif) inscrivez le montant que vous remettez dans le tiroir.

Qté Prix Total 3) CHÈQUE Ce mot réservé sert seulement pour échanger un chèque au comptoir. Un client, un employé veut

changer un chèque chez vous, sans faire d'achat. Vérifiez si cette fonction est valide selon vos paramètres de facturation.

La quantité doit être à 1 et vous inscrivez le montant du chèque à changer. Appuyez [F1] et automatiquement dans "Information paiement" la monnaie à remettre correspond au montant du chèque.

4) COUPON Sert seulement pour enregistrer l'encaissement d'un coupon fournisseur dans la première écran de

facturation sans validation de ceux-ci (voir mot-clé pour validation). Ce type de rabais est non-taxable et diminue la facture à payer sans utiliser une méthode de paiement Coupon. Ce mot peut être inscrit avec d'autres produits.

5) INTÉRÊT Ce mot sert à faire (ou enlever) une charge d'intérêt manuellement pour un compte-client en

particulier. Terminez votre transaction avec la méthode de paiement compte-client. La quantité peut être positive ou négative.

6) NOTE Seulement pour émettre une note de crédit à montant fixe et sans retour de marchandises. Vous

tapez le mot NOTE et le montant de celle ci dans la colonne prix. Vous remettez le coupon caisse à votre client comme preuve de crédit disponible. Lorsque le client revient acheter avec sa note de crédit, la méthode de paiement "NOTE DE CREDIT" sera alors utilisée. Le client est en tout temps responsable de l'utilisation ou non de sa note de crédit. Il est possible de faire imprimer un double de facture pour contrôle interne.

7) PAIEMENT Ce mot est utilisé pour enregistrer dans votre fin de journée (encaisse) le paiement d'un compte-client.

Pour plus de détails, voir utilisation solde reporté ou ouvert de vos comptes-clients. La quantité peut être positive ou négative.

8) RETRAIT Vous permet de retirer de l'argent de votre tiroir-caisse (dépôt partiel) en tout temps. Le montant du

retrait est géré dans votre configuration par la ligne "Montant maximum dans la caisse". Les retraits seront considérés dans les rapports de transactions et de fin de journée.

CAISSE -1 10.00 -10.00 (RETRAIT DU TIROIR) CAISSE 1 3.01 3.01 (AJOUT DANS TIROIR)


Facturer Une fois la date et l'heure inscrites correctement, vous entrez automatiquement dans la facture ou à partir du Menu Principal, appuyez [1] Menu facturation.

Le nom du magasin apparaît en haut à gauche. La date et l'heure, pré inscrites, apparaissent en haut à droite de l'écran. Pour les fonctions disponibles au menu [F6] référez-vous plus loin dans la section 3: "Fonctions Spéciales". Si vous appuyez [Esc] à cet écran, vous arrivez au sous menu de la facturation. Mais, si vous aviez commencé une facture, le système vous demandera: Voulez-vous vraiment détruire la facture (O/N): [N] Confirmez par [O] pour oui avant de pouvoir sortir de la facture. La case "EN STOCK" indiquera la quantité restante en magasin pour chaque article que vous inscrivez à la facture. La quantité qui vient d'être facturée a déjà diminué la quantité en stock. Vous avez aussi un compteur de produit. Ainsi à chaque produit que vous inscrivez à la facture, InformaStock vous indique la quantité totale de produits facturés. La remarque: "Lignes : 1" sert simplement de référence pour le nombre total de lignes inscrites sur votre facture (référence au maximum de 599 lignes). A chaque fois que vous entrez dans la facturation, le statut de votre imprimante est par défaut à RECU ON. Si votre imprimante n'est pas allumée ou branchée à l'ordinateur, le système vous l'indiquera avant d'imprimer. Vous êtes maintenant prêt à faire votre facture. Voici comment vous devez procéder. Entrez le numéro d’article (maximum 16 caractères) ou le numéro de SKU inscrit sur l’étiquette ou le département PLU, appuyez [Enter] Inscrivez le prix et appuyez [Enter] Dans la colonne « Esc », il est possible d’inscrire un pourcentage d’escompte (ex. : Tapez 10 pour 10% et Enter s’appliquant à un seul article. S’il n’y a pas d’escompte, appuyez [Enter]. Le total pour l'article, le sous total, les taxes et le grand total se calculent automatiquement et apparaissent dans les champs appropriés. Répétez pour chaque produit vendu. Le sous total, les taxes et le total de la facture se recalculent à chaque article que vous ajoutez à la facture. Pour finaliser rapidement votre facture, faites:


[End] [End] pour paiement comptant avec argent juste [End] + montant perçu pour paiement comptant avec retour de monnaie [Home] Pour paiement sur Visa [PgUp] Pour paiement sur MasterCard [PgDn] Pour paiement Direct Méthodes de paiement En plus des touches rapides [End] [End], [Home], [PgUp] et [PgDn] vous avez aussi accès aux clés finales. Pour y accéder vous n'avez qu'à suivre les étapes suivantes: Utilisation des clés finales 1) Inscrire les produits vendus 2) Dans le champs "No Article", inscrivez le montant reçu en paiement (ex.: 20$ pour un total de 18.65$) 3) Faites [End] pour comptant ou la touche pré-programmée pour une autre de méthode de paiement 4) et la facture s'enregistre automatiquement. Dans le cas de paiement comptant, la monnaie à rendre est inscrite au bas de la facture suivante. Si le montant de paiement, inscrit directement dans la facture, est inférieur au total dû, une fenêtre apparaîtra, dans la deuxième écran de facturation, afin que vous puissiez sélectionner la deuxième méthode de paiement pour cette transaction. Cette fonction rapide peut être gérée par la ligne Montant maximum ligne/produit dans votre configuration. Donc, associé avec le montant maximum, vous conservez un contrôle sur l'inscription rapide des paiements (minimise le risque d'erreur d'inscription de montant astronomique). Pour choisir manuellement votre méthode de paiement ou toutes autres méthodes de paiement que celles sélectionnées avec les touches rapides, appuyez la touche pour passer à l'écran concernant le paiement. Voici donc l'écran qui apparaît:

Choisissez par [Enter], [Tab] ou [Shift] [Tab] votre méthode de paiement et appuyez [F1] lorsque sélectionnée.

Selon votre configuration


Selon la méthode de paiement choisie ou selon la fonction qui vous amène à cet écran, certaines informations devront être inscrites obligatoirement. Complétez-les et appuyez [F1] pour poursuivre. Toujours vérifier votre ligne de commande au bas de l'écran. Celle-ci peut se modifier selon les étapes suivantes à faire. A la fin des inscriptions les touches de fonction [F1] et [Esc] clignote pour vous indiquez la dernière étape à faire. [F1] pour imprimer et enregistrer votre facture ou appuyez sur [Esc] vous revenez à l'écran de la facture. Il est possible d'utiliser deux (2) méthodes de paiement (mais seulement deux) pour une même facture, positionnez le curseur sous la première méthode et entrez la fraction du montant payé par cette méthode. La différence continuera à suivre le curseur jusqu'à la deuxième méthode de paiement sélectionnée. Appuyez [F1] pour quitter la deuxième méthode de paiement choisie. N.B.: 1) Si une mauvaise méthode de paiement a été inscrite ou encore, si le client change d'idée, vous

n'avez qu'à revenir en arrière par [Esc], à inscrire zéro [0] à la méthode erronée et positionnez-vous correctement par [Enter] à la bonne méthode (le montant se réinscrit automatiquement).

2) Si vous êtes encore sur la ligne de méthode de paiement vous pouvez utiliser [Tab], [Shift]

[Tab] pour avancer et reculer votre curseur sur cette ligne Convention pour inscrire les prix La convention pour entrer le montant de paiement est la suivante:

Chiffre inscrit [Enter]

Montant correspondan

t ($) 1 2 9 ’’ 1.291 0 ’’ 10.000. 5 0 ’’ 0.500 5 0 ’’ 0.501 0 0 ’’ 1.001 00 .00 ’’ 100.001 0 0 0 0 ’’ 100.005 0 ’’ 50.002 5 0 ’’ 2.506 ’’ 6.00 -2. 00 ’’ -2.00

Vous devez entrer le point pour tout montant inférieur à 1$ ou entrez le 0 et les cents. Si vous inscrivez seulement deux chiffres, le système l'interprète comme étant des dollars. Si vous inscrivez trois chiffres et plus le système considère qu'il s'agit de dollars et de cents, donc les deux derniers chiffres sont les cents. Paiement comptant [F1] [F1] Montant [Enter] Si la méthode de paiement choisie est "Comptant", le curseur se positionne sous "Information Paiement" après avoir fait [F1] à "Comptant". Le programme calcule la monnaie que vous devez rendre. Si le montant est insuffisant un message apparaît et vous devez réinscrire le montant perçu. Faites [F1] et inscrire le montant perçu [End] Montant [Enter]


Si vous avez utilisé la méthode de facturation rapide avec [End] à la facturation le curseur ira, après avoir entré le montant comptant perçu, à la case où il doit s'arrêter selon les paramètres de facturation. S'il y a aucun arrêt à ces cases, la facture s'imprimera immédiatement. Faites [End] [End] pour montant comptant reçu exact [End] [End] En ayant appuyé deux fois [End] sur la facture s'enregistre et s'imprime automatiquement. Paiement par chèque [F1] [Enter] [F1] Vous appuyez une fois sur [Enter] et le montant se déplace sous l'indication "Chèque". Appuyez [F1], le curseur va directement à l'adresse du client. L'inscription du nom et du numéro de téléphone est obligatoire. Vous pouvez vous servir des lignes d'adresses pour noter les numéros des pièces d'identité, si nécessaire. Utilisez le double de facture pour conserver les numéros de pièces d'identité. Poursuivez comme précédemment. Pour un paiement par chèque supérieur au montant de l'achat, inscrivez, à la case Chèque, le montant du chèque du client. Appuyez [F1] et vis-à-vis Perçu inscrire zéro (0) et la monnaie à remettre sera la différence entre le chèque et la facture. Paiement à crédit [F1] [Enter] [Enter] … [F1] Si la méthode de paiement est une carte de crédit (Visa, MasterCard, American Express), appuyez 2, 3 ou 4 fois [Enter] selon la carte utilisée par le client. AUTRES MÉTHODES DE PAIEMENT [F1] [Shift-Tab] En vous positionnant à la case "Autres" une fenêtre apparaît vous affichant toutes les autres méthodes de paiement disponibles. Selon le nombre de méthodes inscrites préalablement dans votre configuration, la fenêtre "Autres Paiements" s'ajustera automatiquement. Par défaut, il existe déjà quatre autres méthodes de paiement: Compte-client Note de crédit Paiement direct Argent US Il est possible d'utiliser six (6) autres méthodes de paiement propres à votre commerce. Exemple: Diner's Club, carte de crédit de la maison, certificat cadeau, ... Pour entrer d'autres méthodes, allez à la section « Configuration Facture ». Une fois dans la section "Autres Méthodes", vous pouvez quitter par: [F1] : pour poursuivre la facture et pour enregistrer la(les) méthode(s) de paiements utilisée(s) sous

"Autres". [Esc] : pour quitter simplement, sans sélectionner aucune autre méthode de paiement. Le curseur revient à

la case "Comptant". Partout dans le choix des méthodes de paiement vous pouvez déplacer le montant à payer par [Enter], [Tab] ou [Shift-Tab], complétez votre enregistrement par [F1]. Vous avez accès à des clés rapides de paiement. Vérifiez dans votre configuration l'attribution de chacune. L'utilisation de ces fonctions est très simple. A partir de votre écran de facturation, appuyez sur la touche correspondante à la méthode de paiement du client et le système vous amène, s'il y a lieu, automatiquement à la case d'information à compléter dans l'écran de méthode de paiement. Paiement avec un compte-client (charge au compte)


Voir, s'il y a lieu, la section compte-client du présent manuel pour les informations relatives à ce choix. Lorsqu’un client choisit de mettre ses achats sur son compte, choisissez alors la méthode de paiement « compte-client ». Paiement avec une note de crédit [F1] [Shift-Tab] [Enter] [F1] Il est possible de produire des notes de crédit (sur retour de marchandises), la fonction appropriée est [F8] et elle vous sera décrite ultérieurement dans les fonctions de facturation. Ici, nous vous expliquons un paiement avec une note de crédit qui a déjà été émise. Lorsqu'un client se présente à votre comptoir avec une note de crédit pour payer son achat, vous devez vous positionner sous "Note de crédit" dans la section "Autres".

N'oubliez pas que les notes de crédit sont considérées comme des coupons pour votre magasin, elles servent donc de méthode de paiement. Chaque client est responsable de conserver sa note de crédit et il peut la présenter lorsqu'il le désire. Aucun suivi n'est fait par InformaStock à ce propos. Vous pouvez utiliser deux méthodes de paiement. Par exemple $10 par note de crédit et $25 comptant. Dans le cas où un client viendrait acheter un article avec une note de crédit d'un montant supérieur à son achat, vous pouvez payer entièrement la facture avec la note de crédit. Le système génèrera une nouvelle note de crédit au montant de la différence. Paiement direct [F1] [Shift-Tab] [Enter] [Enter] [F1] Vous choisissez sous "Autres" "Paiement direct", le même montant que le client indique sur le clavier de banque, appuyez [F1]. Poursuivez selon votre configuration. Pour une transaction de paiement direct supérieure au montant de l'achat, c'est à dire lorsque le client veut retirer de l'argent en plus de son achat, inscrivez le montant total du retrait que le client fait sur son compte. Après avoir fait [Enter], un message apparaîtra indiquant le montant du retrait et de la facture et demandera de confirmer l’opération. Ensuite, la différence apparaît dans la case « COMPTANT », appuyez [F1] et vis à vis « Perçu » inscrivez zéro et [Enter] ou simplement [End] et la monnaie à remettre sera la différence entre le retrait et la facture. Pour offrir la possibilité à vos clients de faire des retraits de leur compte bancaire sans acheter chez vous, utilisez le mot réservé CAISSE donc le prix sera à zéro. Dans l'écran de méthode de paiement, choisissez "Paiement Direct" avec le montant (positif) appuyez [F1] et amenez le montant (négatif) qui s'est calculé automatiquement sous Comptant pour vous permettre de retirer l'argent de votre tiroir.


Argent US [F1] [Shift-Tab] [Enter] [Enter] [Enter] [F1] Vous pouvez enregistrer des paiements en argent US et gérer le taux de change par InformaStock. Le système calcule le total de la facture en argent canadien et dans votre écran de facturation à "Information Paiement", InformaStock tiendra donc compte de la conversion selon le taux de change inscrit dans la configuration ainsi le montant à percevoir sera en argent US. Cependant, la monnaie que vous remettez est en argent canadien.

Ainsi selon une vente totalisant 23.01 $ canadien, InformaStock vous donnera 18.41 $ US à percevoir (selon vos paramètres pour le taux de change de 25%). La monnaie à remettre considère aussi le taux de change. Autres transactions Autant pour un retour de marchandise que pour un échange, il est important de toujours bien inscrire chacun des articles à la facture pour bien gérer vos ventes et votre inventaire, même si l'article est défectueux. Vous irez plus tard retirer l'article défectueux par vos fonctions d'inventaire (retour fournisseur). Retour de marchandise (remboursement) Inscrivez le numéro de l'article retourné, la quantité en négatif, le prix courant alors s'inscrit. Corrigez ce dernier s'il différait lors de l'achat par le client. Notez que le total et la taxe s'écrivent en négatif. Vous pouvez rembourser le client en argent ou en créditant la méthode de paiement utilisé lors de l'achat en déplaçant le montant dans la bonne méthode de paiement. Pour un remboursement sur carte de crédit, passez la carte de crédit dans le système bancaire afin que son crédit soit enregistré sur son compte. Vous pouvez rembourser avec au maximum deux (2) méthodes de paiement, normalement les deux mêmes méthodes qu'utilisées lors de l'achat de cet(ces) article(s) par le client. Si aucun remboursement n'est autorisé par votre commerce, appelez la fonction [F8] Note de crédit à l'écran de facturation. NOTE DE CRÉDIT demeure affiché au bas de l'écran. Inscrivez le numéro de l'article retourné et poursuivez votre facture. (pour plus de détails voir les fonctions spéciales) Échange de marchandise Le client reprend un article différent ou le même de couleur ou grandeur différente. Inscrivez le numéro de l'article retourné avec la quantité en négatif, le prix courant s'inscrit. Inscrivez par la suite le nouvel article acheté. Si le nouvel article est plus dispendieux que celui retourné, seulement la différence apparaîtra au total de la facture.


IMPRESSION DE LA FACTURE Les fonctions, [F2] [F3] [F4] et [Esc] vous indique quelle touche appuyer pour aller modifier directement un champ de l'écran de méthode de paiement. Si vous appuyez [Esc] vous revenez à l'écran de facturation. Dès que votre facture est enregistrée dans le système même si l'impression sur papier n'est pas terminée, vous pouvez commencer une nouvelle facture. Une fois revenu, à l'écran de facturation et si vous ne vous souvenez plus de la monnaie que vous devez remettre au client, regardez votre écran en bas à gauche, la monnaie à remettre demeure affichée. Cependant, elle disparaîtra dès que vous entrerez des articles pour une nouvelle facture. Placez à la position #1 (vendeur par défaut) le vendeur qui est le plus souvent présent dans votre magasin. Si votre fonction d'impression est sur RECU ON la facture s'imprimera. Si c'est sur RECU OFF la facture s'enregistre mais ne s'imprime pas. Vérifiez au bas à droite de votre écran de facturation. Si vous êtes en RECU OFF et qu'un client désire son coupon de caisse, utilisez la fonction [Alt] [F2] pour imprimer une copie. Le système peut s'apercevoir si votre imprimante est fonctionnelle ainsi plusieurs messages d'avertissement peuvent apparaître à votre écran tout au long de la facturation, lisez attentivement et répondez [O] pour oui une fois le problème résolu. De base, dans tous les logiciels InformaStock, vous pouvez imprimer vos factures sous forme coupon-caisse, régulière ou laser, et ce, en ayant deux combinaisons possibles de formats si nécessaire (Coupon + régulière, Coupon + laser). Choisissez votre imprimante selon le type de facture que vous désirez et configurez-les adéquatement dans votre configuration. EXEMPLE FACTURE COUPON-CAISSE

LES LOGICIELS INFORMASTOCK INC.

C.P. 35, SAINTE-JULIE, QC

TEL.: (450) 649-2335/649-1195

08:56 23-06-2005 VENDEUR:BOUTIQUE

FACTURE: #1000472 MONTRE SPORT 5% 230-482 2 @ 24.99 49.98 FP GARANTIE 2 ANS _______ SOUS-TOTAL VENTE 49.98 ESCOMPTE -2.50 _______ PRIX APRES ESCOMPTE 47.48 TPS (R918182836) 3.32 TVQ (92837461123-TQ-0001) 3.30 _______

TOTAL 54.10 COMPTANT

MONTANT PERCU 60.00 MONNAIE 5.90 JACQUES LEVASSEUR 649-2335 LES SPECIALISTES ARTICLES EN TOUT GENRE


Les fonctions spéciales En utilisant certaines fonctions, vous pouvez effectuer plusieurs transactions relatives au commerce au détail. En appuyant sur [F6], vous faites apparaître sous forme de fenêtre les fonctions que vous offre votre logiciel InformaStock.

Faites [Esc] pour faire disparaître la fenêtre et choisissez la fonction dont vous avez besoin par la (les) touche(s) correspondante(s) ou appuyez directement la (les) touche(s) de fonction. N.B.: Avec les fonctions utilisant le [Alt], [Ctrl] ou [Shift], maintenez la touche enfoncée et appuyez la deuxième

touche de fonction. Relâchez les deux. [F1] MODE DE PAIEMENT Lorsque vous appuyez [F1] à partir de la facture, vous passez à l'étape suivante du programme c'est à dire à l'écran "Méthode de paiement". Si vous appuyez [F1] dans l'écran de "Méthode de paiement", vous passez d'une case à l'autre jusqu'à l'apparition au bas de l'écran de la phrase suivante: " [F1] Impression de la facture" [F2] ESCOMPTE GLOBAL Cette fonction vous permet d'accorder quatre formes d'escompte sur l'ensemble de votre facture. Toujours inscrire vos produits avant d'appeler cette fonction.

Tout escompte accordé à l’ensemble de la facture sera comptabilisé sans le département « 000 ESC SUR VENTE ». POURCENTAGE ITEMS Avec cette fonction, vous pouvez appliquer un pourcentage d'escompte sur l'ensemble de la facture inscrite. Exemple: 10% sur tous les articles à la facture. Au milieu de votre facture apparaît: "Escompte global en pourcentage %:" Inscrivez le chiffre correspondant au pourcentage d'escompte accordé et appuyez [Enter].


Si un article avait déjà un escompte (placé manuellement dans la colonne Esc. de votre écran de facturation) ou était en solde, l'escompte global s'ajoutera à celui-ci. Si vous désirez retirer l'escompte global, appuyez [F2] une autre fois et entrez [0] (zéro) et [F2] l'escompte global s'enlèvera directement de chaque article de cette facture. TOTALISER FACTURE Vous accordez un escompte de caisse en totalisant la facture à un montant précis et ce, toutes taxes incluses. Ex: Vous totalisez une facture de 29.72 $ à un montant de 25.00 $ toutes taxes incluses. Le système fera apparaître une ligne escompte avec le montant de l'escompte avant taxe. Les taxes seront recalculées et le total sera celui que vous désirez. DIMINUER LA FACTURE Vous accordez une diminution directe au total de la facture (ex.: inscrivez 2 [Enter] pour enlever 2.00 $ des articles totalisants initialement 29.72 $). Votre total de la facture équivaut maintenant à 27.72 $. Donc, le montant d'escompte inscrit ne sera pas nécessairement 2$ car les taxes correspondantes y seront diminuées à cette ligne et considérées à chaque ligne de taxes correspondantes. Les pourcentages des taxes considérés seront ceux inscrits au département « 000 Escompte sur ventes ». ESCOMPTE AU SOUS TOTAL Ici, c'est un pourcentage d'escompte appliqué directement au sous-total de votre facture. Les taxes se recalculent en fonction du nouveau sous-total. [F3] EXEMPTION DE TAXE Dans une situation où le client a droit à une exemption de taxe et qu'il n'a pas de fiche-client ou que celle-ci ne considère pas son (ses) exemption(s), vous pourrez utiliser cette fonction. ECRAN ACTION Il y a trois niveaux d'exemption de taxe: seulement la taxe de vente provinciale; seulement la taxe fédérale; ou encore pour les deux à la fois. Une fois le type d'exemption choisi, inscrivez le(s) numéro(s) de taxe permettant l'exemption et inscrivez les articles pour votre facture. L'exemption de taxe s'applique sur toute la facture et doit être faites au tout début de celle-ci, c'est à dire avant de commencer à inscrire vos articles à vendre. Sinon, l’exemption s’appliquera seulement aux produits inscrits après la sélection de l’exemption. N.B.: Les articles étant exonérés de taxes devront être inscrits non taxables dans leurs fiches. Les clients (amérindiens, gouvernementaux) achetant régulièrement chez vous et possédant une exemption devraient avoir un dossier client mentionnant le (les) statut(s) d'exemption.

Provinciale Fédérale Prov. et Féd.

Au début de votre facture: Appuyez [F3] Choisissez le niveau désiré : Appuyez [Enter] Inscrivez le(s) # d’exemption : Appuyez [Enter] pour chaque #


[F4] MISE-DE-COTE (gestion des stocks réservés) Une mise de côté est une vente que vous faites aujourd'hui mais que le client viendra chercher plus tard. Un acompte peut être exigé par votre commerce pour réserver ce(s) produit(s). Vous pouvez effectuer une mise de côté au début, pendant ou à la fin d'une facture. DEBUTER UNE MISE-DE-COTE ACTION Pour effectuer une mise de côté, appuyez [F4] et [Enter]. Le message "Mise de côté en fonction" restera inscrit au bas à gauche de l'écran de facturation tant que la facture de mise de côté n'aura pas été enregistrée. Vous pouvez inscrire jusqu'à 49 lignes sur une mise de côté. Une mise de côté déjà enregistrée ne peut pas être modifiée. Pour mettre d'autres produits de côté, ouvrez une nouvelle mise de côté. Vous devez obligatoirement inscrire le nom et le numéro de téléphone du client. Pour des transactions nécessitant trois modes de paiement, la fonction "Mise de côté" est parfaitement appropriée. L'inscription de la méthode de paiement de l'acompte se fait en deux étapes. Premièrement, le choix de la méthode de paiement (ex: comptant) et deuxièmement, (dans information paiement) le montant de l'acompte. La balance à percevoir pour finaliser la mise de côté se calcule automatiquement. Avec la facture mise de côté vous devez calculer manuellement la monnaie à remettre. (ex.: 25$ pour payer 23.42$ à rendre 1.58$).

Vous devez obligatoirement inscrire le nom et le numéro de téléphone du client. Vous pouvez utiliser qu'une seule méthode de paiement par acompte sur une mise de côté. Faire plutôt un deuxième acompte pour la deuxième méthode de paiement. N.B.: Il est important de mentionner qu'avec l'option "Mise de côté", le(les) article(s) mis de côté est(sont)

considéré(s) vendu(s). Le montant restant à acquitter par le client lorsqu'il vient chercher son(ses) article(s) est considéré comme un compte à recevoir et sera indiqué comme tel sur le rapport de caisse.

Au début de votre facture: Appuyez [F4] [Enter] Inscrivez le(s) # d’article Choisissez la méthode de paiement Inscrivez le montant d’acompte dans Argent perçu


Vous ne pouvez pas modifier, enlever ou ajouter des articles d'une mise de côté déjà effectuée. Vous devez soit faire une autre mise de côté ou annuler la première et recommencer l'opération incluant les nouveaux articles à mettre de côté. En tout temps lors de l'inscription des articles, vous pouvez annuler cette fonction par [Esc]. Si vous répondez Oui la mise de côté sera annulée, si vous répondez Non la facture demeure à l'écran. Pour avoir la liste de toutes vos mises de côtés, voir la section "Rapport" de votre logiciel. RECHERCHER UNE MISE-DE-CÔTÉ ACTION Si vous n'inscrivez pas le bon numéro de mise de côté ou si celle ci n'est pas dans le système, l'inscription "Mise de côté introuvable" apparaîtra et le curseur revient sous "No. Article". Si vous ignorez le numéro de la facture, il est possible de faire une enquête sur les mises de côté en appuyant [?] et [Enter]. Une fenêtre apparaîtra avec la liste de toutes les mises de côté actives dans le système. Choisissez avec les flèches en haut et en bas, [PgUp], [PgDn] et [Enter] la mise de côté voulue. Ensuite, vous aurez à choisir dans la fenêtre suivante l'action que vous désirez faire sur cette mise de côté:

FINALISER Vous finalisez la mise de côté comme une facture normale. AUTRE DEPOT Avec ce choix, vous apparaît la liste des dépôts déjà appliqués à cette mise de côté ainsi que les dates des dépôts et le numéro de transaction (facture) concerné. Appuyez [Enter] pour quitter cette fenêtre et positionnez votre curseur sur le mode de paiement désiré et appuyez [F1]. Vous pouvez accepter jusqu'à dix (10) dépôts sur une même mise de côté. Ensuite vous indiquerez le nouvel acompte versé par le client. Le numéro de référence (de facture) est toujours le numéro de facture du dernier dépôt. DÉTRUIRE Lorsque vous annulez une mise de côté, vous avez la possibilité d'utiliser deux méthodes de remboursement: le remboursement selon le mode de paiement initial, vous remboursez la méthode de paiement utilisé lors de la mise de côté ou le remboursement par note de crédit, le système produit automatiquement une note de crédit représentant la valeur de l'ensemble des dépôts effectués sur la mise de côté. QUITTER Vous permet de sortir de la fonction mise de côté et revenir dans la facturation sans détruire la mise de côté. Vous ne faites qu'annuler l'action en cours. Ceci vous permet de consulter à l'écran, une mise de côté. [F5] COMMANDE SPÉCIALE (gestion de dépôt seulement), (reçu acompte)

Au début de votre facture: Appuyez [F4] [Enter] Inscrivez le # de mise de côté Ou Faites [?] pour une recherche Sélectionnez le client


Cette fonction vous permet de gérer les montants que vous recevez en dépôt sur des articles que vous devez commander spécialement pour vos clients. Le client effectue un dépôt pour garantir son achat et à l'arrivée de ceux ci, le(ou les) dépôt(s) sera(seront) déduit(s) de la vente. Vous pouvez appliquer au maximum quatre (4) dépôts sur une commande spéciale. ACTION PREMIER DÉPOT En appuyant [F5] lorsque vous êtes à l'écran de facturation, vous devez indiquer un numéro de référence sous le titre "No commande spéciale:" c'est à dire le numéro qui apparaît sur votre fiche pour les commandes spéciales ou encore le numéro de téléphone du client. Vous pouvez inscrire jusqu'à seize (16) caractères pour le numéro de la commande spéciale. C'est votre numéro de référence tant que la facture finale n'est pas produite. Après avoir appuyé [Enter] le curseur se positionne dans la colonne "Total", vous n'avez alors qu'à inscrire le montant donné en dépôt par le client dans la bonne méthode de paiement. Poursuivez votre transaction en n'oubliant pas d'inscrire le nom et le numéro de téléphone du client. NOUVEAU DÉPOT Pour un second dépôt sur une même commande spéciale, appuyez [F5], inscrivez le numéro de référence; référez vous à l'inscription sous "Dépôt sur Achat(s)" sur la facture du client. Si vous ignorez le numéro de référence de la commande spéciale, il est possible de faire une enquête par [?] et [Enter] lorsque le curseur est vis à vis: "Entrez no de la facture:". Une fenêtre apparaîtra avec la liste de toutes les commandes spéciales actives dans le système. Choisissez avec les flèches vers le haut, vers le bas, [PgUp] [PgDn] et [Enter] la commande spéciale voulue. Les montants de tous les dépôts effectués apparaîtront et le curseur se positionne dans le champ "Total" de la facture. Inscrivez le montant du nouveau dépôt pour cette commande spéciale. Le numéro de la commande spéciale apparaît au champ "No. Article" et dans le champ "Description" s'affiche par exemple "Dépôt achat 15-06-2005". REMBOURSER DÉPOT Vous pouvez retirer le ou les dépôt(s) en appuyant [F1] lorsque le curseur attends un autre dépôt à la case "Total" ce qui enlèvera automatiquement la commande spéciale dans le système. Pour annuler une commande spéciale vous n'avez qu'à rembourser le(s) dépôt(s) selon les habitudes du magasin ou selon la méthode de paiement initiale. FINALISER Lorsque le client viendra chercher sa commande spéciale en magasin, inscrivez le numéro de l'article reçu puis appuyez [F5] appelez la commande spéciale et faites [F1] pour retirer l'ensemble des dépôts effectués pour cette commande spéciale. Les dépôts seront ainsi déduits de la vente. Continuez la facture comme les autres. [F6] MENU La fonction [F6] a été réservée pour faire apparaître la liste de toutes les fonctions disponibles pour la facturation. "[F6] Menu" demeure affiché au bas de votre écran lorsque vous effectuez une facture. Appuyez [Esc] sur la fenêtre des fonctions pour revenir à la facture. (voir première page des fonctions spéciales pour avoir la liste de toutes les fonctions disponibles).

Au début de votre facture : Appuyez [F5] Inscrivez le (s) # de tél. du client : Appuyez [Enter] Inscrivez le dépôt : Appuyez [Enter]


[F7] COMPTE-CLIENT Consultez la section compte-client de votre documentation. [F8] NOTE DE CREDIT ACTION Cette fonction vous permet de produire une note de crédit lorsqu'un client vous retourne de la marchandise. Appuyez [F8] et entrez tous les articles retournés comme si vous effectueriez une facture normale. Les quantités inscrites seront automatiquement en négatif. L'inscription "Note de crédit" apparaît au bas de l'écran, une fois la fonction [F8] appelée. Faites [Del] pour annuler l'appel de cette fonction. Lors de l'enregistrement de la note de crédit, chaque article sera rajouté à l'inventaire, les ventes seront donc diminuées de la valeur de la transaction et la taxe sera enlevée de votre cumulatif de taxe. Il est important de considérer la note de crédit comme étant une annulation de vente sans retrait d'argent de votre tiroir caisse, la facture émise devient la note de crédit et est monnayable et reconnue dans vos magasins pour acheter plus tard d'autres marchandises. Veuillez prendre en considération que par défaut, aucun suivi n'est fait par le système sur les notes de crédit émises. C'est à chaque client de se prévaloir de l'utilisation ultérieure de celle-ci. Vous pouvez effectuer un double avec [Alt] [F2] pour conserver une preuve de celle-ci. Il est possible de faire la gestion des notes de crédit en activant le mot clé « NOTECRED ». N.B.: Dans certains cas bien particuliers où aucun retour de marchandises n'est fait par le client et que vous devez

lui produire une note de crédit (par exemple: rabais appliqué sur un achat antérieur, calcul manuel sur achat avec paiement par note de crédit supérieur à l'achat), vous devez utilisez le mot réservé NOTE pour émettre directement ce genre de note de crédit. (voir mot réservé)

Vous ne pouvez utiliser cette fonction sur un retour de marchandises avec le mode de paiement "Comptes-clients". Effectuez une facture en inscrivant manuellement en négatif les quantités retournées et choisissez d'appliquer le crédit au compte du client soit le mode de paiement Comptes-clients. [F9] ENTRAINEMENT Votre système possède un échantillonnage d'articles que vous pourrez utiliser pour vous pratiquer. Ce ne sont pas vos articles courants mais un jeu d'essai facilitant une uniformité lors de la formation ainsi que notre support téléphonique en cas de questions ambiguës. ACTION Cette fonction fut donc créée pour faciliter les périodes de formation et d'entraînement de votre personnel sur le point de vente. Ainsi en tout temps vous avez la possibilité de pratiquer pour mieux maîtriser une ou plusieurs fonctions du système. Il est possible avec cette fonction de produire des factures et autres transactions sans pour autant modifier votre inventaire et votre encaisse. Votre nouveau personnel aura ainsi la tâche simplifiée et pourra apprendre toutes les fonctions du système à la fois et non pas attendre que la situation se présente en magasin. C'est aussi à partir de la fonction [F9] dans votre facture que vous pouvez avoir accès à vos autres compagnies, si vous avez l'option multi compagnie. ASSUREZ-VOUS D'ÊTRE EN MODE D'ENTRAINEMENT SEULEMENT POUR LA PRATIQUE NON LORS DE LA VRAIE FACTURATION. Observez bien votre écran, le nom de la compagnie en haut à gauche est DEMO MON MAGASIN et la couleur de l’écran est légèrement différente. En mode d'entraînement la facture qui s'imprime fait mention de ce mode.

Au début de votre facture : Appuyez [F8] Inscrivez les articles retournés

Au début de votre facture : Appuyez [F9] Inscrire le mot de passe du gérant.


Pour désactiver l'entraînement, appuyez une deuxième fois sur [F9]. Pour accéder au mode d'entraînement sans que le mot de passe gérant ne vous soit demandé voir les mots clés. [F10] OUVRIR LE TIROIR Cette fonction vous permettra de faire ouvrir automatiquement le tiroir caisse de votre point de vente en appuyant simplement sur une touche et ce, sans avoir fait imprimer de facture. Assurez vous d'avoir la bonne configuration d'imprimante et de tiroir caisse. Consultez la section Gestion des ports série/parallèle ou la section « Configuration Windows » de votre configuration. Un contrôle s'effectue à chaque ouverture de tiroir. Sur votre rapport de caisse le nombre d'ouverture de tiroir vous sera indiqué. Sur votre rapport de transaction, vous pouvez même voir à quelle heure le tiroir a été ouvert. [F12] DÉBARRER LA LIGNE La touche [F12] sera utilisée lorsque vous avez besoin d'arrêter à une ou des colonnes qui sont normalement barrées par vos paramètres de facturation. Par exemple, vous ne permettez pas l'arrêt à la(aux) colonne(s) "Qté, Prix, Escompte". En appuyant [F12] avant d'inscrire votre numéro d'article, vous débarrez la ligne c'est-à-dire que vous permettez alors l'arrêt à chaque colonne. Une fois à l'intérieur d'une de ces colonnes, même si vous avez oublié de débarrer la ligne, faites la flèche de gauche pour revenir à la colonne précédente. [End] PAIEMENT COMPTANT Vous utilisez cette fonction lors d'un paiement comptant seulement. La touche [End] vous permet d'accélérer le temps de facturation. Ainsi après avoir inscrit tous les articles, vous appuyez [End] et le curseur pourra aller automatiquement à la case "Argent Perçu". Vous indiquez l'argent remis par le client, vous faites [Enter] et la facture s'imprime directement. Vous pouvez consulter, s'il y a lieu, la monnaie à remettre au bas à gauche de l'écran de facturation de la facture suivante. Si vous ré-appuyez [End] la monnaie tendue équivaut au total de la facture, donc argent juste. [Home], [PgUp] et [PgDn] MÉTHODE DE PAIEMENT RAPIDE Selon le même fonctionnement que la touche End les touches [Home], [PgUp] et [PgDn] sont des touches qui vous permet d'accélérer la facturation. Cependant, voir la programmation de celles-ci dans votre configuration avant de les utiliser. [Alt] [F1] FACTURE EN ATTENTE, FACTURE OUVERTE ET RÉIMPRESSION Dans cette fonction, vous accédez à trois types de fonctions différentes. Pour voir les possibilités, appuyez en même temps sur [Alt] [F1].


Les quatre premières actions de la fenêtre de droite apparaissant à votre écran sont propres à la facture en attente. Tandis que les quatre suivantes concernent la facturation ouverte. Et la dernière option est la réimpression d'une facture. Voici comment fonctionne chaque action de cet écran: METTRE VOTRE FACTURE EN ATTENTE. Par exemple lorsqu'un client a oublié de prendre sur tablette quelque chose qu'il désire rajouter à sa facture. Vous n'êtes donc pas obligé de faire patienter les clients suivants. Vous choisissez l'action "Attente" et servez les autres clients en attendant le retour du premier. Veuillez noter que vous ne pouvez quitter votre module de facturation tant qu'il y a des factures en attente d'inscrites. Vous devez soit les finaliser, les détruire ou les enregistrer sur disque c'est-à-dire les transformer en factures ouvertes. ACTION Après avoir fait [Alt] [F1] en même temps, vous appuyez [Enter] sur Attente et inscrivez votre numéro de commis dans le dialogue suivant:

Après avoir mis en attente une facture, votre écran de facturation redevient vide vous permettant ainsi de commencer une nouvelle facture. Vous pouvez mettre ainsi en attente temporaire jusqu'à cinq (5) factures à la fois. FINALISER ACTION

Inscrire les articles, Appuyez [Alt] [F1] Appuyez [Enter] sur attente Donnez votre # de vendeur [Enter]

Appuyez [Alt] et [F1]1 flèche vers le bas et [Enter] Donnez votre # de la facture (1 à 5) Finissez votre facture


Pour retrouver votre (vos) facture(s) en attente, appuyez de nouveau sur [Alt] [F1] en même temps, ensuite [Enter] sur le bouton "Finaliser". Vous choisissez le numéro de la facture en vous guidant de la fenêtre de gauche affichant les factures en attente. A côté de votre numéro de vendeur apparaît votre nom. Si vous avez rappelé une facture en attente par finaliser mais que vous désirez encore la conserver en attente après l'avoir consultée ou inscrit autre chose sur celle ci, refaites [Alt] [F1] et [Enter] sur Attente. IMPRIMER Vous pouvez imprimer une facture en attente et celle ci pourra vous servir par exemple: frais de réparation, soumission. Le texte "Ceci n'est pas une facture", apparaîtra sur la facture. Le mot de passe du gérant vous sera demandé pour l'impression. DETRUIRE Vous pouvez également détruire une facture qui était auparavant en attente. Vous ne pouvez quitter votre section de facturation si vous avez des factures en attente. Comme elles ne sont pas conservées en mémoire, un message vous demande de finaliser votre facture en attente si vous voulez quitter la facture. Ainsi, si vous désirez conserver une (ou des) facture(s) en attente pour plus longtemps, utilisez l'option "Sauvegarder" qui l'enregistre sur le disque dur sous forme de facture ouverte. FACTURE OUVERTE Utilisation : Par exemple, lorsqu'un client vous appelle et réserve des articles qu'il passera prendre le lendemain ou pour effectuer des soumissions ou encore pour préparer une facture de réparation au fur et à mesure que la réparation s'effectue. OUVRIR UNE FACTURE ACTION SAUVEGARDE UNE FACTURE En choisissant l'option "Sauvegarder", vous enregistrez directement sur votre disque la facture qui était à l'écran avant l'appel de cette fonction. Vous n'avez aucune limite sur le nombre de factures ouvertes que vous désirez conserver. Une facture ouverte correspond à une facture qui ne peut être complétée immédiatement et que vous désirez conserver pour y ajouter des articles ou de la main d'oeuvre ultérieurement ou pour la compléter lorsque le client reviendra chercher son (ses) article(s). Pour sauvegarder une facture, vous devez obligatoirement inscrire le nom et le numéro de téléphone du client. Si vous modifié une facture ouverte, vous devez de nouveau l'enregistrer pour la conserver comme facture ouverte. A chaque sauvegarde que vous effectuez, vous pouvez diminuer ou non vos quantités en inventaire. Très utile lors de réparation en cours, les pièces déjà prises de vos inventaires ne peuvent plus être considérées en stock pour vendre. Cependant, lorsque vous recherchez cette facture ouverte pour ajouter d'autres produits ou pour la finaliser, les quantités se remettent en stock et diminueront l'inventaire lors de la finalisation de la facture ou de la nouvelle sauvegarde avec diminution d'inventaire. SAUVEGARDÉ ET IMPRIMÉ Ce choix vous permet d'imprimer directement la facture ouverte en même temps que la sauvegarde s'effectue.

Inscrire les articles Appuyez [Alt] et [F1] Appuyez sur Sauvegarder


RECHERCHER Pour récupérer ou effectuer des recherches sur vos factures ouvertes pour consultation ou pour y inscrire d'autres articles. Cette recherche sera faite par le numéro de téléphone du client inscrit lors de la mise en facture ouverte. Faites [?] si vous ne connaissez pas le numéro de téléphone du client. Sélectionnez avec les flèches vers le haut ou vers le bas et [PgUp] [PgDn] dans la fenêtre d'enquête. Pour finaliser une facture ouverte, vous devez appuyer [Alt] [F1] et sélectionnez "Rechercher". La facture vous apparaît à l'écran et vous n'avez qu'à la compléter normalement (méthode de paiement et impression). ADDITION DE FACTURES OUVERTES Vous pouvez rassembler plusieurs factures ouvertes pour en faire une seule. Commencez une facture ou allez rechercher une facture déjà ouverte, et refaites [Alt] [F1] pour aller chercher une autre facture ouverte. Cette dernière s'ajoutera aux premières lignes déjà à l'écran. Répétez autant de fois que désiré pour combiner plusieurs factures. CONVERTIR FACTURE EN ATTENTE EN FACTURE OUVERTE Pour convertir une facture en attente en facture ouverte suivre les étapes suivantes: Appelez la facture en attente désirée par [Alt] [F1] et "Finaliser". La facture apparaît à l'écran, vérifier si c'est la bonne. Appuyez à nouveau sur [Alt] [F1] et "Sauvegarder". Ainsi l'écran revient vide et votre facture a été enregistrée sur disque. Vous pouvez aussi faire, avec la grille de facture vide, [Alt] [F1] et "Sauvegarder" directement. Vous aurez alors le choix de la facture en attente à sauvegarder. Cependant, vous ne verrez pas les items de la facture, alors à utiliser avec prudence si vous ne voulez pas sauvegarder la mauvaise facture. UTILISER UNE FACTURE OUVERTE Ce choix vous permet d'utiliser une facture type sans l'enlever du disque. Cette facture modèle demeure toujours sur le disque mais vous en prenez une copie pour faire une facture pour un client en particulier. Ex.: Facture d'exemple, vente répétitive, facture pré-préparée pour utiliser souvent, facture de location mensuelle... La fonction "Utiliser" vous permet de créer des factures modèles que vous utilisez au besoin et que vous devez renommer sous un autre numéro de téléphone pour sauvegarder à nouveau sous un autre nom (cela a pour effet de doubler la facture dans la liste des factures ouvertes): 1e facture originale 2e facture préparée pour un client N.B.: Si vous voulez modifier la facture originale, choisissez plutôt l'option "Rechercher". Si vous finalisez une facture après l'avoir appelée par "Utiliser" la facture s'imprimera et sera considérée finalisée, cependant l'originale demeurera dans la liste des factures ouvertes Après avoir appelé une facture ouverte par "Utiliser", si vous faites [Esc] vous pouvez détruire la facture à l'écran sans cependant détruire la facture ouverte. Si vous voulez détruire une facture ouverte un message supplémentaire et le mot de passe gérant est demandé.


REIMPRIMER UNE FACTURE ANTERIEURE Pour accéder cette fonction, appuyez [Alt] [F1] et choisissez la dernière fonction qui est RÉIMPRESSION. Le mot de passe Gérant est exigé pour faire une réimpression. Sélectionnez pour une date ou un intervalle de dates, le numéro de la facture recherchée.

Pour les factures qui se retrouvent dans des journées antérieures, inscrivez directement l'intervalle de dates à considérer ou faites [Enter] pour faire apparaître la fenêtre des journées antérieures pour vous aider à sélectionner celle(s)-ci.

Si vous appuyez [Esc] vous accédez aux factures de la journée courante et inscrivez alors le numéro de la facture voulue. La facture portera le numéro de transaction en cours avec la date et l'heure de la réimpression. Cette transaction sera considérée comme telle dans les rapports de la journée et ne fera pas partie du total des transactions. Seulement l'annotation RÉIMPRESSION s'inscrira. Un coupon-caisse complet (#article, description, prix, taxes et total) s'imprime et porte la mention RÉIMPRESSION avec le numéro de la facture, la date d'origine, le vendeur ainsi que le(s) mode(s) de paiement utilisé(s) avec le(s) montant(s) payé(s) au bas de la facture. ATTENTION: Par défaut, les lignes de commentaires ne sont pas conservées donc ne pourront pas se réimprimer.

Vous pouvez les conserver en activant le mot clé « SAVECOMM ». [Alt] [F2] IMPRIMER DERNIÈRE FACTURE En appuyant sur [Alt] [F2] en même temps, vous faites imprimer la toute dernière facture et seulement la dernière facture que vous venez de faire. C'est un double rapide de facture. Par exemple pour un double de facture, de note de crédit, de mise de côté ou autre. Vous pouvez faire imprimer autant de double de la même facture que vous voulez tant que vous ne quittez pas InformaStock. Une annotation "Double de facture" apparaît sur les copies et le nombre de fois que vous utilisez cette fonction est compilée dans vos transactions de la journée. Si le double rapide n'est plus possible, utilisez la réimpression de facture dans la fonction [Alt] [F1].


[Alt] [F3] RECU ON/OFF En appuyant sur [Alt] et [F3] en même temps vous activez ou non l'impression des factures à l'imprimante. Remarquez au bas de l'écran à droite "RECU OFF" "RECU ON" change à chaque fois que vous appuyez [Alt] [F3]. Cela peut être utile lorsque vous ne remettez pas de reçu de caisse à vos clients. Si, un de vos clients veut son reçu, vous pouvez soit mettre le système RECU ON avant de compléter la facture ou encore utilisez la fonction [Alt] [F2] pour imprimer cette dernière facture. Toutes les transactions de la journée sont néanmoins enregistrées par le système et conservées dans votre rapport de fin de journée ainsi que dans votre historique de vente. Il est possible de configurer le point de vente pour qu’il n’imprime pas de reçu par défaut. Il faut alors activer le mot clé « NORECU ». [Alt] [F4] TAXE PROVINCIALE (ON/OFF) Cette fonction permet d'enlever ou de forcer le calcul de la taxe provinciale sur le prochain article que vous allez inscrire. En vigueur pour une seule ligne à la fois. Par défaut c'est le statut de la fiche qui est actif, alors faire [Alt] [F4] une fois pour mettre à TAXE OFF et faire deux fois [Alt] [F4] pour forcer la taxe (TAXE ON). [Alt] [F5] TAXE FÉDÉRALE (ON/OFF) Cette fonction permet d'enlever ou de forcer le calcul de la taxe fédérale sur le prochain article que vous allez inscrire. En vigueur pour une seule ligne à la fois. Par défaut c'est le statut de la fiche qui est actif, alors faire [Alt] [F5] une fois pour mettre à TAXE OFF et faire deux fois [Alt] [F5] pour forcer la taxe (TAXE ON). [Alt] [F7] MÉTHODE D'IMPRESSION En demandant cette fonction, cet écran apparaît afin que vous puissez sélectionner directement le type d'impression que vous désirez. Cependant, selon le type d'imprimante que vous utilisez, cette option pourrait ne pas être disponible. [Alt] [F8] REDIRECTION D'IMPRESSION Permet de rediriger l'impression de votre facture sur l'autre format de facture. .Seulement pour ceux utilisant deux imprimantes. Surveillez en haut de l’écran, à gauche de la date et l’heure, l’imprimante sur laquelle l’impression se fera s’affiche dans une case bleu. [Alt] [F9] RECHERCHE DESCRIPTION Cette fonction vous permet de rechercher une chaîne de caractères qui serait à l'intérieur d'une description de produit. Si vous ne pouvez avoir le numéro d'article et ne pouvez utiliser le [?], vous pouvez rechercher un produit par sa description. Plus précis vous serez, moins de produits seront sélectionnés. Tous les produits trouvés apparaissent dans une fenêtre d'enquête. Faites [Pgup] [PgDn] pour trouver votre produit et [Enter] pour le sélectionner. Si vous appuyez [Esc] vous annulez la recherche. [Alt] [F10] RENVERSER FACTURE Cette fonction, fortement appréciée de tous, est très simple à utiliser. Vous l'utilisez après avoir complété une facture et avant d'en commencer une nouvelle. Ainsi, lorsque vous détectez une erreur dans la facture que vous venez de faire, vous appuyez en même temps sur [Alt] [F10] et toutes les inscriptions de cette facture s'affichent avec les quantités en négatif. Vous n'avez pas besoin de réinscrire manuellement tous les produits en négatif pour créditer une mauvaise facture. Vous annulez plus rapidement la transaction précédente, il ne vous reste qu'à compléter la méthode de paiement. Par la suite, vous refaites la facture avec les bonnes informations. Ex.: transaction # 10: vendu 10 rouleaux payé Visa [Alt] [F10]


transaction # 11: retour 10 rouleaux crédité Visa [Alt] [F10]

transaction # 12: vendu 10 rouleaux payé Paiement direct [Alt] [F10] [Alt] [F11] RAPPORT DE CAISSE Permet d’afficher à l’écran le rapport de caisse de la journée en cours. Cette fonction est protégée par le mot de passe gérant. [Alt] [F12] IMPRESSION SOMMAIRE/DÉTAILLÉE Permet d’imprimer une facture laser avec ou sans les détails (prix de chaque item). Fonction disponible seulement pour la facture laser. [Ctrl] [F1] INFO. PRIX CLIENT Avec un dossier client sélectionné, positionner le cellule active de la facturation sur un produit. Appuyer [Ctrl][F1] permet d’afficher les trois (3) derniers prix payé par ce client pour ce produit. Appuyer [Enter] pour revenir à la facture. [Ctrl] [F2] SOUSTRAIRE POINTS Avec un dossier client sélectionné et les points actifs (mot clé « POINTS »), permet de déduire des points d’un dossier client. [Ctrl] [F3] INFO. NOTE DE CRÉDIT Disponible seulement avec utilisation du mot clé « NOTECRED ». Avec une note de crédit sélectionnée, affiche les utilisations faites de cette note. [Ctrl] [F4] CAISSIER SPÉCIFIQUE Disponible seulement avec mot clé « CAISSIER.1 ». Permet de spécifier un numéro de caissier par ligne de produit. Par défaut, les produits sont vendus par le caissier sélectionné au début de la facture. Il est possible de se positionner sur une ligne contenant un produit vendu par un autre vendeur et de faire [Ctrl][F4] pour associer ce produit à l’autre vendeur. Utile pour gérer les commissions. [Ctrl] [F6] CODE POSTAL (ON / OFF) Permet d’activer / désactiver la saisie du code postal du client à la finalisation de la facture. [Ctrl] [F7] COURRIEL (ON / OFF) Permet d’activer / désactiver la saisie du courriel (adresse E-Mail) du client à la finalisation de la facture. [Ctrl] [F8] ABONNEMENT Permet la saisie d’un numéro d’abonnement associé à un client dans sa fiche Extra. [Ctrl] [F9] APPEL NOTE DE CRÉDIT Disponible seulement avec utilisation du mot clé « NOTECRED ». Sert à sélectionner une note de crédit faite préalablement. Cela permet de payer une facture en partie ou en totalité à l’aide de cette note de crédit. Il est possible d’interroger [?] la base de données pour faciliter la recherche.


Sous-menu de la facturation La structure des écrans et des menus d'InformaStock sont faites pour que vous puissiez accéder rapidement à la facturation peu importe le menu où vous étiez. En choisissant "Facturation" dans le menu principal, vous arrivez directement à l'écran de facturation plutôt qu'au menu de facturation. C'est pourquoi vous devez faire des [Esc] pour accéder aux différents menus du système dont celui-ci:

Ce sous menu sert aux transactions propres au point de vente ou encore à ce qui peut être accessibles par vos employés au magasin. Le choix [1] pour revenir directement à la facture. Le choix [2] pour imprimer sur coupon-caisse un rapport condensé des transactions (ATTENTION : VOUS DEVEZ AVOIR UNE IMPRIMANTE COUPON IDENTIFIÉE DANS VOTRE CONFIGURATION) et selon les possibilités suivantes: Transactions par Articles ou Descriptions, Transactions par Total ou par Vendeur, triées ou non. Et si vous choisissez par vendeur pour lequel vous désirez la lecture de transactions, vous devez fournir son numéro de vendeur. Sinon, vous aurez un cumulatif de chacun des vendeurs. Le choix [3] pour effectuer la fin de journée c'est à dire faire la conciliation de votre caisse et faire imprimer le rapport de caisse de votre journée. Cette section peut cependant être gérée par un mot de passe. Le quatrième choix vous permet d'afficher vos produits de l'inventaire. Pour ceux ayant l'option Catalogue, vous pouvez par le choix [5] qui apparaît alors, afficher les produits de votre catalogue. Faites [Esc] pour arriver au menu principal d'InformaStock. FIN DE LA JOURNÉE Ainsi après avoir appuyé [3], vous accédez au processus de fin de journée. Une fin de journée consiste à sortir le rapport de caisse (Z) et à effectuer l'épuration de certains fichiers. Ce qui veut dire qu'InformaStock est un système qui gère lui même ses fichiers. Pour effectuer une fin de journée, la question suivante vous demande de confirmer votre action: "Désirez vous effectuer une fin de journée (O/N)? [N]"


Si vous répondez "Oui", vous devez, si nécessaire, inscrire votre mot de passe, car si vous êtes en mode sécurité sur les menus, seul une personne autorisée devrait pouvoir faire une fin de journée. Une fois votre mot de passe accepté par le système ou directement, vous devez choisir le type de fin de journée que vous désirez effectuer à partir du menu suivant:

COMPLÈTE (Z) La fin de journée complète est une fin de journée définitive et contient, s'il y a lieu, toutes les fins de journée temporaires effectuées durant la journée ou depuis la dernière fin de journée complète. TEMPORAIRE (X) De cette façon, vous agissez comme lors d'un changement de tiroir. Vous pouvez imprimer le rapport de caisse et, par la suite retourner à la facture. Vous avez la possibilité d'effectuer jusqu'à neuf (9) fins de journée temporaires par jour. N.B.: Il n'est pas nécessaire d'effectuer une fin de journée temporaire pour consulter les chiffres courants de la

journée. Sortez plutôt un rapport de caisse directement dans la section "Rapport" de votre logiciel. A n’importe quelle de ces étapes, vous pouvez encore faire [Esc] pour revenir directement à la facture. Une fois le choix du type de fin de journée sélectionné, l'écran de conciliation de caisse apparaît :

[F1] pour imprimer votre rapport de fin de journée. Si vous faites [F1] immédiatement aucune

conciliation ne sera possible. Le total de l'argent et de chaque méthode de paiement sera le total que l'ordinateur a déjà en mémoire selon les transactions effectuées. Aucun hors-balance du tiroir ne sera géré et aucun transfert de méthode de paiement ne sera possible.

[F2] vous permet d'enregistrer, pour votre Grand Livre, le montant de hors-balance (short ou over de

l'argent) dans votre tiroir-caisse. [F10] pour ouvrir votre tiroir afin de prendre l'argent et les effets pour effectuer votre conciliation de caisse.


[Esc] pour revenir directement à la facturation. Si vous voulez concilier votre tiroir, faites [Enter] sur chaque méthode de paiement pour accéder à l'écran de compilation de celle-ci (argent, chèques, cartes de crédit, etc...). Pour la conciliation de l'argent, inscrivez le nombre de 1 sous, 5 sous, ... et appuyez [Enter] entre chaque inscription pour que le calcul total s'effectue automatiquement. Si la sécurité le permet, vous avez le solde en argent apparaissant à l'écran vous guidant dans votre déclaration. (Voir vos paramètres de facturation) Lorsque vous avez terminé de calculer l'argent, appuyez [Esc] pour sortir de l'écran du décompte d'argent (à droite) et accéder à la conciliation des autres méthodes de paiement. Après avoir sélectionné la méthode de paiement suivante, la fenêtre de compilation de celle-ci apparaît à droite. Vous appuyez une fois sur [Enter] pour concilier cette transaction, un crochet apparaît alors devant le paiement et une deuxième fois s'il y a lieu pour enlever la conciliation de cette transaction. Vous pouvez effectuer des changements entre méthode de paiement. Pour ce faire dans l'écran de compilation, positionnez vous sur la transaction non conciliée qui ne fût pas bien enregistrée et appuyez [F1] à fenêtre "CHANGEMENT DE MÉTHODE" apparaît et vous sélectionnez par les flèches et [Enter] la bonne méthode de paiement. Le mot de passe caissier sera demandé pour effectuer cette opération. Notez bien que la transaction ne doit pas être conciliée.

Pour sortir d'une fenêtre de conciliation (à droite) appuyez 1 fois sur [Esc] Si dans une méthode de paiement donnée, il n'y a aucune transaction la fenêtre suivante apparaîtra.

Vous pouvez revenir à n'importe quelle méthode et compléter cette dernière. Si vous retournez à l'argent, vous devrez cependant recommencer au complet le décompte de votre argent. A l'appel de chacune de vos compilations vous pouvez faire imprimer celle-ci en appuyant [F2].


Une fois votre conciliation terminée, vous choisissez pour la sortie de votre rapport de fin de journée entre le coupon-caisse et le rapport 8 1/2" x 11" (attention considérez le type d'imprimante que vous possédez). Ensuite, l'écran des activités en cours pour la fin de journée apparaît. A cette étape vous ne pouvez pas revenir à la facture. Ne rien toucher S.V.P. l'ordinateur fait son travail seul. Certaines fenêtres apparaîtront mentionnant le travail qu’effectue le système. Même si l'impression du rapport de caisse est terminé, il est important d'attendre que le système termine son traitement et revienne au menu principal. Faites alors [Q] pour quitter avant de fermer l'ordinateur. Une question pourrait apparaître si vous avez créé des produits en facturant. Ce message vous demande si vous voulez annexer la liste des produits créés à votre rapport de fin de journée (Z). Sur les pages suivantes vous avez un exemple de rapport de fin de journée sous forme de coupon-caisse. Lisez attentivement les annotations inscrites et vérifiez-les avec vos propres rapports en cas de doute. Argent perçu Fond de tiroir Montant selon système = Montant tiroir

Déclaration Calculée argent+chèque

(total dans le tiroir)

-------------------------------------------JOURNAL DE CAISSE DE LA JOURNEE (Z) MON MAGASIN Date : 14-06-2005 Heure : 17.36.47 ------------------------------------------- 1)CONCILIATION DE CAISSE Total comptant : 760.86 Montant de départ : 200.00 ---------- Montant total 960.86 Montant déclaré : 960.86 ---------- Caisse balancée : 0.00 Nombre de factures : 23 Nombre items : 44 Total encaisse (1) : 1 561.82 Total des transactions (2) : 1 561.82 ------------------------------------------- 2)ENCAISSE ET TRANSACTIONS L’ENCAISSE (1) Cheque : 0.00 Comptant : 760.00 760.86 Visa : 100.00 MasterCard : 650.96 Ame.Exp. : 0.00 Comptes clients : 50.00 Comptes à recevoir : 0.00 Note de crédit : 0.00 Paiement Direct : 0.00 Argent US : 0.00 CERT.CADEAU : 0.00 800.96 ----------- Total encaisse (1) : 1 561.82

L’encaisse = transactions

Sous-total liquidités

Sous-total autres méthodes Total toutes les méthodes de paiement


LES TRANSACTIONS (2) Vente TPS :1 370.56 Vente TVP :1 466.50 Vente NTX FED : 0.00 Vente NTX PRO : 0.00 Vente total net : 1 370.56 TPS : 95.94TVP : 95.32 --------- Total des ventes et taxes : 1 561.82 TRANSACTIONS SPECIALES Commande spéciale : 0.00 Dépôt reçu : 0.00 Dépôt utilisé : 0.00 Petite caisse : 0.00 Coupon-fournisseur : 0.00 Dépt. Non vente : 0.00 Intérêt c. clients : 0.00 Pmt c. clients : 0.00 0.00 ---------Total des transactions (2) : 1 561.82 ------------------------------------------- 3)INFORMATIONS GÉNÉRALES LES ESCOMPTES/RETOURS Escompte sur ventes : 0.00 Les retours Note de crédit : 0.00 Remboursement : - 19.15 LES COMMIS COMPTOIR : 1 370.56 SYLVIE : 0.00 LUC : 0.00 ROBERT : 0.00 ---------Total des commis : 1 370.56

Total encaisse = Total transactions

S’il y en a, les mts ici seront considérés dans total transactions Total toutes transactions

Montant des ventes taxable par niveau taxe Détail des taxes

Autres informations


Certaines lignes d’information à zéro (vendeurs, départements) peuvent ne pas s’inscrire sur votre coupon-caisse. Les points importants à vérifier sur votre rapport vous sont pointés dans le schéma d’une fin de journée coupon-caisse ci-haut Un hors-balance de caisse (short ou over du tiroir) est un manque d’argent dans le tiroir (par erreur de remises de monnaie) ou des inscription de facture mal faites. Cependant, si à la suite de problèmes d'équipement ou électrique vous avez un rapport de fin de journée qui ne balance pas (total encaisse ╪ total transactions) contactez Les logiciels InformaStock. Nous vous recommandons de faire une fin de journée par journée (ou encore par dépôt bancaire). Le processus de fin de journée est important. Il crée un fichier correspondant à la date de la fermeture dans « backup.trx » de votre système et permet ainsi la mise à jour de plusieurs autres fichiers (rapports, taxes,...). Voir dans votre section rapport, les rapports complémentaires à votre rapport de caisse (ex.: rapport de taxes perçu, rapport de toutes les transactions,...).

VENTE PAR DÉPARTEMENTS ANIMALERIE : 833.31 SPORT LOISIRS : 408.80 VÊTEMENT : 99.76 MAIN D’ÈOUVRE : 28.69 ----------Total des départements vente : 1 370.56 -------------------------------------------- DÉPARTEMENTS NON VENTE Total des départements non vente : 0.00 --------------------------------------------4)INFORMATIONS CONTROLE Notes de crédit émises : 0.00 Chèque échangé : 0.00 Ouverture direct du tiroir : 0 Double de facture effectué : 3 Annulation de facture : 3 -------------------------------------------- Total a déposer : 760.86 Total de décompte : ________________ Surplus – déficit : ________________ Signature : ________________ Votre dépôt bancaire : ________________ --------------------------------------------

Vente/commis = Vente/dépt

Selon vos paramètres votre dépôt bancaire


Comptes Clients Solde ouvert ou solde reporté Avant de créer vos comptes-clients vous devez choisir, dans l'information compagnie du menu compte-client, si vous allez gérer vos factures de compte-client et les paiements en mode solde reporté Oui ou Non. Attention à bien choisir car ce choix ne pourra pas être modifié après l'enregistrement des transactions comptes-clients. *** ATTENTION *** ATTENTION *** ATTENTION *** REPORTE A OUI Méthode: Vous avez seulement le détail des transactions du mois (facture, paiement, escompte, intérêt). Les

transactions précédentes sont totalisées avec chaque fin de mois en solde 30-60-90-120. État de compte : Les états de comptes ont le détail des achats mensuels seulement. Vous devez vous référer à l'état

de compte précédent pour le détail du solde précédent. (Ex.: les cartes de crédit). Paiement: Les paiements sont faits dans la facture et diminuent automatiquement le solde total à payer du client.

Aucune référence au numéro de factures payées. REPORTE A NON (Solde ouvert ou gestion des paiements) Méthode: Toutes les factures non payées sont conservées en détail pour justifier le solde dû. État de compte: Les états de comptes ont le détail de toutes les factures n’ayant pas encore été payées. Paiement: Le paiement doit être inscrit ou géré dans la section "Gestion des paiements" du menu comptes-

clients pour enregistrer le paiement sur son compte et ainsi diminuer le solde à payer du client. Comment fonctionnent les comptes-clients en solde reporté: - Le mot "Paiement" à la facturation sur No Article, vous permet d'inscrire le montant du paiement. - Le coupon-caisse de "Paiement" sert de reçu pour le client. - Sur le rapport de fin de journée, le paiement compte-client sera concilié avec l'argent à déposer. - Le solde dû sera automatiquement diminué du montant du paiement. - L'état de compte affichera un solde précédent, y ajoutera les factures du mois, diminuera les paiements du

mois et générera le nouveau solde dû. Le nouveau solde généré par la procédure de fin de mois devient le nouveau solde précédent du prochain mois et le détail de ces transactions n'apparaîtra plus sur l'état de compte.

- Après la fin de mois, toutes les transactions et leurs détails seront conservés dans l'historique des achats du client.


Comment fonctionnent les comptes-clients en solde non-reporté (solde ouvert): Procédure la plus courte: - Tous les paiements reçus sont enregistrés directement dans la gestion des paiements du menu compte-client. - Le solde à payer diminue une fois les factures affectées. - L'état de compte reflète toutes les factures qui ne sont pas entièrement payées. - Aucun reçu de paiement n'est remis au client. - Le dépôt de ces paiements doit être géré manuellement. Il n'apparaît pas sur le rapport de fin de journée (Z).

Utilisez plutôt le rapport de gestion de paiements. Procédure la plus longue: - A la facture inscrire "Paiement" pour émettre un reçu au client. - Le solde ne diminue pas automatiquement à la facture, seulement après la gestion du paiement.

Au menu compte-client, allez dans gestion des paiements, appelez le compte et sur montant du paiement faites [?] pour retrouver le montant inscrit à la facture et appliquez-le à la (aux) facture(s).

- Les factures payées sont mises en historique avec la procédure de fin de mois. - Vous gérez vos dépôts des paiements comptes-clients par votre rapport de fin de journée. Ils seront ainsi

conciliés avec vos chèques ou votre comptant. - Tous les paiements sont conservés dans l'historique des paiements, l'historique du client et dans vos rapports

de transactions de la journée. MENU COMPTE-CLIENT Vous accédez à la gestion des comptes clients en sélectionnant le choix [3] Menu dossier client au menu principal de votre logiciel InformaStock. Le sous menu suivant apparaît à l'écran:

Les fiches-clients sont aussi accessibles à partir de votre facture en sélectionnant [F7] et [F1]. Faites [Esc] pour revenir au menu principal InformaStock.


Dossier client L'ouverture d'un dossier client vous permet de gérer les achats qu'un client peut faire chez vous, de lui accorder une marge de crédit ainsi que de gérer la balance à payer sur ses achats. Vous pouvez également enregistrer tous les achats comptant et leurs accorder automatiquement un escompte personnalisée, si désiré.

Lorsque vous entrez un numéro de compte, une vérification se fait pour savoir si le compte a déjà été créé. S'il existe déjà, alors sa fiche apparaît. Si le numéro n'est pas utilisé ou créé, lorsque vous appuierez sur [Enter], le message suivant apparaîtra momentanément: "Client non enregistré" et vous pourrez poursuivre l'entrée des informations sur ce nouveau client. Il est possible d'avoir jusqu'à huit (8) caractères pour le numéro de compte et seize (16) dans la clé de recherche. Ces champs sont alphanumériques et seront utilisés pour vos sélections de rapports. Le numéro de compte est obligatoire et doit être unique tandis que la clé de recherche ne l'est pas. Le numéro de compte est souvent le numéro de téléphone du client. Nous vous suggérons de ne pas inscrire le trait d'union (-) et de conserver le dernier caractère pour identifier les différents clients d'une même famille. Il est aussi possible de faire une enquête sur les comptes clients déjà inscrits dans votre système par la touche [?] sur le numéro de compte ou en inscrivant au moins trois (3) caractères sur la ligne clé de recherche. Le nom, l'adresse et la ville ont une possibilité de vingt-cinq (25) caractères chacun et s'afficheront automatiquement sur la facture lorsque vous appelez le dossier du client. Vous pouvez attitrer un vendeur pour ce client en sélectionnant les noms déjà inscrits par [?] ou choisissez le vendeur qui a ouvert le compte. Vous pouvez automatiquement accorder un taux d'escompte à la facture selon chaque client sur les articles escomptables et au maximum de ceux-ci. Le terme de paiement et les frais d'administration doivent être inscrits si vous voulez que lors de la fin de mois les frais d'intérêt se calculent. Les numéros d'exemption de taxe, de plus en plus rare, doivent être indiqués si vous ne devez pas faire de prélèvement de taxes avec ce client. N'entrez rien s'il n'y a aucune exemption. Vous avez la possibilité d'attribuer directement un niveau de prix pour chaque client. En plus des prix personnalisés et des escomptes directes et globales à la facture, il y a quatre (4) niveaux de prix disponibles dans votre système: Niveau 0: pour le prix en vigueur (selon les paramètres de facturation, l'escompte du client, les prix

personnalisés) et le plus avantageux pour le client. 1: pour forcer la vente avec le prix 1 de la fiche-produit. 2: pour forcer la vente avec le prix solde (2) de la fiche-produit. 3: pour forcer la vente avec le prix divers (3) de la fiche-produit. 4: pour forcer la vente selon le coûtant plus un %. Dans ce cas le pourcentage sera celui inscrit dans le

champs escompte de caisse. Ainsi avec le niveau 4 le champs "Escompte caissier" n'est pas utilisé pour diminuer la facture mais pour calculer le prix de vente du produit pour ce client selon le coûtant plus une marge de profit.

Lors de l'inscription d'un nouveau compte celui-ci est automatiquement actif.


Cependant pour annuler temporairement l'utilisation d'un compte-client, mettre sa fiche non active. Ainsi aucun achat porté au compte ne pourra s'effectuer mais les paiements pourront être acceptés. L'inscription non actif ne détruit pas le compte. Les factures courantes (ou les factures non payées en solde non-reporté) doivent être inscrites dans le module d'initialisation pour affecter le solde et initialiser le mois du client. En solde reporté, inscrivez les factures passées dues (30-60-90-120) dans le tableau apparaissant à droite de l'écran lorsque vous arrivez à "Balance au compte". Vous pouvez aussi choisir si le compte-client recevra ou non un état de compte à chaque mois. Les achats en cours se mettent automatiquement à jour à chaque facture. Appuyez sur la touche [F12] pour faire apparaître les informations financières du client, c'est à dire le montant des achats en cours, la marge de crédit et la balance à payer. Ces lignes apparaissent à blanc lorsque vous affichez le compte client pour des raisons de confidentialité au comptoir. Si dans la facture, vous appuyez [F7] "Compte client", le système demandera un numéro de compte et le programme cumulera automatiquement tous les articles achetés par ce client dans la section "ACHAT DU MOIS" du compte client. A la section Méthode de paiement, vous pouvez choisir sous "Autres" la méthode de paiement "Compte client". Mais ces deux fonctions (appel du dossier-client et méthode de paiement compte-client) ne sont pas automatiquement inter-reliées. Ainsi les achats seront conservés dans "Achat du mois" du client. Une vérification sera faite, si la marge de crédit est dépassée (un message s'affichera). Il est à noter que le système ne bloquera pas la vente, la responsabilité revient au commis de permettre ou non la vente. Les touches [PgUp] et [PgDn] vous permettent de sélectionner respectivement le client précédant et suivant. Un message vous apparaît pour contrôler ou non l'enregistrement de modifications possibles sur chaque fiche-client. Ainsi si vous dites “Non” (aucune validation) vous passez directement d'une fiche à l'autre en enregistrant automatiquement les modifications.


Les fonctions En appuyant sur [F6], après avoir demandé un compte client, vous verrez apparaître la fenêtre des fonctions disponibles sur votre compte client.

[F1] Enregistrer Vous permet l'enregistrement du compte client ou les ajouts/modifications que vous venez d'y apporter. [Esc] Retour Pour enlever la fenêtre des fonctions et revenir dans la fiche-client et une deuxième fois pour quitter la fiche-client sans enregistrer. [F2] Achats non payés Cette fonction vous permet de voir pour le client demandé la liste des transactions du mois sur son compte. Attention: Vérifiez la méthode de paiement de chaque facture, afin de vérifier les montants dus. Avec [F2] à l’écran Dossier Client – Les achats du mois, le détail de chaque facture apparaît:

Peu importe si vous êtes dans l'écran "Facture" ou "Détail des achats" vous pouvez utiliser les touches suivantes: [F2] pour imprimer le rapport qui est à l'écran. [PgUp] et [PgDn] pour accéder, s'il y a lieu, aux informations sur les pages suivante et précédentes. [Esc] pour revenir à la fiche-client.


[F3] HISTORIQUE DES ACHATS Vous permet de voir, pour le client demandé, la liste de toutes les transactions déjà enregistrées dans l'historique. Donc, factures déjà payées ou factures et paiements des mois précédents. De la même façon qu'avec les achats non payés [F1] dans cette fenêtre fera apparaître le détail des achats de chaque facture. [F4] IMPRESSION DU BILAN Cette fonction vous permet de faire imprimer un bilan du compte du client sous format coupon-caisse. [F5] PAGE COMMENTAIRE Vous permet d'accéder à la page commentaire propre à ce client. Vous pouvez inscrire ici les informations que vous désirez. Les titres de vos commentaires sont gérés par la section utilitaires du compte client. Les cinq premières lignes sont aussi accessibles par la personnalisation de la facture régulière.

BILAN DU COMPTE ------------------------------------------17:18 16-06-2005 NUMERO DE COMPTE: 671-2688 LOGICIELS INFORMASTOCK 2015, VICTORIA 2E ETAGE ST-LAMBERT QUEBEC J4S 1H1 (514) 671-2688 (514) 671-3387 VENDEUR : DOMINIQUE ------------------------------------------- TOTAL DES ACHATS SUR VOTRE COMPTE: ACHAT A DATE : 805.61 $ DATE DERNIER ACHAT : 16-06-2005 VEUILLEZ PAYER CE MONTANT: 805.61 ------------------------------------------- INFORMASTOCK 2015, VICTORIA ST-LAMBERT (QC) J4S 1H1 450-671-2688 450-671-3387


[F6] MENU Cette fonction a été réservée pour accéder à l'écran des fonctions disponibles sur vos fiches. [F7] PROFIL FINANCIER Cette touche vous permet de visualiser l'ensemble des achats de ce client et les montants passés dus.

Ainsi, d'une façon globale et rapide vous apparaît les achats dus sur le compte du client (courant – 30 jours – 60 jours,...). De plus, les totaux de ses achats pour chacun des mois de la présente année. [F8] PRIX PERSONNALISÉS Vous permet d'attribuer pour chaque client un prix personnalisé pour n’importe quel produit. Ainsi, vous pouvez avoir un catalogue de spéciaux pour chaque client représentant les produits que celui-ci achète le plus chez vous. Cette fonction est fortement appréciée pour fidéliser vos clients et personnaliser un "mailing" à votre meilleure clientèle.


[F9] ESCOMPTE DÉPARTEMENT Cette fonction vous permet d'accorder des escomptes par département personnalisés à chacun de vos clients.

Un client pourrait avoir un escompte de caisse général de 10% pour l'ensemble des produits mais plus spécifiquement pour un ou plusieurs départements une escompte différente. Le système cherche toujours le prix le plus avantageux pour le client (entre prix solde, escompte département ou de caisse et prix personnalisé). Cependant, c'est le produit vendu qui a le dernier mot sur l'escompte maximum possible. La limite d'escompte acceptée dans la facture est toujours fixée par le maximum d'escompte enregistré dans la fiche de l'article. [F10] TRANSFERT ACHATS Cette fonction vous permet de retirer manuellement une transaction courante du solde dû du client. Cependant, elle demeure toujours dans l'historique des achats (ex.: Intérêt ne devrait pas être chargé). La même fenêtre qu'avec la fonction [F2] apparaît. Positionnez-vous sur la ligne à enlever et appuyez sur la touche [Ins]. Un petit cercle (°) s'inscrit à côté du numéro de facture. Une deuxième fois [Ins] pour enlever le crochet si vous vous êtes trompé. Faites [Esc] pour quitter cette fenêtre et la modification est enregistrée.


[F11] EXTRAS L’écran « Extra » permet d’entrer des informations plus détaillées sur un client.

Celles-ci sont sa date de naissance, sa langue de correspondance, son courriel, une référence et son type de facture préférée (selon la configuration de votre système). Vous pouvez aussi faire apparaître automatiquement sa fiche commentaire lorsque son dossier est sélectionné dans la facturation. Par exemple, cela peut être utile pour afficher une information particulière dont le caissier doit absolument être au courant au moment où le client se présente. La section « Abonnements » permet d’associer des numéros d’abonnements à des produits pour ce client. Chaque numéro doit être associé à un nom et un produit ainsi qu’optionnellement à une période précise pouvant limiter l’accès procuré par l’abonnement. Le produit associé à l’abonnement aura un prix à zéro (0) dans la facture. Les abonnements sont accessibles dans la facturation avec la touche [Ctrl][F8]. [F12] AFFICHER RENSEIGNEMENT Pour des raisons de sécurité au comptoir, lorsque vous entrez dans le dossier du client, les informations financières (bas de la fiche) n'apparaissent pas automatiquement. Vous devez appuyer la touche [F12] pour les faire apparaître. [Esc] QUITTER Cette touche, sélectionnée dans une fiche-client, vous demandera si votre fiche a été sauvegardée précédemment. Ainsi, un message apparaîtra afin de vous permettre d'enregistrer la fiche ouverte ou modifiée avant de quitter. Répondez oui à la question et appuyez une autre fois sur [Esc] à la fiche client vide, vous revenez au menu Compte client. Faites [F1] pour enregistrer les modifications apportées à la fiche avant de faire [Esc]. [Shift][F10] DÉTRUIRE COMPTE CLIENT Vous permet de détruire le compte client seulement si le solde dû est à zéro. Attention, l'historique de ces achats sera aussi perdu. Utilisez plutôt la ligne Actif (O/N) dans le dossier client pour fermer temporairement un compte. Par exemple pour bloquer le crédit d'un client jusqu'à son prochain paiement.


Gestion des paiements EN SOLDE REPORTÉ Vous utilisez le mot réservé <<PAIEMENT>> dans la facture et le solde du client se met automatiquement à jour. Vous voyez les paiements sur l'état de compte et avec les transactions du client ( [F2] ou [F3] ). EN SOLDE OUVERT En choisissant l'option 2 au menu compte client, vous entrez dans la section pour gérer vos paiements. Ici, vous appliquez chaque paiement à une ou des factures bien précises au compte de votre client. CE MENU EST DISPONIBLE SEULEMENT AVEC LA CONFIGURATION SOLDE NON-REPORTÉ.

APPLICATION DES PAIEMENTS L'enregistrement des paiements se fera par l'écran suivante:

Une fois, la date et le numéro du client ou le numéro de facture inscrite, toutes les factures non payées du client apparaissent à l'écran.


[?] au montant du paiement dans l'entête pour faire afficher, s'il y en a eu des paiements enregistrés à la facture.

[Tab] faites dans la case du haut vous permet d'accéder directement aux factures (case du bas). Utilisez

pour appliquer un crédit (facture négative) sur d'autres factures.

[End] Faites [End] vis-à-vis la facture, si le paiement affecte le montant total de la facture. [Del] Enlever le paiement déjà inscrit vis-à-vis la facture. [F1] Enregistre l'attribution du paiement tel qu'inscrit. [F2] Inscrit en paiement le montant total dû de la facture et ce pour toutes les factures affichées. [F3] Vous permet d'accorder un escompte de paiement sur une facture ou encore utilisé pour annuler les frais

d'administration. [Esc] pour quitter sans sauvegarder. Exemple de l'écran lorsque vous appliquez les paiements:


InformaStock ne vous permettra pas d'enregistrer votre paiement si le montant inscrit comme total du paiement (en haut) n'égale pas le total des paiements appliqués aux factures (en bas). RAPPORT DES TRANSACTIONS DE PAIEMENT C'est le rapport des applications des paiements seulement pour une période donnée. Seulement les factures ayant eu une application de paiement (total ou partiel) apparaîtront. Le rapport de toutes les transactions qui se sont passées sur les clients pour une période est le relevé des transactions dans votre menu fin de mois.


Menu fin de mois En choisissant l'option 3 au menu "Compte client", vous accédez au menu du processus de fin de mois du compte-client. Votre menu en solde non-reporté est:

Veuillez prendre note que si vous êtes en solde reporté, les choix [3] Fin de Mois et [4] Relevé de comptes sont inversés. ATTENTION À SUIVRE LES ÉTAPES 1 À 4 TELLES QU’ELLES SONT INSCRITES À VOTRE ÉCRAN. CALCUL DES INTÉRÊTS (solde reporté) Le programme génèrera les frais d'administration applicables à chaque compte-client (selon le % inscrit dans chaque fiche) pour toutes les transactions qui sont déjà dans le 30 jours et ce à une date précise du mois. CALCUL DES INTÉRÊTS (solde non-reporté) Le programme génèrera les frais d'administration applicables à chaque compte-client et pour chaque transaction passée due et ce à une date précise du mois. RELEVÉ DES TRANSACTIONS Cette option permet de faire imprimer sur un rapport toutes les transactions du mois pour chaque compte. N.B.1: Vous devez reporter au grand livre manuellement l'écriture impliquant les paiements en solde ouvert. Les

escomptes de paiement accordés par [F3] dans la gestion des paiements et le total des intérêts calculés par la fin de mois.

N.B.2: Cependant, veuillez noter que dans le cas des intérêts totaux inscrits à la fin de ce rapport vous devez

diminuer, s'il y a lieu, les intérêts inscrits manuellement dans la facture par le mot réservé <<INTÉRÊT>>. Pour savoir le montant déjà reporté dans votre grand livre, consultez le sommaire de l'encaisse pour la même période.


Votre sélection pour imprimer le rapport des transactions se fait par l'écran suivant:

Pour vous aider à sélectionner le rapport désiré vous avez les choix suivants: TRIÉ PAR AMPLEUR DU RAPPORT MÉTHODE DE SÉLECTION CLIENT DE DÉPART [F1] Lorsque prêt à imprimer [Esc] Une première fois pour re-choisir le tri. Une deuxième fois [Esc] pour quitter. ÉTATS DE COMPTES (Étape 3 ou 4, suivre l'écran) Vous permet de faire imprimer les relevés de comptes selon le format standard d'InformaStock pour les transactions effectuées avant une date précise. Vous pouvez déterminer l'intervalle de clients pour lesquels vous voulez imprimer un relevé de compte. FIN DE MOIS (Étape 3 ou 4, suivre l'écran) Le système procède alors à une mise à jour des soldes des comptes et à une épuration des transactions du mois.

Numéro de compte Clé de recherche

Abrégé Détaillé

Global Actif Non Actif

PARAMÈTRE DE RECHERCHE Client de départ : [ ] Client de fin : [ ]


Menu rapports En choisissant l'option 4 au menu "Compte client", vous accédez à tous les rapports disponibles avec votre section compte client.

Les rapports sont tous accessibles à l'écran ou sur votre imprimante 8 1/2" x 11". DOSSIER CLIENT Liste complète ou abrégée de vos clients (complet ou partiel).

ÂGE DES COMPTES Liste des montants dus pour chaque client selon le barème Courant - 30 jours - 60 jours - 90 jours - 120 jours.


ACHATS MENSUELS Rapports correspondants au [F2] de vos dossiers clients et pour un intervalle de client choisi.

HISTORIQUE DES ACHATS Rapport des ventes de l'intervalle de compte choisi correspondant au [F3] de vos fiches clients.

PRODUITS / CLIENT Vous permet de produire un rapport de tous les clients ayant achetés un produit déterminé.

TRANSACTIONS / CLIENT Vous permet de produire un rapport détaillé des transactions pour un intervalle de clients et de dates.

ÉTIQUETTES Impression d'étiquettes d'adresse de vos clients sur un format standard d'étiquette 1" x 3 1/2" (une étiquette de large) ou sur un format personnalisé (Windows).


PAGE COMMENTAIRES Impression des pages commentaires de vos clients. PROFIL FINANCIER Impression du profil financier (achat selon chaque mois). Référence à [F7] dans dossier-client. PRIX PERSONNALISÉS Liste des produits et des prix que vous avez personnalisés pour vos clients. Pour les trois derniers rapports vous vous référez au tableau de tri suivant:

ABONNEMENTS Liste abrégée ou détaillée des abonnements pour une sélection de clients. Utile pour sortir une liste complète des abonnements en vigueur.


Menu utilitaires Le menu utilitaires de votre compte client, vous permet d'accéder à tous les paramètres de configuration et de contrôle de votre compte client.

En appuyant [Esc] , vous revenez au menu compte client. INFORMATION COMPAGNIE Cet écran vous sera accessible à l'aide de votre mot de passe Gérant.

Vous inscrivez à cet écran les informations concernant votre compagnie et pouvant être utilisé sur vos états de comptes. [F1] Enregistre les informations ou les modifications. [Esc] Vous permet de revenir au menu utilitaires.


ENTÊTES COMMENTAIRES Cette table vous permet d'inscrire les titres de chaque ligne composant votre page commentaire.

Vous avez une possibilité de 15 lignes de commentaires avec 20 caractères pour chaque titre de vos lignes commentaires. [F1] enregistre les informations ou les modifications. [Esc] vous permet de revenir au menu utilitaires. TERMES DE PAIEMENT Vous inscrivez ici les termes et les conditions de paiement que vous acceptez dans votre commerce.

Après avoir inscrit la description de chacun de vos termes de paiement utilisé par vos clients, vous devez inscrire le pourcentage (%) d'escompte applicable si un paiement hâtif donne droit à un escompte de paiement. La date limite du paiement hâtif sera déterminée par le nombre de jours de la deuxième colonne. Et enfin la troisième colonne de cet écran reflète le maximum de jours après lesquels le paiement est réputé dû et où les frais d'intérêt commenceront à s'appliquer. Afin de satisfaire une demande de plus en plus grande, nous avons créé la possibilité de forcer le calcul d'intérêt 30 jours sur un terme "facture du mois précédant payable avant une date


précise du mois suivant". Ainsi, si le paiement n'arrive pas avant cette date, l'intérêt se calculera selon un terme de trente jours. MODIFICATION NUMÉRO DE COMPTE Après avoir inscrit le numéro du compte à modifier (l'ancien numéro), inscrivez le nouveau.

Pour le changement demandé, le système doit passer à travers les journées pour effectuer la modification. Ainsi portez une attention particulière à l'écran suivante, sinon l'historique des achats (en partie ou complète) pourra être perdue. Inscrivez une date de début, la plus vieille possible où le client a pu débuter ses achats chez vous. Et pour date de fin la date de la journée courante.


INITIALISER FACTURE EN SOLDE NON-REPORTÉ SEULEMENT Vous pouvez, ici, inscrire les factures dues par le client avant la mise-en fonction d'InformaStock dans votre commerce. Ou encore pour remettre une facture dont le paiement n'a pas été honoré par la banque, cependant ajoutez une identification différente (1 chiffre supplémentaire) dans le numéro de facture.

Seulement la date, le numéro de facture et le solde dû total sont enregistrés, aucun détail des achats ne pourra être inscrit. A chaque nouvelle facture que vous enregistrez, une vérification s'effectue. Si celle-ci existe déjà dans le compte, un message vous demandant si vous désirez enregistrer cette facture apparaît. Répondez par oui (O) ou non (N). En répondant “O” pour oui, la transaction inscrite se reporte dans la deuxième section de l'écran. ATTENTION: Pour enlever une facture, réinscrire en négatif sous un autre numéro ou utilisez [F10] dans le dossier client. MENU ENTRETIEN INDEX Cette section vous permet, au besoin, de faire des mises à jour d'index ou des mises à zéro de certaines informations de vos comptes-clients.


Votre système est composé d'index et de filières de données. Plusieurs raisons, telles que: problème électrique, disque rigide endommagé logiquement, mauvaise fermeture du système,... peuvent endommager vos index et même vos données. Lorsque cela se produit votre système n'interrompt pas la facturation, mais vous empêche de créer de nouveaux produits ou clients. Si vous voyez de la corruption (symbole bizarre) ou si vous ne pouvez récupérer un client, vos index ou même vos données sont possiblement en problème. Les choix 1 à 9 servent seulement à mettre à jour l'index relié à votre choix. Les maintenances, plus précises que les mises à jour, servent à rebâtir le fichier des données. Dans le doute, il est préférable de choisir une maintenance plutôt qu'une mise à jour. Veuillez noter que la maintenance complète (choix 0) globalise les index 1 à 9 de cet écran. Une fois le type d'entretien sélectionné, apparaître l'écran “Traitement en cours”. Vous ne devez pas interrompre la mise à jour d’index. MENU AJUSTEMENT GLOBAL Après avoir inscrit votre mot de passe, vous accédez à cet option.

Cette section vous permet d'initialiser pour chaque élément mentionné en menu une valeur constante et unique pour tous vos comptes-clients. ÉPURATION HISTORIQUE FACTURE Cette option vous permet d'enlever vous-même les transactions archivées dans l'historique ([F3] du dossier client) et ce du début des activités inscrites jusqu'à une date donnée. Veuillez porter une attention particulière à cette date car les données ne pourront pas être recréées après cette épuration.


ÉPURATION HISTORIQUE PAIEMENT Cette option vous permet d'enlever vous-même les transactions de paiements seulement dans l'historique ([F3] du dossier client) et ce du début des activités inscrites jusqu'à une date donnée. Veuillez porter une attention particulière à cette date car les données ne pourront pas être recréées après cette épuration. AJUSTEMENT DES POINTS Permet d’ajouter ou d’enlever des points à un client. CALCUL DES POINTS Permet de configurer le nombre de points alloués par dollar d’achat des clients. EFFACEMENT CLIENT Permet de détruire les clients ayant un solde à zéro (0) et n’ayant pas achetés depuis une date spécifiée en appuyant ce bouton. MENU COMMANDES CLIENTS

Permet de faire des commandes spécifiquement pour un client. Référez-vous à la section « Commande » de l’inventaire pour plus d’information sur le fonctionnement des commandes.


Inventaire Menu inventaire Ce chapitre traitera de la gestion complète de l'inventaire de votre magasin. Plusieurs choix sont disponibles. Vous y accédez par l'option [2] de votre menu principal InformaStock. Inscrivez votre mot de passe gérant à moins que vous ayez répondu Non à la ligne "Sécurité sur les menus" dans vos paramètres de facturation. 0000000000 APPUYEZ [Enter] N.B.: Les logiciels InformaStock Inc. sera toujours capable d'accéder à cette section même si vous avez oublié

votre mot de passe. Appelez le service à la clientèle si vous avez oublié votre mot de passe. Il est cependant prudent d'inscrire votre mot de passe en lieu sûr.

Le menu pour faire votre gestion d'inventaire InformaStock est le suivant :

CAPACITÉ DISQUE ET VOTRE INVENTAIRE PERMANENT Pour calculer rapidement l'espace disque ou la grosseur du disque dur que vous avez besoin selon votre inventaire, considérez que 1000 fiches-produits occupent environ 1 mo d'espace disque. Compte tenu de la grande capacité des disques dur, cela ne devrait pas constituer un problème. CATALOGUE DE PRODUIT De plus en plus de fournisseurs peuvent vous fournir le catalogue de leurs produits par Internet. Le format des informations doit être en ASCII et vous avez besoin d'un interface pour l’incorporer à InformaStock. Une fois votre catalogue installé, transférez seulement les produits que vous avez en magasin dans votre inventaire. L'accès à ceux-ci sera plus rapide. SÉCURITÉ ET MOT DE PASSE GÉRANT Pour accéder à certaines sections, InformaStock peut vous demander le mot de passe gérant. Si c'est le cas, cette section est importante. Si une modification importante s'effectue dans votre inventaire ce message apparaîtra :


Lorsque vous voyez ce message soyez très prudent et lisez attentivement la question qui vous est posée. Menu article La gestion de vos articles se fera à partir de cet écran. Vous accédez à la gestion de vos articles en sélectionnant le [1] au menu gestion d'inventaire. Le menu article pour InformaStock est le suivant :

Informez-vous auprès de votre bannière ou fournisseur principal, s'il peut vous offrir son catalogue sur disquette. Sélectionnez l'option avec laquelle vous voulez travailler ou faites [Esc] pour revenir au menu "Gestion d'inventaire".


AFFICHER ARTICLE Le premier choix de votre menu "Article" est l'écran d'affichage des informations sur vos fiches-produits. Vous devez cependant aller les créer avant d'avoir un affichage à cet écran.

Vous entrez le numéro de l'article que vous désirez consulter et appuyez [Enter]. Vous pouvez utiliser indifféremment votre numéro d'article de facturation, le numéro de catalogue de cet article ou le numéro de code UPC (code universel pour lecteur optique, communément appelé « code barre »). Toutes les informations sur cet article apparaissent à l'écran. Pour accélérer une recherche, utilisez le point d'interrogation [?] et choisissez par l'écran de recherche le produit recherché ou un produit proche. Par les touches [PgUp] et [PgDn] vous passerez ensuite d'une fiche à l'autre, sans avoir à réinscrire les numéros de produits que vous recherchez. Pour l'explication de ce que représente chaque information, veuillez consulter la partie "Création / modification" de la fiche maître. Si un numéro d'article n'est pas encore créé le message "Non Existant" s'écrit à la description et disparaît après quelques secondes. Vous devez donc aller créer cet article avant de pouvoir consulter sa fiche. Cette section ne sert qu'à la consultation, aucune modification, ajout ou correction ne peut être faite ici sur les articles. Vous pouvez, ici seulement, visualiser la fiche complète de la répartition de vos quantités pour chaque article, c'est à dire les quantités que vous avez en magasin ; à votre entrepôt, s'il y a lieu ; et les quantités réservées par des mises de côté. De plus, vous sont affichées les quantités en commande et en attente (B/O). Si vous appuyez [Esc] vous revenez au menu "Article".


CRÉATION / MODIFICATION ARTICLE C'est par la création / modification de vos fiches maîtres Magasin que vous inscrivez tous vos produits ou encore que vous pouvez enregistrer toutes modifications sur ceux-ci.

[Tab] [Enter] Utilisez les touches [Tab] et [Enter] pour vous déplacez à travers les champs. Assurez-vous de

bien faire une [Enter] après toute modification d’un champ pour que la modification soit bien prise en compte.

[F1] Vous enregistrez les informations telles qu'elles apparaissent à l'écran. [F2] Vous accédez à deux autres écrans de création. Création rapide et création de produits

grandeurs/couleurs. Faites autant de [F2] que voulu pour passer d'un écran à l'autre. ÉCRAN 2: L'écran de création rapide (ou écran de saisie avec scanner) est la suivante :

Avec cet écran vous pouvez créer des produits regroupés par fournisseur et département. A chaque changement de département faites [F4] et pour changer de fournisseur appuyez sur [F3]. Le premier numéro de produit demandé est le code UPC. Si vous créez avec le lecteur optique, c'est très rapide, cependant vous pouvez utiliser manuellement le numéro de produit que vous désirez. [F1] pour enregistrer.


[F2] pour passer d'un écran de création à l'autre. [F3] pour accéder à la ligne fournisseur dans la partie du haut

[F4] pour accéder à la ligne département dans la partie du haut

[Esc] pour quitter sans sauvegarder ÉCRAN 3: L'écran de création Grandeurs/Couleurs est la suivante:

En entrant dans la section création / modification, faites deux fois [F2] et appelez le produit pour lequel vous voulez identifier des grandeurs et couleurs. En montant la grille indiquez pour chaque couleur les grandeurs disponibles. Vous créez automatiquement autant de produits que vous avez indiqués de possibilités. [F1] pour enregistrer et créer toutes les possibilités inscrites. [F2] pour passer d'un écran de création à l'autre.

[F3] pour accéder à la liste de toutes les couleurs. [F4] pour accéder à la liste de toutes les grandeurs. [F5] pour passer de la ligne des couleurs à la colonne des grandeurs et vice-versa. [Esc] pour quitter sans sauvegarder.

Comme les produits se créent automatiquement avec des traits d'union (ex.: 100-001-XS, code produit couleur grandeur), ne pas utiliser de traits d'union dans le numéro de produit principal. Lorsque vous revenez à cet écran, les couleurs et les grandeurs se replacent en ordre alphanumérique. Pour détruire une ou des combinaisons, vous pouvez faire [Del] si vous n'avez pas encore enregistré vos combinaisons. Une fois enregistrées, donc les fiches-produits correspondantes créées, vous devez détruire chacune d'elles par la fonction détruire article inactif. En revenant au premier écran de création, vous pouvez vérifier et compléter les informations sur les fiches créés par les autres écrans. Voici l'explication d'utilisation des fonctions : [Home] Vous permet de revenir au début (champs article catalogue) de votre écran lorsque vous êtes dans une fiche maître. [PgUp] [PgDn] Vous permet d'accéder à la fiche précédente ou suivante et ce, peu importe l'endroit où vous êtes situé dans la fiche article. Une question vous sera posée, la première fois que vous utilisez l'une de ces touches.


En répondant oui vous devez répondre à chaque fiche à la question suivante :

Si vous répondez Non à la première question, vous vous déplacez librement d'une fiche à l'autre par [PgUp] et [PgDn] et les modifications pouvant être apportées aux fiches seront automatiquement sauvegardées. Positionnez-vous directement sur le champ que vous voulez modifier sur vos fiches avant d'utiliser ces touches pour accélérer le processus de modification. [Esc] Vous permet d'annuler la création ou la modification en cours et vous fait revenir au menu "Article". Si vous

avez une fiche-produit affichée, l'écran suivant vous fait cependant penser à enregistrer cette fiche avant de faire [Esc] pour quitter.

Certains champs sont obligatoires afin de créer une fiche-produit complète. Donc veuillez vous assurer que vos départements (menu Configuration) et vos fournisseurs (menu Inventaire) soient créés avant de débuter l'inscription de vos articles. Les champs obligatoires sont: Numéro Article

Numéro UPC Numéro Fournisseur Description Numéro Département

Voici une brève description de chaque champs à remplir dans la fiche-produit: ARTICLE CATALOGUE # UNIQUE, # PRINCIPAL DE LA FICHE Le numéro d'article catalogue (code d'achat maximum 16 caractères) est normalement le numéro utilisé par votre fournisseur. Néanmoins, cela peut être un numéro inventé par vous avec un code de fournisseur, il peut contenir la codification de votre coût ou ... selon votre imagination. Il est très important de bien préparer sa codification d'inventaire (si celle-ci n'existait pas avant ou que vous voulez la modifier), car le numéro utilisé ici ne pourra pas l'être pour d'autre fiche-produit. Une fois enregistrée, vous devez utiliser le processus de destruction de fiche inactive pour l'enlever. (voir dans "Détruire Article Inactif") ARTICLE FACTURATION # UNIQUE, # SECONDAIRE DE LA FICHE Le numéro d'article facturation (maximum 16 caractères) est le numéro que vous employez normalement en magasin. Celui-ci peut être plus court pour accélérer le processus de facturation. Par défaut le système reproduit le même numéro que le numéro catalogue, modifiez-le, s'il y a lieu. CODE UPC # UNIQUE, # SECONDAIRE DE LA FICHE Vous avez la possibilité d'utiliser un troisième numéro pour cet article. Normalement, vous l'utiliserez pour le code à barre avec lecteur optique. Mais vous pouvez l'utiliser à votre convenance. Par défaut, le système commence une codification à partir de 100 000 pour l'utilisation de code UPC interne à votre commerce. Ce code à barre à six (6) chiffres peut être imprimé par InformaStock dans la section "Rapport/étiquettes"


ou "Réception". Si vous utilisez un lecteur optique et que votre produit a son propre code à barre positionnez-vous sur ce champ et lisez le code à barre de votre produit. Si vous entrez manuellement les numéros de code à barre vous devez entrer tous les chiffres. En impression, InformaStock utilise la symbolique Interleave 5..7 avec longueur fixe à six (6) chiffres. Vous devez configurer correctement votre lecteur optique. Les étiquettes personnalisées vous permettent par contre d’utiliser n’importe quel type de code à barre. NUMÉRO DE FOURNISSEUR OBLIGATOIRE C'est le numéro correspondant à votre fournisseur pour cet article. S'il n'est pas créé, vous devez aller le créer avant. Après l'inscription du numéro de fournisseur, vous voyez apparaître le nom de ce fournisseur. Confirmez par [Enter] que c'est le bon fournisseur que vous avez choisi. Sinon réinscrivez le bon numéro. Vous avez aussi accès par [?] à une fenêtre de recherche sur les fournisseurs inscrits dans le système. Chaque article possède un seul fournisseur. Vous pouvez cependant commander ce même numéro de produit chez d'autres fournisseurs, InformaStock ne vous empêche pas de le faire. Si un produit porte un numéro différent chez un autre fournisseur, nous vous suggérons de créer une deuxième fiche pour ce produit et de mettre dans chaque fiche l'autre numéro comme article de remplacement. LOCALISATION Ce champ est habituellement utilisé pour indiquer l'endroit physique où se trouve cet article dans votre magasin. Néanmoins, vous pouvez l'utiliser à votre guise pour regrouper, dans les rapports, vos produits (autre que par département et fournisseur). Ce champ peut aussi être utilisé pour des fonctions spéciales. Par exemple si vous inscrivez ZERO, vous marquez cette fiche et elle pourra être détruite par l'index "Mise à zéro""Inventaire marqué". SÉQUENCE # UNIQUE # SECONDAIRE DE LA FICHE La numérotation dans InformaStock étant par ordre alphanumérique, cette logique peut ne pas convenir à tous les types de commerces. Ainsi par ce champ vous pouvez identifier vos produits différemment en inscrivant la séquence voulue pour vos rapports et/ou commandes de vos fournisseurs. DESCRIPTION OBLIGATOIRE La description, c'est ce qui va apparaître à l'écran de facturation une fois le numéro d'article inscrit. Vous avez une possibilité de 25 caractères. Si votre description est plus longue, vous pouvez poursuivre dans le champ commentaire imprimé (sous la ligne Description). Cependant, assurez-vous que la ligne Description soit suffisamment significative car les rapports n'utilisent que la ligne description. COMMENTAIRE Le commentaire, inscrit ici, sera celui qui apparaîtra sur la facture du client et à l'écran de facturation sous la description. [?] pour faire apparaître en fenêtre les commentaires déjà inscrits dans votre configuration "Gestion des commentaires". ACTIF PAR DÉFAUT Indiquez [O] oui ou [N] non. Un article actif est un article en vigueur. Un article non actif peut être utilisé par le système de facturation mais pas lors d'une commande ou d'une réception. Vous pouvez terminer de vendre le produit et lorsque la quantité arrivera à zéro le produit ne sera plus accessible. Vous pouvez avoir un article non actif et indiquez un article substitut. Pour détruire un article, vous devez le placer non actif et exécuter le traitement "Détruire Article Inactif".


SUBSTITUT Pour un article déclaré non actif, entrez le numéro de produit qui peut le substituer, c'est-à-dire celui que le remplacera dorénavant. Lors de la facturation, si vous utilisez le numéro de l'article non actif, un message vous indiquera l’invalidité de ce numéro et vous donnera le produit substitut. DÉPARTEMENT OBLIGATOIRE Vous avez une possibilité de 98 départements différents. Ceux-ci représentant l'ensemble de catégories des articles que vous vendez. [?] pour faire apparaître en fenêtre les départements déjà inscrits dans votre gestion des départements. TAXABLE PAR DÉFAUT Pour les lignes de taxes, les valeurs à inscrire sont [T] pour taxable et [N] pour non taxable. Vous pouvez les modifier selon les politiques de taxation. Lors de la création, les valeurs par défaut apparaissent automatiquement selon le niveau de taxation du département identifié dans cette fiche-produit. ÉTIQUETTE Vous indiquez si Oui ou Non, vous désirez l'impression automatique d'étiquettes lors de la réception de marchandises. Une étiquette informatique sortie séparément est cependant possible (voir dans la section Rapport). UNITÉ Les valeurs inscrites sur cette ligne seront utilisées lors de vos commandes, réception et dans certains cas par la facturation. Si aucune valeur est inscrite, InformaStock utilise la quantité 1 partout par défaut. Le premier champ est pour la quantité à commander, le deuxième pour la quantité que vous recevez et le troisième champ pour la quantité par défaut dans laquelle vous vendez ce produit. Par exemple vous commandez chez le fournisseur 1 boîte, vous recevez 12 unités (dans la boîte) et vous vendez le produit en paquet de 3. COMMISSION Vous indiquez en dollars ($), s'il y a lieu, la commission donnée à vos commis pour la vente de ce produit. Voir les rapports de ventes par vendeurs pour le cumul des commissions par période donnée. COÛT Vous inscrivez le dernier coûtant de cet article. Par la suite, vous pouvez modifier le coût soit ici, soit lors de la réception de marchandise. TTC La colonne TTC pour « Toute Taxe Comprise », à la droite de chaque prix, se calcule automatiquement et vous permet de vérifier le coût et le prix de ce produit incluant toutes les taxes en vigueur. PROFIT Le système va calculer lui-même le profit de ce produit selon le coût pour chaque niveau de prix que vous inscrivez. Vous pouvez également inscrire le pourcentage de profit que vous désirez faire sur ce produit et InformaStock calculera le prix correspondant à ce niveau.


PRIX VENTE (1) Ce prix est le prix de vente régulier, non soldé de l'article. PRIX SOLDE (2) C'est le prix qui apparaîtra à la facture si vous êtes en période de solde soit par un intervalle de date soit par la fonction de promotion en vigueur de votre configuration. En appuyant [?] dans le champ prix solde vous faites apparaître la fenêtre des dates de mise en fonction des prix de solde. Vous avez deux intervalles de dates possibles.

[Esc] Pour sortir de la fenêtre des dates et revenir au champs Prix Solde. [Del] Pour effacer la ligne de date déjà inscrite. Avec les mots-clés, il y a aussi d'autres façons d'utiliser le prix solde. PRIX DIVERS (3) Vous avez la possibilité d'avoir un troisième niveau de prix. Celui-ci est facultatif. C'est soit un prix en gros, un prix de distributeurs, un prix pour client fidèle, ... A vous de juger de son utilité dans votre commerce. L'accès au trois (3) niveaux de prix peut se faire à partir de la facturation, par la touche [F11] dans le champ Prix. ESCOMPTE Si une escompte peut s'appliquer sur cet article, inscrivez seulement [O] pour oui pour permettre une escompte sur cet article lors d'un achat. Si vous inscrivez [N] pour non cela signifie que le prix est ferme. Pour accorder une escompte à ce produit, le mot de passe gérant sera alors toujours nécessaire. ESCOMPTE MAXIMUM Si vous avez inscrit Oui à l'escompte, vous indiquez ici l'escompte maximum que vous acceptez d'accorder à la facturation pour ce produit sans l'autorisation du mot de passe Gérant. Cependant si vous inscrivez oui à escompte et 0% à escompte maximum, le système considère qu'il n'y a aucune limite quant à l'escompte que vous accorderez au comptoir pour cet article. ACCESSOIRES Les accessoires complémentaires servent à identifier certains articles se reliant à celui de cette fiche maître précise. (Ex.: les bonnes piles pour un jouet à pile, des films pour un appareil photographique, ...). A la facturation, une fenêtre s'affiche afin de vous faire penser de mentionner au client les articles complémentaires à l'achat. Les articles complémentaires s'ajoutent automatiquement à votre facture en appuyant [Enter] sur chacun sélectionné.


N.B. Vous devez avoir préalablement créé la fiche des produits que vous désirez mettre comme accessoires complémentaires avant de pouvoir l'ajouter à la fiche du produit principal.

Un accessoire peut être direct ou suggéré. Répondez attentivement à la deuxième question vis-à-vis "Accessoires", après avoir fait [Esc] sur la fenêtre des accessoires inscrits. REMPLACEMENT Les articles de remplacement sont utilisés lorsque le stock pour cet article est à zéro. Vous avez la possibilité de lui offrir une équivalence. Un produit différent d'un autre fournisseur ou un autre modèle plus complet. N.B. Vous devez avoir créé la fiche des produits que vous désirez mettre comme articles de remplacement avant

de pouvoir l'ajouter à la fiche du produit principal. Pour enregistrer, soit des accessoires complémentaires, soit des articles de remplacement, vous devez vous assurer que ceux-ci sont déjà créés. Il est donc préférable pour la première fois d'enregistrer tous vos articles et de repasser une deuxième fois sur la fiche des articles pour les accessoires complémentaires et/ou de remplacement qui seront offerts. ACCESSOIRE & REMPLACEMENT (complément d'informations) En inscrivant [O] pour oui pour ces fonctions, une fenêtre apparaît afin que vous puissiez inscrire directement le(s) numéro(s) d'article désiré. Vous avez aussi la possibilité d'utiliser le point d'interrogation [?] pour obtenir la fenêtre de recherche de produit. [Del] Pour enlever un numéro inscrit dans la fenêtre. [Esc] Pour sortir et enregistrer les produits inscrits dans la fenêtre. COMMENTAIRE AFFICHÉ Le commentaire affiché est un commentaire facultatif qui apparaîtra seulement à l'écran de facturation et uniquement pour le vendeur. Il ne sera pas imprimé sur la facture. (Ex.: Un spécial pour cette saison, nettoyage à sec, ...) INTERNET Avec l’option Import / Export, vous avez la possibilité d’exporter vos produits dans un format précis pour une utilisation sur un site Web. Vous pouvez ainsi choisir quels produits seront disponibles sur votre site Web de commerce, puisque vous ne vendez pas nécessairement en ligne tout ce que vous avez dans votre magasin. La sélection se fait par [O] Oui ou [N] Non.


ÉCRAN EXTRA 1 L’écran d’extra est accessible en appuyant la touche [F3] dans l’écran de création / modification. Cet écran contient une panoplie de caractéristiques supplémentaires attribuables à certains produits.

Taxe Incluse Le prix du produit inclus alors les taxes. Il faut dans ce cas mettre la fiche principale du produit à non-taxable. Balance caisse Indique que le produit doit être pesé pour être vendu. Le prix du produit correspond alors au prix d’une unité de poids de la balance (soit 1 kg ou 1 lb). Lors de l’entrée d’un tel produit dans la facturation, une section de l’écran s’affichera différemment et indiquera que le système attends la lecture d’un poids. Mix and Match Si configuré à [O] Oui, permet de spécifier le numéro de « Mix and Match » auquel ce produit appartient. Celui-ci peut être retrouvé facilement en faisant [?] pour interroger les Mix and Match tels que spécifier dans la configuration. Vous devez ensuite spécifier la quantité requise pour activer le « Mix and Match ». Revoici l’exemple d’utilisation de mix and match présenté dans la section configuration du présent manuel : Ex : Trois (3) barres de chocolat à $0.99 chacune font partie du groupe « Barres rabais » qui est fixé à $2.29 pour

le groupe. Lorsqu’un client achète trois (3) barres, les deux (2) premières seront à $0.99, mais la 3e coûtera $0.31, appliquant le prix total de $2.29 du groupe « Barres rabais ». Ce calcul sera vrai à chaque instance de la combinaison des trois (3). Le nombre trois (3) est déterminé dans la fiche extra de chaque produit au moment où il est associé au groupe « mix and match » voulu.

Prix Barré Si configuré à [O] Oui, il sera impossible de modifier le prix de ce produit dans la facturation. Parent / Enfant Cet option permet la gestion de produits qui peuvent être vendus tels quels ou à l’unité. Ex : Vous pouvez vendre une caisse de 24 bières ou chaque bière à l’unité, ou des cartons de cigarettes et les paquets individuellement. Note : Les deux (2) produits doivent être créés avant de pouvoir les associer.


Produit Parent Entrer [P] Parent. Vous devez ensuite spécifier le code du produit « enfant ». Vous pouvez faire [?] pour interroger les produits. Vous devez ensuite spécifier la quantité d’enfants que contient le parent. Pour l’exemple de la caisse de 24 bières, la quantité est alors de 24. Produit Enfant Entrer [E] Enfant. Vous devez ensuite spécifier le code du produit « parent ». Vous pouvez faire [?] pour interroger les produits. La quantité d’inventaire de ces deux (2) produits sera alors reliée et gérée par le parent seulement. Les réceptions devront être faites avec le produit parent. La quantité de ces produits est affichée comme suit : 5.09. Cela veut dire qu’il y a 5 parents et 9 enfants en stock. La quantité de la fiche du produit enfant ne changera jamais et restera toujours à zéro. Exemple concret : Nous avons 6 caisses de 24 bières. Un client achète 10 bières. La quantité en stock du parent (soit la caisse de bière) qui était de 6 sera alors de 5.14. Quantité négative Le produit aura automatiquement une quantité négative dans la facturation. Bloquer suppression En cochant cette case, le produit ne peut être enlevé de la facture avec la touche [Del]. Prix de quantité Vous pouvez spécifier un prix précis si le client achète une certaine quantité comprise entre les valeurs minimum et maximum. La colonne « obligatoire » force le prix dès que la quantité rencontre la restriction de quantité et il n’est plus possible de le modifier. Si « obligatoire » n’est pas coché, il sera alors possible de modifier ce prix une fois qu’il a été attribué. Escompte de quantité Le fonctionnement est exactement le même que le Prix de quantité mais s’applique à l’escompte de ce produit. Évènement Permet de compter le nombre de produits vendus pour un produit évènement. Un produit marqué « évènement » doit avoir un prix à zéro. Il doit aussi avoir des accessoires (idéalement non obligatoires) qui pourront êtres sélectionnés dans une liste qui apparaîtra lorsque le produit évènement sera entré dans la facturation. Le total des quantités des produits accessoires sélectionnés se placera dans la quantité du produit évènement. Billet (disponible avec option Billetterie seulement) Activer en indiquant [O] Oui. Le format est constitué de deux (2) caractères, généralement numériques. Ces deux caractères correspondent au début du nom du fichier de format de billet. Les formats de billets doivent obligatoirement se trouver dans le répertoire « magasin » de votre compagnie. Exemple de noms de billets : 01-Billet1.ewp, 02-Billet2.ewp…, il faut alors utiliser 01, 02, … dans le champ format. Le champ « Reçu » permet d’imprimer un reçu suite à l’impression d’un billet si nécessaire. ÉCRAN EXTRA 2


Disponibilité limitée Par défaut, un produit est toujours disponible. Vous pouvez restreindre l’accessibilité à un produit à partir de cet écran. Simplement cocher « Disponibilité limité » et choisir la restriction de disponibilité. Les heures, jours ou intervalle de dates entrés sont ceux où le produit est disponible. Exemple : SI vous cochez « Intervalle d’heures » et spécifiez 12 :00 à 16 :00, cochez « Restriction de jours » et cochez Lundi et cochez « Restriction de dates » et spécifiez 01-04-2005 au 31-08-2005, alors : il sera possible de vendre ce produit seulement entre 12 :00 et 16 :00, les lundis compris entre le 01-04 et 31-08. Quantité maximale par facture Vous pouvez spécifier une quantité maximale par client (facture). Ceci est utile lors d’une liquidation, où vous pouvez limiter le nombre de cet article par client à six (6) par exemple. Notez que ceci n’empêche pas la vente du produit, mais donne un avertissement au caissier quand le client dépasse cette limite.


Changement de prix Vous accédez à cette section par le choix 3 de votre menu "Article". Cette section vous permet d'accélérer votre processus de changement de coût, prix vente et prix solde.

Tous vos produits s'affichent à l'écran par ordre alphanumérique de numéros de catalogue. [Enter] DÉPLACEMENT HORIZONTAL. Pour faire vos changements de prix, appuyez sur [Enter] pour aller à

droite sur une même ligne. [PgUp] [PgDn] DÉPLACEMENT VERTICAL. Déplacez-vous par les flèches vers le bas et vers le haut et avec [PgUp]

ou [PgDn] pour trouver le numéro d'article à modifier. [Home] Pour revenir au tout début de votre fichier. [Esc] Pour quitter et enregistrer les modifications.


HISTORIQUE La section historique de votre menu Article, vous permet de visualiser à l'écran les informations concernant les quantités achetées-vendues, montants achetés-vendus, les commandes, les retours et ce pour chaque mois. De plus, un comparatif avec l'année précédente (si vous avez plus d'un an d'opération avec InformaStock) est aussi disponible. Vous accédez à cette section à partir du choix 4 de votre menu "Article".

Après avoir sélectionné [F4] pour année précédente, vous devez réinscrire quelle fonction [F1], [F2] ou [F3] vous voulez consulter pour cette période. Vous pouvez aussi avoir un historique détaillé de toutes les actions pouvant être faites sur un article, allant des réceptions manuelles, aux ajustements d’inventaire jusqu’aux ventes. Vous devez alors appuyer la touche [F10] et sélectionner un intervalle de dates qui vous intéresse.


Gestion des ensembles Cette section vous permet de créer un ensemble à partir d'un numéro de produit principal. Ainsi, identifiez une fiche produit comme étant un ensemble, par le mot KIT dans le champ localisation. Dans la fiche principale vous pouvez inscrire un coût correspondant au coût de base pour cette ensemble. C'est-à-dire les frais d'emballage, le contenant, la main-d’œuvre, etc... Ensuite appelez ce numéro de produit dans la fenêtre suivante:

Vous pouvez inclure jusqu'à 30 produits différents dans votre ensemble. Chaque produit doit déjà exister comme fiche produit pour être appelé dans l'ensemble. Pour chaque article, la quantité par défaut est 1. Vous pouvez la modifier ou faire [Enter] pour passer aux colonnes suivantes. Le coûtant de l'ensemble est le coûtant de base (coût dans la fiche maître) plus le coûtant de chaque article multiplié par la quantité de chacun. De plus, InformaStock lors de la facturation prend le coûtant de chacun des produits mis à jour. [F1] pour enregistrer. [F2] pour enlever un article de l'ensemble. [F3] vous permet de modifier le prix de l'ensemble (le prix correspondant au prix de vente de la fiche principale). [F4] vous permet d'établir le pourcentage de profit désiré afin de modifier le prix de l'ensemble. [F5] pour imprimer la liste complète de tous les ensembles, ainsi que les articles qui les composent.


DÉTRUIRE ARTICLE INACTIF Ce choix est une mise à jour d'index avec vérification des articles non actif donc la quantité est à zéro afin de les enlever de votre inventaire. Le mot de passe du gérant vous sera demandé. Préalablement, vous devez aller indiquer N pour non actif dans chaque fiche article que vous voulez détruire. Le message suivant vous demande si vous voulez poursuivre l'action en cours.

Une mise à jour d'index s'effectuera, prévoyez un certain délai selon l'envergure de votre inventaire. VEUILLEZ NE JAMAIS INTERROMPRE UNE MISE-A-JOUR D'INDEX. Cela pourrait causer plusieurs problèmes dans votre fichier d'inventaire. DÉTRUIRE ARTICLE À ZÉRO Ce choix vous permet de détruire tous les articles n'ayant eu aucune activité de vente ou d'achat. Donc ayant une quantité à zéro partout, tant en quantité qu'en historique. Cette option passe elle aussi à travers l'index de vos produits, VEUILLEZ NE PAS INTERROMPRE. Vous aurez à répondre au message suivant:


Menu fournisseur Vous accédez à la gestion de vos fournisseurs en appuyant [2] au menu gestion d'inventaire.

Sélectionnez l'option avec laquelle vous voulez travailler ou faites [Esc] pour revenir au menu Gestion d'inventaire. Cette section ne constitue pas un compte fournisseur, c'est seulement une fiche pour chacun de vos fournisseurs, vous permettant de compléter les informations disponibles et nécessaires dans le logiciel InformaStock. Vous devez créer une fiche pour chaque fournisseur que vous utilisez dans votre création de produit. Celle-ci peut cependant ne pas être complète, le minimum d'information à remplir est le numéro de fournisseur et le nom de la compagnie. Les fiches fournisseurs que vous créez ici ne se transfèrent pas dans les comptes payables aux modules comptables. Vous devez les réinscrire dans ceux-ci, s'il y a lieu. Si vous utilisez un module informatisé de compte à payer (compte fournisseur), seulement les fournisseurs reliés à vos ventes sont nécessaires dans les fiches fournisseurs d'InformaStock.


CRÉATION / MODIFICATION FOURNISSEUR Vous accédez à la gestion de vos fiches fournisseurs en appuyant [1] au menu fournisseur. A l'intérieur de cette section, vous pouvez : 1) Créer un nouveau fournisseur 2) Consulter la fiche de vos fournisseurs 3) Modifier l'adresse de votre fournisseur 4) Détruire le compte (si vous ne voulez plus garder les historiques et qu'il n'y a aucun article utilisant ce fournisseur) 5) Consulter l'historique des achats et des ventes cumulés sur chaque fiche fournisseur

Lorsque vous entrez un numéro de compte, une vérification se fait pour savoir si le compte a déjà été créé. S'il existe déjà alors sa fiche apparaît. Si le numéro n'est pas utilisé en appuyant [Enter] va apparaître momentanément "Fournisseur non enregistré" et vous pourrez poursuivre en entrant les informations sur ce nouveau fournisseur. Il est aussi possible de faire une enquête sur les comptes fournisseurs déjà inscrits dans votre système par la touche [?]. Le montant vis-à-vis "Achats" cumule le montant des achats faits chez ce fournisseur. Le montant vis-à-vis "Ventes" cumule le montant des ventes faites pour les articles de ce fournisseur. Tel que l'indiquent les annotations, les dates inscrites sont celles correspondantes au dernier achat chez le fournisseur, à la dernière vente et à la dernière livraison de marchandises pour ce fournisseur. [F1] Vous permet d'enregistrer la fiche et/ou les modifications sur ce fournisseur. [F2] Vous permet de détruire le fournisseur affiché à l’écran seulement s’il n’y a plus d’article utilisant ce

fournisseur dans les fichiers-produits. Vous avez un message vous avertissant que la destruction est alors impossible.

[Esc] Vous permet de revenir au menu fournisseur


MODIFIER NUMÉRO FOURNISSEUR Cette section vous permet de modifier le numéro de compte de vos fournisseurs sans avoir à passer à travers toutes vos fiches.

Après avoir inscrit le numéro de fournisseur à modifier (l’ancien numéro) , inscrivez le nouveau. Pour le changement demandé, le système doit passer à travers tous les produits en inventaire pour effectuer la modification. Veuillez, ne pas interrompre le traitement d’index. Le système peut refuser le changement si le nouveau numéro est déjà utilisé. Ainsi vous ne pouvez pas mettre deux fournisseurs en un seul. IMPRESSION FOURNISSEUR Pour faire imprimer une liste de référence de tous vos fournisseurs, vous indiquez dans l'écran de recherche l'intervalle que vous désirez faire imprimer. Faites [Enter] à fournisseur de départ et [Enter] à fournisseur de fin pour tous les faire imprimer.

Préparez votre imprimante à rapport :

Et le rapport demandé s’imprimera.


IMPRIMER ÉTIQUETTES / FOURNISSEURS Ce choix vous permet de faire imprimer des étiquettes d'adresses pour des fournisseurs sélectionnés. Veuillez noter que l'adresse de la fiche-fournisseur doit être complète et avec son code postal pour que l'étiquette de se fournisseur puisse s'imprimer.

Vous indiquez dans l'écran de recherche l'intervalle que vous désirez faire imprimer. Faites [Enter] à fournisseur de départ et [Enter] à fournisseur de fin pour tous les faire imprimer. Ensuite vous indiquez le nombre d'étiquettes que vous désirez. Vérifiez le positionnement de vos étiquettes dans l'imprimante avant de demander une grande quantité d'étiquettes. Car malheureusement, d'une imprimante à l'autre, vous ne placez pas nécessairement votre papier au même endroit. Préparez votre imprimante à rapport. Le format standard de nos étiquettes d'adresse est un format que vous pouvez retrouver dans toutes les papeteries (3 1/2" x 1"). Vous pouvez aussi imprimer des formats personnalisés créés avec le module d’étiquettes. Menu rapports Vous accédez à la section des rapports en appuyant [3] au menu gestion d'inventaire. Le sous menu suivant apparaît à l'écran pour toutes les possibilités de rapports.

Pour annuler un rapport appuyez [Esc] et vous reviendrez au menu gestion d'inventaire. Cependant, le tampon-mémoire (buffer) de l'imprimante se videra avant de finir d'imprimer. Afin de vider plus rapidement celui-ci vous pouvez vider les impression en cours dans le spooler de l’imprimante. Veuillez noter qu'après avoir imprimé l'un de ces rapports, vous revenez automatiquement à ce menu. Les rapports peuvent être soit à l'écran soit à l'imprimante.


Les rapports demandés à l'écran sont les mêmes que ceux imprimés. Vous, vous déplacez à l'intérieur à l'aide des flèches, [PgUp], [PgDn], [Home], [End] et vous avez aussi accès à deux facilités très intéressantes: [F1] vous permet de sauvegarder le rapport dans un fichier texte facilement consultable avec n’importe quel

traitement de texte. [F3] vous permet d'imprimer en partie ou complètement ce rapport, une fois consulté.

Si vous sélectionnez une partie du rapport à imprimer avec la souris, vous pourrez imprimer seulement la sélection.

RAPPORTS DES TRANSACTIONS Appuyez [1] pour voir les transactions des journées sous forme de rapport de caisse et sous forme de liste des transactions de la journée. Ainsi même si une journée n'est pas fermée, ou si elle l'est mais que vous n'avez plus les informations InformaStock conserve tout en backup pour vous et selon la date de chaque fin de journée.

Ces rapports peuvent autant être consulté à l'écran que sortie à l'imprimante, suivez les étapes indiquées pour chacun d'eux. TRANSACTIONS DE LA JOURNÉE Le rapport de transactions de la journée vous présente toutes les informations: détails des factures (pour chaque facture chacun des produits), ouverture de tiroir, mise de côté, dépôt, annulation de factures, etc... Ainsi tout ce qui s'est passé dans la journée en cours est conservé dans le fichier des transactions de la journée. Le vendeur et un code de transaction sont aussi attribués pour chaque transaction. Les codes de transactions utilisés sur votre rapport seront:

A: retour mise de côté/note crédit L : double de facture B: retour mise de côté/remboursement M: acompte mise de côté C: petite caisse N : note de crédit D: note de crédit émise P : paiement compte-client E: escompte R : retour marchandise F: coupon-fournisseur S : commande spéciale G: carte de crédit V : vente produit H: échange de chèque W: vente SKU ou commentaire I : Intérêt X : retrait de caisse J : facture annulée Z : article mis de coté K :ouverture du tiroir


Si vous faites une fin de journée temporaire (X), ce fichier se videra temporairement et les informations ne seront accessibles que par journée antérieure une fois la journée fermée complètement (Z). Ainsi, vous pouvez toujours faire sortir votre rapport de transactions d'une journée; soit avant de faire votre fin de journée par rapport de transactions directement, soit en passant par journée antérieure. Dans les deux cas, ce rapport fait appel aux sélections suivantes:

RAPPORT DE CAISSE Ce choix vous permet de faire imprimer votre rapport de caisse sans faire de fin de journée. Contrairement, au fin de journée temporaire (X) les informations continuent d'être accessible dans le système. Si vous choisissez le rapport à l'écran, l'information est cumulée, abrégée et présentée différemment que lors de l'impression du même rapport. RAPPORT DE CARTE DE CRÉDIT L'ajout du rapport de carte de crédit pour ceux qui utilisent le mot-clé CARTECRE afin d'enregistrer pour chaque transaction le numéro de carte de crédit utilisée par le client. Cependant, cette fonction ne remplace pas votre "TalkTek" aucune validation de crédit est faite. ARTICLES CRÉÉS Vous faites ici imprimer, les articles qui furent créés dans la journée à partir de la facture. Vous devez faire vider le fichier du rapport par la suite afin d'éviter de répéter ces articles sur le prochain rapport.


JOURNÉE ANTÉRIEURE Vous permet d'accéder à vos rapports de transactions, de caisse et, s'il y a lieu, de carte de crédit pour une journée déjà fermée. Inscrivez la date que vous recherchez à l'écran suivant:

Si la date que vous sélectionnez n'est pas une date pour laquelle il y a eu une fin de journée, la fenêtre de recherche apparaît alors:

Positionnez-vous sur la date voulue et sélectionnez le rapport désiré pour cette journée, le rapport de caisse de la journée ou le rapport de transactions. N.B. Les transactions d'une journée pour laquelle il n'y a pas eu de fin de journée seront cumulées dans la

prochaine fin de journée. Donc, il n'y a pas automatiquement un fichier par journée, c'est vous qui déterminez le cumul de chaque fin de journée selon le nombre de transactions et/ou votre procédure de gestion de votre tiroir.

Exemple: une fin de journée tous les soirs

une fin de journée à midi chaque jour lors du dépôt une fin de journée par semaine une fin de journée par mois

RAPPORT DES COMMANDES SPÉCIALES En choisissant le deuxième rapport de votre menu rapport, c'est le rapport de toutes les commandes spéciales qui s'imprime. Le nom, le montant et la date de dépôt sont inscrits mais aucun article inscrit en commentaire n'est conservé dans ce rapport. RAPPORT DES MISES-DE-COTÉ Lorsque vous sélectionnez [F3] toutes les mises de côté s'impriment sur un rapport. Vous positionnez sur le type de rapport que vous désirez dans l'écran suivant:


Le rapport abrégé vous indique le nombre d'articles total mis de côté, tandis qu'avec le rapport détaillé vous voyez le détail des articles mis de côté. RAPPORT DES FACTURES OUVERTES En appuyant maintenant sur [F4] au menu des rapports, c'est le rapport des factures ouvertes qui s'imprime.

Le rapport abrégé vous indique le nombre d'articles total mis en facture ouverte, tandis qu'avec le rapport détaillé vous voyez le détail des articles utilisés pour la soumission ou autres. RAPPORTS DES TAXES Le sous-menu suivant vous guidera dans votre choix de rapport à sortir:

Vous sélectionnez vous-même l'intervalle (toujours 12 mois s'impriment) que vous voulez imprimer. Le rapport vous totalise les montants de taxes à remettre par mois pour toutes les opérations de vente que vous effectuez avec votre système.


IMPRESSION DES ÉTIQUETTES PRODUITS Cette option vous permet d'imprimer, sans faire de réception de marchandises, des étiquettes de produits. C'est une impression direct, sans cumulatif des quantités. Choisissez dans quel format vous voulez que vos étiquettes s'imprime.

Seules les étiquettes de format Pharmacie ne sont pas disponibles chez Les logiciels InformaStock Inc., tous les autres formats sont disponibles. Téléphonez-nous pour en savoir davantage. Si vous choisissez d'imprimer un format d'étiquettes où il y a plusieurs étiquettes sur une ligne, InformaStock vous demande de préparer votre imprimante à rapport. Placez votre papier continue d'étiquettes et à quelle position débutera l'impression Comme le format régulier des étiquettes InformaStock est une page de 6 étiquettes de largeur et afin de ne pas gaspiller toute une ligne d'étiquettes pour en imprimer une seule étiquette, vous devez indiquer à quelle position (l'étiquette 1 à 6) l'impression devra commencer.

Une fois la position de la première étiquette identifiée, vous inscrivez le numéro d'article pour lequel vous voulez des étiquettes.


Faites [Enter] sur l'article de fin pour arrêter la sélection sur un seul produit. Ou indiquez le numéro de produit jusqu'où votre impression doit se rendre. Vous avez aussi accès à la fenêtre de vos produits, si vous ne connaissez pas le numéro exact du produit pour lequel vous voulez une étiquette. Cependant, la quantité sera la même pour chacun d'eux, soit la quantité que vous indiquerez à la question suivante:

RAPPORT NOTE DE CRÉDIT(avec mot clé NOTECRED seulement) Imprime un rapport complet de toutes les notes de crédit actuellement dans le système. RAPPORT RÉCEPTIONS / AJUSTEMENTS En plus des transactions de ventes, InformaStock cumule en détail toutes les réceptions, ajustements, retours au fournisseur et transferts inter-magasin qui sont faits avec le logiciel. Ces données sont perpétuelles et sont regroupées par date, tout comme les transactions. Ce rapport vous permet de les consulter.


Rapports d’inventaire Tous vos rapports d'inventaire sont cumulés dans le menu suivant:

Avant de choisir le rapport que vous imprimerez, veuillez considérer les point suivants: - Le mot Article est utilisé ici pour indiquer le numéro principal de la fiche, soit le numéro de catalogue. Tandis que

le terme PLU signifie numéro de facturation. - Le prix divers (3) s’imprime aussi sur les 4 premières listes de prix.

- Le catalogue des spéciaux imprime seulement les produits pour lesquels il y a des dates de promotion et si

celles-ci sont en vigueur. - Inventaire résumé signifie que les informations pour chaque produit sont cumulées et seulement le total est

imprimé. - Le rapport de coût de marchandise n’est pas une liste de produits, seul les produits ayant des quantités en stock

sont imprimés Pour vous guider dans le choix des paramètres pour votre rapport, lisez attentivement les explications suivantes. Quel type de rapport avez-vous besoin? - Liste de prix (# article et les différents prix) - Coût de votre inventaire (Quantité en stock X coût moyen = coût d’inventaire et la valeur marchande) Quel type de regroupements de vos informations désirez-vous? (voir la grille des critères de sélection) - Pour quelles parties de votre inventaire désirez-vous l’information? (inventaire total ou partiel)

Après avoir choisi le rapport correspondant à vos besoins, vous avez à remplir l’écran de sélection pour les regroupements que vous désirez pour votre rapport:


Vous indiquez toujours en premier tri les regroupement principaux que vous désirez. Vous devez toujours terminer votre sélection par un type de numéro de produits. A chaque tri que vous choisissez, les possibilités de même niveau s’éliminent automatiquement. 1e niveau de sélection (tri 1 et 2) : Fournisseur, département, localisation 2e niveau de sélection (tri 1, 2, 3) : No article facturation, no article catalogue, no de séquence De plus, pour chaque tri, vous pouvez spécifier un intervalle donné. C’est-à-dire pour un tri par fournisseur, je peux sélectionner un seul fournisseur, ou du fournisseur 1 à 100; ou encore tous les fournisseurs. Vous inscrivez dans la fenêtre de fournisseur de départ et de fin l’intervalle voulu. Vous faites [Enter] sur chaque ligne pour sélectionner tous les fournisseurs automatiquement. Vous pouvez aussi avoir le sous-total par sélection et un saut de page pour aérer votre rapport. A la toute fin de vos critères de sélection de rapport, vous pouvez aussi décider quel numéro de produit sera imprimé sur votre rapport parmi les suivants:


Des exemples pour une liste de prix: Tous les produits pour 1 département seulement. TRI #1: 4 = NO DÉPARTEMENT de 005 à 005 TRI #2: 2 = NO ARTICLE CATALOGUE [Enter] [Enter] Dans 1 département, pour tous les fournisseurs, tous les produits: TRI #1: 4 = NO DÉPARTEMENT de 005 à 005 TRI #2: 3 = NO FOURNISSEUR [Enter] [Enter] TRI #3: 2 = NO ARTICLE CATALOGUE [Enter] [Enter] Dans 1 département, du fournisseur 100 au fournisseur 150, pour tous les produits classés par numéro de facturation. TRI #1: 4 = NO DÉPARTEMENT de 010 à 010 TRI #2: 3 = NO FOURNISSEUR de 100 à 150 TRI #3: 1 = NO ARTICLE FACTURATION [Enter] [Enter] Pour vos produits en ordre de numéro de séquence seulement: TRI #1: 6 = SÉQUENCE Pour tous vos produits dans les milles TRI #1: 2 = NO ARTICLE CATALOGUE de 1000 à 1999 Rapports statistique de ventes Toutes les statistiques relatives aux ventes enregistrées dans InformaStock sont représentées par le menu suivant:


SOMMAIRE DE L’ENCAISSE Ce rapport vous permet de cumuler les informations relatives à l’encaisse de plusieurs rapports de caisse. Le cumulatif sera imprimé sous forme de coupon-caisse et selon l’intervalle donné à la fenêtre suivante:

SOMMAIRE DES VENTES Ce rapport vous permet de cumuler les informations relatives aux ventes de plusieurs journées. Le cumulatif pourra être imprimé selon les possibilités suivantes:

DÉPARTEMENTS ABRÉGÉS Ce rapport, selon un intervalle choisi, vous donne le cumulatif des ventes par départements et pour tous vos départements. PERFORMANTS Le rapport des performants est un rapport des produits les plus vendus, par ordre décroissant (ex.: les 10 meilleurs produits pour un fournisseur). Ainsi, vous pouvez avoir votre rapport trié ou non, pour une période précise, à l’écran ou à l’imprimante et pour le nombre de performants désirés.

VENTES COMPARATIVES Ce rapport, sous format abrégé ou détaillé, vous indique avec une possibilité de 7 intervalles, le pourcentage de vente pour chaque département comparativement aux ventes totales.

Si vous demandez votre rapport trié, vousdevez inscrire vos critères de sélection


VENDEURS/DÉPARTEMENTS Selon un intervalle donné, vous avez le rapport des montants vendus pour tous les départements pour chaque vendeur ainsi que les commissions associées, s’il y a lieu. Vous pouvez avoir un saut de page entre chaque vendeur. VENDEURS/ARTICLES Selon un intervalle donné, vous avez le rapport des montants pour chaque produits vendus et pour chaque vendeur ainsi que les commissions associées, s’il y a lieu. Vous pouvez avoir un saut de page entre chaque vendeur.


ÉVOLUTION / PRODUITS Selon un ou plusieurs intervalles (jusqu’à 7 intervalles différentes), suivez l’évolution d’un ou de vos produits.

Si vous demandez votre rapport trié, vous devez inscrire vos critères de sélection.


Rapports statistiques d’inventaire Tous les rapports de statistiques relatives au mouvement d’inventaire sont représentés dans ce menu:

Veuillez noter que ces rapports seront représentatifs en autant que toutes vos réceptions de marchandises sont inscrites dans votre logiciel et que toutes corrections d’inventaire (retour de marchandises du client, au fournisseur, etc…) soient inscrites adéquatement. STATISTIQUES À L’ÉCRAN Cet écran vous donne un bilan, à un moment précis (voir date et heure, coin droit de l’écran), de la valeur (coûtant et valeurs marchandes) de votre inventaire en magasin.

RAPPORTS HISTORIQUE DE VENTES Pour les sept premiers rapports (colonne de gauche), la première ligne sur votre rapport représente l’année courante et la deuxième ligne représente l’année précédente étant donné que c’est un comparatif entre les deux années. Pour les rapports dans la colonne de droite, une seule année est représentée.


RAPPORT DES LOCALISATIONS Le rapport des localisations est une liste de toutes les localisations (terme ou code) utilisées dans vos fiches produits. PRODUITS NON VENDUS DEPUIS LE Afin de sélectionner les produits que vous recherchez, vous devez inscrire la date débutant la période de non vente de ce produit. La fin de cette période étant la journée de votre demande de rapport.

Comme pour vos rapports d’inventaire, vous pouvez regrouper et sélectionner un intervalle précis de produit.


Vous indiquez toujours en premier tri le regroupement principal que vous désirez. De plus, vous devez toujours terminer votre sélection par un type de numéro de produits. A chaque tri que vous choisissez, les possibilités de même niveau s’éliminent automatiquement. 1e niveau de sélection (tri 1 et 2): fournisseur, département, localisation 2e niveau de sélection (tri 1, 2, 3): no article facturation, no article catalogue, no de séquence Si aucun rapport ne s’imprime c’est qu’aucun produit trié selon votre sélection n’est resté sur les tablettes depuis la date indiquée précédemment. PRODUITS NON VENDUS ET REÇUS ENTRE … ET LE … De la même façon que pour le rapport précédent, vous inscrivez l’intervalle de date voulu pour lequel des produits entrés en inventaire n’ont pas été vendus.

Vous déterminez encore une fois votre intervalle de produit selon les critères de sélection de vos rapports. Ce rapport est très utile pour voir l’impact d’un nouveau produit sur votre clientèle, ou encore lorsqu’un fournisseur vous fournit des produits en consignation. Les quantités non vendues s’imprimeront sur un rapport 8 ½“ x 11“ ou à l’écran afin que vous puissiez, s’il y a lieu, faire votre retour au fournisseur.


Menu des commandes Vous accédez à la section des commandes en appuyant [4] au menu “Gestion d’inventaire.

Cette section du programme vous permet d’entrer manuellement votre commande auprès d’un fournisseur, de générer une commande automatique selon les quantités en stock, les quantités minimum, maximum et proposée. C’est ici, de plus, que vous inscrivez pour chaque article les quantités minimum, maximum et proposée que vous désirez. Et finalement, vous faites imprimer vos rapports au sujet de vos commandes. Si vous appuyez [Esc], vous revenez au menu gestion d’inventaire. COMMANDES MANUELLES Pour placer une commande auprès d’un fournisseur, avec un numéro donné, entrez les articles voulus à l’écran suivant.

Après avoir appuyez [Esc] à la fenêtre d’enquête, inscrivez votre numéro de commande (8 caractères maximum et aucun caractère spécial). Le numéro de commande sert de référence et peut être changé ultérieurement. Par exemple par le numéro de bon de commande alloué par votre fournisseur pour le suivi d’une livraison partielle. Puis, entrez un numéro de fournisseur selon les fournisseurs existants dans votre système. Le champ pour le numéro de fournisseur est facultatif, vous pouvez simplement appuyer [Enter].


Création d’une nouvelle commande Inscrivez les articles à commander l’un après l’autre. Le système peut vous proposer lui-même un certain nombre à commander si vous avez des quantités minimum, maximum et proposée d’inscrites pour celui-ci. Observez en bas les informations pour les quantités minimum, maximum et proposée qui apparaîtront. Si vous commandez un article qui ne correspond pas au fournisseur mentionné en entête, un message s’inscrira en guise de rappel. Le système ne vous empêchera cependant pas l’entrée de cet article dans votre commande. Vous pouvez modifier la quantité d’un article à commander en appuyant [Enter] sur celui-ci. La quantité commandée se met à zéro et vous réinscrivez la nouvelle quantité à commander pour cette commande. Pour ajouter un article, vous devez toujours être à la fin de la commande. Le système pourra trier la commande ultérieurement. Donc, l’ordre des numéros d’articles n’est pas important lors de l’inscription de la commande. Vous n’avez pas de limite pour le nombre de lignes (articles) pour chaque commande. [F1] Pour enregistrer [Esc] Pour annuler la commande [PgUp] [PgDn] Pour accéder au produits précédents et suivants dans votre commande. Déplacement page

par page. [Home] [End] Pour revenir respectivement à la première et à la dernière ligne de votre commande. En utilisant des unités de commande, réception et vente dans vos fiches-produits, vous pouvez commander 1 caisse, recevoir 1 caisse et vendre 24 unités. Ainsi, la quantité commandée est 1 pour une caisse et dans le bas de votre écran, la quantité de vente ainsi que le coût total pour la caisse se calcule. Lorsque vous entrez votre commande, l’accès à la fonction [F6] est alors disponible. Vous avez alors accès aux fonctions suivantes:


[F1] Pour enregistrer la commande [F2] Pour effectuer une recherche de produit dans votre commande. [Del] Pour détruire un produit. [F4] Vous accédez au coût du produit pour le modifier. [Shift] [F4] Dans le champ coût, vous permet de revenir au coût original (coût de la fiche produit). [Ctrl] [F4] Dans le champ coût, vous permet d’enregistrer le changement de coût inscrit par la commande dans

la fiche produit. [F8] Vous permet de faire afficher votre quantité de commande en quantité unitaire (de vente) [Shift] [F8] Vous permet de revenir à l’unité original (coût de la fiche produit unité de commande). [Ctrl] [F8] Vous permet d’enregistrer le changement d’unité inscrit par la commande dans la fiche produit. Modification d’une commande existante Vous pouvez ajouter d’autres articles ou modifier les quantités d’une commande existante, après l’avoir sélectionné par les flèches et [Enter] dans la fenêtre de recherche des commandes. Premièrement déterminez si vous désirez l’affichage de votre commande triée ou non.

Deuxièmement, le système vous demandera l’action que vous désirez faire à l’aide de ces choix:

Si vous demandez triée, vous devez inscrire vos critères de sélection.


Modifier Sélectionnez le méthode appropriée. Par la suite, il vous représentera votre commande avec les nouvelles quantités en stock, attente et B/O. Procédez comme à la création de votre commande manuelle. Détruire Le système annulera votre commande et mettra à jour les quantités sur chaque article. Il vous demandera si vous désirez archiver cette commande. Répondez à la question. Renommer Vous pouvez renommer une commande existante, entrez simplement un nouveau nom. N’oubliez pas; vous devez avoir au maximum huit (8) caractères et aucun caractère spécial (ex.: “$%?&,…) Quitter Permet de quitter et de revenir au menu précédent. COMMANDES AUTOMATIQUES Le système génèrera une commande selon vos quantités en stock et vos quantités minimum, maximum et quantités proposées et selon les critères suivants:

Si vous choisissez votre commande automatique par description, vous entrez la description désirée. Si vous choisissez une commande par numéro de produit, alors vous indiquez votre sélection dans l’écran suivant:


Une fois votre commande automatique générée, retournez à la section “commande manuelle”. Vous verrez une commande ayant le nom “AUTO”. Choisissez cette commande. Vous pourrez alors la modifier et lors de l’enregistrement, lui donner un nom plus adéquat. La génération d’une commande automatique est simple et facile à exécuter. Mais vous devez toujours la vérifier pour éviter des erreurs de commande car celle-ci dépend de vos quantités stock, minimum, maximum et proposée déjà inscrites. Vous pouvez interrompre la génération automatique de la commande en appuyant [Esc] . BON DE COMMANDE L’impression des bons de commandes vous permet d’imprimer, sur papier ou dans un fichier pour exportation, la dernière commande inscrite ou une ancienne commande. Ainsi, choisissez dans la fenêtre suivante, la commande désirée:

De plus, une fois la commande à imprimer sélectionnée, InformaStock détecte si celle-ci contient plusieurs fournisseurs. Dans tous les cas, la sélection suivante sera possible:

Toutes ces sélections vous amènent à l’écran de préparation finale de votre bon de commande.


[F1] Pour imprimer votre commande une fois l’entête complétée. [F2] Pour accéder à l’écran des fournisseurs retrouvés pour les articles dans cette commande. [?] Pour accéder à la liste de tous vos fournisseurs. [F12] Pour vous déplacez d’un bloc à l’autre. [Esc] Pour quitter. Étant donné que les informations inscrites seront perdues si vous faites [Esc],

confirmez votre action par la fenêtre suivante:

COMMANDE GLOBALE Ce choix vous permet, selon le tri des rapports, d’imprimer les articles dans toutes les commandes cumulées. A COMMANDER Selon les mêmes critères que la commande automatique, l’impression des articles qui seraient à commander. MINIMUM / MAXIMUM Toujours selon le tri des rapports, les valeurs minimum et maximum des articles. ÉTIQUETTES DE COMMANDE Selon une commande précise, vous permet d’imprimer à l’avance les étiquettes des produits commandés.


Choisissez le type d’étiquette que vous désirez préparer pour cette commande.


RÉCEPTION Cette section vous permet d’enregistrer toutes vos réceptions de marchandises.

RÉCEPTION MANUELLE Pour enregistrer des marchandises non commandées par la section de commande d’InformaStock, c’est à cet écran que vous devrez le faire pour maintenir votre inventaire à jour.

En appuyant [F6] vous accédez aux fonctions disponibles lors de la réception manuelle:


[F1] Pour enregistrer la réception. [Shift] [F4] Dans le champ coût, vous permet de revenir au coût original (coût enregistré lors de la commande) [Ctrl] [F4] Dans le champ coût, vous permet d’enregistrer le changement de coût inscrit par la réception dans la

fiche produit. [Shift] [F5] Dans le champ prix, vous permet de revenir au prix original (prix de la fiche produit) [Ctrl] [F5] Dans le champ prix, vous permet d’enregistrer le changement de prix inscrit par la réception dans la

fiche produit. A mesure que vous inscrivez les quantités reçues, la quantité en stock s’ajuste. Lorsque vous avez terminé, la question suivante apparaît :

Ce rapport vous servira de guide pour la facturation que le fournisseur vous fera parvenir par la suite concernant cette réception. Ensuite vous pourrez mettre à zéro le rapport pour ne pas cumuler en double les informations de cette réception.


RÉCEPTION D’UNE COMMANDE Choisissez par la fenêtre d’enquête soit une commande actuelle ou une commande “DÉJAREÇU”.

La sélection d’une commande actuelle correspond à une commande pour laquelle aucune réception de marchandise n’a été faite. Lors de l’enregistrement de cette dernière, elle deviendra une commande déjà reçue et sera accessible si la réception n’est pas complète sous la section “DÉJAREÇU”. Pour la réception de marchandise sur une commande déjà reçue, c’est-à-dire une commande où il y a déjà eu réception mais qui était incomplète, positionnez le curseur sur “DÉJAREÇU” et appuyez [Enter]. La section des commandes B/O apparaît. Sélectionnez la bonne commande B/O. Si vous avez sélectionné une commande déjà reçue, les fenêtres suivantes vous apparaîtront:

Réception Permet d’inscrire votre réception sur cette commande. Détruire Permet de détruire une commande déjà reçue car votre fournisseur vous déclare qu’il ne peut vous livré la marchandise. Vous annulez alors les B/O de cette commande. Renommer Vous changez le numéro de cette commande, cela peut par exemple être le numéro de commande qu’utilise votre fournisseur et ainsi mieux faire le suivi de vos B/O pour cette commande. Quitter Permet de quitter cette option.


Lors de la réception d’une commande, vous pouvez appuyer [F6] pour voir les fonctions disponibles avec la réception d’une commande.

[F1] Pour enregistrer la réception. [F2] Pour effectuer une recherche de produit [F3] Pour effectuer une réception automatiquement complète pour cette commande. [F4] Vous permet d’accéder au coût du produit et de le modifier. [Shift] [F4] Dans le champ coût, vous permet de revenir au coût original (coût enregistré pour cette opération). [Ctrl] [F4] Dans le champ coût, vous permet d’enregistrer le changement de coût inscrit par la réception dans la

fiche produit. [F8] Vous permet d’afficher votre commande en valeur d’unité de vente. [PgUp] [PgDn] Pour accéder aux produits précédents et suivants dans votre commande. Déplacement page par

page. [End] [End] Pour revenir respectivement à la première et à la dernière ligne de votre commande. Si vous n’avez reçu aucune quantité pour un article entrez [O]. Les “Back Order” s’ajusteront automatiquement. Vous pouvez insérer des articles non commandés mais livrés par le fournisseur. Entrez ces articles à la fin de votre commande. Si c’est une nouveau produit, on vous demandera de le créer. IMPRESSION RÉCEPTION ET “BACK ORDER” Après avoir sélectionné la réception de commande à imprimer, vous pouvez trié l’impression de celle-ci, selon les critères de sélection. ÉTIQUETTES Après avoir fini d’enregistrer votre (vos) réception(s) de marchandises, vous sélectionnez [6] Étiquettes et InformaStock imprimera toutes les étiquettes relatives aux produits reçus et accumulés dans le fichier d’étiquettes. De cette façon, vous pouvez cumuler plusieurs réceptions avant de faire imprimer vos étiquettes. Pour ne pas faire imprimer d’étiquettes pour un ou certains produits, vous devez indiquer [N] pour non vis-à-vis étiquette dans la fiche-produit de celui-ci. Une fois les étiquettes imprimées, vous devez vider le fichier d’étiquettes afin de ne pas cumuler l’information avec votre prochaine production d’étiquettes de réception de produits.


GÉNÉRER ÉTIQUETTES QTÉ. INV. Vous permet de générer automatiquement les étiquettes pour une sélection précise de votre inventaire. Vous pouvez ensuite les imprimer avec le choix ÉTIQUETTES. GÉNÉRER ÉTIQUETTES QTÉ. PR. INV. Vous permet de générer automatiquement les étiquettes pour une sélection précise de votre prise d’inventaire. Vous pouvez ensuite les imprimer avec le choix ÉTIQUETTES. MENU AUTRES TRANSACTIONS Ce menu d’ajustement d’inventaire est très important afin de mieux contrôler vos écarts entre vos prises d’inventaire. Lorsque vous accédez à cette section du programme, le menu suivant apparaît:

Cela vous permet de gérer les retours au fournisseurs ou d’ajuster votre inventaire pour les articles volés ou perdus. Vous pouvez également effectuer des transferts entre votre magasin et votre entrepôt et vice-versa. RETOUR AU FOURNISSEUR Pour enregistrer et déduire de votre inventaire vos retours de marchandises au fournisseur, remplissez la fiche suivante:


Pour faire un suivi sur papier des crédits à venir de votre fournisseur, répondez OUI à la question suivante: Désirez-vous imprimer le rapport RETOUR? (O/N) [O] Pour ne pas cumuler ces retours avec un prochain retour de marchandises, répondez OUI à cette question: Désirez-vous vider le fichier RETOUR? (O/N) [O] AJUSTEMENT D’INVENTAIRE Pour enregistrer et déduire de votre inventaire les marchandises dont il y aura eu perte ou vol, remplissez la fiche correspondante. Pour avoir un suivi sur les articles pour lesquels il y a eu perte ou vol, répondez OUI à la question suivante: Désirez-vous imprimer le rapport DÉTRUIRE? (O/N) [O] Pour ne pas cumuler ces retraits avec les prochains retraits de marchandises, répondez OUI à cette question: Désirez-vous mettre à zéro le rapport DÉTRUIRE? (O/N) [O] TRANSFERT MAGASIN – ENTREPÔT Pour enregistrer les transferts de marchandises entre votre entrepôt et votre magasin, remplissez la fiche correspondante. Vous inscrivez la quantité à transférer. Pour avoir un suivi sur les articles transférés, répondez OUI à la question suivante: Désirez-vous imprimer le rapport TRANSFERT? (O/N) [O] Pour ne pas cumuler ces transferts avec les prochains, répondez OUI á cette question: Désirez-vous mettre à zéro le rapport TRANSFERT? (O/N) [O]


Menu prise d’inventaire Vous accédez à la section prise d’inventaire en appuyant [7]. Cette section vous permet de prendre votre inventaire physique et par la suite de vérifier à l’aide de votre rapport, si vous balancez avec les quantités réelles en magasin.

Les options du menu sont placés dans l’ordre habituel où vous devriez normalement faire votre prise d’inventaire. La prise d’inventaire conserve en mémoire les quantités prises en inventaire, sans affecter automatiquement vos quantités en stock, afin que vous puissiez avoir votre rapport d’écart entre les quantités en stock dans InformaStock et vos tablettes (voir rapport de prise d’inventaire). Pour les usagers ayant un seul poste de travail, vous pouvez continuer votre facturation, InformaStock tiendra compte de vos vente au fur et à mesure que votre prise d’inventaire s’effectue. Pour ceux ayant plusieurs postes de travail, il est fortement recommandé d’effectuer une prise d’inventaire lorsque votre commerce est fermé ou encore de cesser toutes communications entre les postes et de n’effectuer aucune réception sur le poste de gestion d’inventaire. InformaStock possède aussi des utilitaires pour utiliser des ordinateurs portatifs, informez auprès de notre service à la clientèle. FEUILLE D’INVENTAIRE Une feuille de travail est utilisée lorsque vous voulez faire un décompte physique de votre inventaire. Vous noterez sur papier les quantités que vous entrerez ultérieurement à l’ordinateur. Il permet également d’effectuer des vérifications partielles d’inventaire (Check List). Ainsi, votre rapport pourra s’imprimer selon les mêmes critères de sélection que tous vos autres rapports. Voir dans la section rapport d’inventaire pour l’explication des tris. PRISE D’INVENTAIRE C’est à cette section que vous enregistrez votre prise d’inventaire physique, c’est-à-dire le décompte sur tablettes, en entrepôt et autres, de tous vos articles. Il est possible de faire imprimer vos étiquettes de produits selon votre prise d’inventaire de départ. Répondez à la question suivante : Désirez-vous imprimer les étiquettes produits? (O/N) [O]


Avant d’inscrire votre prise d’inventaire, il est d’abord préférable que vous sortiez votre feuille de travail. Vous inscrivez les quantités en stock à un moment donné. Vous n’ajustez pas ici votre inventaire, vous inscrivez votre décompte d’inventaire (c’est-à-dire les quantités en stock présentement). Pour des raisons de sécurité, vous ne pouvez pas mettre à zéro la quantité d’un produit par le chiffre zéro (0) directement dans la quantité relevée. Vous devez plutôt inscrire 0.01 et le système l’interprétera dans la mise à jour de la prise d’inventaire comme un zéro absolu. Le fichier cumule toutes les entrées d’articles que vous pouvez effectuer même en des moments différents pour un même article avec la première écran de saisie. (Exemple : 1 Saisie à 10h00, 2 saisie à 10h30, 3 autres pour le même produit, InformaStock totalisera 5 dans le champ « Relevé à date »). Vous pourrez par la suite sortir le rapport de contrôle qui vous indiquera tous les articles que vous avez en inventaire mais qui n’ont pas été demandés à la section prise de l’inventaire. Cependant, vous avez aussi accès à un écran de saisie plus rapide. En appuyant [F1], vous avez accès à vos produits dans une fenêtre à l’écran, selon les mêmes critères de sélection que vos rapports.

Dans cette fenêtre, les quantités ne peuvent pas se cumuler dans le champ ‘’Relevé‘’. Vous devez inscrire la quantité totale relevée jusqu’à maintenant. (Exemple : Saisie à 10hres 2, trouvé à 10h30 3, autres pour le même produit, vous devez remplacer la quantité de 2 par la nouvelle quantité : 5 (2+3) dans le champs ‘’Qté Relevé’’).


Une fois que vous avez terminé d’entrer l’un après l’autre les articles dans cette section de prise de l’inventaire, appuyez [Esc] et si vous répondez ‘’OUI’’ à la question suivante, l’imprimante vous sortira la liste de contrôle de tous les articles que vous venez d’inscrire, vous permettant ainsi de vérifier pour chaque article si vous balancez ou non. Désirez-vous imprimer le rapport de saisie? (O/N) [O] Après avoir effectué votre prise d’inventaire, vous pouvez remettre le fichier à zéro en répondant [O] pour OUI à la question suivante : Désirez-vous vider le rapport de saisie? (O/N) [O] RAPPORT DE CONTRÔLE Le rapport de contrôle est un rapport qui vous indique les articles pour lesquels votre système a des quantités en stock et pour lesquels vous n’avez indiqué aucune quantité lors de votre prise d'inventaire. Les quantités à zéro ne s’imprimeront pas. Vous pouvez trier l’impression à ce rapport. Si après vérification, les quantités sur votre rapport de contrôle ne correspondent pas à votre quantité en stock, retournez dans la section prise d’inventaire pour inscrire les bonnes quantités. RAPPORT DE PRISE D’INVENTAIRE Ce rapport sera l’impression sur papier de tout ce que vous aurez pris en inventaire. Il vous indiquera les écarts entre votre prise d’inventaire physique et les stocks qui étaient considérés comme stock en magasin par votre système. MISE-À-JOUR DE PRISE D’INVENTAIRE Vous devez inscrire votre mot de passe gérant pour aller mettre à jour votre inventaire. C’est-à-dire que les quantités que vous venez d’inscrire par la prise d’inventaire deviennent les quantités réelles en annulant les quantités apparaissant précédemment par exemple lors de la facturation. ATTENTION : InformaStock met à jour seulement les quantités pour les produits inscrits à l’étape 2 (prise d’inventaire). Tous les autres produits conservent leurs valeurs (quantités ) précédentes.


Menu utilitaires Vous accédez à la section utilitaire de votre gestion d’inventaire en appuyant [8] au menu ‘’Gestion d’Inventaire’’.

MENU ENTRETIEN INDEX Ces index servent pour la maintenance de votre système et leur utilisation sont au besoin ou à la demande des Logiciels InformaStock Inc.

Si vous appuyez [Esc] , vous revenez au menu Gestion d’Inventaire. L’interruption d’un entretien d’index peut avoir de fâcheuses conséquences, veuillez donc suivre les consignes indiquées à l’écran.


MISE À JOUR D’INDEX Article pour ré indexer par numéros les produits de votre inventaire Catalogue pour ré indexer les produits qui sont dans votre catalogue. Fournisseur pour ré indexer les numéros de compte de vos fournisseurs. Accessoires pour ré indexer les produits qui sont dans la fenêtre d’accessoires de vos produits Historiques pour ré indexer l’historique de chaque produit de votre inventaire. Prix effectue une vérification des dates inscrites pour les prix soldes et enlevé, s’il y a lieu, les dates

expirées. Min. – Max. pour initialiser avec les valeurs par défaut des quantités minimum et maximum Maintenance Article pour ré indexer et nettoyer les fiches produits de votre inventaire qui ont été détruites ou pour

lesquelles des informations sont corrompues. Maintenance Fournisseur pour ré indexer et nettoyer les fiches fournisseurs qui ont été détruites ou pour lesquelles des

informations sont corrompues. Escompte vous permet d’initialiser à OUI ou à NON la valeur du champ ‘’Escompte’’ pour toutes les fiches-

produits de votre inventaire *** ATTENTION *** MISE A ZÉRO *** ATTENTION *** Magasin effectue une mise à zéro des quantités ‘’En stock’’ dans toutes vos fiches produits de votre inventaire. Entrepôt Effectue une mise à zéro des quantités ‘’Entrepôt’’ dans toutes les fiches produits de votre inventaire Négatif Effectue une mise à zéro des quantités pour les fiches produits de votre inventaire qui sont négatives. Marque Vous avez la possibilité de détruire certaines fiches produits de votre inventaire en inscrivant le mot

ZÉRO dans le champ ‘’Localisation’’ de celles-ci et en effectuant ce traitement d’index. Historique effectue une mise à zéro des quantités dans l’historique de fiches produits de votre inventaire. Accessoire effectue une mise à zéro des produits qui sont dans la fenêtre ‘’Accessoire de vos fiches produits’’. Commande effectue une mise à zéro des quantités pour les produits en commande. B.O. effectue une mise à zéro des quantités pour les produits qui sont en ‘’Back Order’’. Fournisseur effectue une mise à zéro des historiques des fiches fournisseurs. Min. – Max. effectue une mise à zéro des quantités inscrites dans les quantités minimum et maximum.


MENU INITIALISATION Ce menu vous permet de mettre à zéro ou de ré-initialiser certaines de vos données. PROCÉDURE DE FIN D’ANNÉE Cette procédure doit se faire le 31 décembre de chaque année. Elle sert à remettre l’historique des achats et les ventes à zéro pour l’année courante. De plus, l’historique des ventes ‘’Année précédente’’ s’ajuste. Cependant, vous ne perdez aucune transaction, seulement les cumulateurs d’historique sont touchés. MENU IMPORT/EXPORT Avec l’option d’import/export, vous pouvez démarrer votre inventaire ou votre catalogue en important / exportant certaines données de vos catalogues. MAINTENANCE VENTE Ce menu vous permet de faire certaine correction après votre fin de journée. VENTE EN DOUBLE Vous permet d’éliminer les factures en double (facture ayant le même numéro). RÉPARTIR FACTURE Dans le cas où vous auriez deux journées en une, cet utilitaire vous permet de séparer les deux journées distinctement. Vous n’avez ensuite qu’à renommer les journées avec leurs noms respectifs.


Caractères réservés Des caractères spéciaux peuvent être utilisés dans la fiche produit, dans le champ description, afin de personnaliser l’utilisation de votre point de vente. % Placé comme premier caractère de la description, le numéro d’article de cet article n’apparaît

pas sur le coupon-caisse. %* Désigne un produit comme étant un coupon. Placez dans le champ localisation le produit

associé à ce coupon

Permet également d’avoir un produit dont la quantité sera négative automatiquement (ex. : pour les produits de loterie gagnant, les ‘’cores’’ dans les garages,…).

Vous pouvez jumeler avec le mot ARRPRIX, si vous n’avez aucun arrêt dans une ligne facture (utilisation de lecteur optique). %* avec ARRPRIX vous permettra d’arrêter aux prix pour indiquer un montant (ex. : billet lotto, Qté –1 arrête pour le montant).

%’ ’ Pour identifier un produit à 2 pour $1.09. Placez le prix de différence dans le troisième prix

(Ex. : Prix 2 : 0.55 Prix 3 : 0.54). %% Placé comme premier et deuxième caractère de la description. Désigne ce produit toutes

taxes incluses (VAT) avec le détail des taxes en commentaires (exemple pour l’essence).

Si les départements sont taxables, les produits sont non taxables.

! Placé comme premier caractère de la description, le produit s’enregistre et ne s’imprime pas sur le coupon-caisse mais s’imprime sur la facture régulière. Accessoires complémentaires tels que : relish, moutarde dans un hamburger s’enregistre à la cuisine (régulière) mais pas sur la facture du client.

!! Placé comme premier et deuxième caractère, aucune impression de ce produit. Permet

d’établir des explosions de menus pour la restauration ou autre application. Ce produit ne s’imprime pas mais permet d’avoir accès à d’autres accessoires complémentaires.


Garanties et conditions L’utilisation du programme InformaStock est conditionnelle au respect par l’acquéreur des conditions énoncées ci-dessous. Lisez attentivement le présent accord. En ouvrant la boite le cd-rom, l’acquéreur reconnaît qu’il a pris connaissance de ces conditions et qu’il a accepté d’être lié par elles. L’acquéreur a le droit d’utiliser InformaStock sur un seul ordinateur, ou selon la licence achetée. Le droit qui vous est accordé est non exclusif et non transférable. L’acquéreur n’a donc aucun droit de propriété sur InformaStock. Le logiciel demeure toujours la propriété de Les logiciels InformaStock Inc. Toute reproduction ou tentative de reproduction ou utilisation, même partielle du programme, sans autorisation est une infraction à cet accord. Il est interdit de vendre ou de céder une copie de ce programme ou des documents connexes, en partie ou en totalité, à un tiers, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale. Vous ne devez pas sous patenter, louer, sous-louer, prêter ni accorder à quiconque quelque autre droit dans le programme ou dans toutes copies, même partiellement. Toute tentative en vue d’accorder de tels droits est nulle. Il est interdit d’utiliser le programme sur un réseau d’ordinateurs public ou privé sans en avoir avisé Les logiciels InformaStock Inc. InformaStock ne devra pas être utilisé dans un commerce de traitement; ni installé avec un serveur de réseau ou avec d’autres appareils semblables avec plus qu’un ordinateur personnel ou poste de traitement sans avoir obtenu au préalable l’autorisation écrite de Les logiciels InformaStock Inc. InformaStock ne devra, en aucune circonstance, être changé, modifié, adapté, traduit, désassemblé ni utilisé sous quelque forme que ce soit afin de créer de nouveau logiciels basé sur InformaStock ou dérivé du programme ou autrement utilisé dans le but de découvrir le code principal. De tels actes sont interdits par cet accord. La violation par l’acquéreur d’une condition ou modalité stipulée au présent accord entraîne la résiliation de cet accord. Les renseignements compris dans les présentes, ainsi que le contenu du programme InformaStock peuvent être modifiés sans préavis par Les logiciels InformaStock Inc. Ces renseignements n’engagent le propriétaire d’aucune façon. Ce programme est entièrement protégé par les lois de Copyright du Canada. Toute reproduction ou utilisation du programme sans l’autorisation de Les logiciels InformaStock Inc. est une infraction à cet accord et aux lois applicables. InformaStock étant un logiciel d’applications pour point de vente, il ne peut être reproduit dans un ou plusieurs magasins du client par celui-ci ou toute autre personne lui étant associé directement ou indirectement. Le client doit acheter de Les logiciels InformaStock Inc. ou d’un de ses distributeurs autorisés autant de copies qu’il désire de point de vente informatisés. GARANTIE LIMITÉE Les logiciels InformaStock Inc. offre au titulaire de licence original une garantie contre tout défaut de matériel et de main-d’œuvre pour le cd-rom sur lequel ce programme a été enregistré, dans des conditions normales d’utilisation et l’entretien pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date d’activation de votre copie. L’entière responsabilité de Les logiciels InformaStock Inc. et votre seul recours se limitent au remplacement du cd-rom qui n’est pas conforme à la garantie limitée de Les logiciels InformaStock Inc. et qui lui est abusif ou d’un mauvais usage du produit. Les logiciels InformaStock Inc. ne sera pas tenu de remplacer le cd-rom au titre de cette garantie limitée. La garantie ci-dessus est la seule en son genre explicite ou implicite, offerte par Les logiciels InformaStock Inc. et toutes les parties engagées dans la création, la production ou la livraison de ce programme déclinent donc toute responsabilité en ce qui a trait aux garanties assurant que le produit est vendable et bien adapté à usage particulier. Ni Les logiciels InformaStock Inc. ni aucune autre partie qui a participé à la création, à la production ou à la livraison de ce programme ne peut être tenue responsable d’aucun dommage direct, indirect ou accidentel découlant de l’utilisation, des résultats de l’utilisation ou de l’incapacité d’utiliser ce produit, même si Les logiciels InformaStock Inc. a été avisé de la possibilité de tels dommages ou réclamations. Les logiciels InformaStock Inc. C.P.35 Ste-Julie (Québec) J3E 1X5 Tél. : (450) 649-2335 Fax. : (450) 649-1195 Courriel : [email protected]

table des matièresdisponible. cependant, chacun d'entre vous pourra découvrir des "trucs...

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