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8/17/2019 Tablas dinamicas con Excel.pdf

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“La inteligencia y conocimiento del negocio, consiste en convertir datos en

información útil en forma de indicadores, y en utilizar esos datos para conoce

y medir el grado de eficacia en las diferentes áreas o responsables de una

organización para que tomen las decisiones más adecuadas. ”

Sisconges & Estrategia

[email protected]/ Rosellón, 297 08037 Barcelona www.sistemacontrolgestion.com

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Tabla de contenido

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Contenido 1. Presentación ____________________________________________________________ 12. Introducción_____________________________________________________________23. Prólogo ________________________________________________________________ 94. Índice _________________________________________________________________12

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Pág. 01Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión

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1. PresentaciónÉste es el tercer libro sobre tablas dinámicas que escribo; después deimplementar más de cincuenta sistemas de reporting y de realizar más decuarenta seminarios en escuelas de negocios y en empresas, aparece estenuevo libro que recoge el contenido del anterior pero actualizado a la nuevaversión de Excel 2013, con todas sus novedades y con un enfoque mucho másorientado aún hacia la gestión empresarial.

Llegamos de nuevo a Excel 2013, que nos acerca todavía más a la gestión delbusiness intelligence o inteligencia del negocio, con la gran ventaja de que ellibro permite a usuarios de diferentes áreas de la empresa aprender, a la parque ampliar conocimientos y practicar con los ejemplos explicados, efuncionamiento y las ventajas de las tablas dinámicas en esta nueva versión,que nos trae también nuevas herramientas que le otorgan así una potencia sinigual. El libro está perfectamente estructurado para que el usuario pueda aplicar

todos los conocimientos adquiridos de forma ordenada y paulatina a la prácticaUtiliza ejemplos, explica toda la teoría y abarca casi todo el potencial de lastablas dinámicas que el lector tiene a su alcance. Todo ello hace que estemanual sea indispensable para que las tablas dinámicas nos ayuden en eltrabajo de cada día mejorando así nuestra gestión.

Luis Muñiz

Socio-Director de Sisconges & Estrategia

[email protected]ás información en www.sistemacontrolgestion.com apartado de Publicacionesy en Linkedin nuestro grupo: Tablas dinámicas sistemas de información

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2. Introducción

Excel como hoja de cálculo es una de las herramientas de software de gestiónmás conocidas. En su versión 2013 nos aporta nuevas prestaciones en cuantoa su funcionalidad como herramienta de business intelligence o reporting y, porsupuesto, su potencial como sistema de información para todo tipo de usuarios.

Este nuevo libro, Tablas dinámicas con Excel aplicadas a la gestiónempresarial. Para utilizar con Excel 2007, 2010 y 2013 , nos acerca mucho más

a su potencial como herramienta de trabajo en la empresa y consigueprofundizar en su funcionamiento y práctica a la vez. Todo ello exige por partedel lector un conocimiento de la herramienta pero también un conocimiento delo que quiere hacer previamente y, lo más importante, qué tipo de informaciónquiere obtener al final del proceso.

La esencia de las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente,con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de diferentesformas, más ampliados o más resumidos según se precise. Si todavía no hadescubierto el potencial de las tablas dinámicas, este libro muestra paso a pasocómo entender, crear y practicar con ellas (los numerosos casos prácticos ledarán una visión mucho más amplia de su utilidad y funcionamiento), y podrácomprobar así lo fácil que es crear diferentes tipos de informes. Las tablasdinámicas son un tipo de informes generados mediante Excel en diferentesformatos, a partir de una base de datos inicial siempre en forma de tabla. Estabase de datos puede estar situada en el mismo archivo de Excel que estemostrabajando, en otro archivo de Excel o en otro archivo de datos externo. Lastablas de datos (bases de datos) pueden poseer muchas filas y columnas que

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contengan diferentes tipos de datos, las tablas dinámicas nos ayudarán aanalizarlos de una forma sencilla, resumida y rápida. Si tenemos diferentestablas de datos, para analizar la información contenida en ellas, se puedenutilizar diferentes opciones de Excel para ordenarlos, agruparlos e incluso crearfunciones, pero las tablas dinámicas son mucho más prácticas de utilizar y nospermiten crear, a partir de la información inicial, muchos y variados tipos dinformes que responderán a las diferentes necesidades de información quetengamos en cada momento. Una de las principales características que poseenlas tablas dinámicas es la facilidad que tienen para analizar los datos desde una

forma resumida a una más amplia y desde diferentes ángulos o perspectivas. Así, las tablas dinámicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarán lainformación de distinta forma y nos sorprenderá gratamente la capacidad quetienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que lainformación que necesitamos en un momento del tiempo no es la misma quenecesitamos en otro ya que el entorno de la empresa y su organización internason cambiantes. El secreto de las tablas dinámicas curiosamente no está tantoen la funcionalidad de la herramienta y su potencialidad sino en el origen y las

características de los datos que se utilicen . Los datos de origen deben tenersiempre formato de tabla y podrán ser datos numéricos, valores calculados ocategorías que describen el significado de los datos (mes, año, zona, país,etcétera). Y otra característica importante a tener en cuenta es conocer, antesde confeccionar las tablas dinámicas, qué información necesitamos. Paraobtener las respuestas correctas, previamente deben hacerse las preguntasadecuadas.

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Cómo nos pueden ayudar las tablas dinámicas a mejorar la

gestiónPara mejorar la gestión de una empresa, es necesario tener información alalcance de una forma rápida y completa. Antes de empezar a leer el libro,repase las siguientes preguntas y compruebe su respuesta en su organizaciónactual. Las tablas dinámicas le ayudarán a mejorar, sin duda, la gestión de suempresa y, dependiendo de cómo se analice la información, serán unaherramienta de gran ayuda.

¿Le interesa una herramienta para acelerar y facilitar la información degestión al resto de usuarios?

¿Necesita un sistema de información para resolver los problemas deinconsistencia y calidad de los datos?

¿Necesita reducir la dependencia de técnicos para que le faciliteninformación?

¿Le interesa facilitar el acceso a la información a la alta dirección deforma rápida y directa?

¿Necesita mejorar la eficiencia en la elaboración y el análisis de lainformación?

¿Requiere facilitar la elaboración y entrega de informes a usuarios finalesde forma rápida y eficaz?

¿Requiere mejorar la capacidad de análisis y toma de decisiones en laempresa?

¿Quiere eliminar los informes en papel y procesos de distribución físicaactuales?

¿Pasa más tiempo recolectando y preparando información queanalizándola?

¿Quiere saber qué productos o servicios fueron los más rentablesdurante un período determinado?

¿Sabe cuáles son los patrones de compra de sus clientes dependiendo

de las zonas de ventas? ¿Ha perdido oportunidades de negocio por recibir información retrasada? ¿Conoce los motivos por los que sus clientes le devuelven sus

productos? ¿Dispone de un sistema de información que le permita el control de los

factores clave del negocio?

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¿Su sistema de información integra actualmente de forma eficiente todaslas áreas de su empresa?

¿Controla en tiempo y contenido la evolución de sus ingresos y gastos? ¿Controla la evolución de las desviaciones presupuestarias? ¿Dedica un excesivo tiempo y recursos en el proceso y envío de

información? ¿Conoce las ventas de los nuevos clientes por importes y tipos de

productos o servicios? ¿Conoce la rentabilidad de las principales familias de productos o

servicios? ¿Conoce el impacto que tendría una reducción de ventas en los

productos o servicios que más contribuyen en el margen de explotación? ¿Conoce la relación entre los productos que más vende y el margen que

aportan? ¿Conoce la relación entre los clientes que más ventas aportan y el

margen que aportan? ¿Conoce los diferentes indicadores de gestión por responsables o áreas? ¿Conoce la evolución de cuáles fueron las ventas por categoría,

productos, familias y por día, mes o año? ¿Conoce cuáles fueron los resultados de cada vendedor o

representante? ¿Conoce cuáles han sido los clientes más importantes a nivel de ventas

y rentabilidad?

¿Conoce qué productos se han vendido mejor en cada zona, ciudad,región o país?

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Resumen del contenido de este libro

Parte 1: Introducción práctica a las tablas dinámicas

1. La esencia de las tablasdinámicas como sistema deinformación

2. Funcionamiento y contenidode las tablas dinámicas

3. Contenido y funcionamientodel menú de Analizar de unatabla dinámica

4. Contenido y funcionamientodel menú Diseño de las tablasdinámicas

El primer capítulo introduce allector en la gestión de lainformación como soporte de lainteligencia del negocio. Loscapítulos 2, 3 y 4 nos explicanel funcionamiento de la

herramienta de forma muyexhaustiva siguiendo los menúsy proporcionando informaciónde otras versiones.

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Parte 2: Herramientas de repor t ing y bus iness in te l l igence con

tablas dinámicas5. La creación deindicadores mediante elformato condicional

6. Crear relaciones entrediferentes tablas dinámicas

7. Utilizar la segmentaciónpara filtrar datos en lastablas dinámicas

8. La creación de gráficoscon tablas dinámicas

Estos capítulos tratan temas muyconcretos para que el lector puedaprofundizar en ellos, le ayudan a crearindicadores, segmentaciones, gráficosdinámicos y, por último, la gran novedadde Excel 2013, que es poder relacionartablas dinámicas entre ellas paraobtener nuevos datos, opción similar alcomplemento de Powerpivot que yaviene de serie en Excel 2013.

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Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con tablas dinámicas

9. Caso práctico globalsobre el funcionamiento delas tablas dinámicas

10. Ejemplos y casosprácticos para utilizar lastablas dinámicas

Estos dos capítulos contienen casosprácticos de gestión empresarial en losque el lector descubrirá la parte máspráctica de las tablas dinámicas y cómose pueden aplicar para mejorar lagestión de los diferentes departamentoso áreas de una organización.

Anexo: Diferencias y novedades entre los menús de Excel 2007-2010-2013

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3. Prólogo

Conocí a Luis Muñiz en el año 2008, cuando acababa de publicar el primer librode tablas dinámicas, versión 2007; un grupo de asesorías de Cataluña y otrasautonomías españolas teníamos una reunión de benchmarking en Barcelona yuno de los asesores nos lo presentó como un profesional que podía ayudarnosa mejorar nuestro sistema de información.

Luis era entonces un consultor reconocido en Cataluña por sus publicacionesy sus trabajos; fue el primer autor que en España publicaba un libro sobre lastablas dinámicas como herramienta de gestión empresarial. Compartimos conél una reunión de trabajo para conocer las ventajas de la herramienta comosistema de reporting y decidimos aplicarlas en nuestra labor diaria en lostrabajos del día a día que luego desglosaré.

Ese fue el comienzo de una gran amistad entre ambos y de una amplia relaciónprofesional con la asesoría que presido y con el resto de las asesorías. Por el

intenso trato que hemos tenido desde esa época quiero destacar aspectospersonales y profesionales que acerquen el autor al lector; he preferido aportaresta visión en el prólogo ya que los aspectos técnicos están muy biendesarrollados en la introducción y yo prefiero centrarme en los beneficios quenos ha aportado a nuestra asesoría.

Luis es un trabajador infatigable, amante de su profesión, dedicado, entregado,entusiasta; siempre dispuesto a analizar las tendencias económicas tantoespañolas como internacionales; si le buscas siempre le encuentras dispuestoa ayudarte, como me ha demostrado en diferentes ocasiones; además es unbuen conversador, familiar, de trato cercano, con enormes ganas de aprender;gran fuerza de voluntad, constante, metódico, gran capacidad de retención y



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comprensión; además aportando soluciones prácticas a los problemasempresariales.

Con la ayuda de Luis, nuestra asesoría está aplicando las tablas dinámicas entrabajos como en el análisis de costos, control de las tareas de los técnicos y suseguimiento de trabajos, rentabilidad de cada uno nuestros clientes,planificación de trabajo y aplicación de recursos, cuadro de mando, plan degestión integral, informes de ventas, por zonas, segmentos de clientes; análisisy diagnósticos financieros, etcétera. Hemos ahorrado tiempo, conseguidoseguridad e información ágil, transcendente y necesaria, de forma automática

y fácil. Todo el personal de Pyramide estudia, practica y trabaja con las tablasdinámicas cuyo resultado es disponer en el personal técnico y administrativouna mentalidad de trabajo mucho más práctica y centrada en resultados.

Como ejemplo palpable de todo lo anterior y para entender la aceptación quetiene Luis Muñiz como escritor de libros de gestión empresarial quiercomentar algunas anécdotas vividas en primera persona. En una librería dePamplona quise comprar un libro de Luis y el encargado me respondió que

disponía en aquel momento de 6 títulos o cuando siendo alumno a un curso decuadro de mando integral, el profesor se apoyaba en sus explicaciones concopias de su libro, recomendando el texto por su fácil lectura y facilidad dcomprensión y fácil aplicación.

En este libro Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial, eltercero que publica, relacionado con tablas dinámicas, versión 2013; podremosaprender todas y las variadas ventajas de aplicarlas en la gestión diaria de laempresa, que el lector observará son evidentes, siendo nuestra asesoría unoejemplo real de ello, pero no el único, muchas otras empresas también lo hanpodido comprobar, gracias a la ayuda de Luis y su equipo.



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No es extraño que Luis sea uno de los autores más leídos en temas de gestiónempresarial y sobretodo es un referente a nivel internacional en la implantaciónde sistemas de reporting utilizando las tablas dinámicas.

JOSÉ LOBETE CARDEÑOSOLicenciado en Derecho y Master MBA DeustoPresidente de Pyramide Asesores- Pamplona



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4. Índice

Nota del autor

Prólogo

Introducción

Parte 1: Introducción práctica a las tablas dinámicas

1. La esencia de las tablas dinámicas como sistema de información

1.1 Las necesidades de información en la empresa

1.2 Contenido y funcionamiento de un sistema de información

1.3 Ejemplo práctico: análisis comparativo entre datos en Excel y datos contablas dinámica

1.4 Cómo clasificar y analizar los datos

2. Funcionamiento y contenido de las tablas dinámicas

2.1 Cómo crear una tabla dinámica según el origen de datos

2.2 Principales apartados de una tabla dinámica

2.3 Funcionamiento de los campos de una tabla dinámica

2.4 Diferentes vistas según los campos de la tabla dinámica

3. Contenido y funcionamiento del menú de Analizar de una tabla dinámica

3.1 Menú Nombre y Opciones de la tabla dinámica

3.1.1 Nombre de la tabla dinámica



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3.1.2 Opciones de la tabla dinámica

3.1.3 Menú Opciones de la tabla dinámica

3.1.4 Menú Opciones: Diseño y formato

3.1.5 Menú Opciones: Totales y filtros

3.1.6 Menú Opciones: Mostrar

3.1.7 Menú Opciones: Impresión

3.1.8 Menú Opciones: Datos

3.1.9 Menú Opciones: Texto alternativo

3.1.10 Menú Opciones: mostrar páginas de filtros de informe

3.1.11 Menú Opciones: Generar GetPivotData

3.2 Campo activo

3.2.1 Descripción del campo activo

3.2.2 Funcionamiento del campo activo de tipo valor

3.2.3 Configuración de campos de filas, columnas y filtros

3.3 Agrupar selección

3.4 Filtrar

3.4.1 Segmentación de datos

3.4.2 Insertar escala de tiempo3.5 Datos

3.5.1 Actualizar



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3.5.2 Cambiar origen de datos

3.6 Acciones

3.6.1 Borrar

3.6.2 Seleccionar

3.6.3 Mover tabla dinámica

3.7 Cálculos

3.7.1 Campos, elementos y conjuntos

3.8 Herramientas

3.9 Mostrar

3.10 Las opciones de menú directas en una tabla dinámica

3.10.1 Ordenar

3.10.2 Resto de opciones del menú desplegable

4. Contenido y funcionamiento del menú Diseño de las tablas dinámicas

4.1 Menús de Diseño

4.1.1 Subtotales

4.1.2 Totales generales

4.1.3 Diseño de informe

4.1.4 Filas en blanco4.2 Opciones de estilo de tabla dinámica

4.3 Estilos de tabla dinámica



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Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con tablasdinámicas

5. La creación de indicadores mediante el formato condicional

5.1 Introducción al formato condicional

5.2 Resaltar reglas de celdas y tipos de reglas superiores e inferiores

5.3 Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos

5.4 Introducción al formato condicional

5.5 Borrar reglas

5.6 Administrar reglas

6. Crear relaciones entre diferentes tablas dinámicas

6.1 Ejemplo práctico sobre cómo crear una relación entre tablas

6.2 Introducción a PowerPivot: complemento de Excel para importar yrelacionar varias tablas

7. Utilizar la segmentación para filtrar datos en las tablas dinámicas

7.1 Crear una segmentación de datos para filtrar datos de tablas dinámicas

7.2 Opciones de la segmentación de datos

7.3 Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinámicas

7.4 Desconectar y eliminar segmentaciones de datos en tablas dinámicas

8. La creación de gráficos con tablas dinámicas

8.1 Diferentes formas de crear un gráfico dinámico

8.2 Resumen de las características de los menús de los gráficos



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8.3 Ejemplos de diferentes tipos de gráficos

Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con tablas dinámicas

9. Caso práctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas

9.1 Enunciado del caso práctico

9.2 Desarrollo del caso práctico

9.2.1 Análisis de las ventas por países

9.2.2 Análisis de las ventas por ciudades

9.2.3 Análisis de las ventas por vendedores

9.2.4 Análisis de situaciones especiales

10. Ejemplos y casos prácticos para utilizar las tablas dinámicas

10.1 Análisis de la información de una TPV: terminal punto de venta en unatienda

10.2 Análisis de la gestión de productividad de una fábrica medianteindicadores

10.3 Seguimiento del planning de un proyecto

10.4 Análisis de las bases de datos de un club de socios

10.5 Análisis de inversiones en inmovilizado

10.6 Control de la gestión comercial de vendedores, clientes y productos

10.7 Análisis de la rentabilidad y de las ventas por productos

10.8 Análisis de ingresos y gastos

10.9 Análisis de una cuenta de explotación



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10.10 Control de la cartera a cobrar por clientes y vendedores

Anexo: Diferencias y novedades entre los menús de Excel 2007-2010-2013

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