KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAMJABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIAAras 13, Blok C1, Kompleks CPusat Pentadbimn Kerajaan Pcrsekutuan62510 WP PUTRAJAYAMALAYSIA

Tel. :03-88853001Faks :03-88892187E mel : abubakar.kppa@jpa.gov.myWeb : httpr//wwwjpa.gov.my

Q lfll}ifrl;:-"Ruj. kami : JPA.BK(R)1741219 (+tl )Tarikh ,JJ UovemUer2011

Semua Ketua Setiausaha KementerianSemua Ketua Jabatan PersekutuanSemua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL MENYEDIAKANJAWAPAN DAN TINDAKAN SUSULAN BAGI SETIAP TEGURANLAPORAN KETUA AUDIT NEGARA

Adalah saya merujuk perkara di atas.

2. Mesyuarat Ketua Setiausaha Kementerian dan KetuaPerkhidmatan Bil. 1112011 pada 2 November 2011 telah bersetujusupaya pemantauan tindakan susulan terhadap teguran dalamLaporan Ketua Audit Negara (LKAN) Tahun 2010 dilaksanakan olehJabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Oleh itu, semua PegawaPengawal adalah diminta meneliti LKAN Tahun 2O1O danmengambil tindakan menyediakan jawapan bagi setiap teguranserta tindakan susulan termasuk tindakan tatatertib danundang-undang ke atas pihak-pihak yang didapati melakukankesalahan. Perkara ini hendaklah diambil oerhatian serius dan

(Sila catatkar rujukan Jabatan ini apabila berhubung)"JPA PENERAJU PERUBAHAN PERKHIDMATAN AWAM"

tindakan segera bagi mengelakkan tanggapan negatif terhadapkeberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan awam danKerajaan.

3. Mulai tahun 201'1, semua Pegawai Pengawal adalah dimintamengemukakan laporan awal dan laporan secara berkala kepadaJPA bagi tujuan pemantauan. Laporan awal bagi LKAN tahun 2010hendaklah dikemukakan segera sebelum atau pada 29 November2011, manakala bagi laporan berikutnya hendaklah dikemukakankepada JPA secara berkala setiap dua (2) bulan.

4. Selaras dengan keperluan tersebut, bersama-sama inidikemukakan maklumat seperti berikut untuk rujukan dan tindakanselanjutnya:

a) Garis Panduan Mengenai Prosedur Siasatan Bagi TujuanMengambil Tindakan Tatatertib Atau Surcaj TerhadapPegawai Yang Didapati Melakukan KesalahanTatatertib/Surcaj Berikutan Laporan Ketua Audit Negaraseperti di Lampiran A;

b) Peruntukan-Peruntukan Yang Berkaitan Dalam ArahanPerbendaharaan Berhubung Dengan Salah Laku YangMelibatkan Wang Awam Atau Aset Awam seperti diLampiran B;

c) Contoh Laporan Awal Ketidakpatuhan Yang DibangkitkanDalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 20XX sepertidi Lampiran C; dan

d) Contoh Laporan Berkala Ketidakpatuhan YangDibangkitkan Dalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun20XX secara berkala setiap dua (2) bulan seperti diLampiran D.

5. Kerjasama dan tindakan segera semua Pegawai Pengawalterhadap Laporan Ketua Audit Negara (LKAN) Tahun 2010 didahuluidengan ucapan terima kasih.

Sekian.

' ' BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ''

\\ si--\?r.^,FullrL-

( TAN SRf rcU e$dABrN ABDULLAH )Ketua Pengarah Perkhidmatan AwamMalaysia

s.k.

- YBhg. Ketua Setiausaha Negara

- YBhg. Ketua Audit Negara

Lampiran A

GARIS PANDUAN MENGENAI PROSEDUR SIASATAN BAGITUJUAN MENGAMBIL TINDAKAN TATATERTIB ATAU SURCAJ

TERHADAP PEGAWAI YANG DIDAPATI MELAKUKAN

TUJUAN

1. Garis panduan ini bertujuan untuk menjelaskan prosedur siasatansebagai panduan kepada Ketua Setiausaha Kementerian/ KetuaJabatan dalam menjalankan siasatan berhubung dengan Laporan KetuaAudit Negara (LKAN) bagi tujuan untuk mengambil t indakan tatatertibatau surcaj terhadap pegawai yang berkenaan.

LATAR BELAKANG

2. Berikutan LKAN Tahun 2010, bagi maksud memastikan sesuatutindakan tatatertib atau surcaj dapat diambil secara teratur dari segiundang-undang, maka perlu diwujudkan satu garis panduan untuk KetuaSetiausaha/ Ketua Jabatan membuat siasatan dalaman agar fakta ataumaklumat yang perlu dikumpulkan serta prosedur-prosedur tertentuyang ditetapkan dalam undang-undang dipatuhi sebelum tindakantatatertib atau surcaj itu diambil terhadap pegawai yang terlibat.

9 Kelua Audit Negara akan mengemukakan suraVlaporan kepadaKetua Setiausaha/ Ketua Jabatan mengenai dakwaan salah lakupeqaw?! yang berbangkit daripada LKAN dan meminta supaya siasatanlanjut dijalankan mengenai dakwaan salah laku pegawai.

4. Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatan hendaklah meneliti suraVLKANdan menjalankan siasatan mengenai dakwaan salah laku pegawai

berhubung dengan penyalahgunaan kuasa, penyelewengan danpembaziran wang awam yang telah dikenal pasti dalam Laporan KetuaAudit Negara untuk menentukan sama ada tindakan tatatertib atausurcaj boleh diambil terhadap pegawai yang berkenaan.

5. Dalam membuat siasatan, Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatanhendaklah mengambil t indakan-tindakan berikut:

a) mengumpul fakta yang berkaitan dengan aduan salah lakutersebut seperti masa, tarikh, tempat kejadian, pegawai yangterlibat dan butiran terperinci mengenai kesalahan yangdikatakan telah dilakukan;

b) mengenal pasti bukti dan keterangan yang boleh menyokongfakta mengenai aduan salah laku pegawai. Bukti danketerangan itu boleh diperoleh melalui dokumen-dokumenatau keterangan daripada pegawai-pegawai yang beradadibawah Kementerian/Jabatan/Agensi. Keterangan yangdiberikan oleh pegawai-pegawai hendaklah secara sukareladan tiada paksaan;

c) sekiranya apa-apa maklumat diperlukan daripada pihak luarseperti kontraktor, syarikat, konsultan atau orangperseorangan, Kementerian/Jabatan perlu mendapatkanmaklumat itu secara bertulis;

d) bagi tujuan mengumpulkan maklumat mengenai fakta yangberkaitan Kementerian/Jabatan/Agensi boleh menubuhkansecara pentadbiran suatu pasukan/badan siasatan dalaman.Pasukan/badan siasatan dalaman tersebutKementerian/Jabatan atau pegawai-pegawai daripadaKementerian/Jabatan lain;

e) Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatan dan mana-mana pegawailain yang merupakan anggota Lembaga Tatatertib yangberkenaan bagi pegawai itu (seperti yang dinyatakan dalamPeraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib perkhidmatanAwam 1993 [P.U.(A)396/1993]) tidak boteh tertibat datampenyiasatan atau menjadi anggota pasukan/badan siasatandalaman yang ditubuhkan;

f) siasatan hendaklah diselesaikan dengan seberapa segeraselewat-lewatnva dalam tempoh dua (2) bulan daripadatarikh suraULKAN diterima. Walau bagaimanapun, j ika kesyang disiasat itu rumit maka siasatan tersebut hendaklahdiselesaikan dalam tempoh yang munasabah bagimengelakkan kelewatan yang tidak wajar yang bolehmenyebabkan doktrin pemaafan terpakai dan menjejaskanhak kerajaan untuk mengambil t indakan terhadap pegawai;

S) setelah semua fakta dan keterangan diperoleh, laporanlengkap mengenai hasil siasatan beserta dengan maklumat-maklumat perkhidmatan pegawai hendaklah dikemukakankepada pihak berkuasa tatatertib yang berkenaan denganperakuan mengenai salah laku yang dikatakan telahdilakukan oleh pegawai;

h) bagi salah laku yang melibatkan kehilangan Wang Awamatau Aset Awam, peruntukan-peruntukan yang berkaitandalam Arahan Perbendaharaan ("AP") hendaklah dipatuhi.Peruntukan-peruntukan AP yang berkaitan melibatkanelemen siasatan adalah seperti di Lampiran B. Lampiran Bhendaklah dibaca bersekali dengan peruntukan-peruntukanlain dalam AP yang memperincikan mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil; dan

i) sekiranya prosedur siasatan bagi sesuatu hal keadaandiperuntukan secara khusus maka prosedur tersebuthendaklah diikuti dan dipatuhi.

6. Garis Panduan mengenai prosedur siasatan ini boleh diterimapakai oleh mana-mana Kerajaan Negeri/badan berkanun/pihakberkuasa tempatan tertakluk kepada undang-undang yang berkuatKUaSa.

Jabatan Perkhidmatan AwamNovember 2011

Lampiran B

PERUNTUKAN.PERUNTUKAN YANG BERKAITAN DALAM ARAHANPERBEN-D,

MELIBATKAN WANG AWAM ATAU ASET AWAM

Ketua Jabatan hendaklah melaporkan kepada pihak pol ismengenai apa-apa kehi langan Wang Awam dan Aset Awam.

Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan Laporan Awalmengenat kehi langan yang berlaku dengan serta merta.Laporan Awai tersebut hendaklah mengandungi butir-butirkehilangan yang dapat dipastikan pada masa ifu seperti diLampiran J.

Pegawai Pengawal hendaklah mengaturkanlenyiasatanJabatan sepenuhnya mengenai kehi langan i tu

'dengan

melantik Pegawai Penyiasat atau Jawatankuasa penviasatsecara bertul is dan menqemukakan Laporan Akhir yanglengkap dalam tempoh empat (4) bulan dari tar ikh LaporanAwal dikemukakan.

Laporan Akhjr i tu hendaklah mengandungi, j ika berkenaan,sal inan laporan pol is yang lengkap dan r ingkasan perbicaraanmahkamah. Laporan Akhir i tu juga hendaklah mengandungisegala butir yang berkenaan dalam Lampiran K bagi WangAwam dan seperti dalam peraturan semasa yang-berkualkuasa Aset Awam bersama dengan ulasan dan syor pegawarPengawal mengenai keadaan bagaimana kehi langan i tuberlaku.

Kenyataan dan surat dari pegawai boleh dilampirkan kepadalaporan i tu tetapi t idak boleh dianggap sebagai penggantisesuatu. laporan lengkap mengenai pandangan dan syorPegawai Pengawal i tu.

Laporan Akhir tersebut hendaklah dihantar kepada KetuaSetiausaha Perbendaharaan atau pihak Berkuasa KewanganNegeri atau kedua-duanya j ika keadaan memerlukan. SarrnanLaporan Akhir itu hendaklah dihantar oleh pegawai pengawal,mengikut sebagaimana yang sesuai kepada pegawai_pegawaiyang dinamakan data Ap 316 9(a)( i i i )-(v).

A

Penviasatan Dan Laporan Bersama Atas Kehilanqan WanqAwam Atau Aset Awam

Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak BerkuasaKewangan Negeri boleh masing-masing atau bersama-samamemilih seorang pegawai atau pegawai-pegawai bahagtan-bahagian lain dari jabatan yang berkenaan dengan kehi langanitu untuk turut serta dalam penyiasatan sesuatu KehilanganWang Awam atau Asei Awam. Dalam hal yang sedemikran,suatu laporan bersama hendaklah dihantar oleh oeoawaiPengawal dan Pegawai Penyiasat atau JawataniuasaPenyrasat yang di lantik.

AP 327 (c) Prosedur siasatan berhubunq denqan kehi lanqan keranapembavaran lebih atau pembavaran tanpa kuasa

Siasatan perlu dibuat berhubung dengan kehi langan WangAwam atau Aset Awam yang berlaku kerana pembayaranlebih atau pembayaran tanpa kuasa jika-

o pembayaran bal ik sepenuhnya t idak boleh didapatr<an;

. Pegawai Pengawal berpendapat bahawa pembayaranlebih i tu dibuat atau drterima bukan dengan suci hati ;

. jumlah yang terlebih bayar i tu t idak boleh atau t idakpatut didapatkan bal ik dengan sepenuhnya daripadapenerima bayaran

Suatu laporan hendaklah dihantar kepada Ketua SetiausahaPerbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negerimenyatakan dengan tepat-

. bagaimana bayaran lebih i tu berlaku;o sr?p? pegawai atau pegawai_pegawai yang

bertanggungjawab mengenainya; dano memberi sebab penuh mengapa sesuatu jumlah wang

tjdak boleh atau t idak patut didapatkan bal ik oarrpenenma bayaran i tu.

Pegawai Pengawal hendaklah juga menyatakan sama adapembayaran lebih i tu disebabkan oleh kecuaian seseorangpegawai dan j ika demikian, ia hendaklah membuat svor untuksurcaj atau t indakan tatatert ib lain.

AP 327(d) Apabila menerima laporan itu dari Pegawai Pengawal, KetuaSetiausaha Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa KewanganNegeri, mengikut mana yang berkenaan, hendaklahmemutuskan apakah jumlah, j ika ada, yang patut didapatkanbalik dari penerima bayaran itu fika seseorang PegawaiAwam) dan sama ada apa-apa t indakan lanjut patut diambilbagi mendapatkan pembayaran bal ik wang yang t idak bolehdidapatkan balik oleh Pegawai Pengawal itu.

Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak BerkuasaKewangan Negeri hendaklah kemudiannya menyampaikankuasa untuk apa-apa jumlah yang akan didapatkan bal ik i tudibiar dipertangg ungkan kepada akaun.

Salinan keputusan i tu hendaklah dihantar kepada Ketua AuditNegara atau wakil tempatannya dan Akauntan Negara atauAkauntan Negeri/ bendahari Negeri, mengikut mana yangberkenaan.

AP 327(e) Jika sesuatu hal itu mengkehendaki surcaj atau tindakantatatertib lain terhadap mana-mana pegawai, KetuaSetiausaha Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa KewanganNegerr hendaklah membuat syor dengan sewajarnya kepadaSuruhanjaya Perkhidmatan yang berkenaan denganmenghantar bersama satu sal inan laporan pegawai Pengawal.

AP 328(a) Prosedur Siasatan Berhubunq Keruqian Yanq DisebabkanOleh Hutanq Dan Tunoqakan Hasi l yanq Tidak BolehDidapatkan

Melainkan j ika Pegawai Pengawal telah diwaki lkan kuasa olehMenteri Kewangan atau Menteri Besar atau Ketua Menteriuntuk membiarkan hutang atau tunggakan hasi l yang t idakboleh didapatkan, Ketua Jabatan hendaklah mengemukakanlaporan mengenai hutang amaun hasi l yang t idak bolehdidapatkan dan hendak dibiarkan yang menganoungrmaklumat sepert i dalam Lampiran L.

Laporan tersebut hendaklah dikemukakan melalui pegawaiPengawal kepada Ketua Setiausaha perbendaharaan atauPihak Berkuasa Kewangan Negeri, mengikut mana yangberkenaan, dengan sal inan kepada Ketua Audit Negara atauwakil tempatannya, Akauntan Negara dan AkauntanNegeri/Bendahari Negeri.

9. AP 328(d) Jika Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau pihak BerkuasaKewangan Negeri berpendapat bahawa surcaj perludikenakan terhadap seseorang pegawai kerana kecuaiandalam menjalankan kewajipannya yang mengakibatkankehilangan hasil, ia hendaklah mengesyorkan sewajarnyakepada Suruhanjaya Perkhidmatan yang berkenaan denganmenghantar bersama satu salinan laporan pegawaiPengawal.

:>F

.l*

;(,)i;

F q

_c

;

x,

k?

.

=x

*e

=

-i-E

g

_=

=

g,E

x=

E

:d

P c

t ?

S=

-E

? s

18

EE

i ri (q

E

H-o

(6

(g

'RH

F.:<

-o

Ets

P

.,4$

Eg

g

H;;g

$

|F$

;gt

x|x* * tlt H

;!=E

FIF

Es

F

lFs

i65

:E

O

-^E oO

'-

nt

o

!fi a<

{y

l=

=

=

*.d

E'

=rS

FF

'q

(]

)(

6

f

Eo

o(

5u

.t(/)co

(L

<Y

(]-(n

A|r)=E

.

E g t F

E,E

; F

F*!-

F.=

k

=

x.x

.-c :.-q

E

E* =

P E

- -E€

";-.e

a ; E

gi rs"E it F

E-

: d

FE

;P 5 p

P;

E

-!:*6

s

*'E.q

.ts,.9

E

EE

x€

*

:.bE

=€

.Ex

i ! =

FY

E

FE

e silF

;;a+=

g

(Jc(ECL

E(!J

zkoazEulFzul=ulY

=Joz:zt5T

zo

<N

6z

o+

o<

zts

s<

=<

ss

?z

aF

o-c

lY

f

e<

Ff

l!FY

Ut

-sY

<z

=<

4E

ZY

#4

o-

o-J-oFzoo

€E

*'E

;P

P€

3:

- _

-:<

-r

.Y

o

F

C

=;

E=

=ts

:sE

;gA

-€

E::=

E

#

'F-F

P=

P F

O 6

A

;

!HF

fi*= .F

F#

#<

QE

E'

*.g

-F

d€

€E

en

+

Es

BE

ilE^

=iE

E

€-

FE

p#

_1

!

ere

i_0

'

Hgst#

P* I E

ls *iae

gE

E$

;;e+

*|rF

es

IE

lFstfi**E

g sl'a'-*E

€'=

- (5

\J r!.,

Yt

=

-

o=

=.

v

)Y

'

-P

$=

;*

X'

=

--i.9

!C

:(6

f :

=':

c-o

o

d

f

E

o

o

o

(Eu

J<

(/)d)

(r<Y

(!(L(D

E:E g

fl: :F":g

Eg

E

.C€

*H Fe

i

E * E

E{:t#E:

Eg

I*i:i*r;5

B s

'9E

":ts*t

.=

ii +

.t9

(I) e

(d

=

F-" E€

€s

eig

re

o(gCL

E-5E

I<

lflz

l<

l-l<

lo

l(rlz

l=

lE

IIJJ Io

l=

lIIJIo

l6

l

J:<EuloE()IIJozFoazC

EIIJFzl,rl=ulY

=oz!zEY9x

=x

:toE

Nd

z<

c?

e3

=k

3E+o

:- IIJ

,z

dF

Y.r-

6=h{

Y-.-

<

IIJJ

Y3

z=

<!'lr E6

Re

1Eoo-IIoFzoo