sumÁrio - fundação família previdência · conforme o guia de governança nas efpc –...
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ............................................................................................ 5
1.1 HISTÓRICO .................................................................................................................................. 5
1.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL .................................................................................................. 5
1.2.1 Diretriz Fundamental ....................................................................................................... 5
1.2.2 Missão ............................................................................................................................... 5
1.2.3 Visão .................................................................................................................................. 5
1.2.4 Valores .............................................................................................................................. 6
2 PRINCIPAIS AGENTES DE GOVERNANÇA ............................................. 7
2.1 ESTRUTURA DA GOVERNANÇA CORPORATIVA .......................................................................... 7
2.2 PRINCÍPIOS ................................................................................................................................. 8
2.2.1 Transparência: ................................................................................................................. 8
2.2.2 Equidade: .......................................................................................................................... 8
2.2.3 Prestação de Contas (accountability): .......................................................................... 8
2.2.4 Responsabilidade Corporativa: ..................................................................................... 8
2.2.5 Dever Fiduciário: .............................................................................................................. 9
2.2.6 Ética: .................................................................................................................................. 9
2.2.7 Qualificação e Profissionalismo: ................................................................................... 9
2.3 CONSELHO DELIBERATIVO ......................................................................................................... 9
2.3.1 Responsabilidade e Atribuições .................................................................................... 9
2.4 CONSELHO FISCAL ................................................................................................................... 11
2.4.1 Responsabilidades e Atribuições ................................................................................ 11
2.5 DIRETORIA EXECUTIVA ............................................................................................................. 13
2.5.1 Responsabilidades e Atribuições ................................................................................ 13
2.6 REQUISITOS PARA INVESTIDURA .............................................................................................. 15
2.7 COMPOSIÇÃO DA GOVERNANÇA ................................................................................................ 16
2.8 INGRESSO DE NOVOS DIRIGENTES .......................................................................................... 18
2.9 RESPONSABILIDADE ADMINISTRATIVA CIVIL E PENAL............................................................... 19
2.9.1 Ato Regular .......................................................................................................................... 19 2.9.1.1 Custeio da Defesa de membros da governança da Fundação CEEE ....................... 20
2.10 CONFLITOS DE INTERESSES ..................................................................................................... 20
2.11 DISPOSIÇÕES GERAIS .............................................................................................................. 21
2.11.1 Remuneração ................................................................................................................. 21 2.11.1.1 Regras Transitórias ................................................................................................................. 21
2.11.2 Transparência e Sigilo .................................................................................................. 22
2.11.3 Capacitação Continuada .............................................................................................. 22
2.11.4 Vacância e Substituição .............................................................................................. 22
2.11.5 Comunicação e Relações Institucionais .................................................................... 23
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3 OUTROS AGENTES DE GOVERNANÇA ................................................ 24
3.1 COMITÊS DE ASSESSORAMENTO ............................................................................................. 24
3.1.1 Comitê de Ética .............................................................................................................. 24
3.1.2 Comitê de Acompanhamento de Plano ..................................................................... 24
3.1.3 Comitê Consultivo de Investimentos .......................................................................... 24
3.1.4 Comitê de Expansão ..................................................................................................... 25
3.1.5 Comitê de Risco, Controles Internos, Compliance e Qualidade ............................ 25
3.1.6 Comitê de Apuração de Responsabilidades ............................................................. 25
3.1.7 Comitê Disciplinar .......................................................................................................... 25
3.2 AUDITORIAS ............................................................................................................................. 26
3.2.1 Auditoria Interna ............................................................................................................ 26
3.2.2 Auditoria Externa ........................................................................................................... 26
3.2.3 Auditoria Interna da Qualidade .................................................................................... 26
3.2.4 Auditoria Externa da Qualidade .................................................................................. 27
3.3 MODELO DE GESTÃO ................................................................................................................ 27
3.3.1 Estrutura Normativa ...................................................................................................... 27
3.3.2 Gestão de Riscos, Controle Internos e Compliance ................................................ 28
3.3.3 Gerências ....................................................................................................................... 28 3.3.3.1 Áreas subordinadas à Presidência ....................................................................................... 29 3.3.3.2 Áreas subordinadas à Diretoria Financeira ......................................................................... 29 3.3.3.3 Áreas subordinadas à Diretoria de Seguridade .................................................................. 29 3.3.3.4 Áreas subordinadas à Diretoria Administrativa ................................................................... 29
3.4 CONSIDERAÇÕES FINAIS .......................................................................................................... 30
3.5 EMBASAMENTO TÉCNICO ......................................................................................................... 30
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1 INTRODUÇÃO
Esta Política de Governança Corporativa tem por objetivo consolidar os preceitos e
normas explicitando e formalizando as melhores práticas de Governança Corporativa,
que servirão de suporte no âmbito do relacionamento entre as Patrocinadoras,
Instituidores, Conselho Deliberativo, Conselho Fiscal, Diretoria Executiva,
Colaboradores, Órgãos de Fiscalização e Controle e demais partes interessadas da
Fundação CEEE de Seguridade Social - ELETROCEE. A presente Política tem caráter
orientador e as condutas aqui estabelecidas constituem diretrizes para o melhor
funcionamento da Entidade. O cumprimento das diretrizes estabelecidas nesta Política
deve ser compromisso constante de todos aqueles que fazem parte da Fundação
CEEE.
1.1 Histórico
A Fundação CEEE de Seguridade Social - ELETROCEEE é uma Entidade Fechada de
Previdência Complementar - EFPC, pessoa jurídica de direito privado, sem fins
lucrativos, com autonomia administrativa e financeira. Criada em 17 de dezembro de
1979, hoje está entre os maiores fundos de pensão do Brasil, administrando Planos de
Benefício Definido e de Contribuição Definida para as Patrocinadoras e Instituidores,
oferecendo soluções de Previdência complementar, administrando com excelência e
segurança os recursos financeiros dos seus clientes.
1.2 Estrutura Organizacional
1.2.1 Diretriz Fundamental
Aumentar a participação no mercado de previdência complementar.
1.2.2 Missão
Oferecer soluções de previdência privada complementar, administrando com excelência e segurança os recursos financeiros dos seus clientes.
1.2.3 Visão
Ser reconhecida nacionalmente como referência no segmento de Previdência Privada e ampliar a sua participação no mercado.
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1.2.4 Valores
Foco no resultado;
Alavancagem de soluções inteligentes;
Afetividade;
Empatia;
Autoestima;
Ênfase no coletivo;
Fidelidade e transparência;
Espirito desarmado;
Postura positiva;
Desafio;
Equilíbrio emocional;
Autodesenvolvimento.
Considerando a Legislação pertinente às EFPCs, a Fundação CEEE estabeleceu a
seguinte estrutura organizacional:
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2 PRINCIPAIS AGENTES DE GOVERNANÇA
2.1 Estrutura da Governança Corporativa
Em uma Entidade Fechada de Previdência Complementar a estrutura de Governança
Corporativa é composta pelo conjunto de legislação que a Entidade está submetida,
seu estatuto, estrutura organizacional, diretrizes, políticas, procedimentos, práticas
adotadas e cultura organizacional. Entende-se por Governança Corporativa, segundo
o Código de Melhores Práticas de Governança Corporativa do IBGC, como sistema
pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, monitoradas e
incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre sócios, conselho de administração,
diretoria, órgãos de fiscalização e controle e demais partes interessadas. As boas
práticas de governança corporativa convertem princípios básicos em recomendações
objetivas, alinhando interesses com a finalidade de preservar e otimizar o valor
econômico de longo prazo da organização, facilitando seu acesso a recursos e
contribuindo para a qualidade da gestão da organização, sua longevidade e o bem
comum. Em face do exposto, é importante destacar que o papel dos agentes de
governança é de fundamental relevância no fortalecimento e na disseminação do
propósito, dos princípios e dos valores da organização. A liderança e o
comprometimento dos administradores e demais executivos são fatores determinantes
para a formação de um ambiente ético. Cada agente, antes de assumir um ou mais
papéis no sistema de governança, deve observar cuidadosamente os direitos, os
deveres e as responsabilidades, de modo a atuar com independência, diligência e pró-
atividade. A preocupação da Governança Corporativa é, portanto, criar um conjunto
eficiente de mecanismos, tanto de incentivos quanto de monitoramento, a fim de
assegurar que o comportamento dos administradores esteja sempre alinhado com o
melhor interesse da empresa.
A estrutura do sistema de governança corporativa da Entidade esta representada na
figura da abaixo. Cada um dos órgãos colegiados exerce um papel fundamental na
instrumentalização da governança corporativa da Fundação CEEE.
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2.2 Princípios
Considerando que os princípios básicos de governança permeiam todas as práticas
desta Política de Governança Corporativa faz-se necessária uma breve explanação
sobre os mesmos.
2.2.1 Transparência: Consiste no desejo de disponibilizar para as partes
interessadas as informações que sejam de seu interesse e não apenas aquelas
impostas por disposições de leis ou regulamentos. Não deve restringir-se ao
desempenho econômico-financeiro, contemplando também os demais fatores
(inclusive intangíveis) que norteiam a ação gerencial e que conduzem à preservação e
à otimização do valor da organização.
2.2.2 Equidade: Caracteriza-se pelo tratamento justo e isonômico de todos os
sócios e demais partes interessadas (stakeholders), levando em consideração seus
direitos, deveres, necessidades, interesses e expectativas.
2.2.3 Prestação de Contas (accountability): Os agentes de governança devem
prestar contas de sua atuação de modo claro, conciso, compreensível e tempestivo,
assumindo integralmente as consequências de seus atos e omissões e atuando com
diligência e responsabilidade no âmbito dos seus papéis.
2.2.4 Responsabilidade Corporativa: Os agentes de governança devem zelar
pela viabilidade econômico-financeira das organizações, reduzir as externalidades
negativas de seus negócios e suas operações e aumentar as positivas, levando em
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consideração, no seu modelo de negócios, os diversos capitais (financeiro, intelectual,
humano, social, ambiental, reputacional etc.) no curto, médio e longo prazo.
2.2.5 Dever Fiduciário: O dever fiduciário é a obrigação da Entidade de atuar
única e exclusivamente no melhor interesse de suas patrocinadoras, instituidores e
participantes. Fidúcia significa confiança, logo, o requisito essencial no relacionamento
da Fundação CEEE para com as partes interessadas é a confiança, atentando para os
princípios básicos de governança corporativa, evitando práticas que possam ferir a
relação fiduciária e equitativa perante seus clientes.
2.2.6 Ética: É o conjunto de princípios que visa disciplinar e regular a conduta das
pessoas no âmbito da Fundação CEEE, por meio de uma postura cidadã, conciliando
os interesses das partes envolvidas, com respeito, lealdade e honestidade para com a
Entidade.
2.2.7 Qualificação e Profissionalismo: A Governança, assim como os
colaboradores da Fundação CEEE, devem possuir a qualificação necessária para
exercer suas atribuições, atuando com profissionalismo e no constante aprimoramento
de suas competências. A Fundação CEEE deverá estimular e promover a qualificação
de seus agentes de Governança e colaboradores.
2.3 Conselho Deliberativo
Órgão de deliberação e orientação máxima da entidade, composto por seis membros
titulares e seis suplentes. Sendo três representantes titulares indicados pelas
patrocinadoras com seus respectivos suplentes e três representantes titulares e três
suplentes eleitos pelos participantes. O mandato é de quatro anos, com permissão a
uma recondução. O processo de renovação do Conselho Deliberativo é parcial, a cada
dois anos, por meio de eleições e indicação das patrocinadoras, conforme citado no
item 2.7 desta Política. O Presidente do Conselho Deliberativo é um dos
representantes titulares indicados pelas patrocinadoras e possui voto de qualidade nas
decisões do colegiado. Os regramentos das reuniões deste Colegiado estão
formalizados no Regimento Interno.
2.3.1 Responsabilidade e Atribuições
Compete ao Conselho Deliberativo fixar os objetivos, políticas e o direcionamento
estratégico da Fundação CEEE. De acordo com a legislação vigente são atribuições
do Conselho Deliberativo, além do que está previsto no estatuto, deliberar sobre as
seguintes matérias:
a) Estabelecer o limite anual de recursos destinados pelo conjunto dos planos de
benefícios administrados pela EFPC, ao plano de gestão administrativa,
observado o custeio pelo patrocinador, participantes e assistidos;
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b) Fixar os critérios quantitativos e qualitativos das despesas administrativas, bem
como as metas para os indicadores de gestão, para avaliação objetiva das
despesas administrativas, inclusive gastos com pessoal;
c) Aprovar o Regulamento do Plano de Gestão Administrativa – PGA;
d) Autorizar previamente o estabelecimento de relação jurídica contratual da
EFPC com o cliente identificado como Pessoa Politicamente Exposta (PPE) ou
o prosseguimento de relação já existente quando o cliente passa a se
enquadrar nessa qualidade, exceto, nas operações de caráter previdenciário,
iniciadas ou mantidas com cliente decorrente de disposição legal, normativa ou
contratual, podendo delegar a outro órgão da EFPC a seu critério;
e) Aprovar o estudo técnico da adequação das hipóteses biométricas,
demográficas, econômicas e financeiras às características da massa de
participantes e assistidos e do plano de benefícios de caráter previdenciário,
exigido para os planos que, independentemente de sua modalidade, possuam
obrigações registradas em provisão matemática de benefício definido,
encaminhado e aprovado pela Diretoria Executiva;
f) Aprovar requerimento de autorização para utilização de taxa de juros real anual
que não esteja no intervalo estabelecido na legislação;
g) Analisar as manifestações e pareceres do Conselho Fiscal adotando as
providências necessárias para atendimento das recomendações apresentadas;
h) Deliberar, por maioria absoluta de seus membros, acerca das medidas, prazos,
valores e condições para a utilização da reserva especial;
i) Aprovar o plano de equacionamento de déficit e a destinação de superávit;
j) Aprovar a Política e Premissas Orçamentárias;
k) Indicar as seguintes designações quando da posse da Diretoria Executiva:
Representantes do Comitê de Ética, Administrador Estatutário Tecnicamente
Qualificado – AETQ, Administrador Responsável pelos Planos de Benefícios –
ARPB e o Diretor Responsável pela Contabilidade;
l) Nos casos das EFPC que administrem planos de benefícios patrocinados por
empresa citadas na ementa da Lei Complementar nº 108/2001, o Conselho
Deliberativo deve, também, tomar conhecimento do plano de ação para
correção de possíveis irregularidades encontradas na EFPC, quando da
realização de auditoria de patrocinadora;
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m) Aprovar o Planejamento Estratégico, Políticas e Diretrizes.
Conforme o Guia de Governança nas EFPC – Estrutura Mínima e Melhores Práticas,
assinala-se como boa prática a execução das seguintes atividades, em rol não
exaustivo, por este colegiado:
Definir claramente o propósito, os princípios e valores da EFPC e zelar pela
sua aplicação e disseminação entre todos os colaboradores e prestadores de
serviços;
Monitorar e apoiar a Diretoria Executiva na implantação das ações
estratégicas;
Planejar o processo sucessório dos conselheiros e dos membros da Diretoria
Executiva;
Definir as metas da Diretoria Executiva e avaliar seu desempenho;
Identificar, avaliar e monitorar os riscos estratégicos;
Assegurar que a Diretoria Executiva identifique, mitigue e monitore os riscos e
a integridade do sistema de controles internos;
Apoiar a implantação de ações relacionadas à sustentabilidade;
Revisar periodicamente as práticas de governança da EFPC.
2.4 Conselho Fiscal
Órgão de controle interno composto por quatro membros: dois representantes titulares
e dois suplentes eleitos pelos participantes; dois representantes titulares indicados
pelas patrocinadoras e respectivos suplentes. O mandato é de quatro anos, sem
permissão de recondução. Processo de renovação parcial a cada dois anos por meio
de eleições e indicação das patrocinadoras, conforme citado no item 2.7 desta Política.
O Presidente do Conselho Fiscal é um dos representantes titulares eleitos pelos
participantes e possui voto de qualidade nas decisões do colegiado.
2.4.1 Responsabilidades e Atribuições
Compete ao Conselho Fiscal fiscalizar e supervisionar a gestão da Entidade,
acusando fragilidades nos controles internos, irregularidades ou atos incompatíveis
com a legislação de regência e normativos internos da Fundação CEEE. De acordo
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com a legislação vigente são atribuições do Conselho Fiscal, além do que está
previsto no estatuto, decidir sobre as seguintes matérias:
a) Elaborar relatórios semestrais de controles internos contendo as conclusões
dos exames efetuados, inclusive sobre a aderência da gestão dos recursos
garantidores dos planos de benefícios às normas em vigor e à política de
investimentos, a aderência das premissas e hipóteses atuariais, e a execução
orçamentária;
b) Análise de manifestação dos responsáveis pelas correspondentes áreas, a
respeito das deficiências encontradas em verificações anteriores, bem como
análise das medidas efetivamente adotadas para saná-las;
c) Manifestação relativa ao relatório circunstanciado sobre as operações de
compra ou venda de títulos e valores mobiliários do segmento de renda fixa
dos planos de benefícios de caráter previdenciário, sempre que o preço
efetivamente negociado, em operações de compra, for superior, ou em
operações de venda, inferior, ao valor de mercado ou intervalo referencial de
preços;
d) A conformidade em relação ao processo de certificação, habilitação e
qualificação no âmbito da EFPC;
e) Emitir parecer dos estudos técnicos elaborados pelo atuário habilitado e
legalmente responsável pelos planos de benefícios, que visam atestar a
adequação e aderência de hipóteses biométricas, demográficas, econômicas e
financeiras dos planos.
f) Acompanhar e controlar a execução orçamentária e os indicadores de gestão
das despesas administrativas, inclusive quanto aos limites e critérios
quantitativos e qualitativos, além das metas estabelecidas para os indicadores
aprovados pelo Conselho Deliberativo;
g) Atestar, mediante fundamentação e documentação comprobatória, a existência
de controles internos destinados a garantir o adequado gerenciamento dos
riscos.
h) Nos casos das EFPC que administrem planos de benefícios patrocinados por
empresas citadas na ementa da Lei Complementar nº 108/2001, o Conselho
Fiscal deve, também, tomar conhecimento do plano de ação para correção de
possíveis irregularidades encontradas na EFPC, quando da realização da
auditoria da patrocinadora.
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Assinala-se como boa prática, a execução das seguintes atividades, em rol não
exaustivo, por este colegiado:
Examinar os relatórios sobre os controles internos, riscos e auditoria, bem
como monitorar os planos de ação para implantação de recomendações de
melhoria dos controles e mitigação de riscos identificados;
Tomar conhecimento das deliberações registradas em atas do Conselho
Deliberativo e Diretoria Executiva;
Acompanhar o trabalho dos auditores independentes e auditoria interna. Os
auditores devem comparecer às reuniões do Conselho Fiscal, sempre que
convocados, para prestar informações relacionadas ao seu trabalho;
Verificar o cumprimento das obrigações legais;
Examinar os balancetes contábeis mensais;
Apreciar a proposta e a execução orçamentária do exercício, bem como
monitorar a implantação de ações para controle de custos;
Monitorar a aderência dos normativos internos às práticas da EFPC,
principalmente da Política de Investimentos;
Monitorar os riscos por meio de indicadores.
2.5 Diretoria Executiva
Órgão de administração geral composto por quatro áreas (Presidência, Diretoria
Financeira, Diretoria de Seguridade e Diretoria Administrativa), sendo 3 (três)
membros indicados pelas Patrocinadoras e 1 (um) membro eleito pelos participantes,
os quais serão homologados e empossados pelo Conselho Deliberativo. O mandato é
de 2 (dois) anos, com permissão de recondução.
2.5.1 Responsabilidades e Atribuições
Compete à Diretoria Executiva a administração da Entidade devendo exercer suas
atribuições em conformidade com as políticas e diretrizes definidas pelo Conselho
Deliberativo e a legislação vigente. De acordo com a legislação vigente são atribuições
da Diretoria Executiva, além do que está previsto no estatuto, as seguintes
competências:
a) Definir os indicadores de gestão para avaliação objetiva das despesas
administrativas, inclusive gastos com pessoal;
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b) Solicitar, no mínimo anualmente, manifestação das patrocinadoras e/ou
instituidores acerca das hipóteses e premissas que guardem relação com suas
atividades e encaminhar informações demandadas pelas patrocinadoras e/ou
instituidores;
c) Aprovar e encaminhar para aprovação do Conselho Deliberativo o estudo
técnico da adequação das hipóteses biométricas, demográficas, econômicas e
financeiras às características da massa de participantes e assistidos e do plano
de benefícios de caráter previdenciário, exigida para os planos que,
independentemente de sua modalidade, possuam obrigações registradas em
provisão matemática de benefício definido;
d) Aprovar e encaminhar para aprovação do Conselho Deliberativo e ciência do
Conselho Fiscal, requerimento de autorização para utilização de taxa de juros
real anual que não esteja no intervalo estabelecido na legislação;
e) Informar ao Conselho Deliberativo, ao Conselho Fiscal, aos patrocinadores e
aos participantes a rentabilidade bruta e a rentabilidade líquida auferidas em
cada segmento de aplicações e em cada fundo de investimentos, bem como as
taxas de administração, taxas de performance e todos os demais custos
incorridos com a administração própria e terceirizada dos ativos de
investimentos.
f) Apresentar trimestralmente ao Conselho Deliberativo a realização
orçamentária;
g) Apresentar trimestralmente ao Conselho Deliberativo os Indicadores do Plano
de Gestão Administrativa – PGA.
Assinala-se como boa prática, a execução das seguintes atividades, em rol não
exaustivo, por este colegiado:
Planejar e controlar o orçamento aprovado pelo Conselho Deliberativo;
Estabelecer normas, processos e procedimentos formais, em conformidade
com as diretrizes traçadas pelo Conselho Deliberativo;
Reforçar valores e princípios da EFPC, bem como estabelecer formas de
monitorar, permanentemente, se as suas decisões e atos estão alinhados a
estes;
Encaminhar periodicamente ao Conselho Deliberativo e ao Conselho Fiscal
relatórios gerenciais que demonstrem os resultados dos planos, dos
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investimentos, sobre as hipóteses e premissas atuariais, controle de riscos, e
outras de caráter relevante e superveniente;
Prestar ao Conselho Deliberativo e ao Conselho Fiscal as informações
necessárias e, de igual modo, fornecer os elementos que forem solicitados no
exercício de sua competência;
Implantar um programa contínuo de relacionamento e comunicação com
participantes e assistidos que deve ser avaliado e ajustado periodicamente;
Manter uma comunicação dinâmica e educativa com os colaboradores, capaz
de motivar, comprometer e engajar para o alcance dos objetivos estratégicos,
bem como garantir que nenhuma peça de comunicação ou mensagem,
independente do canal utilizado, contenha discriminação, difamação ou
informação que possa ser interpretada como assédio moral ou sexual;
Divulgar tempestivamente informações relevantes, além das obrigatórias por lei
ou regulamento, demonstrando clareza e transparência, observando o grau de
confidencialidade, contribuindo desta forma para elevar permanentemente o
nível de satisfação e confiança dos participantes e assistidos;
Zelar e dar efetividade ao cumprimento do código de conduta e ética e demais
códigos e políticas;
Promover a capacitação, o desenvolvimento e a constante atualização dos
colaboradores visando atender aos interesses da EFPC baseada em sua
estratégia de negócio, bem como o aperfeiçoamento e a continuidade dos
processos.
2.6 Requisitos para Investidura
Os Dirigentes para investidura no cargo deverão atender os requisitos previstos na
legislação, no estatuto e nesta Política de Governança. Citamos abaixo alguns itens:
Tempo de vinculação à Entidade de, no mínimo 5 (cinco) anos;
Inexistência de débitos perante a Entidade;
Inexistência de ação judicial em desfavor da Entidade;
Ter reputação Ilibada;
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Não estar exercendo cargo ou função de Conselheiro ou Diretor nas
Patrocinadoras ou Instituidores, exceção feita à própria Fundação CEEE;
Não estar impedido pelo poder público;
Ter graduação em curso superior, no caso da Diretoria Executiva; e
O Administrador Estatutário Tecnicamente Qualificado – AETQ deve estar
certificado por Instituição autônoma certificadora para exercer as atividades da
área financeira de investimentos.
Além dos requisitos legais, é recomendável que sejam requeridas características e
competências complementares, tais como:
Visão estratégica;
Disposição para defender seu ponto de vista a partir de julgamento próprio;
Boa capacidade de comunicação e interlocução;
Disponibilidade de tempo;
Conhecimento das melhores práticas de governança corporativa;
Conhecimento sobre a legislação em geral e especificamente a de previdência
complementar;
Conhecimento sobre gerenciamento de riscos;
Conhecimento sobre deveres, atribuições e limites de competência do cargo ou
função.
2.7 Composição da Governança
A composição da governança da Fundação CEEE é paritária entre os representantes dos participantes e assistidos e das patrocinadoras/instituidores no Conselho Deliberativo e no Conselho Fiscal.
A Diretoria Executiva da Entidade, por sua vez, é composta pelo Presidente e três Diretores, todos nomeados e demissíveis a qualquer época pelo Conselho Deliberativo, sendo um dos Diretores indicado pelos participantes e assistidos.
Bienalmente, faz-se necessária a realização de eleições, assim como a execução de novas indicações para recomposição dos cargos nos órgãos de governança da Entidade.
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A composição dos membros indicados pelos patrocinadores/instituidores nos Conselhos Deliberativo e Fiscal, assim como na Diretoria Executiva da Fundação CEEE, segue o critério de representatividade de cada patrocinador/instituidor, considerando o montante patrimonial social e o quantitativo de participantes vinculado à cada patrocinador/instituidor.
Bienalmente será apurada a representatividade de cada patrocinador/instituidor por meio do cálculo da proporção de cada um deles nos montantes patrimoniais sociais dos Planos de Benefícios e nas quantidades de participantes dos Planos de Benefícios vinculados a cada patrocinador/instituidor, oportunidade em que deverá ser utilizada como data base de apuração dos cálculos a data de encerramento do exercício anterior.
Nos casos de Planos de Benefícios com característica mutualista cujos patrocinadores são solidários entre si, em virtude da impossibilidade efetiva de segmentação patrimonial social por patrocinador, será utilizada a proporção das provisões matemáticas passíveis de serem calculadas de forma segmentada, para fins de proporção do montante patrimonial social.
Nos casos de Planos de Benefícios com mais de 1 (um) patrocinador/instituidor, cuja parte ou totalidade do patrimônio social é formada por saldos de contas, serão considerados os saldos de contas individuais vinculados a cada participante para fins de segmentação patrimonial social entre os patrocinadores/instituidores daqueles Planos de Benefícios.
Após a mensuração do montante patrimonial social vinculado à cada patrocinador/instituidor, será calculado um Índice do Patrimônio para cada patrocinador/instituidor, cujo resultado apresentará a proporção de cada montante patrimonial social em relação ao montante patrimonial social consolidado dos Planos de Benefícios administrados pela Fundação CEEE.
Da mesma forma será calculado um Índice dos Participantes para cada patrocinador/instituidor, cujo resultado apresentará a proporção de cada quantitativo de participantes vinculados a cada patrocinador/instituidor em relação ao quantitativo total de participantes dos Planos de Benefícios administrados pela Fundação CEEE.
A média simples entre o Índice do Patrimônio e o Índice dos Participantes resultará no Fator Final original.
Ao patrocinador/instituidor com o maior Fator Final original será destinada a indicação da primeira vaga ao Conselho Deliberativo. Neste caso, para fins de identificação das indicações seguintes, o Fator Final original deste patrocinador/instituidor será diminuído da proporção de 1/x (um “x” avos) para comparação com os Fatores Finais remanescentes dos demais patrocinadores/instituidores, sendo que a variável “x” deverá ser igual a quantidade de vagas a serem indicadas em cada um dos processos de composição do Conselho Deliberativo.
Este mesmo processo será repetido quantas vezes necessárias para fins de identificação dos patrocinadores/instituidores com direito à indicação das vagas remanescentes ao Conselho Deliberativo, se for o caso. As três primeiras vagas serão para o preenchimento das vagas dos titulares, e as três vagas seguintes serão para o preenchimento das vagas dos suplentes.
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Para a indicação de vagas ao Conselho Fiscal, tomando por base novamente os Fatores Finais originais, ao patrocinador/instituidor com o maior Fator Final original será destinada a indicação da primeira vaga ao Conselho Fiscal. Neste caso, para fins de identificação das indicações seguintes, o Fator Final original deste patrocinador/instituidor será diminuído da proporção de 1/y (um “y” avos) para comparação com os Fatores Finais remanescentes dos demais patrocinadores/instituidores, sendo que a variável “y” deverá ser igual a quantidade de vagas a serem indicadas em cada um dos processos de composição do Conselho Fiscal. Este mesmo processo será repetido quantas vezes necessárias para fins de identificação dos patrocinadores/instituidores com direito à indicação das vagas remanescentes ao Conselho Fiscal, se for o caso. Deverá ser considerado neste processo o que estabelece o §2º do Art. 43 do Estatuto, quanto à responsabilidade de indicação das vagas das patrocinadoras de origens e das demais patrocinadoras pois, para o Conselho Fiscal, o cálculo é de forma “repartida” entre os patrocinadores de origem e os demais patrocinadores.
Ao patrocinador/instituidor com o maior Fator Final original será destinada a indicação da primeira vaga à Diretoria Executiva. Neste caso, para fins de identificação das indicações seguintes, o Fator Final original deste patrocinador/instituidor será diminuído da proporção de 1/z (um “z” avos) para comparação com os Fatores Finais remanescentes dos demais patrocinadores/instituidores, sendo que a variável “z” deverá ser igual a quantidade de vagas a serem indicadas em cada um dos processos de composição da Diretoria Executiva.
Este mesmo processo será repetido quantas vezes necessárias para fins de identificação dos patrocinadores/instituidores com direito à indicação das vagas remanescentes da Diretoria Executiva, se for o caso.
Composição do Conselho Deliberativo: três titulares e três suplentes indicados pelas patrocinadoras, seguindo o critério de proporcionalidade de participantes e patrimônio.
Conselho Fiscal: um titular e um suplente indicados pela patrocinadora de origem; um titular e um suplente indicado pelas demais patrocinadoras, seguindo o critério de proporcionalidade de participantes e patrimônio.
Caso não ocorra indicação das demais patrocinadoras até 10 dias antes da posse, a patrocinadora de origem indicará os conselheiros titular e suplente.
Diretoria Executiva: três membros indicados pelas patrocinadoras, seguindo o critério de proporcionalidade de participantes e patrimônio.
Visando a realização das indicações dos representantes nos períodos adequados, a Fundação CEEE cientificará as Patrocinadoras e Instituidores, quanto ao término do mandato, por meio de correspondência com antecedência mínima de 45 dias, contados da data de início dos mandatos (julho).
Na mesma oportunidade deverão ser requeridas novas indicações para recomposição dos órgãos estatutários da Entidade, destacando os pré-requisitos necessários para investidura nos respectivos cargos.
2.8 Ingresso de Novos Dirigentes
Quando do ingresso de um novo Dirigente este deverá receber treinamento, através
de workshop, visando auxiliar na familiarização com a cultura, com as pessoas e o
ambiente de negócios da Entidade. Neste Workshop são apresentados os
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regramentos, as normas, a legislação, o funcionamento das reuniões e disponibilizado
treinamento para utilização das ferramentas digitais da Entidade, além da entrega de
uma cópia digital, dos seguintes documentos: Estatuto, Políticas, Organograma,
Código de Ética, Norma do Processo de Apuração de Responsabilidades, Coletânea
de Normas vigente, Regimentos, Regulamentos e Manual de Gestão. Após o
treinamento referido anteriormente, o novo Dirigente assinará um termo de adesão,
assumindo o compromisso de reconhecer e aceitar as normas contidas nesta Política
de Governança, bem como dando ciência do recebimento de todos os documentos
que a Entidade está submetida. Além disso, o mesmo deverá atender aos requisitos
de qualificação, comprometendo-se em obter a Certificação prevista na legislação
vigente.
2.9 Responsabilidade Administrativa Civil e Penal
Na condição de gestores de recursos de terceiros, os membros dos órgãos de
governança da Fundação CEEE possuem deveres fiduciários com relação às partes
interessadas, ou seja, devem sempre adotar atos de gestão pautados nas melhores
práticas existentes, afastando interesses pessoais e/ou de terceiros.
Nesse sentido, os agentes de governança deverão zelar pelo cumprimento das
normas previstas no estatuto, regimentos internos, regulamentos dos planos
previdenciários administrados, código de ética, políticas, fluxogramas, instruções de
trabalho e procedimentos operacionais padrão, bem como a legislação que ordena as
atividades das EFPCs. Os gestores estão sujeitos às penalidades previstas em lei e
nos normativos da Entidade tais como:
Afastamento do cargo;
Indisponibilidade de bens;
Responsabilização cível e penal;
Perda de mandato dos Conselhos Deliberativo e Fiscal por meio de Processo
Administrativo Disciplinar - PAD;
Perda de mandato da Diretoria Executiva por meio de Sindicância
Administrativa Disciplinar – SAD.
2.9.1 Ato Regular de Gestão
O Ato Regular de Gestão é aquele praticado nos limites das atribuições dos conselheiros, diretores e corpo funcional da Fundação CEEE, sem violação da lei, do estatuto, dos regulamentos e regimentos internos da Entidade. Cada ente que compõe a governança (conselheiros deliberativos, conselheiros fiscais, diretores e corpo funcional) responderá civilmente pelos prejuízos que causar quando
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proceder com culpa ou dolo, no âmbito de suas atribuições e poderes, e quando houver violação da lei, do estatuto e demais normativos da Fundação CEEE. A responsabilização do ente de governança se dará a partir do estabelecimento do nexo de causalidade entre o ato considerado ilícito e o dano decorrente de sua ação.
2.9.1.1 Custeio da Defesa de membros da governança da Fundação CEEE O custeio da defesa, decorrente de ato regular de gestão, dos seus dirigentes, ex-dirigentes, empregados e ex-empregados das EFPC’s, em processos administrativos e judiciais, está previsto na legislação vigente. Nesse sentido, a Fundação CEEE estabelece os seguintes regramentos e critérios para proceder a defesa: I – A Fundação CEEE assegurará o custeio da defesa, decorrente de ato regular de gestão, dos seus dirigentes, ex-dirigentes, empregados e ex-empregados, em processos administrativos e judiciais, inclusive por meio de contratação de seguro;
II – É vedada a contratação de seguro para cobertura de responsabilidade civil, penal ou administrativa de dirigentes, ex-dirigentes, empregados ou ex-empregados da Fundação CEEE, seja por contratação direta ou por meio da Patrocinadora, cujo prêmio implique qualquer ônus financeiro, direto ou indireto, para a Fundação CEEE ou para os Planos de benefícios por ela operados; III – Ao encerrar o processo administrativo e/ou judicial, seja por esgotamento dos recursos ou por desistência em recorrer, caberá à parte ressarcir os valores de custeio à Fundação CEEE e dos prejuízos causados a Entidade, quando restar caracterizada a irregularidade do ato de gestão que originou o processo;
IV – Caberá ao Conselho Deliberativo definir as condições e os limites de custeio da defesa processual referida no item I;
V – Sem prejuízo da apresentação de documentos hábeis, comprobatórios das condições exigidas para a continuidade das prestações, a Fundação CEEE manterá serviços de inspeção, destinados a investigar a preservação de tais condições.
A critério do Conselho Deliberativo, adicionalmente, poderá ser instituído Grupo de
Trabalho a ser constituído de representantes do Conselho Fiscal, Auditoria Interna e
Gerência de Controladoria (célula de Compliance) – o qual terá incumbência de,
paralelamente a tramitação do processo administrativo ou judicial em comento, realizar
a validação da observância das legislações e regramentos internos.
2.10 Conflitos de Interesses
O Conselho Deliberativo, Conselho Fiscal, Diretoria Executiva, Colaboradores,
Participantes, Assistidos, Patrocinadoras/Instituidores e Fornecedores, devem atuar de
forma técnica, com isenção emocional, financeira e sem a influência de quaisquer
relacionamentos pessoais, profissionais e políticos.
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Os integrantes dos órgãos de governança da Fundação CEEE, conforme estabelecido
no Código de Ética, não poderão atuar e nem deliberar em matérias que haja conflito
de interesse.
Caso haja conflito de interesses, tão logo identificado em relação a um tema
específico, a parte interessada envolvida não deve receber qualquer documento ou
informação sobre a matéria e deve afastar-se das discussões, sem descuidar dos seus
deveres legais. A manifestação de conflito de interesses e o afastamento temporário
devem ser registrados em ata, quando aplicável.
2.11 Disposições Gerais
2.11.1 Remuneração
A remuneração dos agentes de governança é implementada por decisão do Conselho
Deliberativo da Entidade, de acordo com a faculdade estabelecida no parágrafo 7º do
art. 35, da Lei Complementar nº 109, de 29 de maio de 2001. Os Conselheiros
Titulares somente farão jus ao recebimento dos respectivos honorários quando da
participação efetiva a todas as reuniões ordinárias ou extraordinárias dos respectivos
Colegiados. Para fins de apuração da efetividade dos Conselheiros Titulares nas
reuniões, será considerado o período compreendido entre o primeiro e o último dia do
mês. A justificativa de ausência somente será aplicada para atender o disposto no
Estatuto da Fundação CEEE. Os Conselheiros Suplentes não serão remunerados,
exceto quando for convocado para substituir seu Titular, oportunidade em que
perceberá a proporcionalidade da remuneração em relação ao número de solenidades
que desempenhou a função de Titular e, ainda, observadas as regras transitórias
elencadas abaixo. A remuneração será reajustada anualmente, em 1º de janeiro de
cada ano, tendo por limite a variação do INPC dos últimos 12 (doze) meses anteriores
ao mês de reajuste.
2.11.1.1 Regras Transitórias
Os membros dos Conselhos Deliberativo e Fiscal desta Fundação CEEE com
mandatos complementares até junho/2018 permanecerão recebendo a remuneração
correspondente até o término de seu mandato.
Da mesma forma, aos membros dos Conselhos Deliberativo e Fiscal desta Fundação
CEEE com mandatos complementares até junho/2020, será devida a remuneração
correspondente até o término do referido mandato.
Os membros que ingressarão nos órgãos de governança, indicados ou eleitos, a partir
julho/2018, permanecerão recebendo a remuneração correspondente até o término de
seu mandato.
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Os membros que ingressarem nos órgãos de governança, indicados ou eleitos, a partir
julho/2020 não perceberão remuneração.
2.11.2 Transparência e Sigilo
Os Agentes de Governança devem atentar para o regramento estabelecido no art. 6º e
8º do Código de Ética onde constam as condutas vedadas e as regras gerais de
conduta para todos os integrantes da Fundação CEEE, destacando-se a importância
de zelar pelo sigilo e transparência nos atos de gestão.
2.11.3 Capacitação Continuada
Em face da necessidade de Conselheiros e Diretores aprimorarem permanentemente
o seu desempenho e atuar com um enfoque de longo prazo, é indispensável que eles
se submetam a programas de treinamento contínuo, para atualização e reciclagem de
conhecimentos nas matérias pertinentes às suas responsabilidades. Visando ao
cumprimento dos objetivos da Entidade e a atualização e reciclagem de
conhecimentos, por proposta da Diretoria Executiva ou dos Conselhos Deliberativo e
Fiscal, nos casos em que julgarem necessário, quaisquer pessoas que estejam
diretamente envolvidas na execução das atividades da Entidade, incluindo seus
diretores, conselheiros e aqueles que atuam na administração da Entidade, poderão
ser indicadas para, a expensas da Entidade, participar de treinamentos específicos
que propiciem a sua capacitação e aperfeiçoamento continuados. Esses eventos
poderão ser isolados ou integrados a programas de treinamento de caráter contínuo,
devendo, preferencialmente, estarem previstos no orçamento da Entidade. É de
responsabilidade do agente de governança observar os critérios para a renovação da
sua certificação.
2.11.4 Vacância e Substituição
Em caso de impedimento legal, de renúncia ou de falecimento dos representantes das
Patrocinadoras/Instituidores nos Conselhos Deliberativo e Fiscal, bem como na
Diretoria Executiva desta Fundação CEEE, competirá ao Presidente do Conselho
Deliberativo comunicar à Patrocinadora ou Instituidora que realizou a indicação
correspondente para que a mesma efetive nova indicação, a qual exercerá mandato
complementar do Conselheiro substituído.
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No caso de vacância de cargo de Conselheiro titular ou suplente, eleito em 2017,
deverá assumir o próximo candidato mais votado no pleito, completando o mandato do
mesmo.
No caso de vacância de cargo de Conselheiro titular, eleito em 2018 ou eleições
posteriores, assumirá o seu respectivo suplente, que se tornará titular e ficará sem
suplente até o término do mandato do mesmo.
No caso de vacância de cargo de Conselheiro suplente, eleito em 2018 ou eleições
posteriores, o cargo ficará vago até o término do mandato do mesmo.
No caso de vacância no cargo de Diretor eleito em 2018 ou eleições posteriores,
deverá assumir o próximo candidato mais votado no pleito, completando o mandato do
mesmo.
O mandato dos Presidentes dos Conselhos Deliberativo e Fiscal desta Fundação
CEEE terão as durações e limitações previstas no Estatuto desta Entidade.
Em caso de ausência da reunião, afastamento temporário ou permanente do
Presidente do Conselho, o cargo será ocupado pelo seu respectivo substituto
designado, o qual poderá exercer tal função apenas pelo restante do mandato previsto
inicialmente pelo Presidente do Conselho afastado.
O processo de escolha dos Presidentes dos Conselhos será realizado entre os
Conselheiros Titulares, tão somente, após a recomposição integral dos Colegiados, a
qual deverá ocorrer a cada dois anos.
2.11.5 Comunicação e Relações Institucionais
A comunicação é um instrumento de governança corporativa que contribui para
estreitar o relacionamento das organizações com seus públicos de interesse. Nesse
sentido, a comunicação contribui para divulgar as metas e resultados institucionais,
informando e conscientizando o público sobre as ações da empresa que corroboram a
realização da sua missão. As atividades de comunicação e relações institucionais
estão regradas na Política de Comunicação da Fundação CEEE, instrumento no qual
estão estabelecidas as relações com patrocinadoras/instituidores, participantes,
órgãos de fiscalização e regulamentação, imprensa, fornecedores e prestadores de
serviços.
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3 OUTROS AGENTES DE GOVERNANÇA
3.1 Comitês de Assessoramento
São órgãos permanentes ou transitórios de assessoramento à alta
administração da Fundação CEEE, visando trazer maior robustez e amparo
técnico às decisões. As recomendações originadas nas reuniões dos comitês
não implicam em prejuízo das responsabilidades e competências legais e
estatutárias dos órgãos de administração e fiscalização da Fundação CEEE.
Cada Comitê deve adotar um regimento interno próprio, que estabeleça sua
estrutura, composição, atividades, responsabilidades e escopo de atuação,
devendo ser aprovado pelo Conselho Deliberativo. Os comitês em atividade na
Fundação CEEE estão conceituados a seguir:
3.1.1 Comitê de Ética
O Comitê de Ética da Fundação CEEE aponta, por meio do seu Código de
Ética, os princípios e valores que norteiam o exercício de suas atividades, além
de proporcionar orientação plausível e adequada ao seu ambiente
organizacional. Colabora, ainda, para que todas as ações sejam planejadas e
executadas não somente à luz das normas legais, mas também, baseando-se
na ética e na moral que regem o cotidiano das pessoas e instituições,
demonstrando transparência no cumprimento da missão da Entidade. Destaca-
se que o funcionamento das reuniões está regrado no Regimento Interno do
referido Comitê. Os membros titulares e suplentes, representantes dos
Colaboradores no Comitê de Ética terão estabilidade desde sua posse até seis
meses após o término de seu mandato.
3.1.2 Comitê de Acompanhamento de Plano
O Comitê de Acompanhamento de Plano (CAP) tem como objetivo assessorar
o processo de gestão por meio do acompanhamento, análise e proposição de
matérias relacionadas ao desempenho e evolução do plano previdenciário
administrado pela Fundação CEEE. Destaca-se que o funcionamento das
reuniões está regrado no Regimento Interno do referido Comitê.
3.1.3 Comitê Consultivo de Investimentos
O Comitê Consultivo de Investimentos (CCI), que tem por finalidade qualificar o
processo decisório relativo à gestão dos RECURSOS GARANTIDORES DE
BENEFÍCIOS da Entidade, fornece sugestões e recomendações sobre as
alternativas de investimentos à Diretoria Executiva, considerando as normas
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legais vigentes, as políticas e diretrizes definidas pelo Conselho Deliberativo e
a competência decisória da Diretoria Executiva. Destaca-se que o
funcionamento das reuniões está regrado no Regimento Interno do referido
Comitê.
3.1.4 Comitê de Expansão
O Comitê de Expansão tem por objetivo assessorar e apoiar as estratégias de
expansão da Fundação CEEE, elaborando políticas, projetos e ações em prol
do crescimento, manutenção e modernização da Entidade. Destaca-se que o
funcionamento das reuniões está regrado no Regimento Interno do referido
Comitê.
3.1.5 Comitê de Risco, Controles Internos, Compliance e Qualidade
Órgão permanente e de assessoramento a governança, responsável por
supervisionar os processos de controles internos, de conformidades com leis,
regulamentos e normativos internos (Compliance) e de gerenciamento dos
riscos inerentes às atividades da Entidade, bem como os trabalhos
desenvolvidos e voltados ao atendimento das normas ISO. Desta forma, o
comitê integra os processos de gestão de riscos, controles internos e gestão
pela qualidade da Fundação CEEE de forma a assegurar a boa gestão dos
recursos e valorização do patrimônio. Destaca-se que o funcionamento das
reuniões está regrado no Regimento Interno do referido Comitê.
3.1.6 Comitê de Apuração de Responsabilidades
O Comitê de Apuração de Responsabilidades não tem caráter permanente,
sendo constituído para cada caso concreto. Compete a este Comitê analisar as
demandas autorizadas pelo Conselho Deliberativo, emitindo relatório técnico e
fundamentando a necessidade de instauração de Sindicância Administrativa
Investigativa – SAI ou de arquivamento da demanda administrativa.
3.1.7 Comitê Disciplinar
O Comitê Disciplinar não tem caráter permanente, sendo constituído para cada
caso concreto. Compete a este Comitê instruir processo, a partir dos elementos
que servirem de base à instauração do Processo Administrativo Disciplinar,
bem como de outros que surjam no desenvolvimento de seus trabalhos e
sugerir ao Conselho Deliberativo, preferencialmente, antes do início da
instrução sobre a necessidade de afastamento do conselheiro sujeito ao
processo, até sua conclusão.
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3.2 Auditorias
Auditoria é o processo de revisão das demonstrações financeiras, sistema
financeiro, registros, transações e operações de uma entidade ou de um
projeto, com a finalidade de assegurar a fidelidade dos registros e proporcionar
credibilidade às demonstrações financeiras e outros relatórios da
administração. A auditoria também identifica deficiências no sistema de
controle interno e no sistema financeiro e apresenta recomendações para
melhorá-los. As auditorias podem diferir substancialmente, dependendo de
seus objetivos, das atividades para os quais se utilizam as auditorias e dos
relatórios que se espera receber dos auditores. As auditorias em atividade na
Fundação CEEE estão conceituadas a seguir:
3.2.1 Auditoria Interna
Auditoria Interna tem por objetivo examinar e avaliar a adequação e eficácia
dos controles internos, riscos e compliance, dos processos de gestão,
administrativos e operacionais. É uma atividade independente e objetiva de
avaliação e consultoria orientada por uma filosofia de adicionar valor para
melhorar as operações da Entidade. A Auditoria Interna está autorizada ao
acesso completo, livre e irrestrito a todo e qualquer registro da entidade para a
condução de qualquer trabalho.
3.2.2 Auditoria Externa
A Auditoria Externa contempla a contratação, pela Entidade, de prestador de
serviço em auditoria, seja de demonstração contábil e especializada, conforme
a necessidade. Contemplam, também, as auditorias contratadas pelas
patrocinadoras e/ou instituidores para análise e verificação dos planos de
benefícios instituídos por estes. Neste caso, o resultado do trabalho é exclusivo
das partes contratantes (patrocinadora e/ou instituidor), não sendo repassado
para a Fundação CEEE relatório final do trabalho.
3.2.3 Auditoria Interna da Qualidade
A auditoria interna tem a finalidade de avaliar o cumprimento dos requisitos da
norma ISO, a adequação e implementação das políticas da Entidade e a
eficácia dos processos em alcançar os objetivos traçados pela governança.
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3.2.4 Auditoria Externa da Qualidade
A auditoria externa tem o propósito de avaliar a conformidade em relação aos
requisitos da Norma ISO e emitir certificado confirmando que um produto ou serviço foi
aprovado para ser disponibilizado ao cliente.
3.3 Modelo de Gestão
Em linha com o Guia PREVIC – Melhores Práticas de Governança para EFPC e a
Resolução CGPC nº 13/2004, a Entidade adota como modelo de gestão a unificação
das ferramentas da Qualidade (norma ISO 9001) e a Gestão de Riscos e Controles
Internos baseado na metodologia do Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission – COSO, que contempla a identificação, mensuração e o
tratamento dos riscos das atividades e respectivas necessidades de controles internos.
A gestão da qualidade tem por princípio o foco no cliente, melhoria contínua, tomada
de decisão baseada em evidências, abordagem de processos, entre outros. O sistema
da gestão da qualidade da Entidade utiliza indicadores de desempenho que monitoram
os processos, a execução dos planos de ação e, também, o seu desempenho global.
3.3.1 Estrutura Normativa
Todas as atividades realizadas na Entidade tem por base o estatuto, regulamentos dos
planos de benefícios, manual de gestão, políticas, regimentos internos, instruções de
trabalho, fluxogramas de processos e procedimentos operacionais padrão, alinhados
com a legislação em vigor. A hierarquia da estrutura normativa da Entidade está
definida da seguinte forma:
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Estatuto: Conjunto de princípios e normas que norteiam a Entidade e definem
as diretrizes para os atos de seus órgãos de administração, deliberação e
fiscalização;
Regulamentos: Instrumento que veicula o conjunto de normas disciplinadoras
dos Planos de Benefícios;
Manual de gestão: estabelece o sistema de gestão da qualidade da Entidade
definindo o escopo, os processo e sua interação;
Regimentos: conjunto de regras estabelecidas para regulamentar o
funcionamento dos órgãos de governança e comitês;
Política: Conjunto de conceitos, princípios, objetivos e diretrizes que guiam a
atuação e a tomada de decisão da administração da Entidade;
Fluxogramas: Representação gráfica das atividades que envolvem um
determinado processo ou subprocesso;
Instrução de Trabalho: Instrumento de caráter normativo interno, com a
finalidade de descrever as atividades de um processo/subprocesso.
Procedimento Operacional Padrão: Orientação acerca de como realizar
determinada atividade, por meio da descrição simples do seu passo-a-passo,
com nível de detalhamento suficiente para garantir a sua operacionalização;
Registro: é formalização de determinada decisão, ação, atividade ou tarefa
vinculada aos instrumentos normativos da entidade.
3.3.2 Gestão de Riscos, Controle Internos e Compliance
A gestão de riscos e controles internos busca a mitigação de riscos, aprimorar
constantemente seus modelos internos de controle, bem como atender as exigências
legais e internas por meio do sistema de compliance.
O modelo de gestão de riscos e controles internos adotado pela Entidade é o Control
Self Assessment – CSA, ou seja, auto avaliação de controles e o Risk Self
Assessment – RSA, auto avaliação dos riscos. Essas metodologias destacam o
conhecimento de cada gestor no processo de identificação de riscos e controles.
3.3.3 Gerências
São áreas de assessoramento à Diretoria Executiva da Fundação CEEE, que visam
subsidiar os seus respectivos Diretores nos procedimentos técnicos e normas legais. A
Fundação CEEE é composta pelas gerências listadas a seguir:
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3.3.3.1 Áreas subordinadas à Presidência
Gerência de Relações Corporativas: Responsável pelo processo decisório e de
divulgação;
Gerência Controladoria: Responsável pelos processos de Planejamento
Estratégico, acompanhamento atuarial, desenvolvimento de planos, revisão de planos,
acompanhamento dos resultados, acompanhamento do Plano de Gestão
Administrativa - PGA, controle de investimentos, fiscalizações e auditorias,
fornecimento de dados às patrocinadoras, gestão de riscos e controles internos,
gestão da qualidade, e acompanhamento da legislação e adequação às normas.
Gerência Jurídica: Responsável pelos processos de contencioso institucional,
jurídico previdenciário, preventivo e revisão administrativa.
3.3.3.2 Áreas subordinadas à Diretoria Financeira
Gerência Financeira Contábil: Responsável pelos processos de arrecadação,
contas controle, controle financeiro de imóveis, demonstrações contábeis e
empréstimos, orçamento, execução financeira e tributária.
Gerência de Investimentos: Responsável pelos processos de planejamento de
investimentos e operacionalização de investimentos.
3.3.3.3 Áreas subordinadas à Diretoria de Seguridade
Gerência Previdenciária: Responsável pelos processos de cálculo de benefícios,
folha de benefícios, geração do cálculo instituidor, geração de receita.
Gerência Comercial e Marketing: Responsável pelo processo de captação de
participante e captação de pessoa jurídica, de atendimento e manutenção cadastral.
3.3.3.4 Áreas subordinadas à Diretoria Administrativa
Gerência de Gestão de Pessoas e Administrativo: Responsável pelos
processos de arquivo, contratação de serviços, expedição de correspondência, gestão
de pessoas e suprimentos.
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Gerência de Tecnologia da Informação: Responsável pelos processos de
desenvolvimento e manutenção de sistemas, integridade e segurança, planejamento
de informática e suporte técnico.
Os processos acima relacionados das respectivas gerências estão descritos no
Manual de Gestão da Fundação CEEE.
3.4 Considerações Finais
A presente política tem caráter orientador e as condutas estabelecidas constituem-se
diretrizes para melhorar o funcionamento operacional e os resultados da Entidade. O
cumprimento das diretrizes contidas nesta política deve ser um compromisso
constante de todos aqueles que fazem parte da Entidade e buscam o aperfeiçoamento
de suas atividades e de seu desempenho. Essa política será revista dependendo da
necessidade de sua atualização ou conforme exigências do mercado. Sua vigência é
por tempo indeterminado e todas as revisões deverão ser amplamente divulgadas. Os
integrantes dos Conselhos Deliberativo/Fiscal e Diretoria Executiva da Entidade
deverão receber uma cópia desta política, juntamente com um Termo de adesão. O
mesmo deverá ser assinado e devolvido para arquivamento, visando à comprovação
do compromisso com as diretrizes aqui estabelecidas.
A presente Política de Governança é reformável, no todo ou em parte, pelo voto da
maioria absoluta dos membros do Conselho Deliberativo e deverá ser revista pela
Diretoria Executiva da Entidade no máximo a cada três anos. Toda e qualquer
deliberação dos Órgãos de Governança, que divergirem do conteúdo desta Política,
tornam-se revogadas.
Este documento entrará em vigor na data de sua aprovação pelo Conselho
Deliberativo.
3.5 Embasamento Técnico
Lei Complementar nºs108 e 109, 29 de maio de 2001.
Resolução CGPC nº13/2004, de 01 de outubro de 2004.
Código das melhores práticas de Governança Corporativa - IBGC.
Manual de Governança Prevcummins.
Guia Previc de Melhores Práticas de Governança para Entidades Fechadas de
Previdência Complementar.
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Governança das EFPCs Estrutura mínima e melhores práticas Abrapp.
Manual de Governança da FUNPRESP-JUD
Governança Corporativa Diretrizes e Práticas PREVISC.
Estatuto, Código de Ética e Regimentos Internos.
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