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Información Línea 195

SUBDIRECCIÓN TECNICA

DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

BOGOTA D.C. 2004

http://www.catastrobogota.gov.co/



TABLA DE CONTENIDO

PAGINA INTRODUCCIÓN 1

OBJETIVOS GENERALES 2

MISIÓN DIVISIÓN DE CARTOGRAFIA 3

OBJETIVOS DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA 4

NORMAS LEGALES 5

INFORMACIÓN GENERAL 6

SIMBOLOGIA UTILIZADA PARA FLUJOGRAMA 7

FORMATO PARA TABLA DE PROCEDIMIENTO 8

PROCEDIMIENTOS

ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL 9

ASIGNACIÓN DE EJES VIALES 13

ASIGNACIÓN PUNTUAL DE CÓDIGO DE SECTOR 16

CERTIFICACIÓN DE DROGUERÍAS 23

COMERCIALIZACION MAPA DIGITAL 28

CONVERSIÓN DE ANOTACIONES 32

ELABORACIÓN DE CARTOGRAFIA TEMÁTICA 39

UNIFICACIÓN DE NOMENCLATURA COMPONENTE HOMOLOGACIÓN 44

PERITAZGO 49

RECTIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA 54

SUPERVISIÓN DE CONTRATOS 59

SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE NOMENCLATURA 63

UNIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION 70

VERIFICACIÓN INCORPORACIÓN CARTOGRAFICA CONVENIO DAPD 77




INTRODUCCIÓN

Con el fin de dar cumplimiento a las leyes actuales, la DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA del

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL ha elaborado el presente

manual, el cual busca entre otros los siguientes propósitos: Aumentar la efectividad de la

División a través de procedimientos ágiles y oportunos, recopilar de una forma organizada,

secuencial y detallada las actividades de los funcionarios de la División, definir límites de

autoridad y responsabilidad, mejorando los controles sobre las operaciones y actividades,

garantizando la calidad del servicio.

También se pretende que el manual sirva como guía de inducción a los funcionarios en sus

puestos de trabajo, evitando trámites innecesarios, propiciando una unidad de criterio en la

ejecución de las actividades, evitando puntos de vista subjetivos, disminuyendo la ocurrencia de

errores en la ejecución del trabajo para así facilitar la orientación y los correctivos necesarios.

Se contó con el apoyo y la información suministrada por los responsables de la ejecución de

cada proceso, quienes definieron los aspectos más importantes que generan valor al mismo.

Este manual será una herramienta de gran ayuda para determinar que actividades se están

desempeñando de manera repetida por los funcionarios generando dualidad de funciones y

evasión de responsabilidades, además de evaluar las capacidades profesionales y técnicas

requeridas para cada proceso; con los manuales de procedimientos se pretende agilizar los

trámites que hacen parte de la División, logrando así una mayor eficiencia en cuanto a su

ejecución y evitando de esta forma desgastes administrativos, ocupando funcionarios en tareas

que no se tienen establecidas.

En este manual se describen los procedimientos que se realizan en la DIVISIÓN DE

CARTOGRAFÍA, con su respectiva definición, objetivos, descripción, responsables y diagramas de

flujo con el fin de estandarizar los procesos propios de la División y establecer los mecanismos

de control en los procesos actuales. De esta manera, el manual se convierte en una

herramienta fundamental de gestión que orienta la disciplina organizacional de la Entidad.




OBJETIVOS GENERALES

Precisar las funciones y responsabilidades de cada funcionario en la ejecución de las

actividades de cada proceso.

Servir como documento de consulta permanente para resolver dudas o

desconocimiento sobre operación y normas de los procesos.

Guiar a nuevos funcionarios y a los que laboran en la entidad, en los procedimientos

que se deben seguir para realizar las actividades propias de la división o grupo.

Buscar la eliminación de duplicidad de trabajos y funciones en las tareas que se llevan

a cabo en las áreas descritas, dentro de la entidad.

Economizar tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían

ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

Obtener una herramienta útil para valorar y evaluar las competencias profesionales y

técnicas requeridas para los cargos y cada una de las funciones.

Servir como instrumento de inducción y capacitación para la vinculación de nuevos

funcionarios al DACD




MISIÓN DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA

La División de Cartografía forma parte del área técnica del DACD, que tiene como propósito

principal representar en medios digitales o análogos el aspecto físico del Distrito Capital, con

énfasis en los bienes inmuebles y su identificación detallada en razón a que dichos documentos

hacen parte del inventario catastral, actividades enmarcadas dentro de los parámetros jurídicos,

del acuerdo 1 de 1981 y 7 de 1932 la cual será base de los sistemas de información geográfica

de las entidades del Distrito y de particulares.

Lo anterior se logra mediante procesos de actualización cartográfica, en archivos digitales y

análogos, por la organización, rectificación y certificación de código de sector, nomenclatura vial

y domiciliaria.




OBJETIVOS DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA

Mantener actualizada la cartografía rural y urbana del Distrito.

Definir código de sector y asignar nomenclatura vial y domiciliaria.

Asegurar la calidad y exactitud de la cartografía.

Establecer una cultura participativa de sus funcionarios en la determinación de

proyectos y actividades que cumplan con la misión de la División.

Ejecutar proyectos con el fin de garantizar la precisión de la información.

Promover la prestación de un servicio eficiente y de calidad a sus usuarios.

Reflejar la dinámica de la ciudad a través de la representación cartográfica ya sea en

medio digital e impreso, la cual se convierte en la información base para todos los

procesos que realiza el DACD y demás entidades del Distrito, adicionalmente la

identificación de cada uno de los inmuebles a través del código de sector y la

nomenclatura oficial.




NORMAS LEGALES

Acuerdo - 7 de 1932.

- 1 de 1981.

- 2 de 1980.

Decreto - 635 de 1987.

- 688 de 1996.

- 28 de 1997.

- 619 del 2000.

Resolución - 2555 de 1988 del IGAC.

- 010911 de 1992 del Ministerio de

Salud.

- 594 de 2002

- 807 de 1997 del DACD.

- 1053 del 2001 del DACD.

Ley - 80 de 1993.

- Y las demás que tengan incidencia en

el proceso.




INFORMACIÓN GENERAL

Nombre de la Entidad : Departamento Administrativo de Catastro Distrital.

Sigla : D.A.C.D.

Dependencia : División de Cartografía.

Sigla : D.C.

Naturaleza Jurídica : Entidad Pública del Nivel Central Distrital.

Ámbito Territorial : Bogotá, D. C




SIMBOLOGÍA UTILIZADA PARA FLUJOGRAMA

SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO

OPERACIÓN: Acción realizada por una persona, funcionario o entidades, por ejemplo Escribir, Entregar, Revisar, Firmar, etc.

DECISIÓN: Indica el camino o ruta que puede tomar la actividad.

DESTINO: Indica el sentido de circulación dentro del flujo del procedimiento.

PROCESO DEL SISTEMA: Con este símbolo se identifican los procesos que se corren o ejecutan en un sistema especial o software.

CONECTOR DE PASOS: Con números o letras, une los pasos del procedimiento en su oportunidad

DOCUMENTO: Nos indica la expedición original de una copia.

COPIAS DE UN DOCUMENTO: Indica el número (n) de copias del documento original.

INICIO O FIN / PASO A OTRO PROCEDIMIENTO: Cuando entra a una división, área, persona, entidad, cuando inicia un nuevo proceso. / Al terminar los procesos parciales o totales.

OPERACIÓN DEL SISTEMA: Actualización de las bases de datos o acción que realiza el sistema internamente.

PUNTO DE CONTROL: Actividad que conlleva un punto de control.

Nueva actividad sugerida por el analista para incorporar en el proceso.

OPERACIÓN

DECISIÓN

PROCESO DEL SISTEMA

A 1

n

INICIO

FIN

*




FORMATO PARA TABLA DE PROCEDIMIENTO

DIVISIÓN O GRUPO (1): PROCEDIMIENTO (2):

RESOLUCIÓN No. (9) FECHA: (10) HOJA No. (11)

OBJETIVO (3)

No. ACTIVIDAD (4) RESPONSABLE (5) TIEMPO (6)

1

2

3

TOTAL (7)

OBSERVACIONES (8)

(1) Nombre de la división o área a la que se le realiza el manual.

(2) Nombre del procedimiento.

(3) Objetivo del procedimiento realizado.

(4) Descripción de cada una de las actividades que se realizan en el proceso.

(5) Responsable que realiza la actividad.

(6) Tiempo en que se realiza la actividad.

(7) Tiempo total de todo el proceso

(8) Observaciones a tener en cuenta dentro del proceso.

(9) Resolución dada por la entidad.

(10) Fecha de aprobación.

(11) Número de hojas.


1

RACIONALIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA DIVISION DE

CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFÍA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DE CATASTRO DISTRITAL (DACD)

PROYECTO DE GRADO

MANUEL RICARDO ACEVEDO MONROY 62985008

GUSTAVO FLOREZ BECERRA 62985012

UNIVERSIDAD LIBRE

FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ, D.C.

2004

2




Profesor Propuesto:

ING. MANUEL MAYORGA

MANUEL RICARDO ACEVEDO MONROY 62985008

GUSTAVO FLOREZ BECERRA 62985012

UNIVERSIDAD LIBRE

FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ, D.C.

2004

3

INTRODUCCIÓN

Actualmente los parámetros y políticas institucionales han venido enmarcando sus

actividades hacia la búsqueda de un constante mejoramiento, para establecer de

manera eficaz y eficiente los mecanismos para el alcance de los objetivos

organizacionales establecidos.

El DACD, consciente del compromiso y la responsabilidad que tiene para con el

Distrito y cada uno de los planes de reorganización que ha fijado la Alcaldía

Mayor, ha tomado las medidas necesarias que hagan del resultado de sus

actividades una demostración del porque se hace necesario su existencia y que en

realidad se esta cumpliendo con la Misión y la Visión que ha fijado. Una de estas

medidas es la utilización de herramientas como lo son los manuales de

procedimientos, que dispuestos a toda organización, son de gran ayuda para una

optima y oportuna ejecución de sus actividades y de una manera correcta, siempre

enfocadas al alcance del objetivo que es el satisfacer las necesidades del usuario.

Es en este punto en el que Ingeniero Industrial entra a procurar que el

levantamiento y la implantación de dichos manuales se hagan cumpliendo tanto

las directrices de la normatividad como los criterios establecidos por la propia

organización, llevando a la pronta y satisfactoria ejecución de sus procesos.

4

RESUMEN DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO: RACIONALIZACIÓN DE LA GESTIÓN

ADMINISTRATIVA EN LA DIVISION DE CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFÍA

DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL (DACD)

EMPRESA DONDE SE REALIZO EL PROYECTO: DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL (DACD).

ANTECEDENTES

Dentro de las políticas que tienen las entidades y organismos del estado y el

Distrito esta el promover los elementos fundamentales para la implementación de

un sistema de control interno institucional en la definición de políticas como guías

de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como la

simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Debido a la reestructuración en el DACD mediante resolución No 288 de abril 20

de 2001 , se hizo necesario la actualización de los manuales de procedimientos y

que se requiere contar con un documento que oriente las actividades y procesos

que lleva a cabo la Subdirección Técnica en las Divisiones de Conservación y

Cartografía , en el desarrollo de sus funciones.

5

EL PROYECTO

Las Divisiones de Conservación y Cartografía hacen parte de la Subdirección

Técnica. Estas Divisiones están encargadas de mantener actualizada la

información física, económica y jurídica del inventario de los bienes inmuebles del

distrito capital, a nivel alfanumérico y cartográfico.

El presente manual de procedimientos marca los lineamientos de ejecución y

control para cada una de las actividades, tiempos y responsabilidades de cada

uno de los funcionarios que trabajan en dos de las áreas misionales del DACD.

Los manuales de procedimientos de las Divisiones de Conservación y Cartografía,

fueron levantados en su totalidad puesto que, la documentación utilizada como

referencia en los procesos y procedimientos de estas divisiones no se encontraba

actualizada ni normalizada.

6

1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1.1 TITULO DEL PROYECTO




1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Frente a la dinamizacion de las entidades Distritales y Estatales El Departamento

Administrativo de Catastro, comprometido con el desarrollo y mejoramiento con

una gestión de procesos cada vez mas eficiente, en cada una de sus áreas

misionales, en especial las involucradas y en constante interacción con los

usuarios y la ciudad, propende por establecer herramientas para el control y la

detección de fallas en la realización de sus procesos. Ha tomado la iniciativa de

documentar los procedimientos misionales y no misionales, estandarizando las

tareas, actividades, recursos e insumos involucrados en la obtención de la

cuantificación de los bienes inmuebles del Estado y de los particulares localizados

en el Distrito Capital en sus aspectos físico, jurídico, fiscal y económico. El

mejoramiento continuo de los procesos requiere para su óptimo funcionamiento, el

7

formular los mecanismos de actualización y retroalimentación pertinentes, por esta

razón se pretende, definir y normalizar los métodos y procedimientos logrando

así evitar duplicidad en actividades y ambigüedad entre las necesidades del

usuario y la labor del Departamento.

1.3 JUSTIFICACIÓN

Los manuales de métodos y procedimientos actualizados, buscan establecer las

directrices que el funcionario en un cargo requiere para el conocimiento y

ejecución uniforme y puntual de las actividades y empleo de los recursos

involucrados en la realización de sus funciones, con base a los principios de

eficiencia y eficacia en la especialización, y en la interacción con las demás

dependencias para garantizar calidad en los resultados esperados, acordes a los

objetivos del Distrito y el DACD facilitando:

La comprensión y el cumplimiento de los requisitos

La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor,

La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso

La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas

Determinación de tiempos, responsables y conducto regular que debe

seguir el proceso.

8

1.4 ALCANCE




1.5 BENEFICIOS PARA LA ENTIDAD

Formular procesos y procedimientos medibles objetivamente, detectando y

evitando duplicidad tanto en funciones como en tareas actividades en la

obtención de resultados.

Reducción del tiempo de localización de problemas en el flujo de

información.

Realizar con mayor facilidad la sustitución de puestos de trabajo.

1.6 LOCALIZACIÓN

Macro localización

El actual proyecto se desarrollara dentro de las instalaciones del

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL ubicado en la

Carrera 30 No. 24 – 90 Torre B, Conmutador 2 347600 – 2 696711. Bogotá

Colombia

Micro localización

El área dentro del cual se va a realizar el proyecto será LAS DIVISIONES DE

CONSERVACION Y CARTOGRAFÍA.

9

1.7 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Racionalizar los procesos y procedimientos del DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL, para una mayor eficiencia en el

manejo, control y gestión.

Objetivos Específicos

Formular y entregar las herramientas para la medición del desempeño de

cada proceso.

Establecer por medio de la retroalimentación de los indicadores de gestión

previamente formulados las bases para el constante control y mejoramiento

de los procesos misionales y no misionales.

Monitorear el desempeño de cada proceso, basándose en la

implementación de las mejoras y puntos de control determinados por el

análisis de las propias mediciones.

Servir como herramientas de prevención de los posibles fallos ocasionados

por el desconocimiento sobre las operaciones y sus normas.

2 MARCO REFERENCIAL

2.1 MARCO DE ANTECEDENTES

Diseño y elaboración del manual de procesos y procedimientos de la

Subdirección de Registro de Comercio Exterior y Actualización del manual

de funciones de Ministerio de Comercio Exterior.

10

Diseño de manual de procedimientos para la Dirección de Recursos

Humanos de la Policía nacional.

Estudio de procedimiento y reestructuración de un manual de

procedimientos y funciones por competencia del casino de oficiales Escuela

Nacional de Policía General Santander.

Elaboración y puesta en marcha de procedimientos de la Policía de

Carreteras en cumplimiento de una meta institucional de la Policía Nacional

de Carreteras.

Actualización, reajuste e implementación del manual de procedimientos

administrativos de la Secretaria de Obras Públicas de Chía.

Elaboración del manual de procedimientos para la Dirección de Sanidad de

la Policía Nacional.

2.2 MARCO CONCEPTUAL

ACTIVIDAD: Conjunto de tareas que representa el nivel de acción y

transformación requerido para gestionar el consumo de los recursos dentro de un

proceso. Existen dos tipos de actividades:

Misional: Es aquella que corresponde a la razón de ser de las entidades:

Incorporar un nuevo predio

Actualización cartográfica de predios

Certificación y rectificación Catastral

11

Asignación de Nomenclatura a Desarrollos Urbanísticos

Apoyo: Es aquella que presta soporte o servicio a las actividades

misionales:

Sistema Integrado de Información Catastral (SIIC)

Archivo Gráfico (ArcInfo)

Mantenimiento de Redes y Equipos

TAREA: Conjunto de operaciones que se desarrollan en un puesto de

trabajo, en forma secuencial y bajo un procedimiento establecido para

alcanzar un objetivo propuesto. Es la parte mas pequeña de un cargo que

se asigna de ordinario por un supervisor o un funcionario:

Solicitar cartografía a Centro de Documentación.

Afectar el SIIC.

PROCEDIMIENTO: Es la descripción detallada de la manera especifica de

efectuar una actividad o proceso. Según ISO 9000 es la forma especificada

para llevar a cabo una actividad o un proceso.

PROCESO: Según ISO 9000 es el conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactuan, las cuales transforman elementos de

entrada en resultados. Según el Glosario MRC es la secuencia ordenada de

operaciones que se lleva a cabo para obtener un producto, resolver un

problema o conocer una situación. Son las actividades consecutivas que

12

orientan la ejecución de una tarea, de una actividad y de una función

orientada a un fin formal o desconocido pero susceptible de descripción.

2.3 MARCO INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL (DACD) -

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA D.C.

HISTORIA

La aparición de Catastro se remonta a 1821, año en el que se creó una comisión

encargada de llevar un registro de los bienes nacionales y de cada propiedad con

sus respectivos avalúos. Por esta razón la existencia de Catastro Distrital parte de

la Legislación Catastral Nacional.

MISIÓN DEL DACD

Mantener el inventario de los inmuebles del Estado y de los particulares

localizados en el Distrito Capital en sus aspectos físico, jurídico, fiscal y

económico, suministrar información georeferenciada de los elementos que

conforman la cartografía básica, para contribuir a un sistema tributario eficiente y

justo y a la correcta planeación y administración de la ciudad.

VISIÓN DEL DACD

Nos vemos, a mediados del presente decenio como una entidad reconocida

nacionalmente, por la efectividad de sus respuestas, calidad de sus

13

servicios, procesos y procedimientos bien definidos, automatizados,

coordinados y estandarizados, gracias al compromiso de sus funcionarios

altamente profesionales, proactivos, eficientes y eficaces, con altos niveles

de liderazgo para lograr de la ciudad, confianza en la entidad y valoración

de sus empleados.

Nos vemos con una infraestructura informática y de telecomunicaciones de

tecnología avanzada, haciendo parte de una red de información de

múltiples vías, de fácil acceso a los ciudadanos y a los organismos de

control.

Nos vemos líderes en la definición de políticas y normas catastrales a nivel

nacional y en la producción de la información georeferenciada de la ciudad

capital, llegando a los hogares, escuelas, oficinas y entidades de nivel

central y nacional.

Nos vemos como una entidad trabajando activa y armónicamente por la

elevación de la productividad de la ciudad, la planeación y ordenamiento del

distrito capital y la conservación de la memoria urbana de la ciudad.

Nos vemos promoviendo y estableciendo alianzas estratégicas con entes

distritales, nacionales y privados.

2.4 MARCO TEÓRICO

Un procedimiento corresponde a la descripción precisa, concisa y clara del

material, equipo, condiciones, actividades y requerimientos para obtener un

producto o un servicio de una calidad definida.

14

El manual de procedimientos es el conjunto, no sólo de los procedimientos (de la

toma de muestra a la emisión de los resultados y archivo), sino también

individualiza las prácticas de la institución a través de los procesos

organizacionales técnico-administrativos, descripción de la misión, nivel mínimo de

entrenamiento y competencia requerido, infraestructura, equipo, insumos, control

de calidad y evaluación externa del desempeño, gestión de la información,

medidas de seguridad, limpieza y eliminación de desechos (Quién, Qué, Dónde,

Cuándo, Cómo y Porqué?).

El manual establece la coherencia, validez y continuidad del sistema operacional.

Se puede definir como un instrumento al servicio de la calidad y de la capacitación

que involucra a todo el personal, cuyo propósito es pasar de una tradición oral a

una tradición escrita.

Operacionalizar los estándares, garantizar la reproductibilidad de los procesos,

capacitar al personal, armonizar las técnicas en la red, hablar el mismo idioma,

evitar las desviaciones, reducir los costos y errores, facilitar las auditorías y

"vender" una imagen para ofrecer un servicio de calidad, son las funciones

esenciales del manual de procedimientos o guía de buena ejecución de los

análisis.

El Analista de Métodos y Procedimientos tiene la obligación de asegurarse que

los patrones contenidos en el manual sean seguidos por el personal. El mismo

debe regirse a los procedimientos, aplicar los patrones de referencia y seguir las

recomendaciones.

Cada uno de los procedimientos debe cumplir con los siguientes requisitos:

15

Elaborado por un personal experimentado y responsable

Dirigido a un personal capacitado

Acorde con las normas en vigor en el país o la institución

Idóneo y consensual

Detallado, claro y preciso

Exhaustivo

Instrucciones inequívocas

Accesible y llamativo

El contenido de los procedimientos debe contemplar:

Título

Fecha de implementación

Principios y fundamentos

Controles internos

Procedimientos detallados

Interpretación de resultados

Limitaciones de la técnica

Archivo

Referencias bibliográficas

Glosario de términos

Integración de procedimientos.

El conocimiento de los trámites que configuran sucesivamente cada uno de los

procedimientos administrativos, considerados en el sentido de procesos completos

16

que culminan en una resolución administrativa, es uno de los factores

fundamentales que favorecen la eficacia de una unidad y las garantías del

administrado frente a la actuación de la Administración.

Además, es muy habitual que las personas lleven a cabo los actos que configuran

los procesos de manera intuitiva, e incluso con una visión parcial de los mismos,

limitada al conocimiento del trámite concreto del que es responsable. Esto, como

es lógico, resulta perjudicial para una gestión armonizada de estos procedimientos

y es fuente constante de inseguridad en el desarrollo del trabajo del funcionario,

acrecentada por los cambios frecuentes en las disposiciones reguladoras.

Recientemente, se ha abordado la elaboración de Manuales como instrumentos

que asisten de manera descriptiva a la tramitación administrativa de determinados

procesos.

No obstante, se ha afrontado este trabajo desde una perspectiva de

procedimientos en el sentido antes comentado, es decir, desde el punto de vista

de procesos completos (pj. procedimiento sancionador). Sin embargo, la

experiencia aconseja abandonar esta visión particular de los procesos para

centrarse en una perspectiva general sobre determinados trámites básicos que

pueden ser integrantes de otros procedimientos (pj. trámite de audiencia al

interesado) y elaborar Manuales que recojan consejos de gestión para el

desarrollo de dichos actos. Combinando estos procesos elementales obtenemos el

procedimiento global.

17

La integración comprende, respecto a los procedimientos que interpreta, su

Normalización, en el sentido de descripción de los procesos ajustada a Derecho,

Estandarización, por cuanto que ofrece a través de determinadas técnicas de

Diagramación, una representación muy intuitiva de la tramitación con el fin de

servir de guía tanto para el funcionario como para el interesado. No se trata de un

tratamiento homogéneo, ya que los trámites se adaptarán a las características

peculiares de cada unidad, y Formularización, ya que la actividad del funcionario

en un procedimiento se traduce formalmente en un documento donde se plasma la

decisión administrativa correspondiente. El Manual ofrecerá un anexo de

formularios estándar a modo de solicitudes, resoluciones y notificaciones, que sin

perjuicio de las peculiaridades a las que se tengan que adaptar, servirá de apoyo a

la tramitación.

En el Manual normalmente se recoge la mayoría de las técnicas de descripción

analizadas anteriormente, aunque se pueden considerar en función del mayor o

menor detalle que se estime conveniente.

Estructura del procedimiento, que ofrece una visión general de las fases de que

consta el proceso, en el supuesto de que puedan distinguirse trámites

perfectamente diferenciados. El objetivo es lograr que de una sola vez podamos

hacernos una idea general de todo el proceso. Descripción del procedimiento, que

detalla para cada fase anterior los intervinientes y sus actividades a lo largo del

procedimiento.

18

DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO, O REPRESENTACIÓN EXHAUSTIVA

DEL PROCESO.

Formularios, relacionados mediante una numeración conveniente con la

diagramación. Se presentan como un instrumento mediante el cual se agiliza de

manera muy práctica el trabajo del funcionario.

Legislación, tanto estatal como autonómica, para servir de consulta por los

responsables.

Jurisprudencia, es decir, sentencias que pudieran ser relevantes o en las que hay

que apoyarse para la interpretación de la norma.

El Manual de procedimiento debe ser una herramienta práctica, de apoyo al

trabajo del funcionario y dirigido también a los interesados con el objeto de lograr

mayor seguridad en su actuación frente al ente público.

MEJORAMIENTO CONTINUO

Conceptos:

James Harrington (1993), para él mejorar un proceso, significa cambiarlo para

hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende

del enfoque específico del empresario y del proceso.

19

Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una conversión en el

mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en vías de

desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto al mundo

desarrollado.

Abell, D. (1994), da como concepto de Mejoramiento Continuo una mera extensión

histórica de uno de los principios de la gerencia científica, establecida por

Frederick Taylor, que afirma que todo método de trabajo es susceptible de ser

mejorado (tomado del Curso de Mejoramiento Continuo dictado por Fadi Kbbaul).

L.P. Sullivan (1994), define el Mejoramiento Continuo, como un esfuerzo para

aplicar mejoras en cada área de las organización a lo que se entrega a clientes.

Eduard Deming (1996), según la óptica de este autor, la administración de la

calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento

Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca.

El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la

esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser

competitivas a lo largo del tiempo.

IMPORTANCIA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede

contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.

A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en

el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones

20

deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún

inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de

esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta

llegar a ser líderes.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

Ventajas

1. Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos

puntuales.

2. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles

3. Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una

reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias

primas.

4. Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la

competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales

organizaciones.

5. Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.

6. Permite eliminar procesos repetitivos.

Desventajas

1. Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la

organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe

entre todos los miembros de la empresa.

21

2. Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el

éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la

organización y a todo nivel.

3. En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy

conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.

4. Hay que hacer inversiones importantes.

¿POR QUE MEJORAR?

El Cliente es el Rey

Según Harrigton (1987), "En el mercado de los compradores de hoy el cliente es el

rey", es decir, que los clientes son las personas más importantes en el negocio y

por lo tanto los empleados deben trabajar en función de satisfacer las necesidades

y deseos de éstos. Son parte fundamental del negocio, es decir, es la razón por la

cual éste existe, por lo tanto merecen el mejor trato y toda la atención necesaria.

La razón por la cual los clientes prefieren productos del extranjeros, es la actitud

de los dirigentes empresariales ante los reclamos por errores que se comentan:

ellos aceptan sus errores como algo muy normal y se disculpan ante el cliente,

para ellos el cliente siempre tiene la razón.

El Proceso de Mejoramiento

La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un

nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe

incorporar todas las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles.

22

El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos

que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya

que las fallas de calidad cuestan dinero.

Asimismo este proceso implica la inversión en nuevas maquinaria y equipos de

alta tecnología más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a los

clientes, el aumento en los niveles de desempeño del recurso humano a través de

la capacitación continua, y la inversión en investigación y desarrollo que permita a

la empresa estar al día con las nuevas tecnologías.

Actividades Básicas de Mejoramiento

De acuerdo a un estudió en los procesos de mejoramiento puestos en práctica en

diversas compañías en Estados Unidos, Según Harrington (1987), existen diez

actividades de mejoramiento que deberían formar parte de toda empresa, sea

grande o pequeña:

1. Obtener el compromiso de la alta dirección.

2. Establecer un consejo directivo de mejoramiento.

3. Conseguir la participación total de la administración.

4. Asegurar la participación en equipos de los empleados.

5. Conseguir la participación individual.

6. Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de control de

los procesos).

7. Desarrollar actividades con la participación de los proveedores.

8. Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas.

23

9. Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una

estrategia de mejoramiento a largo plazo.

10. Establecer un sistema de reconocimientos.

1. Compromiso de la Alta Dirección:

El proceso de mejoramiento debe comenzarse desde los principales directivos y

progresa en la medida al grado de compromiso que éstos adquieran, es decir, en

el interés que pongan por superarse y por ser cada día mejor.

2. Consejo Directivo del Mejoramiento:

Está constituido por un grupo de ejecutivos de primer nivel, quienes estudiarán el

proceso de mejoramiento productivo y buscarán adaptarlo a las necesidades de la

compañía.

3. Participación Total de la Administración:

El equipo de administración es un conjunto de responsables de la implantación del

proceso de mejoramiento. Eso implica la participación activa de todos los

ejecutivos y supervisores de la organización. Cada ejecutivo debe participar en un

curso de capacitación que le permita conocer nuevos estándares de la compañía y

las técnicas de mejoramiento respectivas.

4. Participación de los Empleados:

Una vez que el equipo de administradores esté capacitado en el proceso, se darán

las condiciones para involucrar a los empleados. Esto lo lleva a cabo el gerente o

24

supervisor de primera línea de cada departamento, quien es responsable de

adiestrar a sus subordinados, empleando las técnicas que él aprendió.

5. Participación Individual:

Es importante desarrollar sistemas que brinden a todos los individuos los medios

para que contribuyan, sean medidos y se les reconozcan sus aportes personales

en beneficio del mejoramiento.

6. Equipos de Mejoramiento de los Sistemas (equipos de control de los

procesos):

Toda actividad que se repite es un proceso que puede controlarse. Para ello se

elaboran diagramas de flujo de los procesos, después se le incluyen mediciones,

controles y bucles de retroalimentación. Para la aplicación de este proceso se

debe contar con un solo individuo responsable del funcionamiento completo de

dicho proceso.

7. Actividades con Participación de los Proveedores:

Todo proceso exitoso de mejoramiento debe tomar en cuenta a las contribuciones

de los proveedores.

8. Aseguramiento de la Calidad:

Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solución de

problemas relacionados con los productos, deben reorientarse hacia el control de

los sistemas que ayudan a mejorar las operaciones y así evitar que se presenten

problemas

25

9. Planes de Calidad a Corto Plazo y Estrategias de Calidad a Largo

Plazo:

Cada compañía debe desarrollar una estrategia de calidad a largo plazo. Después

debe asegurarse de que todo el grupo administrativo comprenda la estrategia de

manera que sus integrantes puedan elaborar planes a corto plazo detallados, que

aseguren que las actividades de los grupos coincidan y respalden la estrategia a

largo plazo.

10. Sistema de Reconocimientos:

El proceso de mejoramiento pretende cambiar la forma de pensar de las personas

acerca de los errores. Para ello existen dos maneras de reforzar la aplicación de

los cambios deseados: castigar a todos los que no logren hacer bien su trabajo

todo el tiempo, o premiar a todos los individuos y grupos cuando alcancen una

meta o realicen una importante aportación al proceso de mejoramiento.

NECESIDADES DE MEJORAMIENTO

Los presidentes de las empresas son los principales responsables de un avanzado

éxito en la organización o por el contrario del fracaso de la misma, es por ello que

los socios dirigen toda responsabilidad y confianza al presidente, teniendo en

cuenta su capacidad y un buen desempeño como administrador, capaz de

resolver cualquier tipo de inconveniente que se pueda presentar y lograr

satisfactoriamente el éxito de la compañía. Hoy en día, para muchas empresas la

palabra calidad representa un factor muy importante para el logro de los objetivos

trazados. Es necesario llevar a cabo un análisis global y detallado de la

26

organización, para tomar la decisión de implantar un estudio de necesidades, si

así la empresa lo requiere.

Resulta importante mencionar, que para el éxito del proceso de mejoramiento, va

a depender directamente del alto grado de respaldo aportado por el equipo que

conforma la dirección de la empresa, por ello el presidente está en el deber de

solicitar las opiniones de cada uno de sus miembros del equipo de administración

y de los jefes de departamento que conforman la organización.

Los ejecutivos deben comprender que el presidente tiene pensado llevar a cabo la

implantación de un proceso que beneficie a toda la empresa y además, pueda

proporcionar a los empleados con mejores elementos para el buen desempeño de

sus trabajos. Se debe estar claro, que cualesquiera sea el caso, la calidad es

responsabilidad de la directiva.

Antes de la decisión final de implantar un proceso de mejoramiento, es necesario

calcular un estimado de los ahorros potenciales. Se inician realizando un examen

detallado de las cifras correspondientes a costos de mala calidad, además, de los

ahorros en costos; el proceso de mejoramiento implica un incremento en la

productividad, reducción de ausentismo y mejoramiento de la moral. Es importante

destacar que una producción de mejor calidad va a reflejar la captura de una

mayor proporción del mercado.

Para el logro de estos ahorros, durante los primeros años, la empresa tendrá que

invertir un mínimo porcentaje del costo del producto, para desarrollar el proceso de

mejoramiento; luego de esta inversión, el costo de mantenimiento del programa

resultará insignificante.

27

Por otro lado, para percibir el funcionamiento eficaz del proceso de mejoramiento

no sólo es necesario contar con el respaldo de la presidencia, sino con la

participación activa de ella. El presidente debe medir personalmente el grado de

avance y premiar a todas aquellas personas que de una u otra forma contribuyan

notablemente y realizar observaciones a quienes no contribuyan con el éxito del

proceso.

Una manera muy eficaz de determinar si el equipo en general de administradores

consideran la necesidad de mejorar, consiste en llevar a cabo un sondeo de

opiniones entre ellos. La elaboración del sondeo va a ayudar a detectar cómo el

grupo gerencial considera a la empresa y cuánto piensan que debe mejorar. Se

pueden realizar interrogantes:

¿Qué tan buena es la cooperación de las personas?

¿Qué tan buena es la cooperación de los departamentos?

¿Quá tanto preocupa a la dirección la calidad de trabajo?, entre otras.

Sin embargo, pueden incluirse temas como: la comunicación, la organización y la

productividad; tomando en consideración que el valor del sondeo va a depender

exclusivamente de la honestidad de las respuestas por parte de los miembros.

POLITICA DE CALIDAD

La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de

una buena política de calidad, que pueda definir con precisión lo esperado de los

empleados; así como también de los productos o servicios que sean brindados a

los clientes. Dicha política requiere de la debida autorización del presidente.

28

La política de calidad debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser

aplicada a las actividades de cualquier empleado, igualmente podrá aplicarse a la

calidad de los productos o servicios que ofrece la compañía. También es

necesario establecer claramente los estándares de calidad, y así poder cubrir

todos los aspectos relacionados al sistema de calidad.

Para dar efecto a la implantación de esta política, es necesario que los empleados

tengan los conocimientos requeridos para conocer las exigencias de los clientes, y

de esta manera poder lograr ofrecerles excelentes productos o servicios que

puedan satisfacer o exceder las expectativas.

DIRECTRICES, POLITICAS Y SONDEOS DE LA COMPAÑIA

Es de suma importancia que la alta directiva asuma un papel clave en cuanto a la

redacción de cada una de las directrices de la empresa, relacionadas directamente

con la calidad y un mejoramiento continuo. La labor del presidente es dar a

conocer y comunicar por escrito las debidas directrices de manera clara y precisa;

y darle la correspondiente responsabilidad a cada uno de los ejecutivos con el

objeto de cumplir con todas las directrices y políticas establecidas por la

compañía. En ocasiones el mejoramiento de la calidad requiere de importantes

modificaciones a las políticas en vigor.

Luego de que la compañía adquiera el compromiso de implantar el proceso de

mejoramiento, es necesario emprender un buen sondeo general en relación a

opiniones de gerentes y empleados. El principal propósito de dicho sondeo,

consiste en establecer la línea de partida del proceso y poder facilitar la

identificación de las oportunidades de mejoramiento. Además, funciona como

29

vínculo de comunicación entre empleados y gerentes; y permite que los directivos

posean una mayor sensibilidad y conciencia de lo que ocurre en la empresa.

El sondeo de opinión debe realizarse cuidadosamente, tomando en consideración

que éste deberá repetirse las veces que sean necesarias, para así poder detectar

las tendencias. Las preguntas que conforman un sondeo deberán cubrir con los

siguientes aspectos:

Satisfacción general con la empresa

El puesto en sí

Las oportunidades de ascenso

El salario

La administración

Asesoramiento y evaluación

Productividad y calidad

Desarrollo profesional

Atención a los problemas personales

Prestaciones de la empresa

Entorno laboral

Para que los resultados obtenidos del sondeo mantengan su validez, es

fundamental que sean verificados correctamente, se debe tener mucho cuidado al

momento de llenar las formas, al analizar los datos y al proceder a dar la

información a la directiva.

Para poder ayudar a la definición de las áreas problemas, es necesario que cada

gerente reciba un informe completo de las respuestas de los subordinados. Este

30

informe debe incluir una comparación clara contra el total de la compañía y contra

el total de la función de la que forme parte. Cada gerente debe llevar a cabo una

sesión de retroalimentación con los subordinados, para poder presentarles los

resultados del sondeo. Estas sesiones son de suma importancia ya que:

Los empleados poseen real interés en conocer los resultados generales y la

comparación de datos de su departamento con los del resto que conforman la

compañía.

Brindan a los gerentes la oportunidad de poder examinar los aspectos más

importantes para sus subordinados.

Representan un excelente medio para la recepción de ideas y sugerencias.

Permiten demostrar la seriedad de la dirección con respecto a los resultados

obtenidos en el sondeo.

Permiten al equipo poder desarrollar ampliamente y emprender acciones

correctivas.

Un elemento clave del proceso de mejoramiento es que el diseño resulte muy

creativo y bien analizado; y a su vez pueda ir respaldado por una buena estrategia

de implantación sujeta a la realidad. Luego de escoger a la persona indicada, la

cual será la responsable de todas las actividades de mejoramiento; se debe dar

inicio a la formación del Consejo Directivo del Mejoramiento. Para el cumplimiento

de esta fase se requiere una reunión con los altos directivos y líderes sindicales,

para así poder discutir detalladamente el perfil de la calidad dentro de la empresa

y tomar decisiones sobre las acciones a emprender. El equipo ejecutivo escogido

para el mejoramiento, será el responsable de la revisión y respectiva aprobación

31

de las estrategias establecidas para el proceso de mejoramiento; además deberá

vigilar la implantación de las actividades respectivas en cada una de las

organizaciones y aprobar cualquier gasto financiero que sea necesario y/o mano

de obra. La celebración ininterrumpida de las sesiones del equipo será muestra de

la importancia que conceden los altos ejecutivos al proceso de mejoramiento.

La misión del Consejo Directivo va a consistir específicamente al diseño del

proceso; en donde se deberán desarrollar las directrices; establecer módulos

educativos, medir el progreso y ayudar a su implantación; garantizando la eficacia

del proceso de mejoramiento en la compañía.

Las funciones de la compañía deben estar representadas en el consejo, puesto

que cada función posee puntos de contacto claves dentro de la organización, que

van a afectar a la productividad y la calidad de otras áreas. Los miembros del

grupo:

Representan funciones ante el Consejo Directivo del Mejoramiento y deben contar

con la autoridad suficiente para dirigir en la función que representan.

Surgen como eje de todas las actividades relacionadas con el proceso de

mejoramiento.

Son coordinadores de actividades, comunicadores de la situación que guarda el

desarrollo del proceso y medidores de su progreso.

Es recomendable que el Consejo Directivo sea bastante numeroso para que

pueda representar satisfactoriamente cada una de las áreas funcionales.

Las actividades del Consejo Directivo del Mejoramiento son las siguientes:

32

1. Definir las siete reglas básicas del mejoramiento que conducen a la

excelencia:

Definir la calidad

Definir la excelencia

Definir el último objetivo del mejoramiento

Describir la estrategia para lograr la excelencia

Métodos a emplear

Identificar las partes responsables

Establecer la medición del mejoramiento

1 Ayudar y desarrollar la implantación de la estrategia de mejoramiento.

2 Evaluar las necesidades y el grado de avance del proceso.

3 Actualizar y desarrollar el programa de concientización.

4 Actualizar y establecer el proceso educativo para el mejoramiento.

5 Ayudar a los empleados y administradores a poner en marcha el proceso

de mejoramiento.

6 Revisar el plan estratégico anual de mejoramiento de cada función.

7 Implantar y desarrollar planes de reconocimiento y premios.

8 Actuar como centro de concentración y difusión de todos los casos

sobresalientes.

9 Resolver todos los problemas que presenten los sistemas y que tengan un

efecto negativo sobre el proceso de mejoramiento.

10 Mantener y establecer relaciones con otras actividades de mejoramiento de

la empresa.

33

11 Implantar y desarrollar el sistema administrativo de inventarios justo a

tiempo.

Es importante destacar, que aunque no es obligatorio, siempre es preferible que el

equipo ejecutivo del mejoramiento también participe en la reunión para dar inicio al

proceso, dado que brinda a las personas que lo integran, los conocimientos

necesarios para emprenderse.

2.5 MARCO DEMOGRÁFICO

El total de funcionarios del DACD en planta es 239. Para el en caso particular en

las Divisiones de Conservación (59) y Cartografía (18)

FUNCIONARIOS EN LAS ÁREAS ESTUDIADAS

CUADRO 1

FUNCIONARIOS

%PARTICIPACION DEL TOTAL

FUNCIONARIOS POR DIVISION / GRUPO

DIVISIÓN DE CONSERVACIÓN

JEFATURA DE DIVISION 1 COORDINADORES 5

FUNCIONARIOS

GRUPO MUTACIONES I 13

GRUPO MUTACIONES II 8

GRUPO MUTACIONES III 4

GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA 8

GRUPO AVALUOS 12

DEPURACION CATASTRAL 1

ASISTENCIA TECNICA 1

34

APOYO OFICINA 6

TOTAL FUNCIONARIOS D. CONSERVACION

59 0.246


JEFATURA DE DIVISION 1

SECRETARIAS 2

COORDINADORES 2

FUNCIONARIOS

GRUPO MAPA DIGITAL 3

GRUPO NOMENCLATURA 10

TOTAL DE FUNCIONARIOS D. CARTOGRAFIA

18 0.079

TOTAL D. CONSERVACION + D. CARTOGRAFIA

77 0.325

Fuente: DACD Año: 2003

3 DISEÑO METODOLÓGICO

3.1 HIPÓTESIS

La elaboración y actualización de los manuales de procedimientos de las

Divisiones de Conservación y Cartografía, servirá de apoyo para las

Administración del DACD como vinculo entre la modernización, y la

obtención de resultados satisfactorios, con base en calidad y eficiencia al

ser una valiosa herramienta para la asignación y descripción oportuna de

las instrucciones, responsabilidades e información necesaria e inherente a

cada cargo.

35

VARIABLES INDEPENDIENTES:

Establecimiento de fecha para la elaboración y actualización de los

manuales de procedimientos de:

1. División de Conservación.

2. División de Cartografía.

Aprobación a través de acto Administrativo (Resolución) o solicitud

correcciones de los manuales de procedimientos por parte de la Dirección

del DACD. Establecimiento de fecha de entrega de los manuales de

procedimientos por parte de la Dirección del DACD.

VARIABLES DEPENDIENTES:

Establecimiento del cronograma de actividades para la elaboración de los

manuales de procedimientos de las Divisiones de Conservación y

Cartografía.

Aprobación o solicitud de correcciones de los manuales de procedimientos

por parte de las Jefaturas de las Divisiones correspondientes o de la

Dirección del DACD.

Aval de los manuales de procedimientos por parte de la Contraloría Distrital.

36

VARIABLE INTERVINIENTE:

Disposiciones del Gobierno Distrital, para la elaboración y actualización de

los manuales de procedimientos en las Entidades Distritales como

herramienta en la dinamización de las entidades gubernamentales con el fin

de prestar un servicio más eficiente y eficaz.

3.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Investigación de caso: El propósito de este estudio es diagnosticar el estado de los

Manuales de Procedimientos en las Divisiones de Conservación y Cartografía del

Departamento Administrativo de Catastro Distrital, por esta razón se pretende que

estos sean empleados como una herramienta constantemente actualizada y

enfocada al control y retroalimentación en el mejoramiento y obtención de

resultados con base a los principios de eficiencia (menor cantidad de recursos

posible) y eficacia (beneficio para el cliente).

3.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

DETERMINACION DEL EQUIPO DE TRABAJO Y ASIGNACION DE

RESPONSABILIDADES.

En un principio la Ingeniera encargada de la racionalización de la gestión técnica y

administrativa, planteo ante nosotros la necesidad de un equipo de trabajo

homogéneo y acorde al volumen y tiempo de trabajo requerido para las Divisiones

37

pendientes por tratar. Asignadas las Divisiones y revisado el Marco Legal del

DACD, fueron fijados los formatos para el levantamiento de la información y

conformación de los procedimientos, junto con la simbología utilizada en la

elaboración de los correspondientes flujogramas.

LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

En conjunto con el(los) Jefe(s) o Coordinador(es) de cada Grupo se programaron

previamente las entrevistas con los Funcionarios encargados de realizar las

distintas clases de tramites o servicios, procurando siempre el no interferir en el

normal desempeño del funcionario. Se diligenciaron las planillas previamente

establecidasas por medio de breves sesiones de preguntas y/o aclaraciones con

especial énfasis en la secuencia mas lógica y real de tareas y actividades, junto

con el objetivo de cada tramite y/o servicio.

3.4 ELABORACION DE LOS PROCEDIMIENTOS

Una vez establecida la estructura mas adecuada de cada procedimiento, la

información contenida en las planillas se incorporaba en un Formato de

Documento Microsoft Word. Posteriormente y con base al procedimiento y por

medio de plantillas de diseño para Diagramas de Flujo de Microsoft PowerPoint se

elaboraba el respectivo Diagrama en el Formato previamente establecido.

Elaborado el procedimiento y su respectivo flujograma se solicitaba nuevamente

la cita para la revisión por parte de cada funcionario o incluso del propio

Coordinador o Jefe, para las correcciones pertinentes en cuanto al contenido.

38

ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los criterios propios que fueron utilizados para el análisis de los procedimientos:

Es lógica la secuencia de las tareas y actividades?. Están acordes a la

realidad y según lo sugerido por los funcionarios, Coordinadores y/o Jefes?

La interacción con los otros Grupos o Divisiones es clara y explicita?.

Que ocasiona desperdicios en el proceso? (Tiempo, Papelería, Revisiones

innecesarias, Traspaso de tramites de un Grupo/ División a otro(a),

Reprocesos).

Son fácilmente cuantificables los resultados en función del tiempo y

recursos disponibles.

Hay soluciones para el control y/o el mejoramiento, cuales?

ANÁLISIS DE IMPLANTACIÓN

En común acuerdo con los funcionarios, Coordinadores y en ultima pero mas

importante instancia los Jefes de cada División (Edgar Ernesto Torres División de

Conservación y Elba Nayibe Nuñez División de Cartografía), se determino la

eliminación de procedimientos innecesarios (duplicados), y la creación de

procedimientos no contemplados en el levantamiento preliminar según los

criterios:

Tareas, actividades y documentos duplicados

Revisiones duplicadas

Verificar controles, actualización y retroalimentación con la información

39

3.5 REVISION, SOLICITUD DE CORRECCIONES Y ESTRUCTURAMIENTO

DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS POR PARTE DE LAS

JEFATURAS DE DIVISION

Formados los procedimientos El jefe de La Oficina Asesora de Planeación

solicitaba por medio de Oficio (carta) la revisión de los mismos por parte del (los)

Jefe(s) de División(es) correspondientes para que emitiesen su concepto al

respecto. Revisados y con concepto aprobatorio (excepto el Manual de la División

de Conservación) se realizaron las correcciones pertinentes, y se estructuro un

único Manual de Procedimientos, con el contenido apropiado y de acuerdo a la

normatividad vigente para la conformación y divulgación de los mismos.

3.6 REVISION Y APROBACIÓN MEDIANTE RESOLUCION DE LOS

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS POR PARTE DEL COMITÉ DE

CONTROL INTERNO Y DIRECCION.

Estructurados Los Manuales y con el apoyo de la Ingeniera a cargo, el Manual de

la División de Cartografía fue entregado mediante oficio, al Comité de Control

Interno del departamento solicitando su análisis, revisión y aprobación. La

Dirección implanto mediante la Resolución No 0242 del 30 de Marzo de 2004 el

Manual de la División de Cartografía, y solicito la notificación e inducción sobre el

manual a todos y cada uno de los funcionarios del Departamento.

40

3.7 DIRECTRICES PARA LA ADMINISTRACION DE LOS MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS

El Director encarga y responsabiliza, mediante resolución, a la Oficina Asesora de

Planeación la labor de, proteger y controlar el uso los documentos originales así

como la de crear e incentivar los mecanismos internos que establezcan la

periodicidad con la que serán revisados y actualizados.

3.8 EDICIÓN, PUBLICACIÓN Y CAMBIOS

La Oficina Asesora de Planeación liderada por el Jefe debe procurar la constante

actualización y publicación de los manuales de procedimientos. Así mismo será la

encargada de la distribución completa o parcial de ejemplares a las personas que

determine.

Como mecanismo de Control de los Documentos, recomendada por la norma ISO

9001, para entrega de copias del Manual se anexara Oficio, teniendo en cuenta

que para casos de retiro, traslado o sustitución de funcionarios que tengan bajo su

responsabilidad manuales, exigirá la inmediata devolución del manual a su cargo.

3.9 MARCO NORMATIVO

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL DACD

41

NORMA DESCRIPCIÓN

1 Acuerdo 1 de 1981

Por la cual se crea el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL, en fortalecimiento fisco.

2 Decreto No 305 del 19 de abril de 2001 de registro distrital.

Por la cual se modifica la estructura organizacional del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones.

3 Decreto No 306 del 19 de abril de 2001 de registro distrital.

Por la cual se modifica la planta de personal del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CATASTRO DISTRITAL, y se dictan otras disposiciones.

DIVISIÓN DE CONSERVACION

NORMA

1 Acuerdo

7 de 1932.

1 de 1981.

2 de 1980.

2 Decreto

635 de 1987.

688 de 1996.

28 de 1997.

619 del 2000.

305 del 2001,

306 del 2001,

3 Resolución 2555 de 1988 del IGAC.

010911 de 1992 del Ministerio de Salud.

42

594 de 2002

807 de 1997 del DACD.

1053 del 2001 del DACD.

4 Ley

80 de 1993.

Y las demás que tengan incidencia en el proceso.


NORMA

1 Acuerdo

7 de 1932.

1 de 1981.

2 de 1980.

2 Decreto

635 de 1987.

688 de 1996.

28 de 1997.

619 del 2000.

3 Resolución

2555 de 1988 del IGAC.

010911 de 1992 del Ministerio de Salud.

594 de 2002

807 de 1997 del DACD.

1053 del 2001 del DACD.

4 Ley

80 de 1993.

Y las demás que tengan incidencia en el proceso.

43

4 DIVISIONES Y GRUPOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO

En el levantamiento, elaboración, actualización y aprobación de los manuales de

procedimientos de dos de las áreas misionales del DACD, intervieron y apoyaron:

el Jefe Oficina Asesora de Planeación y Asesores, el Jefe División Conservación,

la Jefe División Cartografía, Coordinadores División Conservación, y

principalmente la Directora del Departamento, junto con el soporte de

coordinadores de Grupo y Funcionarios que en su totalidad son 59 para la División

de Conservación, y 18 para la División de Cartografía.

5 RECURSOS DISPONIBLES

Para la realización del proyecto se cuenta con:

Modulo de trabajo

1 computador con su respectivo procesador de texto, hoja de calculo y

diseñador de presentaciones.

Papelería y útiles

Impresora

Acceso a Internet

Carnetización como funcionarios activos del DACD.

44

6. RECOMENDACIONES

6.1 CREACIÓN, ELIMINACIÓN, UNIÓN O SEGREGACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

COMO PARTE DEL ANÁLISIS DE LA IMPLANTACIÓN

El Análisis de Implantación permitió verificar, formular nuevos, o eliminar

procedimientos duplicados y/o ambiguos, detectados en el levantamiento

preliminar, los cuales fueron debidamente revisados, corregidos y

estructurados según el concepto de los funcionarios, Coordinadores y Jefes de

las Divisiones de Conservación y Cartografía. La siguiente tabla ilustra un

cuadro comparativo de las etapas a las que fueron sometidos los

procedimientos antes y después del Análisis de Implantación. La columna

levantamiento preliminar indica los procedimientos inicialmente observados y

evaluados, la columna análisis y elaboración representa los procedimientos

definitivos que fueron determinados por la eliminación, unión, o segregación de

su(s) correspondiente(s) de la columna anterior. Los espacios en blanco en la

columna levantamiento preliminar indican que para cada procedimiento de la

columna siguiente no hay predecesor, de igual manera, los espacios en blanco

en la columna Análisis y Elaboración indican eliminación del procedimiento de

la columna anterior.

45

PROCEDIMIENTOS DIVISION DE CONSERVACION

No Levantamiento Preliminar (antes) Análisis y Elaboración (Después)

1 Actualización Cartográfica Actualización Cartográfica

2 Actualización Planos

3 Administración Archivos Gráficos

del DACD

4 Asignación de Nomenclatura

5 Asignación de ZHF y G Asignación de ZHF y G

6 AutoAvaluó AutoAvaluo

7 Cambio de Nombre Revisión de Avaluó Catastral

8 Cambio de Nombre Plan Registro

9 Cancelación de Predio Cancelación de Predio

10 Certificación de Cabida y Linderos Certificación de Cabida y Linderos

11 Certificación de Cedula Catastral Certificación de Información

Catastral

12 Certificación de Inscripción

13 Certificación de Nomenclatura

Actual y Anterior

14 Certificación de Vigencia de

Avaluos

15 Certificación Parte Cuenta

46

16 Correcciones Menores Correcciones y Modificaciones a la

Información Catastral

17 Correspondencia

18 Desenglobes Desarrollos

Urbanísticos

Englobes y Desenglobes

19 Desenglobes NPH

20 Desenglobes PH

21 Englobes NPH

22 Mejoras

23 Nueva Incorporación Nueva Incorporación

24 Otras Certificaciones

25 Rectificación de Área Construida

26 Rectificación de Área de Terreno Revisión de Área Terreno

27 Rectificación de Cedula Catastral

28 Rectificación de Estrato y Uso

29 Rectificación de Nomenclatura Rectificación de Nomenclatura

30 Reforma PH

31 Solicitud de Resoluciones de

Conservación

32 Toma de Construcción

33 Visita A Terreno

Recurso de Reposición

47

PROCEDIMIENTOS DIVISIÓN DE CARTOGRAFÍA

No Levantamiento Preliminar (antes) Análisis y Elaboración (después)

1 Actualización Cobertura Malla Vial

2 Actualización del Mapa Digital Actualización del Mapa Digital

Asignación de Ejes Viales

3 Asignación de Código de Sector Asignación de Código de Sector

4 Asignación de Nomenclatura a

Desarrollos Urbanísticos

5 Certificación de Droguerías Certificación de Droguerías

6 Certificación de Nomenclatura para

Licencias de Construcción

7 Comercialización del Mapa Digital Comercialización del Mapa Digital

Conversión de Anotaciones

8 Desarrollo de Programas para la

Agilización de Procesos

9 Elaboración de Cartografía

Temática

Elaboración de Cartografía

Temática

Homologación de Nomenclatura

10 Incorporación Cartográfica

11 Peritazgo Peritazgo

12 Rectificación Masiva de Rectificación Masiva de

48

Nomenclatura Nomenclatura

13 Supervisión de Contratos Supervisión de Contratos

14

Supervisión de Elaboración de

Nomenclatura y Materialización de

la misma

15 Unificación Masiva de Nomenclatura

16 Verificación de Incorporación

Cartográfica Convenio DAPD

Cantidad de

Procedimientos

Levantamiento

Preliminar (Antes)

Cantidad de

Procedimientos

Análisis y

Elaboración

(Después)

Índice de

Efectividad

CONSERVACIÓN 30 15 50%

CARTOGRAFÍA 13 14 -8%

Total Procedimientos

CONSERVACIÓN

+CARTOGRAFÍA

43 29

49

INDICADOR

Efectividad Análisis de la Implementación( E.A.I.)

# de Proced. Etapa Levantamiento y Análisis - # de Proced. Etapa Análisis de la Implementación, Elaboración

E.A.I. = -------------------------------------------------------------------------------------- x 100 # de Proced. Etapa Levantamiento y Análisis

6.2 IMPLEMENTACION DE REGISTROS ADICIONALES EN LA DOCUMENTACIÓN DE

LOS PROCEDIMIENTOS DEL DACD

La documentación como requisito para los sistemas de Administración de la

Calidad, debe ser herramienta en la Normalización de todos los términos

relacionados en la empresa con la Gestión de Calidad. Por tal razón, y con base

al firme compromiso del Departamento Administrativo de Catastro Distrital en

asegurar y dar confianza a los usuarios y al Distrito sobre sus procesos, se sugiere

a continuación la inclusión de algunos elementos (con su debida explicación)

como base para la Planeación, Ejecución, Seguimiento y Control del sistema por

parte de la Dirección, Comités analistas o los interesados en la documentación.

Se sugiere para Todos los documentos los siguientes elementos.

OBJETIVO

Explica claramente la razón o el propósito de la elaboración del documento.

ALCANCE

Define los limites de la aplicación del documento.

50

DEFINICIONES

Define aquellos términos incluidos en el documento que puedan generar duda. Se

deben ordenar alfabéticamente.

REFERENCIA

Relaciona los documentos empleados que sirven de base o como antecedente

para la elaboración del documento, de igual forma relaciona aquellos documentos

que lo contemplan.

CONTENIDO

Describe en forma detallada cada una de las actividades del proceso que se

hayan definido, el cual puede conservarse conforme al actual.

ENCABEZADO:

El encabezado debe ser incluido en todas las páginas del documento a excepción

de la portada y contiene los siguientes elementos:

Logotipo del DACD.

Nombre de la División o Área a la cual pertenece el documento / Título del

documento

Versión (para identificar las actualizaciones hechas al documento)

Fecha de Resolución.

51

Consecutivo de Numero de Hoja.

La distribución de los elementos seria la siguiente:

DIVISION:

PROCEDIMIENTO:

Versión No. 00N

Fecha de Resolución:

dd / mm / aaaa

Fecha

dd / mm / aaaa

Hoja No x de y

Pie de página:

Relaciona los responsables de la elaboración, revisión y aprobación. La

distribución de los elementos es la siguiente:

Elaboró: Revisó: Aprobó:

ANEXO(s)

Cualquier información complementaria que se requiera para la ampliar la

información del documento. (Formatos, tablas, listados, graficas, etc.). Se

relacionaran de forma individual.

52

ACTUALIZACIONES

Relaciona las modificaciones realizadas al procedimiento.

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

53

6.3 Indicadores de Gestión para la Racionalizaciòn de la Gestión Administrativa del D.A.C.D

INDICADORES DE GESTION DICRIMINADOS POR DIVISIONES Y GRUPOS

INDICADORES GENERALES DE APLICACIÓN PARA LAS DIVISIONES DE CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFIA

Nombre del Indicador

Formulación Aplicable a:

Funcionario de Planta

Contratista

Conocimiento de la D.S.U. sobre

requisitos de los tramites C.R.T

Radicaciones devueltas a Usuario C.R.T. = ----------------------------------------------- x 100

Radicaciones Recibidas de la D.S.U. X X

Estado de Eficacia Individual E.E.I

Radicaciones devueltas o Reasignadas E.E.I = ------------------------------------------------------- x 100

Radicaciones Solucionadas y Entregadas X X

Orientación incorrecta de

Radicaciones en Ventanilla O.I.R.V.

Radicaciones Reasignadas a otros Grupos O.I.R.V. = ---------------------------------------------------------- x 100

Radicaciones Recibidas de la D.S.U. X

Verificación de Predios en Campo

V.P.C.

Visitas a Terreno Ejecutadas V.P.C. = ------------------------------------------ x 100

Visitas a Terreno Programadas X

Seguimiento Actualización

Cartográfica S.A.C.

Cantidad de Predios consultados con Cartografía Digital Desactualizada

S.A.C. = ---------------------------------------------------------------------------- x 100 Cantidad de Consultas a la Cartografía Digital

X X

Autocontrol y Eficacia A.E.

Cantidad de Certificaciones (Boletines o Resoluciones) Devueltas para Corrección(es)

A.E. = ------------------------------------------------------------------------------------------ x 100

Cantidad de Certificaciones (Boletines o Resoluciones) Proyectadas

X

54

INDICADORES ESPECIFICOS A GRUPOS DIVISION DE CONSERVACION

GRUPO AVALUOS


Formulación Funcionario de

Planta Contratista

Respuesta a Usuario Sobre estudios

Económicos R.U.E.E.

# de Comités de Avaluos Realizados R.U.E.E. = ------------------------------------------------------ x 100

# de Comités de Avaluos Programados X

Eficacia Individual en Estudios

Económicos E.I.E.E.

# de ZHF y G no aprobadas en Comité de Avaluos E.I.E.E. = ---------------------------------------------------------------------- x 100

# de ZHF y G Expuestas ante el Comité de Avaluos X X

Aprobación de Auto avalúos A.A.

# de Auto avalúos rechazados en Comité de Avaluos A.A. = ----------------------------------------------------------------------- x 100

# de Auto avalúos solicitados por Usuarios X X

55

GRUPOS MUTACIONES I, II y III


Formulación Funcionario de

Planta Contratista

Tasa de Actualización de

Predios T.A.P

# de Predios Conservados Indefinidos T.A.P. = ---------------------------------------------------------------------------- x 100

Total Meta de Predios para Actualización Ultima Vigencia X

Crecimiento Urbano Estimado C.U.E.

# de Predios Incorporados en el Periodo C.U.E = ------------------------------------------------------------------------------------------- x

100 Total de Predios del Distrito # de Predios Incorporados en el Periodo

X X

Tasa de Segregación de Predios T.S.P.

# de Predios Segregados T.S.P. = ------------------------------------------------------------------------------------------------

------- x 100 (Total de Predios del Distrito - # de Predios Matriz) + # de Predios

Segregados

X X

INDICADORES DE GESTION DIVISIÓN DE CARTOGRAFIA

GRUPO MAPA DIGITAL

Nombre del Indicador Formulación Aplica a:


Contratista

Proporción de Ingresos por Mapa Digital I.M.D.

# de ventas del Mapa Digital Impreso I.M.D. = --------------------------------------------------- x 100

Total de ventas del Mapa Digital X

Estado de Eficacia Salidas Digitales E.S.D.

# de Registros Digitales y Salidas Graficas No Conformes E.S.D. = -------------------------------------------------------------------------------- x 100

Total de Registros Digitales y Salidas Graficas del Periodo X X

56

GRUPO NOMENCLATURA

Efectividad en Incorporación de Ejes

Viales E.I.E.V.

# de campos no Conformes de los nuevos ejes viales incorporados E.I.E.V = ----------------------------------------------------------------------------------------- x 100

Total de Campos para la Cobertura de los Nuevos Ejes Viales Incorporados

X X

Estado de Cumplimiento de Actividades Planeadas con

Empresas Contratistas C.A.P.C.

# de Actividades Ejecutadas por el Contratista C.A.P.C. = ----------------------------------------------------------------------- x 100

# de Actividades Programadas según Cronograma X

Proporción de Error en Modificaciones a Malla

Vial por Sector E.M.M.V.

Cantidad de Registros No Conformes en Modificación a Cobertura de la Malla Vial del Sector

E.M.M.V. = ----------------------------------------------------------------------------------------- x 100 Total de Registros Modificados de la Cobertura de Malla del Sector

X X

Estado de Cumplimiento en Materialización de Placas Domiciliarias

C.M.P.D.

Cantidad de Placas Domicilias Materializadas C.M.P.D. = ------------------------------------------------------------------------------------------ x 100

Cantidad de Placas a Materializar según Cronograma de Actividades X

Crecimiento de Establecimientos de

Distribución de Farmacéuticos por

Sector C.E.F.

Droguerías Incorporadas al Sector C.E.F. = ----------------------------------------------- x 100

Total de Droguerías del Sector X X

57

Nombre del

Indicador

Recolección de la Variable de Entrada del Numerador

Recolección de la Meta y/o Referente de Entrada del Denominador

Observaciones

Responsable Frecuencia


AD AS AQ AM D S Q M

C.R.T Coordinador X Coordinador X

E.E.I Coordinador X Coordinador X

O.I.R.V. Coordinador X Coordinador X

V.P.C. Coordinador X Coordinador X

S.A.C. Coordinador X Coordinador X

A.E. Coordinador X Coordinador X

R.E.E.E. Coordinador X Coordinador X

E.I.E.E. Coordinador X Coordinador X

A.A. Coordinador X Coordinador X

T.A.P. F. Depuración Cat. X Jefe de División X

C.U.E. Coordinador X Coordinador X

T.S.P. Coordinador X Coordinador X

I.M.D. Coordinador X Coordinador X

E.S.D. Coordinador X Coordinador X

E.I.E.V. Coordinador X Coordinador X

C.A.P.C. Jefe de División D D D D Jefe de División D D D D Según la duración del Contrato

E.M.M.V. Coordinador X Coordinador X

C.M.P.D. Coordinador D D D D Coordinador D D D D Según la duración del Contrato

C.E.F. Coordinador X Coordinador X

58

Aspecto Manuales Actuales Manuales Propuestos

Alcance X

Definiciones X

Referencias X

Anexos X

Actualizaciones X

Logotipo X X

Nombre del área o División X X

Versión X

Fecha de Resolución X X

Objetivo X X

Consecutivo de Numero de

Hoja X X

Contenido

Contenido actual de los Manuales de Procedimientos del DACD Vs. Contenido

propuesto

Generalidades

59

7 CONCLUSIONES

La documentación de los procesos permite ver a las organizaciones como un

sistema de coexistente de recursos y elementos , que contribuyen entre si para la

satisfacción del cliente o usuario, lo cual da la posibilidad al analista y a los

distintos equipos de trabajo de tener una visión aun mas amplia y alternativa al

típico sesgo administrativo – organizacional hacia la eficiencia económica, que

dificulta de manera significativa la orientación de dicho sistema hacia los requisitos

y deseos del usuario.

La elaboración de documentación para los procesos de las organizaciones es un

método amplio pero a su vez preciso que utiliza un manual detallado para

comprender de una manera mas puntual el contexto y los detalles claves en la

consecución de un bien o servicio.

Los manuales de procedimientos son el punto de partida para el rediseño y

mejoramiento de los procesos, ya que permite que, el analista y luego la

organización identifiquen de una manera rápida y eficaz las deficiencias y

limitaciones de un determinado conjunto de tareas y actividades.

El rediseño y mejora de los procesos de forma practica, resulta del análisis y

posterior formulación de acciones propiamente de rediseño como paso para

60

incrementar la eficacia reducir costos, mejorar la calidad y reducir los tiempos de

salida del bien o servicio entregado por la organización.

61

8.BIBLIOGRAFIA

Departamento Administrativo de Catastro Distrital. NORMAS

CATASTRALES. 1999

FEIGENBAUM, Armand. Control Total de la Calidad. Ed.CECSA.1993.

BACA URBINA, G.Evaluacion de proyectos.Mexico,1992.

JONES, Paúl. Gestión de la calidad total. Editorial Prentice may. 1998.

JURAN, J.M. Manual de control de calidad. España. Editorial Mc Graw

Hill, 1993.

KUME, Hitoshi. Herramientas estadisticas basicas para el

mejoramiento de la calidad, Grupo editorial Norma, 1998.

GAITHER, Norman y FRAIZER, Grez. Administracion de produccion y

operaciones. Internacional Thomson Editores

www.bme.es

www.monografias.com

http://www.bme.es/

http://www.monografias.com/

62

INDICE

INTRODUCION…………………………………………………………………………....3

RESUMEN DEL PROYECTO……………………………………………………………4

NOMBRE DEL PROYECTO……………………………………………………………..4

EMPRESA DONDE SE REALIZO EL PROYECTO…………………………………...4

ANTECEDENTES…………………………………………………………………………4

1. DESCRIPCION DEL PROYECTO...…................................................................6

1.1 Titulo del Proyecto………………...………………………………..…………....6

1.2 Formulación del Problema……………………………………………………....6

1.3 Justificación……………………………………………………………………....7

1.4 Alcance………………………………………………………………………..…..8

1.5 Beneficios para la entidad…………………………………………………..…..8

1.6 Localización…………………………………………………………………..…..8

1.6.1 Macro localización………………………………………………………..8

1.6.2 Micro localización………………………………………………………...8

1.7 Objetivos……………………………………………………………………….…9

1.7.1 Objetivo General………………………………………………………….9

1.7.1.1 Objetivos específicos…………………………………………...9

2 MARCO REFERENCIAL………………………………………………………………9

2.1 Marco de Antecedentes…………………………………………………………...9

2.2 Marco Conceptual……………………………………………………………..…10

63

2.3 Marco Institucional ……………………………………………………………….12

2.3.1 Historia……………………………………………………………………..12

2.3.2 Misión del D.A.C.D……………………………………………………. 12

2.3.3 Visión del D.A.C.D. ………………………………………………………12

2.4 Marco Teórico……………………………………………………………………13

2.5 Marco Demográfico…………………………………………………………...…33

3 DISEÑO METODOLOGICO…………………………………………………………34

3.1 Hipótesis………………………………………………………………………….34

3.2 Tipo de Investigación……………………………………………………………36

3.3 Descripción del proceso ………………………………………………………..36

3.3.1 Determinación del equipo de trabajo y asignación de

responsabilidades………………………………………………………...36

3.3.2 Levantamiento de procedimientos…………………………………......37

3.4 Elaboración de los procedimientos…………………………………...…….37

3.4.1 Análisis de procedimientos…………………………………………...…38

3.4.2 Análisis de implantación………………………………………………...38

3.5 Revisión, solicitud de correcciones y estructuramiento de los manuales

de procedimientos por parte de las jefaturas de Divisiones……………..39

3.6 Revisión y aprobación mediante Resolución de los manuales de

procedimientos por parte del comité de control interno y Dirección…….39

3.7 Directrices para la administración de los manuales de procedimientos..40

3.8 Edición, publicación y cambios……………………………………………...40

3.9 Marco Normativo……………………………………………………………...40

4 DIVISIONES Y GRUPOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO…...…………43

64

5 RECURSOS DISPONIBLES …………………………………………………...…43

6 RECOMENDACIONES…………………………………………………………..…44

6.1 Creación, eliminación, unión o segregación de procedimientos como parte

del análisis de la implantación…………………………………………………44

6.2 Implementación de registros adicionales en la documentación de los

Procedimientos del D.A.C.D………………………………………………...…49

6.3 Indicadores de Gestión para la Racionalizaciòn de la Gestión

Administrativa del D.A.C.D…………………………………………………….53

7 CONCLUSIONES……………………………………………………………..……59

8 BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………...61

TITULO:



DE CATASTRO DISTRITAL (DACD).

AUTORES:

GUSTAVO FLOREZ BECERRA

MANUEL RICARDO ACEVEDO MONROY

RESUMEN:

Elaborar y normalizar en su totalidad los manuales de procedimientos, marcando los lineamientos de ejecución y control para cada una de las actividades, tiempos y responsabilidades de cada uno de los funcionarios que trabajan en las Divisiones de Conservación y Cartografía, dos de las áreas misionales del DACD, para así formular y entregar las herramientas para la medición del desempeño de cada proceso. ABSTRACT:

Create and normalize totally all procedure manuals, highlighting the statements of execution and for each one of the activities, times and responsibilities of each one of the representatives that work on the Conservation and Carthography divisions, to of the mission areas of the DACD, to be able this way to formulate and deliver the tools for evaluation and performance of each process

1



MISIÓN

La División de Cartografía forma parte del área técnica del DACD, que tiene

como propósito principal representar en medios digitales o análogos el aspecto

físico del Distrito Capital, con énfasis en los bienes inmuebles y su identificación

detallada en razón a que dichos documentos hacen parte del inventario

catastral, actividades enmarcadas dentro de los parámetros jurídicos, del

acuerdo 1 de 1981 y 7 de 1932. la cual será base de los sistemas de

información geográfica de las entidades del Distrito y de particulares.

Lo anterior se logra mediante procesos de actualización cartográfica, en

archivos digitales y análogos. Por la organización, rectificación y certificación de

código de sector, nomenclatura vial y domiciliaria.

OBJETIVOS

- Mantener actualizada la cartografía rural y urbana del Distrito.

- Definir código de sector y asignar nomenclatura vial y domiciliaria.

- Asegurar la calidad y exactitud de la cartografía.

- Establecer una cultura participativa de sus funcionarios en la

determinación de proyectos y actividades que cumplan con la misión de

la División.

- Ejecutar proyectos con el fin de garantizar la precisión de la información.

- Promover la prestación de un servicio eficiente y de calidad a sus

usuarios.


2



- Reflejar la dinámica de la ciudad a través de la representación

cartográfica ya sea en medio digital e impreso, la cual se convierte en la

información base para todos los procesos que realiza el DACD y demás

entidades del Distrito, adicionalmente la identificación de cada uno de los

inmuebles a través del código de sector y la nomenclatura oficial.


3



NORMAS LEGALES

Acuerdo - 7 de 1932.

- 1 de 1981.

- 2 de 1980.

Decreto - 635 de 1987.

- 688 de 1996.

- 28 de 1997.

- 619 del 2000.

Resolución - 2555 de 1988 del IGAC.

- 010911 de 1992 del Ministerio

de Salud.

- 449 de 1996.

- 807 de 1997 del DACD.

- 1053 del 2001 del DACD.

Ley - 80 de 1993.

- Y las demás que tengan

incidencia en el proceso.


4



DIVISIÓN: CARTOGRAFIA

PROCEDIMINETO: ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL

RESOLUCIÓN No.______

FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 1 DE 3

OBJETIVO: Mantener actualizada la información cartográfica del mapa digital.

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO

(ESTIMADO)

1

Demarcar aquellos sectores donde se presenten cambios dinámicos, a través de la comparación de la cartografía existente con

imágenes de satélite u ortofotos, se definen zonas a restituir. Se tendrán en cuenta los proyectos del plan de inversión de la ciudad, y

las necesidades de las demás entidades del orden Distrital.

Jefe De División

160 h.

* Variable

2

Elaborar los términos de referencia,

requerimientos técnicos del proceso, actualización de los mismos y cronograma de actividades.

Jefe De División 80 h.

3 Presentar a consideración de la Subdirección Técnica la propuesta.

Jefe De División 2 h.

4 Seguir proceso licitatorio. Jefe De División 3 meses

5 Supervisar el cumplimiento de las labores de interventoria con la empresa contratada.

Jefe De División (*)

6

Recibir a satisfacción los archivos digitales empalmados por niveles y por planchas escala

1:1000, además cartografía impresa en papel de seguridad.

Jefe De División (*)

7 Organizar e importar los archivos en formato.

e00. Profesional (*)

8 Solicitar a la oficina de Sistemas, bajar la información definitiva.

Profesional (*)

9 Validar la información digital, para garantizar que esté acorde con las especificaciones

Profesional (*)


5




PROCEDIMINETO: ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 DE 3

OBJETIVO: Mantener actualizada la información cartográfica del mapa digital.


(ESTIMADO)

técnicas del manual de niveles y variables del mapa digital.

Profesional (*)

10

Revisar las salidas gráficas y enviar a planoteca

para archivo y consulta. Informar a todos los usuarios sobre la vigencia de la misma.

Profesional (*)

11

Empalmar y reemplazar la información en los archivos digitales, por la nueva restitución, en cada una de las coberturas que conforman el mapa digital.

Profesional (*)

12 Organizar la información, metadatos, líneas de vuelo para la información de Internet, y para la

actualización de cartografía temática.

Profesional 16 h.

13 Cortar la cobertura por planchas a escala 1:1000.

Profesional 40 h.

14 Realizar control de calidad. Profesional 40 h.

15 Solicitar a sistemas traslado de información al espacio de trabajo definitivo.

Jefe de División 30 min.

16 Copiar y organizar los archivos provenientes de la Subdirección de Informática.

Variable. Depende

de ellos

17 Comunicar a las demás dependencias del DACD las rutas digitales donde se puede consultar la información.

Jefe de División 30 min

18 Elaborar actas de liquidación y finalización del contrato.

Jefe de División 2 h.

TOTAL 3 meses 14 dias 5 h

OBSERVACIONES: (*) Los tiempos son variables dependiendo del número de hectáreas contratadas y la ubicación de la mismas en la ciudad.


6




PROCEDIMINETO: ASIGNACIÓN DE EJES VIALES


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 1 de 1

OBJETIVO: Definir los ejes viales oficiales en la ciudad para asignación de nomenclatura.


(ESTIMADO)

1 Recibir manual y magnéticamente la solicitud. Secretaria 15 min.

2 Asignar a funcionario para estudio. Jefe de División 15 min.

3 Entregar a funcionario asignado por el jefe Secretaria 15 min.

4 Editar la ruta de la nueva incorporación. Profesional y/o Técnico 5 min.

5 Sobreponer la cobertura de malla vial según la Localidad.

Profesional y/o Técnico 5 min.

6 Localizar la zona a actualizar según la ZUN correspondiente.


7 Realizar el estudio de la solicitud. Profesional y/o Técnico 15 min.

8 Determinar y asignar los nuevos ejes viales con su respectivo generador.

Profesional y/o Técnico 2 h.

9 Ejecutar aplicación BDU para actualizar los

archivos gráficos de malla vial. Profesional y/o Técnico 2 min.*

10 Revisar consistencia de datos. Profesional y/o Técnico 20 min.

11 Guardar cambios. Profesional y/o Técnico 2 min.

12 Validar la información . Profesional y/o Técnico 15 min.

13 Actualizar la cobertura de malla vial oficial con

los cambios efectuados.

Administrador de la

malla vial 1 h.

14

Enviar a la dependencia solicitante para que se aplique en la asignación de nomenclatura a los

predios que se incorporaran en los archivos de Departamento.


15

Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser

incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria

Jefe División 15 min.

16 Descargar solicitud y archivar copia del oficio remisorio.

Secretaria 15 min.

TOTAL 5 h. 29 min

OBSERVACIONES: * Dos (2) minutos por arco.


7




PROCEDIMIENTO : ASIGNACIÓN PUNTUAL DE CODIGO DE SECTOR


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 1 DE 3

OBJETIVO: Asignar un identificador catastral denominado código de sector, que permite la ubicación cartográfica de las unidades prediales incluidas en el censo catastral.


(ESTIMADO)



3 Entregar al funcionario indicado por el jefe. Secretaria 15 min.

4

Confrontar información aportada con cobertura digital, archivo alfanumérico y demás información catastral, y determinar el área

sujeta a sectorizar. Si es necesario hacer resectorización se va al paso 6. De lo contrario se va al paso siguiente.

Profesional 1 h.

5

Asignar el nuevo código del sector a nivel barrio, manzana o predio, basados en lo establecido en el manual de sectorización.

a. Delimitar el nuevo sector en la cobertura de sectorización.

b. Asignar el número correspondiente.

c. Alimentar la base de datos tanto a nivel gráfico (ArcInfo) como alfanumérico (SIIC): Nombre, Código de barrio,

Vigencias de Formación, Vigencia de Actualización, Código de Zona, Localidad.

Dar respuesta mediante oficio remisorio a la oficina que hace el requerimiento.

Profesional* 1 h.

6

Solicitar mediante oficio, a la División de

Conservación, las coberturas del barrio en estudio, con su reporte de validación y el bloqueo de la información gráfica, mientras se

realiza el proceso.

Profesional* 30 min.

7 Solicitar por correo interno el bloqueo del sector en mencionar y generar el archivo

plano.

Profesional* 2 h.


8






FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 DE 3

OBJETIVO: Asignar un identificador catastral denominado código de sector, que

permite la ubicación cartográfica de las unidades prediales incluidas en el censo catastral.


(ESTIMADO)

8

Copiar en el espacio de trabajo las coberturas del barrio a trabajar. Si son rurales efectuar el

empalme de la información de las planchas escala 1:5000.

Profesional* 10 min.

9

Con los archivos gráficos y alfanuméricos

realizar estudio de la información, elaborar memoria técnica y la respectiva cartografía

Profesional* 960

10 Presentar a comité en la División y hacer los

ajustes necesarios. Profesional 120

11

Proyectar Resolución de homologación en la

que se incluyen los predios que presentaron cambio de código de sector para que se carguen los valores fijados, para la zona homogénea, previa verificación en el archivo

alfanumérico.

Profesional 480

12

Revisar la resolución y orientar al funcionario

sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección.

Jefe de División y/o Profesional

45

13

Enviar la resolución a la oficina Jurídica y

Dirección del Departamento para revisión, aprobación y numeración.

Profesional 30

14 Recibir resolución aprobada. Profesional 15

15

Enviar resolución a Informática para actualizar el código del sector de los predios en el archivo alfanumérico y solicitar el desbloqueo del

barrio.

Profesional 30

16

Actualizar la base de datos cartográfica a todos los predios que presentaron cambio en el

código de sector en las coberturas; Barrio, Lma, Lmas, Loteo, Construcción.

Profesional

3 dias variable. Depende del

sector. 1.440


9






FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 3 DE 3

OBJETIVO: Asignar un identificador catastral denominado código de sector, que

permite la ubicación cartográfica de las unidades prediales incluidas en el censo catastral.


(ESTIMADO)

17 Correr el validador al barrio para garantizar que la información se encuentre acorde con el

manual de digitalización.

Profesional Variable depende

del barrio.

240

18 Entregar, mediante oficio, el barrio a la División de Conservación para ser reemplazado en los

archivos definitivos.

Profesional 15

19 Elaborar y enviar oficio remisorio a la oficina solicitante, anexando ploteo del sector con la

nueva sectorización.

Profesional 15

20


incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria

Jefe de División 30

21 Actualizar cobertura de barrios. Profesional 30

22 Descargar solicitud del sistema y archivar copia de oficios.

Secretaria y/o Auxiliar

30

TOTAL 3 dias 39 h. 25 min.

OBSERVACIONES:

El cálculo de tiempo está para un promedio de sectorización de 50 manzanas. - * estas actividades pueden ser realizadas por contratistas.


10




PROCEDIMIENTO : CERTIFICACIÓN DE DROGUERIAS

RESOLUCIÓN No.______ FECHA: 10 / 03 /2004

HOJA No: 1 DE 2

OBJETIVO: Certificar distancia entre droguerías en cumplimiento de la Resolución

No. 10911 del 25 de noviembre de 1992 del Ministerio de Salud.


(ESTIMADO)




4

Revisar objeto de la solicitud y verificar que la

documentación aportada por el peticionario cumpla con lo exigido en la Resolución de trámites vigente en el Departamento*, en caso

contrario elaborar nota devolutiva al usuario justificando y solicitando la documentación faltante.

Técnico 10 min.

5 Localizar y establecer distancias preliminares entre los predios involucrados por medio de la cartografía digital.

Técnico 30 min.

6

Realizar visita a terreno. Medir en metros lineales el desplazamiento que debe realizar el peatón conforme al Código de Tránsito vigente

y determinar la distancia entre las droguerías ya existentes con respecto al predio donde se ubicará la nueva. Consignar en formato

establecido, junto con las observaciones a que haya lugar, haciendo conocer a los peticionarios lo observado en la diligencia.

Redactar acta y hacer firmar por el solicitante y los propietarios de las droguerías involucradas.

Técnico 2 h

7

Proyectar y elaborar la certificación y

entregarla junto con la radicación al Jefe para su respectiva revisión y firma.

Técnico 25 min.


11




PROCEDIMIENTO : CERTIFICACIÓN DE DROGUERIAS


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 DE 2

OBJETIVO: Certificar distancia entre droguerías en cumplimiento de la Resolución

No. 10911 del 25 de noviembre de 1992 del Ministerio de Salud.


(ESTIMADO)

8


incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria.

Jefe de División

30 min.

9 Enviar certificación al peticionario vía fax, correo certificado o personalmente.


30 min.

10 Descargar solicitud del sistema y archivar copia de oficios.


30 min.

TOTAL 5 h. 20 min.

OBSERVACIONES: * Resolución 594 del 26 de junio de 2002


12




PROCEDIMIENTO: COMERCIALIZACION MAPA DIGITAL


FECHA: 10 / 03 /2004

HOJA No: 1 de 2

OBJETIVO: Difundir y poner a disposición la cartografía básica a usuarios externos.


(ESTIMADO)




4 Recibir y realizar estudio de la solicitud. Evaluar si la cartografía solicitada es en

forma digital o impresa.

Técnico y/o Profesional

30 min.

5

Si es en forma impresa elaborar oficio de remisión a ventanilla de Tesorería Distrital

para generación de factura, imprimir el plano solicitado, recibir factura cancelada por el usuario y enviar al Jefe de División.


40 min.

9 Si es en forma digital, elaborar listado de planchas y niveles solicitados y realizar cotización de la información requerida.

Técnico y/o

Profesional 2 h.

10 Enviar cotización al interesado. Técnico y/o Profesional

20 min.

11 Recibir confirmación de la adquisición de la información por parte del interesado.


20 min.

12

Elaborar oficio de remisión a ventanilla de

Tesorería Distrital para generación de factura de pago y cancelación.


20 min.

13 Recibir del interesado medio magnético para

copiar la información y factura cancelada.

Técnico y/o

Profesional 10 min.

14 Buscar, desplegar y preparar la información del mapa digital.

Profesional 3 h.

15 Solicitar a sistemas copia de la información. Profesional 1 h.

16 Recibir de sistemas la información en medio magnético.

Profesional 40 min.



13






FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 2

OBJETIVO: Difundir y poner a disposición la cartografía básica a usuarios externos.


(ESTIMADO)

18 Entregar al Jefe de la División la información

lista para ser entregada al usuario. Profesional 20 min.

19


incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria.


20 Entregar a usuario. Secretaria 15 min.

21

Enviar mensualmente a la División Financiera

la relación de las ventas por concepto de comercialización, con copia del oficio de entrega al solicitante y factura.

Auxiliar Administrativo

1 h.

22 Descargar radicación del magnético y archivar copia del oficio.

Secretaria 30 min.

TOTAL 13 h. 5 min.

OBSERVACIONES:


14



DIVISIÓN: CARTOGRAFIA PROCEDIMIENTO:

CONVERSIÓN DE ANOTACIONES


FECHA: 10 / 03 /2004

HOJA No: 1 de 3

OBJETIVO: Generar una cobertura de subclase de anotaciones de acuerdo con las

normas técnicas establecidas en el manual de digitalización, para un barrio clasificado como urbano y sometido al proceso de unificación de nomenclatura.


(ESTIMADO)

1 Asignar sector a funcionario o contratista Profesional 10 min.

2 Abrir la sesión de ArcMap que contiene los datos básicos.

Técnico / Digitalizador*

5 min.

3 Seleccionar y exportar los niveles loteo y placas domiciliarias.


10 min.

4 Abrir el proyecto de ArcView existente que

contiene la aplicación.

Técnico /

Digitalizador* 2 min.

5 Eliminar los temas existentes en la vista. Técnico /


6 Agregar los temas de loteo, puntos de placa domiciliaria y malla vial al proyecto


5 min.

7 Guardar como nuevo el proyecto en el directorio correspondiente.


2 min.

8 Ejecutar la aplicación, ingresando los datos requeridos.


2 min.

9 Ejecución de la aplicación. Oficina de Sistemas

1 h.

10

Verificar en SIIC y corregir las

inconsistencias que genera la aplicación de ArcView en la sesión de ArcMap que contiene los datos básicos.


5 h.

11 Reportar las inconsistencias anteriores que afecten el SIIC, al responsable del proceso de unificación.

Técnico /


12 Efectuar revisión visual del dibujo de los arcos para detectar y corregir posibles errores.

Técnico /

Digitalizador* 1 h.


15




PROCEDIMIENTO: CONVERSIÓN DE ANOTACIONES


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 3




(ESTIMADO)

13 Cargar en ArcMap (nueva sesión) el nivel de

arcos (label) generado en el paso anterior.

Técnico /


14 Definir en propiedades del Data Frame, las propiedades de escala de referencia a 1:500 y

las unidades de mapa y display en metros.


2 min.

15 Definir al layer label, el tamaño del texto en cinco (5) y la orientación abajo y en el centro.


2 min.

16 Activar las etiquetas del layer label, en función de la nulidad del campo cod_int


2 min.

17

Exportar las etiquetas a anotaciones y guardar en Geodatabase ppimzon en un dataset nuevo: domisxxxxxx y el layer se llamará

placasxxxxxx


10 min.

18 Eliminar los layer de la ventana de ArcMap . Técnico /


19

Editar el tema labelxxxxxx en ArcView y se agrega la columna FEATUREID de tipo numérico y de longitud 10, se salva la edición

y se elimina del proyecto de arcview.


5 min.

20

Editar en ArcMap el shape labelxxxxxx, para calcular el campo FEATUREID con la

información del campo FID. Se salvan los cambios y se elimina el layer de ArcMap.

Técnico /


21

Exportar desde ArcCatalog, del Geodatabase

el Feature SIGNO. placasxxxxxx a cobertura en el espacio de trabajo: c:/anotaciones/bxxxxxx con el nombre de

salida snoxxxxxx y subclase "domi" .

Técnico /



16






FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 3 de 3




(ESTIMADO)

22 Ejecutar el aml anota.aml, con el comando &

runanota.aml, en ArcInfo Workstation.

Técnico /


23

Revisar la cobertura de anotaciones, resultado de este proceso. De ser incorrecto, orientar al

funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida corrección.

Técnico /


24 Copiar el archivo exportado que genera el

programa, a la carpeta definitiva.

Técnico /


25

Entregar por correo la cobertura de

anotaciones al Coordinador Grupo Actualización Cartográfica, de la División de Conservación.

Profesional 10 min.

TOTAL 9 h. 3 min.

OBSERVACIONES: - * Estas actividades pueden ser realizadas por un Contratista


17




ELABORACION DE CARTOGRAFIA TEMATICA

RESOLUCIÓN No.______ FECHA: 10 / 03 /2004

HOJA No: 1 de 2

OBJETIVO: Producción de cartografía específica, de acuerdo con los temas requeridos por los usuarios, a partir de los niveles existentes en el

mapa digital.


(ESTIMADO)




4 Estudiar la solicitud. Profesional 30 min.

5

Elaborar listado de cada una de las coberturas

a incluir en el mapa y su respectiva ruta de ubicación en el sistema.

Profesional 2 h.

6 Complementar información en caso de no

existir. Profesional 4 h.

7

Editar en el modo de ArcEdit, para ver el comportamiento de la información contenida

en las coberturas y la base de datos correspondiente.

Profesional 16 h.

8

Diseñar el programa o AML, que consiste en

crear rutinas que corren automáticamente entrelazadas para agilizar los procesos, adicionalmente deben estar incluidas las

coberturas, especificaciones de colores, textos, tamaños, escalas, y formatos de acuerdo al requerimiento.

Profesional 20 h.

9 Validar el programa para verificar su funcionamiento. Corregir los errores cuando se presenten.

Profesional 11 h.

10 Generar ploteo de prueba, para verificar consistencia de la información.

Profesional 2 h.

11 Revisar manualmente la primera copia del mapa. Comprobar que está dentro de los

Profesional 2 h.


18




PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE CARTOGRAFIA TEMATICA


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 2

OBJETIVO: Producción de cartografía específica, de acuerdo con los temas

requeridos por los usuarios, a partir de los niveles existentes en el mapa digital.


(ESTIMADO)

estándares establecidos en la División de Cartografía.

Profesional

12

Realizar ajustes al programa. Cada

modificación que vaya a efectuar al mapa indicar en el AML, ya que éste es un proceso iterativo y sistemático.

Profesional 10 h.

13 Realizar control de calidad, aprobar o modificar según sea el caso.

Profesional 4 h.

14 Realizar las correcciones indicadas. Profesional 5 h.

15 Plotear salida gráfica final. Profesional 30 min.

16 Elaborar oficio para la entrega oficial del plano

al interesado. Profesional 30 min.

17

Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser incorrecto, orientar al funcionario sobre las

inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria.


18 Descargar solicitud y archivar copia del oficio

remisorio. Secretaria 15 min.

TOTAL 3 Días. 6 h. 45 min.

OBSERVACIONES:


19




PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN DE NOMENCLATURA COMPONENTE HOMOLOGACIÓN


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No.: 1 de 2

OBJETIVO: Homologar la nomenclatura unificada por el DACD con las ESP


(ESTIMADO)

1 Preparar y asignar la información a

los auxiliares de campo. Profesional

Homologación * 7 sectores día

2 Recolectar la información en campo. Auxiliar de Campo * 100 Predios/día

3 Recepcionar la información de terreno.

Profesional

Homologación *

De acuerdo con el volumen

de la actividad anterior

4

Control de calidad Profesional Homologación*

Supervisor I Control

de Calidad

Por muestra

5 Depurar la información para trascripción. Auxiliar de Oficina * 200 predios /día

6 Transcribir la información. Auxiliar de Oficina * 500 predios/ día

7 Organizar y entregar los archivos físicos. Auxiliar de Oficina *

Semanalmente de acuerdo con la información recibida

8

Consolidar y entregar la información para migrarla a la Base de Datos.

Profesional Homologación *


9 Analizar y organizar la información de las ESP y DACD.


De acuerdo con la información que llegue de

las ESP

10 Preparar y asignar la información. Profesional

Homologación * 5 sectores /día

11 Homologar en oficina Técnico Digitalizador

* Depende de la información

de las ESP


20




PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN DE NOMENCLATURA COMPONENTE HOMOLOGACIÓN


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No.: 2 de 2

OBJETIVO: Homologar la nomenclatura unificada por el DACD con las ESP


(ESTIMADO)

12

Realizar control de calidad Profesional

Homologación * Supervisor I Control

de Calidad

Por muestra

13

Consolidar y entregar la información para migrarla a la Base de Datos.



14 Organizar y entregar los archivos digitales.



15 Consolidar la información en la base de datos.



16 Entregar información homologada a las ESP Profesional

Mensualmente en las reuniones de seguimiento

17 Realizar seguimiento a convenios con ESP Profesional

Mensualmente en las reuniones

de seguimiento

18 Desarrollar aplicaciones para agilizar todos los procesos

Profesional Especializado *

De acuerdo con las necesidades

19 Dar soporte a los procesos de homologación

Profesional Especializado *

Profesional De acuerdo con las necesidades

TOTAL

OBSERVACIONES: * Estas actividades pueden ser realizadas por contratistas.


21




PROCEDIMIENTO: PERITAZGO

RESOLUCIÓN No.

FECHA: 10 / 03 /2004

HOJA No: 1 de 2

OBJETIVO: Atender la solicitud de Inspecciones de Policía, Juzgados y otras

entidades, para colaborar en la ubicación de predios.


(ESTIMADO)




4

Estudiar y revisar el objeto de la solicitud, y

verificar que la documentación aportada por el peticionario cumpla con lo exigido en la Resolución de trámites vigente en el

Departamento, en caso contrario solicitar al despacho los soportes jurídicos. Archivar temporalmente la radicación a la espera de la

documentación faltante.

Técnico y/o

Profesional 15 min.

5 Localizar los predios involucrados en la Cartografía, ArcInfo y SIIC.


30 min.

6 Programar Visita a Terreno de acuerdo con el oficio de petición.


30 min.

7

Asistir a la inspección el día y hora señalada.

En terreno tomar la información para el predio que se indique en la diligencia.


3 h.

8

Evaluar los requerimientos del inspector y

determinar si los elementos aportados en la diligencia son suficientes para un concepto inmediato, o si necesita soportes adicionales

para un análisis posterior.

Técnico y/o

Profesional 1 h.

9

Confrontar la información tomada en terreno con la existente en el DACD. De ser necesario

ampliar la información, solicitar documentación al despacho o al interesado para identificar plenamente el inmueble.


8 h. 5 min.


22





RESOLUCIÓN No.

FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 2

OBJETIVO: Atender la solicitud de Inspecciones de Policía, Juzgados y otras entidades, para colaborar en la ubicación de predios.


(ESTIMADO)

10

Dar concepto por oficio a la autoridad competente, manifestando al despacho disposición para colaborar en caso de nueva

diligencia o aclaración. Adjuntar cartografía.


1 h.

11

Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser incorrecto, orientar al funcionario sobre las

inconsistencias observadas para su debida corrección y posterior entrega a Secretaria


12 Enviar copia de la Certificación al peticionario vía fax, correo certificado o personalmente.

Secretaria 15 min.

13 Descargar radicación del magnético y archivar

copia de la Certificación. Secretaria 15 min.

TOTAL 15 h. 45 min.

OBSERVACIONES: Los tiempos establecidos son con base en histórico, sin embargo

un peritazgo puede durar incluso varios días, cuando se suspende la diligencia.


23




PROCEDIMIENTO: RECTIFICACIÓN MASIVA DE

NOMENCLATURA


FECHA: 10 / 03 /2004

HOJA No: 1 de 2

OBJETIVO: Atender solicitudes internas y externas relacionadas con los procesos

De nomenclatura.


(ESTIMADO)



3 Entregar a funcionario asignado por el jefe Secretaria 15 min.

4 Editar la cobertura de malla vial según la Localidad.

Técnico y/o Profesional 5 min.

5 Localizar la zona a actualizar según la ZUN correspondiente.


6 Realizar el estudio de la Solicitud. Técnico y/o Profesional 15 min.

7 Realizar Visita a Terreno en caso de ser necesario.

Técnico y/o Profesional 3 h.

8 Determinar los cambios de los ejes viales con su respectivo generador.

Técnico y/o Profesional 2 h.

9 Ejecutar aplicación BDU para actualizar los

archivos gráficos de malla vial. Técnico y/o Profesional 2 min.*

10 Revisar consistencia de datos. Técnico y/o Profesional 20 min.

11 Guardar cambios. Técnico y/o Profesional 2 min.

12 Validar la información . Técnico y/o Profesional 15 min.

13 Actualizar la cobertura de malla vial oficial con

los cambios efectuados.

Administrador de la

malla vial 1 h.

14 Asignar la nomenclatura principal, secundaria e incluye y actualizar el archivo SIIC


15 Generar certificaciones de nomenclatura para ser entregadas a los propietarios junto con la respuesta de la solicitud.


16 Enviar a la oficina de conservación las modificaciones para actualizar el archivo gráfico.


17 Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser incorrecto, orientar al funcionario sobre las



24




PROCEDIMIENTO: RECTIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 2

OBJETIVO: Atender solicitudes internas y externas relacionadas con los procesos De nomenclatura.


(ESTIMADO)

17 inconsistencias observadas para su debida

corrección y posterior entrega a Secretaria Jefe de División

18 Descargar solicitud y archivar copia del oficio. Secretaria 25 min.

TOTAL 9 h. 24 min.

OBSERVACIONES: * Dos (2) minutos por arco


25




SUPERVISION DE CONTRATOS


FECHA: 10 / 03 /2004

HOJA No: 1 de 2

OBJETIVO: Realizar supervisión a los contratistas para que cumplan con el objeto pactado, dentro de los términos estipulados.


ESTIMADO

1

Recibir la supervisión del contrato que le fue

asignada. Delegar algunas supervisiones, cuando fuere necesario, en funcionarios que tengan experiencia, conocimientos y perfil para

su ejecución.


2 Elaborar Acta de Iniciación, asignar la delegación, junto con los documentos del

contrato.

Profesional 15 min.

3 Elaborar formatos para control de seguimientos, conforme al peso de las

actividades que se deben desarrollar.


1 h.

4 Asignar trabajo y distribuir las herramientas. Jefe de División y/o

Profesional 6 h.

5 Realizar el control y seguimiento, verificando avance de trabajo, confrontando informe de

actividades.


1 h. (*)

6

Realizar supervisión de contratos de acuerdo con lo establecido en el Manual de

Procedimientos Contratación Administrativa, elaborado por la Subdirección Administrativa y Oficina Asesora Jurídica.


(*)

7 Autorizar el pago al contratista, previa verificación del cumplimiento de la actividad programada.

Jefe de División y/o

Profesional 1 h.

8

Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida

corrección y posterior entrega a Secretaria


(*)


26




PROCEDIMIENTO: SUPERVISION DE CONTRATOS


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 2

OBJETIVO: Realizar supervisión a los contratistas para que cumplan con el objeto

pactado, dentro de los términos estipulados.


(ESTIMADO)

9 Aprobar la información, poner a disosición el trabajo contratado.


(*)

10 Proyectar y firmar acta de liquidación del contrato.


1 h.

TOTAL 11 h. 30 min.

OBSERVACIONES: (*) Actividades desarrolladas durante el tiempo de ejecución del contrato.


27




PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE

NOMENCLATURA


FECHA: 10 / 03 /2004

HOJA No: 1 de 3

OBJETIVO: Realizar el control de calidad al proyecto de Materialización de

Nomenclatura.


(VARIABLE)

1 Aprobar los materiales para fabricación de placas. Supervisor 15 días

2 Aprobar troqueles del proceso de materialización. Supervisor 15 días

3 Dar inducción de los procesos de materialización.

Supervisor y/o Profesional*

3 días

4

Revisar y realizar el control de

calidad plano y listado de materialización. 100%

Auxiliar* 1.125 predios / día

5

Revisar y realizar control de calidad

de los listados de placas viales generados por el Consorcio 100%.

Profesional 400 placas /día

6 Fabricar placas domiciliarias, según

listados entregados por el DACD Firma Contratista 1.200 placas/ día

7 Fabricar placas viales, según listados entregados por el DACD. Firma Contratista 300 placas/dia

8

Revisar en fábrica placas domiciliarias. Listados Vs fabricación 100%.

Auxiliar I* 225 placas / día

9 Revisar en fábrica placas viales. Listados Vs fabricación 100%. Auxiliar I* 270 placas / día

10 Afectar el SIIC de los sectores a materializar. Profesional* 3 sectores /día

11 Entregar informes de avance Profesional* 240 minutos


28




PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE NOMENCLATURA


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 3

OBJETIVO: Realizar el control de calidad al proyecto de Materialización de

Nomenclatura.


(VARIABLE)

acuerdo con el plano entregado por el DACD Profesional*

12 Instalar placas domiciliarias de Firma Contratista 200 placas / día

13

Instalar placas viales de acuerdo

con el plano entregado por el DACD.

Firma Contratista 90 placas / día

14 Revisar en campo la instalación de

placas domiciliarias 20% . Auxiliar I* 225 placas / día

15 Revisar en campo la instalación de placas viales 100% . Auxiliar I* 120 placas / día

16

Generar y firmar las certificaciones de cada predio con cambio de nomenclatura

Auxiliar I* 2.800 certificaciones / día

17

Entregar las carpetas de materialización, archivos fotográficos y carpetas de

certificaciones, como resultado del proceso de materialización.

Firma Contratista 2 sectores / día

18 Revisar en oficina las carpetas de

materialización 20%. Auxiliar I* 225 predios / día

19 Revisar en oficina las fotografías de los predios materializados 20% Auxiliar I* 400 fotos / día

20 Revisar en campo la consistencia del archivo fotográfico 5%. Auxiliar I* 40 predios / día


29






FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 3 de 3

OBJETIVO: Realizar el control de calidad al proyecto de Materialización de Nomenclatura.

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO (VARIABLE)

21 Revisar la carpeta de entrega de certificaciones. Auxiliar I* 225 Predios/día

22 Aprobar el sector materializado. Profesional* 2 sectores / día

23 Entregar el informe final. Supervisor y/o Profesional*

1.920 minutos

TOTAL

OBSERVACIONES: * Estas actividades pueden ser realizadas por un Contratista


30




PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN MASIVA DE

NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION


FECHA: 10 / 03 /2004

HOJA No: 1 de 3

OBJETIVO: Llevar a cabo el proyecto de Unificación y Materialización de Nomenclatura por localidades.


(ESTIMADO)

1 Definir la (s) localidad (es) a estudiar. Jefe de División 2 días

2 Elaborar estudios de factibilidad y conveniencia. Jefe de División 15 días

3 Seleccionar el personal. Comité de Selección 2 meses

4 Contratar el personal. Oficina Jurídica 1 mes

5 Asignar trabajo a contratistas dependiendo del cargo.

Profesional especializado

Cada Semana

6

Determinar los ejes intermedios de

nomenclatura vial por localidad y definir las respectivas ZUN. Presentar para aprobación del comité de malla vial.

Actualizar los archivos gráficos de malla vial y validación.

Contratista profesional especializado

Depende del tamaño de la

Localidad.

Promedio 1 mes

7 Actualizar malla vial en la cobertura oficial. Administrador de malla

vial 1 hora

8

Con base en la visita a campo y la malla vial oficial, asignar la nomenclatura domiciliaria

principal, secundaria e incluye. Contratista auxiliar

3.4 minutos

por predio

9 Realizar control de calidad. Profesional control de calidad

3 horas por sector

10 Crear la cobertura de puntos de nomenclatural vial y domiciliaria.

Contratista profesional

especializado

2.5 días por

sector


31




PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA Y

MATERIALIZACION


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 3

OBJETIVO: Llevar a cabo el proyecto de Unificación y Materialización de

Nomenclatura por localidades.


(ESTIMADO)

11 Ubicar manual de puntos que por medios automáticos no pegaron.


1 día por sector

12

Validar la información alfanumérica para garantizar la no duplicidad de la información y corrección de las bases de datos gráfica y

alfanumérica.

Profesional de planta y profesional contrato

2 día por sector

13

Generar las anotaciones a partir de la

cobertura de puntos, para ser entregadas a la División de Conservación.

Profesional de planta 1 día por

sector

14

Realizar control de calidad a la información

gráfica, generar listados de placas viales y domiciliarias y cartografía necesaria para la materialización.


2 horas por sector

15 Elaborar términos de referencia para contratar la materialización.

Jefe de División 15 días

16 Proceso licitatorio. Subdirección Técnica

Oficina Jurídica 3 meses

17 Adjudicación y legalización del contrato. Oficina Jurídica 5 días

18 Fabricación de placas viales. Firma contratista 1.6 minutos

por placa

19 Fabricación de placas domiciliarias. Firma contratista 0.4 minutos

por placa

20 Materialización de placas viales. Firma contratista 4.8 minutos por placa

21 Materialización de placas domiciliarias. Firma contratista 1.6 minutos por placa

22 Afectar el SIIC y entregar anotaciones de

nomenclatura a la División de Conservación. Profesional

2 horas por

sector


32




PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN MASIVA DE

NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION


FECHA: 10 / 03 /2004

HOJA No: 3 de 3

OBJETIVO: Llevar a cabo el proyecto de Unificación y Materialización de Nomenclatura por localidades.


(ESTIMADO)

23 Actualizar malla vial por: barrio /disco 2/

Profesional

10 minutos por

sector

24 Generar certificaciones. Contratista auxiliar 1 hora por

sector

25 Imprimir certificaciones. Contratista auxiliar 11 hojas por

minuto

26 Firmar certificaciones. Contratista auxiliar 0.16 minutos

por firma

27

Entregar certificaciones en los predios que

presenten cambios y recolectar firmas del formato correspondiente.

Firma contratista

0.5 minutos

por certificación

28

Homologar nomenclatura en bases de datos

de empresas de servicios públicos domiciliarios.

Profesional de planta Procedimiento

adicional

TOTAL

OBSERVACIONES:


33




PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN INCORPORACION

CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD


FECHA: 10 / 03 /2004

HOJA No: 1 de 3

OBJETIVO: Producción de cartografía especifica, de acuerdo con los temas

requeridos por los usuarios, a partir de los niveles existentes en el mapa digital.


(ESTIMADO)

1 Recibir manual y magnéticamente la solicitud. Secretaria. 15 min.


3 Entregar a funcionario asignado por el jefe Secretaria. 15 min.

4

Evaluar solicitud y revisar la documentación

aportada, que debe estar acorde con lo exigido por la resolución de trámites vigente en el DACD.

Profesional 2 h.

5 Determinar que los documentos sean suficientes. Si estos son incompletos va al paso 9.

Profesional 30 min.

6

Verificar áreas de los archivos alfanumérico, gráfico digital, documento jurídico y segundo original; si estas coinciden o las diferencias

están dentro de los rangos permitidos. Si las áreas entre el documento jurídico y

segundo original coinciden entre sí, pero no con la del archivo alfanumérico, va al paso 15.

Si las áreas entre el archivo alfanumérico, documento jurídico y segundo original discrepan entre si, va al paso 9.

Sí no está incorporado, va al paso 14

Profesional 3 h.

7

Confrontar la información jurídica aportada, contra la del archivo alfanumérico.

Concluye que los datos son coincidentes. El predio objeto de la petición está incorporado y las áreas entre los diferentes archivos

coinciden o están dentro de los rangos de

Profesional 2 h.


34




PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN INCORPORACION CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD


FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 2 de 3

OBJETIVO: Producción de cartografía especifica, de acuerdo con los temas requeridos por los usuarios, a partir de los niveles existentes en el

mapa digital.


(ESTIMADO)

diferencia permisible, pero requiere de

correcciones en el registro catastral, va al paso 15.

Profesional

8

Actualizar manualmente segundo original

indicando: Localización, Código de Sector, Nomenclatura, Matricula Inmobiliaria, Escritura y referencia del segundo original según el

DAPD .

Técnico 30 min.

9 Obtener boletín catastral, copia heliográfica del segundo original actualizado y cartografía

predial.

Técnico 30 min.

10

Elaborar oficio de respuesta para el DAPD, el

contribuyente y para remitir el segundo original a Planoteca. En caso de devolución sin incorporación en los archivos catastrales, el segundo original no se envía a Planoteca.

Profesional 1 h.

11

Preparar dos paquetes de respuesta: Uno con documentos jurídicos para el DAPD. Otro con

destino al contribuyente anexando boletín catastral, copia heliográfica y demás documentos, de acuerdo con instrucciones del

documento 2-200-02136 del DAPD. Juntos paquetes con su respectivo oficio.

Profesional 15 min.


13

Revisar el oficio contra el ArcInfo. De ser incorrecto, orientar al funcionario sobre las inconsistencias observadas para su debida

corrección. De lo contrario firmar oficios y entregar a Secretaria.



35






FECHA: 10 / 03 /2004 HOJA No: 3 de 3

OBJETIVO: Producción de cartografía especifica, de acuerdo con los temas requeridos por los usuarios, a partir de los niveles existentes en el

mapa digital.

14 Transferir radicación y archivar copia del oficio remisorio. FIN DEL PROCESO

Secretario y/o Auxiliar

3 min.

15

Si no está incorporado y las áreas del segundo

original coinciden con el documento jurídico o están dentro de los rangos de diferencia permisibles, verificar la existencia del gráfico

en medio magnético. Si las áreas entre el plano topográfico y el documento jurídico son inconsistentes, va al paso 9.

Profesional 2 h.

16 Si no viene el gráfico en medio magnético, digitalizar a partir del segundo original.

Profesional 4 h.

17 Elaborar oficio remitiendo a la oficina

competente y repetir pasos del 10 al 13. Profesional 1 h.

TOTAL 19 h. 3 min.

OBSERVACIONES:


36



TABLA DE CONTENIDO

Pg

MISIÓN 1

OBJETIVOS 1

NORMAS LEGALES 3

ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL 4

ASIGNACIÓN DE EJES VIALES 6

ASIGNACIÓN PUNTUAL DE CODIGO DE SECTOR 7

CERTIFICACIÓN DE DROGUERIAS 10

COMERCIALIZACION MAPA DIGITAL 12

CONVERSIÓN DE ANOTACIONES 14

ELABORACION DE CARTOGRAFIA TEMATICA 17

UNIFICACIÓN DE NOMENCLATURA COMPONENTE HOMOLOGACIÓN 19

PERITAZGO 21

RECTIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA 23

SUPERVISION DE CONTRATOS 25

SUPERVISIÓN MATERIALIZACION DE NOMENCLATURA 27

UNIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION 30

VERIFICACIÓN INCORPORACION CARTOGRAFIA CONVENIO DAPD 33


6.3 Indicadores de Gestión para la Racionalizaciòn de la Gestión Administrativa del D. A. C. d.

INDICADORES DE GESTION DICRIMINADOS POR DIVISIONES Y GRUPOS

INDICADORES GENERALES DE APLICACIÓN PARA LAS DIVISIONES DE CONSERVACIÓN Y CARTOGRAFIA

Nombre del Indicador Formulación Aplicable a:


Contratista

Conocimiento de la D.S.U. sobre requisitos de los tramites C.R.T

Radicaciones devueltas a Usuario C.R.T. = ----------------------------------------------- x 100

Radicaciones Recibidas de la D.S.U. X X

Estado de Eficacia Individual E.E.I

Radicaciones devueltas o Reasignadas E.E.I = ------------------------------------------------------- x 100 Radicaciones Solucionadas y Entregadas

X X Orientación incorrecta de Radicaciones en Ventanilla O.I.R.V.

Radicaciones Reasignadas a otros Grupos O.I.R.V. = ---------------------------------------------------------- x 100

Radicaciones Recibidas de la D.S.U. X

Verificación de Predios en Campo V.P.C.

Visitas a Terreno Ejecutadas V.P.C. = ------------------------------------------ x 100

Visitas a Terreno Programadas X

Seguimiento Actualización Cartográfica S.A.C.

Cantidad de Predios consultados con Cartografía Digital Desactualizada

S.A.C. = ---------------------------------------------------------------------------- x 100 Cantidad de Consultas a la Cartografía Digital

X X

Autocontrol y Eficacia A.E. Cantidad de Certificaciones (Boletines o Resoluciones) Devueltas para Corrección(es)

A.E. = ------------------------------------------------------------------------------------------ x 100 Cantidad de Certificaciones (Boletines o Resoluciones) Proyectadas

X

INDICADORES ESPECIFICOS A GRUPOS DIVISION DE CONSERVACION

GRUPO AVALUOS

Nombre del Indicador Formulación Funcionario de

Planta Contratista

Respuesta a Usuario Sobre estudios Económicos R.U.E.E.

# de Comités de Avaluos Realizados R.U.E.E. = ------------------------------------------------------ x 100

# de Comités de Avaluos Programados X

Eficacia Individual en Estudios Económicos E.I.E.E.

# de ZHF y G no aprobadas en Comité de Avaluos E.I.E.E. = ---------------------------------------------------------------------- x 100

# de ZHF y G Expuestas ante el Comité de Avaluos X X

Aprobación de Auto avalúos A.A.

# de Auto avalúos rechazados en Comité de Avaluos A.A. = ----------------------------------------------------------------------- x 100

# de Auto avalúos solicitados por Usuarios X X

GRUPOS MUTACIONES I, II y III

Nombre del Indicador Formulación Funcionario de

Planta Contratista

Tasa de Actualización de Predios T.A.P

# de Predios Conservados Indefinidos T.A.P. = ---------------------------------------------------------------------------- x 100

Total Meta de Predios para Actualización Ultima Vigencia X

Crecimiento Urbano Estimado C.U.E.

# de Predios Incorporados en el Periodo C.U.E = ------------------------------------------------------------------------------------------- x 100

Total de Predios del Distrito # de Predios Incorporados en el Periodo X X

Tasa de Segregación de Predios T.S.P.

# de Predios Segregados T.S.P. = ------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100

(Total de Predios del Distrito - # de Predios Matriz) + # de Predios Segregados X X

INDICADORES DE GESTION DIVISIÓN DE CARTOGRAFIA

GRUPO MAPA DIGITAL

Nombre del Indicador Formulación Aplica a:


Contratista

Proporción de Ingresos por Mapa Digital I.M.D.

# de ventas del Mapa Digital Impreso I.M.D. = --------------------------------------------------- x 100

Total de ventas del Mapa Digital X

Estado de Eficacia Salidas Digitales E.S.D.

# de Registros Digitales y Salidas Graficas No Conformes E.S.D. = -------------------------------------------------------------------------------- x 100

Total de Registros Digitales y Salidas Graficas del Periodo X X

GRUPO NOMENCLATURA

Efectividad en Incorporación de Ejes

Viales E.I.E.V.

# de campos no Conformes de los nuevos ejes viales incorporados E.I.E.V = ----------------------------------------------------------------------------------------- x 100

Total de Campos para la Cobertura de los Nuevos Ejes Viales Incorporados

X X

Estado de Cumplimiento de Actividades Planeadas con

Empresas Contratistas C.A.P.C.

# de Actividades Ejecutadas por el Contratista C.A.P.C. = ----------------------------------------------------------------------- x 100

# de Actividades Programadas según Cronograma X

Proporción de Error en Modificaciones a Malla

Vial por Sector E.M.M.V.

Cantidad de Registros No Conformes en Modificación a Cobertura de la Malla Vial del Sector

E.M.M.V. = ----------------------------------------------------------------------------------------- x 100 Total de Registros Modificados de la Cobertura de Malla del Sector

X X

Estado de Cumplimiento en Materialización de Placas Domiciliarias

C.M.P.D.

Cantidad de Placas Domicilias Materializadas C.M.P.D. = ------------------------------------------------------------------------------------------ x 100

Cantidad de Placas a Materializar según Cronograma de Actividades X

Crecimiento de Establecimientos de

Distribución de Farmacéuticos por

Sector C.E.F.

Droguerías Incorporadas al Sector C.E.F. = ----------------------------------------------- x 100

Total de Droguerías del Sector X X

Nombre del

Indicador

Recolección de la Variable de Entrada del Numerador

Recolección de la Meta y/o Referente de Entrada del Denominador

Observaciones



AD AS AQ AM D S Q M

C.R.T Coordinador X Coordinador X

E.E.I Coordinador X Coordinador X

O.I.R.V. Coordinador X Coordinador X

V.P.C. Coordinador X Coordinador X

S.A.C. Coordinador X Coordinador X

A.E. Coordinador X Coordinador X

R.E.E.E. Coordinador X Coordinador X

E.I.E.E. Coordinador X Coordinador X

A.A. Coordinador X Coordinador X

T.A.P. F. Depuración Cat. X Jefe de División X

C.U.E. Coordinador X Coordinador X

T.S.P. Coordinador X Coordinador X

I.M.D. Coordinador X Coordinador X

E.S.D. Coordinador X Coordinador X

E.I.E.V. Coordinador X Coordinador X

C.A.P.C. Jefe de División D D D D Jefe de División D D D D Según la duración del Contrato

E.M.M.V. Coordinador X Coordinador X

C.M.P.D. Coordinador D D D D Coordinador D D D D Según la duración del Contrato

C.E.F. Coordinador X Coordinador X

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CATASTRO DISTRITAL

DIVISION DE CONSERVACION

PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE DATOS JURIDICOS

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 2

FUNCIONARIO DSU

INICIO

Recepcionar los documentos necesarios para el tramite de acuerdo a lo exigido en la

resolución vigente de requisitos del DACD.


AUXILIAR ADMINISTRATIVO

TECNICO GRUPO MUTACIONES

Viene del procedimiento “ Radicacion de tramites correspondientes a otras dependencias del DACD” de D.S.U.

Asignar el tramite a funcionario Profesional

1

Confrontar información aportada

contra el SIIC y ArcInfo

Verificar y evaluar la información recibida (Tradición del predio,

Indicadores catastrales, ubicación y áreas)

¿Existen inconsistencias en la

información recibida?

SI

NO

Proyectar oficio para el usuario, explicando las causas de la

devolución y los documentos requeridos.

PROFESIONAL GRUPO MUTACIONES



PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE DATOS JURIDICOS

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 2

1

Afectar el SIIC, incorporando los nuevos

datos jurídicos y/o

corrección correspondiente.

Correcto

?

Devolver al funcionario para identificación y

corrección de inconsistencia

NO SI

Revisar la mutación contra el ArcInfo y el

SIIC.

COORDINADOR GRUPO MUTACIONES

Realizar deshoje entregar el

tramite al DSU

Boletín catastral informativoFIN



PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE PLANOS

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 2

FUNCIONARIO DSU

INICIO





COORDINADOR GRUPO ACTUALIZACIONCARTOGRAFICA


Asignar el tramite a funcionario

1

Consultar en el SIIC el

tramite mediante el cual fue incorporado o actualizado el predio y la fecha de la Visita

a Terreno

¿Se realizo visita a terreno?

SI

NO

Ubicar el Informe Técnico

FUNCIONARIO GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA

Es posible ubicar el predio de la cartografía a actualizar?

SI

NO

Enviar a Terreno para ubicar y medir

el predio.



PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE PLANOS

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 2

1

Solicitar con base al Informe Técnico de Visita el bloqueo

del barrio a modificar y efectuar la actualización

correspondiente.

Correcto?



NO SI

Revisar la actualización

contra el ArcInfo y el SIIC.

COORDINADOR GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA


tramite al DSU

Boletín catastral informativo


FIN


DIVISION DE CARTOGRAFIA

PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 2

INICIO

Demarcar sectores de cambios dinámicos, a través de comparación de la cartografía existente con imágenes de satélite u

ortofotos

JEFE DE DIVISIÓN

Elaborar términos de referencia, requerimientos

técnicos del proceso, actualización de los mismos y cronograma de actividades.

Presentar a consideración de la

Subdirección Técnica la propuesta para su

aprobación.

Seguir proceso licitatorio.

Supervisar cumplimiento de las labores de interventoria con la empresa contratada.

Recibir los archivos digitales empalmados por niveles y planchas escala 1:1000, además cartografía impresa en papel de seguridad.

Solicitar a la oficina de Informática, almacenar la información digital.

PROFESIONAL

1

Términos de referencia,

cronograma de actividades,

requerimientos técnicos.

Propuesta

Definir zonas a restituir.

Importar y organizar los archivos en formato. e00.



PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DEL MAPA DIGITAL

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 2

Validar información digital, para garantizar que este acorde con las especificaciones técnicas del manual de niveles y variables del mapa

digital

1

Revisar salidas graficas y enviar a planoteca para

archivo y consulta.

Empalmar y reemplazar la información en archivos digitales, por la nueva

restitución, en cada una de las coberturas que

conforman el mapa digital.

Organizar la información, metadatos, líneas de vuelo para

la información de Internet, y para la actualización de cartografía

temática.

Cortar la cobertura por planchas a escala 1:1000.

PROFESIONAL GRADO 20

JEFE DE DIVISION

Realizar control de calidad.

Solicitar a Informática el traslado de información al

espacio de trabajo definitivo.

Comunicar a las demás dependencias del DACD las rutas

digitales donde se puede consultar la información.

FIN

Elaborar actas de liquidación y finalización de contrato



PROCEDIMIENTO: ASIGNACION PUNTUAL DE CODIGO DE SECTOR

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 4

INICIO

Recibir radicación, o solicitud de usuarios

internos.

SECRETARIA

Revisar objeto de la solicitud

1

PROFESIONAL

Confrontar información aportada con cobertura digital,

SIIC y demás información catastral, que determine el área

sujeta a sectorizar.

Asignar el código del sector a nivel barrio, manzana o predio, basados en lo establecido

en el manual de sectorización.

JEFE DE DIVISIÓN

Asignar a funcionario

Requiere resectorizacion

?

NO

SI1

1

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 4

1

Solicitar mediante oficio, a la División de Conservación, las

coberturas del barrio en estudio, con su reporte de validación y el bloqueo

de la información.

Solicitar el bloqueo del archivo alfanumérico, a la Subdirección

Informática,

Solicitud de coberturas

Copiar en el espacio de trabajo las coberturas del barrio a trabajar.

Con los archivos gráficos y alfanuméricos realizar estudio de la

información, elaborar memoria técnica y la respectiva cartografía

Presentar a comité en la División y hacer los ajustes necesarios.

Proyectar Resolución de homologación en la que se incluyen los predios

que presentaron cambio de código de sector

Enviar la Resolución a la oficina Jurídica y Dirección del

Departamento para revision, aprubacion y numeracion.

2

1

1

JEFE DE DIVISION Y/O PROFESIONAL

Correcto?



NO

SI

Revisar la Resolución


PROFESIONAL




2

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 4

2

Entregar, mediante oficio, el barrio a la División de Conservación para ser

remplazado en los archivos definitivos.

Recibir resolución aprobada.

Actualizar la base de datos cartográfica a todos los predios que presentaron cambio en el código de

sector en las coberturas; Barrio, Lma, Lmas, Loteo,

Construcción.

Enviar resolución a Informática para actualizar el

código del sector de los predios en el archivo

alfanumérico y solicitar el desbloqueo del barrio.

Correr el validador al barrio para garantizar que la

información se encuentre acorde con el manual de

digitalización.

Elaborar y enviar oficio remisorio a la oficina solicitante, anexando ploteo del sector con la

nueva sectorización.

Correcto?



NO

SI

Revisar el oficio contra el ArcInfo

y el SIIC.

JEFE DE DIVISIÓN

3




3

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 4 DE 4

3

Descargar solicitud del sistema y archiva copia

de oficios.

PROFESIONAL

SECRETARIA

FIN

Actualizar cobertura de barrios.




4



PROCEDIMIENTO: ASIGNACION ZONA HOMOGENEA FISICA Y GEOECONOMICA

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 3

FUNCIONARIO DSU

INICIO

Recibir la solicitud y la radicación física y de forma magnética para

asignación a funcionario

GRUPO DE AVALUOS

COORDINADOR GRUPO AVALUOS

FUNCIONARIO RESPONSABLE AVALUOS


Revisar el expediente.

1

Consultar y evaluar la información recibida

para definir si es homologable.

Es homologabl

e?

Proceder a la homologación de la ZHF y los valores

para el predio objeto de estudio.

NO

SI

Proceder a realizar el estudio técnico

consultando planos de ZHF y G, y la

memoria del barrio generados por el

proceso de actualización

1

2




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 3

1

Alternativas en el

estudio

Cuando en el plano de ZHF y G existan predios con semejantes características

físicas que se ajustan a las de los predios de interés, se toma esta información para la

respectiva asignación. De ser necesario de hará visita a terreno para verificar su

ubicación y características

Cuando se compruebe que los valores de planos y memoria consignados no son

aplicables, se procede a realizar visita a terreno. De esta visita se toma información

indirecta del mercado inmobiliario en el sector (ofertas), y directa (encuesta de profesionales

inmobiliarios de ser necesario.

Diligenciar la planilla que resume los datos del estudio para su exposición en

Comité de Avaluos de la División.

Aprobar la asignación de ZHF y G,

2

COMITÉ DE AVALUOS DE LA DIVISION DE CONSERVACION

2




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 3

2

Existen inconsistencias

?

1

NO

SI

Elaborar la Resolución

FUNCIONARIO RESPONSABLE AVALUOS

Entregar el expediente con proyecto de Resolución al coordinador para su respectivo control de calidad.


Correcto?



NO SI

Enviar mediante oficio, el expediente a la Oficina Asesora de

Jurídica para su visto bueno y remisión para aprobación del Director

del Departamento.

FUNCIONARIO RESPONSABLE OFICINA JURIDICA


Asignar la radicación a Funcionario para afectar el SIIC

Enviar copia física y magnética de las Resoluciones a la Oficina Asesora de

Jurídica, para su publicación.

Transferir física y magnéticamente la Radicación al Grupo de Mutaciones para

finalización del trámite.

FIN



PROCEDIMIENTO: AUTOAVALUO

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 6

FUNCIONARIO DSU

INICIO

Recepcionar la solicitud.





1

Comprobar que la documentación aportada físicamente sea la

relacionada en el comprobante de radicación.

Recibir la radicación en el Sistema Integrado de Información Catastral (SIIC) y enviarla al Coordinador del

Grupo de avalúos para la asignación.

Es procedente procedente dar cumplimiento al

tramite?

Proyectar oficio para el usuario, explicando las

causas de la devolución y los

documentos adicionales requeridos.

NO

SI

FIN

Confrontar la documentación

presentada

Asignar la radicación a los

PERITOS a través del SIIC.




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 6

2

PROFESIONAL GRUPO AVALUOS

1

Abrir el expediente, diligenciando el FORMATO

CONS-001 – APERTURA DE AUTO DE PRUEBAS

Analizar la solicitud y si considera de obligatoria necesidad y/o

cuando el caso lo amerite, que el peticionario aporte una nueva

prueba, deberá solicitarla a través del FORMATO CONS-003 -SOLICITUD DE NUEVAS

PRUEBAS

Contactar telefónicamente al peticionario para concertar visita. De

no ser posible se programara por correo con no menos de ocho (8) días hábiles de anterioridad a la práctica de

la misma

Realizar inspección ocular con el fin de verificar las características del inmueble objeto de estudio y hace investigación de mercado inmobiliario en la zona.

Efectuar en oficina investigación directa e indirecta de mercado

inmobiliario

Realizar informe técnico y planillas para presentar el

caso en Comité de Avalúos de la División.

COMITÉ DE AVALUO

Deliberar y decidir si se acepta o no la auto-estimación del avalúo catastral presentada según estudio de mercado inmobiliario presentado por el

Perito




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 6

2

Fue aeptado?

Proyectar la Resolución de notificación de no aceptación de la auto-estimación de avalúo, exponiendo los motivos por los

cuales ha sido rechazado.

Entrega el informe técnico y expediente al Coordinador del

Grupo de Avalúos, el cual a su vez asigna

al funcionario de control de calidad

para su verificación.

SI

NO

ABOGADO GRUPO AVALUOS

TECNICO GRUPO AVALUOS

Entregar expediente a Auxiliar Administrativo para que proceda a numerar y fechar la Resolución de

notificación


Proceder a numerar y fechar la Resolución de

notificación

Realizar el deshoje

Elaborar relación remisoria con firma del

Coordinador de Grupo para su posterior

transferencia al SAU

1

FIN




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 4 DE 6

PROFESIONAL DE AVALUOS

Proceder a elaborar las Resoluciones de valores de terreno y de construcción

y entregar el expediente al Coordinador de Grupo

para su revisión, de haber sido aceptado el Auto –avaluo por el comité.

Llevar el caso al Comité de Avalúos de Dirección

(previamente programado por el Jefe de División)) para su

aprobación.

COORDINADOR GRUPO DE AVALUOS

Entregar el expediente al perito para que incorpore la

fecha de aprobación del Comité de Avalúos de

Dirección en las Resoluciones de valores.

Enviar proyectos de Resolución de valores de terreno y construcción para

el visto bueno a la Subdirección Técnica.

SUBDIRECCION TECNICA

Revisar y de ser necesario devuelve el expediente al Grupo de Avalúos para

correcciones

3

1




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 5 DE 6

Correcto?

Devolver al funcionario

para identificación y corrección de inconsistencia

NO

SI

3

Envíar el expediente a la Oficina Asesora

Jurídica.

OFICINA ASESORA JURIDICA

Verificar las Resoluciones de valores desde el punto de vista

jurídico y de ser necesario devuelve el expediente al Grupo de Avalúos para correcciones.

Entregar aprobadas las Resoluciones a la Dirección

del Departamento. Las resoluciones son firmadas

numeradas y fechadas en la Dirección y se devuelven a la

Oficina Jurídica.

Enviar expediente junto con las Resoluciones debidamente

numeradas y firmadas al Grupo de Avalúos de la Div. Conservación.

AUILIAR ADMINISTRATIVO

Comprobar que el expediente cuente con toda la

documentación relacionada y asigna al Coordinador de Grupo

4




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 6 DE 6

COORDINADOR GRUPO DE AVALUOS

Asignar a uno de los Abogados del Grupo, el expediente junto con la Resolución de valores

para que realice la resolución de notificación


Realizar el respectivo control de calidad y si no encuentra ninguna inconsistencia, la

Resolución es firmada por el Jefe de la División.

Correcto?

Reasignar nuevamente al abogado para que

realice las correcciones del caso.

NO

SI


Entregar la resolución firmada al técnico para

que se revise e incorpore la información

aprobada en el SIIC.

Entregar al Auxiliar Administrativo el expediente

para que proceda a numerar y fechar la

Resolución de notificación

Realizar el deshoje

FIN

4



PROCEDIMIENTO: CANCELACION DE PREDIO

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 2

FUNCIONARIO DSU

INICIO








1



Verificar y evaluar la información recibida (Datos

jurídicos, áreas e identificadores prediales que

determinen una doble incorporación)



SI

NO




FIN



PROCEDIMIENTO: CANCELACION DE PREDIO

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 2

1

Comparar los indicadores catastrales, áreas, datos

jurídicos.

Desbloquear el predio de interés de ser necesario.

Afectar el SIIC, para lo cual debe borrar el

predio formado y formar el conservado actualizado el código de sector del predio

que figura como conservado

Correcto?



NO SI

Revisar la mutación

realizada contra el ArcInfo y el

SIIC.



tramite al DSU


FIN



PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIÓN DE CABIDA Y LINDEROS

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 4

1

FUNCIONARIO DSU

Documen-tacion

requerida y

pertinente?

Oficio devolutivo al

usuario

INICIO

SI

NO

Recepcionar y revisar radicaciones contra la Relación de Entrega.






Solicitar telefónicamente los

documentos faltantes

La documentación faltante

fue aportada?

SI

Consultar e imprimir cartografía por

ArcInfo.

NO

FIN

Solicitar Cedula Física

PROFESIONAL ACTUALIZACION CARTOGRAFICA




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 4

2

1

Verificar y comparar la concordancia de los datos del

predio relacionados en la cartografía (manzana catastral),

el registro en el SIIC y la radicación.

Verificar si se presenta alguna inconsistencia por exceso o defecto en

diferencia en los datos de área por encima de los índices fijados de error (10% para predios mayores de 1000 mts2 y 3% para

predios menores de 1000 mts2)

Existe inconsistencia por exceso o

defecto?

1

SI

NO

NOÁrea >

1000 m2?

Solicitar visita a terreno

Levantamiento topográfico del predio en segundo

original de acuerdo a las normas de levantamiento (ligado a las coordenadas de

la ciudad) en medio magnético

SI

SI




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 4

2

Consulta el Plan De Desarrollo Urbanístico en

Planeación Distrital

Inconsistencia con la


1NO

SI

Recepcionar y evaluar informe técnico de Visita

a Terreno olevantamiento topográfico

Inconsistencia con la


1

Consultar folios de colindantes en

Notariado y Registro

NO

SI

Revisar el Tramite contra el ArcInfo y

SIIC

Oficio de Certificación Ejecutada

Actualizar registro en el

SIIC

Generar Certificación

1

COORDINADOR ACTUALIZACION CARTOGRAFICA

¿Existen

inconsistencias en la información recibida?

NO

3

SI



PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIÓN CABIDA Y LINDEROS

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 4 DE 4

3

Escrituras o promesa de venta, certificado de libertad vigente y

documentación anexa aportada por el usuario

Informes Técnicos y Cartografía

Devolver el Tramite a Funcionario DSU.

FIN

Correcto?



SI

NO

Realizar deshoje y retornar para entregar el

tramite al DSU

Enviar a Centro de

Documentación



PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION CARTOGRAFICA

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 2

FUNCIONARIO DSU

INICIO





PROFESIONAL GRUPO ACTUALIZACIONCARTOGRAFICA



1

Verificar si se cuenta con la información suficiente para

efectuar la actualización



SI

NO

Solicitar al coordinador o

funcionario solicitante allegue

la información faltante.

PROFESIONAL GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA

Solicitar bloqueo del barrio al

Coordinador y Administrador de

los archivos gráficos del DACD

FIN



PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION CARTOGRAFICA

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 2

1

Actualizar en la cartografía en Archivo

físico y Grafico.

Correcto?



NO

SI

Revisar la actualización



Realizar deshoje y entregar el

tramite al DSU


Validar el Archivo grafico y copiar a espacio definitivo.

Devolver la Radicación al grupo o Funcionario

correspondiente.

FIN

PROFESIONAL GRUPO ACTUALIZACION CARTOGRAFICA



PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION DE DROGUERIAS

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 3

INICIO

1

Revisar objeto de la Solicitud.

Realizar Visita a Terreno

1

SECRETARIA

Localizar y establecer distancias preliminares entre los predios involucrados por medio de la

Cartografía Digital.

SECRETARIA

Recibir radicación u oficio de solicitud


JEFE DE DIVISIÓN

Entregar al funcionario indicado por el jefe.

TECNICO

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 3

1

Medir en metros recorribles por el peatón y conforme al Código de Transito vigente, la distancia

entre las droguerías ya existentes y donde se ubicara la

nueva .

Consignar en formato establecido, junto con las

observaciones ha que haya lugar.

Redactar Acta y hacer firmar por el solicitante.

Proyectar y elaborar la certificación y entregarla junto con la radicación al Jefe para su respectiva revisión y firma.

Preparar y entregar la Certificación junto con la

radicación y la documentación aportada por

el solicitante al Jefe.

Certificación

JEFE DIVISIÓN

2




Correcto?



NO

SI

Revisar la Resolución


RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 3

2

FIN

Enviar copia de la Certificación al peticionario

vía fax, Correo certificado o Personalmente.

Firmar certificación

SECRETARIA Y/O AUXILIAR

Descargar radicación del magnético y archivar

copia de la Certificación.






PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION DE INFORMACION CATASTRAL

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 2

FUNCIONARIO DSU

INICIO








1



Verificar y evaluar la información recibida


Existe ausencia o disparidad entre la

información.?

SI

NO

Unificar la información

1



PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION DE INFORMACION CATASTRAL

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 2



SI

NO



1

Preparar e imprimir la Certificación

1

Correcto?



NO

SI

Revisar la certificación

realizada contra el ArcInfo y el

SIIC.



tramite al DSU


FIN


FIN




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 2

INICIO

SECRETARIA

Recibir solicitud.

Asignar a funcionario.

Realizar estudio y determinar la forma de

generación de la cartografía (digital o

impresa)

Efectuar la impresión a través del plotter.

Forma de generación

DIGITALIMPRESA

Definir con el usuario las características de la

información solicitada: Formato, medio magnético

de copia.

Elaborar oficio de remisión a ventanilla de Tesorería Distrital para generación

de factura de pago y cancelación.

1

1

JEFE DE DIVISIÓN

TECNICO Y/O PROFESIONAL

Elaborar listado de planchas y niveles

solicitados.

Realizar y enviar cotización, informar al interesado y recibir

confirmación de la solicitud.

Solicitud confirmada?

SI

NOFIN




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 2

1

Recibir del interesado factura cancelada y

medio magnético para copiar la información.

1

Buscar, desplegar y preparar la información del

Mapa Digital.

Solicitar a sistemas copia de la información.

Recibir de sistemas la información en medio

magnético.

Realizar control de calidad.

Devolver al Jefe la Información lista para ser

entregada al usuario.

JEFE DE DIVISIÓN

FIN

Correcto?



NO

SI

Revisar el oficio contra el ArcInfo

y el SIIC.

Entregar a usuario.

SECRETARIA

Descargar radicación del magnético y

archivar copia del oficio.




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 4

INICIO

PROFESIONAL

1

Asignar sector a funcionario o contratista

Eliminar los temas existentes en la vista.

Agregar los temas de loteo, puntos de placa domiciliaria

y malla vial al proyecto

Guardar como nuevo el proyecto en el directorio

correspondiente.

Ejecutar la aplicación, ingresando los datos

requeridos.

Seleccionar y exportar los niveles

loteo y placas domiciliarias.

TECNICO / DIGITALIZADOR

Abrir la sesión de ArcMap que contiene los datos

básicos.

Abrir el proyecto de ArcView existente que contiene la

aplicación.

Ejecución de la aplicación.

Oficina de Sistemas




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 4

1

Verificar en SIIC

Correcto?



NO

SI

TÉCNICO / DIGITALIZADOR

Efectuar revisión visual del dibujo de los arcos para

detectar y corregir posibles errores.

Cargar en

ArcMap (nueva sesión) el nivel

de arcos (label)

generado en el paso anterior.

Definir en propiedades del Data Frame, las

propiedades de escala de referencia a 1:500 y las unidades de mapa y

display en metros.

Definir al layer label, el tamaño del texto en

cinco (5) y la orientación abajo y en el

centro.

Activar las etiquetas del layer label, en

función de la nulidad del campo cod_int

Exportar las etiquetas a anotaciones y guardar

en Geodatabase ppimzon en un dataset

nuevo: domisxxxxxx y el layer se llamará

placasxxxxxx

2




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 4

2

3

Eliminar los layer de la

ventana de ArcMap .

Editar el tema labelxxxxxx en ArcView y se agrega la columna

FEATUREID de tipo numérico y de longitud 10, se salva la edición y

se elimina del proyecto de arcview.

Editar en ArcMap el shape labelxxxxxx, para calcular el campo FEATUREID con la información del campo FID. Se salvan los cambios y se elimina el layer de ArcMap.

Exportar desde ArcCatalog, del Geodatabase el Feature SIGNO. placasxxxxxx a cobertura en el

espacio de trabajo: c:/anotaciones/bxxxxxx con el nombre de

salida snoxxxxxx y subclase "domi" .

Ejecutar el aml anota.aml, con el comando & runanota.aml,

en ArcInfo Workstation.

Revisar la cobertura de anotaciones, resultado de este

proceso.

Correcto?



NO

SI

Copiar el archivo exportado que genera el programa, a la

carpeta definitiva.




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 4 DE 4

3

FIN

PROFESIONAL

Entregar por correo la cobertura de anotaciones al

Coordinador Grupo Actualización Cartográfica, de la División de Conservación.



PROCEDIMIENTO: ELABORACION CARTOGRAFIA TEMATICA

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 3

INICIO

SECRETARIA

Recibir solicitud.



Elaborar listado de las coberturas a incluir en el mapa y su respectiva ruta de ubicación en el sistema.

1

JEFE DE DIISION

SECRETARIA

Complementar información en caso de

no existir.

Editar en el modo de ArcEdit, para ver el

comportamiento de la información contenida en las coberturas y la

base de datos correspondiente.

PROFESIONAL

Estudiar la solicitud.

Información completa?

NO

SI




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 3

1

Generar ploteo de prueba

Plano

Revisar la primera copia del mapa. Comprobar que esta dentro de los estándares

establecidos.

Realizar ajustes al programa.

Realizar control de calidad

Correcto?

SI

2

Diseñar o corregir

el programa o AML

Validar la consistencia del programa y su funcionamiento

Correcto?NO

SI

Corregir los errores


correccion de inconsistencia

NO

Plotear salida grafica final.

Elaborar oficio para la entrega oficial del

plano al interesado.




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 3

2

Revisar el trámite contra documentación soporte

y/o ArcInfo y SIIC

Descargar solicitud y archivar copia del oficio remisorio.

FIN

SECRETARIA

Correcto? 1

Firmar oficios

NO

SI

Realizar control

de calidad.

JEFE DE DIVISION



PROCEDIMIENTO: ENGLOBES Y DES ENGLOBES

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 3

FUNCIONARIO DSU

INICIO








1



Verificar y evaluar la información recibida y los

archivos del Depto.





RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 3

1

Localizar en la cartografía existente, el predio matriz

y los predios a desenglobar o englobar.

Verificar la tradición del predio matriz registrada en el SIIC, con las escrituras y certificados de libertad de

los predios a desenglobar o englobar.

Constatar la correcta asignación de

matriculas inmobiliarias de los predios a desenglobar o

englobar, por parte de la oficina de registro.

Verificar que el reglamento de PH, escritura de reforma, especificacion de las áreas privadas de los predios a desenglobar o englobar.

Verificar que la sumatoria de los coeficientes presentados en el

reglamento sea el 100 %.

Confrontar en la cartografía los linderos del predio y predios

resultantes la cual debe coincidir con los datos de la

escritura.

Revisar la asignación de la zona geo económica para el sector y que se encuentre en el sistema

Tiene asignada ZHF y G

2

Solicitar al grupo de avaluos,

asignar zona geoeconomica a nivel predio o

manzana

SI

NO




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 3

2

¿Existen inconsistencias

en la información

recibida?

SI

NO



Afectar el SIIC Y el modulo grafico.

Correcto?



NO SI


SIIC.



tramite al DSU


FIN



PROCEDIMIENTO: NUEVA INCORPORACION

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 3

FUNCIONARIO DSU

INICIO








1



Realizar un estudio entre la información presentada y los archivos del Departamento


Localizar en la cartografía existente, el predio matriz y

la ubicación del predio a incorporar.




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 3

2

1

Verificar la tradición del

predio matriz registrada en el SIIC.

Constatar la correcta asignación de matriculas

inmobiliarias de los predios a incorporar, por parte de la

Oficina de Registro.

Confrontar los linderos y áreas presentados en

las escrituras de los predios a incorporar

Confrontar los linderos de las

promesas de venta de los predios a

incorporar

Revisar la asignación de la zona geo económica para el sector y que se encuentre en el sistema

Tiene asignada ZHF y G?

Solicitar al grupo de avaluos,

asignar zona geoeconomica a nivel predio o

manzana

SI

NO

Existen diferencias significativas en la

información aportada y la del

SIIC?

Adelantar visita a terreno a través del

funcionario que designe la

Coordinación.

NO

SI




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 3

2

Realiza la afectación en el SIIC y en el modulo

grafico, incorporando el nuevo predio con sus

datos jurídicos y cartográficos,

Es procedente procedente dar cumplimiento al

tramite?

Proyectar oficio para el usuario, explicando las

causas de la devolución y los

documentos adicionales requeridos.

NO

SI

Correcto?



NO SI

Revisar la mutación contra

el ArcInfo y el SIIC.


tramite al DSU



FIN

FIN




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 3

INICIO

SECRETARIA

1

Recibir manual y magnéticamente la

solicitud.

Revisar objeto de la Solicitud.

Localizar los predios involucrados en la Cartografía, ArcInfo y SIIC.JEFE DE DIVISION

SECRETARIA

Asignar a funcionario para

estudio.

Entregar al funcionario

indicado por el jefe.

TECNICO Y/O PROFESIONAL

Asistir a la inspección el día y hora señalada.

Programar Visita a Terreno de acuerdo al oficio de petición.

Asistir al lugar de la diligencia, toma información

en terreno para el predio que se indique en la

diligencia.

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 3

1

Evaluar los requerimientos del inspector y determinar si los elementos aportados en la diligencia son suficientes para un concepto inmediato

Dar concepto por oficio a la autoridad competente, manifestando al despacho disposición para colaborar

en caso de nueva diligencia o aclaración. adjuntando cartografía

Confronta la información tomada en terreno con la existente en el ArcInfo y

SIIC.

Se hace necesario ampliar

información.?

Solicitar documentación al despacho o al

interesado para identificar

plenamente el inmueble




2

NO

SI

Firmar certificación

Revisar el trámite contra el ArcInfo y SIIC.

JEFE DE DIVISION

Correcto el tramite?

Devolver y orientar al funcionario sobre las

inconsistencias observadas para su debida corrección.

NO

SI

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 3

2

FIN

Enviar copia de la Certificación al peticionario

vía fax, Correo certificado o Personalmente.

SECRETARIA

Descargar radicación del magnético y archivar

copia de la Certificación.




MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientoses un documento que sirveprincipalmente para guiar alos funcionarios nuevos y a losque laboran en LA DIVISIÓNDE CONSERVACIÓN en losprocedimientos que se debenseguir para realizar lasactividades propias de ladivisión.

ALCALDE MAYORLUIS EDUARDO GARZÓN

DIRECTORDepartamento Administrativo

de Catastro DistritalHERNANDO MALDONADO

PACHÓN

SUBDIRECTOR TÉCNICOWILLIAN CARDENAS OVALLE

JEFE DIVISIÓN DE CONSERVACIÓN

EDGAR ERNESTO TORRES CAICEDO

ELABORADO POR.SANDRA SORAYA HERRERA

RUIZProfesional especializado

COLABORADORESPROFESIONALES DIVISIÓN

CONSERVACIÓNPASANTES UNIVERSIDAD

LIBRE




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 3

INICIO

SECRETARIA

Recibir solicitud.



Localizar la zona a actualizar según la ZUN

correspondiente.

1

JEFE DE DIISION

SECRETARIA

TECNICO Y / O PROFESIONAL

Editar la cobertura de malla vial según la Localidad.

Realizar el estudio de la Solicitud.

Realizar Visita a Terreno en caso de ser necesario.

Determinar los cambios de los ejes viales con

su respectivo generador.

Ejecutar aplicación BDU para actualizar los

archivos gráficos de malla vial.




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 3

1

Generar certificaciones de nomenclatura para ser

entregadas a los propietarios junto con la respuesta de la

solicitud.

Enviar a la oficina de conservación las

modificaciones para actualizar el archivo

gráfico.


Correcto?

SI

2

Revisar consistencia de

datos.

Guardar cambios.



NO

Validar la información .

Actualizar la cobertura de malla vial oficial con los

cambios efectuados.

Asignar la nomenclatura principal, secundaria e incluye y actualizar el

archivo SIIC

ADMINISTRADOR DE LA MALLA VIAL

TECNICO Y / O PROFESIONAL

JEFE DE DIVISION




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 3

2

Descargar solicitud y archivar copia del oficio remisorio.

FIN

SECRETARIA



PROCEDIMIENTO: RECURSO DE REPOSICIÓN REVISIÓN DE AVALÚO CATASTRAL

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 7

FUNCIONARIO DSU

INICIO

Recepcionar la solicitud.




Recibir la radicación en el Sistema Integrado de Información Catastral (SIIC) y la envía al Coordinador del Grupo de avalúos para la

asignación.

1

Comprobar que la documentación aportada

físicamente sea la relacionada en el comprobante de

radicación.

COORDINADOR GRUPO AVALÚOS

Verificar la documentación presentada y asigna la

radicación a un Abogado

Realizar el análisis del expediente, en el cual debe verificar si cumple con los términos de notificación y calidad en que actúa el

solicitante

ABOGADO GRUPO AVALÚOS




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 7

2

1

Proceder a ratificar lo actuado o a concederle nuevas pruebas. Si el

abogado ratifica las actuaciones dadas por la División, procede a la elaboración

de la Resolución de notificación, exponiendo los motivos. Esta

Resolución es firmada por el Jefe de División.

COORDINADOR GRUPO AVALÚOS

Realizar el respectivo control de calidad y si no encuentra ninguna inconsistencia, la

Resolución es firmada por el Jefe de la División.

Correcto?

Reasignar nuevamente al abogado para que

realice las correcciones del caso.

NO

SI

TECNICO GRUPO DE AVALUOS

Revisar e incorporar la información aprobada en el

SIIC

Proceder a numerar y fechar la Resolución de notificación. Por otra

parte se realiza el deshoje



Decretar, si el Abogado procede y lo encuentra justificado, auto de pruebas y

se programa mediante telegrama la fecha de inspección al predio objeto de

reclamación. Entrega expediente al Coordinador de grupo




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 7

2

Asignar la radicación a un PERITO a través del SIIC. La labor de

transferencia de las mismas podrá desarrollarla un auxiliar del área.



Realizar inspección ocular con el fin de verificar las características del inmueble objeto de estudio y hace investigación de mercado

inmobiliario en la zona

Efectuar en oficina, investigación directa e indirecta de mercado

inmobiliario (estudio económico), para elaborar informe técnico.

El Perito confirma el estudio

realizado en la revisión de avalúo?

NO

SI

El estudio evidencia correcciones menores, que corresponden al aspecto físico (áreas, puntaje, usos, modelo

matemático, etc)?

NO

SI

Entrega informe técnico

directamente al supervisor de

control de calidad para su

revisión.

Presenta inconsistencia

el informe técnico?

NO

SI

Reasignar la radicación

nuevamente al Perito para que realice las

correcciones del caso y entregue

nuevamente para su visto bueno.

3





RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 4 DE 7

3


Asignar el expediente a uno de los Abogados del Grupo para que de acuerdo con las

pruebas aportadas tanto por el solicitante como del Perito, proyecte la Resolución de notificación, exponiendo los motivos por los

cuales se ha tomado la decisión


Entregar la resolución al técnico para que se revise e

incorpore la información aprobada en el SIIC.

Entregar el expediente al auxiliar administrativo para que proceda a numerar y fechar la Resolución de

notificación.


Elaborar relación remisoria con firma del Coordinador de Grupo

para su posterior transferencia al SAU.


Proceder a realizar informe técnico y planillas para

presentar el caso en Comité de Avalúos de la División,

cuando se presenten correcciones del aspecto

económico.

Deliberar y decidir si se acepta o no la corrección del

avalúo catastral según estudio de mercado

inmobiliario presentado por el Perito

COMITÉ DE AVALUOS

4




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 5 DE 7

4

5

Correcto?

Reasignar nuevamente para que realice las

correcciones del caso.

NO

SI

Proceder a elaborar las Resoluciones de valores de terreno y/o de

construcción (según sea el caso) y entrega expediente al Coordinador de

Grupo para su revisión.

COMITÉ DE AVALUOS


Llevar el caso al Comité de Avalúos de Dirección (previamente programado

por el Jefe de División)) para su aprobación.

Entregar el expediente al perito para que incorpore la fecha de aprobación del Comité de Avalúos de Dirección en las

Resoluciones de valores.

Enviar Proyectos de Resolución de valores de terreno y/o construcción (según sea el caso) para el visto bueno a la Subdirección Técnica

SUBDIRECCION TECNICA

Revisar el expediente

Correcto?

Reasignar nuevamente para que realice las


NO

SI

Verificar las Resoluciones de valores desde el punto de

vista jurídico y de ser necesario devuelve el

expediente al Grupo de Avalúos para correcciones

OFICINA ASESORA JURIDICA

1

2




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 6 DE 7

5

Entregar las Resoluciones de estas a la Dirección del

Departamento.

Enviar expediente junto con las Resoluciones debidamente numeradas y firmadas al Grupo de Avalúos de la Div.

Conservación

Comprobar que el expediente cuente con toda la documentación

relacionada y asigna al Coordinador de Grupo.

FUNCIONARIO DE CONTROL DE INFORMACION

FUNCIONARIO DE CONTROL DE INFORMACION

Asignar el expediente junto con la Resolución de valores es asignado a uno de los Abogados del Grupo para

que realice la resolución de notificación.


Realizar el respectivo control de calidad

Correcto?

Reasignar al abogado

nuevamente para que realice las


NO

SI

1

6




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 7 DE 7

6

JEFE DE DIVISION

Firmar por el Jefe de la División

Correcto?

Entrega el informe técnico y expediente al Coordinador del Grupo

de Avalúos

NO

SI

2

Asignar al funcionario de

control de calidad para su verificación

COORDINADOR DEL GRUPO DE AVALÚOS

FIN



PROCEDIMIENTO: REVISION DE AREAS DE TERRENO Y CONSTRUCCION, DESTINO, USO Y MEJORAS

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 6

FUNCIONARIO DSU

INICIO







Asignar radicación al Coordinador del grupo

Mutaciones II.

1

Asignar Tramite a uno de los funcionarios del

respectivo grupo.

Verificar si se cuenta con la información suficiente para

efectuar el trámite


FUNCIONARIO RESPONSABLE GRUPO MUTACIONES




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 6

2

1



SI

NO



Es necesaria Rectificación de área de terreno?

Oficio

Verificar la información pertinente a escritura pública, certificado de libertad

vigente y la requerida para predios urbanos o rurales con áreas de terreno

mayor de 1000 mts cuadrados.

solicitar ante Planoteca la cartografía donde se ubique el

predio (manzana catastral).

SI NO

Verificar basándose en la cartografía la información de linderos, área de

construcción y mejoras, destino y usos asignados respecto a la que refleja el

sistema SIIC.

FIN




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 6

3

2

¿Existen inconsistencias

entre la información recibida y la del

SIIC?

SI

NO

Adelantar visita a terreno a través del

funcionario que designe la

Coordinación.

Se solicita corrección de

estrato?

Entregar informe de visita al Coordinador para su respectiva revisión y

seguimiento de control de calidad.

Compara el certificado de estratificación DAPD anexo a la solicitud y la información SIIC.

SI

NO

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE TRABAJO DE CAMPO




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 4 DE 6

4

3


Revisar el informe contra el ArcInfo y SIIC.

Correcto?



NO

SI

FUNCIONARIO RESPONSABLE GRUPO MUTACIONES

Constatar la correcta asignación de matricula

inmobiliaria y nomenclatura

Verificar el reglamento de propiedad horizontal, según sea

el caso

Afectar el sistema ingresando en el SIIC los datos del informe conforme al trámite requerido

Tiene asignado el destino, uso y/o ZHF y G diferente al

común?

Solicitar al grupo de avaluos, realizar la asignación adecuada.

SI

NO




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 5 DE 6

5

4

Se solicita rectificación de área de terreno?

NO

SI

¿Hay lugar a corrección de la

información?

SI

NO

Generar boletín de la rectificación

ejecutada.

Remitir al grupo de Actualización Cartográfica para su incorporaron en el

sistema grafico.

Consultar el modulo de Notariado y Registro del

SIIC, los folios de los predios colindantes para

establecer si hay afectación sobre las áreas de los

predios vecinos..

Consultar los planos de desarrollo

urbanístico fijados a la fecha de formación

de la manzana del DAPD

¿Hay lugar a corrección de la

información?

SI

NO

Notificar mediante oficio al

usuario las irregularidades observadas.

FIN




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 6 DE 6

5

Correcto?



NO SI


SIIC.



tramite al DSU


FIN

FUNCIONARIO GRUPO MUTACIONES

Entregar al Coordinador Grupo Actualización

Cartográfica para que proceda a la actualización cartográfica en el modulo

grafico.




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 2

INICIO

JEFE DE DIVISIÓN

Recibir la supervisión

del contrato que le fue asignada

Elaborar Acta de Iniciación, asignar la delegación, junto con los documentos del

contrato.

1

PROFESIONAL

Asignar trabajo y distribuir las

herramientas.

Realizar el control y seguimiento, verificando

avance de trabajo, confrontando informe de

actividades.

Realizar supervisión de contratos de conforme al Manual de

Procedimientos Contratación Administrativa, de la Subdirección Administrativa y Oficina Asesora

Jurídica.

JEFE DE DIVISIÓN Y / O PROFESIONAL

1

Elaborar formatos para control de seguimientos, conforme al peso de las actividades que se deben

desarrollar.

Autorizar el pago al contratista, previa verificación del

cumplimiento de la actividad

programada.




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 2

1

Revisar el oficio contra el ArcInfo.

Correcto?NO

SI

1

Aprobar la información, poner a disposición el trabajo contratado.

Revisar y firmar acta de liquidación del contrato.

FIN




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 4

INICIO

SUPERVISOR

Aprobar los materiales

para fabricación de placas.

Aprobar troqueles del

proceso de materialización.

SUPERVISOR Y / O PROFESIONAL

Dar inducción de los procesos de

materialización.

1




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 4

Correcto?

SI



NO

AUXILIAR PROFESIONAL

1

Revisar y realizar el control de calidad plano y listado de materialización. 100%

Revisar y realizar control de calidad de los listados

de placas viales generados por el

Consorcio 100%.

Correcto?

SI

NO

Fabricar placas domiciliarias, según listados entregados

por el DACD

FIRMA CONTRATISTA

2




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 4

2

Revisar en fábrica placas domiciliarias. Listados Vs

fabricación 100%.

Revisar en fábrica placas viales. Listados Vs fabricación 100%.

Fabricar placas viales, según listados entregados por el

DACD.

AUXILIAR

PROFESIONAL

Afectar el SIIC de los sectores a materializar.

Entregar informes de

avance

FIRMA CONTRATISTA

Instalar placas domiciliarias de

acuerdo con el plano entregado por el DACD

Instalar placas viales de acuerdo con el plano

entregado por el DACD.

AUXILIAR

Revisar en campo la instalación de placas domiciliarias 20% .

3




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 4 DE 4

3

4

Revisar en campo la instalación de placas

viales 100% .

Generar y firmar las certificaciones de cada predio con cambio de

nomenclatura

FIRMA CONTRATISTA

Entregar las carpetas de materialización, archivos

fotográficos y carpetas de certificaciones, como resultado del proceso de materialización.

AUXILIAR

Revisar en oficina las carpetas de materialización 20%.

Revisar en oficina las fotografías de los predios

materializados 20%

Revisar en campo la consistencia del archivo

fotográfico 5%.

Revisar la carpeta de entrega de

certificaciones.

PROFESIONAL

Aprobar el sector materializado.

SUPERVISOR Y / O PROFESIONAL

Entregar el informe final



PROCEDIMIENTO: UNIFICACIÓN MASIVA DE NOMENCLATURA Y MATERIALIZACION DE LA MISMA

RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 4

INICIO

JEFE DE DIVISION

1

Definir la (s) localidad (es) a estudiar.

Elaborar estudios de factibilidad y conveniencia.

COMITÉ DE SELECCION

Seleccionar el personal.

Contratar el personal.

OFICINA JURIDICA

PROFESIONAL

Asignar trabajo a contratistas

dependiendo del cargo.

Determinar los ejes intermedios de nomenclatura vial por localidad

y definir las respectivas ZUN. Presentar para aprobación del

comité de malla vial.

CONTRATISTA PROFESIONAL

Actualizar los archivos gráficos de malla vial y validación.




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 4

1

ADMINISTRADOR DE MALLA VIAL

Actualizar malla vial en la cobertura

oficial.

CONTRATISTA AUXILIAR

Asignar la nomenclatura domiciliaria principal, secundaria e incluye


Correcto?

SI



NO

PROFESIONAL

Crear la cobertura de puntos de nomenclatural

vial y domiciliaria.

CONTRATISTA PROFESIONAL

Ubicar manual de puntos que por medios

automáticos no pegaron.

Validar la información alfanumérica para garantizar la no duplicidad de la información

y corrección de las bases de datos gráfica y alfanumérica.

PROFESIONAL

2




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 4

2

3

PROFESIONAL PLANTA

Generar las anotaciones a partir de la cobertura de

puntos, para ser entregadas a la División de Conservación.

Realizar control de calidad a la información gráfica, generar listados de placas viales y domiciliarias y cartografía necesaria para

la materialización.

PROFESIONAL

Correcto?

SI



NO

JEFE DE DIVISION

Elaborar términos de referencia para contratar

la materialización.

SUBDIRECCION TECNICA Y OFICINA JURIDICA

Seguir proceso licitatorio

Adjudicación y legalización del contrato.

OFICINA JURIDICA




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 4 DE 4

3

4

FIRMA CONTRATISTA

Fabricación de placas viales.

Fabricación de placas domiciliarias.

Materialización de placas viales.

Materialización de

placas domiciliarias.

PROFESIONAL

Afectar el SIIC y entregar anotaciones de nomenclatura a la

División de Conservación.

Actualizar malla vial por: barrio /disco 2/

Generar certificaciones.

AUXILIAR

Imprimir certificaciones.

Firmar certificaciones.

FIRMA CONTRATISTA

Entregar certificaciones en los predios que presenten

cambios y recolectar firmas del formato correspondiente.

PROFESIONAL

Homologar nomenclatura en bases de datos de empresas de servicios

públicos domiciliarios.




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 1 DE 5

INICIO

SECRETARIA

Recibir manual y magnéticamente la

solicitud.

Asignar a funcionario.

Revisar objeto de la solicitud

1

JEFE DE DIVISION

PROFESIOINAL

Documen - tacion

completa?

SI

NO

Verificar información jurídica

requerida

2

SECRETARIA

Entregar a funcionario asignado por el jefe




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 2 DE 5

1

2

Verificar

Si las áreas entre el documento jurídico y

segundo original coinciden entre sí, pero no con la del archivo

alfanumérico

Si las áreas entre el archivo alfanumérico, documento jurídico y

segundo original discrepan entre si.

Sí no está incorporado

4

2

3




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 3 DE 5

2

NO

Actualizar segundo original indicando: Localización, Código de sector, Nomenclatura, Matricula

inmobiliaria, Escritura, Vigencia de Formación.

Obtener boletín catastral, copia

heliográfica del segundo original actualizado y cartografía predial.

Información

consistente?

SI

4

TECNICO

3

2

Confrontar áreas descritas en

soportes

Esta incorporado

?

Información

consistente?

SI

Confrontar la información aportada con los archivos

(SIIC), (ArcInfo) y

cartografía o planos vigentes

SI

4NO

2NO

PROFESIONAL




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 4 DE 5

3

Correcto?

Orientar al funcionario sobre las

inconsistencias observadas

para su debida

corrección .

NO

SI


JEFE DE DIVISION

Revisar el oficio contra el ArcInfo.

Transferir radicación y archivar copia del

oficio remisorio.

FIN

SECRETARIA O AUXILIAR

NODevolución sin incorporación

en los archivos?

SI

Elaborar oficio de respuesta para el

DAPD, el contribuyente y para remitir el

segundo original a Planoteca.

Elaborar oficio de respuesta

para el DAPD, el contribuyente.

Preparar dos paquetes de respuesta

Documentos jurídicos y

oficio para el DAPD

Boletín catastral, copia heliográfica, oficio, y demás

documentos para el usuario.

3

5

Firmar oficios




RESOLUCION No:

FECHA:

HOJA: 5 DE 5

Elaborar oficio remitiendo a la oficina competente

verificar la existencia del gráfico en medio

magnético

PROFESIONAL

Las áreas entre el plano topográfico y

el documento jurídico son

consistentes?

NO

SI

2

Si no viene el gráfico en medio magnético, digitalizar a

partir del segundo original.

4

5

subdirecciÓn tecnica divisiÓn de cartografÍa manual …

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