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Stellungnahme des Allgemeinen Studierendenausschusses zur

Niederschrift über die Prüfung der Haushalts- und

Wirtschaftsprüfung des Allgemeinen Studierendenausschusses der

Carl von Ossietzky Universität für das Haushaltsjahr 2016

Zu den Punkten nehmen wir wie folgt Stellung:

1. Vorabbemerkung

Der AStA der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg dankt den Kassenprüfern Jan

Gudehus und Stefan Oberbörsch für die geleistete Tätigkeit.

Die rot markierten Bereiche sind Textstellen, die aufgrund des Haushaltsausschusses

ergänzt wurden

2. Einhaltung des Haushaltsplans

Zu den einzelnen Punkten:

(1) Bei der Planung des Haushaltsansatzes für Darlehen muss sowohl die Rückzahlung

als auch Titel 86371 AStA-Darlehen betrachtet werden. Beide Ergebnisse liegen

deutlich unter den Ansätzen, daher gilt der Deckungsvermerk. Der Ansatz wurde aus

liquiditätsgründen erhöht, da die niedersächsischen BaföG-Ämter im Jahre 2016 eine

neue Software (BaföG 21) erhielten. Diese neue Software lies eine verzögerte

Auszahlung vieler BaföG-Anträge erwarten. Mittlerweile hat sich das Land

Niedersachsen für die BaföG-Software der Firma Datagroup entschieden, die das

Studentenwerk Oldenburg vorher bereits genutzt hatte. Siehe dazu auch:

http://www.haz.de/Hannover/Aus-der-Stadt/Uebersicht/Neue-Software-sorgt-fuer-

Aerger-im-Bafoeg-Amt

(2) Ausgaben innerhalb von Titelgruppen sind deckungsfähig. (§20.1 LHO), daher keine

Mehrausgaben.


Mehrausgaben.


Minderausgaben.


Minderausgaben.


Mehrausgaben.


Minderausgaben.


Mehrausgaben.


Minderausgaben.

http://www.haz.de/Hannover/Aus-der-Stadt/Uebersicht/Neue-Software-sorgt-fuer-Aerger-im-Bafoeg-Amt

http://www.haz.de/Hannover/Aus-der-Stadt/Uebersicht/Neue-Software-sorgt-fuer-Aerger-im-Bafoeg-Amt

(10) Ausgaben innerhalb von Titelgruppen sind deckungsfähig. (§20.1 LHO),

daher keine Mehrausgaben.


daher in der Titelgruppe eine Mehrausgabe i. H. v. 2.933 €. Dies resultierte

größtenteils aus nicht intern verbuchten Cambio-Fahrten.








daher in der Titelgruppe eine Mehrausgabe i. H. v. 1.204 €. Grund hierfür waren

ungeplante Ausgaben im Bereich AStA-Zeitung.


daher in der Titelgruppe eine Mehrausgabe i. H. v. 1.204 €. Grund hierfür waren

ungeplante Ausgaben im Bereich AStA-Zeitung.





(18) Es wurden keine Feten durchgeführt, daher sowohl bei den Ausgaben, als

auch bei den Einnahmen (beide 30.000€) keine Buchung.


daher keine Minderausgaben.

(20) Der Abschluss des Haushaltsjahres 2015 lag zum Zeitpunkt der Einbringung

des Nachtragshaushalts 2016 nicht vor. Der Ansatz wurde zum Haushaltsansatz

2016 nicht verändert. Ausgaben innerhalb von Titelgruppen sind deckungsfähig.

(§20.1 LHO), daher keine Minderausgaben.




daher keine Minderausgaben.




daher keine Mindereinnahmen.


daher keine Mehrentnahmen.










daher keine Mindereinnahmen.





Es bleibt festzustellen, dass die vorgeworfene “hohe Zahl von Abweichungen” nicht nur nicht

nachvollziehbar, sondern durch die Landeshaushaltsordnung gedeckt ist. Die Abweichung

im Bereich der Titelgruppe 76 bzw. 77 ist durch einen Buchungsfehler zu erklären.

(Mitarbeiter falsch verbucht). Die Abweichung im Bereich Titelgruppe 62 beträgt 3 Cent, bei

einem Ansatz von 83.450 €. Da der Ansatz von der Titelgruppe 62 nicht den korrekten

Betrag, der nach § 29.3 der Satzung geregelt ist, abbilden kann (§2(3) FO), ist von einer

korrekten Ausführung auszugehen. Das Ergebnis des Haushalts 2016 macht überdeutlich,

dass die Einführung von vielen Titelgruppen, wie sie im Haushalt 2015 gemacht wurde, nicht

die Arbeitsfähigkeit der verfassten Studierendenschaft erhöht. Seit dem Haushalt 2017

wurde die Verwendung von Titelgruppen stark eingeschränkt.

3 Prüfung der Rechnungslegung

3.1 Belegprüfung

(1) Beleg-Nr. 07.021: Aus Sicht des AStA ist dieser Beleg vollständig.

Beleg-Nr. 12.338: Aus Sicht des AStA ist dieser Beleg vollständig.

Beleg-Nr. 02.109: Aus Sicht des AStA ist dieser Beleg korrekt.

Beleg-Nr. 06.007: Ware wurde Retourniert (Beleg 08.102), daher ist der Beleg aus Sicht des

AStA korrekt.

Beleg-Nr. 01.001: VBN-SemesterTicket-Abschlagszahlung, basierend auf dem VBN-

SemesterTicket-Vertrag, daher ist der Beleg aus Sicht des AStA korrekt.

Beleg-Nr. 03.006: VBN-SemesterTicket-Abschlagszahlung, basierend auf dem VBN-

SemesterTicket-Vertrag, daher ist der Beleg aus Sicht des AStA korrekt.

(2) Beleg-Nr. 03.337: Fachschaftenreferat befragen.

(3) Beleg-Nr. 12.356: Veranstaltung: WinterWunderland 2016

(4) Beleg-Nr. 11.107: Zahlungen wurden nur einmal erfasst und einmal Ausgezahlt.

Beleg-Nr. 11.801: Zahlung wurde nur einmal erfasst und einmal Ausgezahlt.

Beleg-Nr. 12.809: Auslagenerstattung wurde nur einmal getätigt.

Beleg-Nr. 12.807: Spende wurde nur einmal getätigt.

(5) Beleg-Nr. 06.128: Verstoß gegen § 19 (1) FO durch den Kassenverwalter. Allerdings kein

Schaden entstanden, da alle vier Referenten vorbildlich gearbeitet hatten (M. Bourehil, Rust,

Sill, Hoffmann). (AE-Zahlung)

(6) Beleg-Nr. 01.017 ½ und Beleg-Nr. 01.017 2/2 wurde als solche auf der

Kassenanordnung gekennzeichnet. Aktuell werden diese Buchungen mit dem Zusatz

a,b,c… gekennzeichnet und diese Irritationen zu vermeiden.

(7) Beleg-Nr. 03.913: Diese Belegnummer wurde nur einmal vergeben, Umbuchung von

Aufwandsentschädigungen am Haushaltsjahresende auf die korrekten Titel, daher ist dies

keine Stornobuchung. Die Anmerkung des fehlerhaften Kreuzes ist korrekt, sämtliche im

Bereich Finanzen tätige wurden auf die Bedeutung der Art der Kassenanordnung erneut

hingewiesen.

(8) Beleg-Nr. 04.801: 04.801 ½ und 04.801 2/2 wurde als solche auf der Kassenanordnung

gekennzeichnet. Aktuell werden diese Buchungen mit dem Zusatz a,b,c… gekennzeichnet

und diese Irritationen zu vermeiden. Lt. Kassenbuch wurden 688 € eingezahlt, damit sind die

Belege 04.801.½ und 2/2 korrekt. Der damalige Referent ärgert sich.

(9) Beleg-Nr. 02.346: Überweisung wurde nicht ausgeführt und neu unter dem Beleg 03.335

gebucht.

(10) Beleg-Nr. 02.346: Beleg mit Unterschrift am 28.03.2017 gehört ursächlich zur LuG-

Buchung am 10.04.2017 (Beleg 04.046), daher falsch zugeordnet. Beleg mit der Unterschrift

vom 10.03.2017 ist korrekt gebucht.

(11) Beleg-Nr. 02.336a: Beleg des Titels 45163 wurde am 21.03.2017 unter Beleg-Nr.

03.334 gebucht.

(12) Die Anmerkung der fehlenden Kreuze ist korrekt, sämtliche im Bereich

Fachschaftenreferat tätige wurden auf die Bedeutung der Art der Kassenanordnung erneut

hingewiesen.

(13) Die Anmerkung des fehlenden Kreuzes ist korrekt, sämtliche im Bereich Kultur tätige

wurden auf die Bedeutung der Art der Kassenanordnung erneut hingewiesen. Die

Reisekosten wurden an diejenige Person ausgezahlt, die die Reisekosten verauslagt hat.

Eine Auszahlung an die Referentin wäre auf Grund des Bankensystems in der Russischen

Föderation unverhältnismäßig kostenintensiv.

(14) Anmerkung ist korrekt, Buchungstag ist der 1.12.2016

(15) Die Anmerkung des falschen Kreuzes ist korrekt, sämtliche im Bereich FHSW-tätige

wurden auf die Bedeutung der Art der Kassenanordnung erneut hingewiesen.

(16) Beleg-Nr. 01.086: Erstattung einer Bafög-Abtretung durch die nds. Landeshauptkasse.

Die Überzahlung wurde der Darlehensnehmerin erstattet.

Beleg-Nr. 05.036: Im Beleg wurde eine Lastschrift-Storno “mitgebucht”, dies entspricht nicht

mehr den heutigen Buchungsstandards des AStA.

Beleg-Nr. 10.004: Erstattung einer Bafög-Abtretung durch die nds. Landeshauptkasse. Die

Überzahlung wurde dem Darlehensnehmer erstattet.

Beleg-Nr. 07.016: Teilbestellung wurde vom AStA storniert, daher “Nullsumme”.

Beleg-Nr. 12.811: Teilstorno wg. Rechenfehler bei Einzahlung.

(17) Beleg-Nr. 06.076: Erstattung SemesterTicket und gleichzeitige Verrechnung zwecks

Tilgung von Darlehen durch die Erstattung. AStA hat in diesen Fällen die

Buchungsrichtlinien verändert, dies sollte zukünftig zu mehr Nachvollziehbarkeit führen.

(18) Beleg-Nr. 07.815: Anmerkung ist korrekt, dies ist quasi ein Folgefehler, der aus der

Prüfung 2015 resultierend, bereits behoben wurde.

(19) Beleg-Nr. 10.824: Verstoß gegen § 19.8 FO durch den damaligen Kassenverwalter.

(20) Beleg-Nr. 04.501a: Das Buchungsdatum 04.04.2017 ist datumstechnisch dem

Haushaltsjahr 2017 zuzuordnen und kann daher nicht im Buchungssystem für das

Haushaltsjahr 2016 zu finden sein. Daher nach Ansicht des AStA völlig korrekt.

(21) Beleg-Nr. 09.808: Beleg liegt vor. Der damalige Kassenverwalter “sammelte” die Erlöse

aus den Verkäufen von ISIC-Karten. Dies erschien dem AStA weder transparent noch in

irgendeiner weise korrekt. Daher wurden die Belege 09.808 und 09.809 storniert und den

ISIC-Käufen zugeordnet (siehe auch Belege 09.810 ff.).

Beleg-Nr. 01.302: Beleg liegt vor. Aus Sicht des AStA ist dieser Beleg korrekt.

Beleg-Nr. 02.318: Beleg liegt vor. Kausalzusammenhang wurde bereits unter Anmerkung

(11) behandelt.

Beleg-Nr. 03.804: Beleg liegt vor. Der damalige Kassenverwalter “sammelte” die Erlöse aus

den Verkäufen von ISIC-Karten. Dies erschien dem AStA weder transparent noch in

irgendeiner weise korrekt. Daher wurden die Belege 03.804 storniert und den ISIC-Käufen

zugeordnet (siehe auch Belege 03.816 - 03.819).

Beleg-Nr. 05.084: Beleg liegt vor. Aus Sicht des AStA ist dieser Beleg korrekt.

(22) Dies wurde bereits im Kassenbericht zum Haushalt 2015 zu Recht moniert und diese

Praxis durch den AStA abgestellt. Transferbuchungen.

(23) Abrechnung von Vorschüssen: Durch die Verwendung der neuen Buchhaltungssoftware

“Redipro” erwartet der AStA eine Steigerung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit

gerade bei der Abrechnung von Vorschüssen.

(24) Beleg-Nr. 07.089: Dieser Beleg ist gerade kein Beispiel für Rücklastschriften und

Gebühren, da dieser Beleg nur Tilgungsbuchungen per Lastschrift enthält. Allerdings hat der

AStA in den angesprochenen Fällen die Buchungssystematik geändert, um hier den

korrekten Buchungsablauf darzustellen.

(25) Beleg-Nr. 12.037: Aus Sicht des AStA völlig korrekt gebucht. Der AStA vermutet ein

Verständnisfehler seitens der Kassenprüfer, da der Zusatz zum Etattitel 54776 Projekte

lautet: “Nicht aufteilbare sächliche Verwaltungskosten”. Dies umfasst unseres Erachtens

auch Anwaltskosten. Allerdings sorgt hier natürlich die massive Erhöhung der Titelgruppen

durch den AStA 2015 für unnötige Verwirrung.

(26) Beleg-Nr. 10.821: Dieser Beleg ist ein weiteres Beispiel für den unterschiedlichen

Umgang mit Vorschüssen in der Kassenverwaltung. In diesem Fall sollte ein Referent

Ballongas für die Aktion “Zelten statt Wohnen” besorgen. Der Vorschuss sollte hier zur

Sicherheit mit dem Arbeitsentgelt verknüpft werden. Natürlich rechnete der AStA-Referent

die Quittung am gleichen Tag ab, siehe Beleg 10.821 über 218,50 €. Der “storniert”-Vermerk

wurde mittels Post-it auf der Kassenanordnung vermerkt. Zusammenfassend kann der AStA

nur verdeutlichen, dass diese Vorgehensweise nicht dem derzeitigen Vorgehen entspricht,

im übrigen gelten die Aussagen aus der Tz. 23.

(27) Der AStA hat dazu in der Tz. 21 bereits Stellung bezogen.

(28) Beleg-Nr. 11.354: Die Druckerei war zu diesem Zeitpunkt die günstigste Druckerei, die

unter den gegebenen Rahmenbedingungen die AStA-Zeitung drucken konnte. Die

fehlerhafte Dokumentation liegt im Verantwortungsbereich des AStA.

(29) Beleg-Nr. 08.502: Gerade in diesem Fall hat sich der AStA besondere Mühe gegeben

ein preisgünstiges Angebot einzuholen. Die Jutebeutel wurde direkt aus China importiert und

stellten die günstigste Alternative dar. Die fehlerhafte Dokumentation liegt im

Verantwortungsbereich des AStA.

(30) Beleg-Nr. 10.010: Die Druckerei war zu diesem Zeitpunkt die günstigste Druckerei, die

unter den gegebenen Rahmenbedingungen drucken konnte. Die fehlerhafte Dokumentation

liegt im Verantwortungsbereich des AStA.

(31) Beleg-Nr. 11.028: Die AStA-Kalender wurden in der AStA-Druckerei gedruckt, daher

mussten die Bindereiarbeiten im Umkreis von Oldenburg durchgeführt werden. Die

Buchbinderei Bremen war die einzige Anbieterin. Vgl. § 3 Abs. 5.l VOL/A

(32) Beleg-Nr. 06.137: Nach den Fusionen im Bereich der Getränkeanbieter sind keine

weiteren Angebote hinzuzufügen. Vgl. § 3 Abs. 5.l VOL/A

(33) Beleg-Nr. 06.129: Dieses mobile Endgerät benötigte spezielle Software (für Hör- und

Sehgeschädigte) und Einstellungen, die nur durch die “PC-Retter” bereitgestellt werden

können. Vgl. § 3 Abs. 5.c VOL/A

3.2 Prüfung des Jahresergebnisses

Die Aufstellung erfolgte fristgemäß, wir bitten um Erläuterung wie der Vorwurf zustande

kommt.

Das Datum der pdf Datei entsteht immer Aktuell zu den Zeitpunkt wenn die Datei Exportiert

wird und eine pdf erstellt wird. Anscheinend hat dies zur Verwirrung geführt.

3.3 Prüfung des Vermögensverzeichnisses

Bei der Berechnung des Gesamtbetrages der Rücklagen ist den Kassenprüfern

offensichtlich ein Fehler unterlaufen, da die “Zahlungen zukünft. Haushaltsjahre” den

Rücklagen zugerechnet wurden. Einnahmen, die im neuen Haushaltsjahr fällig werden,

jedoch vorher eingehen sind im neuen Haushaltsjahr zu buchen und stehen somit außerhalb

des Haushalts. § 72 (4) LHO

Daher liegt der Gesamtbetrag der Rücklagen (abzgl. Sonderrücklage SemesterTicket) mit

413.774,32 € unter 50 % des durchschnittlichen Einnahmesolls der Jahre 2011 bis 2015 i. H.

v. 498.699,61 €.

Die Rücklage 62 wurde mit dem Haushaltsjahr 2017 ausgeglichen.

Das Problem der alleinigen Verfügung durch die Kassenverwalterin ist bisher nicht gelöst,

eine Rücksprache mit Redipro eröffnete auch keine Möglichkeit. Der AStA empfiehlt eine

Änderung der FO.

4 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

TGr. 67: Knapp 40 T€ dieses “Verlustes” fällt in die Vergütung von Hauptamtlichen, die bei

der Universität beschäftigt und unkündbar sind, daher ist es wirtschaftlicher die Druckerei

weiterzubetreiben.

TGr. 75: Im Haushaltsjahr 2017 standen den Ausgaben i. H. v. 374,32 € Einnahmen i. H. v.

640,29 € gegenüber. Lt. aktuellen Stand (9.11.2018) im Haushaltsjahr 2018 betragen die

Einnahmen 69 € bei 0 € Ausgaben. Daher ist eine Fortführung aus wirtschaftlicher Sicht

nach Ansicht des AStA nicht fraglich.

5 Einsatz von Personal und Sachmitteln

Sieht der AStA auch so.

6. Schwerpunktprüfungen

6.1 Kinderbetreuungszuschuss

19 Anträge wurden nicht fristgerecht eingereicht und ohne entsprechende Begründung

ausgezahlt.

Grundsätzlich verstehen wir uns als AStA in der Verantwortung Studierenden gegenüber,

die sich in einer besonderen Situation in ihrem Studium befinden und eine Hilfestellung

benötigen. Aus unserer Sicht sind Studierende die mit Kind(ern) studieren in einer

besonderen Situation. Bei den verspäteten Anträgen wird in der Beratung erfragt was der

Grund der verspäteten Abgabe des Antrages ist. Zum Teil ist es das Unwissen, dass ein

solcher Antrag gestellt werden kann. In anderen Fällen lagen die Unterlagen bzw. die

Nachweise zum Fristablauf noch nicht vor. Gerade hier sehen wir uns in der Verantwortung.

Vor dem Hintergrund das in viele Studierende davon betroffen sind das erst die BAföG

Anträge bearbeitet sein müssen bevor weitere Anträge z.B Wohngeldanträge bearbeitet

werden. Darüber hinaus ermöglicht die Ordnung ein solches Vorgehen. Dies ist im § 5

Absatz 3 wie folgt geregelt „Wird die Frist versäumt, wird der Antrag nachrangig zu allen

anderen fristgerecht gestellten Anträgen bearbeitet und ist eine Ablehnung des Antrages aus

Gründen fehlender finanzieller Mittel nach §9 Abs. 2 möglich“

Bei 31 Anträgen kann die Fristwahrung aufgrund eines fehlenden bzw. unvollständigen

Eingangsvermerkes nicht überprüft werden.

Da kein Vermerk enthalten ist gehen wir davon aus, dass diese Fristgerecht eingegangen

sind. Werden dies Zukünftig in einen anderen Bearbeitungsprozess optimieren.

Bei zwei Anträgen wurden Erstattungen für ein vergangenes Semester rückwirkend

ausgezahlt.

Diese Zahlungen wurden getätigt, nachdem die betroffenen Personen in der Beratung

waren. Die besondere Situation, in der die Studierenden sich zu diesem Zeitpunkt befunden

haben führten zu dieser Entscheidung. Voraussetzung ist das der Haushaltstitel, der für die

Teilerstattung der Kinderbetreuungszuschüsse vorgesehen ist noch über die nötige Deckung

verfügt. Weiteres regelt dazu §5 Absatz 3 der Ordnung

„Der'Antrag'ist'fristgerecht'zu'stellen.'Er'ist'dann'fristgerecht'gestellt,'wenn'er'bis'zum'

15.05.'für'das'Sommersemester,'für'das'Wintersemester'bis'zum'15.11.'beim'AStAS

Sekretariat'oder'der'HärtefallSSozialreferentin/'dem'HärtefallSSozialreferent'eingegangen'

ist.'Es'gilt'das'Datum'des'Poststempels'oder'die'Gegenzeichnung'der'Personen'nach'§1'

Abs.'2.'Wird'die'Frist'versäumt,'wird'der'Antrag'nachrangig'zu'allen'anderen'fristgerecht'

gestellten'Anträgen'bearbeitet'und'ist'eine'Ablehnung'des'Antrages'aus'Gründen'

fehlender'finanzieller'Mittel'nach'§9'Abs.'2'möglich.'In'begründeten'Fällen,'z.B.'bei'der'

Neuaufnahme'eines'Kindes'in'eine'Betreuungseinrichtung'ist'die'Überschreitung'möglich.“

Bei fünf Anträgen wurde keine Immatrikulationsbescheinigung eingereicht.

XYXYXY Matrikelnummer dieser Antrag ist nicht vollständig weder die Referentin aus dem

Legislatur 2015 noch die Finanzreferntin aus der Legislatur 2015 sind zum jetzigen Zeitpunkt

im AStA tätig so das keine weiteren Ausgaben zur Bearbeitung gemacht werden können.

XYXYXY Matrikelnummer die Antragstellerin war zu diesem Zeitpunkt im AStA tätig so lag

zur Erstellung ihrer Mitarbeiterakte die Immatrikulationsbescheinigung vor.

XYXYXY Matrikelnummer dieser Antrag ist nicht vollständig weder die Referentin aus der

Legislatur noch die Finanzreferntin aus der Legislatur 2015 sind zum jetzigen Zeitpunkt im

AStA tätig, so dass keine weiteren Ausgaben zur Bearbeitung gemacht werden können.

Bei zwölf Anträgen fehlt der Bedürftigkeitsnachweis.

Die Anträge werden mit den Anträgen der Semesterticketrückerstattung abgeglichen.

Darüber hinaus wurden die dann noch weiteren fehlenden Unterlagen von dem

Antragsteller_innen angefordert. Dies Vorgehen basiert auf den Absprachen mit Herrn

Jacobs. Dieser Teil des Berichtes ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht abgeschlossen.

Bei drei Anträgen wurden die erstatteten Kosten nicht vollständig nachgewiesen.

Wir gehen zum jetzigen Zeitpunkt davon aus das die

Betreuungseinrichtung/Betreuungsperson, die Antragstellerin und die Referentin in

gemeinsamen Austausch standen und auf dieser Grundlage eine Auszahlung angeordnet

worden ist.

Bei einem Antrag hat eine Auszahlung stattgefunden, bevor die Kostennachweise

nachgereicht wurden.

Wir gehen zum jetzigen Zeitpunkt davon aus das die

Betreuungseinrichtung/Betreuungsperson, die Antragstellerin und die Referentin in

gemeinsamen Austausch standen und auf dieser Grundlage eine Auszahlung angeordnet

worden ist.

Bei 45 Anträgen wurden keinerlei Kostennachweise eingereicht.

Die Anträge werden mit den Anträgen der Semesterticketrückerstattung abgeglichen.

Darüber hinaus wurden die dann noch weiteren fehlenden Unterlagen von dem

Antragsteller_innen angefordert. Dies Vorgehen basiert auf den Absprachen mit Herrn

Jacobs. Dieser Teil des Berichtes ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht abgeschlossen.

Darüber hinaus sind zum Teil die Kostennachweise auf den Anträgen vermerkt. Diese

Angaben erscheinen logisch und wahrheitsgetreu. Die Kosten für Flexible

Nachmittagsbetreuung der Universität sowie die Förderbeiträge sind der Summe nach dem

AStA bekannt.

Bei zwei Anträgen wurden Auszahlungen ohne entsprechende Genehmigung getätigt.

Es besteht die Möglichkeit das die Genehmigung per Mail oder mündlich weitergeben

wurden ist. Dies können wir zu diesem späten Zeitpunkt nicht mehr rekonstruieren, da der

Kassenverwalter nicht mehr im AStA tätig ist sowie die Härtefallsozialreferentin.

In einem Fall wurden einmal entstandene Kosten für dasselbe Kind doppelt erstattet. Die

Auszahlung erfolgte einmal an jedes Elternteil.

Dies ist zum Zeitpunkt der Auszahlung konform zur Ordnung getätigt worden. In der vorigen

Ordnung wurde nicht die Einschränkung bezogen auf pro Kind formuliert. Über diesen

Sachverhalt wurde der AStA und das Studierendenparlament informiert. https://asta-

oldenburg.de/wp-content/uploads/Protokoll-27.06.2016.pdf & http://stupa-oldenburg.de/wp-

content/uploads/2016/09/03_vorlaeufiges_stupa-protokoll_vom_29-06-16.pdf

In einem Fall wurden einmal entstandene Kosten für dasselbe Kind dreifach erstattet. Die

Auszahlung erfolgte an ein Elternteil doppelt, an das andere einfach.

https://asta-oldenburg.de/wp-content/uploads/Protokoll-27.06.2016.pdf



http://stupa-oldenburg.de/wp-content/uploads/2016/09/03_vorlaeufiges_stupa-protokoll_vom_29-06-16.pdf



Dieser Antrag wird rückwirkend noch einmal von den Härtefallsozialreferenten in der

Legislatur 2018/2019 geprüft und ggf. die zu viel gezahlten Beträge zurückgefordert.

XYXYXYX Martrikelnummer laut der Kassenprüfer wurden zu Unrecht 90€ ausgezahlt

obwohl diese Kosten nicht Erstattungsfähig sein sollen.

Laut § 3 Bewertungskatalog Absatz 3 Schulgeld, Essensgeld sowie Vereinsbeiträge, die

grundsätzlich durch das Gesetz zur Bildung und Teilhabe förderfähig sind, können nicht

bezuschusst werden.

Leistungen für Bildung und Teilhabe stehen Empfängerinnen und Empfängern von

Kinderzuschlag und Wohngeld zu zusätzlich zu diesen Leistungen werden sieben

Leistungen zur Bildung und Teilhabe zusätzlich berücksichtigt.

• eintägige Schul- und Kitaausflüge (tatsächliche Kosten),

• mehrtägige Klassen- und Kitafahrten (tatsächliche Kosten),

• der persönliche Schulbedarf (insgesamt 100 Euro jährlich),

• die Beförderung von Schülerinnen und Schülern zur Schule (tatsächliche

Kosten),

• Lernförderungen (tatsächliche Kosten),

• die Teilnahme an einer gemeinschaftlichen Mittagsverpflegung in Schule oder

Kindertageseinrichtungen (Zuschuss),

• die Teilnahme am sozialen und kulturellen Leben in der Gemeinschaft (wie im

Sportverein oder in der Musikschule in Höhe von 10 Euro monatlich).

• Das Bildungs- und Teilhabepaket besteht aus Geld- und Sachleistungen. Mit

den Sachleistungen wird sichergestellt, dass diese Leistungen die Kinder und

Jugendlichen im Sinne einer individuellen Förderung auch erreichen. (vgl.https://www.bmfsfj.de/bmfsfj/themen/familie/familienleistungen/kinderzuschlag/kinderzuschlag-und-

leistungen-fuer-bildung-und-teilhabe/73906?view=DEFAULT)

Bei den Erstattenden Summe von 90,00 € handelt es sich um den Anteil

„Studentenselbsthilfe Kindergarten und Krippe Küpkersweg“ Wie der Aufzählung oben zu

entnehmen ist werden Förderbeiträge für Bildungs- und Betreuungseinrichtungen nicht

gewährt. Dies wurde von Seitens des Vorstandes auch noch einmal bei der zuständigen

Behörde in Oldenburg erfragt, nachdem die Kassenprüfer_innen die Aufzählung abweichend

interpretiert haben. Die zuständige Sachbearbeiterin bestätigte unsere Annahme.

6.2 Prüfung der Rückerstattung von Semesterticketbeiträgen

79 Anträge wurden nicht fristgerecht eingereicht und ohne entsprechende Begründung

ausgezahlt.

Es wurden nur Anträge nach der Frist angenommen die nicht bei mit dritten

Abrechnungsfähig sind. Die Abrechnungsgründe für so ein solches Vorgehen sind

001 Fehlende Finanzielle Voraussetzungen. Studierende, die in diesen Erstattungsbereich

die Antragsberechtigung nachweisen können befinden sich einer ohnehin schwierigen

sozialen Situation. 007 Krankheit ist ein Grund der Antragstellenden Personen vorab

bekannt sein müssen. 006 Exmatrikulation ist unberührt von der Frist, da zu jeden Zeitpunkt

im Semester möglich. Wir sehen an dieser Stelle Nachbesserungsbedarf innerhalb der

Ordnung. Um dieser und weitere Punkte neu zu regeln wird auch in Absprache mit anderen

Stellen innerhalb der Universität ein Entwurf für eine neue Ordnung zu verfassen. Auch in

Zusammenhang mit der Einführung der Campus Card.

Bei 70 Anträgen kann die Fristwahrung aufgrund eines fehlenden bzw. unvollständigen

Eingangsvermerkes nicht überprüft werden.

Wir gehen zum jetzigen Zeitpunkt davon aus, dass die Anträge Fristgerecht eingegangen

sind. Wir werden zukünftig den Bearbeitungsprozess darauf hin anpassen. Dies haben wir

bereits in der Vergangenheit getan.

Bei einem Antrag widersprechen sich die Datumsangaben auf dem Antrag sowie beim

Eingangsvermerk.

Da ist entweder der Bearbeitenden Person oder der Antragsteller_in ein Fehler unterlaufen.

Auf einem Antrag fehlt der Ablehnungsvermerk.

Der zum Antrag beigefügte Ablehnungsbescheid kennzeichnet diesen Vorgang und

dokumentiert Grund, Datum und Bearbeiter_in. Selbstverständlich werden wir versuchen

zukünftig dieses Vorgehen zu optimieren.

Bei einem Antrag wurde eine Auszahlung getätigt, obwohl eine Ablehnung auf diesem

vermerkt wurde.

Die Antragstellende Person konnte glaubwürdig und nachweislich den Ablehnungsgrund

widersprechen. Der Bescheid einer Behörde wurde nach den Ablehnungsbescheid

ausgestellt. Somit ist es nicht selbst verschuldet zu der Verzögerten Abgabe der Unterlagen

gekommen. Da der Antrag dem Grunde nach Bewilligung würdig ist wurde ohne die

Einberufung der Kommission aber in Absprache der Antrag bewilligt.

Bei einem Antrag wurde eine Auszahlung ohne entsprechenden Genehmigungsvermerk

getätigt.

Dieser Punkt wird zukünftig besonders berücksichtigt. Zusätzlich werden die einzelnen

Schritte digital dokumentiert.

Bei sechs Anträgen wurden Erstattungen für ein vergangenes Semester rückwirkend

Ausgezahlt.

Es wurden nur Anträge nach der Frist angenommen die nicht bei mit dritten

Abrechnungsfähig sind. Die für so ein solches Vorgehen maßgeblichen Gründe sind

001 Fehlende Finanzielle Voraussetzungen. Studierende, die in diesen Erstattungsbereich

die Antragsberechtigung nachweisen können befinden sich einer ohnehin schwierigen

sozialen Situation. 007 Krankheit ist ein Grund der Antragstellenden Personen vorab nicht

immer bekannt sein müssen. 006 Exmatrikulation ist unberührt von der Frist, da zu jeden

Zeitpunkt im Semester dies möglich ist. Wir sehen an dieser Stelle Nachbesserungsbedarf

innerhalb der Ordnung. Um diesen und weitere Punkte neu zu regeln wird auch in

Absprache mit anderen Stellen innerhalb der Universität ein Entwurf für eine neue Ordnung

erarbeitet. Auch in Zusammenhang mit der Einführung der Campus Card.

Bei fünf Anträgen wurde keine Immatrikulationsbescheinigung eingereicht.

Vier der Anträge der genannten wurden im Wintersemester 2015/2016 und im

Sommersemester 2015 bearbeitet. Da die/der Härtefallsozialreferent_in zum jetzigen

Zeitpunkt nicht im AStA tätig sind können wir dazu keine Stellung beziehen. Ein Antrag ist

nicht im Angegebenen Ordner unter der Matrikelnummer zu finden. Es handelt sich

allersings um einen Antrag zur Ortsabwesenheit so das dass Ticket im Original vorlag.

Bei 18 Anträgen wurde eine alternative Wohngeldberechnung durchgeführt, ohne

dass für die dabei gemachten Angaben Nachweise vorliegen.

Die Nachweise lagen in der Beratung vor und waren nachvollziehbar. Darüber hinaus sind

die einzelnen Werte den Berechnungsbogen zu entnehmen. Darüber hinaus ist und wird in

Absprache mit den zuständigen Personen geprüft ob wir diese Daten und Bescheide über

einen Zeitraum von 8 Jahren überhaupt verwalten dürfen, ohne gegen die neuen

Datenschutzregelungen zu verstoßen.

Elf Anträge wurden unvollständig ausgefüllt.

Zum Zeitpunkt der Bearbeitung lagen alle ausreichenden Informationen vor. Die fehlenden

Angaben beeinflussen nicht die Richtigkeit der Angaben und der Bewilligung der Anträge.

Darüber hinaus werden die Bankverbindungen immer dann nicht in das Feld eingetragen,

wenn eine Verrechnung mit den Darlehen vorgenommen wird.

Bei vier Anträgen fehlt die Unterschrift der antragstellenden Person.

2 von vier Anträgen wurden von Personen gestellt, die sich zum Zeitpunkt der Antragstellung

nicht in Oldenburg befunden haben. Bei zwei weiteren Anträgen liegen uns keine

Informationen warum dies geschehen ist vor.

Ein Antrag lag zum Zeitpunkt der Prüfung nicht mehr vor. Auf Grundlage dieses Antrages

wurde eine Auszahlung getätigt.

Leider liegt uns nach wie vor der Antrag nicht vor. Da die Ablage von ehemaligen

Kassenverwalter übernommen wurde dieser aber nun nicht mehr im AStA tätig ist können

wir keine Angaben dazu machen. Um solche Defizite zukünftig zu vermeiden, werden die

Anträge nach Grund, Semester und Nachname abgelegt. So ist eine Übersichtliche Ablage

sichergestellt. Darüber hinaus wird die Ablage zeitnah zur Auszahlung vorgenommen.

In einem Fall wurden von derselben Person zwei Anträge für dasselbe Semester eingereicht

und beide genehmigt sowie ausgezahlt.

Dieser Antrag wurde in der Übergangszeit bearbeitet. Leider ist uns ein Fehler in diesem Fall

unterlaufen. Seit den WiSe 2016/2017 wird jeder Antrag digital erfasst und der

Bearbeitungsstand dokumentiert. So können Personen mit derselben Matrikelnummer keine

zwei Anträge stellen.

6.3 Prüfung des Autonomen feministischen Referates

Dieser Teil des Berichtes wurde vom Autonomen feministischen Referat verfasst. Dieser Teil

ist an das Ende des Aktuellen Berichtes beigefügt.

7 Empfehlungen

Durch den Einsatz der Buchhaltungssoftware von Redipro wird die Gewährung und

Abrechnung von Vorschüssen deutlich transparenter. Auch der Wechsel in der

Kassenverwaltung hat hier einen positiven Beitrag geleistet.

Der AStA wird dem Studierendenparlament vorschlagen den Titel 45262 Programm

(FemRef) in der TGr. 62 neu einzurichten.

Stellungnahme des Autonomen feministischen Referat

Anmerkung zu Punkt

52562 05.063 Tagessatz 250,00€,

45962 02.323 Tagessatz 250,00€

Die Differenz von 250€ lässt sich damit Begründen wie auf den Beleg vermerkt das die

Supervision einmal 1. Tag stattfand und bei den zweiten Belegt die Supervision an 2.

aufeinander folgenden Tagen stattfand. Somit ist der Tagessatz in beiden fällen der

identische nur die Anzahl der Tage weicht von einander ab.

Dies begründet sich damit das ein Termin ein Abschlusstermin war und im anderen Fall es

sich um einen Termin für ein neues Team handelt. Somit ist die zeitliche Differenz

nachvollziehbar. Grundsätzlich sind die Tagessätze unter den Ortsüblichen Sätzen für eine

Supervision. Diese liegen durchschnittlich bei Supervision für Gruppen und Teams: 165€ pro

90 min, zudem Kosten für die Anfahrt. Inhouse-Coachings für Unternehmen nach

Absprache, in der Regel 150-200 € pro Stunde plus Fahrtkosten.

Stellungnahme des autonomen feministischen Referats zu den Anmerkungen der Haushaltsprüfer_innen „Falscher Titel” Titel 52562 „Aus- und Fortbildung“ wird vom autonomen feministischen Referat für Finanzanträge und das sogenannte Programm, dass die Veranstaltung von Workshops und Vorträgen (Honorar, Hotelkosten, Verpflegung, etc.), sowie das Layouten oder den Druck des Programmheftes beinhaltet, verwendet. In den Workshops und Vorträgen werden die Teilnehmenden Aus- und Fortgebildet, was auch der Sinn der Finanzanträge ist. Um künftigen Verwirrungen entgegenzutreten, wird mit dem Haushaltsjahr 2019 der Titel „Programm“ eingeführt. Bezüglich der Belege 02.309 und 11.057 Ein feministisches Anliegen ist es, dass sogenannte Care-Arbeit wie Kinderbetreuung nicht nur auf den Schultern des FLTI* Elternteils liegt. Auch aus diesem Grund will das femref FLTI* Elternteilen gesellschaftliche Teilhabe ermöglichen. In diesem Fall ist der Besuch des Konzerte die Teilhabe, die ohne die Übernahme der Kinderbetreuungskosten nicht möglich wäre. Bezüglich Beleg 01.347 Das femref übernimmt auf Antrag die Druckkosten von Abschlussarbeiten, die ein feministisches Anliegen haben. Das war hier der Fall. Bezüglich Beleg 12.347 Im Haushaltsjahr 2016 wurden fünf Referent_innen verabschiedet. Dies macht ingesamt einen Betrag von 150,00€. Selbstverständlich wurden den Referent_innen nicht einfach Beträge im Sinne von Gutscheinen überwiesen. Die Referent_innen haben Geschenke für ihre Kolleg_innen in Vorkasse gekauft. Diese Beträge wurden ihnen erstattet. Die Geschenke wurden, wie im Protokoll festgehalten, als Anerkennung für ihre Mehrarbeit übergeben. Bezüglich der Belege 05.063 und 02.323 Es wurden Tagessätze von 250,00€ vereinbart. Das Grundsatztreffen vom 30.04.106 wurde an einem Tag abgehalten, das andere am 20.01.2017 und 21.01.2017 waren zwei Tage. In Grundsatztreffen werden die Arbeitsweise unter Supervision besprochen und festgelegt. Dies ist wichtig um arbeitsfähig zu sein. Es haben 7 Referent_innen teilgenommen. Bezüglich Beleg 08.080 Ein feministisches Anliegen ist die Aufklärung über sexuelle Selbstbestimmung und Praktiken. Gerade im Bereich BDSM ist ein sicherer Rahmen, frei von Diskriminierung wichtig. Es wurde keine Raummiete sondern ein Honorar für einen Vortrag übernommen, im Protokoll mit etc. angegeben. FLTI*-Studierende mit Interesse am BDSM profitieren von diesem Vortrag in Hamburg, weil sie sich dort anonym informieren und austauschen können. Außerdem ist Hamburg dank des Semestertickets in der Reichweite der Oldenburger Studierenschaft.

Bezüglich 06.040 und 05.062 Der Unterschied zwischen Beträgen ist damit zu erklären, dass im Beleg 06.040 lediglich eine Person transportiert wurde, während bei Beleg 05.062 auch Hilfsgüter transportiert wurden, außerdem konnten die Antragssteller_innen im Auto schlafen. Des weiteren sind die Antragsteller_innen Studierende der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg, deren ehrenamtliches Engaement sich positiv auf die eigene persönliche Entwicklung auswirkt. Bezüglich 01.071 Inhalt des Zirkusworkshops ist das vermitteln von Körperwahrnehmung und Akrobatik in einem gesicherten Rahmen. Ein feministisches Anliegen ist Wertschätzen und Erfahren des eigenen Körpers.

Zu Anlage 4

Nr.: Datum Titel Beleg-Nr. Begründung

1 2017.03.28

52562 03.344 Das Programm ist für die Aus- und Fortbildung von Personen, die an feministischen Themen interessiert sind, gedacht. Ab 2019 neuer Titel: “Programm”

2017.03.15


2017.03.15


2017.03.07


2017.01.25

52562 01.351 Das Programm ist für die Aus- und Fortbildung von Personen, die an feministischen Themen interessiert sind, gedacht. Alle Anweisungen, die mit dem Programm zusammenhingen wurden deshalb unter diesem Titel geführt. Ab 2019 neuer Titel: “Programm”

2017.01.18


2017.01.18


2017.01.11


2017.03.28


2017.03.27


2017.02.24

52562 02.361 Kosten die im Rahmen des Programms auftreten werden in 52562 abgerechnet

2017.02.09


2017.02.06


2017.02.06


2016.12.06

41262 12.031 Wurde versehentlich als Aufwandsentschädigung abgerechnet, hätte als Geschäftsbedarf abgerechnet werden sollen

2016.11.29


2016.11.29

52562 11.364 Wird aktuell und in Zukunft über 51162 Verbrauchsmittel abgerechnet

2016.11.25


2016.09.22


2016.09.09


2016.08.30


2016.08.19


2016.08.19


2016.08.19


2016.08.19


2016.11.18


2016.11.18


2016.11.1 52562 11.317 Das Programm ist für die Aus- und Fortbildung von

8 Personen, die an feministischen Themen interessiert sind, gedacht. Ab 2019 neuer Titel: “Programm”

2016.11.18


2016.11.10


2016.10.26

52562 10.119 Kosten die im Rahmen des Programms auftreten werden in 52562 abgerechnet

2016.10.20


2016.10.20


2016.10.20


2016.10.20

52562 10.095 Es handelt sich hierbei um einen Finanzantrag bei dem ein Teil der gedruckten Flyer ans Femref zum auslegen gingen. Es handelt sich nicht um Werbung für das Femref

2016.10.11


2016.09.22


2016.07.20


2016.04.20


2016.06.15


2016.06.15


2016.06.15

52562 06.094 Das Programm ist für die Aus- und Fortbildung von Personen, die an feministischen Themen interessiert sind,

gedacht. Ab 2019 neuer Titel: “Programm”

2016.06.23


2016.06.23


2016.07.08

52562 07.044 Artikel wie Aufnäher, Buttons und Sticker werden über das Archiv abgerechnet, das Archiv des Femref ist für Archivierung und Weitergabe von politischen Inhalten

2016.07.08


2016.07.08


2016.07.08


2016.07.08


2016.07.20


(2) 2016.07.08

52562 07.046 Flüchtigkeitsfehler, da das femref einen Satz für die Bezahlung von Referent_innen hat, dieser wurde hier angewandt. Das Programm ist für die Aus- und Fortbildung von Personen, die an feministischen Themen interessiert sind, gedacht. Ab 2019 neuer Titel: “Programm”

(3) 2016.07.08

52562 07.049 Flüchtigkeitsfehler, der heute nicht mehr zurückverfolgbar ist

(4) 2016.09.22

45162 09.098 Flüchtigkeitsfehler, der heute nicht mehr zurückverfolgbar ist

Zu Anlage 5 Nr.: Datum Titel Beleg-Nr. Begründung

(1) 2016.11.18

52562 11.328 Wurde versehentlich abgerechnet, aktuelle Richtlinie des FemRefs ist keine Verpflegung bei Konferenzen zu

übernehmen

(2) 2017.02.03

52562 02.309 Teilnahme am gesellschaftlichen Leben (Konzert) trotz Elternschaft

(3) 2016.11.14

52562 11.057 Teilnahme am gesellschaftlichen Leben (Konzert) trotz Elternschaft

(4) 2016.12.06

52562 12.036 Wurde versehentlich unter falschem Titel abgerechnet, hätte 51162 Geschäftsbedarf sein sollen

2017.01.18

45162 01.315 Anerkennung des Mehraufwands

2017.01.25

45162 01.347 Das Femref übernimmt Finanzanträge für die Übernahme vom Druck einer Abschlussarbeit

2016.12.22

45162 12.374 Anerkennung des Mehraufwands

(5) 2016.05.13

52562 05.063 Tagessatz 250,00€, Supervision, erarbeiten einer Arbeitsbasis für das gemeinsame Jahr

(6) 2017.02.06

45962 02.323 Tagessatz 250,00€, Supervision, erarbeiten einer Arbeitsbasis für das gemeinsame Jahr

(7) 2016.08.19

52562 08.080 Finanzantrag: Fort- und Ausbildung der FLTI* Studierendenschaft durch Vorträge. Aufklärungsarbeit über BDSM

2017.01.27

52562 01.071 Das Programm ist für die Aus- und Fortbildung von Personen, die an feministischen Themen interessiert sind, gedacht. Ab 2019 neuer Titel: “Programm”. Außerdem: Körperarbeit, Vermittlung von positiver Körperwahrnehmung

2016.06.03

52562 06.040 Reisen einer Einzelperson zum Zielort.

2016.05.13

52562 05.062 Mitnahme von Hilfsgütern. Übernachtung im Auto.

stellungnahme des allgemeinen studierendenausschusses zur ... · niederschrift über die prüfung...

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