starfsmannastefnur+ sveitarfélaga, samanburður+ og...
TRANSCRIPT
Starfsmannastefnur sveitarfélaga, samanburður og greining
Halldór Halldórsson og Gylfi Dalmann Aðalsteinsson
W15:12 Desember 2015
ISSN 1670-7168
INSTITUTE OF BUSINESS RESEARCH
WORKING PAPER SERIES
Halldór Halldórsson Háskóli Íslands Gimli v/Sæmundargötu 101 Reykjavík Ísland Sími: 5254500 Tölvupóstur: [email protected]
Gylfi Dalmann aðalsteinsson Háskóli Íslands Gimli v/Sæmundargötu 101 Reykjavík Ísland Sími: 5254500 Tölvupóstur: [email protected]
Institute of Business Research School of Business University of Iceland
Gimli by Saemundargata 101 Reykjavík
Iceland www.ibr.hi.is
2
Útdráttur
Starfsmannastefna er yfirlýsing skipulagsheildar í
starfsmannamálum og greinir frá hvernig starfsmannamálum er
fyrirkomið í skipulagsheildinni, hvers konar umhverfi
starfsmönnum er búið og hvaða kröfur eru gerðar til starfsmanna.
Með starfsmannastefnu er skipulagsheildum auðveldað að nýta
mannauðinn á sem skilvirkastan hátt og ná þannig fram helstu
markmiðum sínum. Þessi rannsókn greinir inntak
starfsmannastefnu allra þeirra sveitarfélaga sem hafa samþykkta
starfsmannastefnu. Þó að hlutverk sveitarfélaga samkvæmt lögum
sé hið sama þá eru þau að mörgu leyti ólík. Stærð þeirra er misjöfn
sem og grunngerðin. Mörg sveitarfélög, og þá sérstaklega þau
smærri, hafa ekki starfsmannastefnu og þær starfsmannastefnur
sveitarfélaga sem eru í gildi eru ólíkar. Með innihaldsgreiningu er
dregnir fram þeir lykilþætttir sem lagðir voru til grundvallar
samanburðinum. Alls er stuðst við 25 lykilþætti. Af 74
sveitarfélögum eru 37 með starfsmannastefnu. Af 25 stærstu
sveitarfélögum landsins eru einungis tvö minnstu þeirra án
starfsmannastefnu. Elstu starfsmannastefnurnar eru frá árinu 2001
hjá Kópavogi og Seltjarnarnesbæ. Einungis 14 sveitarfélög hafa
uppfært starfsmannastefnu sína, níu sveitarfélög segja að það sé
samsvörun á milli starfsmannastefnu og annarra stefna og
starfsmenn koma að stefnumótun í 14 sveitarfélögum. Samkvæmt
innihaldsgreiningunni urðu lykilþættirnir flestir 21 hjá fjórum
sveitarfélögum. Þau eru Vestmannaeyjabær, Fjallabyggð, Garður
og Seyðisfjörður. Fæstir urðu lykilþættirnir átta hjá einu
3
sveitarfélagi, Flóahreppi, Fjarðarbyggð hefur næstfæsta eða 14
lykilþætti. Meðalfjöldi lykilþátta er 17,6.
Efnisorð: Sveitarfélög, starfsmannastefna, mannauðsstjórnun
Abstract
A personnel policy is a organizational statement in matters
concerning employees which tells how personnel matters are
arranged in the organization, what kind of working environment
the organization has to offer and what requirements are expected
from the employees. Personnel policies help organizations to
utilize the workforce in efficient way and thus achieving its main
objectives. This research analyzes the input of personnel policies of
all municipalities in Iceland which has had such policies approved.
Although the legal role of municipalities is the same they are in
many ways different. They vary in size and structure. Many
municipalities, especially the smaller do not have personnel
policies or personnel policies are different. Through content
analysis we found 25 key factors to analyse personnel policices. Of
the 74 municipalities in Iceland 37 had approved personnel
policies. Of the 25 largest municipalities only two of the smallest
did not have personnel poilicies. The oldest policy is from the year
2001, Kópavogur and Seltjarnarnesbær. Only 14 municipalities
have updated their personnel policies, nine municipalities say their
personnel policies is in alignment with other policies and in 14
municipalities employees are involved in policy making.
According to the content analysis the key factors were most 21 in
four municipalities, Vestmannaeyjabær, Fjallabyggð, Garður and
4
Seyðisfjörður. Fewest key factors, eight, were in Flóahreppur and
Fjarðarbyggð came with the second fewest or 14 key factors. The
average number of key factors were 17.6.
Keywords: Municipalities, personnel policy, human resource
management
1. Inngangur
Starfsmannastefna er yfirlýsing skipulagsheildar í starfsmannamálum og
greinir frá hvernig starfsmannamálum er fyrirkomið í skipulagsheildinni,
hvers konar umhverfi starfsmönnum er búið og hvaða kröfur eru gerðar
til starfsmanna. Starfsmannastefna er ein af undirstefnum og hluti af
heildarstefnu skipulagsheilda og geymir sameiginlegan tilgang og
markmið starfsmanna og skipulagsheildarinnar. Með skýrri
starfsmannastefnu er starfsmönnum gert auðveldara að fylgja eftir stefnu
skipulagsheilda. Mikilvægt er að starfsmannastefna hafi skýr viðmið um
starfshlutverk og ábyrgð starfsmanna. Með starfsmannastefnu er
skipulagsheildum auðveldað að nýta mannauðinn á sem skilvirkastan hátt
og ná þannig fram helstu markmiðum sínum. Í þessari rannsókn er gerð
grein fyrir inntaki starfsmannastefnu allra þeirra sveitarfélaga sem hafa
slíka stefnu samþykkta. Starfsmannastefnurnar eru innihaldsgreindar og
dregnir fram þeir lykilþætttir sem lagðir voru til grundvallar
samanburðinum. Þó að hlutverk sveitarfélaga samkvæmt lögum sé hið
sama þá eru þau að mörgu leyti ólík. Stærð þeirra er misjöfn sem og
grunngerðin. Mörg sveitarfélög, og þá sérstaklega þau smærri, hafa ekki
starfsmannastefnu og þær starfsmannastefnur sveitarfélaga sem eru í gildi
eru að mörgu leyti ólíkar.
5
1. Fræðileg umfjöllun
Lítið hefur verið skrifað um starfsmannastefnu hér á landi ef undan er
skilin rannsókn Gylfa Dalmanns Aðalsteinssonar (2006). Hugtakið
starfsmannastefna er frekar ungt í viðskiptafræðunum. Í erlendum
kennslubókum um starfsmanna- og mannauðsstjórnun er ekki fjallað um
þetta hugtak sérstaklega og þó helst talað um starfsmannahandbækur
(Armstrong og Taylor, 2014; Beardwell, Holden og Claydon, 2004;
Bratton og Gold, 2003; Jackson og Schuler, 2000; Torrington, Hall og
Taylor, 2005). Þegar leitað er að orðinu starfsmannastefna á vefslóðinni
timarit.is þá er elsta greinin umfjöllun um starfsmannastefnu hins
opinbera í viðskiptablaði Morgunblaðsins dagsett 5. febrúar 1987 („Hvað
felst í starfsmannastefnu og starfsmannastjórnun“, 1987). Gylfi Dalmann
(2006) bendir á að starfsmannastefna sé hluti af almennri stefnu
skipulagsheilda og snýr sérstaklega að starfsmannamálum. Hún er
nokkurs konar yfirlýsing skipulagsheildar á starfsumhverfi í víðu
samhengi og fjallar um tekur á tilgangi og markmiðum starfsmanna og
skipulagsheildar sameiginlega. Starfsmannastefna tekur til aðgerða í
starfsmannamálum. Markmið starfsmannastefnu er að skipulagsheildir
geti á sem hagkvæmastan hátt nýtt mannauð þann sem þær búa yfir. Enn
fremur er tilgangur starfsmannastefnu að móta samskiptareglur á
vinnustaðnum og gera þannig starfsfólki ljóst hvers er ætlast til af þeim í
starfi. Þannig er hægt að samræma starfsmannamál innan skipulagsheilda
og starfsmenn ganga að því vísu hvernig einstök mál eru meðhöndluð og
afgreidd (Gylfi Dalmann Aðalsteinsson, 2006).
Þar sem starfsmannastefna er ein af undirstefnum skipulagsheilda er
mikilvægt að búið sé að móta heildarstefnu skipulagsheildarinnar í
samræmi við meginstefnu og menningu hennar áður en ráðist er í gerð
6
starfsmannastefnunnar. Mikilvægt er að starfsmannastefnan taki mið af
heildarstefnunni og sé samhljóma henni (Gylfi Dalmann Aðalsteinsson,
2006; Lynch, 2005). Heildarstefna og starfsmannastefna verða að vinna
saman og það er mikilvægur liður í stjórnun að hafa næga yfirsýn og
skýra sýn á hlutverk mannauðsstjórnunar í því samhengi.
Starfsmannastefna á að vera nægilega skýr og taka á nægilega mörgum
þáttum svo hægt sé að stuðla að samþættingu þessara stefna (Mankin,
2009; Beardwell og Claydon, 2010). Í athugun Hólmfríðar Erlu
Finnsdóttur (2000) á því hvað íslenskir stjórnendur telja vera helsta
hlutverk starfsmannastefnu kemur í ljós að markmiðið er í fyrsta lagi að
samræma stefnu og meðhöndlun starfsmannamála í heild sinni. Í öðru
lagi er hún vettvangur til að upplýsa starfsmenn hvers þeir geta vænst af
skipulagsheildinni og hvaða kröfur og væntingar eru gerðar til
starfsmanna af hálfu skipulagsheilda. Loks telja þeir að
starfsmannastefnan auðveldi yfirmönnum ákvörðunartöku í
starfsmannamálum.
Segja má að með virkri starfsmannastefnu sé skipulagsheildin komin
með ákveðið leiðarljós og leiðarvísi fyrir stjórnendur um hvernig best er
að stýra starfsfólkinu í þeim tilgangi að stuðla að auknum árangri og
góðri líðan fólks á vinnustaðnum (Armstrong og Taylor, 2014).
Starfsmannastefna er einn mikilvægasti árangursþátturinn í því að
skipulagsheildir geti nýtt mannauðinn sem best og nái þar með helstu
markmiðum sínum (Gylfi Dalmann Aðalsteinsson, 2006; Beardwell og
Claydon, 2010). Starfsmannastefnu er ætlað að vera leiðarljós
skipulagsheilda við starfsmannastjórnun í því stóra samhengi sem
nauðsynlegt er við samþættingu allra krafta innan starfsmannahópsins
(Armstrong og Taylor, 2014). Stefna í starfsmannamálum snýst að mati
7
Ulrich (1998) ekki síður um að starfsmenn finni að þeir eru metnir að
verðleikum og að stefnan undirstriki og stefnan eigi jafnframt að
samþætta krafta þeirra og verklag. Ef hlutverk starfsmanna er ekki
nægilega vel skilgreint og skýrt þá getur það haft áhrif á þjónustu
skipulagsheildarinnar og þar með árangur (Legge, 1989).
Ulrich (1998) telur að mannauðsstjórnun eigi miklu frekar að
skilgreina eftir því hverju hún skilar en hvað hún gerir. Hann nefnir fjóra
þætti varðandi starfsmannastefnu sem skipta höfuðmáli við hlutverk
mannauðsstjórnunar að skapa fyrirmyndarskipulagsheild. Í fyrsta lagi
þarf starfsmannastefnan að vinna með framkvæmdastjórum og
millistjórnendum við framkvæmd stefnunnar. Í öðru lagi á
starfsmannastefnan að vera samþætting varðandi skipulag vinnu og
framkvæmdarstefnu með það fyrir augum að auka framlegð og
framleiðni. Í þriðja lagi á starfsmannastefna að vera virk boðleið fyrir
starfsfólk til að koma einstökum málum til stjórnenda. Loks á
starfsmannastefnan að vera boðberi sífelldra breytinga hjá
skipulagsheildinni hvort sem það eru framleiðsluferlar, menning eða
annað sem skiptir máli til að fylgjast með síbreytilegum aðstæðum.
Þannig vinnur starfsmannastefnan með skipulagsheildinni, stjórnendum
og starfsfólki (Ulrich, 1998). Starfsmannastefna gegnir því mikilvæga
hlutverki að segja til um til hvers er ætlast af starfsfólki og hvert beri að
stefna (Ásta Bjarnadóttir, 2012; Ulrich, 1998; Gill og Meyer, 2011; Gylfi
Dalmann Aðalsteinsson, 2006).
Gylfi Dalmann (2006) greindi lykilþætti starfsmannastefnu 18
skipulagsheilda, sex fyrirtækja, sex stofnana og sex sveitarfélaga. Samtals
bendir Gylfi á 22 lykilþætti sem starfsmannastefnur innihalda. Í BS
ritgerð Helgu Þóru (2007) eru dregnir fram 41 þáttur. Í þessari rannsókn
8
er stuðst við 25 lykilþætti eftir ítarlega innihaldsgreiningu á
starfsmannastefnum sveitarfélaga. Auk þess að sameina þætti frá Gylfa
Dalmanni (2006) og Helgu Þóru (2007) hefur verið bætt inn í þættina
þeim atriðum sem talin eru mikilvæg við rannsókn starfsmannastefnu
sveitarfélaga. Nýr lykilþáttur er í þessari greiningu og heitir hann „aðrar
stefnur sveitarfélags“. Hann varð til vegna mikilvægis þess að
starfsmannastefna vinni með heildarstefnu og öðrum stefnum
sveitarfélags. Við endanlega ákvörðun lykilþátta er horft til þess að
rekstrarumhverfi sveitarfélaganna er að mörgu leyti frábrugðið
rekstrarumhverfi annarra skipulagsheilda svo sem fyrirtækja.
Lagaumhverfið og kröfur eru með öðrum hætti og hlutverk sveitarfélaga
er mjög fjölbreytt. Því fylgja ólík hlutverk starfsfólks þannig að reynst
getur krefjandi að ná fram sameiginlegri stefnu sem starfsfólk hinna ólíku
og fjölbreyttu deilda sveitarfélagsins geta samsamað sig við. Starfsfólkið
er ólíkt, störfin eru ólík, menntun og reynsla einnig þannig að í raun er
um fjölmarga vinnustaði að ræða innan sama sveitarfélagsins.
Hér á eftir má sjá í stafrófsröð þá 25 lykilþætti sem greiningin byggir
á með stuttri lýsingu hvers og eins:
1. Aðbúnaður á vinnustað: Hér er fjallað um aðstöðu og tækjabúnað á vinnustað. Tryggja skal starfsmönnum góð skilyrði til að sinna störfum sínum. Til grundvallar eru lög um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum nr. 46/1980. Þátturinn fjallar einnig um fyrirtækjahollustu, streitu, heilsurækt og heilsuvernd starfsmanna. Jafnframt er fjallað um vinnuaðstæður þeirra sem þurfa sérstaka aðstöðu og/eða standa höllum fæti á vinnumarkaði.
9
2. Aðrar stefnur sveitarfélags: Starfsmannastefna styðji við aðrar stefnur sveitarfélags sem í gildi eru og stuðli að framkvæmd þeirra.
3. Árangursmælingar, frammistöðumat: Hver og einn starfsmaður er metinn út frá frammistöðu og árangri í starfi. Þetta helst í hendur við starfsþróun starfsmannsins sem og árangur skipulagsheildarinnar.
4. Frumkvæði og nýsköpun: Lögð er áhersla á frumkvæði og nýsköpunarkraft starfsfólks. Það sé opið fyrir áskorunum og leiti nýrra lausna.
5. Einelti og kynferðisleg áreitni: Með þessu er lögð áhersla á að einelti og kynferðisleg áreitni séu athæfi sem aldrei verði liðin á vinnustað.
6. Gildi, leiðarljós: Sett eru fram ákveðin gildi eða einkennisorð sem starfsmenn eiga að þekkja og starfa eftir. Þessi gildi eru leiðarljós vinnustaðarins þar sem virðing fyrir viðskiptavinum og samstarfsfólki, þjónustulund, trúnaður og heilindi eru algeng gildi.
7. Hlutverk og ábyrgð: Hér er skerpt á þeim kröfum og væntingum sem gerðar eru til starfsfólks og þeirri ábyrgð sem það ber. Jafnframt er fjallað um hlutverk starfsfólks gagnvart vinnuveitanda. Oft er um skyldur samkvæmt lögum að ræða og tilgreint hvernig bregðast eigi við ef starfsmaður verður uppvís að yfirsjónum í starfi.
8. Jafnrétti og virðing: Hér er fjallað um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla en í lögum nr. 96/2000 segir að vinna skuli sérstaka jafnréttisáætlun þar sem fleiri en 25 starfsmenn eru starfandi. Ef ekki er sérstök jafnréttisáætlun til staðar skal kveða sérstaklega á um jafnréttismál í starfsmannastefnunni. Undir þessum þætti er einnig fjallað um að virðingu skuli bera fyrir ólíkum einstaklingum og ólíkum hæfileikum. Á sveitarfélögum hvílir sú skylda að samkvæmt 12. gr. laganna skulu sveitarstjórnir skipa jafnréttisnefndir. Þessar nefndir skulu hafa umsjón með gerð
10
jafnréttisáætlana til fjögurra ára, þar sem m.a. komi fram hvernig unnið skuli að kynjasamþættingu á öllum sviðum ásamt framkvæmdaráætlun um hvernig leiðrétta skuli mismun á stöðu karla og kvenna innan sveitarfélagsins. Undir þessum þætti er einnig fjallað um aðrar ómálefnalegar ástæður sem bannað er að mismuna eftir.
9. Launastefna og kjaramál: Hér er fjallað um launastefnu sveitarfélagsins. Semur það sjálft eða í gegnum miðstýrt kerfi?. Er greitt samkvæmt kjarasamningum eða einstökum samningum til að halda í við samkeppni á launamarkaði?. Hér eru samskipti við stéttarfélög tilgreind, starfsmat, launabreytingar, launaþróun, hlunnindi og ráðningarsamningar.
10. Markmið starfsmannastefnu: Sveitarfélög vilja ráða, halda í og efla hæft og traust starfsfólk sem veitir afburða þjónustu. Starfsmannastefnan á að styðja við starfsmarkmið sveitarfélagsins og starfsfólksins sem er áhugasamt um starf sitt. Krafa til starfsfólks kemur oft fram í starfsmannastefnum um að veita góða þjónustu og finna bestu lausnina fyrir viðskiptavini. Starfsmannastefna þarf að vera virk og henni fylgt eftir og reglulega gerðar á henni úrbætur.
11. Móttaka og kynning nýliða: Hér er fjallað um móttöku nýrra starfsmanna og hvernig þeir eru kynntir fyrir samstarfsfólki. Hvort starfsmannahandbók er til staðar hjá sveitarfélögum og hún afhent nýliðum og aðgengileg öllu starfsfólki. Koma skal fram hvaða nýliðaþjálfun stendur til boða, jafnvel starfsfóstri til ákveðins tíma. Þá er fjallað um hver ber ábyrgð á innleiðingarferli gagnvart hverjum og einum nýjum starfsmanni. Undir þessum þætti er jafnframt komið inn á þjálfun starfsmanna.
12. Notkun vímuefna: Í sumum starfsmannastefnum er kveðið á um bann við notkun á tóbaki, áfengi og öðrum vímuefnum á
11
vinnustað. Sums staðar er kveðið á um refsingu sem er tafarlaus brottvikning úr starfi. Annars staðar er kveðið á um aðstoð og ráðgjöf sé um fyrsta brot að ræða.
13. Ráðningar: Með ráðningarstefnu setja sveitarfélög sér ákveðin markmið um hvernig standa skuli að ráðningu og vali nýrra starfsmanna. Kveðið er á um hvernig staðið skuli að auglýsingum, hvort öll störf skuli auglýst, hvort starfsmenn geti þróast í starfi og hvort möguleiki sé á innri ráðningum. Þá er sagt til um meðferð umsókna. Einnig er algengt að starfsmannastefna sé með ákvæði um hvers konar hæfis- og menntunarkröfur skuli gerðar til nýrra starfsmanna.
14. Samskipti og upplýsingamiðlun: Hér er fjallað um öflug og jákvæð samskipti og miðlun upplýsinga inn á við og út á við, milli starfsmanna og stjórnenda til að skapa traust milli hagsmunaaðila. Oft er talað um aðferð við miðlun upplýsinga s.s. með starfsmannafundum, fjöldapóstum, beinum samskiptum, innra neti o.fl. Jafnframt er fjallað hér um miðlun þekkingar innan sveitarfélagsins bæði formlega og óformlega.
15. Siðareglur: Í þessum þætti er fjallað um sérstakar siðareglur sem sveitarfélag hefur sett eða ákveðin gildi sem starfað skal eftir. Er ákvæði um meðferð gjafa og hvort starfsfólki sé heimilt að taka við gjöfum og hver mörk þeirra heimilda eru. Hér er fjallað um viðmót gagnvart viðskiptavinum, samstarfsfólki og öðrum hagsmunaaðilum. Einnig er farið fram á að starfsmenn sýni háttvísi, virðingu og jákvætt viðmót í samskiptum. Þá er fjallað um þagnarskyldu, agabrot og refsingu vegna brota á þeim.
16. Sí- og endurmenntun (starfsþróun): Sveitarfélag gefur starfsfólki tækifæri á því að vaxa í starfi með sí- og endurmenntun ásamt því að takast á við krefjandi verkefni. Fjallað er um
12
fræðslustefnu ásamt fræðslu og þjálfun nýliða. Einnig er tekið á starfsþróun og hvernig starfsfólk getur öðlast framgang í starfi innan sveitarfélagsins.
17. Starfsánægja: Hér er fjallað um góðan starfsanda og vellíðan starfsmanna á vinnustaðnum. Gagnkvæm virðing starfsmanna, jákvæð viðhorf og jákvæðni í samskiptum er hér mikilvæg. Einnig notkun hróss og hvatningar til að stuðla að bættu starfsumhverfi og vellíðan starfsmanna þannig að þeir fái umbun og endurgjöf.
18. Starfið og fjölskyldan: Þessi þáttur fjallar um mikilvægi þess að starfsmenn samræmi sem best vinnu og einkalíf. Þarfir fjölskyldu og starfs fari saman til að tryggja sveitarfélögum sem ánægðasta starfsmenn. Sveigjanleiki í starfi er gerður mögulegur bæði hvað varðar staðsetningu starfsmanns og vinnutíma sé þess kostur. Starfsfólk á að eiga möguleika á að sinna tímabundið aukinni fjölskylduábyrgð s.s. umönnun barna og/eða sjúkra ástvina.
19. Starfslok og starfslokaviðtöl: Starfslok geta verið vegna aldurs eða margvíslegra annarra ástæðna. Þessi þáttur gerir ráð fyrir því að sveitarfélög bjóði þeim sem láta af störfum vegna aldurs upp á námskeið af því tilefni. Starfslokaviðtöl eru mikilvæg fyrir sveitarfélag til að hafa upplýsingar um ástæður þess að starfsfólk kýs að láta af störfum. Slíkar upplýsingar eiga að nýtast til að draga úr starfsmannaveltu.
20. Starfsgreining- og lýsing: Byggja þarf starfslýsingu á starfsgreiningu og þarf hún að liggja til grundvallar þegar ráðið er í störf. Í starfslýsingu kemur fram ábyrgðarsvið, staðsetning í skipuriti sveitarfélags og helstu verkefni starfsmanns.
21. Starfsmannasamtöl- og fundir: Þessi þáttur er um vettvang stjórnenda og starfsmanna um starfssvið starfsmannsins og starfsmarkmið
13
sveitarfélagsins. Sá vettvangur er meðal annars starfsmannafundir. Starfsmannasamtöl skulu fara fram reglulega um allt sem snýr að starfi og starfsumhverfi. Tilgangurinn er bætt velferð starfsmanns og meiri starfsárangur sökum þeirra upplýsinga sem fara á milli aðila í starfsmannasamtali. Höfuðmarkmið eru umbætur og endurgjöf.
22. Starfs- og verklagsreglur: Hér er fjallað um hvernig starfsfólk skuli vinna vinnu sína; starfsskyldur, háttvísi, stundvísi, mætingu og viðveru. Stundum er tekið á þagnarskyldu og trúnaði eigi það við vegna starfsins. Fjallað er um réttindi og skyldur með tilvísan til laga þar að lútandi. Þessi þáttur fjallar einnig um önnur störf eða aukastörf og hvort starfsmanni er það heimilt eða ekki. Í þessum þætti er einnig tekið á launalausu leyfi, orlofi, sveigjanleika á vinnustað, fyrirkomulag matar- og kaffitíma áréttað sem jafnframt er skilgreint í kjarasamningum.
23. Stjórnunarhættir: Kröfur eru gerðar til stjórnenda um að þeir tileinki sér góða og nútímalega stjórnunarhætti. Jákvæðni skal ríkja í garð starfsfólks og upplýsingagjöf þarf að vera regluleg og virk. Samráð skal haft við starfsfólk um málefni vinnustaðarins og að valdmörk og ábyrgð gagnvart starfsfólki sé vel skilgreint.
24. Yfirlýsing í starfsmannamálum: Þátturinn er almenn yfirlýsing sveitarfélags um tilgang starfsmannastefnunnar og til hverra stefnan nær. Yfirlýsingin er einnig um að gera skuli vel við starfsfólk og um heimild til flutnings milli starfa innan vinnustaðarins/sveitarfélagsins. Auk þess er tekið fram hvert hlutverk stefnunnar sé og hvenær hún skuli endurskoðuð.
25. Þátttaka starfsmanna í stefnumótun: Starfsfólk hafi áhrif á þróun vinnustaðarins og eigin starfsskilyrði. Hér er einnig tekið á því að sveitarfélagið telur mikilvægt að starfsfólk taki þátt í því að móta starfsmannastefnu og viðhalda
14
henni. Hvort sem starfsmannastefna er í mótun eða er samþykkt og í notkun er starfsfólk hvatt til að koma með ábendingar um atriði sem mega betur fara. Þannig stuðlar starfsfólk að lifandi og virkri starfsmannastefnu.
Í lok árs 2012 voru 74 sveitarfélög á landinu. Af 74 sveitarfélögum
eru 11 með 4.300 eða fleiri íbúa, öll hin 63 eru fámennari en það (Rekstur
sveitafélaga, e.d.). Um starfsemi sveitarfélaga og þjónustu sem þau veita
gilda sveitarstjórnarlög nr. 138/2011 og leystu þau af hólmi eldri lög frá
1998. Í þeim er kveðið á um þann ramma sem sveitarfélögum er ætlað að
starfa eftir. Enginn greinarmunur er gerður á skyldum sveitarfélaga eftir
stærð. Þannig gilda sömu lög um stærsta og minnsta sveitarfélag landsins
(Sveitarstjórnarlög, 2011; Stjórnsýsla sveitafélaga, e.d.). Sveitarfélögin
gegna stóru hlutverki á vinnumarkaði og innan opinbera geirans eru
sveitarfélögin stærri en ríkið með starfsfólk í 19.700 stöðugildum á
meðan stöðugildi ríkisstarfsmanna eru 16.800. Í mörgum smærri
byggðarlögum landsins eru sveitarfélög í þeirri stöðu að vera stærsti
vinnuveitandinn á sínu svæði (Karl Björnsson, 2006; Verkefni
sveitafélaga – kjara- og starfsmannamál, e.d.). Sveitarfélögin eru að
mörgu leyti flóknar skipulagsheildir sem skiptast í margar deildir með
fjölda starfsmanna sem fást við mjög ólík störf. Innan sama sveitarfélags í
hinum ýmsu deildum þess starfa kennarar, hjúkrunarfræðingar,
hafnarstarfsmenn, stjórnendur vinnuvéla, leikskólakennarar,
sorphirðumenn, skrifstofufólk, sálfræðingar, félagsráðgjafar og fleiri
starfsstéttir. Flest sveitarfélög hafa eflt starfsmannastjórnun sína á
undanförnum árum og má sjá það m.a. af fjölgun starfsmannastjóra og
virkra starfsmannastefna (Karl Björnsson, 2006).
15
Vinnuveitendahlutverk sveitarstjórna er tvíþætt. Annars vegar mótun
og ábyrgð á starfsmannastefnu viðkomandi sveitarfélags og hins vegar
ábyrgð á kjaraþáttum sem starfsmönnum sveitarfélags stendur til boða
(Karl Björnsson, 2006). Þetta kallar á skýra stefnu þar sem gæta verður
þess vandlega að þessi tvö hlutverk geta skarast þannig að nýr þáttur í
starfsmannastefnu skapar nýja umfjöllun í kjaraþáttum og að nýir
kjaraþættir geta kallað á breytingu á starfsmannastefnu. Skýr stefna kallar
jafnframt á að hún sé metin með reglubundnum hætti og að staðið sé að
framkvæmd hennar með réttum hætti svo tryggt sé að markmið hennar
nái fram að ganga. Starfsmannastefna sveitarfélaga þarf að uppfylla sömu
skilyrði og annarra skipulagsheilda sem er að vinna með heildarstefnunni
(Karl Björnsson, 2006; Armstrong og Taylor, 2014; Héðinn Unnsteinsson
og Pétur Berg Matthíasson, 2012).
2. Aðferð
Rannsóknin var framkvæmd þannig að heimasíður allra sveitarfélaganna
74 voru rannsakaðar ítarlega og leitað var eftir starfsmannastefnum
þeirra. Leitarvélin Google var alltaf notuð til að tryggja tilvist
starfsmannastefnu hjá sveitarfélögunum. Einnig var leitað eftir
hefðbundnum leiðum inni á heimasíðum sveitarfélaganna til að koma í
veg fyrir mistök ef leitarvélin vísaði á eldri stefnur þegar nýjar hefðu
verið samþykktar. Ekki var látið nægja að rannsaka heimasíðurnar heldur
voru spurningar sendar til allra forsvarsmanna og spurt hvort
starfsmannastefna væri í gildi, hvenær hún hafi verið samþykkt, hverjir
hefðu tekið þátt í gerð hennar og hvort hún ætti sér samsvörun eða
fyrirmynd í öðrum stefnum sveitarfélagsins. Tilgangurinn með þessum
spurningum var að dýpka skilning og þekkingu á þeim þáttum sem
16
starfsmannastefnur byggja á. Einnig var leitað að jafnréttisáætlun ef
starfsmannastefna fannst ekki, því í jafnréttisáætlunum sveitarfélaganna
er oft fjallað um starfsmannamál. Tilgangur spurningalistans var að
tryggja að upplýsingar af heimasíðunum væru réttar. Þær
starfsmannastefnur sem eru til staðar hjá sveitarfélögum landsins voru
allar teknar fyrir og innihaldsgreindar í samræmi við þá 25 lykilþætti sem
greiningin byggir á.
Greiningin er sett fram í töfluformi. Af sveitarfélögunum 74 svöruðu
57 útsendum spurningum. Það gerir 77% svarhlutfall. Hlutfall þeirra
sveitarfélaga sem eru með starfsmannastefnu er nákvæmlega 50% þannig
að 37 sveitarfélög hafa samþykkt starfsmannastefnaog mörg þeirra hafa
endurskoðað hana, sum oftar en einu sinni. Þau sem eru með samþykkta
starfsmannastefnu eru að meirihluta stærri sveitarfélög landsins.
3. Niðurstöður
Í töflu 1 kemur fram samantekt á íbúafjölda sveitarfélaganna, hvort
starfsmannastefna er til staðar, hvenær hún var samþykkt, hvort hún hefði
verið uppfærð og hvort finna megi samsvörun við aðrar stefnur innan
sveitarfélagsins. Loks kemur fram hvort starfsmenn hafi komið að
stefnumótun og hvort sveitarfélag sem ekki er með starfsmannastefnu vísi
til jafnréttisstefnu því í henni má oft finna atriði sem tengjast
starfsmönnum.
Tafla 1. Samantekt á sveitarfélögum.
17
Sveitarfélag Íbúa
rfjö
ldi 2
012
Star
fsman
naste
fna
Nýja
sta sa
mþy
kkt
Uppf
ærð s
tefn
a
Sam
svör
un við aðr
ar st
efnu
r
Star
fsmen
n að
stef
num
ótun
Star
fsm.st
efna
í jaf
nr.st
efnu
Reykjavík 118,81 x 2001 x xKópavogur 31,205 x 2002 x xHafnarfjörður 26,486 x 2003 x xAkureyri 17,875 x 2009 x x xReykjanesbær 14,137 x 2002 x x xGarðabær 13,702 x 2008 x x xMosfellsbær 8,854 x 2011 x x xSveitafélagið Árborg 7,783 x 2005 xAkranes 6,592 x 2012 xFjarðabyggð 4,600 x 2002 xSeltjarnarnes 4,313 x 2001Vestmannaeyjar 4,194 x 2008Sveitafélagið Skagafjörður 4,024 x 2008Ísafjarðarbær 3,755 x 2013 x x xBorgarbyggð 3,470 x 2011 x xFljótsdalshérað 3,408 x 2006 x xNorðurþing 2,884 x 2005Grindavíkurbær 2,830 x 2011 xHveragerði 2,283 x 2012 xSveitafélagið Hornafjörður 2,143 x 2008 xFjallabyggð 2,035 x 2009 x xSveitafélagið Ölfus 1,930 x 2009Dalvíkurbyggð 1,900 x 2010 x xRangárþing eystra 1,741Snæfellsbær 1,737Sandgerðisbær 1,672 x 2005 x xRangárþing ytra 1,504 x 2004 xSveitafélagið Garður 1,477 x 2012 x xHúnaþing vestra 1,187 x 2013 x xSveitafélagið Vogar 1,126Stykkishólmur 1,108Eyjafjarðarsveit 1,031 xÞingeyjarsveit 915 xVesturbyggð 910 x 2013Bláskógabyggð 906 x 2010
18
Sveitarfélag Íbúa
rfjöld
i 201
2
Star
fsman
naste
fna
Nýja
sta sa
mþy
kkt
Uppf
ærð s
tefna
Sam
svör
un við aðr
ar st
efnur
Star
fsmen
n að s
tefnu
mót
un
Star
fsm.st
efna í
jafn
r.stef
nu
Grundafjarðarbær 899 xBolungarvík 889 x 2006Blönduóssbær 871 x 2005Hrunamannahreppur 774 xDalabyggð 686 x 2010Seyðisfjörður 677 x ?Vopnafjarðarhreppur 670 xHvalfjarðarsveit 627 x 2013 xFlóahreppur 602 x 2008Hörgársveit 584 xStrandabyggð 516 xLanganesbyggð 512 xSveitarfélagið Skagaströnd 504 xSkeiða- og Gnúverjarhreppur 504 xDjúpavogshreppur 461 x ?Mýrdalshreppur 459 x 2011 xSkaftárhreppur 443Grímsnes- og Grafningshreppur 416 xHúnavatnshreppur 412Svalbarðsstrandarhreppur 390 xSkútustaðahreppur 385 xGrýtubakkahreppur 350 xTálknafjarðarhreppur 276Reykhólahreppur 271 xKjósarhreppur 220Ásahreppur 204Akrahreppur 197Breiðdalshreppur 190Súðavíkurhreppur 182 xEyja- og Miklaholtshreppur 132Borgarfjarðarhreppur 129Kaldrananeshreppur 104 xSkagabyggð 104Svalbarðshreppur 102Fljótsdalshreppur 78Skorradalshreppur 60Helgafellssveit 57
Tjörneshreppur 55Árneshreppur 52 x
19
Í töflunni kemur fram að í hópi 25 stærstu sveitarfélaga landsins eru
einungis tvö minnstu án starfsmannastefnu. Elstu starfsmannastefnurnar
eru frá árinu 2001 hjá Kópavogi og Seltjarnarnesbæ. Í tilfelli Kópavogs er
stefnan frá 2001 uppfærsla á enn eldri stefnu en það á ekki við um
starfsmannastefnuna hjá Seltjarnarnesbæ. Einungis 14 sveitarfélög hafa
uppfært starfsmannastefnu sína, hjá níu sveitarfélögum er samsvörun á
milli starfsmannastefnu og annarra stefna og starfsmenn koma að
stefnumótun í 14 sveitarfélögum.
Starfsmannastefnurnar eru mislangar, t.d. er starfsmannastefna
Fljótsdalshéraðs 19 blaðsíður og er hún lengst. Flestar
starfsmannastefnurnar eru á fimm til sex blaðsíðum en margar eru allt
upp í 12-14 blaðsíður. Í löngum starfsmannastefnum er mikið um
endurtekningar og þrátt fyrir lengdina nær stefnan ekki öllum
lykilþáttunum sem eru grundvöllur innihaldsgreiningarinnar. Í tilfelli
Fljótsdalshéraðs inniheldur þessi langa starfsmannastefna einungis 14 af
25 lykilþáttum. Samkvæmt innihaldsgreiningunni urðu lykilþættirnir
flestir 21 hjá fjórum sveitarfélögum af þeim 37 sem eru með
starfsmannastefnu. Þau eru Vestmannaeyjabær, Fjallabyggð, Garður og
Seyðisfjörður. Fæstir urðu lykilþættirnir átta hjá einu sveitarfélagi,
Flóahreppi. Ekkert annað sveitarfélag er með svo fáa lykilþætti en
Fjarðarbyggð hefur næstfæsta eða 14 lykilþætti í starfsmannastefnu sinni.
Meðaltal lykilþáttanna fyrir þau 37 sveitarfélög sem eru með
starfsmannastefnur er 17,6.
Í töflu 1 má sjá innihaldsgreiningu 12 stærstu sveitarfélaga landsins
sem eru með starfsmannastefnu.
Tafla 2. Innihaldsgreining starfsmannastefna 25 stærstu
sveitarfélaganna
20
Lykilþættir Reyk
javík
Kóp
avog
ur
Haf
narfj
örðu
rA
kure
yri
Reyk
janes
bær
Garða
bær
Mos
fells
bær
Árb
org
Akr
anes
Fjarða
byggð
Seltj
arna
rnes
Ves
tman
naey
jar
Aðbúnaður á vinnustað x x x x x x x x x x x xAðrar stefnur sveitarfélagsÁrangursmælingar, frammistöðumat x x xFrumkvæði og nýsköpun x x x xEinelti og kynferðisleg áreitni x x x x x x x x xGildi, leiðarljós x x xHlutverk og ábyrgð x x x x x x x x x xJafnrétti og virðing x x x x x x x x x xLaunastefna og kjaramál x x x x x x x x xMarkmið starfsmannastefnu x x x x x x x x x xMótttaka og kynning nýliða x x x x x x x x xNotkun vímuefna x x x x x x x x x xRáðningar x x x x x x x x x x xSamskipti og upplýsingamiðlun x x x x x x x x x x xSiðareglur x x x x x x xSí- og endurmenntun (starfsþróun) x x x x x x x x x x x xStarfsánægja x x xStarfið og fjölskyldan x x x x x x x x x x x xStarfslok og starfslokaviðtöl x x x x x x x x x x x xStarfsgreining (-lýsing) x x x x x x x xStarfsmannasamtöl og fundir x x x x x x x xStarfs- og verklagsreglur x x x x x x x x xStjórnunarhættir x x x x x x x x xYfirlýsing í starfsmannamálum x x x x x x x x x xÞátttaka starfsmanna í stefnumótun x x x x xSamtals 17 18 17 18 17 17 17 17 17 14 16 21
Allar starfsmannastefnurnar innihalda þættina aðbúnaður á vinnustað,
sí- og endurmenntun (starfsþróun), starfið og fjölskyldan og starfslok og
starfslokaviðtöl. Engin stefnanna inniheldur þáttinn aðrar stefnur
sveitarfélags sem er ekki í samræmi við greiningu á heimasíðum og
svörum sveitarfélaganna sjálfra. Í spurningakönnuninni kom fram að 12
þessara sveitarfélaga sögðust vera með starfsmannastefnu í samsvörun
við aðrar stefnur. Þau fimm sveitarfélög sem ekki eru með þennan þátt
við innihaldsgreiningu eru Hafnarfjörður, Akureyri, Reykjanesbær,
21
Garðabær og Mosfellsbær. Þá eru aðeins fimm með þátttöku starfsmanna
í stefnumótun þrátt fyrir að átta segist vera með þennan þátt. Þau sem
ekki eru með þennan þátt eru Reykjavík, Kópavogur, Reykjanesbær,
Mosfellsbær og Fjarðabyggð. Á móti kemur að tvö sveitarfélög greinast
ekki með þátttöku starfsmanna í stefnumótun samkvæmt svörum þeirra
sjálfra en eru með það í innihaldsgreiningu starfsmannastefnanna.
Vestmannaeyjabær er með flesta lykiþætti eða 21 og Fjarðabyggð fæsta
eða 14. Meðaltal þátta hjá þessum 12 stærstu sveitarfélögum landsins eru
17,2 eða rétt neðan við heildarmeðaltalið sem er 17,6.
Í töflu 3 eru upplýsingar um innihald starfsmannastefnu þeirra 12
sveitarfélaga sem teljast vera í millistærð.
Tafla 3. Innihaldsgreining starfsmannastefna miðstærðar
sveitarfélaga
22
Lykilþættir Skag
afjö
rður
Ísaf
jarð
arbæ
r
Bor
garb
yggð
Fljó
tsdal
shér
aðN
orðu
rþin
gG
rinda
víku
rbæ
rH
vera
gerð
iH
orna
fjörð
urFj
alla
byggð
Ölfu
sD
alví
kurb
yggð
Sand
gerð
i
Aðbúnaður á vinnustað x x x x x x x x x x xAðrar stefnur sveitarfélags xÁrangursmælingar, frammistöðumat x xFrumkvæði og nýsköpun x x x x x xEinelti og kynferðisleg áreitni x x x x xGildi, leiðarljós x x x x x xHlutverk og ábyrgð x x x x x x x x xJafnrétti og virðing x x x x x x x x xLaunastefna og kjaramál x x x x x x x xMarkmið starfsmannastefnu x x x x x x x x x x x xMótttaka og kynning nýliða x x x x x x x x x x x xNotkun vímuefna x x x x x x x x xRáðningar x x x x x x x x x xSamskipti og upplýsingamiðlun x x x x x x x x x x xSiðareglur x x x x x x x x xSí- og endurmenntun (starfsþróun) x x x x x x x x x x x xStarfsánægja x x x xStarfið og fjölskyldan x x x x x x x x x x x xStarfslok og starfslokaviðtöl x x x x x x x x x x x xStarfsgreining (-lýsing) x x x x x x xStarfsmannasamtöl og fundir x x x x x x x x x xStarfs- og verklagsreglur x x x x x x x x x x xStjórnunarhættir x x x x x x x xYfirlýsing í starfsmannamálum x x x x x x x x x xÞátttaka starfsmanna í stefnumótun x x x x x x xSamtals 17 18 18 14 19 18 20 15 21 17 16 20
Allar eru þessar starfsmannastefnur með þættina markmið
starfsmannastefnu, móttaka og kynningu nýliða, sí- og endurmenntun og
starfsþróun, starfið og fjölskyldan og starfslok og starfslokaviðtöl. Allar
nema ein innihalda þáttinn aðbúnaður á vinnustað. Aðeins Ísafjarðarbær
er með þáttinn aðrar stefnur sveitarfélags sem er ekki í samræmi við svör
23
sveitarfélaganna sjálfra þar sem fimm sveitarfélaganna segjast vera með
starfsmannastefnu í samsvörun við aðrar stefnur. Þau fjögur sem ekki
reynast vera með þennan þátt samkvæmt innihaldsgreiningunni eru
Fljótsdalshérað, Hornafjörður, Fjallabyggð og Sandgerðisbær. Þegar
þátttaka starfsmanna við stefnumótun er skoðuð kemur í ljós að sjö
sveitarfélaganna eru með þennan lykilþátt við innihaldsgreiningu. Það eru
Skagafjörður, Ísafjarðarbær, Norðurþing, Grindavík, Hveragerði,
Fjallabyggð og Sandgerðisbær. Sjö greindust með hana þegar heimasíður
og svör sveitarfélaga voru til grundvallar. Það voru hins vegar ekki þessi
sömu sjö sveitarfélög því þar voru Ísafjarðarbær, Borgarbyggð,
Fljótsdalshérað, Hveragerði, Fjallabyggð, Dalvíkurbyggð og
Sandgerðisbær. Á móti kemur að tvö sveitarfélög greinast ekki með
þátttöku starfsmanna í stefnumótun samkvæmt svörum þeirra sjálfra en
eru með það í innihaldsgreiningu. Þetta eru Norðurþing og Grindavík. Af
þessum starfsmannastefnum eru sex með þáttinn gildi, leiðarljós og í
tveimur tilvikum er ekki ákvæði um starfsmannasamtöl og fundi. Hins
vegar eru allar starfsmannastefnurnar í þessum flokki með þáttinn
starfslok og starfslokaviðtöl. Fjórar stefnanna eru ekki með ákvæði um
launastefnu og kjaramál og ákvæði um starfsánægju er aðeins í fjórum
þeirra. Sveitarfélagið Fjallabyggð er með flesta lykilþætti eða 21
Fljótsdalshérað með fæsta eða 14. Meðaltal þátta hjá þessum 12
sveitarfélögum er 17,8.
Í töflu 4 má sjá 13 minnstu sveitarfélög landsins sem eru með
starfsmannastefnu.
Tafla 4. Innihaldsgreining starfsmannastefna minnstu
sveitarfélaganna
24
Lykilþættir Rang
árþi
ng y
traG
arðu
r
Hún
aþin
g ve
stra
Ves
turb
yggð
Blás
kóga
byggð
Bolu
ngar
vík
Blön
duós
Dala
byggð
Seyð
isfjö
rður
Hva
lfjarða
sveit
Flóa
hrep
pur
Djú
pavo
gshr
eppu
rMýr
dalsh
repp
ur
Aðbúnaður á vinnustað x x x x x x x x x x x xAðrar stefnur sveitarfélagsÁrangursmælingar, frammistöðumat x xFrumkvæði og nýsköpun x x x x x x x xEinelti og kynferðisleg áreitni x x x xGildi, leiðarljós x x x x xHlutverk og ábyrgð x x x x x x x x x x xJafnrétti og virðing x x x x x x x x x x x xLaunastefna og kjaramál x x x x x x x x x x x x xMarkmið starfsmannastefnu x x x x x x x x x x xMótttaka og kynning nýliða x x x x x x x xNotkun vímuefna x x x x x x x x x x x xRáðningar x x x x x x x x x x xSamskipti og upplýsingamiðlun x x x x x x x x x x x xSiðareglur x x x x x x x xSí- og endurmenntun (starfsþróun) x x x x x x x x x x x x xStarfsánægja x x x x x x xStarfið og fjölskyldan x x x x x x x x x x x x xStarfslok og starfslokaviðtöl x x x x x x x x x x x xStarfsgreining (-lýsing) x x x x x x x x x xStarfsmannasamtöl og fundir x x x x x x x x x x xStarfs- og verklagsreglur x x x x x x x x x x xStjórnunarhættir x x x x x x x x x x xYfirlýsing í starfsmannamálum x x x x x x x x x x xÞátttaka starfsmanna í stefnumótun x x x x xSamtals 20 21 19 16 19 20 20 17 21 17 8 18 17
Öll eru þessi sveitarfélög með þættina launastefna og kjaramál, sí- og
endurmenntun og starfsþróun og starfið og fjölskyldan. Engin stefnanna
inniheldur þáttinn aðrar stefnur sveitarfélags sem er ekki í samræmi við
greiningu á heimasíðum og svörum sveitarfélaga en þar segist Húnaþing
vestra vera með starfsmannastefnu í samsvörun við aðrar stefnur. Fimm
sveitarfélög eru með þátttöku starfsmanna í stefnumótun en það eru
Rangárþing ytra, Húnaþing vestra, Blönduós, Seyðisfjörður og
25
Djúpavogshreppur. Þetta eru fleiri en segjast vera með þennan þátt
samkvæmt heimasíðum og svörum sveitarfélaga en þar segjast þrjú vera
með þennan þátt. Þessi þrjú eru Rangárþing ytra, Garður og
Hvalfjarðarsveit. Af þessum stefnum eru fimm með þáttinn gildi,
leiðarljós og í tveimur tilvikum er ekki ákvæði um starfsmannasamtöl og
fundi. Hins vegar eru allar starfsmannastefnurnar í þessum flokki nema
ein með þáttinn starfslok og starfslokaviðtöl. Ákvæði um starfsánægju
eru aðeins í sjö þeirra. Hvalfjarðarsveit og Garður eru með flesta
lykilþætti eða 21 en Flóahreppur með fæsta eða átta. Meðaltal lykilþátta
hjá þessum 13 sveitarfélögum er 17,9.
4. Umræður og lokaorð
Við greiningu á starfsmannastefnum sveitarfélaganna kemur í ljós að þær
eru að mörgu leyti ólíkar. Sumar eru settar upp eins og lagabálkur með
mörgum greinum, aðrar sem samfelldur texti, enn aðrar eins og
auglýsingabæklingur. Aðrar eru mjög ítarlegar með markmiðum, leiðum
að þeim og framkvæmdaáætlun. Það er athyglisvert að þrátt fyrir fjölda
orða, greina og jafnvel kafla í starfsmannastefnum segja langar stefnur
ekki endilega mikið þegar búið er að greina innihald þeirra. Þegar
starfsmannastefnur sveitarfélaga eru rannsakaðar er áhugavert að skoða
samhengið sem þær verða til í og samhengi þeirra við heildarstefnu.
Mikil áhersla er lögð á það í mannauðsfræðunum að skipulagsheildir
samþætti stefnur sínar. Þannig vinni starfsmannastefnan með
heildarstefnu skipulagsheildarinnar. Hjá sveitarfélögum liggur sjaldnast
fyrir ein heildarstefna með sama hætti og hjá skipulagsheildum á borð við
fyrirtæki. Oftast er ígildi heildarstefnu meirihlutasamningur sem er
misjafnlega efnismikill og byggir á málamiðlun þeirra stjórnmálaafla sem
26
semja um meirihluta. Misjafnt er svo hvaða stefnur eru unnar en algengt
er að til staðar séu stefnur í jafnréttismálum, fjölskyldumálum,
atvinnumálum, íþrótta- og tómstundamálum svo dæmi sé tekin. En það er
m.a. hlutverk starfsmannastefnu að styðja við þessar stefnur og
framkvæmd þeirra. Nálgunin er þó ólík sem og aðferðafræðin við gerð
starfsmannastefnu hjá sveitarfélögum eða fyrirtækjum. Það breytir því þó
ekki að sameiginlegt á að vera með stefnum fyrirtækja og sveitarfélaga að
þær eiga að stuðla að sem mestum árangri starfsfólks og um leið
sveitarfélagsins. Spurningin um samsvörun við aðrar stefnur virtist vefjast
fyrir mörgum sem svöruðu spurningalistanum fyrir hönd
sveitarfélaganna. Stundum var vísað til þess að samsvörun eða fyrirmynd
sé við stefnur annarra sveitarfélaga. Af þeim sökum er við greiningu lesið
út úr starfsmannastefnunni hvort hún eigi samsvörun í öðrum stefnum
viðkomandi sveitarfélags og það látið svara þeirri spurningu endanlega.
Svör sveitarfélaga reyndust ekki nothæf hvað þessa spurningu varðaði en
þar sem greiningin er tvíþætt eru svörin látin halda sér við greiningu á
heimasíðum, studd svörum, og leiðrétt eftir innihaldsgreiningu. Í
greiningarvinnunni var hver einasta starfsmannastefna skoðuð og greind
nákvæmlega með innihaldsgreiningu. Þannig fæst samanburður á því
hvaða þættir eru í hverri og einni stefnu. Algengt er að lengd
starfsmannastefnu og innihald lykilþátta fari ekki saman. Langar
starfsmannastefnur eru ekki alltaf mjög innihaldsríkar. Það kom fyrir að
starfsmannastefnur væru nákvæm eftirlíking af stefnu annars
sveitarfélags. Nánast engan mun var að finna á sumum stefnunum og
orðalag sýndi fram á að um sömu stefnuna væri að ræða. Þetta var
staðfest í athugasemdum frá einu sveitarfélagi sem lét þess getið í svari
sínu. Kosturinn er sá að sveitarfélagið er þó með starfsmannastefnu en
27
ókosturinn er hins vegar sá að stefnan hefur ekki verið unnin frá grunni
með þátttöku starfsfólksins.
Það er erfitt og jafnvel ósanngjarnt að bera saman sveitarfélög af
ólíkri stærð frá tæplega 120.000 íbúum alveg niður í 52 íbúa. Þegar 23
stærstu sveitarfélög landsins eru tekin í röð eru þau öll með
starfsmannastefnu. Eftir það fer að vanta eitt og eitt inn á milli. Það er
athyglisvert að í þessum 23 sveitarfélögum bjuggu samtals 289.217 íbúar
í lok ársins 2012 eða 90,5% íbúa landsins. Meðaltalsíbúafjöldinn í þeim
er 12.575 íbúar þegar meðaltalið fyrir öll sveitarfélög á Íslandi er 4.319
íbúar. Samanlagður íbúafjöldi 23 minnstu sveitarfélaganna er 4809 eða
1,5% landsmanna. Meðalíbúafjöldi þeirra er 209 íbúar. Ekkert þeirra
hefur starfsmannastefnu. Það vekur athygli hversu oft upp kom misræmi
milli svara sveitarfélaganna og þess sem í ljós kom við
innihaldsgreininguna. Mörg sveitarfélög töldu sig vera með
starfsmannastefnu í samræmi við og samstillingu við aðrar stefnur. Það
reyndist einungis vera í einu tilviki.Vegna sameininga er stundum stuðst
við starfsmannastefnu eins af fyrrum sveitarfélögunum, yfirleitt því
stærra sem sameinast. Þetta á við um starfsmannastefnu Norðurþings sem
notar enn starfsmannastefnu Húsavíkurbæjar sem var stærsta
sveitarfélagið í sameiningu á svæðinu og í raun það eina sem var með
samþykkta starfsmannastefnu.
Margar starfsmannastefnur eru ódagsettar og engar upplýsingar
aðgengilegar um hvenær þær voru samþykktar. Í svörum sveitarfélaga
komu þessar upplýsingar fram en nokkur svöruðu ekki. Ákvæði eru í
þeim mörgum um að starfsmannastefnu skuli endurskoða á tveggja eða
fjögurra ára fresti en engin dagsetning sett fram. Meðaltal lykilþátta er
17,6 af 25 sem til grundvallar voru lagðir. Með öðrum orðum eru 70,4%
28
fyrirframgefinna lykilþátta í starfsmannastefnum sveitarfélaganna. Í
rannsókn Gylfa Dalmanns Aðalsteinssonar (2006) þar sem hann skoðaði
sex sveitarfélög var meðaltalið 15,3 lykilþættir af 22 eða 69,5%.
Nokkur sveitarfélög hafa tengt aðgerðaráætlun við sína
starfsmannastefnu. Þar eru tölusett markmið og aðgerðir til að ná þeim.
Þetta eru atriði á borð við minnkun streitu í vinnu, bætt upplýsingamiðlun
og fleira í þeirri viðleitni að bæta aðstæður starfsfólks og ná þannig
auknum árangri fyrir heildina. Nokkur dæmi eru um það að
starfsmannastefna hefur mjög marga lykilþætti en þegar betur er að gáð
skortir allt innihald. Það er eins og orðum hafi verið hrúgað á blað,
líklega tekið frá öðru sveitarfélagi og leitast sé við að koma sem flestum
þáttum á blað án þess að fyrir liggi einhver vilji eða samræmdar aðgerðir
um að gera þessa þætti að athöfnum í stað hátíðaryfirlýsingu.
Heimildir
Akrahreppur. (2013). Skriflegt svar oddvita. Akrahreppur: Oddviti . Akranes. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 11. janúar 2013 frá http://www.akranes.is/pages/frettir/starfsmannastefna-akraneskaupstadar/ Akureyri. (e.d.). Mannauðsstefna. Sótt 12. mars 2013 frá
http://www.akureyri.is/static/files/vefmyndir/akureyri/pdf/Mannaudur_baklingur_endalegur.pdf
Armstrong, M og Taylor, S. (2014) Armstrong's handbook of human resource management practice . Philadelphia: Kogan Page.
Árneshreppur. (2013). Skriflegt svar. Árneshreppur: Oddviti Árneshrepps.
Ásahreppur. (e.d.). Stjórnsýsla. Sótt 9. apríl 2013 frá http://www.asahreppur.is/stjornsysla/
Ásta Bjarnadóttir. (2012). Starfsmannaval. Reykjavík: JPV útgáfa. Beardwell, I, Holden, L. og Claydon, T. (2004). Human resource
management: A contemporary approach (4. útgáfa). Harlow: Prentice Hall.
Beardwell, J. og Claydon, T. (2010). Human resource management: A contemporary approach (6. útgáfa). Harlow: Prentice Hall.
29
Bláskógabyggð. (e.d.). Reglugerðir og samþykktir. Sótt 16. janúar 2013 frá http://www.blaskogabyggd.is/resources/Files/556_STARFSMANNASTEFNA%20samþykkt.pdf
Blönduóssbær. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 11. janúar 2013 frá http://www.blonduos.is/pdf/starfsmannastefna2005.pdf
Bolungarvík. (e.d.). Stjórnsýsla, starfsmannastefna. Sótt 22. desember 2012 frá http://www.bolungarvik.is/index.asp?id=180&fl=20
Borgarbyggð. (e.d.). Samþykktir og reglur, starfsmannastefna. Sótt 21. febrúar 2013 frá http://www.borgarbyggd.is/stjornsysla/samthykktir-og-reglur/
Borgarfjarðarhreppur. (e.d.). Reglugerðir. Sótt 9. apríl 2013 frá http://www.borgarfjordureystri.is/borgarfjardarhreppur/reglugerdir
Bratton, J. og Gold, J. (2003). Human resource management: Theory and practice (3. útgáfa). Basingstoke: Palgrave Macmillan.
Breiðdalshreppur. (e.d.). Aðrar uppl. / reglur o.fl. Sótt 9. apríl 2013 frá http://www.breiddalur.is/?m=page&f=viewPage&id=5
Dalabyggð. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 22. desember 2012 frá http://www.dalir.is/thjonusta-og-starfsemi/starfsmenn/starfsmannastefna/
Dalvíkurbyggð. (e.d.). Starfsmannastefna Dalvíkurbyggðar. Sótt 21. mars 2013 frá http://www.dalvik.is/Stjornsysla/Starfsfolk/Starfsmannastefna-Dalvikurbyggdar/
Djúpavogshreppur. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 22. desember 2012 frá http://www.djupivogur.is/gogn/starfsmannastefna_djupavogshrepps.pdf
Eyja- og Miklaholtshreppur. (e.d.). Sveitarstjórn. Sótt 2. janúar 2013 frá http://www.samband.is/sveitarfelogin/vesturland/eyja--og-miklaholtshreppur/
Eyjafjarðarsveit. (e.d.). Samþykktir. Sótt 24. febrúar 2013 frá http://www.eyjafjardarsveit.is/is/stjornsysla/samthykktir
Fjallabyggð. (e.d.). Fréttir, starfsmannastefna. Sótt 3. mars 2013 frá http://www.fjallabyggd.is/static/files/.pdf/fb2009_starfsmannastefna.pdf
Fjarðabyggð. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 22. desember 2012 frá http://www.fjardabyggd.is/media/files/Starfsmannastefna.pdf
Fljótsdalshérað. (e.d.). Stefnur. Sótt 15. desember 2012 frá http://www.fljotsdalsherad.is/images/stories/dmdocuments/Samth-regl-stefnur/starfsmannastefna-flj.pdf
30
Fljótsdalshreppur. (e.d.). Stjórnsýsla. Sótt 25. janúar 2013 frá http://www.fljotsdalur.is/pages/stjF3rnsFDsla.php
Flóahreppur. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 9. janúar 2013 frá http://www.floahreppur.is/stjornsysla/um-floahrepp/starfsmannastefna-floahrepps/
Garðabær. (e.d.). Mannauðsstefna. Sótt 11. desember 2012 frá http://www.gardabaer.is/lisalib/getfile.aspx?itemid=32101
Gill, C. og Meyer D. (2011). The role and impact of HRM policy. International Journal of Organizational Analysis 19(1) , 5-28.
Grindavíkurbær. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 21. janúar 2013 frá http://www.grindavik.is/gogn/starfsmannastefna2012.pdf
Grímsnes- og Grafningshreppur. (e.d.). Reglur og samþykktir. Sótt 11. janúar 2013 frá http://www.gogg.is/stjornsysla/reglur-og-samthykktir/
Grundarfjarðarbær. (e.d.). Markmið og stefnur. Sótt 4. mars 2013 frá http://www.grundarfjordur.is/default.asp?sid_id=49788&tre_rod=001|007|014|&tId=1
Grýtubakkahreppur. (e.d.). Samþykktir og reglur. Sótt 28. febrúar 2013 frá http://www.grenivik.is/index.php?option=com_content&view=article&id=8&Itemid=42
Gylfi Dalmann Aðalsteinsson. (2006). Starfsmannastefna - stefnumiðað plagg eða hátíðaryfirlýsing:. Í I. Hannibalsson, Samanburður á starfsmannastefnu fyrirtækja, stofnana og sveitarfélaga. Rannsóknir í félagsvísindum VII, Viðskipta- og hagfræðideild (bls. 133-145). Reykjavík: Háskólaútgáfan.
Hafnarfjörður. (e.d.). Mannauðsstefna. Sótt 11. janúar 2013 frá http://www.hafnarfjordur.is/media/stefnur-og-reglur/mannaudstefna.pdf
Helgafellssveit. (e.d.). Helgafellssveit. Sótt 13. apríl 2013 frá http://www.samband.is/sveitarfelogin/vesturland/helgafellssveit/
Helga Þóra Jónasdóttir. (2007). Starfsmannastefnur skipulagsheilda: Ólíkar á mismunandi vettvangi. Óbirt BS ritgerð í viðskiptafræði: Háskóli Íslands: Viðskipta- og hagfræðideild.
Héðinn Unnsteinsson og Pétur Berg Matthíasson. (2012). Stefnumótun og áætlanagerð ráðuneyta. Leiðir að einföldun og samhæfingu. Stjórnmál & stjórnsýsla 8(1) , 153-172.
Hornafjörður. (e.d.). Stjórnsýsla, starfsmannastefna. Sótt 15. desember 2012 frá http://www2.hornafjordur.is/media/stjornsysla/Starfsmannastefna-mars-2012.pdf
31
Hólmfríður Erla Finnsdóttir. (2000). Starfsmannastefna fyrirtækja með tilliti til tilvistargrundvallar. Óbirt BS-ritgerð: Háskóli Íslands, Viðskipta- og hagfræðideild.
Hrunamannahreppur. (e.d.). Samþykktir. Sótt 14. mars 2013 frá http://www.fludir.is/index.php/samthykktir
Húnavatnshreppur. (e.d.). Valmynd. Sótt 2. janúar 2013 frá http://www.hunavatnshreppur.is/
Húnaþing vestra. (e.d.). Reglugerðir og samþykktir. Sótt 16. desember 2012 frá http://www.hunathing.is/GetAsset.ashx?id=1444
Hvað felst í starfsmannastjórnun og starfsmannastefnu. (1987, 5. febrúar). Morgunblaðið. Sótt 1. júní 2006 af http://www.mbl.is/mm/gagnasafn/grein.html?grein_id=1608.
Hvalfjarðarsveit. (e.d.). Mannauðsstefna. Sótt 27. febrúar 2013 frá http://www.hvalfjardarsveit.is/Files/Skra_0059674.pdf
Hveragerði. (e.d.). Samþykktir og reglur. Sótt 21. janúar 2013 frá http://www.hveragerdi.is/files/5092a3ddbf911.pdf
Hörgársveit. (e.d.). Reglur sem gilda í Hörgársveit. Sótt 17. febrúar 2013 frá http://www.horgarsveit.is/default.asp?sid_id=7727&tre_rod=004|005|&tId=1
Ísafjarðarbær. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 22. desember 2012 frá http://www.isafjordur.is/vinnustadurinn/starfsmannastefna/
Jackson, E.S. og Schuler, S.R. (2000) Managing Human Resources, A partnership Perspective (7. útgáfa). Cincinnati: South - Western Collage Publishing Kaldrananeshreppur. (e.d.). Stjórnsýslan. Sótt 9. apríl 2013 frá
http://www.drangsnes.is/index.php/kaldrananeshreppur/stjornsyslan- Karl Björnsson. (2006). Vinnuveitendahlutverk sveitarstjórna. Reykjavík:
Samband íslenskra sveitarfélaga. Kjarasvið. Kjósarhreppur. (e.d.). Samþykktir og gjaldskrár. Sótt 5. apríl 2013 frá
http://www.kjos.is/samthykktir-og-gjaldskrar/ Kópavogur. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 11. janúar 2013 frá
http://www.kopavogur.is/media/images/Starfsmannastefna.pdf Langanesbyggð. (e.d.). Samþykktir. Sótt 22. janúar 2013 frá
http://www.langanesbyggd.is/category.php?catID=62&sub=2 Legge, K. (1989). Human resource management - a critical analysis. New
Perspectives on Human Resource Management , 19-40. Lynch, R. (2005). Corporate strategy. London: FT Prentice Hall. Mankin, D. (2009). Human resource development. Oxford: Oxford University Press.
32
Mosfellsbær. (e.d.). Mannauðsstefna. Sótt 22. desember 2012 frá http://www.mos.is/Stjornsysla/Stefnur/Mannaudsstefna/
Mýrdalshreppur. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 22. desember 2012 frá http://www.vik.is/files/27/20110607112523603.pdf
Norðurþing. (e.d.). Fréttir, starfsmannastefna Húsavíkurbæjar. Sótt 15. desember 2012 frá http://www.nordurthing.is/static/files/old/starfsmannastefna_2005.pdf
Rangárþing eystra. (e.d.). Reglugerðir og samþykktir. Sótt 28. febrúar 2013 frá http://www.hvolsvollur.is/stjornsysla/reglugerdir-og-samthykktir/
Rangárþing ytra. (e.d.). Starfsmenn, starfsmannastefna. Sótt 20. janúar 2013 frá http://www.ry.is/efni/starfsmannastefna
Rekstur sveitarfélaga. (e.d.). Sótt 6. apríl 2013 frá http://www.samband.is/verkefnin/rekstur-sveitarfelaga/arbok-sveitarfelaga/
Reykhólahreppur. (e.d.). Samþykktir og reglugerðir. Sótt 2. janúar 2013 frá http://www.reykholar.is/stjornsysla/samthykktir_og_reglugerdir/
Reykjanesbær. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 24. janúar 2013 frá http://www.reykjanesbaer.is/stjornkerfi/stefnumotun/starfsmannastefna/starfsmannastefna/
Reykjavík. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 11. janúar 2013 frá http://www.reykjavik.is/desktopdefault.aspx/tabid-245/5722_view-939/
Sandgerðisbær. (2013). Starfsmannastefna Sandgerðisbæjar. Sandgerði: Bæjarstjórn.
Seltjarnarnesbær. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 22. desember 2012 frá http://www.seltjarnarnes.is/stjornsysla/samthykktir/starfsmannastefna/
Seyðisfjörður. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 22. desember 2012 frá http://sfk.is/images/starfsmannastefna0001.pdf
Skaftárhreppur. (e.d.). Samþykktir. Sótt 11. janúar 2013 frá http://www.klaustur.is/Stjornsysla/Stjornkerfi/Samthykktir
Skagabyggð. (e.d.). Skagabyggð. Sótt 13. apríl 2013 frá http://www.hafnir.is/skipulag/
Skeiða- og Gnúpverjahreppur. (e.d.). Stjórnkerfið. Sótt 10. janúar 2013 frá http://www.skeidgnup.is/stjornkerfid
Skorradalshreppur. (e.d.). Stjórnsýsla. Sótt 23. janúar 2013 frá http://www.skorradalur.is/stjornsysla/
Skútustaðahreppur. (e.d.). Stjórnsýslan yfirlit. Sótt 21. janúar 2013 frá http://www.myv.is/stjornsyslan/
Snæfellsbær. (e.d.). Reglur og samþykktir. Sótt 1. mars 2013 frá http://www.snb.is/default.asp?sid_id=2150&tre_rod=001|010|&tId=1
33
Stjórnsýsla sveitarfélaga.(e.d.). Sótt 31. janúar 2013 frá http://www.samband.is/verkefnin/stjornsysla-sveitarfelaga/
Strandabyggð. (e.d.). Skýrslur og samþykktir. Sótt 2. apríl 2013 frá http://www.strandabyggd.is/stjornsysla/tilkynningar/
Stykkishólmur. (e.d.). Starfsmenn. Sótt 24. febrúar 2013 frá http://www.stykkisholmur.is/stjornsyslan/starfsmenn/
Súðavíkurhreppur. (e.d.). Samþykktir og reglugerðir. Sótt 18. janúar 2013 frá http://www.sudavik.is/stjornsysla/samthykktir_og_reglugerdir/
Svalbarðshreppur. (e.d.). Stjórnsýsla. Sótt 2. apríl 2013 frá http://www.svalbardshreppur.is/hreppur/page/stjornsysla
Svalbarðsstrandarhreppur. (e.d.). Samþykktir. Sótt 2. janúar 2013 frá http://www.svalbardsstrond.is/is/page/samthykktir
Sveitafélagið Árborg. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 22. desember 2012 frá http://www.arborg.is/stjornsysla/stefnur/starfsmannastefna/
Sveitafélagið Skagafjörður. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 22. desember 2012 frá http://www.skagafjordur.is/upload/files/STARFSMANNASTEFNA_ok.pdf
Sveitafélagið Skagaströnd. (e.d.). Samþykktir. Sótt 10. janúar 2013 frá http://www.skagastrond.is/samthykktir.asp
Sveitafélagið Vogar. (e.d.). Stjórnsýsla. Sótt 23. febrúar 2013 frá http://www.vogar.is/Stjornsysla/Skrifstofa/
Sveitafélagið Ölfus. (e.d.). Starfsmannamál. Sótt 16. febrúar 2013 frá http://www.olfus.is/stjornkerfi/starfsmannamal/starfsmannastefna/
Sveitarfélagið Garður. (e.d.). Forsíða, starfsmannastefna. Sótt 2. mars 2013 frá http://www.svgardur.is/?path=Controls/8&ID=569
Sveitarstjórnarlög nr. 138/2011. (2011). Lagasafn Alþingis. Reykjavík: Alþingi.
Tálknafjarðarhreppur. (e.d.). Stjórnsýslan. Sótt 2. apríl 2013 frá http://www.talknafjordur.is/stjornsyslan/
Tjörneshreppur. (e.d.). Stjórnkerfið. Sótt 10. janúar 2013 frá http://www.tjorneshreppur.is/stjornkerfid
Torrington, D. Hall, L., Taylor, S. (2005). Human resource management (6. útgáfa). Harlow: Prentice Hall
Ulrich, D. (1998). A new mandate for human resources. Harvard Business Review 76(1) , 124-134.
Verkefni sveitarfélaga - kjara- og starfsmannamál. (e.d.). Sótt 23. febrúar 2013 frá http://www.samband.is/verkefnin/kjara--og-starfsmannamal/spurt-og-svarad-um-kjaramal/
34
Vestmannaeyjabær. (e.d.). Starfsmannastefna. Sótt 21. janúar 2013 frá http://www.vestmannaeyjar.is/skrar/file/starfsmannamal/starfsmannastefna_vest.pdf
Vesturbyggð. (2013). Starfsmannastefna Vesturbyggðar. Vesturbyggð: Bæjarstjórn.
Vopnafjarðarhreppur. (e.d.). Samþykktir og reglur. Sótt 14. mars 2013 frá http://www.vopnafjardarhreppur.is/Stjornsysla/reglur_og_samthykktir
Þingeyjarsveit. (e.d.). Samþykktir-erindisbréf. Sótt 25. febrúar 2013 frá http://www.thingeyjarsveit.is/stjornsysla/samthykktirerindisbref/