standar operasional prosedur (sop)kb.um-surabaya.ac.id/assets/sop-ppm.pdf · sop audit mutu...
TRANSCRIPT
1
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
2
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENJAMINAN MUTU
Morality Intellectuality Entrepreneurship
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Jl. Sutorejo 59 Surabaya Telp. 031-3811966 Fax. 0313813096 http://www.um-surabaya.ac.id, Email: [email protected]
3
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENJAMINAN MUTU
Kode Dokumen : 1/SOP-PPM/2013
Revisi : 0
Tanggal : April 2013
Diajukan Oleh : Wakil Rektor I A.Aziz Alimul Hidayat, S.Kep, Ns, M.Kes
Dikendalikan Oleh
: Ketua Pusat Penjaminan Mutu Drs. Noto Adam, MM
Disetujui Oleh : Rektor UMSurabaya Dr. dr. Sukadiono, MM
4
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
DAFTAR ISI
Lembar Pengendalian …………………………………………………………… 2 Daftar Isi………………………………………………………………………….... 2 SOP Tinjauan Manajemen........................................................................................ 4 SOP Pengendalian dokumen dan Rekaman............................................................. 6 SOP Penetapan Standar............................................................................................ 15 SOP Pelaksanaan Standar......................................................................................... 17 SOP Pengembangan/Peningkatan Standar.............................................................. 19 SOP Pengendalian Standar....................................................................................... 21 SOP Tindakan Korektif dan Pencegahan.................................................................. 23 SOP Audit Mutu Internal.......................................................................................... 34 SOP Monitoring dan Evaluasi Pembelajaran.......................................................... 53 SOP Monitoring dan Evaluasi Hibah....................................................................... 55
5
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP TINJAUAN MANAJEMEN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.1/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
Menjamin bahwa implementasi Sistem Manajemen Mutu di Universitas Muhammadiyah
Surabaya berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan dapat mencapai
kepuasan pelanggan.
Ruang Lingkup
Peninjauan ulang Manajemen Puncak (Top Management) terhadap dokumentasi dan
implementasi Sistem Manajemen Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya agar
menjamin keberlangsungan, kesesuaian, kelengkapan, dan efektivitas Sistem Manajemen
Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Definisi
1. Tinjauan Manajemen adalah langkah dari Manajemen Puncak (Top Management)
Universitas untuk meninjau sistem manajemen mutu Universitas Muhammadiyah
Surabaya pada kurun waktu yang telah direncanakan untuk memastikan
kesinambungan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem menajemen mutu.
Tinjauan ini termasuk pengkajian peluang peningkatan serta kebutuhan untuk
mengubah sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu
Universitas.
2. Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan Universitas yang telah
dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak yang terkait dengan mutu.
3. Sasaran Mutu adalah sesuatu yang dicari atau dituju oleh Universitas yang
berkaitan dengan mutu
Referensi
1. Standar mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya
2. Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya
3. Program Kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya
Uraian Prosedur :
1. Rektor/Wakil rektor I memberikan mandat kepada Pusat Penjaminan Mutu
Universitas untuk mengadakan evaluasi pada suatu sistem manajemen yang
sedang berlaku.
2. PPM mengadakan rapat untuk membahas hasil AIM/hasil angket dari pelanggan
dan sivitas akademika/hasil visitasi akreditasi.
3. PPM menyampaikan hasil evaluasi sistem manajemen kepada Pimpinan
Universitas
4. PPM mengagendakan rapat tinjauan manajemen dan menginstruksikan sekretaris
PPM sebagai MR untuk membuat surat undangan.
6
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
5. Sekretaris PPM mengundang semua Pimpinan Fakultas, Program Studi, Biro/UPT
untuk hadir rapat tinjauan manajemen pada waktu dan tempat yang telah
ditetapkan.
6. Pimpinan Fakultas, Program Studi, Biro/UPT melaksanakan rapat tinjauan
manajemen.
7. Sekretaris PPM mencatat, menyusun, melaporkan kepada Rektor/Wakil rektor 1
dan mengarsipkan laporan hasil tinjauan manajemen.
8. Sekretaris PPM mengunggah laporan hasil tinjauan manajemen di Website
Universitas Muhammadiyah Surabaya.
Bagan Alur
Pelaksana Bagan Alir Dokumen
Wakil Rektor 1
PPM
Sekretaris PPM
Dekan, Kaprodi,
Ka Biro/UPT
Sekretaris
PPM/MR
mulai
Menugaskan PPM untuk mengadakan
evaluasi sistem manajemen yang
sedang berlangsung
Mengadakan rapat membahasa hasil
AIM dan menyampaikan ke pimpinan
Membuat udangan rapat tinjauan mutu
Mengikuti rapat tinjauan mutu
selesai
Membuat rekap laporan tinjauan dan
melaporkan serta upload di website
undangan
Laporan
Jadwal rapat
7
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.2/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
1. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan SPMI tingkat Universitas.
2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah disampaikan adalah edisi terbaru dan menjadi acuan unit kerja.
3. Prosedur pengendalian perubahan dokumen ditetapkan untuk mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.
Ruang Lingkup
Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen SPMI, meliputi dokumen induk yang bersifat normatif dan dokumen mutu, misalnya Standar Mutu, Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Dokumen Pendukung dan Borang yang berkaitan dengan mutu.
Definisi
1. Pusat Penjaminan Mutu (PPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Rektor dan diberi tugas untuk membantu Rektor dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di UMSurabaya.
2. Manajemen Representatif (MR) adalah seseorang yang bertugas : a) Memantau semua proses yang terkait sistem penjaminan mutu (SPM) dengan
pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara. b) Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit
internal serta perbaikan SPM UMSurabaya. c) Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di
lingkungan UMSurabaya. d) Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau
harapan kepuasan pimpinan dan feedback pelanggan lainnya. e) Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal satu
kali per tahun. 3. Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) adalah Unit kerja yang mengkoordinasikan
dan melaksanakan kegitan akademik dalam satu atau beberapa disiplin ilmu, teknologi dan kesenian.
4. Unit Kerja Penunjang Akademik (UKPPA) adalah unit kerja yang menunjang pelaksanaan unit kerja pelaksana akademik.
5. Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk membantu Dekan dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Fakultas / Program.
6. Unit Penjaminan Mutu (UPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk membantu Kaprodi dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan / Program Studi.
8
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
7. Dokumen Induk adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Universitas dan Rektor dibantu PPM, Senat Fakultas, Dekan dibantu GKM sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk universitas / fakultas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, OTK, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor / Dekan, Pedoman Pendidikan. Sedangkan untuk jurusan / program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Kaprodi, Pedoman Pendidikan Program Studi.
8. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen Mutu untuk universitas / fakultas meliputi Standar Mutu Universitas / Fakultas, Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang. Sedangkan untuk jurusan / program studi adalah Standar Mutu Jurusan / Program Studi, Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem dokumentasi SPMI.
9. Satu siklus SPMI adalah suatu kegiatan SPMI yang berlangsung dalam kurun waktu tertentu, setelah diselesaikannya pengembangan, dilaksanakan dan dilaporkan hasil evaluasi sistem kepada atasan unit kerja.
10. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar.
Referensi
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.
5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. 8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka
Kualifikasi Nasional Indonesia. 9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002
Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000
Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. 11. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang
Majelis Pendidikan Tinggi. 12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor
178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 13. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang
Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 14. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 15. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya.
9
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
16. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
Uraian Prosedur :
1. Pengendalian dokumen a. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan
perubahan perundangan terkait diperbarui. Perubahan pada dokumen jika diperlukan dapat dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan, kecuali jika kondisi memaksa karena perubahan perundangan. Peninjauan dan persetujuan perubahan dapat dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.
b. Ketua PPM dibantu Sekretaris PPM bertanggung jawab atas pemberian identitas sebagai berikut : Judul / Nama dokumen Nomor kode dokumen Status perubahan (Revisi) Tanggal penerbitan Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan
mengesahkan a. Dokumen SPMI tingkat UMSurabaya yang baru atau dokumen yang direvisi
diajukan oleh Wakil Rektor 1 dan disahkan Rektor / Senat UMSurabaya dengan menandatangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. Pada dokumen soft copy digunakan Ttd untuk menghindari cyber crime.
b. Wakil Rektor 1 dibantu PPM menerbitkan dan menggandakan dokumen. c. Ketua PPM dibantu Anggota PPM untuk mengembangkan SPMI atau staf PPM
mendistribusikan dokumen dengan mengacu pada Borang Nama, Revisi dan Distribusi Dokumen misalkan 00000 05000 01.
d. Masing-masing Wakabid PPM dibantu Staf PPM harus mengendalikan dokumen dengan cara sebagai berikut : Peta lokasi file dokumen (site map) Tidak mengaktifkan dokumen kadaluwarsa di website Peta lokasi file dokumen yang ada di website.
a. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu.
b. Setiap pemegang dokumen SPMI harus bertanggungjawab untuk menggunakan dokumen edisi revisi terbaru tersebut apabila terjadi perubahan, sehingga dokumen tetap terkendali.
c. Apabila dokumen tersebut adalah tidak bisa diakses semua pihak, maka dokumen diberi stempel Dokumen Terkendali dan penerima dokumen harus sesuai dengan wewenangnya, misalnya (00000 05000 02). Jika Dokumen Terkendali difotocopy maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotocopy) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.
a. Pengendalian Rekaman
10
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman.
a) Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM menyimpan daftar distribusi dokumen SPMI dan rekaman perubahan dokumen.
b) Dalam pengendalian rekaman, Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM harus memberi identitas sebagai berikut : Judul / Nama dokumen. Nomor kode dokumen. Status perubahan (Revisi). Tanggal penerbitan. Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan
mengesahkan. c) Identifikasi revisi rekaman dan Status Perubahan diletakkan di halaman awal
dokumen sebelum Daftar Isi dan atau borang tersendiri (0000 0050 0003). d) Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM mengendalikan rekaman
perubahan dokumen dengan cara sebagai berikut : Peta lokasi file dokumen (site map) Peta lokasi file dokumen yang ada di website.
e) Tiap enam bulan sekali Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM melakukan tinjauan rekaman / catatan kadaluwarsa pada Daftar Rekaman sesuai waktu retensinya selama 5 tahun. Apabila ditemukan rekaman kadaluwarsa lebih dari 5 tahun maka Anggota PPM dan Staf PPM melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Ketua PPM sesuai dengan metode pemusnahan yang tepat (dibakar atau dibuang).
11
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Daftar Revisi Dokumen
(00000 00000
Borang Nama,
Revisi dan Distribusi
Dokumen
(00000 00000)
Bagan Alir
1. Pengendalian Dokumen
Reviewer sebelumnya
Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM
Rektor
Wakil Rektor I, Ketua PPM, dan Staf PPM
Bidang SPMI dan Staf PPM
Penerima Dokumen Bidang SPMI dan Staf PPM
Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru
Menerbitkan dan menggandakan dokumen
Menyetujui dan mengesahkan dokumen
Memberikan identitas dokumen sebelum diterbitkan, kemudian diserahkan Wakil Rektor I untuk
kemudian diajukan kepada Rektor
Meninjau dan menyetujui perubahan dokumen
Mulai
Mengendalikan data
Mendistribusikan dan
mengendalikan dokumen
Selesai
12
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
2. Pengendalian Rekaman
Bidang SPMI dan Staf PPM
Bidang SPMI dan Staf PPM
Ketua PPM
Bidang SPMI dan Staf PPM
Selesai
Melakukan pemusnahan rekaman
yang sudah melebihi waktu retensi
Meminta Bidang SPMI dan Staf
PPM untuk melakukan tinjauan
rekaman
Melaksanakan kegiatan
pengendalian rekaman
Menyimpan daftar distribusi dan
memberi identitas
Mulai
13
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Lampiran
1. Borang revisi dan distribusi dokumen SPMI (00000 00000 00)
No Dokumen Kode Revisi Penerima
14
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
2. Borang Distribusi Dokumen Terkendali (00000 00000 00)
Nama, Kode Dokumen :
Copy ke- Penerima Tanggal Tandatangan
1
2
3
4
5
6
7
8
dst
15
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
3. Borang Revisi Dokumen SPMI (00000 00000 00)
Borang Rekaman Revisi Dokumen SPMI
Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Alasan
Perubaha
n
Penanggung
jawab
16
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PENETAPAN STANDAR UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.3/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya.
Ruang Lingkup
Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya berlaku : 1. Ketika sebuah standar pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan
ditetapkan. 2. Untuk semua lingkup manual meliputi : standar isi, standar proses, standar
kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.
Definisi
1. Merancang standar : olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini dapat berupa elaborasi / menjabarkan 8 standar nasional pendidikan menjadi berbagai standar lain yang mengatur berbagai aspek secara lebih rinci.
2. Merumuskan standar : menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour, Competence, and Degree.
3. Menetapkan standar : tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan berlaku.
4. Studi pelacakan : tindakan berupa penelusuran lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya yang sudah bekerja.
5. Uji public : tindakan yang telah disetujui oleh stake holder atau pemakai lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya
Referensi
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.
5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.
17
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia.
9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.
10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.
11. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi.
12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
13. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
14. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 15. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 16. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
Uraian Prosedur :
1. Visi dan misi Universitas Muhammadiyah Surabaya dipakai sebagai landasan
dan tujuan akhir ketika merancang dan menetapkan standar mutu sistem penjaminan mutu internal.
2. Pelajari kondisi faktual yang ada dari kegiatan yang akan dibuat standarnya untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan yang masih ada dan bandingkan dengan kondisi ideal yang ingin dicapai.
3. Perhitungkan daya dukung sarana prasarana serta sumber daya manusia yang dimiliki dan yang akan melasanakan standar yang dibuat.
4. Melibatkan stake holder untuk mendapatkan masukan dalam menetapkan standar yang dibuat.
5. Pelajari semua peraturan yang ada, yang berkaitan dengan kegiatan yang akan dibuatkan standarnya.
6. Lakukan evaluasi diri terhadap pelaksanaan kegiatan yang akan dibuatkan standarnya.
7. Buatlah draft awal standar menggunakan rumus ABCD 8. Lakukan uji publik dan sosialisasi draft standar dengan mengundang
pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan saran.
9. Rumuskan kembali pernyataan standar dengan memperhatikan hasil nomor 8.
18
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PELAKSANAAN STANDAR UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.4/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
Untuk melaksanakan standar, dan memenuhi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya
Ruang Lingkup
Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.
Definisi
1. Melaksanakan Standar : ukuran, spesifikasi, patokan, sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya
2. Prosedur/SoP : uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, dan koheren .
3. Instruksi Kerja : rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas.
Referensi
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.
5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. 8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka
Kualifikasi Nasional Indonesia. 9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002
Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000
Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. 11. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang
Majelis Pendidikan Tinggi. 12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor
178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 13. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang
19
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 14. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 15. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 16. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
Uraian Prosedur :
1. Lakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar.
2. Sosialisasikan isi standar kepada seluruh dosen, karyawan non -dosen , dan mahasiswa, secara periodik dan konsisten.
3. Siapakan dan tuliskan dokumen tertulis berupa : prosedur kerja atau SOP, instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan isi standar.
4. Laksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan standar sebagai tolak ukur pencapaian.
20
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PENGEMBANGAN/PENINGKATAN STANDAR UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.5/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
Untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap standar setiap berakhirnya siklus masing-masing standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya
Ruang Lingkup
1. Pelaksanaan isi setiap standar dalam satu siklus setelah berakhir, akan ditingkatkan mutunya, siklus setiap standar yang ditetapkan oleh Universitas Muhammadiyah Surabaya adalah 5 tahunan.
2. Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.
Definisi
1. Pengembangan atau peningkatan standar : upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar, secara periodik dan berkelanjutan.
2. Evaluasi Standar : tindakan menilai isi standar di dasarkan, antara lain, pada : 1. Hasil pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya. 2. Perkembangan situasi dan kondisi Universitas Muhammadiyah Surabaya,
tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan Universitas Muhammadiyah Surabaya dan masyarakat pada umumnya.
3. Relevansinya dengan visi dan misi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 3. Siklus Standar : durasi atyau masa berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek
yang diatur di dalamnya.
Referensi
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.
5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. 8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka
21
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Kualifikasi Nasional Indonesia. 9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002
Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000
Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. 11. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang
Majelis Pendidikan Tinggi. 12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor
178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 13. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang
Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 14. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 15. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 16. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
Uraian Prosedur :
1. Pelajari laporan hasil pengendalian standar. 2. Selenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan
tersebut, dengan mengundang pejabat struktural yang terkait dan dosen.
3. Evaluasi isi standar. 4. Lakukan revisi isi standar sehingga menjadi standar baru.
Tempuh langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar
22
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PENGENDALIAN STANDAR UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.6/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
Untuk mengendalikan pelaksanaan standar sehingga isi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal dapat tercapai/terpenuhi di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya.
Ruang Lingkup
Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.
Definisi
1. Pemantauan atau monitoring : mengamati sesuatu proses atau suatu kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi standar.
2. Pemeriksaan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek dari penyelenggara pendidikan yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut berjalan sesuai dengan isi standar.
3. Evaluasi : tindakan menilai yang didasarkan pada hasil pelaksanaan, perkembangan dan relevansinya dengan visi dan misi.
Referensi
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.
5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. 8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka
Kualifikasi Nasional Indonesia. 9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002
Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000
Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.
23
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
11. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi.
12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
13. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
14. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 15. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 16. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah
Uraian Prosedur :
1. Lakukan pemantauan secara periodik, misalnya harian, mingguan, bulanan, atau
semesteran terhadap pelaksaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan.
2. Catat dan rekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar.
3. Catat dan rekam bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur kerja, formulir, dan bukti fisik dari setiap standar yang telah dilaksanakan.
4. Periksa, pelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai dan Ambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar.
5. Catat atau rekam semua tindakan korekstif yang diambil dan Pantau terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut, misal : apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar.
6. Buat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraiakan di atas.
7. Laporkan hasil dari pengendalian standar kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan Universitas Muhammadiyah Surabaya disertai saran atau rekomendasi.
24
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP PENGENDALIAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.7/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian mutu lulusan pada semua tahapan proses pelaksanaan pembelajaran mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surabaya, yang meliputi
bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat
Ruang Lingkup
Pengendalian mutu lulusan yang tidak sesuai diterapkan terhadap semua proses lulusan dan kurikulum serta proses belajar mengajar yang tidak sesuai pada saat realisasi
pendidikan,penelitian dan pengabdian terhadap masyarakat
Definisi
1. Produk Universitas ialah Pelayanan pendidikan yang terdiri dari proses pembelajaran
mahasiswa dan mutu Lulusan. 2. Lulusan ialah mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surabaya yang telah selesai studi
dalam kurun waktu yang telah ditetap ( paling lama 8 semester atau 14semester sesuai
dengan pedoman pendidikan. 3. Mutu Lulusan ialah kualitas akademik yang diperoleh lulusan berdasarkan parameter IPK
(Indeks Prestasi Kumulatif) dan lama masa studi sesuai dengan pedoman pendidikan.
4. Produk tidak sesuai adalah mutu lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya yang tidak
sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
Referensi
1. Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya
2. Dokumen Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya
Uraian Prosedur :
1. Rektor menerima keluhan dan masukan dari mahasiswa, lulusan, dan pengguna lulusan
(stake holder) mengenai mutu lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya yang tidak sesuai.
2. Rektor mendiskusikan keluhan bersama wakil rektor 1, Pusat Penjamiman Mutu dan Dekan,
kaprodi terkait dan menyusun analisis terhadap keluhan. 3. Rektor bersama wakil rektor 1, Pusat Penjaminan Mutu, Dekan dan Kaprodi terkait mencari
dan menganalisa akar masalah yang menyebabkan keluhan.
4. Rektor bersama wakil rektor 1, Pusat Penjaminan Mutu, Dekan dan Kaprodi terkait mencari
dan merumuskan alternatif solusi untuk mengatasi akar masalah. 5. Rektor bersama wakil rektor 1, Pusat Penjaminan Mutu, Dekan dan Kaprodi terkait terkait
mendiskusikan rumusan alternatif solusi.
25
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.7/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
SOP ini menerangkan cara mengambil tindakan korektif dan tindakan pencegahan terhadap proses bisnis Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) untuk mencegah terjadinya kembali produk yang tidak sesuai.
Ruang Lingkup
Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam manual prosedur ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait apabila terjadi ketidaksesuaian.
Definisi
1) Produk Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) seperti yang tercantum di dalam Manual Mutu (MM) Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya).
2) Produk tidak sesuai adalah layanan pendidikan yang tidak mematuhi prosedur atau kebutuhan seperti dipersyaratkan di dalam MM Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya).
3) Manual Mutu (MM) Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) adalah pedoman mendokumentasikan sistem mutu organisasi Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.
4) Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
5) Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) meliputi Standar Mutu, Manual Mutu, Manual Prosedur (MP), Intruksi Kinerja, Evaluasi Kinerja, Borang dan Dokumen Pendukung (DP). Semua dokumen harus memenuhi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), BAN - PT dan Standar Nasional Pendidikan.
6) PPM adalah Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya).
Referensi
1. Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI - PT) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.
26
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.
6. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 7. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005. 8. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi. 9. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka
Kualifikasi Nasional Indonesia. 10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002
Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 11. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000
Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. 12. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang
Majelis Pendidikan Tinggi. 13. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor
178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 14. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang
Perguruan Tinggi Muhammadiyah. 15. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 16. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 18. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya.
Uraian Prosedur :
1. Pengendalian dokumen a. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan
perubahan perundangan terkait diperbarui. Perubahan pada dokumen jika diperlukan dapat dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan, kecuali jika kondisi memaksa karena perubahan perundangan. Peninjauan dan persetujuan perubahan dapat dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.
b. Ketua PPM dibantu Sekretaris PPM bertanggung jawab atas pemberian identitas sebagai berikut : Judul / Nama dokumen Nomor kode dokumen Status perubahan (Revisi) Tanggal penerbitan Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan
mengesahkan c. Dokumen SPMI tingkat UMSurabaya yang baru atau dokumen yang direvisi
diajukan oleh Wakil Rektor 1 dan disahkan Rektor / Senat UMSurabaya dengan
27
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
menandatangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. Pada dokumen soft copy digunakan Ttd untuk menghindari cyber crime.
d. Wakil Rektor 1 dibantu PPM menerbitkan dan menggandakan dokumen. e. Ketua PPM dibantu Anggota PPM untuk mengembangkan SPMI atau staf PPM
mendistribusikan dokumen dengan mengacu pada Borang Nama, Revisi dan Distribusi Dokumen misalkan 00000 05000 01.
f. Masing-masing Wakabid PPM dibantu Staf PPM harus mengendalikan dokumen dengan cara sebagai berikut : Peta lokasi file dokumen (site map) Tidak mengaktifkan dokumen kadaluwarsa di website Peta lokasi file dokumen yang ada di website.
g. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu.
h. Setiap pemegang dokumen SPMI harus bertanggungjawab untuk menggunakan dokumen edisi revisi terbaru tersebut apabila terjadi perubahan, sehingga dokumen tetap terkendali.
i. Apabila dokumen tersebut adalah tidak bisa diakses semua pihak, maka dokumen diberi stempel Dokumen Terkendali dan penerima dokumen harus sesuai dengan wewenangnya, misalnya (00000 05000 02). Jika Dokumen Terkendali difotocopy maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotocopy) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.
2. Pengendalian Rekaman
Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. a. Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM menyimpan daftar distribusi
dokumen SPMI dan rekaman perubahan dokumen. b. Dalam pengendalian rekaman, Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM
harus memberi identitas sebagai berikut : Judul / Nama dokumen. Nomor kode dokumen. Status perubahan (Revisi). Tanggal penerbitan. Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan
mengesahkan. c. Identifikasi revisi rekaman dan Status Perubahan diletakkan di halaman awal
dokumen sebelum Daftar Isi dan atau borang tersendiri (0000 0050 0003). d. Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM mengendalikan rekaman
perubahan dokumen dengan cara sebagai berikut : Peta lokasi file dokumen (site map) Peta lokasi file dokumen yang ada di website.
e. Tiap enam bulan sekali Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM melakukan tinjauan rekaman / catatan kadaluwarsa pada Daftar Rekaman sesuai
28
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
waktu retensinya selama 5 tahun. Apabila ditemukan rekaman kadaluwarsa lebih dari 5 tahun maka Anggota PPM dan Staf PPM melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Ketua PPM sesuai dengan metode pemusnahan yang tepat (dibakar atau dibuang).
29
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Bagan Alir
1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan
Wakil Rektor I Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM
Unit Terkait
Wakil Rektor I, Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM
Melaksanakan dan merekam perubahan
Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan
Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian
Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0000 0000 0000) :
Borang Daftar Revisi Dokumen
Borang Daftar Rekaman Mutu
Borang Daftar Ketidaksesuaian 00000 05002 01
Memastikan pelaksanaan tindakan
Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dll.
Mulai
Selesai
30
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
b. Pemrakarsa Tindakan Korektif
Unit Kerja
Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM
Wakil Rektor I, Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM
Selesai
Mendiskusikan Ketidaksesuaian
Mengidentifikasi Ketidaksesuaian
Mengusulkan Tindakan Korektif
Mulai
Borang Daftar
Ketidaksesuaian 0000 0000 0000
Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan 0000 0000 0000
Borang
Kl
arifika
si Tindakan
Korektif
31
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif
Unit Kerja
Unit Kerja
Wakil Rektor I Unit Kerja Wakil Rektor I Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM
Manual Prosedur
Pengendalian Dokumen
dan Rekaman (0000 0000
0000):
Borang Daftar Revisi
Dokumen
Borang Daftar Rekaman
Mutu
Borang Daftar
Ketidaksesuaian
0000 0000 0000
Borang Daftar
Ketidaksesuaian
0000 0000 0000
Borang Klarifikasi
Tindakan Korektif
dan Pencegahan
0000 0000 0000
Membuat Kesepakatan Tanggal
Penyelesaian
Mengkaji Usulan Tindakan
Korektif
Mulai
Memastikan Pelaksanaan
Verifikasi
Melakukan Verifikasi
Meminta Persetujuan Ketua PPM untuk
Melakukan Perubahan
Mengendalikan Perubahan
Melaksanakan dan
Merekam Perubahan
Selesai
32
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
c. Tindakan Pencegahan
Unit Kerja Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM Wakil Rektor I Unit Kerja Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM Unit Kerja Unit Kerja Wakil Rektor I
Mulai
Memperbaiki Proses
Memperbaiki Dokumentasi
Memperbaiki Sistem Manajemen Mutu
(SMM) dan Sistem Penjaminan Mutu Internal
(SPMI)
Memperbaiki Peralatan
Memperbaiki Mutu
Meningkatkan Pelatihan
Meningkatkan Kesadaran
Memperbaiki Prosedur
Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0000 0000 0000):
Borang Daftar Revisi Dokumen Borang Daftar
Rekaman Mutu
33
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Lampiran
1. Borang Daftar Ketidaksesuaian dan Perbaikannya (0000 0000 0000)
Audit ke : Bulan :
Tanda Tangan MR
.............................. (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan : KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor
(6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaik(12) Status Akhir : open, closed
No Temuan
Tanggal Temuan
Kategori Temuan
Status Temuan
Auditor Teraudit Bidang/Dokumen yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
Verifikasi Status Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
1. 2. 3. 4.
5. 6. 7. 8.
9. 10. 11. 12.
34
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
2. Borang Klarifikasi Atas Temuan (0000 0000 0000)
Bidang Teraudit Auditor :
Tgl Audit :
No. Temuan :
Uraian Ketidaksesuaian : Kategori:
1. KTS
2. Observasi
Penyebab/ Akar masalah : Tanda tangan
Auditee
Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu
Selesai
Verifikasi :
Status Temuan Tanda tangan MR
1. OPEN 2. CLOSED
35
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
SOP AUDIT MUTU INTERNAL UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.8/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem penjaminan mutu internal.
2. Melaporkan hasil audit mutu internal dengan data yang memadai dan memberi masukan kepada unit kerja terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
Ruang Lingkup
Semua kegiatan audit mutu internal dilaksanakan 6 bidang terkait dalam penerapan sistem penjaminan mutu di Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) yang ada pada bidang didalam proses PPM UMSurabaya untuk mencegah adanya produk tidak sesuai. Prosedur ini berlaku bagi pihak - pihak yang terkait dalam proses audit mutu internal di PPM UMSurabaya, yaitu : Ketua PPM UMSurabaya, Sekretaris PPM UMSurabaya, para Wakabid dan tim auditor mutu internal
Definisi
1. Pusat Penjaminan Mutu (PPM) adalah perangkat penjaminan mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya yang diberi mandat untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), yang mengintegrasikan dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi yang telah ditetapkan dan yang telah ditentukan oleh Badan Standar Nasional Pendidikan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (BSNP – SPMPT), Peraturan – peraturan Pemerintah Republik Indonesia, dan persyaratan akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
2. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Pusat Penjaminan Mutu (PPM) dengan pelaksanaannya. Audit mutu internal dilaksanakan dengan metode cross audit.
3. Management Representative (MR), yaitu Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu (PPM), adalah seseorang yang bertugas membantu Top Management (TM), yaitu Ketua Pusat Penjaminan Mutu (PPM), dalam implementasi SPMI di Pusat Penjaminan Mutu (PPM).
4. Team Audit Mutu Internal adalah orang – orang yang ditugaskan oleh Top Management (TM), untuk menyelenggarakan dan melakukan cross audit.
5. Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan : Tidak terdapat elemen sistem. Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu. Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten. Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan
pelanggan. Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit mutu
internal secara berturut-turut.
36
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratab dalam satu klausul atau dokumen referensi lain.
Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi.
6. Observation (OB) adalah apabila ditemukan : Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini
bukan merupakan suatu ketidakssesuaian dalam sistem mutu.
Referensi
1. Manual Mutu Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya).
2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT).
3. Badan Standarisasi Nasional Pendidikan (BSNP) dan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
4. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 5. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 6. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 7. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya.
Uraian Prosedur :
1) Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM
UMSurabaya) menyusun rencana audit mutu internal Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk periode 12 bulan ke depan, setiap bagian minimal dua kali (2x) dalam satu tahun.
2) Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bidang tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit mutu internal.
3) Management Representative (MR), menyusun konsep team audit mutu internal yang terdiri dari MR sebagai ketua pelaksana, audit mutu internal dan sekretariat. Auditor internal adalah personel yang telah mengikuti pelatihan dan sertifikasi auditor mutu internal tetapi bukan berasal dari bidang yang akan diaudit (independen).
4) Ketua Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) menetapkan team audit mutu internal Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) melalui surat tugas dengan dilampiri jadwal dan distribusi auditor.
5) MR mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit internal, serta menginformasikan kepada unit kerja yang akan diaudit.
6) Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor internal yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor internal yang berhalangan, maka digantikan oleh MR. auditor internal akan
37
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan unit kerja yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor internal harus melakukan konfirmasi ke MR.
7) Auditor internal melaksanakan audit mutu internal sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan atau yang telah disepakati (jika terdapat permintaan perubahan jadwal).
8) Wakabid menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan.
9) Wakabid melakukan tindakan perbaikan seperti yang telah direncanakan. 10) Auditor internal akan melakukan verifikasi kesesuaian tindakan perbaikan
terdahap rencananya. Jika belum sesuai, auditor internal menyampaikan kepada Wakabid bahwa tindakan perbaikan belum sesuai dengan rencana, sehingga status temuan belum bisa ditutup (closed).
11) Auditor internal melaporkan hasil audit mutu internal kepada MR. Selanjutnya, MR melakukan verifikasi efektifitas tindakan perbaikan terhadap sistem penjaminan mutu internal di Pusat Penjaminan Mutu (PPM) UMSurabaya.
38
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Bagan Alir
Sekretaris
Ketua
Sekretaris
Auditor Internal
Mulai
Menyusun jadwal pelaksanaan audit mutu internal untuk semua Unit Kerja, berikut konsep Team Audit Mutu Internal dan distribusinya (3 hari).
Menerbitkan Surat Tugas Team Audit Mutu Internal (1 hari)
Mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit mutu internal dan menginformasikan kepada para Unit Kerja (5hari)
Jadwal Audit Mutu Internal dan Konsep Team Audit Mutu Internal
Surat Tugas Team Audit Mutu Internal
Jadwal Audit Mutu Internal
Melaksanakan Audit Mutu Internal pada masing-masing Unit
Kerja (5 hari)
Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian
A
39
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Unit Kerja
Unit Kerja
Auditor Internal
Tidak
Ya
Sekretaris
A
Melakukan Verifikasi Terhadap Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
yang Telah Dilakukan (1 hari)
Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan atas Temuan
Auditor Internal (Sesuai Temuan)
Klarifikasi Hasil Audit Mutu
Internal
Menerima dan Mengklarifikasi Temuan Ketidaksesuaian dan
Mengajukan Rencana Tindakan Perbaikan (5 hari)
Sesuai
Selesai
Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan
Daftar Ketidaksesuaian
Klarifikasi Hasil Audit Mutu Internal
Melaporkan Hasil Audit Mutu Internal dan Verifikasi Tindakan
Perbaikan Kepada TM, Serta Melakukan Verifikasi Terhadap
Efektivitas Hasil Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang
Telah Dilakukan (5 hari)
40
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Lampiran 1. Surat Tugas Team Audit Mutu Internal PPM UMSurabaya
SURAT TUGAS No : …………………………………
Ketua Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) menunjuk nama – nama berikut :
Ketua Pelaksana : ………………………………………………….. Sekretaris Pelaksana : ………………………………………………….. Auditor Internal : 1. ………………………………………………. 2. ………………………………………………. 3. ………………………………………………. Sekretariat : 1. ………………………………………………. 2. ………………………………………………. 3. ………………………………………………. Untuk menjadi Team Audit Mutu Internal Tahun …………….. di Pusat Penjaminan
Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya). Demikian untuk dilaksanakan sebaik – baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab.
Surabaya, ………………………………… Ketua PPM UMSurabaya
..……………………………………………………….
NIK : ………………………………………………... Tembusan :
1. Yang Bersangkutan. 2. Arsip.
41
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Lampiran Surat No : …………………………………………………
Distribusi Auditor Internal
No Bidang Auditor Internal
42
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM)
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Jl. Sutorejo No. 59 Surabaya. Telepon 031-
3811966, fax 031-3813096
PROGRAM KERJA AUDIT MUTU AKADEMIK (AIMA) PUSAT PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Program Studi Fakultas Nama Kaprodi/Kajur
: : :
.................................. .................................. .................................. (……………………..……..)
Direview Oleh Auditor I Tanggal Paraf
: : :
Direview Oleh Auditor II Tanggal Paraf
: : :
LANGKAH KERJA:
NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA % Bukti Keterangan
1 2 3 4 5 6
A Gugus Kendali Mutu Fakultas
1 Adakah rencana kerja dan kegiatan koordinasi
serta evaluasi, bila ada dilakukan dalam
periode waktu:
a) 1 bulan sekali
b) 2 bulan sekali
c) > 2 bulan
2 Pengembangan dokumen (Kebijakan Mutu,
Standard Mutu, Peraturan Akademik) apakah
sudah tersosialisasi melalui;
a) Buku
43
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
b) Selebaran
c) Website
d) lainnya
3 Keberadaan Gugus Kendali Mutu Fakultas
apakah sudah didukung adanya:
a) Ruang kerja
b) Fasilitas pendukung (meja kerja,
almari, komputer)
c) Tenaga administrasi
d) lainnya
B Unit Penjaminan Mutu Program Studi
4 Adakah rencana kerja dan kegiatan koordinasi
serta evaluasi, bila ada dilakukan dalam
periode waktu:
a) 1 bulan sekali
b) 2 bulan sekali
c) > 2 bulan
5 Pengembangan dokumen (Kebijakan Mutu,
Standard Mutu, Peraturan Mutu) sudah
tersosialisasi melalui:
a) Buku
b) Selebaran
c) Website
d) lainnya
6 Keberadaan Unit Penjaminan Mutu Program
Studi sudah didukung adanya:
a) Ruang kerja
b) Fasilitas pendukung (meja kerja,
almari, komputer)
c) Tenaga administrasi
d) lainnya
44
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA % Bukti Keterangan
1 2 3 4 5 6
C JURUSAN/PRODI
7 Adakah Dokumen GBPP dan SAP
8 Adakah kesesuaian format GBPP dan SAP
yang ada di Undip
9 Periksa isi SAP
a) Apakah sudah ada muatan soft skill
b) Apakah sudah ada muatan
entrepreneurship
c) Apakah sudah menggunakan metode
pembelajaran SCL
10 Sosialisasi GBPP dan SAP dilakukan melalui media:
a) Buku
b) Selebaran
c) Website
11 Periksa adakah instrumen monitoring kesesuaian
GBPP dan SAP dengan pelaksanaan pembelajaran
12 Periksa apakah kegiatan monitoring (butir 11)
dilaksanakan
13 Jika sudah dilaksanakan siapa yang melaksanakan
a) Unit Penjaminan Mutu Program Studi
b) Pengelola Jurusan/Prodi
c) Tenaga adiministrasi
14 Periksa apakah sejak 2008 dokumen GBPP dan
SAP sudah direvisi
15 Apakah dosen memberi kuliah sering menggeser
jadwal (waktu) dan ruang kuliah
16 Apakah awal kuliah tersedia kontrak kuliah
17 Sesuaikah kontrak kuliah dengan GBBP dan/atau
SAP
18 Evaluasi jumlah tatap muka setiap semester:
45
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
a) < 12 tatap muka
b) 12 s/d 14 tatap muka
c) > 14 tatap muka
19 Apakah dilaksanakan kelas paralel?
20 Berapa jumlah mahasiswa dalam satu kelas
a) < 40 mhs
b) 41 – 60 mhs
c) 61 - 80 mhs
d) > 81 mhs
21 Evaluasi kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan:
a) < 75%
b) ≥ 75%
22 Berapa jumlah dosen dalam satu program studi
dan berapa jumlah mahasiswa semua angkatan?
a) ……….. dosen*
b) ……….. mhs*
c) Rasio* = ………….
Ket : Dosen tetap
*) diisi angka
23 Evaluasi proses pembelajaran dilakukan secara:
a) Manual
b) On line
24 Periksa bukti hasil evaluasi pembelajaran terhadap
dosen. Hitung persentase jumlah dosen dengan
nilai:
a) Sangat baik
b) Baik
c) Jelek
d) Sangat jelek
25 Apakah mahasiswa mengetahui hasil evaluasi
proses belajar
46
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA % Bukti Keterangan
1 2 3 4 5 6
26 Ada tindak lanjut hasil evaluasi proses belajar
a) LCD projector
b) OHP
c) White/black Board
d) Ketersediaan akses internet
e) Ketersediaan Sound system
28 Fasilitasi sarana keamanan yang tersedia:
a) APAR (alat pemadam api ringan)
b) Tanda-tanda jalur evakuasi
c) Disain pintu yang aman (pintu membuka
keluar: Ruang kuliah; ruang pertemuan;
ruang Lab)
d) Bangunan bertingkat dengan jumlah
tangga lebih dari satu unit
e) Alarm tanda bahaya
f) Emergency lamp/genset
29 Periksa persentase proporsi fasilitasi sarana
kebersihan dan kesehatan terhadap jumlah
mahasiswa
a) Tempat sampah
b) Jumlah kelas yang bersih
c) Ketersediaan Km/Wc
d) Ruang P3K
Keterangan : Tanda (-) tidak perlu diisi.
Tanda (√) Jawaban Ya/ Ada
Ketersediaan Manual Prosedur (MP/SOP) :
47
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
No. Nama Manual Prosedur (MP/SOP) √ Bukti Ket
1. MP/SOP Penentuan Jadwal Matakuliah
2. MP/SOP Penggantian Jadwal Matakuliah
3. MP/SOP Pembatalan Jadwal Matakuliah
4. MP/SOP Pelaksanaan Kuliah
5. MP/SOP Pelaksanaan Kuliah Tambahan
6. MP/SOP Pelaksanaan Kuliah Tamu
7. MP/SOP Pelaksanaan Praktikum
8. MP/SOP Penyusunan Soal Ujian
9. MP/SOP Pelaksanaan Ujian
10. MP/SOP Ijin Tidak Mengikuti Ujian
11. MP/SOP Pengajuan Proposal Penelitian
12. MP/SOP Peminjaman Alat Penelitian
13. MP/SOP Analisa Sampel di Laboratorium Analisis
dan Instrumentasi
14. MP/SOP Pendaftaran Seminar Penelitian
15. MP/SOP Pengajuan Praktek Kerja ke Koordinator
PK
16. MP/SOP Pelaksanaan Praktek Kerja
17. MP/SOP Pelaksaaan KKL
18. MP/SOP Pendaftaran Ujian Tugas Akhir
19. MP/SOP Pelaksaaan Ujian Tugas Akhir
20. MP/SOP Permohonan SKL
21. MP/SOP Pendaftaran Wisuda
22. MP/SOP Penyusunan Kurikulum
48
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
23. MP/SOP Implementasi Kurikulum Baru
24. MP/SOP Pembaharuan – Penambahan Materi
Praktikum
25. MP/SOP Pengajuan Penelitian oleh Dosen
26. MP/SOP Pelaksanaan Pengabdian Kepada
Masyarakat oleh Dosen
27. MP/SOP Penyusunan Renstra program studi
28. MP/SOP Rapat
49
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
2. Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement (CAR)
Audit : Auditor : Tanda Tangan Ketua
Auditor :
Tanggal : Auditee : Tanda Tangan Auditee :
No
Temuan
Kategori
Temuan
Status
Temuan
Bidang /
Dokumen Yang
Diaudit
Uraian Ketidaksesuaian dan
Saran
Tindakan
Perbaikan
Target
Waktu
Selesai
Verifikasi Status Akhir
(1) (3) (4) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
Tanda Tangan MR
………………………………………….
(1) Nomer Temuan (2) Tanggal Temuan (3) Kategori Temuan : KTS, Observasi (4) Status : New, Open, Closed (5) Nama Auditor (6) Personil / Unit Kerja yang Diaudit (7) Bidang yang Diaudit (8) Deskripsi Temuan Ketidaksesuaian (9) Tindakan Perbaikan yang Dilakukan (10) Tanggal Waktu Penyelesaian
(11) Verifikasi Pada Dokumen yang Diperbaiki (12) Status Akhir : Open, Closed
50
Klarifikasi Tindakan Korektif
Bidang yang diaudit Auditor :
Tanggal Audit Mutu Internal :
Nomer Temuan :
Uraian Temuan : Kategori :
1. KTS
2. Observasi
Penyebab / Akar Masalah : Tanda Tangan Wakabid / MR
Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan
Auditee :
Target Waktu Selesai
Verifikasi :
Status CAR : Tanda Tangan Ketua PPM
1. OPEN 2. CLOSED
51
BORANG AUDIT KEUANGAN INTERNAL
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Teraudit : ___________________________
Kesesuaian Perencanaan, Penggunaan dan Pelaporan Keuangan
Auditor : 1. ________________________________
2. ________________________________
Lingkup : Audit Keuangan (desk evaluation) tentang:
1. Format Laporan 2. Kesesuaian penggunaan Anggaran
3. Kelengkapan Dokumen Pelaporan
4. Alokasi Penggunaan Anggaran
Tanggal : .............................................
Waktu : …………………………......
Tempat : ……………………………....
NO LINGKUP AUDIT
ADA/ TIDAK
CATATAN
I Format Laporan :
1. Lembar Pengesahan
2. Kesesuaian dengan Format Laporan dari Rektorat.
II Kesesuaian Penggunaan Anggaran
Dokumen RAB:
1. Dokumen RAB Pengajuan
2. Dokumen RAB PAGU
Dokumen Laporan:
1. Dokumen Laporan
2. Dokumen Pendukung Laporan (kwittansi, nota pembelian dll)
Dokumen Kebijakan
1. Peraturan penggunaan anggaran (al. UTS/UAS, Skripsi/TA, Praktikum, PKL, Kegiatan lainnya)
III ALOKASI PENGGUNAAN ANGGARAN (disesuaikan dengan Usulan Program)
1. Penyusunan Renstra, Renop
2. Pelaksanaan Penjaminan Mutu
3. Program pelacakan dan perekaman data lulusan
4. Kuliah Tamu/umum/seminar
5. Pengiriman dosen dalam kegiatan seminar
6. Workshop penyusunan kurikulum/peninjauan kurikulum
7. Workshop penyusunan soal ujian bermutu
8. Penyusunan modul praktikum
52
NO LINGKUP AUDIT
ADA/ TIDAK
CATATAN
9. Penyusunan panduan tugas akhir dan sosialisasi
10. Penelitian dan Pengabdian
11. Pengelolaan website fakultas
12. Kerjasama dalam negeri/luar negeri
13. Rapat Rutin
14. Honor dan Insentif
15. Lain - lain
Catatan:
(Auditor 1) (Auditor 2)
52
BORANG AUDIT KEUANGAN INTERNAL UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA Teraudit : ___________________________
Ringkasan Temuan Audit (Audit Finding)
Auditor : ________________________________
Lingkup : Audit kepatuhan (visitasi) tentang:
Materi sesuai audit sistem dokumen dan pelaporan keuangan, kesesuaian dan
alokasi penggunaan anggaran.
Tanggal : ________________________________
Waktu : ________________________________
Temuan Terhadap :
1. Format Laporan
2. Kesesuaian penggunaan Anggaran
3. Kelengkapan Dokumen Pelaporan
4. Alokasi Penggunaan Anggaran
No TEMUAN URAIAN
(Pimpinan Unit Kerja) (Auditor)
53
BORANG AUDIT KEUANGAN INTERNAL UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Teraudit : ___________________________
Tanggapan terhadap temuan audit Auditor : ________________________________ Lingkup : Sesuai materi audit
Tanggal : ________________________________ Waktu : ________________________________
Jenis Temuan:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
Uraian temuan:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
Akar penyebab:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
Tindakan atau rencana koreksi yang akan dilakukan untuk temuan tersebut:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
Tindakan yang diambil atau yang direncanakan untuk mengatasi akar penyebab:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
Yang bertanggung jawab untuk tindakan koreksi tersebut:
_______________________________________________________________________________
Jadwal penyelesaian tindakan koreksi tersebut:
_______________________________________________________________________________
Dipersiapkan oleh: ______________________ Tanggal: ______________________
Dikaji ulang oleh: ______________________ Tanggal: ______________________
(Pimpinan Unit Kerja) (Auditor)
53
BORANG EVALUASI KINERJA AUDITOR OLEH AUDITEE
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Yth. Teraudit/Auditee Form AKI S1 P ini dibagikan untuk memperoleh feed back pelayanan PPM terkait dengan audit keuangan.
Saudara diminta mengisi lembar evaluasi ini tanpa sepengetahuan auditor, berikan tanda check (V) pada kolom nilai yang sesuai. Nilai 1 sangat kurang sedangkan nilai 5 sangat baik.
Lembar evaluasi ini dimohon mengirimkan kepada PPM menggunakan amplop terlampir
Nama Auditor 1: ......................................................
No Parameter Nilai
1 2 3 4 5
1 Kompetensi (kemampuan mengaudit)
2 Manajemen waktu
3 Kemampuan komunikasi
4 Etika
5 Manfaat temuan bagi unit kerja
Nama Auditor 2 : ......................................................
No Parameter Nilai
1 2 3 4 5
1 Kompetensi (kemampuan mengaudit)
2 Manajemen waktu
3 Kemampuan komunikasi
4 Etika
5 Manfaat temuan bagi unit kerja
Surabaya, .......Nopember 20014 Unit Kerja Teraudit : ..................................
Dekan/Kaprodi ** ……………
(.....................................)
** coret yang tidak sesuai.
53
SOP MONITORING DAN EVALUASI PEMBELAJARAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.9/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan Memastikan bahwa proses pembelajaran sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan
tuntutan kebutuhan masyarakat akan kesehatan
Ruang Lingkup
Proses kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Pembelajaran
Definisi
1. Evaluasi adalah elemen hasil pembelajaran (pengetahuan yang diperoleh mahasiswa),
proses pembelajaran, dan sikap mahasiswa selama proses pembelajaran.
2. Monitoring adalah kegiatan untuk mengamati/meninjau kembali/mempelajari serta mengawasi secara berkesinambungan atau berkala terhadap pelaksanaan mata kuliah yang
sedang berjalan. Kegiatan monitoring dilakukan untuk menemukan dan mengenali,
mencari alternative pemecahan, dan menyarankan langkah-langkah penyelesaian sebagai koreksi dini agar pelaksanaan kegiatan pembelajaran berjalan seraca efisien, efektif dan
tepat waktu.
Referensi
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan
Nasional.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan
Mutu Pendidikan. 4. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka
Kualifikasi Nasional Indonesia.
5. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang
Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi. 6. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya.
7. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya.
8. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya.
53
Uraian Prosedur :
Kegiatan PPM/
UPM
Rektor
/WR1 Dekan
Kapr
odi Dosen
Mahasi
swa
Dokuemen Waktu
Penyiapan form
evaluasi PBM
Form
evaluasi
PBM
Pemberitahuan ke
Dekan/prodi
Surat
Menerima
pemberitahuan
untuk evaluasi
pembelajaran
Penyebaran
kuesioner ke
mahasiswa
Kuesioner
evaluasi
Mengisi kuesioner
Melakukan
rekapitulasi hasil
evaluasi
pembelajaran
Laporan
hasiil
evaluasi
Analisis data
evaluasi
pembelajaran
Penyerahan hasil
evaluasi
Laporan
hasil evaluasi
Proses
tindaklanjut
53
LEMBAR MONEV PEMBELAJARAN
Semester : Tanggal : Mata Kuliah/Blok : PJ :
No Evaluasi Tindak Lanjut Waktu
Penyelesaian
53
SOP MONITORING DAN EVALUASI HIBAH UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.9/SOP-PPM/2013 Revisi : 0 Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai:
1. Prosedur proses Monitoring dan Evaluasi Internal;
2. Tahapan yang harus dilakukan dalam proses Monitoring dan Evaluasi Internal;
3. Tahapan-tahapan dan proses hasil rekomendasi
Ruang Lingkup
SOP ini meliputi:
1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam melakukan Monitoring dan Evaluasi
Internal;
2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses Monitoring dan Evaluasi Internal
Definisi
Kegiatan monitoring dan evaluasi internal merupakan salah satu bentuk
pertanggungjawaban perguruan tinggi dalam menjamin bahwa program-program hibah
yang diperoleh telah dilaksanakan sesuai dengan aturan dan mencapai sasaran yang telah
ditargetkan. Melalui kegiatan monitoring ini juga, persoalan dan kendala yang dihadapi
dalam implementasi dapat diantisipasi dan ditanggulangi
Referensi
1. UU Sistem Pendidikan Nasional (SISDIKNAS) Nomor 20 tahun 2003, bahwa setiap
Perguruan Tinggi wajib melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik dan
pengawasan internal mutu akademik;
2. Peraturan rektor tentang sistem penjaminan mutu akademik di Universitas
Muhammadiyah Surabaya
3. Kebijakan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya
53
Uraian Prosedur :
Kegiatan Penerima
Hibah Institusi
Tim
Monev
PPM Rektor Dokumen Waktu
Permintaan pelaksanaan
monev dari Rektor, PPM
dan atau Unit Kerja Penerima Hibah
Surat
Tim Monev meminta
dokumen pendukung dari Unit Kerja Penerima Hibah
untuk
dievaluasi.
RIP/Laporan
kegiatan
2 minggu
Tim MONEV meminta untuk melakukan evaluasi
kecukupan (desk
evaluation).
Berita acara 1 hari
Setelah dokumen-dokumen dievaluasi, Tim Monev
mengirimkan surat
permintaan konfirmasi tempat dan waktu
pelaksanaan visitasi.
Jadwal
visitasi 1 hari
Unit Kerja Penerima Hibah
mengkonfirmasikan jadwal pelaksanaan visitasi kepada
Tim Monev.
Jadwal
visitasi
1 hari
Tim Monev menugaskan Reviewer dan Reviewer
melakukan visitasi dan
verifikasi dokumen
kegiatan Hibah.
Berita acara 1 hari
Tim Monev membuat
berita acara hasil
pertemuan dan draft rekomendasi dan
menyerahkannya untuk
dievaluasi.
Berita acara
daftar hadir
1 hari
Rekomendasi didiseminasikan di forum
PPM sebelum dikirimkan
ke Rektor, PPM dan atau ke Unit Kerja Penerima
Hibah yang meminta.
1 hari
Pengiriman Laporan hasil
visitasi dan verifikasi pelaksanaan MONEv-In ke
Rektor, PPM dan atau ke
Unit Kerja Penerima Hibah yang meminta
Laporan ke
rektor
1 hari
53