DATA SUPPLIER DALAM IMPLEMENTASI SPAN

PetugasStaff PDKasi PDUnduh file hasil konversi ADK SPM dan/atau ADK Kontrak dari FTP & unggah file BCSR melalui aplikasi SPANProses Validasi supplier Proses persetujuan/ penolakan data supplierCetak laporan pendaftaran supplier SatkerMenyampaikan ADK SPM dan/atau ADK KontrakPetugas Konversi Seksi PDKonversi ADK:SPM Kontraktual:ADK SPM BCSR, PMRTADK Kontrak BCSR, BCKASPM Non Kontraktual:ADK SPM BCSR, PMRTFTPPROSES REGISTRASI SUPPLIERPetugasReviewReview data supplierPersetujuan/ penolakan supplier

TANDA TERIMA ADK KONVERSI

KATEGORI SUPPLIER DALAM APLIKASI SAS

KATEGORI SUPPLIER DAN JUMLAH PENERIMA PEMBAYARAN

KODETIPE SUPPLIERJUMLAH PENERIMA PEMBAYARANSATU PENERIMABANYAK PENERIMA1Satker2Penyedia barang dan jasa3Pegawai4BA 999 selain Penerusan Pinjaman & transfer

5Transfer Daerah6Penerusan Pinjaman7Lain-lain

KATEGORI SUPPLIER DAN JENIS TRANSAKSI (SPM)

KODETIPE SUPPLIERJENIS KOMITMEN (SPM)BA/NON BA1SatkerPermintaan dan penggantian/pertanggungjawaban UPPermintaan dan pertanggungjawaban TUPLS BendaharaNon BA 9992Penyedia barang dan jasaLS Pihak ke-3 (Kontraktual Non Kontraktual)Non BA 9993PegawaiPembayaran gaji Honor LemburUang makanNon BA 999

4BA 999 selain Penerusan Pinjaman & transferInvestasi Pemerintah Subsidi Kredit Program Loan repayment Pembayaran terkait SBN Jasa Bank penatausaha PP Jasa Bank Persepsi Pengembalian PFK Lain-lain BA 999

KATEGORI SUPPLIER DAN JENIS TRANSAKSI

KODETIPE SUPPLIERJENIS KOMITMEN (SPM)BA/NON BA5Transfer DaerahTransfer ke DaerahHibah ke DaerahBA 9996Penerusan PinjamanPembayaran Penerusan Pinjaman [BUMN/D dan Pemda]Bansos, Penerima BeasiswaBA 999danNON BA 9997Lain-lainPengembalian pajak/PBB/BPHTB/BM-C Pengembalian PNBP Pengembalian setoran uang pensiun Lain-lain NonBA999

Informasi Pokok (Header): Memuat informasi utama berupa Nama Supplier dan NPWP. Untuk setiap kombinasi unik dari dua elemen tersebut yang didaftarkan ke SPAN akan memperoleh Nomor Register Supplier

Informasi Lokasi (Site Address): Memuat kode tipe supplier, kode pos dan alamat supplier

Informasi Bank (Site Bank): Memuat primary key atas informasi bank yang kombinasinya secara unik terkait dengan nama pemilik rekening tertentu

Struktur Data Supplier

Nama SupplierNPWPNRS

Kode Tipe SupplierKode PosAlamat

Nama BankKode BankNama CabangNo. RekNama Pemilik Rekening

INFORMASI POKOK

INFORMASI POKOK SUPPLIER DALAM APLIKASI SAS

INFORMASI LOKASI *Menggunakan alamat email Satker;Pastikan kebenaran penulisan alamat email;Digunakan untuk pengiriman status atas pengajuan SPM dan/atau pendaftaran kontrak.

INFORMASI LOKASI DALAM APLIKASI SAS

INFORMASI REKENING

INFORMASI REKENING DALAM APLIKASI SAS

INFORMASI TAMBAHAN REKENING

DATA TAGIHANDALAM IMPLEMENTASI SPAN

Pembayaran (payment)Hirarki Persetujuan (workflow hierarchy)Tagihan (invoicing)PetugasValidiatorPetugasReviewKasiPDStafSeksi BankKasiBankUnggah, Validasi, & Persetujuan Awal Review & Persetujuan pertamaReview & Persetujuan akhirPembuatan Permintaan Proses Pembayaran (PPR)Persetujuan pembayaran/PengesahanSatkerSampaikan ADK SPMPetugas KonversiKonversi & simpan data tagihan Ke FTPFTPPROSES TAGIHAN SATKER SPAN

PENERBITAN SP2DSP2D dibayarkan dari Bank PusatOverbooking pada hari yang sama, RTGS/SKN butuh 1-2 hari.Satker menerima Daftar SP2D dalam bentuk Cetakan atau File dan email.Cetakan SP2D hanya untuk Gaji Bank Lokal atau Retur sebelum SPAN.Masa Transisi masih ada beberapa kendala, sehingga agak lambat.

VALIDASI SUPLIER PADA SPM (1)Tipe 1Selain Kode Satker, NPWP Satker, Tipe dan Kode Pos harus tepat, isian di bawah ini HARUS SAMA:+ Bank Penerima,+ Rekening Penerima,+ Nama di Rekening.+ Nama Satker.Tipe 2, 4, 7Selain Nama Header, NPWP Header, Tipe dan Kode Pos harus tepat, isian di bawah ini HARUS SAMA:+ Bank Penerima,+ Rekening Penerima,+ Nama di Rekening.Tipe 3Selain Kode Satker, NPWP Satker, Tipe dan Kode Pos harus tepat, isian di bawah ini HARUS SAMA:+ Nama Pegawai,+ NIP Pegawai,+ NPWP Pegawai,+ Bank Penerima,+ Rekening Penerima,+ Nama di Rekening.

VALIDASI SUPLIER PADA SPM (2)Tipe 5Selain Nama Header, NPWP Header, Tipe dan Kode Pos harus tepat, isian di bawah ini HARUS SAMA:+ Nama Pemda,+ NPWP Pemda,+ Bank Penerima,+ Rekening Penerima,+ Nama di Rekening. Tipe 6Selain Nama Header, NPWP Header, Tipe dan Kode Pos harus tepat, isian di bawah ini HARUS SAMA:+ Nama Penerima,+ NPWP Penerima,+ Bank Penerima,+ Rekening Penerima,+ Nama di Rekening.

VALIDASI DATA KONTRAKData Kontrak Disampaikan SEBELUM SPMData Kontrak akan mencadangkan dana DIPA pada SPAN1 SPM akan disandingkan dengan 1 Termin Kontrak, Nilai SPM tidak dapat melebihi nilai termin kontrakKontrak yang disandingkan dengan SPM adalah: Kontrak Tahunan; danKontrak Release Tahunan untuk Kontrak Multiyear.Disebutkan pada Uraian SPM: Nomor dan Termin KontrakValidasi SPM terhadap Kontrak+ Nama Suplier Harus Sama+ NPWP Suplier Harus Sama+ Bank Suplier Harus Sama+ Rekening Suplier Harus Sama+ Bagan Akun Standard Harus Sama+ Nilai Termin

NOTIFIKASI EMAILNotifikasi menggunakan email merupakan salah satu fasilitas dalam SPAN sebagai alat bantu untuk mengetahui status pengajuan SPM pada KPPN yang menggunakan SPAN.Apabila diperlukan, seperti halnya keterlambatan notifikasi melalui email, Satuan Kerja dapat meminta laporan hardcopy ataupun softcopy langsung kepada KPPN yang bersangkutan yang berupa:Laporan Informasi Suplier;Laporan Pendaftaran Kontrak; danDaftar SP2D untuk Satker.Notifikasi akan dikirimkan kepada alamat email yang tercantum pada ADK (Data Softcopy) untuk setiap SPM yang diajukan. Dalam hal terjadi kesalahan penulisan alamat email pada data suplier aplikasi SPM, maka notifikasi tidak akan diterima.

APLIKASI ONLINE MONITORING SPAN (OM SPAN)Aplikasi OM SPAN merupakan aplikasi yang digunakan dalam rangka memonitoring transaksi dalam SPAN dan menyajikan informasi sesuai kebutuhan yang diakses melalui jaringan berbasis web; Menggunakan alamat spanint.kemenkeu.go.id;Setiap Satker mempunyai user dan password yang berbeda;Dapat diakses melalui smartphone.

MEKANISME PENYELESAIAN SP2D YANG BELUM MASUK REKENING PENERIMAJika dalam waktu h+2 sejak SP2D di terbitkan belum masuk ke rekening penerima SATKER, yang harus dilakukan oleh SATKER adalah:Meminta bukti rekening koran dari Bank bersangkutan yang menyatakan bahwa dana belum masukMenghubungi KPPN mitra kerjanya dan menanyakan status SP2D

MEKANISME PENYELESAIAN SP2D YANG BELUM MASUK REKENING PENERIMA (2)Mekanisme konfirmasi atas penyaluran dana SP2D pada KPPN telah diatur oleh S-369/PB.8/2014 KPPN akan melakukan pengecekan melalui monitoring SP2D dan menginfokan statusnya.KPPN akan menghubungi DTP sesuai dengan ketentuan apabila SP2D mempunyai status SUKSES tapi belum masuk ke rekening penerima.DTP akan melakukan pengecekan apakah proses penyaluran OVERBOOKING, RTGS ATAU KLIRINGUntuk Status OVERBOOKING DTP akan menghubungi Perbankan untuk meminta capture rek koran dan nomor jurnal transaksi

MEKANISME PENYELESAIAN SP2D YANG BELUM MASUK REKENING PENERIMA (3)Untuk RTGS akan meminta NO BOR (Bank's Own Reference) , untuk KLIRING akan meminta no SOR (Stop Out Rate) ke Perbankan.Bukti Bukti yang ada dari Perbankan akan di kirim kepada KPPNSelanjutnya KPPN akan memberitahukan SATKER, kalau transaksi ini sudah dijalankan oleh PerbankanBukti yang diterima oleh KPPN, selanjutnya SATKER mendatangi BANK Bersangkutan dengan memberikan bukti yang diterima dari KPPN

POIN PENTING & PERMASALAHAN

1. Satker wajib menggunakan aplikasi SPM terbaru serta melakukan pemisahahan ADK Gaji induk dan lainnya dalam pengajuan tagihan ke KPPN2. Menggunakan data supplier secara konsisten 3. Jumlah Nama rekening penerima tidak boleh lebih dari 30 digit4. Supplier penerima bansos menggunakan tipe 65. SPM Bansos dilampiri dengan daftar hasil konfirmasi nama dan nomor rekening penerima BansosApabila seorang pegawai menerima honor/ allowance beasiswa/ hak selain belanja pegawai, jangan menggunakan rekening yang biasa digunakan untuk menerima gaji6. Data yang didapat dari pihak eksternal harus ditulis sama persis dengan yang diterbitkan pihak eksternal tersebut, terutama nama rekening harus sama dengan nama rekening pada rekening koran/buku tabungan yang diterbitkan bank7. Pengajuan SPM gaji selain gaji induk dilakukan paling cepat pada bulan berkenaanHal-hal Menjadi Perhatian Satker

Permasalahan (1)

No.PermasalahanSolusiSUPPLIER1.NPWP tidak validKonfirmasi ke KPP terkait NPWP yang valid. Sistem memvalidasi NPWP harus 12 digit dan digit ke-10 s.d digit ke-12 adalah kode KPP2.Nama pemilik rekening(Nomor rekening yang sama telah terdaftar dengan nama pemilik rekening yang berbeda)Untuk mencegah retur dan penolakan data supplier karena perbedaan nama pemilik rekening, satker harus memastikan kebenaran nama pemilik rekening dengan meminta referensi bank supplier dan melakukan perekeman pada aplikasi SPM dengan benar dan tepat sesuai referensi bank3.Data-data yang bersifat mandatory tidak diisiLihat lampiran perdirjen 58 Tahun 2013 untuk mengetahui data-data yang wajib diisi pada saat merekam data supplier4.Terdapat karakter yang tidak dapat dikenali sistem sehingga mengakibatkan data ditolakPerhatikan pada saat perekaman data supplier agar operator tidak menggunakan karakter-karakter ASCII dalam perekaman data supplier. Karakter-karakter tersebut biasanya berupa simbol seperti simbol , simbol , dll

Permasalahan (2)

No.PermasalahanSolusi5.Pembayaran kepada penerima tunggal untuk tipe supplier banyak penerima Kesalahan menentukan tipe supplier, sebagian data mandatory tidak terisiTetap menggunakan tipe supplier ke banyak penerima sesuai peruntukannya. Tujuan dalam baris additional bank info diisi hanya 1 penerima.6.Pembayaran langsung ke rekening penerima untuk selain belanja pegawai (menggunakan supplier tipe 6 untuk beasiswa, honorarium dan sejenisnya)Apabila penerima adalah pns/ polri, informasi rekening tujuan yang digunakan (untuk pembayaran dengan tipe supplier 6) tidak boleh sama dengan yang digunakan untuk pembayaran gaji (tipe supplier 3).

7.Pembayaran ke rekening bank di luar negeriDipersyaratkan menggunakan kode swift. Dapat menggunakan kode swift dari bank koordinator dari bank tujuan.8.Kode PosSupplier satker menggunakan kode pos satker, sesuai pada data referensi aplikasi SPMSupplier rekanan menggunakan kode pos rekananKode pos untuk supplier yang digunakan pada data kontrak tertentu harus konsisten (khususnya apabila telah terdapat pembayaran)

Permasalahan (3)

No.PermasalahanSolusi9.Alamat e-mailMenggunakan alamat email satker (email untuk vendor belum diaktifkan)10.Pembayaran ke rekening bank di luar negeriDipersyaratkan menggunakan kode swift. Dapat menggunakan kode swift dari bank koordinator dari bank tujuan.KONTRAK1.Data-data yang bersifat mandatory tidak diisiLihat lampiran perdirjen 58 Tahun 2013 untuk mengetahui data-data yang wajib diisi pada saat merekam data kontrak2.Terdapat karakter yang tidak dapat dikenali sistem sehingga mengakibatkan data ditolakPerhatikan pada saat perekaman data kontrak agar operator tidak menggunakan karakter-karakter ASCII dalam perekaman data kontrak. Karakter-karakter tersebut biasanya berupa simbol seperti simbol , simbol permil, dll 3.Nilai kontrak tidak sama dengan total nilai terminAgar dipastikan pada saat merekam data kontrak total nilai termin yang direkam sama dengan nilai kontraknya

Permasalahan (4)

No.PermasalahanSolusi4.Tidak memenuhi validasi terkait tanggal-tanggal dalam kontrak (Tanggal kontrak, tanggal mulai dan selesai kontrak, tanggal kontrak release dan multiyear)Agar dipastikan pada saat perekaman tanggal sesuai dokumen kontrak . Tanggal mulai kontrak/pekerjaan tidak boleh lebih awal dari tanggak kontrak, tanggal 5.Informasi Supplier dalam ADK Kontrak tidak sama dengan data Supplier yang telah terdaftar di SPAN Agar memperhatikan data/informasi yang tercantum dalam laporan informasi supplier yang telah dikirim ke satker.6.Penolakan addendum kontrak terkait perubahan struktur kontrak (menambah atau mengurangi baris dan termin pembayaran)Sesuai Perdirjen 58 tahun 2013, Perubahan struktur kontrak dilakukan dengan user kepala KPPN. Satker mengajukan surat permintaan perubahan data kontrak.

Permasalahan (5)

No.PermasalahanSolusiPEMBAYARAN1.Error terjadi saat pengecekan Nomor DIPAPastikan bahwa login ke SPAN menggunakan SPAN. Trik termudah adalah dengan melihat bahasa yang digunakan pada pojok kiri atas adalah KELUAR bukan LOG OUT.Pastikan bahwa nomor DIPA pada ADK Resume Tagihan sama dengan database SPAN dengan mengacu pada nomor DIPA pada Karwas DIPA SPAN.2.Informasi suplier berbeda dengan database SPANPastikan bahwa proses pendaftaran supplier telah selesai sepenuhnya dengan mencetak dan meneliti data-data supplier berkenaan pada Laporan Informasi Supplier.Pastikan bahwa tipe supplier yang dipilih pada LoV telah sesuai dengan tipe supplier sebagaimana dimaksud pada SPM. Laporan informasi Supplier yang dilampirkan dalam proses pengajuan SPM ke KPPPN dapat dipergunakan sebagai acuan.Lakukan komparasi data secara manual antara data supplier pada ADK Resume tagihan (PMRT) dengan Laporan Informasi Supplier atau gunakan Aplikasi Supplier Data Rekonsiliator untuk mengidentifikasi perbedaan data yang terjadi.

Permasalahan (6)

No.PermasalahanSolusi4.Kesalahan pengisian Jenis Dokumen, misal: SPM LS Kontraktual menjadi SPM LS Non KontraktualJenis SPM tidak dapat divalidasi by system SPAN, sehingga harus dilakukan secara manual oleh Petugas Reviewer dan Kasi PD. Apabila tagihan belum terbit SP2D maka lakukan pembatalan di Petugas Validasi. Apabila tagihan sudah terbit SP2D maka harus dilakukan void oleh DTP melalui pengajuan surat permintaan void SP2D dari Kepala KPPN.5.Kesalahan pengisian Kelompok bayar, misal: Nihil UP dan TUP tidak menggunakan Transito UP Nihil, Gaji tidak menggunakan RPKBUN GAJILakukan perubahan paygroup dengan menggunakan user staf bank dengan syarat SP2D belum diterbitkan. Selanjutnya, KPPN menginformasikan perubahan dimaksud kepada Direktorat PKN secara manual.6.Satker salah dalam kodefikasi program, kegiatan, output (dana tidak cukup) atau dana telah menjadi kontrakPastikan bahwa segment BAS pada tagihan sama dengan database SPAN melalui inquiry fund dan/atau cetak Karwas DIPA.7.SPM ditolak namun tidak dibatalkan oleh FO ValidatorLakukan pembatalan tagihan secara manual. Pastikan setelah dilakukan pembatalan, status tagihan adalah dibatalkan.

PANDUAN PEREKAMAN SPM

No.Jenis SPMYang harus diperhatikan1.Gaji induk, Susulan Gaji, Kekurangan Gaji, Gaji Lainnya.Menggunakan supplier tipe 3 (pegawai);Penulisan nama rekening harus sama dengan data yang ada pada bank. Meminta copy halaman buku tabungan yang terdapat nomor dan nama rekening kepada pegawai bersangkuan;Npwp tiap pegawai harus diisi. Npwp harus 12 digit. Digit ke 10 s.d 12 adalah kode KPP;Kode pos tiap pegawai harus diisi. Dapat menggunakan kode pos kantor;Jika terdapat pegawai yang kode kedudukannya 08 (Dipekerjakan Satker Baru). Apabila menggunakan nomor rekening yang sama dengan nomor rekening yang digunakan pada Satker Asal. Maka penulisan nama rekening, nama pegawai harus sama persis dengan data pada Satker Asal. Pergunakan adk dari GPP Satker Asal;Perhitungan gaji yang tidak menggunakan GPP. Pengisian data para penerima menggunakan format excell yang telah tersedia. File dapat diunduh pada alamat kppnjkt6.net;Pengajuan SPM Gaji selain Gaji Induk dilakukan paling cepat pada awal bulan berkenaan.

PANDUAN PEREKAMAN SPM

No.Jenis SPMYang harus diperhatikan2.Uang Duka Wafat, Gaji Terusan, Honor, Uang Makan.Menggunakan supplier tipe 1 (Satker/Bendahara Pengeluaran);SPM Uang Makan yang dibayar langsung kepada para pegawai, menggunakan supplier tipe 3 (Pegawai)Pengisian struktur supplier tetap berpedoman pada slide tentang informasi pokok supplier, informasi lokasi supplier dan informasi rekening supplier.

No.Jenis SPMYang harus diperhatikan3.UP, TUP, GUP, PTUP, GU Nihil, LS BendaharaMenggunakan supplier tipe 1 (Satker/Bendahara Pengeluaran);Pengisian struktur supplier tetap berpedoman pada slide tentang informasi pokok supplier, informasi lokasi supplier dan informasi rekening supplier.

PANDUAN PEREKAMAN SPM

No.Jenis SPMYang harus diperhatikan4.LS pihak ke tigaMenggunakan supplier tipe 2 (Penyedia BJ);Pergunakan aplikasi OM SPAN untuk cek data supplier yang akan digunakan. Jika nomor rekening supplier yang akan digunakan telah ada pada aplikasi OM SPAN, ikuti cara penulisan sesuai data yang ada pada aplikasi OM SPAN;Jika data supplier yang akan digunakan belum terdapat pada aplikasi OM SPAN. Pergunakan rekening koran dari supplier untuk dasar penulisan nomor dan nama rekening supplier.

PANDUAN PEREKAMAN SPM PEMBAYARAN TAGIHAN TELKOM DAN PLNCONTOH TAGIHAN

PANDUAN PEREKAMAN SPM PEMBAYARAN TAGIHAN TELKOM DAN PLNHEADER SUPPLIER

PANDUAN PEREKAMAN SPM PEMBAYARAN TAGIHAN TELKOM DAN PLNALAMAT SUPPLIER

PANDUAN PEREKAMAN SPM PEMBAYARAN TAGIHAN TELKOM DAN PLNBANK SUPPLIER

PANDUAN PEREKAMAN SPM PEMBAYARAN TAGIHAN TELKOM DAN PLN

No.Jenis SPMYang harus diperhatikanLS. Pembayaran tagihan listrik dan teleponMenggunakan supplier tipe 2 (Penyedia BJ);Pergunakan aplikasi OM SPAN untuk cek virtual account yang tercantum dalam tagihan listrik dan telepon;Penulisan nomor dan nama rekening sesuai nomor virtual account yang telah tercantum dalam aplikasi OM SPAN;Jika data supplier yang akan digunakan belum terdapat pada aplikasi OM SPAN, segera lapor ke KPPN dengan melampirkan copy tagihan listrik dan telepon.

PANDUAN PENYELESAIAN RETUR SP2D TA. 2014

TERIMA KASIH

**Cantumkan pokok-pokok dalam draft pmk:*Cantumkan pokok-pokok dalam draft pmk:*Cantumkan pokok-pokok dalam draft pmk:*Cantumkan pokok-pokok dalam draft pmk:*Cantumkan pokok-pokok dalam draft pmk:**************************************