sop.xlsx

DASAR HUKUM1

KETERKAITANSOP Alur surat masuk dan surat keluarSOP Pencarian Data dan InformasiSOP Pengadaan barang dan jasaSOP Pelaksanaan rapatSOP Pengarsipan

PERINGATAN

Prosedur Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)

No KegiatanPelaksana

1.

2

3

4

Undang-undang No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara Yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme.

LAKIP sebagai dokumen pertanggungjawaban atas kinerja SKPD. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses penyusunan LAKIP ini tidak akan berjalan lancar.

Sekretaris Dinas

Kasubag Perencanaan & Evaluasi

Memerintahkan penyusunan LAKIP Dinas Pekerjaan Umum

Membuat format pengumpulan data dan informasi kinerja dari masing-masing bidang dan secretariat

Menyampaikan format pengumpulan data dan informasi kinerja kepada masing-masing bidang dan sekretariat

Menghimpun format data dan informasi kinerja dari masing-masing bidang dan sekretariat

5

6. Membuat dokumen LAKIP DINAS PU

7. Mengoreksi Dokumen LAKIP DINAS PU

8.

9.

10.

11 Penggandaan Dokumen LAKIP

12.

Menganalisis dan mengevaluasi data dan informasi kinerja yang telah terkumpul

Menyampaikan Dokumen LAKIP kepada Kepala Dinas untuk memintakan persetujuan

Penandatanganan dokumen LAKIP Dinas Pekerjaan Umum oleh Kepala Badan

Pembuatan surat pengantar pengiriman sekaligus penomoran surat

Pengiriman dokumen LAKIP Dinas Pekerjaan Umum ke INSPEKTORAT dan pengarsipan

Nomor SOPTanggal Pembuatan Monday, March 23, 2015Tanggal Revisi (ditinjau kembali)Tanggal Efektif Wednesday, April 1, 2015Disahkan Oleh Kepala Dinas,

Ir. Isnainy Pansiradju, MScPembina Utama Muda

NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP

KUALIFIKASI PELAKSANA

Memiliki kemampuan dalam menyusun dan menganalisis data kinerja SKPD.

PERALATAN / PERLENGKAPANRenstra SKPDFormat penyusunan LAKIPDokumen Penetapan Kinerja Format Pengukuran KinerjaData dan Informasi Capaian Kinerja SKPDLaporan Realisasi Keuangan

PENCATATAN DAN PENDATAANndikator kinerja, target, realisasi, dan persentase capaian kinerja

Pelaksana Mutu baku

Arsiparis Kelengkapan Waktu Out put

Disposisi Surat 5 Menit Disposisi surat

60 Menit

30 Menit

60 Menit

Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)

Undang-undang No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara Yang Bersih dan Bebas Memiliki kewenangan dalam penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP).

LAKIP sebagai dokumen pertanggungjawaban atas kinerja SKPD. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses penyusunan LAKIP ini tidak akan berjalan lancar.

Kepala Dinas

Format penyusunan LAKIP






60 Menit Draft LAKIP

Draft LAKIP 7200 Menit Dokumen LAKIP

Dokumen LAKIP 120 Menit Dokumen LAKIP


Dokumen LAKIP 5 Menit

10 Menit Surat Pengantar




Disposisi persetujuan dokumen LAKIP

Konsep surat pengantar

Monday, March 23, 2015

Wednesday, April 1, 2015Kepala Dinas,


NIP. 19620512 199903 1 007

Memiliki kemampuan dalam menyusun dan menganalisis data kinerja SKPD.

ndikator kinerja, target, realisasi, dan persentase capaian kinerja

Keterangan

SOP pencarian data dan informasi

Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)

Memiliki kewenangan dalam penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP).

SOP alur surat masuk dan surat keluar

SOP penetapan kinerja

SOP penetapan kinerja

Konsep LAKIP

Dokumen LAKIP DPPKAD

SOP alur surat masuk dan keluar

SOP pengadaan barang dan jasa

SOP pengarsipan

Hasil analisis dan evaluasi capaian kinerja, dan realisasi keuangan

DASAR HUKUM1 Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional.2 Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.3

4

5

6


PERINGATAN

Prosedur Penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA)


1 Memerintahkan penyusunan Renstra DINAS PU

2

3

4

Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Daerah.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.

Renstra SKPD akan dijadikan sebagai pedoman dan acuan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi SKPD untuk periode 5 (lima) tahun kedepan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses penyusunan Renstra SKPD ini tidak akan berjalan lancar.

Sekretaris Dinas


Membuat format pengumpulan data dan informasi rencana strategi lima tahunan dari masing-masing bidang dan sekretariat

Menyampaikan format pengumpulan data dan informasi renstra kepada masing-masing bidang dan sekretariat

Mengundang Kepala Dinas dan Pejabat Esselon III Dinas Pekerjaan Umum untuk rapat pembahasan renstra lima tahunan

5 Melaksanakan Rapat pembahasan rencana strategi lima tahunan

6

7 Menganalisis data dan informasi renstra yang telah terkumpul

8 Membuat konsep rencana strategi DINAS

9 Mengoreksi konsep Dokumen rencana strategi DINAS

10

11

12 Pembuatan surat pengantar pengiriman sekaligus penomoran surat

13 Penggandaan Dokumen Renstra DINAS PU

14

Menghimpun format data dan informasi renstra lima tahunan dari masing-masing bidang dan sekretariat

Menyampaikan Dokumen rencana strategi lima tahunan kepada Kepala Dinas untuk memintakan persetujuan

Penandatanganan dokumen rencana strategi lima tahunan Dinas Pekerjaan Umum oleh Kepala Badan

Pengiriman dokumen Renstra Dinas Pekerjaan Umum ke INSPEKTORAT dan pengarsipan



NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP Penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA)

KUALIFIKASI PELAKSANAUndang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. Memiliki kewenangan dalam membuat dan menyusun Renstra SKPDUndang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.

PERALATAN / PERLENGKAPANDokumen RPJMD

PENCATATAN DAN PENDATAANRumusan Program, kegiatan dan target untuk periode lima tahun kedepan

Pelaksana Mutu baku


Disposisi Surat 5 Menit Disposisi surat

60 Menit

30 Menit

Undangan Rapat 10 Menit Undangan Rapat

Memiliki kemampuan untuk menyusun dan merencanakan program dan kegiatan SKPD untuk periode 5 tahun kedepanUndang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi


Renstra SKPD akan dijadikan sebagai pedoman dan acuan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi SKPD untuk periode 5 (lima) tahun kedepan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka


Kepala Bidang

Kepala Dinas

Format penyusunan Renstra




Draft Renstra 120 Menit Draft Renstra




Draft Renstra 480 Menit Dokumen Renstra

Dokumen Renstra 10 Menit Dokumen Renstra

Dokumen Renstra 15 Menit

10 Menit Surat Pengantar

Dokumen Renstra 60 Menit Dokumen Renstra

15 Menit Dokumen Renstra

Persetujuan Dokumen Renstra

Konsep Surat Pengantar

Dokumen Laporan tahunan




NIP. 19620512 199903 1 007

Penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA)

Memiliki kewenangan dalam membuat dan menyusun Renstra SKPD

Rumusan Program, kegiatan dan target untuk periode lima tahun kedepan

Keterangan

Memiliki kemampuan untuk menyusun dan merencanakan program dan kegiatan SKPD untuk periode 5 tahun kedepan


SOP Rapat Pelaksanaan

SOP pengarsipan




DASAR HUKUM1 Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara.2 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara.

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional.3

4

56

7


PERINGATAN

Prosedur Penyusunan Rencana Kerja (RENJA)


1 Prosedur Penyusunan Rencana Kerja (Renja)

2 Memerintahkan penyusunan Rencana Kerja (Renja) DINAS PU

3

4

Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008.

Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Daerah.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatac ara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.

Renja akan dijadikan sebagai pedoman dan acuan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi SKPD untuk periode satu tahun, Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses penyusunan Renja SKPD ini tidak akan berjalan lancer

Sekretaris Dinas


Membuat format pengumpulan data dan informasi rencana kerja tahunan dari masing-masing bidang dan sekretariat

Mengundang Kepala Dinas dan Pejabat Esselon III untuk rapat pembahasan rencana kerja

5 Melaksanakan Rapat pembahasan rencana kerja tahunan

6

7 Menganalisis data dan informasi renja yang telah terkumpul

8 Membuat konsep rencana kerja (Renja) tahunan DINAS PU

9

10

11

12

13 Penggandaan Dokumen rencana kerja (Renja) DINAS PU

14

Menghimpun format data dan informasi rencana kerja tahunan dari masing-masing bidang dan sekretariat

Mengoreksi konsep Dokumen rencana kerja (Renja) tahunan DINAS PU

Menyampaikan Dokumen rencana kerja tahunan kepada Kepala Dinas untuk memintakan persetujuan

Penandatanganan dokumen rencana kerja tahunan Dinas Pekerjaan Umum oleh Kepala Badan


Pengiriman dokumen rencana kerja tahunan Dinas Pekerjaan Umum ke INSPEKTORAT dan pengarsipan



NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP Penyusunan Rencana Kerja (RENJA)

KUALIFIKASI PELAKSANAUndang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. Memiliki kewenangan dalam penyusunan Rencana Kerja (Renja)Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara. Memiliki kemampuan dalam menyusun program dan kegiatan SKPDUndang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional.

PERALATAN / PERLENGKAPANDokumen RenstraFormat penyusunan Renja

PENCATATAN DAN PENDATAANRumusan rencana program dan kegiatan untuk periode satu tahun

Pelaksana Mutu baku


Disposisi surat 5 Menit Disposisi surat

60 Menit

30 Menit

Undangan rapat 10 Menit Undangan rapat

Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah

Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat


Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatac ara Penyusunan, Pengendalian, dan


Renja akan dijadikan sebagai pedoman dan acuan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi SKPD untuk periode satu tahun, Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses penyusunan

Kepala Bidang

Kepala Dinas

Format penyusunan Renja




120 Menit Draft Renja

Draft Renja 7200 Menit Draft Renja




Dokumen Renja 10 Menit Dokumen Renja


10 Menit surat pengantar



Draft Renja





NIP. 19620512 199903 1 007

Penyusunan Rencana Kerja (RENJA)

Memiliki kewenangan dalam penyusunan Rencana Kerja (Renja)Memiliki kemampuan dalam menyusun program dan kegiatan SKPD

Rumusan rencana program dan kegiatan untuk periode satu tahun

Keterangan



SOP Penetapan Kinerja


SOP pengarsipan






4

56

7


PERINGATAN

Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA)


1

2

3

4



Dokumen RKA akan dijadikan sebagai dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi rencana pendapatan, rencana belanja (belanja tidak langsung dan belanja langsung) program dan kegiatan SKPD sebagai dasar penyusunan RAPBD. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses penyusunan RKA SKPD ini tidak akan berjalan lancer

Sekretaris Dinas


Memerintahkan penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) DINAS PU

Membuat format pengumpulan data dan informasi Rencana Kerja Anggaran (RKA) dari masing-masing bidang dan sekretariat

Menyampaikan format pengumpul-an data dan informasi rencana kerja anggaran kepada masing-masing bidang dan sekretariat

Mengundang Kepala Dinas dan Pejabat Esselon III Dinas Pekerjaan Umum untuk rapat pembahasan Rencana Kerja Anggaran (RKA)

5

6

7

8

9

10

11 Pembuatan surat pengantar pengiriman sekaligus penomoran surat

12

13

Melaksanakan rapat pembahasan Rencana Kerja Anggaran (RKA)

Menghimpun format data dan informasi Rencana Kerja Anggaran (RKA) dari masing-masing bidang dan sekretariat

Membuat konsep Rencana Kerja Anggaran (RKA) DINAS PU

Mengoreksi konsep Dokumen Rencana Kerja Anggaran (RKA) DINAS PU

Menyampaikan Dokumen Renca-na Kerja Anggaran kepada Kepala Dinas untuk memintakan persetujuan

Penandatanganan dokumen Rencana Kerja Anggaran (RKA) Dinas Pekerjaan Umum oleh Kepala Badan

Penggandaan Dokumen Rencana Kerja Anggaran (RKA) DINAS PU

Pengiriman dokumen Rencana Kerja Anggaran (RKA) Dinas Pekerjaan Umum dan pengarsipan



NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA)

KUALIFIKASI PELAKSANAUndang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara.Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional.

PERALATAN / PERLENGKAPANDokumen RenstraProgram, kegiatan dan anggaran

PENCATATAN DAN PENDATAANRumusan Program, kegiatan dan anggaran untuk periode 1 tahun anggaran

Pelaksana Mutu baku



60 Menit

30 Menit


Memiliki kewenangan dalam membuat dan menyusun Rencana Kerja Anggaran SKPD

Memiliki kemampuan untuk menyusun dan merencanakan program, kegiatan dan anggaran SKPD untuk periode 1 tahun anggaran.Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah

Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan


Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatac ara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi


Dokumen RKA akan dijadikan sebagai dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi rencana pendapatan, rencana belanja (belanja tidak langsung dan belanja langsung) program dan kegiatan SKPD sebagai dasar penyusunan RAPBD. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses


Kepala Bidang

Kepala Dinas

Format penyusunan RKA




Draft usulan RKA 120 Menit Draft usulan RKA

7200 Menit

Draft usulan RKA 960 Menit Draft usulan RKA

Dokumen RKA 960 Menit Dokumen RKA



15 Menit


60 Menit

Draft usulan RKA dari bidang dan sekretariat

Draft usulan RKA dari bidang dan sekretariat



Dokumen Laporan Tahunan

Dokumen Laporan Tahunan




NIP. 19620512 199903 1 007

Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA)

Rumusan Program, kegiatan dan anggaran untuk periode 1 tahun anggaran

Keterangan

Memiliki kewenangan dalam membuat dan menyusun Rencana Kerja Anggaran SKPD

Memiliki kemampuan untuk menyusun dan merencanakan program, kegiatan dan anggaran SKPD untuk periode 1 tahun anggaran.




SOP pengarsipan






4

56

7


PERINGATAN

Prosedur Penyusunan Usulan Pergeseran/Perubahan Anggaran


1

2

3

4



perubahan anggaran ini sebagai acuan dalam penyesuaian pelaksanaan tugas pokok dan fungsi SKPD dengan anggaran untuk periode 1 (satu) tahun anggaran. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pergeseran/perubahan anggaran ini tidak akan berjalan lancar.

Sekretaris Dinas


Memerintahkan penyusunan Pergeseran/Perubahan Anggaran DINAS PU

Membuat format pengumpulan data dan informasi tentang Perge-seran/Perubahan Anggaran dari PPTK

Menyampaikan format pengumpul-an data dan informasi tentang Pergeseran/Perubahan Anggaran kepada PPTK

Mengundang Kepala Dinas dan PPTK untuk rapat pembahasan Pergeseran/Perubahan Anggaran

5

6

7 Membuat konsep Pergeseran/ Perubahan Anggaran

8

9

10

11

12

13

Melaksanakan rapat pembahasan Pergeseran/Perubahan Anggaran

Menghimpun format data dan informasi tentang Pergeseran/ Perubahan Anggaran dari PPTK

Mengoreksi konsep Dokumen Pergeseran/Perubahan Anggaran DINAS PU

Menyampaikan Dokumen Pergeseran/Perubahan Anggaran untuk memintakan persetujuan

Penandatanganan dokumen Pergeseran Anggaran Dinas Pekerjaan Umum oleh Kepala Badan


Penggandaan Dokumen Pergeseran/Perubahan Anggaran DINAS PU

Pengiriman dokumen Pergeseran/ Perubahan Anggaran Dinas Pekerjaan Umum ke DPPKAD dan pengarsipan



NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP

KUALIFIKASI PELAKSANAUndang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara.Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional.

PERALATAN / PERLENGKAPANDPA, RKA SKPD

PENCATATAN DAN PENDATAANRumusan Program, kegiatan dan anggaran untuk periode 1 tahun anggaran

Pelaksana Mutu baku



30 Menit

15 Menit


Penyusunan Usulan Pergeseran/Perubahan Anggaran

Memiliki kewenangan dalam membuat dan menyusun usulan pergeseran/perubahan anggaran SKPD

Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah

Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat


Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatac ara Penyusunan, Pengendalian, dan


perubahan anggaran ini sebagai acuan dalam penyesuaian pelaksanaan tugas pokok dan fungsi SKPD dengan anggaran untuk periode 1 (satu) tahun anggaran. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pergeseran/perubahan anggaran ini tidak akan berjalan lancar.

Kepala Bidang

Kepala Dinas

Format penyusunan pergeseran/ perubahan anggaran




120 Menit

60 Menit

60 Menit

30 Menit

15 Menit

10 Menit

Konsep surat pengantar 15 Menit surat pengantar

60 Menit

15 Menit

Draft usulan pergese-ran/perubahan anggaran




Draft usulan pergeseran /perubahan anggaran

Draft usulan pergeseran /perubahan anggaran

Dokumen pergeseran/perubahan anggaran













NIP. 19620512 199903 1 007

Rumusan Program, kegiatan dan anggaran untuk periode 1 tahun anggaran

Keterangan

Penyusunan Usulan Pergeseran/Perubahan Anggaran

Memiliki kewenangan dalam membuat dan menyusun usulan pergeseran/perubahan anggaran SKPD



SOP pengarsipan





DASAR HUKUM1 Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.2

3

4

KETERKAITANSOP Alur surat masuk dan surat keluarSOP Pencarian Data dan InformasiSOP Pengadaan barang dan jasaSOP Pengarsipan

PERINGATAN

Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 2007 tentang laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah kepada pemerintah, kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan informasi laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah kepada masrakat Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2008 tentang pedoman evaluasi penyelenggaraan pemerintahan daerah.Permendagri No. 73 tahun 2009 tentang tata cara pelaksanaan evaluasi kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah.

LPPD sebagai dokumen pertanggungjawaban atas penyelenggaraan pemerintah daerah dan kinerja SKPD. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses penyusunan LPPD ini tidak akan berjalan lancar.

Prosedur Penyusunan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD)


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11 Penggandaan Dokumen LPPD DINAS PU

12

Sekretaris Dinas


Memerintahkan penyusunan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD)

Membuat format pengumpulan data dan informasi LPPD dari masing-masing bidang dan sekretariat

Menyampaikan format pengumpulan data dan informasi LPPD kepada masing-masing bidang dan sekretariat

Menghimpun format data dan informasi LPPD dari masing-masing bidang dan sekretariat

Menganalisis dan mengevaluasi data dan informasi LPPD yang telah terkumpul

Membuat konsep Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD) DINAS PU

Mengoreksi Dokumen Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD)

Menyampaikan Dokumen Laporan Tahunan kepada Kepala Dinas untuk memintakan persetujuan

Penandatanganan dokumen LPPD Dinas Pekerjaan Umum oleh Kepala Dinas


Pengiriman dokumen LPPD Dinas Pekerjaan Umum ke Bagian Pemerintahan dan pengarsipan



NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP

KUALIFIKASI PELAKSANAUndang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. Memiliki kewenangan dalam penyusunan LPPD SKPD

PERALATAN / PERLENGKAPANFormat LPPDLaporan Realisasi Keuangan Data dan Informasi Capaian Kinerja SKPDData dan Informasi asset SKPD

PENCATATAN DAN PENDATAANIndikator Kinerja Kunci (IKK)

Penyusunan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD)

Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 2007 tentang laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah kepada pemerintah, kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan informasi laporan

Memiliki kemampuan dalam menyusun dan menganalisis data dan informasi bahan laporan

Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2008 tentang pedoman evaluasi penyelenggaraan

Permendagri No. 73 tahun 2009 tentang tata cara pelaksanaan evaluasi kinerja penyelenggaraan

LPPD sebagai dokumen pertanggungjawaban atas penyelenggaraan pemerintah daerah dan kinerja SKPD. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses penyusunan LPPD ini tidak

Pelaksana Mutu baku



30 Menit

15 Menit

30 Menit

480 Menit

Draft LPPD 480 Menit Draft LPPD

Dokumen LPPD 60 Menit Dokumen LPPD


15 Menit




Kepala Bidang

Kepala Dinas

Format penyusunan LPPD








Dokumen LPPD Dokumen LPPD





NIP. 19620512 199903 1 007

Memiliki kewenangan dalam penyusunan LPPD SKPD

Indikator Kinerja Kunci (IKK)

Penyusunan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD)

Memiliki kemampuan dalam menyusun dan menganalisis data dan informasi

Keterangan

SOP pengarsipan




DASAR HUKUM1 PP No.8 tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah.2

3

456 Instruksi Presiden Nomor 5 tahun 2004 tentang percepatan pemberantasan korupsi.

KETERKAITANSOP Alur surat masuk dan surat keluarSOP Pencarian Data dan InformasiSOP Pelaksanaan rapatSOP Pengadaan barang dan jasaSOP Pengarsipan

PERINGATAN

PermenPAN dan RB Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja.

Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan DaerahUndang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Daerah.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.

Penetapan Kinerja akan dijadikan sebagai pedoman dan acuan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi SKPD untuk periode satu tahun anggaran. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses penetapan Kinerja ini tidak akan berjalan lancar.

Prosedur Penyusunan Penetapan Kinerja


1 Memerintahkan penyusunan Penetapan Kinerja DINAS PU

2

3

4

5 Melaksanakan Rapat pembahasan Penetapan Kinerja

6

7

8 Membuat konsep Penetapan Kinerja DINAS PU

9 Mengoreksi konsep Dokumen Penetapan Kinerja DINAS PU

10

11

12

13 Penggandaan Dokumen Penetapan Kinerja

14

Sekretaris Dinas


Membuat format pengumpulan data dan informasi Penetapan Kinerja dari masing-masing bidang dan sekretariat

Menyampaikan format pengumpul-an data dan informasi Penetapan Kinerja kepada masing-masing bidang dan sekretariat

Mengundang Kepala Dinas dan Pejabat Esselon III Dinas Pekerjaan Umum untuk rapat pembahasan Penetapan Kinerja

Menghimpun format data dan informasi Penetapan Kinerja dari masing-masing bidang dan sekretariat

Menganalisis data dan informasi Penetapan Kinerja yang terkumpul

Menyampaikan Dokumen Penetapan Kinerja kepada Kepala Dinas untuk memintakan persetujuan

Penandatanganan dokumen Penetapan Kinerja Dinas Pekerjaan Umum oleh Kepala Dinas


Pengiriman dokumen Penetapan Kinerja Dinas Pekerjaan Umum dan pengarsipan

Tidak

ya



NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP Penyusunan Penetapan Kinerja

KUALIFIKASI PELAKSANAPP No.8 tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah. Memiliki kewenangan dalam penyusunan penetapan kinerja SKPD

Memiliki kemampuan dalam menyusun penetapan kinerja SKPD

Instruksi Presiden Nomor 5 tahun 2004 tentang percepatan pemberantasan korupsi.

PERALATAN / PERLENGKAPANRenstraRenjaPenetapan Kinerja

PENCATATAN DAN PENDATAAN

PermenPAN dan RB Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan

Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32

Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan

Penetapan Kinerja akan dijadikan sebagai pedoman dan acuan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi SKPD untuk periode satu tahun anggaran. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP,

Rumusan rencana program dan kegiatan, target dan capaiannya untuk periode satu tahun anggaran

Pelaksana Mutu baku



30 Menit

15 Menit


120 Menit

60 Menit

60 Menit

30 Menit

15 Menit

5 Menit

15 Menit


15 Menit

15 Menit

Kepala Bidang

Kepala Dinas

Format penetapan kinerja




Draft penetapan kinerja








Dokumen penetapan kinerja














NIP. 19620512 199903 1 007

Penyusunan Penetapan Kinerja

Memiliki kewenangan dalam penyusunan penetapan kinerja SKPDMemiliki kemampuan dalam menyusun penetapan kinerja SKPD


Keterangan

SOP pengarsipan






4 Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.5 Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Evaluasi Kinerja Pemerintah Daerah.6

KETERKAITANSOP Alur surat masuk dan surat keluarSOP penetapan kinerja SOP Pelaksanaan rapatSOP Pengadaan barang dan jasaSOP Pengarsipan

PERINGATAN

Prosedur Penyusunan evaluasi kinerja


1 Memerintahkan penyusunan Evaluasi Kinerja DINAS PU

2

3

4

Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.

Evaluasi kinerja dimaksudkan untuk melihat pencapaian target kinerja program dan kegiatan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi SKPD. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses Evaluasi Kinerja ini tidak akan berjalan lancar.

Sekretaris Dinas


Membuat format pengumpulan data dan informasi Evaluasi Kinerja dari masing-masing bidang dan sekretariat

Menyampaikan format pengumpul-an data dan informasi Evaluasi Kinerja kepada masing-masing bidang dan sekretariat

Mengundang Kepala Dinas dan Pejabat Esselon III Dinas Pekerjaan Umum untuk rapat pembahasan Evaluasi Kinerja

5 Melaksanakan Rapat pembahasan Evaluasi Kinerja

6

7 Menganalisis data dan informasi Evaluasi Kinerja yang terkumpul

8 Membuat konsep Evaluasi Kinerja DINAS PU

9 Mengoreksi konsep Dokumen Evaluasi Kinerja DINAS PU

10

11

12

13 Penggandaan Dokumen Evaluasi Kinerja DINAS PU

14

Menghimpun format data dan informasi Evaluasi Kinerja dari masing-masing bidang dan sekretariat

Menyampaikan Dokumen Evaluasi Kinerja kepada Kepala Dinas untuk memintakan persetujuan

Penandatanganan dokumen Evaluasi Kinerja Dinas Pekerjaan Umum oleh Kepala Dinas


Pengiriman dokumen Evaluasi Kinerja Dinas Pekerjaan Umum dan pengarsipan



NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP Penyusunan evaluasi kinerja

KUALIFIKASI PELAKSANAUndang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. Memiliki kewenangan dalam penyusunan evaluasi kinerja Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. Memiliki kemampuan dalam menyusun evaluasi kinerja

Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Evaluasi Kinerja Pemerintah Daerah.

PERALATAN / PERLENGKAPANRenstraRenjaPenetapan Kinerja


Pelaksana Mutu bakuKeterangan



30 Menit

15 Menit




Evaluasi kinerja dimaksudkan untuk melihat pencapaian target kinerja program dan kegiatan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi SKPD. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka


Kepala Bidang

Kepala Dinas


Format penyusunan evaluasi kinerja




Draft evaluasi kinerja 120 Menit Draft evaluasi kinerja




15 Menit

5 Menit

15 Menit


15 Menit

15 Menit SOP pengarsipan


Dokumen evaluasi kinerja















KETERKAITANSOP Alur surat masuk dan surat keluarSOP Pengadaan barang dan jasaSOP Pengarsipan

PERINGATAN

Prosedur Monitoring dan Evaluasi Kegiatan


1 Menyusun rencana kerja

2 Mengumpulkan data dan bahan.

3 membuat laporan awal Monev

4 melaksanakan kegiatan Monev,Koordinasi dan Input data



Monitoring dan Evaluasi dimaksudkan untuk melihat pencapaian output kegiatan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses Monitoring dan Evaluasi ini tidak akan berjalan lancar.

Sekretaris Dinas


5 Menyusun laporan pelaksanaan monev

6 Finalisasi laporan

7 Pengarsipan



NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP Monitoring dan Evaluasi Kegiatan

KUALIFIKASI PELAKSANAUndang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. Memiliki kewenangan dalam penyusunan Monitoring & Evaluasi kegiatan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. Memiliki kemampuan dalam menyusun Monitoring & Evaluasi kegiatan


PERALATAN / PERLENGKAPANDPADokumen Kontrak Pelaksanaan Kegiatan

PENCATATAN DAN PENDATAANRumusan kegiatan, target dan capaiannya untuk periode satu tahun anggaran



Jadwal pelaksanaan 5 Menit Jadwal pelaksanaan

2 Hari

90 Menit

2 Minggu



Monitoring dan Evaluasi dimaksudkan untuk melihat pencapaian output kegiatan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses Monitoring dan Evaluasi ini tidak akan berjalan lancar.

Kepala Bidang

Kepala Dinas

Format penyusunan Laporan Monev




Dokumentasi kegiatan, Progres, lapangan

Dokumentasi kegiatan, Progres, lapangan

Draft Laporan Monev 1 Hari Draft Laporan Monev

Laporan Monev 30 Menit Laporan Monev

Laporan Monev 15 Menit Laporan Monev




PERINGATAN

Prosedur Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan

No Kegiatan

Pelaksana

Kepala Staf

1 Persiapan data awal

2

3

4



Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan dibuat setiap bulan, apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka evaluasi terhadap program dan kegiatan tidak dapat berjalan sesuai yang diharapkan

Sekretaris Dinas

subag Perencanaan & Evaluasi

Menerima hasil print out capaian realisasi keuangan sekaligus menyusun laporan realisasi keuangan tiap kegiatan

Menerima data-data yang berhubungan dengan capaian realisasi fisik dari masing-masing kegiatan

mengInput data capaian realisasi fisik dan keuangan dari masing-masing kegiatan

5 Mencetak laporan Realisasi Fisik dan Keuangan

6

7

8

Melakukan validasi terhadap hasil Rekapitulasi Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan SKPD

Penandatanganan Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan Dinas Pekerjaan Umum oleh Kepala Dinas

Pengiriman Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan serta pengarsipan



NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP

KUALIFIKASI PELAKSANAUndang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. Memiliki kewenangan dalam penyusunan Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. Memiliki kemampuan dalam menyusun Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan


PERALATAN / PERLENGKAPANDokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)Print Out Registrasi SP2D dan Laporan realisasi fisik Per Kegiatan

PENCATATAN DAN PENDATAANLaporan Realisasi Keuangan

Pelaksana Mutu baku

Keterangan PPTK Kelengkapan Waktu Out put

Data DPA 5 Menit Data DPA

Data SP2D 30 Menit

Data realiasi Fisik 30 Menit

30 Menit

Penyusunan Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan



Laporan Realisasi Fisik dan Keuangan dibuat setiap bulan, apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka evaluasi terhadap program dan kegiatan tidak dapat berjalan sesuai yang diharapkan

Kasubag Keuangan

Kepala Dinas

Format Data SP2D setiap bulan

Format realiasi Fisik setiap bulan

Draft Laporan Realisasi Fisik & Keuangan


30 Menit

30 Menit

30 Menit

15 Menit


Laporan Realisasi Fisik & Keuangan







DASAR HUKUM1


PERINGATAN

Prosedur Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)


Penyedia Konsultan KPA/PPK

1

2 Memeriksa Kelayakan PHO dari Penyedia

3

4 Menyusun data Awal Pemeriksaan/Jadwal Pemeriksan

5 Verifikasi administratif dokumen kontrak dan data pendukungnya

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012;

Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses penyerahan hasil pekerjaan (PHO) tidak dapat dilaksanakan

Mengajukan permintaan serah terima pekerjaan menjelang pekerjaan selesai dengan menyebutkan perkiraan tanggal selesai 100 %.

Menerima Laporan kelayakan PHO; membuat Permintaan pelaksanaan PHO kepada Tim PPHP

5 Verifikasi administratif dokumen kontrak dan data pendukungnya

6

7

8

9

10

11

12

13 pelaksanaan Proses pembayaran

Pemeriksaan Lapangan (Fisik) dan membuat risalah hasil pemeriksaan Lapangan

Hasil Verifikasi administratif; Evaluasi & kunjungan lapangan Tim PPHP dituangkan dalam Risalah serta membuat rekomendasi

Melaksanakan perbaikan perbaikan sesuai yang diminta Tim PPHP dalam daftar kerusakan dan cacat-cacat (list of defect) pada Risalah Hasil Kunjungan Lapangan / Penyempurnaan Dokumen Administrasi

Menerima hasil perbaikan/Melengkapi dokumen kontrak dan data pendukungnya ; Meminta Tim PPHP untuk memeriksa kembali

Setelah semuanya persyaratan dalam dokumen dan ketentuan telah terpenuhi, disusun BAST hasil pekerjaan Provision Hand Over (PHO) yang ditandatangani oleh Seluruh tim PPHP, Kontraktor, Konsultan (Jika Ada) dan diserahkan kepada KPA/PPK

Atas rekomendasi PPHP sesuai dalam BAST hasil pekerjaan Provision Hand Over (PHO) membuat BAST Pekerjaan dan menandatangani bersama Kontraktor

Berdasarkan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, dapat mengajukan Pembayaran akhir pekerjaan dengan menyerahkan jaminan pemeliharaan



NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)

KUALIFIKASI PELAKSANA

PERALATAN / PERLENGKAPANDokumen kontrak dan data pendukungnya

PENCATATAN DAN PENDATAAN`


PPHP PA Kelengkapan Waktu Out put

5 Menit Data progres lapangan

Progres Lapangan Data progres lapangan

Data kontrak, Jadwal Pemeriksaan Nilai Kontrak

Jangka Waktu Pelaksanaan

Dok. Kontrak /SPMK

1 hari

Dok. Addendum Kontrak

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah Memiliki kewenangan dan memahami hal-hal yang berkaitan dengan administrasi Teknis

Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses penyerahan hasil pekerjaan (PHO) tidak

Surat Permohonan PHO & Progres Lapangan

Surat Permohonan PHO & Progres Lapangan

risalah pemeriksaan administratif dokumen kontrak dan data pendukungnya

Final Quantity

1 hariAsbuilt DrawingBackup Data Lap. Harian Lap. Mingguan Lap. Bulanan / MCDokumentasi Proyek

1 hari

Rekomendasi PPHP 30 Menit Rekomendasi PPHP

Rekomendasi PPHP 30 Menit

Berita Acara Serah Terima pekerjaan 30 Menit

Surat Permohonan Pembayaran

Proses Pembayaran

risalah pemeriksaan administratif dokumen kontrak dan data pendukungnya

risalah pemeriksaan Lapangan / Dokumentasi

risalah pemeriksaan Lapangan /Daftar kerusakan / Dokumentasi

BAST hasil pekerjaan Provision Hand Over (PHO)

Berita Acara Serah Terima pekerjaan

DASAR HUKUM1

2

3

4

KETERKAITANSOP proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

PERINGATAN

Jika prosedur tidak dilaksanakan, Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat dilaksanakan

Prosedur Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Ke ULP

No Kegiatan

PelaksanaSKPD ULP

PA/KPA Kepala Sekretaris

1 Persiapan Penyusunan Dokumen

2

3

4 Penyedia Barang/Jasa mengakses melalui website LPSE

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah besertaperubahannya.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur diLingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Negara.

Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 18 Tahun 2012 tentang E-Tendering.

Standar Operasional Prosedur ini bertujuan sebagai Standar bagi PA/KPA dalam mengajukan DokumenRencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan kepada ULP serta untukkeseragaman format Dokumen Teknis Kegiatan

Jika dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaantidak/terlambat diterima oleh ULP, maka proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tidak dapatdilaksanakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam SOP.

Penyusunan Dokumen Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) pada setiap SKPD

PA/KPA SKPD mengumumkan RUP pada Portal Pengadaan Nasional dan Papan Pengumuman Resmi SKPD

5

6 PA/KPA SKPD Menyiapkan dan Menyampaikan :

7

8

9

10

11

ULP menyampaikan surat permintaan dokumen RUP dan Dokumen RPP pada SKPD (PA/KPA)

Dokumen RUP kepada Kepala ULP (Kebijakan Umum Pengadaan; Rencana Penganggaran biaya; Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Dokumen RPP meliputi (Spesifikasi Teknis dan Gambar berdasarkan hasil pengkajian bersama Dok RUP; Harga Perkiraan Sendiri (HPS); Rancangan Kontrak

Kepala ULP menerima Dokumen RUP dan Dok RPP mendisposisi ke Pokja yang akan melaksanakan pelelangan melalui sekretariat

Sekretariat meneruskan Dok RUP dan Dok Rencana Pelaksanaan Pengadaan Ke Pokja yang akan melaksanakan pelelangan

Pokja mempelajari dan mengkaji kelengkapan dan kebenaran Dok RUP dan Dok RPP.

PA/KPA dan ULP memeriksa dan memverifikasi secara bersama dok RUP dan Dok RPP, termasuk perbaikan (jika diperlukan)

Nomor SOPTanggal Pembuatan Monday, March 23, 2015

Tanggal Efektif Wednesday, April 1, 2015Disahkan Oleh Kepala Dinas,


NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP

KUALIFIKASI PELAKSANA1 Kepala ULP dan Sekretaris ULP memiliki pendidikan minimal S1.

2 Anggota Pokja ULP memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah.

3 Memahami konsep dasar pengadaan barang/jasa pemerintah.

4 Memahami proses dan aturan yang mendasari pengadaan barang/jasa pemerintah.

5 Memahami konsep dasar system operasi computer.

6 Memahami system kerja jaringan/internet

7 Staf Pendukung Sekretariat memiliki pendidikan minimal SLTA.

8 Staf Pendukung Pokja memiliki pendidikan minimal SLTA.

PERALATAN / PERLENGKAPANDokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan

PENCATATAN DAN PENDATAANUnit Layanan Pengadaan (ULP).PA/KPA pada SKPD/unit kerja terkait

Jika prosedur tidak dilaksanakan, Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat dilaksanakan

Prosedur Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Ke ULPPelaksana Mutu baku

Keterangan ULPLPSE Waktu Out put

POKJA

RUP; KAK; RPP

Pengumuman RUP

Informasi Tentang RUP

Tanggal Revisi (ditinjau kembali)

Pengajuan Dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Ke ULP

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012

Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 18 Tahun 2012

Standar Operasional Prosedur ini bertujuan sebagai Standar bagi PA/KPA dalam mengajukan DokumenRencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan kepada ULP serta untuk

Jika dokumen Rencana Umum Pengadaan dan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaantidak/terlambat diterima oleh ULP, maka proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tidak dapat

Penyedia Barang / Jasa

1 Hari

10 Hari

1 Hari

1 Hari

3 Hari

5 Hari

Surat Permintaan DOK RUPdan Dok. RPP ke SKPD

Kebijakan Umum Pengadaan; Rencana Pengganggaran Biaya; KAK

Spesifikasi Teknis & Gambar; HPS; Rancangan Kontrak; Rencana Pelaksanaan Pengadaan Pekerjaan

Kebijakan Umum Pengadaan; Rencana Pengganggaran Biaya; KAK; Spesifikasi Teknis & Gambar; HPS; Rancangan Kontrak;



Berita Acara Rapat Pengkajian Bersama Dok RUP dan Dok RPP

DASAR HUKUM1

2

KETERKAITANSOP proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

PERINGATAN

Jika prosedur tidak dilaksanakan, Proses Peruabahan / Adendum Kontrak tidak dapat diterima

Prosedur Addendum Kontrak

No Kegiatan

Pelaksana

PENYEDIA KONSULTAN PPTK

1 Permohonan Perubahan dari penyedia

2 Penugasan Evaluasi Usulan Perubahan Kontrak

3

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah besertaperubahannya.

Surat edaran Dirjen Bina Marga No. 18/SE/Db/2012 tentang Prosedur Standar pelaksanaan Perubahan (Adendum) Kontrak

Standar Operasional Prosedur ini bertujuan sebagai Standar bagi PA/KPA, PPTK, Direksi Lapangan dalam mengajukan Perubahan (Adendum) Kontrak

DIREKSI LAPANGAN

Mengevaluasi usulan perubahan kontrak dan melaporkan hasil evaluasi tersebut (Ruang lingkup terkait adanya perubahan target; Perubahan desain /item pembayaran baru; Perubahan jangka waktu pelaksanaan; perubahan nilai)

4

5

6

7

8

9

10 menandatangani Adendum kontrak

11 Pendistribusian dan Pengarsipan

Menerima dan memeriksa Laporan hasil evaluasi usulan perubahan kontrak

Ketentuan perubahan (Target tetap; tidak ada perubahan desain/mata pembayaran baru; waktu pelaksanaan tetap; nilai kontrak tetap)

Panitia peneliti kontrak bersama unsur-unsur/pihak terkait membahas usulan perubahan kontrak Jika terdapat perubahan terhadap kriteria (Ruang lingkup terkait adanya perubahan target; Perubahan desain /item pembayaran baru; Perubahan jangka waktu pelaksanaan; perubahan nilai kontrak)Menyusun jastifikasi teknis ; Jika terdapat item pembayaran baru Panitia peneliti pelaksanaan kontrak melakukan negosiasi harga dengan mengacu kepada harga kontrak asal dan dituangkan dalam berita acara negosiasi harga satuan Menyusun Laporan Hasil pembahasan Usulan perubahan Kontrak termasuk jastifikasi teknis

Setelah mendapat persetujuan dari panitia peneliti kontrak terkait adanya perubahan terhadap salah satu kriteria, PPK Menyusun Adendum Kontrak




NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP Adendum Kontrak

KUALIFIKASI PELAKSANA1 Kuasa Pengguna Anggaran /Pejabat Pembuat Komitmen

2 Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan

3 Direksi Lapangan

4 Menguasai Administrasi Teknis Tegiatan

PERALATAN / PERLENGKAPANDokumen Kontrak Pelaksanaan Kegiatan


Jika prosedur tidak dilaksanakan, Proses Peruabahan / Adendum Kontrak tidak dapat diterima

Pelaksana Mutu baku

Keterangan KPA/PPK

1 Hari Surat Tugas

1 Hari


Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta

Surat edaran Dirjen Bina Marga No. 18/SE/Db/2012 tentang Prosedur Standar pelaksanaan Perubahan

Standar Operasional Prosedur ini bertujuan sebagai Standar bagi PA/KPA, PPTK, Direksi Lapangan dalam

PANITIA PENELITI KONTRAK

Surat Permohonan Addendum / CCO

1 Hari Hasil Evaluasi

1 Hari

1 Hari Lapora Hasil Pembahasan

1 Hari Draft Adendum Kontrak

1 Hari Dokumen Adendum Kontrak

Rapat teknis; bila diperlukan dapat dilakukan Pemeriksaan pada lokasi pekerjaan

Jastifikasi teknis & Berita acara negosiasi & Surat Persetujuan Perubahan Kontrak

DASAR HUKUM1

2 Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah3 Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara4

KETERKAITANSOP peminjaman assetSOP pengurusan SPDSOP pengadaan barang dan jasaSOP Pengarsipan

PERINGATANRapat merupakan wahana dalam penyampaian dan penyatuan pendapat dan pengambilan keputusan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka pengambilan keputusan tidak dapat berjalan lancar.

Prosedur PELAKSANAAN RAPAT PEGAWAI

No Kegiatan

Pelaksana

SEKDIS BENDAHARA

1

2

3

4

Undang-undang Nomor 25 Tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Daerah (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 72, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3848)

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008, tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

KASUBAG UP

STAF SUBAG UP

Memerintahkan persiapan pelaksanaan rapatbersama seluruh staf

Memerintah dan mengkoordinasikan untuk mempersiapkan ruangan rapat, sound system, LCD, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan bila perlu dan perlengkapan lain sesuaikebutuhan

Membersihkan/mengatur ruangan rapat, sound system, LCD dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan

Menyiapkan konsumsi ringan rapat disesuaikan dengan ketersediaan anggaran yang ada

5

6 Mengundang semua pegawai untuk mengikuti rapat

7

8 Melaporkan kepada Kepala Dinas bahwa rapat siap dimulai

9

10

11

12 Validasi konsep laporan hasil pelaksanaan rapat

11 Mengarsipkan laporan hasil pelaksanaan rapat

Menyiapkan daftar hadir rapat, ATK rapat bila perlu, notulen rapat, undangan rapat bila perlu

Mengecek kesiapan pelaksanaan rapat dan kehadiran peserta rapat

Pelaksanaan rapat Dinas; Semua pembahasan dalam rapat dicatat oleh notulen rapat

Membersihkan ruangan rapat dan menatanya sesuai kondisi semula

Mengetik notulen rapat dan menyusunnya dalam bentuk konsep laporan hasil pelaksanaan rapat

Tidak

ya




NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP Adendum Kontrak

KUALIFIKASI PELAKSANA1 Memiliki kewenangan dalam Penyelenggaraan rapat

2

Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

PERALATAN / PERLENGKAPANRuangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan

PENCATATAN DAN PENDATAANRapat merupakan wahana dalam penyampaian dan penyatuan pendapat dan pengambilan keputusan. Buku notulen rapatApabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka pengambilan keputusan tidak dapat berjalan lancar.

Pelaksana Mutu baku

Keterangan Kelengkapan Waktu Out put

2 menit Persiapab Rapat

5 menit

15 menit

Konsumsi 30 menit Konsumsi


Undang-undang Nomor 25 Tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Daerah (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 72, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3848) Memiliki kemampuan untuk mencatat dan menyusun notulen rapat dan laporan hasil

rapat

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008, tentang Pedoman

PESERTA RAPAT

Jadwal pelaksanaankegiatan

Ruangan rapat, sound system, LCD, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat,undangan

Ruangan rapat, sound system, LCD, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat,undangan

Ruangan rapat,sound system, LCD

Ruangan rapat,sound system, LCD

SOP pengurusan SPD; SOP pengadaan barang dan jasa

10 menit

10 menit Tanda terima surat

5 menit

Kesiapan rapat 5 menit Kesiapan rapat

Notulen rapat 1 menit Notulen hasil rapat

Alat pembersih 15 menit

45 menit

10 menit

2 menit SOP Pengarsipan

Daftar hadir, ATK rapat, notulen rapat, undangan

Daftar hadir, ATK rapat, notulen rapat, undangan

Surat UndanganRapat atau lisan

Rapat ini adalah rapat internal, bisa dengan surat resmi atau lisan

Kesiapan pesertarapat

Kesiapan pesertarapat

Ruangan Dapat dibersihkan

Konsep notulen hasilrapat

Konsep notulen hasilpelaksanaan rapat

Konsep laporanhasil pelaksanaanrapat

Konsep laporanhasil pelaksanaanrapat

Laporan hasilpelaksanaan rapat

Arsip Laporan hasilpelaksanaan rapat

DASAR HUKUM1 PP No. 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji PNS2 PP No. 22 Tahun 2013 Perubahan ke lima belas Tentang Peraturan Gaji PNS3 PP No. 53 Tahun 2010 pasal 7 ayat (3) Tentang Disiplin PNS

KETERKAITANSOP Pengelolaan Surat MasukSOP Pengelolaan Surat KeluarSOP Pembinaan Disiplin PNSSOP Pengusulan Kenaikan Pangkat

PERINGATANJika Pengusulan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) PNS tidak dilaksanakan sesuai dengan SOP maka KGB PNS akan terkendala.

Prosedur PENGUSULAN KENAIKAN GAJI BERKALA PNS

No Kegiatan

Pelaksana

SEKDIS STAF KADIS

1

2

3

4

5

6

7

8

KASUBAG UP

Sekretaris memerintahkan kasubbag umum & Kepegawaian untuk mendata, menyiapkan usul dan berkas PNS yang akan Kenaikan Gaji Berkala

Kasubbag Umum membuat konsep usul KGB dan menugaskan staf untuk mengetik, mengidentifikasi dan mendata serta menyiapkan berkas PNS yang akan Kenaikan Gaji Berkala

Mengidentifikasi dan meminta PNS yang memenuhi syarat untuk melengkapi berkas Kenaikan Gaji Berkala , Mengumpulkan dan memeriksa kelengkapan berkas, mengetik dan menyampaikan konsep surat pengantar dan daftar usul Kenaikan Gaji Berkala PNS beserta berkas pendukung

Mengkoreksi dan memberi paraf pada surat pengantar usul kenaikan gaji berkala

Mengkoreksi dan memberi paraf pada surat pengantar usul kenaikan gaji berkala

Mencatat surat keluar ke dalam buku kontrol dan memasukkan ke ruang kadis untuk ditanda tangani

Menandatangani surat pengantar usul kenaikan gaji berkala dan menyerahkan ke TU untuk diteruskan

Melakukan penomoran dan penggandaan Surat usul KGB, mengarsipkan dan kemudian mengirimkan ke BKD

Tidak

ya

Tidak

ya




NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP PENGUSULAN KENAIKAN GAJI BERKALA PNS

KUALIFIKASI PELAKSANAPP No. 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji PNS 1 Memahami peraturan perundang-undangan yang terkait dengan KGB PNS

PP No. 22 Tahun 2013 Perubahan ke lima belas Tentang Peraturan Gaji PNS 2 Memahami Tugas dan Fungsi

PP No. 53 Tahun 2010 pasal 7 ayat (3) Tentang Disiplin PNS Mengetahui peraturan tentang penggajian

PERALATAN / PERLENGKAPANDokumen/berkas

DUK

Surat Pengantar Dinas

PENCATATAN DAN PENDATAANDisimpan sebagai data elektronik dan manualBuku Kendali Kenaikan Gaji Berkala


Jika Pengusulan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) PNS tidak dilaksanakan sesuai dengan SOP maka KGB PNS

Pelaksana Mutu baku

Keterangan Kelengkapan Waktu Out put

Disposisi 5 Menit Disposisi

30 Menit

3 Menit

30 Menit

15 Menit

15 Menit

15 Menit

1 Hari

Disposisi Konsep Surat usul Kenaikan Gaji Berkala

Disposisi Konsep Surat usul Kenaikan Gaji Berkala

Disposisi Konsep Surat usul KGB Buku kendali Berkas:; SK Pangkat Terakhir ; SK berkala Terakhir

Disposisi Konsep Surat usul KGB Buku kendali Berkas:; SK Pangkat Terakhir ; SK berkalaTerakhir

Disposisi Konsep Surat usul Kenaikan Gaji Berkala Daftar PNS; Dokumen/berkas

Disposisi Konsep Surat usul Kenaikan Gaji Berkala Daftar PNS; Dokumen/berkas

Surat usul Kenaikan Gaji Berkala; Daftar PNS; Dokumen/berkas


Surat usul Kenaikan Gaji Berkala; Dokumen/berkas






Tidak

ya

DASAR HUKUM1 PP No. 12 Tahun 2003 tentang perubahan atas PP No. 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat2 PP No. 53 Tahun 2010 pasal 7 Tentang Disiplin PNS3 UU No. 43 tahun 1999: Perubahan atas UU No. 08 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian4

KETERKAITAN

PERINGATAN

Prosedur PENGUSULAN KENAIKAN PANGKAT PNS

No Kegiatan

Pelaksana

SEKDIS STAF KADIS

1

2

PP No. 63 Tahun 2009: Perubahan Atas Peraturan Pemerintah no. 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkutan, Pemindahan, dan Pemberhentian PNS

Jika Pengusulan Kenaikan Pangkat per April dan Oktober tidak dilaksanakan paling lambat 2 (dua) bulan sebelum TMT Kenaikan pangkat maka SOP Kenaikan pangkat PNS tidak dapat diselesaikan tepat waktu

KASUBAG UP

Memerintahkan untuk mengidentifikasi PNS yg akan naik pangkat dan membuat surat usul Kenaikan pangkat PNS

Membuat konsep usul kenaikan pangkat dan menugaskan staf untuk mengetik dan memberitahukan PNS ybs untuk melengkapi berkas Kenaikan Pangkat

3

4

5

6

7 Menandatangani surat pengantar usul kenaikan pangkat

8

Memberitahukan PNS ybs untuk melengkapi bekas kenaikan pangkat, mengumpulkan dan memeriksa kelengkapan berkas PNS ybs, mengetik konsep usul kenaikan pangkat dan menyerahkan konsep dan berkas ke kasubbag. Umum

Mengkoreksi berkas dan memberi paraf pada surat pengantar usul kenaikan pangkat

Mengkoreksi dan memberi paraf pada surat pengantar usul kenaikan pangkat

Mencatat surat keluar ke dalam buku kontrol dan memasukkan ke ruang kadis untuk ditanda tangani

Melakukan penomoran dan penggandaan Surat Pengantar usul kenaikan pangkat, mengarsipkan dan mengantar berkas usul kenaikan pangkat ke BKD

Tidak

ya

Tidak

ya




NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP PENGUSULAN KENAIKAN PANGKAT PNS

KUALIFIKASI PELAKSANAPP No. 12 Tahun 2003 tentang perubahan atas PP No. 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat 1 Memahami peraturan perundang-undangan yang terkait dengan Kenaikan Pangkat PNS

2 Memahami Tugas dan Fungsi Dinas

UU No. 43 tahun 1999: Perubahan atas UU No. 08 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian 3 Mengetahui peraturan mengenai kepegawaian

PERALATAN / PERLENGKAPANDokumen/berkas

DUK


Buku Ekspedisi Surat Keluar

PENCATATAN DAN PENDATAANBuku Agenda Surat Masuk/KeluarBuku Kendali Kenaikan Pangkat (KP)

Pelaksana Mutu baku

Waktu Out put

Surat Pengantar 5 Menit Disposisi

15 Menit


PP No. 63 Tahun 2009: Perubahan Atas Peraturan Pemerintah no. 9 Tahun 2003 tentang Wewenang

Jika Pengusulan Kenaikan Pangkat per April dan Oktober tidak dilaksanakan paling lambat 2 (dua) bulan sebelum TMT Kenaikan pangkat maka SOP Kenaikan pangkat PNS tidak dapat diselesaikan tepat waktu

Persyaratan/ Kelengkapan

Disposisi; Konsep surat pengantar

Disposisi; Konsep surat pengantar Daftar PNS ygakan Kenaikan Pangkat

1 Hari

15 Menit

15 Menit

15 Menit

15 Menit

30 Menit

Daftar PNS yg mau Kenaikan Pangkat ; Disposisi; SK CPNS; SK PNS; SK Pangkat Terakhir; Karpeg; Ijazah Terakhir; SK Jabatan; DP3 (2 thn terakhir); SK Pencantuman Gelar; SK Pindah / Mutasi; NIP Konversi

Konsep Surat Pengantar Kenaikan Pangkat; Dokumen /berkas Kenaikan Pangkat

Disposisi; Konsep surat pengantar Kenaikan Pangkat; Dokumen /berkas Kenaikan Pangkat

surat pengantar Kenaikan Pangkat; Dokumen /berkas Kenaikan Pangkat









Tidak




NIP. 19620512 199903 1 007

PENGUSULAN KENAIKAN PANGKAT PNS

Memahami peraturan perundang-undangan yang terkait dengan Kenaikan Pangkat PNS

Memahami Tugas dan Fungsi Dinas

Mengetahui peraturan mengenai kepegawaian

Dokumen/berkas

DUK


Buku Ekspedisi Surat Keluar

Buku Agenda Surat Masuk/KeluarBuku Kendali Kenaikan Pangkat (KP)

Keterangan

DASAR HUKUM1 PP 6 Tahun 2008 Tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah

KETERKAITANStandar Operasional Prosedur Layanan Administrasi Surat

PERINGATANSOP Layanan Administrasi Surat masuk tidak berjalan, maka Layanan Administrasi Surat Dinas terhambat

Prosedur Layanan Administrasi Surat Dinas

No Kegiatan

Pelaksana

SEKRETARIS

1

2 Mencatat naskah dinas masuk dan yang keluar

3 Memberikan disposisi dan tanda tangan

4 Mendistribusikan naskah dinas yang telah mendapat disposisi

5 Mengelompokan naskah dinas sesuai klasifikasinya

6 Menyimpan naskah dinassesuai ketentuan/pengelompokan

KEPALA DINAS

KASUBBAGUP

PEÑATA USAHA

PIMPINAN

Menerima naskah dinas masuk dan konsep naskah dinas keluar




NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP LAYANAN ADMINISTRASI SURAT DINAS

KUALIFIKASI PELAKSANAPP 6 Tahun 2008 Tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah 1 Memahami peraturan perundang-undangan yang terkait dengan Kenaikan Pangkat PNS

2 Memahami Tugas dan Fungsi Dinas

3 Mengetahui peraturan mengenai kepegawaian

PERALATAN / PERLENGKAPANKartu kendali/Disposisi

Lemari kartu kendali

Cap Dinas

PENCATATAN DAN PENDATAANSOP Layanan Administrasi Surat masuk tidak berjalan, maka Layanan Administrasi Surat Dinas terhambat Buku Agenda Surat Masuk/Keluar


Pelaksana Mutu baku

Waktu Output

5 Menit

5 Menit

5 Menit

5 Menit

5 Menit

surat masuk di arsipkan 5 Menit

PETUGAS ADMINISTRA

SI


Surat masuk ; Kartu Disposisi

Surat masuk di bukukan dalam agenda surat masuk; Kartu disposisi dinas

Disposisi; Konsep surat pengantar

Disposisi; Konsep surat pengantar Daftar PNS ygakan Kenaikan Pangkat

Surat masuk; Catatan disposisi dinas; Konsep surat/melaksanakan tugasdinas






File Kabinet arsip surat masuk/surat dinas lainnya




NIP. 19620512 199903 1 007

LAYANAN ADMINISTRASI SURAT DINAS

Memahami peraturan perundang-undangan yang terkait dengan Kenaikan Pangkat PNS

Memahami Tugas dan Fungsi Dinas

Mengetahui peraturan mengenai kepegawaian

Kartu kendali/Disposisi

Lemari kartu kendali

Cap Dinas

Buku Agenda Surat Masuk/Keluar

Keterangan

DASAR HUKUM1 Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 61 Tahun 2012 tentang Tata naskah Dinas

KETERKAITANSOP Pengarsipan

PERINGATANProses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan keharusan. Apabila Proses Surat Masuk dan Surat Keluar tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka akan menghambat pelaksanaan Administrasi Pemerintahan


No Kegiatan

Pelaksana

AGENDARIS SEKRETARIS BIDANG

1

2 Meneruskan kepada Kepala Dinas untuk diberi disposisi

3

4

5

6

7

KEPALA DINAS

Menerima dan mengagenda berkas/ surat masuk baik secara langsung oleh pemohon atau disposisi Walikota/Asisten dari Sespri Walikota/Asisten sekaligus melengkapi dengan lembar disposisi

Mencatat isi disposisi dan tujuan surat/berkas tersebut dan menditribusikan sesuai disposisi

Mencatat di papan agenda kegiatan apabila surat berupa pemberitahuan acara/undangan serta mengarsip surat sesuai jenis surat.

Menandatangani tanda terima surat/berkas yang diserahkan agendaris

Permintaan nomor dan tanggal surat keluar yang telah ditandatangani

Pemberian nomor dan tanggal surat keluar sekaligus memintakan kopian surat tersebut untuk diarsipkan




NIP. 19620512 199903 1 007


KUALIFIKASI PELAKSANAPeraturan Menteri Dalam Negeri No. 61 Tahun 2012 tentang Tata naskah Dinas 1 Memiliki kewenangan dalam pengurusan administrasi surat menyurat.

2 Memiliki kemampuan untuk menyelenggarakan administrasi perkantoran

PERALATAN / PERLENGKAPANBerkas / surat masuk

Buku agenda surat masuk

Lembar disposisi

Buku agenda surat keluar

Buku ekspedisi surat/lembar tanda terima surat

PENCATATAN DAN PENDATAANBuku Agenda Surat Masuk/KeluarBuku ekspedisi surat/tanda terima surat


Proses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan keharusan. Apabila Proses Surat Masuk dan Surat Keluar tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka akan menghambat pelaksanaan

Pelaksana Mutu baku

Waktu Output

3 Menit

5 Menit

5 Menit

5 Menit Surat yg sdh diarsipkan

Buku ekspedisi surat 2 Menit

2 Menit

Buku agenda surat keluar. 3 Menit

SUB BAGIAN / SEKSI


Berkas / surat masuk Buku agenda surat masukLembar disposisi

Berkas / surat masuk yang siap di disposisi

Berkas / surat masukLembar disposisi

Surat yang diteruskan ke Kepala Dinas

Berkas / surat masukLembar disposisiBuku agenda surat masuk

Isi disposisi yang sudah tercatat dan terdistribusi

Berkas/surat masuk Papan agenda Spidol Dosir

Surat masuk sudah terdistribusi

Surat keluar yang sudah ditandatangani

Surat keluar yang siap diagendakan

Surat keluar yang siap dikirim




NIP. 19620512 199903 1 007


Memiliki kewenangan dalam pengurusan administrasi surat menyurat.

Memiliki kemampuan untuk menyelenggarakan administrasi perkantoran

Berkas / surat masuk


Lembar disposisi



Buku Agenda Surat Masuk/KeluarBuku ekspedisi surat/tanda terima surat

Keterangan



PERINGATANProses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan keharusan. Apabila Proses Surat Masuk dan Surat Keluar tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka akan menghambat pelaksanaan Administrasi Pemerintahan

Prosedur Layanan Administrasi Surat Masuk

No Kegiatan

Pelaksana

STAF SEKRETARIS

1 Penerimaan Surat Masuk

2

3 Meneruskan kepada Kepala Dinas untuk diberi disposisi

4

5

6

7 Tindak lanjut disposisi

8 Mengarsip Surat

KASUBAG UP

KEPALA DINAS

Pencatatan surat masuk kedalam buku agenda dan pemberian lembar disposisi.

Mendisposisikan/arahan untuk ditindaklanjuti dari Kepala Dinas

Disposisi melalui Sekretaris dan Kasubag Umum dan Kepegawaian untuk diberi paraf/didistribusikan

Penerimaan Pencatatan disposisi pada buku agenda surat masuk dari lembar disposisi yang telah didisposisi oleh Kepala Dinas melalui Sekretaris dan Ka subag Umum




NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP LAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK



PERALATAN / PERLENGKAPANBerkas / surat masuk


Lembar disposisi



PENCATATAN DAN PENDATAANBuku Agenda Surat MasukBuku ekspedisi surat/tanda terima surat


Proses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan keharusan. Apabila Proses Surat Masuk dan Surat Keluar tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka akan menghambat pelaksanaan

Pelaksana Mutu baku

Waktu Output

2 Menit

15 Menit

5 Menit

15 Menit

15 Menit

10 Menit

10 Menit

3 Menit

KEPALA BIDANG

SUB BAGIAN / SEKSI





NIP. 19620512 199903 1 007

LAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK



Berkas / surat masuk


Lembar disposisi



Buku Agenda Surat MasukBuku ekspedisi surat/tanda terima surat

Keterangan



PERINGATANProses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan keharusan. Apabila Proses Surat Keluar tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka akan menghambat pelaksanaan Administrasi Pemerintahan


No Kegiatan

Pelaksana

STAF SEKRETARIS

1

2 Konsep Surat

3 Mengetik surat

4 Dikoreksi ada kesalahan atau tidak, kalau ada di revisi

5 Paraf secara berjenjang

6

7 Pembubuhan nomor, stempel dan penggandaan Surat.

8 Diagendakan/ dicatat di Buku Surat Keluar

9 Pengiriman Surat

10 Mengarsip Surat

KASUBAG UP

KEPALA DINAS

Arahan/pentunjuk dari Kepala Dinas/Sekretaris/Ka.Bid kepada Kasubag/Kasie untuk mengKonsep surat

Diajukan kepada Kepala Dinas untuk minta tanda tangan




NIP. 19620512 199903 1 007




PERALATAN / PERLENGKAPANBuku agenda surat keluar


PENCATATAN DAN PENDATAANBuku Agenda Surat KeluarBuku ekspedisi surat/tanda terima surat


Proses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan keharusan. Apabila Proses Surat Keluar tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka akan menghambat pelaksanaan Administrasi Pemerintahan

Pelaksana Mutu baku

Waktu Output

5 Menit

30 Menit

30 Menit

10 Menit

5 Menit

15 Menit

5 Menit

5 Menit

15 Menit

3 Menit

KEPALA BIDANG

SUB BAGIAN / SEKSI





NIP. 19620512 199903 1 007






Buku Agenda Surat KeluarBuku ekspedisi surat/tanda terima surat

Keterangan


KETERKAITANSOP Alur Surat Masuk dan KeluarSOP Pencarian Data dan InformasiSOP Pengarsipan

PERINGATANDaftar Nominatif Pegawai dan Daftar Urutan Kepangkatan sebagai bahan pertimbangan dalam pengangkatan dalam jabatan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pengangkatan dalam jabatan tidak akan berjalan lancar.

Prosedur Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS

No Kegiatan

Pelaksana

OPERATOR

1

2

3 Membuat konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS

4 Mengetik Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS

5 Validasi Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS

6 Persetujuan Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS

7

8 Penandatanganan Daftar Nominatif dan DUK PNS

9

10 Pengiriman Daftar Nominatif dan DUK PNS

KASUBAG UP

ANALISI PEGAWAI

SEKRETARIS

Memerintahkan penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS

Menyiapkan dan menganalisis data-data PNS tentang SK Kenaikan pangkat, Mutasi, Ijazah terakhir, sertifikat diklat dll

Pengajuan Daftar Nominatif dan DUK PNS untuk ditandatangani

Pembuatan surat pengantar pengiriman dan penomoran surat

Tidak

ya




NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP PENYUSUNAN DAFTAR NOMINATIF DAN DUK PNS

KUALIFIKASI PELAKSANAPP 6 Tahun 2008 Tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah 1 Memiliki kewenangan dalam pengurusan administrasi surat menyurat.


PERALATAN / PERLENGKAPAN

Format Nominatif dan DUK PNS

PENCATATAN DAN PENDATAANBundelan nominatif dan DUK PNS


Berkas PNS berupa SK CPNS,SK Kenaikan Pangkat,SK Mutasi atau Jabatan, Ijazah, sertifikat diklat,akta kelahiran

Daftar Nominatif Pegawai dan Daftar Urutan Kepangkatan sebagai bahan pertimbangan dalam pengangkatan dalam jabatan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pengangkatan dalam

Pelaksana Mutu baku

Waktu Output

5 Menit

2 hari

Hasil Analisis data PNS 1 hari Hasil Analisis data PNS

2 jam

1 jam

1 jam

20 Menit

30 Menit

20 Menit

Daftar Nominatif dan DUK 30 Menit Daftar Nominatif dan DUK

KEPALA DINAS


Surat Permintaan Nominatif dan DUK PNS


SK Kenaikan pangkat, Mutasi, Ijazah terakhir, sertifikat diklat


Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS






Daftar Nominatif dan DUK PNS




Konsep surat pengan-tar dan buku agenda surat keluar

Konsep surat pengan-tar dan buku agenda surat keluar




NIP. 19620512 199903 1 007

PENYUSUNAN DAFTAR NOMINATIF DAN DUK PNS




Bundelan nominatif dan DUK PNS


Keterangan


KETERKAITANSOP Alur Surat Masuk dan KeluarSOP Pencarian Data dan InformasiSOP Pengarsipan

PERINGATANDaftar Nominatif Pegawai dan Daftar Urutan Kepangkatan sebagai bahan pertimbangan dalam pengangkatan dalam jabatan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pengangkatan dalam jabatan tidak akan berjalan lancar.

Prosedur Pengarsipan Surat Keluar

No Kegiatan

Pelaksana

OPERATOR

1 Menyiapkan berkas/dokumen

2

3

4

5

6

7 mengentry data ke buku arsip

KASUBAG UP

ANALISI PEGAWAI

SEKRETARIS

Mencatat pada Buku BIA (Buku Inventaris Arsip) menurut kode masingmasing surat/dokumen yang telah disediakan sebelumnya

Mengelompokkan berkas/surat yang akan diarsipkan sesuai dengan kode masing-masing berkas.

Mengklasifikasikan arsip/dokumen antara dokumen aktif dan dokumen in aktif.

Memasukkan arsip/dokumen ke dalam filling cabinet yang sudah ditentukan terlebih dahulu klasifikasinya: file dinamis dan file statis

Menata/menyortir berkas/surat/dokumen yang nilai penggunaannya sudah berkurang untuk merencanakan/mengusulkan pelaksanaan penyusutan dan penghapusan berkas/arsip sesuai dengan peraturan.

Tidak

ya




NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP PENYUSUNAN DAFTAR NOMINATIF DAN DUK PNS

KUALIFIKASI PELAKSANAPP 6 Tahun 2008 Tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah 1 Memiliki kewenangan dalam pengurusan administrasi surat menyurat.




PENCATATAN DAN PENDATAANBundelan nominatif dan DUK PNS



Daftar Nominatif Pegawai dan Daftar Urutan Kepangkatan sebagai bahan pertimbangan dalam pengangkatan dalam jabatan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pengangkatan dalam

Pelaksana Mutu baku

Waktu Output

5 Menit

2 hari

Hasil Analisis data PNS 1 hari Hasil Analisis data PNS

2 jam

1 jam

1 jam

20 Menit

KEPALA DINAS

















NIP. 19620512 199903 1 007

PENYUSUNAN DAFTAR NOMINATIF DAN DUK PNS




Bundelan nominatif dan DUK PNS


Keterangan

DASAR HUKUM1 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

KETERKAITANSOP Alur Surat Masuk dan KeluarSOP Pencarian Data dan Informasi

PERINGATANDalam prosedur penelitian/pengecekan redaksional dan/atau kelengkapan berkas surat tidak dilakukan, akan terjadi kesalahan redaksional/ketidaklengkapan berkas arsip.

Dalam hal prosedur pengarsipan tidak dilakukan dengan benar, maka akan terjadi kebocoran dokumen negara.

Prosedur Pengelolaan Arsip

No Kegiatan

Pelaksana

STAF

1

2

3

4

5 Kepala Subbagian /staf membuat Daftar Pertelaan Arsip

6

7

KASUBAG UP

KEPALA DINAS

kepala Denas menerima surat/memorandum beserta Dokumen / berkas tertentu

menugaskan Kepala Subbagian untuk melakukan pemilahan dan penataan, pengagendaan, pengelompokan serta penyimpanan dokumen / berkas

Kepala Sub bagian beserta staf memilah dan menata dokumen/berkas sesuai dengan klasifikasi arsip

Staf mengagendakan dan mengelompokan dokumen/berkas sesuai dengan series

Kepala Subbagian beserta staf melakukan penyusutan arsip; Menginventarisasi arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan dan dimasukkan ke dalam Daftar Usul Musnah;

Menginventarisasi arsip yang perlu disimpan dan dimasukkan ke dalam Daftar Arsip yang disimpan, kemudian menyimpan arsip tersebu




NIP. 19620512 199903 1 007

Nama SOP PENGELOLAAN ARSIP

KUALIFIKASI PELAKSANAUndang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan 1 Memiliki pengetahuan tentang manajemen kearsipan

2 Mampu menemukan arsip dengan cepat, tepat dan teliti

3




Mampu melakukan pendataan arsip (survei arsip) dan penataan arsip (menyeleksi, meneliti, memberkaskan dan menilai arsip)

ATK, DPA (Daftar Pertelaan Arsip), klasifikasi arsip, masker, boks arsip, filing cabinet, mesin fotokopi, komputer, printer dan scanner

Dalam prosedur penelitian/pengecekan redaksional dan/atau kelengkapan berkas surat tidak dilakukan,

Dalam hal prosedur pengarsipan tidak dilakukan dengan benar, maka akan terjadi kebocoran dokumen

Pelaksana Mutu baku

Waktu Output

5 menit

5 menit

20 menit

10 menit

20 menit

10 menit





NIP. 19620512 199903 1 007

PENGELOLAAN ARSIP

Memiliki pengetahuan tentang manajemen kearsipan

Mampu menemukan arsip dengan cepat, tepat dan teliti

Mampu melakukan pendataan arsip (survei arsip) dan penataan arsip (menyeleksi, meneliti, memberkaskan dan menilai arsip)

ATK, DPA (Daftar Pertelaan Arsip), klasifikasi arsip, masker, boks arsip, filing cabinet, mesin fotokopi, komputer, printer dan scanner

Keterangan

sop.xlsx

Documents