sommaire - inserm drsi lyon · constitué du créateur de php et du directeur général de mysql...
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Sommaire
Présentation générale de l'application OBM....................................12
Présentation générale de la solution OBM.....................................................13
1 Introduction....................................................................................13
2 Périmètre fonctionnel d'OBM................................................................13
3 Valeur ajoutée d'OBM.........................................................................13
4 Le projet OBM et ses enjeux.................................................................14
5 Les résultats....................................................................................14
6 Les technologies...............................................................................15
7 La promotion du projet via la communauté..............................................15
OBM-Groupware.....................................................................................17
1 Agendas partagés..............................................................................17
OBM-Sync..............................................................................................19
1 Principe de fonctionnement et architecture.............................................19
2 Connecteur Outlook...........................................................................19
Connecteur pour PDA..............................................................................21
OBM-CRM..............................................................................................22
OBM-Project..........................................................................................24
OBM-LDAP.............................................................................................25
1 Positionnement et architecture.............................................................25
2 Les atouts d'OBM-LDAP.......................................................................25
3 Technologie.....................................................................................26
OBM-MAIL.............................................................................................27
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 2
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1 Fonctionnalités de messagerie..............................................................27
2 Postes clients...................................................................................28
3 Service de messagerie........................................................................28
4 Technologies....................................................................................28
5 Valeur ajoutée OBM...........................................................................29
Premiers pas dans l'application OBM.............................................30
1.Se connecter à l'application OBM.............................................................31
2.L'interface de l'application OBM...............................................................33
3.Se déconnecter de l'application OBM........................................................36
Configurer son compte..............................................................37
Modifier son mot de passe ........................................................................38
Configurer ses préférences personnelles......................................................39
Configurer son compte de messagerie..........................................................43
1 Configurer sa redirection de messagerie..................................................43
2 Configurer son répondeur de messagerie.................................................44
3 Gérer les droits sur sa boîte aux lettres..................................................46
Attribuer des droits de lecture.............................................................. .........47
Attribuer des droits d'écriture..................................................................... ...48
Les droits d'administration.................................................................... ........50
Les actions standards dans OBM...................................................52
1.Tri d'un résultat de recherche par champ...................................................53
2.Inclure dans un résultat de recherche des entités archivées...........................55
3.Export CSV.........................................................................................56
1 Exporter une seule page de résultat.....................................................56
2 Exporter toutes les pages de résultat....................................................57
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4.Préférences d'affichage.........................................................................58
5.Administration d'une catégorie standard d'OBM...........................................59
Ajouter une catégorie...........................................................................59
Modifier une catégorie..........................................................................59
Supprimer une catégorie........................................................................60
La gestion des contacts.............................................................61
Présentation du module Contact.................................................................62
1 Description d'un contact......................................................................62
2 Les champs du module Contact.............................................................62
Accéder au module Contact.......................................................................63
Rechercher un contact.............................................................................64
1 Recherche classique...........................................................................64
2 Recherche avancée............................................................................65
Créer un contact....................................................................................67
Modifier un contact.................................................................................71
Consulter la fiche d'un contact...................................................................73
Supprimer un contact..............................................................................74
Consulter les statistiques..........................................................................76
Administrer le genre d'un contact...............................................................78
1 Ajouter un genre..............................................................................79
2 Modifier un genre.............................................................................80
3 Supprimer un genre...........................................................................80
L'agenda partagé.....................................................................82
Présentation générale de l'agenda..............................................................83
1 Description de l'agenda.......................................................................83
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2 L'interface de l'agenda partagé.............................................................84
Accéder à l'agenda partagé.......................................................................86
Les vues...............................................................................................87
1 Principe de fonctionnement des vues de l'agenda.......................................87
2 L'accès aux deux modes de visualisation..................................................87
3 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Mois..............................88
4 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine.........................89
5 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Jour..............................90
6 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Jour................................91
7 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine...........................92
8 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Mois................................93
9 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Liste................................94
Les champs de l'agenda partagé.................................................................95
Créer un rendez-vous..............................................................................97
1 Création d'un rendez-vous via formulaire.................................................97
2 Création rapide d'un rendez-vous.........................................................102
3 Un e-mail est il envoyé après l'ajout d'un rendez-vous ?..............................106
Gestion des droits.................................................................................107
1 Définition des droits de lecture...........................................................107
2 Définition des droits d'écriture............................................................108
3 Définition des droits d'administration....................................................110
4 Exemples......................................................................................111
Droits de lecture...................................................................... ................111
Droits d'écriture............................................................................. ..........117
Droits d'administration................................................................. ..............125
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Modifier un rendez-vous.........................................................................126
1 Modification d'un rendez-vous via le formulaire de consultation...................127
2 Modification rapide des propriétés d'un rendez-vous.................................129
3 Modification rapide du rendez-vous en glisser-déposer...............................130
4 Déplacer le rendez-vous....................................................................131
5 Modifier la durée d'un rendez-vous.......................................................132
6 Un e-mail est il envoyé après la modification?.........................................133
Supprimer un rendez-vous......................................................................135
1 Suppression d'un rendez-vous via le formulaire de consultation....................135
2 Suppression rapide d'un rendez-vous.....................................................137
3 Un e-mail est il envoyé après la suppression ?..........................................138
Gestion des conflits...............................................................................139
Gestion des évènements en attente...........................................................141
Gestion des ressources...........................................................................144
1 Remplir le champ Accessoires..............................................................145
2 Remplir le champ Description.............................................................146
Gestion des réunions..............................................................................147
Exporter son agenda au format iCalendar....................................................149
La gestion des ressources.........................................................150
Présentation du module Ressource............................................................151
1 Une ressource dans l'application OBM....................................................151
2 Type de ressource et accessoire...........................................................151
3 Fonctionnalités du module Ressources...................................................151
Accéder au module Ressources.................................................................152
Rechercher une ressource.......................................................................153
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Créer une ressource..............................................................................154
Consulter une ressource.........................................................................155
Modifier une ressource...........................................................................156
Gestion des droits.................................................................................158
1 Attribution des droits de lecture..........................................................158
2 Attribution des droits d'écriture..........................................................161
3 Attribution des droits d'administration..................................................164
Supprimer une ressource........................................................................166
Type de ressources................................................................................167
1 Créer un nouveau type de ressources....................................................167
2 Modifier un type de ressources............................................................169
3 Supprimer un type de ressources..........................................................169
Accessoires..........................................................................................171
1 Définition d'un accessoire..................................................................171
2 Créer un accessoire..........................................................................171
3 Modifier un accessoire......................................................................172
4 Supprimer un accessoire....................................................................173
La gestion des utilisateurs........................................................174
Présentation du module Utilisateurs..........................................................175
1 Un utilisateur dans l'application OBM....................................................175
2 Les champs du module utilisateur........................................................175
3 Les types de données dans l'application OBM...........................................178
4 Les profils d'utilisateur dans l'application OBM........................................178
Accéder au module Utilisateurs................................................................179
Rechercher un utilisateur.......................................................................180
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Créer un utilisateur...............................................................................181
Consulter la fiche d'un utilisateur.............................................................184
Modifier un utilisateur............................................................................185
Modifier le groupe d'un utilisateur............................................................189
Réinitialiser les valeurs d'un utilisateur aux valeurs par défaut........................191
Supprimer un utilisateur.........................................................................193
Module de gestion des tâches à faire...........................................196
Présentation du module A Faire................................................................197
Une tâche à faire dans l'application OBM...................................................197
Les champs du module A Faire................................................................197
Accéder au module A Faire......................................................................198
Ajouter une tâche à faire........................................................................199
Modifier une tâche à faire.......................................................................200
Supprimer une tâche à faire....................................................................202
Connecteur Outlook.................................................... ............203
Présentation de l'installation du connecteur................................................204
Pré-requis...........................................................................................204
Installation..........................................................................................204
Installation interactive.........................................................................204
Installation avancée............................................................................205
Configuration du connecteur....................................................................206
Serveur............................................................................................206
Synchronisation..................................................................................206
Multi-utilisateurs OBM.........................................................................206
Réinitialiser......................................................................................206
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A propos...........................................................................................206
Désinstallation du connecteur..................................................................207
Introduction à l'utilisation du connecteur....................................................208
Premier lancement................................................................................208
Synchronisations...................................................................................209
Paramétrage.....................................................................................210
Contacts..........................................................................................211
Tâches.............................................................................................211
Utilisateurs.......................................................................................211
Calendriers.......................................................................................212
1.1.1 Souscrire à des agendas................................................... ..............212
1.1.2 Manipuler des rendez-vous.............................................................213
Avancé...............................................................................................215
PDA...................................................................................................215
Connecteur PDA Funambol.................................................. ......216
1 Funambol.........................................................................................217
1.1 Présentation..............................................................................217
2 Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA Windows Mobile.....218
2.1 Pré-requis.................................................................................218
2.1.1 Installation...................................................................... ...........218
2.1.2 Configuration et utilisation........................................................ ......218
3 Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA Symbian...............220
3.1 Pré-requis.................................................................................220
3.2 Installation................................................................................220
3.3 Configuration et utilisation............................................................220
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Installation et configuration du plugin Funambol pour PDA PALM.......................223
3.4 Pré-requis.................................................................................223
3.5 Configuration et utilisation............................................................223
Connecteur Thunderbird..........................................................224
Environnement d'installation...................................................................225
Pré-requis...........................................................................................225
Installation des modules complémentaires..................................................225
Configuration du connecteur....................................................................228
Introduction à l'utilisation du connecteur....................................................231
Premier lancement................................................................................231
Configuration du serveur........................................................................233
Synchronisations...................................................................................234
Paramétrage.....................................................................................234
Contacts..........................................................................................234
Tâches.............................................................................................235
Utilisateurs.......................................................................................235
Calendriers.......................................................................................236
1.1.1 Souscrire à des agendas................................................... ..............236
1.1.2 Manipuler des rendez-vous..................................... .........................237
Utilisation du webmail IMP................................................. .......240
1.Connexion au webmail.........................................................................241
2.L'interface du webmail........................................................................242
Menu déroulant..................................................................................242
Partie centrale..................................................................................243
Barre des actions................................................................................244
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3.Les différentes fonctionnalités..............................................................245
1.Manipulation des e-mails reçus ou envoyés..............................................245
1.1.1 > Visualisation des e-mails reçus ou envoyés........................................245
> Récupérer les e-mails en rétention............................................ ..................245
> Copier ou déplacer un ou plusieurs e-mails....................................................246
2.Rédaction d'un message......................................................................247
3.L'utilisation du champ De...................................................................249
4.L'utilisation du champ A.....................................................................249
5.L'utilisation du champ Cc....................................................................249
6.L'utilisation du champ Cci...................................................................249
7.L'utilisation du champ Sujet................................................................249
8.Attacher une pièce jointe au message....................................................250
9.Supprimer une pièce jointe.................................................................250
10.Les actions....................................................................................251
1.1.2 > Action Envoyer message..............................................................251
1.1.3 > Action Enregistrer brouillon..................................... .....................251
1.1.4 > Action Annuler le message.................................................... ........251
1.1.5 > Option Copie dans........................................ .............................251
> Option Développer les noms............................................ ..........................251
> Option Pièces Jointes.................................................... ..........................251
11.Effectuer une recherche...................................................................252
12.Gestion des dossiers........................................................................254
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Présentation générale
de l'application OBM
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Présentation générale de la solution OBM
1 Introduction
AliaSource, SSLL (Société de Service en Logiciels Libres) membre fondateur de l'ASSLL, contribue
depuis 1997 au logiciel libre en proposant sous licence GPL la solution collaborative OBM.
2 Périmètre fonctionnel d'OBM
OBM est un socle applicatif ayant pour objectif de proposer un système d'information complet libre
et intégré. OBM offre un périmètre fonctionnel riche couvrant de nombreux domaines :
OBM-Groupware, Travail collaboratif ou groupware : agenda partagé multi-utilisateurs et
multi-vues, partage de contacts, de documents, gestion de tâches...
OBM-CRM, Gestion de la relation client (CRM ou GRC), fonctions commerciales et marketing,
gestion des clients, prospects, affaires, campagnes...
OBM-Project, Gestion de production (projets, temps, help desk...) orientée services.
OBM-Mail, (anciennement Aliamin), gestion complète de messagerie avec interface unifiée
(boîtes aux lettres partagées, redirections, absences, listes de diffusions,...)
OBM-LDAP, (anciennement Aliamin), gestion complète et automatique d'un annuaire LDAP
(OpenLDAP)
OBM-Sync : Mobilité, Connecteurs, pour les clients Outlook, les PDA.
3 Valeur ajoutée d'OBM
Primé aux Trophées du libre 2005, prix remis par le ministre de la fonction publique, jury
constitué du créateur de PHP et du Directeur Général de MySQL AB.
Acteur majeur du CRM libre, reconnu par les magazines dédiés
Approche globale et cohérente du système d'information en libre
Solution libre (site communautaire, outil de gestion de bugs, de listes de diffusions en
ligne), supportée professionnellement.
Très nombreuses références en production depuis 1999, sites de quelques utilisateurs à
plusieurs dizaines de milliers, dans le public et dans le privé.
Application Full web, conforme au standards : XHTML, CSS
Briques libres reconnues utilisées : Apache, Postfix, Cyrus IMAP, OpenLDAP, PHP, Perl
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4 Le projet OBM et ses enjeux
OBM est un logiciel libre, développé depuis 1998, téléchargé près de 1000 fois par mois et en
production sur des sites de quelques utilisateurs à plusieurs dizaines de milliers.
OBM est conçu pour répondre aux exigences de performances, ergonomie et ouverture avec les
connecteurs permettant la synchronisation des contacts, de l'agenda depuis un client messagerie
Outlook.
Ce projet présentait à son démarrage de nombreux enjeux :
la réponse à des besoins fonctionnels : proposer une approche globale du système
d'information libre comme étape suivante aux différentes solutions pointues mais non
intégrées
disposer d'un outil collaboratif simple, puissant, efficace et évolutif afin de permettre le
remplacement de solutions types Exchange ou Lotus Notes.
disposer d'un outil de gestion de la relation client évolué en libre
bénéficier de l'appui de la communauté libre pour le développer en le plaçant sous licence
GPL,
apporter notre contribution à la communauté des Logiciels Libres,
compléter notre expérience en création/animation de communauté libre.
5 Les résultats
OBM est aujourd'hui un succès en terme :
Technique : logiciel mature et pérenne, riche fonctionnellement, reconnu et primé par le
créateur de PHP lui-même lors des Trophées du libre 2005, après 8 ans d'existence.
De diffusion, plus de 130 abonnés dont le choix de la solution par l'Armée de l'Air (suite à
un appel d'offre), le ministère des finances (DGI), le Conseil de l'Europe, Cellon-Philipps, la
Comareg, le Pôle Universitaire Léonard de Vinci, et de très nombreuses autres mises en
oeuvre par AliaSource ou de façon autonome.
Reconnu dans le libre : référencé par les principaux sites de logiciels libres, classé dans les
premiers 3% de projets les plus populaires sur freshmeat.net (le site de référence de
parutions de logiciels libres).
Stratégique : avec un produit en évolution constante, disposant d'une feuille de route bien
remplie, de contributions actives, de nombreuses références et une évolutivité importante
(intégration avec d'autres solutions).
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6 Les technologies
Tourné vers l'avenir, OBM est un projet Open Source (logiciel libre) placé sous licence GPL (General
Public licence) construit autour et à l'aide de technologies issues du monde du libre:
Système Linux ou Windows (sauf OBM-Ldap et OBM-Mail)
Serveurs : web Apache, messagerie : Postfix, Cyrus IMAP, annuaire OpenLDAP, Samba, proxy
Squid,...
Base de données MySQL ou PostgreSQL
Langage PHP (IHM), Perl (système), Java (connecteurs)
AliaSource veille à ce qu'OBM respecte les standards ouverts en vigueur :
Développements PHP organisés autour d'un framework évolué en PHP
OBM produit du code XHTML 1.0 mis en forme à l'aide de feuilles de style (CSS2)
OBM est compatible avec les navigateurs Mozilla (à partir de 1.0), IE (à partir de la version
5.5) et autres navigateurs (Opéra,...).
7 La promotion du projet via la communauté
AliaSource développe, maintient et anime la communauté libre autour d'OBM depuis 1999.
Les principales composantes sont :
Le site professionnel http://obmpro.aliasource.fr,
Le site communautaire : http://obm.aliasource.org,
L'outil de gestion des bugs Bugzilla : http://bugzilla.aliasource.org,
L'outil de gestion de listes de diffusion,
Le téléchargement (mise à disposition des sources sur internet)
La documentation, les annonces, les guides, etc,
Le référencement sur les sites du libre (freshmeat,...).
AliaSource centralise les contributions de la communauté libre. Ces contributions sont qualifiées par
les ingénieurs et suivant leur pertinence intégrées aux nouvelles versions. Afin de faciliter les
contributions, AliaSource a développé des modules d'aide à la contribution comme par exemple:
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Outil des gestion des langues (traduction): interfaces de gestion du multilinguisme avec
contrôle des champs traduits et non traduits, etc,
Outil de contrôle des fonctions actives permettant d'éviter de conserver du code mort
relatif à des fonctionnalités plus utilisées.
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OBM-Groupware
OBM-Groupware est un environnement de travail de groupe permettant de partager différentes
informations. Les principales fonctionnalités proposées sont :
Agendas partagés
Partage de contacts
Partage de documents
Gestion de tâches ou post-it
Synchronisation avec clients de messagerie (Outlook 2000 et +, clients libres) et PDA
Associé à OBM-Mail, OBM-Groupware est la solution idéale pour migrer une messagerie propriétaire
en solution libre en intégrant la composante collaborative.
1 Agendas partagés
Le module Agenda permet d'éditer et de visualiser les agendas des collaborateurs ou de ressources,
individuellement ou par groupe. L'agenda est bien sûr partagé, pour permettre des prises de RDV en
tenant compte des disponibilités de chacun.
Principales fonctionnalités :
Ergonomie web poussée
Performant; conçu pour supporter un grand nombre d'utilisateurs (référence de + de 40 000
utilisateurs)
Agenda d'utilisateurs et de ressources
Multi-utilisateurs pour toutes les vues : annuelle, mensuelle, hebdomadaire, quotidienne et
vue planning.
Gestion des groupes et vues directes d'agendas de groupes
Recherche évoluée de créneaux de disponibilités (utilisateurs et ressources)
Gestion des réunions, de la participation à un événement
Gestion fine des droits et délégation
Gestion des rendez-vous privés
Gestion complète des événements récurrents
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Gestion des conflits
Notifications par e-mails, format ICS
Connecteur disponible pour synchronisation complète et performante avec le client Outlook
(2000 et +)
Exports au format vcalendar
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OBM-Sync
Gestion de la mobilité et des connexions messageries.
OBM-Sync est une plateforme de synchronisation pour OBM permettant de synchroniser les agendas,
les contacts et
les tâches d'OBM-Groupware ou OBM-CRM avec :
Clients lourds de type MS Outlook 2000, XP et 2003
Les PDA ou assistants personnels
C'est le complément idéal à OBM-Mail permettant de migrer d'une solution de messagerie
propriétaire vers une solution libre sans perte de fonctionnalités.
1 Principe de fonctionnement et architecture
OBM-Sync comprend une partie serveur de synchronisation (unique pour tous les clients) et des
connecteurs clients lourds sous forme de plugins. La communication entre les connecteurs clients et
le serveur s'effectue via web services ce qui permet une utilisation distante simple (traversée de
pare-feux) et la gestion d'un très grand nombre d'utilisateurs.
2 Connecteur Outlook
Le connecteur pour Outlook supporte les versions 2000, XP et 2003 d'Outlook. Il gère la
synchronisation des agendas, contacts et tâches.
Le connecteur Outlook est fourni avec un programme d'installation qui peut être graphique ou
silencieux (permettant l'automatisation de la phase d'installation).
Principales fonctionnalités du connecteur :
Synchronisation des agendas / contacts / tâches
Gestion Multi-utilisateurs et vues multi-utilisateurs
Très performant (MAPI pur et web services)
Synchronisation automatique ou manuelle
Respect des droits fins (lecture / délégation) des droits et utilisateurs définis dans OBM
Outils d'aide à la migration qui permettent la récupération ou la migration simple des
données depuis un Outlook existant vers OBM
Intégration totale dans Outlook
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Compatibilité avec les synchronisations PDA
Le connecteur est constitué principalement d'une DLL, add-on d'Outlook, écrite en C++, gérant
l'interface MAPI directement pour permettre de grande performances :
Synchronisation initiale à partir d'un Outlook vierge d'une base de plus de 5000 contacts et
plusieurs agendas prend moins de 20 secondes sur un simple portable.
Les synchronisations suivantes sont incrémentales, donc très rapides
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Connecteur pour PDA
OBM-Sync permet de synchroniser la plupart des PDA du marché sur les données agendas et
contacts.
La synchronisation PDA peut s'effectuer par l'intermédiaire du connecteur Outlook ou directement
sans passer par un client lourd.
Pour la synchronisation directe, OBM-Sync s'appuie sur un serveur de données libre (Funambol)
dédié à la synchronisation agenda / contacts avec les PDA. La base de données d'OBM est
synchronisée avec ce serveur. Cette architecture permet la gestion de la majorité des PDA du
marché.
Principales fonctionnalités :
Support de la majorité des PDA du marché (windows, Symbian, Black berry,...)
Utilisation des fonctionnalités natives de synchronisation des PDA quand disponible
(SyncML,...)
Outil évolutif
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OBM-CRM
OBM-CRM est une solution de CRM (ou GRC, Gestion de la Relation Client) libre en forte croissance.
Il est régulièrement cité dans les 2 solutions libres majeures de CRM par la presse.
OBM-CRM bénéficie d'un partenariat métier avec la société DIPRO SA, spécialiste de la Gestion de la
Relation Client et éditeur du CRM « AC/P L'Efficience Commerciale » depuis 1992.
OBM-CRM est spécialisé dans la vente par Affaire et couvre les principaux domaines du CRM :
Gestion des forces de vente
Marketing
Service Client
OBM-CRM propose des fonctionnalités avancées comme :
Une intégration poussée dans Outlook : synchronisation des agendas, des contacts, des
tâches; intégration par simple clic d'un email dans le CRM, indication graphique des données
intégrées dans le CRM
Gestion native du multilingue qui permet à chaque utilisateur d'obtenir l'interface dans sa
langue
Dépôt central de documents permettant une navigation par arborescence, par recherche
selon critères ou par liens métiers (documents liés au client X).
Génération de documents au format ODF (Open Document) ou PDF
Nombreux graphes et reports intégrés
Gestion des forces de vente
La gestion des forces de vente permet de gérer et maîtriser l'ensemble des données de vente de
l'entreprise. Elle permet aux :
commerciaux, d'accéder rapidement à l'ensemble des données d'un client en proposant des
visions synthétiques et détaillées et de nombreux moyens de recherche
responsables, de bénéficier de tableaux de bords sur l'activité et les prévisions des ventes.
Des graphes permettent de comparer les ventes sur 2 années, de dresser le prévisionnel
total, par commercial, par domaine d'activité, avec une répartition par mois. Le chiffre
d'affaire facturé est également suivi et peut être présenté par domaine d'activité, mois par
mois.
La gestion des forces de vente propose les modules suivants :
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Gestion des comptes : clients, prospects, nombreuses possibilités de qualification,
hiérarchie et relations entre comptes,...
Gestion des contacts : position dans les comptes, relations
Gestion des leads, opportunités, affaires : pistes, conversions en opportunité, suivi et
analyse des opportunités, prévisionnel, ...
Gestion des événements et activités : gestion des rendez-vous, des réunions via l'agenda
partagé, gestion et historisation des relations avec les clients ou prospects, rappel des
activités à mener
Gestion des contrats : référentiel des contrats, gestion des renouvellements (expiration,
résiliation, reconduction)
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OBM-Project
OBM-Project est une solution complète de gestion de projet qui permet :
la gestion des temps et suivi d'activité,
la gestion de documents,
le suivi comptable etc...
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OBM-LDAP
OBM-LDAP est une interface de gestion centralisée d'annuaire LDAP et de services réseaux associés,
intégrant au sein d'une même interface les meilleurs composants libres.
1 Positionnement et architecture
OBM-LDAP constitue le socle commun aux différents services réseaux gérés par OBM. Il offre une
plate-forme éprouvée et cohérente pour bâtir un SSO (Single Sign-On ou authentification unique) ou
un système de fédération d'identités.
En standard OBM-LDAP permet de fournir sur le même socle la gestion :
d'utilisateurs et de groupes
d'annuaire interne, de trombinoscope, d'organigramme
du système de messagerie complet (via OBM-Mail)
d'un domaine Windows (via Samba)
des accès Internet (via Squid)
de l'authentification de tout service supportant LDAP
OBM-LDAP est ouvert et évolutif pour permettre l'ajout ou l'interface de nouvelles briques (intranet,
webmail, applications métier,...) afin de construire un système d'information libre complet.
OBM-LDAP gère l'ensemble des données dans une base de données puis les exporte dans l'annuaire
LDAP de façon incrémentale. L'utilisation d'une base de données permet d'assurer la cohérence des
données et permet de bénéficier de fonctionnalités d'écriture plus riches.
2 Les atouts d'OBM-LDAP
Parmi les points clés d'OBM-LDAP on peut citer :
Gestion d'utilisateurs, de groupes, de services, offrant les fonctionnalités d'annuaire, de
trombinoscope,...
Gestion de hiérarchies de personnes offrant les fonctionnalités d'organigramme
Interface ergonomique et orientée utilisateur (présentation non « technique » des données)
Interface paramétrable
Gestion automatique et évolutive de l'arborescence LDAP
Possibilité de présenter les mêmes données dans l'annuaire sous différentes arborescences
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(utile pour garder une arborescence de structure mais en proposant aussi une arborescence
à plat pour les performances d'authentification)
Gestion de l'annuaire LDAP à chaud, pas d'interruption de service
Gestion incrémentale de l'annuaire LDAP par comparaison
Sauvegarde automatique des données dans une base de données permettant la regénération
simple et rapide de l'annuaire
Mécanismes d'import / export de données
3 Technologie
OBM-LDAP utilise l'annuaire libre OpenLDAP (http://www.openldap.org), qui est la référence
d'annuaire LDAP libre.
OpenLDAP est conforme au standard LDAP v3 et propose :
le serveur LDAP : slapd
le serveur de réplication : slurpd
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OBM-MAIL
OBM-Mail l'alternative libre leader aux solutions Microsoft Exchange™, Lotus Notes™ ou Groupwise™.
OBM-Mail est une plate-forme de messagerie complète et évoluée, intégrant les meilleures briques
de messagerie libre dans une interface simple, puissante et tournée vers l'utilisateur.
La couverture fonctionnelle d'OBM-Mail, associé à OBM-Groupware et OBM-LDAP, représente la
solution idéale de migration ou de déploiement de messagerie libre :
Puissante messagerie (jusqu'à plusieurs dizaines de milliers d'utilisateurs)
Utilisation des meilleures briques libres (Postfix, Cyrus, OpenLDAP,...)
Fonctionnalités évoluées (quotas, boîtes aux lettres partagées, redirections,...)
Groupware : agendas et contacts partagés
Accès via client lourd et client léger
Connecteurs messagerie + groupware pour clients Outlook, Thunderbird et PDA
Interface web moderne, intégrée et orientée utilisateurs
Outils de migration (niveau serveur ou client Outlook) et de déploiement
Alimentation manuelle et automatique (synchronisation annuaire, applications RH,...)
1 Fonctionnalités de messagerie
L'ensemble des fonctionnalités est administrable via une interface web ergonomique.
Gestion de boîtes aux lettres, boîtes aux lettres partagées
Gestion de groupes avec adresses de diffusion
Nombre d'adresses illimité par utilisateur
Gestion du multi-domaines virtuel et alias
Outils utilisateurs simplifiés (1 fonctionnalité par écran) :
- changement du mot de passe,
- redirection de messages,
- répondeur,...
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2 niveaux d'administration (totale et ciblée par service, région ou autre critère)
Anti-virus et Anti-spam
2 Postes clients
OBM-Mail utilise les protocoles standards de messagerie (SMTP, POP, IMAP) et est donc compatible
avec tous les clients de messagerie supportant ces protocoles :
Thunderbird / Lightning, Netscape Communicator
Outlook, Outlook Express, Eudora, Entourage,...
Sylpheed, Kmail,...
Webmail : IMP, SquirelMail,...
Les fonctionnalités de messagerie sont donc accessibles depuis toute plate-forme : Windows, Unix /
Linux, Mac,....
Les fonctionnalités de groupware (agendas, contacts, tâches) sont accessibles depuis :
Pour l'accès client léger : tout navigateur web évolué (Firefox, IE 6 et +,...) soit toute plate-
forme
Pour l'accès client lourd : Outlook et Thunderbird
3 Service de messagerie
OBM-Mail s'installe sur système Linux (Debian, RedHat, autres).
OBM-Mail peut fonctionner en mode mono-serveur ou en mode distribué. Les composantes Postfix,
Cyrus, OpenLdap pouvant être gérées sur des serveurs physiques différents.
OBM-Mail supporte 2 types de Haute Disponibilité :
Tolérance aux pannes (Fail-over) : redondance du système de messagerie avec basculement
automatique.
Performance : utilisation de l'architecture Cyrus distribuée
4 Technologies
OBM-Mail s'appuie sur les briques leaders de la messagerie :
Postfix, agent SMTP
Cyrus IMAP, serveur POP/IMAP
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OpenLdap, annuaire LDAP via OBM-LDAP
IMP ou SquirrelMail, webmail
Clam/AV, SpamAssassin, pour les filtres anti-virus / anti-spam
5 Valeur ajoutée OBM
OBM-MAIL est utilisé dans des contextes à grand nombre d'utilisateurs et hauts volumes de
messages. Dans ce cadre, des outils dédiés ont été développés pour permettre un fonctionnement
totalement distribué et un haut niveau de performances :
Support de certaines directives postfix non natives dans LDAP.
Principe de réplication de caches de map postfix afin de permettre un fonctionnement
distribué en gardant la performance d'accès locaux
Au niveau client de messagerie, pour les gros sites, des développements sont effectués autour des
clients :
Outlook (outils de migration de calendriers, déploiements silencieux, intégration
messagerie-CRM,...)
Thunderbird (outils d'aide au déploiement et à la configuration, exemple : lors de
l'installation d'un poste, la saisie du login de l'utilisateur configure automatiquement et
complètement le client de messagerie selon des paramètres stockés sur un serveur LDAP,
web ou autre...)
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Premiers pas dans
l'application OBM
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1. Se connecter à l'application OBM
Pour pouvoir se connecter à l'application OBM et retrouver ses informations, l'utilisateur doit
s'authentifier.
Pour cela :
1 Lancer le navigateur Firefox
2 Dans le champ Adresse du navigateur, saisir l'adresse de l'application OBM et cliquer sur le
bouton OK ou sur la touche Entrer du clavier
3 La page d'identification de l'application OBM s'affiche alors
4 Renseigner les champs Login (Identifiant) (1), Password (Mot de passe) (2) et Domain
(Domaine auquel appartient l'utilisateur) (3) avec les données que vous a transmis
l'administrateur de l'application OBM
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5 Cliquer sur le bouton Validate pour confirmer (4)
6 Si l'identifiant, le mot de passe et le domaine d'appartenance de l'utilisateur sont corrects,
la page d'accueil de l'application OBM s'affiche
7 La page d'accueil présentent toutes les informations importantes et utiles à l'utilisateur. Ces
informations sont présentées dans des panneaux d'information (5) ce qui les rend facilement
consultables.
ATTENTION
Lorsque les services de messagerie sont activés, l'utilisateur qui se connecte à l'application
doit obligatoirement cliquer sur le Post-It (6) avant d'initier le travail (modification,
création...).
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2.L'interface de l'application OBM
L'interface de l'application OBM se compose de quatre parties :
la barre des sections (1)
L'application OBM est organisée en sections. Chaque section comporte des modules. L'accès
aux sections d'OBM est configurable par l'administrateur de l'application en fonction du
profil de l'utilisateur par exemple.
la barre des actions (2)
Lorsque l'utilisateur accède à un module de l'application OBM, la barre d'actions lui montre
ce qu'il lui est possible de faire dans ce module. Les actions d'un utilisateur diffèrent en
fonction de son profil. Les actions possibles pour un utilisateur sont paramétrables par
l'administrateur de l'application OBM.
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le menu latéral gauche (3)
Le menu latéral se compose de trois zones :
- Ce menu latéral se compose d'un panneau d'information des dernières visites(1)
accessible par n'importe quel type d'utilisateurs dans l'application OBM. Il permet à
l'utilisateur d'accéder rapidement aux dernières informations consultées.
- Différents panneaux d'information de modules (2) viennent se placer en dessous du
panneau d'information des dernières visites en fonction du profil et de l'accès de
l'utilisateur aux différents modules de l'application OBM. Ces panneaux permettent de
consulter ou créer rapidement des entités dans chacun des modules.
- Un panneau d'informations générales (3) qui présente l'identifiant de l'utilisateur, date de
création du compte de l'utilisateur dans l'application OBM, etc...
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la partie centrale (4)
Il s'agit de l'espace de travail de l'utilisateur qui présente les formulaires de création, de
modification ou de consultation en fonction des actions exécutées.
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3.Se déconnecter de l'application OBM
A droite de la barre des sections, un lien de déconnexion (1) permet à l'utilisateur de sortir de
l'application OBM.
Lorsque l'utilisateur clique sur ce lien de déconnexion, il est redirigé vers la page d'authentification
de l'application OBM.
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Configurer son compte
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Modifier son mot de passe
8 L'utilisateur se connecte à l'application OBM
9 Cliquer sur l'onglet Mon Compte (1) dans la barre des sections
10 Un menu déroulant apparaît
11 Cliquer sur le menu Mot de passe (2)
12 Le formulaire de modification de mot de passe s'affiche
13 Renseigner votre mot de passe actuel de l'utilisateur (3)
14 Renseigner votre nouveau mot de passe (4)
15 Renseigner une deuxième fois votre nouveau mot de passe (5)
16 Cliquer sur le bouton Valider les modifications pour confirmer le changement de mot de
passe
ATTENTION
L'utilisateur doit se rappeler impérativement de son nouveau mot de passe. Dans le cas d'un
oubli, seul l'administrateur de l'application pourra intervenir.
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Configurer ses préférences personnelles
1 L'utilisateur se connecte à l'application OBM
2 Cliquer sur l'onglet Mon Compte (1) dans la barre des sections
3 Un menu déroulant apparaît
4 Cliquer sur le menu Configuration (2)
5 Affichage du formulaire de configuration personnelle
6 L'utilisateur peut désormais paramétrer les différents blocs du formulaire de configuration :
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Bloc Configuration actuelle
Champ Description
Affichage des menus Ceci permet de déterminer le mode d'affichage des
menus déroulants (texte seul, icône seule ou icône
avec texte)
Afficher les listes automatiquement Ceci permet d'afficher automatiquement le résultat
d'un formulaire de recherche
# lignes affichées par page Nombre de lignes à afficher dans une liste de résultat
Ordre d'affichage des tâches La liste des tâches à faire peuvent être affichées par
ordre décroissant de priorité ou de date limite
Sources de données Table de référence des sources de données utilisée
par les modules Company, Contact et Import
Affichage des commentaires Afficher les commentaires par ordre chronologique ou
par ordre chronologique inversé
Accepter les e-mail Permet à l'utilisateur de recevoir les notifications par
e-mails
Intervalle du calendrier La journée dans l'agenda peut être découpée en
tranches d'un quart d'heure, d'une demi-heure ou
d'une heure
Séparateur export csv Caractère qui définit la séparation entre les données
dans un export CSV
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Bloc Date
Champ Description
Format de saisie des dates Deux types de format de saisie sont possibles dans
l'application OBM :
- dmy : Jour / Mois / Année
- mdy : Mois / Jour / Année
Format d'affichage des dates Quatre types de format d affichage existent dans
l'application OBM :
- yyyy-mm-dd : année-mois-jour
- mm/dd/yyyy : mois / jour / année
- dd/mm/yyyy : jour / mois / année
- dd mois yyyy : jour mois année
7 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer les modifications dans la configuration
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Bloc Langue
8 Pour modifier la langue cliquer sur le drapeau du pays correspondant à la langue choisie
dans le bloc Choisissez votre langue
9 La langue choisie apparaît dans le bloc Votre langue actuelle
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Configurer son compte de messagerie
1 Configurer sa redirection de messagerie
ATTENTION
Pour gérer la redirection de messagerie, l'administrateur de l'application OBM doit l'activer
pour l'utilisateur (voir module Utilisateurs). Si l'administrateur n'autorise pas la redirection
de messagerie, un message de ce type est affiché.
1 L'utilisateur se connecte à l'application OBM
2 Cliquer sur l'onglet Mon Compte (1) dans la barre des sections
3 Un menu déroulant apparaît
4 Cliquer sur le menu Redirection messagerie (2)
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5 Affichage du formulaire de redirection de messagerie
6 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'actions (3)
7 Affichage du formulaire de modification
8 L'utilisateur peut :
- Activer la redirection de messagerie : pour cela une adresse e-mail nomade où seront
redirigés les e-mails destinés à l'adresse de messagerie interne doit être renseignée
- Activer la copie locale : tous les e-mails redirigés sur l'adresse de messagerie nomade
seront copiés dans le compte de messagerie interne
9 Cliquer sur le bouton Valider les modifications pour confirmer
2 Configurer son répondeur de messagerie
ATTENTION
Pour gérer le répondeur de messagerie, l'administrateur de l'application OBM doit l'activer
pour l'utilisateur (voir module Utilisateurs). Si l'administrateur n'active pas le répondeur de
messagerie, un message de ce type est affiché.
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1 L'utilisateur se connecte à l'application OBM
2 Cliquer sur l'onglet Mon Compte (1) dans la barre des sections
3 Un menu déroulant apparaît
4 Cliquer sur le menu Répondeur messagerie (2)
5 Affichage du formulaire de répondeur de messagerie
6 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'actions (3)
7 Affichage du formulaire de modification
8 Cliquer sur le bouton Mettre à jour pour valider les modifications (4)
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3 Gérer les droits sur sa boîte aux lettres
1 L'utilisateur se connecte à l'application OBM
2 Cliquer sur l'onglet Mon Compte (1) dans la barre des sections
3 Un menu déroulant apparaît
4 Cliquer sur le menu Boîte aux lettres (2)
5 Affichage du formulaire de gestion des droits sur votre boîte aux lettres
PRÉCISIONS
Bloc de gestion des droits de lecture (3)
Bloc de gestion des droits d'écriture (4)
Bloc de gestion des droits d'administration (5)
Bouton de validation des permissions affectées (6)
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Attribuer des droits de lecture
Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions de lecture (3)
Droits publics
6 Pour donner une permission de lecture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit
de cocher la case Public (4).
Droits utilisateurs
7 Pour ajouter les utilisateurs qui auront une permission de lecture à votre boîte aux lettres
de façon individuelle, utiliser l'invite de recherche "Search..." (5) en tapant le début du
nom de l'utilisateur désiré
8 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères
entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les
utilisateurs enregistrés
9 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le
nom désiré
10 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture (1)
11 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
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12 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des droits de lecture (2),
cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
13 Un message informe que les droits ont été mis à jour
Supprimer les permissions de lecture à un utilisateur
1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion
des permissions de lecture (2)
2 Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
3 Un message informe que les droits ont été mis à jour
Attribuer des droits d'écriture
Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'écriture (3)
Droits publics
1 Pour donner une permission d'écriture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit de
cocher la case Public (4).
Droits utilisateurs
2 Pour ajouter les utilisateurs qui auront les permissions d'écriture sur votre boîte aux lettres
de façon individuelle, utiliser l'invite de recherche "Search..." (5) en tapant le début du
nom de l'utilisateur désiré
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3 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères
entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les
utilisateurs enregistrés
4 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le
nom désiré
5 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture (1)
6 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
7 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture (2),
cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
8 Un message informe que les droits ont été mis à jour
Supprimer les permissions d'écriture d'un utilisateur
1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion
des permissions d'écriture (2)
2 Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
3 Un message informe que les droits ont été mis à jour
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Les droits d'administration
Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'administration (1)
Déterminer les utilisateurs qui auront les permissions d'administration de cette boîte
aux lettres partagée
1 Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les permissions
d'administration de cette boîte aux lettres partagée
2 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères
entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les
utilisateurs enregistrés
3 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le
nom désiré
4 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'administration (1)
5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
6 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions
d'administration (2), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
7 Un message informe que les droits ont été mis à jour
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Supprimer les permissions d'administration à un utilisateur
1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion
des permissions d'administration (2)
2 Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
3 Un message informe que les droits ont été mis à jour
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Les actions
standards dans OBM
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1. Tri d'un résultat de recherche par champ
Tous les modules de l'application OBM permettent de trier par ordre croissant ou décroissant un
résultat de recherche en fonction d'un champ donné.
Pour utiliser les fonctions de tri par champ, affichons un résultat de recherche dans n'importe quel
module de l'application OBM.
Dans ce cas précis, les utilisateurs affichés dans la liste sont rangés par ordre alphabétique du login.
4 Pour modifier l'ordre d'affichage (croissant ou décroissant), cliquer sur le champ (1) en
fonction duquel le tri se fera dans la barre des champs.
5 Si le tri était alphabétique (croissant) comme dans notre cas, le tri se fera par ordre
alphabétique inverse (décroissant) en cliquant sur le champ (2). Des flèches apparaissent à
côté du champ suivant lequel se fait le tri.
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6 Le résultat de recherche s'affiche par ordre alphabétique inverse du login
PRÉCISIONS
Pour repasser en affichage par ordre alphabétique re-cliquer sur le champ Login
Tous les champs fonctionnent de la même manière dans l'application OBM, ainsi plusieurs
combinaisons de tri est possible
L'ordre d'affichage par défaut peut être configuré par l'utilisateur dans la partie
Mon Compte > Configuration (voir Configurer son compte OBM)
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2. Inclure dans un résultat de recherche des entités
archivées
Certains modules de l'application permettent d'archiver des données. Des données archivées ne
peuvent plus être modifiées et n'apparaissent plus dans un résultat de recherche « classique ». Pour
donner la possibilité de continuer à consulter ces données, l'application OBM offre la possibilité
,dans certains formulaires de recherche (module contact, module société etc...), d'inclure les
données archivées au résultat de recherche.
Dans le formulaire de recherche, pour inclure des données archivées, l'utilisateur coche la case
Archive (1) du formulaire de recherche. Le résultat de recherche renvoie alors les données non-
archivées plus celles archivées.
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3. Export CSV
L'application OBM permet d'exporter tous les résultats de recherche.
Deux types d'export sont possibles :
l'export d'une seule page de résultat
l'export de toutes les pages de résultats
1 Exporter une seule page de résultat
1 Rechercher des données dans un module de l'application OBM
2 Dans la barre des champs du résultat de recherche, un lien Exporter(1) permet d'exporter
la page de résultat en cours de visualisation
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2 Exporter toutes les pages de résultat
1 Rechercher des données dans un module de l'application OBM
2 Dans la barre des champs du résultat de recherche, un lien Tout Exporter(2) permet
d'exporter toutes les pages de la liste
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4. Préférences d'affichage
Les préférences d'affichage d'un module permettent à un utilisateur de configurer l'affichage de la
liste du résultat de recherche.
1 Pour accéder aux préférences d'affichage du résultat de recherche d'un module cliquer sur
l'action Affichage (1) de la barre d'actions du module.
Le formulaire des préférences d'affichage apparaît, il est alors possible de masquer un champ,
modifier l'ordre d'affichage d'un champ dans la liste. Une légende explicative accompagne ce
formulaire (2).
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5.Administration d'une catégorie standard d'OBM
ACCÈS À L'ONGLET ADMINISTRATION
Pour ajouter, modifier ou supprimer une catégorie, l'utilisateur doit avoir un profil
administrateur dans l'application OBM
Une catégorie standard se compose de deux éléments :
un label : libellé de la catégorie qui apparaîtra dans les formulaires de création, modification ou
consultation
un code : généralement un entier qui permet d'organiser la liste des catégories par tri croissant des
codes
Ajouter une catégorie
Pour ajouter une catégorie il suffit de compléter le formulaire de création (1) d'une nouvelle
catégorie.
Pour cela :
1 Renseigner le code de la catégorie
2 Renseigner le label de la catégorie
3 Cliquer sur le bouton Insérer
4 La catégorie apparaît désormais dans la liste des catégories existantes
Modifier une catégorie
Pour modifier une catégorie (2):
1 Modifier la valeur du code ou du label de la catégorie
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2 Cliquer sur le bouton
3 Un message vous indique que la mise à jour a été correctement effectuée
Supprimer une catégorie
Pour supprimer une catégorie :
1 Cliquer sur le bouton de la catégorie à supprimer
2 Un message vous indique que la catégorie a été correctement supprimée
SUPPRESSION
Une catégorie ne peut être supprimée que si celle-ci n'est pas utilisée
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La gestion des
contacts
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Présentation du module Contact
1 Description d'un contact
Un contact est une personne physique à laquelle on associe différentes informations telles que son
identité, des coordonnées personnelles et professionnelles ainsi qu'un cadre professionnel.
La gestion des contacts dans l'application OBM est appelé pages blanches.
Plusieurs modules de l'application OBM dépendent directement du module Contact.
2 Les champs du module Contact
Champ Description Règle
Aussi connu comme Ce champ représente un alias du nom
du contact. Ce champ est utilisé dans
la recherche avancée.
Genre Genre du contact Est défini par la langue, le
genre et l'entête de lettre
Source de données Provenance de l'information
Fonction Fonction du contact au sein de la
société
Choix de la fonction dans une
liste pré-définie
Titre Titre du contact (saisie en texte libre) Saisi de texte libre
Responsable Personne responsable du contact au
sein de la société
Activé pour mailing seulement Contact présent dans les listes de
diffusion ou les publipostages
Newsletter Contact inscrit dans la newsletter
Archive État de l'archivage d'un contact Les contacts archivés
n'apparaissent plus dans le
résultat de recherche classique
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Accéder au module Contact 3 Se rendre dans la section Commercial (1)
4 Cliquer sur l'onglet Commercial (2) > Un menu déroulant apparaît
5 Cliquer sur le menu Contact (3)
6 L'accès au module Contact se fait par le formulaire de recherche
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Menu déroulant
Barre des sections
Formulaire de recherche
Rechercher un contact
1 Recherche classique
1 Accéder au module Contact (accès direct à l'action Recherche )
2 Renseigner les critères de recherche
3 Cliquer sur le bouton Chercher pour lancer la recherche (1)
4 Affichage du résultat de recherche
CAS CONCRET
1 Renseigner le formulaire de recherche avec les critères suivants
Critère de recherche Description
Prénom pierre
Code postal 31
2 Cliquer sur le bouton Chercher pour valider la recherche (1)
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Formulaire de recherche
Formulaire de recherche
3 Le résultat de recherche apparaît en dessous du formulaire de rechercheCette recherche
retourne les contacts dont le prénom est Pierre et résidant dans le département de la
Haute-Garonne (31)
NOTA BENE
Archivage d'un contact
Si le critère archive est inclut dans la recherche, le résultat retournera les contacts
archivés et non archivés.
Un contact archivé ne peut plus être modifié.
2 Recherche avancée
La recherche avancée est un cumul de la recherche phonétique et de la recherche approchée, deux
types de recherches possibles dans l'application OBM.
Recherche phonétique
La recherche phonétique est une recherche effectuée sur la signature sonore du nom du contact.
Exemple : une recherche sur le nom « Carlié» trouvera « Carlier »
CAS CONCRET
1 Renseigner le formulaire de recherche en saisissant « Carlié » dans le champ Nom du
contact (1)
2 Cocher la case Avancée du formulaire de recherche (2)
3 Valider la recherche phonétique en cliquant sur le bouton Chercher (3)
4 La recherche phonétique sur le nom « Carlié » nous renvoie bien un résultat «Carlier»
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Recherche approchée
La recherche approchée est une recherche ne tenant pas compte de certains critères.
Exemple : une recherche sur « Crlier » trouvera « Carlier»
Ce mode de recherche utilise le champ « Aussi connu comme » lorsque celui-ci est renseigné par
l'utilisateur. Dans le cas contraire, ce champ est généré automatiquement par l'application OBM.
CAS CONCRET
1 Renseigner le formulaire de recherche en saisissant « Crlier » dans le champ Nom du contact
(1)
2 Cocher la case Avancée du formulaire de recherche (2)
3 Valider la recherche phonétique en cliquant sur le bouton Chercher (3)
4 La recherche phonétique sur le nom « Crlier » nous renvoie bien un résultat « Carlier »
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Créer un contact
1 Accéder au module Contact
2 Cliquer sur Nouveau dans la barre d'action (1)
3 Accès direct au formulaire de saisie d'un contact (figure 1 et figure 2)
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Barre d'actions
figure 1
figure 2
4 Renseigner les champs nécessaires à la création d'un contact
5 Cliquer sur le bouton Enregistrer le Contact pour valider la création (3)
NOTA BENE
Un contact doit obligatoirement être lié à une société pour être créé (2)
PRÉCISIONS
Utilisation des genres
- Choix de la langue (1) : une fois la langue choisie l'utilisateur accède au genre de la
langue
- Choix du genre (2) : une fois choisi l'utilisateur accède aux en-têtes de ce genre
- Choix de l'entête de lettre (3) : l'entête de lettre est utilisé dans les publipostages ou
listes de diffusion
CAS CONCRET
Création d'un contact qui n'existe pas
1 Renseigner le formulaire de création avec les critères suivants
Champ Valeur renseignée
Nom BAUDRACCO
Prénom Pierre
Genre FR – M. - Monsieur
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Gestion des genres
Société ALIASOURCE
2 Cliquer sur le bouton Enregistrer le contact pour valider la création (1)
3 Accès direct au formulaire de consultation de la société après validation (2)
4 Un message indique que l'insertion est réussie
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Formulaire de consultation après insertion
Formulaire de création complété
CAS CONCRET
Création d'un contact qui existe déjà
Pour cela nous créerons un nouveau contact ayant le même nom et prénom que le précédent
contact créé.
1 Renseigner le formulaire de création avec les critères suivants
Champ Valeur renseignée
Nom BAUDRACCO
Prénom Pierre
Genre FR – M. - Monsieur
Société ALIASOURCE
2 Cliquer sur le bouton Enregistrer le contact pour valider la création (1)
3 Un message indique qu'un contact similaire existe (2)
4 L'utilisateur peut alors confirmer l'insertion de ce contact en cliquant sur le bouton
Confirmer (3) ou renoncer en cliquant sur le bouton Retour (4)
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Modifier un contact
1 Accéder au module Contact
2 Rechercher le contact à modifier
3 Cliquer sur le nom du contact à modifier dans le résultat de recherche (1)
4 Une fois sur la fiche de consultation du contact, cliquer sur l'action Modifier de la barre
d'action (2)
5 Affichage du formulaire de modification
6 Modifier la valeur des champs du formulaire de contact
7 Cliquer sur le bouton Modifier le Contact pour valider les modifications (3)
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Formulaire de modification
Formulaire de consultation
La gestion des coordonnées d'un contact dans OBM
– En (1), les coordonnées du contact (modifiable)
– En (2), les coordonnées de la société du contact (non modifiable)
PRÉCISION
Les champs relatifs aux coordonnées d'un contact qui n'ont pas été renseignés lors de la
création prendront pour valeur ceux de la société
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Consulter la fiche d'un contact
1 Accéder au module Contact
2 Rechercher le contact à consulter (via formulaire de recherche)
3 Si besoin renseigner des critères pour affiner la recherche
4 Cliquer sur le bouton Chercher (1)
5 Affichage du résultat de recherche
6 Cliquer sur le nom de la société à consulter (2)
7 Affichage du formulaire de consultation
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Formulaire de recherche
Supprimer un contact 1 Accéder au module Contact
2 Rechercher le contact à supprimer (via formulaire de recherche)
3 Cliquer sur le nom du contact à consulter (1)
4 Affichage du formulaire de consultation (2)
5 Cliquer sur le bouton Supprimer dans la barre d'actions (3)
6 Un message indique si le contact peut-être supprimé ou non
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Résultat de recherche
Formulaire de consultation d'un contact
LE CONTACT PEUT-ÊTRE SUPPRIMÉ
7 Cliquer sur le bouton Supprimer le Contact pour confirmer la suppression (4)
PRÉCISIONS
Suppression impossible dans les cas suivants :
- le contact est référencé dans une affaire
- le contact est référencé dans une liste
- le contact est référencé dans un contrat
- le contact est abonné à une publication
Dans le cas d'une suppression impossible, le message indique la raison (5)le contact ne
peut pas être supprimé
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Suppression possible du contact
Consulter les statistiques
Il est possible de consulter :
– les statistiques sur l'utilisation des catégories
– l'évolution mensuelle du nombre de contacts
1 – Cliquer sur le menu Statistiques dans la barre d'actions (1)
8.1 – Statistiques sur l'utilisation d'une catégorie
2 – Cliquer sur le lien de la catégorie à consulter (2)
Dans notre cas, nous consulterons les statistiques relatives à la catégorie fonction
3 – Affichage des statistiques de la catégorie fonction
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Statistiques de la catégorie fonction
8.1 - Évolution mensuelle du nombre de contacts
2 – Cliquer sur le lien Évolution du nombre de contacts (3)
3- Affichage de l'évolution du nombre de contacts
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Évolution du nombre de contacts
Administrer le genre d'un contact
ATTENTION
L'administration des catégories d'une société n'est accessible que pour un utilisateur ayant
un profil d'administrateur dans l'application OBM.
PRÉCISION
Le genre d'un contact est défini par 3 informations :
- la langue du contact (1)
- le label du genre (2)
- l'entête de lettre souvent utilisé dans les diffusions ou les publipostages (3)
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1 Ajouter un genre
1 Se rendre dans le module Société
2 Cliquer sur l'onglet Administration de la barre d'actions (1)
3 Intéressons-nous au bloc de gestion de la liste des genres
4 Le bloc d'ajout des genres se situe en dessous de la liste des genres (2)
5 Saisir la langue à laquelle appartient le genre, son label ainsi que l'en-tête à utiliser dans les
publipostages (3). Cocher la case Défaut (4)
6 Cliquer sur le bouton Créer le Genre (5) pour valider l'insertion
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2 Modifier un genre
1 Modifier la valeur des champs Défaut, Langue, Label et En-tête (1)
2 Modification de la valeur du champ Label (2)
3 Cliquer sur le bouton pour valider la modification (3)
4 Un message indique que la modification a bien été effectuée
3 Supprimer un genre
1 Cliquer sur le bouton en face du genre à supprimer (1)
2 Un message indique que la suppression de ce genre est possible (2)
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LE GENRE PEUT-ÊTRE SUPPRIMÉ
3 Cliquer sur le bouton Supprimer le Genre pour valider la suppression (3)
PRÉCISION
Suppression impossible d'un genre dans le cas suivant :
– le genre est utilisé par un contact
4 Un message indique que la suppression du genre est impossible (4)
5 Une liste de contacts qui utilisent ce genre est affichée (5)
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L'agenda partagé
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Présentation générale de l'agenda
1 Description de l'agenda
Il s'agit d'un calendrier partagé qui permet de gérer son calendrier ainsi que de consulter et même
gérer (en fonction des droits) le planning d'autres utilisateurs.
L'agenda partagé propose différentes vues (annuelle, mensuelle, hebdomadaire, quotidienne) qui
peuvent être consultées en mode multi-utilisateurs.
Un outil de gestion de réunion permet le parcours du calendrier d'un groupe de personnes en mode
plages disponibles. Il permet une gestion fine des droits ainsi que la délégation de la gestion de son
agenda.
L'agenda partagé supporte aussi la catégorisation des rendez-vous privés, les alertes par mail et
tous les types de répétition d'évènement.
L'export de son propre agenda au format iCalendar est aussi possible.
Des connecteurs Outlook et Thunderbird sont aussi disponibles pour utiliser le calendrier depuis ces
outils.
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2 L'interface de l'agenda partagé
Portlet Agendas Affichés (1)
Cette section indique la liste des utilisateurs dont l'agenda est actuellement affiché. Pour chaque
utilisateur, le nom, le prénom ainsi qu'une couleur permettant de différencier les événements de
chaque utilisateur s'affiche.
La couleur attribuée à chaque utilisateur n'est pas fixe et varie en fonction du nombre et des
utilisateurs affichés. Seule la couleur de son propre utilisateur est fixe.
Il existe six couleurs différentes.
Portlet Sélection (2)
Cette section permet de choisir les utilisateurs dont on souhaite visualiser l'agenda. La liste des
utilisateurs ne contient que les personnes pour lesquelles on peut consulter l'agenda.
Portlet Aller à (3)
Cette section se compose de deux parties :
– Le mois en cours : il s'agit d'une vue simplifiée du mois en cours avec une aide à la navigation
permettant d'accéder rapidement à n'importe quel jour du mois. La date du jour courant est
surlignée.
– Aller à : il s'agit d'un raccourci de navigation permettant d'accéder rapidement à n'importe quel
mois et à n'importe quelle semaine de l'année en cours.
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–
Barre des actions (4)
Elle offre à l'utilisateur la possibilité d'intervenir de plusieurs façons sur l'agenda partagé :
– Créer un rendez-vous
– Gérer les différentes vues de l'agenda partagé au format Planning, Mois, Semaine, Jour ,Liste
– Consulter les évènements en attente
– Créer une nouvelle réunion
– Gérer les droits de lecture, d'écriture et d'administration de son agenda partagé
– Administrer les catégories de l'agenda partagé
– Exporter son agenda partagé au format iCalendar
Zone d'affichage (5)
Affichage de l'agenda partagé sous différentes vues : Planning, Mois, Semaine, Jour, Liste
Raccourci de navigation (6)
En fonction de la vue sélectionnée pour l'affichage de l'agenda, le raccourci de navigation propose
une navigation de jour à jour, de semaine à semaine ou de mois à mois.
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Accéder à l'agenda partagé
6 Se rendre dans la section Commercial (1)
7 Cliquer sur l'onglet Commercial > Un menu déroulant apparaît (2)
8 Cliquer sur le menu Agenda (3)
9 L'interface de l'agenda partagé s'affiche en vue semaine de l'utilisateur courant par défaut
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Les vues
1 Principe de fonctionnement des vues de l'agenda
L'agenda propose deux modes de visualisation :
– un mode Calendrier
– un mode Planning
Le mode Calendrier et Planning propose tous deux une visualisation de l'agenda en vue :
– Jour
– Semaine
– Mois
– Planning
2 L'accès aux deux modes de visualisation
L'accès à ces deux modes de visualisation se fait directement par la barre d'actions en cliquant :
– sur (1) pour accéder au mode Calendrier
– sur (2) pour accéder au mode Planning
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 87
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3 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Mois
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Calendrier puis sur l'icône de la vue Mois (1)
3 Affichage de l'agenda partagé en vue Mois
PRÉCISIONS
Numéro de la semaine (1) : en cliquant sur ces numéros l'affichage de l'agenda passe en
vue hebdomadaire sur la semaine sélectionnée
Jours de la semaine du lundi au dimanche (2) : en cliquant sur la date d'une case il est
possible de créer un rendez-vous à cette date
Rendez-vous (3) : en cliquant sur un rendez-vous il est possible de consulter les détails du
rendez-vous
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 88
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Navigation (4) : accès au mois précédent le mois courant en cliquant sur la flèche de
gauche et accès au mois suivant le mois courant en cliquant sur la flèche de droite
4 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Calendrier dans la barre d'actions puis sur l'icône Semaine (1)
3 Affichage de l'agenda partagé en vue Semaine
PRÉCISIONS
Rendez-vous (1) : en cliquant sur un rendez-vous il est possible de consulter les détails du
rendez-vous
Rendez-vous sur une plage quotidienne entière (2) : les rendez-vous qui s'étalent sur une
journée entière sont situés en dessous du jour. En cliquant sur ce rendez-vous il est possible
de consulter les détails du rendez-vous et s'apercevoir qu'il est bien notifié « Toute la
journée »
Jours de la semaine en cours du lundi au dimanche (3) : en cliquant sur la date d'une case
il est possible de créer un rendez-vous à cette date
Plage horaire (4) : Plage horaire définie pour une journée qui s'étale de 8:00 à 20:45
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5 Mode calendrier : Afficher l'agenda partagé en vue Jour
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Calendrier de la barre d'actions puis sur l'icône Jour(1)
3 Affichage de l'agenda partagé en vue Jour
PRÉCISIONS
Rendez-vous (1) : en cliquant sur un rendez-vous il est possible de consulter les détails du
rendez-vous
Jours de la semaine en cours de visualisation (2) : en cliquant sur la flèche de droite on
affiche les rendez-vous pour le jour suivant et ceux du jour précédent en cliquant sur la
flèche de gauche
Plage horaire (3) : Plage horaire définie pour une journée qui s'étale de 8:00 à 20:45
Numéro de la semaine (4) : en cliquant sur ces numéros l'affichage de l'agenda passe en
vue hebdomadaire sur la semaine sélectionnée
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 90
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6 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Jour
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Jour (1)
3 Affichage de l'agenda partagé en vue Jour
PRÉCISIONS
Rendez-vous (1) : en passant la souris sur un rendez-vous il est possible de consulter les
détails
Jours du mois en cours de visualisation (2) : en cliquant sur la flèche de droite on affiche
les rendez-vous en vue jour pour le jour suivant et ceux du jour précédent en cliquant sur la
flèche de gauche
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7 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Semaine
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Semaine (1)
3 Affichage de l'agenda partagé en vue Semaine
PRÉCISIONS
Rendez-vous (1) : en passant la souris sur un rendez-vous il est possible de consulter les
détails
Semaine du mois en cours de visualisation (2) : en cliquant sur la flèche de droite on
affiche les rendez-vous en vue semaine pour la semaine suivante et ceux de la semaine
précédente en cliquant sur la flèche de gauche
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8 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Mois
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Mois (1)
3 Affichage de l'agenda partagé en vue Mois
PRÉCISIONS
Rendez-vous (1) : en passant la souris sur un rendez-vous il est possible de consulter les
détails
Mois en cours de visualisation (2) : en cliquant sur la flèche de droite on affiche les
rendez-vous en vue mois pour le mois suivant et ceux du mois précédente en cliquant sur la
flèche de gauche
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9 Mode planning : Afficher l'agenda partagé en vue Liste
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Planning de la barre d'actions puis sur l'icône Liste (1)
3 Affichage de l'agenda partagé en vue Planning
PRÉCISIONS
Rendez-vous (1) : en passant la souris sur un rendez-vous il est possible de consulter les
détails
Jours du mois en cours de visualisation (2) : en cliquant sur la flèche de droite on affiche
les rendez-vous en vue planning pour le mois suivant et ceux du mois précédent en cliquant
sur la flèche de gauche
Utilisateurs (3) : liste des utilisateurs pour lesquels nous pouvons consulter leur rendez-vous
pour le mois en cours de visualisation. Les rendez-vous de chaque utilisateur sont marqués
d'une couleur différente. Il existe six couleurs différentes.
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Les champs de l'agenda partagé
Champ Description Règle
Agenda
Titre Nom de l'évènement
Forcer la notification par mail
Un mail sera envoyé à tous les
participants si cette est cochée
Forcer l'insertion de l'évènement
Les conflits ne seront pas pris en
compte si cette case est cochée
Si deux évènements se
superposent,l'évènement sera tout
de même inséré
Catégorie Catégorisation des évènements Cette catégorie est administrer via
l'action d'administration
Utilisateurs Ajouter des participants à
l'évènement parmi les utilisateurs
Les utilisateurs peuvent aussi être
supprimés
Groupes Ajouter des groupes d'utilisateurs à
l'évènement
Tous les utilisateurs du groupe
seront ajoutés et notifiés par mail
si la notification est activée
Ressources Ressources que l'on souhaite
réserver pour un rendez-vous
Les ressources sont alimentées par
le module Ressources de
l'application OBM.
Il est aussi possible de réserver que
certains accessoires assoicés à
cette ressource.
Tâche Tâche associée au rendez-vous Ce champ apparaît seulement si le
module Projet est activé
Propriétés
Toute la journée Définir un événement sur une
journée entière de 08:00 à 20:45
Si la case est cochée, le bloc des
heures disparaît
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Date de début Date et heure de début de
l'évènement
Si l'évènement est répétitif, il s'agit
de la date de début de la première
occurrence de l'évènement
Date de fin Date et heure de fin de
l'évènement
Si l'évènement est répétitif, il s'agit
de la date de fin de la première
occurrence de l'évènement
Priorité Niveau d'importance de
l'évènement
Répétition
Exceptions Date à laquelle la répétition n'aura
pas lieu
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Créer un rendez-vous
1 Création d'un rendez-vous via formulaire
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Nouveau rdv de la barre d'actions (1)
3 Affichage du formulaire de création d'un nouveau rendez-vous
4 Renseigner les critères des différents parties du formulaire de création
5 Cliquer sur le bouton Enregistrer le rdv pour valider la création du rendez-vous (2)
Partie Agenda
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Ajouter un utilisateur
1 Utiliser l'invite de recherche en tapant les première lettres du nom de l'utilisateur concerné
par le rendez-vous (1)
2 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères
entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les
utilisateurs enregistrés
3 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le
nom désiré
4 Les participants sont ajoutés à l'évènement (5)
5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
PRÉCISION
Pour supprimer un utilisateur de la liste cliquer sur le bouton à gauche de son nom
Ajouter un groupe
1 Utiliser l'invite de recherche en tapant les première lettres du nom du groupe concerné par
le rendez-vous (2)
2 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
groupes dont le nom commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également
utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les groupes enregistrés
3 Sélectionner le groupe dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et ''Bas''
et en tapant sur ''Entrée'' une fois le groupe atteint, soit en cliquant directement sur le nom
désiré
4 Les groupes sont ajoutés à l'évènement (6)
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5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'autres
groupes pour ces mêmes caractères de recherche
PRÉCISION
Pour supprimer un groupe de la liste cliquer sur le bouton à gauche de son nom
Ajouter une ressource
1 Utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom de la ressource utile
au rendez-vous (3)
2 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
ressources dont le nom commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également
utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de toutes les ressources enregistrées
3 Sélectionner la ressource dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois la ressource atteint, soit en cliquant directement sur
le nom choisi
4 Les ressources sont ajoutées à l'évènement (7)
5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'autres
ressources pour ces mêmes caractères de recherche
PRÉCISION
Pour en savoir plus sur les champs situés sous chaque ressource ajoutée et comment les
remplir, veuillez vous reporter à la section Gestion des ressources de cette partie
Pour supprimer une ressource de la liste cliquer sur le bouton à gauche de son nom
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Partie Propriétés
6 Pour créer un rendez-vous qui durera toute une journée cocher la case Toute la journée (1)
PRÉCISION
Si la case est cochée, le bloc des heures disparaît, seul le jour de début et de fin peut être
défini
7 Définir la priorité du rendez-vous (2)
Partie Répétition
1 Choisir le type de répétition parmi les suivants (3)
Type Règle
- Pas de répétition
quotidienne Évènement a lieu tous les jours
hebdomadaire Événement a lieu toutes les semaines. Il est possible
de préciser les jours de la semaine pour lesquels
l'évènement doit être indiqué
mensuelle (date) Évènement a lieu tous les mois à une date donnée (le
4 de chaque mois par exemple)
mensuelle (jour) Évènement a lieu tous les mois à un jour donné
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(exemple : tous les deuxièmes lundis du mois)
annuelle Évènement a lieu tous les ans à la même date
2 Déterminer les exceptions de répétition s'il en existe. Pour cela cliquer sur le bouton
pour ajouter une date à laquelle ne se répétera pas l'évènement. Pour supprimer une
exception cliquer sur le bouton
Partie Description
1 Renseigner le champ Description avec des informations complémentaires si cela est
nécessaire
PRÉCISIONS
Le champ obligatoire pour la création d'un rendez-vous est le suivant :
– Titre
Un courrier électronique est envoyé aux participants d'un évènement ayant la réception d'
e-mail activé (Mon Compte > Configuration > Accepter e-mail)
NOTA BENE
Si aucun participant n'est affecté au rendez-vous, le participant affecté par défaut sera le
créateur du rendez-vous
Seul le type de répétition hebdomadaire a besoin que l'on précise le jour de répétition
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2 Création rapide d'un rendez-vous
En vue Mois
1 Accéder au module Agenda
2 Cliquer sur l'action Mois de la barre d'actions (1)
3 Affichage de l'agenda en vue Mois
4 Cliquer sur le jour où aura lieu l'évènement (2)
5 Une info-bulle de création rapide d'un évènement apparaît
6 Renseigner le titre de l'évènement (3)
7 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer l'insertion de l'évènement (4)
8 Le rendez-vous apparaît sur l'agenda (5)
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9 Un message indique que l'insertion du rendez-vous est réussie (6)
PRÉCISION
En vue mois, la création rapide d'un événement est faite sur toute la journée par défaut
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En vue Semaine
1 Accéder au module Agenda
2 Cliquer sur l'action Semaine de la barre d'actions (1)
3 Affichage de l'agenda en vue semaine
4 Cliquer sur le jour et l'heure à laquelle doit commencer l'évènement (2)
5 Une info-bulle de création rapide d'un évènement apparaît
6 Renseigner le titre de l'évènement (3)
7 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer l'insertion de l'évènement (4)
8 Le rendez-vous apparaît sur l'agenda (5)
9 Un message indique que l'insertion est réussie (6)
PRÉCISION
La création rapide d'un événement en vue semaine a une durée d'une heure par défaut
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En vue Jour
1 Accéder au module Agenda
2 Cliquer sur l'action Jour de la barre d'actions (1)
3 Affichage de l'agenda en vue jour
4 Cliquer sur l'heure à laquelle doit commencer l'évènement (2)
5 Une info-bulle de création rapide d'un évènement apparaît
6 Renseigner le titre de l'évènement (3)
7 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer l'insertion de l'évènement (4)
8 Le rendez-vous apparaît sur l'agenda (5)
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3 Un e-mail est il envoyé après l'ajout d'un rendez-vous ?
NOTE
Les utilisateurs 1 ET 2 sont conviés au RDV, à moins d'une indication contraire
Les cases de couleur orange indique qu'il est demandé au destinataire de l'email une
acceptation du RDV
Réception d'e-mail
Description de l'action Créateur du
RDV
Utilisateurs 1 Utilisateurs 2 Administrateur
d'une ressource
Interface classique : formulaire de création de RDV
Ajout d'un RDV Non Oui Oui Oui
Interface graphique de l'agenda : création rapide de RDV
Ajout d'un RDV Non Non Non Non
Acceptation ou refus du RDV
Le participant a accepté le RDV
Oui Non Non Non
Le participant a refusé le RDV
Oui Non Non Non
Le participant a modifié son acceptation
du RDV
Oui Non Non Non
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Gestion des droits Certaines actions possibles sur l'agenda partagé dépendent des droits de lecture et d'écriture dont
l'utilisateur dispose.
1 Définition des droits de lecture
Les droits de lecture signifient que l'utilisateur qui possède ce droit sur l'agenda d'un autre
utilisateur pourra y accéder et le consulter mais sans pouvoir le modifier.
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Gestion des droits dans la barre d'actions (1)
3 Affichage de l'interface de définition des droits
4 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda (2)
Droits publics
5 Pour donner accès en lecture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit de cocher
la case Public (3). L'ajout d'utilisateurs est désormais impossible car le champ Utilisateurs
(4) disparaît
Droits utilisateurs
6 Pour ajouter les utilisateurs qui auront accès en lecture à l'agenda de façon individuelle,
utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom recherché (4)
7 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères
entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les
utilisateurs enregistrés
8 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le
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nom désiré
9 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda
(1)
10 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
11 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture de
l'agenda (2), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
12 Un message informe que les droits ont été mis à jour
Supprimer les droits de lecture à un utilisateur
1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion
des permissions de lecture de l'agenda (2)
2 Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
3 Un message informe que les droits ont été mis à jour
2 Définition des droits d'écriture
Les droits d'écriture signifient que l'utilisateur qui possède ce droit sur l'agenda d'un autre
utilisateur pourra y accéder et le modifier.
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Gestion des droits dans la barre d'actions (1)
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3 Affichage de l'interface de définition des droits
4 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'écriture sur l'agenda (2)
Droits publics
5 Pour donner accès en écriture à tous les utilisateurs de l'application OBM, il suffit de cocher
la case Public (3). L'ajout d'utilisateurs est désormais impossible car le champ Utilisateurs
(4) disparaît
Droits utilisateurs
6 Pour ajouter les utilisateurs qui auront accès en écriture à l'agenda de façon individuelle,
utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom recherché (4)
7 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères
entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les
utilisateurs enregistrés
8 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le
nom désiré
9 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture sur l'agenda
(1)
10 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
11 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture sur
l'agenda (2), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
12 Un message informe que les droits ont été mis à jour
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Supprimer les droits d'écriture à un utilisateur
1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de
gestion des permissions d'écriture sur l'agenda (2)
2 Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
3 Un message informe que les droits ont été mis à jour
3 Définition des droits d'administration
Les droits d'administration signifient que l'utilisateur qui possède ce droit sur l'agenda d'un autre
utilisateur pourra modifier les droits de lecture et d'écriture de cet agenda.
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Gestion des droits dans la barre d'actions (1)
3 Affichage de l'interface de définition des droits
4 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'administration (2)
Droits utilisateurs
5 Pour ajouter les utilisateurs qui auront accès à l'administration de l'agenda de façon
individuelle, utiliser l'invite de recherche en tapant les premières lettres du nom recherché
(3)
6 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères
entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les
utilisateurs enregistrés
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7 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le
nom désiré
8 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'administration (1)
9 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
10 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions
d'administration (2), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
11 Un message informe que les droits ont été mis à jour
Supprimer les droits d'administration à un utilisateur
1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de
gestion des permissions d'administration (2)
2 Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
3 Un message informe que les droits ont été mis à jour
4 Exemples
Droits de lecture
CAS CONCRET : DROITS DE LECTURE ATTRIBUÉS À UN OU PLUSIEURS UTILISATEURS
Accordons à l'utilisateur Pierre Baudracco les droits de lecture sur l'agenda de l'utilisateur
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Pierre Carlier.
Créer un rendez-vous sur l'agenda de Pierre Carlier
1 Créer un rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier (rendez-vous mercredi 6
juin de 8:00 à 12:00) (1)
PRÉCISION
Aucun droit ne doit être défini dans l'interface de gestion des droits. Aucun utilisateur ne
doit donc avoir des droits de lecture ou d'écriture sur mon agenda
Que voit l'utilisateur Pierre Baudracco avant l'attribution des droits ?
1 L'utilisateur Pierre Baudracco accède à son agenda partagé
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2 Se rendre dans la partie Selection pour ajouter un utilisateur à la vue de son agenda
3 Utiliser l'invite de recherche de la partie Utilisateurs (1)
4 Rechercher les premières lettres du nom de Pierre Carlier
5 Le nom n'apparaît pas dans la liste des propositions qui s'affiche
ATTENTION
L'utilisateur ne voit pas le nom de Pierre Carlier car il n'a pas les permissions de lecture sur
cet agenda
Attribution des droits de lecture pour l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier
1 L'utilisateur Pierre Carlier accède à son agenda partagé
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2 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions (1)
3 L'interface de gestion des droits apparaît
4 Utiliser l'invite de recherche dans le bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda,
pour ajouter individuellement un utilisateur (2)
PRÉCISION
Une autre méthode plus radicale consiste à cliquer sur la case Public pour rendre l'agenda
de l'utilisateur Pierre Carlier accessible en lecture par tous les autres utilisateurs de
l'application OBM.
5 Saisir les premières lettres du nom de l'utilisateur Pierre Baudracco auquel nous souhaitons
donner les droits de lecture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier
6 Sélectionner l'utilisateur Pierre Baudracco dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide
des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant
directement dessus
7 L'utilisateur est ajouté dans le bloc de gestion des permissions de lecture de l'agenda de
l'utilisateur Pierre Carlier (3)
8 Cliquer sur le bouton Valider les permissions
9 Un message indique que les droits ont été mis à jour
Que voit l'utilisateur Pierre Baudracco après l'attribution des droits ?
1 L'utilisateur Pierre Baudracco accède à son agenda partagé
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2 Se rendre dans la partie Selection pour ajouter un utilisateur à la vue de son agenda
3 Utiliser l'invite de recherche de la partie Utilisateurs (1)
4 Rechercher les premières lettres du nom de Pierre Carlier
5 Sélectionner l'utilisateur Pierre Carlier dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide des
flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant
directement dessus
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6 L'utilisateur apparaît dans la partie Selection des utilisateurs (2)
7 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
8 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer l'insertion de la vue de l'agenda de l'utilisateur
Pierre Carlier dans l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco (3)
9 L'utilisateur Pierre Carlier apparaît d'une couleur différente dans la partie "agendas affichés"
(4)
10 Désormais, l'utilisateur Pierre Baudracco peut consulter les rendez-vous de l'utilisateur
Pierre Carlier qui lui a donné les droits en lecture sur son agenda partagé. Les rendez-vous
de l'utilisateur Pierre Carlier sont de couleur orange.
PRÉCISION
Nous pouvons remarquer que le rendez-vous « Mon rendez-vous » de 8:00 à 12:00 le
mercredi 6 juin créé sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier apparaît bien sur l'agenda de
l'utilisateur Pierre Baudracco (5)
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NOTA BENE
Si nous consultons la fiche de détails du rendez-vous «Nouveau rendez-vous» de l'utilisateur
Pierre Carlier, nous pouvons constater que l'action Modifier n'apparaît pas dans la barre
d'actions (6). Ceci confirme le fait que l'utilisateur Pierre Baudracco n'a que le droit de
lecture (consultation) sur le rendez-vous de l'utilisateur Pierre Carlier.
Droits d'écriture
CAS CONCRET : DROITS D'ÉCRITURE ATTRIBUÉS À UN OU PLUSIEURS UTILISATEURS
Accordons à l'utilisateur Pierre Baudracco les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur
Pierre Carlier.
Que peut faire l'utilisateur Pierre Baudracco avant l'attribution des droits ?
1 L'utilisateur Pierre Baudracco accède à son agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Nouveau rdv de la barre d'actions (1)
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3 Affichage du formulaire de création d'un nouveau rendez-vous
4 L'objectif étant de créer un rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier,
commencer par supprimer l'utilisateur Pierre Baudracco de la liste des utilisateurs (2) en
cliquant sur le bouton devant son nom
5 Ajouter l'utilisateur Pierre Carlier en utilisant l'invite de recherche (2)
6 Rechercher les premières lettres du nom de Pierre Carlier
7 Sélectionner l'utilisateur Pierre Carlier dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide des
flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant
directement dessus
8 L'utilisateur Pierre Carlier est ajouté au bloc des utilisateurs (3)
9 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
10 Renseigner le formulaire de création
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11 Cliquer sur le bouton Enregistrer le rdv
12 Affichage de l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco après l'insertion de ce nouveau
rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Un message indique l'insertion est
réussie.
PRÉCISION : POURQUOI L'UTILISATEUR PIERRE BAUDRACCO NE VOIT PAS LE RDV
INSÉRÉ?
Le rendez-vous n'apparaît pas sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco car celui-ci n'a ni
les droits de lecture (consultation), ni les droits d'écriture (création, modification ou
suppression) sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier, ce qui fait que l'évènement n'a pas
encore été inséré
13 L'utilisateur Pierre Carlier se connecte maintenant à l'application OBM
14 Le rendez-vous créé par l'utilisateur Pierre Baudracco dans l'agenda de l'utilisateur Pierre
Carlier apparaît en attente dans la partie Agenda de la page d'accueil de l'utilisateur Pierre
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Carlier
15 Cliquer sur le lien Mon agenda (4)
16 Affichage du formulaire des évènements en attente (5)
17 Accepter ce rendez-vous créé par l'utilisateur Pierre Baudracco
18 Le rendez-vous apparaît désormais sur l'agenda (6)
Attribution des droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier
1 L'utilisateur Pierre Carlier accède à son agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions
3 L'interface de gestion des droits apparaît
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4 Utiliser l'invite de recheche dans le bloc de gestion des permissions d'écriture sur l'agenda,
pour ajouter individuellement un utilisateur (2)
PRÉCISION
Une autre méthode plus radicale consiste à cliquer sur la case Public pour rendre l'agenda
de l'utilisateur Pierre Carlier accessible en écriture par tous les autres utilisateurs de
l'application OBM.
5 Saisir les premières lettres du nom de l'utilisateur Pierre Baudracco auquel nous souhaitons
donner les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier
6 Sélectionner l'utilisateur Pierre Baudracco dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide
des flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant
directement dessus
7 L'utilisateur est ajouté dans le bloc de gestion des permissions d'écirture sur l'agenda de
l'utilisateur Pierre Carlier (3)
8 Cliquer sur le bouton Valider les permissions
9 Un message indique que les droits ont été mis à jour
Que peut faire l'utilisateur Pierre Baudracco après l'attribution des droits ?
1 L'utilisateur Pierre Baudracco accède à son agenda partagé
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2 Cliquer sur l'action Nouveau rdv de la barre d'actions (1)
3 Affichage du formulaire de création d'un nouveau rendez-vous
4 L'objectif étant de créer un rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier,
commencer par supprimer l'utilisateur Pierre Baudracco de la liste des utilisateurs (2) en
cliquant sur le bouton devant son nom
5 Ajouter l'utilisateur Pierre Carlier en utilisant l'invite de recherche (2)
6 Rechercher les premières lettres du nom de Pierre Carlier
7 Sélectionner l'utilisateur Pierre Carlier dans la liste affichée soit en naviguant à l'aide des
flèches ''Haut'' et ''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois ce nom atteint, soit en cliquant
directement dessus
8 L'utilisateur Pierre Carlier est ajouté au bloc des utilisateurs
9 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 122
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d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
10 Renseigner le formulaire de création
11 Cliquer sur le bouton Enregistrer le rdv
12 Affichage de l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco après l'insertion de ce nouveau
rendez-vous sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Un message indique l'insertion est
réussie.
PRÉCISION : POURQUOI L'UTILISATEUR PIERRE BAUDRACCO NE VOIT PAS LE RDV
INSÉRÉ?
Le rendez-vous n'apparaît pas sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco car celui-ci n'a
que les droits d'écriture (création, modification ou suppression) sur l'agenda de l'utilisateur
Pierre Carlier et non pas les droits de lecture qui lui permettent de le consulter
13 L'utilisateur Pierre Carlier se connecte maintenant à l'application OBM et consulte son
agenda. Il peut constater qu'un nouveau rendez-vous nommé « Nouveau rendez-vous test »
est maintenant présent sur son agenda le mercredi 6 juin de 14:00 à 16:00 (4)
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PRÉCISIONS
L'utilisateur Pierre Baudracco n'a que les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre
Carlier. Nous allons tout de même vérifier que l'utilisateur Pierre Baudracco ne peut pas
consulter l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier.
1 Se rendre dans la partie Selection pour ajouter un utilisateur à la vue de son agenda
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2 Utiliser l'invite de recherche de la partie Utilisateurs (1)
3 Rechercher les premières lettres du nom de Pierre Carlier
4 Le nom n'apparaît pas dans la liste des propositions qui s'affiche
PRÉCISION
Les utilisateurs qui sont renvoyés par le résultat de recherche sont les utilisateurs pour
lesquels l'utilisateur Pierre Baudracco peut ajouter un agenda à sa vue
La procédure est similaire pour la gestion des droits d'un groupe d'utilisateurs
Droits d'administration
CAS CONCRET : DROITS D'ADMINISTRATION ATTRIBUÉS À UN OU PLUSIEURS
UTILISATEURS
Accordons à l'utilisateur Pierre Baudracco les droits d'administration de l'agenda de
l'utilisateur Pierre Carlier.
Que peut faire l'utilisateur Pierre Baudracco après l'attribution des droits ?
1 L'utilisateur Pierre Baudracco accède à son agenda partagé
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2 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions (1)
3 Affichage de la fenêtre de gestion des droits de l'utilisateur Pierre Baudracco
4 Choisir dans le menu déroulant à gauche l'utilisateur dont on veut administrer les
permissions (2). Cette liste ne contient que les utilisateurs dont on peut administrer les
droits
5 Cliquer sur Valider (3)
6 L'interface de gestion des droits de l'agenda de Pierre Carlier s'affiche alors
7 Administrer les droits comme s'il s'agissait de son propre agenda
Modifier un rendez-vous
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ATTENTION
Un utilisateur peut modifier les rendez-vous dont il est le propriétaire
Un utilisateur A peut modifier le rendez-vous sur l'agenda d'un autre utilisateur B à condition
à condition que l'utilisateur B ait donné les droits d'écriture à l'utilisateur A
1 Modification d'un rendez-vous via le formulaire de consultation
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'heure du rendez-vous à modifier si vous êtes en vue Semaine (comme ci-
dessus). Dans les autres cas (vue Mois et Jour), cliquer sur l'intitulé du rendez-vous. (1)
3 Affichage du formulaire de consultation du rendez-vous
4 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'actions (2)
5 Affichage du formulaire de modification du rendez-vous
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6 Modifier les champs souhaités des blocs souhaités. Nous modifierons dans notre cas l'heure
de début du rendez-vous à 10:00 au lieu de 08:00.
7 Cliquer sur le bouton Valider les modifications
8 Affichage de l'agenda avec le rendez-vous mis à jour. Le rendez-vous de 8:00 à 12:00 le
mercredi 6 juin a lieu désormais le même jour de 10:00 à 12:00 (3)
9 Un message indique que le rendez-vous a été mis à jour (4)
PRÉCISION
Le champ tâche n'est utilisable que dans le cas où le module Projet est activé dans
l'application OBM
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2 Modification rapide des propriétés d'un rendez-vous
1 Accéder à l'agenda partagé en vue Semaine
2 Cliquer sur le rendez-vous à modifier (1)
3 Une info-bulle de modification s'affiche. L'utilisateur peut :
Modifier le titre du rendez-vous (2)
Consulter les participants au rendez-vous (3)
Consulter les propriétés du rendez-vous (lieu et catégorie du rendez-vous)(4)
Consulter la description du rendez-vous (5)
Accéder au formulaire de modification en cliquant sur le bouton Avancé (6). Vous pouvez
alors modifier le rendez-vous via le formulaire de modification comme nous avons pu le voir
précédemment.
Supprimer le rendez-vous en cliquant sur le bouton Supprimer (7)
4 Cliquer sur le bouton Valider pour confirmer la modification du titre du rendez-vous (8)
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3 Modification rapide du rendez-vous en glisser-déposer
L'action glisser-déposer consiste à intervenir à l'aide de la souris sur un rendez-vous afin de le
déplacer ou de modifier sa plage horaire.
1 Accéder à l'agenda en vue semaine
Deux actions majeures sont possibles sur un rendez-vous :
– déplacer le rendez-vous
– modifier la durée du rendez-vous
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4 Déplacer le rendez-vous
Nous allons déplacer le rendez-vous qui a lieu le mercredi 6 juin de 8:00 à 12:00 vers le
mardi 5 juin de 8:00 à 12:00.
1 Cliquer avec la souris sur la barre contenant l'heure de début du rendez-vous (1)
2 Laisser la souris appuyée et faites glisser le rendez-vous vers sa nouvelle destination
3 Le rendez-vous devient transparent pendant son déplacement (2)
4 Relâcher le clic de la souris lorsque le rendez-vous est positionné sur sa nouvelle destination
5 Le rendez-vous est maintenant déplacé (3)
6 Un message indique que la mise à jour est réussie
ATTENTION
Le rendez-vous ne peut-être déplacé que sur la semaine où celui-ci a été créé
Le rendez-vous ne peut pas être déplacé en dehors des plages horaires allant de 8:00 à
20:00
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5 Modifier la durée d'un rendez-vous
1 Avec le curseur de la souris cliquer sur le coin bas droit du rendez-vous (4)
2 Garder la souris appuyer sur ce coin et déplacer le vers le haut pour diminuer la durée du
rendez-vous ou vers le bas pour la rallonger. Le rendez-vous devient transparent pendant la
modification. (5)
3 Relâcher le clic de la souris une fois que la durée du rendez-vous est jugée correcte par
l'utilisateur. Le rendez-vous reprend alors sa couleur normale. Le rendez-vous commence
maintenant à 8:00 et se termine à 10:30 au lieu de 12:00.
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6 Un e-mail est il envoyé après la modification?
Réception d'e-mail
Description de l'action
Créateur du RDV Utilisateurs 1 Utilisateurs 2 Administrateur
d'une ressource
Interface classique : formulaire de modification de RDV
Modification du lieu Non Oui Oui Oui
Modification du champ "Tout la
journée"
Non Oui Oui Oui
Modification du champ "Date de
début"
Non Oui Oui Oui
Modification du champ "Date de fin"
Non Oui Oui Oui
Modification du champ "Répétition"
Non Oui Oui Oui
Ajout d'un utilisateur :
l'utilisateur 2
Non Non Oui orange ? Non
Ajout d'un groupe contenant
l'utilisateur 2
Non Non Oui orange ? Non
Suppression d'un utilisateur :
l'utilisateur 2
Non Non Oui Non
Ajout d'une Non Non Non Oui orange ?
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ressource
Suppression d'une ressource
Non Non Non Oui
Ajout d'une exception de
répétition
Non Oui Oui Oui
Suppression d'une exception de
répétition
Non Oui Oui Oui
Interface graphique de l'agenda : modification rapide de RDV
Étirement de l'image du RDV
Non Oui Oui Oui
Déplacement de l'image du RDV
Non Oui Oui Oui
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Supprimer un rendez-vous
ATTENTION
Un utilisateur peut supprimer les rendez-vous dont il est le propriétaire
Un utilisateur A peut supprimer le rendez-vous sur l'agenda d'un autre utilisateur B à
condition à condition que l'utilisateur B ait donné les droits d'écriture à l'utilisateur A
1 Suppression d'un rendez-vous via le formulaire de consultation
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'heure du rendez-vous à modifier si vous êtes en vue Semaine (comme ci-
dessus). Dans les autres cas (vue Mois et Jour), cliquer sur l'intitulé du rendez-vous. (1)
3 Affichage du formulaire de consultation du rendez-vous
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4 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'actions (2)
5 Un message prévient l'utilisateur que le rendez-vous sera aussi supprimé pour tous les
participants
6 L'utilisateur peut alors :
- confirmer la suppression
- confirmer la suppression du rendez-vous et notifier les participants au rendez-vous que
cet événement n'a plus lieu (les participants qui ont la réception d'emails désactivée
recevront aussi la notification)
- annuler la suppression du rendez-vous
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2 Suppression rapide d'un rendez-vous
1 Accéder à l'agenda partagé en vue Semaine
2 Cliquer sur le rendez-vous à modifier (1)
3 Une info-bulle de modification s'affiche. L'utilisateur peut alors supprimer le rendez-vous en
cliquant sur le bouton Supprimer (2)
4 Un message prévient l'utilisateur que le rendez-vous sera aussi supprimé pour tous les
participants
5 Cliquer sur OK pour valider la suppression du rendez-vous ou sur Cancel pour l'annuler
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3 Un e-mail est il envoyé après la suppression ?
Réception d'e-mail
Description de l'action
Créateur du RDV Utilisateurs 1 Utilisateurs 2 Administrateur
d'une ressource
Interface classique : suppression de RDV via formulaire
Suppression d'un RDV
Non Oui Oui Oui
Interface graphique de l'agenda : suppression rapide de RDV
Suppression d'un RDV
Non Oui Oui Oui
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Gestion des conflits L'agenda partagé de l'application OBM permet de gérer les conflits lors de la création d'évènements.
Ainsi, l'agenda partagé prévient l'utilisateur lorsque celui-ci crée plusieurs évènements sur une
même plage horaire pour un participant donné.
Exemple
L'utilisateur Pierre Baudracco doit assister à un séminaire le mercredi 6 juin de 8:00 à 13:00.
L'utilisateur Pierre Carlier qui a les droits d'écriture sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco
souhaite créer un rendez-vous entre ces deux utilisateurs le mercredi 6 juin de 10:00 à 10:30.
Dans le cas de figure énoncé dans l'exemple, l'application préviendra que l'utilisateur Pierre
Baudracco est déjà occupé sur cette plage horaire.
ATTENTION
L'application OBM permet de gérer les conflits dans le cas où la case à cocher Forcer
l'insertion de l'évènement est désactivée
CAS CONCRET
L'utilisateur Pierre Baudracco a un rendez-vous le mercredi 6 juin. L'utilisateur Pierre Carlier
qui a les droits d'écriture vas créer un rendez-vous sur la même plage horaire avec pour
participants les utilisateurs Pierre Baudracco et Pierre Carlier.
1 L'utilisateur Pierre Carlier crée depuis son agenda un nouveau rendez-vous entre les
utilisateurs Pierre Baudracco et Pierre Carlier
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2 L'utilisateur Pierre Carlier clique sur l'action Nouveau rendez-vous de la barre d'actions (1)
3 L'utilisateur créé un rendez-vous intitulé Mon rendez-vous avec Pierre Baudracco le
mercredi 6 juin de 10:00 à 10:30 avec l'utilisateur Pierre Baudracco (2)
4 Cliquer sur le bouton Créer le rendez-vous
5 Un message indique qu'un conflit a été détecté sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco
sur l'évènement Séminaire prévu sur la même plage horaire. La création de l'évènement ne
peut pas être effectuée.
CAS CONCRET
Nous allons reprendre le même cas de figure que précédemment en cochant cette fois la
case Forcer l'insertion de l'évènement. Nous constatons bien que l'évènement est inséré
sans message de conflits détectés.
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Gestion des évènements en attente
L'utilisateur Pierre Carlier qui n'a aucun droit sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco crée un
rendez-vous auquel il convie l'utilisateur Pierre Baudracco.
1 L'utilisateur accède à son agenda partagé
2 Création d'un rendez-vous avec l'utilisateur Pierre Baudracco (1)
3 Le rendez-vous est directement inséré sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Carlier. Aucune
acceptation n'est demandée au propriétaire de l'évènement. (2)
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4 Maintenant allons voir ce qu'il en est de l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco qui a été
convié à ce rendez-vous. L'utilisateur Pierre Baudracco accède à l'application OBM.
5 Dans la page d'accueil, la partie Agenda indique à l'utilisateur Pierre Baudracco qu'un
événement en attente existe
6 Cliquer sur le lien Mon agenda (3)
7 Affichage des événement en attente sur l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco
8 L'état actuel du rendez-vous est En attente (4). L'utilisateur Pierre Baudracco peut
maintenant
- Accepter : Le rendez-vous sera inséré dans l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco
- Refuser : Le rendez-vous ne sera pas inséré dans l'agenda de l'utilisateur Pierre Baudracco
PRÉCISION
Le propriétaire de l'évènement, en l'occurrence Pierre Carlier dans notre cas, peut suivre
depuis son agenda l'état d'acceptation des rendez-vous pour les différents participants
depuis le formulaire de consultation du rendez-vous (5)
L'utilisateur peut aussi consulter sa propre participation à ce rendez-vous (6)
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L'état d'acceptation du rendez-vous est indiqué par une lettre à côté de chaque utilisateur :
– A pour signifier que l'utilisateur à accepter le rendez-vous
– W pour signifier que le rendez-vous est encore en attente et que rien n'a encore été décidé
– R pour signifier que le l'utilisateur renonce à participer à cet évènement
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Gestion des ressources Pour réserver une ressource (matériels de bureau, matériels informatiques, salle de réunion,
etc...), intéressons-nous au bloc d'ajout ressources dans le formulaire de création d'un nouveau
rendez-vous.
1 Utiliser l'invite de recherche Ressources pour réserver une ressource (1)
2 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
ressources dont le nom commence par la chaîne de caractères entrée. On peut également
utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de toutes les ressources enregistrées
3 Sélectionner la ressource dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois la ressource atteint, soit en cliquant directement sur
le nom désiré
4 Les ressources sont ajoutées à l'évènement (2)
5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout d'autres
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groupes pour ces mêmes caractères de recherche
6 Remplir les champs Accessoires (3) et Description (4) situés sous chaque ressource
1 Remplir le champ Accessoires
Lors de l'ajout d'une ressource, il est possible de réserver certains accessoires pour cette ressource
(1). Par exemple, un ordinateur peut ou non être fourni avec une souris
1 Cliquer sur Accessoires (1) sous la ressource concernée
2 Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors contenant les accessoires disponibles pour ce type de
ressource
3 Cocher les accessoires à ajouter à la ressource
4 Cliquer sur Ajouter ces accessoires
5 Fermer la fenêtre
6 Les accessoires ont été ajoutés dans le champ concerné
NOTA BENE
Pour supprimer un accessoire, il suffit d'utiliser la même méthode et de décocher
l'accessoire à supprimer
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2 Remplir le champ Description
Certaines ressources peuvent demander une description. Par exemple, lors de la réservation d'une
salle de réunion, on doit pouvoir préciser le nombre de participants attendus.
1 Le champ Description (1) contient une indication sur l'information attendue
2 Saisir simplement l'information dans le cadre prévu à cet effet (1)
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Gestion des réunions
La gestion des réunions est un outil de planification et d'aide à la prise de rendez-vous qui propose
un affichage des créneaux disponibles
Cet outil est idéal pour planifier des réunions entre plusieurs utilisateurs d'OBM.
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Nouvelle Réunion de la barre d'actions (1)
3 Un formulaire proposant de sélectionner les participants membres de la réunion ainsi que la
durée et la date s'affiche
4 Renseigner les utilisateurs, les groupes, les ressources ou les groupes de ressources, la date
de début ainsi que la durée de la réunion qui participeront à la réunion
5 Cliquer sur le bouton Rechercher les créneaux libres (2)
6 L'application OBM affiche une vue hebdomadaire de la date choisie représentant la
disponibilité globale pour la réunion. Les différentes cases de la vue sont alors représentées
de trois couleur différentes.
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Libre : Tous les participants sont disponibles à ce moment-là et pour la durée souhaitée
Libre mais restreint : Tous les participants sont disponibles à ce moment-là mais pour une durée
restreinte inférieure à la durée souhaitée
Non disponible : Les participants ne sont pas tous libres à ce moment-là
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Exporter son agenda au format iCalendar
1 Accéder à l'agenda partagé
2 Cliquer sur l'action Exporter de la barre d'actions (1)
3 Un message propose d'ouvrir le fichier .ics ou de l'enregistrer
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La gestion des
ressources
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Présentation du module Ressource
1 Une ressource dans l'application OBM
Une ressource dans l'application OBM est la représentation virtuelle d'un moyen matériel disponible
ou non pour les utilisateurs d'OBM (exemple: un ordinateur, un vidéo-projecteur, une salle de
réunion).
2 Type de ressource et accessoire
Les types de ressource permettent d'organiser et de catégoriser les ressources. Les accessoires sont
lié à cette notion de type de ressources et permettent de compléter une ressource en fonction de
sont type.
Par exemple lors de l'ajout d'un nouveau rendez-vous dans la partie agenda d'OBM, si l'on ajoute une
ressource pour les besoins du rendez-vous, une liste d'accessoire est proposée pour compléter la
ressource en fonction du type de la ressource.
3 Fonctionnalités du module Ressources
Ce module permet de gérer cet ensemble de moyens grâce à des fonctions de création, de
consultation, de modification et de suppression de ces ressources.
Une gestion des droits sur ces ressources a aussi été intégrée en vue de permettre l'accès ou non à
ces différentes ressources.
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Accéder au module Ressources
4 Se rendre dans la section Annuaire (1)
5 Cliquer sur l'onglet Annuaire (2) > Un menu déroulant apparaît
6 Cliquer sur le menu Ressources (3)
7 L'accès au module Ressources se fait par le formulaire de recherche
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Barre des sections
Rechercher une ressource
1 Accéder au module Ressources (accès direct au formulaire de recherche)
2 Renseigner les critères de recherche
3 Cliquer sur le bouton Chercher pour lancer la recherche (3)
4 Affichage du résultat de recherche
PRÉCISIONS
Il est possible de rechercher une ressource d'un type particulier (1)
Il est possible de rechercher une ressource dont la quantité est comprise entre une valeur
minimum et maximum (2)
Si aucun critère de recherche n'est renseigné, le résultat de recherche renvoie toutes les
ressources existantes
Un utilisateur ne pourra voir dans le résultat de recherche que les ressources pour
lesquelles les droits de lecture lui ont été attribués (voir paragraphe gestion des droits)
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Créer une ressource
1 Accéder au module Ressources
2 Cliquer sur Nouveau dans la barre d'action (1)
3 Affichage du formulaire de création d'une ressource
4 Renseigner les critères
5 Cliquer sur le bouton Enregistrer la ressource (2)
6 Affichage du formulaire de consultation de la ressource créée
7 Un message indique que la création est réussie (3)
NOTA BENE
Utiliser l'invite de recherche "search..." (4) pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits
d'administration sur cette ressource en tapant le début du nom de l'utilisateur recherché.
Consultez le chapitre 7 pour plus de détails concernant la gestion des droits
d'administration.
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Consulter une ressource
ATTENTION
Un utilisateur ne pourra consulter que les ressources pour lesquelles les droits de lecture lui
ont été attribués
1 Accéder au module Ressources (accès direct au formulaire de recherche)
2 Renseigner les critères de recherche
3 Cliquer sur le bouton Chercher pour lancer la recherche (2)
4 Affichage du résultat de recherche
5 Cliquer sur le nom de la ressource à consulter dans le résultat de recherche (3)
6 Affichage du formulaire de consultation
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Modifier une ressource
ATTENTION
Un utilisateur ne peut modifier qu'une ressource dont il est le propriétaire
Un utilisateur peut modifier une ressource dont il n'est pas propriétaire s'il les droits
d'écriture lui sont attribués (voir paragraphe gestion des droits)
1 Accéder au module Ressources (accès direct au formulaire de recherche)
2 Renseigner les critères de recherche
3 Cliquer sur le bouton Chercher pour lancer la recherche (2)
4 Affichage du résultat de recherche
5 Cliquer sur le nom de la ressource à modifier dans le résultat de recherche (3)
6 Affichage du formulaire de consultation
7 Cliquer sur Modifier dans la barre d'actions au dessus du formulaire de consultation (4)
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8 Affichage du formulaire de modification
9 Modifier les champs souhaités
10 Cliquer sur le bouton Modifier la ressource pour valider les modifications (5)
11 Affichage du formulaire de consultation après modification
12 Un message indique que la mise à jour est réussie (6)
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Gestion des droits
ATTENTION
Seul un utilisateur ayant les droits d'administration peut avoir accès à la gestion des droits
1 Attribution des droits de lecture
Ces droits permettent à un utilisateur de consulter une ressource.
1 Accéder au module Ressources
2 Rechercher la ressource pour laquelle l'administrateur va déterminer les droits de lecture
3 Cliquer sur le nom de la ressource (1)
4 Affichage du formulaire de consultation
5 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions (2)
6 Affichage du formulaire de gestion des droits de lecture, d'écriture et d'administration
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7 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions de lecture (3)
Donner l'accès en lecture à tous les utilisateurs
1 Cocher la case à cocher Public
Déterminer les utilisateurs qui auront accès en lecture à cette ressource
1 Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits de lecture sur
cette ressource en tapant le début du nom de l'utilisateur désiré
2 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères
entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les
utilisateurs enregistrés
3 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le
nom désiré
4 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture (1)
5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
6 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions de lecture (2),
cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 159
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7 Un message informe que les droits ont été mis à jour
Supprimer les droits de lecture à un utilisateur
1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion
des permissions de lecture (2)
2 Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
3 Un message informe que les droits ont été mis à jour
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 160
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2 Attribution des droits d'écriture
Ces droits permettent à un utilisateur de modifier ou de supprimer une ressource.
1 Accéder au module Ressources
2 Rechercher la ressource pour laquelle l'administrateur va déterminer les droits d'écriture
3 Cliquer sur le nom de la ressource (1)
4 Affichage du formulaire de consultation
5 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions (2)
6 Affichage du formulaire de gestion des droits de lecture, d'écriture et d'administration
7 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'écriture (3)
Donner l'accès en écriture à tous les utilisateurs
1 Cocher la case à cocher Public
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 161
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Déterminer les utilisateurs qui auront accès en écriture à cette ressource
1 Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits d'écriture sur
cette ressource en tapant le début du nom de l'utilisateur désiré
2 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères
entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les
utilisateurs enregistrés
3 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le
nom désiré
4 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture (1)
5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
6 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'écriture (2),
cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
7 Un message informe que les droits ont été mis à jour
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 162
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Supprimer les droits d'écriture à un utilisateur
1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion
des permissions d'écriture (2)
2 Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
3 Un message informe que les droits ont été mis à jour
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 163
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3 Attribution des droits d'administration
Ces droits permettent au propriétaire de la ressource ou à l'administrateur de cette ressource de
désigner un utilisateur qui pourra à son tour devenir administrateur de cette ressource.
L'administrateur désigné pourra donc :
– modifier cette ressource
– supprimer cette ressource
– gérer les droits d'écriture, de lecture et d'administration de cette ressource
1 Accéder au module Ressources
2 Rechercher la ressource pour laquelle l'administrateur va déterminer les droits
d'administration
3 Cliquer sur le nom de la ressource (1)
4 Affichage du formulaire de consultation
5 Cliquer sur l'action Gestion des droits de la barre d'actions (2)
6 Affichage du formulaire de gestion des droits de lecture, d'écriture et d'administration
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7 Intéressons-nous au bloc de gestion des permissions d'administration (3)
Déterminer les utilisateurs qui auront accès à l'administration de cette ressource
1 Utiliser l'invite de recherche pour ajouter les utilisateurs qui auront les droits d'écriture sur
cette ressource en tapant le début du nom de l'utilisateur désiré
2 Au cours de la saisie, une liste de propositions s'affiche. Celle-ci contient une liste des
utilisateurs dont le nom, le prénom ou l'identifiant commence par la chaîne de caractères
entrée. On peut également utiliser le caractère ''%'' pour obtenir une liste de tous les
utilisateurs enregistrés
3 Sélectionner l'utilisateur dans cette liste soit en naviguant à l'aide des flèches ''Haut'' et
''Bas'' et en tapant sur ''Entrée'' une fois le nom atteint, soit en cliquant directement sur le
nom désiré
4 Les utilisateurs sont ajoutés dans le bloc de gestion des permissions d'administration (1)
5 La liste des propositions reste toutefois affichée, ce qui permet de continuer l'ajout
d'utilisateurs pour ces mêmes caractères de recherche
6 Une fois tous les utilisateurs ajoutés dans le bloc de gestion des permissions
d'administration (2), cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
7 Un message informe que les droits ont été mis à jour
Supprimer les droits d'administration à un utilisateur
1 Cliquer sur le bouton devant le nom de l'utilisateur à supprimer dans le bloc de gestion
des permissions d'administration (2)
2 Cliquer sur le bouton Valider les permissions (3)
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Supprimer une ressource
ATTENTION
Une ressource ne peut être supprimée que par son propriétaire (utilisateur ayant créé la
ressource) ou un utilisateur ayant les droits d'écriture sur cette ressource
1 Accéder au module Ressources
2 Rechercher la ressource à supprimer
3 Cliquer sur le nom de la ressource (1)
4 Affichage du formulaire de consultation
5 Cliquer sur l'action Supprimer de la barre d'actions qui se trouve au dessus du formulaire de
consultation (2)
6 Un message indique que la ressource peut être supprimée
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LA RESSOURCE PEUT ÊTRE SUPPRIMÉE
7 Cliquer sur le bouton Supprimer la ressource pour valider la suppression (3)
Type de ressources
ATTENTION
La gestion des types de ressources ne peut être exécutée que par un utilisateur ayant le
profil Administrateur
1 Créer un nouveau type de ressources
1 Accéder au module Ressources
2 Cliquer sur Administration dans la barre d'actions (1)
3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires
4 Entrer un nom pour le nouveau type de ressources dans le champ Label (2) ainsi qu'une
propriété qui caractérise la ressource dans le champ Propriété (3)
5 Cliquer sur Créer le type de ressource (4)
6 Un message indique que le type est créé (5) et ce dernier apparaît dans la liste des types de
ressources (6)
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2 Modifier un type de ressources
1 Accéder au module Ressources
2 Cliquer sur Administration dans la barre d'actions (1)
3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires
4 Modifier les informations du type de ressources dans la liste des types disponibles
5 Cliquer sur dans la ligne modifiée
6 Un message indique que la modification a été effectuée
3 Supprimer un type de ressources
ATTENTION
Un type de ressources ne peut être supprimé que s'il n'existe aucune ressource de ce type
1 Accéder au module Ressources
2 Cliquer sur Administration dans la barre d'actions (1)
3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 169
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4 Cliquer sur dans la ligne à supprimer
5 Un message indique si la suppression est possible (2) ou non (3)
LE TYPE DE RESSOURCES PEUT ÊTRE SUPPRIMÉ
1 Cliquer sur Supprimer (1) pour valider la suppression
2 Un message indique que la suppression a été effectuée
LE TYPE DE RESSOURCES NE PEUT PAS ÊTRE SUPPRIMÉ
1 Cliquer sur Retour (1)
2 Supprimer toutes les ressources utilisant encore le type à supprimer. On pourra aussi
modifier le type de ces ressources au lieu de les supprimer
3 Recommencer ensuite l'opération de suppression
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 170
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Accessoires
ATTENTION
La gestion des accessoires ne peut être exécutée que par un utilisateur ayant le profil
Administrateur
1 Définition d'un accessoire
Un accessoire est une sous catégorisation d'un type de ressources. Il est possible d'associer à un type
de ressource, un ou plusieurs accessoires . Par exemple, pour un type Salle, on peut ajouter un
accessoire Boissons permettant de signaler, lors de la réservation d'une salle, que l'on souhaite avoir
des boissons pour les participants.
La gestion des accessoires a une répercussion sur la création d'un rendez-vous impliquant la
réservation de ressources. Si la ressource réservée possède des accessoires, l'utilisateur pourra
réserver certains accessoires de cette ressource en particulier .(cf. Documentation Module Agenda)
2 Créer un accessoire
1 Accéder au module Ressources
2 Cliquer sur Administration dans la barre d'actions (1)
3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires
4 Entrer un nom pour le nouvel accessoire dans le champ Label (2)
5 Entrer une description de cet accessoire dans le champ Description (3)
6 Sélectionner un type de ressource pour lequel l'accessoire sera proposé dans le menu
déroulant Type de ressource (4)
7 Cliquer sur Créer l'accessoire (5)
8 Un message indique que l'accessoire est créé (6) et ce dernier apparaît dans la liste des
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 171
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accessoires (7)
3 Modifier un accessoire
1 Accéder au module Ressources
2 Cliquer sur Administration dans la barre d'actions (1)
3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires
4 Modifier les informations de l'accessoire dans la liste des accessoires disponibles
5 Cliquer sur dans la ligne modifiée
6 Un message indique que la modification a été effectuée
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 172
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4 Supprimer un accessoire
1 Accéder au module Ressources
2 Cliquer sur Administration dans la barre d'actions (1)
3 Affichage de l'interface de gestion des types de ressources et de gestion des accessoires
4 Cliquer sur dans la ligne à supprimer
5 Une fenêtre s'ouvre demandant la confirmation de la suppression
6 Cliquer sur OK pour valider la suppression
7 Un message indique que la suppression a été effectuée
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 173
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La gestion des
utilisateurs
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Présentation du module Utilisateurs
1 Un utilisateur dans l'application OBM
Ce module permet de gérer les utilisateurs de l'application OBM en définissant un profil et des
permissions associées.
Ce module permet aussi de gérer les fonctionnalités de messagerie d'un utilisateur telles que :
– les adresses e-mail de l'utilisateur
– le quota autorisé
– le partage de mail
La gestion de son accès à Internet, de son appartenance à un domaine Windows ainsi que d'autres
services associés est possible à partir de ce module.
Le profil de l'utilisateur détermine ses droits dans l'application OBM.
2 Les champs du module utilisateur
Champ Description Règle
Utilisateur
Identifiant Identifiant de l'utilisateur.
L'association de l'identifiant et du
mot de passe permettra à
l'utilisateur d'accéder à
l'application OBM
Profil Permissions accordées à l'utilisateur
dans l'application OBM
L'application OBM propose 3 profils
par défaut :
- profil user
- profil editor
- profil admin
Groupe Groupe auquel appartient
l'utilisateur
Date d'entrée Date d'entrée de l'utilisateur dans
la structure. Cette date correspond
souvent à la date de création du
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 175
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compte de l'utilisateur dans
l'application OBM.
Photo Photo de l'utilisateur
Accès Internet
Accès web Activation du service Proxy
Messagerie
Messagerie Création d'un compte de
messagerie associé à l'utilisateur
Serveur de boîtes à lettres Serveur sur lequel est créé le
compte de messagerie
@M Adresse(s) e-mail ou alias
Quota (Mo) Taille maximale en Mega Octets
(Mo) de la boîte à lettres
Accès E-mail nomade
Adresse e-mail Adresse e-mail alternative Les e-mails reçu le seront sur ce
compte de messagerie si la
redirection de messagerie est
activée
Autorisé L'utilisateur pour lequel l'e-mail
nomade est activé pourra via son
compte accéder au module de
Redirection de messagerie et le
configurer
Activé L'administrateur active la
redirection de messagerie pour un
utilisateur donné.
L'utilisateur recevra ses e-mails sur
le compte de messagerie
correspondant à l'e-mail qu'il a
renseigné dans le champ Adresse e-
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Copie locale Les e-mails reçus sur l'adresse e-
mail nomade sont copiés dans la
boîte aux lettres de l'utilisateur
Message d'absence
Activé Activation de la fonction répondeur Si le répondeur est activé pour un
destinataire, l'expéditeur recevra
un e-mail de notification d'absence
Message Contenu du message d'absence
Réseaux Windows
Répertoire home Chemin vers le répertoire dans
lequel se trouve l'espace home de
l'utilisateur
Lecteur home Lettre utilisée pour définir le
lecteur sur lequel se trouve le
répertoire home de l'utilisateur
(exemple : C,D,E...)
Script de logon Script lancé à l'initialisation de la
session de l'utilisateur
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3 Les types de données dans l'application OBM
Dans l'application OBM, on peut distinguer deux types de données consultables ou modifiables en
fonction du profil de l'utilisateur.
Données Description
Non protégées Données consultables et éditables par les utilisateurs
ayant un profil (par défaut) d'utilisateur ou d'éditeur
(user ou editor)
Protégées Données éditables par un utilisateur ayant un profil
d'administrateur (profil admin par défaut)
4 Les profils d'utilisateur dans l'application OBM
L'application OBM propose 3 profils génériques par défaut :
Profil Description
user Utilisateur qui ne peut que consulter les données non
protégées sur l'ensemble des modules de l'application
OBM
editor Utilisateur qui peut consulter ou éditer les données
non protégées sur l'ensemble des modules de
l'application OBM
admin Utilisateur qui peut consulter ou éditer les données
protégées et non protégées sur l'ensemble des
modules de l'application OBM
PRÉCISION
L'administrateur de l'application peut définir d'autres profils en plus des profils par défaut
proposés.
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Accéder au module Utilisateurs
1 Se rendre dans la section Annuaire (1)
2 Cliquer sur l'onglet Annuaire (2) > Un menu déroulant apparaît
3 Cliquer sur le menu Utilisateurs (3)
4 L'accès au module Utilisateurs se fait par l'action Chercher
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Formulaire de recherche
Barre des sections
Rechercher un utilisateur
1 Accéder au module Utilisateurs (l'accès se fait par le formulaire de recherche)
2 Renseigner les critères de recherche
3 Cliquer sur le bouton Chercher (1)
4 Affichage du résultat de recherche (2)
5 Un message indique le nombre d'utilisateurs trouvés (3)
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Formulaire de recherche
Créer un utilisateur
ATTENTION
Cette action n'est possible que si l'utilisateur a le profil administrateur dans l'application
OBM
1 Accéder au module Utilisateurs
2 Cliquer sur Nouveau dans la barre d'action (1)
3 Accès direct au formulaire de saisie d'un utilisateur
4 Renseigner les différents champs des blocs suivants
1. Bloc utilisateur
2. Bloc coordonnées
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3. Bloc description
4. Bloc accès internet
5. Bloc messagerie
6. Bloc accès e-mail nomade
7. Bloc message d'absence
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8. Bloc réseaux Windows
5 Cliquer sur le bouton Enregistrer l'utilisateur
PRÉCISIONS
Les champs Nom (2), Identifiant (3) et Mot de passe (4) doivent obligatoirement être
renseignés pour créer un utilisateur.
Le champ Délégation (5) permet de déléguer la gestion d'un sous-domaine à un
administrateur. Cet administrateur pourra notamment gérer les utilisateurs et groupes de ce
sous-domaine. ( exemple : "/fr/domaine/sousdomaine")
AFFICHAGE DU POST IT
Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la création de l'utilisateur.
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Consulter la fiche d'un utilisateur
1 Accéder au module Utilisateurs
2 Rechercher l'utilisateur à consulter (via formulaire de recherche)
3 Renseigner les critères pour affiner la recherche
4 Cliquer sur le bouton Chercher (1)
5 Affichage du résultat de recherche (2)
6 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur à consulter (3)
7 Affichage du formulaire de consultation
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Modifier un utilisateur
ATTENTION
Cette action n'est possible que si l'utilisateur a la profil administrateur dans l'application
OBM
1 Accéder au module Utilisateurs
2 Rechercher l'utilisateur à modifier (via formulaire de recherche)
3 Affichage du résultat de recherche (2)
4 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur à modifier (3)
5 Cliquer sur l'action Modifier de la barre d'action du formulaire de consultation (4)
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6 Affichage du formulaire de modification
7 Modifier la valeur des champs des différents blocs
8 Cliquer sur le bouton Modifier l'utilisateur (9)
Bloc Utilisateur (1)
PRÉCISION
La modification du bloc utilisateur est une modification « temps réel » qui n'implique
pas l'affichage du post-it
Le login ne peut pas être modifié
Bloc Coordonnées (2)
PRÉCISION
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La modification du bloc des coordonnées est une modification « temps réel » qui
n'implique pas l'affichage du post-it
Bloc Description (3)
PRÉCISION
La modification du bloc de description est une modification « temps réel » qui
n'implique pas l'affichage du post-it
Bloc Accès Internet (4)
PRÉCISION
La modification du bloc d'accès internet est une modification « temps réel » qui
n'implique pas l'affichage du post-it
Bloc Messagerie (5)
AFFICHAGE DU POST IT
Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification données
liées à la messagerie (état de la messagerie pour l'utilisateur, messagerie externe,
adresses e-mail, quota)
Bloc E-mail nomade (6)
AFFICHAGE DU POST IT
Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification des
données liées à la messagerie nomade de l' utilisateur (adresse e-mail nomade, copie
locale, etc..)
Bloc Message d'absence (7)
AFFICHAGE DU POST IT
Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification du groupe
de l' utilisateur
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 187
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PRÉCISION
Si le message d'absence est activé, un message d'absence doit obligatoirement être saisi
Bloc Réseaux Windows (8)
PRÉCISION
La modification du bloc de réseaux Windows est une modification « temps réel » qui
n'implique pas l'affichage du post-it
9 Affichage du formulaire de consultation après validation
10 Un message indique que la mise à jour a été effectuée (10)
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 188
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Modifier le groupe d'un utilisateur
ATTENTION
Cette action n'est possible que si l'utilisateur a le profil administrateur dans l'application
OBM
1 Accéder au module Utilisateurs
2 Rechercher l'utilisateur dont le groupe est à modifier (via formulaire de recherche)
3 Affichage du résultat de recherche (2)
4 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur dont le groupe est à modifier (3)
5 Cliquer sur l'action Modifier groupes de la barre d'action du formulaire de consultation (4)
6 Affichage du formulaire de modification des groupes de l'utilisateur
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 189
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PRÉCISION
Dans ce cas, l'utilisateur fait partie du groupe grpTest01 mais pas du groupe grpTest00
L'utilisateur ne voit que les groupes publics et ses propres groupes privés
7 Cochez les groupes auxquels l'utilisateur appartiendra (5)
8 Cliquer sur le bouton Modifier les groupes de l'utilisateur pour valider les modifications (6)
9 Un message indique que la mise à jour a bien été effectuée
AFFICHAGE DU POST IT
Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la modification du groupe de l'
utilisateur
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 190
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Réinitialiser les valeurs d'un utilisateur aux valeurs par
défaut
ATTENTION
Cette action n'est possible que si l'utilisateur a le profil administrateur dans l'application
OBM.
1 Accéder au module Utilisateurs
2 Rechercher l'utilisateur auquel il faut appliquer les valeurs par défaut (via formulaire de
recherche)
3 Affichage du résultat de recherche (2)
4 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur dont le groupe est à modifier (3)
5 Cliquer sur Préférences par défaut de la barre d'actions du formulaire de consultation (4)
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 191
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6 Un message indique que les préférences de l'utilisateur ont été remises aux valeurs par
défaut
AFFICHAGE DU POST IT
Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la suppression de l'utilisateur
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 192
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Supprimer un utilisateur
ATTENTION
Cette action n'est possible que si l'utilisateur a les droits d'administration dans l'application
OBM
1 Accéder au module Utilisateurs
2 Rechercher l'utilisateur à supprimer (via formulaire de recherche)
3 Affichage du résultat de recherche (2)
4 Cliquer sur l'identifiant (login) de l'utilisateur dont le groupe est à modifier (3)
5 Cliquer sur l'action Supprimer de la barre d'action du formulaire de consultation (4)
PRÉCISION
La suppression d'un utilisateur aura aussi pour conséquence de supprimer les comptes de
messagerie associés à cet utilisateur sur le serveur de messagerie
6 Une page indique si la suppression de l'utilisateur est possible
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L'UTILISATEUR PEUT-ÊTRE SUPPRIMÉ
7 Cliquer sur le bouton Supprimer l'utilisateur pour valider la suppression de l'utilisateur (5)
8 Un message indique que la suppression a été effectuée
AFFICHAGE DU POST IT
Cliquer sur le post-it pour que le système prenne en compte la suppression de l'utilisateur
SUPPRESSION IMPOSSIBLE DE L'UTILISATEUR
L'utilisateur ne peut-être supprimé dans les cas suivants :
– l'utilisateur est référencé dans le module Compte
– l'utilisateur est référencé dans le module CV
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– l'utilisateur est référencé dans le module Société
– l'utilisateur est référencé dans le module Contact
– l'utilisateur est référencé dans le module Contrat
– l'utilisateur est référencé dans le module Affaire
– l'utilisateur est référencé dans le module Document
– l'utilisateur est référencé dans le module Hôte
– l'utilisateur est référencé dans le module Import
– l'utilisateur est référencé dans le module Incident
– l'utilisateur est référencé dans le module Facture
– l'utilisateur est référencé dans le module Piste
– l'utilisateur est référencé dans le module Serveur de mail
– l'utilisateur est référencé dans le module Liste
– l'utilisateur est référencé dans le module Partage de mail
– l'utilisateur est référencé dans le module Paiement
– l'utilisateur est référencé dans le module Projet
– l'utilisateur est référencé dans le module Publication
– l'utilisateur est référencé dans le module Ressources
– l'utilisateur est référencé dans le module A Faire
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 195
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Module de gestion des
tâches à faire
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Présentation du module A Faire
Une tâche à faire dans l'application OBM
Ce module est une gestion simple de tâches de type « Post-it » permettant de définir des tâches en
les affectant à un utilisateur.
Les tâches en cours de l'utilisateur sont affichées dans tous les écrans d'OBM, triées par priorité ou
ordre chronologique d'insertion.
Les champs du module A Faire
Champ Description Règle
Utilisateur Utilisateur à qui la tâche est
affectée
Priorité Priorité de la tâche à faire La tâche peut avoir une priorité
qui s'échelonne de 1 (priorité
basse) à 5 (priorité forte)
Date limite Date d'échéance de la tâche
Avancement État d'avancement en % de la
tâche
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 197
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Accéder au module A Faire
9 Se rendre dans la section Commercial (1)
10 Cliquer sur l'onglet Commercial > Un menu déroulant apparaît (2)
11 Cliquer sur le menu A Faire (3)
12 L'accès au module A Faire se fait par la liste des tâches
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 198
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Ajouter une tâche à faire
1 Accéder au module A Faire
2 Affichage du formulaire d'ajout de tâche (1) et de la liste des tâches à faire (2)
3 Intéressons-nous au formulaire d'ajout de tâche (1)
4 Renseigner les différents champs du bloc A faire
PRÉCISION
Le titre doit obligatoirement être renseigné pour valider l'insertion
La date limite doit obligatoirement être renseignée
5 Renseigner le bloc Utilisateurs en cliquant sur le bouton pour ajouter des utilisateurs
auxquels sera affecter la tâche
6 Cliquer sur le bouton Ajouter pour valider l'insertion
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 199
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Modifier une tâche à faire
1 Accéder au module A Faire
2 Affichage du formulaire d'ajout de tâche et de la liste des tâches à faire
3 Intéressons-nous à la liste des tâches (1)
4 Cliquer sur le bouton en face de la tâche à modifier
5 Une fenêtre de modification de la tâche apparaît
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 200
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6 Modifier les champs souhaités
7 Cliquer sur le bouton Modifier pour valider la modification (2)
8 La fenêtre se ferme automatiquement
9 La tâche modifiée apparaît désormais dans la liste (3)
NOTA BENE
Les tâches sont classées par ordre décroissant de priorité. La tâche modifiée apparaît en
haut de la liste car sa priorité est passée à 5 lors de la modification.
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Supprimer une tâche à faire
1 Accéder au module A Faire
2 Affichage du formulaire d'ajout de tâche et de la liste des tâches à faire
3 Intéressons-nous à la liste des tâches (1)
4 Cocher la tâche à supprimer
5 Cliquer sur le bouton Supprimer en bas de la liste des tâches (2)
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 202
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Connecteur Outlook
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 203
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Présentation de l'installation du connecteur Cette documentation explique l'installation du connecteur Outlook-OBM sur des clients Outlook
version 2000, 2002(XP) ou 2003 sur Windows 2000 et XP.
Pré-requis Posséder une archive de l'installeur client
Disposer d'un serveur OBM-Sync installé
Installation
Installation interactive
PRÉCISION
L'installation nécessite que l'utilisateur ai les droits suffisants pour installer des
programmes.
1 Lancer l'installeur « outlookobm.exe » et choisissez les composants optionnels à installer :
« (C) Express ClickYes, ConnextMagic,com » : utilitaire optionnel permettant de
désactiver les alertes de sécurités Outlook au moment des synchronisations.
« Raccourcis » : raccourcis dans le menu démarrer.
2 Choisir le dossier d'installation ou garder celui par défaut :
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 204
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3 L'installation est finie
Installation avancée
Le connecteur peut être installé pour un utilisateur qui ne dispose pas des droits pour installer des
programmes.
Un administrateur de la machine lance l'installation en ligne de commande en mode interactif ou
silencieux (option /S).
> outlookobm.exe /S
Des paramètres peuvent être spécifiés dans le fichier « conf.ini ».
Un exemple de fichier de configuration est dans « conf.ini.sample ».
Si le serveur OBM-Sync est configuré en SSL il faut que :
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 205
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le fichier CA généré dans l'installation du serveur soit renommé en « cacert.pem » et mit
dans le répertoire où est exécuté l'installeur ;
l'adresse du serveur soit en https.
Le connecteur sera installé pour tous les utilisateurs de la machine.
Configuration du connecteur Pour être utilisé sous Outlook le connecteur doit être configuré. La configuration se fait dans la
page de configuration du connecteur dans les options d' Outlook, accessible à partir du menu
« outils/options/onglet OBM ».
Serveur
Adresse du serveur : « https://machine/obm-sync/services » ou « machine » est le nom
de la machine où la partie serveur a été installée.
Utilisateur : login OBM de l'utilisateur. Attention dans le cas où le multidomaine est activé
dans OBM le login est de la forme : loginObm@nomdudomaine (exemple [email protected]).
Mot de passe : mot de passe OBM de l'utilisateur.
Synchronisation
Conflits : Règle générale de résolution des conflits potentiels, client dominant ou serveur
dominant.
Synchronisation automatique : Période de synchronisation paramétrable
Case à cocher : Fermer la fenêtre de synchronisation automatiquement si aucune erreur n'a
été rencontrée.
Multi-utilisateurs OBM
Souscription aux agendas des personnes que l'on veut gérer selon les droits définis dans OBM.
Réinitialiser
Supprime toutes les données OBM stockées dans Outlook, les modifications non synchronisées seront
perdues.
A propos
Fenêtre récapitulant des informations à propos du connecteur comme le numéro de version
installée.
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 206
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Désinstallation du connecteur La désinstallation se fait par le programme “Uninstall.exe” accessible :
dans le menu démarrer (si l'option “Raccourcis” a été choisie à l'installation)
ou dans le dossier où le connecteur a été installé
ou dans « Ajout suppression de programmes » dans le panneau de configuration Windows.
Dans le cas où le connecteur a été installé par un administrateur, pour supprimer complètement le
connecteur l'administrateur doit exécuter lui aussi le désinstalleur.
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 207
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Introduction à l'utilisation du connecteur OBM est une application permettant de gérer des contacts, sociétés,agenda partagé, ... Il est
accessible par un navigateur internet (Mozilla Firefox, Internet Explorer, ...). Nous désignerons
,dans la suite de cette documentation, cet accès par « OBM web ».
Le connecteur Outlook – OBM est un module additionnel de Outlook qui permet de manipuler les
données partagées stockées sur le serveur OBM.
Premier lancement Lors du premier lancement de Outlook après l'installation du connecteur une fenêtre apparaît
demandant de configurer le connecteur Outlook.
Les nouveaux éléments visibles sont :
1. un bouton de synchronisation : qui permet de synchroniser les contacts, utilisateurs,
tâches et rendez-vous avec OBM ;
2. un dossier OBM Contacts : qui contient les contacts OBM ;
3. un dossier OBM Utilisateurs : qui contient les utilisateurs OBM ;
4. un dossier OBM Tâches : qui contient vos tâches OBM.
Une nouvelle page est présente dans la fenêtre d'option, elle permet de :
configurer l'accès au serveur OBM : (cf chapitre 2);
configurer les synchronisations : ( cf chapitre 3.1) ;
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souscrire à des agendas : (cf chapitre 3.5.1) ;
accéder à des fonctionnalités avancées : (cf chapitre 4) ;
avoir des informations sur le connecteur Outlook (version du connecteur par exemple).
La configuration demandée au démarrage se fait dans cette page en configurant l'accès au serveur
OBM avec :
le nom d'utilisateur OBM : de la forme [email protected],
le mot de passe OBM.
Synchronisations
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https://mon-serveur/obm-sync/services
Une synchronisation permet de récupérer les dernières versions des données partagées et d'envoyer
aux autres utilisateurs les modifications faîtes.
Par exemple lors d'une synchronisation vous pouvez :
récupérer un contact créé dans OBM web,
envoyer un contact que l'on a créé,
récupérer un rendez-vous que dont on est le participant,
envoyer un rendez-vous à un utilisateur.
Paramétrage
Différentes options sont paramétrables dans la fenêtre de configuration des synchronisations :
1. la politique générale de gestion des conflits : un conflit de synchronisation peut arriver
lorsque depuis la dernière synchronisation vous avez modifié une donnée partagée et qu'elle
a été aussi modifiée sur le serveur :
- si la résolution est « client dominant » c'est votre version qui l'emporte,
- si la résolution est « serveur dominant » c'est la version du serveur qui l'emporte;
2. la synchronisation périodique : la synchronisation peut être déclenchée périodiquement
et automatiquement en choisissant un intervalle ;
3. la fermeture automatique de la fenêtre de synchronisation : si la case est cochée la
fenêtre de synchronisation se fermera automatiquement s'il n'y a pas eu d'erreur pendant la
synchronisation (il est conseillé de cocher cette case si la synchronisation périodique est
activée).
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Contacts
Pour manipuler les contacts OBM, il faut le faire dans le dossier OBM Contacts.
Il est possible de :
créer un contact privé ou public : créer le contact et cocher ou non la case privé, un
contact privé n'est visible que pour celui qui l'a créé dans Outlook et dans OBM web ;
modifier un contact ;
supprimer un contact : il est en fait archivé, non visible dans Outlook mais visible dans
OBM web avec un état archivé.
Tâches
Pour manipuler les tâches OBM il faut le faire dans le dossier OBM Tâches.
Il est possible de :
créer une nouvelle tâche personnelle ;
modifier une tâche, par exemple sa complétion ;
supprimer une tâche.
Utilisateurs
NOTE
Les utilisateurs OBM sont dans le dossier OBM Utilisateurs et ne sont pas modifiables.
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Calendriers
1.1.1 Souscrire à des agendas
Pour utiliser les agendas collaboratifs, il faut y souscrire dans la fenêtre de souscription.
Les agendas disponibles sont dans la liste de gauche :
L'icône verte indique que l'agenda est souscrit.
Vous pouvez rechercher dans la liste des disponibles en tapant dans le champ de recherche.
Pour souscrire à un agenda sélectionnez-le et cliquez sur « Souscrire ».
Les agendas souscrits sont dans la liste de droite :
Pour dé-souscrire à un agenda cliquez sur la croix rouge le précédent.
Pour dé-souscrire à tous les agendas cliquez sur « Réinitialiser ».
Chaque agenda souscrit est lié à un dossier agenda dans Outlook :
Le dossier « Calendrier » est renommé en votre « Nom Prénom (login) [L/E] »
Les autres agendas souscrits sont sous lui, nommés « Nom Prénom (login) [droits] »
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REMARQUE
Lors de la première utilisation il faut souscrire à son agenda.
1.1.2 Manipuler des rendez-vous
Pour manipuler l'agenda d'une personne il faut se placer dans le dossier lui correspondant.
Les opérations possibles sont :
Créer un rendez-vous : créer un nouveau rendez-vous avec un sujet, une date de fin, une
description, une récurrence, ...
Créer un rendez-vous avec des participants : cliquer sur le bouton inviter dans la fenêtre
d'édition du rendez-vous, et sélectionner les participants dans le carnet d'adresses « OBM
Utilisateurs »
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Changer le statut d'un rendez-vous : dans la fenêtre d'édition d'un rendez-vous, se rendre
dans la liste en haut à gauche et changer le statut en accepté/attente/refusé pour le
participant dans l'agenda duquel vous êtes.
Modifier un rendez-vous
Supprimer un rendez-vous
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REMARQUES
Les rendez-vous privés ne sont visibles que par leur créateur.
Vous ne pouvez créer, modifier, supprimer, changer le statut d'un rendez-vous que si vous le
faîtes dans un agenda où vous avez les droits d'écriture.
Avancé Des fonctionnalités avancées sont disponibles :
1. Importer : Permet d'importer les rendez-vous dans le dossier Calendrier qui étaient là avant
l'installation du connecteur dans OBM.
2. Réinitialiser : Permet de dé-souscrire à tous les agendas souscris, vider les dossiers OBM
Contacts, OBM Tâches et OBM Utilisateurs. Lors de prochaines synchronisations, les données
seront toutes récupérées depuis le serveur.
PDA Les PDA (Windows Mobile, Palm, Nokia, ...) proposent des solutions de synchronisation avec
Microsoft Outlook.
Il est important que Outlook soit démarré (fenêtre visible) quand ces synchronisations sont réalisées
pour que les modifications faîtes sur un PDA soit synchronisées avec OBM.
REMARQUE
Si une synchronisation ActiveSync est lancée alors que la fenêtre de Outlook n'est pas
ouverte, elle est ouverte par le connecteur.
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Connecteur PDA Funambol
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1 Funambol
1.1 Présentation
Funambol est une suite logicielle permettant la synchronisation de données telles qu'un carnet
d'adresses, un calendrier ou des emails, entre plusieurs ordinateurs et/ou périphériques portables
(PocketPC, Smartphone, iPod, ...). Il fait donc partie des logiciels de type PIM (Personal Information
Manager), acronyme qui désigne par extension les données personnelles gérées.
Funambol comprend :
un serveur de synchronisation des données (Data Synchronization Server),
un serveur de gestion des périphériques mobiles (Device Management Server),
des connecteurs permettant l'interaction avec des systèmes de fichiers, des bases de
données ou des applications tierces,
des plug-ins pour synchroniser les données depuis des clients qui peuvent être des
applications (Outlook, Thunderbird, ...) ou des périphériques mobiles (PocketPC,
BlackBerry, ...),
un kit de développement pour créer des applications clientes (plug-ins) ou ajouter des
fonctionnalités au serveur.
Funambol est entièrement développé en Java et repose sur le protocole standardisé SyncML (dont le
nom est désormais OMA). C'est un logiciel commercial qui est également proposé sous forme d'une
édition open-source : la Community Edition. C'est cette version que ce guide vous propose d'installer
et de paramétrer.
1.2
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 217
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2 Installation et configuration du plugin Funambol pour
PDA Windows Mobile
Pour qu'un PDA Windows Mobile 2005 Pocket Pc/Smartphone puisse se connecter à l'interface de
synchronisation, il faut installer un plug-in Funambol.
Le plugin Funambol que vous installez sur votre PocketPC (ou votre Smartphone) vous permet de
synchroniser vos données avec votre serveur (OBM-SYNC + Funambol).
2.1 Pré-requis
Le PDA est de type Windows Mobile 2005 Pocket Pc/Smartphone.
Le logiciel « ActiveSync » est installé et configuré sur le PC Windows (2000, XP, VISTA) qui servira à
l'installation comme décrit plus bas.
Le PDA doit être configuré pour accéder au réseau de l'entreprise par connexion PC, WIFI ou GPRS.
2.1.1 Installation
1 Téléchargez et installez le client pour :
PocketPC (.cab) : http://download.forge.objectweb.org/sync4j/funambol-pocketpc-wm5-
plugin-6.0.18.cab
PocketPC (.exe) : http://download.forge.objectweb.org/sync4j/funambol-pocketpc-wm5-
plugin-6.0.18.exe
Smartphone (.cab) : http://download.forge.objectweb.org/sync4j/funambol-smartphone-
wm5-plugin-6.0.17.cab
Smartphone (.exe) : http://download.forge.objectweb.org/sync4j/funambol-smartphone-
wm5-plugin-6.0.17.exe
2.1.2 Configuration et utilisation
1 Exécutez l'application Funambol sur votre PocketPC / Smartphone.
2 Configurez votre compte (Menu / Account) de la manière suivante :
Server location : https://mon-serveur/funambol/ds (remplacez mon-serveur par l'adresse
IP de votre serveur)
Username : (remplacez par l'utilisateur que vous avez précédemment créé dans le module
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d'administration)
Password : (même remarque que pour Username)
3 Configurez les paramètres de synchonisation (Menu / Sync Settings) en cochant les
éléments que vous voulez synchroniser avec votre serveur :
Contacts : vos contacts
Calendar : votre calendrier
4 Lancez une synchronisation en cliquant sur le bouton Sync All
5 Vous pouvez ensuite vérifier que votre client a bien été ajouté à la liste (menu Devices) en
consultant le module d'administration du serveur. Le lien avec l'utilisateur a également été
créé (menu Principals)
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https://mon-serveur/funambol/ds
3 Installation et configuration du plugin Funambol pour
PDA Symbian
3.1 Pré-requis
Le PDA est de type Symbian S60.
Le PDA doit être configuré pour accéder au réseau de l'entreprise par connexion PC, WIFI ou GPRS.
3.2 Installation
Aucune installation est nécessaire, la synchronisation se fait directement entre le PDA et le serveur
de synchronisation.
Aucun plugin n'est nécessaire.
3.3 Configuration et utilisation
1 Dans le menu général, se rendre dans Connectivity > Sync
2 Sélectionner les Contacts et cliquer sur le bouton Options
3 Cliquer sur le New Sync Profile
4 Démarrage de l'assistant
5 Renseigner le Profile Name
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6 Renseigner la version du serveur
7 Sélectionner Contacts et Calendrier dans les éléments à synchroniser
8 Renseigner la source de données pour les contacts
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9 Renseigner la source de données pour le calendrier
10 Sélectionner le mode de connexion Internet ou Bluetooth
11 Renseigner l'adresse du serveur de synchronisation
12 Renseigner le nom d'utilisateur : login@domainname
13 Renseigner le mot de passe
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14 Terminer et activer le profil
15 Lancez une synchronisation en cliquant sur Options > Synchronise
Installation et configuration du plugin Funambol pour
PDA PALM
3.4 Pré-requis
Le PDA nécessite un PALM OS version 5.
Le PDA doit être configuré pour accéder au réseau de l'entreprise par connexion PC, WIFI ou GPRS.
3.5 Configuration et utilisation
Comme pour les PDA Windows Mobile et Symbian, voici la liste des éléments à renseigner pour
configurer votre PDA PALM :
Configurer un nouveau profil de synchronisation
Renseigner la source de données pour la synchronisation des contacts
Renseigner la source de données pour la synchronisation du calendrier
Renseigner le mode de connexion au serveur de synchronisation
Renseigner le nom d'utilisateur et le mot de passe
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Connecteur Thunderbird
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Environnement d'installation
Cette documentation explique l'installation du connecteur Thunderbird-OBM sur un client
Thunderbird en version 2.0 sous Windows et Linux.
Pré-requis
Avoir un serveur OBM-sync installé
Avoir le client Thunderbird installé
Posséder les modules complémentaires Lightning-0.5 et Thunderbird-OBM-1.3
Installation des modules complémentaires
Il est nécessaire d'installer les modules Lightning et Thundebird-OBM :
16 Démarrer le client Thunderbird,
17 Il faut aller dans le menu Outils puis cliquer sur Modules complémentaires ,
18 Une fois dans l'assistant, il faut cliquer sur installer :
19 Il apparaît ensuite une fenêtre pour installer le module complémentaire voulu,
20 Sous Windows, installer le module Lightning-0.5.win32.xpi
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21 Sous Linux, installer le module Lightning-0.5-tb-linux.xpi
22 Il faut ensuite lancer l'installation
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 226
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23 Une fois le module installé, on obtient cette fenêtre
24 Il faut ensuite répéter cette séquence pour le module Thunderbird-OBM puis redémarrer
Thunderbird.
25 On peut vérifier au redémarrage que les modules sont bien installés dans le menu Outils,
puis module complémentaires. Si les modules sont correctement installés, on obtient cette
fenêtre :
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Configuration du connecteur
Afin de synchroniser l'agenda, il faut configurer le connecteur. Pour cela, il faut aller dans le menu
Edition puis Préférences sur l'onglet OBM :
La configuration minimale, nécessite de renseigner au moins la partie connexion au serveur et la
souscription à un agenda. La configuration de la connexion au serveur se fait en cliquant Serveur.
Une fenêtre apparaît où il faut renseigner :
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l'url de connexion su serveur de synchro : https://obm/obm-sync/services
le nom de l'utilisateur : sebastien.pose
le mot de passe de l'utilisateur
Ensuite il faut cliquer sur Souscrire pour s'abonner à un agenda. il faut donc cocher ceux que
souhaite avoir dans la liste des agendas proposés.
D'autres options sont disponibles, comme la configuration de la synchronisation en cliquant sur
Synchronisation pour savoir si l'on fonctionne en mode Client dominant ou en Serveur dominant.
Il est également possible de synchroniser automatiquement à la fermeture de Thunderbird.
Enfin, si vous avez besoin d'un proxy pour accéder à l'url de connexion, il faudra le spécifier dans la
configuration de Thunderbird dans l'onglet Avancé puis Réseau et espace disque dans le cadre
connexion en cliquant sur Paramètres de connexion.
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https://obm/obm-sync/services
Enfin, afin de faciliter la synchronisation, il faut ajouter un bouton synchroniser dans la barre de
menu. Pour cela, il faut faire un clic droit sur la barre de menu puis cliquer sur Personnaliser. On
peut alors glisser le bouton Synchroniser dans la barre d'outils.
La configuration du connecteur est alors terminée et la création d'événements et la synchronisation
peuvent être effectuées.
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Introduction à l'utilisation du connecteur OBM est une application permettant de gérer des contacts, sociétés,agenda partagé, ... Il est
accessible par un navigateur internet (Mozilla Firefox, Internet Explorer, ...). Nous désignerons
,dans la suite de cette documentation, cet accès par « OBM web ».
Le connecteur Thunderbird – OBM est un module additionnel de Thunderbird qui permet de
manipuler les données partagées et stockées sur le serveur OBM.
Premier lancement Suite à l'installation du connecteur Thunderbird et au module Lightning, de nouveaux éléments sont
visibles :
1. un bouton de synchronisation : qui permet de synchroniser les contacts, utilisateurs,
tâches et rendez-vous avec OBM ;
2. une fenêtre agenda et tâches;
3. un carnet d'adresses OBM-Contacts : qui contient les contacts OBM;
4. un carnet d'adresses OBM-Utilisateurs : qui contient les utilisateurs OBM.
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 231
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Une nouvelle page est présente dans la fenêtre d'option, elle permet de :
configurer l'accès au serveur OBM;
configurer les synchronisations;
souscrire à des agendas;
réinitialiser les options;
paramétrer la synchronisation automatique à la fermeture de l'application.
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 232
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Configuration du serveur
1 Cliquer sur le bouton Serveur... de la fenêtre des Options
2 La configuration du serveur se fait dans cette page en configurant l'accès au serveur OBM
avec :
le nom d'utilisateur OBM : de la forme [email protected],
le mot de passe OBM.
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 233
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Synchronisations
Une synchronisation permet de récupérer les dernières versions des données partagées et d'envoyer
aux autres utilisateurs les modifications faîtes.
Par exemple lors d'une synchronisation vous pouvez :
récupérer un contact créé/modifié dans OBM web,
envoyer un contact qui a été créé/modifié,
récupérer un rendez-vous dont on est le participant,
envoyer un rendez-vous à un utilisateur.
récupérer des tâches créées/modifiées dans OBM web
envoyer des tâches créées/modifiées dans Thunderbird
récupérer les utilisateurs créés/modifiés dans OBM web
Paramétrage
Différentes options sont paramétrables dans la fenêtre de configuration des synchronisations :
1. la politique générale de gestion des conflits : un conflit de synchronisation peut arriver
lorsque depuis la dernière synchronisation vous avez modifié une donnée partagée et qu'elle
a été aussi modifiée sur le serveur :
- si la résolution est « client dominant » c'est votre version qui l'emporte,
- si la résolution est « serveur dominant » c'est la version du serveur qui l'emporte;
Contacts
Pour manipuler les contacts OBM, il faut se rendre dans le gestionnaire des carnets d'adresses et
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 234
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sélectionner le carnet d'adresses OBM-Contacts.
Il est possible alors de :
créer un contact privé: créer le contact dans le carnet d'(adresses OBM-Contacts, le
contact ne sera alors visible que pour celui qui l'utilisateur qui l'a créé dans Thunderbird et
dans OBM web ;
modifier un contact ;
supprimer un contact : il est en fait archivé, non visible dans Thunderbird mais visible dans
OBM web avec un état archivé.
Tâches
Pour manipuler les tâches OBM, il faut au préalable souscrire à son agenda. Ensuite créer une tâche
en cliquant sur le bouton Nouvelle Tâche dans la barre de boutons.
Il est possible de :
créer une nouvelle tâche personnelle ;
modifier une tâche ;
supprimer une tâche.
Utilisateurs
NOTE
Les utilisateurs OBM se trouvent dans le carnet d'adresses OBM-Utilisateurs et ne sont pas
modifiables.
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 235
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Calendriers
1.1.1 Souscrire à des agendas
Pour utiliser les agendas collaboratifs, il faut y souscrire dans la fenêtre de souscription.
Cocher l'agenda auquel vous souhaitez souscrire puis cliquer sur OK.
REMARQUE
Deux icônes apparaissent devant les agendas disponibles :
une icône avec un oeil signifiant que vous avez les droits de lecture sur cet agenda
une icône avec un stylo signifiant que vous avez les droits d'écriture seulement ou d'écriture
et lecture
Les agendas auxquels vous aurez souscris apparaissent dans la fenêtre des agendas à gauche et
nommé de la façon suivante « [OBM] Prénom Nom»
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1.1.2 Manipuler des rendez-vous
Pour manipuler l'agenda d'une personne il faut sélectionner l'agenda correspondant dans la fenêtre
des agendas disponibles.
Les opérations possibles sont :
Créer un rendez-vous : créer un nouveau rendez-vous avec un sujet, une date de fin, une
description, une récurrence, ...
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 237
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Créer un rendez-vous avec des participants : cliquer sur le bouton participants dans la
fenêtre de création d'un nouvel évènement, et sélectionner les participants dans le carnet
d'adresses « OBM Utilisateurs »
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Saisissez dans la colonne de gauche les participants que vous souhaitez ajouter au rendez-
vous. Le champ de saisi est renseigné en auto-complétion en fonction des premières lettres
tapées dans le champ.
REMARQUE
L'interface ne propose pas encore les créneaux libres pour les participants renseignés.
Modifier un rendez-vous
Supprimer un rendez-vous
REMARQUES
Les rendez-vous privés ne sont visibles que par leur créateur.
Vous ne pouvez créer, modifier, supprimer, changer le statut d'un rendez-vous que si vous le
faîtes dans un agenda où vous avez les droits d'écriture.
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Utilisation du webmail
IMP
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1. Connexion au webmail
3 Cliquer sur le bouton "Webmail" .
4 La page d''authentification du Webmail s'affiche
5 Renseigner le nom d'utilisateur et le mot de passe communiqués par l'administrateur
6 Cliquer sur le bouton Connexion (1)
7 Si le nom d'utilisateur et le mot de passe sont corrects, l'utilisateur accède à la boîte de
réception
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 241
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2. L'interface du webmail
Cette page s'affiche une fois que l'utilisateur a renseigné le nom d'utilisateur et le mot de passe
correct dans la page d'authentification.
Menu déroulant
> Accéder aux sous-menus du menu Courrier
Pour cela, cliquer sur le menu Courrier (1), le menu déroulant
apparaît et permet à l'utilisateur de :
rédiger un message en cliquant sur le sous menu Nouveau
message;
rechercher un message présent dans la boîte de réception,
dans des dossiers virtuels ou dans les boites aux lettres
partagées.
retrouver les messages précédemment envoyés (2).
> Accéder aux sous-menus du menu Options
Pour cela cliquer sur le menu Options (3), le menu déroulant apparaît et permet à l'utilisateur de :
modifier ses options globales;
modifier ses options courrier.
> Se déconnecter du webmail IMP
En cliquant sur le menu Déconnexion (5), l'utilisateur sort du webmail et est redirigé vers la page
de connexion au webmail.
> Réduire le menu déroulant
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 242
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Pour cela cliquer sur le bouton (4), le menu déroulant se rabat sur la gauche et laissant place ainsi à
la barre d'actions et à la partie centrale.
Partie centrale
La partie centrale du webmail présente l'ensemble des e-mails contenus dans la boîte de réception
de l'utilisateur.
Ces e-mails peuvent avoir un état différent (1), chaque état est associé à une couleur différente
dans la liste :
e-mail vu
e-mail non lu
e-mail répondu
e-mail supprimé
e-mail brouillon
e-mail ayant une haute importance
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Barre des actions
Cette Cette barre d'actions reprend les actions principales qui sont présentes dans le menu
déroulant de gauche à savoir :
l'accès à la boîte de réception (1)
la création d'un nouveau message (2)
la gestion des dossiers (3)
la recherche d'un message (4)
la récupération du courrier (5)
l'accès à l'aide (6)
la déconnexion (7)
l'accès rapide aux dossiers : l'utilisateur peut à l'aide de cette liste déroulante sélectionner
le dossier auquel il souhaite accéder. Cette liste déroulante reprend l'arborescence des
dossiers existants.
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 244
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3. Les différentes fonctionnalités
1. Manipulation des e-mails reçus ou envoyés
1.1.1 > Visualisation des e-mails reçus ou envoyés
cliquer sur "Courrier" (1);
ou
cliquer sur "sent-mail" dans le sous-menu du menu "Courrier" (2).
Les e-mails sont présentés sous forme de liste dans la partie centrale de l'interface. Les messages
apparaissent d'une façon différente en fonction de leurs états. Les messages consultés apparaissent
avec une couleur de fond blanche. Ceux qui n'ont pas encore été consultés apparaissent avec un
fond mauve et en gras.
> Récupérer les e-mails en rétention
Il est possible de récupérer les e-mails en attente sur le serveur et qui n'apparaissent pas encore
dans la boîte de réception.
Cliquer sur le bouton Récupération du courrier (1) dans la barre d'actions
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 245
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> Supprimer un ou plusieurs e-mails
Cocher le/les e-mails à supprimer (1) puis cliquer sur "Supprimer" (2).
> Copier ou déplacer un ou plusieurs e-mails
Cocher le/les e-mails à copier ou déplacer (1);
sélectionner le dossier destination (2);
cliquer sur "Déplacer" ou "Copier" (3).
Documentation utilisateurs OBM version 2.0 – Projet Messagerie INSERM - page 246
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2. Rédaction d'un message
1 Cliquer sur le bouton Nouveau message (1) de la barre d'actions ou sur le sous-menu
Nouveau message du menu Courrier (2)
2 Une fenêtre de rédaction de message apparaît
Documentation utilisateurs OBM version 2.1 – Projet Messagerie INSERM - page 247
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3 L'utilisateur peut alors :
renseigner les destinataires : champ A (3);
renseigner le sujet du message : champ Sujet (4);
renseigner le contenu du message : champ Texte (5);
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attacher des fichiers au message (6);
insérer des caractères spéciaux dans le contenu du message (7).
3. L'utilisation du champ De
Ce champ correspond à l'adresse e-mail de l'émetteur du message.
4. L'utilisation du champ A
Ce champ correspond aux adresses e-mail des destinataires qui doivent recevoir le message. Si
plusieurs adresses e-mail sont renseignées, elles doivent être séparées par une virgule.
5. L'utilisation du champ Cc
Ce champ correspond au(x) destinataire(s) qui doivent recevoir une copie conforme du message. Si
plusieurs adresses e-mail sont renseignées il faut s'assurer de les séparer par une virgule.
Les copies conformes sont généralement envoyées à des destinataires autres que ceux directement
inscrits dans le champs 'A', mais qui sont peut-être indirectement concernés par le sujet du
message.
Tous les destinataires qui recevront le message, qu'ils soient inscrits dans le champ 'A:' ou 'Cc:',
peuvent consulter la liste entière des deux types de destinataire.
6. L'utilisation du champ Cci
Ce champ correspond à ou aux adresses de ceux qui doivent recevoir une copie conforme invisible
ou cachée. Si plusieurs adresses sont renseignées dans ce champ il faut s'assurer de séparer chaque
adresse par une virgule.
Les copies conformes invisibles sont généralement envoyées à des destinataires autres que ceux qui
sont directement concernés par le sujet du message et qui doivent prendre connaissance du
message SANS que les autres destinataires ne sachent que ce message leur a été envoyés.
Ainsi, seul l'émetteur et le destinataire qui doit recevoir cette copie invisible ont connaissance de
l'envoi d'une copie de ce message.
7. L'utilisation du champ Sujet
Ce champ correspond à l'intitulé du message. Le sujet doit être court, simple et explicite.
Le sujet est le seul moyen simple, pour l'émetteur et les destinataires, de connaître rapidement le
contenu du message.
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Ce champ est copié lorsque l'on répond ou lorsque l'on fait suivre un message. Ceci permet de faire
un suivi organisé d'une conversation.
Si une réponse comprend de nouvelles idées, il est possible d'ajouter de simples modifications à ce
même sujet pour que les destinataires du message puissent suivre son évolution.
8. Attacher une pièce jointe au message
Le webmail permet de rédiger des messages auxquels on peut joindre des documents ou des
fichiers.
Étape 1 : Renseigner le chemin d'accès au fichier
Renseigner le chemin du fichier (où se trouve ce fichier), ou cliquer sur le bouton "Parcourir", pour
ensuite sélectionner le fichier à attacher. Le chemin du fichier apparaîtra alors dans le champ
"Pièces Jointes".
Étape 2 : Joindre le fichier
Pour cela, cliquer sur le bouton "Joindre", le nom du fichier ainsi que la taille du fichier sera ajouté
à la liste des pièces jointes. Il est important de savoir que pour un fichier de grosse taille, ou pour
une connexion Internet moins rapide, le procédé d'attachement au message peut prendre un certain
temps. Il faut alors être patient et attendre que le processus soit terminé avant de continuer.
9. Supprimer une pièce jointe
Pour supprimer un fichier attaché dans la liste des pièces jointes :
Étape 1 : Sélectionner le fichier à supprimer
Cocher la case à côté du nom du fichier à supprimer
Étape 2 : Cliquer sur le bouton
Cliquez sur le bouton "Supprimer pièce(s) jointe(s)".
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10.Les actions
1.1.2 > Action Envoyer message
Le bouton 'Envoyer message' permet de faire parvenir le message au(x) destinataire(s). Il faut
s'assurer du contenu et des destinataires du message avant de cliquer sur ce bouton, puisqu'une fois
le message envoyé, il n'est plus possible d'annuler l'opération.
1.1.3 > Action Enregistrer brouillon
Le bouton 'Enregistrer le brouillon' permet de placer un message non-terminé en attente dans un
dossier brouillon (Options -> Rédaction de message), accessible directement via l'option 'Dossiers' du
menu principal. Il est possible de terminer ces messages en accédant à ce dossier. Il faut s'assurer
de spécifier un sujet aux messages brouillons pour pouvoir les identifier plus facilement par la suite.
Après avoir sauvegarder un message comme brouillon, l'utilisateur est automatiquement redirigé
vers le dernier dossier ouvert.
1.1.4 > Action Annuler le message
Le bouton 'Annuler le message' abandonne la rédaction du message, et redirige vers le dernier
dossier ouvert.
1.1.5 > Option Copie dans
Cette option permet de sauvegarder le message dans le dossier de messages envoyés. Il est toujours
intéressant de procéder de la sorte pour avoir une vue de ce qui a été fait, et ce qui a été dit.
Il n'est toutefois pas nécessaire de sauvegarder tout les messages de cette façon, puisqu'il est fort
probable que le quota personnel soit atteint en peu de temps. Il sera alors impossible de recevoir
des messages.
Il est aussi possible d'activer cette option par défaut dans les Options (Options -> Rédaction de
message). Il est aussi conseillé de faire régulièrement le ménage du dossier de messages envoyés.
> Option Développer les noms
Cliquer sur "Développer les noms" pour associer automatiquement les noms partiels des
destinataires ( dans le champs A:, CC: ou Bcc:), à leur adresse de courrier personnelle. Pour utiliser
cette option, il doit y avoir au moins une entrée dans le carnet d'adresses.
> Option Pièces Jointes
Cliquer sur "Pièces Jointes" pour visualiser, au bas de la page, la liste de fichiers attachés au
message, ou encore pour y joindre une autre pièce.
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11.Effectuer une recherche
1 Cliquer sur le bouton Recherche (1) de la barre d'actions ou sur le sous-menu Recherche du
menu Courrier (2)
2 Différentes options de recherche apparaissent dans l'interface principale
L'interface de recherche comprend 3 parties :
Les boutons d'envoi ou de remise à zéro de la recherche (1);
Le ou les mots à rechercher ainsi que les caractéristiques de la recherche (2);
L'enregistrement de la recherche dans un dossier (3).
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3 Cliquer dans la liste déroulante "Choissisez un champ" et sélectionner le champ ou doivent
se trouver le ou les mots à chercher. Il est possible de refaire plusieurs fois cette
manipulation pour effectuer une recherche dans plusieurs champs en même temps ou dans
l'un des champs sélectionner (1);
4 Sélectionner le ou les étiquettes du message recherché (2);
5 Sélectionner le ou les dossiers du message dans lesquels la recherche doit s'effectuer (3);
6 Cliquer sur "Envoyer" (4).
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12.Gestion des dossiers
1 Accéder aux dossiers en cliquant sur le bouton Dossiers de la barre d'actions (1)
2 Affichage de l'explorateur de dossiers
3 Après avoir sélectionner le ou les dossiers (2), plusieurs actions sont disponibles dans la liste
déroulante (3) pour agir sur ces dossiers :
Créer, renommer ou supprimer un dossier;
Vérifier les messages d'un dossier : cette action permet de vérifier si de nouveaux messages
ont été envoyés sur le dossier depuis la dernière vérification
Télécharger les messages d'un dossier : cette action de télécharger l'ensemble des messages
d'un dossier dans un fichier .mbox (le nom du fichier est celui du dossier par défaut)
Vider les messages d'un dossier : cette action permet de détruire l'ensemble des messages
du dossier.
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