SMERNICE I TRIKOVI ZA RAZVOJ PREDLOGA PROJEKTA

Napomena: ovaj jednostavan „priručnik” nastao je sa idejom da učesnicima/cama treninga omogući da se dodatno informišu o ključnim koracima u razvoju predloga projekta. Naziv: TRENING ZA PISANJE PREDLOGA PROJEKATA – „OD IDEJE DO REALIZACIJE“ Mesto: online (webex platforma) Učesnici/e: profesori i roditelji (lideri i članovi/ce klubova Srbije u pokretu) Datum: subota 23. jul 2016. Vreme: od 13.30h do 15h Trener: Deniz Hoti, izvršni direktor udruženja Connecting iz Pančeva Kontakt: denizht@hotmail.rs

Kako funkcionišu

nacionalni

programi?

Kako da

identifikujemo

odgovarajući

konkurs?

Kreiranje

background

dokumenta?

Razvijanje

predloga

projekta

Kreiranje foldera

projektnog

okruženja?

Kreiranje

projektnog tima i

konzorcijuma

Evaluacija

predloga

projekta

Slanje

projektnog

predloga

Projektna ideja! Istraživanje i analiza Analiza interesnih grupa

Identifikacija odgovarajućeg konkursa Koncept projekta

Analiza projektnog okruženja i izrada background dokumenta Traženje partnera

Konzorcijum i projektni tim Predlog projekta Eksterna evaluacija projektnog predloga

Ključni koraci u razvoju predloga projekta

UVOD SMERNICE I TRIKOVI ZA RAZVOJ PREDLOGA PROJEKTA je naš mali zajednički „projekat“, koji je nastao zahvaljujući vašem aktivizmu, želji i nadi! Ovom prilikom želim da se zahvalim VAMA i VAŠOJ odlučnosti, borbi i trudu, takođe koristim priliku da se zahvalim svojim prijateljicama i vašim mentorkama Gorani i Sanji na ukazanom poverenju i još jedno hvala ide na račun naše Srbije u pokretu. Moje ime je Deniz Hoti i kada bolje razmislim sve što sam naučio u, i , o životu, naučio sam zahvaljujući projektima. Naš životni projekat je Connecting, udruženje građana koje smo osnovali pre skoro 4 godine u Pančevu. Kao predsednik i izvršni direktor udruženja imao sam priliku da razvijem i vodim različite projekte, upoznam divne ljude i da na kraju krajeva radim ono što volim. Takođe sam deo Srbije u pokretu jer verujem u preuzimanje odgovornosti. Demokratija se uči, a ako mene pitate društveno organizovanje je obavezna lektira! Trenutno se nalazim u Švajcarskoj, na svom životnom projektu, studijama - Empower program koji realizuje Pestalozzi fondacija uz podršku Švajcarske agencije za razvoj i UNESCA. Stoga nije ni čudo da sam u poslednjih par godina imao prilike da budem svedok, ni kriv ni dužan, na desetine različitih treninga za razvoj i implementaciju projekta. Sve lepo spakovano u par sati sa gomilom obećanja o tome kako ćete za samo 100 evra naučiti da analizirate, vodite finansije i sastanke, pregovarate, pišete, dođete do novca i ko zna šta već. I svaki put mi nekoliko pitanja prođe kroz glavu: Šta ljudi misle kako se uči pisanje projekata? Čemu služe projekti? Ko piše projekte? I fundamentalno pitanje koje želim uvek da postavim svim ljudima koji su spremni da daju 100 evra za trening je: Koja je svrha treninga za pisanje projekata? Kako bi se bolje razumeli i kako bi na kraju krajeva pričali istim jezikom dozvolite mi da ukratko odgovorim na gore postavljena pitanja:

- Pisanje projekata se uči tako što počnemo sa pisanjem projekata. I projekat može da napiše svako ko je spreman da pita i uči.

- Svrha projekta? – Pre nego što odgovorim na ovo pitanje važno je istaći da ljudi u odnosu na svoj background i socijalni statust različito percepiraju značenje projekta Ne postoji jedna univerzalna definicija. Stoga možemo da kažemo da je projekat kao i dupe , ovaj mišljenje. Svi ga imaju tj. znaju šta je. Ili možemo reći da je projekat način života - divan alat koji nam pruža mogućnost da radimo ono što volimo i što ima smisla za zajednicu.

- Prema mom mišljenju svrha treninga nije da nas nauči kako da pišemo projekte već da nas informiše o izvorima finansiranja, da nam pomogne da razumemo donatore i ostale interesne grupe, da nam da alate za analizu naše ideje i da nas uputi na relevantne partnere.

Pre nego što nastavimo biću slobodan i da se osvrnem na jedan jednostavan alat koji koristim u svakodnevnom životu.

1. Analiza

3. Akcija

2. Metodologija

Alat sadrži tri celine: Analizu, Metode i Akciju – prostor u kojem delujemo. O čemu je zapravo reč? Uzmimo primer divlje gradnje. Kako razmišlja prosečan građanin naše zemlje. Imam novac. Kupujem zemlju. Zidam kuću. Nema veze što nemam dozvolu, što zemljište nije predviđeno za gradnju stambenih objekata, što nemam sredstva za krov itd. Šta se zapravo desilo? Naš sugrađanin je nakon kratke analize počeo da deluje Akcija. Nastao je haos. 10 godina razvlačenja po sudovima i borba sa vetrenjačama. Rezultat - izgubljeno vreme. Kako ovu priču možemo da povežemo sa razvijanjem projekata? Da bi projekat bio uspešan neophodno je da analiziramo naše okruženje, da identifikujemo potrebe ciljne grupe sa kojom želimo da radimo. Neophodno je da kroz analizu prepoznamo problem. Eto ideje koja taj isti problem želi da reši. Samo pisanje projekata predstavlja razvoj metodologije koja će nam omogućiti da sistematki delujemo kako bi na kreativan način rešili problem u našoj zajednici i zadovoljili ili kreirali potrebu za našu ciljnu grupu. Rezultat sistematsko rešavanja problema. Održivost. Svi srećni. Ideja ili.. Postoje različiti motivi za pokretanje projekta: poslovni razvoj , inovacije u proizvodnji , uslugama ili tržištima , rešavanje nekih problema u zajednici , unapređenje regulative ili razvoj karijere , svaki od njih može biti validan . Međutim i da su motivi isključivo filantropski i da projekat pruža dobre izglede za postizanje svojih ciljeva ili visok povraćaj na investicije sa minimalnim rizicima, to još uvek ne znači da je ideja dobra za finansiranje iz nacionalnih fondova. Obično je sasvim suprotno . Da biste odredili da li je vaša projektna ideja pogodna morate dobro da proučite smernice/zahteve poziva fondova. Za nove pisce, česta greška je psihološka orijentacija prema sopstvenim idejama/ili potrebama, dok se uspešni pisci (eksperti) fokusiraju na interese donatora. Pisanje predloga projekta samo je jedan korak u procesu traženja granta i to nije korak koji će Vam oduzeti najviše vremena. Daleko je više vremena potrebno za analiziranje:

1. Stejkoholdera/Instrument-Power interest grid;Matrix važnosti i uticaja

2. Relevantnih dokumenata

3. Prikupljanja relevantnih podataka

4. Istraživanje problema/Instrument-Drvo problema

5. Definisanje ciljeva/Instrument-Drvo ciljeva

6. Definisanje strategije i mogućih rešenja

7. Pronalaženje adekvatnih partnera

....

*Otuda i dolazimo do zaključka da samo pisanje predloga projekta, grubo procenjeno, predstavlja jednu trećinu ukupnog opterećenja.

KAKO FUNKCIONIŠU NACIONALNI PROGRAMI

Političari

Nacionalne politike

Ministartva, Pokrajinska ministarstva,

Gradovi/Opštine

Nacionalni konkursi, Regionalni konkursi,

Lokalni konkursi

Njihov impact (uticaj)

Vaš projekat

Vaš uticaj

PREGLED NACIONALNIH PROGRAMA – IZBOR ADEKVATNOG INSTRUMENTA Mhm. Koliko bi mi život bio lakši da postoji dokument sa svim domaćim izvorima finansiranja! Sve te sate i dane bih posvetio/la razvoju... Na sreću svih nas Kalendar konkursa nije san već je java. Veliko hvala dugujemo Kancelariji za saradnju sa civilnim društvom koja nam početkom svake godine pokloni jedan takav kalendar. Nema izgovora jer u svakom trenutku znamo Kada, Ko, Koliko i Kako može da podrži naše ideje. Stoga vas molim da budete slobodni i da odete na sajt kancelarije i „skinete“ kalendar: http://civilnodrustvo.gov.rs/info-servis/konkursi/konkursi.229.html (dokument je napravljen u exelu 2003, sve novije exel verzije takođe mogu da otvore i koriste) Pretraga može da počne. Prečica za pretragu dokumenta je ctrl + f. U polje find what ukucamo na primer ključnu reč: Obrazovanje

Slika 1. Pretraga Kalendara konkursa (klikni na sliku ako želiš da vidiš sliku u punoj veličini )

Identifikovali smo konkurs na osnovnu ključne reči, u ovom slučaju obrazovanje. U pitanju je: Јавни конкурс за учешће у коришћењу финансијских средстава Министарства просвете, науке и технолошког развоја, намењеним за дотације невладиним и другим непрофитним организацијама значајним за образовање у 2016. години. Nastavljamo sa informisanjem o ciljevima konkursa, tematska oblast, vremenski rok itd.

Nakon detaljnog pregleda uvideli smo da ispunjavamo osnovne kriterijume i naš sledeći korak je odlazak na sajt donatora, u ovom slučaju to je Ministartvo prosvete, nauke i tehnološkog razvoja.

Slika 2. Analiza projektne dokumentacije

Konkretno na ovom primeru konkurs je završen i nismo u mogućnosti da apliciramo i stoga pored Teksta javnog konkursa, Projektne dokumentacije i Prijave, možemo pristupiti i sledećem dokumentima: Odluka i Lista prijavljenih i ocenjenih programa. Sugerišem da izdvojite vreme za analizu već završenih konkursa radi upoznavanja razmišljanja donatora (koji projekti imaju „prođu“) i radi analize potencijalnih partnera ili konkurenata (zavisi od našeg načina razmišljanja).

ANALIZA PROJEKTNOG OKRUŽENJA I IZRADA BACKGROUND DOKUMENTA Priprema predloga projekta u skladu sa temama predstojećih konkursa. + Zašto concept note? U cilju identifikacije adekvatnog izvora finansiranja, prvi korak je da „stavite“ vašu ideju na papir.Svrha ovog koraka je da proverite da li imate važeću projektnu ideju i ako je tako, da se pripremite za predstojeći projekat. Naredni korak je needs assessment – kroz isti dolazimo do zaključka šta je zajednici potrebno, a ne šta mi mislimo da je potrebno. Potom možemo da pređemo na opis problema ili opis potreba na koji se odnosi sam predlog projekta, onda na ciljeve vašeg projekta; kratak opis aktivnosti, vremenski okvir za aktivnosti; procenu troškova; i na kraju dolaze očekivani rezultati i analiza uticaja, gde možete ukratko objasniti ko će biti „pogođen“ sa projektom i kako. Zašto kocept note? Pomoći će vam da odlučite da li projekat treba raditi, razvijati. Odgovara na pitanje: Zašto se sprovodi projekat? Needs assessment, koraci:

1. Vreme je da analizirate projektno okruženje. Šta je analiza projektnog okruženja? To je zapravo analiza relevantne dokumentacije za vaš projekat u uključuje pregled i analizu sledećeh dokumenata:

a) Relevantne zakone b) Strategije (lokalne, regionalne, nacionalne, evropske, globalne) c) Akcione planove d) Istraživanja (na primer agencije Ujedinjenih Nacija – UNESCO itd) e) Sve ostale relevantne dokumente (artikle, emisije..)

2. Istraživanje (

a) Anketa i/ili b) Fokus grupa i/ili c) Intervju i/ili d) World cafe (ili neka druga metoda koju ćete koristiti za potrebe istraživanja)

Za svaki projekat predlažem da kreirate poseban folder – Projektno okruženje u kojem ćete prema važnosti sortirati sve relavantne dokumente. Ovaj folder, tj dokumenta moći ćete da koristite prilikom svakog narednog razvijanja projektnog predloga ukoliko projektni predlog potpada pod istu temu. ANALIZA INTERESNIH GRUPA Predstavljanje instrumenta za analizu interesnih grupa – Matrica važnosti uticaja Stejkholder je bilo koji pojedinac, grupa, agencija ili organizacija koja:

- Ima realni ili potencijalni interes u projektu - Bi mogao/la da pozitivno ili negativno utiče na projekat - Na koju realizacija projektnih aktivnosti utiče direktno ili indirektno - Na koju realizacija projektnih aktivnosti utiče pozitivno ili negativno

Analiza zainteresovanih strana (tzv. stejkholdera) je jedna od metoda koja se koristi kao pomoć planiranju projekata. Nekada se desi da se sačini projektni predlog, angažuje projektni tim, da sredstva budu odobrena, ali da je aktivnost nesprovodiva i da se, samim tim, ne može postići cilj projekta. Moramo imati u vidu da postoji čitav niz faktora koji svojim činjenjem ili nečinjenjem može ugroziti sprovođenje projekta. Zašto analiza interesnih grupa?

- Da bi se razumeli interesi, problemi, očekivanja I kapacitet onih na koje se odnosi projekat ili onih koji su nam važni za uspeh projekta

- Da bi se prepoznali rizici, konflikti i ograničenja koja mogu negativno da utiču na sprovodđenje projekta ili na aktivnosti koje su planirane

- Da bi se uspostavila partnerstva - Da bi se identifikovale i uključile u proces planiranja ranjive grupe

Šta su rezulti analize?

- Uz urađenu analizu, viši je stepen verovatnoće da će željeni projektni rezultat biti ostvaren - Projektni rezultati će biti održivi

Sada kada znamo šta su interesne grupe potrebno je da ih identifikujemo. Za ovaj korak možemo koristiti registar interesnih grupa – stejkholdera. Isti možete da skinete klikom na sliku 3.

Zatim se svaki od njih klasifikuje prema dva kriterijuma:

1) Koliko je zainteresovan za sam projekat, odnosno za problem koji želimo da rešimo projektom? 2) Koliko je važan za sprovoĎenje projekta i postizanje ciljeva projekta?

Sve možemo i grafički prikazati koristeći jednostavan alat: Matricu važnosti i uticaja. Matrica važnosti i uticaja nam prikazuje 4 grupe stejkholdera:

1) Stejkholderi sa malom zainteresovanošću za projekat i malim uticajem. Shodno tome njima ne pridajemo veliki značaj.

2) Stejkholderi sa velikom zainteresovanošću za projekat, ali malim uticajem. Njih redovno informišemo o našim namerama, projektnim aktivnostima, rezultatima..

3) Stejkholderi sa velikom zainteresovanošću za projekat i realno velikim uticajem. Njima je potrebno pokloniti najveću pažnju tokom sprovoĎenja projekta, pošto mogu prilično nepovoljno da utiču na ishod projekta. Ukoliko je to moguće uključiti ih u projekat kroz partnerstvo (planiranje,ili tokom implementacije aktivnosti, ili tokom monitoringa...)

4) Stejkholderi sa malom zainteresovanošću za projekat, ali velikim uticajem. Njih je potrebno „držati zadovoljnima”, odnosno omogućiti da imaju povoljan odnos prema projektu.

ISTRAŽIVANJE PROBLEMA – INSTRUMENT DRVO PROBLEMA

Vreme je da se pređemo na osnovne alate za pisanje projekata. Kao što smo u uvodu već naglasili svaki projekat uvek mora da bude rešenje nekog problema! Od svih elemenata predloga projekta za donatore je najvažniji opis problema. Neophodno je prvo sakupiti sve činjenice i argumente u vezi sa problemom koji se rešava. Nakon toga je potrebno da u jednom lepo napisanom logičnom sledu argumentovano objasnimo evaluatorima projekta da problem zaista postoji i da će ga baš naš projekat realizacijom unapred definisanih aktivnosti u određenom vremenskom roku rešiti. Na osnovu razumevanja šireg konteksta i ispitivanja potreba mogućih učesnika projekta, određuje se centralni problem projekta. Osnovna pitanja na koja treba odgovoriti su:

a) Koji je glavni problem kojim treba da bude rešen uz pomoć projekta? b) Koji su uzroci problema? c) Koje su posledice problema? d) Ko je najviše pogođen problemom? e) Zašto je ovaj problem značajan za potencijalne strane i za zajednicu u celini, a posebno za organizacije od

kojih se traži podrška i saradnja? U osnovi svakog dobro definisanog projekta nalazi se određeni problem koji treba rešiti. Jedna od metoda koja nam pomaže da projekat stavimo u kontekst rešavanja određenog problema je drvo problema kombinovano sa drvetom ciljeva.

UZROK nekog stanja ide ispod problema POSLEDICA nekog uticaja ide iznad problema

Problemi se sortiraju postavljanjem pitanja „Šta uzrokuje šta?“

Analiza problema je procedura koja:

a) omogućava da se analizira neka postojeća situacija i prepoznaju ključni problem u datom kontekstu b) Omogućava da se problem prikaže u formi dijagrama/drveta (uzročno-posledičan odnos) c) Omogućava zajedničko razumevanje situacije i problema; d) Uspostavlja odnos uzrok-posledica u odnosu na dati problem; e) Pojednostavljuje se rad na logičkom okviru i objašnjavanju polazne situacije; f) Omogućava strateški okvir u pisanju projekta.

Kada je definisan ključni problem, može se preći na opis problema u aplikacionom formularu. On treba da iskaže:

a) Prikaz problema (statistički ili neki drugi pokazatelji); b) U čemu je suština problema; c) Čiji je to problem? Predstaviti ciljni grupu koju problem pogaĎa i prikazati stejkholdere koji zainteresovani da

se uključe u reševanje problema d) Uzroke problema; e) Koje su posledice ukoliko se problem ne rešava; f) Da li je već nešto preduzimano u vezi sa problemom - ko, kada i šta je preduzimao? g) Zaključci o problemu

*Napomena

a) Biti precizan u definisanju problema b) Formulisati na način da se problem može transformisati u cilj

DEFINISANJE CILJEVA – INSTRUMENT DRVO CILJEVA Jednom urađeno, drvo ciljeva predstavlja zbirnu sliku željene buduće situacije, uključujući indikativne načine kojima

se mogu postići željena stanja. Vreme je da razmišljamo pozitvno! Sve negativne iskaze/situacije do kojih smo

došli prilikom razvoja Drveta problema preformulisaćemo u pozitivne iskaze/željene situacije.

output outcome impact

Alat drvo ciljeva predstavlja: a) transformisanje negativnih situacija u pozitivne iskaze; b) promena uzrok/posledica odnosa u sredstvo/cilj odnos; c) verifikuje logiku hijerarhije.

*Drvo ciljeva omogućava jasan uvid u buduću željenu situaciju. Kada završimo sa definisanjem ciljeva možemo da pređemo na popunjavanje aplikacionog formulara u kojem se obično traži da u određenom broju reči ili karaktera predstavimo:

a) opšti cilj projekta b) specifične ciljeve projekta c) ciljne grupe koje će biti „pogođene“ projektom

U posebnom delu aplikacionog formulara bićemo zamoljeni da precizno opišemo planirane aktivnosti koje želimo da realizujemo kako bi ostvarili prethodno definisane ciljeve.

*Logička matrica Zbog nedostatka vremena nismo bili u mogućnosti da se bavimo i logičkom matricom. To ćemo ostaviti za neko drugo druženje ali vas svakako pozivam da pitate Google Šta je logička matrica? Ovom prilikom želim da definišem sledeće termine Output, Outcome i Impact koji su od presudnog značaja za pisanje projekata, razumevanje ovih termina će vam pomoći da se razumete sa donatorima, odnosno sa evaluatirma projektnih predloga.

Deniz Hoti Executive director Connecting people Mobile: +41 76 483 78 39 email: denizht@hotmail.rs Facebook https://www.facebook.com/deniz.hoti.1 LinkedIn https://rs.linkedin.com/in/denizhoti

Predstavlja rezultat

aktivnosti.

Na primer: Organiyovali

smo radionicu o pisanju

projekata za 10

učesnika/ca. Rezultat je da

svi učesnici/ce znaju kako

da razviju predlog projekta.

Odgovara na pitanje šta se

radi outputom? Koji rezultat

postižemo koristeći output?

Na primer: 10 učesnika/ca koji

znaju kako da razviju preldog

projekta, svoje znanje

stavljaju u funkciju, pišu

projekte i „povlače“ 2.000.000

dinara.

Odgovora na pitanje kako

rezultati našeg projekta

doprinose određenom

uticaju?

Na primer: Sredstva

2.000.000 uložena su u

kupovinu filtera za smanjenje

zagađena i na taj način je

naše rešenje doprinelo da se

jedan od izvora zagađivača

eleminiše i samim tim smanji

zagađenje za x%.