slutrapport bibsam-projekt dnr 63-181-2004 anna-karin ... · slutrapport 2007-02-05 tidskrifter...

Tidskrifter elektroniskt!

Slutrapport

Bibsam-projekt Dnr 63-181-2004

Anna-Karin Anderson, Frida Sandgren och Stefan Andersson Enheten för digital publicering Uppsala universitetsbibliotek Februari 2007 (Reviderad version 1.1- 2007-04-25)

Slutrapport 2007-02-05 Tidskrifter elektroniskt!

Tidskrifter elektroniskt! ..................................................................................3 Sammanfattning .........................................................................................3 Bakgrund ....................................................................................................4 Mål .............................................................................................................5 Befintliga system........................................................................................5 Kravspecifikation .......................................................................................6

Generella krav........................................................................................6 Specifika krav ........................................................................................6

Projektplan .................................................................................................6 Undersökning och analys.......................................................................7 Genomförande .......................................................................................7

Projektets utfall ...............................................................................................9 Krav............................................................................................................9

Generella krav........................................................................................9 Specifika krav ......................................................................................10

DiWA – Digital Workflow Application........................................................14 Utveckling av verktyget ...........................................................................14 Verktygets struktur...................................................................................14 Test av verktyget ......................................................................................15

Användningsfall...................................................................................16 Manualer...................................................................................................19

Manual: administratör..........................................................................19 Manual: användare...............................................................................20

Elektronisk publicering av tidskriften Upsala Journal of Medical Sciences.21 Framställning av artiklar i fulltext............................................................21 Nuvarande funktioner i den elektroniska publiceringen ..........................21

Resultat .........................................................................................................23 Publik presentation av DiWA..............................................................23

2


Tidskrifter elektroniskt!

Sammanfattning Rapporten utgör avslutningen i projektet Tidskrifter elektroniskt!1 och sam-manfattar det BIBSAM- och DiVA-stödda projektet från 2004 till januari 2007. Inledningsvis ges en bakgrund till projektet, övergripande mål, krav-specifikation och projektplan. Vidare presenteras arbetsflödesverktyget DiWA och avslutningsvis projektets utfall.

Projektets bemanning och arbetsfördelning Bemanning och deltagande i projektet har kommit att ändras under projek-tets gång.

Eva Müller, Enheten för digital publicering, var ursprungligen både sö-kande och ansvarig för projektets genomförande under tiden oktober 2004 till november 2006.

Den tekniska utvecklingen av arbetsflödesverktyget DiWA har gjorts av Erik Lindqvist som anställdes på Enheten för digital publicering som pro-grammerare för detta projekt. Under tiden november 2005 till november 2006 arbetade han så gott som heltid med denna utveckling.

Frida Sandgren, systeminformatör vid Enheten för digital publicering, har under hela projektet arbetat med de utredande delarna som att ta fram an-vändningsfall och underlag till kravspecifikationen.

Dessa har utgjort den så kallade operativa gruppen vid Enheten för digital publicering fram till november 2006.

Även NTNU i Trondheim samt Umeå och Linköpings universitet har in-ledningsvis deltagit i projektet men i ett senare skede dragit sig ur.

När det under hösten 2006 blev klart att projektledaren Eva Müller skulle övergå till en tjänst på Kungl. biblioteket hölls i november ett möte i Uppsa-la tillsammans med Jan Hagerlid rörande ett antal Bibsamfinansierade pro-jekt som hon ansvarade för. Avsikten var att utröna hur dessa projekt skulle avslutas eller drivas vidare vid Enheten för digital publicering.

1 För mer information se http://epc.ub.uu.se/ewswiki

3

http://epc.ub.uu.se/ewswiki


Efter denna genomgång visade det sig att de dittills uppnådda resultaten i projektet Tidskrifter elektroniskt! inte motsvarade de förväntade i den ur-sprungliga projektplanen.

En reviderad plan upprättades då, i samverkan med Bibsam, med vad som bedömdes vara realistiska mål för att kunna avsluta projektet, nämligen att färdigställa arbetsflödesverktyget med tillhörande manualer och dokumenta-tion samt sammanställa en övergripande slutrapport senast i början av år 2007.

Eva Müller och Erik Lindqvist lämnade kort därefter Enheten för digital publicering och har inte deltagit i det avslutande arbetet vad gäller slutrap-porten eller verktyget.

Stefan Andersson övertog det formella projektledaransvaret och har haft ett övergripande ansvar för projektets slutförande enligt den reviderade pro-jektplanen.

Anna-Karin Anderson, bibliotekarie och webbdesigner, anställdes vid en-heten för att dels sammanställa slutrapporten dels skapa ett användbart an-vändargränssnitt och manualer till verktyget. Vid de första användartesterna under hösten 2006 visade det sig nämligen att verktyget till stora delar sak-nade ett förståeligt webbgränssnitt. Anna-Karin arbetade med detta mellan november 2006 och januari 2007. Det grafiska gränssnitt som skapades im-plementerades i januari 2007 av Uwe Klosa, systemutvecklare vid Enheten för digital publicering.

Slutrapporten har sammanställts utan medverkan av Eva Müller eller Erik Lindqvist. Redovisningen av projektet från dess start 2004 fram till novem-ber 2006 grundar sig på den dokumentation som finns tillgänglig på projek-tets webbplats: projektplan, mötesprotokoll, användningsfall och kravspeci-fikation samt på de statusrapporter Eva Müller lämnat till Bibsam i juni 2005 respektive mars 2006. Frida Sandgren har granskat rapporten och även bi-dragit med avsnittet om Upsala Journal of Medical Sciences. Även Frida har senare slutat sin anställning vid Enheten för digital publicering.

Bakgrund Vetenskaplig publicering har under de senaste åren varit ett viktigt diskus-sionsämne i akademiska kretsar. Ett antal projekt har påbörjats, vissa med stöd från BIBSAM. I Norden har några förstudier genomförts, bl.a. en om-fattande utredning om vetenskaplig publicering av tidskrifter på uppdrag av Nordiska publiceringsnämnden för humanistiska och samhällsvetenskapliga tidskrifter (NOP-HS).2 Ett annat exempel är SVEP-projektet3 där fokus är

2 Fremtidens Forskningspublicering – et nordisk samarbejde (1 september, 2003) http://www.nos-nop.org/nop.htm 3 SVEP – Samordning av den Svenska högskolans Elektroniska Publicering

4

http://www.nos-nop.org/nop.htm


riktat på praktiska frågor och där dokument som är utgivna av lärosäten står i centrum.

Intentionen med projektet Tidskrifter elektroniskt! är att utvidga SVEP:s perspektiv och fokusera på tidskrifter knutna till lärosäten eller lärda säll-skap. Samtidigt är projektet ett bra komplement till ScieCom-projektet4 som inriktar sig på de teoretiska frågorna.

Mål Syftet med projektet är att förse vetenskapliga tidskriftsredaktioner med enkla och användbara verktyg för elektronisk publicering, samt erbjuda stöd-funktioner i det praktiska publiceringsarbetet.

Arbetet utförs i huvudsak på Enheten för digital publicering vid Uppsala universitet.

I första hand inriktar vi oss på redan existerande tidskrifter, där tidskrifts-redaktören har tagit kontakt med oss. Föresatsen är att i framtiden prova möjligheten att starta upp några nya tidskrifter från början.

Resultatet av projektet blir en utprovad arbetsmodell som kommer att bli fritt tillgänglig. Det betyder att även andra organisationer som vill starta liknande projekt kan använda sig av projektets resultat.

Befintliga system Under den första fasen av projektet undersöktes även befintliga system för publicering av tidskrifter, exempelvis Linköpings JARRS och OJS (Open Journal System) – ett system för hantering och publicering av tidskrifter utvecklat av the Public Knowledge Project.5 JARRS-systemet utvärderades bland annat under ett projektmöte,6 medan OJS utvärderades under ELPUB- konferensen 2005.7

Ett av de mest grundläggande kraven som uppkom i samband med under-sökningarna hos de olika tidskriftredaktionerna var möjligheten att själv anpassa systemet till det aktuella arbetsflödet hos redaktionen. Utvärdering-en av befintliga system som t.ex. OJS visade att denna inställningsmöjlighet saknades eller att kravet skulle bli svårt att uppfylla. Detta förstärkte vår uppfattning om att ett nytt arbetsflödesverktyg var nödvändigt och vi utfor-made således en kravspecifikation8 som speglade de undersökta arbetsflöde-na på redaktionerna. 4 Ett exempel är ScieCom: http://www.sciecom.org 5 http://pkp.sfu.ca/?q=ojs 6 Se 2004-12-21 http://epc.ub.uu.se/ewswiki/pmwiki.php/MeetingNotes/HomePage 7 Se http://elpub2005.elpub.net 8 http://epc.ub.uu.se/ewswiki/pmwiki.php/WorkingNotes/HomePage

5

http://www.sciecom.org/

http://pkp.sfu.ca/?q=ojs

http://epc.ub.uu.se/ewswiki/pmwiki.php/MeetingNotes/HomePage

http://elpub2005.elpub.net/

http://epc.ub.uu.se/ewswiki/pmwiki.php/WorkingNotes/HomePage


Kravspecifikation De krav som framtagits baseras på ett antal intervjuer och undersökningar som utförts hos olika vetenskapliga tidskriftsredaktioner inom projektet, där man tittat på befintliga arbetsflöden. Kravspecifikationen består av både generella krav och mer specifika krav som uttrycks som användningsfall. (Under rubriken Projektets utfall – Krav listas samtliga krav och dess nuva-rande status i verktyget)

Generella krav Enligt kravspecifikationen ska flödesverktyget uppfylla vissa generella krav. Dessa övergripande krav är de mest basala och kommer att nyttjas av de flesta användare av verktyget.

Specifika krav För varje enskild roll som ingår i flödet finns det specifika krav. Nedan listas rollerna i flödet och de baskomponeter som presenteras som användningsfall i kravspecifikationen.

• Författare – Skicka in manus • Redaktör – Administrera granskningsprocessen • Granskare – Hämta och se manuskript för granskning • Super-redaktör – Verifiera och skicka artiklar för publicering i tid-

skriften • Manager/Administratör – Initiera verktyget

Dessa komponenter är de mest grundläggande i flödet, men det finns ytterli-gare som är nödvändiga för att uppnå ett fungerande flöde. Detta framgår i kravspecifikationen.

Projektplan Enligt projektplanen9 skapas ett arbetsflödesverktyg för att förenkla arbetet för redaktörer, författare och andra inblandade, samtidigt som artiklar kom-mer att publiceras elektroniskt.

Projektet Tidskrifter elektroniskt! har till stor del framskridit enligt pla-nen. För att underlätta kommunikationen inom projektet, dokumentera och sprida uppnådda resultat, skapades en WIKI-baserad webbplats. Denna

9 http://epc.ub.uu.se/ewswiki/pmwiki.php/Projectplan/HomePage

6

http://epc.ub.uu.se/ewswiki/pmwiki.php/Projectplan/HomePage


webbplats har fungerat väl och utnyttjats av samtliga i projektet inblandade parter.

Under projekttiden har ett antal projektmöten anordnats. Dels projektmö-ten med deltagare från de tre lärosäten som samarbetar inom projekten, från vilka dokumentation finns tillgängligt på projektets webbplats,10 samt regel-bundna arbetsmöten i Uppsala med deltagarna från den operativa delen av projektet.

En avvikelse från projektplanen är att antalet tidskriftredaktioner som vi undersöker har utökats. Genom att inkludera väletablerade tidskrifter inom medicin i vår undersökning, har vårt spektrum utökats och de tidskrifter som ingår i analysen täcker nu nästan alla vetenskapsområden: humaniora, teolo-gi, samhällsvetenskap, teknik och medicin.

Undersökning och analys I enlighet med projektplanen har en enkätbaserad undersökning utförts och djupintervjuer av en mängd personer med varierande roller och grad av in-blandning i det redaktionella arbetet. Analys av arbetsflödet har utförts vid sju tidskriftredaktioner och vi använde en kombinerad teknik – ett frågefor-mulär innehållande mera allmänna frågor och djupintervjuer. De tidskrifter och redaktioner som undersökts är följande:

1. Swedish Missiological Themes 2. Journal of Rehabilitation Medicine 3. Sociologisk forskning 4. International Journal of Ageing and Later Life 5. Artificial Intelligence Journal 6. Electronic Transactions on Artificial Intelligence 7. Hygiea Internationalis

Användningsfall, frågeformulär samt svar från intervjuer och finns publice-rade på projektwikin. 11

Genomförande I projektbeskrivningen listas ett antal punkter hur genomförandet av projek-tet ska ske. Dessa har till viss del reviderats och redovisas nedan i sin omar-betade form:

• analys av arbetsflöde vid redaktioner för sju ovan listade tidskrifter

10 http://epc.ub.uu.se/ewswiki/pmwiki.php/MeetingNotes/HomePage 11 http://epc.ub.uu.se/ewswiki/pmwiki.php/WorkingNotes/HomePage

7

http://epc.ub.uu.se/ewswiki/pmwiki.php/MeetingNotes/HomePage



• intervju och feedback från utvalda redaktörer vid kommersiellt ut-givna svenska och internationella tidskrifter (bl.a. forskare som ar-betar för Elsevier- tidskrifter)

• analys av verktyg utvecklade i andra projekt (bl.a. verktyg vid Lin-köpings E-press)

• modellering av funktioner och arbetsflöde • kravspecifikation på funktioner • teknisk utveckling av verktyg enligt kravspecifikationen och insam-

lad information • publicering en ny tidskrift, UJMS, (se mer info s. 19). • tillgängliggörande av arbetsflödesverktyg med dokumentation.

8


Projektets utfall

I inledningen av projektet samarbetade Enheten för digital publicering med NTNU, Trondheim och Linköping University Electronic Press. Efterhand har dock projektet övergått mer eller mindre till att enbart innefatta UU. Projektet har även, till viss del, ändrat riktning under arbetets gång och har från att varit en bred plattform utmynnat i ett mer koncentrerat och specifikt arbetsflödesverktyg: DiWA som i sin tur kan kopplas till befintliga plattfor-mar för elektronisk publicering, exempelvis DiVA12, DSpace13 eller EPrints14.

Nedan följer en utförlig genomgång av uppsatta krav.

Krav Som nämnts tidigare finns det både generella krav och mer specifika krav på verktyget. En del av de specifika kraven har reviderats och några har strukits från listan. Anledningen till detta är att efter testet av verktyget har slutsatsen dragits att dessa funktioner inte är nödvändiga i ett inledande skede eller att de skulle vara alltför tidskrävande för att vara möjliga att genomföra.

Generella krav De flesta generella krav som finns på arbetsflödesverktyget riktar sig till samtliga användare av verktyget. Av följande generella krav, som även finns listade i kravspecifikationen, uppfyller verktyget de flesta: I All kommunikation och inskickade artiklar ska kunna arkiveras

och sökas fram. II Alla aktuella filer som tillhör en inskickad artikel ska kunna visas

och hämtas. III Utgående mail med bifogade filer hämtade från systemets data-

bas ska kunna genereras.

12 http://www.dlib.org/dlib/november03/muller/11muller.html 13 http://www.dspace.org/ 14 http://www.eprints.org/

9

http://www.dlib.org/dlib/november03/muller/11muller.html

http://www.dspace.org/

http://www.eprints.org/


IV Logga alla händelser runt en artikel, d.v.s. statusändringar, skicka in etc.

V Konvertera från ett format till ett annat format (t.ex. word till pdf) på server-sidan. (Detta är ännu inte möjligt.)

VI Det ska finnas ett administrationsgränssnitt – där administratören kan tilldela behörigheter och ge olika grupper av användare rät-tigheter att sätta olika status.

VII Administratören ska också kunna bestämma vilka komponenter av verktyget som är önskvärda och som ska användas (Baskom-ponent plus ev. tilläggskomponenter). Baskomponenten är att möjliggöra för att skicka in färdiga artiklar för publicering och arkivering. Tilläggskomponenter är t.ex. versionshantering, eller att olika användare ska ha tillgång till det inskickade dokumentet vid olika tillfällen.

VIII Administratören ska kunna bestämma ordningen på komponen-terna.

IX Möjliggöra för öppen debatt/granskning av dokument på webbsi-da. (I nuläget ej uppfyllt krav.)

X Se historik över inskickade manuskript och publicerade artiklar. (Krav som delvis uppfylls.)

Specifika krav Nedan följer en lista på de specifika krav som upprättats. Vid varje punkt anges om kravet uppfylls: eller om det på något sätt har reviderats och kommer att implementeras i ett senare skede: *

Författare • Skicka in manuskript (flera filer i olika format) tillsammans med

metadata (information) tillhörande manuskriptet. • Se alla tidigare inskickade manuskript. • Skicka in reviderade manuskript, där det reviderade manuskriptet är

versionshanterat. • Läsa instruktioner för vad som gäller vid inskickandet av manu-

skript till just denna tidskrift. * • Skicka med kommentarer angående manuskriptet till mottagaren. • Om fler än en författare står bakom manuskriptet, ska endast en

fungera som kontaktperson. • Se inkommande mail från t.ex. redaktörer eller granskare.

Redaktör • Administrera granskningsprocessen, vilket innefattar: – hämta och se inskickade manuskript (baskomponent) – sätta status ’submitted’ (tilläggskomponent)

10


– se lista över (för redaktören) aktuella inkomna manuskript (’inom området’) (baskomponent)

– hämta och se omskickade manuskript (baskomponent) – sätta status “resubmitted” (tilläggskomponent)

– kommunicera med granskare och författare:(baskomponent) - skicka förfrågan och manuskript till granskare med hjälp av brevmall - meddela författare att manuskriptet t.ex. är under gransk - ning – sätta status ’under granskning’ (tilläggskomponent) – lägga in påminnelser vid datum när granskning ska vara klar (tilläggskomponent) * – kommunicera med super-redaktör och med andra redaktö- rer – t.ex. skicka vidare för godkännande

– se antalet dagar ett manuskript har varit under granskning (tilläggskomponent) *

– hämta inskickade granskningar (baskomponent) – sätta status “refused” (tilläggskomponent) – sätta status “accepted” (tilläggskomponent)

– sätta status ”sent back for revision” (tilläggskomponent).

• Se manuskript/artiklar som redaktören tidigare har administrerat. (baskomponent)

• Se status på artikeln (tilläggskomponent). • Ev. upprätta ett diskussionsforum, bjuda in medlemmar. * • Lägga ut dokumentet för öppen debatt (community-reviewing),

d.v.s. öppet för ett flertal användare av dokumentet. * • Lägga in ”senaste aktivitet” – d.v.s. ett meddelande om vad som

senast har hänt med dokumentet. • Skicka in (egna) manuskript. • Se inkommande mail från författare. • Se utgående mail till granskare, redaktörer etc. * • Skapa nya användare av systemet – lägga till nya författare, nya

granskare. • Lista alla artiklar under granskning. * • Lista alla artiklar under revidering. * • Lista alla artiklar som är accepterade och väntar på publicering. *

Super-redaktör • Verifiera och skicka artikel för publicering i tidskriften.

11


• Kontakta författare för ev. signering av kontrakt. • Få en komplett överblick av artikelns status och flöde: vem har

granskat, godkänt och när? * • Lista alla accepterade artiklar. • Se inskickade manuskript och se reviderade manuskript. • Se att inskickad artikel innehar korrekt data.(referenser stämmer). * • Kommunicera med redaktörer, författare, granskare (t.ex. ta kontakt

med ytterligare granskare). • Sätta status ”sent for publishing.” • Sätta status “refused.” • Sätta status “sent back for revision.” • Lägga in “senaste aktivitet” till en artikel. • Ändra (ta bort dokument, lägg till ett nytt dokument). • Ändra alla status (d.v.s. sätta ett av alla status). • Öppna diskussionsforum. * • Skicka in (egna) manuskript. • Godkänna publicering av tidskrift. • Se antalet dagar ett manuskript har varit under granskning. * • Meddela författare om kommande publicering. * • Skapa nya användare.

Granskare • Hämta och se manuskript att granska. • Skicka in (tillbaka) färdig granskning (formulär). • Skicka kommentarer och skicka tillbaka ett nytt (reviderat, t.ex.

språkgranskat) manuskript till redaktören. • Skicka anonyma meddelanden till författare. * • Se poster med artiklar som granskaren har granskat tidigare. * • Se status över manuskriptet som ska granskas, t.ex. ”resubmitted”.

• Upprätta ett diskussionsforum mellan granskare. * • Se påminnelser.

Manager/Administratör • Initiera verktyget – lägga in listor på kända redaktörer, granskare

och författare (namn, e-post, id och lösenord). • Bestämma vilka komponenter av verktyget som är önskvärda. • Se inskickade manuskript, se reviderade manuskript. • Skapa nya användare. • Ta bort användare och artiklar från systemet. • Tilldela generella behörigheter för åtkomst till systemet, knutna till

roller och grupper av roller. • Definiera vilka status som ska finnas i verktyget.

12


• Definiera vilka roller som ska ha behörighet att sätta redan definie-rade status.

• Skapa egna brevmallar. • Ordning av komponenter (bas- eller tilläggskomponent). *

Ovanstående punkter har lett fram till ett fungerande arbetsflödesverktyg som också är resultatet av projektet Tidskrifter elektroniskt!

13


DiWA – Digital Workflow Application

Projektet har resulterat i ett arbetsflödesverktyg, DiWA, som möjliggör ett smidigt arbetssätt för tidskriftsredaktioner. Nedan följer en beskrivning av utvecklingsprocessen av verktyget och dess struktur, sedan test av verktyget, samt en sammanfattning av de bifogade manualerna.

Utveckling av verktyget Verktyget har utvecklats i enighet med föreliggande kravspecifikation samt genom projektmöten och annat arbetsmaterial.15 Dock har vissa modifikatio-ner varit nödvändiga att implementera under utvecklingsarbetet.

Inledningsvis har fokus främst varit inriktat på den tekniska utformningen av verktyget, vilket är naturligt. I slutskedet av projektet, när den tekniska delen i stort sett är fungerande, har dock användaren hamnat mer i fokus. Anledningen till detta är att eftersom målet med projektet är att förenkla och underlätta arbetet på redaktioner, är det även nödvändigt att verktyget är tydligt och enkelt att använda. Utformningen av verktyget har således för-ändrats och till viss del förenklats, allt för att underlätta för användarna, så-väl som för administratören som för övriga användare. Eftersom projektet har dragit ut på tiden finns det en del kvar att utföra för att förbättra använ-darvänligheten ytterligare.

Verktygets struktur Under utvecklingsarbetet av verktyget har vissa nödvändiga omstrukture-ringar utförts. När användarna hamnat mer i fokus har också strukturen för-ändrats. Nedan följer en schematisk illustration över verktygets struktur. 15 http://epc.ub.uu.se/ewswiki/pmwiki.php/WorkingNotes/HomePage

14



DiWA:s övergripande struktur.

Efter att dessa förändringar av verktygets struktur har genomförts, har det sedan genomgått utförliga tester.

Test av verktyget Arbetsflödesverktyget har testats genom ett existerande arbetsflöde på en redaktion som utger en vetenskaplig tidskrift. Inledningsvis var intentionen att testa flödet på samtliga sju tidskriftsredaktioner, men eftersom arbetsflö-desverktyget är anpassningsbart har vi ansett detta test vara tillräckligt för att säkerställa funktionaliteten av verktyget. Även om arbetsflödet naturligtvis skiljer sig mellan olika redaktioner, har verktyget en sådan flexibilitet att det ska fungerar i varierande flöden.

15


Användningsfall Testet har utförts genom att ett flöde hos tidskriften Swedish Missiological Themes har skapats i verktyget. Samtliga användarroller har infogats och sedan har varje roll testats. Detta har varit nödvändigt eftersom olika använ-dare har divergerande funktioner i sitt anpassade interface.

Nedan följer först en sammanfattning av tidskriftsredaktionens arbetsflö-de och sedan en förenklad bild av flödet och dess användarroller. Efter det följer en schematisk bild av det tänkbara flödes struktur genom en lista på tillstånden i flödet.

• Författare skickar in sina manuskript till redaktören med e-post.

Det finns alltid en dialog mellan redaktören och redaktionen om vilka manuskript som är av intresse för nästa utgåva. Ungefär 40 % av manuskripten refuseras, medan resterande är peer-reviewed. Re-daktören sänder dessa manuskript till ”kända” granskare. Granska-rens uppgift är att säkerställa att artikeln har tillräckligt hög kvalitet för att publiceras i tidskriften. Nordiska manuskript skickas ibland direkt till redaktionen, men redaktören och redaktionen samarbetar alltid med detta.

• Tidskriften har också konsulterande redaktörer som rekommende-rar redaktören om de beslut han/hon tagit. En av de konsulterande redaktörerna är också lagligt ansvarig för tidskriften. Redaktionens styrelsemedlemmar träffas för att diskutera policyfrågor och fram-tida planer för tidskriften.

• Tidskriften består av konferensprotokoll, artiklar och bokrecensio-ner. Bokrecensionerna är skrivna av redaktören och redaktionen, inom en ”granskningsavdelning”

• När granskaren av manuskriptet har godkänt det, skickar redaktören manuskriptet till språkexperten. Språkexperten har en vecka till för-fogande för att granska artikeln. Artikeln skickas sedan av redaktö-ren till den grafiska formgivare som formger tidskriften. Formgiva-ren skickar manuskriptet inom en vecka till redaktören som vidare-befordrar det till tryckeriet, som har en vecka till förfogande för att sätta tidskriften. Innan tidskriften trycks, skickas en kopia till re-daktionen för godkännande. Efter redaktionens godkännande trycks tidskriften inom en vecka. Tryckeriet postar sedan tidskriften till prenumeranterna.

• Tidskriften lagras på Swedish Institute of Mission Research, vilka publicerar tidskriften. Från institutets webbplats är det sedan möj-ligt att beställa enstaka nummer av tidskriften.

16


Flödesschema – användarroller [ Author ]

↨

[ Editor ] ↔ [ Editorial Secretary ]

↓ [ Reviewer/s ]

↨ [ Editor ] ↔ [ Author ]

↓ [ Language Expert ]

↨ [ Editor ]

↓ [ Graphic Art Designer ]

↨ [ Editor ]

↓ [ Printer ] ↔ [ Editorial Secretary ]

↓ [ Publisher ]

17


Flödesschema – tillstånd

[ Author ] [ Editor ] [ Editorial Secretary ] [ Reviewer ]

[ Graphic Art Designer ] [ Printer ] [ Language Expert ] [ Publisher ]

[ Created - Not submitted ] START [ Submitted by Author ] [ Received by Editor ]

[ Forwarded to Editorial Secretary ]

[ Received by Editorial Secretary ] [ Returned to Editor – Rejected ]

[ Received by Editor – Rejected ]

[ Returned to Editor – Accepted ] [ Forwarded to Author – Rejected ]

[ Received by Editor – Accepted ] [ Received by Author – Rejected ] END

[ Returned to Author – Accepted Draft ]

[ Received by Author – Accepted Draft ]

[ Returned to Editor – Confirmed ]

[ Received by Editor – Confirmed ]

[ Forwarded to Reviewer – Proposal ]

[ Received by Reviewer – Proposal ]

[ Returned to Editor – Reviewer Accept Proposal ]

[ Processed by Reviewer ] [ Returned to Editor – Revision Needed ]

[ Received by Editor – Revision Needed ]

[ Forwarded to Author – Revision Needed ]

[ Received by Author – Revision Needed ]

[ Processed by Author ]

[ Forwarded to Editor – Re-Submitted ]

[ Received by Editor – Re-Submitted by Author ]

[ Forwarded to Reviewer – Re-Submitted by Author ]

[ Received by Reviewer – Re-Submitted ]

[ Returned to Editor - Accepted ] [ Returned to Editor – Revision Accepted ]

[ Received by Editor – Accepted ] [ Received by Editor – Revision Accepted ]

[ Forwarded to Author – Accepted ]

[ Received by Author – Accepted ]

[ Returned to Editor – Confirmation ]

[ Received by Editor – Confirmation ]

[ Forwarded to Language Expert by Editor ]

[ Received by Language Expert ]

[ Processed by Language Expert ]

[ Returned to Editor by Language Expert ]

[ Received by Editor from Language Expert ] [ Returned to Graphic Art Designer – Revision Needed ]

[ Received by Language Expert – Revision Needed ]

[ Processed by Language Expert – Revision ]

[ Returned to Editor – Revised by Language Expert ]

[ Received by Editor – Revised by Language Expert ]

[ Returned to Language Expert – Revision Accepted ]

[ Received by Language Expert – Revision Accepted ]

[ Returned to Language Expert - Accepted ]

[ Confirmed by Language Expert to Editor ]

[ Confirmation Received by Editor ]

[ Forwarded to Graphic Designer by Editor ]

[ Received by Graphic Art Designer ]

18

http://130.238.168.29:7070/workflow/state.do?id=27&fid=2

http://130.238.168.29:7070/workflow/state.do?id=28&fid=2


[ Processed by Graphic Art Designer ]

[ Returned to Editor by Graphic Art Designer ]

[ Received by Editor from Graphic Art Designer ] [ Returned to Graphic Art Designer – Revision Needed ]

[ Received by Graphic Art Designer – Revision Needed ]

[ Processed by Graphic Art Designer – Revision ]

[ Returned to Editor – Revised by Graphic Art Designer ]

[ Received by Editor – Revised by Graphic Art Designer ]

[ Returned to Graphic Art Designer – Revision Accepted ]

[ Returned to Graphic Art Designer- Accepted ] [ Received by Graphic Art Designer - Revision Accepted ]

[ Confirmed by Graphic Art Designer ]

[ Confirmation Received by Editor ]

[ Forwarded to Printer by Editor ]

[ Received by Printer ]

[ Processed by Printer ]

[ Forwarded to Editor ]

[ Received by Editor ]

[ Forwarded to Editorial Secretary – Print Draft ]

[ Received by Editorial Secretary – Print Draft ] [ Returned to Printer – Revision Needed ]

[ Received by Printer – Revision Needed ]

[ Processed by Printer – Revision ]

[ Returned to Editor – Revised by Printer ]

[ Received by Editorial Secretary – Revised by Printer ]

[ Returned to Printer – Revision Accepted ]

[ Received by Printer - Revision Accepted ]

[ Returned to Printer - Accepted by Editorial Secretary ]

[ Received by Printer – Accepted by Editorial Secretary ]

[ Processed by Printer – Final Printing ]

[ Forwarded to Publisher – Printed ]

[ Received by Publisher – Printed ] END

Dessa exempel på flöden finns även i manualen till administratören. I sam-band med att detta flöde kontrollerats, har även en manual till administratö-ren och en till övriga användare skrivits.

Manualer För att möjliggöra och underlätta användandet av verktyget har en manual till administratören och en till användarna skapats och bifogas slutrapporten. Dessa manualer är nödvändiga för att verktyget ska vara begripligt för an-vändarna. Även om verktyget är strukturerat så att det ska vara enkelt att använda krävs ändå viss handledning.

Manual: administratör För att sätta upp och starta flödet krävs en insats av administratören, som förutom att starta upp flödet också tilldelar de olika användarna olika behö-righet för att kunna utföra särskilda uppgifter i flödet. Administratören ut-formar flödet efter tidskriftsredaktionens behov och skapar strukturen på

19


flödet genom att tilldela tillstånd. DiWA är uppbyggt så att administratören kan se strukturen samtidigt som den skapas. Detta underlättar arbetet väsent-ligt och det är även enkelt att gå in och revidera flödet om något skulle bli inkorrekt.

I administratörsmanualen ingår också det flöde som presenterats tidigare i rapporten och detta exempel tydliggör för administratören hur flödet kan byggas upp. I verktyget kommer det även att ligga med färdiga flöden, men eftersom arbetsflödet på olika tidskriftsredaktioner skiljer sig åt kommer administratören troligtvis att behöva förändra vissa delar.

Manual: användare Denna manual riktar sig till de användare som, på ett eller annat sätt, kom-mer att ingå i det redaktionella arbetet och således arbetsflödet. Det är både en generell manual, som exemplifierar de mest grundläggande funktionerna, men den är också specifikt inriktad på varje användargrupp i arbetsflödet. Manualen är uppdelad efter de mest frekventa användarna av flödet som författare, redaktör, super-redaktör och granskare. Eftersom det troligen kommer att ingå fler användarroller i flödet, t.ex. grafiska formgivare, finns det en särskild avdelning för övriga användare.

20


Elektronisk publicering av tidskriften Upsala Journal of Medical Sciences

Som ett delresultat i projektet Tidskrifter Elektroniskt! publiceras tidskriften Upsala Journal of Medical Sciences, UJMS16 i elektronisk form.

Tidskriften utkommer med tre häften per år och har publicerats i tryckt form sedan 1972 och även i elektronisk form de senaste åren. Ursprungligen grundades den 1865 med titel Upsala Läkareförenings Förhandlingar. Bak-grunden till tidskriftens medverkan i projektet är att tidskriftens tryckeri, som även ansvarade över den elektroniska publiceringen gick i konkurs och den elektroniska publiceringen upphörde. För att möjliggöra publiceringen av tidskriften har DiVA-systemet, ett system för elektronisk publicering och arkivering17, anpassats och vidareutvecklats. Sedan maj/juni 2006, då system, tillhörande webbgränssnitt och arbetsflöde för publicering av tidskriften blev klart, har ca 60 artiklar publicerats och finns nu tillgängliga i fulltext (pdf). Arbete pågår fortfarande med att publicera artiklar retroaktivt, från 2005 och bakåt.

Framställning av artiklar i fulltext För tidskriftens författare finns en speciellt utformad dokumentmall och instruktioner. Inskickade artiklar som accepterats av redaktionen (och som väntar på att publiceras i kommande häften) görs tillgängliga direkt på webbplatsen (under ’Articles to be published’). När ett nummer har blivit klart och skickats iväg för tryckning publiceras samtidigt artiklarna elektro-niskt.

Nuvarande funktioner i den elektroniska publiceringen Funktioner som finns i DiVA och som används för tidskriften:

16 För mer information om tidskriften, se: www.ujms.se17 För mer information om DiVA, se www.diva-portal.org

21

http://www.ujms.se/

http://www.diva-portal.org/


• All metadata som tillhör artiklarna lagras i ett xml-baserat format (DiVA dokumentformat), vilket möjliggör metadata-export till en rad andra olika format, samt spridning av artiklarna.

• Fulltexter lagras i dagsläget som pdf. Vid eventuell vidareutveck-ling av applikationen finns möjlighet att lagra texterna även som XML. Detta är möjligt eftersom en dokumentmall används.

• Alla artiklar indexeras genom DiVA:s sökmodul (Apache Lucene) och sökning kan ske på t.ex. issn, volym och häfte (dock saknas ännu sökgränssnitt).

• Varje artikel tilldelas en urn:nbn-identifikator.

Funktioner utöver DiVA-systemet:

• Bläddringsfunktion mellan olika tidskriftshäften/år • Gränssnitt för visning av t.ex. senaste tidskriftsnummer och dess

ingående artiklar med direktlänkar till fulltexter och abstract-sidor. • Gränssnitt för visning av metadata tillhörande varje artikel, så som

författare, titel, sidnummer, volym, häfte, publiceringsdatum, ab-stract i html etc.

• Olika vyer för två versioner av artiklar. Varje artikel som accepte-rats visas direkt under ”Articles to be published”. Artikeln tas sedan bort från denna area när den publiceras i ett nummer.

• Stylesheet för att skapa xml-filer med länkar mellan poster i Pub-Med och fulltexter på www.ujms.se

Viss vidareutveckling av applikationen pågår fortfarande. Detta arbete hand-lar om att göra tidskriftens artiklar sökbara i PubMed med länkar till fulltex-terna. Som ett första steg kommer XML-filer innehållande länkar mellan redan existerande poster i PubMed och fulltexterna att skickas till PubMed. Nästa steg är att skicka XML-filer med metadata-poster och länkar till full-texter i olika omgångar till PubMed.

22

http://www.ujms.se/


Resultat

Projektet Tidskrifter elektroniskt! har resulterat i ett arbetsflödesverktyg, DiWA, som har utvecklats och testas, allt för att uppfylla redaktionernas krav och övriga användares förväntade krav. Testet har utfallit väl och verk-tyget förmodas fungera på ett tillfredsställande sätt. Naturligtvis kan vissa delar av verktyget behöva revideras beroende på hur framtida användare av verktyget upplever det, men i stort sett ska det fungera väl. Om problem mot förmodan skulle uppstå kommer administratören och/eller övriga användare att erbjudas nödvändig support.

Förhoppningen är att DiWA kommer att underlätta och förenkla arbets-flödet på de redaktioner som väljer att implementera verktyget. Eftersom verktyget också uppfyller de önskemål tidskriftsredaktioner vi konsulterat uttryckt, är det rimligt att anta att även övriga redaktioner kommer att se fördelarna med verktyget.

Projektet har även resulterat i att tidskriften Upsala Journal of Medical Sciences, UJMS, publicerats i elektronisk form.18

Publik presentation av DiWA Flödesverktyget DiWA presenteras publikt genom webbsidan: http://svep.epc.ub.uu.se/pub/diwa/ där en övergripande beskrivning av verktyget tillhandahålls. Sidan innehåller också de manualer som skri-vits till verktygets presumtiva användare.

Webbsidan fungerar som en marknadsföringsplats och DiWA erbjuds här till tidskriftsredaktioner och andra redaktioner.

18 För mer information om tidskriften, se: www.ujms.se

23

http://www.ujms.se/

http://svep.epc.ub.uu.se/pub/diwa/

slutrapport bibsam-projekt dnr 63-181-2004 anna-karin ... · slutrapport 2007-02-05 tidskrifter...

Documents