slimmer werken met een business case
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Slimmer werken als business case
Jos Arets, Vivian Heijnen, Han Nich4ng & Noëlle Sneep
ColofonDe factsheet ‘slimmer werken als business case is samengesteld door:Jos Arets, www.tulser.com, @aretsjosVivian Heijnen, www.tulser.com, @vivianheijnenNoëlle Sneep, www.tulser.com, @noellesneepHan Nich7ng
Tulser begeleidt kennisintensieve organisa?es bij slimmer werken als business case
Kijk op www.tulser.com voor blogs en nadere informa9e. Je kunt er tevens alle factsheets gra9s downloaden.Meer informa9e over de factsheets is op te vragen via [email protected]
Copyright ©2012, TulserUitgegeven in eigen beheer
Slimmer werken als business caseAuteurs
Drs. Jos Arets, CEO van Tulser, opereert al jaren als architect van leer-‐ en presteerlandschappen op het speelveld van het verbeteren van de presta?es van organisa?es, met een bijzondere focus op de ontwikkeling van het HR-‐vakgebied in de rich?ng van het presta?eparadigma en het innova?ef inzeIen van nieuwe media.
Drs. Vivian Heijnen, managing director bij Tulser, geeK leiding aan de implementa?e van leer-‐ en presteerlandschappen rondom grootschalige verbeterprojecten met meetbare presta?everbetering. Tevens is zij verantwoordelijk voor het productmanagement bij Tulser.
Drs. Noëlle Sneep, directeur Tulser Informa?on Factory, geeK leiding aan een team van professionals op het gebied van leren en nieuwe media. Ze ontwerpt en implementeert digitale werk en leerwerelden die meetbaar bijdragen aan de organisa?eresultaten en strategische thema’s binnen klantorganisa?es en is verantwoordelijk voor het programmamanagement hiervan.
Han Nich?ng, ondernemer en interimmanager bij de rijksoverheid, heeK een sterke focus op innova?e, ontwikkeling en leren. Hij geeK sturing aan complexe programma’s, zoals momenteel de vorming van het nieuwe ministerie van Infrastructuur en Milieu, waarin oude oplossingen per defini?e niet werken. Hij is gericht op het ontwikkelen en focussen van veranderkracht van organisa?es en de daarin werkzame individuen. Sinds 2006 is hij voorziIer van NVO2.
Slimmer werken als business caseAgenda1. Kennisintensieve organisa/es.2. Slimmer werken.3. De business case van slimmer werken.4. De roadmap.5. Tulser.
InleidingKennisintensieve organisa9es kunnen slimmer werken in de 21ste eeuw. Door kenniswerkers te voorzien van intelligente vormen van kennis en informa9e 9jdens het werk. Uiteraard afgeleid van de ambi9e van de organisa9e. Zodat slimmer werken mens & organisa9e ondersteunt om duurzame, meetbare resultaten te boeken. Zo wordt slimmer werken een middel voor kenniswerkers om de kunstma9ge scheiding tussen werken en leren op te heffen; het nieuwe werken te ondersteunen. Slimmer werken als eigen9jds alterna9ef voor de meer tradi9onele vormen van kennisontwikkeling in organisa9es zoals via trainingen. In de 21ste eeuw staat slimmer werken synoniem voor slimmer omgaan met mensen én Euro’s. Dat kan met een kwalita9eve én kwan9ta9eve business case.
“Het meest waardevolle bezit van een organisa3e in de 21ste eeuw (profit of non-‐profit) zijn de kenniswerkers en hun produc3viteit. -‐ Peter Drucker
Kennisintensieve organisa;esHoe is de kennisproduc;e in uw organisa9e geborgd?
Massale groei kennisproduc;e -‐en deling via (mobiel) internet:
De informa9e die op 1 dag via internet wordt gebruikt past op 168 miljoen DVD’s
294 miljard emails worden op 1 dag verstuurd.
2 miljoen blogs worden op 1 dag gepubliceerd (voldoende om Time Magazine voor 770 jaren te vullen).
250 miljoen foto’s worden op 1 dag gemaakt.
864.000 uren video worden via Youtube geüpload.
In 2015 kost het je 5 jaar om alle video’s te bekijken, die binnen 1 seconde via het internet worden verspreid.
ansomalex.com
Kennisintensieve organisa;esHoe produceert uw organisa9e kennis via mobiel internet?
Geschiedenis van 7 massamediaBoekdrukkunst rond 1500
Bandopnames van muziek & films rond 1890
Cinema in 1910
Radio in 1920
TV in 1950
Internet in 1995
Mobiel internet in 2000
De groei van mobiel internet is historisch, zie de grafiek hierboven. Daardoor is iedereen 24/7 online om op een eigen/jdse manier kennis te produceren en te delen.
Growth rates
1970 1990 20101975 1980 1985 1995 2000 2005
TVPCInternetMobile
Kennisintensieve organisa;esGelooM u nog in de impact van training?
Kerncijfers bedrijfsopleiding CBS (2010):•De markt voor bedrijfsopleidingen bedraagt 1.7 miljard Euro.Dit is 1200 Euro per deelnemer of gemiddeld 460 Euro per werknemer.
•Ongeveer 40% van de medewerkers wordt bereikt met een opleiding met grote verschillen per bedrijfstak (de bouw het meeste).
•60% van de medewerkers wordt niet bereikt!•De gemiddelde duur van een opleiding of cursus bedraagt bijna 1 werkweek.
•Bijna de helR van de cursusuren worden besteed aan technische, prak/sche en beroepsgerichte vaardigheden.
•Redementsme/ngen van bedrijfsopleidingen blijven onduidelijk en laag.
Trainen
Werken
Uren op jaarbasis
Tradi3oneel leren in organisa3es houdt de kennisproduc3e via internet (in organisa3es) niet bij!
Kennisintensieve organisa;esHoeveel trainingen zijn in uw organisa9e just-‐in-‐;me?
Unfortunately, most process and product training offers only cursory practice opportunities. There’s usually not enough time allowed for extensive practice as there’s so much ‘knowledge’ to impart, or there is no access to the system/product prior to rollout and any practice that does occur is often on some cut-down system, the ‘training’ servers or a simple simulation.
Truth 3: Post-Training Drop-Off has a Major Impact
Post-training drop-off is another reason why formal pre-rollout training simply can never be the most effective approach to developing user competence.
Harold Stolovitch & Erica Keeps carried out some very interesting research on desired vs. actual knowledge acquisition and performance improvement. The data from their research uncovered some important facts about human memory and processing. The graph below shows the results.
Following an initial dip during the training event (the ‘typing/golf pro dip’) - where performance drops as new ways of carrying out tasks are tried out and tested - knowledge and performance then improve during the training session. The individual walks out the door knowing more than they did prior to the training session and usually with higher levels of task performance than when they started the training.
155
September 2010 Edition
Trainingen: circa 90% is niet just-‐in-‐3me. Vrijwel alle trainingen worden vooraf gegeven. Las6g, want mensen zijn ‘vergeetmachines’…
EbbinghausDemonstreert de ‘vergeetcurve’ waaruit blijkt dat mensen gewoonlijk 90% van de informa/e /jdens een training binnen 30 dagen vergeten, tenzij deze consequent wordt herhaald. Zie de grafiek hiernaast over de impact van training op de presta/es van de organisa/e.
John Medina 7 – 9 eenheden informa/e kunnen in het kortetermijngeheugen worden opgeslagen. Alleen via herhaling is het mogelijk om te onthouden en het duurt /en jaar voordat het lange-‐termijngeheugen dit op systeemniveau heeR geïntegreerd / opgeslagen.
Hoe effec3ef is het als de training over de implementa3e van nieuwe soHware twee maanden voor ‘go live’ heeH plaatsgevonden? Weten medewerkers dan bij de eigenlijke ‘go live’ nog hoe het systeem werkt? Voor de meeste trainingen geldt dat het in organisa3es leOerlijk fysiek onmogelijk is om trainingen just-‐in-‐3me te plannen voor onderwerpen waarmee de presta3es van de organisa3es moeten worden verbeterd.
Kennisintensieve organisa;esWelke impact heee deze grafiek op uw denken en handelen?
Uit de grafiek blijkt dat tradiHoneel leren in organisa/es v ia b i jvoorbeeld t ra in ingen onvoldoende gelijke tred houdt met de noodzaak van organisa/es om zich aan te passen (adapHe) en met de kennisproducHe –en deling via social media / learning
Kennisproduc9e & deling via social media / learning
Adop9e organisa9es
Tradi9oneel leren in organisa9es
Tijd
Presta;e
Kennisintensieve organisa;esMaakt u ook de sprong naar kennisproduc;e -‐en deling in de 21 eeuw?ste
Industriële economieTrainingenKennis
Kennisbezit9/5 werken of lerenLeren = werkenFormeel leren
EenrichHngsverkeerHiërarchie
KenniseconomieSlimmer werken
InformaHeKennisdeling
24/7 kennisproducHe -‐en delingWerken = lerenInformeel leren
TweerichHngsverkeerNetwerk
Hoe ondersteunt u de toepassing in de prak;jk anders dan met training?
Slimmer werken
Medewerkers bezi`en vaak veel kennis, opgedaan uit boeken of in de vooropleiding. Maar het toepassen van deze theorie in de dagelijkse werkprak/jk blijkt vaak nog niet zo makkelijk te zijn. Toch richten de meeste trainingen zich op het vergroten van de kennis van de medewerkers en is er weinig ondersteuning beschikbaar voor het toepassen van kennis en het ondersteunen van het dagelijks werk. Dat komt door de behoorlijk strikte scheiding tussen het trainingslokaal en de ondersteuning op de werkplek. Dan is het niet verwonderlijk dat de meetbare effecten van trainingen op de organisa/eresultaten nauwelijks voorhanden zijn.
Formeel trainen ondersteunt slimmer werken tegenwoordig
onvoldoende…
Kennis uit boeken
Training in eenleslokaal
Deelnemerscompetenter
Tijdens hetwerk geen training of
ondersteuning
Bij problemenof innova3es
geenondersteuning
Moeilijk om meetbare
presta3es te demonstreren
De keten van formeel trainen
Leren niet op de werkplek Geen ondersteuning 3jdens het werk
Slimmer werkenziet u ook dat werken = leren?
In plaats van 1 werkweek training per jaar beschikbaar te stellen voor 40% van de medewerkers en trainingen te richten op het vergroten van kennis, is het ook mogelijk om aan iedereen alle mogelijke resources beschikbaar te stellen die de prak/jk ondersteunen. Dat kan door e-‐performance support aan te bieden. Dit is een (elektronische) vorm van ondersteuning van taken die kri/sch zijn voor de organisa/eresultaten. Bijvoorbeeld in de vorm van een checklist, videofilm, demonstra/e enzovoort. Of door korte vormen van e-‐Learning aan te bieden (micro learning) waarmee werknemers kri/sche taken kunnen leren. Met als voordeel dat de elektronische vormen van resources voor iedereen bijna onbeperkt lijken te zijn. Kennis en informa/e voor iedereen op de werkplek verandert van schaarste (te weinig middelen om iedereen te ontwikkelen) naar een vrij aanbod tegen lagere kosten dan bij formeel trainen.
Werken = Leren
De keten van slimmer werken
24/7 ondersteuning 3jdens het werk
Business casevoor slimmer
werken
Meetbare presta3esorganisa3emogelijk
Tijdens het werken gekoppeld aan
taken
Micro-‐learning &performance
support50-‐70% reduc3eformeel trainen
24/7 toegang van resources voor iedereen
Slimmer werkenHoe toekomstbestendig is uw organisa9e m.b.t. slimmer werken?
Slimmer werken betekent in onze opvadng dat mensen /jdens het werken toegang hebben tot de juiste kennis of informa/e, die het mogelijk maakt het werk beter te doen. Tradi/oneel vindt het leren plaats in een leslokaal en wordt geen of nauwelijks ondersteuning geboden op het moment dat je werkt. Juist op het moment dat je kennis of informa/e nodig hebt, is het dan niet aanwezig. Dat verandert met slimmer werken. Dan wordt kennis via korte e-‐learnings (micro learning) aangeboden en prak/sche vormen van taakondersteuning (performance support). De taakondersteuning is gebaseerd op de kri/eke taken van de organisa/e en volgt de standaarden die zijn opgesteld. Zo wordt werken en leren consequent verbonden met de gewenste organisa/eresultaten.
In de figuur hiernaast wordt zichtbaar dat tradi/oneel leren en werken is gescheiden. Terwijl met slimmer werken het mogelijk is om competente professionals en experts /jdens het werk (elektronisch) te ondersteunen met de gewenste kennis en informa/e. En natuurlijk kan deze ondersteuning ook /jdens het leren plaatsvinden. Consequent wordt het aanbod van slimmer werken afgeleid van de gewenste organisa/eresultaten.
Werken
Leren
Beginner
Ingevoerde beginner
Competente professional
Vergevorderde professional
Expert
Organ
isa3
eresultatenAanbod slimmer werken met o.a. micro learning & performance support
Werken = leren in (kleine) teams met de verbeteraanpakIn kleine teams wordt methodisch gewerkt met een verbeteraanpak. Eerst worden de gewenste organisa9eresultaten vastgesteld. Dan wordt het probleem meetbaar in kaart gebracht: de kloof tussen huidig en gewenst. Pas als de oorzaken van het probleem volledig duidelijk zijn worden interven9es gekozen en uitgevoerd. Consequent met meetbare organisa;eresultaten tot gevolg.
Plan Do
Check Act
Organisa;e-‐resultaten:
Veiligheid
Begeleiding van management & teams met dezelfde aanpak in een mix van advisering en ontwikkeling.
Eigen;jdse resources in de cloud 24/7 voor alle medewerkers:
Social learning via wikis, blogs, forum e.d. Micro-‐learning, e-‐performance support, e-‐pop, 360 graden feedback aangevuld
met werkplekleren , verbeterprojecten en 70% minder klassieke training.
Slimmer werkenOok onderweg naar slimmer werken?
TradiHoneel leren/trainenE-‐learning
TrainingslokaalInstruc;e / training
DoelgroepenKennis via trainingen
LesgroepenDoceren
Documenten & presenta;esCatalogus cursusaanbod
Push
Slimmer werkenE-‐workingWerkplekInforma;e
Gepersonaliseerd via internetJust-‐in-‐;me informa;e op de werkplek via micro-‐learning &
performance support & social learningCommuni;es
Coaching & (e-‐)samenwerkingWikis, podcast, blogs etc.
Kennis & informa;e 24/7 toegankelijkPull
Slimmer werkenOok interesse in een duurzame oplossing om slimmer werken te ondersteunen?
De digitale werk-‐ en leerwereld is mobiel te ontsluiten en bestaat uit een resultaatgerichte combinaHe van technologische intervenHes in samenhang met andere vormen van werken = leren.
Prototype van een digitale werk-‐ en leerwereld om slimmer werken te ondersteunen
KennisproducHe -‐ en deling
Micro learning(rijke vormen van resources voor alle medewerkers)
Social learning(blogs, wiki’s, forum,
yammer, e.d.)
e-‐POPvoor individuen en
voor teams het e-‐TOP
Performancesupport
(taakondersteuning)Voor de kri9eke taken
in de organisa9e
Werkplekleren
Verschillende vormenvan (cer9ficerende) trainingen, coaching,communi9es enz.
Digitale werk-‐ en leerwereld
Ook interesse in een duurzame oplossing om slimmer werken te ondersteunen?
Slimmer werken
KennisproducHe -‐ en deling
Micro-‐learning•Problemen oplossen•Klantgericht communiceren•Klachten amandeling•Voortdurend verbeteren
Social learning(blogs, wiki’s, forum,
yammer, e.d.)
e-‐POP360graden feedback klantgerichtheid
Performancesupport
•Telefoonscript ontvangst klanten•Checklist klachtenamandeling•Gedragsregels
WerkpleklerenBegeleiding klantvriendelijke bejegening aan de balie
Trainingen & coaching
•Basistraining klantgerichtheid •Omgaan met agressieve klanten
Klantgerichtheid
Prototype van een digitale werk-‐ en leerwereld om
slim
mer werken te ond
ersteu
nen
klantgerichtheid | lean | veiligheid | teams | performance management | gezondheid/vitaliteit | loopbaan | projectmanagement
Slimmer werkenDe effecten van slimmer werken met de digitale werk-‐ en leerwereld.
• Kennis –en informa/e ondersteuning /jdens het werk• Spectaculaire, meetbare toename van de kennisproduc/e –en deling• 24/7 (mobiele) toegang van alle resources (kennis en informa/e) voor iedere medewerker van de organisa/e• Eenvoudiger te sturen door bestuur en management, omdat iedereen de beschikking heeR over relevante en real /me actueel te maken kennis en informa/e. Geen enkele medewerker kan meer zeggen ‘iets niet te hebben geweten’. Dus kan het bestuur en management strikter sturen op de gewenste uitvoering van taken in overeenstemming met de standaarden van de organisa/e
• Werken = leren wordt technologisch ondersteund• Informeel leren op de werkplek wordt ondersteund en verspreid • Kennis en informa/e is geen schaarste meer voor alle medewerkers• Meer tevredenheid van de medewerkers over de eigen/jdse vorm van ondersteuning /jdens het werken• Business case ten opzichte van formeel trainen is al/jd aanwezig bij grotere organisa/es
Business case slimmer werkenDe business case voor slimmer werken als rou;ne?
De business case slimmer werken heeR de volgende kenmerken:• KwalitaHef• Kwan/ta/ef in ROI en in meetbare toename van de kennisproducHe of andere business metrics
Slimmer'werken''als''business'case'
Resources((In)formeel'leren'wordt'met'technologie'op'de'werkplek''ondersteund''
Meer(bereik(Lagere'kosten'via'micro<learning'en'leren'wordt'
schaalbaar'
Verbinding(met(de(core(business(
Van'leerdoelen'naar'organisa>eresultaten''
(Uitsluitend'
leerinterven>es'als'de'oorzaak'een'
kennistekort'is.''
Werken(=(leren(Meetbaar'minder'verlet'en'meer'draagvlak'bij'
professionals''
Slimmer werken als
business case
Business case slimmer werkenBusiness case kwalita9ef:‘zachte indicatoren’.
•Werken = leren•24/7/365 toegankelijkheid•Leren is een proces •Context bepaald leren•Pull versus push•Meer tevredenheid / eigen/jds•Werken = leren = relevant voor de business
Business case slimmer werkenBusiness case kwan9ta9ef:‘harde indicatoren’.
• Lagere kosten training / deelnemer• Meetbare toename kennisproduc/e –en deling • ROI mogelijk• Meetbare bijdrage aan organisa/eresultaten
50%Minder verletkosten
50-‐70%Vermindering budge`en formeel trainen door
aanbod van slimmer werken in de digitale werk-‐ en
leerwereld
30%Kosten digitale werk-‐ en leerwereld in vergelijkingmet formele trainingen
100%Spectaculair hoger bereikvan gem. 40% naar 100%van alle medewerkers
Business case slimmer werken
TradiHoneel leren/trainen Digitale werk-‐ en leerwereld
Kosten per deelnemer
Totale kosten (training klantgerichtheid)
4000 medewerkers
€ 75 € 300.000
Verletkosten € 80 € 320.000
300 managers € 500 € 150.000
Verletkosten € 200 € 60.000
Totaal € 830.000
Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3
Digitale werk-‐ en leerwereld
(thema klantgerichtheid)
€ 150.000 € 125.000 € 125.000
Kosten training medewerkers € 50.000 € 25.000 € 25.000
Verletkosten € 0 € 0 € 0
Kosten training managers
€ 50.000 € 50.000 € 50.000
Verletkosten € 0 € 0 € 0
Business case+ € 580.000 € 630.000 € 630.000
ROI 132% 320% 320%
Besparing met de digitale werk-‐ en leerwereld met 24/7 bereik voor iedereen + meetbare toename kennisproduc3e –en deling
Business case slimmer werkenSlimmer werken = leren met business case.
• Schaalbaarheid• Formeel & informeel leren• Werken = leren• Micro-‐learning & performance support• Aansluiten bij de me/ngen van de organisa/e. Vaak wordt de Balanced Score Card gebruikt om op vier belangrijke gebieden (door de organisa/e vastgesteld) de presta/es te meten.
• Meetbare toename van de kennisproduc/e –en deling.• Meetbare toename van kennisnetwerken in de organisa/e.• Slimmer werken is een meetbare investering met rendement in de vorm van een posi/eve business case.
RoadmapSlimmer werken voor organisa9es op hoofdlijnen.
1.Keuze strategisch thema organisa;e
2.Business case op hoofdlijnen3.Digitale werk-‐ en leerwereld binnen zes maanden opera;oneel
4.Quick wins in kosten, bereik en kwaliteit
5.Bouwstenen visie en strategie slimmer werken
1.Visie & strategie slimmer werken afgerond en geïmplementeerd
2.Keuze tweede en eventueel derde strategische thema
3.Business case posi;ef in kwalita;ef en kwan;ta;ef opzicht
4.Annual report slimmer werken met opbrengsten, prognoses en verbeterpunten
1.Slimmer werken met de digitale werk-‐ en leerwerelden renderen meetbaar met posi;eve ROI’s, meer kwaliteit en meer tevredenheid in de organisa;e
2.Mogelijk inzegen digitale werk-‐ en leerwereld om de dienstverlening aan klanten te verbeteren
Jaar 1Jaar 2
Jaar 3
Slimmer werken met een business case:๏ Wilt u een duurzame verbeteraanpak op de werkvloer?๏ Voor management en medewerkers?๏ Wilt u advisering en ontwikkeling voor het management en de medewerkers laten regelen?๏ E-‐learning voor alle medewerkers beschikbaar stellen?๏ Taakondersteuning voor iedereen conform de eigen standaarden elektronisch toegankelijk laten maken?๏ Mogelijkheden bieden aan alle medewerkers om best prac/ces 24/7 online te delen en meetbaar met elkaar meer kennis
te produceren en te delen?๏ Wilt u een eigen/jdse werkgever zijn met een posi/ef imago bij cliënten en medewerkers?๏ Kortom: wilt u ook slimmer werken?๏ Met een posi/eve business case?
Neem dan vrijblijvend contact op met Tulserwww.tulser.com | [email protected]
MEDIAImprovement!Factory!*Informa-on!Factory!!Technology!Factory!
www.tulser.com
Vanaf 2008 onafgebroken Awards voor meetbare organisa9eresultaten -‐ door klanten getekend
Bibliografie•Arets, J. & V. Heijnen. (2008). Kostbaar misverstand. Den Haag: Academic Service
•CBS.nl (2010) Bedrijfsopleidingen
•Cross, J. (2010). The Working Smarter Fieldbook. Berkeley: Internet Time Press.
•Medina, J. (2008). Brainrules. Seattle: Pear Press
•Stolovitch, H.D. & E.J. Keeps (2004). Training ain’t Performance. Alexandria: ASTD press.