skill facilitator

Astra Management Development Institute

1

FACILITATING SKILL0D


2

OBYEKTIF SESI Memahami konsep memfasilitasi kelompok

Mengenal model memfasilitasi kelompok

Mengerti dan menggunakan dalam aktivitas memfasilitasi.


3

CIRCLECIRCLE

CIRCLE

CIRCLE

CIRCLE

CIRCLE

LEADER

LEADER

LEADER

LEA

DE

R

LEAD

ER

LEADERFA

CIL

ITAT

OR

FACILITATOR

CIRCLE/Member AnggotaTiga sampai 10 anggota, mengidentifikasi, menganalisa, dan mengatasi masalah yang berhubungan dengan pekerjaan dan mengimplementasikan solusinya

LEADER Pemimpin QCCMemimpin Circle (QCC)

FACILITATOR FasilitatorMembuat program lebih mudah dan terintegrasi di semua level, pemand

COORDINATORMengawasi Facilitator dan mengatur administrasi Program (STEERING COMMITTEE)

PEMAIN QCC : STEERING COMMITE, FACILITATOR, LEADER, MEMBER

[HANLAY, Joseph, Our Experience With Quality Circles, ASQC, 1983]


4

PEMAIN QCC : FACILITATORPeran Facilitator Memahami falsafah, tujuan, dan

penerapan aktivitas QCC Memberikan/mencarikan topik buat Tim

QCC Memfasilitasi QCC Leader maupun

QCC Member dalam melakukan pemecahan masalah

Memberikan dukungan pengetahuan teknis dan tool yang diperlukan

Menjadi penghubung antara QCC Leader dengan COORDINATOR atau Komite QCC (Steering Committee) dan pihak manajemen

Menghadiri pertemuan yang diadakan Tim QCC

Mengembangkan kemampuan anggota Tim QCC (QCC Member)

Syarat Facilitator People oriented Communicator : mampu berbicara baik

dengan manajemen maupun anggota Tim QCC (karyawan)

Pengalaman di area kerjanya : pengetahuan terhadap proses dan produk

Menguasai metodologi Delapan Langkah Perbaikan (8 Steps Improvement), penggunaan Quality Tools (7QC Tools & 7 Management Tools) dan mampu mengajarkannya


5

Theme Leader

MODEL ORGANISASI QCCOrganisasi Perusahaan Organisasi QCC

Board of Director (BOD)

General Mgr. General Mgr.

Manager Manager

Supervisor Supervisor

Foreman Foreman

Group Leader Group Leader

Steering Committee

Crew

Advisor

Sponsor

Facilitator

QCC Leader

QCC Member

Steering Committee

Theme Leader

Facilitator

QCC Leader

QCC Member

Theme Leader

Facilitator

QCC Leader

QCC Member

Posisi Anda sebagai QCC Facilitator


6DEFINISI FASILITATOR/Facilitator

Seseorang yang memfasilitasi

Memfasilitasi adalah sebuah proses yang melalui seseorang fasilitator untuk membantu yang lain (yang difasilitasi) dalam rangka menyelesaikan pekerjaannya dan meningkatkan cara mereka bekerja sama.

Apa definisi Fasilitator QCC (QCC-FACILITATOR) menurut Anda?


7PERANAN FASILITATOR

Peduli dengan membantu seseorang/tim untuk mengerjakan sesuatu

Membantu seseorang/tim untuk menemukan pandangannya dan meengartikulasikannya

Membantu seseorang berpikir dan membantu untuk mengkomunikasikan pemikirannya

[WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p.6, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999]


8FACILITATING MODEL

[WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p10, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999]

PROCESS

SELF GROUP

TASK

Actions and tools that help a group get its

work done

The work the group is trying to get done

Use yourself as an instrument

Understanding group dynamics


9TASK

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




TASK (tugas) adalah pekerjaan kelompok yang perlu diselesaikan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh fasilitator: Mengklarifikasi tugas

Menetapkan persetujuan (kotrak kerja) antara Fasilitator dan Tim QCC

Merencanakan, mengerjakan, dan tanya-jawab : Proses memfasilitasi

Fokus pada tugas


10SELF

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




Alat yang powerful dan sangat berpengaruh dalam aktivitas memfasilitasi adalah diri-tim yang difasilitasi dengan menggunakan diri-fasilitator sebagai instrumen.

Menggunakan pengalaman selama memfasilitasi suatu kelompok atau menanyakan anggota kelompok lain tentang pengalaman.

Menggunakan diri sendiri sebagai model tipe-tipe perilaku yang diharapkan.(memberi contoh)


11SELF

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




Mengenali diri-sendiri:

Mengenali diri sendiri adalah mengenali nilai-nilai (values), keyakinan (beliefs), kebutuhan (needs), pengalaman (experiences), dan kemampuan (capabilities) serta memahami bagaimana hal-hal tsb akan mempengaruhi aktivitas memfasilitasi

Masing-masing akan berdampak terhadap perilaku fasilitator, dan fasilitator yang efektif akan belajar mengenal diri lebih baik.


12SELF

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




PARADIGMA FASILITATOR Konsep paradigma dapat membantu fasilitator

memahami lebih baik akan perannya dalam memfasilitasi kelompok (Tim QCC)

Perbedaan paradigma akan mempengaruhi cara memfasilitasi

Paradigma masing-masing individu adalah unik. Paradigma fasilitator akan mendukung atau menghambat kemampuannya untuk melakukan tugas sebagai fasilitator


13SELF

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




SALING MEMPENGARUHI Fasilitator harus mengetahui dasar-dasar perilaku

manusia

Salah satunya adalah bagaimana manusia saling mempengaruhi

Ada 4 cara mempengaruhi perilaku manusia : POSITIVE REINFORCEMENT, PUNISHMENT, NEGATIVE REINFORCEMENT, EXTINCTION.


14SELF

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




MENGAMBIL MANFAAT DARI PERBEDAAN YANG ADA Setiap orang lebih menyukai satu atau lebih ‘style’

Setiap orang mempunyai kemampuan untuk memeragakan bermacam-macam ‘style’

Orang melihat dunia luar sesuai dengan apa yang menjadi kecenderungannya

Tidak ada yang benar atau pun salah tentang ‘style’ yang dipilihnya

Setiap ‘style’ mempunyai kelemahan dan kelebihan

Kelompok memerlukan perilaku ‘style’ yang berbeda-beda dalam rangka mencapai kinerja terbaiknya


15SELF

PREFERENSI GAYA ATAU STYLE PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




High Assertive

Low Assertive[WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p57, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999]

High

Responsive

Low

R

espo

nsiv

e

OutgoingImpatientRisk takers

OutgoingImpatientRisk takers

Task-focusedTalk about specificsHarder to get to know

Task-focusedTalk about specificsHarder to get to know

ReservedPatientRisk averse

ReservedPatientRisk averse

People-focusedTalk in generalitiesEasier to get to know

People-focusedTalk in generalitiesEasier to get to know

INDUCEMENTSTEADINESSCONSCIENTIOUS

DOMINANCE

Driver Enthusiastic

SocialAnalytical


16SELF

BEKERJA DENGAN ORANG GAYA DOMINANCEPROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




Apa cirinya: Katakan apa yang harus dikerjakan Perlu sedikit ditekan Pada situasi dimana dia kalah Tidak beraksi

Perhatikan bila dia: Bicara cepat, keras, dan sedikit inflection Cenderung membuat banyak pernyataan dan bertanya sedikit pertanyaan Suka untuk berfokus pada fakta atau tugas

Bagaimana mempengaruhinya: Bicara singkat dan langsung ke pokok permasalahan Berikan jawaban yang berfokus pada pertanyaannya Setuju pada fakta dan ide-ide daripada kepada orangnya Berikan alternatif yang bisa menuju sukses, buat rekomendasi, berikan

kesempatan untuk membuat pilihan bila tidak setuju Tekankan pada benefit, tetapi berikan alasan yang cukup Tekankan pula manfaatnya buat dia


17SELF

BEKERJA DENGAN ORANG GAYA INDUCEMENTPROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




Apa cirinya: Hindari dan tolak Abaikan akseptan dan persahabatan Pandang negatif ide-idenya Isolasi

Perhatikan bila dia: Bicara cepat, keras, dan banyak inflection Cenderung membuat sedikit pernyataan dan bertanya banyak pertanyaan Suka untuk berfokus pada opini dan ceritera

Bagaimana mempengaruhinya: Tawarkan saran untuk membuat ide-idenya menjadi tindakan yang nyata Berikan kesaksian dari yang lain tentang ide-ide dan rencana anda Ceritakan keberhasilan tim lain menggunakan ide atau rencana tsb Berikan secara tertulis yang rinci Berikan insentif saat melaksanakan tugas Tanyakan langsung dan berikan kesempatan untuk menjelaskannya Sarankan solusi alternatif


18SELF

BEKERJA DENGAN ORANG GAYA STEADINESSPROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




Apa cirinya: Overlooking atau membingungkan Tiba-tiba, tidak terencana, beresiko Kompetitif daripada kooperatif Situasi konflik

Perhatikan bila dia: Bicara lebih lambat, lembut, dan banyak inflection Cenderung membuat sedikit pernyataan dan bertanya banyak pertanyaan Suka untuk berfokus pada opini dan ceritera

Bagaimana mempengaruhinya: Fokus pada jawaban untuk menjawab pertanyaan sekaligus mengklarifikasi Berikan ide-ide dengan tidak menekannya, berikan kesempatan untuk

berubah, jangan mendorong kesepakatan terlalu cepat Clearly define goal, peran, atau prosedur Berikan jaminan dukungan berikutnya Tekankan bagaimana tindakan akan meminimasi resiko dan memperbanyak

hal seperti saat ini Perhatikan, berikan perhatian pribadi


19SELF

BEKERJA DENGAN ORANG GAYA CONSCIENTIOUSPROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




Apa cirinya: Kritisi ide-idenya atau usahanya Tanyakan secara pribadi atau blunt question Rekomendasi tidak lengkap atau tidak akurat Harapkan menjadi emosi atau secara personal terlibat

Perhatikan bila dia: Bicara lebih lambat, lembut, dan sedikit inflection Cenderung membuat sedikit pernyataan dan sedikit pertanyaan Suka untuk berfokus pada fakta atau tugas

Bagaimana mempengaruhinya: Berikan ide-ide yang pros dan cons yang langsung Berikan data yang akurat Berikan jaminan yang kelihatan tidak terduga Review rekomendasi secara sistematis dan komprehensif Spesifik bila setuju Tidak setuju fakta dariada orangnya, bila tidak setuju Siap-siap memberikan penjelasan dengan sabar, secara terus menerus, dan

diplomatis


20GROUP

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




GROUP/Kelompok. Dinamika kelompok adalah unik untuk suatu kelompok, dan pada dasarnya bisa diprediksi. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh fasilitator: Fasilitator yang efektif memahami dan mendorong

dinamika kelompok. Fasilitator yang efektif akan mengetahui bahwa

dinamika kelompok adalah hal yang wajar, demikian pula bila masalah muncul.

Tim yang produktif tidak begitu saja terbentuk bilamana individu-individu bergabung.

Untuk menjadi tim yang produktif maka akan melalui tahapan : FORMING, STORMING, NORMING, dan PERFORMING.

Fasilitator efektif akan menentukan tim yang difasilitasi sedang berada pada tahapan mana.


21

Tuckman’s ’ORMING MODEL

1. FORMING 3. NORMING2. STORMING

4. PERFORMING

• Goals, Procedures, Task Unclear

• Tell us what to do

• Very dependent on leader

• Concerned about role and acceptance

• Goals, Procedures, Tasks clear

• Energy on task

• Active, Interdependent

• High level of trust

• Openness and enthusiasm

• Collaboration

• Creative Problem-Solving

• Share information

• Problem-solve

• Develop group cohesion

• Cooperative

• Bid of power

• Leadership challenged

• Rebellion

• Complaining

• Disagreement over procedures

• Polarization

DIS

KRIP

SIPE

RASA

AN

DAN

PE

RILA

KUPROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




GROUP

[TUCKMAN, Bruce W., Development Sequence in Small Groups, Psychological Bulletin 63(6), 1965]


22

FORMINGPROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




GROUP

Pekerjaan yang dilakukan

Memahami manfaat kelompok dan tahu siapa yang tergabung dalam kelompok tsb. Mengawali tugas baru, perkenalan anggota baru, mengkaji sumber daya yang ada,

partisipasi pada kegiatan sesuai dengan ketrampilan, pengetahuan, dan gaya kerja masing-masing.

Perilaku dan dinamika yang diamati

Ketidakpastian akan manfaat dan goal tim/kelompok Perkenalan Perilaku yang berorientasi sosial Antuasiame Tentantiveness Perasaan anxiety Kebutuhan untuk mendapatkan tempat di kelompok

Pertanyaan yang perlu dijawab

Mengapa kita disini? Siapa saja anggota kelompok?

Persoalan yang akan muncul bila tidak ditangani

Orang berada di arah yang berbeda-beda Orang tidak mengetahui sumberdaya yang dimiliki kelompok/tim


23


Mengidentifikasi harapan antar anggota tim dan bagaimana harapan untuk bekerja sama

Kesempatan untuk menyatakan harapan, identifikasi perbedaan, dan pengalaman konflik (berselisih)


Konflik internal dan eksternal Ketidakpastian peran Interaksi yang saling curiga yang berlebihan Tolakan yang kuat untuk pembetukan kelompok Frustasi Perbedaan antara harapan dan kenyataan Kompetisi


Apa yang saya harapkan dari yang lainnya? Apa yang mereka harapkan dari saya?


Orang jadi ‘upset’ karena harapannya tak teroenuhi Orang merasa sudah terlalu banyak bekerja Orang merasa tidak penting/berarti dalam kelompok

STORMINGPROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




GROUP


24


Mengatasi perbedaan harapan antara anggota tim dan mengupayakan supaya mereka bekerja sama

Membuat aturan main, membuat kesepakan tim yang menyatakan tim akan bekerja sama


Negosiasi Identifikasi kesamaan manfaat Membuat ‘slogan kelompok’ Kelompok memulai bekerja sama Anggota mendukung kepemimpinan Orientasi pada pencapaian tujuan bersama (mutual goals) Harmoni, kepercayaan, dan saling menghargai


Bagaimana kita bekerja sama?


Anggota kelompok tidak menyetujui bagaimana cara bekerja sama Anggota kelompok bekerja pada tujuan yang berlawanan dengan kelompok lain

NORMINGPROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




GROUP


25


Kegiatan yang mengarah kepada pencapaian tujuan tim Menghasilkan output sesuai harapan kelompok


Definisi masing-masing peran jelas Kolaborasi Saling tergantung Merasakan kekuatan bila bekerjasama dalam kelompok Pencapaian dan kinerja yang hebat Merasakan pencapian kepuasan anggota


Bagaimana kita tahu kalo kita berhasil


Tidak jalan Kelompok tidak tahu Kelompok tidak merayakan keberhasilan

PERFORMINGPROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




GROUP


26

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




GROUPGROUP DEVELOPMENT CURVE

Group Interdependence

[WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p72, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999]

Gro

up P

erfo

rman

ce

Chance Groupings

False Group

Emerging Group

Fully Functioning Group

Peak Performing Group


27GROUP

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




MENGHADAPI KONFLIK (conflict) Setiap kelompok mempunyai konflik. Tantangannya

adalah bagaimana menangani konflik secara efektif.

Konflik bisa terbuka, secara verbal dan/atau bisa bersifat fisik. Ada yang suka terbuka dan ada yang cenderung menghindarinya.

Konflik adalah sehat selama yang terjadi adalah dalam rangka meningkatkan kualitas pekerjaan dan berusaha mencari solusinya.

Konflik bisa menjadi masalah serius jika kelompok tidak mempunyai proses untuk menanganinya.


28GROUP

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




CONFLICT RESPONSE MODEL

Cooperation

Ass

ertiv

enes

s

Low HighLow

High Competing Collaborating

Avoiding Accomodating

Compromising


29

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




GROUPVICTIM-RESCUER-PROSECUTOR TRIANGLE

Segitiga Korban-Penyelamat-Penuntut

Prosecutor

Victim Rescuer

Neutral Observer or Participant


30

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




GROUPPROSES MENGATASI MASALAH Langkah 1 : Fasilitator mengamati komunikasi verbal

atau non verbal. Langkah 2 : Fasilitator mengidentifikasi situasi

konflik yang terjadi dan mempersilakan tim untuk mengatasinya.

Langkah 3 : Fasilitator membantu tim mengumpulkan informasi untuk mencari solusi menang-menang.

Langkah 4 : Fasilitator membantu tim untuk mengidentifikasi apa saja yang bisa dijadikan kesepakatan

Langkah 5 : Fasilitator menjaga agar diskusi fokus pada bagaimana memperoleh kesepakatan dan memberitahu tim saat kesepakatan sudah tercapai.


31PROCESS

PROCESS

SELF GROUP

TASK


work done




PROCESS/Proses adalah apa yang dilakukan oleh fasilitator agar tim berhasil.Secara umum proses memfasilitasi ini terdiri dari (1) Perencanaan/planning, (2) Memecahkan masalah/solving problem, (3) Menyelesaikan pekerjaan/finishing work

PLANNING SOLVING PROBLEM FINISHING WORKS


32RINGKASAN: FASILITATOR adalah seseorang yang memfasilitasiMemfasilitasi adalah sebuah proses yang melalui seseorang fasilitator untuk

membantu yang lain (yang difasilitasi) dalam rangka menyelesaikan pekerjaannya dan meningkatkan cara mereka bekerja sama.

Facilitating Model (model memfasilitasi) : task, self, group dan prosesEmpat langkah perkembangan suatu tim : Norming, Storming, Forming, dan

Performing

skill facilitator

Education