sistema integral de manual de sistemas administraciÓn … · sistema integral de administraciÓn...

SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

MENÚ PRINCIPAL B. Clientes

Menú de Clientes es la sección del sistema en la que se tendrá la posibilidad de dar de

alta, consultar y configurar los diferentes catálogos relacionados con los clientes de la

empresa.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES

B.1 Clientes

El catálogo de Clientes es uno de los principales y primeros catálogos que son

necesarios para el Sistema, en este se van a registrar cada uno de los clientes que por lo menos

una vez se le factura, se emite una Nota de Crédito, se remisiona o incluso se le genera una

Cotización.

Para este catálogo es muy importante que se capturen los siguientes datos, de lo contrario el

sistema no va a permitir agregar o modificar el registro.

1.- Datos Personales: Nombre, domicilio, colonia, municipio, y estado, si no se tiene el

dato puede poner un “.”, De tal forma que se capture un valor. Estos datos son muy

1

2

3

4

5 6


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

importantes porque son fiscales y cuando se genera una factura estos datos se imprimen en

el documento.

Nombre

Desglose IVA

R.F.C.

Domicilio

Colonia

Municipio

Estado

C.P.

Telefono1

Telefono2

Correo Electrónico

Fax

RFC. Dato fiscal, que se imprime en formatos de documentos fiscales tales como facturas,

notas de crédito, recibos de pagos. Si el cliente no tiene RFC, se puede capturar “XXX11111111

O XXX11111XXX” y para este caso cuando se imprime la factura no se desglosa IVA(sólo para

efectos de impresión del documento).

El formato del RFC se configura en el parámetro del Sistema “Máscara ID Fiscal”.

Desglose IVA: Se activa SI, si el cliente desglosa IVA o No en caso contrario. Nota: Si el

cliente no desglosa IVA el sistema no permitirá capturar el RFC.

2.- Tipo de persona: Es importante indicar el tipo de persona del cliente, porque de este

valor va depender que el sistema considere en la captura del pedido de ventas, remisiones ó

cotizaciones, que exista ó no, un contacto asociado al Cliente.

Física.

Moral.

3.- Nacionalidad: Nacional, aplican todas las normas y políticas nacionales, Extranjero no

se calculan Impuestos al generar una Factura, Remisión o Nota de Crédito.

Extranjero.

Nacional.

4.- Contactos Cliente: Si el Cliente es persona Física, no tiene caso asociar un contacto,

porque el sistema entiende que una persona física es el mismo contacto, a menos que se

genere un Contrato del Pedido de Ventas, porque en este caso aún cuando es persona física

solicita un responsable de la obra y este último es un contacto asociado al cliente.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

En otro caso si la persona es Tipo Moral, entonces es indispensable que se capture por lo

menos un contacto.

Contacto ID: Seleccione por ID del contacto previamente dado de alta en el catálogo

de contactos.

Nombre: Seleccione por Nombre del contacto previamente dado de alta en el

catálogo de contactos

Puesto: Informativo.

Relación: Seleccione la relación que tiene el contacto con el Cliente (Socio,

Empleado, director, etc.)

Si el contacto no se encuentra presione el botón en la parte inferior de la

pantalla para dar de alta un nuevo registro. Aparecerá la siguiente pantalla:

A. DATOS PERSONALES: Nombre, domicilio, colonia, municipio, y estado, si no se

tiene el dato puede poner un “.”, De tal forma que se capture un valor.

A

B

C


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA: Los datos de la empresa

complementarán la información del contacto y solo son informativos para tener

mas referencias de el dentro de la empresa

C. OTROS DATOS: Otros datos necesarios para el registro de un nuevo contacto son

tipo de documento de representación, correo electrónico, Nacionalidad, teléfono,

entre otros.

AUXILIAR: Es necesario capturar el valor de la cuenta contable del cliente, sólo si la

contabilidad esta activa, sí el parámetro de Aux Contable Aut es “2”, entonces este valor se va

a generar automáticamente.

La cuenta contable va ser utilizada por los proceso de generación de pólizas por ventas, Notas

de Crédito, Cobranza para registrar el movimiento referente al cliente.

5.- El TIPO DE CLIENTE es una clasificación que se utiliza en el catálogo de Categorías de

productos para configurar los porcentajes de descuento que se aplicaran en el modulo de

PUNTO DE VENTAS con base al Importe, Categoría del producto y el tipo de cliente de la

venta. Para agregar un nuevo tipo de clientes se tendrá que dar de alta en el siguiente

catálogo:


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

6.-CONFIGURACIÓN AVANZADA: En esta sección usted puede configurar ciertas

condiciones de venta para la facturación con un cliente, ya sea condiciones que sean marcadas

por las políticas de la empresa como límite de crédito o días de crédito o condiciones que por

algún hecho al cliente sea le sea otorgada alguna restricción.

Para tener acceso a esta pantalla el usuario debe tener permiso, de lo contrario se le denegará

el acceso.

Límite de crédito: Hace referencia al monto autorizado para facturar a un cliente y que

éste le quede a deber dicha factura. El cliente puede facturar más de una factura, sí sólo

sí, el monto de la facturación no supera al límite de crédito que se le ha otorgado. Si el

límite es superado el sistema no permitirá la compra.

Días de crédito: En este campo usted configura el máximo de días que el cliente tendrá

para liquidar la factura que se le ha expedido.

Usuario Autoriza: Hace mención del usuario que autoriza la configuración.

Fecha Autoriza: Indica la fecha en que se realiza la configuración.

Restricciones de Venta: Las restricciones generarán al momento de la compra que se

aplique cierta política o limitación al cliente, que puede ir desde no dar crédito hasta no

vender.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES

B.2 Clientes Cotizados Por Ejecutivo

Muestra un reporte de los clientes que han solicitado cotizaciones de compra en un

rango de fecha solicitada por el usuario.

El reporte se puede solicitar por:

Todos los ejecutivos.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

Un ejecutivo.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES

B.3 Directorio de Clientes (sin contactos)

SIAN le permite realizar una consulta del directorio de sus clientes pero esta ocasión

sólo muestra a los clientes (Solo Personas Morales, porque son las únicas a las que se les

asocia un contacto) y omite a los contactos, SIAN da incluso la opción de mandar a imprimir

directamente a la impresora predeterminada o a la impresora que usted configure para su

impresión. Esta pantalla muestra un directorio de todos los clientes que están dados de alta en

el sistema. Esta información contiene: No. cliente, nombre. Fax y teléfono.

B. CLIENTES


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B.4 Directorio de Clientes (con contactos)

Como se menciono anteriormente SIAN permite realizar consulta sobre el directorio de

sus clientes (Solo Personas Morales, porque son las únicas a las que se les asocia un contacto).

Esta vez muestra el directorio de nombres de contactos que tiene un cliente. También da la

opción de mandar a imprimir desde la impresora predeterminada o una impresora

configurada para este proceso.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES

B.5 Repote de Clientes

Muestra el reporte general de clientes. La información que contiene es: No. de cliente,

nombre, RFC, Teléfono, Fax y dirección.

El reporte puede ser exportado a Word o a Excel.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES

B.6 Relaciones de contactos

Permite dar de alta o consultar las relaciones que tiene un contacto con el cliente.

RELACIÓN_ID: Número consecutivo definido por el sistema.

DESCRIPCIÓN: Descripción con la que el usuario hace referencia a las relaciones. Capture

aquí la relación que tienen los contactos, por ejemplo, socio, empleado, director, gerente,

entre otros.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES

B.7 Estado de Cuenta

Reporte muy importante que muestra la cartera activa e histórica de uno o todos los

Clientes.

Presenta dos opciones:

Consulta X Cliente.

General.

GENERAL: El reporte muestra el detalle de Cargos (Emisión de facturas) y Abonos

(Aplicación de pagos, Notas de Crédito, cancelación de facturas) indicando el saldo del cliente

valuado en moneda nacional con respeto a la fecha del movimiento y el T.C. Oficial o

Negociado según sea el caso.

El reporte contiene la siguiente información: Nombre del cliente, fecha, venta, referencia,

cargo, abono, saldo, vence, Moneda origen, T.C. oficial y T.C. negociado.

Si en el estado de cuenta se desea ver las notas realizadas activar el botón.

.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

CONSULTA X CLIENTE: Consulta que muestra el estado de cuenta detallado de manera

individual de cada uno de los movimientos (cargos y abonos).


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

Al seleccionar esta opción aparecerá automáticamente la pantalla que se muestra a

continuación.

En esta pantalla usted encontrará:

DATOS DEL CLIENTE: Podrá seleccionar de la lista al cliente que desea consultar, al

mismo tiempo podrá visualizar el nombre del cliente, dirección, contacto, saldo actual, saldo

vencido, entre otros.

FECHA INICIAL Y FECHA FINAL: Capture el periodo de fechas de los movimientos del

cliente que desea consultar.

DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS ORDENADOS POR FECHA: En esta parte podrá

encontrar un detalle de cada uno de los movimientos realizados por el cliente, con datos

como fecha, venta, referencia, cargo, abono, saldo, vence, moneda origen y tipo de cambio al

día en el que se realizó el movimiento.

PAGOS DE FACTURAS: Al posicionarse en un registro de los movimientos (abonos) aquí

se muestra el detalle de las facturas a las que fue aplicado un pago, encontrara los siguientes

datos; ID fiscal, factura, importe, moneda, tipo de cambio.

MOVIMIENTOS EN CUENTA CORRIENTE DEL CLIENTE: Al posicionarse en un

registro de los movimientos (cargos o abonos) aquí se muestra el detalle del ingreso o egreso

que se aplico en el saldo de la cuenta corriente del cliente (Anticipo, aplicación de pagos, etc.)


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES

B.8 Movimientos diversos a la cuenta Corriente del Cliente

Cuenta Corriente: Es una cuenta en la que se deposita las cantidades sobrantes

de la liquidación de una factura. Estos saldos son aplicados cuando el cliente especifique a

que factura se desea aplicar.

En esta opción se registran los movimientos que se pueden hacer de forma manual en

la cuenta corriente de un cliente. Estos movimientos se hacen cuando no se capturaron

automáticamente en notas de crédito o facturación.

Para seleccionar un cliente SIAN le proporciona dos alternativas, seleccionar por consecutivo

o la segunda por nombre de cliente. De cualquier manera al seleccionar una opción

automáticamente se llenarán los campos de Saldo en Cuenta Corriente y el consecutivo o

nombre según sea el caso.

El siguiente paso es seleccionar el tipo de movimiento:

Ingreso a la cuenta corriente: Incrementa el saldo a favor del cliente.

Egreso a la cuenta corriente: Disminuye el saldo a favor del cliente.

Y por ultimo capturar Importe, Referencia y alguna Observación.

De clic en el botón para registrar el movimiento.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

Si el cliente no está dado de alta, regístrelo dando clic en el botón y lo llevara al

catálogo de clientes.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES

B.9 Reporte de Movimientos a la Cuenta Corriente

Reporte que muestra todos los movimientos de ingresos y egresos afectados a la cuenta

corriente del cliente.

El reporten se solicita por:

Todos los clientes.

Un cliente.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

El reporte muestra la siguiente información: Nombre y no. del cliente, fecha, tipo de

movimiento, importe, moneda origen, tipo de cambio, referencia, documento, descripción y

usuario.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES

B.8 Relación de Clientes

La finalidad de este modulo es llevar un control en el seguimiento a clientes. Con

tareas como REGISTRO DE EVENTOS, TIPOS DE EVENTOS, SEGUIMIENTO A EVENTOS

Y TAREAS PENDIENTES, SIAN permite una administración total del servicio al cliente.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES


B.8.1 Registro de Eventos

SIAN permite que usted lleve un registro de los eventos que su empresa tiene con sus

clientes, es decir, le brinda el control total de cada una de las acciones y servicios que usted

brinda a sus consumidores, de tal manera que su servicio sea cada vez más eficiente y eficaz.

CLIENTE: Asigne el evento seleccionando el cliente que está solicitando sus servicios. Puede

registrar al cliente, por número de cliente o por nombre de cliente.

ESTATUS: El estatus predeterminado es registrado en esta instancia, ya que se está

realizando precisamente el registro del evento.

ASIGNADO A: Puede asignar a un miembro de su organización en específico ese evento, es

decir, si la labor solicitada requiere que un miembro en específico sea quien se encargue de su

A


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

ejecución, o posiblemente sea especialista en materia, entre otras opciones, asigne un

miembro de su organización para dar seguimiento al evento.

EVENTO: Capture el evento, con clic en el combo despliegue una lista con los tipos de

eventos en el sistema, previamente dados de alta según las políticas de la empresa, elija uno y

seleccione.

COMENTARIOS: SIAN permite añadir comentarios al asignar un evento para un reporte

más completo para los miembros de su organización.

A. En esta sección puede hacer un filtro de los eventos que se han registrado, y mostrar los

registros por cada uno de los campos. Esto se hace de la siguiente manera:

1.- Seleccione una opción en un combo, cliente, asignado, evento o estatus.

2.- Seleccione un rango de fecha.

3.- Por último de clic en el botón de

4.- La información aparecerá en la pantalla de registro.

B. CLIENTES


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0


B.8.2 Tipos de Eventos

En este módulo SIAN permite la captura de los tipos de eventos, así dependiendo las

políticas y giro de la empresa usted puede dar de alta las acciones que puede tener con sus

clientes.

NOMBRE: De un nombre para el tipo de evento que dará de alta.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES


B.8.3 Seguimiento a Eventos

Para este módulo SIAN le otorga al usuario la posibilidad de contar con dos opciones,

éstas son; si el usuario es gerente o supervisor puede consultar los eventos de cada uno de los

miembros de la organización, pero si el usuario es vendedor, empleado, o desempeña alguna

función de menor rango, este usuario solamente podrá ver sus eventos.

Esta pantalla muestra los eventos y el proceso en el que se encuentra cada uno de éstos.

Cuenta con un filtro para mostrar eventos por estatus; seleccione en el combo el estatus

(asignadas, en proceso, cerradas, no cerradas o todas) y posteriormente de clic en mostrar.

La información desplegada por evento es: código, fecha, evento, cliente, y estatus.

El botón muestra a detalle el evento y despliega una nueva pantalla.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

Esta pantalla le mostrará los datos del evento y el progreso en el mismo, así también

aparecen comentarios acerca de cada uno de los hechos pertenecientes al evento.

Para anexar un nuevo hecho en su evento agregue un comentario en el espacio amarillo

acerca del seguimiento dado al evento y después de clic en .

Para desplegar los comentarios o modificarlos de clic en el botón .

Si todos los hechos alrededor de este evento han finalizado es momento de cerrar el

evento, para esto de clic en .

A. En esta sección SIAN permite llevar registro de de compromisos que el miembro de

su organización tenga con el cliente, citas, entrevistas, llamadas, entre otros.

A


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES


B.8.4 Tareas Pendientes

En el módulo de Seguimiento a Eventos en la sección de compromisos con el cliente se

manejan las posibles citas o entrevistas que se puedan tener con el mismo, a esto se le llama

tareas, en este módulo se da seguimiento precisamente a esas citas, llamadas, entrevistas, etc.

Que miembros de su empresa tendrán con sus clientes para brindar un servicio.

Esta pantalla muestra las tareas y el estatus en el que se encuentra cada uno de éstos.

Cuenta con un filtro para mostrar eventos por estatus; seleccione en el combo el estatus

(abiertas, cerradas o todas) y posteriormente de clic en mostrar.

La información desplegada por tarea es: código, fecha, evento, cliente, y estatus.

El botón muestra a comentarios acerca de las tareas.


MANUAL DE SISTEMAS

CLIENTES

FECHA : 24/07/2009

VERSION 2.0

B. CLIENTES

B.9 Sucursal Clientes

Es bien sabido que un cliente puede presentar más de una sucursal, esto es, un cliente

tiene diferentes ubicaciones físicas. En en este módulo SIAN le permite capturar las diferentes

sucursales que puede llegar a tner un cliente.

Seleccione el cliente del cuál dará de alta una sucursal dando clic en el combo.

Ingrese los datos generales de la empresa: nombre, dirección, municipio,

departamento, zona, C.P., teléfono y correo electrónico; estos datos identificarán una sucursal

de otra y cuando se facture el Sistema solicitará una Sucursal en caso de que exista los datos

fiscales de la factura se tomaran precisamente de este catálogo.

sistema integral de manual de sistemas administraciÓn … · sistema integral de administraciÓn...

Documents