“sistema integrado para la mejora continua de … · (procesos y procedimientos) formatos y...
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“MODELO
INTEGRADO PARA
LA MEJORA
CONTINUA DE LA
GESTIÓN
INSTITUCIONAL”
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Busquemos identidad de objetivos con nuestros
trabajadores, contratistas, directivos y propietarios de las
empresas
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SITIOS DE INTERÉS
• http://senastage.blackboard.com
• http://172.16.221.93/wikisena
• ftp://172.16.2.69/PLANEACION/MEJORA_CON
TINUA_DE_LA_GESTION_INSTITUCIONAL
• http://Gestiondelcambio.wordpress.com
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1. DIRECTRICES
GENERALES
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SISTEMA INTEGRADO
• Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)
Ley 489 de 1998, Decreto 3622 de 2005
• Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama
Ejecutiva del Poder Público y Otras Entidades
Prestadoras de Servicios
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
NTCGP 1000:2004
• Modelo Estándar de Control Interno MECI
MECI 1000:2005
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SISTEDA
• “Conjunto de políticas, estrategias,
metodologías, técnicas y mecanismos de
carácter administrativo y organizacional para la
gestión y el manejo de los recursos humanos,
técnicos, materiales, físicos y financieros de las
entidades de la Administración Pública,
orientado a fortalecer la capacidad
administrativa y el desempeño institucional, de
conformidad con la reglamentación que para tal
efecto expida el Gobierno Nacional” Ley 498 de 1998
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SISTEDA
• Comprende entre otras,
– Políticas de desarrollo administrativo
– Supresión y simplificación de trámites
– Incentivos a la gestión pública (estímulos)
– Sistema nacional de control interno
– Democratización y control social de la administración
pública (control social, veeduría ciudadana,
audiencias públicas)
– Sistema general de información administrativa del
sector público
– Estructura y organización de la administración pública
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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
• “… herramienta de gestión sistemática y
transparente que permita dirigir y evaluar
el desempeño institucional, en términos de
calidad y satisfacción social en la
prestación de los servicios a cargo de las
entidades y agentes obligados, la cual
estará enmarcada en los planes
estratégicos y de desarrollo de tales
entidades. …” Ley 872 de 2003
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MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO
• El MECI permite desarrollar, implementar
y mantener en operación el Sistema de
Control Interno.
• Permite mejorar el desempeño
institucional mediante el fortalecimiento
del control y de los procesos de
evaluación que deben llevar a cabo las
Oficinas de Control Interno.
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COMPATIBILIDAD ENTRE SISTEMAS
DE GESTIÓN
Sistema de Desarrollo Administrativo: Orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño administrativo.
Sistema de Control Interno: Conducente al control de las Actividades y actuaciones, así como la administración de laInformación y los recursos de acuerdo con las normas Constitucionales y legales.
Sistema de Gestión de Calidad: Enfocado al direccionamiento y evaluación del desempeño institucional en términos de lasatisfacción social en la prestación de los servicios, en procura de la mejora continua.
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ENFOQUE INSTITUCIONAL
EL SENA UNO SOLO
El Sistema se establece para el SENA,
como institución, con sus niveles
estratégico, táctico y operativo (Dirección
General, Direcciones Regionales y
Centros de Formación)
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EL SENA UNO SOLO
• Una Misión
• Una Visión
• Unos mismos objetivos
• Un único código de ética
• Una Política de la calidad
• Una Política ambiental
• Un Comité del Sistema de Gestión de la Calidad Nacional
• Un Manual de la Calidad
• Un Normograma
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COMITÉ DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD NACIONAL
Se trabajará con Comité nacional compuesto por los
representantes regionales y de la Dirección General
El responsable de la Dirección General es la Dra. Mireya
López y cada regional designa un representante.
La Resolución 2516 se modificará para crear la nueva
estructura.
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ORGANIZACIÓN EN LA
REGIONAL SANTANDER
LIDERES DE MEJORA CONTINUA
Se trabajará con un representante por cada Centro, quien liderará la
implementación y será el responsable del Sistema.
En cada Centro se designarán líderes de los procesos (Matriz de
responsabilidades).
Los líderes de los procesos tendrán la responsabilidad de
implementar, mantener y mejorar su proceso.
LOS LÍDERES DE LA MEJORA CONTINUA SON
DINAMIZADORES DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
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MATRIZ DE
RESPONSABILIDADES*
PROCESO LIDER APOYAN EL PROCESO
Los procesos
que están
definidos en la
cadena de valor
Responsable
del proceso
Cargos que participan
en el proceso
Ej.
Planeación
Estratégica
Director
Regional
Coordinadora FPI,
Empleo y Trabajo,
Coordinadora Apoyo
Administrativo,
Profesional de
Planeación
* sugerido
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DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
• Los documentos se elaboran en la Dirección
General y se validan a nivel nacional.
• El manual de procesos y procedimientos y
demás documentos del sistema se
administrarán en ambiente web, considerando
como documentos vigentes los que allí se
encuentren.
• La codificación de los documentos se hará a
través del aplicativo OnBase
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REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
CONTROL DE LOS
REGISTROS
(Entrega de formatos,
formatos actualizados)
CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS
(Procesos y
procedimientos)
FORMATOS Y REGISTROS,
ESPECIFICACIONES, GUÍAS E
INSTRUCTIVOS, OTROS DOCUMENTOS
ESPECIALES (Internos o Externos)
Nivel IV
PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
DOCUMENTADOS
Nivel III
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Nivel II
MANUAL
DE
CALIDAD
Nivel I
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TEMAS QUE SE DEBEN
CONOCER
PLAN ESTRATEGICO
PLAN OPERATIVO
REDES DE CENTRO
PENTAGONO
APRENDIZAJE POR PROYECTOS
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ENCUESTA DE CALIDAD
• MOTIVAR A LOS APRENDICES PARA QUE DILIGENCIEN LA ENCUESTA DE CALIDAD:
– Inducción
– Ejecución de la Formación
• http://oficina.sena.edu.co
– ENCUESTAS• Encuesta Aprendices SENA
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DIMENSIONES DE CALIDAD DEL
PROCESO DE FORMACIÓN
• Desarrollo del perfil del aprendiz
• Pertinencia de la respuesta institucional
• Diseño curricular: componentes
• Reconocimiento de aprendizajes previos y plan de formación a la medida
• Formación por proyectos (Aprendizaje útil)
• Condiciones de los ambientes de aprendizaje
• Ejecución de la formación
• Bienestar de aprendices
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AVANCES EN EL SISTEMA
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El SENA se compromete a garantizar
la calidad en el marco de la formación por
competencias y el aprendizaje por proyectos,
promoviendo la aceleración y flexibilidad
del proceso de aprendizaje,
y brindando una respuesta eficaz
en la prestación de los servicios institucionales,
para contribuir a la competitividad
y productividad del país
con responsabilidad social
y el mejoramiento continuo de sus procesos.
POLITICA CALIDAD
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1. Mejorar la eficiencia y la productividad
de nuestros procesos formativos por medio
del aprendizaje por proyectos y la
incorporación de diversas fuentes de
conocimiento, estableciendo metodologías
que privilegian la solución de problemas reales,
el trabajo en equipo, la relación intensa y
flexible con el cambiante entorno productivo
y el ingreso de las nuevas tecnologías.
OBJETIVOS DE CALIDAD
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2. Incrementar el nivel de satisfacción
de nuestros clientes, por medio de programas
y servicios que se constituyan en la respuesta
pertinente y oportuna a sus necesidades
(de desempeño laboral y profesional
y del sector productivo).
OBJETIVOS DE CALIDAD
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3. Asegurar la complementariedad de
la capacidad tecnológica de todos los centros
de formación y la convergencia de recursos
institucionales (humanos, físicos, tecnológicos, etc.),
para generar innovación y desarrollo sostenible
en el país.
OBJETIVOS DE CALIDAD
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Tipología de procesos:
• Procesos de innovación o estratégicos: Son aquellos que buscan establecer la visión y orientación para el desarrollo de los demás procesos. Generan permanentemente innovación y criterios para el alcance de los logros y propósitos.
• Procesos de valor, primarios, core o misionales: Son aquellos que apuntan al cumplimiento de la Misión, generando valor a los grupos de interés y a la Institución.
• Procesos de apoyo o soporte: Apoyan y facilitan el desarrollo y ejecución de todos los procesos de valor, proveen servicios de utilidad para toda la Entidad en sus diferentes niveles.
CADENA DE VALOR INSTITUCIONAL
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CADENA DE VALOR
PROCESOS DE
INNOVACION
PLANEACION
ESTRATEGICA
PROCESOS DE
VALOR
NORMALIZACION DE
COMPETENCIAS LABORALES
CERTIFICACION
COMPETENCIAS
LABORALES
GESTION PARA EL
EMPLEO
PROCESOS
DE APOYO
CONVENIOS Y
ALIANZAS
DISEÑO CURRICULAR
ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN
EJECUCIÓN
DE SERVICIOS
COMPLEMETARIOS
GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANO
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
INTELIGENCIA
ORGANIZACIONAL
GESTIÓN
JURÍDICA
GESTIÓN
DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DE TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN
COMUNICACIONES
INSTITUCIONALES
MEJORA CONTINUA
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CADENA DE VALOR
PROCESOS DE
INNOVACION
PROCESOS DE
VALOR
NORMALIZACION DE
COMPETENCIAS LABORALES
DISEÑO
CURRICULAR
CERTIFICACION
COMPETENCIAS
LABORALES
GESTION PARA EL
EMPLEO
GESTIÓN HUMANA
PERFILAMIENTO Y
ACTUALIZACION
DE INSTRUCTORES
PROCESOS
DE APOYO
CONVENIOS
Y ALIANZAS
EJECUCIÓN
DE SERVICIOS
COMPLEMENTARIOS
INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
SEGUIMIENTO A EGRESADOS
Y EVALUACION DE IMPACTO
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
PLANEACION
OPERATIVA
PROGRAMACIÓN
ESPECÍFICA
SEGUIMIENTO A
LA PLANEACIÓNA
DM
INIS
TR
AC
IÓN
ED
UC
AT
IVA
PUBLICACION
DE LA OFERTA
INSCRIPCION
SELECCION
MATRICULA
ADMINISTRACIÓN EDUCATIVAEXPEDICIÓN DE TÍTULOS,
CERTIFICADOS, ACTAS Y/O CONST.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CONTRATACION
INTELIGENCIA
ORGANIZACIONAL
INICIO
EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN
DESARROLLO
CURRICULARINDUCCIÓN
GESTIÓN DEL PROCESO
DE APRENDIZAJE
CONTRATO DE
APRENDIZAJE
MEJORA
CONTINUA
GESTIÓN
JURÍDICA
GESTIÓN
DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DE TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN
COMUNICACIONES
INSTITUCIONALES
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INTELIGENCIA
ORGANIZACIONALPROCESO
PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION DE
NECESIDADES
PROCESOS DE INNOVACIÓN
EVALUACIONES
DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO
A EGRESADOS
PROSPECTIVA Y VIGILANCIA
TECNOLÓGICA
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CONVENIOS Y ALIANZASPROCESO
PROCEDIMIENTOS
CONVENIOS
INTERINSTITUCIONALES DE
FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
- AMPLIACIÓN DE
COBERTURA
PROCESOS DE INNOVACIÓN
TRANSFERENCIA DE
CONOCIMIENTOS,
TECNOLOGÍAS E
INNOVACIONES
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PLANEACIÓN
ESTRATÉGICAPROCESO
PROCEDIMIENTOS
PLANEACION
OPERATIVA
PROGRAMACIÓN
ESPECÍFICA
PROCESOS DE INNOVACIÓN
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN
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MEJORA CONTINUAPROCESO
PROCEDIMIENTOS
TRANSFERENCIA DE
BUENAS PRACTICAS
MEDICION Y CONTROL
PROCESOS DE INNOVACIÓN
MEDICIÓN DE LA
SATISFACCION DEL CLIENTE
AUDITORIAS INTERNAS
ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
ASPECTOS QUE AFECTAN
LA CALIDAD DEL SERVICIO
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NORMALIZACIÓN DE
COMPETENCIAS
LABORALES
PROCESO
NORMALIZACIÓN DE
COMPETENCIAS LABORALES
PROCESOS DE VALOR
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DISEÑO CURRICULARPROCESO
DISEÑO CURRICULAR
PROCESOS DE VALOR
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ADMINISTRACIÓN
EDUCATIVAPROCESO
PROCEDIMIENTOS
PROMOCIÓN Y
PUBLICACIÓN DE LA OFERTA
INSCRIPCIÓN
SELECCIÓN
PROCESOS DE VALOR
MATRÍCULA
EXPEDICIÓN DE TÍTULOS,
CERTIFICADOS, ACTAS Y/O
CONSTANCIAS DE FORMACIÓN
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EJECUCIÓN DE LA
FORMACIÓN PROFESIONALPROCESO
PROCEDIMIENTOS
DESARROLLO
CURRICULAR
PROCESOS DE VALOR
INDUCCIÓN
GESTIÓN DEL PROCESO
DE FORMACIÓN DEL APRENDIZ
CONTRATO DE APRENDIZAJE
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EJECUCIÓN DE SERVICIOS
COMPLEMENTARIOSPROCESO
PROCEDIMIENTOS
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
TECNOLOGICOS
EMPRENDIMIENTO
INNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
PROCESOS DE VALOR
PORTAFOLIO DE
COMPETITIVIDAD
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CERTIFICACION DE
COMPETENCIAS LABORALESPROCESO
PROCEDIMIENTOS
EVALUACIÓN Y
CERTIFICACIÓN DE
COMPETENCIAS
PROCESOS DE VALOR
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GESTIÓN PARA EL
EMPLEOPROCESO
PROCEDIMIENTOS
ORIENTACIÓN
OCUPACIONAL
INTERMEDIACIÓN
LABORAL
PROCESOS DE VALOR
40
GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANOPROCESO
PROCEDIMIENTOS
PERFILAMIENTO, ACTUALIZACIÓN
Y DESARROLLO DEINSTRUCTORES
PROCESOS DE APOYO
BIENESTAR
ADMINISTRACIÓN LABORAL
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GESTIÓN ADMINISTRATIVAPROCESO
PROCEDIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
CONTRATACIÓN DE
INSTRUCTORES
ADMINISTRACIÓN, CONTROL
Y MANEJO DE INVENTARIOS
CONTRATACIÓN
ADMINISTRATIVA
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GESTIÓN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROSPROCESO
PROCEDIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
GESTIÓN PRESUPUESTAL
GESTIÓN CONTABLE
GESTIÓN DE TESORERÍA
GESTIÓN DEL RECAUDO,
APORTE Y CARTERA
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GESTIÓN DOCUMENTALPROCESO
PROCEDIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
CONTROL DE DOCUMENTOS
CONTROL DE REGISTROS
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GESTIÓN JURÍDICAPROCESO
PROCEDIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
GESTIÓN JURÍDICA
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GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓNPROCESO
PROCEDIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PLANEACIÓN Y
ENTREGA DE SERVICIOS
SOPORTE Y MANTENIEMIENTO
DE SERVICIOS
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COMUNICACIONES INSTITUCIONALESPROCESO
PROCEDIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
DESARROLLO DE ESTRATEGIAS
DE COMUNICACIÓN
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CUAL ES EL PROCESO PARA
IMPLEMENTAR EL MODELO?
PLANIFICACION DEL
PROCESO
CONFORMACION DE
EQUIPOS DE
TRABAJO
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CUAL ES EL PROCESO PARA
IMPLEMENTAR EL MODELO?
SENSIBILIZACIÓN Y
CAPACITACION DE
LOS EQUIPOS DE
TRABAJO
NORMALIZACION DE
LOS PROCESOS
IMPLEMENTACIÓN DE
LOS PROCESOS
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CAPACITACIÓN DE LOS EQUIPOS DE
TRABAJO
• Sensibilización (Conocimientos de la norma)
Recursos Internos del centro
Apoyo de la Dirección General (Guía de
implementación)
• Capacitación en los procesos
Recursos Internos del centro (Líderes de
los procesos)
Apoyo de la Dirección General
(Videoconferencias)
Visitas y reuniones zonales
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NORMALIZACIÓN DE PROCESOS
• Manual de Procesos y Procedimientos Versión 2.
Junio de 2008.
Identificación de:
18 Procesos
50 Procedimientos
• Instructivo para la elaboración, codificación y
control de documentos de procesos y
procedimientos del SENA
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IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
• Cada líder de proceso analizará con los
responsables de la ejecución de los mismos la
información del Manual de procesos para su
aplicación.
• Si hay sugerencias deben ser enviadas al Grupo de
Mejora Continua de la Gestión de la Dirección de
Planeación y Direccionamiento Corporativo con el fin
de ajustar el Manual.
• Se realizarán videoconferencias de cada proceso
dirigidas a los responsables en cada Regional y
Centro, con el fin de lograr un conocimiento del
mismo y aclarar inquietudes
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IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
• Verificación de la apropiación y funcionamiento de
los procesos por parte de los líderes de proceso.
(Listas de Verificación)
• Elaboración de Planes de Trabajo y Planes de
mejora detallados para mejorar el proceso
• Seguimiento por parte de la Dirección de
Planeación y Direccionamiento Corporativo
• Verificación por parte de la Oficina de Control
Interno
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IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
Los líderes de los procesos serán los responsables
de:
1. Hacer que los responsables y participantes en
la ejecución de los procesos conozcan la
caracterización de los mismos (objetivo,
entradas, salidas, normatividad, documentación,
registros, etc..)
2. Hacer que los responsables de los procesos los
ejecuten como se establezca y manejen la
documentación de los mismos.
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IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
3. Analizar y recopilar la información
correspondiente al comportamiento de los
procesos (Diligenciamiento de los formatos
(registros) e indicadores de procesos en los
centros) y retroalimentar el sistema.
4. Realizar seguimiento y evaluación al plan que se
establezca para cada proceso
5. Establecer y hacer que se ejecuten las acciones
correctivas y preventivas
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PLAN DE TRABAJOMES ACTIVIDAD MEDIOS
Julio Sensibilización y
capacitación
Diagnóstico -
Autoevaluación
Agosto Implementación de
procesos
Gestión de riesgos
Videoconferencias
semanales
Matriz de riesgos
Septiembre Semana de las Mejores
prácticas - Concurso
Encuesta de calidad en
la formación
Banco de preguntas
Octubre Identificación de acciones
de Mejora
Documentación y
transferencia de mejores
prácticas
Noviembre Evaluación del estado de
avance
Listas de chequeo
Programa de auditorias
Diciembre Seguimiento y mejora Revisión por la dirección
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En el SENA Todos sabemos que
“Siempre habrá una Mejor Manera
de Hacer las Cosas”
El SENA … Una organización que
aprende!!!
