sistema integrado de gestiÓn administrativa … de usuario... · 3 1 capÍtulo i: el manual de...
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SIGA.NET
MANUAL DE USUARIO
MÓDULO DE LOGÍSTICA
2011
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ÍNDICE
1 CAPÍTULO I: ................................................................................................................................... 3
1.1 OBJETIVOS DEL DOCUMENTO ............................................................................................................. 3
1.2 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA.................................................................................................. 3
1.3 GLOSARIO DE TÉRMINOS ..................................................................................................................... 3
2 CAPÍTULO II................................................................................................................................... 4
2.1 INGRESO AL SISTEMA ......................................................................................................................... 4
2.2 MANTENIMIENTO ................................................................................................................................ 6
2.2.1 Cuadro de Necesidades: Muestra el CN por centro de costo ....................................................... 6
2.2.2 Requerimientos-Usuarios: ............................................................................................................ 7
2.2.3 Asignación de Requerimientos ................................................................................................... 10 2.2.3.1 Asignación de requerimientos ......................................................................................................... 10 2.2.3.2 Requerimientos Asignados .............................................................................................................. 14
2.2.4 Registrar Certificación Presupuestal a requerimientos de bienes y servicios............................. 18
2.2.5 Orden de Compra/Servicio: ........................................................................................................ 23
2.2.6 Conformidad de Orden de C/S ................................................................................................... 24
2.2.7 Anulación de Requerimientos: ................................................................................................... 26
2.2.8 Exporta Requerimientos al SIGA.MEF ....................................................................................... 29
2.3 REPORTES ........................................................................................................................................ 30
2.3.1 Requerimiento ..................................................................................................................... 30 2.3.1.1 Requerimientos C.Costo .................................................................................................................. 30 2.3.1.2 Estado -Cuadro de Necesidades ....................................................................................................... 32 2.3.1.3 Modificaciones-Cuadro de Necesidades .......................................................................................... 34
2.3.2 Procesos Selección-Convocatorias .................................................................................... 36
2.3.3 Contratos de Bienes y Servicios ........................................................................................ 36
2.3.4 Órdenes de Compra-Servicio ............................................................................................. 37
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1 CAPÍTULO I:
El Manual de Usuario del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA.NET), brinda instrucciones básicas para acceder a las funcionalidades del sistema, así como la descripción gráfica de cómo navegar dentro del mismo.
1.2 Descripción General del Sistema
El Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA.NET es un aplicativo que tiene la finalidad
de conseguir un adecuado nivel de eficiencia operativa y soporte para que los centros y/o
usuarios puedan registrar y hacer el seguimiento del estado y la ubicación de sus requerimientos.
Además cuenta con alertas de correo electrónico que les llegará a los usuarios correspondientes
cuando sus requerimientos cambien de estado.
Se han identificado los requerimientos funcionales solicitados para el presente proyecto y se
realizarán los desarrollos necesarios tanto a nivel de base de datos como a nivel aplicación.
1.3 Glosario de términos
1.1 Objetivos Del Documento
TÉRMINOS DESCRIPCIÓN
UM Unidad de medida
C.Costo Centro de costo
Obs Observaciones
Fte.Fto Fuente De Financiamiento
Fec.Asig Fecha Asignada
Sec.Func Secuencia Funcional
Clas.Gasto Clasificador De Gasto
OGA Oficina General De Administración
P. Unitario Precio Unitario
CN Cuadro de Necesidades
Mto. Total Actual/ Mto. Total Agregar Monto Total Actual/ Monto Total Agregar
Solicitud de Modificación del CN-CC Solicitud de Modificación de Cuadro de Necesidades por Centro de Costo
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2 CAPÍTULO II
Funcionalidades del Módulo de Logística
2.1 Ingreso al Sistema
Ingrese al url http://srvsql/siganet lo que lo llevará a la interfaz de acceso del
SIGA.NET.
La siguiente interfaz permite al usuario acceder al sistema siguiendo los siguientes
pasos:
Recuerde que sólo podrán acceder al sistema los usuarios que se encuentren
debidamente registrados y con los permisos otorgados por el administrador del
SIGA.NET.
1. Seleccione el periodo al cual desea acceder. El periodo se refiere al año de ejecución.
2. El sistema mostrará la unidad ejecutora a la cual se está accediendo, además de la
sede. Para el caso del Instituto Nacional de Salud
1. Ingrese su usuario de
red.
2. Ingrese su
contraseña.
3. Hacer CLICK en
Aceptar.
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3. Finalmente, para ingresar al sistema presione ACEPTAR. De lo contrario ,CLIC en
CANCELAR
Una vez accedido correctamente al SIGA.NET, el sistema mostrará en la parte lateral
izquierda el menú principal con múltiples funcionalidades de acuerdo a su perfil de usuario.
En la parte superior mostrará el link periodo y Cerrar sesión.
Al hacer CLIC en el link periodo, el sistema te redireccionará a la anterior interfaz para cambiar
el periodo sin necesidad de cerrar la sesión.
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2.2 Mantenimiento
2.2.1 Cuadro de Necesidades: Muestra el CN por centro de costo
Para ello hacer CLIC en el link “Cuadro de Necesidades “del Menú Principal, elegir de
la lista desplegable el centro de costo, Tipo de Bien (También puede buscar por
descripción colocando una palabra clave y por código del bien o servicio. Además de
buscar por Sec.Funcional y partida)
Dar CLIC en :
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Además tiene las opciones de ordenar sus registros por Código, Descripción y P.Unitario
sólo seleccionándolos y de Exportar su Cuadro de Necesidades a Excel.
2.2.2 Requerimientos-Usuarios:
Permite registrar a los usuarios que se le asignarán requerimientos. CLIC en
:
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Muestra la siguiente interfaz dar CLIC en para buscar al usuario que desea
registrar para la asignación.
Luego muestra la interfaz de búsqueda del usuario. En caso visualice con facilidad el
usuario a registrar dar doble CLIC para seleccionarlo.
De no visualizarlo fácilmente, utilice los criterios de búsqueda como el nombre completo
(No es necesario colocar todo el nombre es suficiente con el nombre y/o apellido, en el
criterio de código escriba el e-mail del usuario para buscarlo).
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Si desea anular al usuario CLIC en y el usuario se muestra en color ROJO.
Por último para guardar tu registro CLIC en , de lo contario CLIC en
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2.2.3 Asignación de Requerimientos
2.2.3.1 Asignación de requerimientos
Luego de la aprobación del requerimiento por parte del Director de OGA,
el director de Logística debe realizar la aprobación y la asignación del
mismo a cualquier especialista del área de programación.
La asignación tiene la finalidad de que el especialista de programación
asuma la responsabilidad de efectuar el estudio de mercado respectivo
para ejecutar la adquisición solicitada. Recuerde que la asignación solo se
puede realizar cuando ya se aprobó el requerimiento y este se encuentra
en estado “Aprobado - Pendiente de Estudio de mercado”.
Nota:
La aprobación sólo la puede realizar cuando el estado de requerimiento es “PENDIENTE DE
APROBACIÓN”. Asimismo la desaprobación sólo la podrá efectuar cuando el requerimiento se
encuentre en estado “Estudio de mercado- Aprobado”
Para poder realizar estas acciones el Director de logística debe elegir la opción “Asignación de
Requerimientos” como se muestra en el gráfico adjunto. CLIC aprobar requerimiento.
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Y se muestra el siguiente mensaje indicando la aprobación del requerimiento:
Nótese que el sistema cambia el estado automáticamente a ESTUDIO DE MERCADO- APROBADO
Para desaprobar requerimientos, debe hacer CLIC en desaprobar el requerimiento.
Seguidamente, debe de registrar en las observaciones el motivo por el cual se está desaprobando
el requerimiento y finalmente debe hacer CLIC en el botón para confirmar la
desaprobación.
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El sistema mostrará un mensaje indicando que la desaprobación se ha realizado con éxito y el
requerimiento ya no se visualizará en listado del Director de Logística. El requerimiento podrá
ser visto por el director de la OGA según el flujo con el estado de ESTUDIO DE MERCADO
DESAPROBADO.
Para realizar la asignación de requerimientos a los especialistas de programación, debe hacer CLIC
en asignar el requerimiento como se muestra en el gráfico:
CLIC en Aceptar del cuadro de Usuario Asignado y el sistema muestra un mensaje de
confirmación:
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Para Desasignar un requerimiento hacer CLIC en el icono
Inmediatamente, el sistema mostrará el mensaje siguiente:
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Y el Requerimiento se queda sin usuario asignado.
Si desea asignar o desasignar grupalmente seleccione la opción check y presione el botón que se
encuentra en la parte superior de asignar/desasignar que corresponden a la función en grupo.
Además presenta las opciones dar vista previa al Formulario de Requerimientos Bienes
servicios en formato pdf y la opción si desea anular el registro.
2.2.3.2 Requerimientos Asignados
Luego de asignado el requerimiento por parte del Director de Logística, los
especialistas de programación pueden realizar las siguientes acciones:
Recepción del requerimiento, Cotizar y marcar el requerimiento como
atendido.
Para acceder a esta función debe seleccionar la opción del Menú principal
Requerimientos Asignados:
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La recepción del documento físico se puede registrar haciendo CLIC en cómo se muestra en
el gráfico adjunto. Muestra mensaje de confirmación y la fecha de recepción en el listado de
requerimientos.
Para cotizar o registrar el mejor valor obtenido luego de realizar el estudio de mercado el
especialista de programación puede hacer CLIC en , esta opción permite visualizar el
requerimiento como se muestra en las imágenes adjuntas.
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En la parte superior cuenta con la opción de , Cotizar con el mayor valor ,y
para el caso que no todos los ítems de un requerimiento sean cotizados correctamente el sistema
con esta opción permite procesar la cotización de los ítems correctos y los demás los libera para
armar un nuevo requerimiento y pase el flujo nuevamente hasta ser cotizado satisfactoriamente.
Por último cuenta con la opción y .
Además tiene la opción de Modificar el precio cotizado para ello debe hacer CLIC en del
listado de ítems contenidos en el requerimiento a modificar. En él podrá registrar el mejor valor
cotizado y confirmar la cotización haciendo CLIC en el botón .
CLIC en la opción inferior de muestra el siguiente mensaje y pasa al estado COTIZADO-
PENDIENTE DE CERTIFICACIÓN
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Finalmente, para que el requerimiento se guarde con la información registrada el especialista de
programación debe hacer CLIC en obteniendo el siguiente mensaje.
Marcar el requerimiento como atendido significa que el requerimiento que se encontraba en
estado “Aprobado – Pendiente de estudio de mercado” pase al estado “Cotizado – Pendiente de
Certificación Presupuestal”. Para realizar esta acción debe hacer CLIC en con lo cual el
sistema mostrará el siguiente mensaje. O si desea atender grupalmente seleccionar los
requerimientos a atender con los “CHECK” y dar de la opción de la parte superior
de la interfaz
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Además puede dar vista previa al formulario de Requerimiento de Bienes-Servicios. La
opción permite visualizar, guardar o imprimir la Solicitud De Crédito Presupuestal en
formato pdf.
2.2.4 Registrar Certificación Presupuestal a requerimientos de bienes y servicios
Después de realizar el estudio de mercado y el registro de la mejor cotización para
cada uno de los ítems que conforman el requerimiento, estos deben de ser
certificados por Presupuesto.
Dicha certificación sólo se puede dar cuando los requerimientos se encuentren
en estado “Cotizado – Pendiente de Certificación Presupuestal”. Para poder
realizar esta acción el usuario de presupuesto debe acceder a la opción
“Certificación Presupuestal” como se muestra en la imagen.
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Para ejecutar la certificación presupuestal debe hacer CLIC en cómo se muestra en imagen
adjunta.
Luego, el requerimiento mostrará la información de los ítems con respectiva secuencia funcional,
fuente de financiamiento, especifica de gasto, valor cotizado. Con esta información el especialista
de presupuesto procede a asignar la certificación presupuestal. Para ello selecciona el registro y
da CLIC DERECHO para asignar certificación presupuestal como se muestra en la imagen.
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Una vez seleccionada la opción de certificación presupuestal se mostrará la información
presupuestal, así como, los montos disponibles a nivel de secuencia funcional y especifica de
gasto obtenidos a partir del Marco presupuestal. De esta manera se podrá tener el control de la
afectación al marco presupuestal por cada uno de los requerimientos.
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Luego de hacer CLIC en el sistema registra la certificación como se muestra en la imagen
adjunta
Para guardar las acciones realizadas debe hacer CLIC en el botón Guardar lo cual
automáticamente genera una numeración única para las certificaciones.
Nota: No se olvide de ingresar el N° Certificado para continuar con el flujo normalmente.
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Para poder imprimir el reporte de certificación presupuestal se debe hacer CLIC en como lo
muestra la imagen adjunta.
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2.2.5 Orden de Compra/Servicio:
CLIC en link “Orden de Compra/Servicio “del menú Principal esta interfaz es de
sólo consulta.
En la parte superior se encuentra las opciones de búsqueda para las órdenes de
compra y Servicio.
CLIC en la opción : Muestra los datos de la orden de Compra en modo de sólo
lectura por ser de consulta.
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2.2.6 Conformidad de Orden de C/S
CLIC en link en “Conformidad de Orden de C/S” menú Principal.
CLIC en Dar Conformidad a la Solicitud de Modificación. Muestra los datos en
modo de consulta.
CLIC en la opción :
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CLIC en la opción y muestra como se debe hacer:
Clic en y por último y muestra el siguiente mensaje:
Clic en para anular el registro:
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2.2.7 Anulación de Requerimientos:
Esta opción sólo la tiene el área de Logística y sirve para poder anular
directamente los requerimientos y poder consultar su historial, opción que otras
áreas no tienen habilitado.
Para acceder a esta opción CLIC en “Anulacion de Requerimientos” del Menú
Principal.
En la parte superior cuenta con la opción de búsqueda de requerimientos.
CLIC en de la bandeja principal y muestra la siguiente interfaz, donde permite añadir
una observación respecto a la anulación. Este campo a llenar es obligatorio de lo contrario
el sistema se lo solicitará y no le permitirá realizar la anulación.
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Muestra el mensaje de confirmación:
Luego el requerimiento se muestra de color ROJO
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También cuenta con la opción de ver el Historial de los requerimientos que están eliminados. Para
ello debe hacer CLIC en de la bandeja y la opción de vista previa para visualizar el
formulario de Requerimientos de Bienes/Servicios en formato pdf esta opción sólo es permitida
para requerimientos que aun no estén anulados.
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2.2.8 Exporta Requerimientos al SIGA.MEF
Después de realizada la certificación presupuestal el requerimiento está apto para
ser registrado en el SIGA.MEF y seguir con la culminación del proceso de
adquisición hasta la suscripción del contrato y/o de la emisión de la orden de
compra o servicio. Para realizar esta acción el usuario debe acceder a la siguiente
opción del sistema.
Esta bandeja muestra requerimientos con estado “Con Certificación Presupuestal” y
“Con Pedido Generado en SIGA.MEF”.
Para exportar los Requerimientos al SIGAMEF puede hacerlo individualmente o en grupo
marcando los Check en los requerimientos con estado “Con Certificación Presupuestal” y
CLIC en exportar. Muestra el mensaje de confirmación y pasa el/los requerimientos
a estado CON PEDIDO GENERADO EN SIGA.MEF
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Luego que hace la exportación al SIGA.MEF el requerimiento pasa al estado CON PEDIDO
GENERADO EN SIGA.MEF
Para visualizar el formulario de Requerimientos CLIC en para la vista previa del mismo
en formato pdf.
Además como las demás interfaces cuentan con la opción de búsqueda para este caso por
fecha, Código de requerimiento o Centro de Costo (Seleccionado de la lista desplegable de
la parte superior)
2.3 Reportes
2.3.1 Requerimiento
2.3.1.1 Requerimientos C.Costo
CLIC en Requerimientos- C.Costo muestra la siguiente interfaz.
Seleccionar el C.Costo y el estado de los requerimientos y CLIC en
para ver el reporte en formato pdf.
También se puede emitir un reporte sólo por centro de costo
seleccionando e inclusive por estado de requerimiento.
Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios
ingresados para el Reporte.
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CLIC en la opción en caso desee exportar a Excel el reporte generado
por el SIGANET.
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2.3.1.2 Estado -Cuadro de Necesidades
CLIC en la opción Estado-Cuadro de Necesidades del Menú Principal.
Cuenta con la opción de generar reportes por Partida, C.Costo, Secuencia
Funcional (Meta) y tiene la opción de seleccionar el primer Check en caso
desee visualizar a detalle el reporte y el segundo check para visualizar
Cuadro comparativo por Item.
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Genera el siguiente reporte:
También puede generar su reporte de las siguientes maneras:
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Al dar Open:
Además cuenta con la opción de descargar el Reporte en Excel con la opción
de la parte superior de la interfaz.
2.3.1.3 Modificaciones-Cuadro de Necesidades
CLIC en Modificaciones-Cuadro de Necesidades .Seleccionar el Centro de
Costo y CLIC en .Muestra la siguiente interfaz:
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Al dar CLIC en open muestra el siguiente reporte en pdf:
CLICK en para exportar el reporte en formato Excel.
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2.3.2 Procesos Selección-Convocatorias
CLIC en el link”Proceso Selección-Convocatorias” del Menú Principal.
Luego de seleccionar los criterios por los que desea el Reporte CLIC en
para verlo en formato pdf; de los contrario CLIC en para visualizarlo en
Excel.
Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios ingresados
para el Reporte
2.3.3 Contratos de Bienes y Servicios
CLIC en el link “Contrato de Bienes y Servicios” de Menú Principal.
Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios ingresados
para el Reporte.
Luego de seleccionar los criterios por los que desea el Reporte CLIC en
para verlo en formato pdf; de los contrario CLIC en para visualizarlo en
Excel.
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2.3.4 Órdenes de Compra-Servicio
CLIC en el link “Ordenes de Compra-Servicio” del Menú Principal
Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios ingresados
para el Reporte.
Luego de seleccionar los criterios por los que desea el Reporte CLIC en
para verlo en formato pdf; de los contrario CLIC en para visualizarlo
en Excel.