sistema de ventas en las empresas manufactureras
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO
SISTEMA DE VENTAS EN LAS EMPRESAS MANUFACTURERAS DEL MUNICIPIO SAN RAFAEL DE CARVAJAL, ESTADO TRUJILLO
Autor: Br: Espósito Durán Enzo Junior
C.I.: 17.832.065
Marzo, 2010
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO- EDO. TRUJILLO
SISTEMA DE VENTAS EN LAS EMPRESAS MANUFACTURERAS DEL MUNICIPIO SAN RAFAEL DE CARVAJAL, ESTADO TRUJILLO
Autor: Br. Espósito Durán Enzo Junior
C.I.: 17.832.065
Tutor: Lcdo. Edgar Morales
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA ILUSTRE UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL” COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADO EN
CONTADURÍA PÚBLICA.
Marzo, 2010
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DEDICATORIA
Este trabajo de grado está dedicado a mis padres Vincenzo Espósito Alloca y Sonia Margarita Durán Torres por ser fuente de inspiración y confianza a lo largo de todos mis estudios y por siempre darme la oportunidad a través de sus enseñanzas de ser la persona que hoy en día soy.
A mis hermanos Jean Carlos Espósito Duran y Sonia Elena
Espósito Duran por siempre permitirnos pasar buenos momentos y apoyarme en todas las decisiones y acciones que he tomado.
A mi compañera sentimental Gabriela Delgado, por siempre estar
a mi lado durante la carrera universitaria, apoyándome y enseñándome a creer en mí mismo de que todo lo que uno se propone como persona se puede lograr, sin importar las dificultades que se puedan presentar en el camino y por la dedicación incondicional que siempre me has brindado en todo tipo de situaciones. Sin tu ayuda no hubiese logrado llegar a estos momentos finales de nuestra carrera universitaria.
A mi buena amiga Diana Valencia por tu incondicional apoyo
brindado en los buenos y malos momentos, por ser la excelente persona que siempre ha esperado lo mejor de mí sin esperar nada a cambio, por toda la ayuda que me has ofrecido a lo largo de nuestra carrera universitaria.
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A todas las personas que de algún u otro modo tuvieron que ver con e logro de este objetivo de verdad Mil Gracias, en especial a Zulay Zabala, Joalis Cegarra, Sabina Briceño, Yudith Castellanos, Lolymar Briceño, José, Martin y Yulimar Bracamonte.
Enzo Espósito
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AGRADECIMIENTOS
A Dios Todopoderoso por darme la oportunidad de formarme como persona a lo largo de todos estos años y permitirme llevar a cabo una carrera universitaria, que ya llegando al final de este camino se ha convertido en una experiencia muy satisfactoria.
A mis padres por siempre apoyarme tanto en los buenos como en
los malos momentos por los que he tenido que transitar, esperando sin condiciones lo mejor de mí. Les agradezco por haberme dado la formación que hoy en día tengo y espero retribuirle todas las cosas buenas que me han sabido ofrecer.
A mis hermanos por estar siempre a mi lado y brindarme el apoyo
incondicional que toda persona necesita para seguir adelante. A Gabriela Delgado y Diana Valencia por su apoyo y gran
colaboración a lo largo de todo este camino, no lo hubiese podido lograr de no ser por sus consejos, dedicación, paciencia, pero sobre todo les agradezco por los buenos momentos que logramos pasar que siempre los tendré presente.
A los profesores que tuvieron que ver con mi formación, por
brindarme sus conocimientos y constancia a los largo de este camino.
Muchas Gracias!!!
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NUCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO
SISTEMA DE VENTAS EN LAS EMPRESAS MANUFACTURERAS
DEL MUNICIPIO SAN RAFAEL DE CARVAJAL, ESTADO TRUJILLO
Autor: Enzo Junior Espósito Durán
Año: 2010
Resumen
El propósito fundamental de los sistemas de ventas es el manejo relacionado con la facturación, cobranza, distribución y mercadeo, para una organización es muy importante tomar en cuenta cuál es la necesidad social que tiene como organización, para poder desempeñar una buena labor en lo que se refiere a este tipo de actividades. En ese contexto, el objetivo general fue analizar el sistema de ventas disponible en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, estado Trujillo. El contexto teórico se apoyó en autores como Catacora (1997), Stanton (2004), Kotler (2003) y McLeod (2000). Para el alcance de los objetivos se acudió a una metodología de tipo descriptivo y un diseño de campo. Como técnica se utilizó la encuesta y como modalidad básica el cuestionario, el cual constó de 26 ítems, validados a través el juicio de 3 expertos. Una vez analizados los datos recabados a las 10 empresas que conformaron la población, se concluyó que las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal no manejan adecuadamente el sistema de ventas puesto no establece controles para el ejercicio de sus funciones, siendo necesario invertir en promoción de venta para dar a conocer sus productos y establecer controles sobre sus canales de distribución. Palabras Claves: Sistema contable, sistema de ventas, facturación, cobranza, distribución, promoción.
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ÍNDICE GENERAL
p.p.APROBACIÓN DE TUTOR iiiDEDICATORIA ivAGRADECIMIENTOS vRESUMEN viÍNDICE GENERAL viiINDICE DE CUADROS ixINDICE DE TABLAS xINDICE DE GRÁFICOS xiINTRODUCCIÓN 1 CAPITULO
I EELL PPRROOBBLLEEMMAA Planteamiento del problema 3 Objetivos de la investigación 7 Justificación 8 Delimitación 9 II MMAARRCCOO TTEEÒÒRRIICCOO Antecedentes de la investigación 10 Bases teóricas 13 Sistema 13 Sistema de Contabilidad 14 Clasificación de los sistemas Contables de una empresa 14 Sistema de Ventas 15 Propiedades del Sistema Contable de Ventas 15 Registros de Ventas 17 Libros contables 17 Procedimientos del Sistema de Ventas 19 Facturación y Cobranzas 20 Facturación 21 Análisis financiero del cliente 22 Proceso de Facturación 23 Cobranza 23 Proceso de Cobranza 23 Control de los costos de otorgamiento de crédito 24 Marketing 25 Distribución 26 Componentes del Subsistema de Distribución 27 Canales de Distribución 29 Tipos Canales de Distribución 30
ix
Intensidad de la distribución 33 Consideraciones legales en la administración de los
canales 33
Promoción 36 Método de Promoción 37 Presupuesto de Promoción 38 Regulación de la promoción 39 La empresa 39 Clasificación de las Empresas 40 Definición de términos básicos 42 Mapa de Variables 44
III MARCO METODOLÓGICO
Tipo de investigación 45 Diseño de la investigación 46 Población 46 Técnica e instrumento de recolección de datos 47 Validez del instrumento 48 Análisis e interpretación de resultados 49
IV AANNÁÁLLIISSIISS EE IINNTTEERRPPRREETTAACCIIÓÓNN DDEE LLOOSS RREESSUULLTTAADDOOSS Identificar las principales características del sistema
contable de ventas en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo. 50
Identificar las principales funciones del subsistema de facturación y cobranza en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo. 60
Describir los aspectos fundamentales en el proceso de distribución y promoción en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
72
V CONCLUSIONES RECOMENDACIONES Conclusiones 83 Recomendaciones 85
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 86 A Solicitud de validación 90B Constancias de validación 92
C Instrumento de recolección de datos 96
x
ÍÍNNDDIICCEE DDEE CCUUAADDRROOSS p.p.CUADRO
0011 Principales funciones de un sistema de facturación y
cobranzas
20
xi
ÍÍNNDDIICCEE DDEE TTAABBLLAASS p.p.TABLAS
0011 Sistema contable de ventas 5002 Tipo de sistema de venta 5103 Propiedades del sistema contable de ventas 5204 Registro de ventas 5405 Contenido del registro auxiliar de ventas 5506 Registros principales de las operaciones de ventas 5607 Registros auxiliares en las operaciones de ventas 5808 Procedimientos contables llevados acabo por el sistema de
ventas 59
09 Análisis financiero del cliente para el otorgamiento de crédito
60
10 Consideraciones para fijar límites de créditos 6211 Actividades del Proceso de facturación 6312 Subsistema de cuentas por cobrar 6413 Proceso del subsistema de cuentas por cobrar 6514 Implicación de los costos para el otorgamiento de crédito 6615 Tipos de costo para el otorgamiento de crédito 6716 Beneficios del sistema de pedidos de clientes 6917 Actividades de registro en el sistema de inventario 7018 Operaciones realizadas para el reabastecimiento de
existencia 71
19 Tipos de canales de distribución 7220 Estrategia de distribución 7421 Métodos de control para la administración de canales 7522 Métodos de control utilizado para la administración de
canales 76
23 Método de promoción 7824 Método de presupuestacion promocional 7925 Método de presupuestacion 8026 Método de regulación de la promoción 82
xii
ÍÍNNDDIICCEE DDEE GGRRÁÁFFIICCOOSS
p.p.GRÁFICOS
01 Tipo de sistema de venta 5102 Propiedades del sistema contable de ventas 5303 Registro de ventas 5404 Contenido del registro auxiliar de ventas 5605 Registros principales de las operaciones de ventas 5706 Registros auxiliares en las operaciones de ventas 5807 Procedimientos contables llevados acabo por el sistema de
ventas 59
08 Análisis financiero del cliente para el otorgamiento de crédito
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09 Consideraciones para fijar límites de créditos 6210 Actividades del Proceso de facturación 6311 Subsistema de cuentas por cobrar 6412 Proceso del subsistema de cuentas por cobrar 6613 Implicación de los costos para el otorgamiento de crédito 6714 Tipos de costo para el otorgamiento de crédito 6815 Actividades de registro en el sistema de inventario 7016 Operaciones realizadas para el reabastecimiento de
existencia 72
17 Tipos de canales de distribución 7318 Método de promoción 7819 Método de presupuestación promocional 8020 Método de presupuestación 81
1
INTRODUCCION
La complejidad creciente del mundo empresarial y la gerencia
moderna, obliga a buscar más allá de la dicotomía tradicional, entre
especialistas; a un nuevo tipo de gerente capacitado para manejar la
empresa en los distintos departamentos que conforman una organización.
Virtualmente, en todas las decisiones de negocio existen implicaciones
financieras y los deben poseer invariablemente conocimientos suficientes de
las operaciones que realiza la empresa, en materia de finanzas, mercado,
costos, entre otras.
La competitividad juega un papel muy importante en la economía
mundial ya que esta, ha obligado a las empresas a implementar sistemas
contables armónicos que contribuya al crecimiento tanto de la empresa como
del mercado, y así alcanzar un mejor nivel que exige calidad y confianza,
para satisfacer las necesidades del entorno.
El propósito fundamental de los sistemas de ventas es el manejo
relacionado con la facturación, cobranza, distribución y mercadeo. En cuanto
a la facturación y cobranza para una organización es muy importante tomar
en cuenta cuál es la necesidad social que tiene como organización.
Dependiendo de su misión establecerán estrategias para financiamiento,
control de precios de cada producto, la emisión de presupuestos, condiciones
de pago, cobro y consulta de inventarios. Por otro lado, el canal de
distribución lo constituye un grupo de intermediarios relacionados entre sí
que hacen llegar los productos y servicios de los fabricantes a los
consumidores . En cuanto a la mercadotecnia ofrece las diferentes formas de
dar a conocer el producto, estableciendo un posicionamiento en el mercado.
2
La presente investigación se realizará con el propósito de hacer un
análisis del sistema de ventas en las empresas manufactureras del Municipio
San Rafael Carvajal, estado Trujillo para dar a conocer las debilidades
encontradas en cada una de las funciones del sistema de ventas
La investigación está conformada por cuatro (4) capítulos,
estrechamente relacionados, que suponen las etapas secuenciales del
trabajo. Los contenidos en los capítulos se han distribuidos de la siguiente
manera:
Capítulo I. El problema, en el mismo se expresa claramente el
planteamiento del problema, la formulación de la problemática encontrada,
los objetivos de la investigación, subdivididos en general y específicos; la
justificación y delimitación de la investigación.
Capítulo II. Marco teórico, dentro del mismo se plantean las bases
teóricas, referenciales y conceptúales en las que se fundamenta la
investigación.
Capítulo III. Marco metodológico, en esta etapa se define el diseño
metodológico y el tipo de investigación aplicada durante el desarrollo del
trabajo.
En el Capítulo IV, se desarrolla el análisis e interpretación de los
resultados: enmarca la información presentada en las tablas de frecuencias y
gráfico estadístico de barra, posteriormente interpretados; tomando en
cuenta la variable en estudio y el marco teórico.
Capitulo V, aquí se presentan las conclusiones y recomendaciones
derivadas del análisis del resultados.
Finalmente las referencias bibliográficas, en las que se sustenta el
estudio y anexos utilizados para apoyar la investigación.
3
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
El mundo de los negocios se ha alterado por dos poderosos cambios;
el primero es el surgimiento y reforzamiento de la economía global y el
segundo, la transformación de la economía y las sociedades industriales en
economías de servicios basadas en el conocimiento y en la información. Es
por ello que el líder de la organización debe contar con una serie de
herramientas de manejo de la información, con el fin de hacer más eficiente
el funcionamiento de la empresa, mediante un adecuado control de los
recursos necesarios. Entre estas herramientas merecen especial mención los
sistemas contables.
Dentro de una organización empresarial el sistema de contabilidad se
constituye como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se
recoge toda la información necesaria de una entidad como resultado de sus
actividades operacionales, valiéndose de todos los recursos que la actividad
contable le provee y que al ser presentados a los directivos y accionistas le
permitan tomar las decisiones operativas y financieras que les ayuden a la
gestión de negocios.
Para Cantú (2002), los sistemas contables representan un conjunto
de cuentas, libros, formularios, programas y reportes financieros,
lógicamente organizados e interrelacionados entre sí; permitiendo a las
empresas presentar sus resultados económicos en forma cuantitativa, así
como describir el funcionamiento de estas a lo largo de un periodo
4
determinado, mediante los cuales una acción coordinada conllevan a la
obtención de información contable.
Hoy día las empresas necesitan un flujo de datos coherentes y
precisos para el manejo correcto de sus operaciones. En la actualidad la
información contable es un mecanismo indispensable para realizar una
administración efectiva de los recursos con los cuales cuenta. Lo que les
permite tomar decisiones sobre: los precios a los cuales debe vender, la
situación financiera de la empresa, las cuentas que se deben cobrar, la
capacidad de pago con la que se cuenta y el control de cobranza.
En este orden de ideas, se puede observar que la información que
alienta el sistema contable, se origina en los distintos subsistemas de una
organización. Dentro del contexto de los sistemas de información contable,
se tiene al sistema contable referido a las ventas, el cual surge como
resultado de las operaciones de ingresos y cubre como funciones la
facturación y cobranza, el control de los canales de distribución y el
mercadeo.
Así mismo, el desempeño de las funciones del sistema de ventas de
una compañía a través del subsistema de facturación permite registrar y
controlar las operaciones de venta de la organización, mientras que el
subsistema de cobranza permite controlar el proceso de cobranza a través
del registro y mantenimiento de las cuentas por cobrar. Por otro lado el
objetivo que persigue la distribución es poner el producto a disposición del
consumidor final en la cantidad demandada, en el momento en el que lo
necesite y en el lugar donde desee adquirirlo, todo ello en una forma que
estimule su adquisición en el punto de venta y a un coste razonable.
La magnitud de la fuerza de ventas es una de las decisiones más
importantes que enfrentan los ejecutivos en muchas industrias. En la
5
práctica, esta decisión está afectada por otros elementos en la mezcla de
mercadotecnia e influye sobre la estrategia total de mercadotecnia. Las
opciones específicas elegidas (magnitud de fuerza de ventas ya sea que
estén dirigidos al uso de mayoristas, distribuidores, agentes y demás.),
dependen de los costos relativos y de las tareas de ventas requeridas para
análisis de las soluciones intermedias.
Para Aparisi y Ripio (2001), este tipo de sistema maneja los
informes referentes a los ingresos adecuados a una organización
provenientes a las ventas a créditos; generalmente tiene la responsabilidad
de la facturación de los clientes mediante las cuentas por cobrar; tiene la
capacidad de reconocer los depósitos en las cuentas bancarias; mediante los
archivos maestros correspondientes a los clientes, incluyendo sus nombres y
direcciones; y puede imprimir una lista de todo el dinero adecuado, identificar
la fuente y hacer notar durante cuánto tiempo no se ha cobrado la deuda .
Por tanto, se ha visto en la actualidad la exigencia de mayor cantidad
de información en el departamento de ventas para llevar a cabo operaciones,
por cuanto son estas los principales ingresos y principal fuente de utilidad o
beneficio de una empresa. Las operaciones en que se incluyen las ventas,
requieren personal capacitado aunado a un buen sistema de ventas, que
permitan procesar correctamente todo ese caudal de datos, cada vez más
voluminoso y complejo. De no contar la empresa con un buen sistema de
ventas, la sobrecarga informativa convierte los datos contables proveniente
de las ventas, bien sea a crédito o al contado, en una masa inerte en la cual
no es posible ver con claridad los contornos del complejo contexto que es la
situación y perspectiva de la empresa.
Por otra parte, los sistemas de ventas juegan un rol fundamental en
las empresas industriales que extraen la materia prima para otros productos
6
o adquieren un bien para transformarlo en otro producto que será llevado al
mercado una vez terminado el proceso productivo, incluyendo las
establecidas en el estado Trujillo. Al respecto cabe destacar que según la
oficina de recaudación adscrita a la Alcaldía del Municipio San Rafael de
Carvajal, existen 10 empresas del ramo manufacturero, que debido a sus
condiciones geográficas, desarrollo vial y ubicación, proporcionan
condiciones propicias para el desarrollo de este tipo de industrias, lo que le
exige estar actualizado en cuanto al sistema de ventas.
De acuerdo con entrevistas realizadas por el investigador de este
trabajo se obtuvo como respuesta por parte de los encargados del
departamento de ventas que uno de los problemas que presentan, es que la
información que proporciona el sistema de ventas es incompleta, inexacta,
irregular y puede no ser integrada. Debido al manejo inadecuado en el
sistema de ventas en cuanto a sus funciones en el desarrollo de los
subsistemas de facturación o cobranza, y control de canales de distribución,
lo que impide controlar los pedidos de los clientes, definir condiciones de
pago, actualizar los inventarios, los saldos de los clientes y hasta emitir
presupuestos con la eficiencia requerida.
Además pudo apreciarse que estas empresas no cuentan con
asesoría adecuada en cuanto a la publicidad para dar a conocer sus
productos lo que les impide expandirse hacia nuevos mercados. Lo que trae
como consecuencia que el registro de cuentas por cobrar, el seguimiento a
los procesos de cobranza puedan tomarse traumáticos, e incluso convertirse
en una amenaza para su permanencia en el mercado.
En caso que las empresas manufactureras del Municipio San Rafael
de Carvajal no pongan énfasis en el mejoramiento de las funciones del
sistema de ventas, obstaculizará controlar todo lo relativo a los inventarios, la
7
facturación y a la cobranza, esto podría afectar negativamente el desarrollo
de la planificación, de la organización, de la dirección y del control,
colocándolas en una posición de desventaja en este mundo caracterizado
por lo complejidad y la incertidumbre, cuya competitividad es cada vez más
fuerte y agresiva.
Por tales razones se realizara una investigación con la finalidad de
analizar el sistema de ventas disponible en las empresas manufactureras del
Municipio San Rafael de Carvajal, estado Trujillo, para contribuir a mejorar
las funciones desarrolladas en el departamento de venta, por cuanto este
desempeña un papel fundamental en la medición de los resultados
económicos de la organización.
Sobre la base de las consideraciones anteriores se anuncian las
siguientes interrogantes:
Formulación del problema ¿Cómo es el sistema de ventas disponible en las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, estado Trujillo?
Sistematización del problema ¿Cuáles son las principales características del sistema contable de
ventas en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de
Carvajal, Estado Trujillo?
¿Cuáles son las principales funciones del subsistema de facturación y
cobranza en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de
Carvajal, Estado Trujillo?
8
¿Describir los aspectos fundamentales del subsistema de distribución
y promoción en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de
Carvajal, Estado Trujillo?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General Analizar el sistema de ventas disponible en las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, estado Trujillo.
Objetivos Específicos
Identificar las principales características del sistema contable de
ventas en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de
Carvajal, Estado Trujillo.
Identificar las principales funciones del subsistema de facturación y
cobranza en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de
Carvajal, Estado Trujillo.
Describir los aspectos fundamentales del subsistema de distribución y
promoción en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de
Carvajal, Estado Trujillo.
Justificación de la investigación
La investigación presentada se enfoca en realizar un análisis al
sistema de ventas disponible en las empresas manufactureras del Municipio
San Rafael de Carvajal, estado Trujillo, que permita identificar las principales
9
características del sistema contable de ventas, identificar las principales
funciones del subsistema de facturación y describir los aspectos
fundamentales del subsistema de distribución y promoción.
En este sentido, el estudio representa un aporte a las empresas
manufactureras, ya que les permite tener un instrumento de trabajo para
controlar la principal fuente de ingreso y los aspectos fundamentales en el
área de promoción y distribución de los productos fabricados.
Además brindará información relevante a los gerentes y a la
administración, en caso de requerir información relativa al sistema de ventas,
al manejo de los presupuestos de promoción, control de los inventarios y el
área de cobros.
Así mismo, para el alcance de los objetivos propuestos en la
investigación, se hace necesario el uso de técnicas e instrumentos de
recolección de datos, de esa manera los resultados del estudio se
fundamentarán en la aplicación de técnicas válidas metodológicamente, se
considera la técnica de la entrevista y como instrumento el cuestionario, la
cual permitirá recabar información para determinar si las empresas
manufactureras cuentan con un sistema de ventas adecuado y oportuno, y a
la vez servirá de apoyo metodológico para futuras investigaciones que se
desarrollen en la materia.
Delimitación de la investigación
La presente investigación se llevará a cabo en las empresas
manufactureras ubicadas en el Municipio San Rafael de Carvajal, del estado
Trujillo (teniendo en cuenta que según la información suministrada por la
oficina de recaudación adscrita a la Alcaldía del Municipio San Rafael de
10
Carvajal se cuentan con diez (10) empresas del ramo manufacturero, en el
lapso comprendido entre septiembre 2009 y marzo de 2010, durante este
tiempo se realizará el trabajo de campo que permitirá lograr los objetivos
propuestos en el presente trabajo.
El diagnóstico del análisis del sistema de ventas disponible en las
empresas manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado
Trujillo, se delimita conceptualmente, bajo teorías implantadas por autores
como: Catacora (1997), Stanton (2004), Kotler (2003) y McLeod (2000)
relacionadas a los sistemas de información contables y al sistema de ventas.
El estudio se inscribe en la línea de investigación de sistema de Información
Contable.
11
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
En este capítulo se muestran los aspectos teóricos que sustentan la
investigación, presentando los antecedentes de la investigación relacionados
con el problema analizado y que han servido para orientar el presente
estudio. Luego se exponen las bases teóricas y los conceptos relativos a la
categoría de empresas en la que se realizará el estudio.
Antecedentes de la investigación
A continuación se presentan los antecedentes de la investigación en
donde se muestran los trabajos de grado relacionados con la misma, y su
contribución a la presente investigación.
Cañizalez, I. (2007), elaboró un trabajo de grado para optar al título de
Licenciada en Contaduría Pública en La Universidad de los Andes, Núcleo
Universitario Rafael Rangel, titulado “Sistemas contables de ventas en cooperativas manufactureras del Municipio Valera, Estado Trujillo”. El
objetivo general de la investigación fue analizar los aspectos principales del
sistema Contable de ventas usado por las cooperativas manufactureras del
municipio Valera, estado Trujillo. Para lograrlo se siguieron las directrices de
la metodología descriptiva y un diseño de campo. La muestra objeto de
estudio la conformaron 27 Contadores de las cooperativas manufactureras
existentes en el municipio Valera, estado Trujillo, a quienes se les aplicó un
12
cuestionario de 15 ítems elaborado como instrumento de recolección de
datos.
Una vez analizados los datos se concluyó entre otras cosas que las
funciones básicas del sistema de ventas utilizado en las Cooperativas
manufactureras del municipio Valera estado Trujillo, están conformadas
desde el punto de vista de la facturación por el control de precios del
producto, la emisión de facturas, giros y recibos y el análisis de gestión de
ventas. Las cobranzas cumplen funciones de registro de cuentas por cobrar
en diferentes condiciones de pago, registro de cancelaciones totales o
parciales y la emisión de notas de débito y crédito. Otra de las funciones del
sistema de ventas, hace mención a los canales de distribución de los
productos, las Cooperativas estudiadas generalmente distribuyen sus
productos directamente al consumidor, es decir, que utilizan la vía más corta
sin necesidad de intermediarios que hagan llegar el producto al consumidor
final.
Los aportes de Cañizalez (2007), son relevantes para el desarrollo de
la presente investigación, por cuanto reporta información relacionada con las
características del sistema contable de ventas, el cual será analizado en el
transcurso de la presente investigación. Montilla, C. (2004), elaboró un trabajo de grado para optar al título de
Licenciada en Contaduría Pública en La Universidad de los Andes, Núcleo
Universitario Rafael Rangel, titulado “características del sistema de información contable para el sistema de ventas en las medianas empresas de la zona industrial del Municipio Valera”, en el que planteó
como objetivo general determinar las características del sistema de
información contable disponible para el sistema de ventas en las medianas
empresas localizadas en la Zona Industrial del municipio Valera. La
13
metodología fue de tipo descriptivo y el diseño de campo. La población la
conformaron 9 Contadores Públicos que laboran en las medianas empresas
de la zona industrial del municipio Valera, a los cuales se les aplicó una guía
de entrevista de 15 ítems.
Luego de analizar la información obtenida, se concluyó que el sistema
de información contable disponible para el sistema de ventas de las
medianas empresas de la zona industrial del municipio Valera, se
caracterizan por su escasa capacidad, en tanto no permiten realizar todos los
procesos que posibilitan proporcionar la información necesaria para la toma
de decisiones clave cuando se realiza una venta al contado o a crédito. En
vista de ello se recomendó instalar sistemas de información contable que
contengan todos los módulos necesarios para proveer información precisa y
oportuna respecto a los procesos que involucra la ejecución de una venta a
crédito o de contado, así como tomar en cuenta que los sistemas manuales
para el seguimiento de costos no son tan eficientes como los automatizados,
ni tampoco ofrecen el mismo número de categorías y minuciosidad en las
comparaciones.
El presente estudio se relaciona con la investigación debido a su
relación con la variable principal de estudio, como lo es el sistema de ventas.
Bolaños, J. (2002), elaboró un trabajo de grado para optar al título de
Licenciada en Contaduría Pública en La Universidad Rafael Belloso Chacín,
titulado “Diagnóstico del sistema de información disponibles para el proceso de ventas en las pequeñas empresas del Estado Zulia”. El
objetivo general de la investigación fue diagnosticar el sistema de
información disponible por las Pymes en el Municipio Maracaibo del Estado
Zulia. Para lograrlo se siguieron las directrices de la metodología descriptiva
y un diseño de campo no experimental. Como instrumentos utilizaron una
14
guía de observación para registrar el manejo de la información para registrar
el manejo de la información, además de un cuestionario para aplicarlo a 34
gerentes de las Pymes, resultantes de una técnica de muestreo
probabilística.
Luego de analizar la información obtenida, se concluyó que existe un
porcentaje considerable de Pymes que para la ejecución de sus procesos de
ventas manejan la información contable de manera tradicional, lo que a
veces le produce retrasos y malos entendidos con sus clientes y le genera
elevados costos motivado a que deben disponer de un mayor número de
empleados para la elaboración de los estados financieros, mientras que en
otras empresas, cuentan con sistemas de información contables con
programas poco actualizados y manejados por personas escasamente
formados en el área. En vista de ello se recomendó la instalación de
sistemas de información contables con programas actualizados para el
proceso de ventas, así como la contratación de Contadores Públicos con
conocimientos de los últimos avances en información contable.
Los aportes de Bolaños (2002), son relevantes para el desarrollo de la
presente investigación, por cuanto desarrolla como es el sistema de
información disponible para el proceso de ventas, el cual representa el objeto
de estudio del presente trabajo de investigación.
Bases Teóricas
Las bases teóricas están referidas a las teorías, los conceptos y
definiciones, que contribuyen a clarificar y ubicar el problema investigado en
un enfoque determinado para establecer una relación entre la teoría y el
objeto de estudio.
15
Sistema
Stoner, J y Cols (1996:241) definen sistema como “una serie de
fenómenos o actividades en una organización que funcionan juntas para
alcanzar los objetivos de la institución”.
Según Catacora, F (1997), “un sistema es un conjunto de elementos,
entidades o componentes que se caracteriza por ciertos atributos
identificables que tienen relación entre si y que funcionan para identificar un
objetivo común”
Sistema de contabilidad Un sistema contable para Catacora (1997), es el eje alrededor del cual
se toman mayoría de las decisiones financieras. Un sistema contable debe
enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datos
resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a
una fecha o por un período determinado.
Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las
informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones,
valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que
presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones
financieras.
Clasificación de los sistemas Contables de una empresa
Existen diversos tipos de sistemas dentro de una empresa u
organización, a juicio de Catacora (2001), se clasifican de la siguiente forma:
16
1. Sistema de producción.
2. Sistema de administración y finanzas.
3. Sistema de ventas.
1.- Sistema de Producción: permite manejar y controlar las operaciones
que se llevan a cabo en una empresa manufacturera, o el proceso que se
requiere para prestar un servicio en una empresa de servicios. Un sistema de
producción debe tener como funciones principales: planificación de la
producción, planificación de la materia prima y otros costos y el control de la
producción.
2.- Sistema de Administración y Finanzas: este sistema esta
conformado por el sistema de producción y de ventas, permite llevar el
registro de las operaciones de compra y venta.
3.- Sistema de ventas: es el resultado de la actividad de un negocio y
cubre las siguientes funciones:
1. Facturación y Cobranzas.
2. Control de los canales de distribución.
3. Mercadeo.
Sistema de Ventas Un sistema de ventas, según Catacora (1997), tiene como fin, manejar
y controlar las funciones de facturación y cobranzas, control sobre los
canales de distribución y las estrategias de promoción.
17
Propiedades del Sistema Contable de Ventas: Dentro de este contexto, Cornellá, A (1996), señala como propiedades
de los sistemas de información contable, las siguientes:
a) Precisión: ésta viene dada debido a que registra información y datos
automáticamente y a la vez los suministra para el proceso de toma de
decisiones. Existen casos en los que por buscar precisión se puede llevar a
la pérdida de operatividad.
b) Oportunidad: significa que la información se obtenga en el momento en
que se necesita.
c) Capacidad de proceso: se utiliza fin de dar toda la información que se
demanda de una sola vez y evitar retrasos, el directivo o gerente, dispone
así de la información completa para la toma de decisiones sin grandes
esperas.
d) Concisión: posibilita la presentación de resúmenes para que la
información de salida sea legible y fácil de manejar. La concisión requiere
un enorme esfuerzo de síntesis y mentalización para emitir informes que
faciliten la toma de decisiones en lugar de perjudicar, haciendo ruido y gasto
de papel y tiempo innecesario.
e) Relevancia: admite establecimiento de niveles y prioridades en la toma
de datos, su proceso y salidas del sistema, pues no todos son iguales ni
deben ser procesados por orden de llegada. Hay procesos que pueden
programarse con tiempo y pueden durar días, sin embargo, la respuesta en
un cajero por ejemplo siempre deberá ser inmediata.
f) Disponibilidad: permite la posibilidad de acceso a la información
Siempre que sea necesario. Esta posibilidad debe ser considerada cuando
se realizan cambios de versiones o actualizaciones por las cuales se pierde
información implicando graves pérdidas económicas.
18
g) Seguridad: llegando a establecer niveles de acceso a los sistemas en
función del puesto del usuario en la organización de la empresa.
Para que un sistema contable de ventas funcione eficientemente es
preciso que su estructura y configuración cumpla con los objetivos trazados.
Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de
tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante de la misma.
De esta manera, los registros y libros que se llevan, llegan a
convertirse en una fuente importante de información para tomar la decisión
más acertada. Por ello se dice, que los sistemas de información contable son
el eje alrededor del cual se toman la mayoría de decisiones financieras.
Registros de Ventas
Entre los objetivos de un sistema de contabilidad encontramos la de
comunicar información sobre la situación financiera de las empresas, a
quienes toman las decisiones. Este objetivo se hace posible mediante la
utilización de registros contables que proporcionan datos precisos sobre la
realidad de la entidad. Angarita C. (1997: 63) afirma que “los registros
contables son las anotaciones y descripciones ordenadas y sistematizadas
de los bienes, las obligaciones y las operaciones de la empresa expresadas
en términos monetarios”.
En el registro de las operaciones contables actúan una serie de
elementos, como las cuentas para registrar los hechos o fenómenos
patrimoniales, la documentación que los soporta y los libros donde se
efectúan los asientos de dichos fenómenos. Estos libros deben reflejar con
orden y claridad la recopilación de los hechos contables y han de tener un
19
aspecto y disposición adecuado para que la recogida de los datos numéricos
y conceptos explicativos en estos sean lo más fácil posible.
Libros Contables:
Según Goxens A. Y Goxens M. (2002:87) “Los libros de contabilidad
son un conjunto de hojas de una misma estructura grafica encuadernados o
no, en los que se hacen las anotaciones y se llevan las cuentas”. Asimismo
señala que, según su importancia, dentro del sistema de contabilidad
adoptado, los libros pueden ser:
1. Principales: aquellos en los que fundamentalmente se basa el sistema
y por si solos pueden llevar las finalidades de la contabilidad. En la
partida doble clásica tienen este carácter el libro diario, mayor y de
inventario y balances.
Libro Diario: recoge las operaciones en riguroso orden cronológico,
viene a ser el libro de entrada de los acontecimientos contables de
toda empresa.
Libro Mayor: Es en esencia un libro que contiene listas separadas
para cada cuenta que se encuentra en los estados financieros. Hace
una clasificación de las operaciones, por cuentas en folios separados,
para facilitar la interpretación de los hechos en forma resumida.
Inventario y Balances: es una relación de todos los bienes,
derechos y obligaciones que tiene una organización, con una
estimación de su valor.
2. Auxiliares: los libros en los que se detallan y se desarrollan las
cuentas y anotaciones que se llevan en los libros principales, y cuyas
anotaciones guardan una intima relación con las cuentas del mayor o
20
sirven de preparación para las anotaciones del diario. Entre estos se
tienen: diario auxiliar de ventas a crédito, mayor auxiliar de cuentas
por cobrar.
Diario Auxiliar de ventas a crédito: registra todas las ventas a
crédito cronológicamente, tomando en consideración: fecha de la
venta, número de factura, condiciones de pago, cliente, RIF,
referencia del mayor e importe de la venta.
Mayor Auxiliar de las cuentas por cobrar: detalla las cuentas por
cobrar de cada cliente en folio aparte, con el nombre del cliente y
datos relacionados, en un libro de tres columnas; resaltándose
aspectos como. Fecha del saldo, detalles, referencia, cargos, abonos
y saldo final.
Procedimientos del Sistema de Ventas
El término procedimiento implica acción, movimiento, rutina de trabajo,
trámite, método de trabajo, como proceder.
Gómez, F (1999:12), define el procedimiento como “una norma
detallada de comportamiento, a la cual deben adecuarse todos los elementos
y recursos para que el sistema, en su conjunto, funcione con eficiencia”
Para Gillespie, C (Citado por Duque, 1987), un procedimiento es un
grupo de labores o actividades de oficina íntimamente ligadas entre sí, las
cuales comprenden una subfunción de cualquier sistema, en este caso el
sistema de ventas. Encajando la definición de procedimientos contables, se
puede decir; que vienen a ser un conjunto de operaciones, ligadas entre sí,
necesarias para realizar una función como puede ser ventas.
21
Según Duque (1987), los procedimientos que conforman el sistema de
ventas son:
1. Procedimientos para elaborar pedidos de clientes. Relacionado al
momento en que el cliente acude a la petición del producto.
Dentro de este procedimiento se incluyen a su vez, otras actividades,
tales como: la atención al cliente, nota de especificaciones del producto
requerido por el cliente, la verificación de la existencia del producto, el cálculo
del importe de la compra y la elaboración del pedido del cliente.
2. Procedimientos de órdenes de embarque. Relacionado al
momento en el cual la empresa acude a la entrega del pedido. En este
procedimiento surge como tares la elaboración de la orden de embarque,
tomando para la entrega del producto además de la orden de embarque, la
solicitud del pedido.
3. Procedimientos de Facturación. Relacionado a la facturación de la
venta ya realizada. Este procedimiento se realiza cuando se asegura la venta
al cliente. Se revisa la orden de embarque y luego se procede a elaborara la
facturas respectiva.
4. Procedimientos de registro y control de las ventas. Final del
proceso total de la venta realizada. Es decir, que al culminar el proceso de la
venta se procede a comprobar la descripción e importe del producto y a
registrar y controlar la venta realizada.
Cada uno de los procedimientos de las ventas, conllevan de forma
conjunta, a la elaboración del pedido del cliente, a la elaboración de la orden
de embarque, a la facturación y al registro y control de la venta realizada.
22
Facturación y Cobranzas
Un subsistema de facturación y cobranzas, debe tener separadas las
principales funciones, es decir, la facturación segregada de los cobros. Un
sistema de facturación se diseña con el objetivo de registrar y controlar las
operaciones de ventas de la organización. Un sistema de cobranzas permite
controlar el proceso de cobranzas a través del registro y mantenimiento de
las cuentas por cobrar.
En el cuadro 1, se muestran las principales funciones de un sistema
de facturación y cobranzas.
Cuadro 1. Principales funciones de un sistema de facturación y cobranzas
Facturación Cobranzas
• Control de los precios de cada
producto.
• Clasificación de productos pro
grupos y subgrupos.
• Emisión de presupuestos.
• Definición de condiciones de
pago.
• Control de pedidos de clientes.
• Emisión de facturas, giros y
recibos.
• Emisión de órdenes de entrega.
• Análisis de la gestión de ventas
• Registrar las cuentas por cobrar
bajo diferentes condiciones de
cobro, intereses o formas de
financiamiento.
• Registro de cancelaciones
parciales o totales.
• Seguimientos de los procesos
de cobranza.
• Cálculo de comisiones de
vendedores.
• Análisis de cobranza.
• Emisión de notas de débito y
crédito.
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o facturaciones.
• Consulta de inventarios.
• Actualización de inventarios.
• Actualización de saldos de
clientes.
• Emisión de estados de cuenta.
• Actualización de saldos.
• Control de gastos de cobranza.
Fuente: Catacora, F (2001)
Facturación La sección de facturación tiene la responsabilidad de contabilizar los
documentos de venta numerados serialmente; comparar los documentos de
ventas con las solicitudes de los clientes y con las notificaciones de cambio;
ingresar la información pertinente de estos documentos en la factura de
ventas; aplicar precios y descuentos de las listas de precios a la factura;
efectuar las extensiones aritméticas y la totalización de las columnas
necesarias y acumular las cantidades totales facturadas.
Cuando existe un contrato formal, con frecuencia, ese contrato
generalmente especifica precios, procedimientos de entrega, rutinas de
inspección y de adaptación, método de liquidar los avances y muchos otros
detalles, por lo tanto el contrato es una fuente de información para la
preparación de la factura de venta.
Análisis financiero del cliente El análisis financiero del cliente es una práctica que ya realizan
algunas empresas grandes, es muy difícil que las micro, pequeñas y
medianas empresas (Pymes) puedan hacerlo directamente.
24
Para el otorgamiento de un crédito este punto es ideal, sin embargo,
en la mayoría de las instituciones éste es un mero trámite, dejando solo
como requisito para otorgarlo las garantías colaterales.
Según Delgado (2007) para fijar límites de crédito se debe hacer lo
siguiente:
a) Procedimientos financiero-contables: corresponde a los diferentes
análisis de estados financieros, resaltando la liquidez, operación
(productividad de las inversiones), el endeudamiento (grado de dependencia
de fondos externos) y la rentabilidad (capacidad para generar utilidades).
b) Necesidad de revisiones periódicas: todas las organizaciones
crecen en el tiempo de tal forma que las condiciones de los periodos pasados
no son las mismas que las actuales y diferentes que las condiciones futuras.
Por ello se deben revisar los conceptos crediticios, con el fin de que la
gestión sea más efectiva.
c) Fuentes de información: existen fuentes internas como los
registros de la empresa donde se observa el comportamiento de pago si no
es un cliente nuevo y existen fuentes externas donde se les exigen requisitos
como estados financieros, referencias bancarias, comerciales y personales;
entre otros requisitos.
Proceso de Facturación Según Mcleod (2000), los procesos de facturación son:
1. Obtener datos de clientes: en donde se incluyan elementos como
nombres, dirección, instrucciones de embarque y número de vendedor,
complementados con los datos de inventario de los artículos surtidos, toda
esta información se imprimirá en facturas y otros documentos.
25
2. Preparar facturas: esta requiere extender cada renglón o artículo
listado en el cuerpo del formato, multiplicando el precio por la cantidad, otro
cálculo incluye calcular los impuestos de ventas. Una vez que se imprimen
dichas facturas, se envían a los clientes y los datos de pedidos facturados se
pasan al sistema de cuentas por cobrar. 3. Ciclo pedido-facturación-despacho: la esencia del sistema de
ventas es este ciclo, porque las empresas de hoy necesitan llevar a cabo
estos pasos en forma rápida y precisa, porque los clientes prefieren aquellas
empresas que son capaces de entregar sus productos a tiempo.
Cobranza Las cuentas por cobrar incluyen no solamente el reclamo de derechos
frente a los clientes, sino también una diversidad de derechos como:
prestamos, reembolsos y avances a proveedores entre otros.
Generalmente los documentos por cobrar se utilizan para manejar
transacciones de montos importantes; en algunas organizaciones, las
cuentas por cobrar constituyen el único activo más importante.
Proceso de Cobranza El subsistema de cuentas por cobrar, según McLeod (2000) incluye
cuatro procesos a ejecutar, los cuales cada uno se realiza
independientemente de los demás; estos son:
1. Añadir nuevas cuentas por cobrar: en donde se incrementan
registros al archivo de cuentas por cobrar inmediatamente después de la
facturación.
26
2. Eliminar cuentas por cobrar pagadas: en el cual se eliminan
registros del archivo de cuentas por cobrar para reflejar los pagos de los
clientes.
3. Preparar estados de cuenta: los cuales se realizan cada mes,
estos son recordatorios de que se debe dinero por una o más facturas.
Es una práctica común dar al cliente treinta (30) días para pagar una factura,
considerándose vigente una cuenta por cobrar hasta que han transcurrido
treinta (30) días después de la fecha de facturación, luego de esa fecha la
cuenta por cobrar se considera vencida.
4. Proporcionar datos de libro mayor: al igual que el anterior cada
mes el sistema de cuentas por cobrar proporciona datos contables de
cuentas por cobrar al sistema de libro mayor, siendo presentados como un
activo en el balance general.
Control de los costos de otorgamiento de crédito Cuando se otorga un crédito, se generan tanto ingresos como costos,
los cuales deben considerarse ante la situación de proporcionar dicho
crédito.
Entre los costos se encuentran los siguientes:
1) Planeación del crédito: se refiere a los costos correspondientes al
establecimiento de procesos, políticos y reglamentos en materia de
créditos, así como la definición y diseño de los formatos de control.
2) Costos de procesamiento de investigación: estos consideran los
honorarios a los analistas de crédito, de los supervisores e
investigadores de la verosimilitud de la información proporcionada en
la solicitud, así como la recopilación de la documentación.
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3) Costo de la inversión en cuentas por cobrar: el conceder crédito
implica una aplicación de nuestros recursos en la inversión de cuentas
por cobrar: Como todo recurso se tiene un costo de oportunidad el
cual se incrementa al crecer las cuentas por cobrar.
4) Costos de cobranza normal: aunque no se tarden mucho tiempo en
pagar, los clientes que caen en este rubro, implican un costo, como
sería la simple llamada telefónica, el simple aviso domiciliario o la
carta de recordatorio.
5) Costos de cuentas incobrables: existen situaciones no deseadas,
como personas que simplemente no nos pagan, para esto debe
establecerse una reserva de incobrables para prever esta posibilidad.
6) Costo de la cobranza: contemplan los honorarios y comisiones de los
encargados de la cobranza, que pueden ser los empleados de la
organización o el profesional litigante.
Estos costos se incluyen en el sistema de cobranza generando
ahorros y costos de tal forma que el decisor deberá considerarlos para tomar
una mejor decisión.
Marketing Según Stanton y otros (2004), el marketing es un sistema total de
actividades mercantiles encaminadas a planear, fijar precios, promover y
distribuir productos y servicios que satisfacen las necesidades de los
consumidores potenciales.
La mercadotecnia moderna requiere algo más que desarrollar un buen
producto, fijarle un precio atractivo y ponerlo al alcance de sus clientes meta.
Las compañías también deben comunicarse con estos y no debe dejarse al
28
azar. Para tener una buena comunicación, a menudo las compañías
contratan compañías de publicidad que desarrollen anuncios efectivos,
especialistas en promociones de ventas que desarrollen programas de
incentivos de ventas y empresas de relaciones públicas que le crean una
imagen corporativa. También entrenan a sus vendedores para que sean
amables, serviciales y persuasivos. Pero, para la mayor parte de las
compañías, la cuestión no esta en si deben tener una comunicación, sino en
cuanto deben gastar y en que forma.
Una compañía moderna maneja un complejo sistema de
comunicaciones de mercado técnico, tiene comunicaciones con sus
intermediarios, sus consumidores y diversos públicos. Sus intermediarios, a
su vez se comunican con los consumidores y sus públicos. Los
consumidores tienen comunicaciones verbales entre sí y con otros públicos.
En todo este proceso, cada grupo retroalimenta a todos los demás.
Distribución Según Cundiff (1979), la distribución comprende las actividades de
traspaso de los bienes desde los productores hasta los compradores y
usuarios finales. No sólo abarca las actividades físicas, tales como el
trasporte y el almacenamiento de los bienes, sino también las de tipo legal,
promocional y financiero, que se realizan en el curso de la transferencia de
la propiedad. Generalmente varias empresas forman parte en el proceso que
conduce a la venta final al consumidor o usuario, para entender la
distribución es preciso analizar los distintos tipos de instituciones y canales
de mercado en que ella opera.
29
Componentes del Subsistema de Distribución
En cuanto al subsistema de distribución, McLeod (2000) asevera que
intervienen tres (3) sistemas: el sistema que surte pedidos de los clientes, el
sistema que ordena la existencia de reabastecimiento y el sistema que
efectúa procesos de contabilidad general.
1. Sistemas que surten pedidos de los clientes: en este intervienen
los siguientes aspectos:
a) Captura de pedidos: introduce pedidos de los clientes al sistema de
la forma siguiente:
Editar los datos de pedido: registro y revisión de datos para
procesar los pedidos de los clientes, verificando fallas o datos
incorrectos.
Verificación de crédito: determina si la compañía quiere tratar con
el cliente, se realiza mediante un archivo llamado crédito de
clientes, si se excede del límite de crédito el pedido se rechaza.
Asentar pedidos: se escribe el registro de pedidos aceptados.
Marcar pedidos surtidos: introducción de la fecha en que se
surtieron indicando así que ya no están abiertos.
b) El sistema de inventario: el cual mantiene los registros de
inventarios mediante los siguientes pasos:
Verificación de existencias: si hay suficiente cantidad del artículo
para surtir el pedido.
Verificar el punto de reorden (resurtido): determinar si las nuevas
existencias, han hecho que llegue al punto de reorden (la cantidad
de inventario que dispara una actividad de resurtir existencias).
30
Añadir artículos recibidos: incremento de los inventarios cuando
se reciben existencias de reabastecimiento de los proveedores.
Proporcionar datos de libro mayor: extraer datos del archivo de
inventarios y pasarlos al sistema de libro mayor.
2. Sistemas que ordenan la existencia de reabastecimiento: está
compuesto por:
a) El sistema de compras selecciona y envía órdenes de compra a los
proveedores, este sistema tiene como disparador el sistema de
inventarios cuando se llega al punto de reorden.
b) El sistema de recepción recibe las existencias
c) El sistema de cuentas por pagar realiza los pagos
3. Sistema que efectúan procesos de contabilidad general: es el
sistema de contabilidad que combina todos los datos de los otros sistemas
contables con el objeto de presentar un panorama financiero compuesto de
las operaciones de la empresa. El archivo que contiene los datos contables
combinados es el libro mayor. Intervienen dos subsistemas, los cuales son:
a) El subsistema de actualización del libro mayor asienta en el libro
mayor los registros que describen las diversas acciones
b) El subsistema de preparación de informes utiliza el contenido del
libro mayor para preparar informes: los gerentes necesitan reportes
actualizados de sus ventas actuales, por lo que deben implementar
sistemas de información oportunos y exactos.
Canales de Distribución
Según Stanton y otros (2004:459) un canal de distribución “consiste en
el conjunto de personas y empresas comprendidas en las transferencias de
31
derecho de un producto al paso de éste del productor al consumidor o
usuario de negocios final”. El canal de un producto se extiende sólo a la
última persona u organización que lo compra sin hacer un cambio
significativo a su forma. Cuando esta forma se altera y surge otro producto se
inicia un nuevo canal.
Un buen sistema de control nos permite alcanzar el ideal de la
Administración, que es lograr los máximos resultados invirtiendo la mínima
cantidad de recursos, apoyándose en un equipo de personas. El personal de
ventas trabaja con más eficiencia cuando se siente apoyado por un sistema
que mide su trabajo y le proporciona la información necesaria para que
pueda tomar decisiones que le permitan obtener los máximos beneficios de
acuerdo a su esfuerzo.
Las decisiones sobre los canales de distribución dan a los productos
los beneficios del lugar y los beneficios del tiempo al consumidor. El benéfico
de lugar se refiere al hecho de llevar un producto cerca del consumidor para
que este no tenga que recorrer grandes distancias para obtenerlo y satisfacer
así una necesidad.
El beneficio de lugar se puede ver desde dos puntos de vista: el
primero considera los productos cuya compra se favorece cuando están muy
cerca del consumidor, el cual no esta dispuesto a realizar un gran esfuerzo
por obtenerlos. El segundo punto de vista considera los productos exclusivos,
los cuales deben encontrarse solo en ciertos lugares para no perder su
carácter de exclusividad; en este caso, el consumidor esta dispuesto a
realizar algún esfuerzo, mayor o menor grado, para obtenerlo según el
producto que se trate.
El beneficio de tiempo es consecuencia del anterior ya que si no existe
el beneficio de lugar, tampoco este puede darse. Consiste en llevar un
32
producto al consumidor en el momento mas adecuado. Hay productos que
deben estar al alcance del consumidor en un momento después del cual la
compra no se realiza; otros han de ser buscados algún tiempo para que
procuren una mayor satisfacción al consumidor.
Tipos Canales de Distribución
El canal de distribución lo constituye un grupo de intermediarios
relacionados entre sí que hacen llegarlos productos y servicios de los
fabricantes a los consumidores y usuarios finales, existen canales de
distribución para productos industriales y para productos de consumo.
1. Canales de distribución para productos industriales: Los
productos industriales tienen una distribución diferente de las de los
productos de consumo y emplean cuatro canales que son:
• Productores – usuarios industriales: este es el canal más usual para
los productos de uso industrial ya que es mas corto y él más directo; utiliza
representantes de ventas de la propia fabrica.
• Productores – distribuidores industriales – consumidores
industriales: en este caso los distribuidores industriales realizan las
mismas funciones de los mayoristas y en algunas ocasiones desempeñan
las funciones de los mayoristas y en algunas ocasiones desempeñan las
funciones de fuerza de ventas de los fabricantes.
• Productores – agentes – distribuidores industriales – usuarios
industriales: en este canal la función del agente es facilitar las ventas de
los productos y la función del distribuidor es almacenar los productos
hasta que son requeridos por el usuario industrial.
33
• Productores – agentes – usuarios industriales: en este caso los
distribuidores industriales no son necesarios y, por lo tanto, se eliminan.
2. Canales de distribución para productos de consumo: Los Canales
para productos de consumo se dividen a su vez en cuatro tipos que se
consideran los más usuales:
• Productores Consumidores: esta es la vía mas corta y rápida que se
utiliza en este tipo de productos. La forma que más se utiliza es la venta
de puerta en puerta, la venta por correo, el telemercadeo y la venta por
teléfono. Los intermediarios quedan fuera de este sistema.
• Productores – minoristas – consumidores: este es el canal más
visible para el consumidor final y gran número de las compras que efectúa
él público en general se realiza a través de este sistema. En estos casos
el productor cuenta generalmente con una fuerza de ventas que se
encargara de hacer contacto con los minoristas que venden los productos
al público y hacen los pedidos después de lo cual los venden al
consumidor final.
• Productores – mayoristas – minoristas o detallistas: este tipo de
canal lo utiliza para distribuir productos tales como medicina, ferretería y
alimentos. Se usa con productos de gran demanda ya que los fabricantes
no tienen la capacidad de hacer llegar sus productos a todo el mercado
consumidor.
• Productores – intermediarios – mayoristas – consumidores: este es
el canal más largo, se utiliza para distribuir los productos y proporciona
una amplia red de contactos; por esa razón, los fabricantes utilizan a los
intermediarios o agentes. Esto es muy frecuente en los alimentos
perecederos.
34
Existen otros canales de distribución que no serán considerados para
los fines de esta investigación.
Sistemas de marketing verticales Los canales de distribución convencionales han carecido de un
liderazgo vigoroso, han padecido conflictos perjudiciales y han tenido un
desempeño pobre. Uno de los avances recientes más grandes en el canal ha
sido la aparición de sistemas de marketing verticales para retar a los canales
de distribución convencionales.
Según Kotler (2003), un canal de distribución convencional consiste en
uno o más productores, mayoristas y detallistas independientes, cada uno de
los cuales es una compañía individual que trata de maximizar sus propias
utilidades, aun expensas de las utilidades del sistema en su totalidad.
En este orden de ideas, el autor comenta que el sistema de marketing
vertical consta de productores, mayoristas y detallistas que actúan como un
sistema unificado. Un miembro del canal es dueño de los otros, tiene contrato
con ellos o tiene tanto poder que todos se ven obligados a cooperar.
Sistemas de marketing horizontales Según Kotler (2003) “el sistema de marketing horizontal es un
acuerdo de canal en el que dos o más compañías de un mismo nivel se
unen para aprovechar una oportunidad de marketing nueva”. Las compañías
podrían unir fuerzas con competidores y no competidores, y la colaboración
podría ser temporal o permanente. Incluso podría llegar a formarse una
compañía aparte.
35
Sistemas de marketing híbridos Los sistemas de marketing híbridos son sistemas de distribución
multicanal en el que una sola compañía establece dos o más canales de
marketing para llegar a uno o más segmentos de clientes. El uso de estos
sistemas ha aumentado considerablemente en años recientes.
Intensidad de la distribución
La intensidad de la distribución se refiere a cuantos intermediarios ase
emplearán en los niveles mayorista y detallista en un territorio particular.
Según Kotler (2003) existen tres (3) estrategias de distribución, las cuales
son: distribución intensiva, distribución exclusiva y distribución selectiva.
Distribución intensiva: los productores de artículos básicos y materias
primas comunes por lo general buscan este tipo de distribución ya que
permite tener en existencia sus productos en el mayor número de
expendios posibles. Estos bienes deben estar disponibles donde y
cuando los consumidores los requieran.
Distribución Exclusiva: el productor otorga a un número limitado de
concesionarios el derecho exclusivo de distribuir sus productos en un
territorio determinado. Al otorgar una distribución exclusiva, el
productor gana un apoyo de venta más fuerte por parte de los
distribuidores y más control sobre los precios, promoción, crédito y
servicios de los concesionarios.
Distribución selectiva: entre la distribución intensiva y exclusiva se
encuentra la distribución selectiva, donde se usan dos o más
36
intermediarios pero no todos de los dispuestos a trabajar con los
productos de la compañía.
Consideraciones legales en la administración de los canales
Los intentos de controlar la distribución están sujetos a restricciones
de ley. Se justifica considerar los aspectos legales de cuatro métodos de
control que emplean a veces los proveedores y habitualmente los
fabricantes. Ninguno de los cuatro métodos es automáticamente ilegal.
El control de la distribución se vuelve ilegal cuando se juzga que
aminora sustancialmente la competencia, se crea un monopolio o restringe
el comercio.
Trato exclusivo: un fabricante que les prohíbe a sus clientes
manejar productos de sus competidores está comprometido en un trato
exclusivo.
Algunas decisiones de la corte han sostenido que el trato exclusivo es
permisible cuando:
Se dispone de productos equivalentes en un mercado o los
competidores del fabricante tienen acceso a concesionarios
equivalentes. El trato exclusivo sería legal en tales casos si la
competencia no se reduce en alto grado.
Un fabricante está entrando en un mercado o su participación
del mercado total es de una pequeñez que la hace insignificante. Un
convenio de trato exclusivo puede en realidad fortalecer la posición
competitiva del productor si los intermediarios deciden respaldar el
producto con un gran esfuerzo de marketing.
37
De igual manera, un intermediario que se vale de su influencia para
obligar a un manufacturero a dejar de venderle productos a otro intermediario
puede ser culpable de trato exclusivo ilegal.
Contratos de obligación: cuando un proveedor le vende un producto
a un intermediario sólo con la condición de que éste le compre otro producto
(posiblemente no deseado), las dos compañías han hecho un contrato de
obligación. Un fabricante se afana por conseguir un contrato de obligación en
varias situaciones: cuando hay escasez de un producto popular, el proveedor
puede ver la oportunidad de deshacerse de otros productos menos
deseados; también si el proveedor se apoya en concesionarios o
distribuidores exclusivos (en aparatos electrodomésticos, por decir), tal vez
quiera que manejen una línea completa de sus productos, o cuando una
compañía otorga una franquicia (como en comida rápida), puede ver a los
franquiciatarios como compradores cautivos de todo el equipo y los
suministros necesarios para operar el negocio.
En general, los contratos de obligación se consideran violaciones de
las leyes antimonopolio.
Negativa a negociar: para seleccionar sus canales, un productor
podría rehusarse a vender a ciertos intermediarios. A esta práctica se le
llama negativa a negociar. La decisión de un fabricante de terminar o
disminuir la relación con un mayorista o un detallista puede no ser legal. En
general, es ilegal abandonar o detener el comercio de productos de un
intermediario para 1) manejar productos de competidores, 2) rehusarse a
cumplir con un contrato de obligación, o 3) poner precios más bajos de los
deseados por el fabricante.
38
Política de territorio exclusivo: conforme a una política de territorio
exclusivo, el productor requiere que cada intermediario les venda sólo a los
clientes localizados dentro de un territorio asignado. En varios juicios se
dictaminó que los territorios de ventas exclusivos (también llamados
cerrados) eran ilegales porque disminuían la competencia y restringían el
comercio.
Los juicios trataban de alentar la competencia entre intermediarios
que manejen la misma marca. Los territorios exclusivos se permiten cuando:
una compañía es pequeña o es una recién llegada al mercado, cuando un
productor establece un sistema de marketing vertical corporativo y retiene la
propiedad del producto hasta que éste llega al comprador final, o cuando un
productor se sirve de intermediarios independientes para distribuir el
producto en consignación, por la cual el intermediario no le paga al proveedor
hasta después de que se vende la mercancía.
Estas condiciones están sujetas ciertamente a la interpretación. Por
consiguiente, no es raro que los conflictos hayan de ser resueltos por los
tribunales.
Promoción
Una vez que una empresa se constituye, tiene ante así el gran dilema
de dar a conocer sus productos. Muchas corren el grave riesgo de solamente
enfocarse a su oferta y se descuidan a sí mismas, en su imagen y en su
acercamiento con otros públicos.
Ante esta situación, es necesario desarrollar la mezcla de
mercadotecnia, que no solamente satisfaga las necesidades de los clientes,
39
sino que maximice de igual forma el desempeño de la organización. Es de
esta manera que los planes de negocio y los de mercadotecnia van de la
mano, ya que existe una interdependencia entre ellas, ya que para alcanzar
los objetivos de uno, se necesita del otro.
El principal desafío hoy en día es que los mensajes lleguen al público
meta. Para dar a conocer a una empresa o reforzar su posicionamiento, la
publicidad ya no es totalmente efectiva.
Hoy en día, la publicidad ha perdido credibilidad y compite ante una
gran cantidad de mensajes similares. En contraparte, las relaciones públicas
constituyen para Kotler (2003) una nueva forma de captar la atención del
consumidor para posicionar una marca en la mente del consumidor con
credibilidad.
El mundo cambia constantemente y actualmente ya no es posible
mantener una visión cerrada sobre lo que constituyen las opciones de
mercadotecnia. Es necesario en cambio, especializarse en un área, pero no
ignorar las demás, de lo contrario los planes y las estrategias serán
deficientes.
Dentro de los cambios que es necesario hacer en las empresas es
mejorar la distribución de los presupuestos, ya que se le da el mayor peso a
publicidad en medios masivos y mucho menos a otras estrategias que
pueden resultar mucho más efectivas para llegar a las audiencias objetivo,
como las relaciones públicas.
Método de Promoción La promoción a quien vaya dirigida, es un intento de influir. Para
Stanton y otros (2004), Tiene cuatro formas entre estas:
40
• Venta Personal: es la representación directa de un producto a un
cliente prospero por un representante de la organización que lo vende. Las
ventas personales tienen lugar cara a cara o por teléfono y puede dirigirse a
una persona de negocios o a un consumidor final. Los ponemos primero en
lista porque, entre todas las organizaciones, se gasta más dinero en las
ventas personales que en cualquier otra forma de promoción.
• Publicidad: es una comunicación no personal, pagada por un
patrocinador claramente identificada, que mueve ideas, organizaciones o
productos. Los puntos de ventas más habituales para los anuncios son los
medios de transmisión por televisión y radio y los impresos. Sin embargo,
hay muchos otros medios publicitarios, desde los espectaculares a las
playeras impresas, y, en fechas más recientes internet.
• Promoción de ventas: es la actividad estimuladora de demanda que
financia el patrocinador, idea para completar para la publicidad y facilitar las
ventas personales. Con frecuencia, consiste en un incentivo. Muchas
promociones de venta se dirigen a los compradores. Cuando la promoción de
ventas se dirige a los miembros del canal de distribución. Se le llama
promoción comercial. La promoción de ventas comprende un espectro de
actividades, como patrocinios de eventos, programas de frecuencia,
concursos y exposiciones comerciales o industriales.
• Relaciones Públicas: abarca una gran variedad de esfuerzos de
comunicación para contribuir a actitudes y opiniones generalmente
favorables hacia una organización y sus productos. Las relaciones públicas
pueden asumir muchas formas, entre ellas boletines y los informes anuales.
41
Presupuesto de Promoción Para establecer los presupuestos de promoción no existen normas o
estándares confiables para determinar cuánto gastar en publicidad, ventas
personales, promociones o que tanto del presupuesto total se ha de asignar
a cada componente de la mezcla.
La publicidad debe considerarse como una inversión de capital, aun si
debe tratarse como un gasto para propósitos de contabilidad. La razón es
que los beneficios y réditos sobre gastos promociónales son como las
inversiones, que a menudo no son inmediatamente evidentes, sino se
acumulan y hacen patentes al cabo de varios años.
Según kotler (2003) existen cuatro métodos de presupuestacion
promocional, los cuales son:
1) Método costeable: este método consiste en fijar el presupuesto de
promoción en el nivel que, en opinión de la dirección, la empresa
pueda pagar.
2) Método de porcentaje de ventas: se determina el presupuesto de
promoción como cierto porcentaje de las ventas actuales o
pronosticadas, o como un porcentaje del precio de venta unitario. Este
método es sencillo de aplicar y ayuda a la dirección a pensar en las
relaciones entre los gastos de promoción, el precio de venta y las
utilidades por unidad.
3) Método de paridad competitiva: es un método débil para determinar el
presupuesto promocional, el cual consiste en igualar los gastos
promociónales de los competidores. El problema radica en que
pueden tener metas promociónales muy diferentes y quizás los
42
competidores de una empresa pueden estar igualmente extraviados
sobre la realización del presupuesto promocional.
4) Método de tarea y objetivo: es el mejor método para plantear el
presupuesto de promoción, pues consiste en determinar las tareas u
objetivos que el programa promocional debe lograr y luego decidir lo
que costara.
Regulación de la promoción
De igual forma Stanton y otros (2004), expresa que debido a que el
objetivo primario de la promoción es vender algo mediante la persuasión,
siempre existe el potencial para el abuso, es por ello que se debe desalentar
o impedir a algunas empresas que hagan una mala representación, ya sea
intencional o no intencional. Además, es necesario proteger del engaño a
algunos consumidores que carecen de conocimiento o habilidades
particulares. De este modo, hay necesidad de regulación para desalentar los
abusos y corregir los que se cometan.
La empresa
Catacora (2001), considera que la empresa es el ente económico
integrado por patrimonio y persona, que persiguiendo un fin común y bajo
una forma jurídica dada, desarrollan al efecto un esfuerzo coordinado, es
decir, es la unidad operativa que combina esos dos elementos: persona y
patrimonio, mediante una coordinación apropiada para lograr un fin común
especifico.
43
Silva (1993) considera que la empresa es una unidad económica de
producción, cuya función general que le incumbe dentro del marco de la
economía, es la de crear o rentar la utilidad de los bienes. La empresa
implica un conjunto ordenado de factores de producción bajo la dirección y
control del jefe o empresario para la realización de la actividad productiva.
Por tanto se puede decir que la empresa es una unidad económica de
bienes y servicios, que representan para la sociedad la cedula creadora de
riqueza para el desarrollo económico y social de los individuos.
Clasificación de las Empresas Las empresas se pueden clasificar atendiendo a diferentes factores
tales como: a quién pertenecen, que tipo de personas la forman, que
actividades realizan, entre otras.
De esta manera Maldonado, R (2005) señala algunas de las
clasificaciones más usuales e importantes:
De acuerdo a quien pertenece su patrimonio:
a) Públicas: son aquellas cuyo patrimonio pertenece totalmente al Estado y
que tienen como objetivo fundamental producir bienes o servicios para
satisfacer las necesidades colectivas de sus habitantes y no están orientadas
para la obtención de ganancias. Tienen como meta cumplir un fin social,
cuando obtienen beneficios de las actividades que realizan lo invierten en
necesidades de carácter social.
b) Privadas: son aquellas cuyo patrimonio pertenece a personas diferentes
al Estado, es decir, a particulares. Son instaladas con el propósito de
producir bienes o servicios y ofrecerlos a la venta con el objetivo fundamental
de obtener ganancias o riquezas para su(s) propietario(s).
44
c) Mixtas: son aquellas cuyo capital pertenece una parte al Estado y la otra a
los particulares, el porcentaje de participación es variable.
De acuerdo a su forma jurídica: Desde el punto de vista jurídico,
persona es todo ente apto y capaz de ser titular de derecho y sujeto a
obligaciones. El Código Civil en su Artículo 15 clasifica las personas en
personas naturales y jurídicas.
a) Personas Naturales: de acuerdo a lo establecido en el Artículo 16 del
Código Civil, personas naturales son todos los individuos de la especie
humana, es decir un ente individual.
b) Personas Jurídicas: son entes abstractos o ficticios creados por la ley. El
Artículo 19 del Código Civil expresa que son personas jurídicas, y por lo
tanto son capaces de obligaciones y derechos: la nación y las entidades
políticas que la componen; las iglesias, las universidades y en general, todos
los cuerpos o seres de carácter público; las asociaciones, corporaciones
lícitas de carácter privado y las sociedades mercantiles y civiles, las
cooperativas, los sindicatos, entre otros.
De acuerdo a la actividad que realiza:
a) Comerciales: son todas aquellas empresas que se encargan de la
compra-venta de mercancías al mayor o al detal; el producto que adquieren
lo venden de la misma manera sin agregarle nada. Estas empresas a su vez
pueden clasificarse en mayoristas o minoristas.
b) Industriales: son aquellas empresas que extraen la materia prima para
otros productos o adquieren un bien para transformarlo en otro producto que
será el que ellos lleven al mercado una vez terminado el proceso productivo.
45
c) De Servicios: son aquellas empresas que tienen como objetivo la
prestación de un servicio, tales como: eléctricos, telefónico, de
mantenimiento en general, de crédito, hoteleras, etc.
De acuerdo a su magnitud:
a) Grandes
b) Medianas
c) Grandes
Esta clasificación obedece al tamaño de la empresa, sin que exista un
parámetro único para establecer la misma. Generalmente se considera el
monto del patrimonio, el número de trabajadores, su volumen de venta y su
capacidad instalada.
Definición de Términos Básicos Canal de distribución: consiste en el conjunto de personas y empresas
comprendidas en las transferencias de derecho de un producto al paso de
éste del productor al consumidor o usuario de negocios final. (Stanton y
otros, 2004)
Marketing: es el proceso social y gerencial por el que individuos y grupos
obtienen lo que necesiten y desean intercambiando productos y valor con
otros. (Kotler y otros, 2003).
Promoción de ventas: son los medios para estimular la demanda,
diseñados para completar la publicidad y facilitar las ventas personales.
(Stanton y otros, 2004).
Sistema Contable: es el eje alrededor del cual se toman mayoría de las
decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema
de información que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de
46
la actividad económica de una empresa a una fecha o por un período
determinado. (Catacora, 1997).
Sistema de Ventas: es el resultado de la actividad de un negocio que cubre
ciertas funciones. Catacora (2001).
Sistema de Información: es un conjunto de elementos interrelacionados que
recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y
posteriormente se da a conocer a sus usuarios. (Catacora, 1997)
47
MAPA DE VARIABLES Objetivo General: Analizar el sistema de ventas en las empresas manufactureras del Municipio San
Rafael de Carvajal, estado Trujillo
Fuente: Espósito, E 2009.
Objetivos Específicos Variables Dimensión Indicadores Ítems Identificar las principales características del sistema contable de ventas en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
Sistema de
Ventas
Sistema Contable
de Ventas
Propiedades Registros de Ventas Libros Procedimientos
1, 2, 3 4, 5 6, 7 8
Identificar las principales funciones del subsistema de facturación y cobranza en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
Facturación
Cobranza
Análisis financiero del
cliente Proceso de facturación
Proceso de Cobranza
Control de los costos de otorgamiento de créditos
9, 10,11 12 13, 14 15, 16
Describir los aspectos fundamentales del subsistema de distribución y promoción en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
Distribución
Promoción
Componentes del
subsistema Canales de distribución Intensidad de la
distribución Consideraciones legales
en la administración de los canales Método de promoción Presupuesto de
promoción
17, 18,19 20 21 22, 23 24 25, 26
48
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGIGO
La metodología de la investigación planteada, permite responder
las preguntas sobre el fenómeno que se estudia, el por qué, así como las
técnicas que se emplean para cumplir los objetivos planteados.
Tipo de Investigación
El estudio es de carácter descriptivo, ya que según Haymam,
citado por Márquez, O. (2000:63), “plantea que la investigación descriptiva
es aquella que consiste en: describir y evaluar ciertas características de
una situación particular en uno o más puntos del tiempo.”
Hernández, R Fernández, C y Baptista, P (1998: 273), Expresa que
“los estudios descriptivos consisten en medir o ubicar a un grupo de
personas, objetos situaciones, contextos, fenómenos, en una variable o
concepto (generalmente más de una variable o concepto) y proporcionar
su descripción”. Parten del hecho de que existe una cierta realidad que
resulta insuficientemente conocida y al mismo tiempo es realmente
interesante
De lo señalado anteriormente se desprende que la investigación
buscó especificar o describir ciertas características de una situación
particular, por ello se dice que el estudio es de carácter descriptivo, en
este caso porque proporcionó un análisis del sistema de ventas en las
empresas manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado
Trujillo.
49
Diseño de la Investigación
Según Hurtado, J. (2000) el diseño de la investigación corresponde
a la estructura de la investigación, a la forma como la investigación va a
ser desarrollada, a la manera como la indagación es concebida a fin de
obtener respuestas a las interrogantes.
El presente estudio correspondió a un diseño de campo, puesto
que se recolectaron los datos directamente de la realidad donde ocurren
los hechos, es decir, de las empresas manufactureras ubicadas en el
Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo. En base a esto la
investigación de campo genera datos primarios cuya información
representa un alto grado de confiabilidad para la investigación a realizar.
Para Arias F. (1997:59) expresa que “el diseño de campo consiste en la
recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los
hechos sin manipular variable alguna”.
En consecuencia, se utilizó para lograr los objetivos de este
trabajo de investigación, el diseño de campo, transeccional y descriptivo,
con la finalidad de describir un evento cuyos datos se obtuvieron de
fuentes vivas o directas en su ambiente natural, en un tiempo
determinado.
Población
Según Tamayo y Tamayo, (1995:196) una población está
determinada por sus características definitorias, por lo tanto, el conjunto
de elementos que posea esta característica se denomina población o
universo.
La Población es la totalidad del fenómeno a estudiar, donde las
unidades poseen una característica común, en nuestro caso dicha
característica es el sistema contable de ventas en las empresas
manufactureras de las cuales se estudió y dio origen a los datos de la
50
investigación. Entonces, una población es el conjunto de todas las cosas
que concuerdan con una serie determinada de especificaciones.
En esta investigación la población estuvo conformada por las
empresas manufactureras ubicadas en el Municipio San Rafael de
Carvajal del Estado Trujillo, las cuales están conformadas por un total de
diez (10) empresas de acuerdo con la información enmarcada en el libro
“Registro de Patentes Municipales en el área de Industria y Comercio”
proporcionada por la oficina de recaudación adscrita a la Alcaldía del
Municipio San Rafael de Carvajal del Estado Trujillo. Estas se mencionan
a continuación: HA. Espósito C.A., Inversiones El Amparo C.A.,
Carpintería Mi Nueva Luz C.A., Carpintería La Gran Bendición C.A.,
Panadería y Pastelería El Andinito C.A., Embutidos San Rafael de
Carvajal, Panificadora Carvajal, Panificadora la Cejita C.A., Panificadora
San Martin y Plásticos Segovia S.A.
Debido a la accesibilidad de la población no requiere realizar
técnica de muestreo
Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos
Las técnicas e instrumentos de recolección de datos comprenden
procedimientos y actividades que le permitan al investigador obtener la
información necesaria para dar respuesta a su pregunta de investigación.
De acuerdo con el propósito de investigación, se estimó conveniente
seleccionar la técnica del cuestionario. Márquez, O. (2000: 121), define el
cuestionario como:
Es una técnica de recolección de información a partir de un formato previamente elaborado, el cual deberá ser respondido en forma escrita por el informante. El cuestionario lo conforman una serie de preguntas o ítems previamente organizados, los cuales han sido extraídos de la operalización de las variables.
51
Dicho cuestionario fue estructurado con veintiséis (26) preguntas
de alternativas múltiples, con la finalidad de precisar aún más de la
información, el mismo fue de fácil aplicación, poco costoso en tiempo y
dinero, y permitió comparar la información suministrada por diferentes
sujetos de manera objetiva.
El instrumento permitió obtener de forma sistemática y ordenada la
información de la población investigada, sobre las variables objeto de la
investigación. Los datos recaudados permitieron el procesamiento y el
análisis de los resultados de la investigación, para hacer posible el
establecimiento de conclusiones y recomendaciones pertinentes.
Validez del Instrumento
Según Hernández, R Fernández, C y Baptista, P (1998:203), “la
validez se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la
variable que pretende medir”.
De acuerdo con Chávez (1994), la validez es la eficacia con que un
instrumento mide lo que se pretende, y la confiabilidad es el grado con
que se obtiene los resultados similares en distintas aplicaciones.
El instrumento que se elaboró para efectos de la presente
investigación, estuvo sometido a la revisión de tres (3) expertos en el
tema, los cuales presentaron las respectivas observaciones, en cuanto a
los ítems y objetivos. Luego de las opiniones y correcciones de los
expertos, se aplicó el cuestionario. Análisis e Interpretación de Resultados
52
Tamayo y Tamayo (1995) señalan que el análisis de resultados es
el proceso de convertir los fenómenos estudiados en datos científicos, de
tal manera que a partir de ellos se puedan obtener conclusiones efectivas.
Luego de la aplicación del cuestionario a los jefes de los
departamentos de ventas de las empresas manufactureras del Municipio
San Rafael de Carvajal, que conformaron la población de la investigación,
se procedió al análisis e interpretación, ítems por ítems, mediante las
técnicas de la estadística descriptiva, tales como: tablas de frecuencias y
representaciones gráficas adecuadas a cada caso y luego se procedió al
análisis de los datos obtenidos.
Finalmente, se realizó el análisis e interpretación de la información,
para ello se considero la frecuencia absoluta y relativa de respuestas por
cada ítem, confrontando la información obtenida de los sujetos
encuestados con las bases teóricas especializadas en sistemas de
información contable, todo esto permitió la elaboración de las
conclusiones y recomendaciones.
53
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Este capítulo se presenta, el análisis efectuado a la información
recopilada mediante la aplicación del instrumento diseñado para el
estudio. Los resultados arrojan información valiosa para analizar el
sistema de ventas en las empresas manufactureras del Municipio San
Rafael de Carvajal, Estado Trujillo.
La información recolectada se presentó de acuerdo a tres objetivos
específicos siguiendo lo enunciado en la operacionalización de las
variables, el primero se refiere a identificar las principales características
del sistema contable de ventas que se desarrolla en la primera dimensión,
el segundo se refiere a identificar las principales funciones del subsistema
de facturación y cobranza, el cual se detalla en la segunda dimensión y
por último se refiere a describir los aspectos fundamentales en el proceso
de marketing.
Objetivo específico N° 1: Identificar las principales características del
sistema contable de ventas en las empresas manufactureras del Municipio
San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
Tabla Nº 1. Sistema contable de ventas Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
manifestaron si la empresa cuenta con un sistema contable de ventas y al
respecto opinaron:
Alternativas Fa Fr Si 10 100%No 0 0%Total 10 100%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
54
Al realizar el análisis a la tabla Nº 1 dirigida a los encargados del
departamento de ventas se observa que el 100% de la población objeto
de estudio cuenta con un sistema contable de ventas.
La razón por la cual las empresas emiten esta opinión, es que este
sistema tiene como fin manejar y controlar las funciones de facturación y
cobranza, los canales de distribución y las estrategias de promoción,
siendo estas actividades esenciales que realizan las empresas sobre
todo en empresas manufactureras.
Tabla Nº 2. Tipo de sistema de venta Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
manifestaron que el tipo de sistema de venta utilizado es:
Alternativas Fa Fr Sistema Manual 1 10%Sistema Mecanizado 6 60%Mixto 3 30%Total 10 100%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 1. Tipo de sistema de venta
10%
60%
30%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Sistema Manual SistemaMecanizado
Sistema Mixto
Fuente: Datos de la tabla 2. Elaborado por Espósito 2010.
Según los datos aportados por la gráfica Nº 1, el 60% de los
encuestados manifestaron que utilizan un sistema de ventas mecanizado
55
diseñado para el registro de ventas, el cual permite facilidad para el
registro y control de las operaciones de ventas.
El 30% señala que el tipo de sistema de ventas utilizado en la
empresa es mixto, mientras que el 10% manifiesta la utilización de diarios
especiales para la anotación de operaciones de ventas.
La utilización del sistema de contable de ventas de forma manual
puede traer como consecuencia la perdida de cifras, dificultad de la labor
desempeñada por el personal y bloqueo de la información a usuarios.
Por tal razón se recomienda a las empresas objeto de estudio el
manejo del sistema de contabilidad de manera mecanizada o un sistema
mixto debido a la persistencia de los datos disponibles en todo momento y
mecanismos para asegurar la integridad y seguridad de los datos.
Tabla Nº 3. Propiedades del sistema contable de ventas. Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
establecieron las propiedades que posee el sistema contable de ventas y
al respecto se obtuvieron como resultado los siguientes datos:
Alternativas Fa Fr a) Precisión 4 40%b) Oportunidad 2 20%c) Capacidad de proceso 6 60%d) Concisión 0 0%e) Relevancia 0 0% f) Disponibilidad 1 10%g) Seguridad 9 90% h) Otra 0 0% i) Todas las anteriores 0 0%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
56
40%
20%
60%
0% 0%10%
90%
0% 0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
A B C D E F G H I
Gráfico Nº 2. Propiedades del sistema contable de ventas
Fuente: Datos de la tabla 3. Elaborado por Espósito 2010.
Según la información reflejada en la gráfica Nº 2 se puede notar
que el 40% de las empresas objeto de estudio opinan que dentro de las
propiedades que posee el sistema es precisión, ya que registra
información y datos automáticamente y suministrar información en el
departamento de ventas y a la vez contribuye al proceso de toma de
decisiones.
Un 20 % expresó que su sistema es oportuno, es decir que la
información se obtiene en el momento que se necesita; un 60% cuentan
con capacidad del proceso debido a que se utiliza con el fin de procesar la
información instantáneamente evitando retrasos. Otro 10% dice que su
sistema es disponible porque permite la disponibilidad de la información
cuando es necesario. Finalmente un 90% establece la seguridad puesto a
que sólo tienen accesibilidad los usuarios autorizados.
Se recomienda a estas empresas que el sistema contable de
ventas debe proporcionarle además concisión y relevancia para que
funcione eficientemente.
Esta red de procedimientos debe estar íntimamente ligada al
esquema general de la empresa para que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante dentro del departamento de ventas como
en la organización de la empresa.
57
Tabla Nº 4. Registro de ventas Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
manifestaron que los registros utilizados para el registro de ventas son:
Alternativas Fa Fr a) Registro auxiliar de ventas 10 100%b) Registro principal 10 100%c) Registro fiscal 4 40%d) Ninguna de las anteriores 0 0%e) Otro. 0 0%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 3. Registro de ventas
100% 100%
40%
0% 0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Auxiliar deventas
Principal Fiscal Ninguno delos anteriores
Otro
Fuente: Datos de la tabla 4. Elaborado por Espósito 2010.
Con respecto al registro de ventas en las empresas se encuentra
que el 100% de las empresas objeto de estudio señalan que se realiza el
registro auxiliar de ventas y el registro principal de las mismas, ya que
entre los objetivos de todo sistema de contabilidad incluyendo el de
ventas es comunicar la información para poder conocer la situación
financiera de la empresa.
58
También se puede observar que el 40% de la población objeto de
estudio realizan el registro fiscal de las ventas a través de las maquinas
fiscales, teniendo un control sobre las mismas de acuerdo a los reportes
Z.
Es recomendable que las empresas realicen el registro fiscal de las
ventas de acuerdo a lo establecido en ley para evitar sanciones por parte
de los agentes gubernamentales y llevar un mejor control de las mismas
realizando comparaciones entre lo asentado en los libros y lo arrojado por
el registro fiscal.
Tabla Nº 5. Contenido del registro auxiliar de ventas Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
manifestaron si el registro auxiliar de la empresa incluye como contenido:
Alternativas Fa Fr a) Fecha de venta 10 100%b) Número de factura y condiciones de pago 4 40%c) Cliente nombre y rif 6 60%d) Importe de venta 10 100%e) Otra 0 0%f ) Todas las anteriores 0 0%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
59
Gráfico Nº 4. Contenido del registro auxiliar de ventas
Fuente: Datos de la Tabla 5. Elaborado por Espósito (2010)
En lo que respecta al contenido del registro auxiliar de ventas, se
obtuvo que el 100% indica que el registro auxiliar de ventas contiene
fecha de ventas, el 40% colocan el número de factura y condiciones de
pago, el 60% coloca el nombre del cliente. El 100% de la población objeto
de estudio toman en cuenta el importe de la venta.
Resulta necesario aclarar que un diario auxiliar de ventas registra
todas las ventas a crédito cronológicamente, por lo tanto deben
considerar para realizar sus asientos la fecha de la venta, número de
facturas, condiciones de pago, cliente y Rif e importe de ventas.
Tabla Nº 6. Registro principales de las operaciones de ventas
Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
manifestaron que los registros principales relacionados a las operaciones
de ventas llevadas a cabo en la empresa son:
100%
40%60%
100%
0% 0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
a b c d e f
60
Alternativas Fa Fr a) Libro diario 10 100%b) Libro mayor 10 100%c) Libro de inventario 3 30%d) Otro 0 0%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 5. Registros principales de las operaciones de ventas
Fuente: Datos de la Tabla 6. Elaborado por Espósito (2010)
Tal como se observa en el gráfico Nº 5, el 100% de la población
afirma que utilizan el libro diario y mayor para los registros principales
relacionados a las operaciones, un 30% afirma que utilizan el libro de
inventario.
Se estimó como advertencia para las empresas objeto de estudio
que la utilización de los libros contables es de carácter obligatorio,
además de permitir el registro en forma sintética de las operaciones
mercantiles que se realizan durante un lapso de tiempo determinado tal
como se establece en el Código de Comercio.
Los libros contables que se deben llevar son el libro diario, mayor,
de inventario y los auxiliares.
100% 100%
30%
0%0%
20%40%60%80%
100%
a b c d
61
Tabla Nº 7. Registros auxiliares en las operaciones de ventas Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
manifestaron que los registros auxiliares a las operaciones de ventas
llevados a cabo en la empresa son:
Alternativas Fa Fr a) Diario auxiliar de ventas a crédito 4 40%b) Mayor auxiliar de cuentas por cobrar 3 30%c) Relación de ingresos 9 90%d) Otro 7 70%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 6. Registros auxiliares en las operaciones de ventas
Fuente: Datos de la Tabla 7. Elaborado por Espósito (2010)
En relación a los registros auxiliares en las operaciones de venta el
total de la población afirma que utilizan diario auxiliar de ventas, mayor
auxiliar de cuentas por cobrar y relación de ingresos. La razón por la cual
las empresas utilizan estos libros es que a través de ellos se detallan y se
desarrollan cuentas, anotaciones que se llevan en los libros principales.
El diario auxiliar de ventas a crédito registra todas las ventas a
crédito cronológicamente y el mayor auxiliar de las cuentas por cobrar
detalla las cuentas por cobrar de cada cliente y datos relacionados.
40% 30%
90%
70%
0%20%40%60%80%
100%
a b c d
62
Tabla Nº 8. Procedimientos contables llevados a cabo por el sistema de ventas
Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
manifestaron que los procedimientos contables del sistema de ventas que
se realiza en la empresa son:
Alternativas Fa Fr a) Procedimientos para elaborar pedidos a clientes
3 30%
b) Procedimientos de ordenes de embarque 5 50%c) Procedimiento de facturación 5 50%d) Procedimiento de registro y control de ventas
5 50%
e) Otro ¿Cuál? 0 0%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 7. Procedimientos contables del sistema de ventas
Fuente: Datos de la Tabla 8. Elaborado por Espósito (2010)
En relación a los procedimientos contables del sistema de ventas el
30% de la población objeto de estudio respondió que los procedimientos
para elaborar pedidos de cliente ya que está relacionado al momento que
el cliente acude a la petición del producto en donde se incluye otras
actividades como la atención al cliente, notas de especificaciones del
producto requerido por el cliente, la verificación de la existencia del
30%
50% 50% 50%
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
a b c d e
63
producto, el cálculo del importe de la compra y la elaboración del pedido
del cliente.
Un 50% afirma realizar procedimientos de órdenes de embarque
que se relacionan con el momento en el cual la empresa acude a entregar
el pedido, surge como tarea la elaboración de la orden de embarque
tomando para la entrega del producto además de la orden de embarque la
solicitud de pedidos. Otro 50% procedimiento de facturación relacionados
a la venta del cliente, se relaciona la orden de embarque y luego se
procede a elaborar la factura respectiva.
Finalmente, otro 50% expresó realizar procedimientos de registros
y control de ventas que es total de la venta realizada en donde se procede
a comprobar la descripción e importe del producto y controlar la venta
realizada.
Se recomienda a las empresas seguir cada uno de estos
procedimientos de ventas ya que estos se compenetran para el manejo
eficiente del sistema de ventas.
Objetivo específico N° 2: Identificar las principales funciones del
subsistema de facturación y cobranza en las empresas manufactureras
del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo.
Tabla Nº 9. Análisis financiero del cliente para el otorgamiento de crédito Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo
opinaron si se realiza un análisis financiero del cliente en la empresa y se
obtuvo como resultado lo siguiente:
64
Alternativas Fa Fr Si 3 30% No 7 70%Total 10 100%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 8. Análisis financiero del cliente para el otorgamiento de crédito
Fuente: Datos de la Tabla 9. Elaborado por Espósito (2010)
Como se observa en el gráfico Nº 8 los encargados del
departamento de ventas con un 30% afirman que si se realiza un análisis
financiero del cliente mientras que un 70% no lo realiza.
La razón por la cual se obtiene este resultado es que
generalmente el análisis financiero es realizado por algunas empresas
grandes, es muy difícil que las micro y las medianas empresas puedan
realizarlo directamente, aunque para otorgar un crédito éste es un punto
ideal, sin embargo, en las instituciones esto representa un simple trámite.
Tabla Nº 10. Consideraciones para fijar límites de crédito Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron que
para fijar límites de crédito la empresa toma en cuenta lo siguiente:
30%
70%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Si No
65
Alternativas Fa Fr a) Procedimiento financiero-contable 2 20%b) Fuente de información 4 40%c) Otro 0 0%d) No efectúa ventas a créditos 4 40%Total 10 100%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 9. Consideraciones para fijar límites de crédito
Fuente: Datos de la Tabla 10. Elaborado por Espósito (2010)
Según la información recopilada en el gráfico Nº 9 el 20% de la
población objeto de estudio toma en consideración el procedimiento
financiero contable lo cual consiste en hacer análisis de los estados
financieros resaltando la liquidez, operación, endeudamiento y la
rentabilidad. Un 40% opina considerar fuentes de información a través de
datos internos que se obtienen de los registros de la empresa en donde
se puede observar el comportamiento de pago, mientras que otro 40%
expresó no efectuar ventas a crédito.
Tabla Nº 11. Actividades del proceso de facturación Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron
cuáles son las actividades realizadas en la empresa para el proceso de
facturación:
20%40%
0%
40%
0%20%40%60%80%
100%
a b c d
66
Alternativas Fa Fr a) Obtener datos del cliente 4 40%b) Preparar facturas 4 40%c) Ciclo pedido-factura-despacho 10 100%d) Otro 0 0%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 10. Actividades del proceso de facturación
Fuente: Datos de la Tabla 11. Elaborado por Espósito (2010)
Como se puede observar en el gráfico Nº 10 todos los encuestados
establece como primordial el proceso de facturación a través del paso
ciclo pedido-factura-despacho por ser uno de los procedimientos más
fáciles para el proceso de ventas. Conjuntamente un 40% de los
encuestados establecen que para llevar a cabo el proceso de facturación
obtienen datos del cliente y preparan facturas, en donde se incluyen
elementos como nombres, direcciones, instrucciones de embarque, entre
otros, ya que de esta manera le permitirá a la empresa tener un mejor
control de sus clientes y de sus procesos en el sistema de ventas.
En este sentido McLeod (2000) establece dicho proceso como la
esencia del sistema de ventas, en donde las empresas necesitan ejecutar
estos pasos de manera rápida y precisa puesto que los clientes prefieren
aquellas empresas que son capaces de entregarles los productos a
tiempo.
40% 40%
100%
0%0%
20%40%60%80%
100%
a b c d
67
Tabla Nº 12. Sub-sistema de cuentas por cobrar Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, opinaron que las
empresas cuentan con un sub-sistema de cuentas por cobrar:
Alternativas Fa Fr Si 4 40%No 6 60%Total 10 100%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 11. Sub-sistema de cuentas por cobrar
Fuente: Datos de la Tabla 12. Elaborado por Espósito (2010)
El gráfico Nº 11 refleja una tendencia del 60% que las empresas
encuestadas no cuentan con un subsistema de cuentas por cobrar y esto
se debe al tipo de empresa y actividad económica llevada por la misma en
donde no se maneja el derecho a otorgar créditos a sus clientes y no se
hace necesario la utilización de un subsistema que cuente con dicha
característica.
El resto de los encuestados (40%) afirma que debido a su tipo
empresa y actividad económica llevada a cabo establecieron que si
cuentan con el subsistema el cual se considera una herramienta
fundamental para el mejor funcionamiento del sistema de ventas utilizado
por dichas empresas, en donde el proceso de cobranza no solamente
40%
60%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Si No
68
incluye el reclamo de derechos frente a sus clientes, sino también una
diversidad de derechos. Para muchas organizaciones las cuentas por
cobrar constituyen unos de los activos más importantes para su
disposición.
Tabla Nº 13. Proceso del sub-sistema de cuentas por cobrar Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron
cuáles de los siguientes procesos son ejecutados por el sub-sistemas de
cuentas por cobrar en la empresa:
Alternativas Fa Fr a) Añadir nuevas cuentas por cobrar 4 100%
b) Eliminar cuentas por cobrar pagadas 4 100%a) Preparar Estados de cuentas 2 50%b) Proporcionar datos al libro mayor 1 25%c) Otra 0 0%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 12. Proceso del sub-sistema de cuentas por cobrar
Fuente: Datos de la Tabla 13. Elaborado por Espósito (2010)
100% 100%
50%
25%
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
A B C D E
69
Al analizar el gráfico Nº 12 referente al proceso del sub-sistema de
cuentas por cobrar se puede observar que el 100% de la población objeto
de estudio coincidió que añaden nuevas cuentas por cobrar y eliminan
cuentas por cobrar pagadas, mientras que el 50 % de los encuestados
manifestó preparar estados de cuenta. Finalmente, el 25% expresó que
le proporciona datos al libro mayor. Es importante resaltar que el subsistema de cuentas por cobrar en
la empresa debe ejecutar los procesos como añadir nuevas cuentas por
cobrar, eliminar cuentas por cobrar pagadas, preparar estados de cuentas
y proporcionar datos al libro mayor, para su buen funcionamiento, ya que
dichos procesos son consecuencia del anterior. Es evidente que no lo
realizan correctamente sin embargo sus fallas no son tan graves.
Tabla Nº 14. Implicación de Costos para el otorgamiento de crédito Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, opinaron si la
empresa toma en cuenta los costos de otorgamiento de crédito:
Alternativas Fa Fr Si 6 60%No 4 40%Total 10 100%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
70
Gráfico Nº 13. Implicación de los costos en el otorgamiento de crédito
Fuente: Datos de la Tabla 14. Elaborado por Espósito (2010)
Como se puede observar en el gráfico Nº 13, el 60% de los
encuestados a través de los encargados del departamento de ventas
establecieron que si toman en cuentan los costos implicados para el
otorgamiento de un crédito debido a que las ventas así como generan
ingresos generan costos que deben considerarse ante la situación de
proporcionar un crédito. El otro 40% de los encuestados no toman en
cuenta los costos de para el otorgamiento de créditos, ya que no realizan
ventas a créditos.
Tabla Nº 15. Tipos de Costos para el otorgamiento de créditos Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron
cuáles de los siguientes costos son tomados en cuenta para el
otorgamiento de crédito en la empresa:
Alternativas Fa Fr a) Planeación de crédito 0 0%b) Costos de la inversión en cuentas por cobrar 3 50%c) Costo de procesamiento de investigación 0 0%d) Costo de cobranzas normales 0 0%e) Costo de cuentas incobrables 2 33%f) Costo de las cobranzas 3 50%
60%40%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Si No
71
g) Otro 0 0%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 14. Tipos de costos para el otorgamiento de crédito
0%
50%
0% 0%
33%50%
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
A B C D E F G
Fuente: Datos de la Tabla 15. Elaborado por Espósito (2010)
En cuanto al gráfico Nº 14 los encargados del departamento de
ventas establecieron que dentro de los costos implicados en el
otorgamientos de crédito que un 50% están referidos a los de la inversión
de cuentas por cobrar ya que al conceder el crédito implica una aplicación
de recursos con que cuenta la empresa en la inversión de cuentas por
cobrar. Otro 50% toman en cuentan el costo de las cobranzas al momento
del otorgamiento del crédito ya que éstos contemplan los honorarios y
comisiones de los diferentes encargados de llevar a cabo la cobranza que
pueden llegar a ser los empleados de la empresa o otros profesionales
litigantes. Finalmente el 33% de los encuestados toman en cuenta los
costos por cuentas incobrables.
Es necesario tomar en cuenta los costos implicados en el proceso
de otorgamiento de créditos, de esta manera tendremos conocimiento de
la rentabilidad de otorgar créditos por la empresa. Entre los costos más
comunes considerados para el otorgamiento de créditos se pueden
mencionar: planeación de crédito, costos de la inversión en cuentas por
cobrar, costo de procesamiento de investigación, costo de cobranzas
72
normales, costo de cuentas incobrables, costo de las cobranzas, entre
otros.
Tabla Nº 16. Beneficios del sistema de pedidos de clientes
Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron que
la empresa cuenta con un sistema de pedidos de clientes que le permite:
Alternativas Fa Fr a) Editar datos de pedidos 0 0%b) Verificación de créditos 0 0%C) Asentar pedidos surtidos 0 0%d) Otra 0 0%e) No posee un sistema que surte pedidos a los clientes
10 100%
f) Total 10 100%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
En relación a la tabla Nº 16 referida a los beneficios de la utilización
del sistema de pedidos de clientes se puede observar que el 100% de la
población objeto de estudio no posee un sistema que surte pedidos a los
clientes, lo que resulta una limitación en cuanto al funcionamiento del
sistema de ventas por lo que se hace necesario su implementación para
poder editar datos de pedidos, verificar criterios y asentar pedidos, lo que
permitiría el control de los pedidos de clientes.
Los pedidos, son las solicitudes que realizan los clientes, las cuales
son registradas por cada uno de ellos, relacionando los productos y
cantidades requeridas. En el esquema de pedidos, dependiendo de las
disposiciones de la Compañía, es posible asociar las listas de precios a
los clientes, con el fin de registrar el pedido, con los valores definidos para
su venta.
73
Tabla Nº 17. Actividades de registro en el sistema de inventario
Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron que
para el registro en el sistema de inventario la empresa realiza las
siguientes actividades.
Alternativas Fa Fr a) Verificar existencias 10 100%b) Verificación de créditos 3 30%C) Asentar pedidos 0 0%d) Marcar pedidos surtidos 0 0%e) Otra 0 0%f) No posee sistema de inventario 2 20%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 15. Actividades de registro en el sistema de inventario
Fuente: Datos de la Tabla 17. Elaborado por Espósito (2010)
En cuanto a las actividades de registro en el sistema de inventario,
el 100% de los encuestados afirma que verifica existencias, es decir, si
hay en existencia suficiente cantidad del artículo para surtir el pedido, un
30% realiza la verificación de punto de orden ya que determina si las
nuevas existencias han hecho llegar al punto de reorden.
Se observa en las empresas objeto de estudio que no asientan los
pedidos ni marcan los artículos recibidos, además que de que el 20% no
posee un sistema de inventario.
Toda empresa debe contar con un sistema de inventario para
mantener los registros de inventarios tomando en cuenta los
100%
30%
0% 0%0%
20%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
a b c d e f
74
procedimientos de verificación de existencias, verificación del punto de
reorden, añadir los artículos recibidos y proporcionar datos necesarios
para los registros de inventarios.
Tabla Nº 18. Operaciones realizadas para el reabastecimiento de existencia.
Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron que
para el reabastecimiento de existencias la empresa realiza las siguientes
operaciones:
Alternativas Fa Fr a) El sistema de compra selecciona y envía órdenes de compra a proveedores
3 30%
b) El sistema de recepción recibe las existencias
3 30%
c) El sistema de cuentas por pagar realiza los pagos
0 0%
d) Otra 3 30%Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 16. Operaciones para el reabastecimiento
Fuente: Datos de la Tabla 17. Elaborado por Espósito (2010)
Para las operaciones de reabastecimiento de existencia un 30% de
la población objeto de afirma que el sistema de compra selecciona y envía
órdenes de compra a proveedores, este sistema de tiene como disparador
el sistema de inventarios cuando llega al punto de reorden. Otro 30%
asegura que el sistema de recepción recibe las existencias.
30% 30%
0%
30%
0%20%40%60%80%
100%
a b c d
75
Al analizar el gráfico se puede apreciar además que los
encuestados manifestaron no utilizar el sistema de cuentas por pagar
para realizar los pagos. Finalmente un 30% realiza otros procedimientos
para ejecutar las operaciones realizadas para el reabastecimiento de
existencia.
Las empresas objeto de estudio poseen sistemas de control que
combinan los ciclos regulares de revisión y los puntos de
reabastecimiento o reorden. En estos sistemas, los niveles de existencias
son revisados en forma periódica, pero las órdenes se expiden solamente
cuando los inventarios alcanzan un nivel predeterminado de
reabastecimiento.
Objetivo específico N° 3: Describir los aspectos fundamentales en el
proceso de marketing en las empresas manufactureras del Municipio San
Rafael de Carvajal, Estado Trujillo Tabla Nº 19. Canales de distribución
Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron que
los canales de distribución con que cuenta la empresa para la distribución
de sus productos son:
Alternativas Fa Fr a) Productores-Consumidores 7 70%b) Productores-Minoristas-Consumidores 1 10%c) Productores-Mayoristas-Minoristas o detallistas
0 0%
d) Productores-Intermediarios-Mayoristas-Consumidores
2 20%
e) Otro 0 0%Total 10 100%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
76
Gráfico Nº 17. Tipos de Canales de Distribución
Fuente: Datos de la Tabla 19. Elaborado por Espósito (2010)
Al analizar el gráfico Nº 17 referente a los tipos de canales de
distribución utilizados por la empresa se encontró que un 70% de los
encuestados expresó que cuentan para su distribución con un canal
compuesto de productores-consumidores, un 10% con un canal
compuesto por productores-minoristas-consumidores, mientras que el
20% establece que su canal de distribución está compuesto por
productores-intermediarios-mayoristas-consumidores.
Se debe tomar en cuenta que los canales de distribución
utilizados para la distribución de los productos se establecen en función
de las características de la empresa.
Un buen sistema de control de distribución permite alcanzar el
ideal de la administración, lograr los máximos resultados invirtiendo la
mínima cantidad de recursos, apoyándose en un equipo de personas, por
otra parte, el personal de ventas trabaja con más eficiencia cuando se
siente respaldado por un sistema que mida su trabajo y le proporcione la
información necesaria para que pueda tomar decisiones acerca de los
canales de distribución.
70%
10%0%
20%
0%0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
a b c d e f
77
Tabla Nº 20. Estrategia de distribución Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron que
la estrategia de distribución utilizada por la empresa es:
Alternativas Fa Fr a) Distribución Intensiva 10 100%b) Distribución Exclusiva 0 0%c) Distribución Selectiva 0 0%d) Otro 0 0%Total 10 100%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Al analizar la tabla Nº 20 referente a la estrategia de distribución
utilizada por la empresa se observó que los encargados del departamento
de ventas de las empresas objeto de estudio establecen que la estrategia
de distribución utilizada es la distribución intensiva. Dichas empresas
utilizan este tipo de distribución ya que permite tener en existencia sus
productos en el mayor número de expendios posibles para que los
consumidores dispongan de sus productos donde y cuando los requieran.
En cuanto a la distribución exclusiva y selectiva, manifestaron no
considerarlas como posibles estrategias puesto que no es viable este tipo
de distribución para empresas manufactureras.
Tabla Nº 21. Métodos de control para la administración de canales Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron si
cuentan con un método para el control en la administración de canales
previniendo una distribución ilegal y dicha consideraciones fueron:
78
Alternativas Fa Fr
Si 0 0%No 10 100%Total 10 100%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Al analizar la tabla Nº 21 referente a los métodos de control para la
administración de canales, observamos que el 100% de los encuestados
manifestó no tomar en cuenta estos métodos, debido a que la gerencia
sólo le preocupa distribuir sus productos sin importarle el entorno.
Los intentos de controlar la distribución están sujetos a
restricciones legales, que deben ser tomadas en cuenta para poder evitar
los posibles conflictos presentados entre los diversos canales de
distribución. Entre los posibles métodos aplicables comercialización
exclusiva, contrato restrictivo, negativa a distribuir y política de territorio
exclusivo.
Tabla Nº 21. Métodos de control para la administración de canales Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron si
cuentan con un método para el control en la administración de canales
previniendo una distribución ilegal y dicha consideraciones fueron:
Alternativas Fa Fr
Si 0 0%No 10 100%Total 10 100%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Al analizar la tabla Nº 21 referente a los métodos de control para la
administración de canales, observamos que el 100% de los encuestados
manifestó no tomar en cuenta estos métodos, debido a que la gerencia
sólo le preocupa distribuir sus productos sin importarle el entorno.
79
Los intentos de controlar la distribución están sujetos a restricciones legales, que
deben ser tomadas en cuenta para poder evitar los posibles conflictos presentados entre
los diversos canales de distribución. Entre los posibles métodos aplicables
comercialización exclusiva, contrato restrictivo, negativa a distribuir y política de territorio
exclusivo.
Tabla Nº 22. Métodos de control utilizados para la administración de los canales de distribución
Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron el
método de control utilizado en la administración de canales en donde las
consideraciones fueron:
Alternativas Fa Fr a) Trato Exclusivo 0 0%b) Contrato de Obligación 0 0%c) Negativa a negociar 0 0%d) Políticas de territorio exclusivos 0 0%e) Otra 0 0%f) Ninguna de las anteriores 10 100%Total 10 100%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
En la tabla Nº 22 referida a los métodos de control utilizados por la
empresa para la administración de los canales de distribución el 100% de
los encuestados no los utilizan y manifiestan desconocimiento en cuanto a
su aplicación.
Entre los métodos de control que aplican los proveedores se
pueden comentar brevemente, la comercialización exclusiva la cual se
refiere a cuando un fabricante prohíbe a sus tiendas vender los productos
de la competencia, si se estipula que cualquier tienda que venda su
producto no podrá vender las marcas rivales. El contrato restrictivo es el
que ocurre cuando un fabricante vende un producto a un intermediario a
80
condición de que también le compren otro producto, las dos partes habrán
celebrado un contrato restrictivo. Se piensa que estos contratos infringen
las leyes antimonopolios.
Existe además la negativa a distribuir Con tal de seleccionar sus
canales, un productor posiblemente se niegue a vendérselos y la política
de territorio exclusivo donde el productor exige a todos los intermediarios
vender únicamente a clientes situados dentro del territorio asignado. Se
dictaminó que los territorios exclusivos de venta son ilegales, porque
disminuyen la competencia y limitan el comercio.
Es recomendable a las empresas manufactureras objeto de estudio
que se informen al respecto para que tomen en cuenta estos métodos
vitales para prevenir los conflictos de canales.
Tabla Nº 23. Método de Promoción Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron el
método de promoción utilizado en la empresa en donde las
consideraciones fueron:
Alternativas Fa Fr a) Venta Personal 10 100%b) Publicidad 3 30%c) Promoción de ventas 0 0%d) Relaciones Publicas 0 0%e) Otro 0 0%f) Ninguna de las anteriores 0 0%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
81
Gráfico Nº 18. Método de Promoción
Fuente: Datos de la Tabla 23. Elaborado por Espósito (2010)
Al analizar el gráfico Nº 18 referente a los métodos de promoción
utilizados por la empresa se puede apreciar que el 100% de los
encuestados manifestó utilizar las ventas personales, mientras que un
30% de la población manifestó que invierten además en publicidad. Los
demás métodos promocionales no los utilizan por considerarlos no
necesarios.
Dentro de estas categorías se encuentran instrumentos
específicos, como las presentaciones de ventas, las exhibiciones en los
puntos de venta, los anuncios especiales, las presentaciones comerciales,
las ferias, las demostraciones, los catálogos, la literatura, los paquetes de
prensa, los carteles, los concursos, las bonificaciones, los cupones y las
estampillas de propaganda.
Al mismo tiempo, la comunicación rebasa estas herramientas de
promoción específicas. El diseño del producto, su precio, la forma, color
de su empaque y las tiendas que los venden... todo comunica algo a los
compradores.
Se recomienda invertir en los tres principales instrumentos de la
promoción masiva, los cuales son: la publicidad, la promoción de las
ventas y las relaciones públicas, con la finalidad de que sus productos
alcancen un nivel de ventas más elevado.
100%
30%
0% 0% 0% 0%0%
20%
40%
60%
80%
100%
a b c d e f
82
Tabla Nº 24. Método de presupuestación promocional
Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron si
utilizan un método para la presupuestación promocional y al respecto se
obtuvieron los siguientes resultados:
Alternativas Fa Fr Si 4 40%No 6 60%Total 10 100%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 19. Método de presupuestación promocional
Fuente: Datos de la Tabla 24. Elaborado por Espósito (2010)
Al analizar la gráfica Nº 19 referida a la utilización de un método de
presupuestación promocional se puede observar que un 40% de los
encuestados manifestó que utilizan un método para calcular su
presupuesto de promoción mientras que un 60% no aplica ningún método.
El presupuesto puede determinarse según lo que puede gastarse,
en un porcentaje de las ventas, en lo que gasta la competencia, o en los
objetivos y tareas.
Es recomendable que las empresas apliquen un método para
calcular su presupuesto de promoción que se ajuste a sus necesidades y
que les permita cumplir con sus objetivos de promoción.
40%
60%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
A B
83
Tabla Nº 25. Método de presupuestación
Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron el
tipo de método utilizado por la empresa para la presupuestación
promocional en donde se obtuvieron como resultados los siguientes
datos:
Alternativas Fa Fr a) Método Costeable 4 100%b) Método del porcentaje de ventas 0 0%c) Método de paridad competitiva 0 0%d) Método de tarea y objetivos 0 0%e) Otro 0 0%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
Gráfico Nº 20. Método de Presupuestación
Fuente: Datos de la Tabla 25. Elaborado por Espósito (2010)
40%
0% 0% 0%0%
60%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
A B C D E F
84
Al analizar el gráfico Nº 20, referido al método de presupuestación
utilizado por la empresa se puede observar que el 100% de la población
aplica el método costeable el cual se refiere a que se determina el
presupuesto de promoción en el nivel que cree se puede permitir en la
compañía, lo que tienen disponible para invertir en publicidad.
En este caso la población objeto de estudio está en base a 4
empresas que fueron las que manifestaron en el ítem anterior utilizar un
método de promoción.
Es sumamente difícil establecer los presupuestos promocionales,
porque los gerentes no cuentan con normas confiables para calcular
cuánto invertir en la publicidad o en la venta personal y cuanto del
presupuesto total deben asignar a cada elemento de la mezcla
promocional.
Sin embargo, es recomendable que todas las empresas utilicen un
método de promoción, siendo el más recomendable el método de tarea u
objetivo debido a que se estable un objetivo a alcanzar y de allí se
determina el presupuesto de costo.
Tabla Nº 26. Método de regulación de la promoción
Los encargados del departamento de ventas de las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, establecieron si
existe algún tipo de método utilizado para la regulación de la promoción
en donde se obtuvieron como resultados los siguientes datos:
Alternativas Fa Fr Si 0 0%No 10 100%Total 10 100%
Fuente: Datos recopilados del cuestionario aplicado por Espósito (2010)
85
Al analizar la tabla Nº 26 referente al método de regulación de la
promoción se puede observar que el 100% de las empresas objeto de
estudio no toman en cuentan los métodos utilizados para regular la
promoción.
Al respecto se puede expresar que el objetivo primario de la
promoción es vender algo mediante la persuasión, siempre existe el
potencial para el abuso, es por ello que se debe impedir a algunas
empresas que hagan una mala representación ya sea intencional o no
intencional. Además es necesario proteger del engaño a algunos
consumidores que carecen de conocimiento o agilidades particulares.
Es por ello que se deben implantar métodos de regulación de
promoción para evitar que los compradores reciban información errónea
de los productos de la empresa.
86
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Luego de analizar e interpretar los resultados de la aplicación del
cuestionario en las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de
Carvajal, Estado Trujillo, en relación con el sistema de ventas, se
concluyó lo siguiente:
En cuanto al primer objetivo referente a identificar las principales
características del sistema contable de ventas en las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo, se
determinó que:
Las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de
Carvajal cuentan con un sistema contable de ventas computarizado que le
permite realizar las operaciones de carácter contable.
Desde el punto de vista de los registros contables de ventas llevan
sus registros principales a través del libro diario, mayor y de inventario.
Sus registros auxiliares se realizan a través de los libros auxiliar de las
ventas a crédito, mayor auxiliar de cuentas por cobrar y la relación de
ingresos. Para realizar dichos asientos se toma en consideración la fecha
de venta, número de factura y condiciones de pago, datos generales del
cliente e importe de ventas.
Con respecto a las características del sistema contable de ventas
se pudo observar que en la mayoría de las empresas objeto de estudio
cuentan con un sistema preciso, oportuno, que posee capacidad de
proceso y disponibilidad de la información, además de ser seguro,
características fundamentales para su funcionamiento adecuado.
Con respecto al segundo objetivo referente a identificar las
principales funciones del subsistema de facturación y cobranza en las
87
empresas manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado
Trujillo, se encontró lo siguiente:
Dentro del proceso de facturación de las empresas objeto de
estudio no realizan un análisis previo de la situación financiera del cliente
siendo este un factor primordial para el proceso de venta. Se debe acotar
que no todas las empresas realizan ventas a crédito.
Para llevar a cabo su proceso de facturación algunas se dedican a
obtener información previa de sus clientes; la gran mayoría prefiere llevar
a cabo un proceso más general que les permita ahorrar tiempo y dinero,
en donde solo se lleva a cabo el ciclo pedido-factura-despacho.
En relación al tercer objetivo referente a describir los aspectos
fundamentales en el proceso de marketing en las empresas
manufactureras del Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo, se
determinó lo siguiente:
En cuanto a los tipos de canales de distribución se pudo apreciar
que las empresas manufactureras dependiendo de su producto final
establece su tipo de canal, en el caso de las panaderías no necesitan de
intermediarios, mientras que el resto de las empresas de este ramo
requieren de intermediarios para llegar a al consumidor final.
En relación a la intensidad de la distribución prefieren la
distribución masiva puesto que son las que cumplen con sus expectativas,
ya que dentro de sus objetivos está llegar a la mayoría de los hogares
trujillanos.
Finalmente no utilizan métodos de promoción apropiados para dar
a conocer sus productos y manejar la imagen corporativa de la empresa,
no aplican métodos efectivos para presupuestar su campaña de
promoción, lo que representa una desventaja frente a sus competidores
ya que entre mayor sea la cantidad invertida en publicidad mayor será la
demanda de sus productos.
88
Para concluir, las empresas manufactureras poseen un sistema
contable de ventas, el cual surge como resultado de las operaciones de
ingreso y cubre como funciones la facturación y cobranza, el control de
los canales de distribución y el mercadeo. También este sistema se
compone de registros auxiliares que deben realizarse como sustento de
las operaciones, sumadas a una consecución de procedimientos
importantes del control de las ventas; es por ello, que se requiere poseer
un sistema de ventas actualizado que se ajuste a las características de
las empresas objeto de estudio y que cumpla con los requerimientos de
información sobre el departamento de ventas hacia el resto de la
organización.
Recomendaciones Considerando las conclusiones generales, se realizan las
siguientes recomendaciones:
Es fundamental sugerir a las empresas manufactureras del
Municipio San Rafael de Carvajal, Estado Trujillo que poseen un sistema
de ventas, la necesidad de mantenerlos actualizados, de llevar a cabo
funciones básicas, de realizar los registros concernientes y sobre todo de
aplicar procedimientos adecuados para controlar las operaciones
inherentes a las ventas. Para aportar datos a quienes estén interesados
además de facilitar la interpretación de la información contable en relación
a las ventas y apoyar el proceso de toma de decisiones.
Por otra parte las empresas deben de invertir más en promoción
para dar a conocer sus productos manteniendo una posición firme en el
mercado igualando o superando a la competencia.
89
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92
ANEXOS
93
ANEXO A Solicitud de Validación
94
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO- ESTADO TRUJILLO
SOLICITUD DE VALIDACIÓN
Trujillo, ____ de ______________de 2009
Ciudadano (a): __________________________ Presente.
Me dirijo a usted, en la oportunidad de solicitarle muy
respetuosamente, su colaboración en la validación del instrumento para
ser aplicado en el desarrollo del trabajo de investigación, para optar al
título de Licenciado en Contaduría Pública; el cual se titula SISTEMA DE VENTAS EN LAS EMPRESAS MANUFACTURERAS DEL MUNICIPIO SAN RAFAEL DE CARVAJAL, ESTADO TRUJILLO. Para los efectos de
validación se anexa el sistema de variables de la investigación.
Agradezco sus buenos oficios, queda de usted.
Br: Espósito Durán Enzo Junior
C. I: 17.832.065
95
ANEXO B Constancias de Validación
96
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO "RAFAEL RANGEL"
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO - ESTADO TRUJILLO
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN
Yo Yanceth Paredes, titular de !a Cédula de Identidad No
11.569.757, de profesión Licenciada en Contaduría Pública, por medio
de la presente hago constar que he revisado y validado el instrumento
presentado por el Bachiller Espósito Durán Enzo Junior titular de la
Cédula de Identidad No. 17.832.065, aspirante al Título de Licenciado en Contaduría Pública de la Universidad de Los Andes Núcleo "Rafael
Rangel", el cual será utilizado para recabar información necesaria para su
trabajo de grado titulado "SISTEMA DE VENTAS EN LAS EMPRESAS MANUFACTURERAS DEL MUNICIPIO SAN RAFAEL DE CARVAJAL, ESTADO TRUJILLO".
Firma: ______________ C.I.Nº: ______________ Fecha: ______________
Tutor: _______________ C.I.Nº: ______________
Fecha: ______________
97
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO "RAFAEL RANGEL"
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO - ESTADO TRUJILLO
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN
Yo Karen Pacheco, titular de !a Cédula de Identidad No
12.043.552, de profesión Licenciada en Estadística, por medio de la
presente hago constar que he revisado y validado el instrumento
presentado por el Bachiller Espósito Durán Enzo Junior titular de la
Cédula de Identidad No. 17.832.065, aspirante al Título de Licenciado en Contaduría Pública de la Universidad de Los Andes Núcleo "Rafael
Rangel", el cual será utilizado para recabar información necesaria para
su trabajo de grado titulado "SISTEMA DE VENTAS EN LAS EMPRESAS MANUFACTURERAS DEL MUNICIPIO SAN RAFAEL DE CARVAJAL, ESTADO TRUJILLO"
Firma: ______________ C.I.Nº: ______________ Fecha: ______________
Tutor: _______________ C.I.Nº: ______________ Fecha: ______________
98
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO "RAFAEL RANGEL"
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO - ESTADO TRUJILLO
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN
Yo Rolando Adriani, titular de !a Cédula de Identidad No
5.763.583, de profesión Ingeniero en Sistema, por medio de la presente
hago constar que he revisado y validado el instrumento presentado por el
Bachiller Espósito Durán Enzo Junior titular de la Cédula de Identidad
No. 17.832.065, aspirante al Título de Licenciado en Contaduría Pública de la Universidad de Los Andes Núcleo "Rafael Rangel", el cual
será utilizado para recabar información necesaria para su trabajo de
grado titulado "SISTEMA DE VENTAS EN LAS EMPRESAS MANUFACTURERAS DEL MUNICIPIO SAN RAFAEL DE CARVAJAL, ESTADO TRUJILLO.
Tutor: _______________
C.I.Nº: ______________
Fecha: ______________
Tutor: _______________
C.I.Nº: ______________
Fecha: ______________
99
ANEXO C Instrumento de Recolección de Datos
100
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO- EDO. TRUJILLO
Cuestionario dirigido a los Gerentes del Departamento de Ventas de las empresas manufactureras del Municipio San Rafael de
Carvajal, Estado Trujillo
Por medio de la presente, pido a ustedes su valiosa colaboración;
contestando el siguiente cuestionario, el cual tiene por objeto recabar la
información pertinente con la elaboración del Trabajo de Grado, para optar al
Título de Licenciado en Contaduría Pública denominado “SISTEMA DE VENTAS EN LAS EMPRESAS MANUFACTURERAS DEL MUNICIPIO SAN RAFAEL DE CARVAJAL, ESTADO TRUJILLO” Los datos recolectados se usarán sólo para fines académicos y en
discreción.
Agradeciendo de ante mano por su colaboración.
Atentamente,
Enzo junior Espósito Durán
C.I 17.832.06
101
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO- EDO. TRUJILLO
Cuestionario dirigido a los Gerentes del Departamento de Ventas Instrucciones
Marque con una equis (x) la alternativa que usted considere se ajusta a la realidad de su empresa.
Si lo estima necesario puede escoger más de una alternativa. Evite dejar preguntas sin responder.
1. ¿Cuenta la empresa con un sistema contable de ventas?
____ Si ____ No
De ser negativa su respuesta continué en la pregunta Nº 4 2. El Sistema Contable de Ventas con que cuenta su empresa es: ____ Sistema manual ____ Sistema mecanizado ____ Sistema mixto
3. ¿Cuáles de las siguientes propiedades posee el sistema contable de ventas con que cuenta la empresa?:
____ Precisión (registra información y datos automáticamente y a la vez los suministra para el proceso de toma de decisiones) ____ Oportunidad (la información se puede obtener en el momento en que se necesita) ____ Capacidad de proceso (ofrece la información demandada instantáneamente, evitando retrasos) ____ Concisión (posibilita la presentación de resúmenes para que la información de salida sea legible y fácil de manejar)
102
____ Relevancia (establece niveles y prioridades en la toma de datos ____ Disponibilidad (posibilidad de acceso a la información) ____ Seguridad (establece niveles de acceso al sistema) ____ Otra. ¿Cuál? ____ Todas las anteriores
4. ¿Cuál de los siguientes registros de ventas elabora la empresa?
____ Registro auxiliar de ventas ____ Registro principal ____ Registro fiscal ____ Ninguna de las anteriores ____ Otro. ¿Cuál? ______________________________________
De ser negativa su respuesta continué en la pregunta Nº 7
5. El registro final de ventas en la empresa incluye como contenido: ____ Fecha de venta ____ Número de factura y condiciones de pago ____ Cliente (nombre y Rif) ____ Importe de venta ____ Otra. ¿Cuál? _____________________________________ ____ Todas las anteriores
6. Los registros principales relacionados a las operaciones de ventas
llevados a cabo en la empresa son: ____ Libro Diario ____ Libro Mayor ____ Libro de Inventario ____ Otro. ¿Cuál? ________________________________________
7. Los registros auxiliares relacionado a las operaciones de ventas llevado a cabo en la empresa son:
____ Diario auxiliar de ventas a crédito ____ Mayor auxiliar de cuentas por cobrar ____ Relación de ingresos ____ Otro. ¿Cuál? _________________________________________
8. ¿Cuáles son los procedimientos contables del sistema de ventas que se realizan en la empresa?
____ Procedimiento para elaborar pedidos de clientas ____ Procedimiento de órdenes de embarque ____ Procedimiento de facturación
103
____ Procedimiento de registro y control de las ventas ____ Otro ¿Cuál? ___________________________________________ En cuanto a las funciones del subsistema de facturación y cobranzas:
9. ¿La empresa para el otorgamiento del crédito, realiza un análisis financiero del cliente?
____ Si ____ No
10. La empresa para fijar limites de crédito toma en cuanta lo siguiente: ____ Procedimiento financiero-contable (análisis de estados financieros tomando en cuenta la liquidez, el endeudamiento y la rentabilidad) ____ Necesidad de revisiones periódicas (revisas los conceptos crediticios) ____ Fuentes de información (registro de la empresa del comportamiento de pago de los clientes, y si es un cliente nuevo buscar fuentes externas como referencias bancarias, estados financieros, entre otros) ____ Otro. ¿Cuál?__________________________________________ ____ No efectúa ventas a crédito
11. ¿Cuáles son las actividades realizadas por la empresa para el proceso de facturación?
____ Obtener datos del cliente (Nombres, dirección, instrucciones de embarque, números de vendedores, entre otros) ____ Preparar facturas ____ Ciclo pedido-facturación-despacho ____ Otra. ¿Cuál? _________________________________________
12. ¿Cuenta la empresa con un subsistema de cuentas por cobrar?
____ Si ____ No. ¿Por qué?
De ser afirmativa su respuesta responda la siguiente pregunta: 13. ¿Cuáles de los siguientes procesos se ejecutan por el subsistema de cuentas por cobrar?
____ Añadir nuevas cuentas por cobrar ____ Eliminar cuentas por cobrar pagadas ____ Preparar estados de cuenta ____ Proporcionar datos de libro Mayor
____ Otra. ¿Cuál? _________________________________________
104
14. ¿La empresa toma en cuenta los costos de otorgamiento de crédito? ____ Si ____ No 15. ¿Cuáles de los siguientes costos son tomados en cuenta para el otorgamiento de créditos en la empresa? ____ Planeación del crédito (establecimientos de procesos, políticas y reglamentos) ____ Costo de procesamiento de investigación (honorarios de analista de créditos) ____ Costos de la inversión en cuentas por cobrar (conocer el crédito implica una aplicación de recursos en la inversión de cuentas por cobrar) ____ Costos de cobranzas normales (llamadas telefónicas, avisos domiciliarios, carta de recomendación) ____ Costos de cuentas incobrables ____ Costos de las cobranzas (honorarios y comisiones de los encargados de cobranzas) ____ Otra. ¿Cuál? _________________________________________ En relación a los componentes del subsistema de distribución: 16. La empresa cuenta con un sistema de pedidos de clientes que le permita: ____ Editar los datos de pedidos (registro y revisión de datos) ____ Verificación de créditos (si la compañía quiere tratar con el cliente) ____ Asentar pedidos surtidos (asentar la fecha en que se surtieron) ____ Otra ¿Cuál? _________________________________________ 17. Para el registro en el sistema de inventario la empresa realiza las siguientes actividades: ___ Verificar existencias ___ Verificación de crédito (si la compañía quiere tratar con el cliente) ___ Asentar pedidos ___ Marcar pedidos surtidos (asentar la fecha en que se surtieron) ___ Otra ¿Cuál? __________________________________________ ___ No posee sistema de inventario 18. ¿Qué operación se realiza para el reabastecimiento de existencias en la empresa? ___ El Sistema de compra selecciona y envía órdenes de compra a proveedores. ___ El sistema de recepción recibe las existencias
105
___ El sistema de cuentas por pagar realiza los pagos ___ Otra ¿Cuál? __________________________________________ 19. ¿Cuál es el canal de distribución con que cuenta la empresa para la distribución de sus productos? ___Productos-consumidores (venta de puerta en puerta, telemercadeo y venta por teléfono) ___Productores-minoristas-consumidores (el productor cuenta con una fuerza de ventas) ___Productos-mayoristas-minoristas o detallistas ___Productores-intermediarios-mayoristas consumidores (los fabricantes utilizan agentes intermediarios) ___Otro ¿Cuál? ___________________________________________ Considerando la intensidad de la distribución: 20. ¿Qué estratégica de distribución utiliza la empresa? ___ Distribución intensiva ___ Distribución exclusiva ___ Distribución selectiva ___ Otra ¿Cuál? __________________________________________ 21. ¿Cuenta la empresa con métodos para el control en la administración de canales previniendo una distribución ilegal? ___ Si ___ No. ¿Por qué? _________________________________________ 22. ¿Cual de los siguientes métodos de control es utilizado por la compañía en la administración de canales? ____ Trato exclusivo (su clientes ni pueden vender productos de sus competidores) ____ Contrato de obligación (para poder vender un producto específico, el intermediario de comprar además otro producto) ____ Negativa a negociar (un productor puede negarse a vender a ciertos intermediarios) ____ Política de territorios exclusivo (el intermediario puede vender a clientes localizados dentro de un territorio especifico) En cuanto a la promoción: 23. ¿Qué método de promoción utiliza la empresa?
106
____ Venta personal (cara a cara, por teléfono) ____ Publicidad ____ Promoción de ventas ____ Relaciones publicas ____ Otro. ¿Cuál? _________________________________________ 24. ¿Cuenta la empresa con un método de presupuestacion promocional? ____ Si ____ No. ¿Por qué? ________________________________________ Si su respuesta es afirmativa responda la siguiente interrogante: 25. ¿Qué método de presupuestacion promocional utiliza la empresa? ____ Método costeable (fija el prepuesto de acuerdo a lo que puede pagar) ____ Método del porcentaje de venta (es cierto % de las ventas actuales o un % de las ventas unitarias) ____ Método de paridad competitiva (igualar gastos promociónales de los competidores) ____ Método de tarea y objetivos (determina tareas y luego decide el costo) ____ Otra. ¿Cuál? _________________________________________ 26. ¿Cuenta la empresa con un método de regulación de la promoción (tomando en cuenta que el objeto primario de la promoción de ventas es vender algo mediante la persuasión se debe evitar el abuso y corregir los errores que se cometen)? ____ SI ____ No ¿Por qué? ________________________________________
¡Gracias por su colaboración!