Yana R. SopianDirektorat TIK - UPIEmail : yana@upi.edu April 2011

SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN Menggunakan

SharePoint

2

Apa itu Sharepoint ? sebuah platform Sistem Pengelolaan

Dokumen (Versioning, Metadata dan Workflow) berbasis web yang dibuat oleh Microsoft Corporation

3

Apa yang dapat dilakukan dengan Sharepoint ?

1. Intranet Portal untuk organisasi dan setiap department di dalamnya

2. Internet Site yang bersifat publik 3. Document Management System yang sesuai dengan ISO 9001:20084. Personal Site untuk setiap anggota dari

sebuah site5. Record Management System

Sistem Pengelolaan Dokumen UPI

Login

Login dengan menggunakan Akun internet dengan format acs-upi\akun_internet dan masukan passwordnya

Catatan : Tidak semua orang yang mempunyai akun internet bisa menggunakan fasilitas sistem pengelolaan dokumen ini, hanya user-user tertentu saja yang sudah di set dan dikelompokan kedalam beberapa group (menggunakan metoda Access Control List) sesuai dengan peruntukanya

05/03/2023 6

Tampilan Setelah LoginSetelah login berhasil, maka akan muncul nama pengguna di bagian kanan atas dan menu di bagian kiri

05/03/2023 7

Agenda Kegiatan Agenda kegiatan adalah

fasilitas untuk mencatat kalender kegiatan sehingga setiap user bisa melihat agenda apa saja yang akan terjadi, dengan demikian manajemen jadwal menjadi lebih terkontrol dan bentroknya acara (misalnya rapat) minimal bisa dihindari.

Menambahkan Agenda Kegiatanklik menu agenda

kegiatan pada daftar menu di sebelah kiri, kemudian akan muncul tampilan seperti gambar di bawah. Selanjutnya klik panah New dan klik New Item

Menambahkan Agenda KegiatanIsilah nama

kegiatan, tempat kegiatan, deskripsi kegiatan dan tanggal mulai sampai tanggal selesai kegiatan sehingga informasi yang akan disampaikan lengkap

Melihat Agenda Kegiatan

Untuk melihat detail agenda kegiatan, klik judul agenda kegiatan pada list agenda kegiatan, sehingga muncul tampilan seperti di bawah ini

Surat MasukSurat masuk adalah suatu fasilitas untuk melakukan pencatatan surat-surat yang masuk ke Universitas melalui Sekretariat Universitas (SU)

Fasilitas ini dilengkapi dengan workflow sederhana sehingga ketika staff SU melakukan input surat yang masuk, maka secara otomatis surat masuk tersebut akan disalin ke folder surat masuk berdasarkan tujuan untuk kemudian ditindaklanjuti oleh bagian yang bersangkutan

Mengisi Surat MasukKlik link surat masuk yang ada disebelah kiri, klik New kemudian klik menu , klik menu New Item

Isilah form dengan lengkap (tanda * merah menandakan form harus diisi), kemudian jangan lupa pilih tujuan surat dengan melakukan ceklis. Jika sudah diisi, klik tombol OK

Edit Surat Masukklik terlebih dahulu surat yang akan diedit, atau arahkan cursor mouse pada bagian hal surat sampai muncul tanda panah, kemudian klik Edit sehingga muncul tampilan form seperti gambar di samping

WorkflowWorkflow adalah alur kerja yang sudah didefinisikan dalam sistem pengelolaan dokumen Universitas Pendidikan Indonseia.

Dengan menggunakan workflow, maka proses otomasi dapat dikerjakan sendiri oleh sistem. Sebagai contoh workflow yang sudah dibuat, Jika pada surat masuk Sektretariat Universitas dilakukan entry data baru, maka workflow akan menyalin surat ke folder sesuai dengan tujuan surat, misalnya rektor.

Workflowklik panah pada bagian Hal dari list surat seperti pada gambar di samping, kemudian pilih workflow

Workflow

Update Status dan Keterangan Suratklik panah pada bagian Hal, kemudian pilih Edit Item

Kemudian muncul form isian edit surat. Lihat di bagian bawah, ada Status dan Keterangan yang harus diisi oleh Staff Rektor.

Update Status dan Keterangan Surat

Pilis status yang dimaksud dengan mengklik Radio Button, dan beri keterangan seperti pada gambar, lalu Klik OK

Sharing Dokumen

adalah fasilitas untuk menyimpan file atau folder sehingga bisa diakses oleh user yang mempunyai hak akses ke dalam sistem (Hak akses ini bisa diatur kemudian dan disesuaikan dengan keperluan)

Sharing DokumenUntuk mulai menyimpan file, Klik Link Dokumen Bagi Pakai, kemudian klik menu Upload selanjutnya pilih file yang akan diupload, kemudian klik OK

Sharing DokumenFile dokumen yang sudah tersimpan di server bisa langsung diedit tanpa harus di download ke komputer lokal terlebih dahulu, caranya dengan klik panah dan pilih menu Edit in Microsoft Office Word

05/03/2023 22

Terima Kasih !!!