sistem informasi akademik versi 2.0 petunjuk … informasi akademik... · klik tombol...

of 30

SISTEM INFORMASI AKADEMIK

VERSI 2.0

Petunjuk Penggunaan untuk Administrator System

(User Guide for System Administrator)

UNIVERSITAS JAMBI

2017

Siakad Universitas Jambi 2017

of 30

PENDAHULUAN

ALUR SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIAKAD)


of 30

Penggunaan Siakad

1. Login

Untuk login ke aplikasi siakad, ketikkan username dan password kemudian klik tombol

login.

2. Home page

Jika berhasil login, akan ditampilkan home page berikut.

3. Tampilan Dashboard

Klik Dashboard Saya untuk melihat dashboard user.


of 30

4. Menu Data Master

Menu data master merupakan kumpulan menu yang berisi data-data referensi yang

diperlukan siakad. Berikut dijelaskan beberapa Sub Menu Data Master yang dapat

diakses oleh Wakil Dekan I.

4.1 Data Fakultas

Sub Menu Data Fakultas digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Fakultas

yang ada di Universitas Jambi. Data fakultas diinputkan oleh administrator

siakad.


of 30

4.2 Data Jurusan

Sub Menu Data Jurusan digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Jurusan

yang ada pada setiap Fakultas di Universitas Jambi. Data Jurusan diinputkan oleh

administrator siakad.

4.3 Data Prodi

Sub Menu Data Prodi digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Prodi yang

ada pada setiap Fakultas di Universitas Jambi. Data Jurusan diinputkan oleh

administrator siakad.

4.4 Pengaturan Prodi

Sub Menu Menu Pengaturan Prodi digunakan untuk mengatur informasi tentang

prodi. User memilih prodi sesuai dengan otoritasnya untuk melihat atau

melakukan pengaturan prodi.


of 30

Sub menu ini memiliki 4 tab, yaitu:

a) Tab Umum

Digunakan untuk melihat (read only) data umum tentang prodi meliputi kode

prodi, nama prodi, fakultas/jurusan tempat prodi bernaung, jenjang prodi,

dan gelar lulusan prodi.

b) Tab Visi, Misi

Digunakan untuk melihat, menambah, mengubah, atau menghapus

keterangan tentang prodi antara lain visi, misi, Kompetensi, Capaian

Pembelajaran, Deskripsi Prodi.


of 30

c) Tab Informasi Lainnya

Digunakan untuk melihat, menambah, mengubah, atau menghapus

keterangan tentang prodi antara No SK Izin pendirian Prodi, Tanggal SK

pendirian Prodi, No SK Izin penyelenggaraan Prodi, Tanggal SK

penyelenggaraan Prodi, Tanggal mulai beroperasi, Kapasitas Prodi, Jumlah

SKS lulus, Website, Email, dan Alamat.

d) Tab Kurikulum Kelas Prodi

Digunakan untuk mengatur kurikulum default yang akan diberlakukan kepada

mahasiswa baru pada tiap jenis kelas yang diselenggarakan prodi.


of 30

Untuk mengatur kurikulum, pilih dahulu kelas prodi kemudian klik tombol

ubah. Selanjutnya akan muncul jendela berikut:

Silakan pilih kurikulum default yang akan digunakan oleh kelas prodi.

Kemudian klik tombol simpan.


of 30

4.5 Data Kelas Prodi

Sub Menu Data Kelas Prodi digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Kelas

yang diselenggarakan masing-masing Prodi di Universitas Jambi. Data Kelas Prodi

diinputkan oleh administrator siakad.

4.6 Data Ruang

Menu ini digunakan untuk menginputkan data ruangan perkuliahan yang

digunakan pada gedung yang dikelola oleh Fakultas. Untuk mengelola data

ruang, user terlebih dahulu memilih fakultas dan meng-klik tombol proses.

Selanjutnya akan tampil jendela berikut:


of 30

Untuk menambahkan data ruang perkuliahan, pilih tab Ruang Perkuliahan dan

klik tombol “+tambah”, maka akan tampil jendela form berikut:

Selanjutnya isilah data ruang perkuliahan, kemudian klik simpan. Maka data

ruang perkuliahan akan tersimpan. Untuk mengubah data ruang perkuliahan, klik

tombol edit pada ruang perkuliahan yang diinginkan.

Untuk mengatur alokasi waktu penggunaan ruang untuk masing-masing prodi,

dapat dilakukan dengan meng-klik tab Alokasi Ruang Perkuliahan sehingga akan

tampil jendela berikut.


of 30

Selanjutnya klik detail pada ruang perkuliahan yang ingin diatur lokasi waktu

penggunaannya, sehingga tampil jendela berikut:

Selanjutnya klik Tambah Alokasi Ruang sehingga tampil jendela berikut:


of 30

Selanjutnya pilih prodi beserta alokasi hari dan jam yang diberikan, kemudian klik

Simpan Perubahan. Maka data Alokasi Ruang Perkuliahan akan tersimpan.

Berikut contoh data alokasi penggunaan ruang.

4.7 Dosen Prodi

Digunakan untuk memasukkan nama-nama dosen di suatu prodi. Dosen boleh

masuk sebagai dosen di prodi yang bukan homebase-nya (tujuan agar dapat

ditunjuk sebagai dosen PA).

Untuk memasukkan nama-nama dosen ke suatu prodi, pilih prodi terlebih

dahulu. Setelah prodi dipilih, maka akan tampil jendela berikut. Selanjutnya klik

tombol tambah untuk menambahkan nama dosen.


of 30

Selanjutnya ketikkan nama atau potongan nama dosen yang ingin ditambahkan

sebagai dosen di prodi yang diinginkan, kemudian klik add.

Selanjutnya akan mucul jendela form berikut:


of 30

Lengkapi form tambah dosen dan klik simpan. Maka data dosen prodi akan

tersimpan seperti gambar berikut:

5. Menu Akademik

Menu akademik merupakan kumpulan menu yang mengolah data transaksi pada proses

akademik. Berikut dijelaskan beberapa Sub Menu Data Akademik yang dapat diakses

oleh Wakil Dekan I.

5.1 Dosen PA

Untuk mengalokasikan Dosen PA untuk mahasiswa, pertama pilih prodi yang

diinginkan, maka akan tampil jendela berikut:


of 30

Selanjutnya tambahkan mahasiswa bimbingan untuk setiap dosen prodi dengan

mengklik tombol tambah. Maka akan tampil jendela form berikut:

Selanjutnya pilih mahasiswa bimbingan dan klik tambah untuk menjadikan

mahasiswa tersebut sebagai mahasiswa bimbingan dosen prodi.

5.2 Mata Kuliah Fakultas

Menu mata kuliah Fakultas digunakan untuk menginputkan mata kuliah wajib

Fakultas. Mata kuliah wajib Fakultas diinputkan oleh Wakil Dekan I.

Berikut langkah-langkah untuk menginputkan mata kuliah wajib Fakultas:


of 30

1. Pilih Fakultas, sehingga akan tampil jendela berikut. Selanjutnya klik tambah

pada bagian mata kuliah Fakultas.

2. Pada jendela berikutnya, inputkan data mata kuliah Fakultas kemudian klik

simpan. Adapun ketentuan mengisi data mata kuliah adalah sebagai berikut:

Kode mata kuliah wajib fakultas terdiri dari 6 karakter dimulai dengan 3

karakter huruf akronim fakultas ditambah dengan 3 karakter angka. (Lihat

peraturan akademik untuk aturan pengkodean mata kuliah)

SKS mata kuliah merupakan akumulasi SKS Tatap Muka (TM), Praktikum

(Pr), Praktek Lapangan (Lp), dan Simulasi (Si).

Untuk mata kuliah skripsi dan sejenisnya pastikan pilih jenis mata kuliah

tugas akhir.

3. Pastikan mata kuliah fakultas yang diinputkan muncul pada daftar mata

kuliah Fakultas.


of 30

5.3 Mata Kuliah Program Studi

Menu mata kuliah prodi digunakan untuk menambah atau mengubah data mata

kuliah program studi. Langkah-langkah untuk menambahkan mata kuliah

program studi adalah sebagai berikut:

1. Pilih program studi, dan klik tambah pada bagian daftar mata kuliah untuk

menambahkan mata kuliah baru.

Pada jendela form selanjutnya, lengkapi data mata kuliah, kemudian klik

simpan untuk menyimpan data mata kuliah. Pastikan mata kuliah yang

diinputkan masuk pada daftar mata kuliah program studi.

(catatan: satu Universitas, tidak boleh ada mata kuliah yang memiliki kode

dan nama mata kuliah yang sama).


of 30

5.4 Telusuri Mata Kuliah

Menu telusuri mata kuliah digunakan untuk mengubah jenjang mata kuliah.

Misalnya mata kuliah yang dulunya mata kuliah program studi menjadi mata

kuliah fakultas.

Untuk mengubah jenjang mata kuliah langkah-langkahnya adalah sebagai

berikut:

1. Cari mata kuliah dengan menginputkan kode mata kuliah. Bila mata kuliah

ditemukan, klik detail untuk melakukan perubahan.

2. Pada jendela berikutnya, klik edit untuk mengubah data mata kuliah

termasuk jenjang mata kuliah.


of 30

3. Lakukan perubahan data mata kuliah, misalnya jenjang mata kuliah dan prodi

pengampu yang tepat, kemudian klik simpan.

5.5 Data Kurikulum

Untuk menambahkan data kurikulum, pilih prodi yang diinginkan dan klik tambah

pada bagian daftar kurikulum seperti gambar berikut.

Selanjutnya akan tampil jendela form berikut:


of 30

Lengkapi isian pada form Tambah Kurikulum. Jika telah lengkap, klik tombol

simpan. (Catatan: tatacara penamaan kurikulum sssss_kodeprodi_namaprodi

dimana sssss adalah kode semester mulai berlakunya kurikulum).

Setelah kurikulum berhasil ditambahkan, maka langkah selanjutnya adalah

menambahkan mata kuliah ke kurikulum. Untuk menambahkan mata kuliah ke

kurikulum, klik tombol pilih aksi pada kurikulum kemudian klik mata kuliah.

Maka akan tampil jendela berikut. Selanjutnya klik tambah pada bagian mata

kuliah.


of 30

Maka akan tampil jendela form berikut. Selanjutnya ketikkan nama mata kuliah

yang ingin dimasukkan ke kurikulum, tentukan semester mata kuliah tersebut

diselenggarakan, dan kategori mata kuliah wajib atau pilihan. Apabila form telah

diisi lengkap, klik simpan.

Maka mata kuliah tersebut akan tersimpan seperti gambar berikut. Untuk

menambahkan mata kuliah prasyarat, dapat dilakukan dengan mengklik tombol

detail pada kolom MK Prasyarat.


of 30

Maka akan tampil jendela berikut. Pilih tab tambah, dan ketikkan nama mata

kuliah prasyarat dan pilih ketentuan untuk prasyarat tersebut apakah harus lulus,

pernah dikontrak, atau abaikan prasyarat. Kemudian klik simpan.

5.6 Rencana Pembelajaran Semester

Menu Rencana Pembelajaran Semester (RPS) digunakan untuk menginputkan

RPS mata kuliah. Langkah-langah menambahkan RPS adalah sebagai berikut:


of 30

1. Pilih Program Studi, kemudian klik tambah untuk menambahkan RPS.

2. Buat RPS dengan mengisi keterangan RPS secara lengkap, yaitu: nama RPS,

mata kuliah, tanggal mulai berlaku, dan keterangan RPS. Kemudian klik

simpan. Maka nama RPS akan tersimpan.

3. Untuk mulai mengisi RPS, pilih RPS yang ingin diisi dan klik pilih aksi -> isi rps.


of 30

4. Pada jendela berikutnya, lengkapi form isian RPS mulai dari: Capaian

Pembelajaran, Pengalaman Belajar, Kriteria Indikator dan Bobot Penilaian,

Sumber Referensi, dan Materi Perkuliahan.

5.7 Data Kelas Perkuliahan

Digunakan untuk menambahkan kelas-kelas perkuliahan yang diselenggarakan

oleh prodi. Langkah-langkah menambahkan kelas perkuliahan adalah sebagai

berikut:

1. Pilih prodi dan semester, kemudian klik tambah pada bagian daftar kelas

perkuliahan.


of 30

2. Pada jendela berikutnya, isi form kelas perkuliahan yang meliputi:

Mata Kuliah: Ketikkan potongan nama atau kode mata kuliah dan pilih

mata kuliah yang dimunculkan oleh sistem.

Kelas Prodi: pilih kelas prodi yang mengikuti kelas perkuliahan yang

dibuat. Jika kelas prodi dikosongkan, maka kelas perkuliahan dapat

diikuti oleh mahasiswa dari kelas prodi manapun (reguler maupun

non reguler).

Dosen Pengampu: Ketikkan nama dosen pengampu mata kuliah.

Untuk penanggung jawab mata kuliah, sebaiknya pilih yang memiliki

jabatan fungsional minimal Lektor (atau sesuai peraturan akademik)

walaupun sistem masih membolehkan penanggung jawab mata kuliah

tidak memiliki fungsional minimal lektor. Jika dosen penanggung

jawab mata kuliah hanya sebatas pinjam nama (tidak ikut mengajar),

maka ceklis abaikan jadwal mengajar agar namanya tidak

diperhitungkan dalam penyusunan jadwal mengajar.

Semester: diisi semester mata kuliah tersebut diajarkan (sesuai

dengan kurikulum).

Kode Kelas: Diisi dengan kode kelas perkuliahan. Jika untuk kelas

pertama reguler, maka diisi R-001.

Kapasitas Max: Diisi dengan kapasitas maksimum sebuah kelas

perkuliahan. Standarnya, maksimum satu kelas 40 mahasiswa.


of 30

3. Bila form kelas perkuliahan disimpan, maka data kelas perkuliahan akan

muncul pada daftar kelas perkuliahan.

5.8 Penjadwalan Kuliah

Menu ini digunakan untuk menyusun jadwal perkuliahan pada setiap prodi.

Langkah-langkah menyusun jadwal perkuliahan adalah sebagai berikut:

1. Pilih prodi dan semester, kemudian klik proses.


of 30

2. Jendela berikutnya menampilkan ruang dan waktu perkuliahan yang sudah

dialokasikan untuk prodi. Pengalokasian ruang perkuliahan untuk setiap prodi

dilakukan oleh Wakil Dekan I, sedangkan pengisian jadwal perkuliahan dapat diisi

oleh masing-masing koordinator prodi. Kota putih polos menunjukkan ruang dan

waktu yang dapat digunakan oleh prodi.

Untuk membuat jadwal kuliah sebuah kelas perkuliahan, pilih ruang dan hari

yang diinginkan, kemudian klik tombol edit.

3. Pada jendela berikutnya, tentukan waktu mulai sebuah kelas perkuliahan, dan

pilih kelas perkuliahan yang diinginkan dengan mengklik tombol check.


of 30

4. Jika tidak ada permasalahan dengan jadwal yang dbuat, maka kelas perkuliahan

tersebut otomatis akan terjawalkan. Durasi perkuliahan akan menyesuaiakan

secara otomatis dengan jumlah sks tatap muka. Satu SKS 50 menit.

5. Kelas perkuliahan yang sudah dijadwalkan akan muncul pada daftar kelas

perkuliahan.


of 30

5.9 Jadwal KRS/KPRS

Menu ini digunakan untuk mengatur jadwal pengisian KRS maupun KPRS. Jadwal

KRS/KPRS diatur oleh Wakil Dekan I dengan mengacu kepada Kalender Akademik

Universitas. Langkah-langkah penjadwalan KRS/KPRS adalah sebagai berikut:

1. Pilih semseter, kemudian klik atur jadwal.

2. Selanjutnya pilih prodi yang akan diatur jadwal KRS/KPRS nya, kemudian klik

atur jadwal KRS.


of 30

3. Atur penjadwalan KRS/KPRS seperti berikut:

Jenis jadwal: pilih KRS atau KPRS

Awal KRS/KPRS: Diisi dengan tanggal mulai pengisian KRS/KPRS

Akhir KRS/KPRS: Diisi dengan tanggal akhir pengsian KRS/KPRS

Cek IPK: Pastikan diceklis agar jumlah SKS maksimum yang dapat

dikontrak oleh mahasiswa ditentukan berdasarkan IPK semester

sebelumnya.

5.10 Monitoring Perkuliahan

5.11 Nilai Akademik Mahasiswa

sistem informasi akademik versi 2.0 petunjuk … informasi akademik... · klik tombol...

Documents