University of HartfordUniversity of Idaho

University of Illinois at ChicagoUniversity of Illinois at Urbana‐Champaign

The University of MaineUniversity of Maine at Augusta

University of Maine at FarmingtonUniversity of Maine at FarmingtonUniversity of Maine at Machias

University of Maine at Presque IsleUniversity of Maine at Fort Kent

University of MarylandUniversity of Massachusetts Amherst

University of Massachusetts Dartmouth

Sightlines LLCU i it f M i S t P t ti

yUniversity of Massachusetts Lowell

University of MichiganUniversity of Minnesota

University of Mississippi Medical CenterUniversity of Missouri

University of Missouri ‐ Kansas CityU i i f Mi i S L iUniversity of Maine System Presentation

FY2011University of Missouri ‐ St. Louis

University of New HampshireUniversity of New HavenUniversity of North TexasUniversity of Notre Dame

University of OregonUniversity of Pennsylvania

January 23, 2012Presented by: Jim Kadamus & Jon King

University of PennsylvaniaUniversity of PortlandUniversity of Redlands

The University of Rhode Island, Narragansett BayThe University of Rhode Island, Feinstein Providence

The University of Rhode Island, KingstonUniversity of RochesterUniversity of San Diego

University of San FranciscoUniversity of St. Thomas (TX)University of Southern Maine

University of Southern MississippiUniversity of the Pacific

University of the Sciences in Philadelphia

1

University of the Sciences in PhiladelphiaUniversity of VermontUpper Iowa University

Utica CollegeVirginia Commonwealth University

Virginia Department of General ServicesWashburn University

Sightlines profileCommon vocabulary, consistent methodology, credibility through benchmarking 

• 10 year old company based in Guilford, CT

2

• Common vocabulary and consistent methodology• 95% Annual retention rate

• Tracking $5.9 billion in operations budgets and $4.2 billion in capital projects• Database of 23,500 buildings and 825 million GSF

A vocabulary for measurementThe Return on Physical Assets – ROPASM

Th l Th l t d Th ff ti Th fThe annual investment needed to insure buildings will properly perform and reach

The accumulated backlog of repair and modernization needs and the definition of

The effectiveness of the facilities operating budget, staffing, supervision and

The measure of service process, the maintenance quality of space and systems and the

Annual

perform and reach their useful life “Keep‐Up Costs”

Asset

definition of resource capacity to correct them. “Catch‐Up Costs”

Operational

supervision, and energy management

systems, and the customers opinion of service delivery

Annual Stewardship

Asset Reinvestment

Operational Effectiveness Service

Asset Value Change Operations Success

3

Institution abbreviations and peer systems

State System ComparisonsUniversity of Maine System Institutions: Abbreviation

Mississippi Institutions of Higher Learning

Oregon University System

University of Maine UM

University of Maine at Augusta UMAg y y

Pennsylvania State System of HigherEducation

University of Maine at Farmington UMF

University of Maine at Fort Kent UMFK

University of Alaska System

University of Missouri System

y

University of Maine at Machias UMM

University of Missouri System

University System of New Hampshire

University of Maine at Presque Isle UMPI

University of Southern Maine USM

4

Core Observations

Aging Campus Profile:Although the Maine System has seen some recent new space and major renovations, 69% of System space is over 25 years of age, a time at which critical b ildi d d d i i d dbuilding needs come due and investment is needed.

Historically Low Capital Investment:Annual Stewardship funding has been insufficient to meet SightlinesAnnual Stewardship funding has been insufficient to meet Sightlines recommended investment targets across the System.  Furthermore, one‐time infusions of capital have been inadequate to make up the annual shortfall andaddress the growing backlog of needs.address the growing backlog of needs.

Solid Operations Performance:Solid operations metrics, generally satisfied customers, and improving energy p g y p g gymanagement indicate effectiveness of  campus facilities staff despite limited funds and generally inadequate service process.

5

Physical Profile

6

C A Di t ib ti ti

UM System age profile – 69% of space over 25 years oldUM System Total GSF: 9.03 Million

29% 30%90%

100%

Campus Age Distribution over time

29% 30% 35%

60%

70%

80%

43% 38% 34%

40%

50%

60%

20%

10% 11% 13%

10%

20%

30%

18% 20% 18%

0%

10%

U Maine System 2006 U Maine System 2009 U Maine System 2011

7

Under 10 10 to 25 25 to 50 Over 50

C A Di t ib ti ti

UM System age profile – 69% of space over 25 years oldUM System Total GSF: 9.03 Million

29% 30%90%

100%

Campus Age Distribution over time

29% 30%

60%

70%

80% Very High Risk

43% 38%

40%

50%

60%

High Risk

20%

10% 11%

10%

20%

30%

Moderate Risk

18% 20%

0%

10%

U Maine System 2006 U Maine System 2009 U Maine System 2011

Low Risk

8

Under 10 10 to 25 25 to 50 Over 50

UM System age profile compared to public universitiesMaine has more space in the over 50 category compared to other public schools

Renovation Age Profile by Category

40%

45%

50%Renovation Age Profile by Category

34% 35%

39%

30%

35%

40%

18%21% 19% 21%

15%

20%

25%

18%

13%

5%

10%

15%

0%Under 10 10 to 25 25 to 50 Over 50

UM System Public University Database Average

9

y y g

Space Per Student vs. Public DatabaseUM has a comparable amount of program space and more residential space per student

Program Space per Student FTE Residential Space per Student FTE

180 

200 

Program Space per Student FTE

180 

200 

Residential Space per Student FTE

140 

160 

t

140 

160 

100 

120 

per S

tude

nt

100 

120 

60 

80 

GSF p

60 

80 

20 

40 

20 

40 

10

‐Maine Public Average

‐Maine Public Average

Asset Value Change Analysis

11

University of Maine System Investment Profile

System Total Project Spending$292M spent in last 6 years; 44% into existing facilities

$80.0

$90.0

University of Maine System Investment Profile6‐Year Capital Investment 

Distribution

$3.4

$5.9

$60.0

$70.0 5%

$44.6

$45.8

$8 9

$1.5

$1.0

$0 8$40.0

$50.0

n Millions UM System Annual Average  2011‐ $48.7M 44%

51%

UM System Annual Average  2010‐ $51.2M

$32 8

$26.0$8.9

$4 9

$18.0

$1.6

$0.8

$20.0

$30.0

$ i

$20.8 $18.5$25.7

$32.8

$14.6 $17.7

$4.9

$0.0

$10.0Significant Projects from FY2011:• AEWC Expansion at UM• Community Arts Center at UMF• Dental Clinic Renovation at UMA Bangor campus

12

2006 2007 2008 2009 2010 2011

Existing Space New Space Non‐Facilities

UMA‐Bangor campus

Investment into existing space system comparisonFY2011 investment the lowest of peer systems and half of the public university average

FY2011 Capital investment into existing space

$6.00

$7.00FY2011 Capital investment into existing space

$5.00

$

Peer Systems Average: $4.19/GSF

$3.00

$4.00

$/GSF

$2.00

$0.00

$1.00

13

Maine B C D E F G

SL Public University FY2011 avg. ‐ $3.86/GSF

Increased 5%+ Decreased 5%+ Stayed within 5%Change from FY10:

Balanced mix of spending into existing spaceIncreased investments  in FY 2011 to protect and sustain building systems

UM S t FY2011UM S t FY2006 2010 P bli U i iti FY2006

21%5%

UM System FY2011Investment Mix

13%13%

UM System FY2006‐2010Investment Mix

13%6%

Public Universities FY2006‐2011 Investment Mix

21%

25%

29%

30%

37%12%

29%30% 29%

22%15% 22%

14

FY2011 Stewardship Targets

Defining Stewardship Investment TargetsMeeting targets enables System to maintain Net Asset Value 

$70 

$80 FY2011 Stewardship Targets

UM System Replacement Value: $2.3 Billion

$50 

$60 

ions Space/         

Program

$69.5$29.4

$14 7$30 

$40 

$ in M

illi Program

Envelope/      Mechanical

$25.9$19.4

$14.7

$10 

$20 

$19.4

$‐3% Replacement Value Life Cycle Need Target

$55.3 M $34.1 M

15

Depreciation Model Sightlines Recommendation$55.3 M $34.1 M

Total capital investment over time

$

UM System reaching target zone in only one of the last six years

Total Capital Investment FY06‐FY11

$50.0

$55.0

$60.0

Increasing Asset Value

p

$35.0

$40.0

$45.0

ns

Stabilizing Asset Value

$20 0

$25.0

$30.0

$ in M

illion

Declining Asset Value

$10.0

$15.0

$20.0

$0.0

$5.0

FY2006 FY2007 FY2008 FY2009 FY2010 FY2011

16

Recurring Capital One‐Time Capital

Net Asset Value by CampusUM System is below public database; remains above the critical maintenance stage

NAV Index

90%

100%Capital Upkeep Stage: Primarily new or recently renovated buildings w/ sporadic building repair & life cycle needs; “You pick the projects”

NAV Index

UM70%

80%

Public Database Average= 73%Repair and Maintain Stage: Buildings are beginning to show their age and may require more significant investment on a case‐by‐case basis

W i ht d UM i S t A 68%

UMA UMPIUMFK USM UMM UMF

50%

60%

y

Systemic Renovation Stage: Buildings may require more significant repairs ; large‐scale capital infusions/ renovations are inevitable; “The

Weighted UMaine System Average = 68%

30%

40%Critical Maintenance/Gut Renovation Stage:  Major buildings 

i j d f

renovations are inevitable;  The projects pick you”

10%

20%

30%

(Replacement Value Building Needs)

components are in jeopardy of complete failure.  Reliability issues are widespread throughout the building.

17

0%

10% (Replacement Value – Building Needs)Replacement ValueNAV=

Asset Reinvestment Backlog EstimationStrategic investments of capital keeps UM System backlog in line with public average 

T t l A t R i t t B kl $/GSF M i t R i B kl $/GSF

$80 $88 

$60$70 $80 $90 $100 

Total Asset Reinvestment Backlog $/GSF Maintenance Repair Backlog $/GSF

$45  $45 

$10$20 $30 $40 $50 $60 

$0 $10 

UM System SL Public University Avg. UM System‐Maint/Repair SL Public University Avg‐Maint/Repair

$120 00Total Asset Reinvestment Backlog $/GSF by Campus

$80.00 

$100.00 

$120.00 g y p

Campus Backlog $/GSF Range:  $67– $98 

$20.00 

$40.00 

$60.00 

18

$‐UM USM UMA UMF UMFK UMM UMPI

Campus Operations

19

Facilities Operating BudgetSystem budget higher than Public University Average, but lower than in FY 2010

$8 00 UM System: ‐ Year DistributionFY2011 Facilities Operating Budget

36%

$7.00 

$8.00  UM System: ‐ Year Distributionp g g

62%

36%

$

$2.66 

$2.22 $5.00 

$6.00 

2%$0.12 $0.23 

$

$4.00 Public Database : 6‐ Year 

35%$4.61 

$3.98 $2.00 

$3.00  Distribution

61%4%$‐

$1.00 

20

4%$UM System Public Database

Daily Service Planned Maintenance Utilities

UM System Energy AnalysisUnit costs decreased in FY11, but harsh winter increased consumption

40 

System Composite Total Unit Cost120,000

System Composite Energy Consumption

25

30 

35 

80,000

100,000

15 

20 

25 

$/MMBT

U

40,000

60,000

BTU/G

SF‐

5 

10 

0

20,000

2006 2007 2008 2009 2010 2011

Fossil $/MMBTU Electricity $/MMBTU

2006 2007 2008 2009 2010 2011

21

Service Process in need of improvement across SystemImproved service process will make facilities operations more proactive and efficient

Service Process Index vs. Peer Systems

90%

100%Service Process Index vs. Peer Systems

70%

80%

40%

50%

60%

20%

30%

40%

0%

10%

20%

22

0%Maine B C D E F G

Service ProcessUnderstanding the effectiveness of a powerful work order system

Service Process

Centralization

Organization

Work Request System

Scheduling

‐ 1.00  2.00  3.00  4.00  5.00 

Performance Measurement

Enhancing your Service Process

Install a functioning system

Install a functioning system

Make sure the system provides more than data

Make sure the system provides more than data

Streamline your work‐order process

Streamline your work‐order process

Clearly define who does what

Clearly define who does what

Track and report frequently for reliable data

Track and report frequently for reliable data

Track and report frequently for reliable data

23

Service ProcessUnderstanding the effectiveness of a powerful work order system

Strategic Capital 

Decisions

•Assess buildings with largest number of requests

•Assess trades with most requests

Track and report frequently for reliable data

Decisions • Identify potential projects and address with capital funding

Strong Planned Maint. 

•Designate PM work orders within system

•Track PM labor and materials costs

•Develop PM schedule throughProgram

Develop PM schedule through standing/recurring work requests

Effective & Efficient Operating 

•Regularly assess backlog of work orders

• Identify trades or zones with greatest draw on resources

•Reallocate resources as needed

24

Staff • Improve customer communication

Bringing it all together

25

Concluding CommentsFY2011 Progress & Actions

FY2011 UM S t P dFY2010 UM System Recommendations FY2011 UM System Progress and Recommendations

• FY 2011 data provides evidence that a greater• Develop an annual stewardship investment strategy focused on envelope/mechanical lifecycle replacements.  

FY 2011 data provides evidence that a greater percentage of capital funds are being used for envelope/mechanical lifecycle projects.  This focus on core existing space issues should be monitored and continued.

• A portion of the annual investment should continue to come from campus operating budgets, possibly supported by increasing efficiencies in daily operations and reducing 

• Campus are beginning to make annual stewardship commitments by funding a portion of investment targets.  This effort should be 

i denergy costs.

• Update/expand the database of deferred maintenance projects.  

continued.

• There is still a need to document deferred maintenance projects at the campus and building level as a basis for capital prioritieslevel as a basis for capital priorities.

26

Concluding CommentsFY2011 Progress & Actions

FY2011 UM System Progress andFY2010 UM System Recommendations

• Develop a request for capital funding that targets

FY2011 UM System Progress and Recommendations 

• The University is working with Sightlines to identify Develop a request for capital funding that targets priority projects that will raise the overall Net Asset Value (NAV) of campuses in the system as a whole.

the highest need buildings as determined by their NAV as a factor in developing a capital funding request. The current economic environment makes acquiring additional capital challenging. 

• Limit funding for new space unless that space is replacing obsolete buildings with significant li bili bl

• Enrollment and space trends support a policy to limit new space investments unless that space is replacing obsolete, low NAV buildings or there is a demonstrated mission related need for the spacereliability problems.

• Modernize the Integrated Work Management

demonstrated mission‐related need for the space.

• Proposals to develop a work management system  have been solicited and a decision to move forward will occur in 2012.  Having this system in place will • Modernize the Integrated Work Management 

System. 

• Develop a comprehensive energy plan to identify 

g y phelp document high need buildings and set capital priorities.

• FY 2011 report identifies projects at each campus that 

27

p p gy p yand implement campus projects that will provide additional energy savings.

have generated energy savings.  Opportunities should continue to be identified and pursued.

Questions & Discussion

28