Showing Performance to Goal with  

A Waffle Chart, some mes called the Square Pie Chart, is an interes ng visualiza on that can be used to display progress toward goal. As you can see, a Waffle Chart is basically a square divided into a 10 x 10 grid.  Each grid box represents 1% toward a goal of 100% percent, and the number of grid boxes that are colored or shaded is determined by the associated metric. This kind of chart is a rela vely effec ve op on when you want to add an interes ng visualiza on to your dashboard without distor ng the data or taking up too much dashboard real estate. 

Preparing the Data for Your Waffle Chart 

The first step is to create three ranges of data.  Each range will play a part in building out the structure of your Waffle Chart.    A range for Horizontal Lines:  This range will help you draw the horizontal grid lines for your chart.  Here, 

we simply enter the numbers 1 through 10.   A range for Ver cal lines: This range will help you draw the ver cal grid lines for your chart. Here, we fill 

the en re range with 0.  A Range for the Box Values: This Range will hold the values that determine which grid boxes get shaded.  

We’ll fill this range with a formula.  

®

Waffle Charts in Excel 

There are several ways to achieve this type of visualiza on in Excel. My personal preferred method is to use an actual chart object. When you use a chart object, you can easily resize and move the chart to fit your dashboard. In this ar cle, I’ll walk you through the steps to set up a Waffle Chart template and how to duplicate it as many  mes as you need. 

To fill the Box Values, we enter this formula: MAX(MIN(E$3*100‐($B5‐1)*10,10),0)  Note the absolute reference designa ons (the $ signs) in the formula.  These will enable us to easily copy and paste our formulas down and across when it comes  me to duplicate our Waffle Chart, but more on that later. 

As you can see in the screenshot below, this formula will take our actual metric value and parse it into groups of 10. No ce that the metric is 45%, and the Box Value range shows four 10s and one 5.  Changing the metric to 67% will cause the Box 

Value range to show six 10s and one 7. 

At this point, you have all you need to start building your chart. 

Building Your Waffle Chart 

Crea ng the actual Waffle Chart can be a li le tricky, but the good news is that once you have the chart built, you can easily duplicate it and point it to as many metrics as you need.  

Here are the detailed steps:  

Step 1:  Plot the Box Values into a Clustered Bar chart. 

Step 2:  Copy the ranges for the Horizontal and Ver cal lines, click on the chart, and paste them in. 

Step 3:  Select the Plot Area and apply grey shading.   

Note: In Excel 2013, you can right‐click on the chart to see a drop‐down of all the chart elements. In Excel 2007 and 2010, this drop‐down is on the far le  of the Layout tab. 

Step 4:  Change the Chart Type for the Horizontal and Ver cal Lines series to “Sca er with Markers.” 

Step 5:  Click the series for the Horizontal Lines and add a “Y Values” range by poin ng to the zeros in the Ver cal Lines range.  

Tip:  You can do this right in the formula bar. 

At this point, your chart should look similar to this: 

Step 6:  Set both the primary and secondary axis to a fixed max of 10. 

Step 7:  Delete all axis labels. 

Step 8:  Add Error Bars to both the Horizontal and Ver cal Lines series. 

Step 9:  Select the “Horizontal Lines Y Error Bars” element and delete it.  

Note: In Excel 2013, you can right‐click on the chart to see a drop‐down of all the chart elements. In Excel 2007 and 2010, this drop‐down is on the far le  of the Layout tab. 

Step 10:  Select the “Horizontal Lines X Error Bars” and format it to Plus—No Cap—Fixed value of 10. 

Step 11:  Select the “Ver cal Lines X Error Bars” element and delete it. 

Step 12:  Select the “Ver cal Lines Y Error Bars” and format it to Plus—No Cap—Fixed value of 10.  

Step 13:  Select the “Ver cal Lines” series and set the Marker Op ons to NONE. 

Your chart will now look similar to this: 

Step 14:  Format the Error Bars so that they are white. 

Step 15:  Highlight the Box Values series and set the Gap Width to 0. 

Step 16:  Expand the plot area so that it fills the en re chart, and then apply an appropriate color to the Box Value series. 

Duplica ng Your Waffle Chart for More Metrics 

As men oned before, since the Waffle Chart takes some  me and effort to create, you won’t want to build each one from scratch. Instead, you can simply duplicate your Waffle Chart and point it to a new set of data.  First, you’ll want to copy the range that holds your metric value and Box Values. 

Step 17:  Op onally, you can make your chart  tle read back the actual metric value by clicking the chart tle, then clicking inside the formula bar and poin ng to the cell holding the metric value. 

At this point, you have completed your Waffle Chart. 

Now you can enter the appropriate metric value into your newly pasted range.  Next, copy your Waffle Chart and paste it as a new chart on the spreadsheet.   Finally, click the Box Values series for your newly copied chart and point it to the Box Values range for your new metric. 

Wiley and the Wiley logo are registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates. Excel is a registered trademark of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.

About the Authors 

Michael Alexander is a Microso  MVP who has wri en several books on advanced business analysis with Access and Excel, including 101 Ready‐To‐Use Excel Macros and the Access 2013 Bible. A consultant and developer, he offers workshops and webinars through his Data Pig Technologies website. John Walkenbach, aka Mr. Spreadsheet, has wri en hundreds of ar cles and over 50 books, including mul ple edi ons of the bestselling Excel Bible. He is the creator of the award‐winning Power U lity Pak and provides Excel informa on and insight on his Spreadsheet Page website. 

978‐1‐118‐49042‐6 

You can repeat this process as many  mes as you need to for as many metrics as you need to cover. 

And remember, because these are charts, you can resize them to as large or as small as you need them. You can also move them around as needed. And, that’s how to make Waffle Charts work for you!