1

Shared Mission: Opportunities and Challenges

Brustein and Manasevit Spring Forum 2015

Richard T. Rasa

Director

Keith Cummins, Assistant Director

State and Local Advisory and Assistance Services

Office of Inspector General

U.S. Department of Education

ED OIG Audit WorkED OIG InvestigationsCreating the Future

Agenda

2

“Maximizing the effectiveness of Education programs to better educate our students.”

‐ ED OIG State and Local theme for work, 1993‐presentED OIG Audit Work

Issued, Ongoing, and Upcoming 

‐ ESEA Flex‐ Statewide Assessments‐ Race to the Top‐ Charter Schools‐ Ongoing‐ Upcoming

ED OIG Audit Work

Building a significant body of work on the reliability of performance data, including processes for verification/validation at both the State and Federal levels

Represents a move toward balancing out our work on fiscal compliance, which has been a primary focus for years (and continues to be an area of concern)

Also interested in entities’ coordinated use of program funding streams to promote better outcomes for students while also maintaining strong accountability 

3

ED’s Implementation and Oversight of Approved ESEA Flexibility Requests 

(issued January 2015):  http://www2.ed.gov/about/offices/list/oig/auditreports/fy2015/a04n0012.pdf

ED established and implemented an extensive and effective process for assessing SEAs’ compliance with approved flexibility requests based on the information that the SEAs submitted during monitoring.  Nevertheless, we recommended that ED review SEAs’ A‐133 audit reports to identify any flexibility‐related issues to follow up on during future monitoring efforts.

We did note that ED could improve its oversight of SEAs by taking steps to ensure the accuracy of the data submitted.  We recommended that ED (1) include in its monitoring reviews a step to determine how SEAs with approved flexibility requests ensure the accuracy of the information that they submit to ED so that ED can determine the adequacy of their policies and procedures and whether the SEAs are following them; and (2) require all SEAs to provide certifications that the information that they submit is accurate, reliable, and complete and disclose any limitations of the information, data, or validation process, especially for information used for GPRA reporting. 

ED’s and Five SEAs’ Systems of Internal Control Over Statewide Test Results (issued March 2014) [also see reports on Michigan, Mississippi, Nebraska, South Carolina, and Texas, as well as El Paso ISD]: http://www2.ed.gov/about/offices/list/oig/auditreports/fy2014/a07m0001.pdf

ED and all five SEAs had systems of internal control designed to prevent and detect inaccurate, unreliable, or incomplete Statewide test results, but these systems did not always require corrective action if indicators of inaccurate, unreliable, or incomplete Statewide test results were found.  

ED could improve its monitoring of States’ test results and SEAs/LEAs by (1) requiring SEAs to provide an explanation for data that ED’s data collection system flags as either incorrect or outside an anticipated range, (2) resuming reviews of test administration procedures during onsite monitoring visits, and (3) having SEAs’ systems of internal control over Statewide test results evaluated during standards and assessment peer reviews.  We also recommended that ED require SEAs to annually certify that they have systems of internal control that prevent, detect, and require corrective action if they find indicators of

inaccurate, unreliable, or incomplete Statewide test results. 

SEAs could improve their systems of internal control by (1) incorporating forensic analyses into their risk assessments to more effectively identify LEAs and schools with possible test administration irregularities, (2) strengthening their monitoring of LEAs’ and schools’ administration of Statewide tests, (3) improving followup and resolution of test administration irregularities to prevent them from happening in the future, and (4) strengthening test security environments and test administration practices put in place by LEAs and schools.  

ED’s Monitoring of RTT Program Recipient Performance(issued January 2014): http://www2.ed.gov/about/offices/list/oig/auditreports/fy2014/a19m0003.pdf

ED’s oversight mechanisms provide reasonable assurance that funds are being used as intended and that either anticipated recipient performance is achieved or actions are taken to improve States’ chances of success.  However, we noted that ED could undertake additional analysis of overall program implementation and potentially benefit from enhancements to its project management process.

Ohio’s Administration of its RTT Grant (issued September 2014): http://www2.ed.gov/about/offices/list/oig/auditreports/fy2014/a05n0009.pdf

Ohio did not accurately report or provide supporting documentation for the results that it reported to ED in its 2011–2012 APR for a number of the performance measures under the areas that we reviewed.  Also, although Ohio spent RTT funds only on allowable activities and in accordance with program requirements and its approved grant application, it did not ensure that the two LEAs we reviewed did the same.  We made recommendations aimed at ensuring that Ohio corrects the issues noted. 

State Administration 

of RTT Grants [North Carolina and Tennessee]

4

OII’s Oversight and Monitoring of Charter School Program Planning and Implementation Grants 

(issued September 2012):http://www2.ed.gov/about/offices/list/oig/auditreports/fy2012/a02l0002.pdf

OII did not effectively oversee and monitor CSP SEA and non‐SEA grants and did not have an adequate process to ensure SEAs effectively oversaw and monitored their subgrantees.  As a result, we recommended that OII (1) implement an adequate corrective action plan process to ensure that grantees correct deficiencies noted in annual monitoring reports, (2) use a risk‐based approach for selecting non‐SEA grantees for monitoring, and (3) adequately review SEA and non‐SEA grantees’ fiscal activities.  In addition, we recommended that OII provide SEAs with adequate guidance on the monitoring activities that they must conduct in order to comply with applicable Federal laws and regulations and prevent internal control deficiencies  in the monitoring and oversight of charter schools that receive the SEA grant.

Nationwide Assessment 

of CMOs and EMOs [California, Florida, Michigan, 

New York, Pennsylvania, and Texas]

Virtual Charter Schools[Idaho]

Closed Charter Schools[Arizona, California, and Louisiana]

State and District Monitoring of SIG Contractors [California]

ED Monitoring and Data Quality of Vocational Rehabilitation Performance Reports [California, Ohio, and Pennsylvania] 

Oversight of Career and Technical Education Programs

Management Certifications of Data Reliability 

Protection of PII in State Longitudinal Data Systems [Oregon, South Carolina, and Virginia]

SEAs’ Verification of Single Audit Finding Resolution

[Massachusetts]

Review of SEAs and LEAs Use of Schoolwide Funds to Achieve Improvement in Student Education 

Calculating and Reporting Graduation Rates 

ED’s Oversight of the Rural Education Achievement Program 

http://www2.ed.gov/about/offices/list/oig/misc/wp2015.pdf

5

Recent Cases

“…What are you prepared to do?”

‐ Malone, Untouchables

ED OIG Investigations 

Cheating and Data Fraud

El Paso Independent School District‐‐‐Former Director of Priority Schools sentenced for manipulating State and Federal mandated annual reporting statistics to keep EPISD compliant with NCLB; 5 years probation, $5,000 fine.  The former Superintendent was sentenced to prison previously for his role in the scheme in 2012. 

Charter School Principal Sentenced‐‐‐Principal instructed teachers to give clues and other tips to students, telling teachers that “this is where we earn our money” and warning that the school could close or everyone could lose their jobs if the test scores were not satisfactory‐‐‐then falsely certifying that the tests were administered honorably.

Former Columbus City Schools Data Czar Pleads Guilty‐‐‐Attempted tampering with records in violation of Ohio state law; admitted he created a system used by the district to alter student records which resulted in altered student data being submitted to the Ohio Department of Education and the U.S. Department of Education.

( ) gFraud

Civil judgment totaling $300,000 against 7 former individuals of Academic Advantage who fraudulently billed the NY City Department of Education for after‐school tutoring services that were never provided.  Academic previously agreed to pay $2 million to the United States in damages and penalties under the Civil False Claims Act.

Civil settlement of a TestQuest employee who admitted, acknowledged, and accepted responsibility for engaging in fraudulent conduct, including signing instructor certifications on daily student attendance sheets, certifying that he had provided tutoring services when in fact no such services were provided.  TestQuest previously agreed to pay $1.725 million in a Civil False Claims Act Settlement.

6

•OIG Management Information Report—Fraud in the Title I‐funded SES Tutoring Programs (issued October 2013):• Falsification of billing and attendance records,• Corruption by public officials,• Conflicts of Interest related to recruitment and employment, and• Improper use of financial incentives to enroll students.http://www2.ed.gov/about/offices/list/oig/auditreports/fy2013/x42n0001.pdf

•OESE issued a “Dear Colleague Letter” to SEA officials and Title I Directors (March 2014) recommending steps to:• Facilitate fraud reporting—including supporting whistleblowers,• Minimize conflicts of interest,• Define limitations on Incentives,• Include certifications in contracts, and• Extend records retention periods.http://www2.ed.gov/policy/elsec/guid/stateletters/ses/sesoigltr03102014.pdf

Other Fraud

Conflicts of Interest‐‐‐Former Director of Federal Programs and her husband were sentenced and ordered to pay $10,000 in fines and assessments for ethics violations for using her position of trust for personal gain by diverting more than $24 million for School Improvement Grant funds to LEAs that were doing business with her husband’s employer.

Embezzlement‐‐‐Former Comptroller and Director of Finance for Westside Community Schools, Omaha pled guilty to embezzlement and theft‐‐‐checks for cash, duplicate compensation for work, purchasing more than 600 gift cards and other items, and opening an unauthorized credit card with district funds‐‐‐all used for personal expenses.

Embezzlement‐‐‐Former Principal and a school administrator for Fairfax County, VA falsified timesheets in the names of their dependents for an afterschool program paid for with 21st Century Community Learning Centers grant.  The Principal was ordered to pay $35,000 restitution and sentenced to 12 months incarceration with all 12 months suspended and 1 year probation.  The school administrator was sentenced to 30 months incarceration with the prison sentence suspended and ordered to pay $8,000 in restitution. 

Embezzlement‐‐‐On September 18, 2014,  the former Director  of Finance and the former  Comptroller of the Beaumont Independent School District (BISD) were sentenced in U.S. District Court, Eastern District of Texas, for their roles in a scheme to embezzle over $4 million from BISD.  The former BISD Director of Finance was sentenced to 68 months incarceration, 3 years of supervised release and ordered to pay $4,041,705 in restitution. The former BISD Comptroller was sentenced to 46 months incarceration, 3 years of supervised release and ordered to pay $1,351,983 in restitution. Our investigation found that the fiscal officials had embezzled from BISD by transferring district funds to bank accounts under their control. To conceal part of the wrongdoing, they created a bogus vendor with a similar name to a company that does business with the district.

Former Beaumont Independent School Officials Indicted‐‐‐Fraud and conspiracy; embezzlement of $63,500 from booster club and steering of contracts worth $480,000 to a family member; providing teachers with test answer keys and changing answers on student test booklets.

7

“AGA established the Partnership for Intergovernmental Management and Accountability (Intergovernmental Partnership) to open the lines of communication among all levels of government with the goal of improving performance and accountability…the Intergovernmental Partnership is dedicated to identifying and solving some of the most vexing management and accountability issues facing government today.”

‐ Association of Government Accountants

AGA OMB Intergovernmental Partnership

8

• Are developed by experts

• Promote accountable, efficient government – at all levels

• Offer “hands on” tools

• Empower financial managers to best execute their duties 

• Promote the concept of a “Shared Mission”

http://agacgfm.org

How the Intergovernmental Partnership Products Work Together

Making Better Decisions‐‐‐Creating laws, regulations and guidance that facilitates higher performance.

Blending and Braiding Funds Guide‐‐‐Identifying opportunities and overcoming challenges for programs to work together and provide better services to the same or similar populations.

Cooperative Audit Resolution Guide‐‐‐Providing opportunities and mechanisms for continuous improvement of programs.

9

• Outcome versus compliance focus

• Data Reliability

• Making Better Decisions: Leveraging Resources for Challenging Financial Times• Obtaining and Protecting Good Data

• Management Certification

• Independent evaluation and oversight

• Essential Requirements – 6 Questions

• Plain Language – 2 Questions

• Data Quality – 5 Questions

1.Is the requirement essential for program effectiveness and/or financial management integrity?

2.Does the requirement duplicate or overlap with other programs or requirements?

3.Is the requirement based on research and/or input from those affected by or implementing the requirement?

4.Does the requirement minimize administrative burden?

5.Will the requirement be monitored.

6.Will corrective/enforcement actions be taken for non‐compliance?

10

• Written material is in plain language if the audience can:

• Find what they need;• Understand what they find; and

• Use what they find to meet their needs

• Two key questions:1. Will the requirement need 

extensive guidance to implement?

2. Can the requirement be understood without consulting a legal or financial expert?

1. Has the need for the data been clearly identified and is the data necessary and appropriate to meet that need?

2. Will the required data be used by decision makers?

3. Are controls in place to ensure that the data are accurate, reliable and complete and is full disclosure of any issues required?

4. Are there consequences for providing inaccurate, unreliable or incomplete data?

5. Are the data secure?

• Guide for Blending and Braiding of Funds

• Issued December 2014

• Definitions• Blended Funds—Financial assistance from individual awards is mergedinto one award and each individual award loses its award‐specific identity.

• Braided Funds—Financial assistance from several sources to states, local governments and other pass‐through entities is coordinated by all stakeholders so that each individual award maintains its award‐specific identity.

11

•Help Government Officials•Facilitate synergy across programs• Improve program effectiveness•Reduce administrative complexity•Promote collaboration across programs and levels of government•Focus on outcomes•Reduce program overlap and duplication

• Serves as a conversation starter 

• Explains advantages and challenges 

• Provides practical, experience‐based examples

• Answers fundamental questions

• Provides suggested statutory language

12

• Move from an oversight  focus on compliance activities to performance activities

• A different audit/oversight emphasis

• Were funds used to implement the strategic approach outlined and agreed to in the plan?

• Planning/expecting midcourse corrections

• CAROI

• Improve Communication

• Foster Collaboration

• Promote Trust

• Develop Understanding

• Enhance Performance

13

December 26, 2013 – Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards – Final Rule 

December 26, 2014 – Federal agency implementing regulations issued

What’s CAROI got to do with it?

Cooperative Audit Resolutionmeans the use of audit followup techniques which promote prompt corrective action by improving communication, fostering collaboration, promoting trust, and developing an understanding between the federal agency and the non‐federal entity. This approach is based upon:

• A strong commitment by federal agency and non‐federal entity leadership to program integrity (tone at the top)

• Federal agencies strengthening partnerships and working cooperatively with non‐federal entities’ auditors (open dialogue)

• A focus on current conditions and corrective action going forward (focus on results)

• Federal agencies offering appropriate relief for past noncompliance when audits show prompt corrective action has occurred (getting to yes)

• Federal agency leadership sending a clear message that continued failure to correct conditions identified by audits which are likely to cause improper payments, fraud, waste or abuse is unacceptable and will result in sanctions (taking responsibility for accountability)

As part of audit follow‐up, the federal awarding agency shall:(c) Use cooperative audit resolution mechanisms (Subpart A – Definitions) to improve federal program outcomes through better audit resolution, follow‐up, and corrective action;

14

Provide OMB with the name of a key management single audit liaison who shall:

(D) Promote the Federal awarding agency’s use of cooperative audit resolution mechanisms.

Section 200.303

The non‐Federal entity must:

(a) Establish and maintain effective internal control over the Federal award that provides reasonable assurance that the non‐Federal entity is managing the Federal award in compliance with Federal statutes, regulations, and the terms and conditions of the Federal award. 

These controls should be in compliance with guidance in "Standards for Internal Control of the Federal Government" issued by the Comptroller General of  the United States or the “Internal Control Integrated Framework,” issued by the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). 

41

Section 200.331

All pass‐through entities must:

(b) Evaluate each subrecipient’s risk of noncompliance with Federal statutes,

regulations, and the terms and conditions of the subaward for purposes

of determining the appropriate subrecipient monitoring.

(e) Depending upon the pass‐through entity’s assessment of risk posed by the subrecipient, the following monitoring tools may be useful for the

pass‐through entity to ensure proper accountability and compliance with

program requirements and achievement of performance goals:

(1) Providing subrecipients with training and technical assistance on

program‐related matters; (2) Performing on‐site reviews of the

subrecipient’s program operations; and (3) Arranging for agreed‐upon procedures engagements.

15

Blended and Braided Funding: A Guide for Policy Makers and Practitioners

Cooperative Audit Resolution and Oversight Initiative (CAROI) Guide

Risk AssessmentMonitoring ToolKit

Financial & Administrative Monitoring ToolKit

Candidate Assessment ToolKit for Grants Managers

Fraud Prevention ToolKit

Making Better Decisions: Leveraging Government Resources in Challenging Financial Times

Partnerships Matter: How a Federal, State and Non-Profit Collaboration Improved Efficiencies in Delinquent Debt Collection

Thank you!Rich Rasa202‐245‐6954rich.rasa@ed.govKeith Cummins202‐245‐6957keith.cummins@ed.gov

ResourcesED OIG Semiannual Reports

http://www2.ed.gov/about/offices/list/oig/sarpages.html

New Yorker Article – Wrong Answer

http://www.newyorker.com/magazine/2014/07/21/wrong‐answer

SES Dear Colleague Letter

http://www2.ed.gov/policy/elsec/guid/stateletters/ses/sesoigltr03102014.pdf

AGA Fraud Toolkit

http://www2.agacgfm.org/tools/FraudPrevention/

AGA CAROI Guide

http://www.agacgfm.org/AGA/ToolsResources/documents/CAROI.pdf

AGA Making Better Decisions Collaboration Series

http://www.agacgfm.org/AGA/ToolsResources/documents/Collaboration‐Series_Decision‐Tree_linked_updated.pdf

AGA Blended and Braided Funding Guide

https://www.agacgfm.org/AGA/ResearchPublications/documents/Blended‐and‐Braided‐Funding_final.pdf

Georgetown Beeck Center Blog: Blending and Braiding Funds

http://www.driveimpact.org/blog/2015/1/28/blending‐and‐braiding‐funds‐post

Georgetown Beeck Center Report: Funding for Results: A Review of Government Outcomes‐Based Agreements

http://www.driveimpact.org/report

Temple University Beasley School of Law, Follow the Money: Charter Schools and Financial Accountability

http://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=2084978

OMB Grant Reform

http://www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR‐2013‐12‐26/pdf/2013‐30465.pdf

GAO Standards for Internal Control

http://www.gao.gov/greenbook/overview

COSO Internal Control Standards Executive Summary

http://www.coso.org/documents/990025p_executive_summary_final_may20_e.pdf