sesiune de instruire privind implementarea proiectelor achi ziŢii publice 12 .12.2012

SESIUNE DE INSTRUIRE PRIVIND IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

ACHIZIŢII PUBLICE12.12.2012

Verificarea achiziţiilor publice şi a conflictului de interese

Aspecte generale

• Eligibilitatea cheltuielilor aferente proiectelor derulate prin Programul Operaţional Regional este condiţionată de respectarea prevederilor legislaţiei naţionale şi comunitare privind achiziţiile publice, precum şi de respectarea reglementărilor în materie de incompatibilitate şi conflict de interese.

• Încălcarea acestor prevederi legislative poate conduce, în funcţie de gravitate, la diminuarea cheltuielilor considerate eligibile, prin aplicarea de corecţii sub forma reducerilor procentuale din sumele solicitate spre rambursare, până la rezilierea contractului de finanţare în cazul în care se dovedeşte existenţa unui conflict de interese.


Aspecte generale

• Unitatea Verificare Achiziţii Publice şi Conflict de Interese are responsabilitatea verificării modului în care a fost respectată legislaţia privind achiziţiile publice şi conflictul de interese în cadrul achiziţiilor derulate de către beneficiarii POR.

• Scopul acestei verificări este de a asigura o utilizare eficientă a fondurilor comunitare şi a co-finanţării de la bugetul de stat, în conformitate cu reglementările UE şi cu legislaţia română în vigoare.


Aspecte generale

Beneficiarii vor depune la OI dosarul procedurii de achiziţie publică, precum şi actele adiţionale încheiate pe parcursul derulării contractului comercial încheiat între beneficiarul proiectului POR şi contractor.

Verificările vor viza atât documentele ce însoţesc dosarele de achiziţie publică prezentate de beneficiarii proiectelor, cât şi verificarea pe teren ale dosarelor de achiziţie publică, pentru acele proiecte selectate în vederea verificării pe teren de către OI, când acesta efectuează vizita pe teren.

Cadrul legal

Legislaţia naţională în vigoare: •O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;•Hotărârea nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;•O.U.G. nr. 30/2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, cu modificările şi completările ulterioare;

Cadrul legal

• Hotărârea nr. 942/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a O.U.G. nr. 30/2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, cu modificările şi completările ulterioare;

• Ordinul ANRMAP nr. 509/2011 privind formularea criteriilor de calificare şi selecţie

• HG 1660/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica prin mijloace electronice din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii ;

• Legea 215/2001, a administraţiei publice locale;

Cadrul legal

• Legea 161/2003, privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei;

• Legea 393/2004 privind statutul aleşilor locali;• Legea 176/2010, privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi

demnităţilor publice, pentru modificarea şi completarea Legii nr. 144/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale de Integritate, precum şi pentru modificarea şi completarea altor acte normative;

• O.U.G. nr.66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora;

• H.G. nr. 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.U.G. nr.66/2011;

Cadrul legal

Legislaţia europeană în vigoare:•Regulamentul General al CE nr. 1083/2006 ce conţine prevederi generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de Coeziune şi de abrogare a Regulamentului Consiliului (EC) nr.1260/1999 privind prevederile generale ale Fondurilor Structurale;•Regulamentul Comisiei (CE) nr.1080/2006 cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regională şi care abrogă Regulamentul Comisiei (CE) nr.1783/1999;•Regulamentul Comisiei (CE) nr. 2988/1995 cu privire la protecţia intereselor financiare ale Comunităţii Europene;•Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziții publice de lucrări, de bunuri și de servicii

Dosarul achiziţiei publice

- Beneficiarii vor întocmi şi transmite la OI dosarul achiziţiei publice într-un exemplar însoţit de un CD pe care va fi scanat dosarul achiziţiei.

- Doar în cazul în care beneficiarul nu dispune de resursele necesare scanării dosarului achiziţiei publice, atunci va transmite la OI dosarul achiziţiei publice pe suport de hârtie, în două exemplare.

- Pe fiecare document se va înscrie menţiunea „conform cu originalul” şi se va semna pentru conformitate.

- Dosarele vor fi numerotate şi opisate!

Dosarul achiziţiei publice – achiziţie iniţială

• nota privind determinarea valorii estimate; • programul achizitiilor publice şi copie a Planului achiziţiilor publice –

punctul 3.4 din contractul de finanţare• nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în

care procedura aplicată a fost alta decât licitaţia deschisă sau licitaţia restrânsă;

• nota justificativă privind alegerea criteriului de atribuire;• nota justificativă privind cerintele de calificare si selectie;


• nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, dacă este cazul;

• anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare în SEAP şi JOUE, dacă este cazul;

• anunţul/invitaţia de participare şi dovada transmiterii acestuia/acesteia spre publicare în SEAP şi JOUE în cazul anunţurilor de participare pentru licitaţii a căror valoare estimată depăşeşte pragul stabilit la art 55 alin (2) din OUG 34/2006;

• în cazul contractelor de publicitate media, dovada publicării anunţului în sistemul informatic de utilitate publică, conform art. 58 alin (1) din OUG 34/2006;

• notificări ANRMAP şi noile anunţuri transmise după remeierea erorilor;


• fişa de date a achiziţiei;• caiet de sarcini ;• formulare şi modele ;• notificare UCVAP;• decizia de verificare de la UCVAP;• solicitarile de clarificari la documentatia de atribuire primite si

raspunsurile transmise de autoritatea contractantă (în ordine cronologică);

• erate la anunţul de participare, dacă este cazul ;• contestaţii privind fişa de date a achiziţiei şi Decizia CNSC ;• decizia de numire a Comisiei de evaluare;• declaraţiile de confidenţialitate şi imparţialitate ale preşedintelui şi

membrilor comisiei ;


• procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor;• dovada transmiterii procesului verbal de deschidere;• solicitările de clarificări, precum şi clarificările transmise/primite de

autoritatea contractantă;• procese verbale intermediare de evaluare ;• raportul procedurii de atribuire;• dovada comunicărilor privind rezultatul procedurii;• contestaţii la procedura de atribuire- Decizia CNSC –

Decizia/Hotărârea definitivă a Curţii de Apel/Tribunalului ;• dacă este cazul reluarea procesului de evaluare şi raportul final al

procedurii ;• anunţul de atribuire şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;


• note intermediare, avize consultative UCVAP (daca este cazul);• raportul de activitate UCVAP;• dovada depunerii şi înregistrării ofertelor;• formularele de ofertă necâştigătoare;• oferta câştigătoare completă împreună cu documentele de

calificare ;• contractul de achiziţie publică semnat, inclusive anexele la contract ;• dovada constituirii garanţiei de bună execuţie, sau după caz,

dovada deschiderii contului de garanţie de bună execuţie şi a virării sumei minime impuse prin contract ;

• acte adiţionale încheiate în perioada scursă până la transmiterea dosarului achiziţiei la OI.


•În cazul în care atribuirea se realizează prin licitaţie restrânsă, licitaţie restrânsă accelerată sau prin modalităţi speciale de atribuire a contractului de achiziţie, aşa cum sunt definite în capitolul IV din OUG 34/2006, dosarul achiziţiei publice se completează după caz.

Dosarul achiziţiei în cazul achiziţiilor publice derulate în baza art. 122 din OUG 34/2006

• Contractul de achiziţie iniţial;• Nota justificativă privind valoarea estimată;• Nota justificativă privind alegerea procedurii;• Memorii tehnice şi dispoziţii de şantier (în cazul lucrărilor

suplimentare achiziţionate conform art 122 lit. i sau b);• Notificarea UCVAP;• Invitaţia de participare şi dovada transmiterii;• Fişa de date a achiziţiei;• Caiet de sarcini;• Formulare şi modele;

Dosarul achiziţiei în cazul achiziţiilor publice derulate în baza art. 122 din OUG 34/2006

• Dovada primirii şi înregistrării a ofertei;• Procesul verbal de deschidere a ofertelor;• Dacă este cazul, procese verbale intermediare încheiate în

urmanegocierii;• Raportul procedurii;• Anunţul de atribuire publicat în SEAP;• Actul adiţional / contractul semnat împreună cu anexele sale;• Dovada constituirii garanţiei de bună execuţie.

Dosarul achiziţiei – arhivare şi acces

• Dosarul de achiziţie publică se întocmeşte şi se păstrează de către beneficiar/ autoritatea contractantă prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice (acolo unde există). Dosarul achiziţiei va fi întocmit cu respectarea prevederilor legislaţiei naţionale în materie şi va fi păstrat atât timp cât contractul de achiziţie publică sau acordul-cadru produce efecte juridice, cel puţin 5 ani de la data finalizării acestuia.


Dacă este solicitat, dosarul poate fi pus la dispoziţia:•- oricărei autorităţi publice interesate spre consultare, cu condiţia ca nici o informaţie să nu fie dezvăluită dacă dezvăluirea ei ar fi contrară legii, ar împiedica aplicarea legii, ar afecta interesul public, ar prejudicia interesul comercial legitim al părţilor sau ar afecta libera concurenţă;•- reprezentanţilor AM POR, Organismelor Intermediare, ai Autorităţii de Audit, conform prevederilor contractului de finanţare:•- organelor abilitate de a ridica documente care pot servi la dovedirea fraudelor, contravenţiilor sau infracţiunilor.

În cazul în care este solicitat originalul dosarului de achiziţie publică, autoritatea contractantă înmânează o copie a acestuia , iar originalul rămâne la autoritatea contractantă (beneficiar).


Autoritatea contractantă, beneficiar al unei finanţări nerambursabile din cadrul Programului Operaţional Regional are obligaţia păstrării dosarului achiziţiei publice în original pe o perioadă de 3 ani de la închiderea oficială a Programului Operaţional Regional în cadrul căruia este finanţat respectivul proiect!

Verificarea Dosarului achiziţiei publice desfăşurate cf. OUG nr.34/2006

Beneficiarii vor întocmi şi depune dosarul achiziţiei publice la Organismul Intermediar după cum urmează :

•a) pentru contractele încheiate anterior încheierii contractului de finanţare - în termen de maxim 30 de zile calendaristice de la data semnării contractului de finanţare,•b) pentru contractele încheiate în perioada de implementare a proiectului – în termen de maxim 30 de zile de la data încheierii contractului respectiv.


În funcţie de momentul încheierii contractului de furnizare/servicii/ lucrări şi data depunerii cererii de rambursare, este posibil ca dosarul de achiziţie să fie depus :

- independent de cererea de rambursare şi anterior cererii în care se solicită cheltuieli aferente contractului pentru care s-a depus dosarul achiziţiei

- în cadrul cererii de rambursare, sau concomitent cu aceasta.


• Beneficiarul transmite Organismului Intermediar o Notificare privind depunerea dosarului achiziţiei publice (Anexa 4.5.1.1) cu 15 zile calendaristice anterior datei preconizate pentru transmiterea acestuia.

• Dosarul achiziţiei publice va fi transmis la OI într-un singur exemplar, însoţit de un CD ce va conţine dosarul achiziţei scanat, precum şi un opis al documentelor scanate. În cazul în care beneficiarul nu dispune de resursele necesare scanării dosarului achiziţiei publice, atunci va transmite la OI dosarul achiziţiei publice pe suport de hârtie, în două exemplare.

• În cazul în care dosarul achiziţiei publice se va transmite concomitent cu cererea de rambursare, exemplarul pe suport de hârtie va fi îndosariat şi opisat separat.


Pe toate documentele dosarului de achiziţie publică beneficiarul va aplica menţiunea „Conform cu originalul” însoţită de semnătura persoanei care atestă conformitatea cu originalul.

Copia electronică se va realiza după înscrierea menţiunii „Conform cu originalul” şi a semnăturii menţionate.

Dosarul achiziţiei publice va fi însoţit de Nota privind conformitatea cu originalul a dosarului achiziţiei publice (Anexa 4.5.1.2) conţinând specimenul de semnătură al persoanei care atestă conformitatea cu originalul a documentelor conţinute în dosar.

Termene de verificare

Dacă dosarul achiziţiei este depus independent de cererea de rambursare, termenul de verificare este de maxim 20 de zile lucrătoare de la data înregistrării dosarului achiziţiei la OI.

În cazul în care în urma verificării conformităţii administrative şi a parcurgerii listelor de verificare se constată lipsa unor documente şi/sau necesitatea unor clarificări privind documentaţia de atribuire şi/sau conflictul de interese, expertul OI poate solicita clarificări maxim o dată. Termenul în care beneficiarul trebuie să transmită răspunsul la notificare este de maxim 5 zile lucrătoare de la data solicitării clarificărilor.

Termenul de verificare a dosarului de achiziţie publică se prelungeşte cu perioada până la primirea clarificărilor solicitate.

Termene de verificare

Dacă dosarul achiziţiei este transmis concomitent/ ca parte integrantă a cererii de rambursare, verificarea procedurii de achiziţie publică şi activitatea de verificare a eligibiltăţii cheltuielilor se vor desfăşura în paralel. Termenul de verificare a procedurii de achiziţie publică este de maxim 20 de zile lucrătoare de la data înregistrării cererii de rambursare la OI.

În cazul în care în urma verificării procedurii de achiziţie publică se constată necesitatea solicitării de informaţii suplimentare sau de clarificări, termenul de verificare a dosarului de achiziţie publică (şi implicit termenul de verificare a cererii de rambursare) se prelungeşte cu perioada până la primirea clarificărilor solicitate. Beneficiarul are obligaţia de a transmite informaţiile solicitate în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la data solicitării.

Verificarea actelor adiţionale

• Orice act adiţional încheiat la contractul de achiziţie iniţial, care nu prevede majorarea valorii contractului prin negociere fără publicare a unui anunţ de participare, se transmite de Beneficiar la OI împreună cu documentele justificative în baza căruia a fost încheiat actul adiţional, în două exemplare.

• Pe toate documentele care formează dosarul actului adiţional se va înscrisă menţiunea „conform cu originalul”. Dosarul actului adiţional va fi opisat.

• Termenul de transmitere la OI a dosarului actului adiţional este de maxim 15 zile calendaristice de la data încheierii acestuia.

Verificarea actelor adiţionale

Termenul de verificare a actelor adiţionale la nivelul OI este de 10 zile lucrătoare de la data înregistrării dosarului actului adiţional în registrul de corespondenţă al agenţiei.

Verificarea conflictului de interese în perioada de implementare

Evitarea conflictului de interese va fi monitorizată de către OI şi AM pe toată perioada de implementare a proiectului.

În acest sens, beneficiarii au obligativitatea notificării OI şi AM în situaţiile în care apar modificări de personal, respectiv în cazul în care:

a) managerul de proiect sau membrii ai echipei de proiect nu mai fac parte din structura beneficiarului,

b) preşedintele şi membrii comisiei care a evaluat oferte aferente contractelor încheiate în cadrul proiectului POR nu mai fac parte din structura beneficiarului,

c) se schimbă experţii cheie nominalizaţi de ofertantul câştigător

Prin excepţie, în cazul în care managementul de proiect este externalizat, beneficiarul nu trebuie să notifice AM şi OI.


a) În cazul în o persoană care a făcut parte din echipa de implementare nu mai face parte din structura beneficiarului, beneficiarul POR va transmite anexat notificării, declaraţie pe proprie răspundere din partea respectivei persoane că nu a devenit angajată/acţionar sau subcontractor al acestora (Anexa 5).

Declaraţia actualizată va fi ataşată la toate cererile de rambursare ulterioare care vor fi depuse la OI în intervalul de 12 luni de la data atribuirii contractului respectiv.


De exemplu, dacă un membru al echipei de implementare nu mai este funcţionar în cadrul unităţii administrativ-teritoriale (beneficiar POR) începând cu data de 05.06.2012 şi în cadrul proiectului au fost încheiate 2 contracte comerciale astfel : •cu SC „A” la data 01.08.2009 şi •cu SC „B” la data 02.10.2011

se va prezenta declaraţia din partea membrului echipei de implementare din care să reiasă că nu este angajat/acţionar sau subcontractor al SC „B”, pentru orice cerere de rambursare care va fi depusă până la data de 02.10.2012 inclusiv.


b) În cazul în care preşedintele sau un membru al comisiei de evaluare a ofertelor (pentru fiecare contract atribuit prin procedură de atribuire conform OUG 34/2006) nu mai face parte din structura beneficiarului, acesta va transmite anexat notificării declaraţie din partea respectivei persoane din care să reiasă că aceasta nu a devenit angajată/acţionar sau subcontractor al acestuia (Anexa 5).

Declaraţia actualizată va fi ataşată la toate cererile de rambursare ulterioare care vor fi depuse la OI în intervalul de 12 luni de la data atribuirii contractului respectiv.


c) În cazul în care unul dintre experţii cheie nominalizaţi de ofertantul câştigător este înlocuit, beneficiarul va transmite anexat notificării o declaraţie pe propria răspundere din care să reiasă că noua persoană nominalizată nu face parte din conducerea autorităţii contractante şi/sau din echipa de implementare a proiectului (Anexa 6).

Notificările şi documentele anexate se transmit la OI în două exemplare. Unul va fi păstrat la nivelul OI şi un exemplar se va transmite la AM împreună cu Lista de verificare a conflictului de interese în perioada de implementare a contractului completată de OI. La nivelul AM se va proceda la verificarea conflictului de interese în baza notificării transmise de beneficiar şi a documentelor anexate.

Investim în viitorul tău! Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Regional și co-finanțat de Uniunea Europeană

prin Fondul European pentru Dezvoltare Regională.

Mulțumesc pentru atenție!

sesiune de instruire privind implementarea proiectelor achi ziŢii publice 12 .12.2012

Documents