servicio geolÓgico colombiano sgc

SERVICIOS PROFESIONALES: OPTIMIZAR, LEVANTAR,

DISEÑAR Y DOCUMENTAR LOS PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS MISIONALES, ESTRATÉGICOS, DE

APOYO Y EVALUACIÓN DEL SERVICIO GEOLÓGICO

COLOMBIANO (SGC), DE CONFORMIDAD CON LAS

METODOLOGIAS Y LINEAMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN

PÚBLICA, EN ARTICULACIÓN CON LAS POLÍTICAS DE

GESTIÓN Y DESEMPEÑO INSTITUCIONALES

ESTABLECIDAS EN EL MODELO INTEGRADO DE

PLANEACIÓN Y GESTIÓN (MIPG), LA ARQUITECTURA

EMPRESARIAL Y LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES.

SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO SGC

2021

FORMATO PROPUESTA - IDEXUD Código: EPS - PR - 001 - FR-001

Macroproceso: Misional Versión 03

Proceso: Extensión y Proyección Social

Fecha de Aprobación:

08/10/2018

Universidad Distrital Francisco José de Caldas

http://idexud.udistrital.edu.co/ - 2 -

CONTENIDO

PRESENTACIÓN INSTITUCIONAL ............................................................................................................................... 3

GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS ........................................................................................................................... 6

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................ 8

OBJETO CONTRACTUAL ............................................................................................................................................ 9

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................................................................... 9

ALCANCE DE LA PROPUESTA ..................................................................................................................................10

PROPUESTA METODOLÓGICA ................................................................................................................................10

PRODUCTOS O ENTREGABLES ................................................................................................................................23

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS .................................................................................................................................25

PLAZO DE EJECUCIÓN Y LUGAR DE EJECUCIÓN ......................................................................................................27

FORMA DE PAGO ....................................................................................................................................................28

PROPUESTA ECONÓMICA .......................................................................................................................................28





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PRESENTACIÓN INSTITUCIONAL

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas fue creada mediante acuerdo No 10 de 1948 por el Concejo de Bogotá, es un ente Universitario autónomo de carácter estatal de orden Distrital de Bogotá D.C. con personería jurídica, gobierno, rentas y patrimonio propio e independiente, constituido totalmente con bienes o fondos públicos comunes o por el producto de impuestos, tasas o contribuciones y ventas de servicios, que goza de autonomía financiera y presupuestal conforme al Acuerdo 003 de 1997 (Estatuto General de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas), por lo que es potestad de la misma administrar los recursos que se generaran en desarrollo de sus actividades académicas de investigación, asesoría o extensión; y para tal fin, existen los fondos especiales con el objeto de garantizar el fortalecimiento de las funciones públicas de la institución. La Universidad Francisco José de Caldas se reconoce a sí misma como la Institución de Educación Superior del Distrito Capital, entendida como un núcleo básico y vital en la generación de nuevo conocimiento con una visión del futuro que está estrechamente ligada a los procesos de su entorno social permitiendo que interactúen la formación profesional con las necesidades sociales en un contexto real y actualizado, encontrando sentido en el fortalecimiento estratégico de sus fortalezas académicas y en la posibilidad que ellas ofrecen al desarrollo de la sociedad.

La Universidad cuenta con cinco Facultades, Ingeniería, Ciencias y Educación, de Medio Ambiente, de Artes y Tecnológica con un gran reconocimiento por la calidad de su formación, como lo evidencian las pruebas de estado que la ubican como quinta a nivel nacional y el amplio número de egresados ubicados en cargos de interés nacional en el sector productivo.

La extensión universitaria robustece la proyección social de las instituciones en la medida que, a través de ella, se transfiere conocimiento, se adquieren nuevas experiencias nacidas de la práctica cotidiana y de las relaciones con el mundo de los servicios o de la producción. Es a su vez, un novedoso instrumento de socialización de lo aprendido, de verificación de los propósitos misionales.

Entendiendo esto, la Universidad Distrital Francisco José de Caldas cuenta con el Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano IDEXUD en el cual se tramitan todos los procesos contractuales para la solución integral de las necesidades que demanden las entidades contratantes, de esta manera, la extensión universitaria se convierte en el eje que articula la sociedad con la Universidad de modo que contribuye a la transformación social.

Por tal razón se han llevado a cabo diferentes tipos de contratos y proyectos orientados a cubrir las necesidades de emprendimiento empresarial, capacitación laboral, desarrollo social, ambiental y cultural; adicionalmente, se han ejecutado interventorías, consultorías, asesorías, educación, mediante la ejecución proyectos con entidades a nivel nacional. Entre estas entidades tenemos.





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ENTIDADES

Secretaría Distrital de Gobierno Corporación Autónoma Regional de los Valles del Sinú y del San Jorge – CVS

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF

Secretaría Distrital de Movilidad Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca – CAR

Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales – IDEAM

Secretaría Distrital de Ambiente Corporación para el Desarrollo Sostenible del Área de Manejo Especial – CORMACARENA

Departamento Administrativo de Medio Ambiente DAMA

Secretaría Distrital de Planeación Instituto de Infraestructura y Concesiones de Cundinamarca - ICCU

Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil

Secretaría Distrital de Cultura Recreación y Deporte

Gobernación de Cundinamarca Superintendencia de Industria y Comercio

Secretaría Distrital de Integración Social

Secretaría de Transporte y Transporte de Cundinamarca

Instituto Colombiano Agropecuario – ICA

Secretaría Distrital de Desarrollo Económico

Unidad Administrativa Especial de Vivienda Social

Instituto Nacional De Vías – INVIAS

Secretaria de Salud Corporación Autónoma Regional de Chivor – CORPOCHIVOR

Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC

Secretaría de Educación del Distrito – SED

Contraloría General de Cundinamarca Instituto Colombiano de Desarrollo Rural – INCODER

Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD

Contraloría Municipal de Soacha Fondo Rotatorio de la Policía – FORPO

Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – EAAB

Gobernación de Boyacá Dirección de Sanidad Policía nacional – DISAN

Fondo de Prevención y Atención de Emergencias

Empresas Públicas de Cundinamarca S.A ESP

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Empresa de Transporte del Tercer Milenio - Transmilenio s. A.

Empresa de Energía de Arauca - ENELAR E.S.P.

Ministerio De Educación Nacional – MEN

Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial - UERMV

Instituto de desarrollo del meta - IDM Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible- MADS

Terminal de Transporte s. A. Instituto Para La Investigación Educativa Y El Desarrollo Pedagógico – IDEP

Ministerio de cultura

Fondo de Vigilancia Y Seguridad De Bogotá D.C.

Alcaldía Municipal de Neiva Ministerio De Las Tecnologías De La Información Y Las Comunicaciones – Tic’s





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Unidad Administradora Especial De Servicios Públicos – UAESP

Corporación De Desarrollo Y Paz Del Magdalena Medio

Ministerio Del Interior Y Justicia

Jardín Botánico José Celestino Mutis CORPOAMAZONÍA Departamento Administrativo De Ciencia, Tecnología E Innovación – COLCIENCIAS

METROVIVIENDA Concejo Municipal De Madrid

Procuraduría general de la nación

CODENSA S.A. E.S.P. Corporación Autónoma Regional del Cesar – CORPOCESAR

Computadores Para Educar





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GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS

Acta de Inicio: documento que suscriben el Interventor o Supervisor y el Representante del Contratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo contractual y se establece la fecha última para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. Se debe diligenciar en contratos de tracto sucesivo.

Acta de Liquidación del Contrato: documento suscrito por la Universidad, el interventor y/o supervisor y el contratista en el que constan los acuerdos y demás transacciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y salvo.

Acta de Suspensión: documento mediante el cual la Universidad y el Contratista formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que impongan el cese de su desarrollo.

Acta de Reinicio: documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a cargo del contratista.

Acta de Entrega y Recibo Final: documento en el que consta la entrega de los bienes o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfacción de la Interventoría.

Avance del Contrato: relación controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: documento expedido por la División Financiera, con el cual se garantiza la existencia de la apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción de compromisos, que respalden los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto.

Certificado de Registro Presupuestal: monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada.

Contrato: acuerdo celebrado entre el Ordenador del Gasto (Contratante) y el contratista favorecido con la adjudicación en un proceso de contratación, en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidación.

Contratos de Tracto Sucesivo: aquellos cuya ejecución o cumplimiento se efectúa por partes y se prolonga en el tiempo.

Las definiciones de los tipos de contratos se encuentran en el Estatuto de Contrataciones. Resolución No 046 de 2004 expedida por el Consejo Superior





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Contratista: persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato, previo un proceso de contratación directa o convocatoria con el objeto de prestar un servicio o suministrar un bien corporal mueble o inmueble requerido por la Institución.

Contrato Adicional: contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variación, modificación o adición al alcance físico, tiempo o valor del Contrato, y se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación.

Plazo de Ejecución: periodo o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones derivadas del contrato.

Plazo de Vigencia: Es período durante el cual se imparte la orden de iniciación, se ejecutan las actividades u obligaciones necesarias para el cumplimiento de las prestaciones propias del contrato y se realiza su liquidación.

Póliza: contrato expedido por una compañía de seguros y que se exige en los contratos con el fin de garantizar las obligaciones del Contratista y así prever los riesgos asociados al contrato.

Valor Final del Contrato: producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar en el acta de liquidación.





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INTRODUCCIÓN

En términos de arquitectura empresarial la dimensión de negocio establece los requerimientos a satisfacer para los cuales se apropian las capacidades tecnológicas y de gestión de información. También es posible que a partir de la tecnología se puedan derivar nuevas estrategias institucionales y una nueva oferta de valor. En esta dimensión de negocio uno de los componentes que más se integran con las otras dimensiones de la arquitectura empresarial (software, información y tecnología), es el de los procesos y la organización. Derivado de la implementación del proyecto de arquitectura empresarial la institución ha evolucionado en su quehacer misional de tal manera que sus procesos y su estructura han evolucionado. Es necesario revisar y rediseñar los procesos que realizan las áreas misionales para integrarlos a la transformación digital que viene teniendo el SGC y la que está por venir con el desarrollo del ciclo 2 de arquitectura empresarial y los futuros ciclos adicionales. También con este trabajo se tendrá una batería de indicadores actualizada que responda de mejor manera a los procesos de seguimiento y control de la gestión. En el ámbito de los procesos de apoyo, se plantea desde el enfoque de arquitectura empresarial una serie de proyectos de capacidades tecnológicas y un rediseño de los procesos asociados. Es acertado y pertinente estructurar este componente de procesos en la medida en que la mayor parte de ellos corresponden a procesos uniformes y estándares en el sector público colombiano Hay una gran oportunidad por traer al servicio las mejores prácticas en esta materia para aprovechar de la mejor manera los aplicativos que serán adquiridos que ya tienen las calidades para responder a estos procesos estandarizados. Con este trabajo de procesos y procedimientos la entidad tendrá grandes beneficios a corto plazo y mayores cuando se provean las nuevas capacidades tecnológicas para la secretaria general y sus grupos de trabajo. De otra parte, el Decreto 1800, establece como obligación mínima cada dos años, “a. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.”, lo cual está además soportado en los mandatos legales del Sistema de Gestión de Calidad y el MIPG, así como en el Modelo Estándar de Control Interno, normas todas que apuntan a la necesidad perentoria de que el SGC tenga permanentemente actualizados sus procesos y procedimientos.





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OBJETO CONTRACTUAL

Prestación de servicios profesionales especializados tendiente a: Optimizar, levantar, diseñar y documentar los procesos y procedimientos misionales, estratégicos, de apoyo y evaluación del Servicio Geológico Colombiano (SGC), de conformidad con las metodologías y lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública, en articulación con las políticas de gestión y desempeño institucionales establecidas en el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG), la arquitectura empresarial y las normas técnicas aplicables.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Recolectar información del SGC de fuentes primarias y secundarias tales como: normatividad aplicable, estructura orgánica, mapa de procesos, los procedimientos elaborados a la fecha por la entidad, la planeación estratégica, manual de funciones, lineamientos orientadores en el desarrollo de la consultoría y entrevistas con expertos en las temáticas misionales de la entidad.

2. Validar el mapa de procesos del SGC teniendo en cuenta las caracterizaciones y proponer los ajustes pertinentes.

3. Realizar jornadas de sensibilización con la alta dirección y líderes de proceso, para presentar el proyecto, sus objetivos y resultados esperados.

4. Presentar para aprobación y visto bueno por parte del SGC, un plan de trabajo. 5. Elaborar y presentar la(s) metodología(s) para la optimización, diseño, documentación, y actualización

de los procesos, procedimientos y demás documentos del sistema de gestión. 6. Identificar, diseñar, optimizar y documentar las caracterizaciones de los procesos estratégicos,

misionales, de apoyo y evaluación que se determinen por parte del SCG. 7. Diseñar, documentar, optimizar y elaborar los procedimientos correspondientes con los líderes de los

procesos. 8. Diseñar, optimizar y elaborar los formatos, plantillas, protocolos, manuales, guías, instructivos y demás

documentos necesarios para el desarrollo adecuado de los procesos. 9. Gestionar la logística y concertar las reuniones con los funcionarios o contratistas del SGC, que sean

necesarias para el desarrollo de la consultoría. 10. Asistir a las reuniones programadas por el SGC que se requieran para el cabal cumplimiento de las

obligaciones del contrato.





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ALCANCE DE LA PROPUESTA

El desarrollo de la caracterización y documentación de procesos y procedimientos en el SGC tomará como enfoque el adoptado en las orientaciones y los instructivos contenidos en las guías del Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, dado que es la autoridad doctrinal legalmente autorizada para ello por la Ley. La Universidad desarrollará sus propias metodologías específicas, para manejar herramientas eficientes, que conducen igualmente a los resultados esperados y establecidos por el DAFP.

PROPUESTA METODOLÓGICA

1. Consideración de marcos de referencia Considerar los grandes marcos de referencia dentro de los cuales se va a realizar el diseño, documentación, seguimiento y actualización de los procesos o subprocesos y procedimientos. Estos marcos son de dos tipos: Externos a la entidad: corresponden a los lineamientos generales que el Gobierno ha establecido para el efecto y los requisitos establecidos en los sistemas de gestión aplicables, a saber:

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIGP) El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio”. En este MIPG, por tanto, se integran las herramientas de gestión, el anterior Sistema de Desarrollo Administrativo; el instrumento único de evaluación denominado el Formulario Único de Reporte de Avances a la Gestión FURAG, el Sistema de Control Interno, el Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de atención ciudadana. Los criterios orientadores del Modelo que resultan más significativos son: la gestión orientada a resultados, el énfasis en fortalecer los procesos de planeación, gestión, control y evaluación, generar valor público resolviendo problemas clave de la sociedad y los ciudadanos. El MIPG debe entenderse como un Marco de Referencia para ordenar diferentes aspectos de la planeación y la gestión, de forma que permitan evaluar y controlar la gestión institucional relievando la calidad e integridad del servicio y se logre efectividad e impacto. De acuerdo con el DAFP, el objetivo del MIPG es: dinamizar la gestión de las organizaciones públicas para generar bienes y servicios que resuelvan efectivamente las necesidades de la ciudadanía en el marco de la





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integralidad y la legalidad y la promoción de acciones que contribuyan a la lucha contra la corrupción. Y los objetivos específicos, son:

“Fortalecer el liderazgo y el talento humano como motor de la generación de resultados de las entidades públicas.

Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en el control, el seguimiento, la evaluación, la gestión del conocimiento, el mejoramiento continuo, la calidad y los principios de integridad y legalidad.

Agilizar, simplificar y flexibilizar la operación de las entidades para la generación de bienes y servicios que resuelvan efectivamente las necesidades de los ciudadanos.

Facilitar y promover la efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión y evaluación de las entidades públicas.

Identificar, difundir y replicar las mejores prácticas de gestión pública (benchlearning).

Promover la coordinación entre entidades públicas para mejorar su gestión y desempeño.

Proporcionar información para la oportuna toma de decisiones que permitan mejorar la gestión y el desempeño de las entidades.”

Arquitectura Empresarial La arquitectura empresarial permite observar la entidad de una manera integral, identificando los componentes fundamentales de una organización y su relación para lograr los objetivos de negocio, busca articular la planeación, la operación y los aspectos tecnológicos para lograr los objetivos de negocio. Las directrices estratégicas de TI deben partir de la misión de la entidad y del reconocimiento de las estrategias y actividades de negocio que soportan dicha misión, y derivan en la información necesaria para la operación de la organización, las tecnologías requeridas para soportarla y los procesos para implementar nuevas tecnologías. El Servicio Geológico Colombiano ha venido implementado el proyecto de Arquitectura Empresarial, el cual tiene como objetivo apoyar el cumplimiento de objetivos misionales mediante la integración y estructuración de procesos, datos, e infraestructura tecnológica, poniendo a disposición toda la información generada por la entidad, facilitando su consulta y uso; aprovechándola de una manera más eficiente, integrando la misma y dando soporte a la diversidad de usuarios (internos y externos) de la institución. En este sentido, para la exitosa implementación de la arquitectura empresarial del SGC es fundamental efectuar de manera articulada la reingeniería u optimización de procesos, con el fin de asegurar un desarrollo armónico entre los modelos y necesidades de la entidad, con los procesos de negocio y las tecnologías de información, teniendo en cuenta que, según el diagnóstico efectuado por la Universidad Distrital, más del 80% de los procesos requieren algún tipo de ajuste en su documentación y el 42% de los procedimientos requieren actualización. Gestión de Calidad – ISO 9001:2015 Contribuye a mejorar el desempeño global de la Entidad, en términos de capacidades que permiten proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos de los usuarios, los legales y





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reglamentarios aplicables, así como abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos. Gestión Ambiental – ISO 14001:2015 El diseño, la implementación y el mejoramiento de un sistema de gestión ambiental, hace posible que la Entidad demuestre su compromiso con la protección del medio ambiente gestionando los riesgos aplicables y reduciendo el impacto ambiental de las actividades desarrolladas, teniendo como ventaja no solo la optimización de recursos, sino la mejora de la confianza e imagen ante colaboradores, usuarios y la sociedad en general. Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – ISO 14001:2018 El objetivo de este sistema de gestión es diseñar estrategias que prevengan los accidentes y enfermedades laborales y aumenten la productividad, a través del control de riesgos, la promoción de la salud y el autocuidado de servidores y contratistas. Gestión de Seguridad de la Información – ISO/IEC 27001:2013 El propósito principal es preservar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de datos e información de la Entidad, buenas prácticas que favorecen no solo la continuidad de la Entidad en caso de percance, sino que aumentan el prestigio y la confianza de los usuarios. Calidad en Laboratorios de Ensayos y de Calibración – ISO 17025:2015 La acreditación bajo esta norma garantiza la competencia técnica y la precisión de los resultados generados, por medio de personal competente, controles exhaustivos de calidad, estandarización de métodos de trabajo entre otras actividades, logrando mejorar la productividad y posicionar la imagen.

Internos a la entidad: hace referencia a identificar y analizar, como primera instancia, algunos aspectos fundamentales relacionados con la entidad, como son:

Mandato constitucional

Normas que regulan la entidad

Misión y visión

Usuarios y/o grupos de interés

Objetivos y metas institucionales

Los insumos (planes, programas, estructura organizacional y mapa de procesos)

La cadena de valor

Productos y servicios

2. Análisis de contexto y de mapa de procesos Analizar el contexto tanto interno como externo de la Entidad a través de herramientas como el PESTAL y el DOFA en mesas de trabajo con el equipo directivo, lo anterior con el objetivo de tener una base fiable para la planeación estratégica.





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Posteriormente es importante revisar el Mapa de Procesos, a la luz de los resultados del análisis del contexto y de la misionalidad, con el fin de determinar realmente los procesos que agregan valor a la Entidad, ya que serán la columna vertebral de todos los sistemas de gestión que se quieran diseñar, implementar u optimizar.

Los procesos serán clasificados en estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación. Para hacerlo se tendrán en cuenta los siguientes parámetros metodológicos:

Iniciar por identificar la cadena de valor, teniendo en cuenta siempre el direccionamiento estratégico de la entidad.

Determinar los tipos de usuarios y productos finales, y devolverse a los procesos que los generan.

No pensar en el organigrama, sino en secuencias completas y productos (salidas) especificados.

Si se analiza y/o rediseña un proceso sin tener en cuenta las implicaciones que este tiene en otros procesos, se estará corriendo el riesgo de afectar el desempeño de la Entidad, por esta razón es indispensable tener una “visión sistémica”.

Esa visión sistémica implica analizar la secuencia lógica existente entre las operaciones o actividades de la Entidad, con el fin de poder determinar los procesos y éstos se constituyen en la base para la mejora continua. Por lo tanto, el producto principal de este paso es la formulación de la propuesta de mapa de procesos que se adelantará primero en reuniones con el equipo directivo y luego será validada con la Dirección General.

3. Diseño y mejoramiento documental El tercer paso metodológico hace referencia al diseño de toda la documentación relacionada con los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control definidos, y la demás que se requiere en el marco de los sistemas de gestión y de las políticas de la Entidad, para lo cual se efectuará el análisis de los factores clave propuestos por el Departamento Administrativo de la Función Pública1, así:

Pertinencia: ¿El proceso, procedimiento u otro documento beneficia a alguien? ¿Ofrece un valor social? ¿El documento dice poco o nada en relación con la genuina vigencia de un derecho, la efectiva regulación de una actividad o la correcta prestación de un servicio? ¿Es valioso su objetivo, pero no se cumple? ¿Son sólo colas para acceder a él? ¿Se posee una visión integral del proceso, procedimiento u otro documento?

Normatividad: ¿El procedimiento o documento está soportado en alguna norma? ¿Existe duplicidad entre ellas o entre los requisitos que se exigen? ¿Hay extralimitación en la aplicación de la norma o exceso de ellas? ¿Las normas han sido derogadas, modificadas o creadas, afectan el proceso, procedimiento u documento y no se ha hecho la actualización? ¿Se ha verificado el proceso, procedimiento o documento frente a las normas de racionalización y simplificación?

Costos para el usuario: ¿Los requisitos y documentos exigidos al usuario para cumplir el procedimiento son todos necesarios? ¿Existe variedad de desplazamientos que debe realizar el usuario a diversas

1 Guía para la racionalización de trámites, procesos y procedimientos. Departamento Administrativo de la Función Pública. 2002.





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ventanillas o dependencias para obtener respuesta de la administración? ¿Se comunica con anticipación los cambios en horarios, turnos de atención o clase de documentos requeridos? ¿Hay pérdida del procedimiento en el laberinto institucional? ¿Los valores de los formularios o formatos son los más apropiados? ¿El bien, servicio, o derecho requerido, genera tensión, mal humor, irritabilidad, desconfianza y malestar generalizado de los usuarios?

Costos para la entidad: ¿El número de funcionarios que atienden el procedimiento y desarrollan el proceso es el óptimo? ¿Reúnen los funcionarios el perfil para desempeñar las funciones propias del cargo? ¿Se ha revisado el proceso para optimizarlo? ¿Con qué tipo de condiciones tecnológicas se cuenta para adelantar el proceso? ¿Son las más apropiadas? ¿Se pueden mejorar? ¿Los insumos que intervienen en el proceso son los adecuados en calidad y cantidad?

Riesgos de corrupción: ¿Hay servidores que soliciten documentos que no estén establecidos en la norma o en los requisitos? ¿Se utiliza más del tiempo establecido para el procedimiento? ¿Existen puntos de información y otros medios de divulgación que informen sobre el procedimiento o documento? ¿Son éstos los más idóneos y en qué condiciones se encuentran? ¿Se le entrega al usuario toda la información requerida para adelantar el trámite o procedimiento? ¿Existen reglas claras de juego entre la administración y el ciudadano? ¿Se informa sobre las funciones de la entidad u objeto social? ¿Se han establecido mecanismos de control? ¿Se llevan estadísticas que permitan conocer el comportamiento de los trámites, procedimientos y procesos?

Interacción Institucional: ¿Son varias las entidades que intervienen para la obtención del trámite, procedimiento o del proceso? ¿Cuáles entidades de están involucradas? ¿Existe coordinación entre ellas? ¿Qué parte del trámite, procedimiento o proceso desarrolla cada una de ellas? ¿Cómo se pueden integrar? ¿Se encuentra disperso en varias dependencias de la misma entidad? ¿Hay concentración de funciones en un solo ente o dependencia? ¿Es viable descentralizar?

La Consultoría propone que se integren dentro de la documentación los modelos de gestión ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 27001 y se realice un sistema de gestión individual para el sistema de Calidad en Laboratorios de Ensayos y Calibración, esto con el ánimo de que los documentos diseñados sean entendibles y fáciles de implementar por las personas que así lo requieran.

El enfoque metodológico para el diseño de la documentación está orientado a la construcción colectica y participativa, con el fin de generar una mayor apropiación y compromiso por parte de los servidores públicos con los sistemas de gestión, logrando una identificación plena con la documentación generada y por lo tanto cuando se inicie la etapa de implementación o mejoramiento, sea más cómodo y eficiente la aplicación de estos documentos.

Por lo cual, durante toda la etapa de diseño u optimización se efectuarán mesas de trabajo conjuntas entre la Universidad, los líderes de Proceso y los usuarios expertos designados para tal fin. Cada reunión iniciará con una sensibilización respecto al documento que se va a diseñar u optimizar, donde se dará a conocer el objetivo de la mesa de trabajo, las definiciones necesarias para la misma y el instrumento a utilizar con el fin de que se dé claridad y se despejen inquietudes antes de iniciar.





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Tanto en las mesas de trabajo, como en la elaboración, diseño u optimización de los documentos, los consultores estarán atentos a las mejoras que puedan identificar al interior del proceso, teniendo siempre en cuenta el objetivo de este, el direccionamiento estratégico de la entidad y su experiencia en el sector público y privado, por esta razón dentro de los documentos se podrán identificar las siguientes opciones:

Eliminar actividades que no aportan valor al proceso (innecesarias o duplicadas) Eliminar interrelaciones dobles y no necesarias con otros procesos Incorporar actividades que supongan una mejora al proceso Diseñar y mejorar indicadores Optimizar puntos de control de actividades Priorizar la adecuada interrelación con el usuario

Una vez se haya recolectado la totalidad de la información, la Universidad edita y revisa el documento que luego será entregado al Líder del Proceso, quien deberá verificarlo, solicitar los ajustes que crea convenientes y por último aprobarlo, y si es necesario también se obtendrá la aprobación de planeación.

Después de aprobado el documento, este será entregado oficialmente al área de Planeación en versión editable y solamente se aceptarán modificaciones, siempre y cuando no afecten la integridad de los demás documentos de los Sistemas de Gestión.

Los documentos que se diseñarán u optimizarán son:

Políticas de los sistemas de gestión Con el fin de que la determinación de las políticas sea un proceso participativo, se diseña una matriz en donde se toman en cuenta los objetivos estratégicos de la Entidad, y las necesidades (¿Qué necesitan?) y expectativas (¿Qué esperan?) de los usuarios, con el ánimo de resaltar los elementos clave que deben quedar inmersos en dichas políticas.

Caracterizaciones de los procesos La caracterización es el documento utilizado para definir la estructura de un proceso describiendo sus elementos de manera general y sus actividades siguiendo el ciclo P (planear), H (hacer), V (verificar) y A (actuar); también incluye objetivo, alcance, políticas de operación, proveedores, entradas, actividades, registro, control, registros, salidas, usuarios, recursos y documentos asociados e indicadores. Inicialmente se adelantará con los líderes de proceso y su equipo de trabajo una sensibilización donde se explica el objetivo del instrumento y el significado de cada uno de los campos que se deben diligenciar. Posteriormente, se realiza una mesa de trabajo con los líderes y los usuarios expertos para determinar el objetivo del proceso y sus actividades incluyendo esta información en hojas de trabajo destinadas para tal fin. Después de la contextualización general del proceso, se inicia con el diligenciamiento de los demás elementos que van relacionados con cada actividad hasta completar la totalidad del proceso. Una vez el documento quede revisado por la Dirección del Proyecto se envía a los líderes de cada proceso para aprobación.





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Manuales, procedimientos e instructivos

De acuerdo con el nivel de detalle de las actividades a describir, se determina junto con el Líder de Proceso, que documento es el más idóneo a utilizar, ya sea manual, procedimiento o instructivo, sin embargo, independientemente del tipo de documento, la redacción debe ser precisa y clara para obtener una secuencia lógica de las actividades que faciliten su comprensión y aplicación. Para todos los documentos es necesario adelantar una mesa de trabajo conjunta con el líder del proceso y el usuario experto designado por la Entidad, con el fin de determinar las actividades a incluir y los demás elementos de acuerdo con el documento a diseñar u optimizar.

Diagrama de Flujo Como complemento a la información recogida, de requerirse por la entidad, se realizará un diagrama de flujo, utilizando para su diseño la simbología que se indica más adelante, para lo cual la Universidad propone utilizar la herramienta BIZAGI. En todo caso, se utilizará herramientas que no generen costos adicionales de licenciamiento. El diagrama de flujo es una herramienta de gran importancia para el levantamiento, análisis, diseño, mejoramiento y control de los procesos y procedimientos. Algunas de sus ventajas son:

Estandariza la representación gráfica de los procesos de trabajo.

Identifica con facilidad los aspectos más relevantes del trabajo.

Facilita el análisis y mejoramiento de los procesos, que a su vez repercute en la eliminación de trámites innecesarios.

Muestra la dinámica del trabajo y los responsables del mismo.

Facilita la ejecución del trabajo.

Impide las improvisaciones y sus consecuencias.

Evita el desvío o distorsión de las prácticas de la empresa.

Provee elementos que facilitan el control del trabajo.

Permite visualizar rápidamente la duplicidad en las fases, en los procedimientos y actividades. Los símbolos que más se utilizan para el diseño de procesos y procedimientos son los siguientes:

Símbolo de Inicio / Final El símbolo de terminación marca el punto inicial o final del sistema. Por lo general, contiene la palabra "Inicio" o "Fin".

Símbolo de Acción o Proceso Describe la actividad o tarea que debe desarrollarse; ejemplo: transcribir el documento, revisar texto, pasar un comprobante de un sitio a otro. Se aconseja iniciar la descripción indicando como título el cargo que desarrolla la acción.





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Otros documentos necesarios para los sistemas de gestión Se diseñarán u optimizarán también los demás documentos que den respuesta a los requisitos de los sistemas de gestión de la Entidad como Matriz de partes interesadas, Matriz de Riesgos, Matriz de aspectos e impactos ambientales entre otros.

Formatos Para la determinación de los formatos (documento donde se evidencia la realización de actividades), asociados a manuales, procedimientos o instructivos, se adelantará también una mesa de trabajo donde se diseña de manera conjunta, entre la Universidad y la Entidad, los campos que debe contener dicho formato de acuerdo con la plantilla de formato en Excel o en Word, según sea el caso. La aprobación de los formatos la adelantará el Líder de cada proceso.

4. Gestión de riesgos Para realizar la gestión de riesgos de la Entidad, se toma como base la ISO 31000:2011 Administración-Gestión del Riesgo, la Guía para la Administración de los Riesgos de Gestión, Corrupción y Seguridad Digital y el Diseño de Controles en Entidades Públicas y el análisis del contexto de la Entidad que haya sido realizado previamente para así determinar: Política de gestión del riesgo

De acuerdo con la ISO 31000:2011, la Política de Administración de Riesgo consiste en la “Declaración de la dirección y las intenciones generales de una organización con respecto a la gestión del riesgo” y debido a la importancia de esta política, la definición de la misma estará a cargo de la Dirección General de la Entidad.

Decisión o Alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos, dependiendo de una condición dada; ejemplo: ¿está correctamente diligenciado?; ¿los documentos están completos? La tendencia es suprimir cada vez más este símbolo dentro del proceso, considerando que éste se diseña de manera positiva.

Documento Representa cualquier tipo de documento que se requiera para el procedimiento y aporta información para que éste se pueda desarrollar; por ejemplo: una cuenta de cobro, la cédula de ciudadanía, una orden de compra, etc. El nombre del documento debe aparecer en el símbolo.

Conector Es un símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas. Nota: normalmente se indica la continuidad de un paso con otro a través de letras o números insertos en el símbolo.





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Para poder garantizar la participación en la definición de la Política, se adelantará una sensibilización con los líderes de todos los procesos, donde se darán a conocer los elementos que debe contener y se dirigirá un ejercicio para que entre todos se llegue a un consenso en la definición de lineamientos. La Política de Administración de Riesgos debe tener en cuenta los objetivos estratégicos de la Entidad, la responsabilidad respecto a la gestión de riesgos, periodicidad para el seguimiento de acuerdo con el nivel de riesgo residual, mecanismos de comunicación utilizados para dar a conocer la política de riesgos en todos los niveles de la entidad, el análisis del contexto y la manera en la cual se dará a conocer la Política en toda la Entidad.

Identificación de riesgos En esta etapa se deben establecer las fuentes o factores de riesgo, los eventos o riesgos, sus causas y sus consecuencias. Para el análisis se pueden involucrar datos históricos, análisis teóricos, opiniones informadas y expertas y las necesidades de las partes involucradas (NTC ISO 31000) y contempla el establecimiento del contexto y la identificación del riesgo. Una vez se ha formulado la Política de Administración del Riesgo y se ha establecido el contexto, es necesario identificar los riesgos de la Entidad, para lo cual se definen tres fuentes:

Riesgos derivados del análisis del Contexto Externo Riesgos derivados del análisis del Contexto Interno Riesgos derivados del análisis del Proceso

A partir de este contexto se identifica el riesgo, el cual estará asociado a aquellos eventos o situaciones que pueden entorpecer el normal desarrollo de los objetivos del proceso. Las preguntas relevantes para identificar adecuadamente los riesgos son:

¿Qué puede suceder? ¿Cómo pude suceder? ¿Cuándo puede suceder? ¿Qué consecuencias tendría su materialización?





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Tipología de Riesgos

Fuente: Guía para la Administración de los Riesgos de Gestión, Corrupción y Seguridad Digital y el Diseño de

Controles en Entidades Públicas – DAFP; octubre 2018.

De acuerdo con las fuentes de riesgos: amenazas (contexto externo), debilidades (contexto interno) y caracterizaciones (contexto del proceso) los Lideres de Proceso, deben identificar y redactar los riesgos en el Mapa de Riesgos.

Valoración de Riesgos

La valoración consiste en determinar la probabilidad de que el riesgo ocurra y su nivel de impacto con el fin de estimar el Riesgo Inherente.Para esta actividad se evalúa la probabilidad de que el riesgo ocurra y las consecuencias o el impacto que puede tener dicha materialización y se define la zona de riesgo inherente

Análisis de Probabilidad: Se realiza un análisis de que tan posible es que ocurra el riesgo en términos de frecuencia, es decir analizar el número de eventos ocurridos en un periodo determinado.

Calificación de Impacto: Determinación de las consecuencias cualitativas o cuantitativas que se pueden generar si el riesgo se materializa

Mapa de Calor: De acuerdo con el análisis de probabilidad y a la calificación de impacto, se determina la ubicación del riesgo en el mapa de calor

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Casi Seguro Alto Alto Extremo Extremo Extremo

Probable Moderado Alto Alto Extremo Extremo

Posible Bajo Moderado Alto Extremo Extremo

Improbable Bajo Bajo Moderado Alto Extremo

Rara Vez Bajo Bajo Moderado Alto Extremo

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

Fuente: Guía para la Administración de los Riesgos de Gestión, Corrupción y Seguridad Digital y el Diseño de Controles en

Entidades Públicas – DAFP; octubre 2018.

Determinación de controles Al momento de definir las actividades de control por parte de la primera línea de defensa, es importante considerar que los controles estén bien diseñados, es decir, que efectivamente estos mitigan las causas que hacen que el riesgo se materialice. Algunos de los aspectos que se deben tener en cuenta para establecer los controles: Para cada causa debe existir un control. Las causas se deben trabajar de manera separada. Un control puede ser tan eficiente que ayude a mitigar varias causas, en estos casos se repite el

control, asociado de manera independiente a la causa específica.

Dado que la calificación de riesgos inherentes y residuales se efectúa al riesgo y no a cada causa, hay que consolidar el conjunto de los controles asociados a las causas, para evaluar si estos de manera individual y en conjunto sí ayudan al tratamiento de los riesgos, considerando tanto el diseño, ejecución individual y promedio de los controles.

Tratamiento del riesgo Son las medidas que se toman para mitigar los diferentes riesgos de la Entidad que no sean aceptables:

Aceptar el Riesgo: Este tratamiento aplica para riesgos en la zona de calificación baja y para los riesgos a los cuales no es necesario aplicar controles. En ambos casos se debe realizar seguimiento permanente del riesgo.

Impacto





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Evitar el Riesgo: Cancelación de las actividades que dan origen al riesgo lo que lo elimina totalmente. Compartir el Riesgo: Cuando es muy complejo para la Entidad gestionar el riesgo, puede ser compartido con una parte interesada que, si pueda realizar la gestión adecuada, por ejemplo, adquisición de seguros y tercerización. Reducir el Riesgo: Gestionar el riesgo mediante controles para que luego de estos pueda ser aceptado por la Entidad. El plan de tratamiento que se adelanta para todos los riesgos tendrá que ver con el riesgo residual que se genere luego de los controles. El cronograma general del proyecto se presenta en el siguiente cuadro:

ACTIVIDADES GENERALES

ENTREGABLE ASOCIADO

MES

1 2 3 4 5 6 7 8

INICIO DE PROYECTO

FIRMA DE CONTRATO

Plan de Trabajo y metodología

MESAS TÉCNICAS CON SUPERVISORES

ELABORACIÓN PLAN DE TRABAJO Y METODOLOGÍA

DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE INSTRUMENTOS DE TRABAJO

ENTRENAMIENTO EN INSTRUMENTOS ESPECIFICAS EQUIPO CONSULTOR

TRABAJO DE CAMPO

TALLERES ALTA DIRECCIÓN CONTEXTO Y MAPA DE PROCESOS

Análisis de contexto externo (PESTEL) e

interno (DOFA)Propuesta de ajuste al Mapa de

procesos del SGC

ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO DE CONTEXTO Y PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS

TALLERES LIDERES DE PROCESO Y FUNCIONARIOS - CARACTERIZACIONES Caracterizaciones de los

procesos

AJUSTE O ELABORACIÓN DE LA CARACTERIZACIÓN DE ACUERDO CON EL TALLER Y AJUSTES DE ESTILO

TALLERES LIDERES DE PROCESO Y FUNCIONARIOS - DOCUMENTOS GENERALES

Manuales, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos

necesarios para el desarrollo adecuado de

los procesos.





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AJUSTE O ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE ACUERDO CON EL TALLER Y AJUSTES DE ESTILO

TALLERES LIDERES DE PROCESO Y FUNCIONARIOS - DOCUMENTOS ESPECIFICOS DE LAS NORMAS

Procedimientos y formatos aplicables al sistema integrado de

gestión.

AJUSTE O ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ESPECIFICOS DE LA NORMA DE ACUERDO CON EL TALLER Y AJUSTES DE ESTILO

REVISIÓN DE CALIDAD, CONSOLIDACIÓN Y AJUSTES

Procesos o procedimientos

específicos de las normas técnicas

REVISIÓN DE CALIDAD Y AJUSTES

CONSOLIDACIÓN Y CORRECCIÓN DE ESTILO

PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

AJUSTES DE ACUERDO CON LAS OBSERVACIONES

Nota: Para el cumplimiento del cronograma es fundamental el cumplimiento de las agendas por parte del SGC, que como mínimo requieren de 3 sesiones de medio día semanales por proceso durante la etapa de trabajo de campo.





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PRODUCTOS O ENTREGABLES

Los productos propuestos a entregar por parte de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas al Servicio

Geológico Colombiano son los siguientes:

ENTREGABLE ALCANCE

Plan de Trabajo y metodología

Elaboración de un plan de trabajo en donde se especifique las metodologías, herramientas y formatos a utilizar, el cronograma de actividades a desarrollar y los criterios técnicos a tener en cuenta. Para esto será necesario hacer mesas de técnicas con el área de planeación del SGC y con la DGI, para acordar, de acuerdo con las necesidades propias de la entidad, los aspectos antes mencionados.

Análisis de contexto externo (PESTEL) e interno (DOFA)

Análisis del contexto tanto interno como externo de la Entidad a través de herramientas como el PESTAL y el DOFA para lo cual se realizarán mesas de trabajo con la alta dirección.

Propuesta de ajuste al Mapa de procesos del SGC

Revisión y propuesta de ajuste al Mapa de Procesos, de encontrarse conveniente, a la luz de los resultados del análisis del contexto y de la misionalidad, con el fin de determinar realmente los procesos que agregan valor a la Entidad, para lo cual se realizan talleres con la alta dirección.

Caracterizaciones de los procesos

Diseño u optimización de las ya existentes, en donde se incluyen objetivo, alcance, indicadores, conocimiento, recursos y actividades en el ciclo PHVA (Planear, hacer, verificar y Actuar), según lo acordado con la entidad, para lo cual se realizarán mesas de trabajo con los líderes de los procesos y con los servidores que estimen conveniente.

Manuales, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos necesarios para el desarrollo adecuado de los procesos.

Diseño u optimización de los documentos de los procesos, para lo cual se realizarán mesas de trabajo con los líderes de los procesos y con los servidores que estimen conveniente.

Matrices aplicables a todos los procesos de la Entidad.

Diseño u optimización de: Matriz de riesgos, matriz de partes interesadas, matriz de oportunidades, matriz de peligros, matriz de impactos y aspectos ambientales para cada uno de los procesos.

Procedimientos y formatos aplicables al sistema integrado de gestión.

Optimización de los documentos de asociados a revisión por la dirección, no conformidades, información documentada, acciones correctivas, auditorías internas, entre otros.





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ENTREGABLE ALCANCE

Procesos o procedimientos específicos de las normas técnicas

Diseño u optimización de procedimientos y formatos aplicables al sistema de gestión de calidad ISO 9001:2015, al sistema de gestión ambiental ISO 14001:2015, al sistema de seguridad y salud ISO 45001:2018, al sistema de seguridad de la información ISO/IEC 27001:2013 y al Sistema de Calidad en Laboratorios de Ensayos y de Calibración ISO 17025:2015.

Nota: En reunión inicial con los líderes de los procesos se determinará de los procesos actuales cuales son

susceptibles de optimización o eliminación, y cuáles de estos se mantienen iguales, así como aquellos que

deberán serán ser diseñados, lo cual quedará registrado en la respectiva acta.





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REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

La Universidad Francisco José de Caldas dispondrá de un equipo mínimo experto y con los perfiles complementarios e interdisciplinario de profesionales y personal administrativo que requiera para el buen éxito del proyecto. El equipo mínimo ofrecido con sus respectivos roles, es el siguiente: Un (1) Gerente de proyecto Formación Académica: Profesional en Administración Pública con título de posgrado relacionado con su formación. Experiencia: Más de 15 años de experiencia profesional, de los cuales mínimo 5 deben ser como director de proyecto y haber participado en proyectos previos del SGC. Responsabilidades:

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto teniendo en cuenta el alcance de este

Planear, organizar y controlar el proyecto

Asegurar los niveles de coordinación, comunicación y disponibilidad de recursos necesarios para el desarrollo del proyecto

Presentar los informes requeridos por la entidad

Impartir instrucciones, coordinar y responder por las actividades a realizar por el equipo de trabajo.

Plantear alternativas de solución, buscar nuevas opciones y subsanar inconvenientes, para lograr una adecuada gestión proyección y desarrollo del proyecto.

Ser enlace directo con el SGC en todos los aspectos.

Garantizar que se atenderán las instrucciones lineamientos y requerimientos que durante el desarrollo del proyecto se impartan por parte del SGC.

Mantener comunicación permanente con el SGC e informar los avances y/o novedades. Un (1) Experto en arquitectura empresarial Formación Académica: Profesional en Administración o Ingenierías con título de posgrado relacionado con su formación. Experiencia: Más de 10 años de experiencia profesional, de los cuales mínimo 3 deben ser relacionados con proyectos de arquitectura empresarial. Responsabilidades: Articular y asesorar el proyecto con los desarrollos de arquitectura empresarial que se hayan logrado y los que se proyecten para el SGC Dos (2) expertos en reingeniería de procesos o sistemas de gestión o desarrollo institucional. Formación Académica: Profesionales en Administración o Ingenierías con título de posgrado relacionado con su formación. Experiencia: Más de 8 años de experiencia profesional, de los cuales mínimo 2 deben ser en proyectos de reingeniería de procesos, implementación o diseño de sistemas de gestión o desarrollo organizacional y con conocimientos o experiencia en las normas técnicas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, ISO/IEC 27001:2013 o ISO 17025:2015.





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Responsabilidades:

Diseñar la metodología e instrumentos para el diseño, actualización o documentación de los procesos y procedimientos.

Elaborar el plan de trabajo y establecer el cronograma, los canales de comunicación y aprobación de los documentos, en coordinación con el gerente de proyecto.

Efectuar el diagnostico para la identificación de los cambios en el mapa de procesos que se requieran por el SGC.

Consolidar el documento de necesidades de ajuste el mapa de procesos y efectuar la respectiva propuesta de mejora.

Presentar la propuesta justa el mapa de procesos a la alta dirección del SGC.

Desarrollar talleres de sensibilización y capacitación en el diligenciamiento de los instrumentos, que sean concertados en el Plan de Trabajo

Capacitar a todo el personal del proyecto para el levantamiento de la información y documentación de procesos.

Validar la documentación entregada por los Consultores - Documentadores del proyecto y garantizar su estandarización.

Elaborar los documentos específicos de las normas técnicas.

Realizar la supervisión agregada sobre la calidad de la información recolectada y productos entregados.

Liderar las validaciones de los entregables con la alta dirección de la entidad.

Elaborar presentaciones, informes y demás documentos que se requieran en desarrollo del proyecto.

Participar en las mesas de trabajo, presentaciones y sustentaciones ante las instancias pertinentes.

Un (1) Coordinador de trabajo de campo Formación Académica: Profesionales en administración o Ingenierías con título de posgrado relacionado con su formación. Experiencia: Más de 8 años de experiencia profesional, de los cuales mínimo 2 deben ser como experto o coordinador de proyectos de reingeniería de procesos, implementación o diseño de sistemas de gestión o desarrollo organizacional. Responsabilidades:

Planificar y realizar el seguimiento al desarrollo del trabajo de campo.

Diseñar los instrumentos para el seguimiento del trabajo de los documentadores, que garantice el cumplimiento del plan de trabajo y cronograma general del proyecto.

Efectuar la coordinación del trabajo de campo del proyecto.

Orientar la implementación de la metodología y aplicación de instrumentos en campo.

Revisar y ajustar la documentación entregada por los Consultores Junior del proyecto, garantizando la estandarización y calidad de estos.

Gestionar la logística y concertar las reuniones con los funcionarios o contratistas que se requieran para la obtención o levantamiento de información.

Efectuar la validación de la documentación de los procesos.

Apoyar la elaboración de presentaciones, informes y demás documentos que se requieran en desarrollo del proyecto.






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Realizar y presentar informes mensuales de actividades.

Cuatro (4) Consultores Documentadores Formación Académica: Profesionales en administración o Ingenierías. Experiencia: Más de 2 años de experiencia profesional, de los cuales mínimo uno debe ser de proyectos de reingeniería de procesos, implementación o diseño de sistemas de gestión o desarrollo organizacional.

Efectuar el trabajo de campo para la recolección de información, identificación de procesos, procedimientos y demás documentos requeridos.

Identificar, diseñar y documentar los procesos y procedimientos asignados.

Diseñar, documentar y presentar las caracterizaciones de los procesos asignados.

Diseñar, documentar y elaborar los procedimientos correspondientes con los líderes de los procesos, así como los formatos, plantillas, protocolos, manuales, guías, instructivos y demás documentos necesarios para el desarrollo de los procesos asignados y su respectiva diagramación.

Gestionar la logística y concertar las reuniones con los funcionarios o contratistas que se requieran para la obtención o levantamiento de información.

Apoyar en la validación de la documentación de los procesos diseñados o actualizados.

Apoyar la elaboración de presentaciones, informes y demás documentos que se requieran en desarrollo del Contrato.


PLAZO DE EJECUCIÓN Y LUGAR DE EJECUCIÓN

Se propone que el plazo del contrato sea de ocho (8) meses, contados a partir de la firma del acta de inicio, previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización del contrato. El contrato de desarrollará en la ciudad de Bogotá D.C

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas allegará (en CD debidamente quemados y rotulados) los productos a entregar, a la supervisión del contrato, en la sede Principal del Servicio Geológico Colombiano SGC, en la ciudad de Bogotá D.C.

Los gastos por desplazamientos de personal y transporte de equipos, insumos, elementos, materiales, etc., requeridos para cumplir con el objeto del contrato, serán asumidos en su totalidad por la Universidad.





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FORMA DE PAGO

Se propone como forma de pago, la siguiente:

1. Un primer pago, correspondiente al veinte porciento (20%) del valor total del contrato es decir CIENTO

SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA MIL PESOS MCTE ($171.680.000), con la entrega del Plan de Trabajo, el Cronograma, la Metodología y los Instrumentos de Trabajo para el desarrollo del Proyecto.

2. Un segundo pago, correspondiente al veinte porciento (20%) del valor total del contrato es decir CIENTO SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA MIL PESOS MCTE ($171.680.000), con la entrega de la propuesta del Mapa de Procesos y su respectivo documento justificativo.

3. Un tercer pago, correspondiente al veinte porciento (20 %) del valor total del contrato es decir CIENTO SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA MIL PESOS MCTE ($171.680.000), con la entrega de las Caracterizaciones de Procesos y las Fichas de Indicadores de los Procesos.

4. Un cuarto pago, correspondiente al veinte porciento (20 %) del valor total del contrato es decir CIENTO SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA MIL PESOS MCTE ($ 171.680.000), con el avance de un 50% de la documentación de los procesos.

5. Un quinto pago, correspondiente al veinte porciento (20 %) del valor total del contrato es decir CIENTO SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA MIL PESOS MCTE ($ 171.680.000), con el avance del 100 % de la documentación de los procesos, el informe final correspondiente a la ejecución total del objeto contractual, la entrega de evidencias y soportes debidamente organizados que evidencien la ejecución del contrato.

PROPUESTA ECONÓMICA

Teniendo en cuenta los costos integrados que implica el desarrollo de los productos mencionados, el valor total, para la ejecución de la presentación propuesta que tiene por objetivo “Actualizar, levantar, diseñar y documentar los procesos y procedimientos misionales, estratégicos, de apoyo y evaluación del Servicio Geológico Colombiano (SGC), de conformidad con las metodologías y lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública, en articulación con las políticas de gestión y desempeño institucionales establecidas en el modelo integrado de planeación y gestión (MIGP) y la Arquitectura Empresarial”, es de ochocientos cincuenta y ocho millones cuatrocientos mil pesos moneda corriente ($ 858.400.000).

ITEM PRODUCTOS VALOR

1.

Planeación y herramientas

$ 128.760.000

- Plan de trabajo

- Metodología para el diseño, documentación y actualización

- Instrumentos de trabajo

- Análisis de contexto interno y externo

2. Análisis de Contexto y Mapa de procesos $ 60.088.000





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ITEM PRODUCTOS VALOR

- Análisis de contexto interno y externo

- Propuesta mapa de procesos

3.

Documentación y optimización de procesos

$ 583.712.000

- Caracterizaciones en el ciclo PHVA

- Manuales, guías, instructivos y formatos

- Matrices aplicables a procesos

- Procedimientos y formatos específicos de las normas técnicas

4.

Validación y ajuste

$ 85.840.000 - Presentación de la documentación

- Ajustes de acuerdo con las observaciones

Total Propuesta Económica $ 858.400.000

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas no es retenedora de IVA.

Nota: la Ley 30 de 1992, reconociendo a las universidades públicas, el derecho a darse y modificar sus estatutos, adoptar sus

correspondientes regímenes, establecer, arbitrar y aplicar sus recursos para el cumplimiento de su misión social y de su función

institucional. Que según el Acuerdo 004 de 2013 emanado del Consejo Superior Universitario, ente máximo de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas, en el Articulo 14 Gastos, literal e, define el Beneficio Institucional como el reconocimiento económico percibido

por la Universidad en razón del aporte que representa su trayectoria académica y conocimiento acumulado, para garantizar el desarrollo

de los proyectos de extensión ejecutados institucionalmente. Que según el Artículo 15. Literal a La destinación mínima para la

Universidad, es del doce por ciento (12%) del valor aportado por el contratante. "

Esta propuesta tiene una validez de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de su radicación. Agradezco al Servicio Geológico Colombiano la confianza prestada a la Universidad, en cuya contraprestación se dispondrá de la mayor calidad técnica y operativa para lograr el proceso de reingeniería de procesos y procedimientos de tan distinguida institución. Cordialmente, OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA Director Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano IDEXUD Universidad Distrital Francisco José de Caldas

servicio geolÓgico colombiano sgc

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