semana 1 - introduccion a la administracion de proyectos
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Administración de ProyectosTRANSCRIPT
Gestión de Tecnología II
Administración de Proyectos
Facilitador: ◦ Wilberth Boniche Hidalgo ◦ Ingeniero en Sistemas ◦ Máster en Administración de Proyectos ◦ Correo electrónico: [email protected]
Programa del Curso Presentación personal del alumno:
◦ Nombre ◦ Lugar de Trabajo ◦ Avance en la carrera
Que es un Proyecto?
Tiene un Inicio y un Final
Se cumplen los objetivos de la organización
Ejemplos: Desarrollar un nuevo producto / Desarrollar o adquirir un sistema de información / Construir un edificio.
Servicio o Resultado Único Esfuerzo Temporal
Dónde nace un Proyecto?
Las organizaciones comúnmente tienen planes estratégicos que les permiten dirigir sus esfuerzos; al lograr su misión se acercará a su visión, por lo cual dichas estrategias se apoyan en proyectos cuyo objetivo es lograr la visión de la empresa, es decir, las estrategias s relacionan con la prosperidad a largo plazo de la empresa.
Los proyectos surgen generalmente de alguna o varias de las siguientes causas:
Causa Origen Ejemplo
Demanda de Mercado Construcción de una estación con el fin de cubrir la demanda de energía en cierta zona
Petición del Cliente Desarrollo de un nuevo sistema de información.
Necesidad de Negocio Elaboración de un curso para una compañía de capacitación.
Requerimientos Legales
Guías para el manejo de materiales tóxicos en una fabrica de pinturas.
Avances Tecnológicos Desarrollo de videojuegos.
Conformar grupos a nivel de toda la clase y nombrar un moderador por grupo (treinta segundos).
En el termino de 4 minutos, cada grupo debe construir un avión con aquellos materiales disponibles.
Por ultimo, el moderador tiene 1 minutos para explicar la funcionalidad del avión.
Lección Número 1 de la Administración de Proyectos Nunca empieces a menos que todos los recursos estén disponibles
Los proyectos no se logran dentro del tiempo establecido.
La calidad del producto no es la esperada.
Se sobrepasa el presupuesto establecido del proyecto.
Existe frustración de los usuarios directos e indirectos.
No hay metodologías y estándares para estimar recursos.
No hay dirección.
Falta de apoyo de la alta gerencia.
Mala estructura organizacional.
Planificación inadecuada.
No hay un adecuado control y seguimiento.
Obsolescencia técnica.
Falta de liderazgo.
Falta de un alcance claro y definido.
Que es la Dirección de Proyectos?
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Triple Restricción
Alcance
Tiempo Costo
Proyectos vrs Trabajo Operativo
1. Las operaciones son esfuerzos permanentes que producen salidas repetitivas con recursos asignados para realizarlas mientras los proyectos son esfuerzos temporales.
2. Los proyectos requieren dirección de proyectos, mientras las operaciones necesitan la gestión de procesos de negocio o la gestión de operaciones.
3. Las operaciones no terminan cuando alcanzan sus objetivos actuales sino que, siguen nuevas direcciones para apoyar los planes estratégicos de la organización.
Oficina de Dirección de Proyectos
Es un cuerpo o entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que están bajo su jurisdicción.
Oficina de Dirección de Proyectos
Dentro de sus funciones fundamentales se encuentran: Gestionar recursos compartidos por los proyectos dirigidos por esta oficina.
Identificar y desarrollar una metodología, mejores practicas y normas para la dirección de proyectos.
Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de dirección de proyectos mediante auditorias.
Coordinar la comunicación entre proyectos.
Rol del Director de Proyectos
Ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto. La dirección de proyectos efectiva requiere que el director cuente con las siguientes características: 1. Conocimiento: se refiere a lo que el director sabe sobre la
dirección de proyectos.
2. Desempeño: se refiere a lo que el director puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en dirección de proyectos.
3. Personal: se refiere a la manera en la que el director de proyecto se comporta cuando ejecuta el proyecto. La capacidad personal abarca actitudes, características básicas de la personalidad y liderazgo.
Descripción
◦ Es un conjunto de fases del mismo, generalmente
secuenciales y en ocasiones superpuestas. Proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto.
◦ El ciclo debida define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.
Características
Los proyectos varían en tamaño y complejidad, pero sin importar cuan pequeños o grandes sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura: 1. Inicio
2. Organización y preparación
3. Ejecución
4. Cierre
Inicio Documentos
Archivados
Tiempo
Niv
el d
e C
ost
o y
Do
taci
on
de
Per
son
al
Inicio Organización Y
Preparación
Ejecución Cierre
Acta de
Proyecto
Plan de
Proyecto
Entregables
Aceptados
Fases
La estructuración en fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección, planificación y control, por ejemplo determinar que cada modulo de un sistema financiero para diferentes áreas es cada uno una fase dentro del ciclo global del proyecto.
PROYECTO
Patrocinador
Equipo de Dirección
Director Otros
Miembros de Equipo
Clientes/ Usuarios
Gerentes Funcionales
Otros Interesados
Oficina de Proyectos
Director del Programa
Director del Portafolio
Equipo de Proyecto
¿Por qué es necesaria una organización para llevar a
cabo los proyectos?
La complejidad y dimensiones de los proyectos de
hoy requiere de habilidades diversas, que difícilmente
podemos localizar en una sola persona y aunque así
fuera, el esfuerzo necesario es tan grande que hace
impráctico el tiempo de entrega de estos proyectos.
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente
Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente
Funcional
Personal
Personal
Personal
Coordinación del Proyecto
Características: 1. Se utilizan en empresas donde venden productos
estándar y que rara vez llevan a cabo proyectos.
2. Cada empleado tiene un jefe inmediato claro.
3. Los empleados están organizados por especialidad,
tales como producción, mercadeo, ingeniería, etc.
4. Pueden realizar proyectos pero por lo general son
proyectos internos (desarrollo de nuevos productos,
sistemas de información) y no a clientes externos.
Director
Ejecutivo
Director
Proyecto
Personal
Personal
Personal
Director
Proyecto
Personal
Personal
Personal
Director
Proyecto
Personal
Personal
Personal
Coordinación del Proyecto
Características: 1. No fabrica productos estándar. 2. En cualquier momento está trabajando en múltiples
proyectos, con distintas etapas de terminación. 3. Según el proyecto se desarrolla y llega a su fin.
Confían obtener nuevos contratos. 4. Las personas se contratan para un proyecto específico. 5. Los equipos están dedicados a tan sólo un proyecto,
cuando termina, las personas pueden ser despedidos o asignados a otros proyectos, según su experiencia.
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente
Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente
Funcional
Personal
Personal
Personal
Coordinación del Proyecto
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Personal
Personal
Director
Proyecto
Gerente
Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente
Funcional
Personal
Personal
Personal
Coordinación del Proyecto
Director Ejecutivo
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente de
Directores
Proyecto
Director Proyecto
Director Proyecto
Director Proyecto
Coordinación del Proyecto
-XSC- Gerencia de Proyectos 36
Características: 1. Es una especie de híbrido (mezcla entre la
estructura funcional y de la de proyectos). En proyectos porque centra su atención en el proyecto y en el cliente. En lo funcional porque conserva la experiencia funcional.
2. Todos los componentes de la estructura tienen la responsabilidad de contribuir en forma conjunta al éxito de cada uno de los proyectos.
3. Asegura la utilización efectiva de los recursos de la compañía.
Director Ejecutivo
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente de
Directores
Proyecto
Director Proyecto
Director Proyecto
Director Proyecto
Coordinación del Proyecto A
Coordinación del Proyecto B
Características: 1. Dentro de una estructura funcional, se crea un
equipo especial de proyectos para encargarse de un proyecto crítico.
2. Ese equipo tendrá las características de un proyecto en una organización proyectizada.
3. Puede incluir personal de tiempo completo.
Estructura Ventajas Desventajas
Funcional •No hay duplicación de actividades. •Excelencia funcional.
•Creación de “islas” de trabajo. •Respuestas lentas. •Carencia de enfoque al cliente.
Proyectos •Control de los recursos. •Sensibilidad hacia los clientes.
•Ineficiencia en costos. •Bajo nivel de transferencia de conocimiento entre proyectos.
Matricial •Uso eficiente de recursos. •Experiencia funcional disponible para los proyectos. •Mayor aprendizaje y transferencia de conocimientos. •Mejor comunicación.
•Cada organización de proyecto funciona independientemente. •Necesidad de equilibrio del poder