segf 2013 | digitale stadtverwaltung olten - erst die organisation, dann das system (markus dietler)
DESCRIPTION
Swiss eGovernment Forum | 6. März 2013 | Referat Markus Dietler Im Februar 2011 hat der Stadtrat von Olten beschlossen, das Projekt «digitale Geschäftsverwaltung und Langzeitarchivierung» zu lancieren. Mit Stand Frühjahr 2013 steht das Projekt kurz vor Abschluss des Projektes 3 von 5. Da bei der Stadtverwaltung Olten das Organisations-orientierte Vorgehen gewählt wurde, sind vor der Evaluierung eines Systems alle organisatorischen Vorarbeiten wie das Definieren und Umsetzen des Ordnungssystems, der Erlass von entsprechenden Reglementen und konzeptionellen Grundlagen bzw. Guidelines sowie die Definition von ausgewählten Führungs-, Kern- und Supportprozessen erledigt worden. Zusätzlich wurde die Zwischenlösung für die zentrale, Ordnungssystem-basierte Zwischenablage für die ersten Direktionen etabliert. Parallel zum Projekt 3 wurde mit der Evaluation eines Records Management Systems begonnen. Herr Dietler als Gesamtverantwortlicher des Projektes wird in seinem Referat auf folgende Fragestellungen eingehen: - Worin liegt die Motivation der Stadtverwaltung zur Umsetzung und welche konkreten Erwartungen bestehen an das Projekt «digitale Geschäftsverwaltung und Langzeitarchivierung»? - Wieso wählte die Stadtverwaltung Olten das Organisationsbasierte Vorgehen und wieso wird eine Zwischenlösung aufgebaut? - Welche Projekterfahrungen konnten bei der Umsetzung des neuen Ordnungssystems, bei der Definition von Prozessen und beim Aufsetzen der Zwischenlösung gesammelt werden? - Gibt es positive Aspekte und würde man aus heutiger Sicht gewisse Punkte anders umsetzen? - Welche Schritte sind noch geplant?TRANSCRIPT
Digitale Stadtverwaltung Olten
Erst die Organisation, dann das System
info society days 2013 Markus Dietler, Stadtschreiber 2013-03-06
Inhalt
• Wie alles begann...
• Vorgehen
• Das neue Ordnungssystem
• Wie geht es weiter?
• Das haben wir gelernt
„Sie haben irgendwann die Schreibmaschine durch den
Computer ersetzt.
Sonst ist alles beim Alten geblieben.“
Das neue Ordnungssystem
00 Grundlagen und Führung 01 Support und Ressourcen 02 Öffentliche Sicherheit und Register 03 Bildung, Sport und Kultur 04 Soziales, Gesellschaft und Gesundheit 05 Arbeit, Bauen und Wirtschaft 06 Stadtplanung, Energie, Mobilität, Umwelt 07 Öffentliche Finanzen und Steuern
Die Grundlagen
Eine neue „Philosophie“
bisher Bau
Organisation
Fahrzeuge
Mobiliar
Baubewilligung
Präsidium Finanzen Bildung Soziales Sicherheit
Eine neue „Philosophie“
neu Bau
Organisation
Fahrzeuge
Mobiliar
Baubewilligung
Präsidium Finanzen Bildung Soziales Sicherheit Führung Support Aufgaben Aufgaben Aufgaben Aufgaben
Fahrzeuge
Mobiliar
Organisation
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00 Grundlagen und Führung CCRM Stadtverwaltung 00-00 Allgemeines CCRM Stadtverwaltung 00-01 Recht CCRM Stadtverwaltung 00-01-00 Allgemeines OLT_Stadtpräsidium_150 &
OLT_Stadtpräsidium_230 Stadtverwaltung
00-01-01 Internationales Recht OLT_Stadtpräsidium_150 & OLT_Stadtpräsidium_230
Stadtverwaltung
00-01-02 Eidgenössisches Recht OLT_Stadtpräsidium_150 & OLT_Stadtpräsidium_230
Stadtverwaltung
Wie geht es weiter? Legende
2011/12
Projekt III Organisatorische Vor- aussetzungen schaffen
Projekt IV Prozesse Evaluation RM
Projekt V Einführung RM
Projekt VI Evaluation Bereinigung
Projektfreigabe
Ordnungssystem
Ergebnis
RM eingeführt Weitere Prozesse
E-Gov ready Weitere Prozesse
Evaluations-bericht
Meilenstein
2014 2014/15
Pflichtenheft
RM-Produkt ausschreiben
Weitere Prozesse
Projekt II Vom IST Zum SOLL
Projekt I Initiali-sieren
Projekt
Grobplan
Verträge
IST-Analyse
Ziele RM-Policy
Projektplan
Projektfreigabe
Projektfreigabe
Projektfreigabe
Projektfreigabe
Projektfreigabe
Projektfreigabe
Metadaten Berechtigung
Weisung
Prozesse Org. Konzept
Unsere Ziele
1. Wir wollen aktuelle, richtige, beweis- und revisionstaugliche Informationen für unsere tägliche Verwaltungsarbeit erstellen und sicherstellen.
Unsere Ziele
2. Wir wollen in den nächsten fünf Jahren sukzessive verwaltungsintern und im Verkehr mit Externen den medienbruch-freien Informationsaustausch (das heisst ohne mehrfache Neuerfassung der Daten) aufbauen, pflegen und weiterentwickeln.
Unsere Ziele
3. Alle geschäftsrelevanten Informationen werden künftig in einer einzigen – wenn immer möglich – elektronischen Original-fassung in Dossiers und Geschäften erfasst, bearbeitet, gespeichert, gesetz-lich aufbewahrt und an das Stadtarchiv digital abgeliefert und dort erschlossen.
Aufwand und Ertrag
Zwar (in Startphase) Mehraufwand, vor allem aber Mehrertrag: - Lückenlose Dokumentation nach
Geschäften, weniger „Suchaufwand“ - Keine Doppelspurigkeiten mehr dank
übergreifenden Zugriffsberechtigungen - Reduktion der Papierflut - Effizientere Archivierung - Allgemein Effizienzgewinn
„Zusatzertrag“
- „Ausmisten“ - Überprüfung und Standardisierung von
Prozessen - Förderung eines gesamtheitlichen
Denkens
Empfehlungen
- Transparente Kommunikation - Einbezug Stadtrat und operative Führung - Direktionsinterne Records Manager/innen - Pioniere wichtig, aber keine „Abheber“ - Zeit lassen
Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
info society days 2013 2013-03-06
Personalzeitung u. orientierung
Competence Center RM