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Departamento de Bienes Patrimoniales 1

Universidad Autónoma del Estado de México

La Universidad Pública Construye el Futuro

Secretaría de Administración

Dirección de Recursos Financieros

Programa de Actualización de Inventarios de Bienes Muebles de la UAEM 2007B




CONTENIDO

??Antecedentes

??Objetivo ??Normatividad ??Actualización del Inventario de las Dependencias Administrativas y Académicas, Organismos Académicos y

Centros Universitarios ??Guía para la utilización del sistema BaaN para la actualización del inventario de bienes muebles. ??Guía para generar resguardos en COGNOS




ANTECEDENTES La administración universitaria busca permanentemente ser eficaz y dar respuesta oportuna a los requerimientos

de su comunidad, para lo cual contamos con un sistema sustentado en la certificación de procesos, bajo normas

internacionales de calidad. Como ya está señalado, nuestro objetivo es no sólo mantenernos como la Máxima

Casa de Estudios en el Estado de México, sino alcanzar los mejores niveles entre las universidades públicas del

país.

El Programa de Actualización del Inventario de Bienes Muebles como un proyecto institucional permite mantener

un control en cuanto a la ubicación e identificación del responsable de cada uno de los bienes muebles de la

Institución, este proceso tiene dos etapas durante el año, es decir la actualización se realiza cada 6 meses,

período en el cual la comunidad universitaria participa activamente y concluye con la entrega de resguardos

personalizados. Este proceso es avalado por el despacho de auditoria externa, quien verifica físicamente el

adecuado cumplimiento.

Por ello, la importancia de cumplir en tiempo y forma con el Programa de Actualización del Inventario de Bienes

Muebles.

El reto del desarrollo de la Universidad es de todos. Nadie puede ni debe quedar excluido de la oportunidad y

responsabilidad de construir el futuro institucional que nos determinará como comunidad.




El PRDI, valioso instrumento estratégico, es resultado de un amplio ejercicio de consulta y de planeación

participativa, lo que ha permitido sintetizar nuestra realidad institucional e imagen de futuro, y proponer un

esquema de trabajo colectivo que sirva de puente de progreso entre nuestro presente y nuestro porvenir.

OBJETIVO

Realizar las acciones necesarias para la regulación, actualización y control personalizado del patrimonio

universitario, mediante la participación de la comunidad universitaria.

NORMATIVIDAD

La Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México establece en el Título Quinto, artículo 35, lo siguiente:

“El patrimonio de la Universidad está destinado al cumplimiento de su objetivo y fines, sin otra limitante que lo

previsto en esta Ley. Es deber de la Universidad su preservación, administración e incremento, sin otra limitación

que la naturaleza de los bienes, el régimen jurídico que les es aplicable y la observancia de la reglamentación

universitaria expedida para tal efecto.

El patrimonio de la Universidad se constituye con el conjunto de bienes, ingresos, derechos y obligaciones con que

actualmente cuenta, y todo aquello que se integre bajo cualquier título”.




En el artículo 36, párrafo I, se menciona que: “El patrimonio universitario, conforme al destino que se le

asigne, se integra por bienes al uso o servicio de la Universidad, que son aquellos directamente afectados

a la realización de los servicios docentes, de investigación, extensión y administración universitaria,

además de los que, por su naturaleza o destino, coadyuven en la realización del objeto y fines de la

Institución”. El artículo 38 de la misma Ley establece que: “Corresponde al Consejo Universitario normar,

dictaminar y opinar sobre la presupuestación y control del gasto universitario y al Rector, garantizar su

buena administración, ejecución y evaluación.

El Rector informará anualmente al Consejo Universitario sobre el estado que guarda la administración del

patrimonio de la Institución, y dará cuenta del manejo , aplicación y evaluación del gasto universitario

autorizado. Presentará ante dicho órgano la información financiera que determine la reglamentación

aplicable, así como los resultados de una auditoria externa anual”. Finalmente, el artículo 39 determina

que: “La Contraloría Universitaria es el órgano auxiliar del Rector en el ejercicio de sus facultades y

obligaciones en materia de conservación , control y vigilancia patrimonial, presupuestal y administrativa. El

estatuto universitario y reglamentación aplicable establecerán la naturaleza de su actuación, normas de

organización y funcionamiento e instancias necesarias para alcanzar su finalidad. Atenderá entre otras

funciones, lo necesario en materia de inventarios y resguardo...”




Lo anterior funge como marco de referencia para consolidar el compromiso institucional y dar cabal

cumplimiento al Programa de Actualización del Inventario de Bienes Muebles de la UAEM 2007B,

correspondiente al segundo semestre del presente año.

ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LA UAEM

Los universitarios conocemos el trabajo efectuado durante el semestre anterior , que nos ha permitido

actualizar el inventario de bienes muebles de todas las dependencias académicas y administrativas de

nuestra universidad. La participación ha sido punto clave en el desarrollo del Programa de Actualización

del Inventario de Bienes Muebles de la UAEM, ya que al compartir la responsabilidad con el

Departamento de Bienes Patrimoniales, se agiliza el desarrollo del trabajo.

La actualización del segundo semestre del 2007, inicia el día 15 de octubre. Se deberá verificar al cien por

ciento todos los movimientos de inventario: altas, bajas, asignaciones, características, cambios de

responsable, cambio de área y entrega de resguardos en su totalidad. Es importante mencionar que se

deberán describir de la forma más detallada posible las características del bien ya que de esta forma

podremos obtener el cálculo más confiable del valor de este, lo que nos permitirá reflejarlo en las cifras




del activo de una manera confiable en los Estados Financieros y finalmente emitir un formato de

resguardo personalizado, en el cual las características del bien así como su control deberá ser totalmente

detallado.

Todas las dudas y comentarios, así como el apoyo técnico será atendido por el Departamento de Bienes

Patrimoniales, se recomienda que exista estrecha comunicación con la finalidad de agilizar el proceso de

actualización y dar cumplimiento a los plazos establecidos.

Para la entrega de formatos de resguardos personalizados es conveniente aclarar que no serán

aceptados aquellos que contengan tachaduras y/o enmendaduras. Asimismo todos los resguardos para el

Departamento de Bienes Patrimoniales, deberán ser firmados (en original)por el titular de la Dependencia,

con el sello correspondiente.




CRONOGRAMA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LA UAEM

OCTUBRE

NOVIEMBRE

ACTIVIDAD

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Publicación del Instructivo Inicio del programa Actualización de Inventario

Entrega de Resguardos Personalizados

Fin del Programa de Actualización




PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN 2007B

Actualización del Inventario Físico de Bienes Muebles consiste en verificar todos los bienes que se

encuentran asignados a cada espacio universitario, preferentemente de manera personal (por asignación)

e informando al responsable del inventario las altas, bajas y cambios, para la corrección en el sistema y la

inmediata emisión de los resguardos personalizados.

Procedimiento de actualización del inventario físico de bienes patrimoniales

?? Las Dependencias Académicas y Administrativas, por medio de la persona responsable del

inventario verifica que no existan bienes pendientes de asignar.

?? La persona responsable del inventario imprime los resguardos personalizados.

?? El responsable del Inventario entrega los resguardos a su personal de forma individual, quienes

revisan: marca, modelo, serie y características, modifican o aceptan las generales de los bienes.

?? El personal de intendencia no debe ser responsable de los artículos de uso común, su resguardo

deberá incluir únicamente los bienes que utiliza en su trabajo.




?? En el caso de los artículos de uso común deberán ser incluidos en el resguardo del Subdirector

Administrativo.

?? El personal regresa los formatos de resguardo con o sin modificaciones, al responsable del inventario.

?? El responsable del inventario realiza un muestreo de verificación de los cambios solicitados.

?? El responsable realizará las modificaciones detectadas, la marca, modelo, serie y características.

?? El responsable del Inventario genera e imprime formato de resguardo para recabar firmas y entrega original

y copias a las diferentes instancias, como a continuación se detalla:

El horario de recepción de resguardos será de 9:00 a 15:00 y de 17:00 a 20:00 hrs en el Departamento de

Bienes Patrimoniales.

Asimismo, se ha incorporado la información referente al Parque Vehicular, para consulta de los Espacios

Universitarios que cuenten con este tipo de activos, será importante verificar la información contenida de

DEPENDENCIAS COLOR FORMATO Departamento de Bienes Patrimoniales Original (blanco) Contraloría UAEM Copia Azul Responsable Copia Rosa Espacios Universitarios Copia Amarilla




cada unidad, en caso de existir diferencias o comentarios se recomienda elaborar escrito dirigido al

Departamento de Bienes Patrimoniales para su inmediata corrección o incorporación.

El Departamento de Bienes Patrimoniales recibe resguardos originales y coteja formato, el resguardo

tendrá una vigencia de 12 meses correspondiente al periodo de julio 2007 a junio 2008.

Para realizar la verificación muestral se solicita atentamente que el responsable del Inventario de la

Dependencia seleccionada participe durante todo el proceso de revisión, ya que se levantará acta de

trabajo en donde se registrarán las observaciones y comentarios derivados de la misma.

En las revisiones realizadas por el Despacho de Auditoria Externa que presenten anomalías, se emitirán

sugerencias y observaciones, dichas observaciones deberán ser solventadas a la brevedad posible.

El resultado de este trabajo será informado al titular de cada dependencia y organismo académico. En el

caso de que por algún motivo existan compras directas por adquisición de activo, es responsabilidad del




Subdirector Administrativo cumplir con la etiquetación de dichos bienes de manera inmediata para evitar

anomalías en el control.

Conjuntamente con la Dirección de Recursos Financieros, Contraloría Universitaria y el Despacho de

Auditoria Externa, se realizará una verificación muestral del Inventario de las Dependencias u Organismos

Académicos, posterior a este proceso de actualización.

INFORMES Y DUDAS

Departamento de Bienes Patrimoniales Teléfono 2261131

Ext. 2007, 2008, 2009

ATENCIÓN:

?? L.A.P. A. Juan Muciño Gutiérrez

?? L.A. Patricio Acosta Acosta




USO DEL SISTEMA PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES

1. Catálogo de Áreas

Para poder ver el catalogo de áreas damos doble clic a la sesión que lleva el mismo nombre, y nos aparece la

siguiente pantalla:




En esta pantalla nos aparecerán las áreas que ya tenemos dadas de alta en el sistema y que ya habíamos

trabajado en el sistema anterior. El catálogo está compuesto por dos campos uno es la clave del área y otro con

la descripción.

La clave del área está compuesta por la clave de nuestro Centro de Costos y tres dígitos mas, estos tres dígitos

son un numero consecutivo y hacen que nuestra clave sea única.

1.1 Alta de áreas

Para dar de alta una nueva área en nuestro centro de costos tenemos que ver primero cuál de las claves que ya

tenemos es la última para que nosotros demos el número consecutivo. Daremos clic en la hojita en blanco que

aparece en la parte superior izquierda; nos aparecerá un nuevo registro y nos propone una clave, pero esa

clave ya existe, al último registro que tenemos le agregaremos uno y esa será nuestra clave de la nueva área

(sin olvidarnos que primero va nuestra clave del Centro de Costos y después tres dígitos).




Ya que tenemos nuestra clave le daremos la descripción que deseamos. Ya que le dimos los dos datos le

damos clic al botón de guardar (Imagen del disquete azul que aparece a un lado del icono de la impresora en la

parte superior izquierda)

1.2 Modificación de áreas

Debemos de seleccionar el registro que queremos modificar dándole doble clic a la descripción, (sólo podemos

modificar la descripción, la clave no se puede modificar) y borramos el dato ya existente, escribimos la nueva

descripción y le damos clic al botón de guardar.




1.3 Eliminación de áreas Seleccionaremos el registro que vamos a eliminar (antes de hacer esto debemos de estar seguros que no tenemos

ningún bien con esta área) y le damos un clic al botón de eliminar registro (icono de tache que está en la parte superior

izquierda)




2. Listar Bienes por Centro de Costos Esta sesión es para imprimir un reporte de todos los bienes de un centro de costos o de un solo responsable.




Nos aparece la pantalla que se muestra enseguida:

Si queremos imprimir todos los bienes llenaremos solo los datos de Código de Grupo de Activos y Unidad Responsable como nos lo indica la imagen anterior. Código de Grupo de Activos: 1 = Bienes Muebles 2 = Vehículos




Ya que llenamos esos campos le damos clic al botón “Listar” y nos aparecerá una pantalla de impresión, en la cual le

daremos el dispositivo “ilans1” y damos tabulador y nos habilitará los demás campos solo daremos clic al botón de Vista

preliminar (si no elegimos esta opción nos manda el reporte directo a impresión) le damos continuar y nos mostrará el

reporte en una vista previa el cuál podemos mandar a impresión dado clic al botón de la impresora.




En este reporte también podemos imprimir los bienes de un solo empleado; llenando el campo de responsable como se

muestra en la siguiente imagen:

Lo mandaremos a imprimir de la misma forma que el anterior.




3. Activos Fijos




En esta pantalla veremos todos los bienes de nuestro centro de costos con toda su información, para poder ver el detalle

de uno de ellos lo seleccionamos y le damos doble clic como se ve en la imagen siguiente:




3.1 Asignación bien-responsable

Si queremos asignarle un bien a una persona seleccionaremos primero el bien y entraremos a la pestaña de anexos y

buscaremos el campo llamado “Responsable”, daremos clic al triangulo negro que aparece enfrente de este campo; nos

aparecerá una pantalla con el catalogo de empleados de nuestro centro de costos, (como lo muestra la imagen siguiente)

buscaremos al que le queremos asignar el bien, lo seleccionamos y le damos ACEPTAR.




Ya que tenemos asignado el bien a un responsable guardaremos los cambios dándole clic al botón GUARDAR que

aparece del lado derecho de la pantalla del activo, nos aparecerá un mensaje que dice si queremos guardar los cambios,

debemos de decirle que si.

3.2 Asignación bien área Cuando queremos asignar un bien a un área abrimos el catálogo de áreas (clic en el triangulo negro que está a un lado del campo ÁREA), seleccionamos un registro y le damos ACEPTAR.




3.3 Cambio de condición de un activo En este campo podremos cambiar la condición de un activo eligiendo alguna de las opciones como nos lo muestra la

imagen siguiente:

Cuando se haya actualizado el área, responsable y condición guardamos todos los cambios de nuestro activo.




3.4 Asignaciones bien-responsable área responsable en volumen

Para actualizar en área y / o responsable primero tenemos que seleccionar uno o varios activos (para seleccionar varios

activos salteados presionamos la tecla CONTROL y los marcamos) ya que los tenemos seleccionados entramos al menú

ESPECIFICAS y seleccionamos la opción ASIGNAR ÁREA Y RESPONSABLE como lo muestra la siguiente imagen:




Nos aparecerá una pantalla en donde debemos de elegir el responsable y / o área abriendo su respectivo catalogo con el triangulito negro, buscamos el registro que queremos y lo seleccionamos, le damos aceptar y nos mandará su clave correspondiente, le damos ACEPTAR para q nos guarde los cambios.

Esta asignación la podemos hacer con bienes pendientes por asignar o con cualquiera de los que ya estén asignados.




Cuando elegimos esta opción nos aparecerán en la pantalla los bienes que tienen RESPONSABLE =E0 y / o ÁREA =0 A estos bienes les podemos asignar responsable y área de la misma forma que vimos en la opción anterior.




4. Generación de resguardos

Ya que estamos dentro del sistema Baan seguiremos a la siguiente ruta:




Daremos click sobre la sesión PROCESO de GENERACIÓN DE RESGUARDOS y se abrirá la siguiente pantalla:

En esta sesión indicaremos el tipo de resguardo que queremos generar (1 =bienes muebles, 2=Vehículos) y la clave del

centro de costos al que pertenecemos; una vez que ya indicamos estos datos le damos click en el botón LISTAR.

Una vez que dimos click al botón listar tendremos dos casos:

1. Si todos los bienes de nuestro centro de costos estan asignados a un empleado y un área nos aparecerá un

mensaje que dice “PROCESO TERMINADO SATISFACTORIAMENTE”.




Si nos aparece este mensaje ya podremos ir a generar los resguardos en COGNOS (VER INSTRUCTIVO DE COGNOS)

2. En caso de que tengamos bienes pendientes por asignar responsable o área nos mandará un mensaje como lo

muestra la siguiente pantalla:




Después de que le damos click al botón ACEPTAR nos aparecerá un reporte de los bienes pendientes por asignar, a

continuación se muestra un ejemplo del reporte que nos aparecerá:




Notas complementarias para la generación de resguardos personalizados

1. En caso de que no generemos este proceso y vayamos directamente a COGNOS a generar los resguardos NO tendremos la información actualizada.

2. Si generamos el proceso en Baan y nos manda el reporte que tenemos bienes pendientes por asignar, debemos de asignar todos los bienes pendientes de lo contrario en COGNOS no aparecerá nuestro centro de costo y no podremos generar los resguardos.

3. Este procedimiento aplica para los dos tipos de resguardos: bienes muebles y vehículos.




Procedimiento para la generación e impresión de los reportes de Resguardo de Bienes y de Resguardo de Vehículos

Este documento describe la manera de accesar el portal de Cognos, herramienta con la que fueron diseñados los reportes de Bienes Patrimoniales, y los pasos a seguir para generarlos e imprimirlos. Para accesar el portal de Cognos abrimos desde nuestra PC el explorador de Internet, en la barra de direcciones teclearemos lo siguiente: http://148.215.1.48/crn Con lo anterior nos mostrará una pantalla en donde nos solicitará nuestra clave de usuario y la contraseña, proporcionamos estos datos y hacemos click en “OK”




Si nuestra clave de usuario y contraseña es correcta nos presentará el portal de Cognos como se muestra a continuación:

En la parte superior nos muestra tres cejillas, una que dice “Welcome”, otra que indica “Carpetas públicas” y una última

que dice “Mis carpetas”, seleccionaremos la opción de “Carpetas públicas. Esto solamente es necesario si no

estuviéramos en la cejilla correcta.




Dentro de la opción de “Carpetas Públicas” veremos algunas carpetas del lado izquierdo, una de ellas es llamada “UAEM-

Cognos”, hacemos click sobre esta carpeta.




Al seleccionar la carpeta “UAEM-Cognos” veremos una sub-carpeta llamada “Dirección de Recursos Financieros”,

haremos click en esta opción

Nos mostrará varias sub-carpetas, seleccionaremos la que indica “Reportes de Bienes Patrimoniales”




Con lo anterior nos aparecerán dos opciones:

1.- UAEM-RF1 - Resguardo de Bienes

2.- UAEM-RF2 – Resguardo de Vehículos




Resguardo de Bienes Resguardo de Vehículos

Los reportes de “Resguardo de Bienes” y “Resguardo de Vehículos” funcionan de manera similar, presentamos como

ejemplo el de “Resguardo de Bienes”, entendiendo que el reporte de Vehículos es exactamente igual en su proceder.

Al seleccionar “UAEM-RF1-Resguardo de Bienes” nos presentará una pantalla en la que nos solicitará, inicialmente, el

Centro de Costos, esta solicitud es de tipo desplegable, esto es, haciendo click sobre este control se desplegarán los

Centros de Costo posibles, esto depende de la clave de usuario ya que cada clave tiene asociado un Centro de Costo y

entonces seleccionaremos nuestro centro de costos:




Al seleccionar el Centro de Costos el sistema va a buscar al personal asociado al mismo, puede aparecer

momentáneamente (mientras hace la búsqueda) una pantalla como la siguiente:




Nos presentará un recuadro de selección en donde aparecerá el nombre del personal del Centro de Costos




Cada nombre tiene un cuadro de selección a la izquierda en donde se puede hacer click para indicar que se quiere el reporte de esa persona, adicionalmente se tienen dos opciones debajo de este recuadro, una que indica “Seleccionar todo” y otra que dice “Anular todo” para ayudarnos en caso de que sean muchos los servidores a seleccionar.




Al terminar de seleccionar a los servidores que se desee reportar hacemos click en “Finalizar”.

Nota: Aunque solamente exista una persona en el Centro de Costos se tiene que hacer click en su cuadro de selección

para poder continuar, si no hay ningún servidor seleccionado no se habilitará la opción de “Finalizar”




Al procesar el reporte nos presentará una pantalla similar a la siguiente, este es una presentación en Adobe Reader

(PDF), en la parte izquierda tenemos la opcion de imprimir (un botón con la imagen de una impresora)

Nos presentará el cuadro de diálogo de la impresora, si es necesario aquí podemos cambiar el número de copias, una

vez que esté listo oprimimos el botón de “Aceptar” (nota, este cuadro puede ser diferente dependiendo de nuestra

impresora)




Este es un ejemplo de nuestro reporte ya impreso:




Para terminar hacemos click en la opción “Return”




Nos regresará al menú de reportes, si se desea terminar se puede hacer click en la opción “Log Off” o se puede continuar

para la impresión de más reportes.

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